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CENTRO DE EXCELENCIA

ADMINISTRACION DE PROYECTOS ACORDE


A ESTANDARES INTERNACIONALES

Introduccin
Objetivo
Establecer las acciones necesarias para la elaboracin del WBS del proyecto, orientado a
la definicin y anlisis del alcance, proporcionando una valiosa herramienta para las
actividades de estimacin de esfuerzo de los proyectos.

Elaboracin del WBS


Conceptos Generales
Definicin de WBS
El WBS es una estructura jerrquica orientada a entregables, que organiza y define el alcance total del
proyecto. La jerarqua se basa en la subdivisin continua de los elementos de la estructura, para obtener
componentes ms pequeos y manejables, que incrementan el detalle de la definicin del trabajo.
La orientacin a entregables, significa que la estructura se construye siguiendo el enfoque de los productos,
servicios o resultados a ser generados en el proyecto. El alcance total implica que se considera todo el
trabajo requerido, para alcanzar los objetivos del proyecto.

Aplicacin del WBS


El WBS proporciona la base para la definicin del trabajo, en su relacin con los objetivos del proyecto, y
establece la estructura para administrarlo hasta su conclusin.
Entre otros aspectos, podemos encontrar su utilidad en lo siguiente:
Proporciona una visin clara y comprensible del alcance total del proyecto.
Sirve como base para otras actividades de planeacin, como la estimacin de esfuerzo y costo,
la elaboracin del plan de trabajo y la asignacin de recursos y responsabilidades.
Provee una base slida para el seguimiento del proyecto, al contar con elementos tangibles y
verificables que indiquen el progreso en el proyecto.
Es una referencia en las actividades de control, particularmente en las relacionadas con cambios
al alcance o a los requerimientos.
Refleja los resultados esperados a travs del ciclo de vida del proyecto.

Estructura y Elementos
El WBS se genera utilizando una tcnica que consiste en dividir cada componente del alcance en otros ms
pequeos y manejables, hasta llegar a sus componentes fundamentales, llamados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo se identifica cuando un componente obtenido de la descomposicin, cumple con las
siguientes caractersticas:
Cuenta con un tamao adecuado. El criterio para determinar su tamao ser no mayor a 40 horas.
Puede asignarse claramente a un solo responsable, ya sea una persona o unidad organizacional, sin
ninguna ambigedad.
Cuenta con la capacidad de poder ser estimado en esfuerzo y costo.
Los paquetes de trabajo deben representar el trabajo requerido para la elaboracin de entregables (sean
productos, servicios o resultados), o componentes de ellos.
Dado que el WBS se considera estar orientada a entregables, es comn definir los primeros niveles con base
en ellos y, hacia los niveles inferiores, incluir las actividades que los producen.

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En resumen, podemos decir que un WBS se compone de 3 tipos de elementos, de acuerdo a su nivel de
trabajo:
Nivel superior, que usualmente es nombre del proyecto.
Los niveles intermedios de trabajo son sub-componentes del nivel superior y frecuentemente son
llamados tareas de resumen, ya que son usadas para sumarizar a los componentes que contienen.
Finalmente, los paquetes de trabajo, constituyen el nivel inferior de trabajo.
Un elemento adicional es un identificador nico para cada uno de los mencionados anteriormente.
El siguiente ejemplo ilustra los diferentes elementos mencionados:
Identificadores

Nivel superior, proyecto


Sistema de Facturacin

Nivel intermedio, sub-componentes


Nivel inferior, paquetes de trabajo

1.0 Definicin de
Requerimientos

1.1
Requerimientos
Funcionales

2.0 Especificacin
de Diseo

1.2
Requerimientos no
Funcionales

2.1.1
Diseo
Conceptual

2.1
Diseo de
Software

2.2
Diseo de
Hardware

3.0 Mdulos de
Programas

3.1
Codificacin

3.2
Pruebas Unitarias

2.1.2
Diseo Detallado

Construccin del WBS


Principios Comunes

El WBS cubre el alcance total del proyecto. El trabajo que no se encuentra en el WBS no est en el
proyecto (Regla del 100%).
Todos los entregables o productos de trabajo se representan en el WBS.
La suma de los elementos en cada nivel, representa el 100% del trabajo del nivel siguiente superior.
(La suma de los elementos del segundo nivel es el 100% del trabajo y costo del proyecto).
El trabajo en cada elemento es equivalente a la suma del trabajo de sus elementos subordinados.
Cada elemento subordinado debe pertenecer a un solo elemento superior.
Los entregables deben ser claramente definidos para eliminar duplicidades.
Las subdivisiones deben ser lgicas y reflejan la naturaleza del producto, servicio o resultado.
Los entregables deben ser descompuestos al tamao necesitado para planear y administrar el
trabajo para obtenerlos o crearlos.
Cada elemento debe representar un solo entregable tangible.
Todos los entregables son incluidos explcitamente en el WBS.
Cada elemento debe tener un identificador nico.
Los involucrados relevantes deben participar en el desarrollo del WBS.
El WBS debe enfocarse en las salidas o entregables del proyecto; no es una carta de organizacin,
un programa o lista de recursos.
El nivel menor debe ser el nivel de paquetes de trabajo.
El nivel menor debe permitir el control adecuado para la administracin del proyecto.
El nivel menor no necesariamente es el mismo para todas las ramas del WBS.
El nivel menor no debe estar tan detallado, como para crear una carga administrativa.
El WBS no refleja las relaciones de tiempo o relaciones horizontales entre los elementos; todas las
relaciones estructurales son verticales.

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Criterios Especficos

El primer nivel del WBS corresponde al proyecto completo.


El segundo nivel son las fases del ciclo de vida definido para el proyecto.
A partir del tercer nivel se incluyen los productos de trabajo correspondientes, procurando seguir la
regla de 52.
Si se incluyen actividades en el WBS, stas se derivan de los productos de trabajo como aquellas
necesarias para producirlos. Procurar que stas se trabajen entre los niveles 4 y 6.
Los paquetes de trabajo no deben ser mayores a 40 horas, para lograr el tamao adecuado de
administracin.
Los descriptores de los elementos del WBS, para productos de trabajo, deben ser sustantivos con
adjetivos.
Los descriptores de los elementos del WBS, para actividades, deben ser verbos.
Con el fin de tener una mayor claridad en la descripcin de cada componente, se recomienda utilizar
una descripcin acumulativa conforme se avanza de nivel en el WBS. Por ejemplo, si un elemento se
denomina Codificacin y ste se integra por los componentes Mdulo 1, Mdulo 2, hasta
Mdulo n, sus descripciones seran: Codificacin de Mdulo 1, Codificacin de Mdulo 2, etc.
Incluir la Administracin del proyecto al segundo nivel, como una fase, y de ah descomponer todos
los productos y actividades relacionados, como son reuniones del proyecto, informes de avance,
seguimiento de reas de soporte, etc.
Se deben considerar todos los productos y actividades requeridos por otros procesos.
Todos los elementos de reporte (por ejemplo, juntas de revisin, reportes mensuales, reportes de
prueba, etc.) son incluidos en el WBS.
Los involucrados relevantes deben participar en el desarrollo del WBS.
El WBS debe incorporarse a la lnea base de planeacin despus de ser aprobado por los
involucrados relevantes.

Preparacin previa
La elaboracin de un WBS generalmente es un proceso iterativo. Puede iniciar a un nivel alto, durante las
fases conceptuales del sistema, e ir incrementando su nivel de detalle conforme se avanza a fases
posteriores y se va obteniendo un mayor conocimiento acerca del proyecto.
As mismo, el WBS se va elaborando progresivamente durante la planeacin del proyecto, interactuando con
otros procesos para obtener y proporcionar informacin conforme est va siendo definida.
La informacin principal de entrada es la siguiente:
La Especificacin de requerimientos del proyecto.
De la descripcin general del proyecto, obtenga: los objetivos; las caractersticas del producto,
servicio o resultados; el alcance del producto; compromisos, restricciones, supuestos y
dependencias
El ciclo de vida determinado para el proyecto.
Los productos de trabajo y las actividades requeridos por otros procesos.
De estar disponible, informacin histrica de proyectos con caractersticas similares, como prcticas
de referencia o base para reutilizacin, en la construccin de la WBS.
Productos identificados para adquisicin externa.
Productos identificados como subsistemas.

Pasos para Construir el WBS


Establecer el nivel superior del WBS, considerado como el proyecto en s mismo.
El siguiente nivel corresponde a las fases principales del ciclo de vida del proyecto. En este nivel se incluyen,
adems de las fases normales para la elaboracin del producto, elementos para las actividades de
Administracin del Proyecto, as como procesos de soporte.

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Proyecto

Planeacin

Definicin de
requerimientos

Anlisis y
diseo

Construccin

Pruebas

Instalacin y
Liberacin

Documentacin

Administracin
del proyecto

El tercer nivel contiene la descomposicin de cada fase del nivel 2, en sus productos de trabajo principales.
Proyecto

Planeacin

WBS

Plan operativo

Definicin de
requerimientos

Plan de trabajo

Estimaciones

Entrevistas a
usuarios

...
Especificacin

A partir de este nivel, cada producto de trabajo identificado puede ser divido en productos de mayor detalle o
bien en las actividades que los producen.
El proceso de descomposicin se realiza continuamente hasta obtener, para cada componente, el tamao
suficiente para estimarlo y administrarlo adecuadamente, y la capacidad de asignarlo a una sola persona o
unidad organizacional, sin ninguna indeterminacin.
Considere los diferentes estados por los que puede pasar un producto de trabajo. Por ejemplo, un
documento puede estar en un momento en elaboracin, para producir un borrador, y posteriormente estar
en revisin para producir un documento revisado. Esto presupone que diferentes roles tienen la
responsabilidad para cada uno de esos estados, por lo que es conveniente descomponerlo, al menos en dos
componentes.

Asignar identificadores nicos a todos los elementos del WBS.


Proyecto

1.0 Planeacin

1.1 Plan
operativo

1.1.1 Plan
operativo
borrador

1.1.2 Plan
operativo
revisado

2.0 Definicin
requerimientos

...

2.1 Entrevistas
a usuarios

...

2.2
Especificacin

2.2.1 Negocio

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2.2.2 Tcnicos