VIDEOCONFERENCIA PROTOCOLO 1.

Diligenciar formato de la Oficina de Comunicaciones para organización de videoconferencias Este formato se solicita en la dirección http//190.69.1.14/ y tiene básicamente cuatro niveles de preguntas: 1. Información general, donde se solicita información respecto a: · Tipo de asunto. · Conferencista. · Descripción general. · Documentos e imágenes que se presentarán. 2. La información respecto a horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias. 3. Indicar si la conferencia será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia. 4. Escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos. Primera Parte – Acondicionamiento Técnico 1. Espacio Físico El número de participantes, así como los equipos, tienen un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse. Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, basta con una sala de juntas. Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales. 2. Iluminación Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras. Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, procurando no utilizar bombillos incandescentes 3. Acústica La sala de reunión debe ofrecer una acústica de buena calidad. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando cortinas, persianas, tapete, un cielo raso que esconda los bombillos para producir una luz indirecta y evitar los ruidos externos. 4. Selección de Redes y Equipos · Un codec de videoconferencia con soporte H.323, SIP o H.320 (usuarios de líneas

ISDN). · Un sistema de visualización, Televisor, video beam, Pantalla LCD, entre otros. · Un sistema de audio, el cual puede ser el audio de un TV · Un PC. · Canales de comunicaciones: acceso a Internet, Red IP, líneas ISDN. Segunda Parte - Presentación Personal 5. Selección del vestuario Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar. Igual las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos. Se deben evitar las telas que producen ruido Igual se deben evitar los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con Llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar. Maquillaje, joyas y gafas Evitar las sombras y labiales demasiado oscuras. Evitar un rubor que oscurezca las mejillas. Joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. Los aretes, cuando son más grandes que los ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. Evite gafas oscuras, El Cabello Las damas evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación. La postura Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.

También es posible programar videoconferencias a través del Messenger, Los siguientes son los pasos realizados para la invitación al evento (Video Conferencia): Se crea el evento:

Se agrega la información que solicita el Formulario:

Se notifica de la conferencia vía e-mail:

VIDEOCONFERENCIA EN EL SENA