Junio 2010

Cmo hacer un WBS y pasarlo

a MS Project Professional?

En el artculo Cmo hacer un WBS? publicado en mi blog se dieron los tips o recomendaciones
para elaborar un buen WBS. Recordemos que el WBS o EDT se utiliza para definir el alcance del proyecto
de trabajo en trminos de entregables y para descomponer an ms estos entregables en componentes.
Dependiendo del mtodo de descomposicin utilizado, el WBS tambin puede definir el ciclo del
proyecto de vida, as como las prestaciones adecuadas al proyecto, programa o portafolio. Esta
descomposicin de alcance del proyecto es necesaria para el control con representacin de un nivel
adecuado de detalle en la WBS.

A continuacin, vamos a poner en prctica dichas recomendaciones usando la herramienta WBS

Chart Pro (Figura 1) que es un software de gerencia de proyectos que se utiliza para crear un WBS
(Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) de un proyecto, para luego
pasarlo a Microsoft Project Professional 2007.

Figura 1. Pantalla del WBS Chart Pro

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Para tal demostracin vamos a poner como ejemplo el desarrollo de un portal web en el cual se
mostrarn las tareas bsicas para acometer dicho objetivo. Comenzamos creando la estructura principal
de un WBS en el cual se tendr en el nivel 1 el nombre o ttulo del proyecto. En el nivel siguiente
pondremos dos cajas ms para los componentes Gerencia del Proyecto y de Desarrollo del Proyecto
(Figura 2).

Figura 2. Nivel 1 y 2 del WBS

En mi experiencia en proyectos bajo el marco metodolgico del PMI recomiendo tener dos estos
dos componentes en todo WBS y posteriormente reflejarlo en el cronograma, ya que luego la ejecucin
y el control de las tareas de cada componente se tornan ms viables en los aspectos de alcance, tiempo
y costos.

A continuacin vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Gerencia del
Proyectos: Inicio, Planificacin, Ejecucin y Control y Cierre (Figura 3).

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Figura 3. Nivel 3 del componente Gerencia del Proyecto

Luego vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Desarrollo del Proyecto:
Fase de Diseo, Fase de Programacin y Fase de Testing (Figura 4), teniendo en cuenta que el desarrollo
del proyecto cumple con el ciclo de vida del software.

Figura 4. Nivel 3 del componente Desarrollo del Proyecto

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Una de las preguntas tpicas relacionadas con la preparacin del WBS es: Cul es el nivel de detalle
apropiado para el WBS? Se debe recordar que al construir un WBS se debe realizar la descomposicin
hacia abajo hasta que el componente est claro para el gerente o responsable del proyecto. En nuestro
ejemplo vamos a descomponer hacia abajo los componentes del nivel 3 de Desarrollo del Proyecto
(Figura 5).

Figura 5. Descomposicin de Nivel 3 de Desarrollo del Proyecto

Concluida la tarea de descomposicin de los componentes del WBS que requieran un mayor detalle
vamos a utilizar la funcin Goto Project para exportar el WBS a MS Project Professional (previamente
se debe haber activado el macro en MS Project al momento de instalar el WBS Chart Pro). Antes de
realizar la exportacin configuramos algunos parmetros del proyecto a travs de la opcin Tools >
Options. La Figura 6 muestra el cronograma generado a partir del WBS que hemos construido.

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Id

EDT

Nombre de tarea

Duracin

Comienzo

Fin
12

1.1

1.1.1

Inicio

1.1.2

Proyecto: "Portal web bsico"

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

Planificacin

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1.1.3

Ejecucin y Control

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1.1.4

Cierre

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1.2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1.2.1

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

1.2.1.1

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

10

1.2.1.1.1

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

11

1.2.1.2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

12

1.2.1.2.1

Tarea de Diseo 2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

13

1.2.1.2.2

Tarea de Diseo 3

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

14

1.2.1.2.3

Tarea de Diseo 4

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

15

1.2.2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

16

1.2.2.1

Programa 1

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

17

1.2.2.2

Programa 2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

18

1.2.2.3

Programa 3

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

19

1.2.2.4

Programa 4

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

20

1.2.3

Fase de Testing

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

21

1.2.3.1

Ciclo de testing 1

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

22

1.2.3.2

Ciclo de testing 2

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

23

1.2.3.3

Ciclo de testing 3

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

24

1.2.3.4

Ciclo de testing 4

1 da?

lun 17/05/10

lun 17/05/10

Gerencia del Proyecto

Desarrollo del Proyecto

Fase de Diseo
Fase 1 de Diseo
Tarea de Diseo 1
Fase 2 de Diseo

Fase de Programacin

lun 17 may
0

12

mar 18 may
0

Figura 6. Cronograma generado a partir del WBS Chart Pro.

Personalmente recomiendo el uso del WB Chat Pro porque te ayuda en la fase de inicio y alcance
preliminar del proyecto, realizar un diagrama y descomponerlo en partes se asemeja a la forma de
pensar y analizar un problema al igual que un proyecto. En mi profesin utilizo el WBS para presentarlo
en propuestas, planes de proyecto y presentaciones de kick-off o de comit de seguimiento. Para los
sponsors o gerentes esta forma de presentacin del alcance del proyecto es ms digerible que ponerlo
en un Excel o Project. Luego, una vez aprobado el WBS y exportado a MS Project se puede realizar todas
las modificaciones que se deban tener en cuenta porque recuerden que el WBS es solo el esqueleto
pero en el cronograma deben estar todas las actividades que se necesita para cumplir el proyecto de
manera satisfactoria.

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