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TUTORIAL PARA EL USO DE LA HERRAMIENTA DE RECOJO DE INFORMACIN PARA LOS

MONITORES DE GESTIN Y GESTORES LOCALES

PROCEDIMIENTO:
CONTRATACIN ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS (CAS)

EQUIPO DE GESTIN DE LA INFORMACIN - EBR

CONSIDERACIONES TCNICAS:

Se recomienda que para la ejecucin de la herramienta utilice Microsoft Excel desde


la versin 2010 (v.14.0) en adelante.

Es deseable que utilice una PC con procesador Core i3 o superior.

Deber contar con servicio de internet al ejecutar la transferencia de datos (recibir


y enviar).
CENTRAL DE ATENCIN:

Para los Gestores Locales, comunicarse con su Monitor de Gestin.

Para los Monitores de Gestin, comunicarse con el Equipo de Gestin de la


Informacin.

EQUIPO DE GESTIN DE LA INFORMACIN - DIGEBR

El presente Tutorial ha sido elaborado por el Equipo de Gestin de la Informacin de la Direccin


General de Educacin Bsica Regular, el cual le servir de gua para el correcto llenado y envo de datos
de la herramienta de procesos de Contratacin Administrativa de Servicios (CAS), dentro de los
Programas Presupuestales PELA y Acceso.
El Tutorial comprende dos partes: una para los Gestores Locales, cuya funcin es recoger la
informacin en las Unidades Ejecutoras y/o UGEL a su cargo, y la segunda para los Monitores de
Gestin, quienes validan la informacin de los Gestores y la elevan al Equipo de Gestin de la
Informacin.
Antes de utilizar la herramienta, se le recomienda que lea por completo el presente Tutorial.

A. PARA LOS GESTORES LOCALES

INSTRUCCIONES GENERALES DE DESCARGA Y ACCESO A LA HERRAMIENTA

1.

El Equipo de Gestin de la Informacin remitir va correo electrnico a los Monitores de Gestin la


herramienta para el recojo de informacin referente a los procedimientos administrativos de
Contratacin Administrativa de Servicios (CAS), en el marco de las intervenciones de los Programas
Presupuestales 0090 (PELA) y 0091 (Acceso), de la Direccin General de Educacin Bsica Regular.

2.

El Monitor al que usted reporta le reenviar esta herramienta va correo electrnico.

3.

Descargue y guarde el archivo adjunto en su computadora. Recuerde que el archivo que utilizar es
nico por cada Gestor Local.

4.

Cuando proceda a abrir el archivo, le aparecer un mensaje de alerta de seguridad, el cual le indica
que las macros han sido deshabilitadas. Haga clic en el botn Habilitar contenido para continuar con
la ejecucin de la herramienta.

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5.

Despus de habilitar el contenido del archivo, le aparecer el siguiente mensaje de confirmacin:


Conexin establecida a internet!; haga clic en Aceptar para continuar.

6.

A continuacin, aparecer la pantalla principal de la herramienta correspondiente al proceso de


Contratacin Administrativa de Servicios (CAS):

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7.

En esta ventana deber ingresar los datos de acceso (Usuario y Clave), los mismos que le han sido
proporcionados previamente por su Monitor de Gestin mediante correo electrnico. Estos datos de
acceso son personales, por lo que se le recomienda no compartirlos con terceras personas.

8.

Recuerde que el Usuario tiene ocho dgitos, y la Clave, cinco caracteres alfanumricos. En caso los haya
extraviado, comunquese con su Monitor de Gestin para que le pueda brindar nuevamente dichos
datos de acceso.
Despus de ingresar sus datos de acceso, aparecer en la pantalla la relacin de Unidades Ejecutoras
(UE) y UGELs que se encuentra a su cargo, y en la parte inferior las intervenciones que estn focalizadas
en sus UE y las actividades comprendidas. Adems, en la parte derecha aparece un botn que permite
la importacin de todos los datos del ltimo reporte desde el Servidor.

IMPORTACIN DE DATOS DESDE EL SERVIDOR

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Para traer los datos del ltimo reporte desde el Servidor, existen dos posibilidades: hacerlo por cada
intervencin o traer todas las intervenciones de una sola vez.

1.

Para traer los datos de una intervencin


1.1. En la parte inferior de la pantalla principal de la herramienta podr elegir del listado desplegable
Intervencin (opciones) la intervencin que desee ingresar la informacin. En el campo Actividad
(opciones), para el proceso de Contratacin Administrativa de Servicios, debe seleccionar la opcin
nico. Finalmente, deber hacer clic sobre el botn Siguiente, para que la herramienta pueda
importar desde el Servidor los datos correspondiente al ltimo registro que envi. Como ejemplo,
se va a seleccionar la intervencin de Acciones Comunes (correspondiente al Programa
Presupuestal PELA).

Esta operacin puede tardar hasta tres minutos, dependiendo tambin de la velocidad de conexin
a internet.
1.2. A continuacin, le aparecer una ventana de confirmacin de esta accin. Para continuar con el
proceso, haga clic en S.

1.3. Despus de que se ha importado los datos de Acciones Comunes, le aparecer una ventana que le
indica que se realiz con xito la carga de la informacin desde el Servidor hacia la herramienta.

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1.4. De esta forma podr acceder a la ltima informacin que ha reportado, sobre la que podr realizar
la actualizacin de las contrataciones CAS.

2.

Para traer los datos de todas las intervenciones


2.1. En la parte inferior de la pantalla principal, despliegue el men Intervencin (opciones), elija la
opcin *Limpiar y Traer Todos mis datos del Servidor y finalmente haga clic en el botn Ejecutar!.
Esta opcin permitir la importacin de los datos de todas las intervenciones que tiene a su cargo,
segn el ltimo reporte.

2.2. Le aparecer una ventana para confirmar si desea borrar la informacin que existe en la
herramienta (en caso exista) y traer los datos del ltimo reporte desde el Servidor. En caso desee
continuar, haga clic en S.

Debido a que esta operacin elimina toda informacin existente en la herramienta, se recomienda
que la ejecute cuando vaya a utilizar la herramienta por primera vez.
2.3. Por cada intervencin que tenga a cargo, la herramienta le preguntar si desea realizar la
importacin de datos desde el Servidor; para continuar con cada una haga clic en S.

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2.4. Despus de que se ha importado los datos de cada intervencin (que puede tardar hasta tres
minutos, dependiendo tambin de la velocidad de conexin a internet), le aparecer una ventana
que le indica que se realiz con xito la carga de la informacin.

2.5. Finalmente, cuando se haya trado los datos de la ltima de sus intervenciones, despliegue el men
de Intervencin (opciones), elija una de ellas y haga clic en Ejecutar! para continuar con el ingreso
de informacin en la misma.

LLENADO Y/O ACTUALIZACIN DE INFORMACIN EN LA HERRAMIENTA

1. Despus de haber realizado la carga de datos desde el Servidor, ingrese a una intervencin (en el
ejemplo, Acciones Comunes), en la que le aparecer la informacin que envi en el ltimo reporte. En
ella, deber actualizar la informacin que disponga a la fecha, ya sea por inicio de nuevas convocatorias
de contratacin CAS, publicacin de resultados de convocatorias que se encontraban en proceso, y
firma de contratos, registro del personal en los Sistemas Administrativos y/o registro de los pagos del
personal CAS, ingreso de Fuente, Observaciones y Acciones a realizar, entre otros.

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2. Si bien, mientras realiza el ingreso de informacin de cada intervencin, puede guardar el archivo
utilizando la combinacin de teclas Ctrl + G, la herramienta presenta la caracterstica de autoguardado,
por lo que en caso exista un cierre inesperado del programa Excel o salga del mismo involuntariamente,
al volver a iniciar el archivo encontrar que su informacin ha sido guardada automticamente. Cabe

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precisar que, en caso de haber cerrado la herramienta, al volver a acceder a ella, se le solicitar
nuevamente la Clave de Acceso. Ingrsela para poder continuar con el llenado de la herramienta.
3. Despus de haber realizado el ingreso y/o actualizacin de toda la informacin en la intervencin que
ha seleccionado, deber hacer clic en el botn Men Principal, a fin de regresar a la pantalla anterior,
para elegir otra Intervencin.

4. Ya en la pantalla principal, deber ingresar en cada una de las dems intervenciones y proceder de
manera similar al ingreso y/o actualizacin de la informacin correspondiente a las contrataciones de
personal CAS, tal y como se ha descrito en los pasos del 1 al 3.

ENVO DE LA HERRAMIENTA AL MONITOR DE GESTIN

1. Cuando haya terminado con el ingreso y/o actualizacin de toda la informacin de las intervenciones
en sus UE y UGEL a cargo, enve la herramienta va correo electrnico a su Monitor de Gestin.
2. Recuerde que el Monitor de Gestin tiene la funcin de validar la informacin que usted le ha remitido.
En caso encuentre inconsistencias, deber superarlas en coordinacin con l. Si no existen
observaciones por parte de su Monitor, ste elevar la informacin al Equipo de Gestin de la
Informacin.

CONSIDERACIONES FINALES

1. El proceso de importacin de informacin desde el Servidor puede tardar aproximadamente hasta tres
minutos en actualizar (dependiendo tambin de la velocidad de conexin a internet).
2. Si bien puede guardar la informacin de la herramienta (utilizando la combinacin de teclas Ctrl + G),
esta presenta la caracterstica de autoguardado, por lo que si el programa Excel se cierra
inesperadamente o sale del mismo, al volver a ingresar podr verificar que su informacin ha sido
guardada.
3. Cuando vuelva a ingresar a la herramienta, deber ingresar nuevamente su Clave de Acceso.
4. Las herramientas en Excel y las claves de acceso son personales e intransferibles, por lo que se
recomienda no compartirlas con terceras personas. Cada archivo que descargue debe ser utilizado
SOLAMENTE por el usuario a quien le ha sido enviado.

B. PARA LOS MONITORES DE GESTIN

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INSTRUCCIONES GENERALES DE RECEPCIN, DESCARGA, ENVO Y RECEPCIN A LOS GESTORES


LOCALES

1.

El Equipo de Gestin de Informacin le remitir, va correo electrnico, la herramienta para el recojo


de informacin referente a los procedimientos administrativos de Contratacin Administrativa de
Servicios (CAS), para las intervenciones de los Programas Presupuestales 0090 (PELA) y 0091 (Acceso),
de la Direccin General de Educacin Bsica Regular.

2.

Usted se encargar de remitir por correo electrnico, a cada uno de los Gestores Locales que tiene a
su cargo, la herramienta de recojo de informacin de procesos CAS.

3.

Una vez finalicen el ingreso y/o actualizacin de informacin en las herramientas, los Gestores Locales
le enviarn los archivos por correo electrnico.

4.

Descargue cada una de las herramientas (archivo en Excel) que haya recibido de los Gestores en su
computadora. Recuerde que debe tener tantas herramientas como Gestores Locales tenga a su cargo

ACCESO A LA HERRAMIENTA

1. Acceda a una de las herramientas de sus Monitores Locales. Cuando entre en el archivo en Excel, el
programa le indicar que las macros se han deshabilitado. Para poder continuar con la ejecucin de la
herramienta, haga clic en Habilitar contenido.

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2. Despus de habilitar el contenido del archivo, le aparecer el siguiente mensaje de confirmacin:


Conexin establecida a internet!; haga clic en Aceptar para continuar.

3. A continuacin, aparecer la pantalla principal de la herramienta correspondiente al proceso de


Contratacin Administrativa de Servicios (CAS):

4. Debido a que esta herramienta fue utilizada por alguno de los Gestores, usted deber ingresar sus
datos de Acceso para poder acceder a la misma y tener la posibilidad de editarla; para ello deber
hacer clic en el botn Cambiar de Usuario. Al hacer ello, le aparecer una ventana para confirmar su
solicitud; para continuar, haga clic en S.

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5. La casilla de Usuario cambiar automticamente a su usuario de Monitor y la casilla de Clave se


limpiar para que pueda ingresar su clave de acceso personal, la misma que le ha sido proporcionados
previamente por el Equipo de Gestin de la Informacin mediante correo electrnico. Estos datos de
acceso son personales, por lo que se le recomienda no compartirlos con terceras personas.

Recuerde que el Usuario tiene ocho dgitos, y la Clave, cinco caracteres alfanumricos. En caso los haya
extraviado, comunquese con el Equipo de Gestin de la Informacin para que le pueda brindar
nuevamente dichos datos de acceso.
6. De esta manera, le aparecer la informacin de las UE y UGEL a cargo del Gestor Local, como tambin
las intervenciones que tiene a su cargo.

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7. Para ingresar a una intervencin, despliegue del men Intervencin (opciones) y escoja una (en el
ejemplo, Acciones Comunes). Luego, haga clic en Siguiente.

8. Le aparecer la informacin que ha ingresado el Gestor Local, correspondiente a la intervencin


seleccionada. Sobre ella deber revisar que no se presenten inconsistencias; en caso las encuentre
deber levantarlas en coordinacin con el Gestor Local. Si por el contrario, la informacin est correcta,
podr pasar a la siguiente intervencin o en su defecto enviarla al Servidor.

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9. Cuando haya terminado de validar la informacin de la primera intervencin, deber volver al Men
principal, haciendo clic en el botn azul ubicado en el extremo izquierdo de la ventana, para regresar
a la pantalla principal.

10. Para continuar con la revisin de las dems intervenciones, repita los pasos del 7 al 9. Cuando haya
terminado de revisar todas las intervenciones, podr enviar los datos de todas las intervenciones o una
por una. Este proceso se explicar en el proceso de Envo de datos.

ENVO DE DATOS

1. Para enviar los datos de una intervencin


1.1 En la herramienta de uno de sus Gestores Locales, ingrese a una intervencin y verifique que no
existan inconsistencias. Luego, haga clic en el botn rojo Enviar datos, que le permitir el envo de
datos de la intervencin que est trabajando.

1.2 Le aparecer una ventana que le pedir que confirme esta operacin. SI desea continuar, haga clic
en S.

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Recuerde que el envo de informacin hacia el Servidor puede tomar hasta tres minutos, tiempo
que depende tambin de la velocidad de conexin a internet.
1.3 Despus de haber transferido los datos, la herramienta le indicar que la operacin se realiz
satisfactoriamente.

1.4 Regrese al Men Principal y repita los pasos del 1.1 al 1.3 para las dems intervenciones.
1.5 Repita los pasos del 1.1 al 1.4 para cada uno de las herramientas de los dems Gestores Locales
que tiene a su cargo.
2. Para enviar los datos de todas las intervenciones
2.1 Para ejecutar esta operacin, deber asegurarse que la informacin a enviar no presenta
inconsistencias.
2.2 En la herramienta de uno de sus Gestores Locales, dirjase a la pantalla principal de la herramienta
y haga clic en el botn Enviar todos los datos.

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2.3 Le aparecer un mensaje para que confirme o no el envo del contenido de la herramienta hacia el
Servidor. Si desea proceder, haga clic en S.

2.4 Por cada intervencin que tenga el Gestor Local le aparecern mensajes que indican que se
realizaron las transferencias exitosamente.

2.5 Repita los pasos del 2.1 al 2.4 para las herramientas de los dems Gestores Locales a su cargo.

CONSIDERACIONES FINALES

1. El proceso de envo de informacin desde el Servidor puede tardar aproximadamente hasta tres
minutos en actualizar (dependiendo tambin de la velocidad de conexin a internet).
2. SI bien puede guardar la informacin de la herramienta (utilizando la combinacin de teclas Ctrl + G),
esta presenta la caracterstica de autoguardado, por lo que si el programa Excel se cierra
inesperadamente o sale del mismo, al volver a ingresar podr verificar que su informacin ha sido
guardada.

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EQUIPO DE GESTIN DE LA INFORMACIN - DIGEBR

3. Cuando vuelva a ingresar a la herramienta, deber ingresar nuevamente su Clave de Acceso.


4. Las herramientas en Excel y las claves de acceso son personales e intransferibles, por lo que se
recomienda no compartirlas con terceras personas. Cada archivo que reciba de los Gestores Locales
solo puede ser editado por usted.
5. Finalmente, el Equipo de Gestin de la Informacin revisar la informacin que haya enviado. Si
encuentra inconsistencias, se las comunicarn para que usted pueda levantarlas en sus coordinaciones
con los Gestores Locales correspondientes. Cuando se superen dichas inconsistencias, habr cumplido
con informar sobre todos los procesos administrativos de contratacin de personal CAS en sus UE a
cargo.

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