♥ Ibagué sobre el procedimiento para realizar trasferencias de documentos su concepto, clases, importancias, cronograma, metodología, instrumentos, instructivo, acta

de entrega. • • Definición de trasferencia documental Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al históricos de conformada con las Tablas de Reatención Documental (TRD) aprobadas. ♥ Clases de trasferencias documentales. • Existe la trasferencias primaria, que es la que trascurre del archivo de gestión al central dando trascurso al ciclo vital del documento. • Existe la trasferencia secundaria, que son la que trascurren del archivo central al histórico cumpliendo con la disposición final del documento.

♥ Importancia de la trasferencias • • • • • • Las trasferencias permiten: Garantiza el acceso a la información. Evita la producción y acumulación irracional de la información. Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concertar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Guardar perecuaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación. Cronograma de trasferencias • Los cronogramas de transferencia son reglamentados por el artículo 13 y especifica en el parágrafo No 4.

Expurgo documental Eliminación del material metalico Identificación del material afectado

Foliacion

Unidad de consevacion

TABLAS DE RENENCION MAESTREO

Capturar fechas estremas

Paquetes INVENTARIO

Índice de búsqueda

Legajos Archivo de gestión

Tomo

Cajas

Carpetas y A-Z

Archivo central Transferencia primaria

Archivo histórico Transferencia Secundaria

Disposición final

FORMNATO DE ACTA DE ENTREGA No____________ En Bogota a los _________________________( ) días del mes de ______________de______________________, siendo las_________se reunieron________________________________________________en en representación del Archivo General de la Nación y _______________ ________________________________identificado como aparece al pie de su firmas con el fin de normalizar la entrega de los documentos cuyas fechas oscilan entre los años__________y________contenido en _________________unidades de conservación acompañados de los siguientes instrumentos de control y recuperación: Inventario Fichero Índice catalogo Guía

Trasferencias Donación o legado Expropiación de documento por razones de utilidad publica o intereses social. Deposito voluntario Adquisición

___________________________
Jefe División Clasificación y descripción c.c. No

________________________

coordinador División Clasificación y descripción c.c No

__________________________
Representante legal Entidad transferente c.c No c.c No

_________________________
Jefe Archivo Entidad Transferente

• • • •

Instrumentos para elaborar transferencias documentales Las tablas de retención documental. El cumplimiento de la vigencia establecido en las tablas. Maestreo

♥ Consulte sobre acuerdo o contrato de donación de archivos, de adquisición de archivos, plan de entrega, objetivos, importancia. • DONACIÓN, ADQUISICION Y EXPROPIACION. • Articulo 44. donaciones. el archivo general de la nación y los y los archivos históricos y públicos pobra recibir donaciones, depósitos y legajos de donaciones históricos. • Articulo 45. adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter históricos declaran de interés público, podrán ser adquiridos por la nación cuando el propietario los ofreciera en venta. • Declara de interés publico social, para efecto d expropiación por vía administrativa administrativas a las refiere la constitución política, la aquiete de archivos privados de carácter histórico – cultura que se encuentre en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o perdidas. ♥ Consulte sobre los sistemas de información, concepto, redes de información bases de datos. ♥ • Cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización de una tarea. En informática, la palabra sistema se utiliza en varios contextos. Una computadora es el sistema formado por su hardware y su sistema operativo. Sistema se refiere también a cualquier colección o combinación de programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el procesamiento de información: un sistema de contabilidad, un sistema de facturación y un sistema de gestión de base de datos. Red (informática), conjunto de técnicas, conexiones físicas y programas informáticos empleados para conectar dos o más ordenadores o computadoras. Los usuarios de una red pueden compartir ficheros, impresoras y otros recursos, enviar mensajes electrónicos y ejecutar programas en otros ordenadores.

Base de datos, cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La información se organiza en campos y registros.

♥ Documéntese sobre normas de embalaje y trasporte de la documentos, medios de envió en los diferentes soportes. • • Contenedores Todos los documentos sen sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acorde con las características de tamaño y función. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos en encuadernados con el propósito de de proteger de una manera considerable la conservación del mismo. Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no dispone de estos, se aplica al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el tamaño y el pesote la documentación a conservar. Para el ensamblaje no se utiliza adhesivos o material metálico. La distancia libre entre las unidades de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4Cm. Para la documentación en formato análogo como microfilm, cinta fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá en cuenta los siguientes: Las fotografías y negativos deberán ser almacenarse en sobre individuales y en cajas de ph neutro (7) y nuca utilizar materiales plásticos.

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Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carretel y sus contenedores elaborados en material estables y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debida mente identificado y dispuesto en la respectiva estantería diseñada acorde con los formatos y con las especificaciones requeridas. Los diques y CD podrán contar con unidades de conservación de plástico en polímeros que no desprendan vapores ácidos.

♥ Indague sobre los conceptos de preservación y conservación, factores de deterioro de bienes documentales (ambientales, bióticos, desastres antropogénicos). • Conservación de documentos: definición: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (GRGA). La preservación son las medidas que se toman para evitar el deterioro de los materiales documental. Procurar almacenar sus libros o documentos en una habitación con humedad y temperaturas bajas mediante el control del medio ambiente (HR de 30 a 50% ; temperatura menor a 20°) Evitar la exposición de los libros y documentos a la luz directa del sol Evitar pegar los libreros o estantes a los muros pues son posibles fuentes de humedad Limpiar periódicamente los libros, documentos y sus estantes utilizando únicamente un trapo suave y seco que elimine el polvo y la suciedad acumulados, misma que debe realizarse siempre en el mismo orden para no dejar ninguna zona sin asear Supervisar que la estantería este en buenas condiciones, bien fija, limpia y sin oxidaciones, en el caso de la metálica. Para el caso de los estantes de madera aplicar pentaclorofenol con una brocha para evitar los ataques de insectos que destruyan la madera; esperar a que se evapore antes de reacomodar los materiales

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Hacer una limpieza general por lo menos una vez al mes para eliminar telarañas en las esquinas y polvo en los muros y techos Asear diariamente los pisos cuidando el manejo de la escoba, cubeta y trapeador evitando que el polvo pase de un lugar a otro y que el agua de la jerga moje los materiales Usar soportes o escuadras para detener los materiales para evitar la deformación del papel, la pasta o encuadernación así como sus posibles roturas. Evitar rayar, anotar, tachar, señalar, marcar, colocar clips, grapas y otros elementos dañinos o voluminosos a los materiales, doblar las esquinas o colocar los libros, revistas, documentos, folletos boca abajo, así como recargar los codos, dedos sucios o ensalivados sobre ellos. Evitar hacer grandes pilas con los materiales y colocarlos en el piso Mantener alejados los estantes de las ventanas para evitar que los rayos del sol debilite el papel y provoque decoloraciones en los materiales Tener en constante circulación el aire en el local donde se encuentren los materiales mediante el uso de aire acondicionado o ventiladores de rehilete. Colocar los libros en posición vertical, la posición inclinada induce deformación. Evitar colocaros con el canto frontal hacia abajo. Procurar almacenar y agrupar los libros tomando en cuenta su tamaño. Colocar los libros en un espacio justo, evitando tanto los vacíos como los espacios pequeños que oprimen y abrasión han los libros Evitar sacar los materiales tirando de su cabeza, empujar los libros contiguos a fin de tener espacio para sujetar adecuadamente el texto Medir periódicamente la humedad relativa y temperatura

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Limpiar y revisar periódicamente las instalaciones Mantener los pisos, muros y techos en buen estado, sin grietas ni humedad, limpios para evitar la entrada y formación de colonias de microorganismos e insectos La estantería debe ubicarse de tal manera que permita al personal autorizado tener una máxima visibilidad de todas las áreas

♥ Documéntese sobre los depósitos de archivo, concepto, principios, condiciones estructurales (ubicación estructurales, capacidad, consistencia, distribución), condiciones de seguridad (instalaciones eléctricas, hidráulica, equipos para atención de desastre, alarmas contra incendio, instructivo), condiciones ambientales y técnicas (según soporte, ventilación, iluminación, seguridad. ♥ Definición de depósitos de archivos • Son los edificios o locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garantice la adecuada conservación de los acervos documentales. ♥ Los principios para estructurales de los archivos son: • Ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento, distribución, estantería, • Condiciones estructurales. • Si se utiliza estantería de 2.20mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200k/m2, cifras que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o mayor tamaño señalado. • Los pisos, muros, techos y puertas debe estar construidos con materiales ignifugo de alta residencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. • Las pinturas utilizadas deberá igualmente poseer propiedades ignifuga, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para documentación. ♥ Capacidad. • Los depósitos se dimensionarán teniendo encuesta: • La manipulación, trasporte, y seguridad de la documentación. • La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivisticos que establezca los procesos de retención y valoración documental. ♥ Distribución • las áreas destintas para custodias de la documentación debe contar con los elementos de control y aislamiento que garantices la seguridad de los acervos. • Ubicación Característica del terreno sin riesgo de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

Debe estar ubicada lejos de industrias contaminantes o peligro por atentados u objetos bélicos. Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. Aspectos estructurales. Se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deben estar dimensionadas para soportar una carga de 1200K/M2, cifra que se debe incrementar si se va emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con un material ignifuego de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifuego, y y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. Capacidad de almacenamiento Los depósitos se dimensionan teniendo en cuenta: La manipulación, trasporte y seguridad de la documentación. La adecuación climática a las normas establecidas para conservación

de material documental. El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivistitos que se establezcan los procesos de retención y valoración documental. Estantería Diseño acorde con la dimensiones de la unidad contendrá, evitando bordes que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en laminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. Deberá tener una altura de 2.20mts y cada bandeja soportara un peso de 100Kg/mt lineal. La estantería no deberá tener mas de 100mts de longitud. Si se disponen módulos compuestos por cuerpos de estanterías, se deben utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. La estantería no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20cm, entre estos y ala estantería. El espacio de circulación entre cada modulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y un corredor central de un mínimo de 120cm. La estantería deberá tener un sistema de de identificación visual de la documentación acorde con la asignación topográfica. Contenedores. Como sistema de de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar los folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de protegerlos de manera considerable la conservación de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de estos, se aplica al cartón un recubrimiento que le impida la acidificación por contacto.

Iluminación en el deposito Para radiación visible lumínica, menor o igual 100lux.

Para radiación ultravioleta, menor de o iguala a 70uw/lumen. Evitar la incidencia de la luz directa sobre la documentación y contenedores. Como iluminación artificial se pobra implementar luz florecerte pero de baja invencida y utilizado filtros ultravioleta. Las especificaciones técnicas de los extintores y el numero de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del deposito y la capacidad de almacenamiento Implementar alarmas contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y la ruta de evacuación y recate de las unidades documentales. • La zona de trabajos archivisticos, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósitos. • Las áreas técnicas tendrán relación con los depósitos, tomando encuesta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de estas con las zonas de custodia, recepción. Organización, y tratamiento de los documentos. ♥ Consulte sobre la seguridad informática. Manual de gestión documental legislación vigente normas de gestión de calidad. • técnicas desarrolladas para proteger los equipos informáticos individuales y conectados en una red frente a daños accidentales o intencionados. Estos daños incluyen el mal funcionamiento del hardware, la pérdida física de datos y el acceso a los datos por personas no autorizadas. Diversas técnicas sencillas pueden dificultar la delincuencia informática. Por ejemplo, el acceso a información confidencial puede evitarse destruyendo la información impresa,

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impidiendo que otras personas puedan observar la pantalla del ordenador o computadora, manteniendo la información y los ordenadores bajo llave o retirando de las mesas los documentos sensibles. Sin embargo, impedir los delitos informáticos exige también métodos más complejos. Este manual se llama el pgd o programa de gestión documental. La legislación vigente es la ley 594 ley general de los archivos. Y las normas de gestión de calidad es la Iso 9001.