Taller numero 1

1. Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental, importancia. 2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de información institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad, diagnostico, concepto instructivo. 3. Consulte sobre la infraestructura física del archivo, características de la documentación, muestreo, tamaño de la muestra. 4. Documéntese sobre el estado físico y el nivel de la organización documental, estados de los depósitos, muebles de archivo, sistemas de almacenamiento, tipos de soportes. 5. Indague sobre valoración, formato de tablas de valoración documental, instructivo para diligenciar tablas de valoración documental

1. Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental, importancia.

RTA: DEFINICIÓN: Producto de análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

OBJETO: El objetivo de la Tabla de Valoración documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.

ALCANCE: Es proporcionar, el instrumento dentro del programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de información institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad, diagnostico, concepto instructivo. RTA: DEFINICIÓN: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.

PROCESOS DE VALORACIÓN: De acuerdo con su ciclo vital, el fondo acumulado, se forman con los documentos del Archivo Central o Históricos, que adquieran un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Se analizan desde una triple perspectiva trascendencia como testimonio de la entidad, la trascendencia de la actuación de la administración y la trascendencia de la sociedad en su conjunto. Se define valoración del documento como “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo”.

PRIMARIOS: INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA Y AL INICIADOR

ASPECTOS

- ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL CONTABLE TÉCNICO

EXITE EN

- SU TRÁMITE SU VIGENCIA SU PLAZO PRECAUCIONAL

SECUNDARIOS: INTERESAN A LA INVESTIGACIÓN Y A LA HISTORIA

CLASIFICACIÓN

PREDECIBLES EVIDENCIALES NO PREDECIBLES

SE JUZGAN PARA

DESTRUCCIÓN CONSERVACIÓN PERMANENTE

TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS: Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido producida y conservados, las entidades deberán adelantar el análisis de sus fondos acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Básicamente significa que los archivos de quien creo los documentos no deben ser mezclados con los creados por otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Debe ser entendido como el principio que hace referencia a la secuencia lógica, en la que se producen los documentos, en la ejecución de los trámites para resolución de los diferentes asuntos.

DOCUMENTO -Orden de pago - Autorización de pago - Contrato - Recibos y/o facturas - Póliza - Informe - Acta de entrega

ORDEN 05-Enero-2002 18-Febrero-2002 25-Febrero-2002 10-Marzo-2002 15-Marzo-2002 10-Mayo-2002 30-Junio-2002

LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: El fondo de una entidad lo constituye tanto la documentación producida por la misma como la que recibe. Una entidad genera información en tres direcciones: para ella misma, hacia otras instituciones, desde otras instituciones.

DENOMINACIÓN DEL FONDO: El fondo se denomina con el nombre completo de la entidad productora (Institución o Persona).

TIPO DE FONDO

DENOMINACIÓN - Gobernación Cundinamarca del Departamento de

- Fondos generados por instituciones - Fondos generados por personas

- Mariano Ospina Rodríguez

-Entidades productoras cuyo nombre a variado a través del tiempo

- Alcaldía Municipal de Medellín / Alcaldía Ordinaria del Distrito de Medellín

BASE LEGAL Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”.

Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos”.

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental”.

METODOLOGÍA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en los siguientes pasos, que en ocasiones se trabajan simultáneamente, en otras consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e Investigación. El caso de Bogotá:

• Inventario preliminar de unidades de conservación • Clasificación y ordenación: reubicación de las unidades de conservación por principio de procedencia y orden original (actualización inventarios) • Cuadros de Clasificación • Valoración documental: propuesta TVD • Identificación de documentos afectados por biodeterioro

• Evaluación de condiciones medio ambientales y depósitos de documentos MARCO TEORICO

3. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO, CARACTERISTICAS DE LA
DOCUMENTACIÒN, MUESTREO TAMAÑO DE LA MUESTRA RTA: MUESTREO Procedimiento mediante el cual se determina el tamaño de muestra necesario para que el error maestral sea lo mas pequeño posible. CONCEPTOS. POBLACIÓN. Es el conjunto de todos los elementos que se pueden observar. MUESTRA. Es una selección representativa de elementos de la población. “Una muestra pude ser población, y una población puede ser una muestra”. ERROR MUESTRAL. Es la diferencia entre un estadístico y su parámetro correspondiente. Nos da una noción clara de hasta dónde y con qué probabilidad una estimación basada en una muestra se aleja del valor que se hubiera obtenido observando toda la población. Un estadístico será más preciso en cuanto y tanto su error es más pequeño. Nivel de Confianza. Probabilidad de que la estimación efectuada se ajuste a la realidad. TIPOS DE MUESTREO Probabilísticas Muestreo aleatorio simple (muestreo básico en estadística). Es aquel en que cada elemento de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra.

Muestreo estratificado Muestreo por racimos No probabilísticas El tamaño de la muestra: Al realizar un muestreo probabilística nos debemos preguntar ¿Cuál es el número mínimo de unidades de análisis (personas), organizaciones, capitulo de telenovelas, etc.), que se necesitan para conformar una muestra? Que me asegure un error estándar menor que 0.01 (fijado por el investigador), dado que la población es aproximadamente de tantos elementos. En el tamaño de una muestra de una población tenemos que tener presente además si es conocida o no la varianza poblacional. - Infraestructura física del archivo. - Estanterías. Las estanterías deberán ser metálicas y no colocarse nunca adosadas a la pared pues esa posición facilita la acumulación de humedad; irán en sentido paralelo a las vigas para evitar problemas derivados del peso. Se procurará que los pasillos coincidan con las ventanas para que la luz no incida directamente sobre los documentos. Por otra parte no deberán llenarse en exceso para que tengan una buena aireación. Para facilitar la circulación por el depósito la distancias entre las estanterías y pasillos laterales será de 70 cm. Es conveniente que estén provistas de una mesa auxiliar para realizar en ellas cualquier tipo de consultas. -Paredes, Suelos y Techos. · Paredes. Acabado con dos manos de pintura plástica de calidad normal aplicado sobre los paramentos previo saneamiento y preparación de los mismos. · Suelos. Terminado con baldosas de terrazo, recibido sobre capa de mortero 1: 6 de cemento y arena. Rodapié del mismo material, de 7 cm., de altura. En los casos en que fuera necesario y previamente a la colocación del terrazo, se deberán corregir totalmente las humedades que presente el suelo saneado y reparando las mismas con el tratamiento específico que requiere cada depósito. · Techos. Acabado con dos manos de pintura plática de calidad normal aplicada sobre el paramento previo saneamiento y preparación del mismo. Si las necesidades de aislamiento, enrasado en la altura del techo, uniformidad del mismo u otras características lo requiriesen, el acabado se realizará mediante la colocación de un falso techo de placas de escayola. - Puertas y ventanas. Puerta. La puerta de acceso deberá ser antifuego y estar homologada para una resistencia de 60 minutos según especifica la NBE-CIP-81 llevando los elementos de cierre y seguridad correspondientes.

Ventanas. La carpintería debe cumplir las siguientes condiciones: estanqueidad al aire y al agua, resistencia al viento, resistencia a los herrajes y calidad del material. Atendiendo a las peculiaridades de cada caso se estudiará la reparación o nueva colocación de las mismas de manera que cumplan satisfactoriamente los requisitos anteriormente citados. Si por la orientación del depósito, los rayos solares incidiesen directamente en el interior del mismo o bien para graduar la entrada de luz, se haría necesaria la colocación de persianas graduables o contraventanas, estas últimas recibidas por medio de pernios al montante del bastidor. Las ventanas llevarán en depósitos situados en planta baja, vidrios de seguridad verdes tipo PARSOL de 6/7 mm. De espesor garantizando la estanqueidad del aire y al agua en el encuentro del mismo con el bastidor. En estos últimos casos las ventanas de los depósitos deberán ir protegidas al exterior por medio de rejas recibidas al muro de cerramiento. . Instalación eléctrica. Los conductores irán entubados de manera que queden empotrados interiormente con la superficie del revestimiento de la pared o el techo. Si el depósito tuviera falsos techos no será necesaria la apertura de rozas, pues se usarán los anteriores para el paso de tubos. Los interruptores quedarán a la altura de 1,10 – 1,20 m. Del suelo. El nivel de iluminación recomendable será de 250 lux que se obtendrán por medio de luminarias Standard de tubos fluorescentes con pantalla de protección. Equipamiento. Además de los elementos de seguridad ya descritos al hablar de puertas y ventanas, todos los depósitos deberán contar con el siguiente equipamiento: Extintores. El extintor de incendios será de polvo seco polivalente o antibrasa (a base de sales de monofosfatos amónicos), Irán colocados sobre soportes fijados a parámetros verticales o pilares, de forma que la parte superior del extintor quede como máximo a 1,70 m. del suelo. Se situarán al exterior y en el interior del local en lugar de fácil visibilidad y próximo a la puerta de acceso. ASPECTOS ESTRUCTURALES: -Si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mts, cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. -Los pisos, los muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínima la abrasión. -Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. ASPECTOS ESTRUCTURALES: - Si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar

dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mts, cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. - Los pisos, los muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínima la abrasión. - Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL.

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la entidad que produjo los documentos. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la documentación en ejercicio de sus funciones. HOJA Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrará el total de hojas de las TVD. CÓDIGO Nº. Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la serie. ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en el inventario. RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación en la fase de archivo correspondiente. DISPOSICIÓN FINAL. Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente de disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis (X). CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenidos informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura. MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se

conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación. FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de Archivo de la Entidad. FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.