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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

XXXX.COM.PG-01

PROCEDIMIENTO

09 ENERO 2014

GESTIN COMERCIAL

Versin: 001
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EMPRESA XXXX

PROCEDIMIENTO
GESTIN COMERCIAL

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

NOMBRE :

NOMBRE :

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CARGO :

CARGO :

CARGO :

FIRMA :

FIRMA :

FIRMA :
FECHA :

1.

OBJETIVO
XXX.COM.PG-01

Procedimiento de Gestin Comercial

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Establecer y mantener un procedimiento documentado que norme las actividades que deben
ejecutarse para llevar a cabo la comercializacin de los servicios de construccin, instalacin y
mantenimiento de estructuras metlicas y obras civiles de EMPRESA XXXX
2.

CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento se aplica a todas las reas comerciales de EMPRESA XXXX

3.

DEFINICIONES
Cliente: organizacin o persona que recibe un producto o un servicio.

4.

RESPONSABILIDADES
El Gerente de Operaciones, el Gerente de Administracin y Finanzas, y el analista de costos y
presupuestos son los responsables de cumplir el presente Procedimiento.

5.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO


5.1. Recepcin de Pedidos
Puede realizarse de la siguiente manera:
1.- Va telefnica.
2.- Correo Electrnico.
3.- Concursos Licitaciones.
4.- Oportunidades de negocio.
5.2. Captacin de oportunidades de negocios
El ingeniero o gerente de operaciones realiza la captacin de oportunidades de negocios a
travs de visitas de promocin, las cuales estn dirigidas a empresas privadas y pblicas.
En las visitas de promocin, el analista de costos y presupuestos realiza la presentacin de
la empresa, de los servicios (puede hacer entrega de catlogos, Cds de productos, entre
otros).

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As tambin, propone alternativas de solucin a proyectos u obras en ejecucin con la


finalidad que se incluyan los servicios de EMPRESA XXXX.
El gerente de operaciones realiza la Asesora Pre-Venta, que consiste:
Caso de Entidades Estatales y Privadas:
En este caso, el analista de costos y presupuestos podra dar alternativas de solucin en los
proyectos. La documentacin que debe revisar, obtener o presentar depende del tipo
de proyecto.
Concursos Licitaciones
El analista de Costos y Presupuestos elabora el expediente tcnico econmico de acuerdo
a las bases de la licitacin. La documentacin requerida para la licitacin deber ser
consultada previamente al Jefe de Proyectos, ya que varan de acuerdo al proyecto.

5.3. Seguimiento al cliente


Desde la aceptacin de la propuesta por parte del cliente, el analista de costos y
presupuestos realiza el seguimiento peridico a los contactos comerciales y/o clientes, para
conocer las fechas de compra del material o inicio de licitacin (en caso que el cliente fuese
entidad pblica).
5.4. Elaboracin de Solicitud de Cotizacin y Cotizacin
El analista de costos y presupuestos generar la solicitud de cotizacin y la cotizacin segn
sea el caso, de acuerdo a los requerimientos del cliente.
En la cotizacin se detalla:
Lugar y Plazo de entrega: En coordinacin con el rea de Logstica
Forma y Fecha de Pago: En coordinacin con el rea Financiera.
En caso de algn acuerdo adicional, este deber ser detallado en la cotizacin
(Observaciones) o en el documento de Validacin de Orden de Compra.
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Adicionalmente se adjunta:
Fichas Tcnicas de los productos.
5.5. Seguimiento, Negociacin y Cierre de Venta
El Jefe de Proyectos realiza el seguimiento peridico al cliente para confirmar la venta.
Inclusive en esta etapa, se pueden realizar las ltimas negociaciones de precios.
Si se requiere el Jefe de Proyectos actualiza la informacin del cliente o sus requerimientos
generando una cotizacin con el mismo nmero correlativo pero con nmero de revisin.
5.6. Recepcin de Orden de Compra
La confirmacin de compra se realizar a travs de:

Orden de Compra (de clientes).

Cotizacin firmada en seal de conformidad (fsica y/o virtual)

Correo Electrnico.

Adjudicacin de la Buena Pro Elaboracin de Contratos.

Validacin de la OC (XXX.COM, PG-01,F-02).

Las cules sern enviadas al Jefe de Proyectos.


En caso que el cliente realice cambios en sus requerimientos, se deber emitir una nueva
orden de compra.
Todas las confirmaciones de venta (orden de compra, cotizacin confirmada, correo
electrnico, contratos) sern enviadas a la Gerencia de Operaciones, para que realice las
coordinaciones para la ejecucin del proyecto.
5.7. Coordinacin de ejecucin de proyectos para el cliente
El ingeniero o gerente comercial es quien realiza el seguimiento de las rdenes de compra,
con la finalidad que ejecute el proyecto en la fecha acordada. As tambin, realiza todas las
comunicaciones necesarias al cliente en caso de algn imprevisto que origine retrasos en la
entrega del proyecto.
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XXXX.COM.PG-01,F-01 Cotizacin
Expediente Tcnico Econmico (Entidades Pblicas)
Orden de Compra (Cliente) / Contrato (Entidades Pblicas)
XXXX.COM.PG-01,F-02 Validacin de Orden de Compra

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