You are on page 1of 8

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA


INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO
EXTENSIN BARINAS

MANUALES

Integrante:
Jess Armando Rojas Rangel C.I 25316110.
Seccin: S0.
Esc.: 47.
Asignatura: Sistemas y Procedimientos Administrativos.

Barinas, Mayo 2016.

MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Segn Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo".
Para Continolo G. un manual es: "Una expresin formal de todas las
informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es
una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del
personal operativo".
Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: "Un documento
que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo".
Los manuales administrativos son documentos de carcter informativo e inclusive
instructivo, que poseen la descripcin de las actividades que deben realizar dentro de una
unidad administrativa; y sirven como medios de comunicacin y coordinacin en las
decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y ataen al empleado directamente,
es decir, orientando a los miembros de la organizacin. Por lo tanto los manuales reflejan
las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institucin, por ende cumplen
con el propsito de registrar y sealar en forma sistemtica la informacin administrativa
de una organizacin.
Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas ms utilizadas por las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son
indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones,
los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopcin
de tecnologas avanzada para atender adecuadamente la dinmica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos
tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los empleados de la
organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicacin.

Ventajas
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla
en una organizacin, elementos stos que por otro lado seran difciles de reunir.
La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs
del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en
las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza
la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y
evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan
ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogneos y metdicos.

Desventajas.
Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.
Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean
tiles y suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un
cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los
cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito de
transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el
objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento

dado conocer cul es el total de esas disposiciones registradas a travs de comunicados


aislados. A continuacin se agrega otra clasificacin:
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
-

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre la


organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del
organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y
motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin.

Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura


organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser


seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la
organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las
acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito,
permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.

Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos


administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y
es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de
este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o


simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de

manuales. Un ejemplo de este manual es el de polticas y procedimientos, el de


historia y organizacin, en si consiste en combinar dos o ms categoras que se
interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual
de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
Por su funcin especfica
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siguientes manuales:
-

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las


instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y
pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin,
inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en


definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar
que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco
de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades


financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.


Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta
actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del
departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera.

Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de


procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que

puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
-

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar


las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal.
Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y
seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre
otros.

Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional
determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el
personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de Manual tcnico de
auditoria administrativa, y el Manual tcnico de sistemas y procedimientos.
Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros
del personal de asesora.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los


procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados
que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual
es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por
ejemplo, un manual de adiestramiento explica cmo debe ejecutarse el encendido
de la Terminal de la computadora y emitir su seal, mientras que un manual de
procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del
proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de
aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de
comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los
manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de
acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura
mayor o menor.

Manuales Generales
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
-

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin


organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y
definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin,


contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.

Manuales Especficos
-

Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea


especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y
seleccin personal en una organizacin.

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,


instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se
refiere a la auditoria interna en forma particular.

Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir polticas, pero


de un rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto
a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones,
prestaciones, etc.

Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los


procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar
las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:
ingresos a caja, pago a proveedores, etc.