Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

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Estrategias para el análisis de sistemas computarizados

Ana M. Cardona Cardona Universidad Metropolitana

Nota de la Autora Maestra de Educación Secundaria con Especialización en Matemáticas. Actualmente se desempeña como profesora de repasos de GED en EDUTEC escuela en la zona oeste de Puerto Rico. Cursa estudios graduados en Administración y Supervisión Educativa en la Universidad Metropolitana Recinto de Aguadilla. Es autora del artículo Estrategias para el Análisis de Sistemas Computarizados. Publicado en www.scribd.com.

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Abstract Las compañías, para desarrollarse, necesitan información y la necesitan rápida, veraz, oportuna y suficiente, de eso se encarga el Sistema de Información Computarizado.Cada día las empresas enfrentan nuevos desafíos: deben alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción de sus clientes, lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar mayor participación de mercado, etc. Enfrentar cada uno de estos retos implica cubrir necesidades de información mayores día a día y, aunque la estadística, la computación y la ingeniería están muy desarrolladas, casi nunca se posee toda la información que se necesita para tomar decisiones de marketing, esto es debido en gran parte a que la economía y las personas son altamente variables. Esta dinámica, ligada a la necesidad de obtener utilidades, obliga a las empresas a requerir más y mejor información y a diseñar sistemas que les permiten conseguirla y administrarla de la mejor manera.

Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Estrategias para el Análisis de Sistemas Computarizados Se entiende por Sistema al conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un fin. Un Sistema de Información o Sistema Computadorizado sería el conjunto de elementos que interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de una empresa, negocio o institución educativa (Romero, B. 2007). Estas son las fases para instaurar un Sistema Computadorizado en la Administración: Planificación, Análisis, Diseño e Implantación. Partiremos del Análisis para diseñar e implantar alguna de las actividades administrativas del sistema educativo.

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La fase del Análisis responde a las preguntas de quién va a usar el sistema, qué hará el sistema, y dónde y cuándo será utilizado. El analista debe recolectar información para conocer la situación de la institución, luego deberá modelar el sistema (crear un modelo) usando diagramas y otras herramientas. Durante esta fase se desarrolla una de las 3 estrategias de análisis (Automatización, Mejoramiento y Reingeniería), se crea un plan de trabajo y se recopila información del sistema vigente y de lo que se espera del sistema futuro. Estrategias para el análisis El análisis de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados. El análisis es el proceso de clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y emplear la información específica sobre lo que el sistema debe hacer. El análisis del sistema, conocido también como análisis de requerimientos, consiste en el proceso de recoger información sobre el sistema vigente (llamado as-is sistem), que puede estar o no computadorizado, identificar sus fortalezas y problemas, y analizarlo para producir un

Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS concepto para el nuevo sistema (llamado to-be system). La meta de la fase del análisis es entender los requerimientos para el nuevo sistema y desarrollar un concepto de sistema que determinará si es o no necesario un nuevo sistema. Independientemente de la estrategia de análisis que se utilice, el proyecto ha de fluir a

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través de estas tres etapas fundamentales: comprender el sistema actual (as-is system), identificar áreas de mejoramiento y desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system). Existen tres estrategias básicas de análisis: Automatización del proceso de administración (BPA = Business process automation), mejoramiento del proceso de administración (BPI = Business process improvement), y reingeniería del proceso de administración (BPR = Business process reengineering). El proceso de administración es simplemente un set de actividades que se realizan para lograr una meta. Por ejemplo, cualquier tienda tiene un proceso administrativo para ordenar productos, un proceso administrativo para facturar a los clientes, para aceptar devoluciones, etc. Automatización del proceso administrativo Significa abandono o reemplazo de la forma básicamente manual de operar la organización por el uso de la tecnología de la computadora para hacer parte del trabajo. La automatización del proceso generalmente provee mayor eficiencia para los usuarios, aunque los servicios no se vean impactados. Este proceso apenas impacta en la empleomanía, ya que los procesos fundamentales de la administración–el trabajo que hacen los usuarios–permanece esencialmente incambiable, a pesar de que utilizan ahora nuevas herramientas. Por ejemplo, el fichero de tarjetas de la biblioteca ha sido cambiado por un fichero automático.

Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Mejoramiento del proceso administrativo Significa hacer cambios moderados a la forma tradicional de operar la organización con el propósito de tomar ventaja de las nuevas oportunidades que ofrece la tecnología, o copiar lo

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que la competencia está haciendo. BPI puede mejorar la eficiencia (haciendo las cosas correctas) y mejorar la efectividad (haciendo correctamente las cosas). Por ejemplo, los estudiantes pueden tener acceso al inventario de la biblioteca de la universidad, pero no pueden leer ni sacar el material sin antes ser autorizados. Reingeniería del proceso administrativo Significa un cambio fundamental de la forma que opera la organización para tomar ventaja de las nuevas ideas y de la nueva tecnología. Requiere un rediseño completo del negocio antes del sistema de información para que soporte el nuevo sistema. Por ejemplo, los estudiantes no necesitan autorización para sacar los materiales de la biblioteca, pues tienen acceso vía Web al texto en su totalidad. En este caso, la tecnología ha cambiado fundamentalmente el proceso administrativo. Tabla1 Estrategia de Análisis Etapas Fundamentales Estrategia Automatización del proceso administrativo Mejoramiento del proceso administrativo Reingeniería del proceso administrativo Identificación del sistema vigente Recogida de información extensiva Recogida de información extensiva Recogida de información mínima Identificación del mejoramiento Análisis del problema Raíz que causa el problema Tiempo de duración del análisis Análisis del resultado Análisis de la tecnología Eliminación de actividad Desarrollo del concepto del nuevo sistema Recogida de información mínima Recogida de información moderada Recogida

Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Desarrollo de un plan de análisis El plan de análisis consiste en la planificación de aquellas actividades que el equipo del proyecto conducirá durante la fase del análisis. El plan del análisis ha de especificar las actividades que se requieren en cada una de las tres etapas de esta fase: para comprender el sistema actual (as-is system), para identificar áreas de mejoramiento y para desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system). Una de las actividades centrales de este plan de análisis está las relacionadas con la recopilación de información que se requiere para el desarrollo de las tres etapas del análisis, así como el desarrollo de los modelos de procesos y de datos.

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Este plan de análisis se integra se integrará al Plan de Trabajo iniciado en la primera fase de Planificación. Por consiguiente deberá tener el mismo diseño y formato de dicho plan de trabajo. Este plan ha de considerar para cada una de las tres estrategias, el valor potencial del negocio, el costo del proyecto, la amplitud del análisis y el riesgo. Tabla 2 Características de las estrategias para el análisis Automatización del proceso administrativo Valor potencial del negocio Costo del proyecto Amplitud del análisis Riesgo Bajo-Moderado Bajo Mínima Poco-Moderado Mejoramiento del proceso administrativo Moderado Bajo-Moderado Mínima-Moderada Poco-Moderado Reingeniería del proceso administrativo Alto Alto Muy amplia Mucho

Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS Referencia Romero, B. (2007). Estrategias para el Análisis de Sistemas Computadorizados. Jornal of Computer Strategies, 5,23-31. Recuperado de http://www.Compusysana.com/doc492

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