ManualDeFunciones SG

Pontificia Universidad Catlica del Per
Direccin de Administracin y Finanzas
Oficina de Servicios Generales

SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 04/09/2013
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Manual de Organizacin y Funciones
PONTIFICIA UNIVERSIDAD
CATLICA DEL PER
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
SSG-Per-1.01
(Rev.1)
Elaborado por: Srita. Rosa Gmez Coordinadora de Calidad
Revisado por: Sr. Jos Luis Canora

Jefe de la Oficina de Servicios Generales
Aprobado por: Mag. Ricardo Ruiz

Director de Administracin y Finanzas
___________________________
Firma
___________________________
Firma
___________________________
Firma
Copia Controlada, No Duplicar
Slo para Uso Interno


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Manual de Organizacin y Funciones

NDICE
1. Jefe de la Oficina de Servicios Generales
03
2. Asistente de Gestin y Calidad
05
3. Secretaria de Jefatura
07
4. Coordinador de Gestin Ambiental
09
5. Asistente de Gestin Ambiental
11
6. Jefe de Seccin Servicios y Concesionarios
13
7. Secretaria de Seccin
15
8. Comprador
17
9. Chofer
19
10. Jefe de Seccin Gestin de Campus
21
11. Asistente Administrativo
23
12. Supervisor de Limpieza
25
13. Supervisor de Saneamiento
27
14. Supervisor de Servicios
29
15. Coordinador de Trmite Documentario
31
16. Asistente Administrativo STD
33
17. Secretaria de Trmite Documentario
35
18. Auxiliar de Correspondencia
37
19. Recepcionista de Mesa de Partes
39
20. Cartero
41
ANEXOS
Organigrama de la Oficina de Servicios Generales
43


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Manual de Funciones
1.- DESCRIPCION DEL PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
DENOMINACIN DEL PUESTO: JEFE DE SERVICIOS GENERALES
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: JEFE DE SECCIN DESIGNADO POR LA JEFATURA
AREA A LA QUE PERTENECE: OFICINA DE SERVICIOS GENERALES - JEFATURA
SUPERVISADO POR:
DIRECTOR DE ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
SUPERVISA A:
ASISTENTE DE GESTIN Y CALIDAD

SECRETARIA DE JEFATURA
COORDINADOR DE GESTIN AMBIENTAL
JEFE DE SECCIN GESTIN DE CAMPUS
JEFE DE SECCIN SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
JEFE DE SECCIN SEGURIDAD FSICA
JEFE DE SECCIN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
2.- FINALIDAD O SUMARIO DEL PUESTO:

Es responsable administrativo y operativo del cumplimiento de polticas, normas y disposiciones
relacionados a los servicios asignados a la Oficina de Servicios Generales. As como de establecer,
ejecutar y mejorar la calidad de los procesos que se requieran para la correcta administracin del
espacio fsico de la Universidad.
3.- FUNCIONES ESPECFICAS:

Formular y proponer las normas, polticas y procedimientos para el mejor cumplimiento de las
actividades relacionadas con los servicios de la Universidad.
Planificar, dirigir, organizar, coordinar y controlar las actividades relacionadas con el
mantenimiento de la Universidad: programas preventivos y correctivos.
Administrar las reas comunes del campus.
Elaborar programas de trabajos para la correcta ejecucin de los requerimientos de la Direccin
de Administracin y Finanzas.
Administrar los recursos fsicos, econmicos y financieros asignados a la Oficina.
Mantener relaciones, a travs de la Direccin de Administracin y Finanzas, con otras unidades
de la Universidad y con las instituciones externas vinculadas a la Oficina.
Revisar y dar la conformidad correspondiente a los pagos por servicios contratados a travs de
la Oficina.
Analizar los resultados de los indicadores y estadsticas del Sistema de Gestin de la Calidad de
la Oficina.
Aprobar las rdenes de compra, segn poderes otorgados.
Los encargos que el Director de Administracin y Finanzas designe.


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Manual de Funciones
4.- ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
FORMACION TECNICA Y/O
PROFESIONAL
Ttulo profesional y por lo menos 200 horas de cursos

de especializacin.
EXPERIENCIA
Mnimo 6 aos, de los cuales 4 aos en puestos de

manejo de personal y direccin de reas operativas.
5.- COMPETENCIAS TCNICAS
Manejo Microsoft Office y entorno Windows.

Manejo de software ad-hoc de la universidad.
Seguridad integral
6.- COMPETENCIAS INSTITUCIONALES
Orientacin al servicio
Innovacin y creatividad
Compromiso
Trabajo en Equipo
Adaptabilidad al cambio
Aprendizaje continuo
7.- COMPETENCIAS ESPECFICAS
Visin Estratgica
Liderazgo y Desarrollo de personas
Toma de decisiones
Organizacin y Planificacin
PERIODO DE INDUCCIN
1 mes


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Manual de Funciones
1. - DESCRIPCIN DEL PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: ASISTENTE DE GESTIN Y CALIDAD
DENOMINACIN DEL PUESTO: ASISTENTE IV
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: DESIGNADO POR LA JEFATURA
REA A LA QUE PERTENECE: OFICINA DE SERVICIOS GENERALES - JEFATURA
SUPERVISADO POR:
JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS
GENERALES
COORDINA CON:
JEFES DE SECCIN
COORDINADORES DE CALIDAD DE LA DAF
COORDINADOR DEL IC PUCP
2.- FINALIDAD O SUMARIO DEL PUESTO

Coordinar acciones orientadas al seguimiento, actualizacin, mejoramiento continuo de la gestin y
desarrollo organizacional de la Oficina de Servicios Generales, brindando soporte administrativo para
la concentracin y anlisis de la informacin y emisin de Reportes y/o Informes de Gestin de la
Oficina.
3.-FUNCIONES ESPECFICAS
Participar en coordinacin con el Instituto para la Calidad de toda aquella organizacin,

direccin, mantenimiento y mejora del desarrollo de actividades relacionadas con el diseo,
implementacin y mantenimiento de los Sistemas de Gestin de la Calidad (SGC)
Coordinar junto con el Instituto para la Calidad la ejecucin y seguimiento de los procesos de
la auditora externa, auditora interna y revisin por la direccin.
Coordinar y realizar el seguimiento con el Instituto para la Calidad el cierre de acciones

correctivas y preventivas.
Promover constantemente el cumplimiento de la Poltica, objetivos de la Calidad y lineamientos

del Plan de la Calidad.
Asegurar la continua evaluacin, seguimiento y toma de accin sobre los resultados de los
indicadores de gestin de la oficina, a travs, del informe de Anlisis de Datos.
Apoyar en la elaboracin de procedimientos que puedan optimizar los servicios que brinda la
oficina.
Elaborar documentos mediante la utilizacin de formatos establecidos e informes

estandarizados para la elaboracin de los Informes de Gestin de la Oficina.


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Manual de Funciones
Realizar el seguimiento para la atencin de reclamos e incidencias y elaboracin del informe

correspondiente de los mismos.
Efectuar el seguimiento de actividades que conciernen a procedimientos u operaciones de
mediana complejidad, tales como: Liquidaciones, trmites de contrato, cumplimiento de
compromisos de pago, etc.
Elaborar, modificar y realizar transferencias presupuestales.
Las funciones que se le asigne.

FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Carrera en Administracin y o Gestin de 3 aos a ms.

Conocimientos y experiencia en Sistemas de Gestin de Calidad
ISO 9001
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 1 ao.
Dominio de MS Office a nivel de usuario (Excel, Word, Power Point) y software ad_hoc a la
Universidad.
Redaccin y ortografa.
Relaciones interpersonales
Compromiso
Trabajo en Equipo
Iniciativa y proactividad
Relaciones Interpersonales
Manejo de informacin
PERIODO DE INDUCCIN
1 mes


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Manual de Funciones
1. DESCRIPCIN DEL PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA DE JEFATURA
DENOMINACIN DEL PUESTO: SECRETARIA II (ACT.ESTA COMO SECRETARIA III)
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: SECRETARIA DE REEMPLAZO
REA A LA QUE PERTENECE: OFICINA DE SERVICIOS GENERALES - JEFATURA
SUPERVISADO POR:

GENERALES
SUPERVISA A: ------

Ejecutar labores secretariales que requieren un grado considerable de conocimiento de la gestin
del rea, criterio y confiabilidad. Redactar documentos de acuerdo con indicaciones especficas,
coordinar reuniones, concertar citas, orientar al pblico en general sobre gestiones a realizar y
situacin de documentos.
Recibir, registrar, clasificar y distribuir documentos a nivel gerencial y especfico.

Atender consultas de carcter general y en relacin a los servicios que brinda la Oficina, tales
como: estado de trmites de documentos, orientacin sobre temas elementales, etc.
Responsable de la atencin de llamadas telefnicas para orientar a los usuarios del servicio y
atender sus consultas.
Ordenar, clasificar, mantener actualizados y recuperar archivos de la Oficina.
Realizar labores secretariales de rutina como: atender las llamadas telefnicas, operar fax,
concertar citas, preparar agenda de trabajo, etc.
Revisar el stock de materiales y tiles de oficina y hacer los requerimientos a travs del sistema
de informacin de la Universidad, de acuerdo a instrucciones del Jefe de Oficina y los Jefes de
Seccin.
Realizar solicitudes o ayudas informticas.
Apoyar en el manejo administrativo de la caja chica.
Realizar las funciones que se le asigne.


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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Educacin formal mnima indispensable. Carrera Tcnica de

Secretariado (no menor de 01 ao de estudios)
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 1 ao en puestos similares
Dominio de MS Office a nivel de usuario (Excel, Word, Poder Point) y software ad_hoc a la
Universidad.
Conocimiento de polticas y normas del entorno institucional.
Compromiso
Trabajo en Equipo
Iniciativa y Proactividad
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas


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Manual de Funciones
1.- DESCRIPCIN DEL PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: COORDINADOR DE GESTIN AMBIENTAL
DENOMINACIN DEL PUESTO: COORDINADOR
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: DESIGNADO POR LA JEFATURA
REA A LA QUE PERTENECE: GESTIN AMBIENTAL
SUPERVISADO POR:
GENERALES
SUPERVISA A:
ASISTENTE DE GESTIN AMBIENTAL

Supervisar y coordinar con los principales agentes involucrados en los alcances del Sistema de
gestin Ambiental para su adecuado cumplimiento.
Coordinar el establecimiento, validacin y mejora continua de los procesos y procedimientos

propios del sistema de gestin ambiental.
Gestionar los controles operativos.
Mantener y controlar la documentacin del SGA.
Programar y ejecutar las mediciones de los aspectos ambientales.
Regular la gestin de terceros (contratistas, concesionarios y proveedores) en los aspectos
ambientales.
Actualizar y comunicar la matriz de impactos ambientales.


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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Ttulo profesional en Ingeniera Forestal, especializacin en

Gestin Ambiental.
EXPERIENCIA :
Mnima de 2 aos en puestos relacionados reas verdes y

arbolado urbano
Tcnicas de gestin (Ingeniera de procesos y Calidad)

Manejo de herramientas de diseo y planificacin de proyectos (AutoCAD, MS Project)
Manejo de paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de clculo, graficadores,
presentadores, as como sistemas aplicativos de mediana complejidad.
Manejo del software ad-hoc de la Universidad
Compromiso
Trabajo en Equipo
Visin Estratgica
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
1 mes


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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: ASISTENTE DE GESTIN AMBIENTAL
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: DESIGNADO POR SU JEFE INMEDIATO
REA A LA QUE PERTENECE: GESTIN AMBIENTAL
SUPERVISADO POR:
COORDINADOR DE GESTIN AMBIENTAL
SUPERVISA A:
-----------------------------

Encargarse de los aspectos tcnicos de los procesos ambientales relacionados al entorno bitico
(flora y fauna) de la PUCP, de acuerdo con los lineamientos de su sistema de gestin ambiental.
Realizar el monitoreo permanente del estado situacional, cualitativo y cuantitativo (en los
casos que corresponda) de las especies de flora y fauna del Campus.
Supervisar el funcionamiento del Zoocriadero Venado Cola Blanca de la PUCP.
Supervisar el mantenimiento de la flora del Campus (Mantenimiento de jardines).
Apoyar en la gestin de trmites administrativos del rea de Gestin Ambiental.
Aportar en cuanto a biodiversidad para el establecimiento, validacin y mejora continua de los
procesos y procedimientos propios del sistema de gestin ambiental.


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Bachiller en Ciencias Biolgicas o fines
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 06 meses
Manejo de paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de clculos, graficadores,

presentadores.
Manejo del software ad_hoc a la universidad
Compromiso
Trabajo en Equipo
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE SECCIN SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
DENOMINACIN DEL PUESTO: JEFE DE SECCIN
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: JEFE DE SECCIN GESTION DE CAMPUS
REA A LA QUE PERTENECE: SECCIN SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
SUPERVISA A:
SUPERVISADO POR:
JEFE DE LA OFICINA DE
SERVICIOS GENERALES
COORDINADOR DE CAFETERIAS, COMPRADORES Y

SECRETARIA DE SERVICIOS.

Responsable de gestionar las actividades de la Jefatura de Seccin Servicios y Concesionarios, para
atender los requerimientos de las distintas Unidades.
Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar las actividades de los servicios de Imprenta,
Cafeteras, Transporte, Apoyo a Eventos y otros servicios relacionados que la Universidad
requiera en sus diferentes unidades.
Aprobar rdenes de Compra.
Controlar el cumplimiento y la calidad de los servicios de Imprenta, Cafetera, Apoyo a
Eventos y Transporte.
Preparar los informes y reportes peridicos de su gestin.
Realizar otras funciones complementarias o afines que le sean designadas por su superior
inmediato.

FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Ttulo profesional y por lo menos 100 horas en cursos de

especializacin en logstica.
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 2 aos en puestos relacionados a

logstica.


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
Dominio de MS Office a nivel usuario (Excel, Word, Power Point) y software ad hoc de la
Universidad.
Conocimientos especficos relacionados con el proceso a desempear.
Conocimiento de herramientas de gestin.
Compromiso
Trabajo en Equipo
Visin Estratgica
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
1 mes


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Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA DE LA SECCIN SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
DENOMINACION DEL PUESTO: SECRETARIA III
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: SECRETARIA DE REEMPLAZO
AREA A LA QUE PERTENECE: OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
SUPERVISADO POR:
JEFE DE SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
SUPERVISA A:

Realizar tareas de naturaleza administrativa u operativa, de apoyo general a las labores del rea
de designacin, tales como: digitar informacin, revisar documentos y apoyo en la generacin
de rdenes de Servicio.
3.- FUNCIONES ESPECFICAS
Recibir, registrar, clasificar y distribuir documentos de nivel general y especfico.

Realizar el seguimiento de rdenes de Compra.
Realizar labores secretariales de rutina: atender llamadas telefnicas, operar fax, concertar
citas, Apoyo en la generacin rdenes de Compra, etc.
Manejar computadora personal a nivel de ingreso y consulta de datos, as como
procesadores de texto y, a nivel bsico, hojas de clculo y presentadores.
Elaborar documentos bajo indicacin directa de su Jefe, en los que se requiere criterio para
su elaboracin.
Realizar otras funciones complementarias o afines as como otras asignadas por su Jefe.

FORMACIN TECNICA Y/O
PROFESIONAL:
Tcnica de Secretariado (No menor de 1 ao de estudio)
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 1 ao en puesto similar


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Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
5.- COMPETENCIAS TECNICAS
Dominio de MS Office a nivel de usuario (Excel, Word, Power Point) y software ad-hoc a la
Universidad.
Relaciones interpersonales.
6.- HABILIDADES Y/O CUALIDADES CLAVES DEL PUESTO
Innovacin y Creatividad
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCION
2 semanas


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Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: COMPRADOR
DENOMINACIN DEL PUESTO: ASISTENTE III
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: COMPRADOR
REA A LA QUE PERTENECE: OFICINA DE SERVICIOS GENERALES
SUPERVISADO POR:
JEFE DE SECCION SERVICIOS Y
CONCESIONARIOS.
SUPERVISA A: ------

Gestionar la adquisicin de servicios, seleccionar las mejores propuestas, teniendo en cuenta la
calidad, costo de los servicios, obteniendo las mejores condiciones de compra para la Universidad,
hacer seguimiento y controlar los trabajos realizados por los proveedores, elaborar reportes e
informes que requieran cierto grado de anlisis, coordinar con otras reas y con terceros.
Atender solicitudes de compra.

Coordinar con los responsables de las unidades solicitantes las caractersticas de los
servicios a adquirir y mantenerlos informados del estado de su solicitud.
Solicitar las distintas cotizaciones que permitan realizar las adquisiciones de servicios con la
calidad y costos ms adecuados.
Elaborar y hacer seguimiento a las rdenes de Compra.
Coordinar con el Supervisor de Almacn en caso de ser necesario, en cuanto a la recepcin
y distribucin de los servicios solicitados.
Para el caso de Transportes, deber coordinar la compra de pasajes terrestres a nivel
nacional, asimismo deber controlar la flota de vehculos de la Oficina de Operaciones y
administrar el trabajo de los choferes.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Ttulo profesional universitario (recomendable) o tcnico

Administrativo.
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima como Asistente Administrativo o Practicante

de 1 ao.
Dominio de MS Office a nivel usuario (Excel, Word, Access, Power Point y software ad hoc a la
empresa Costos y Presupuestos).
Conocimiento de herramientas de gestin del proceso que desempear a nivel informtico.
Compromiso
Trabajo en equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: CHOFER
DENOMINACIN DEL PUESTO: CHOFER
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: CHOFER
REA A LA QUE PERTENECE: SECCIN SERVICIOS Y CONCESIONARIOS
SUPERVISADO POR:
JEFE DE SECCIN SERVICIOS Y
CONCESIONARIOS.
SUPERVISA A: ------
Apoyo en compras, transportar personas, documentos, equipos y materiales utilizando vehculos

de la Universidad.
Realizar compras locales en coordinacin con el comprador.

Trasladar a personal y alumnos de la universidad en el vehculo asignado.
Realizar labores de recojo y entrega de documentos o materiales, utilizando el vehculo
asignado.
Constatar las condiciones generales del vehculo asignado, e informar oportunamente de
cualquier anomala o desperfecto mecnico.
Efectuar otras funciones afines o complementarias asignadas por su superior inmediato.
Apoyo al Almacn en el reparto de pedidos con vehculo PUCP.
Otras funciones que se le asignen.

FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Secundaria completa, brevete de chofer profesional.
EXPERIENCIA :
1 ao como chofer profesional.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
Manejo de Vehculos.
Auxilio Mecnico Bsico.
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 21 de 43
Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE SECCIN GESTIN DE CAMPUS
DENOMINACIN DEL PUESTO: EJECUTIVO
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: DESIGNADO POR EL JEFE DE SECCIN
REA A LA QUE PERTENECE: SECCIN GESTIN DE CAMPUS
SUPERVISADO POR:

GENERALES
SUPERVISA A:
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISOR DE SERVICIOS
SUPERVISOR DE SANEAMIENTO
SUPERVISOR DE LIMPIEZA
Supervisar y coordinar las labores concernientes a los servicios Generales siguientes:

Limpieza, Saneamiento ambiental y Eliminacin de desechos.
Gestionar la correcta ejecucin de los planes de ejecucin de los Servicios de Gestin

del Campus.
Verificar el cumplimiento de procedimientos adecuados, calidad de materiales y equipos
usados, plazos y medidas de seguridad en los servicios del Campus.
Evaluar y aprobar presupuestos ligados a los servicios a su cargo, en coordinacin con
el Jefe de Oficina.
Verificar los presupuestos de la Seccin Gestin del Campus.
Revisar y dar conformidad correspondiente a los pagos por servicios contratados para el
visto bueno del jefe de oficina. Documentar los mismos y realizar el seguimiento
correspondiente.
Asistir al Jefe de Oficina en la planificacin general de la prestacin de los servicios de
Gestin del Campus, y cuando corresponda, en las unidades externas.
Coordinar con otras unidades operativas a efectos de mejorarlos procesos de atencin
de requerimientos.
Presentar informes mensuales sobre las actividades efectuadas por la seccin.
Gestionar e informar en relacin al cumplimiento de las metas asignadas a la seccin.
Aprobar las rdenes de compra.
Verificar la facturacin de los servicios de la seccin sujetos a contrato.
Coordinar, contratar y hacer seguimiento a las peticiones de servicios bajo su
responsabilidad.
Las funciones que se le asignen.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O PROFESIONAL: Ttulo Profesional
EXPERIENCIA : Mnima de 2 aos en puestos relacionados con Gestin y Servicios.
Manejo de Microsoft office y entorno Windows.

Manejo del software ad-hoc de la universidad
Compromiso
Trabajo en Equipo
Visin Estratgica
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
1 mes


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 23 de 43
Manual de Funciones
1.-DESCRIPCIN DEL PUESTO
NOMBRE DEL PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
DENOMINACIN DEL PUESTO: ASISTENTE III
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: ASISTENTE DESIGNADO POR EL JEFE DE SECCIN
SUPERVISADO POR:
SUPERVISA A: ------

Apoyar administrativamente a la Seccin Gestin de Campus
Verificar la facturacin de contrato de los servicios de la Seccin Gestin de Campus.

Coordinar, contratar y hacer seguimiento a las peticiones de la Seccin Gestin de
Campus
Apoyo en la administracin de los contratos de los servicios de la Seccin Gestin de
Campus
Generar solicitudes de compra o de stock para la Seccin Gestin de Campus.
Generar solicitudes de compra para el abastecimiento de insumos para los servicios
higinicos del campus
Ejecutar proceso de transferencias presupuestales.
Apoyo en el control presupuestal de la Seccin Gestin de Campus.
Digitacin y seguimientos de las rdenes de Compra de la seccin
Digitacin y procesamiento de la informacin necesaria para estimacin de los
indicadores de gestin de la Seccin de Gestin de Campus.
Llevar las actas de las reuniones de la Seccin Gestin de Campus.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Estudios en Administracin y/ o carrera a fin mayor a 2

aos.
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 1 ao en puestos similares
Universidad.
Compromiso
Trabajo en Equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 25 de 43
Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: SUPERVISOR DE LIMPIEZA
DENOMINACIN DEL PUESTO: SUPERVISOR
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: SEGN LO DESIGNADO POR EL JEFE DE SECCIN
SUPERVISADO POR:
SUPERVISA A: ------

Coordinacin y verificacin del cumplimiento de los servicios de limpieza
3.-FUNCIONES ESPECFICAS (*)
Supervisar el servicio de limpieza de la universidad.

Supervisar la instalacin de servicios especiales.
Coordinar con la empresa encargada de realizar el servicio de limpieza, las correcciones
inmediatas encontradas en el servicio, as como proponer oportunidades de mejora.
Apoyo en la supervisin de las mudanzas dentro del campus
Elaborar informes de las supervisiones del campus.
Las funciones que se le designe.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 26 de 43
Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O PROFESIONAL: Carrera tcnica en administracin mnimo 2
aos o experiencia como auxiliar administrativo ms cursos de gestin de la calidad o gestin
administrativa.
EXPERIENCIA : Mnimo 2 aos en reas administrativas
Universidad.
Compromiso
Trabajo en Equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 27 de 43
Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: SUPERVISOR DE SANEAMIENTO
REA A LA QUE PERTENECE: SECCIN SERVICIOS DE CAMPUS
SUPERVISADO POR:
SUPERVISA A: ---------
Supervisar la ejecucin de los servicios de saneamiento ambiental de la PUCP
Elaboracin del programa anual de fumigacin.

Coordinar y supervisar la ejecucin del programa de Fumigacin de todos los locales de la
Universidad.
Responsable de la atencin de pedidos adicionales de fumigacin
Verificar la facturacin de los contratos de los servicios de fumigacin.
Verificar que el proveedor de manejo de desechos slidos cuente con los equipos de
proteccin personal requerida, as mismo verificar por el servicio de recojo de estos.
Revisar y supervisar puntos de acopio de reciclaje de residuos slidos.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O PROFESIONAL: Carrera tcnica mnimo 2 aos-o- Carrera
universitaria incompleta de 6 ciclos o experiencia de 5 aos en funciones de fumigacin y
saneamiento.
EXPERIENCIA : Mnimo 2 aos como tcnico en fumigacin
Manejo de fumigacin y control sanitario

Manejo de Microsoft office y entorno Windows
Compromiso
Trabajo en Equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 29 de 43
Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: SUPERVISOR DE SERVICIOS
SUPERVISADO POR:
SUPERVISA A: ---------
Realizar tareas tales como: procesar informacin, elaborar reportes e informes que
requieren cierto grado de anlisis, puede coordinar con otras reas y con terceros, orientar
sobre procesos administrativos.
Programacin del plan anual de trabajo para el servicio de limpieza

Inspeccin, coordinacin y programacin de servicios adicionales con las Unidades
Elaboracin de procedimiento de evaluacin de tiempos, movimientos y mano de obra
efectiva, para la determinacin de horas hombre asignadas a cada Unidad nueva, ampliada,
remodelada, reestructurada, por concepto de optimizacin (segn clasificacin aulas,
oficinas, laboratorios, auditorios, eventos, etc.)
Elaboracin del programa anual de entrega de Actas de conformidad por el servicio bajo
contrato, (seguimiento mensual)
Estructuracin de propuestas de mejora en los procedimientos para los servicios de limpieza
bajo contrato, servicios adicionales, recoleccin interna de residuos slidos y almacn de
materiales de limpieza.
Gestin operativa directamente con la Administracin del Contrato.
Toma de acciones y medidas correctivas para los reclamos e incidencia, monitoreo de los
plazos de ejecucin para el cumplimiento.
Evaluar requerimientos de servicios adicionales, coordinar con la Unidad, cotizar y
programar la ejecucin segn la complejidad de los servicios de limpieza, traslados, mano
de obra, recoleccin de residuos, atencin de eventos y entre otros.
Gestionar de manera permanente el cumplimiento contractual en cuanto a materiales,
maquinaria y equipos de limpieza, equipos de telecomunicacin, uniformes, implementos,
EPPs, y otros durante el periodo del vnculo contractual. Asi como la coordinacin para la
distribucin oportuna de los stocks a cada una de Unidades.
Supervisar y controlar el cumplimiento de los programas, cronogramas y planes de trabajo


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
de los servicios de; limpieza, limpieza de altura, recoleccin interna de residuos, traslados,
limpieza industrial, mano de obra de jardinera y otros.
Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de los trminos contractuales por
el servicio de limpieza.
Elaboracin de propuestas de mejora para los servicios de la seccin
Realizar otras funciones afines o complementarias, as como otras asignadas por su
superior inmediato.
Restructuracin de rutinas de trabajo segn los requerimientos de la Unidades.
Coordinacin y supervisin del procedimiento de recoleccin interna de residuos

FORMACIN TCNICA Y/O PROFESIONAL: Carrera tcnica mnimo 2 aos-o- Carrera
universitaria incompleta de 6 ciclos.
EXPERIENCIA : Mnimo 2 aos en gestin de servicios
Conocimiento en Gestin de Servicios

Manejo de Microsoft office y entorno Windows
Compromiso
Trabajo en Equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: COORDINADOR DE TRAMITE DOCUMENTARIO
DENOMINACIN DEL PUESTO: COORDINADOR
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE STD
REA A LA QUE PERTENECE: SECCION GESTION DE CAMPUS SERVICIO DE TRAMITE
DOCUMENTARIO
SUPERVISADO POR:
JEFE DE SECCIN GESTION DE CAMPUS
SUPERVISA A:
Asistente Administrativo STD,
Secretaria de STD, Auxiliar de
Correspondencia, Recepcionista de
Mesa de Partes y Cartero.
Coordinar y supervisar el Servicio de Correspondencia y recepcin de documentos de Mesa

de Partes.
Coordinar la atencin de solicitudes y rdenes de compra de Correspondencia.

Verificar que se efectu correctamente la retroalimentacin por parte del STD con las
unidades PUCP sobre la realizacin del servicio de Correspondencia solicitado.
Coordinar con los proveedores de mensajera.
Verificar el correcto registro y distribucin de la documentacin ingresada por Mesa de
Partes.


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Carrera Profesional y/o Tcnica completa mnima de tres aos.
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima de 3 aos en logstica con manejo de

personal.
Manejo de paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de clculo y Power Point.

Manejo del software ad-hoc de la universidad.
Compromiso
Trabajo en equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO STD
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA
REA A LA QUE PERTENECE:
DOCUMENTARIO
SECCION GESTION DE CAMPUS SERVICIO DE TRAMITE
SUPERVISADO POR:
COORDINADOR DE TRMITE
DOCUMENTARIO.
SUPERVISA A: -----------
Realizar tareas tales como: procesar informacin, elaborar reportes e informes que
requieran cierto grado de anlisis, coordinar con otras reas y con terceros, orientar sobre
procesos administrativos de los Servicio de Trmite Documentario.
Efectuar el seguimiento de actividades que conciernen cierto grado de anlisis, tales como:
seguimiento de rdenes de compra de correspondencia externa, coordinaciones con los
usuarios sobre los servicios de correspondencia.
Procesar y elaborar informes relacionados a la gestin.
Validar datos y/o documentos, mediante el anlisis de informacin y/o coordinacin con
otras reas.
Atender consultas sobre tareas especficas que exigen un conocimiento determinado de
procedimientos y/o actividades.
Realizar otras funciones complementarias o afines que le sean designadas por su superior
inmediato.


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Carrera Profesional y/o Tcnica completa mnima de tres aos.
EXPERIENCIA :
Experiencia mnima como Auxiliar o practicante de un ao.
Dominio de MS Office a nivel usuario (Excel, Word, Access, Power Point y software ad hoc a la
empresa Costos y Presupuestos).
Conocimiento de herramientas de gestin del proceso que desempear a nivel informtico.
Compromiso
Trabajo en equipo
Toma de decisiones
PERIODO DE INDUCCIN
3 semanas


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
DENOMINACIN DEL PUESTO: SECRETARIA II
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: RECEPCIONISTA DE MESA DE PARTES
DOCUMENTARIO
SUPERVISADO POR:
COORDINADOR DE TRAMITE DOCUMENTARIO
SUPERVISA A: --------
Ejecutar labores secretariales que requieren un grado considerable de conocimiento de la

gestin del rea, criterio y confiabilidad.
Redactar documentos de acuerdo con
indicaciones especficas, coordinar reuniones y concertar citas, orientar al pblico en
general sobre gestiones a realizar y situacin de documentos.
Recibir, registrar, clasificar y distribuir documentos de nivel general y especfico.

Atender consultas de carcter general, tales como: estado de trmite de documentos,
orientacin sobre temas elementales, etc.
Realizar el seguimiento del trmite de documentos.
Ordenar, clasificar, mantener actualizados y recuperar los archivos propios del rea.
Realizar labores secretariales de rutina: atender llamadas telefnicas, operar fax, concertar
citas, preparar agenda de trabajo, requerir tiles de oficina, etc.
Manejar computadora personal a nivel de ingreso y consulta de datos, as como
procesadores de texto y, a nivel bsico, hojas de clculo y presentadores.
Elaborar documentos bajo indicacin directa de su Jefe, en los que se requiere criterio para
su elaboracin.


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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
EXPERIENCIA :
Carrera Profesional y/o tcnica de Secretariado (No menor de 1

ao de estudio).
Experiencia mnima de 1 ao en puesto similar.
Dominio de MS Office a nivel de usuario (Excel, Word, Power Point) y software ad-hoc a la
Universidad.
Relaciones interpersonales.
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas
|


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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA
DENOMINACIN DEL PUESTO: AUXILIAR II
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: CARTERO
REA A LA QUE PERTENECE:
DOCUMENTARIO
SECCION GESTION DE CAMPUS SERVICIO DE TRAMITE
SUPERVISADO POR:
Coordinador de Trmite Documentario
SUPERVISA A: -----------

Ejecuta tareas tales como: el envo de documentacin a puntos externos de la PUCP, tanto a
nivel nacional como extranjera, as como realizar el seguimiento adecuado y eficaz de la
documentacin que se tiene que entregar a las unidades PUCP.
Apoyar al Asistente Administrativo del STD en la atencin de solicitudes y rdenes de

compra.
Da aviso a las unidades sobre la entrega de sus documentos.
Apoya al rea en caso de ausencia de personal.
Registra correspondencia y coloca los cargos respectivos.
Absuelve dudas sobre el funcionamiento del Sistema del STD.
Funciones que se le asigne.


SSG-Per-1.01
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Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Secundaria Completa.
EXPERIENCIA :
Mnimo 3 meses de experiencia en cargos similares.
Dominio bsico de Software de Oficina (Word, Power Point, Excel) y entorno de Windows.
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: RECEPCIONISTA DE MESA DE PARTES
DENOMINACIN DEL PUESTO: SECRETARIA III
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: SECRETARIA DE TRAMITE DOCUMENTARIO
DOCUMENTARIO
SUPERVISADO POR:
COORDINADOR DE TRAMITE DOCUMENTARIO
SUPERVISA A: --------
El correcto ingreso de documentos bajo el marco de procedimientos establecidos para el

manejo de documentacin. La correcta atencin al pblico usuario.
Revisin de los datos de la documentacin que llega a Mesa de Partes y su correcto llenado.
Funciones que se le asigne.


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Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 40 de 43
Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Carrera tcnica de secretariado bsico.
EXPERIENCIA :
Mnimo de 3 meses de experiencia previa.
Dominio bsico de Software de Oficina (Word, Power Point, Excel) y entorno de Windows.
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
Pgina 41 de 43
Manual de Funciones
NOMBRE DEL PUESTO: CARTERO

DENOMINACIN DEL PUESTO: AUXILIAR II
PUESTO QUE LO REEMPLAZA: CARTERO
REA A LA QUE PERTENECE: SECCIN GESTIN DE CAMPUS SERVICIO DE TRMITE
DOCUMENTARIO.
SUPERVISADO POR:
COORDINADOR DE TRMITE
DOCUMENTARIO
SUPERVISA A:

Atencin a las unidades con el envo, entrega y recojo de documentos. De manera rpida y
eficiente.
Recojo de documentos de las unidades.

Entrega documentacin a las unidades.
Recoge documentos de Mesa de Partes.
Apoyo al rea por ausencia de personal y por encargo del supervisor.


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
FORMACIN TCNICA Y/O
PROFESIONAL:
Secundaria Completa.
EXPERIENCIA :
Mnimo tres meses en cargos similares.
Dominio bsico de Software de Oficina y entorno de Windows.
Compromiso
Trabajo en equipo
PERIODO DE INDUCCIN
2 Semanas


SSG-Per-1.01
Revisin: 01
Fecha: 21/08/2013
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Manual de Funciones
ORGANIGRAMA:
Nota: Los procesos de Jardinera, Seguridad Fsica y Seguridad y Salud en el Trabajo no se

encuentran dentro del Sistema de Gestin de la Calidad.

ManualDeFunciones SG

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Pontificia Universidad Catlica del Per

Direccin de Administracin y Finanzas

Oficina de Servicios Generales

Manual de Organizacin y Funciones

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Direccin de Administracin y Finanzas

Elaborado por: Srita. Rosa Gmez Coordinadora de Calidad

Revisado por: Sr. Jos Luis Canora

Aprobado por: Mag. Ricardo Ruiz

Copia Controlada, No Duplicar

Slo para Uso Interno

Pontificia Universidad Catlica del Per

Oficina de Servicios Generales

Manual de Organizacin y Funciones

2. Asistente de Gestin y Calidad

4. Coordinador de Gestin Ambiental

5. Asistente de Gestin Ambiental

6. Jefe de Seccin Servicios y Concesionarios

10. Jefe de Seccin Gestin de Campus

11. Asistente Administrativo

12. Supervisor de Limpieza

13. Supervisor de Saneamiento

14. Supervisor de Servicios

15. Coordinador de Trmite Documentario

16. Asistente Administrativo STD

17. Secretaria de Trmite Documentario

18. Auxiliar de Correspondencia

19. Recepcionista de Mesa de Partes

Organigrama de la Oficina de Servicios Generales

Copia Controlada, No Duplicar

Slo para Uso Interno

Pontificia Universidad Catlica del Per

Oficina de Servicios Generales

ASISTENTE DE GESTIN Y CALIDAD

2.- FINALIDAD O SUMARIO DEL PUESTO:

3.- FUNCIONES ESPECFICAS:

Slo para Uso Interno

Pontificia Universidad Catlica del Per

Oficina de Servicios Generales

Ttulo profesional y por lo menos 200 horas de cursos

Mnimo 6 aos, de los cuales 4 aos en puestos de

5.- COMPETENCIAS TCNICAS

Manejo Microsoft Office y entorno Windows.

6.- COMPETENCIAS INSTITUCIONALES

7.- COMPETENCIAS ESPECFICAS

Copia Controlada, No Duplicar

Slo para Uso Interno

Pontificia Universidad Catlica del Per

Oficina de Servicios Generales

2.- FINALIDAD O SUMARIO DEL PUESTO

Participar en coordinacin con el Instituto para la Calidad de toda aquella organizacin,

Coordinar y realizar el seguimiento con el Instituto para la Calidad el cierre de acciones

Promover constantemente el cumplimiento de la Poltica, objetivos de la Calidad y lineamientos

Elaborar documentos mediante la utilizacin de formatos establecidos e informes

Copia Controlada, No Duplicar

Slo para Uso Interno

Pontificia Universidad Catlica del Per

Oficina de Servicios Generales

Realizar el seguimiento para la atencin de reclamos e incidencias y elaboracin del informe

4.- ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Carrera en Administracin y o Gestin de 3 aos a ms.

Experiencia mnima de 1 ao.

5.- COMPETENCIAS TCNICAS

6.- COMPETENCIAS INSTITUCIONALES