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INSTRUCTIVO PARA LA CONCILIACIN DE INFORMES DE AUDITORA

I.

DISPOSICIONES GENERALES
CONTENIDO

Destinatarios

rganos de Control Institucional (OCI)


1.

Conciliar la informacin registrada en el Sistema de Auditora Gubernamental (SAGU) respecto a las observaciones y
recomendaciones contenidas en los informes de auditora aprobados en el perodo 2009-2014.

Objetivos
2.

Determinar cuantitativamente si el nmero de observaciones y recomendaciones registradas en el SAGU guardan


correspondencia con el nmero de observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditora fsicos.
La informacin que el OCI registra en el reporte de la plataforma del SAGU WEB tiene carcter de declaracin jurada.
Carcter de la informacin

Medio de registro y envo de la


informacin

El registro de la informacin en aplicacin del presente instructivo no afecta ni interfiere con el proceso de verificacin y seguimiento
de implementacin de las recomendaciones que cada OCI efecta en el marco de la Directiva N 014-2000-CG/B150 - Verificacin
y seguimiento de implementacin de recomendaciones derivadas de informes de acciones de control aprobada con Resolucin de
Contralora N 279-2000-CG.
El registro y envo de informacin de las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes resultantes de las acciones
de control se realiza exclusivamente a travs de la plataforma del SAGU WEB, a la cual el Jefe de OCI accede con su usuario y clave
personal.
Para facilitar el manejo y registro de la informacin que se solicita, el reporte puede ser descargado en formato excel de la plataforma
del SAGU WEB; sin embargo debe tener en cuenta que los datos solicitados deben ser registrados en la plataforma virtual en los
campos que correspondan para su envo va web.

Plazo de registro y envo de la


informacin

El plazo para el registro y envo de la informacin inicia a partir de la fecha de comunicacin del presente instructivo y culmina el
14 de agosto de 2015 a las 24.00 hrs.

Fecha de emisin

20 de julio de 2015.

Vigencia

El instructivo estar vigente a partir de la fecha de su emisin.

II.

DISPOSICIONES ESPECFICAS

1.1 INSTRUCCCIONES PARA EL REGISTRO DE DATOS EN EL CAMPO INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA


Para iniciar el registro de datos que corresponde al campo INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA, usted debe ubicarse en la parte superior de la plataforma del
SAGU web y ubicar la pestaa de SEGUIMIENTO, en la cual automticamente se desplegar tres opciones, debe elegir la que se encuentra ubicada al final que seala
INVENTARIO DE INFORMES DE ACCIONES DE CONTROL y dar clic en INFORMES REGISTRADOS EN EL SISTEMA.
A continuacin se muestra el reporte con el detalle de los informes resultantes de las acciones de control que fueron aprobados en el perodo 2009-2014, sobre el cual usted
registrar la informacin que corresponda, de acuerdo a las instrucciones que a continuacin se detallan:

Campo del reporte

Informacin del SAGU como fuente del


contenido del campo del reporte

Instruccin

Ao

Corresponde al ao de aprobacin del informe

Se encuentra ubicado debajo del rubro Datos Generales.


En este campo usted selecciona el ao con el que iniciar el registro de datos. A

rgano Auditor

Es el rgano auditor que ha tenido a su cargo la


ejecucin de la auditora.

Nmero de Informe

Es el nmero del informe registrado en el SAGU, el


cual debe guardar correspondencia con el informe
fsico.

Tipo de Informe

Es el tipo de informe registrado en el SAGU y puede


corresponder a un Informe Administrativo (Largo),
Informe Especial, Dictamen Financiero y Dictamen
Presupuestal, Informe de Gestin o Reporte de
Deficiencias Significativas.

Situacin Informe

Es la situacin registrada que a la fecha presenta el


informe.

Este campo no es editable.


En caso que el tipo de informe registrado en el SAGU no guarde correspondencia
con el informe fsico que usted custodia, debe registrar sus aclaraciones o
precisiones en el campo Comentario.

Este campo no es editable.


En caso que la situacin del informe registrado en el SAGU no guarde
correspondencia con la situacin actual del informe fsico que usted custodia, debe
registrar sus aclaraciones o precisiones en el campo Comentario.
Si usted posee el informe fsico debe seleccionar la opcin SI y continuar con el
proceso de registro de datos en el reporte.
Si usted no posee el informe fsico debe seleccionar la opcin NO con lo que
concluye el registro de datos solo respecto a dicho informe.

Dispone del Informe Fsico

__

continuacin aparecer automticamente la lista de informes aprobados en el ao


seleccionado.
Este campo no es editable.
Cualquier aclaracin o precisin debe ser registrada en el campo Comentario.
Este campo no es editable.
En caso que el nmero del informe registrado en el SAGU no guarde
correspondencia con el nmero del informe fsico que usted custodia, debe registrar
sus aclaraciones o precisiones en el campo Comentario.

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Campo del reporte

Informacin del SAGU como fuente del


contenido del campo del reporte

Instruccin

Comentario

__

Observaciones

Recomendaciones

Se muestra el nmero de observaciones segn su


estado y nmero total registrado en el SAGU.

Si usted desea registrar aclaraciones o precisiones del informe respecto del cual est
registrando datos, debe dar clic en la imagen del documento, se abrir un campo en
el que puede registrar sus comentarios con un mximo de 300 caracteres.
Una vez culminado el registro de sus comentarios, debe dar clic en la opcin
GUARDAR.
Si no desea guardar sus comentarios debe dar clic en la opcin SALIR.
Los campos que corresponden al estado: PE, EP, SU y Total, de las observaciones
no son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente el estado de
las observaciones a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activar
automticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del Informe
Fsico la opcin SI.

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero total de
observaciones corresponde al nmero de observaciones registras en el SAGU.

Si el nmero de observaciones registradas en el SAGU coincide con el nmero de


observaciones del informe fsico, usted NO DEBE registrar ningn dato en el campo
Total Inf. Fsico.

Si el nmero de observaciones registradas en el SAGU no coincide con el nmero


de observaciones del informe fsico, usted DEBE registrar en el campo Total Inf.
Fsico el nmero total de observaciones que ha identificado en el informe fsico.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, RE, NA y Total, de las
recomendaciones no son editables y solo tienen el propsito de mostrar
cuantitativamente el estado de las recomendaciones a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activar
automticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del Informe
Fsico la opcin SI.

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero total de
recomendaciones corresponde al nmero de recomendaciones registras en el
SAGU.

Se muestra el nmero de recomendaciones segn


su estado y nmero total registrado en el SAGU.

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Campo del reporte

Procesos Administrativos

Procesos Civiles

Informacin del SAGU como fuente del


contenido del campo del reporte

Se muestra el nmero de procesos administrativos


segn su estado y nmero total registrado en el
SAGU.

Se muestra el nmero de procesos civiles segn su


estado y nmero total registrado en el SAGU.

Instruccin

Si el nmero de recomendaciones registradas en el SAGU coincide con el nmero


de recomendaciones del informe fsico, usted NO DEBE registrar ningn dato en el
campo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de recomendaciones registradas en el SAGU no coincide con el


nmero de recomendaciones del informe fsico, usted DEBE registrar en el campo
Total Inf. Fsico el nmero total de recomendaciones que ha identificado en el
informe fsico.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, CO, PR, NA y Total de los
procesos administrativos no son editables y solo tienen el propsito de mostrar el
estado de los mismos a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activar
automticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del Informe
Fsico la opcin SI.

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesos
administrativos que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmero
registrado en el SAGU.

Si el nmero de procesos administrativos registrados en el SAGU coincide con el


nmero de procesos administrativos que se dispuso iniciar segn el informe fsico,
usted NO DEBE registrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de procesos administrativos registrados en el SAGU no coincide con


el nmero de procesos administrativos que se dispuso iniciar segn el informe fsico,
usted DEBE registrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesos
administrativos que se dispuso iniciar.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, AR y Total de los procesos
civiles no son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente el
estado de los mismos a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activar
automticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del Informe
Fsico la opcin SI.

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Campo del reporte

Procesos Penales

Guardar

Informacin del SAGU como fuente del


contenido del campo del reporte

Se muestra el nmero de procesos penales segn su


estado y nmero total registrado en el SAGU.

__

Instruccin

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesos
civiles que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmero
registrado en el SAGU.

Si el nmero de procesos civiles registrados en el SAGU coincide con el nmero de


procesos civiles que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted NO DEBE
registrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de procesos civiles registrados en el SAGU no coincide con el nmero


de procesos civiles que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted DEBE
registrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesos civiles que se
dispuso iniciar.

Los campos que corresponden al estado: PE, EP, IM, AR y Total de los procesos
penales no son editables y solo tienen el propsito de mostrar cuantitativamente el
estado de los mismos a la fecha del reporte.

Usted debe trabajar con el campo Total Inf. fsico, el cual se activar
automticamente cuando haya seleccionado en el campo Dispone del Informe
Fsico la opcin SI.

Usted debe revisar el informe fsico que custodia y verificar si el nmero de procesos
penales que se dispuso iniciar contra los involucrados corresponde al nmero
registrado en el SAGU.

Si el nmero de procesos penales registrados en el SAGU coincide con el nmero


de procesos penales que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted NO DEBE
registrar ningn dato en el campo Total Inf. Fsico.

Si el nmero de procesos penales registrados en el SAGU no coincide con el


nmero de procesos penales que se dispuso iniciar segn el informe fsico, usted
DEBE registrar en el campo Total Inf. Fsico el nmero total de procesos penales
que se dispuso iniciar.
Esta opcin le permite guardar la informacin que registra progresivamente,
pudiendo reanudar el registro en otra hora o fecha posterior.
Una vez que haya concluido con el registro de toda la informacin que corresponde
al ao seleccionado, usted debe dar clic en esta pestaa. Automticamente
aparecer el siguiente mensaje:

Concluir

__

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Campo del reporte

Informacin del SAGU como fuente del


contenido del campo del reporte

Instruccin

Ud. ha culminado el registro de la informacin que corresponde al ao [ao que se


registra]. Esta informacin tiene carcter de declaracin jurada, y puede ser
descargada de la plataforma del SAGU Web que administra la CGR. Est seguro de
concluir el proceso de registro? Una vez aceptado el registro no puede ser
modificado.
Si usted est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Aceptar, con lo cual
concluye el registro de informacin respecto del ao seleccionado el cual no podr ser
modificado.
Si usted no est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Cancelar y
continuar con el registro o las modificaciones que considere necesarias.
1.2 INSTRUCCCIONES PARA EL REGISTRO DE DATOS EN EL CAMPO INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA
Para iniciar el registro de datos que corresponde al campo INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA, usted debe ubicarse en la parte superior de la plataforma
del SAGU web y ubicar la pestaa de SEGUIMIENTO, en la cual automticamente se desplegar tres opciones, debe elegir la que se encuentra ubicada al final que seala
INVENTARIO DE INFORMES DE ACCIONES DE CONTROL y dar clic en INFORMES NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA.
Solo cuando tenga en custodia informes aprobados en el perodo 2009-2014 que no se encuentran registrados en el SAGU, usted proceder al registro de datos, de acuerdo
a las instrucciones que a continuacin se detallan:
Campo del reporte
rgano Auditor
Nmero de Informe

Instruccin

Para activar los campos debe dar clic en la pestaa Edit.


Usted debe seleccionar el rgano auditor que ejecuto la auditora (CGR/OCI/SOA).
Usted debe registrar el nmero del informe fsico que tiene en custodia, para ello dispone de 20 caracteres.

Usted debe seleccionar el tipo de informe fsico que tiene en custodia (Informe Administrativo
(Largo)/Informe Especial/Dictamen Financiero/Dictamen Presupuestal/Informe de Gestin/Reporte
de Deficiencias Significativas).
Si usted desea registrar aclaraciones o precisiones del informe que registra, debe dar clic en la imagen del
documento, se abrir un campo en el que puede registrar sus comentarios con un mximo de 300 caracteres.
Una vez culminado el registro de sus comentarios, debe dar clic en la opcin GUARDAR.
Si no desea guardar sus comentarios debe dar clic en la opcin SALIR.

Tipo de Informe

Comentario

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Observaciones/Recomendaciones/Procedimientos
Administrativos/Procesos Civiles/Procesos
Penales

Usted debe registrar solo el nmero total de las Observaciones/Recomendaciones/Procedimientos


Administrativos/Procesos Civiles/Procesos Penales que ha verificado de acuerdo al informe fsico que
custodia.

Grabar

Esta opcin le permite grabar la informacin registrada por cada informe.

Una vez que haya concluido con el registro de datos de los informes que custodia, usted debe dar clic en la
pestaa Concluir. Automticamente aparecer el siguiente mensaje:

Concluir

Ud. ha culminado el registro de la informacin. Esta informacin tiene carcter de declaracin jurada, y puede
ser descargada de la plataforma del SAGU Web que administra la CGR. Est seguro de concluir el proceso
de registro? Una vez aceptado el registro no puede ser modificado.
Si usted est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Aceptar, con lo cual concluye el registro de
informacin respecto del ao seleccionado el cual no podr ser modificado.
Si usted no est seguro de concluir el proceso debe dar clic en la pestaa Cancelar y continuar con el registro o las
modificaciones que considere necesarias.

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