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EMPRESA

Es una organizacin o institucin dedicada a actividades o persecucin de fines econmicos o


comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a la par de
asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial as como sus necesarias inversiones.
Se ha notado que, en la prctica, se puede encontrar una variedad de definiciones del trmino.

DEPARTAMENTOS Y/O DIVISIONES QUE DEBEN TENER UNA EMPRESA GRANDE


El estudio de la empresa no consiste solo en la funcionalidad del proceso administrativo, sino en
cada una de las partes en que se organiza una empresa. Su organizacin a manera de estructura
depender de su tamao. Hay que recordar que la empresa en cuanto a su dimensin se le
clasifica como: Pequea, media y grande. Dentro del aspecto pequeo cabe lo que se conoce hoy
como la microempresa. Hay que considerar que las funciones administrativas que le competen a
la empresa para su mejor desempeo y desarrollo, deben de ser agrupadas y clasificadas, para ser
luego distribuidas entre las divisiones, departamentos, secciones, unidades. Estas divisiones
debern de marchar estrechamente enlazadas y bajo el mando de una persona. Debe de tomarse
en cuenta que la creacin de secciones en una Empresa, depender en gran manera, del tamao
del negocio al que se dedique. En este tratado se proponen las principales secciones que una
empresa debe de tener, siempre y cuando sea a partir de su mediana.
01. LA GERENCIA
Esta divisin viene a ser la ms importante ya que desempea la funcin directiva. Es decir,
la divisin que tiene una misin orientadora, de creacin de ideas, de planificacin. Adems,
debe de verificar o inspeccionar regularmente la marcha de cada seccin y evaluar
constantemente los datos que le sean presentados por las diversas secciones o divisiones del
negocio. La funcin directriz de la gerencia es un proceso que tiene lugar continuamente en
todos los terrenos de la actividad humana. Sin gerencia adecuada una empresa, ya sea pblica
o privada no podr desarrollarse de manera conveniente.
02. SUBGERENCIA
Tiene a su cargo las mismas funciones que el gerente, ya que en cualquier momento lo debe
de sustituir. Por lo tanto, la subgerencia es responsable al igual que el gerente ante las
autoridades y particulares de todos los asuntos relacionados con la empresa. En la
organizacin lineal, la subgerencia esta bajo la tutela de la gerencia a quien le tiene que rendir
todos los informes del funcionamiento de las dependencias de la empresa.
03. LA SECRETARIA
Es una seccin auxiliar de la Gerencia, tiene a su cargo el despacho y recibo de la
correspondencia que se genera en la empresa todos los das. La secretaria se encarga de dar
trmite de aquellos asuntos de tipo administrativo que ataen a toda la empresa. Es el

portavoz de la Gerencia para con los empleados y tambin sirve de intermediaria entre el
pblico y la Direccin de la Empresa. En ciertos casos se encarga de las labores de archivo.
Est atendida por una Secretaria o Secretario que necesita un conocimiento completo sobre la
organizacin de la empresa para poder llevar a cabo los trmites administrativos necesarios de
la misma.
04. DEPARTAMENTO DE INFORMACION:
Se ha considerado este departamento de vital importancia toda vez que su funcin es la de
atender debatidamente al pblico en general, es decir, a los clientes fijos como potenciales
hacia los productos que fabrica la empresa. Por lo cual es necesario que todo empleado que
atienda este departamento sea especializado en el trato social, es decir, en la convivencia. Es
un departamento que tiene que estar constantemente capacitando a su personal en el campo de
las Relaciones Humanas. A este departamento tambin se le llama de Recepcin. Entre las
cualidades que debe de tener la persona recepcionista estn:
4.1 Personalidad agradable, buena educacin, adecuada presentacin un alto grado de
madurez para por tratar bien a los clientes. En la oficina de recepcin no debe colocarse
personal solo por ocupar el puesto, sino personal que le de buena imagen de entrada a la
empresa.
4.2 Debe tener un conocimiento amplio de la forma en que est organizada la empresa y de
los servicios que ofrece. As tambin de los reconocimientos que ha tenido la institucin
por su labor desarrollado dentro de la sociedad que sirve.
4.3 Poseer una voz agradable y con buena diccin para que el pblico perciba una amabilidad
que le persuada hacia preferir los productos que fabrica la empresa.
4.4 Ser creativo para actuar en situaciones no previstas, y que se relacionen con el prestigio
de la empresa.
4.5 Estar al tanto sobre los cambios que se operen dentro de la empresa, para que de esa forma
el pblico consumidor puede ser informacin de manera eficiente.
4.6 Poner especial cuidado al momento de atender las llamadas telefnicas, hacerlo con voz
agradable, de manera que el receptor sienta que se le atiende con amabilidad, y hacerlo
sentir que l es importante para la empresa. Tomar nota sobre las informaciones que los
clientes brinden por telfono.
5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Es el departamento encargado de las finanzas, es decir, del dinero de la empresa. Sus
funciones principales son:
5.1 Mantener al da los registros contables de la empresa, de acuerdo a los requerimientos
legales que impone la SAT, es decir, el Sistema de Administracin Tributaria en
Guatemala, para presentar los informes peridicos que la ley establece.

5.2 Llevar el control de todos los gastos que se hagan en relacin a las compras, produccin,
salarios, alquileres
5.3 Presentar a los directivos de la empresa los informes Contables y Estadsticos que les
permitan tomar las decisiones importantes para la buena marcha de la empresa. Practicar
los inventarios peridicamente y rendir cuentas a la Auditora cuando as lo requieran.
5.4 Calcular y pagar los impuestos a que est afecta la empresa, en el tiempo debido para evitar
las multas respectivas.
5.5 La persona que tiene a su cargo este departamento debe estar debidamente autorizado, la
responsabilidad financiera de toda empresa recae en l. Es el encargado de presentar los
Estados Financieros de la Empresa, es decir, el Balance General y el Estado de Prdidas y
Ganancias.
6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La misin de esta seccin es la de estudiar el mercado productor, tanto del pas como del
extranjero y conocer los precios de las mercaderas para adquirirlas al costo que ms convenga,
desde luego, considerando su calidad y condiciones de venta. Hay que tomar en cuenta que
este departamento solo existe en empresas medianas y grandes, en donde se hace necesario
centralizar las compras de tiles, materias primas, equipo y mobiliario.
6.1 El departamento de compras debe estar regido por un Jefe que debe de reunir las
siguientes cualidades:
6.1.1 Conocimiento amplio sobre la estructura legal del mercado local, regional, nacional
e internacional para plantear las mejores estrategias en la adquisicin de la
mercadera y de la materia prima.
6.1.2 Conocimiento profundo del aspecto financiero de la empresa y de sus polticas de
gastos y de produccin, con relacin al resto de empresas que compiten dentro de un
mismo mercado, con similitud de productos para establecer las campaas de
promocin.
6.1.3 Cuidar que se departamento trabaje en completa coordinacin con el resto de la
empresa, para ofrecer un servicio eficiente a las diferentes secciones organizativas.
6.2 Investigacin del mercado de proveedores: de acuerdo al status de la empresa moderna, es la
fase que antecede al proceso de compra del artculo solicitado, en la que el comprador
investiga en sus archivos los proveedores calificados, debidamente registrados.
En el
departamento de compras deben de existir los siguientes registros:
6.2.1 Tarjeta de control de los proveedores que tengan los siguientes datos:
6.2.1.1 Nombre de la empresa, productos que distribuyen con sus respectivas
especificaciones. Las condiciones de pago, plazo para la entrega de la

mercadera y otros que se consideren convenientes. As como tambin el


nombre del Gerente General.
6.2.2 Tarjeta de Registro de Existencias, que contenga los siguientes datos:
6.2.2.1 Nombre del producto, cantidad mnima necesaria en existencia y cantidad
mxima de pedido y nombre del proveedor.
6.3 Recepcin de la orden de compra: la orden de compra es un formulario llenado por el
departamento que solicita un determinado artculo para satisfacer sus necesidades. Esta debe
ser evaluada y aprobada por la direccin que la enva hacia el departamento de compras para
hacer efectiva su adquisicin. A partir de la orden de compra, este departamento cotiza los
precios con los proveedores registrados. Con las cotizaciones de precios el comprador
verifica las condiciones ofrecidas por los diversos proveedores, en lo que se refiere a
capacidad de aprovisionamiento, precio, condiciones de pago, plazo de entrega y calidad de
material. Escogido el proveedor se emite el pedido de compra.
6.4 Recepcin del material: es la fase final del proceso en el cual la empresa recibe el material, lo
inspecciona y coteja en cuanto a la cantidad y calidad.

7. DEPARTAMENTO DE VENTAS
En algunas empresas este departamento es el ms importante, porque sobre su personal va a
depender el xito o bien el fracaso de la misma. Por lo antes expuesto, es que se hace
necesario que este departamento este integrado por el personal ms calificado en el campo de
las ventas, no solo en preparacin acadmica, sino tambin en la experiencia. La capacidad
que se tenga para vender los productos o servicios de la empresa, es la principal tarea de este
departamento. En empresas pequeas tiene a su cargo la publicidad y la expedicin de los
productos. En empresas importantes, existe departamento especfico para el efecto. Recordar
que uno de los objetivos de la empresa es el de obtener ganancia. Con base a este objetivo, se
resalta la importancia del departamento de ventas. Algunos autores han planteado que la
empresa en general depende de la vigencia del departamento de ventas. Actualmente este
departamento se estudia conjuntamente con el de Mercadeo, porque las mejores ventas se van a
obtener si se tiene un conocimiento real de las condiciones del mercado. De las funciones
asignadas a este departamento estn las siguientes:
7.1 Conocimiento amplio de la poltica empresarial y comercial de la empresa, para actuar de
acuerdo a la visin, misin, objetivos, metas y estrategias establecidas en la planificacin
general.
7.2 Determinar el precio de venta con base a los costos de produccin y calidad de la materia
prima, tomando en cuenta los porcentajes de ganancia de acuerdo a la oferta y la demanda
que se produce en el mercado, segn el poder adquisitivo de los consumidores.

7.3 Organizacin de los vendedores: actividad que no solo es de tener el mando sino de
organizarlos de acuerdo a las categoras de las ventas. Por ejemplo:
7.3.1 Vendedores ambulantes de casa en casa, o bien de ruta.
7.3.2 Vendedores de sala de ventas, para quienes se les requiere mejor presentacin y de
buenas relaciones humanas.
7.3.3 Capacitacin constante para que el equipo de ventas tenga mayor efectividad en el
conocimiento de los productos
7.3.4 Establecer los controles de distribucin de las ventas para que el producto siempre
este a la disposicin de los clientes.
7.3.5 Control de bodega de los productos terminados, como tambin los inventarios de
existencia, por cualquier eventualidad que se presente a causa de hechos imprevistos.
7.4 Cualidades que debe de reunir el jefe de ventas:
7.4.1 Capacidad tcnica y personalidad para dirigir al personal de ventas.
7.4.2 Conocimiento amplio sobre la mercadotecnia del consumidor.
7.4.3 Conocimiento de las tcnicas actuales sobre ventas y sus distintos sistemas.
7.4.4 Cocimientos amplios sobre la psicologa del consumidor.
7.4.5 Conocimiento real y concreto sobre los productos y sus caractersticas.
8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD
Este departamento tiene cono finalidad la de promover los productos o servicios de la empresa
por medio de las pautas publicitarias, valindose de los diversos medios a su alcance. La
finalidad principal de este departamento consiste en incrementar el volumen de ventas, a fin de
obtener el mayor beneficio empresarial posible. Actualmente se comprende que el dinero que
se invierte en propaganda o publicidad no es un gasto de prdida, sino una inversin. Entre los
principales medios para hacer la publicidad tenemos:
8.1 Anuncios en peridicos, revistas, afiches, carteles, mantas vinlicas, trifoliares,
desplegados, catlogos, volantes y otros.
8.2 Ofertas, muestras, cupones de descuento, regalos y otros.
8.3 Programas de radio, televisin por cable y seal abierta, cine e Internet
8.4 Demostraciones, desfiles, concursos, seminarios, ferias, exposiciones, cartas, visitas y
otros.
09. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
Hay que tomar en cuenta que este departamento no es funcional en una empresa comercial,
que se dedique a la compra y venta de mercaderas. El Departamento de Produccin es
patrimonio casi exclusivo de las empresas industriales, en las que ocupa el lugar ms
importante. La labor principal de este departamento es la fabricacin de los productos, por
ejemplo, telas, productos alimenticios, maquinara y otros.

9.1 El departamento de produccin debe de estar dirigido por una persona que rena las
siguientes cualidades:
9.1.1 Entendimiento amplio de las tcnicas para la elaboracin de los diversos productos.
9.1.2 Crditos acadmicos que avalen su conocimiento en el manejo de materias primas.
9.1.3 Dominio de los principios psicolgicos aplicados a la empresa para la convivencia
laboral.
9.2 En este departamento se llevan los siguientes registros:
9.2.1 Control constante de la calidad de la materia prima como tambin de su existencia.
9.2.2 Control de los productos en elaboracin y los ya elaborados.
9.2.3 Control y verificacin del empaque de los productos ya terminados.
10. DEPARTAMENTO DE EXPEDICIN:
Expedir significa despachar, remitir, extender, enviar alguna cosa o producto hacia un
destinatario, es decir, hacia una persona, entidad o empresa. El jefe de este departamento es el
responsable del despacho de los productos, ya sea dentro o fuera del lugar en que se encuentra
la empresa, por cualquier medio de transporte. El encargado de este departamento debe de
poseer los conocimientos siguientes:
10.1 Mantener actualizado el registro y direccin de los clientes.
10.2 Estar al da en cuanto a los trmites y documentacin aduanal para la exportacin de la
mercadera.
10.3 Estar al da en los conocimientos de la maquinaria moderna de empaque.
10.4 Registro actualizado con respecto a los medios de transporte ms rpidos, econmicos y
efectivos.
11. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA O ALMACEN
En este departamento se guarda se controla y distribuye todos los tiles y materiales
necesarios para uso interno de la empresa, oficinas o para la produccin. Se dan varios tipos
de almacenamiento:
11.1 Bodega: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen mercancas como
materias primas, componentes, materiales, herramientas, equipos, materiales de oficina,
que la empresa adquiri en el mercado y que sern consumidos internamente para lograr
el funcionamiento de la empresa, ya sea en las pareas productivas, como las fbricas,
talleres, agencia o en las reas administrativas como las oficinas.
11.2 Depsito: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen los productos
acabados que la empresa produjo y que sern vendidos en el mercado. La bodega y el
depsito reciben, guardan y proveen mercancas, materia prima y productos acabados.
En ambas hay entrada, existencias y salida de mercancas. La entrada significa ingreso

de mercancas en el local. Existencias es la cantidad de productos almacenados. Salida


es la mercanca que se entrega de acuerdo a la orden de expedicin que se tenga o se
presente. Es necesario prever el flujo de entradas y salidas de mercancas, materia
prima, productos acabados, para que siempre exista un nivel adecuado de existencias y
as satisfacer las necesidades de la empresa. Cuan mayor es la rotacin de las
mercancas materias primas y productos acabados, tanto mayor ser el nmero de
compras y entrega de ellas. Esta rotacin indica el nmero de veces que las existencias
de un artculo se renuevan durante un perodo determinado de tiempo.
11.3 Almacenes generales: en determinadas pocas del ao, especialmente cuando hay un
equilibrio entre la oferta y la demanda, la bodega y el depsito no abarcan todo el
volumen de mercancas guardadas. Surge entonces la necesidad de contar con edificios,
locales y espacios privados para el almacenamiento externo de mercancas por un
tiempo flexible. Las empresas generalmente recurren a almacenes generales de
depsito, o sea, a agentes auxiliares del comercio que tienen como objetivo la prestacin
de servicios de almacenamiento de mercancas, materias primas o productos acabados a
productores y comerciantes. Los almacenes generales de depsito son establecimientos
que guardan y conservan mercancas, mediante un determinada tarifa remunerativa,
emitiendo ttulos como el certificado de depsito y el warrant, que significa
autorizacin legal de esas mercancas. Estos almacenes facilitan las operaciones
comerciales, pues al emitir los ttulos representativos de esas mercancas, permiten que
productores y comerciantes negocien las mismas sin necesidad de removerlas o
transferirlas.