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APRENDIZ

ERIKA JOHANA MAHECHA MONTERO

INSTRUCTOR

ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

COMPETENCIAS:
Conceptualizar la terminologa archivstica teniendo en cuenta la normatividad
vigente y las polticas institucionales
TEMA: HOSPITAL
HOSPITAL SANTA CLARA DE BOGOTA
CRA 14 B N 1- 45 Sur Bogot D.C Cundinamarca.
PBX 3282828

Centro de Industria y la Construccin


Regional Tolima
2016
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TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN

pg.

1. INTRODUCCIN.3
2. OBJETIVOS.4
2.1 Objetivo General.4
2.2 Objetivos Especficos...5
3. PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL.5
4. ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN.5
4.1 LEY DE 594 DEL 20006
4.2 ACUERDO 027 DE 2006.6

5. ACTIVIDADES DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO6


5.1 FUNCIONES PARA ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS7
5.2 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS..8
6. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.9
6.1 ADMINISTACIN DOCUMENTAL.9
6.2 LEY 594-2000.10
6.3 ACUERDO 027 DE 2006..10
7. ACTIVIDADES DE EVALUACIN..10

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO10


7.1.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL...10
7.1.2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS11
7.1.3. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS11
7.1.4. TRAMITE DE DOCUMENTOS.12
7.1.5. CONSULTA DE DOCUMENTOS.12

1. INTRODUCCIN
El presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una informacin al
lector para que pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo
lo relacionado con la administracin documental.
Adems que esta informacin ser utilizada para llevar una administracin
archivstica ms ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ello
vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus funciones, y
cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la administracin
documental.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General.

Con este trabajo se pretende que el interesado logre entender de una manera
clara y sencilla, lo que es y todo lo que tiene que ver de una u otra manera con
la administracin documental, adems de destacar su importancia dentro de las
empresas.
2.2 Objetivos Especficos.

La administracin documental regula la funcin archivstica.

Determinar los criterios para la organizacin conforme a lo establecido


por la ley y el acuerdo acerca de la administracin documental.
Aprender los conocimientos bsicos que fundamentan la archivstica
como disciplina.

3. PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL


1.1. Todos los documentos NO son igual de importantes.
1.2. No sabe lo que gasta en gestionar su documentacin.
1.3. Dificulta la agilidad operativa de la empresa.
1.4. Costo anual: entre 5% y 15% de la cifra de negocio.
4. ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN
4.1 LEY DE 594 DEL 2000

4.2 ACUERDO 027 DE 2006


*Fondo documental.
*Distribucin de documentos.
*Digitar.
*Custodia de documentos.
*Archivo de gestin.

5. ACTIVIDADES DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO


EMPRESA: UN HOSPITAL
5.1 FUNCIONES PARA ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo
sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar
al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo
relacionado a:
La elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del
rea.
La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental.
La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.
La disposicin final del documento.
La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por
documento.
El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin
del documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido
guardada la informacin y el lugar en el cual se conserva la
informacin documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia
que se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones que
hace que ste se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener
cierto tiempo segn las reglas de cada empresa como en este caso el
consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas.
Personal de nmina, personal de contrato y la informacin en medios
magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar
los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos
o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan
o se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin
administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social,
jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que
se maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que
esto debes reservado y se tiene una tica como profesional con respeto
y algo confidencial.

Descarte de documentos (comit): En algn momento dado, todo


archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad
con el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones
fsicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como
obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del
lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se puede
proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe
sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la
revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el
comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin,
interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola
con actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en
cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco aos, pero
dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez
aos.
Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a
partir de la exploracin de bases de datos, palabras claves, actas,
registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar.
Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se acude a
la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o
electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No obstante, se
pueden encontrar dos resultados:
1. El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran
nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
2. Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o
hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.
5.2 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de
las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado

Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la


organizacin.
Archivo descentralizado:
Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es decir,
es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia
responsabilidad es del jefe de cada oficina.

la

Archivo descentralizado con control centralizado:


Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las
dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.

Archivo semi activo

Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es


menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos
activos ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin
Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a consulta
administrativa por toda la organizacin.
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Archivo central
Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no est
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.
Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico:
Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son de inters pblico.
Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.
6. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
6.1 ADMINISTACIN DOCUMENTAL
La administracin documental regula la funcin archivstica en las empresas,
formulando normas y polticas para facilitar la gestin documental. La
administracin documental tiene un rol trascendental ya que su fin es de servir
la informacin de forma precisa, gil y oportuna. Pero la
administracin documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya
que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
informacin.
La finalidad de la informacin documental en las empresas actualmente es vital
para llevar el control adecuado un manejo correcto de la informacin para:
* Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los
documentos que se procesan.
*Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan.
*Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
*Recepcin y orientacin.
*Registro y distribucin.
*Archivo.
6.2 LEY 594-2000

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*Gestin documental.
*Funcin archivstica.
*Documento original.
*Archivo.
*Tabla de retencin documental.
6.3 ACUERDO 027 DE 2006
*Fondo documental.
*Distribucin de documentos.
*Digitar.
*Custodia de documentos.
*Archivo de gestin.
7. ACTIVIDADES DE EVALUACIN

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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