Creacin de un Plan de Relaciones Pblicas para una Empresa

INDICE ESQUEMATICO

INTRODUCCION

PRESENTACION DEL PLAN..

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
MISION INSTITUCIONAL
OBJETIVOS DEL PLAN..
OBJETIVO GENERAL.
OBJETIVOS ESPECIFICOS...
POSICIONAMIENTO....
AUDIENCIA META ...
ESTRATEGIAS DEL PLAN.
PLAN DE ACCION....
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..
PRESUPUESTO ..
CONCLUSION...........................................................
BIBLIOGRAFIA..........................................................

3
4
4
4
4
5
5
6
6
8
9
10
11

INTRODUCCION
Todas las actividades humanas, an sean preponderantes y extraordinarias, necesitan ser
publicitadas, requieren ser reconocidas pblicamente, para poder ser acogidas o
rechazadas por la sociedad.
Las actividades de los grandes imperios eran dadas a conocer a sus pobladores, as como
tambin hemos observado en el trayecto de la historia, que luego de conflictos blicos o
malentendidos verbales, los pases beligerantes llevan a cabo una serie de reuniones y
tareas con el objetivo de fomentar la diplomacia y las buenas relaciones, estar en paz
consigo mismo y con los dems, ha sido el lema de innmeros personajes, naciones e
instituciones, que con su filosofa de desempeo, persiguen mantener el status quo de
cunto y cuantos le rodean.
Hoy en da, es ya conocida la magnnima importancia de las relaciones pblicas en
empresas e instituciones, su influencia social y su papel en el futuro organizacional, as
como sus lazos ntimos con su estructura y formacin, para preservar su imagen frente al
mercado en el cual interactan.
A continuacin, presentamos un esquema de un plan de relaciones pblicas, con sus
diferentes componentes o partes, bajo un orden tentativo, ya que no existe una manera
uniforme de estructuracin de los mismos. Tambin presentamos algunos conceptos de
aclaracin sobre las partes del mismo, con el objetivo de afianzar y fortalecer algunas
definiciones que hemos aprendido durante el desarrollo del curso.

NOMBRE DE LA EMPRESA:
COLUMNA, RAMIREZ & ALCANTARA; ASESORES EMPRESARIALES ASOCIADOS
(CORAEMPRESA).-

I.-) PRESENTACION DEL PLAN.Hoy en da, con el auge y la intensidad de la competencia de las diferentes empresas que
producen, distribuyen y venden productos y/o servicios de consumo masivos, se hace
necesario conocer las caractersticas y componentes de su mercado objetivo (consumidores,
proveedores, clientes potenciales, intermediarios, etc.), con el propsito de elaborar y
estructurar en la mejor forma posible, los objetivos que coadyuven al alcance de las metas
organizacionales.
Es por esto que la empresa COLUMNA, RAMIREZ & ALCANTARA, ASESORES
EMPRESARIALES ASOCIADOS (CORAEMPRESA), se ha propuesto, a travs de la
creacin de su departamento de Relaciones Pblicas, resaltar la reputacin y el prestigio
ganados entre sus clientes por los servicios ofrecidos, servicio difano, constante y de alta
confiabilidad, que ha sido brindado por nuestra organizacin desde la fecha de su fundacin,
y que actualmente sigue manteniendo los mismos niveles gracias a la excelente y ardua
labor y dedicacin por parte del personal que en ella laboramos da tras da.
Por tanto, a continuacin presentamos nuestro programa de Relaciones Pblicas diseado
para ser ejecutado durante un perodo de 12 meses (un ao). Este programa de Relaciones
Pblicas est elaborado atendiendo a cualquier elemento de contingencia que se presente
durante su ejecucin. Detallaremos sus componentes, tales como: misin empresarial,
objetivos, planes y actividades a ejecutar, etc. Cada persona involucrada en este programa
pondr su empeo en que se logren los objetivos que en l se persiguen.
II.-) ANTECEDENTES DE LA EMPRESA.COLUMNA, RAMIREZ & ALCANTARA, ASESORES EMPRESARIALES ASOCIADOS
(CORAEMPRESA) fue fundada el 9 de Mayo de 1988, con el propsito de satisfacer las
necesidades a las orientaciones, asesoras y suplementos de informacin a empresas
pblicas y privadas en cuanto a su estructura organizacional y su desempeo en el ambiente
en que interactan.
En nuestro pas, la existencia de compaas que ofrecieran servicios de investigacin de
mercados no era muy proliferante, y con el aumento del mercado consumidor, se haca
imperiosamente necesario que una empresa como la nuestra obtuviera un sitial entre estas
organizaciones, aunando los esfuerzos para la consecucin de sus metas empresariales.
El descrdito sufrido por las investigaciones de mercado por concepto de asociacin a las
campaas y proyecciones polticas, junto a la tendencia de este sector econmico de
pertenecer, en su mayora, a capitales de inversionistas extranjeros, mermaban las
posibilidades de conocimiento y especializacin de esta actividad por los profesionales
criollos.
En sus principios, esta agencia de investigacin de mercados y asesora se desempeaba
con una reducida cartera de clientes, que poco a poco se fue acrecentando a medida que,
como dijimos anteriormente, creca el mercado industrial, comercial y consumidor.

En estos das, el avance de la tecnologa (retroproyectores, nuevos software de

presentacin y procesamiento de datos, modernos programas de comunicacin
interempresarial e internacional, como el Internet y el correo electrnico, etc.), el esfuerzo
mancomunado del personal participante de los diferentes departamentos que intervienen en
el proceso de investigacin y la credibilidad de parte de las empresas que someten sus
proyectos en nuestra compaa, hemos alcanzado la supremaca en esta rea de la
Mercadotecnia y los negocios empresariales, con clientes miscelneos que van desde
industrias y empresas de servicios hasta las agencias publicitarias e intermediarios,
amparados en la calidad y confiabilidad de nuestras conclusiones y asesoras.
III.-) MISION INSTITUCIONAL.Misin: es una declaracin que hace una compaa acerca de qu necesidad o deseo
satisface, cules productos y/o servicios ofrece y a cules clientes atiende.
Nuestra misin como empresa es la de proveer de informacin y asesora a usuarios
(empresas y clientes particulares), ofreciendo opciones que den respuesta a los diferentes
problemas y/o oportunidades de negocios que con frecuencia se presentan en el desarrollo
de sus actividades en el mercado en que se desempean, sirviendo stas de base para las
tomas de decisin adecuadas de las organizaciones solicitantes.
IV.-) OBJETIVOS DEL PLAN.-

Objetivo: propsito preestablecido para ser alcanzado o logrado en un perodo de tiempo

determinado.
OBJETIVO GENERAL:

Mantener permanentemente informados y resaltar la calidad y confiabilidad de los

trabajos a nuestros clientes y relacionados sobre las polticas, programas y
procedimientos que se utilizan en el campo empresarial en el rea de investigacin de
mercados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Resaltar la calidad de nuestros servicios de asesora empresarial e investigacin de

mercados para proyectar de la empresa, una imagen positiva y confiable a cuantos
deseen utilizar sus servicios y a quines ya lo utilizan.

Fomentar y mantener un vnculo con diferentes instituciones educaticas y

organizaciones culturales, para intercambiar experiencias en el campo de la
investigacin, no slo mercadolgica, sino tambin social.

Incentivar el empleo de la investigacin de mercados en empresas nacionales para

que las mismas logren el desarrollo econmico e institucional que pretenden alcanzar.

V.-) POSICIONAMIENTO.Posicionamiento: imagen de un producto o servicio en relacin con otros productos o

servicios que compiten directamente con l y con otros comercializados o brindados por la
misma firma. Tambin, estrategias y acciones de una compaa cuya finalidad es distinguirla
favorablemente de los competidores en la mente de los consumidores.

CORAEMPRESA es una de las firmas de investigacin de mercados y consultora

empresarial ms confiable y prestigiosa de la Repblica Dominicana, ocupando el segundo
lugar en esta categora, con una cartera de clientes que se extiende a ms de 70 clientes
entre fabricantes, proveedores de materia prima, importadores, entre otros, adems de que
nuestros ingresos representan alrededor del 40% de la cuenta total por concepto de
servicios de esta categora, compartiendo conjuntamente con otras firmas, como lo son
Horwath Consulting, Sinergia S. A., Consumer Link, etc.
Nuestra meta para este ao es aumentar en su cuarta parte nuestra cartera de clientes y
ampliar su participacin de mercado en un 10% en este ao.
VI.-) AUDIENCIA META.Audiencia Meta: tambin llamado pblico meta o target, es el segmento de pblico a quien
est dirigido un producto, servicio o actividad comunicacional.
Nuestra audiencia meta est compuesta por los siguientes elementos:
A Nivel Interno:

Nuestro personal y allegados (empleados y accionistas)

A Nivel Externo:

Nuestros usuarios

Nuestros suplidores

Las agencias de cooperacin (concesin de informacin)

Las universidades e instituciones de educacin superior.

VII.-) ESTRATEGIAS DEL PLAN.Estrategia: plan general de accin mediante el cual una organizacin busca alcanzar sus
objetivos.
Las estrategias de nuestro Plan de Relaciones Pblicas son las siguientes:

Establecer vnculos de comunicacin entre nuestros clientes habituales y clientes

potenciales, mediante el envo de informacin para dar a conocer la conveniencia del
empleo de servicios de investigacin de mercados y asesora.

Mantener una interaccin ardua y contnua con instituciones educativas y

universitarias, fomentando en los estudiantes de Mercadotecnia, principalmente, y
dems carreras afines, la conciencia y visin sobre la importancia de la investigacin
de mercados en la conformacin de empresas progresistas y de avance hacia la
globalizacin.

Proyectar y consolidar, entre los usuarios de los servicios de investigacin de nuestra

firma, la imagen y fortaleza del alto grado de tecnologa y confiablidad empleado en el
procesamiento y presentacin de los resultados, as como tambin la entrega a
tiempo en le plazo estipulado por los contratos con los clientes, logrando la
satisfaccin de los mismos.

VIII.-) PLAN DE ACCION.Las actividades a desarrollar para lograr nuestro plan de accin de Relaciones Pblicas son
las siguientes:
Fomentar el trabajo en equipo por parte del personal, para lograr un trabajo efectivo y
armonioso, basado en la motivacin salarial.
Realizar charlas sobre investigacin de mercados y tpico afines, con una frecuencia
trimestral en los diferentes recintos universitarios e instituciones de educacin superior del
pas, dirigidos tanto a estudiantes como a profesores de carreras econmicas,
administrativas e interesados.
Realizar presentaciones de conclusiones o resultados de investigaciones, mediante
empleo de alta tecnologa, como retroproyectores, celuloides, DVDs, etc., a clientes o
usuarios, que produzcan efectos impactantes en los mismos, tales como buena percepcin
de informaciones, apreciacin de la avanzada tecnologa, entre otras.
Celebrar reuniones, en forma separada, con los diferentes clientes de nuestra firma, a fin
de mantenerlos informados sobre los cambios y reformas en la estructuracin de los
estudios de mercados.
Invitar a un representante de cada compaa contratante a la participacin en los
diferentes pasos del proceso de investigacin, a fin de resaltar la veracidad y eficacia de los
trabajos realizados.
Promover y organizar, conjuntamente con el Departamento de Personal, la imparticin de
cursos de capacitacin para los empleados, a fin de mejorar su productividad para lograr una
labor ms profesional en el desempeo de sus labores.
Patrocinar eventos deportivos y culturales, por medio de la concesin de uniformes y
apoyo logstico en el desarrollo de estas actividades.
Preparacin de fascculos y brochures de informacin con los servicios de la empresa,
para hacerlos llegar a los clientes potenciales y lograr la concientizacin de los mismos
sobre la efectividad y calidad de nuestros trabajos.
Intercambiar informaciones con agencias extranjeras de investigacin de mercados, a fin
de mantener una constante renovacin de nuestras tcnicas de trabajo y al mismo tiempo,
lograr promocin y repunte internacional.
IX.-) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.Cronograma: es una representacin grfica de un conjunto de hechos en funcin de
tiempo.
Las actividades a realizar por parte de nuestro Departamento de Relaciones Pblicas son las
siguientes, representadas en nuestro cronograma de trabajo:

frecuencia
actividad
SEMANAL

Reuniones

Presentaciones de Clientes

MENSUAL

TRIMESTRAL ANUAL

Charlas Universitarias

Preparacin de Memorias

Cursos de Capacitacin

Patrocinios

Preparacin de folletos,
fascculos y brochures

X.-) PRESUPUESTO DE TRABAJO.Presupuesto: es un documento contable que presenta la estimacin anticipada de los
ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo, por cierto perodo de
tiempo.
El presupuesto presentado por el Departamento de Relaciones Pblicas para este ao es el
siguiente:

PRESUPUESTO
(MENSUAL)

Cursos de capacitacin para el personal................................. $20,000.00

Patrocinios para eventos deportivos........................................ $25,000.00
Charlas universitarias............................................................... $20,000.00
Publicacin de folletos y brochures.......................................... $10,000.00
Gastos miscelneos................................................................. $10,000.00
Reuniones................................................................................ $20,000.00
Total....................................................................................... $105,000.00

CONCLUSION
Al llegar al trmino de este trabajo de investigacin y creatividad, hemos observado y
corroborado la preponderancia del conocimiento de las relaciones pblicas en el campo del
desenvolvimiento de las empresas en los mercados dinmicos y competitivos.
La creacin de un plan de relaciones pblicas para una empresa de servicios provee las
bases para la concientizacin y entendimiento de su importancia en las organizaciones
modernas, as como tambin la magnitud de la influencia que el mismo puede ejercer en sus
proveedores, clientes y pblico allegado.
Todos los trabajos y ejercicios de este tipo fomentan el desarrollo de los estudiantes a nivel
de trmino, e incentivan su preparacin y capacitacin para brindar su iniciativa e
imaginacin en las organizaciones y empresas en donde alcancen la oportunidad de prestar
sus servicios. Por esto, agradecemos nuevamente el haber puesto en nuestras manos con
esta prueba, nuestros conocimientos y sacar a flote nuestras habilidades como futuros
estrategas empresariales.
Los Autores.

BIBLIOGRAFIA

Stanton, William; Walker, Bruce y Etzel, Michael; FUNDAMENTOS DE MARKETING,

10ma. Edicin, Editora McGraw-Hill, Ciudad Mxico, 1996.
Lpez Reyes, Oscar; RELACIONES PUBLICAS Y MARKETING SOCIAL, 1ra. Edicin,
Editora Panamericana, Santo Domingo, 1996.
Diccionario EL PEQUEO LAROUSSE ILUSTRADO 1999, Editora Printer Colombiana,
Bogot, 1999.

Bonta, Patricio y Farber, Mario; 199 PREGUNTAS SOBRE MARKETING Y

PUBLICIDAD, Editora Norma, Bogot, 1994.