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APPENDICE 12

FORMULAIRE DE SUIVI DE CONTRAT

Appendice 12: Formulaire de suivi de contrat


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FORMULAIRE DE SUIVI DE CONTRAT


A.

MODE D'UTILISATION

Pour chaque contrat complexe (avec plusieurs paiements) un formulaire de suivi de contrat
doit tre rempli et maintenu jour. Ce formulaire assiste le suivi des obligations majeures des partis
au contrat lors de son mise en uvre. Il est prpar avant signature du contrat, ce qui permet aussi de
contrler si les tapes avec leurs rsultats respectifs (milestones) ont t bien dfini dan le contrat.
Le formulaire de suivi de contrat doit tre consult avant chaque paiement partiel, et mis
jour avec chaque paiement ou changement de contrat. Il est sauv lectroniquement avec les contrats,
et ne porte pas de signature. Le formulaire fait partie de chaque dossier de documentation pour des
paiements directs ou des justifications pour remboursement si le contrat porte sur plusieurs
paiements. De prfrence, il devrait tre soumis au FIDA en forme lectronique.

INSTRUCTIONS A SUIVRE POUR REMPLIR LE FORMULAIRE

B.

Le formulaire de suivi de contrat (en Excel) contient des boites en jaune qui sont calcules
automatiquement. Le formulaire consiste des suivants lments principaux:
1.

Gnral: Cocher une des botes en cours et cltur

2.

Numro de contrat: Exactement le mme que dans le Registre des contrats (colonne 0).

3.

Description du contrat: Insrer une brve description de ce qui est fait dans le cadre du
contrat.

4.

Tableau rsum du contrat : Spcifier la devise du contrat dans le titre.

5.

Insrer dans la premire ligne le contrat dans sa premire version sign. Au cas o il y a
des avenants, des extensions, des plans annuels ajout plus tard, on les inserts dans les
lignes suivantes.

6.

Rfrence du contrat: Cette colonne est pour lappellation officielle du contrat dans le
ministre de tutelle, souvent un numro dinventaire.

7.

NO # : Insrer le numro de la non objection du FIDA qui a t reu permettant la


signature du contrat ou de ces avenants.

8.

Montant: Insrer le montant total du contrat. Pour les avenants, insrer seulement les
changements du montant, dune manire que la somme automatique en bas correspond
lobligation total sous ce contrat.

9.

Tableau Garanties financires: Spcifier la devise des paiements dans le titre.

10.

Document : Insrer le type de garantie.

11.

Echance / Extension : Insrer les dates de validit des garanties comme spcifies dans
les lettres de garantie. Si la date est relative un vnement, donner une brve
description, par exemple remboursement ou acceptation finale .

12.

Tableau Suivi des Paiements: Spcifier la devise des paiements dans le titre.

13.

Dans la premire section (plan de paiements), insrer les tapes avec leurs rsultats
respectifs (milestones) qui sont identifis dans le contrat comme conditions pralables
aux paiements. Les tapes ne devraient pas tre prsentes comme une srie de
dcaissements (premier paiement, deuxime paiement, etc.). Par contre, ils devraient

Appendice 12: Formulaire de suivi de contrat


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spcifier les dliverables par le fournisseur pour pouvoir demander un paiement. Cette
section est remplir ds la signature du contrat, avec les paiements attendus. Le total en
bas (automatique) devrait correspondre avec le montant total du contrat.
14.

Dans la deuxime section (certificat dtat davancement), faire rfrence aux certificats
dtat davancement qui dmontrent au que ltape avec ses rsultats a t atteinte par le
fournisseur. Pour les travaux, ce certificat et normalement fourni par un ingnieur
contract pour la supervision technique. Pour les services, le personnel du projet prpare
et signe normalement des certificats. Pour des documents spars, insrer la rfrence du
document avec son date. Pour une certification sur la facture, insrer sur facture avec
date.

15.

Dans la section troisime section (paiements effectus), insrer tous les paiements par
facture. Pour des paiements multiples par facture, utiliser les diffrentes lignes avec la
date de chaque paiement, le montant et le numro du cheque ou de la demande de retrait
de fonds en cas de paiement direct par le FIDA. Pour chaque facture, il faut commencer
dans la ligne en haut pour que le calcul automatique du reliquat dans la dernire colonne
(solde restant sur le contrat) fonctionne. Des autres lignes dans une bote peuvent rester
vides, selon le cas.

16.

La dernire colonne (solde restant sur le contrat) dmontre lengagement restant sur le
contrat. Elle est calcule automatiquement.

17.

Remarques: Dans la section de remarques, il convient insrer des informations


supplmentaires qui seront utiles pour les personnes qui ont des responsabilits de
gestion de contrats. Par exemple, des rfrences des documents supplmentaires, la date
de clture du contrat, des raisons pour des dlais dexcution ou de paiements, etc.

EN COUR S

FORMULAIRE DE SUIVI DE CONTRAT

CLTUR

(INSERER NOM DU PROJET ET ACRONYM)


No. du Contrat:
Description du contrat:
Dossier de pass. de march #:

selon registre des contrats

Composante:

Charg du contrat:

Nom et adresse du fournisseur:

Coordonns bancaires:

Banque correspondante l'tranger:


courrier lectronique:
tlphone:
Rsum du Contrat (INSERER DEVISE)
Document

Rfrence du contrat

NO #

Dates (dbut-fin)

Montant

Montant Total

0
Garanties financires (INSERER DEVISE)

Document
Cautionnement de l'avance
Garantie de bonne xcution
Autres

Nom de l'inst. financiaire

Date

Montant

Echance

Extension

Suivi des Paiements (INSERER DEVISE)


Certificat d'tat
davancement

Plan de paiements
Etape/ rsultat
(milestone)

Montant prvu Numro

Date

Paiements effectus
Fac-ture Date de
#
paiement

Solde restant
Cheque ou DRF sur le contrat
Montant pay
#
-

Montant Total

Remarques:

dernire mise jour:

1-Jan-09

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