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MATRIZ DE COMUNICACIN POR PROCESOS

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GESTION DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

QUE COMUNICA

QUIEN LO COMUNICA

A QUIEN LO
COMUNICA

POR QUE MEDIO

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

* Registro de Asistencia a Capacitaciones

Misin, Visin Poltica, Objetivos de


Calidad.

*Comit Coordinador
*Comit Operativo

A toda la Entidad

Charlas, reuniones, concursos,


folletos, instructivos, pagina
Web

Trimestral

Requisitos de los Clientes

*Comit Coordinador
*Comit Operativo

A toda la Entidad

Verbal, charlas y conferencias

Cada vez que se establezcan nuevos


requisitos

Mapa de Procesos de la Alcalda

*Alcalde
*Representante de la
Direccin
*Comit Operativo

A toda la Entidad

Cartelera y verbal
Pgina Web

Despliegue de Objetivos

*Comit Coordinador
*Comit Operativo

A Dueos de
Procesos

Desempeo y resultados de la
Medicin del Sistema

*Representante de la
Direccin
*Dueos de cada Proceso

Al Comit
Coordinador

Metodologa y canales de
Comunicacin del Sistema

*Alcalde
*Representante de la
Direccin

Cambios en la Legislacin Vigente

* Alcalde

* Actas de Reuniones de divulgacin.


* Registro de asistencia
* Divulgacin de Procedimientos e
instructivos
* Actas de Reuniones

En la implementacin del MECI


Cada vez que haya un
cambio de versin

* Cartelera de cada rea de trabajo e


intructivos
* Pagina Web

Cada vez que exista un cambio en la


versin del despliegue de objetivos

* Lista de Distribucin

Reuniones del Comit


Coordinador

De acuerdo a la periodicidad de cada


indicador de Gestin.

* Actas del Comit Coordinador


* Matriz de Despliegue de Objetivos
(Indicadores de Gestin)

A toda la Entidad

* Cartelera y verbalmente
* Pgina Web

Cada vez que haya un cambio en los


canales de comunicacin de la Entidad

* Matriz de Comunicacin divulgada en


Cartelera
* Matriz de Comunicaciones divulgada en la
Pgina Web
* Actas de Comit

*Comit
Coordinador
*Comit Operativo

Reuniones, verbalmente
Notas internas,
capacitaciones.

Cada vez que se publique una nueva ley


* Actas de comit.
o normatividad o se presente un cambio
* Registro de Asistencia.
en la Legislacin aplicable a la Entidad

* Escrito
* Medios Electronicos

MATRIZ DE COMUNICACIN POR PROCESOS


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GESTIN JURDICA

GESTIN JURDICA

GESTIN DE LA PLANEACION

QUE COMUNICA

QUIEN LO COMUNICA

A QUIEN LO
COMUNICA

POR QUE MEDIO

Alcalde (Secretara de
Planeacion)

* Equipo de
Direccionamiento
* Equipo
Bsico

Divulgacin del Plan de Desarrollo

Secretara de Planeacin

* Audiencias Pblicas
* Pagina Web
*Clientes Internos y
* Reuniones
Externos
* Documento Plan de
Desarrollo

Modificaciones al Plan de Desarrollo

Alcalde

Concejo Municipal

Establecimiento del Plan Operativo


Anual de Inversiones

*Secretara de Planeacin

* Alcalde
*Secretario de
Hacienda

Otorgamiento o Negacin de
Licencias o permisos

Oficina Juridica

Notificacin de Auto de inicio de


Trmite

Oficina Juridica

Acto Admitivo que resuelve el


recurso.

Conformacin de Grupos para el


Establecimiento del Plan de
Desarrollo

Reuniones

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

*Acta de Reunin
Cada vez que se va a formular el Plan de
* Registro de Asistencia
Desarrollo
* notas internas

Cada vez que se formule el Plan de


Desarrollo

* Registro de Asistencia.
* Actas de Reunin
*Acto Administrativo que acoge el Plan de
Desarrollo

Reuniones de Concejo
Municipal

Cada vez que se requiera modificacion

* Acuerdos
*Actas de Reuniones

Reuniones Comit Tcnico

Anualmente cada vez que se modifique.

*Documento POAI
* Actas.

Escrito

Cada vez que un usuario solicite una


Licencia o un Permiso.

Resolucin que niega u otorga el permiso.

* Usuario Ministerio
Publico (Terceros
Escrito.
Intervinientes)

Cada vez que se expida una Licencia o


un Permiso.

Acta de Notificacin

Oficina Juridica

* Usuario Ministerio
Publico (Terceros
Escrito.
Intervinientes)

Cada vez que se resuelva el recurso

Acto Administrativo que resuleve el recurso

Cobro Coactivo

Oficina Juridica

* Usuarios
Secretara de
Hacienda

Escrito

Cada vez que no se realicen los pagos a


la Entidad

Acto Administrativo de Incio del Proceso.

Acciones Judiciales

Alcalde

Oficina Juridica

Escrito, verbal

Cada vez que se presenten procesos


judiciales en contra o favor de la
entidad.

* Demanda
*Contestacin de demandas
*Expediente.

* usuario

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MEJORAMIENTO
CONTINUO

COMUNICACIN PUBLICA

GESTION DE LA PARTICIPACION
SOCIAL

QUE COMUNICA

Audiencias Pblicas

QUIEN LO COMUNICA

Secretara de Gobierno

A QUIEN LO
COMUNICA

* Comunidad en
general

POR QUE MEDIO

*Diarios de circulacin
*
Comunicados de prensa
* Televisin

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

Cada vez que se realice una audiencia


Pblica dentro de la Entidad

* Diarios de publicacin

Escrito

Cada vez que se solicite realizar rueda


de Prensa

* Comunicado de Solicitud

Escrito o Verbal

Cada vez que se genere una Peticin,


Queja o Reclamo al Interior de la
Entidad

Formato de PQR

Cada vez que se realice una audiencia


Pblica dentro de la Entidad

* Diarios de publicacin

Escrito

Cada vez que se solicite realizar rueda


de Prensa

* Comunicado de Solicitud

Escrito o Verbal

Cada vez que se genere una Peticin,


Queja o Reclamo al Interior de la
Entidad

Formato de PQR

* Radio

Ruedas de Prensa

Secretara de Gobierno

Peticiones, Quejas o Reclamos

* Usuarios Internos y
externos de la Entidad

Audiencias Pblicas

Secretara de Gobierno,
Oficina de Planecain

Involucrados en
realizar o
participar en las
Ruedas de prensa.

* Ventanilla nica

* Comunidad en
general

*Diarios de circulacin
*
Comunicados de prensa
* Televisin
* Radio

Ruedas de Prensa

Secretara de Gobierno

Peticiones, Quejas o Reclamos

* Usuarios Internos y
externos de la Entidad

Acciones Correctivas, preventivas o


* Comit de Calidad
de mejora que se lleven a cabo en el
* Comit Operativo
Sistema de Gestin de Calidad.

Involucrados en
realizar o
participar en las
Ruedas de prensa.

* Ventanilla nica

A los involucrados
en las actividades
que esta accin
implique.

Auditorias Internas de Calidad


Preauditoria
Cada vez que se levante una accin
Auditoria de Certificacion correctiva, preventiva o de mejora

*Formato Plan de Accin, Plan de Mejora.

MATRIZ DE COMUNICACIN POR PROCESOS

MEJORAMIENTO
CONTINUO

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QUE COMUNICA

Procedimientos establecidos y
documentados para el Sistema de
Gestin de Calidad de la Alcalda

QUIEN LO COMUNICA

* Dueos de Procesos
* Representante de la
Direccin

A QUIEN LO
COMUNICA

POR QUE MEDIO

Por medio de reuniones,


A los involucrados copias de procedimientos
segn correspondan documentados instructivos,
sus funciones
manuales, Listado Maestro de
Documentos

CON QUE FRECUENCIA

REGISTRO

Cada vez que se establezca un


procedimiento, una persona nueva o que * Registro de Asistencia
haya un cambio de versin