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M.E.D.A.S.

Mejora y Evolución de Datos de Ámbito Social

MANUAL DE USUARIO

Dirección General de Acción Social y Cooperación Internacional

Emisión Electrónica de Informes

( Informes Sociales e Informes Técnicos)

CONSEJERÍA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA

Emisión Electrónica de Informes

Emisión Electrónica de Informes

1

ENVÍO ELECTRÓNICO DE INFORMES

3

  • 1.1 ¿EN QUE CONSISTE EL ENVÍO ELECTRÓNICO DE UN INFORME?

3

  • 1.2 ¿ CÓMO ENVIAR UN INFORME ELECTRÓNICAMENTE ?

4

2

REQUISITOS

11

  • 2.1 DISPONER DE UN LECTOR DE

11

  • 2.2 DISPONER DE UN CERTIFICADO DIGITAL

11

  • 2.3 TENER INSTALADO EN TU ORDENADOR EL SIGUIENTE

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3

PROBLEMAS Y SOLUCIONES

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  • 3.1 CLIENTE DE FIRMA

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  • 3.2 BLOQUEO DE LA

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Emisión Electrónica de Informes

Emisión Electrónica de Informes

  • 1 ENVÍO ELECTRÓNICO DE INFORMES

Esta guía de utilización, resume de manera clara y concisa, las operaciones a llevar a cabo para la emisión electrónica de un informe en la aplicación Expediente Familiar del portal MEDAS.

Con el fin, de presentar un documento de fácil comprensión, la explicación se centra exclusivamente en el proceso de envío de los informes, por lo que si se precisa más información acerca de otros temas relacionados con los expedientes familiares o los propios informes sociales y técnicos, se recomienda que se acuda directamente a los manuales disponibles para el módulo Expediente Familiar.

  • 1.1 ¿En que consiste el envío electrónico de un informe?

El envío electrónico de un informe, supone una gran mejora en la comunicación entre los profesionales de la base y los diferentes servicios de tu Delegación que reciben estos informes, ya que supone que en el mismo instante que es emitido, ya está disponible para su recepción en el servicio destinatario.

Además supone no tener que im primir dicho informe, ni tener que anexarlo a la

documentación a presentar. En su lugar se

recomienda anexar a la

documentación a enviar, el justificante/acuse de emisión de dicho informe.

Emisión Electrónica de Informes 1 ENVÍO ELECTRÓNICO DE INFORMES Esta guía de utilización, resume de

Al utilizar firma digital, y con la gestión que MEDAS ofrece sobre el informe firmado, dicho documento es tan válido legalmente como si estuviera firmado de puño y letra por el profesional. Los mecanismos establecidos garantizan que nadie puede suplantar su identidad, y que el informe no puede ser alterado desde el momento de su envío electrónico, hasta su reopción por el destinatario.

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  • 1.2 ¿ Cómo enviar un Informe electrónicamente ?

El envío electrónico en MEDAS, se realiza de manera muy similar a como actualmente se envío un informe en papel, salvo en la parte final del proceso que se solicita la utilización de un certificado digital para firmar dicho informe.

Desde la Consejería, se ha establecido un proceso masivo de generación de certificados digitales a los profesionales de la base. Por lo que en la actualidad, la gran mayoría de profesionales ya dispone de uno.

En caso de que existiera algún problema al respecto de estos certificados, la consulta debe dirigirse directamente al Departamento de Informática de vuestra delegación, donde os ayudaran a resolverlo.

El proceso de emisión electrónica comienza como habitualmente creando/editando un expediente familiar, entrando en el apartado “Informes Sociales/Informes Técnicos”, y creando un nuevo informe.

Una vez aquí desde la pantalla denominada “Configuración de informe”, se lanza el proceso de firma del documento.

Recordar que el proceso de envío electrónico sólo está disponible cuando el informe va dirigido a alguno de los servicios de la Delegación. Es decir por lo tanto, ésta opción no está disponible cuando el informe se dirija a organismos externos.

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Emisión Electrónica de Informes En esta pantalla establecemos la conf iguración con la que q

En esta pantalla establecemos la configuración con la que queremos generar el Informe. Obsérvese que hay apartados que no se pueden modificar (Color Verde). Esto se debe a que, en función del Motivo, Detalle y Objeto del Informe, se ha asignado una configuración “mínima” a dicho informe.

Dependiendo del estado en el que se encuentre el Informe Social, se nos podrán presentar los siguientes botones:

  • - Vista Previa.

- Vista Previa.

Permite

visualizar

como

sería

la

generación de un Informe Social.

 
  • - Imprimir Copia.

- Imprimir Copia. Permite Imprimir una copia de un

Permite

Imprimir

una

copia de

un

Informe Social ya enviado.

 
  • - Enviar en Papel: Inicia el proceso de envío en papel.

 
  • - electrónicamente:

Enviar

Inicia

el

proceso

de

envío

electrónico.

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Independientemente de la forma en la que se envíe el Informe, este siempre pasará por un proceso de validación. Este proceso de validación se basa en la configuración del Informe establecida en la pantalla de “Configuración del Informe”.

Cuando pulsemos el botón de “Enviar en papel” o “Enviar Electrónicamente” se validará que cada uno de los apartados seleccionados en la “Configuración del Informe” este correctamente cumplimentado. De no ser así la aplicación nos llevará a una pantalla en la que se nos indica que es lo que tenemos pendiente de rellenar:

Emisión Electrónica de Informes Independientemente de la forma en la que se envíe el Informe,

Para cada uno de los posibles fallos se ha establecido un enlace para que nos lleve directamente a la página donde debemos rellenar el contenido, o bien, la página más cercana.

Emisión Electrónica de Informes Independientemente de la forma en la que se envíe el Informe,

Una vez que acudimos a cumplimentar la información que nos falta por rellenar, en el menú de la izquierda nos aparecerá un enlace llamado “** Reintentar Envío IS”. Este enlace nos permite acudir directamente a la pantalla “Configuración del informe”, para reintentar enviarlo. Deberemos pulsar este enlace sólo cuando hayamos cumplimentado la información que nos faltaba por rellenar.

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Una vez superada la validación del

informe.

Y

desde

la

pantalla

de

“Configuración del Informe” pulsamos el botón de “Enviar electrónicamente”.

Si la validación ventana:

de los contenidos ha sido satisfactoria, se abre una nueva

Emisión Electrónica de Informes Una vez superada la validación del informe. Y desde la pantalla

En la nueva ventana se nos presenta:

  • - Documento PDF que contiene el Informe Social.

  • - Botón para realizar la firma electrónica.

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Advertencia de Seguridad

La primera vez que enviemos un informe social, nos aparecerá este aviso de seguridad:

Emisión Electrónica de Informes Advertencia de Seguridad La primera vez que enviemos un informe social,

Primero marcaremos la casilla de Confiar siempre en el contenido de este editor. De esta manera evitaremos que el mensaje aparezca cada vez que enviemos un informe social electrónicamente.

Seguidamente haremos clic en el botón Ejecutar, en el menor tiempo posible, ya que si esperamos demasiado automáticamente se invalidará el proceso de firma y tendremos que volver a buscar el informe y repetir todo el proceso.

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Para realizar la firma electrónica del documento, presionamos el botón “Firmar”. En ese momento se abrirá una pequeña ventana en la que deberemos seleccionar el certificado digital con el que queremos firmar el documento:

Emisión Electrónica de Informes Para realizar la firma electrónica del documento, presionamos el botón “Firmar”.

Una vez seleccionado el certificado (pinchando con el ratón en el certificado correspondiente), con el que queremos firmar el documento, pulsamos aceptar. Se nos avisará de que vamos a proceder a firmar datos:

Emisión Electrónica de Informes Para realizar la firma electrónica del documento, presionamos el botón “Firmar”.
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Cuando aceptamos, se nos solicitará la contraseña:

Emisión Electrónica de Informes Cuando aceptamos, se nos solicitará la contraseña: Una vez realizada la

Una vez realizada la firma, el sistema realizará una serie de validaciones internas. Una vez finalizado ese proceso, nos indicará el resultado del proceso de envío y se cerrará la nueva ventana.

En este momento se envía un correo electrónico de aviso, a los destinatarios del Informe Social para que procedan a su recepción.

Dicho correo NO contiene ni anexa el Informe generado, en delegación, el destinatario recepcionará el informe enviado, a través del propio portal MEDAS, en su pantalla “Recepción de Informes”.

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  • 2 REQUISITOS MÍNIMOS.

Para poder realizar un proceso de envío electrónico de informes desde tu ordenador, debes de cumplir los siguientes requisitos mínimos:

  • 2.1 Disponer de un lector de tarjetas.

Desde el Departamento de Informática de tú Delegación, se ha efectuado la entrega de estos lectores de tarjetas en diferentes fases, a los profesionales de base.

Este lector, puede ser de dos tipos:

  • - Integrado en el teclado del ordenador (suele estar situado encima del teclado numérico, o en un lateral del teclado.)

  • - Lector externo portátil (USB).

Sin

aún

no

dispones de uno,

no

dudes

en

ponerte en contacto

con

el

Departamento de Informática de tú Delegación.

  • 2.2 Disponer de un Certificado Digital

Desde tú Delegación, se ha facilitado la entrega a los profesionales de base, de un certificado digital personal, almacenado en una tarjeta inteligente.

Sin

aún

no

dispones de uno,

no

dudes

en

ponerte en contacto

con

el

Departamento de Informática de tú Delegación.

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  • 2.3 Tener instalado en tu ordenador el siguiente software.

Para que desde tu ordenador, puedas utilizar la funcionalidad de firma y envío electrónico de Informes en MEDAS, en tu ordenador deben de estar instalados los siguientes componentes, Driver del lector de tarjetas, Programa CrytoKit y el Cliente de Firma de Documentos de la Plataforma @Firma.

Desde el Departamento de Informática de vuestra Delegación, se os ofrecerá el soporte necesario, por si tenéis problemas a la hora de instalar estos componentes. Os recomendamos que al menos, antes de dirigiros a ellos, preparéis la llamada telefónica descargando previamente estos componentes desde el siguiente enlace de Internet.

En su apartado “RECURSOS” podéis encontrar :

  • - Driver del lector de tarjetas.

Si el lector de tarjetas es USB portátil, pinchar en el enlace

Lector Tarjetas LTC31” Si el lector de tarjetas está integrado en el teclado, no se precisa ninguna instalación adicional.

  • - Programa CrytoKit

Se precisa su instalación, para que el ordenador reconozca la tarjeta inteligente donde está almacenado el certificado.

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  • - Software DNI Electrónico (opcional)

Adicionalmente si en lugar de utilizar el Certificado Digital personal emitido desde la Consejería, deseas firmar con el certificado presente en tu DNI electrónico, debes instalar en tu ordenador el software específico necesario, que puedes obtener en el enlace “Software DNI Electrónico.

Una vez instalados estos programas, ya sólo queda proceder a realizar el primer envío de un informe social de manera electrónica desde un Expediente Familiar de MEDAS.

En el momento de efectuar el envío, se auto instalará el último componente necesario, el “Cliente de Firma de Documentos de la Plataforma @Firma”.

Se trata de un instalador con un asistente muy sencillo (del tipo, Siguiente, Siguiente, Finalizar). Leer atentamente las pantallas que os vaya mostrando dicho asistente y continuar hasta concluir con la instalación.

Si durante el proceso, tenéis algún problema no dudéis en contactar con el soporte de MEDAS, en la dirección de correo medas@jccm.es.

Si todo va bien, MEDAS anunciará con el habitual mensaje verde en la pantalla, que el informe ha sido enviado correctamente.

Por otro lado en el listado de Informes Sociales del Expediente, podéis comprobar el estado actual del informe; desde verificar (en la columna ESTADO) que se ha enviado (“ENVIADO”), hasta visualizar si la Delegación, ya lo ha recepcionado (“RECEPCIONADO”).

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  • 3 PROBLEMAS Y SOLUCIONES

    • 3.1 CLIENTE DE FIRMA

La primera vez que se pulsa el botón “Firmar”, en un determinado ordenador, la aplicación procede a instalar el cliente de firma (applet de firma). Durante esta operación se pueden errores si el sistema no está configurado adecuadamente.

Es conveniente leer los mensajes que el sistema proporciona, bien a través de ventanas emergentes o directamente en la parte inferior izquierda de las ventanas.

  • - Carecemos de Permisos de Administración. Si el sistema muestra mensajes del tipo “Acceso denegado”, el problema puede radicar en que no se dispone de permisos de administración sobre el ordenador, y por lo tanto el proceso no puede completarse adecuadamente. Solución: De ser así, contacte con su informático, para que proceda a ayudarle en este proceso.

  • - Advertencia de Seguridad. Si en la parte inferior de la pantalla aparecerá el error: Applet not iniciated (applet no iniciado), implica que el proceso ha terminado con errores. Solución: Este error normalmente es debido a que no hemos contestado afirmativamente a la advertencia de seguridad que nos ha mostrado el sistema, y que con anterioridad hemos detallado en este manual.

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  • - Versión errónea de JRE. Otro error que puede darse durante el proceso, puede ser debido a que en el sistema no esté instalado un requisito mínimo para MEDAS, como es “JRE 1.6 o superior”. Solución: Para verificar que versión de JRE tenemos en nuestro ordenador, debemos realizar las siguientes acciones:

1). Pulsar en el botón “Inicio”, de Windows. 2). Pulsar en la opción “Ejecutar” 3). Escribir “cmd” y pulsar Aceptar

4).

En

la

ventana

de

MS-DOS

que

se

abre,

teclear “java -version”, y pulsar “Enter”.

5) Leer la versión que nos muestra el sistema.

Si procede, proceder a

instalar

la

versión JRE 1.6,

disponible en el apartado “Recursos” de la ayuda On-Line de MEDAS.

NOTA: Si aún así los problemas persisten, probar a desactivar antivirus y firewall si los hubiese, mientras dure el proceso de instalación.

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  • 3.2 BLOQUEO DE LA TARJETA.

La tarjeta contenedora del certificado tiene 3 intentos para introducir la contraseña correctamente, si sobrepasamos ese límite la tarjeta se bloqueará.

La manera de proceder a desbloquearla es la siguiente:

Hacemos clic en: Inicio Todos los programas FNMT-RCM Tarjeta Desbloqueo de PIN.

Emisión Electrónica de Informes 3.2 BLOQUEO DE LA TARJETA. La tarjeta contenedora del certificado tiene

Se abrirá la aplicación para cambiar el PIN a la tarjeta, y nos pedirá también el código de desbloqueo (16 dígitos), que venía adjunto con la carta que acompañaba a la tarjeta.

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Pasos:

1.

Introducimos la tarjeta en nuestro

lector de tarjetas,

ya

que

de

lo

contrario se producirá un error en el programa.

  • 2. Introduciremos el nuevo código PIN de la tarjeta, 2 veces, porque se

pide confirmación por
pide
confirmación
por

seguridad.

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  • 3. Se activará el botón “Siguiente” y pasaremos a la nueva pantalla, donde introduciremos el código de 16 dígitos para proceder al cambio de PIN.

Emisión Electrónica de Informes 3. Se activará el botón “Siguiente” y pasaremos a la nueva

Notar que el botón “Siguiente” no se activa si el código es inválido en cuanto a número de caracteres.

  • 4. Pulsando en “Siguiente” se iniciará el proceso de actualización de PIN,

una vez acabado aparecerá un mensaje de finalización del mismo.