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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE LA EMPRESA


INTEGRAL DE PRODUCCIN AGRARIA SOCIALISTA
JOS INCIO DE ABREU E LIMA, S.A.

EIPAS, FEBRERO 2014


Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


14-02-2014

Fecha Versin Anterior:

Cap.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE LA EMPRESA
INTEGRAL DE PRODUCCIN AGRARIA
SOCIALISTA JOS INCIO DE ABREU E LIMA, S.A.

Pg. 02

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
Da

Mes

Ao

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02

2014

Registro Certificacin del Manual

PERSONAL QUE PARTICIP EN EL DISEO DEL PRESENTE MANUAL


ELABORADO POR:
NOMBRE

CARGO

SANTOS D. MEDINA V.

Analista de Presupuesto

REVISADO POR:
NOMBRE

CARGO
Gerente Planificacin Seguimiento
Control y Presupuesto

Ing. Yostselin Cuenca


TSU Ayariz
Bolvar

Letyami

Suarez

TSU Nilda N. Vsquez

APROBADO POR:
NOMBRE

Ing. Alfredo Herrera

Elaborado por:
Santos Medina

21/02/2014

FIRMA

FECHA

FIRMA

FECHA

FIRMA

FECHA

Directora (E) de Administracin

CARGO
Gerente Planificacin Seguimiento
Control y Presupuesto

Ing. Yostselin Cuenca


Letyami

FECHA

Coordinadora de Presupuesto

AVALADO POR:
NOMBRE

TSU Ayariz
Bolvar

FIRMA

Suarez

Directora (E) de Administracin

CARGO
Presidente de la Empresa Integral
de Produccin Agraria Socialista
Jos Incio de Abreu E Lima, S.A.

Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


14-02-2014

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Cap.
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Fecha Elaboracin
Da

Mes

Ao

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02

2014

Contenido
CONTENIDO

Pg.

Registro Certificacin del Manual


Introduccin

02
04

Captulo I Aspectos Generales


1.- Unidades involucradas en el Proceso de Ejecucin Presupuestaria
2.- Uso del Manual
3.- Objetivo Alcance Base Legal
4.- Disposiciones Generales
5.- Disposiciones Especficas

05
06
07
08
10

Captulo II De los Procedimientos


6.- Procedimiento para la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria Fase Comprometido
7.- Procedimiento para la Imputacin Presupuestaria Fase Causado
8.- Procedimiento para el Pago Presupuestario Fase Pagado

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Captulo III Del Procedimiento para la Modificacin del Manual


9.- Objeto de Modificaciones al Manual
10.- Procedimiento de Modificacin y Nueva Publicacin

16
16

Captulo VI Disposiciones Grficas


11.- Instructivos llenado Formularios Internos
12.- Grafica Forma GPSCP-RS-01
13.- Grafica Forma GPSCP-CIP-02
14.- Grafica Forma GPSCP-CRIP-03
15.- Flujogramas

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Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Introduccin

El presente documento constituye el Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecucin


Presupuestaria de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos Incio de Abreu E Lima, S.A., el
cual ha sido visto, revisado, avalado y aceptado por la Presidencia, la Gerencia de Planificacin Seguimiento
Control y Presupuesto, y la Direccin de Administracin como usuarios principales y garantes del
cumplimiento del presente Manual.

Este manual tiene por objetivo establecer las normas, procedimientos e instrucciones para el correcto
registro de las asignaciones o imputaciones presupuestarias objeto de las ejecuciones de gastos de todas las
Gerencias y Coordinaciones de la Empresa. El mismo ha sido elaborado con el propsito de ofrecer los
elementos bsicos que permitan una mayor flexibilidad en la administracin y ejecucin de los crditos
previsto en la ley de presupuesto para el ejercicio fiscal vigente.

Tomando en cuenta la normativa legal que rige la contabilidad pblica, y con la finalidad de facilitar
el correcto seguimiento de cada requisicin que se realice, se definen los pasos que deben cumplirse durante
dicho proceso. Cada uno de los pasos se encuentra asociado a una instancia, y se han diseado formularios
estndares adaptados a la realidad entre las cuales estarn contenidas en este manual.

Elaborado por:
Santos Medina

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Cap. I
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Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Unidades involucradas en el Proceso de Ejecucin Presupuestaria


1.- Unidades involucradas en la Ejecucin Presupuestaria y los respectivos Niveles de Aprobaciones
Presupuestarias para la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista, S.A.
Unidad Solicitante: A travs de una Solicitud/Requisicin a la Gerencia de Planificacin
Seguimiento Control y Presupuesto, la cual dar el inicio a la ejecucin Presupuestaria.
Direccin de Administracin y Finanzas: Ser el responsable de verificar y pre-aprobar las
solicitudes/requisiciones y rdenes de pago o movimiento financiero, remitiendo a la unidad de
Ejecucin Presupuestaria de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto.
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control Presupuesto: Responsable, a travs de la unidad
de ejecucin presupuestaria, de aprobar las solicitudes/requerimientos y ejecutar los procedimientos
con los procesos correspondientes a las siguientes fases: Comprometido, Causado, Pagado.
Presidencia y Vicepresidencia: Ser de responsable de verificar las solicitudes/requerimientos los
cuales por su rango de importancia y monto del gasto ameriten un mayor control en el uso de los
recursos financieros por parte de la mxima autoridad de la Empresa.

Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


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Cap. I
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Pg. 06

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Uso del Manual


2.- Uso del Manual: Para la correcta utilizacin y aprovechamiento de los recursos del presente manual, de
deben tomar en consideracin los siguientes aspectos:
2.A.-

El Manual deber estar al alcance de todo el personal de las Unidades y Gerencias involucradas
en el proceso de Ejecucin de Gastos de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista
Jos Incio de Abreu E Lima, S.A.

2.B.-

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto en conjunto con la Direccin


de Administracin; sern los garantes responsables de que los procedimientos tipificados en el
presente manual se cumplan en su totalidad.

2.C.-

Las Normas y Procedimientos establecidos en el presente manual estarn sujetos al control


previo por parte de las dependencias organizativas de la empresa (Junta Directiva, Presidencia,
Gerencia Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, Direccin de Administracin), y al
control posterior como responsabilidad de la Auditora Externa por parte del rgano de
Adscripcin (INDER, MAT).

2.D.-

Toda modificacin o sustitucin que requiera el presente manual, deber ser tramitada a travs
de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto; el cual proceder a la
debida actualizacin segn la normativa establecida en el Captulo III de presente Manual.

2.E.-

Este manual y su estructura es propiedad exclusiva de la Empresa Integral de Produccin


Agraria Socialista Jos Incio de Abreu E Lima, S. A.

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Fecha Versin: 1.0


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Cap. I
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Pg. 07

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Objetivo Alcance Base Legal


3.- Objetivo, Alcance, Base Legal del contenido del presente manual de normas y procedimiento.
3.A.-

Objetivo.
Servir como instrumento de control interno en la evaluacin de las operaciones que se lleven a
cabo en la ejecucin presupuestaria en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad; as como
tambin garantizar el control administrativo y facilitar las labores auditoras y de control fiscal,
estableciendo lo lineamientos metodolgicos de accin prctica para la ejecucin del
presupuesto de ingresos y gastos de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos
Incio de Abreu E Lima, S.A., a fin de organizar los procesos y definir con mayor precisin la
distribucin de responsabilidades.

3.B.-

Alcance.
Dirigido a todo el personal responsable directo e indirecto de la ejecucin del presupuesto de
ingresos y gastos de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos Incio de Abreu
E Lima, S.A.; sobre todo en la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, y
la Gerencia de Administracin; ya que el presente manual comprende el Proceso de Ejecucin
Presupuestaria desde la Solicitud Requerimiento hasta la imputacin, contabilizacin y
pagado correspondiente; estableciendo lineamientos y responsabilidades a cada uno de los
involucrados.

3.C.-

Bases Legales.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 2403-2.000. Segunda versin. Captulo II del Rgimen Fiscal y Monetario.

Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario (LORP).

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial N


39.147 del 26 de Marzo de 2009.

Reglamento N 1 de la Ley de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el


Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial N 5.781 Extraordinario de fecha 12/08/2005.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control


Fiscal, Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela Ordinaria N 37.347 del
17/12/2001.

Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos (ONAPRE) vigente.

Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinaria de Fecha 07/04/2003.

Reglamento interno de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos Incio


de Abreu E Lima, S.A.

Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


14-02-2014

Fecha Versin Anterior:

Cap. I
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Pg. 08

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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2014

Disposiciones Generales
4.- Disposiciones generales del presente manual de normas y procedimientos:
4.01.-

La Ejecucin Presupuestaria de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos


Incio de Abreu E Lima, S.A., se efectuar bajo el Marco Legal vigente en materia de
presupuesto y la normativa contenida en al presente manual.

4.02.-

Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin, a travs de las unidades de compras y


contabilidad, de remitir a la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, la
Relacin de los Gastos Ejecutados y de Ordenes de Servicios, Compras ejecutadas y pagadas
de todos los proyectos y acciones centralizadas, para la actualizacin de la base de datos de la
Ejecucin Presupuestaria, los das Mircoles de cada semana. De no haberse efectuado ninguna
operacin en la semana anterior, remitir notificacin formal de Sin Movimientos. Dejando
para el Cierre de Cada Mes la conciliacin de ambas Gerencias en materia de Ejecucin
presupuestaria de los estatus de las fases: Comprometido, Causado y Pagado.

4.03.-

La Gerencia de Administracin a travs de la unidad de Contabilidad, deber remitir a la


Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto; el cierre trimestral de la
Ejecucin Financiera del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Empresa Integral de
Produccin Agraria Socialista Jos Incio de Abreu E Lima, S. A., as como los Informes de
Estados Financieros, Flujo de Caja y Balance General (Segn Instructivo ONAPRE Nro. 8);
dentro de los diez (10) das calendario una vez culminado el trimestre; con el objeto de revisar y
remitir la Ejecucin Fsico-Financiera a nuestro rgano de adscripcin (INDER, MAT).

4.04.-

Una vez aprobada la solicitud/requerimiento y la unidad generadora cuenta con la certificacin


de disponibilidad presupuestaria emitida por la unidad de Presupuesto de la Gerencia de
Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto; la Gerencia de Administracin remite el
expediente de solicitud a la unidad de Presupuesto para el debido proceso de la fase de
ejecucin: Compromiso Presupuestario. Luego remitir a la Gerencia de Administracin para
el debido proceso de ejecucin financiera, en donde tendr un lapso no mayor a 60 das
calendario para la realizacin del causado y pago del gasto.

4.05.-

La Gerencia de Administracin a travs de la unidad de Compras, deber remitir notificacin


del estatus de los compromisos de los requerimientos ya procesados y aprobados, en el
momento en que a estos se le ordene elaboracin de pago por medio de cheque y/o depsito
bancario; remitiendo a la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, copia
de la orden de pago, cheque y/o notificacin de depsito bancario; para la actualizacin de la
Base de Datos del Presupuesto.

Elaborado por:
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Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


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Fecha Versin Anterior:

Cap. I
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Pg. 09

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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2014

Disposiciones Generales
4.06.-

Todas las Gerencias y Coordinaciones de la Empresa debern ceirse estrictamente a las


directrices metodolgicas del presente manual.

4.07.-

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, a travs de la unidad de


Presupuesto, ser responsable de velar por el fiel cumplimiento de las regulaciones contenidas
en este Manual.

4.08.-

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto podr realizar cualquier


modificacin total o parcial al presente manual segn lo estipulado en el Captulo III del
presente manual, as como tambin procesar todas las correcciones y actualizaciones por
solicitud debidamente documentada de parte de las coordinaciones y/o gerencias que formulen
tales solicitudes; en fin todas las normas generales y especficas que sean necesarias para el
buen desempeo de este manual de normas y procedimientos.

Elaborado por:
Santos Medina

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Yostselin Cuenca

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14-02-2014

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Pg. 10

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Fecha Elaboracin
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Disposiciones Especficas

5.- Disposiciones especficas para los procedimientos de ejecucin de las fases presupuestarias:
5.1
5.1.1-

Norma Especfica para la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria.


Las Coordinaciones y Gerencias estn en la obligacin de solicitar la disponibilidad y/o
apartado presupuestario mediante oficio interno dirigido a la Gerencia de Planificacin
Seguimiento Control y Presupuesto, toda vez que requieran la adquisicin de algn bien o
servicio.

5.1.2-

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto recibir de las coordinaciones


y gerencias solicitantes el oficio interno de Solicitud de Disponibilidad y/o Apartado
Presupuestario y los asigna al analista respectivo. De existir disponibilidad y/o apartado para
dicha solicitud, emitir la certificacin respectiva a la Coordinacin y/o Gerencia Solicitante
con su respectivo cdigo presupuestario.

5.1.3-

La Coordinacin y/o Gerencia Solicitante con la respectiva Certificacin de Disponibilidad,


prepara el expediente respectivo, segn sea el caso, y remite con oficio interno la
Solicitud/Requerimiento a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

5.1.4-

La Gerencia de Administracin y Finanzas, recibe la solicitud y la asigna a la unidad de


Compras para el debido proceso de la orden de compra. Una vez aprobada la solicitud y
soportada con las cotizaciones respectivas, remitir el expediente a la Gerencia de
Planificacin, Seguimiento Control y Presupuesto para el proceso del causado del monto de la
solicitud.

5.1.5-

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto recibe el expediente de


solicitud y lo asigna al analista correspondiente para contabilizar en la base de datos la
Ejecucin de dicha solicitud, asignndole la imputacin del monto respectivo la fase de
compromiso. Remitir el expediente con la debida certificacin de imputacin presupuestaria
(Fase Comprometido) a la Gerencia de Administracin y Finanzas, la cual tendr un lapso no
mayor a 60 das calendario para la tramitacin del pago respectivo.

5.1.6-

En caso de no formalizarse el compromiso en el lapso respectivo anteriormente sealado, la


Gerencia de Planificacin, Seguimiento Control y Presupuesto a travs de la unidad de
ejecucin presupuestaria liberar el monto especificado en la disponibilidad presupuestaria.
Excepto en los casos en donde la Coordinacin y/o Gerencia solicitante enve una exposicin de
motivos donde solicite prorroga o extensin de dicho compromiso presupuestario el cual no

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Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


14-02-2014

Fecha Versin Anterior:

debe ser mayor de 30 das hbiles contados a partir de la recepcin de dicho oficio por parte de
la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto.
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Pg. 11

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
Da

Mes

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02

2014

Disposiciones Especficas
5.2
5.2.1-

Norma Especfica para la Imputacin Presupuestaria.


Los documentos necesarios requeridos para el proceso de imputacin del gasto presupuestario
en la fase de causado, segn sea el caso y la unidad que lo solicita, son los siguientes:

Solicitud de Requerimiento (Formato GPSCP-RS-01)


Cotizaciones de Bienes y Servicios, Facturas
Solicitud Orden de Pago (Nomina, Solicitud de Viticos, Reposicin Caja Chica). (Formato
Interno Administracin)

5.2.2-

Todos los documentos que amparan y/o soportan el gasto presupuestario, debern contar con la
debida numeracin respectiva y registro en una relacin de documentos a fin de establecer su
control en cada una de las Gerencias y Coordinaciones de la estructura organizativa de la
empresa.

5.2.3-

La Gerencia de Administracin, a travs de la unidad de Finanzas y Contabilidad, entregar


copia controlada de la documentacin objeto de imputacin del gasto presupuestario a la
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, en ningn momento esta
gerencia recibir documento alguno para realizar imputaciones presupuestarias que no
provengan de la Gerencia de Administracin.

5.2.4-

La Unidad de Ejecucin Presupuestaria, est en la obligatoriedad de no suministrar informacin


sobre los documentos procesados al personal ajeno a la Gerencia de Planificacin y la Gerencia
de Administracin, guardando la debida reserva y otorgndoles a la citada informacin el
carcter de confidencial.

5.2.5-

Toda documentacin procesada por la unidad de Presupuesto deber presentar la firma del
analista correspondiente y del responsable de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control
y Presupuesto.

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14-02-2014

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Pg. 12

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Procedimiento para la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria


Fase Comprometido
6.- PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
6.A.-

OBJETIVO:
Establecer las normas y pasos a seguir para llevar un control eficiente y oportuno de los
Compromisos Presupuestarios adquiridos por la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos
Incio de Abreu E Lima, S. A.
6.B.

UNIDADES INVOLUCRADAS:
Gerencias y Coordinaciones solicitantes.
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto.
Direccin de Administracin.
Presidencia y Vice-Presidencia.

6.C.

FORMULARIOS QUE INTERVIENEN.


Solicitud de Requerimiento (Forma GPSCP-RS-01).
Solicitud de Orden de Pago (Formato Interno Administracin).
Certificado de Imputacin Presupuestaria (Forma GPSCP-CIP-02).

6.D.- DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO.


Seguidamente se detallan los pasos a seguir para la correcta tramitacin de solicitud de
disponibilidad para la ejecucin del gasto presupuestario:
PASO 1:

La Gerencia o Coordinacin Solicitante prepara y enva la Forma Solicitud de


Requerimiento (Original y Copia), solicitando la disponibilidad presupuestaria a la
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control Presupuesto. De ser el caso, acompaado
de la Solicitud de Orden de Pago o las cotizaciones pertinentes.

PASO 2:

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto recibe el Formulario


(Original y Copia) de la solicitud de disponibilidad presupuestaria, firma y sella, devuelve
la copia como constancia de recibido a la dependencia solicitante. Asigna al analista
correspondiente para su verificacin y certificacin de disponibilidad.

PASO 3:

El Analista responsable verifica en la Base de Datos del Presupuesto de Ingresos y Gastos


de la Empresa la disponibilidad presupuestaria con la informacin contenida en el original
de la Solicitud de Requerimiento.

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Cap. II
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Pg. 13

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Fecha Elaboracin
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02

2014

Procedimiento para la Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria


Fase Comprometido

PASO 5:

De no existir disponibilidad, el Analista responsable emite oficio de no disponibilidad


presupuestaria a la Gerencia y/o Coordinacin solicitante, notificndole el motivo de
rechazo de su solicitud y de ser el caso los pasos a seguir para que emita solicitud de
traspaso presupuestario. El Oficio debe ir refrendado por el responsable de la Gerencia de
Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto. Se finaliza el Procedimiento.

PASO 6:

La Gerencia de Administracin recibe la Certificacin (Original y Copia) y el original de


la Solicitud de Requerimiento, firma y sella, devuelve la copia. Asigna la documentacin a
la unidad de Compra y de Finanzas para la respectiva ejecucin financiera.

PASO 7:

Las Coordinaciones de Compras y de Finanzas realizan los pasos requeridos para la


ejecucin financiera del gasto. Remiten notificacin y copia controlada de los
comprobantes y rdenes solicitud de pago a la Gerencia de Planificacin Seguimiento
Control y Presupuesto, para la actualizacin del estatus de la Solicitud del Requerimiento
en la Fase Comprometido.

Elaborado por:
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Revisado por:
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Pg. 14

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Fecha Elaboracin
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02

2014

Procedimiento para la Imputacin Presupuestaria


Fase Causado

7.- PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE IMPUTACIN PRESUPUESTARIA


7.A.-

OBJETIVO:
Definir los pasos a seguir para registro y control eficiente del gasto en la Fase del Causado, una vez
que la Gerencia y/o Coordinacin solicitante ha recibido el bien o servicio de manera conforme.
7.B.

UNIDADES INVOLUCRADAS:
Gerencias y Coordinaciones solicitantes.
Direccin de Administracin.
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto.

7.C.- FORMULARIOS QUE INTERVIENEN.


Comprobante de Registro Gasto Presupuestario (Forma GPSCP-CRGP-03).
Orden de Entrega, Facturas (Proveedor del Bien o Servicio).
7.D.- DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO.
Seguidamente se detallan los pasos a seguir para el correcto registro del asiento en la base de datos
del Presupuesto, del gasto ya causado:
PASO 1:

La Gerencia o Coordinacin solicitante notifica a la Coordinacin de Compras la


aceptacin y recibo satisfaccin del bien o servicio solicitado. Avalando las respectivas
Notas de Entrega emitidas por el proveedor del bien o servicio con su firma y sello de ser
el caso.

PASO 2:

La Gerencia de Administracin, a travs de las unidades de Compras, emite relacin de


requerimientos con el estatus de Fase Causado a la Gerencia de Planificacin Seguimiento
Control y Presupuesto. Este paso deber realizarse con una periodicidad de 15 das
calendario, es decir dos (2) veces cada mes.

PASO 3:

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto recibe la relacin, y la


asigna al Analista responsable para la actualizacin de la base de datos del Presupuesto de
Ingresos y Gastos de la Empresa Integral de Produccin Agraria Socialista Jos Incio de
Abreu E Lima, S.A.

Elaborado por:
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Pg. 15

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Procedimiento para el Pago Presupuestario


Fase Pagado
7.- PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO PRESUPUESTARIO
7.A.-

OBJETIVO:
Establecer los pasos necesarios para el correcto registro y control eficiente del gasto en la Fase de
Pagado, una vez que la Unidad de Finanzas de la Gerencia de Administracin ha entregado el cheque al
beneficiario y/o la orden de transferencia a la entidad bancaria correspondiente, de manera conforme.
7.B.UNIDADES INVOLUCRADAS:
Direccin de Administracin.
Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto.
7.C.- FORMULARIOS QUE INTERVIENEN.
Relacin de Pagos Entregados (Formato Interno Administracin).
7.D.- DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO.
Seguidamente se detallan los pasos a seguir para el correcto registro de actualizacin de la base de
datos del Presupuesto, de los requerimientos registrados:
PASO 1:

La Gerencia de Administracin, a travs de la unidad de Finanzas, remitir a la Gerencia


de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, una relacin descriptiva y detallada
de los Cheques emitidos y entregados a sus beneficiarios. Indicando el Numero del
Requerimiento y Orden de Pago al que han sido imputados. Slo debe incluir los Cheques
pertenecientes al pago a proveedores, los pertenecientes a reembolsos a empleados y
nmina de temporeros ya se tomaran como incluidos en otra relacin de los montos
causados y pagados en las solicitudes de rdenes de pago por nomina, coordinaciones de
servicios a los trabajadores (Autogestionado de Salud), entre otros.

PASO 2:

La Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto, recibe la relacin y la


asigna al analista responsable para la actualizacin de la base de datos del Presupuesto de
Ingresos y Gastos.

Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
Yostselin Cuenca

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Cap. III
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE LA EMPRESA
INTEGRAL DE PRODUCCIN AGRARIA
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Del Procedimiento para la Modificacin del Manual

9.- Objeto de Modificaciones del Manual


La Gerencia de Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin, es la nica
responsable de emitir modificaciones totales y parciales, de fondo o de forma, al presente Manual de Normas
y Procedimientos para las Modificaciones Presupuestarias.
Los motivos que objeten la actualizacin y/o modificacin del presente manual, residir en cambios
que previamente sean realizados en las normativas emanadas de la Oficina Nacional de Presupuesto,
ONAPRE, en materia presupuestaria, ya que este es el mximo rgano para la contabilidad del sector pblico;
y tambin en ciertos casos en que amerite cambios para que exista concordancia con los procedimientos de
nuestro rgano de adscripcin INDER-MAT.

10.- Procedimiento de Modificacin y Nueva Publicacin


Se establece el procedimiento siguiente, para una correcta actualizacin y/o modificacin del
presente Manual de Nomas y Procedimientos.
1.- La Gerencia de Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin, realizar un anlisis de los
resultados en la gestin del presupuesto del periodo fiscal actual, en cuanto al uso correcto de la normativa
establecida en el presente manual.
2.- De existir fallas en los procesos tipificados en el presente manual, La Gerencia de Planificacin,
Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin; en asamblea conjunta con la Presidencia y/o Junta Directiva
y La Unidad Responsable de Ejecucin del Proyecto-Presupuesto en donde se refleje la falla; discutir,
establecer y aprobar los cambios necesarios para una correcta adecuacin de presente manual en materia de
modificaciones presupuestarias de la empresa.
3.- De existir cambios en la Normativa ONAPRE y/o nuestro rgano de adscripcin, la Gerencia de
Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin emitir solicitud de informacin al rgano
externo (INDER, MAT, ONAPRE) sobre los nuevos parmetros que rijan la normativa en cuanto a las
modificaciones presupuestarias y los procedimientos estndar que deban adecuarse para el mejor desempeo
de las modificaciones presupuestarias.

Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
Yostselin Cuenca

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Del Procedimiento para la Modificacin del Manual

4.- Una vez establecidas las actualizaciones, modificaciones de forma o de fondo; La Gerencia de
Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin, verificar el nivel porcentual de la cantidad de
informacin a modificar para indicar el numeral de la nueva versin generada, segn la tabla siguiente:

Tipo de Situacin
En caso de ser actualizacin, y el
porcentaje de informacin a
modificar es menor al 50% del
total contenido en el Manual.
En el caso de ser actualizacin, y
el porcentaje de informacin
supere el 50% del total contenido
en el Manual.
Si la modificacin fuese de forma
o de fondo, por cambios en las
normativas de los entes externos.

Accin a Realizar

Ejemplo

Se le suma a la
Versin Actual una
centsima (0.01)

Anterior: V 1.0
Nueva: V 1.01

Se le suma a la
Versin Actual una
dcima (0.1)

Anterior: V 1.01
Nueva: V 1.10

Se inicializa la
Versin Actual
sumando una unidad
(1)

Anterior: V 1.10
Nueva: V 2.0

5.- Cumplidos todos los pasos anteriores, segn su forma, la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y
Presupuesto, redactar el nuevo manual con las modificaciones aprobadas y har pblico la informacin ante
las dems Gerencias y Coordinaciones de la Empresa, todo segn lo tipificado en la seccin del Captulo II
del presente Manual de Normas y Procedimientos.

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Disposiciones Grficas

10.- Instructivos de llenado Formularios propuestos en este Manual de Normas y Procedimientos.


Para la unificacin en el manejo de la informacin entre las Gerencias y Coordinaciones
involucradas en el proceso de ejecucin presupuestaria, se hace necesaria la estandarizacin de los formatos
para la presentacin de solicitudes de ejecuciones presupuestarias. Se detalla a continuacin la relacin de
formatos propuestos que intervienen en el registro de las ejecuciones presupuestarias:
Forma GPSCP-RS-01: Forma Solicitud de Requerimiento.
Forma GPSCP-CIP-02: Forma Certificado Imputacin Presupuestaria.
Forma GPSCP-CRIP-03: Forma Comprobante Registro Gasto Presupuestario.

Las formas respectivas a las relaciones de Requerimientos Procesados que la Gerencia de


Administracin debe elaborar para la notificacin de las fases presupuestarias de dichos requerimientos, ser
propuesto al final de este apartado como un ejemplo de lo que debe contener; la forma y estructura de la
relacin quedar a juicio de la coordinacin de Finanzas y de Compras para que se ajuste a sus lineamientos
de flujo de informacin.

10.1.- Instructivo llenado Forma Solicitud de Requerimiento. CPSCP-RS-01

10.1.A) Objetivo:
Registrar la informacin especfica de las modificaciones presupuestarias requeridas por la Gerencia
de Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de Gestin de la Empresa Integral Agraria Socialista
Jos Incio de Abreu E Lima, S.A.

10.1.B) Especificaciones:
Caractersticas: Elaborado en papel bond tamao carta, original y copia.
Preparado por: Gerencia o Coordinacin Solicitante.
Oportunidad de preparacin: Cuando se requiera modificaciones en proyectos y/o presupuesto.

Elaborado por:
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Revisado por:
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Distribucin: Original para la Gerencia de Planificacin, Seguimiento, Presupuesto y Control de


Gestin; y copia para la Unidad solicitante.

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Disposiciones Grficas
Instrucciones:

CAMPO
1
2
3
4
5
6

7,8,9
10
11
12
13
14

Elaborado por:
Santos Medina

DESCRIPCION
Indique la Numeracin consecutiva controlada por cada Gerencia y Coordinacin.
Indique la Fecha de elaboracin de la solicitud.
Indique la Unidad Gerencia o Coordinacin solicitante.
De ser Coordinacin, indicar la Gerencia de adscripcin.
Descripcin del motivo de la solicitud del bien o servicio.
Detalle del bien o servicio solicitado. (Denominacin, Unidad de Medida, Cantidad).
De poseer presupuesto con antelacin indicar el Precio Unitario y el Monto Total
segn la cantidad.
Indique Denominacin el Proyecto o Accin Centralizada, la Meta/Objetivo afectada,
y de poseer presupuesto con antelacin indique el monto correspondiente a ser
ejecutado en la meta/objetivo.
Seale las observaciones adicionales segn sea el caso.
Firma del responsable de la Unidad Solicitante.
Firma del responsable de la Gerencia de Administracin.
Firma del responsable de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y
Presupuesto.
Aval de la mxima autoridad de la Empresa, segn sea el caso requerido.

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Disposiciones Grficas

10.2.- Instructivo llenado Forma Certificado Imputacin Presupuestaria. CPSCP-CIP-02


10.2.A) Objetivo:
Registrar la informacin especfica de las partidas objeto de imputaciones presupuestarias requeridas.
10.2.B) Especificaciones:
Caractersticas: Elaborado en papel bond tamao carta en original.
Preparado por: Unidad de Ejecucin Presupuestaria.
Oportunidad de preparacin: Como anexo a la solicitud de requerimiento presentado.
Distribucin: Original para la Gerencia Administracin.
Instrucciones:

CAMPO
1
2
3
4
5
6
7
8

Elaborado por:
Santos Medina

DESCRIPCION
Numeracin consecutiva.
Fecha de elaboracin.
Nmero indicador de la Solicitud de Requerimiento afectada.
Denominacin de la Unidad Solicitante del requerimiento.
Detalle de registro de imputacin del gasto.
Observaciones adicionales.
Firma del Analista responsable.
Firma del responsable de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y
Presupuesto.

Revisado por:
Yostselin Cuenca

Fecha Versin: 1.0


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Pg. 21

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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Mes

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02

2014

Disposiciones Grficas

10.3.- Instructivo llenado Forma Comprobante Registro Gasto Presupuestario. CPSCP-CRGP-03

10.3.A) Objetivo:
Detallar el registro de la Ejecucin Presupuestaria en la Base de Datos del Presupuesto.
10.2.B) Especificaciones:
Caractersticas: Elaborado en papel bond tamao carta en original.
Preparado por: Unidad de Presupuesto.
Oportunidad de preparacin: Cuando se requiera modificaciones en proyectos y/o presupuesto.
Distribucin: Original (Archivo Interno) para la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y
Presupuesto.
Instrucciones:
CAMPO
1
2
3
4
5
6
7
8

Elaborado por:
Santos Medina

DESCRIPCION
Nmero interno correlativo del Comprobante.
Fecha de elaboracin del registro.
Nmero indicador de la Solicitud de Requerimiento afectada.
Denominacin de la Unidad Solicitante del requerimiento.
Descripcin del registro presupuestario.
Observaciones adicionales.
Firma del Analista responsable.
Firma del responsable de la Gerencia de Planificacin Seguimiento Control y
Presupuesto.

Revisado por:
Yostselin Cuenca

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Pg. 22

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Fecha Elaboracin
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Grafica Forma GPSCP-RS-01

ORDEN DE REQUERIMIENTO Y/O SERVICIOS


1. NUMERO SOLICITUD:
2. FECHA SOLICITUD:
3. UNIDAD SOLICITANTE:
4. UNIDAD DE ADSCRIPCION:
5. OBJETO SOLICITUD:
6. DESCRIPCIN DEL REQUERIMIENTO Y/O SERVICIO
DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO

UNIDAD DE MEDIDA

7. PROYECTO / ACCION CENTRALIZADA

CANTIDAD

PRECIO
UNITARIO

8. META/ OBJETIVO

TOTAL

9. MONTO

10. Observaciones:

11. Unidad Solicitante

12. Gerencia de
Administracin

13. Gerencia Planificacin Seguimiento


Control y Presupuesto

14. Aval Presidencia


/ Vicepresidencia.

Forma: GPSCP-RS-01

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Pg. 23

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
Da

Mes

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02

2014

Grafica Forma GPSCP-CIP-02

CERTIFICADO DE IMPUTACIN PRESUPUESTARIA


1. NUMERO SOLICITUD:
2. FECHA SOLICITUD:
3. NUMERO RS-01:
4. UNIDAD SOLICITANTE:

GPSCP-EP-

5. DETALLE REGISTRO IMPUTACIN DEL GASTO


DESCRIPCION DEL BIEN O SERVICIO
UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

CODIGO PARTIDA PRESUPUESTARIA

6. Observaciones:

7. Unidad Solicitante

8. Gerencia Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto

Forma: GPSCP-CIP-02

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Pg. 24

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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Mes

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02

2014

Grafica Forma GPSCP-CRIP-03

COMPROBANTE DE REGISTRO GASTO PRESUPUESTARIO


1. NUMERO SOLICITUD:
2. FECHA SOLICITUD:
3. NUMERO RS-01:
4. UNIDAD SOLICITANTE:

GPSCP-CGP-

5. DETALLE REGISTRO DEL GASTO


PROYECTO / ACCION

META / OBJETIVO

PARTIDA

MONTO

6. Observaciones:

7. Unidad Solicitante

8. Gerencia Planificacin Seguimiento Control y Presupuesto

Forma: GPSCP-CRIP-03

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Fecha Versin: 1.0


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Pg. 25

Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
Da

Mes

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02

2014

Grafica Ejemplo Relacin de Pagos

FECHA

EGRESO
NRO.

CHEQUE
NRO.

RELACION DE PAGOS EFECTUADOS


OP-OCFACT

DESCRIPCION
4

RIF Nro. - PROVEEDOR


5

MONTO
7

PARTIDA
8

PROY./AC.C.

META/OBJ.

*9

*10

1.- Fecha Emision


2.- Nro. Comprobante de Egreso
3- Nro del Cheque
4.- Descripcion del Pago
5.- Rif Beneficiario y Razon Social
6.- Factura, Orden de Pago, Orden de Compra
7.- Monto
8.- Partida
9 y 10 Segn Requisicin.

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Santos Medina

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Versin: 1.0
Fecha Elaboracin
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02

2014

Flujogramas

Elaborado por:
Santos Medina

Revisado por:
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