TALLER EXAMEN FINAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

1. Uno de los anteriores no pertenece a los principios de la O&M. a. La responsabilidad siempre debe ir acompañada por la autoridad correspondiente b. La delegación de la autoridad deberá ser ascendente para su actuación c. No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de los que ésta pueda supervisar eficazmente d. Debe estructurarse una organización lo más sencilla. Respuesta: la B, ya que la delegación debe ser Descendente, debe ir de un nivel superior a uno inferior. 2. El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones utilizan se denomina: a. Simplificación del Trabajo b. Simplificación de Procesos c. División por Funciones d. Todas las anteriores e. Ninguna de las anteriores Respuesta: la C 3. ¿Cómo se definen las funciones en las organizaciones modernas? Respuesta: 4. ¿Ante quién debe responder el personal adscrito y los especialistas del proceso de O&M? Deben reportarse con el jefe de la oficina de organización y métodos y no con otro jefe de de pendencia u oficina. 5. Los 2 elementos esenciales de un programa de simplificación del trabajo son: a. El desarrollo de una actitud crítica, - Un enfoque organizado para generar y sugerir mejoras. b. Mejorar el funcionamiento organizacional - mejorar el uso del espacio disponible c. Reducción del número y el costo de las operaciones - Mejor utilización del personal d. Todas las anteriores e. Ninguna de las anteriores Respuesta: A

6. La simplificación del trabajo ha sido concebida fundamentalmente con el objeto de: a. Establecer y precisar el objetivo del estudio o análisis. b. Mejorar atención al público. c. Simplificar las tareas ordinarias propias de toda oficina. d. Todas las anteriores. e. Ninguna de las anteriores. Respuesta: C La simplificación del trabajo tiene como objetivo reducir al máximo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física; mejorar el funcionamiento organizacional, tabulación del trabajo, mejorar el uso del espacio disponible, y mejorar el flujo o secuencia del trabajo 7. ¿Qué es una Organización? a. Una entidad a través de la cual las personas se interrelacionan mediante vínculos contractuales, acuerdos informales o meros sobreentendidos - para alcanzar metas individuales y colectivas. b. El conjunto de valores compartidos que permiten el control de las interacciones entre sus miembros y con proveedores, clientes y otros agentes participantes de la organización c. Es un instrumento empresarial clave hoy en día para llevar a cabo la difícil tarea de conseguir eficiencia e innovación simultáneamente. Respuesta: la A. 8. Mencione 5 Fases para la Implementación de un Programa de Simplificación del Trabajo. Respuesta:

Las cinco fases para examinar los instrumentos y técnicas que se emplean en un programa de simplificación de trabajo son: 1. - Seleccionar un trabajo importante. El seleccionar un trabajo requiere detenida consideración, que sólo un trabajo de gran volumen o técnicas difíciles ofrecerá la oportunidad para hacer una simplificación de trabajo considerable. En tal virtud, nos tendremos que enfrentar a dos problemas: Un trabajo con probables vastos beneficios que se deriven de los mejoramientos que se obtengan, y un mejoramiento que pueda hacerse tangible. Ambos mejoramientos son necesarios para beneficio de la dirección y el personal pero el trabajo cuyo mejoramiento pueda ser estimado es de mayor importancia, debido a que la dirección necesita calcular el resultado de la simplificación. 2. - Dividirlo: Señala el proceso de clasificación de los detalles o componentes de un trabajo, sistema o procedimiento, de tal manera que puedan ser examinados en detalle. El hacer un diagrama detallado de estos pasos individuales con frecuencia

determina que se verán con claridad los aspectos que necesitan mejorarse. Existen varios instrumentos para hacer dichos diagramas, que pueden ser usados para dividir el trabajo tanto en su aspecto general como en sus operaciones en detalle. 3. - Hacer preguntas sobre los detalles, con una mente abierta. Un completo conocimiento puede producir una tarea total para llegar al análisis subsiguiente que conducirá a las mejoras. 4. - Desarrollar las mejoras que se propondrán. Este es el resultado final de la división, cuadros e interrogatorios, y requiere de ingenio, imaginación y lógica. La selección del mejor método, las propuestas para eliminar los pasos innecesarios así como la combinación de otros más, todo es parte del desarrollo del método mejorado. 5. - Instalar las mejoras. Este es el último paso después de que aquellos han sido aceptados. Aquí es donde tenemos que tratar con el importante factor de la filosofía de la simplificación del trabajo, que consiste en la sincera cooperación de los empleados afectados. Solo esta cooperación y una integra comprensión por parte de dichos empleados asegurará el éxito de cualquier operación de mejoramiento. Una actitud asegura el éxito de cualquier operación de mejoramiento. Una actitud de “Labios para afuera y una actitud negativa de los mismos”, será un obstáculo que rara vez podrá hablarse a fin de que produzca resultado positivo. Los métodos de toda compañía son necesariamente los que su misma organización determina: crecimiento, rentabilidad y participación de mercado. Pero quienes alcanzan las metas son personas, y las personas tienen sus propios objetivos.
9. Es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficinas determinadas. Con lo anterior ¿qué se está definiendo?. Respuesta: 10. ¿Qué son los Manuales Administrativos? Respuesta: Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. 11. Mencione algunas ventajas de los Manuales Administrativos Respuesta:

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Logra y mantiene un solo plan de organización. Asegura que tengan adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organización. Sistematiza la iniciación, aprobación y la publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. Determina responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. La información sobre funciones y puestos permite la evaluación como medio de aprobación del progreso. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Guía en el adiestramiento de novatos.

12. Defina ¿qué es un organigrama? Respuesta: El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una Institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. 13. Mencione las 5 normas de elaboración de un organigrama. Respuesta: a. Los organigramas deben ser lo más sencillos posible. b. El organigrama debe incluir la fecha de su diseño o confección, con el fin de que no exista duda acerca del momento a que se refiere el diagrama. c. Las posiciones personales o las unidades orgánicas se reflejan con rectángulos siempre que sea posible; eventualmente, se recurrirá a cuadrados, círculos u óvalos.

d. No se debe representar en un mismo organigrama, unidades de un mismo nivel con figuras geométricas diferentes. e. Las líneas de autoridad – responsabilidad se deben reflejar con trazos continuos, y las líneas secundarias de autoridad funcional, asesoría, contactos operativos y relaciones ad-hoc, con trazos intermitentes.  Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas: 1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.  Guía para la Elaboración de Organigramas  Secretaría de la Contraloría General  Dirección General de Desarrollo Administrativo 2. Acopio de la información. 3. Clasificación y registro de la información 4. Análisis de la información. Diseño del organigrama  Autorización y Apoyo de los Niveles Superiores. La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama. 14. Defina la Descentralización. Respuesta: En el modelo descentralizado, la autoridad para la toma de decisiones se delega a los niveles inferiores de la organización. En consecuencia, es más probable que se dispare el ingenio de los empleados para resolver problemas y complacer a los clientes. La descentralización también ofrece oportunidades para que los trabajadores disfruten al aportar sus conocimientos e ideas, con lo que se crean empleados satisfechos. 15. Mencione por lo menos 4 funciones que caracterizan al nivel directivo. Respuesta:

- Habilidades técnicas: Conocimiento tanto del puesto como del sector (sus procesos, equipo y problemas particulares) - Habilidades administrativas: Conocimiento de toda la organización y cómo está coordinada, conocimiento de sus sistema de información y registro, capacidad para interactuar con circunscripciones clave (llamadas a menudo grupo de interés), y capacidad para planear y controlar el trabajo. - Habilidades Interpersonales: Conocimiento del comportamiento humano y capacidad para trabajar de manera efectiva como individuos y grupos – compañeros y supervisores, lo mismo que con subordinados-. 16. ¿Para qué sirven los M.A? Respuesta: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. 17. Desventajas Respuesta:

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Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todo sus integrantes. Algunos consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso para preparar un manual y conservarlo al día. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

18. Tipos de manuales Respuesta: • • Por su alcance Por su contenido Por su función específica o área de actividad.

19. Contenido del Manual. Respuesta: Los manuales registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades administrativas, además, facilitan la actuación

de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones. 20. Beneficios del Manual de Procedimientos. Respuesta: Los manuales instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sus alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, entre otras. 21. El desarrollo de una iniciativa global puede encontrar su origen en dos variantes. Respuesta:

22. DELEGACION. Respuesta: La delegación se debe hacer al darse cuenta de que no es posible realizar todas las tareas que se deberían hacer, el truco es concentrarse en los asuntos más importantes y delegar los que no tienen tanta trascendencia (llamar por teléfono al personal de aseo, enviar documentos…; los problemas se inician cuando el jefe no puede distinguir entre los problemas insignificantes de los relevantes, esto genera que el proceso de delegación no se realice y se acumule el trabajo a un solo cargo. 23. En los sistemas Administrativos ¿para qué se deben capacitar los empresarios? Respuesta: El empresario debe contar con sistemas administrativos más eficientes para su operación y presentación de servicios que le permitan afrontar las amenazas de sobrevivencia y lograr el aprovechamiento de oportunidades con que se encuentren sus empresas, obtener la capacidad del empresario para adaptarse al entorno en que se mueve la empresa, satisfacer la necesidad de contar con nuevos métodos y procedimientos de trabajo, que también le permiten anticiparse a los constantes cambios, tomar iniciativas y

alcanzar cambios en productividad, para lograr una situación optima para su empresa en el corto, mediano y largo plazo. 24. Dentro de los conceptos básicos ¿qué es el del Sistema? Respuesta: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. 25. ¿De qué se compone un sistema? Respuesta: Un sistema se compone de: a. Elementos físicos: Formas. Reportes. Equipo. Material. Papel. Datos. Archivo de datos (memoria). Instrucciones, ¿cómo hacerlo? Procedimientos, ¿qué hacer y cómo hacerlo? (método). Medidas evaluaciones – comparaciones. Quién. Acciones tomadas. Conexiones – interrelaciones.

b. Elementos de información:

c. Elementos humanos:

26. Concepto de Procedimiento. Respuesta: Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nómina, adquisición de mobiliario, selección y contratación de personal, control de existencias de medicamentos, etc. Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisición y enajenación de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administración y desarrollo de personal, etc. Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a cómo un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitación de personal, la desconcentración de facultades, la Una actividad implantación de un sistema, etc. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etc. 27. ¿Qué posibilita la simplificación de trabajo? Respuesta: La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. 28. ¿Qué son funciones de asesoramiento? Respuesta: Son características del crecimiento vertical de las organizaciones, las relaciones de superior a subalterno; es decir, aquel delega autoridad en éste, quien a su vez lo delega a otro y así sucesivamente, hasta formar una línea que va de la cima al fondo de la estructura orgánica. La línea de autoridad así formada ha dado origen a la expresión

“autoridad de líneas”; consistente en una serie continua de escalones de autoridad o rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. 29. ¿Qué es una forma impresa? Respuesta: Una forma es cualquier impreso destinado a que en él se anoten datos, para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de la información. 30. Las formas se clasifican en tres.

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Formas en blanco: documentos o constancias, previamente impresos en los que han de insertarse datos. Cartas tipo: previamente impresas para determinado tipo de correspondencia. Etiquetas: son formas que se unen a documentos o materiales a determinadas situaciones de tratamiento.

31. Existen 10 principales variedad de modelos. Cartas comerciales – Memorandos - Libros para cuentas – Letras – Pagarés – Tarjetas de Kardex – Cheques – Recibos – Periódicos técnicos – Cuestionarios. 32. Mencione los objetivos de las formas. • • • • • Aclarar que información debe ser compilada y comunicada Proporcionar una ubicación específica para cada información. Eliminar en lo posible información repetitiva. Facilitar el uso de copias múltiples. Identificar registro y facilitar el archivo.

33. Requisitos de las formas. Util - Completo – Sugestivo – Económico. 34. Mencione las partes de los impresos. Parte impresa: texto y trazado Texto: registros, título, especificación. Trazado: condiciona el texto previendo espacios en blanco Instrucciones: Explicación sobre el uso del impreso

Título: Identificación del impreso Márgenes: Espacios laterales previstos para fines de archivo. 35. Ventajas de las formas internas Precisión en la elaboración – Ahorro de tiempo para el impresor – agilización de las labores tipográficas – Determinación exacta de costos – Control del consumo de una forma – Previsión de existencia de seguridad para evitar discontinuidad en los servicios.