You are on page 1of 7

TOPIK

Solusi Manajemen Aset Perusahaan dan Sistem Pelacakannya

set yang akan dibahas pada topik kali ini adalah aset
fisik yang ada di operasional, dan Physical Asset
Management, yaitu bagaimana, pencatatatannya
pada sistem, pengelolaan dan penerapan di operasionalnya.
Sebagian besar Manajemen perusahaan membutuhkan
pentingnya pengelolaan aset secara terintegrasi, di mana Aset
bukan hanya sekedar instrumen pengelolaan daftar aset dan
Fixed aset (aset yang dicatatkan dalam pembukuan sebagai
nilai aset) saja, akan tetapi sudah menjadi satu kesatuan
antara bagian penanggung jawab, bagian operasional dan
pemakai, sehingga life cycle dari aset tersebut terekam
dengan baik dalam sistem.
Jalur Aset/aktiva tetap (aset berbentuk fisik atau tidak)
secara umum bisa digambarkan seperti di bawah ini :

Gambar 1. Alur Aset/aktiva tetap secara umum.


Secara Umum bisa dijelaskan sebagai berikut :
1. Pengadaan, kegiatan untuk mendapatkan barang, atau
jasa secara transparan, efektif, dan efisien sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan penggunanya. Pengadaan bisa
melalui pembelian barang, sewa barang, peminjaman,
hibah dan hadiah. Pada fase ini pengadaan barang
tersebut sudah ditentukan pencatatannya untuk aset
atau untuk barang jual.
2. Operasional, penggunaan/pemanfaatan barang aset
untuk keperluan rutin operasional pada masa/periode
tertentu.
3. Pemeliharaan, menjaga dan merawat aset agar tetap
efektif dan efisien serta waktu pemanfaatannya dapat
lebih lama dengan nilai ekonomis yang tetap terjaga.

4. Penghapusan, aset/aktiva tetap yang penggunannya


dihentikan, misalkan bisa melalui :
a. Disposal : Dihapus karena tidak dapat dipakai lagi
(karena rusak, tidak bisa diperbaiki atau hilang)
b. Sales : penjualan Aset
c. Exchange : ditukar dengan Aset lain
d. Destruction : Rusak karena kecelakaan.
e. Hibah : diberikan tanpa biaya.
Pada Umumnya pengadaan Aset selalu dimulai melalui bagian
Finance & Accounting, karena akan dilakukan pengadaan
dan pencatatan pembukuan untuk melakukan pemerataan
cost atau biaya pengadaan dalam financial report dari
barang tersebut selama masa pemanfaatannya. Hal ini
dilakukan melalui mekanisme penyusutan (depresiasi) yang
otomatis dikenakan pada Fixed Assets, di mana penyusutan
nilainya pada suatu periode akan menjadi beban operasional
(depreciation expense) pada periode tersebut.
Seringkali saat serah terima aset, pencatatan ini hanya ada
di bagian finance & accounting dan tidak ada pencatatan
yang terhubung ke bagian operasional seperti bagian
GA (General Afair), bagian IT, dan lain-lain. Karena
pencatatan yang manual ini pula akan merancukan aspek
pertanggungjawaban operasional dalam pengelolaan aset.
Di sini seakan-akan seluruh kendali pengelolaan aset berada
di bawah tanggung jawab bagian finance & accounting,
padahal tugas tersebut berada di luar kompetensi bagian ini.
Seperti contohnya : Pembelian kendaraan untuk dinas,
a. Permintaan kendaraan dinas biasanya berasal dari
bagian operasional (bisa dari bagian Sales, Logistik
atau Services),
b. Pengadaannya akan dilakukan oleh bagian Finance
& Accounting, kemudian kendaraan dinas tersebut
dicatat sebagai Aset oleh bagian Finance &
Accounting untuk pembukuan.

Gambar 2. Aset Kendaraan dan Dokumennya

Edisi 31/2015

TOPIK

Di titik ini kendaraan dinas tersebut sudah dimasukan


ke dalam Fixed Aset, kemudian dicatat nilai bukunya,
nilai dan waktu penyusutan, tanggal pembelian,
dan info lain yang berhubungan dengan fisik dan
dokumen terkait(BPKB, STNK, Akte Jual Beli, Asuransi
kendaraan dan lain-lain).
c. Sebelum aset kendaraan dinas dipakai untuk
operasional, bagian finance & accounting akan
melakukan serah terima fisik barang perlengkapan
yang ada dan dokumen STNK ke bagian Operasional.
Namun untuk dokumen BPKB, Asuransi Kendaraan
dan Akte Jual Beli, biasanya diserahkan ke bagian
Legal atau Admin Perusahaan untuk disimpan.
d. Agar mencapai nilai ekonomis yang tinggi dan
waktu pemanfaatan lama diperlukan perawatan/
maintenance seperti ganti Oli dan lain-lain. Untuk
maintenance dan perpanjangan dokumen biasanya
tugas ini dilakukan oleh departemen lain yaitu
General Afair (GA).
e. Jika nilai kendaraan tersebut mengalami depresiasi/
penyusutan, maka aset kendaraan ini dapat dilakukan
penghapusan dan tanggung jawab penghapusan aset
ini ada di bagian finance & accounting. Selanjutnya
perlu diambil tindakan untuk kendaraan tersebut
apakah akan dijual kembali ?


Dari contoh di atas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam pemanfaatan aset ini, seperti:
Tanggung jawab aset yang berbeda-beda untuk
1 kendaraan yaitu dari fisik, maintenance dan
dokumennya.
Keterkaitan komponen-komponen aset dengan
pengaturan dan tanggung jawab.
Pengelolaan aset dan pengaturan aset dalam
pemakaian rutin sehari-hari.
Pencatatan informasi aset yang beragam : Info Fisik
Aset, Finance, Dokumen(STNK, BPKB, Asuransi, Akte
jual beli/leasing) dan lain lain.
Sangat jelas sekali di sini diperlukan satu sistem yang
terintegrasi untuk menunjang pengelolaan aset yang mampu
mengakomodir beberapa keperluan yaitu :
1. Pencatatan Informasi Aset yang terpusat, sehingga
mampu menyajikan informasi yang sama di setiap bagian
yang terkait tersebut.
2. Memberikan status aset yang up to date, agar dapat
dipakai sebagai salah satu tool untuk mendukung
pekerjaan rutin harian dari penanggung jawab aset,
seperti pada saat pengelolaan aset untuk maintenance
aset, peminjaman aset, pemindahan aset, dan lain-lain.
3. Saling keterkaitan informasi antara bagian, penanggung
jawab, pengelolaan aset hariannya dan informasi yang
berhubungan dengan aset tersebut.
4. Mampu memonitor dan mengontrol aset lebih efektif
sebagai contoh dengan memberikan notifikasi jika sudah

Edisi 31/2015

melewati waktu agar penanggung jawab terbantu untuk


cepat meresponnya.
Untuk memenuhi Solusi dari Physical Asset Management ,
kami membuat suatu aplikasi yang bernama

Asset Management & Tracking System(AMTS).


AMTS adalah salah satu aplikasi yang dibuat oleh Team
Development Aplikasi dari ACS Group (PT Autojaya Idetech
& Solusi Periferal). Sejak tahun 2006 sampai sekarang AMTS
sudah mencapai versi ke 5. Solusi aplikasi AMTS memiliki
beberapa fitur yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dalam hal Physical Asset Management,
terutama untuk menunjang kegiatan rutin harian dari
pengelolaan aset. Berikut ini adalah fitur-fitur, manfaat dan
penerapan untuk solusi AMTS.
1. Fitur AMTS
AMTS adalah suatu aplikasi yang dibangun dengan
menggunakan Microsoft base/windows base dan
.NET development tool, dirancang untuk membantu
memonitoring dan menelusuri fisik aset/aktiva tetap seperti
kendaraan, furniture, elektronik, mesin, alat-alat kantor dan
lain-lain.
A. Penerapan Teknologi
Penerapan teknologi yang dipakai untuk membangun dari
AMTS aplikasi ini adalah :
Teknologi Web
Aplikasi AMTS berbasis web yang dapat diakses dari
mana saja dan kapan saja semuanya tersentralisasi,
baik data maupun aplikasi maka memungkinkan
user menggunakan aplikasi secara bersamaan.
Dengan Aplikasi ini user tidak perlu install aplikasi
khusus, tetapi cukup hanya dengan browser client
di komputer, dan pencetakan Label Aset pun bisa
dilakukan langsung via Browser client.

Gambar 3. Jaringan Global dari AMTS


Teknologi mobile
Aplikasi berbasiskan mobile memungkinkan user
dapat melakukan kegiatan pencatatan asset on the
spot (di lokasi aset berada). Mobile aplikasi ini sangat
berguna sekali terutama dipakai saat Registrasi Aset
dan Aset Opname.
Teknologi Barcode
Penomeran dari ID Aset menggunakan Barcode,
aplikasi AMTS ini support untuk beberapa brand

Printer barcode, seperti dari Honeywell-Intermec,


Zebra, Datamax-Oneil, dan Brother printer barcode.
Flexible dalam beberapa bentuk format label dan
informasi yang akan dicetak di label ID Aset tersebut.
Teknologi RFID
Mobile aplikasi sudah men-support untuk RFID
solution terutama di modul aplikasi : registrasi
dan Aset Opname. RFID dipakai untuk melengkapi
teknologi barcode, dipakai jika ID aset sulit dijangkau
atau tata letak dari aset yang bila ditempel ID Barcode
tidak bisa dipindai oleh reader barcodenya karena
ada di sudut/lorong kecil misalnya.
B. User Access
Setiap user atau pengguna aplikasi pada AMTS dapat dibatasi
sesuai dengan Authority/kegiatan yang harus dilakukan,
sebagai contoh :
1. User hanya bisa akses di Sub branch tertentu,
sehingga user dari sub branch yang berlainan tidak
bisa melihat data aset yang bukan sub branchnya.
2. User yang melakukan kegiatan dengan user yang
memberi approval akan berlainan, seperti pada saat
penambahan data di mana user yang melakukan
upload data dengan user yang melakukan approval
bisa dipisah.
3. Hak akses dapat diberikan berdasarkan user group,
seperti contohnya group F&A(Finance & Accounting)
dibedakan dengan Group GA(General Affair), dengan
diberikan spesifik hak akses yang disesuaikan,
misalkan bagian GA tidak bisa merubah yang
berhubungan dengan nilai aset atau bagian F&A tidak
bisa melakukan aktivitas Aset Service.
C. Penambahan data aset
Penambahan data aset ke dalam AMTS aplikasi dapat
dilakukan dengan beberapa cara :
1. Secara upload file data master dan data aset dengan
mengisi excel file yang sudah diberikan format
datanya.
2. Dengan mengisi data master dan aset secara langsung
melalui aplikasi AMTS, dimana di dalam aplkasi
memiliki kemudahan untuk melakukan :
Penambahan aset satu persatu.
Penambahan aset yang sama/duplikat dalam
jumlah yang banyak.
Pendistribusian aset di mana penambahan aset
yang di bawah aset asalnya. Seperti jika ada aset
kendaraan, di mana ada aset yang akan dicatat
di bawah aset kendaraan tersebut maka melalui
pendistributian akan bisa saling terkait untuk AC
kendaraan, TV & Tape kendaraan, Dokumen STNK,
BPKB, Asuransi dan jual beli.

TOPIK

Gambar 4. Aset Distribution


D. Print/Re-print barcode
Pencetakan label barcode untuk setiap asset dan lokasi,
dengan fleksibilitas seperti :
1. Format informasi yang akan dicetak dapat disesuaikan
dengan informasi dari data aset.
2. Pemilihan Printer Barcode dan nama format

Gambar 5. Label Barcode untuk Aset


Pencetakan Label barcode bisa disortir berdasarkan
lokasi, sub class jenis aset dan lain-lain, dengan
tujuan untuk memudahkan saat akan melakukan
penempelan di lokasi dan aset barangnya.
E. Approval Level.
Approval ini dipakai jika ada transaksi yang harus dilakukan
oleh user yang berbeda dan memiliki kewenangan yang
berbeda pula. Ada beberapa transaksi yang diberikan
approval level, seperti penambahan aset, peminjaman aset
mutasi aset.

Gambar 6. Approval aset-Borrow.


Pemberian approval level dapat dibuat melalui setting
parameter dengan tujuan membuat fleksibilitas jika
diperlukan.
F. Notifikasi Email.
Pemberitahuan kepada user yang terkait terhadap satu
transaksi bahwa waktu penyelesaiannya kurang beberapa
hari lagi atau sudah terlewat melalui notifikasi email, yang
berguna untuk mengingatkan bahwa harus dilakukan action
selanjutnya.

Edisi 31/2015

TOPIK

Contohnya : Info service kendaraan ganti oli yang seharusnya


dilakukan tgl 24 januari 2015, 7 (tujuh) hari sebelum tiba
waktunya notifikasi email akan dikirim dan jika belum
dilaksanakan maka akan dikirim terus sampai tugas service
ganti oli diselesaikan.
Jika ada transakasi yang terlewat waktunya dan belum
diselesaikan maka akan muncul di Grid Info dengan Warna
yang berbeda (misalkan warna merah) sebagai Tanda
yang berbeda antara yang sedang proses tapi belum jatuh
temponya dan yang sudah terlewat waktunya.
G. Export data ke file excel, pdf dan word.
Di setiap info yang disajikan dalam data Grid memiliki
fasilitas untuk mengexport data ke file Excel, word dan pdf.
Fasilitas ini dapat dipakai secara langsung dan cepat jika user
akan men-sharing data dalam bentuk file, terutama untuk
keperluan lampiran laporan.

Gambar 7. Upload data aset via excel file


H. Enquiry Data.
Pencarian data aset dan transaksi sangat mudah dilakukan
karena sudah dilengkapi dengan filter data yang sering
dipakai dan juga diberikan tool untuk mensortir data pada
data gridnya, memudahkan dalam mengelompokan data
sekaligus dapat dipakai untuk melakukan export data ke file
excel, word dan pdf.
I. Laporan dan dokumen pendukung.
Untuk mempercepat penyajian data dalam bentuk cetakan
maka diberikan beberapa laporan baku yang biasanya sering
dipakai dalam laporan bulanan ataupun harian, seperti
laporan depresiasi. Jika diperlukan dokumen pendukung saat
serah terima barang aset, peminjaman barang, mutasi barang
antar sub branch juga sudah tersedia. Untuk perubahan
header dokumen yang tercetak dan jika diperlukan beberapa
yang tanda tangan dalam dokumen, diberikan fasilitas untuk
fleksibilitas info tersebut.
J. PDA Management
Berfungsi untuk pengaturan dari PDA yang aktif, dan juga
berfungsi untuk mengatur dari user pemakai dan data
yang akan diturunkan ke setiap PDA. Jadi dengan PDA
Management ini, setiap data yang turun ke PDA dapat
dikontrol dan dimonitor aktivitasnya.
K. Data integration
Data aset yang dicatat oleh AMTS tersimpan dalam bentuk

Edisi 31/2015

microsoft SQL, yang memungkinkan terjadinya pertukaran


data dengan sistem lain secara batch. AMTS sudah
menyediakan konversi data aset dari microsoft SQL dalam
bentuk file excel yang siap pakai untuk ditransfer ke sistem
lain melalui batch proses.
L. Fixed Asset
Untuk keperluan data yang berhubungan dengan nilai
aset seperti Nilai pembelian, waktu pembelian, nilai buku,
category aset, class dan sub class, maka AMTS dilengkapi
untuk :
1. Perhitungan Depresiasi
AMTS akan melakukan perhitungan depresiasi,
nilai buku, dan masa manfaat secara otomatis oleh
sistem, dan juga disesuaikan dengan beberapa
kriteria(formula deperesiasi), sehingga dalam
perhitungan depresiasi tersebut tidak ada lagi
kesalahan seperti jika dilakukan secara manual.
2. Adjusting Depresiasi
Perubahan nilai buku pada aset dan masa manfaat
dapat dilakukan dengan mudah karena user tinggal
mengisi beberapa parameter yang memang sudah
menjadi baku dalam melakukan adjusting depresiaisi.
AMTS secara sistem tidak hanya mencatat aset
yang masih
memiliki nilai buku(depresiasinya
masih berjalan) saja, tetapi aset yang sudah selesai
depresiasinya dan aset yang bukan dari pembelian
atau semua aset yang masih memiliki masa manfaat
dapat dicatat ke dalam AMTS, sehingga keberadaan
dan kondisi aset dapat dimonitor oleh AMTS.
M. Aset Opname
Aset opname adalah aktivitas untuk mencek dan memastikan
dari kondisi dan keberadaan aset apakah info yang ada di
lapangan masih sesuai dengan info yang ada di database.
Setiap akan melakukan Opname maka AMTS :
a. Membuat periode opname yang berfungsi untuk
mencatat kapan periode opname itu dilaksanakan
dan berguna untuk berapa lama waktu opname yang
dibutuhkan. Periode opname dapat dibuat secara
fleksibel sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
b. Memilih/menentukan aset apa saja yang akan
opname pada periode tersebut. Pengaturan bisa
semua aset atau hanya category atau sub class aset
tertentu saja.
c. Pendistribusian data aset yang akan di-opname dapat
diatur melalui PDA Management. Sehingga data
dapat dikontrol dan dimonitor.
Aset Opname dilakukan melalui PDA dengan cara
mendownload data aset yang akan dilakukan Opname, jadi
tidak lagi diperlukan kertas untuk melakukan aset opname.
N. Aset Borrow-Return
Perpindahan aset sering kali terjadi terutama jika aset
tersebut dipakai/dipinjam untuk keperluan departemen lain
atau sedang diservice karena sedang diperbaiki di suplier.

Agar perpindahan aset tercatat dan dapat memudahkan


dalam fungsi kontrol dan monitoring dalam kegiatan
harian maka AMTS menyediakan modul untuk melakukan
peminjaman aset dengan fitur sebagai berikut :
a. Mengirimkan notifikasi via email ke peminjam dan
penanggung jawab aset, sebagai reminder info dari
waktu sebelum waktu peminjaman selesai dan jika
terlewat/belum selesai dari waktu yang ditentukan.
b. Jika aset yang dipinjam masih diperlukan oleh user,
maka dapat dilakukan perpanjangan waktu untuk
peminjaman dengan fitur extension borrow.
O. Change data aset
Change data aset adalah perubahan data aset yang
sering terjadi di lapangan secara langsung terutama yang
berhubungan dengan perubahan Lokasi aset, Owner
pemegang aset dan Cost Centre.
1. Aset Movement, pencatatan untuk perpindahan
lokasi dapat dilakukan melalui aplikasi di PDA dan
komputer .
2. Change Owner, pencatatan untuk pertukaran dari
pemegang aset dapat dilakukan melalui aplikasi di
PDA dan komputer.
3. Change Cost Centre, pencatatan untuk perubahan
dari cost centre dapat dilakukan melalui aplikasi di
komputer.
P. Aset Service,
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa perlu pemeliharaan/
maintenace aset secara rutin, dengan menjaga dan merawat
dari barang aset agar tetap efektif dan efisien agar waktu
pemanfaatannya dapat lebih lama dengan nilai ekonomisnya
tetap terjaga. Fitur aset service bermanfaat sebagai tool
untuk monitoring kegiatan maintenance service dari aset.
Beberapa fitur pendukung seperti :
1. Penambahan aktivitas service yang fleksibel dan per
group, seperti yang berhubungan dengan service
kendaraan, yaitu : Ganti oli, Service mesin kendaraan,
Service AC, Perpanjangan STNK, Perpanjangan
Asuransi mobil.
2. Dilengkapi dengan monitoring dari aktivitas aset
service yang sedang berjalan dan jika ada service
melewati waktu dengan indikator warna yang
berbeda. Sehingga user yang bertanggung jawab
dengan mudah mengontrol dan memonitoringnya.
3. Diberikan alat bantu untuk notifikasi email dari
service yang sedang berjalan dan jika ada service yang
melewati waktu, akan berhenti sampai pelaksanaan
service selesai. Notifikasi akan dikirim ke user dan
penanggung jawab yang sudah didefinisikan dari
setiap transaksi yang ada.
Q. Aset Mutasi.
Aset mutasi dilakukan jika aset akan berpindah ke sub branch
lain, sehingga status dan pencatatan aset perlu disesuaikan,
baik info yang ada di asal aset dan info yang ada di aset
tujuannya.

TOPIK

R. Aset Dispose.
Aset Dispose atau penghapusan aset dilakukan untuk
mengoptimalkan pengelolaan material-material yang
sudah tidak dipergunakan lagi oleh suatu departemen atau
business unit, karena aset yang ada sudah dalam kondisi
rusak dan tidak bisa perbaiki lagi atau aset yang sudah
hilang dan tidak bisa ketemukan keberadaannya atau aset
tersebut akan dihibahkan ke tempat lain dan tidak perlu
dicatat lagi. Aset yang sudah dilakukan proses dispose tidak
akan dilakukan fungsi kontrol dan monitoring lagi di dalam
kegiatan hariannya, tetapi proses dispose ini tetap dicatat
untuk melindungi penyalahgunaan disposal.
2. Manfaat AMTS
a. Efektif : Data yang terpusat, sehingga pemakai cukup
sekali memasukan data, maka secara langsung data
tersebut akan tersebar ke unit yang memerlukan.
Pencatatan dapat dilakukan di manapun dan
kapanpun tanpa terbatas pada satu tempat.
b. Efisien : Informasi yang dicatat akan mudah diakses
sehingga akan membantu si pengguna dalam
mengambil keputusan. User dapat memonitor aset
dan outstanding transaksi yang belum selesai.
c. Paperless : Dengan teknologi mobile dan tambahan
untuk data capture seperti barcode dan RFID dalam
proses pencatatan, maka data yang dicatat akan lebih
cepat dan akurat. Proses pencatatan secara manual
akan hilang.
d. User Friendly : Sangat Mudah dalam penggunaan
aplikasi dan juga AMTS menyediakan tools untuk
perubahan Caption dari label (penggantian katakata pada label, sesuai dengan istilah yang ada di
customer)
e. Security Access : Dilengkapi dengan User Id dan
Password sehingga hanya user yang memiliki
Authorize saja yang bisa mengakses modul dan
transaksi. Pengaturan Security yang mudah dan
disediakan utility-nya.
f. Multi Tasking & Multi User : Dapat dijalankan oleh
beberapa user dalam waktu yang bersamaan.
g. Mobile Computer, barcode dan RFID Support :
Penambahan alat bantu seperti mobile computer,
barcode dan RFID sangat membantu sekali dalam
keakuratan dan kecepatan untuk aktivitas Stock
Opname.
h. Perhitungan depresiasi yang cepat dan akurat :
Dengan perhitungan depresiasi secara otomatis
sehingga hasil yang didapat lebih cepat dan akurat.
3. Peralatan yang dibutuhkan
Untuk menunjang kebutuhan AMTS, maka diperlukannya :
a. Server :
a. Windows Server Operating System min. windows
server 2008
b. Database server dengan microsoft SQL Server
c. AMTS Aplikasi

Edisi 31/2015

b. Komputer, Untuk user dalam menjalankan aplikasi AMTS


dengan memakai web Browser client. Di samping itu juga
ada aplikasi yang di-install di komputer yang berfungsi
sebagai upload file excel.
c. Jaringan Data, dengan Aplikasi yang sudah berbasis web
server maka AMTS dapat diakses dari mana saja, asal
jaringan sudah tersedia. Untuk pemakaian internal bisa
disediakan jaringan intranet, server AMTS dapat juga
diakses lewat jaringan internet jika server tersebut sudah
terhubung dengan internet koneksi.
d. Printer barcode, berfungsi sebagai
alat pencetak Label Barcode dari
Asset dan Lokasi. Dengan alat ini
proses pencetakan barcode lebih
mudah dan cepat.
Gambar 8. Barcode Printer
e. Label barcode, dipakai untuk pemberian idenfitikasi aset
disetiap aset. Pada umumnya Identifikasi yang dipakai
dalam bentuk barcode adalah barcode aset dan barcode
lokasi. Pemilihan Jenis Media label untuk Asset biasanya
dengan spesifikasi : tidak mudah dirobek, lem tahan lama,
hasil cetakan tidak mudah rusak/luntur. Berikut contoh
barcode room dengan komposisi kode JKT-002-ACC, yang
berarti kode JKT sebagai lokasi, kode 002 sebagai lantai
dan kode ACC sebagai ruangan.

Gambar 9. Label Barcode


f. Mobile device terintegrasi dengan barcode reader, yang
digunakan sudah dilengkapi dengan : Barcode reader,
memory card, single docking(alat komunikasi dengan
komputer, berfungsi sebagai upload/download data).
Saat ini sudah ada beberapa jenis mobile device yang
sudah dilengkapi dengan RFID reader,
sehingga fungsinya bisa bertambah
untuk membaca tag RFID, tanpa adanya
perangkat tambahan yang external.
Mobile device berfungsi sebagai
pencatat aset di lokasi dengan berbagai
jenis transaksi di lapangan.
Gambar 10. Mobile Computer
4. Penerapan AMTS
a. Persiapan Penerapan AMTS pertama kali
Untuk kesuksesan dalam implementasi penerapan AMTS,
maka diperlukan langkah persiapan sebagai berikut :
1. Aset Data Preparation
Persiapan data-data master pada asset dibutuhkan

10

Edisi 31/2015

untuk melengkapi informasi dalam satu aset, data


tersebut antara lain:
Lokasi : Building, Floor, Room
Data Aset : Berhubungan dengan data barang,
Nilai aset
Kategory dan sub class
Kondisi
Cost centre/Department
Owner (penanggung jawab)
User (pengguna)
Role (user autorization)
Persiapan data aset, untuk memudahkan dalam
memasukan data aset yang sudah ada ke dalam
sistem AMTS, maka perlu diperhatikan untuk info aset
dan jenis data yang ada, baik dalam bentuk database
atau text file harus sudah ditentukan informasi apa
saja yang akan diberikan untuk AMTS. Untuk jumlah
data aset existing yang sudah banyak, AMTS aplikasi
menyediakan konversi dari file excel ke MS SQL
database (database dari AMTS).
2. Hardware preparation, installation & Configuration
Setelah komponen dari peralatan yang dibutuhkan AMTS
tersedia, maka akan dilakukan instalasi aplikasi AMTS di
server, komputer dan mobile device. Sekaligus melakukan
konfigurasi dari peralatan agar dapat berfungsi sesuai
dengan fitur-fitur yang ada, seperti :
Aplikasi AMTS dapat diakses dari komputer dan
berfungsi dengan baik untuk semua modul yang ada.
Dapat melakukan entry data dan upload data aset.
Dapat melakukan printing label aset.
Dapat sinkronisasi data antara mobile device dengan
data di server.
Aplikasi mobile device dapat berfungsi sesuai dengan
modul yang ada.
3. Training & User Acceptence Test.
Training aplikasi dilakukan untuk tujuan agar user dan
administrator dapat lebih memahami dan menguasai
modul-modul aplikasi AMTS dan fitur-fitur yang ada.
Agar pelaksanaan pengelolaan aset dapat berjalan
lancar maka diperlukan orang-orang yang khusus
ditunjuk kesehariannya sebagai pengelola aset saja, dan
juga orang tersebut memiliki pemahaman mengenai
karakteristik dari aset.
b. Aktivitas Rutin dengan AMTS.
Setelah data-data master dimasukan ke dalam AMTS, maka
aktivitas yang dapat dilakukan pada AMTS antara lain:
1. Print barcode Aset dan Ruangan.
Data aset yang sudah ada pada AMTS dapat langsung
dicetak dalam bentuk label barcode. Untuk memudahkan
dalam pengidentifikasian aset. Untuk hal ini keterlibatan
penanggung jawab aset perlu diikut sertakan dalam
pengidentifikasian agar data dan asetnya sama.

2. Taging label aset dan ruangan.


Penempelan barcode aset harus sesuai dengan fisik aset
dan begitu pula dengan pengidentifikasian ruangan, agar
memudahkan dalam identifikasi maka dapat dilakukan perruangan. Sebelum dilakukan pengeidentifikasian aset perlu
dibuat rencana ruangan mana saja yang akan diidentifikasi
assetnya terlebih dahulu agar proses pengidentifikasian
asset dan ruangan yang akan dilakukan bisa lebih efisien.

Penempelan label
pada aset

Penempelan label
pada ruangan

Gambar 11. Tempat penempelan Label Barcode


3. Synchronisasi data mobile device & data server.
Data aset yang terdapat pada database server terlebih
dahulu harus dilakukan download ke mobile device. Sebelum
proses download dilakukan maka harus dipilih lokasi mana
saja yang akan dilakukan aktivitas pencatatan, karena jika
semua data aset didownload maka data pada mobile device
menjadi besar dan lebih lama dalam proses pencatatan.
Metode pengumpulan data (data collection) yang terdapat
pada AMTS adalah batch processing, di mana data yang
diperlukan diproses secara lokal pada mobile device dan
tidak langsung on-line ke server. Untuk itu diperlukan
sinkronisasi atau upload data ke server setelah proses
pencatatan dilaksanakan.

Gambar 12, Alur data transfer


4. Registrasi aset.
Registrasi aset dilakukan untuk melengkapi data-data aset
seperti serial number, lokasi, atau ruangan, penanggung
jawab aset dan kondisi agar sesuai dengan info fisik aset
yang ada. registrasi aset dilakukan dengan men-scan barcode
ruangan terlebih dahulu kemudian men-scan barcode aset
sebagai tanda bahwa aset tersebut merupakan bagian dari
ruangan tersebut.

Gambar 13. Flow Pendataan Aset di ruangan


5. Change data aset
Jika data aset sudah dilakukan registrasi maka baru
diperbolehkan untuk perubahan data lainnya seperti
perpindahan lokasi, perubahan penanggung jawab,
perubahan status kondisi dan yang lainnya dapat dilakukan
pada menu ini.
6. Asset Opname
Pengelolaan aset yang baik adalah selalu menjaga dari
keberadaan aset dan masa manafaatnya maka, aktivitas aset
opname ini harus dilakukan. Biasanya untuk pelaksanaan
aset opname dapat dilakukan pada periode tertentu sesuai
dengan kebutuhan perusahaan(Bisa setahun 2 kali atau
setahun sekali), atau pengecekannya bisa lebih sering khusus
untuk aset tertentu yang mempengaruhi bisnis utama dari
perusahaan .
7. Asset Distribution
Jenis asset yang ingin dirinci sesuai dengan kebijakan
perusahaan dapat dilakukan dengan asset distribution
agar data yang diidentifikasi bisa lebih detail. Biasanya
dalam pencatatan finance & accounting hanya tercatat
aset utamanya saja, tetapi dengan memakai AMTS aplikasi
pencatatannya dapat lebih rinci dan detail untuk indentifikasi
dari aset.
8. Asset Borrow/Return
Aktivitas peminjaman dan pengembalian asset dapat
dilakukan pada menu ini dengan cara mencatat nama
peminjam, kode barang yang dipinjam dan lama peminjaman,
dan juga setiap barang yang dipinjam dapat dimonitor secara
langsung serta dibantu dengan notifikasi email untuk info
waktu pengembaliannya kapan dan barangnya apa saja.
9. Asset Service
Aset yang merupakan bagian dari Main Business Operation
harus mampu berfungsi dengan baik dan layak operasi,
maka jika di perlukan untuk perawatan dari Aset, pencatatan
dapat di lakukan melalui asset maintenance dengan mengisi
aktivitas maintenance yang dilakukan (Informasi yang
berhubungan aktifitas perawatan ) dan tanggal maintenance.

Edisi 31/2015

11