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Repblica bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la defensa


Universidad nacional experimental
de las fuerzas armada nacional

Profe:

Alumna:

Jenneyka Daz

Rusmary Izquierdo
CI. 20.484.621

Santa Teresa del Tuy 28-04-2016

NDICE
Pp.
INTRODUCCIN 03
MANUALES DE SISTEMA... 04
PROCEDIMIENTO. 04
REVISIN DE LOS MANUALES 06

CONCLUSIN.... 10
BIBLIOGRAFA... 11

INTRODUCCIN

El presente estudio trata de los manuales de sistema, los cuales


contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El
manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen

precisando

contener informacin y

su responsabilidad y
ejemplos

participacin,

de formularios,

Suelen

autorizaciones

o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier


otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin
bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est
realizando o no adecuadamente.

MANUALES DE SISTEMA
Los manuales sistema, son documentos en los que alguien nos dice
cules son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un
servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro quin es el
responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa, se
articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas. Este nos ayuda a que
siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera,
independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de
compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no
saben cmo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se
les encomienda una nueva responsabilidad.
As mismo, son documentos que deben compartirse y difundirse en la
empresa, para que los conozcan todos los miembros del equipo y as puedan
trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tarea les toca
y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para que a
todos les quede claro hacia donde van.

PROCEDIMIENTO
1. Todo manual debe contener la informacin bsica de cualquier
documento, como es una portada con identificacin y nombre del

procedimiento

describir,

as

como

logotipo

de

la

empresa. Adicionalmente un ndice y una introduccin al mismo.


2. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del
procedimiento que se detallar, pues como hemos indicado, es una
descripcin de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarn
a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y
plasmada en el objetivo.
3. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y
el alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qu
personas y/o departamentos de la empresa se involucrarn y quines
son los responsables de cada accin a realizarse.
4. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los
responsables que participarn en las actividades a describir, habr
entonces que describir las actividades o como se dice correctamente,
explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se
debe realizar y quin es el responsable de cada tarea y accin.
5. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de
las acciones

a travs de una serie de formatos, documentos,

mensajes, comunicados, etctera. Esto es, para cada una de las


acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo
electrnico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que
las acciones se hayan llevado a cabo, as que el manual debe contener
los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarn.
6. Ya con toda esta informacin se deben incluir en el manual diagramas
de flujo, que permitan saber cul es la secuencia de la informacin o
de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

Hasta aqu podemos decir que stos son los elementos bsicos de
todo

manual

de

procedimientos,

que

es el

objetivo,

asignar

responsabilidades, describir el proceso, utilizar formatos y finalmente un


diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.
Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el da que
se concluye su redaccin, ms bien ah es apenas cuando comienza la tarea
de un manual de procedimientos, ya que si suobjetivo es estandarizar los
procesos de la empresa, eso quiere decir que todos en la organizacin
debern apegarse al procedimiento planteado en el propio manual.
De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es tambin ser
una gua para que al final de algn periodo o como parte de una auditora de
calidad, la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan
como se indicaron en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el
manual sea efectivamente lo que en la prctica se lleva a cabo.
De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver,
es una importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre
bajo los mismos criterios adems de asegurar que las personas no se lleven
el conocimiento generado y que es propiedad de la empresa.

REVISIN DE LOS MANUALES


A - Anlisis del manual de calidad despus del primer ao de su aplicacin
La Unidad de Garanta de Calidad del Ttulo, despus del primer ao
de aplicacin del presente Manual, analizarn las debilidades y fortalezas del

Manual de Calidad con arreglo a los objetivos que se pretenden alcanzar a


travs de l.

B - Deteccin de debilidades y propuesta de mejora


En este sentido, propondrn al Equipo de Direccin del Centro la
introduccin de los cambios que estimen necesarios. El Equipo de Direccin,
en su caso, presentar a la Junta de Escuela/Facultad una propuesta de
modificacin del Manual de Calidad para su aprobacin.
C - Propuesta de los cambios a la comisin del plan de estudios y autoridades
acadmicas pertinentes
Con posterioridad, la Unidad de Garanta de Calidad del Ttulo, en un
sistema de revisin continua, propondrn, al equipo de direccin las
modificaciones que en cada caso estimen necesarias. En cualquier caso, la
aprobacin

de

estas

modificaciones

corresponder

la

Junta

de

Escuela/Facultad, salvo que se trate de cuestiones menores o de detalle (por


ej., redaccin o frmulas de estilo utilizadas en las encuestas,), cuya
aprobacin corresponder al Decano/a Director/a.
Por otra parte, La revisin manual de los manuales, permite validar los
problemas encontrados. Aunque la validacin debe limitarse a los problemas
de tipo manual, la herramienta permite, tambin, modificar la validez de los
problemas de tipo automtico. Una vez realizado el anlisis la persona
evaluadora debe revisar los problemas manuales detectados por la
herramienta e indicar si cumplen o no el punto de verificacin.

El estado de validez, de un problema, pertenece a una de las


siguientes categoras:

Pasa,

Falla,

Sin revisar,

Desconocido,

No es aplicable.

El estado de validez se puede modificar a nivel de punto de


verificacin, comprobacin y problema. Si se modifica el estado de validez
de una comprobacin, se modificar el estado de todos sus problemas. Si
se modifica a nivel de punto de verificacin, se modificarn sus
comprobaciones y por tanto los problemas pertenecientes a sus
comprobaciones.
Para modificar el estado de validez, una vez seleccionado el elemento
a validar, se debe acudir dentro del men Revisin, al submen Validez o
directamente sobre el submen Validez existente en el men contextual
asociado.
La modificacin influye en el resultado, del siguiente modo:

Los valores pasa y no es aplicable validan el problema, es decir, ste


es descontado del nmero total de problemas,

el resto de los valores contabilizan como problema.

Adems, TAW, permite insertar un comentario que detalle el motivo de


la modificacin del estado, para ello se utiliza la opcin de Anotar resultado,
que se encuentra en el submen Validez o en la opcin Tabla de verificacin.
El comentario se aade, siempre, a nivel de punto de verificacin,
independientemente del lugar desde el que se acceda (comprobacin o
problema).
La ventana de anotacin muestra el punto de verificacin que se va a
anotar. Se dispone de un componente de seleccin para modificar el estado
de validez y un botn para acceder a la comprobacin visual. Justo debajo se
incluye un cuadro de texto que permite escribir la anotacin. Se guardan los
cambios pulsando sobre el botn Aceptar o se descartan pulsando sobre el
botn Cancelar.

CONCLUSIN

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual de sistema es


mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento
interno con lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera,
se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera
estructurada y que cumplen con los pasos del manual de sistema.

BIBLIOGRAFA

Gmez ceja, Guillermo (1994), planeacin y organizacin de empresas,


(octava

edicin),

ciudad: Naucalpan

de

Jurez

(edo.)

Mxico,

editorial: mcgraw hill

organizacin de empresas, anlisis diseo y estructura Franklin


Fincowsky Enrique Benjamn Mxico, fca - unam

"manuales administrativos: gua para su elaboracin" Franklin


Fincowsky enrique Benjamn mxico, fca - unam

sistemas administrativos Gmez ceja, Mxico, mc graw hill 1997