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Arrancar Excel 2000

Vamos a ver las tres formas bsicas de arrancar Excel 2000.


1) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer
clic sobre l, y se arrancar el programa.
2) Desde la barra de acceso directo de Office
La barra de acceso directo de Office la encontraras en tu ordenador siempre y cuando la tengas
activadas, este aparece regularmente en la parte superior del escritorio de Windows, y debes hacer clic
en el icono de Microsoft Excel, y el programa se abrir.
3) Desde el icono de Excel 2000 del escritorio.
Puedes arrancar Excel 2000 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aqu te explicamos cmo
compaginar dos sesiones.
Cerrar Excel 2000
Para cerrar Excel 2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
1) Hacer clic en el botn cerrar
2) 2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.
La pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este
curso)
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puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
Barras

1.La barra de ttulo. Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar, restaurar y cerrar.
2.
La barra de men. Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en opciones desplegables. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estas
opciones. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las
otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite
cerrar el libro actual.
En Excel 2000 la barra de men tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste,
bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:
a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la
combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el
comando Columnas.
b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms
opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por
ejemplo, en el men Insertar, Imagen.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos
algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el
nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...
Los diferentes mens de la barra se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra
subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.
3. La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de
las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

4. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en
negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque
tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como
el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

5.La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero
esto lo estudiaremos ms adelante.
6.La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

7.Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma


rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.

8.La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos
programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de Excel 2000 que
tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en estos
iconos. Esta barra no pertenece a Excel 2000, sino a Windows como su propio nombre indica.

9.Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de
mens. Veremos este men en el que podemos:
a)Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de un ndice,
buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer
preguntas en lenguaje natural.

b)Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en determinadas


ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de
clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc.

c) Utilizar Qu es esto?. El cursor se convierte en una flecha con una interrogacin y al colocarlo
sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la funcin de ese elemento.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel.


Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel 2000,
as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de
hojas de clculo.

Conceptos de Excel
Excel es un programa que permite la manipulacin de libros y hojas de calculo. En Excel, un
libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener
varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo. Utilice
hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos
simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de
varias hojas de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos
correspondientes o en una hoja de grfico.
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento
dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el
rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto
ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la columna activa
ltima celda de la columna activa
Primera celda de la fila activa
ltima celda de la fila activa

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se
desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin.
1 Selecciona el men Edicin.
2 Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn. Recuerda que una vez elegida
esta opcin, a partir de ahora estar disponible en el men.
3 Haz clic sobre la opcin Ir a...
Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5.
Aparecer un cuadro de dilogo.

4 Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres desplazarte.


5 Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento
para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Cambiar a otra hoja en un libro

Haga clic en la etiqueta de la otra hoja.

Seleccionar hojas de un libro


Para seleccionar
Una sola hoja
Dos
o
ms

Haga esto
Haga clic en la etiqueta de la hoja.
hojas Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,

adyacentes

mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la etiqueta de

la ltima hoja.
Dos o ms hojas NO Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,
adyacentes

mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las

etiquetas de las dems hojas.


Todas las hojas de un Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a
libro.

continuacin, elija Seleccionar todas las hojas en el men

contextual.
Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas
1. Seleccione la barra de divisin de etiquetas.
2. Cuando el puntero cambie al puntero de divisin,

arrastre la barra de divisin de etiquetas

hacia la derecha o hacia la izquierda.


3. Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de divisin de
etiquetas.
Administrar Hojas De Calculo
Insertar una hoja de clculo
Para agregar una nica hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar. Para
agregar varias hojas de clculo, mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, haga clic en el
nmero de hojas que desee agregar al libro abierto. Haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar.
Insertar celdas vacas
1. Seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas.
Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar.
2. En el men Insertar, haga clic en Celdas.
3. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Insertar filas
1. Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la
posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima
de la Fila 5, haga clic en la Fila 5.
Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que
desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar.
2. En el men Insertar, haga clic en Filas.

Insertar columnas
1. Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la
posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la
izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que
desea insertar.
2. En el men Insertar, haga clic en Columnas.
Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mover o copiar.
2. Para mover la seleccin, haga clic en Cortar.
Para mover la seleccin, haga clic en Copiar.
3. Seleccione la celda superior izquierda en que desea colocar las celdas cortadas o copiadas.
4. En el men Insertar, haga clic en Celdas cortadas o Celdas copiadas.
5. Haga clic en la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas.
Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE.

Mover o copiar hojas en diferentes libros


Precaucin.

Tenga cuidado cuando mueva o copie hojas. Si se mueve la hoja de clculo, las

operaciones o los grficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos.
1. Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibir las hojas.
2. Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuacin, seleccione las
hojas.
3. En el men Edicin, haga clic en Mover o copiar hoja.
4. En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas.
Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.
5. En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas
copiadas o movidas.

6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, seleccione la casilla de verificacin Crear una copia.
Mover o copiar hojas de un libro
1. Seleccione las hojas que desea mover o copiar
2. Para mover las hojas, arrastre las etiquetas de las hojas seleccionadas hasta el nuevo lugar.
Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CONTROL y, a continuacin, arrastre las hojas;
suelte el botn del mouse (ratn) antes de soltar la tecla CONTROL.
Eliminar hojas de un libro
1. Seleccione las hojas que desea eliminar.
2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar hoja.

Cambiar de nombre a una hoja


1. Haga doble clic en la etiqueta de hoja.
2. Escriba un nuevo nombre sustituyendo al nombre actual.

Deshacer errores

Para deshacer en un slo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en Deshacer.

Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuacin de
Deshacer

y seleccione en la lista. Microsoft Excel deshar la accin seleccionada y todas las que

aparezcan por encima de sta.


Sugerencia Si no deseaba deshacer una accin, haga clic en Rehacer.

Separar texto en celdas


1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto.
El rango puede contener cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho.
2. En el men Datos, elija Texto en columnas.
3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar cmo desea
dividir el texto en columnas.
Insertar, Copiar, Mover Celdas y Datos.
Si se copia una celda arrastrndola o haciendo clic en:
Cortar copiar

pegar

Microsoft Excel copiar la celda completa, incluidas las frmulas y los valores del resultado, los
comentarios y el formato de las mismas.
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 5 hojas de
clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para
movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 5 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja
en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa
Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de
la izquierda:
Para ir a la Hoja1.
Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
Para ir a la ltima hoja
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro
de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior

TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra


1. Seleccione una celda o un rango de celdas que tenga el formato que desee copiar.
2. Haga clic en Copiar formato.
3. Seleccione la celda o el rango de celdas en que desee copiar el formato.
Sugerencia

Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias

ubicaciones, haga doble clic en Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en el
botn.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2 Teclear los datos.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar
en el dibujo siguiente:

3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te
explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda
activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la
celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se

valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de
Cancelacin

de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir vaca.

Introducir datos en celdas de la Hoja de Clculo.

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.

En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres:


0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - (), / $ %. E e

Para evitar introducir una fraccin como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fraccin; por
ejemplo, escriba 0 1/2.

Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre
parntesis ( ).

Introducir nmeros, texto, una fecha o una hora


1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos.
2. Escriba los datos y presione INTRO o TAB.

Utilice una barra o un guin para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun96.
Para introducir una hora segn el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuacin, a o p detrs
de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducir la hora como a.m.
Introducir fechas y horas

Microsoft Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora
o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda.

Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio.

Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio
seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p).

Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos Para utilizar una
fecha u hora en una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por ejemplo, la
siguiente frmula mostrar una diferencia de 68:
="5/12/94"-"3/5/94"

Tiempo
Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los das, semanas o meses que se especifiquen, o
bien secuencias repetidas como das de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las
selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican.
Seleccin inicial
9:00

Serie extendida
10:00, 11:00, 12:00

Lun
Lunes
Ene
Ene, Abr
Ene-96, Abr-96
15-ene, 15-abr
1994, 1995

mar, mie, jue


martes, mircoles, jueves
Feb, mar, abr
jul, oct, ene
jul-96, oct-96, ene-97
15-jul, 15-oct
1996, 1997, 1998

Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel


Es posible rellenar automticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el
controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el men Edicin y,
a continuacin, haga clic en Series).
Autorrellenar
La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente
tabla. El cuarto ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender parte de una seleccin (Producto
1) y copiar otra parte (Pedido parcial.
Seleccin inicial

Serie extendida

Lun
1-ene, 1-mar
Trim3 (o T3 o Trimestre3)
Producto 1, Pedido parcial

mar, mie, jue


1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim4, Trim1, Trim2,...
Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido

Texto1, textoA
1er perodo
Producto 1
1, 2
1, 3, 4

parcial,...
texto2, textoA, texto3, textoA,...
2do perodo, 3er perodo,...
Producto 2, Producto 3,...
3, 4, 5, 6,...
5,66, 7,16, 8,66,...

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez


1. Seleccione las celdas en las que desee introducir datos.
Las celdas pueden ser o no adyacentes.
2. Escriba los datos y presione CTRL+ENTER.

Introducir o modificar los mismos datos en mltiples hojas de clculo


1. Seleccione las hojas de clculo en las que desee introducir datos.
2. Seleccione la celda o el rango de celdas donde desee introducir datos.
3. Escriba o modifique los datos en la primera celda seleccionada.
4. Presione ENTRAR o TAB.
Microsoft Excel introducir automticamente los datos en todas las hojas seleccionadas.
Sugerencia

Si ya ha introducido datos en una hoja de clculo, podr copiarlos rpidamente en las

celdas correspondientes de otras hojas. Seleccione la hoja que contenga los datos, y las hojas en los
que desee copiarlos. A continuacin, seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar.
En el men Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic en Otras hojas.
Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna
Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la
misma columna, Microsoft Excel rellenar automticamente los dems. Microsoft Excel rellenar slo
las entradas que contengan texto o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo
nmeros, fechas u horas no se rellenarn.

Para aceptar la entrada propuesta, presione ENTRAR.


La entrada completa seguir exactamente el modelo de maysculas y minsculas de las entradas
existentes.

Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, contine escribiendo.

Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presione RETROCESO.

Adems, podr seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la
lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista
con el botn secundario del mouse (ratn), A continuacin,
haga clic en Elegir de la lista del men contextual.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete
algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado
a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:


1 Seleccionar la celda adecuada.
2 Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de
insercin o cursor al final de la misma.
3 Modificar la informacin.
4 Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el


contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la
informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Unidad 3. Operaciones con archivos


Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de
Excel 2000.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin
para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Para almacenar un
libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:
1 Selecciona el men Archivo
2 Elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo :

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo


su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al punto 6. Si lo que quieres
es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos los pasos.
3 En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la unidad seleccionada.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde guardas el archivo.
5 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que

quieres ponerle a tu archivo.

6 Haz clic sobre el botn Guardar.


Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la
modificacin. Para ello :
1 Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar

de la Barra de Herramientas.

Se guardar con el mismo nombre que tena.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle
nombre.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar
utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el men
Archivo
1 Selecciona el men Archivo.
2 Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn para ampliar el men.
Nota: En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada,
Excel nos avisar de ello.
3 Haz clic sobre el botn: Cancelar para no cerrar el documento.
No, para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.
S, para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el recuadro de dilogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que
tena. Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada la tecla
MAYSCULAS y haga clic en Cerrar todo en el men Archivo.
Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar

de la barra de men, cuidado no el de la barra

de ttulo que cerrara el programa Excel que su barra de men es:

Abrir
un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
1.Utilizar el men:
Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
2.Barra de Herramientas:

Haz clic sobre el botn Abrir

de la Barra de Herramientas.

3.Combinacin de Teclas
Si el programa esta en Ingles ctrl. + O, si se encuentra en Espaol ctrl. + A. En cualquiera mtodo que
prefieras utilizar, aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

2 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las
unidades disponibles del ordenador.
3 Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las
distintas carpetas de la unidad elegida.
4 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta,
sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la
informacin de dicha carpeta.
5 Haz clic sobre el archivo deseado.
6 Haz clic sobre el botn Abrir.
Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documento abiertos anteriormente.
1 Selecciona el men Archivo. Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los
cuatro ltimos documentos abiertos.
2 Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel 2000 automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero
supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona el men Archivo.
2 Elige la opcin Nuevo...

Con la combinacin de teclas ctrl. + N, bien hacer clic sobre el botn Nuevo

de la barra de

herramientas. En caso de haber utilizado el men, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3 Haz clic sobre el botn Aceptar.


Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo.

Unidad 4. Frmulas y Funciones


Frmula
Una Formula es: La representacin de una operacin aritmtica en una hoja de calculo. Una
frmula comienza por un signo igual (=), seguido del clculo que realiza. Por ejemplo, la siguiente
frmula resta 1 de 5 =5-1. A continuacin, se te presentar en la celda el resultado de la frmula.
Referencias de celda
La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del
valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar
tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5.
Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula.
=B15*5
Operadores de clculo de las frmulas

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta

31

Negacin

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o
FALSO.

Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de
texto.

Operador de texto

Significado

Ejemplo

& (y comercial)

Conecta o concatena dos

Viento" & "norte" genera

valores para producir un

"Viento norte"

valor de texto continuo.

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.

Operador
de referencia

Significado

Ejemplo

:(dos puntos)

Operador de rango que genera una

B5:B15

referencia a todas las celdas entre dos


referencias, stas incluidas.
; (punto y coma)

Operador de unin que combina varias

SUMA(B5:B15;D5:D15)

referencias en una sola.


(un espacio)

Operador de interseccin, que genera

SUMA(B5:B15 A7:D7)

una referencia a las celdas comunes a

En este ejemplo,

dos referencias.

la celda B7 es comn
a ambos rangos.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas


Operador
Descripcin
: (dos puntos), (coma) (un Operadores de referencia
espacio)

%
^
*y/
+y
&

Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponente
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas

= < > <= >= <>

(concatenacin)
Comparacin

de

texto

Copiar una frmula

Antes de aprender cmo copiar frmulas debe saber lo que son las Referencias relativas y
absolutas.

Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de clculo, las cuales
se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que est
en la columna D y la fila 8. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y
otra se observan al copiarlas o moverlas de posicin.
Referencia ABSOLUTA
Es aquella que representa una direccin especfica y cuando la frmula se copia, se conserva la
frmula ntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra
de la columna y antes del nmero de la fila. Ejemplo: $D$3.
Referencia RELATIVA
Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posicin en que se encuentre la celda donde se escribi
la frmula. Es decir, indica a la hoja de clculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y
derecha.
Para copiar una frmula, proceda igual que para copiar una celda. En este caso, no se copia el
valor absoluto, sino la frmula y se modifica en consecuencia.

Si se ha equivocado al copiar, puede eliminar su ltima accin eligiendo Deshacer del men
Edicin, haciendo Clic en la herramienta Deshacer o bien pulsando la combinacin Ctrl + Z. Esto
no slo sirve para eliminar una copia sino para deshacer cualquier accin, pero slo se puede
eliminar el ltimo comando realizado.

Si quiere volver a copiar la ltima celda o rango que copi, puede elegir Repetir del men Edicin.
Sirve para cualquier accin, pero slo el ltimo comando.

Funcin.
Una

funcin es: una frmula predefinida por Excel 2000 que opera sobre uno o ms valores y

devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.


La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el

signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o
despus de cada parntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador " : " nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+
C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de
la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As
hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Insertar funcin
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel 2000
dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2 Seleccionar el men Insertar.

3 Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn


Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

de la barra de herramientas.

4 En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora pertenece


nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas.
5 En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic
sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. El botn

nos proporcionar ms informacin.

6 Hacer clic sobre el botn Aceptar.


Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En nuestro caso se
eligi la funcin SUMA.
7 En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda
o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn

para que el cuadro se haga ms

pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas
deseadas como primer argumento y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de dilogo.
8 En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de
que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as
sucesivamente.
9 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer una caja de dialogo como la siguiente:

En la barra de herramientas existe el botn Autosuma

que nos permite realizar la funcin

SUMA de forma ms rpida.

Ahora veremos algunas de las funciones ms utilizadas en Excel:

Funcin SUMA
Es la ms sencilla y la que se usa con ms frecuencia en la hoja de clculo.
Sintaxis:
SUM (Rango)
El rango puede escribirse o marcarse con el ratn.

La forma ms sencilla de realizar sumas rpidas es utilizando la herramienta


Barra de Herramientas Standard.

Funcin PROMEDIO
Halla la media aritmtica de una serie de valores.
Sintaxis
PROMEDIO (Rango)
Funcin CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros.
Sintaxis
CONTAR(Rango)
Funcin CONTARA
Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato (texto, nmeros, fechas, etc).

(Sumatoria) de la

Sintaxis
CONTARA(Rango)
Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga en marcha el Asistente para
funciones, elija el comando Funcin del men Insertar. En el recuadro Categoras (en el cuadro de
dilogo que aparece) haga clic en Todas y ver una lista alfabtica completa con todas las funciones
disponibles.

La forma ms rpida de poner en marcha el Asistente para funciones, es haciendo clic en el botn que
se encuentra contiguo al botn

de la Barra de herramientas Standard,

en el botn del Asistente de funciones a la izquierda de la barra de frmulas

. O, alternativamente,
.

Unidad 5. Seleccin de celdas.


Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto
de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn
la operacin a realizar.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2000,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A
continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos
arrancar Excel 2000 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Seleccin de una celda
1 Hacer clic sobre la celda a seleccionar.
Seleccin de un rango de celdas
1 Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar.
2 Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar.
Seleccin de una columna
1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.
2 Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila


1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.
2 Hacer clic sobre ste.
Seleccin de una hoja entera
1 Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de
la fila 1.
2 Hacer clic sobre ste.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las
celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccin


Si queremos aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin de celdas no
contiguas:
1 Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos:
1 Pulsar la tecla MAYUS.
2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.
Unidad 6. Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2000 respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la
alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente,
el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Fuente.
Aparecer el cuadro de dilogo como el de la siguiente pagina.
5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de este
recuadro.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo
de letra con el identificativo

delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type,

es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente
escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos
disponibles).

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada
tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de
la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y subndice.


Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.

Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel 2000 tiene por defecto.

OTRA FORMA
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos


encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo
puede elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o
desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la
Cursiva.

Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en
nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color.
En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u
orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de
clculo, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual quiere modificar la alineacin.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Alineacin.
Aparecer el cuadro de dilogo como el siguiente:

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A
continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

1. Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente,
es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs
elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opcin de Excel 2000 por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los
textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda


de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangra que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que
el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.

DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,


independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la
anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear


tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las


celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin
que contiene datos.

2. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es
decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se
ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre
una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las


celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.

3. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido
opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2000 ajusta
automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije
explcitamente la altura de sta.
4. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas
contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la
celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el
contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda.
5. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
6. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
OTRA FORMA
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a
ser Izquierda.

Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo

aadiendo bordes, seguir los

siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.
2 Seleccionar el men Formato.
3 Elegir la opcin Celdas...
4 Hacer clic sobre la pestaa Bordes.
Aparecer el cuadro de dilogo como el siguiente:

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.


6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn.
Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del anterior
recuadro.
1.

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la seleccin.

2.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer
clic sobre los botones correspondientes.

3.

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea.

4.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.

OTRA FORMA.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de
forma ms rpida:

Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En
caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars
todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. Haga clic en el botn del formato que desee.
Para seleccionar un formato de nmero, de fecha o de hora diferente, haga clic en Celdas en el men
Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Nmero.
Para ver
Smbolos de moneda
Nmeros como porcentajes

Haga clic en
Estilo de moneda
Estilo porcentual

Pocos dgitos detrs del separador

Reducir decimales

Mas dgitos detrs del separador


Cdigos bsicos de formato de nmero

Aumentar decimales

# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.

0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato.

? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales.
Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos
variable.

Para ver
1234,59 como 1234,6
8,9 como 8,900
,631 como 0,6
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57

Use este cdigo de formato


####,#
#.000
0,#
#,0#

Para ver
Use este cdigo de formato
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados
???,???
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/???
smbolos de divisin alineados

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante
un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.

Para ver
12000 como 12.000
12000 como 12
12200000 como 12,2

Use este cdigo de formato


#,###
#,
0.0,,

Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre
corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO]
[AGUAMARINA]
[FUCSIA]
[BLANCO]

[AZUL]
[VERDE]
[ROJO]
[AMARILLO]

Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes; la coincidencia consta de
un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato presenta cdigos postales de
cinco dgitos con los ceros a la izquierda y cdigos postales de nueve dgitos ms cuatro nmeros con
un guin.
[<=9999]00000;00000-0000
Comando Autoformato

Si no quiere complicarse el trabajo y lo que busca es un formato fcil de conseguir, sin tener que
ir estableciendo valores y definiendo caractersticas, utilice el comando Autoformato. Con el comando
Autoformato, podr realizar varias operaciones de formato de una sola vez.
Seleccione la celda o rango al que quiera aplicar Autoformato.
Elija Autoformato en el men Formato. Aparece un cuadro de dilogo con todos los tipos de
formatos disponibles, como el siguiente. Haga clic en el que desee.
Presione aceptar.

Presentar un cuadro como el siguiente:

Borrado de celdas

Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato o
el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla.
Para ello:
1 Selecciona la celda o rango de celdas a borrar.
2 Elige el men Edicin.
3 Haz clic sobre el botn para ampliar el men.
4 Escoge la opcin Borrar.

Aparecer otro submen. Parecido al siguiente:

5 Selecciona una de las opciones disponibles entre:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas
y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Colones, borramos la
celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo
acabamos de escribir.

Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato
Estndar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos
referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas
anteriormente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Colones, borramos la
celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos
borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.

Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero


mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 Colones, borramos la
celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato
anterior, es decir, 23.000 Colones.

Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios
no es objeto de este manual.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda:


1 Selecciona la celda a borrar.
2 Pulsa la tecla SUPR
Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda.
Unidad 7. Trabajar Con Grficos.
La creacin de Grficos es una de las ms poderosas herramientas con las que cuenta
Microsoft Excel 2000, al igual que las otras versiones de este programa, as que presta atencin a las
siguientes indicaciones.
Crear un grfico
Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico.
Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas
que los contienen.
2. Haga clic en Asistente

para grficos.

Aparece una caja de dialogo como las siguientes:

3. Siga sus instrucciones, con el gusto de tu preferencia.

Crear un grfico predeterminado en un solo paso


El tipo de grfico predeterminado en Microsoft Excel es el grfico de columnas.

Para crear una hoja de grfico que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos
que desea trazar y presione F11. En resultado es proporcionado en una nueva hoja, que se inserta
automticamente antes de la primera hoja su nombre por defaul es Grafico1.

Para crear un grfico incrustado que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos
que desea trazar y haga clic en Grfico predeterminado.

Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico


1. Haga clic en el grfico que desea cambiar.
2. En el men Grfico, haga clic en Datos de origen y elija la ficha Rango de datos.
3. Asegrese de que se ha seleccionado la referencia completa en la casilla Rango de datos.
4. Seleccione en la hoja de clculo las celdas que contienen los datos que desea agregar al grfico.
Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas
que los contienen.
Cambiar rtulos de los ejes de categoras

Para cambiar los rtulos del eje de categoras en la hoja de clculo, haga clic en la celda que
contiene el nombre de rtulo que desea cambiar, escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.

Para cambiar los rtulos del eje de categoras en el grfico, haga clic en el grfico y despus en la
opcin Datos de origen del men Grfico. En la casilla Rtulos del eje de categoras de la ficha
Serie, especifique el rango de hoja de clculo que desea usar como rtulos. Tambin puede escribir
los rtulos que desea usar, separados por comas; por ejemplo:
Divisin A, Divisin B, Divisin C.

Si escribe el texto del rtulo en la casilla Rtulos del eje de categoras, el texto del eje ya no estar
vinculado a una celda de la hoja de clculo.
Modificar los ttulos de ejes y grficos
1. Haga clic en el ttulo que desea cambiar.
2. Escriba el nuevo texto.
3. Presione ENTRAR.

Restablecer los vnculos entre rtulos de datos y celdas


Si ha cambiado el texto del rtulo de datos en un grfico, el rtulo ya no estar vinculado a una celda de
hoja de clculo.
1. Haga clic en un marcador de datos de la serie de datos asociada con los rtulos cuyos vnculos
desea restablecer.
2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Rtulos de datos.

3. Seleccione la casilla de verificacin Texto automtico.


Nota Para restablecer los vnculos entre los rtulos de datos y las celdas de hoja de clculo de todas
las series de datos del grfico, haga clic en ste y elija Opciones de grfico en el men Grfico. En la
ficha Rtulos de datos, seleccione la casilla de verificacin Texto automtico.

Seleccionar un tipo de grfico diferente


1. Haga clic en el grfico que desee cambiar.
2. Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos, haga clic en la serie.
Para cambiar el tipo de todo el grfico, no haga clic en ninguna parte del grfico.
3. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico.
4. En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo de grfico.
Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico

Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico en la barra de
herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que desee.

Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las teclas de direccin.

Para cancelar un borde mvil, presione ESCAPE.

Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando el mouse


1. Haga clic en el elemento del grfico.
2. Para mover un elemento de un grfico, elija el elemento y arrstrelo a otra ubicacin.

Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos


1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar.
2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.
Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, seleccione
las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura, Trama e Imagen.

Variar colores en la misma serie de datos


1. Haga clic en la serie de datos que desee cambiar de color.
2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Opciones.
3. Active la casilla de verificacin Variar colores entre puntos o Variar colores de los sectores.

Agregar una imagen al elemento de un grfico


1. Haga clic en el elemento del grfico al que desea agregar una imagen.

2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno, elija Efecto de relleno y, a
continuacin, haga clic en la ficha Imagen.
3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen.
4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga la
imagen y, a continuacin, haga doble clic en la imagen que desee.
5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee.

Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos


1. Haga clic en la serie de datos que desea cambiar.
2. En el men Edicin, elija Borrar y, a continuacin, haga clic en Formatos.

Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico


1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en la ficha
Tramas.
2. Para eliminar la imagen o el efecto de relleno y devolver al objeto el formato predeterminado, elija
Automtica en rea.
Para eliminar todo el formato, incluida la imagen o el efecto de relleno, elija Ninguna en rea.
Cambiar los formatos de nmero en grficos
1. Para dar formato a los rtulos en un eje, haga doble clic en el eje correspondiente.
Para dar formato a los rtulos de datos o a un rtulo de una lnea de tendencia, haga doble clic en el
elemento
2. En la ficha Nmero, seleccione las opciones que desee.

Cambiar la escala del eje de valores


1. Haga clic en el eje de valores que desee cambiar.
2. En el men Formato, haga clic en Eje seleccionado y elija la ficha Escala.
Seleccione las opciones que desee aplicar.
Unidad 8. Impresin.
Establecer Opciones De Impresin.
Vamos a analizar las diferentes opciones para realizar la impresin de grficos y dems aplicaciones,
con los pasos adecuados para realizar una impresin a tu gusto en el programa Excel 2000.

Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina


Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados a la izquierda de la hoja de clculo; los
encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen en la parte superior de las columnas
en la hoja.
1. Haga clic en la hoja de clculo.
2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja.
3. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas.
Imprimir rtulos de fila y columna en cada pgina
1. Haga clic en la hoja de clculo.
2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja.
3. Para repetir los rtulos de columna en cada pgina, haga clic en Repetir filas en extremo superior
e introduzca las filas que contienen los rtulos.
Para repetir los rtulos de fila en cada pgina, haga clic en Repetir columnas a la izquierda e
introduzca las columnas que contienen los rtulos.

Imprimir las lneas de divisin de las celdas


1. Haga clic en la hoja de clculo.
2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja.
3. Haga clic en Lneas de divisin.
Imprimir un rea especfica de una hoja de clculo
1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina.
2. Seleccione el rea que desea imprimir.
3. Haga clic con el botn secundario en una celda incluida en la seleccin y haga clic en la opcin
Establecer rea de impresin del men contextual.
Sugerencia Puede agregar celdas adicionales a un rea de impresin en una vista previa de salto de
pgina. Seleccione las celdas que desea agregar, haga clic con el botn secundario en una celda
incluida en la seleccin y haga clic en la opcin Agregar a rea de impresin del men contextual.
Quitar rea de impresin
En el men Archivo, seleccione rea de impresin y haga clic en Borrar rea de impresin.
Insertar un salto de pgina horizontal
1. Haga clic en el ttulo de la fila situada debajo de aqulla donde desea insertar un salto de pgina.
2. En el men Insertar, haga clic en Salto de pgina.

Insertar un salto de pgina vertical


1. Haga clic en el ttulo de la columna situada a la derecha de aqulla donde desea insertar un salto de
pgina.
2. En el men Insertar, haga clic en Salto de pgina.
Mover un salto de pgina
1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina.
2. Arrastre el salto de pgina a su nueva ubicacin.

Quitar saltos de pgina


1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina.
2. Para quitar un salto de pgina horizontal o vertical manual, haga clic con el botn secundario en una
celda situada bajo el salto horizontal o a la derecha del salto vertical y haga clic en la opcin Quitar
salto de pgina del men contextual.
Para quitar todos los saltos de pgina manuales, haga clic con el botn secundario en cualquier
celda de la hoja de clculo y haga clic en la opcin Restablecer todos los saltos de pgina del
men contextual.
Sugerencia

Tambin puede quitar saltos de pgina en vista previa de salto de pgina si los arrastra

fuera del rea de impresin.


Establecer los mrgenes de pgina
1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Mrgenes.
2. Introduzca el tamao de margen que desea en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
Sugerencia
Para comprobar cmo afectarn los mrgenes de pgina al documento impreso, haga clic en Vista
preliminar,

antes de realizar la impresin. Para ajustar los mrgenes en la vista previa, haga clic en

Mrgenes y arrastre los controladores.


Cambiar Los Encabezados Y Los Pies De Pgina.
Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina
1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja.
2. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas.

Crear encabezados y pies de pgina personalizados


1. En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina. Aparecer un cuadro como el siguiente:

2. Para basar un encabezado o un pie de pgina personalizados en otro existente integrado, haga clic
en el encabezado o el pie de pgina en las casillas Encabezado o Pie de pgina, respectivamente.
3. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina.
4. Haga clic en las casillas Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha y en los botones
para insertar la informacin de encabezado o pie de pgina, como el nmero de pgina, que desea
incluir en la seccin.
5. Para introducir texto adicional en el encabezado o el pie de pgina, escrbalo en las casillas
Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha.
Para iniciar una lnea en una de las casillas de seccin, presione ENTRAR.

Cambiar el nmero de pgina de la primera pgina


1. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Pgina.
2. En la casilla Primer nmero de pgina, escriba el nmero que debe aparecer en la primera pgina
de la hoja de clculo.
Si desea que Microsoft Excel numere automticamente las pginas de la hoja, escriba la palabra
Automtico en esta casilla.
Unidad 9. Excel, un poco mas avanzado...
Muchas personas usan el programa Microsoft Excel pero realmente no saben o nunca exploraron las
posibilidades extras que tiene.
Este manual est dirigido a usuarios con experiencia bsica en Excel, es decir que saben hacer las
operaciones ms bsicas y se basa en la versin 2000 del mencionado programa.
Ejemplo 1: Capturando valores de hojas diferentes

Un ejemplo practico que te puede servir para incrementar tus habilidades en el uso de este programa,
en especial si quieres utilizar los datos de una hoja a otra. Realiza los siguientes pasos desde el
programa:

Escribe en la hoja1 en la celda b5 el valor: 200

Ahora trasldate a la hoja2 y escribe en la celda c4 la siguiente orden

=hoja1!b5, y

observaras que automticamente en esa celda aparcera el valor colocado en la hoja1.

Explicacin. El signo = como ya sabemos representa una operacin (formula, funcin); la expresin
hoja1 es el nombre de la hoja de obtencin de datos; el signo ! Es una condicin que permite
especificar un parmetro; y b5 especifica la celda deseada. Ahora bien trata de realizar esta tcnica con
otros valores en diferentes hojas.

Cuadro de Control
Una de las opciones ms interesantes que tiene el Excel es la de utilizar los cuadros de control. Los
cuadros de control se usan para crear verdaderos programas en Excel y pueden ser de mucha utilidad.
Comencemos...

Explicacin.
En Excel es normal ver tres barras de herramientas.

Estndar (abrir, guardar, imprimir, vista previa, etc)

Formato (decimales, porcentajes, tipo de letra, tamao, etc)

Dibujo (formas bsicas, autoformas, etc)

Es probable que Ud. Vea nada mas que dos (Estndar y Formato) pero de todas formas lo que
necesitamos para desarrollar este curso es la barra de herramientas de cuadro de controles.
Para ver la mencionada barra debemos ir a:
Ver / Barra de Herramientas / Cuadro de Controles
Nota: Es necesario haber echo una instalacin bastante completa para poder ocupar esta barra y todas
sus funciones, as que si por algn motivo hay cosas que no le funcionen instale los componentes
necesarios.

Esta es la Barra de Herramientas de Cuadros de Controles.

Como podr ver est dividida en Tres secciones


La primera consta de:

Modo diseo

Propiedades

Ver cdigo

La segunda tiene todos los botones y herramientas que se pueden usar.


La tercera se utiliza para agregar o quitar botones con lo que expande mas las posibilidades de esta
barra.

Sigamos con un control numrico.


Para ver el funcionamiento de algunos de los botones de la barra empezaremos con un ejemplo.
Elija Control de Nmero
Dibuje en la planilla el cuadro donde estar situado el control. Por Ej.:

Seleccione propiedades
Aqu podemos cambiar entre otras cosas.
Max: El numero mximo que recorrer este cuadro
Min: El numero mnimo
LinkedCell: Celda donde se va a mostrar el numero relacionado con el cuadro de control: Por Ej.: A4
Cierre las propiedades
El ltimo paso y el mas importante es salir del modo diseo picando en Modo Diseo.
Ahora ya puede probar el funcionamiento de este botn.
Si presiona en la flecha hacia la derecha el numero en la celda A4 ir aumentando y si presiona en la de
la izquierda ir decreciendo.
Si usted ha realizado todos esto pasos ver que no es para nada difcil hacer un Control de Nmero y
si usa a menudo el Excel ya se estar imaginando para que lo pueda utilizar.

Repaso

Hagamos un pequeo repaso de lo que hemos hecho en tema anterior y los puntos mas
importantes.

Una de las partes mas fundamentales es Modo Diseo

. Mientras se est en este modo, Ud.

Puede cambiar cualquier cosa del Control, por ejemplo tamao, ubicacin, etc. Y para poder probar su
funcionamiento debe salir de Modo Diseo
Otra parte fundamental es Propiedades

, aqu podr cambiar cosas fundamentales para que el

control se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, Max, Min, LinkedCell, Delay (velocidad con que
cambian los nmeros), Shadow (le agrega sombra al control), etc.
Las propiedades varan segn el control pero por los general tienen varias cosas similares entre
ellos. Como puede ver cada control tiene muchas propiedades y es cuestin de probarlas una a una
para ver como afectan en funcionamiento de cada control. De todas maneras en este curso se har
referencia a las mas importantes.

Otro ejemplo prctico (mas complicado)


Otro de los botones mas tiles que tiene la Barra de herramientas de Cuadro de Controles es el
Cuadro Combinado
Prcticamente no existen diferencias entre Cuadro Combinado y Cuadro de Lista as que lo que dice
a continuacin se aplica a cualquiera de las dos opciones.
Primera Parte:
Escriba en la hoja3 los siguientes datos uno debajo del otro.
Televisor
Heladera
Licuadora
Monitor
Teclado
Nombre a este rango de datos como datos (sin comillas) (Para nombrar un rango de datos marque los
datos y escriba el nombre en el Cuadro de nombres)
Segunda parte:
Dibuje un Cuadro combinado por ejemplo:

Seleccione propiedades
Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: datos (sin comillas)
En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrar el dato elegido)
Salga del Modo Diseo y pruebe este ejemplo:
Podr comprobar que en el Cuadro combinado se encuentran los datos ingresados en la hoja3 y que
cuando elige uno, ste se muestra en la cela A1.

Recuerde que esto se aplica tanto a Cuadro combinado (arriba) o a Cuadro de lista (abajo)

El ltimo ejemplo (Este es medio difcil)


Esta vez haremos un botn que cuando se presione pase a otra hoja del Excel. Por ejemplo se puede
hacer un men con varios botones que al presionarlos pasen a las distintas opciones.
Comencemos...
En la hoja1 cree dos botones de comando. Por Ej:

Seleccione el primero botn y muestre las propiedades


Cambie la Propiedad Caption por : Ventas
Seleccione el segundo botn y muestre las propiedades
Cambie la Propiedad Caption por : Compras
Si realiz bien estos pasos Ud. Debera ver lo siguiente:

Seleccione el primer botn y haga clic en ver cdigo


En esta parte se abrir el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente:
Hoja2.activate
Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic, hgalo del cuadro de
cerrar X que est mas arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de editar cdigo, no se
preocupe que no est cerrando Excel.)
Seleccione el segundo botn y haga clic en ver cdigo
Escriba: Hoja3.activate

Si ha seguido los pasos deber ver algo parecido a esto:

Cierre el editor de Visual Basic.


Salga del Modo diseo y ya puede probar el funcionamiento de los botones.
Note que cuando haga clic en Ventas pasar a la hoja2 y cuando haga clic en el botn Compras
pasar a la hoja3. Podra hacer un botn en la hoja2 y uno en la hoja3 que vuelvan al men... Pero eso
es tarea para Ud.

NDICE
Introduccin.............................................................................................................. i
Objetivos............................................................................................................................................ 1
Unidad 1. Elementos de Excel.......................................................................................................... 2
Requisitos De Instalacin............................................................................................................... 2
Arrancar Excel 2000....................................................................................................................... 3
Cerrar Excel 2000.................................................................................................................. 3

La pantalla inicial............................................................................................................................ 3
Barras............................................................................................................................................ 4
Ayuda............................................................................................................................................. 7
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel.......................................................................................8
Conceptos de Excel....................................................................................................................... 8
Movimiento rpido en la hoja......................................................................................................... 8
Cambiar a otra hoja en un libro................................................................................................ 10
Seleccionar hojas de un libro................................................................................................... 10
Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas.....................................................................10
Administrar Hojas De Calculo...................................................................................................... 10
Insertar una hoja de clculo..................................................................................................... 10
Insertar celdas vacas.............................................................................................................. 11
Insertar filas............................................................................................................................. 11
Insertar columnas..................................................................................................................... 11
Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes...................................................11
Mover o copiar hojas en diferentes libros................................................................................12
Mover o copiar hojas de un libro.............................................................................................. 12
Eliminar hojas de un libro......................................................................................................... 13
Cambiar de nombre a una hoja............................................................................................... 13
Deshacer errores..................................................................................................................... 13
Separar texto en celdas........................................................................................................... 13
Insertar, Copiar, Mover Celdas y Datos...................................................................................13
Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra..........................................................14
Introducir datos............................................................................................................................ 15
Introducir datos en celdas de la Hoja de Clculo.....................................................................16
Introducir nmeros, texto, una fecha o una hora.....................................................................16
Introducir fechas y horas.......................................................................................................... 16
Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel.................................................................17
Autorrellenar........................................................................................................................ 18
Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez.............................................................18
Introducir o modificar los mismos datos en mltiples hojas de clculo....................................18
Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna......................................................19
Modificar datos............................................................................................................................. 19
Tipos de datos.............................................................................................................................. 20
Unidad 3. Operaciones con archivos................................................................................................ 21
Guardar un libro de trabajo.......................................................................................................... 21
Cerrar un libro de trabajo............................................................................................................. 23
Empezar un nuevo libro de trabajo.............................................................................................. 25
Unidad 4. Frmulas y Funciones..................................................................................................... 27
Frmula........................................................................................................................................ 27
Referencias de celda............................................................................................................... 27
Operadores de clculo de las frmulas....................................................................................27
Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas..................................29
Copiar una frmula.................................................................................................................. 29
Funcin........................................................................................................................................ 30
Insertar funcin........................................................................................................................ 31
Unidad 5. Seleccin de celdas......................................................................................................... 35
Seleccin de celdas..................................................................................................................... 35
Ampliar o reducir una seleccin................................................................................................... 36
Unidad 6. Formato de celdas........................................................................................................... 37
Fuente.......................................................................................................................................... 37
Alineacin.................................................................................................................................... 40
Bordes.......................................................................................................................................... 43
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros..............................................45
Aumentar decimales............................................................................................................ 45
Cdigos bsicos de formato de nmero..................................................................................46
Comando Autoformato................................................................................................................. 47
Borrado de celdas............................................................................................................................ 48

Borrar celdas........................................................................................................................... 48
Unidad 7. Trabajar Con Grficos...................................................................................................... 50
Crear un grfico........................................................................................................................... 50
Crear un grfico predeterminado en un solo paso...................................................................51
Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico.....................................................51
Cambiar rtulos de los ejes de categoras...............................................................................52
Modificar los ttulos de ejes y grficos.....................................................................................52
Restablecer los vnculos entre rtulos de datos y celdas........................................................52
Seleccionar un tipo de grfico diferente...................................................................................53
Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico.............................................................53
Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando
el mouse.........53
Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos....................................53
Variar colores en la misma serie de datos...............................................................................54
Agregar una imagen al elemento de un grfico.......................................................................54
Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos.........................................54
Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico..................................55
Cambiar los formatos de nmero en grficos..........................................................................55
Cambiar la escala del eje de valores.......................................................................................55
Unidad 8. Impresin......................................................................................................................... 55
Establecer Opciones De Impresin.............................................................................................. 55
Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina........................................................56
Imprimir rtulos de fila y columna en cada pgina...................................................................56
Imprimir las lneas de divisin de las celdas............................................................................56
Imprimir un rea especfica de una hoja de clculo.................................................................56
Quitar rea de impresin......................................................................................................... 57
Insertar un salto de pgina horizontal......................................................................................57
Insertar un salto de pgina vertical.......................................................................................... 57
Mover un salto de pgina......................................................................................................... 57
Quitar saltos de pgina............................................................................................................ 57
Establecer los mrgenes de pgina......................................................................................... 57
Cambiar Los Encabezados Y Los Pies De Pgina......................................................................58
Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina........................................................58
Crear encabezados y pies de pgina personalizados.............................................................58
Cambiar el nmero de pgina de la primera pgina................................................................59
Unidad 9. Excel, un poco mas avanzado.........................................................................................59
Ejemplo 1: Capturando valores de hojas diferentes.....................................................................59
Cuadro de Control........................................................................................................................ 60
Explicacin............................................................................................................................... 60
Sigamos con un control numrico............................................................................................ 61
Repaso................................................................................................................................ 62
Otro ejemplo prctico (mas complicado)..................................................................................63
El ltimo ejemplo (Este es medio difcil)..................................................................................65
Finalizando.......................................................................................................................... 67
Conclusiones.................................................................................................................................... 68
Recomendaciones............................................................................................................................ 69
Bibliografa....................................................................................................................................... 70