You are on page 1of 111

LOP.430.002.

2016
Nrewid. 49/2016/P/15/093/LOP

Informacja o wynikach kontroli

REALIZACJA I WDRAANIE PROJEKTU EMP@TIA


PLATFORMA KOMUNIKACYJNA
OBSZARU ZABEZPIECZENIA SPOECZNEGO

DELEGATURA WOPOLU

MARZEC

01

MISJ

Najwyszej Izby Kontroli jest dbao ogospodarno i skuteczno wsubie


publicznej dla Rzeczypospolitej Polskiej

WIZJ

Najwyszej Izby Kontroli jest cieszcy si powszechnym autorytetem


najwyszy organ kontroli pastwowej, ktrego raporty bd oczekiwanym
i poszukiwanym rdem informacji dla organw wadzy i spoeczestwa

Dyrektor Delegatury NIK wOpolu:


Iwona Zyman

Akceptuj:
Wojciech Kutya

Wiceprezes Najwyszej Izby Kontroli

Zatwierdzam:
Krzysztof Kwiatkowski

Najwysza Izba Kontroli


ul. Filtrowa 57
02-056 Warszawa
T/F +48 22 444 50 00
www.nik.gov.pl

Prezes Najwyszej Izby Kontroli


Warszawa, dnia

Spis treci

WPROWADZENIE.................................................................................................................................................. 8
1. ZAOENIA KONTROLI.................................................................................................................. 11
2. PODSUMOWANIE WYNIKW KONTROLI................................................................................ 13

2.1. Ocena oglna kontrolowanej dziaalnoci....................................................................................13


2.2. Synteza wynikw kontroli....................................................................................................................14
2.3. Uwagi kocowe i wnioski....................................................................................................................20

3. WANIEJSZE WYNIKI KONTROLI................................................................................................ 22

3.1. Elektroniczna administracja wPolsce natle innych krajw....................................................22


3.2. Oglne to badanej problematyki....................................................................................................24
3.3. Istotne ustalenia kontroli.....................................................................................................................28
3.3.1. Realizacja Projektu......................................................................................................................28
3.3.2. Wdroenie systemw informatycznych, aplikacji i funkcjonalnoci
uzyskanych wzwizku z realizacj Projektu....................................................................38
3.3.3. Wykorzystanie systemw informatycznych oraz udostpnionych
funkcjonalnoci...........................................................................................................................63
3.3.4. Stopie osignicia celw Projektu Emp@tia oraz efekty uzyskane
wzwizku zjego realizacj......................................................................................................80

4. INFORMACJE DODATKOWE......................................................................................................... 85
5. ZACZNIKI........................................................................................................................................ 87

Zdjcie naokadce:
Nmedia - Fotolia

Wyk az stosowanych sk rtw, sk rtowcw i poj


CAS Centralna Aplikacja Statystyczna
CBB Centralna Baza Beneficjentw
CPPC Centrum Projektw Polska Cyfrowa wWarszawie
CSIZS Centralny System Informatyczny Zabezpieczenia Spoecznego
eBON system informatyczny sucy do ewidencjonowania orodkw
iorganizatorw turnusw rehabilitacyjnych dla osb niepenosprawnych
EESSI Wsplnotowy System Elektronicznej Wymiany Danych
GIODO Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
IP Instytucja Poredniczca
IW/IPII Instytucja Wdraajca/Instytucja Poredniczca II stopnia
IZ Instytucja Zarzdzajca
JOPS jednostka/jednostki organizacyjne pomocy spoecznej
JST jednostka/jednostki samorzdu terytorialnego
Ministerstwo Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Spoecznej, ktre wokresie
realizacji projektu nosio nazw Ministerstwo Pracy i Polityki Spoecznej
MZT Modu Zarzdzania Tosamoci
OPS orodki pomocy spoecznej
OTM oprogramowanie terminala mobilnego
PCPR powiatowe centrum/centra pomocy rodzinie
PIU portal informacyjno-usugowy
PO IG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 200720131
ROPS regionalne orodki polityki spoecznej
TM terminal mobilny
UE Unia Europejska
ustawa oNIK ustawa zdnia 23 grudnia 1994r. oNajwyszej Izbie Kontroli2
UW urzdy wojewdzkie
WWPE Wadza Wdraajca Programy Europejskie wWarszawie

1 Opublikowany nastronie https://www.poig.2007-2013.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx


2 Dz. U. z2015r. poz. 1096, ze zm., dalej: ustawa oNIK.

administrator osoba/osoby odpowiedzialne wjednostce organizacyjnej pomocy


lokalny spoecznej za podczenie systemu dziedzinowego do CSIZS,
zarzdzanie terminalami mobilnymi, zarzdzanie uytkownikami
w zakresie przydzielania/anulowania uprawnie pracownikw
dotyczcych strefy dla urzdnikw naPIU oraz korzystania zOTM
administrator osoba/osoby odpowiedzialne wurzdzie wojewdzkim za koordynacj
wojewdzki i wsparcie procesu podczenia systemw dziedzinowych jednostek
organizacyjnych pomocy spoecznej do CSIZS oraz raportowanie
ostanie realizacji podcze
beneficjent osoba fiz yczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna
nieposiadajca osobowoci prawnej, ktrej ustawa przyznaje zdolno
prawn, realizujca projekty finansowane z budetu pastwa
lub ze rde zagranicznych, na podstawie decyzji lub umowy
odofinansowanie projektu3
elektroniczna system teleinformatyczny, wktrym instytucje publiczne udostpniaj
platforma usug usugi przez pojedynczy punkt dostpowy wsieci Internet4
administracji
publicznej
Instytucja organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansw
Poredniczca publicznych, ktrej zostaa powierzona wdrodze porozumienia
zawartego z Instytucj Zarzdzajc cz zada zwizanych
zrealizacj programu operacyjnego5 (wkontrolowanym przypadku
minister waciwy ds. informatyzacji, ktrego zadania wtym zakresie
wykonywaa komrka organizacyjna wurzdzie obsugujcym tego
ministra)
Instytucja
Wdraajca/
Instytucja
Poredniczca II
Stopnia

podmiot publiczny lub prywatny, ktremu napodstawie porozumienia


lub umowy zostaa powierzona wramach programu operacyjnego
realizacja zada odnoszcych si bezporednio do beneficjentw6
(w kontrolowanym przypadku WWPE i CPPC)

Instytucja instytucja odpowiadajca za zarzdzanie programem operacyjnym


Zarzdzajca zgodnie zzasad naleytego zarzdzania finansami (w kontrolowanym
przypadku minister waciwy do spraw rozwoju regionalnego, ktrego
zadania wtym zakresie wykonywaa komrka organizacyjna wurzdzie
obsugujcym tego ministra, odpowiedzialna za przygotowanie
irealizacj PO IG)
interfejs urzdzenie pozwalajce napoczenie ze sob innych urzdze, ktre
bez niego nie mog ze sob wsppracowa. Aby dwa urzdzenia mogy
dziaa razem musz mie zgodne (kompatybilne) interfejsy7

3 Art. 5 pkt1 ustawy zdnia 6 grudnia 2006r. ozasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z2016r. poz. 383).
4 Definicja okrelona wart. 3 pkt13 ustawy zdnia 17lutego 2005r. oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych
zadania publiczne (Dz. U. z2014r. poz. 1114, ze zm.).

5 Art. 5 pkt3 ustawy ozasadach prowadzenia polityki rozwoju.


6 Art. 5 pkt4 ustawy ozasadach prowadzenia polityki rozwoju.
7 Oprogramowanie interfejsowe oprogramowanie umoliwiajce czenie i wymian danych wkomunikacji pomidzy

systemami teleinformatycznymi (art. 3 pkt11 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania
publiczne).

jednostki terenowe ROPS, PCPR, OPS oraz urzdy administracji publicznej, realizujce
zadania wobszarze wiadcze rodzinnych i funduszu alimentacyjnego
kamienie milowe zdarzenia zamykajce etapy projektu, pozwalajce nakontrolowanie
stanu zaawansowania prac zwizanych zjego realizacj
monitorowanie systematyczna obserwacja wyselekcjonowanych wskanikw
obrazujcych dynamik i struktur zjawisk objtych celami projektw/
programw, majca na celu zapewnienie informacji zwrotnych
natemat zgodnoci przebiegu realizacji tych dokumentw zich
harmonogramem8
porozumienie porozumienie zawarte pomidzy instytucjami wystpujcymi wsystemie
odofinansowanie wdraania POIG, wprzypadku, gdy instytucja otrzymujca dofinansowanie
jest pastwow jednostk budetow9
portal Emp@tia strona internetowa oadresie https://empatia.mpips.gov.pl/
profil zaufany bezpatna metoda potwierdzania tosamoci welektronicznych
kontaktach zadministracj10
projekt przedsiwzicie bdce przedmiotem porozumienia odofinansowanie
rejestr publiczny rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, suca
do realizacji zada publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny
na podstawie odrbnych przepisw ustawowych11
studium opis realizacji projektu, plan projektu. W dokumencie tym powinny
wykonalnoci zosta okrelone ikrytycznie przeanalizowane wszystkie szczegy
operacyjne wdraania projektu, awic uwarunkowania handlowe,
techniczne, finansowe, ekonomiczne, instytucjonalne, spoeczno-kulturowe oraz zwizane ze rodowiskiem naturalnym. Studium
wykonalnoci tworzy jasne uzasadnienie celu realizacji projektu12
systemy samodzielne i niezalene systemy informatyczne, stworzone do
dziedzinowe wiadczenia usug dla okrelonego obszaru; systemy dziedzinowe
wProjekcie Emp@tia, to systemy informatyczne wykorzystywane
przez gminy, powiaty lub marszakw wojewdztwa do realizacji
zada zwizanych zobsug spraw dotyczcych: pomocy spoecznej,
wiadcze rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, wsparcia rodziny
i systemu pieczy zastpczej13

8 Definicja zamieszczona nastronie http://www.poig.2007-2013.gov.pl/slownik/Strony/Monitorowanie.aspx


9 W kontrolowanym przypadku porozumienie nrPOIG.07.01.00-00-020/09-00, zawarte wdniu 25wrzenia 2009r. pomidzy

10
11
12
13

WWPE i Ministrem. Przedmiotem porozumienia byo udzielenie dofinansowania narealizacj Projektu Emp@tia ze rodkw
publicznych wramach 7. osi priorytetowej PO IG oraz okrelenie praw i obowizkw stron zwizanych zrealizacj tego
Projektu wzakresie zarzdzania, rozliczania, monitorowania, sprawozdawczoci i kontroli, a take wzakresie informacji
i promocji (zmienione szecioma aneksami zdnia 9sierpnia 2010r., 2marca 2011r., 3sierpnia 2011r., 19wrzenia 2012 r,
16 lipca 2013r. oraz 20lutego 2014r.).
Profil zaufany ePUAP to zestaw informacji identyfikujcych i opisujcych podmiot lub osob bdc uytkownikiem
konta naePUAP, ktry zosta wwiarygodny sposb potwierdzony przez organ podmiotu okrelonego wart. 2 ustawy
oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne.
Definicja okrelona wart. 3 pkt5 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne.
Definicja zamieszczona nastronie http://www.poig.2007-2013.gov.pl/slownik/Strony/ Studium_wykonalnosci.aspx
Definicja zamieszczona nastronie https://empatia.mpips.gov.pl/dla-przedsiebiorcow/systemy

terminale mobilne zakupione wramach Projektu komputery przenone, wyposaone


woprogramowanie do przeprowadzania rodzinnych wywiadw
rodowiskowych
wniosek wniosek zoony wcelu uzyskania dofinansowania narealizacj projektu
odofinansowanie
wniosek opatno dokument wskazujcy postp finansowy i rzeczowy zrealizacji projektu,
skadany wcelu rozliczenia wydatkw poniesionych wzwizku zjego
realizacj
terminale mobilne zakupione wramach Projektu komputery przenone, wyposaone
woprogramowanie do przeprowadzania rodzinnych wywiadw
rodowiskowych
wniosek wniosek zoony wcelu uzyskania dofinansowania narealizacj projektu
odofinansowanie
wniosek opatno dokument wskazujcy postp finansowy i rzeczowy zrealizacji projektu,
skadany wcelu rozliczenia wydatkw poniesionych wzwizku zjego
realizacj
wskaniki produktu opisuj bezporednie efekty realizacji projektu (rzeczy materialne
lub usugi). Wskaniki produktu smierzone wtrakcie realizacji projektu
i obrazuj jego postp
wskaniki rezultatu opisuj efekty realizacji projektu uzyskiwane wokresie zachowania
trwaoci rezultatw projektu
wydatek wydatek poniesiony przez beneficjenta, niezbdny dla prawidowej
kwalifikowalny realizacji projektu, wskazany wporozumieniu odofinansowanie,
zgodny zkatalogiem wydatkw okrelonym wWytycznych wzakresie
kwalifikowania wydatkw wramach PO IG 20072013
wydatek wydatek lub koszt niekwalifikujcy si do objcia wsparciem ze rodkw
niekwalifikowalny publicznych przeznaczonych narealizacj POIG, pokrywany ze rodkw
wasnych beneficjenta wramach realizowanego projektu

WPROWADZENIE

Od wielu lat, nie tylko wPolsce, ale ina caym wiecie, mona zaobserwowa coraz silniejsze
denie do jak najszerszego wykorzystania technologii informatycznych wsferze usug publicznych.
Suy ma to zarwno uatwieniu obywatelom dostpu do tych usug, jak te usprawnieniu oraz
poprawie jakoci iefektywnoci realizacji zada. Dziaania te szbiene zrosncymi oczekiwaniami
obywateli wstosunku do administracji publicznej, aby nadaa za rozwizaniami istandardami
obowizujcymi ju winnych sektorach gospodarki.
Obecnie wwikszoci krajw Unii Europejskiej obywatele kontaktuj si zurzdami iinstytucjami
publicznymi drog internetow. W ten sposb nastpuje take wymiana informacji pomidzy
instytucjami publicznymi. W Polsce nadal niewiele usug zzakresu administracji publicznej
realizowanych jest drog elektroniczn, cho wostatnich latach polska administracja przechodzi
wtym zakresie bardzo due, a wrcz rewolucyjne zmiany. Gwnym celem e-administracji jest
umoliwienie obywatelowi zaatwiania poprzez internet swoich spraw przez ca dob iprzez
siedem dni wtygodniu, niezalenie od godzin pracy urzdw. Jej celem jest take poprawa
efektywnoci ijakoci obsugi obywateli przez pastwo iprzedsibiorcw oraz zwikszenie
przejrzystoci stosowanych procedur.
Wedug danych Komisji Europejskiej, dostpno, jako istopie zaawansowania14 usug
e-administracji wPolsce wci snisze ni rednia wUnii Europejskiej. Udzia procentowy
osb zaatwiajcych sprawy zzakresu administracji publicznej przez internet oraz skadajcych
wypenione formularze za porednictwem internetu, plasuje Polsk naodlegej (czwartej od koca)
pozycji wrd pastw europejskich.
Wykres nr1
Procent osb korzystajcych zinteraktywnych usug elektronicznych administracji wlatach 20082015(Polska
natle redniej Unii Europejskiej)
50%

rednia UE
45%

40%

35%

30%

Polska

25%

20%

15%

10%

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

rdo: Digital Agenda for Europe (http://digital-agenda-data.eu).

14 Mierzony wedug piciostopniowego modelu dojrzaoci: 1. informacja, 2. jednostronna interakcja, 3. dwustronna,

interakcja, 4. transakcja, 5. nakierowanie usug.

W P R O WA D Z E N I E

Wykres nr2
Procent osb zaatwiajcych sprawy zzakresu administracji publicznej przez internet w2015r.
100%

80%

60%

40%

20%

0%

rdo: Digital Agenda for Europe (http://digital-agenda-data.eu).

W latach 20132015 pozycja naszego kraju wrd krajw UE wzakresie udziau osb korzystajcych
zusug e-administracji spada z19. w2010r. na25. w2015r. Wlatach 20112015 wzrs jednak
odsetek osb wypeniajcych formularze elektroniczne winternecie z9% do 16%, co pozwolio
nazmian pozycji Polski wrd krajw europejskich wtym zakresie z25. na22.
Budowa elektronicznej administracji wPolsce bya inadal jest wspierana znaczcymi rodkami
pochodzcymi zbudetu Unii Europejskiej. Wsparcie ze rodkw wsplnotowych rozwoju usug
elektronicznych wadministracji publicznej wPolsce wpyn miao m.in. nawzrost wykorzystania
technologii informacyjnych oraz komunikacyjnych ipoprzez to nazwikszenie efektywnoci
prowadzonych przez ni dziaa, zdolno prognozowania iplanowania, a take obnienie kosztw
realizacji zada.
Objty kontrol Projekt Emp@tia uzyska dofinansowanie ze rodkw Unii Europejskiej wramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (o 7. Spoeczestwo informacyjne budowa
elektronicznej administracji). By on realizowany wlatach 20082014, napodstawie Porozumienia
odofinansowanie, zawartego wdniu 25wrzenia 2009r. pomidzy dyrektorem Wadzy Wdraajcej
Programy Europejskie, a wczesnym Ministrem Pracy iPolityki Spoecznej. czne wydatki
najego realizacj wyniosy 45,4mlnz, zczego 36mlnz stanowiy rodki europejskie15. Gwnym
celem tego Projektu byo podniesienie jakoci ycia spoecznego oraz poprawa warunkw
prowadzenia dziaalnoci gospodarczej, poprzez stworzenie szeroko rozumianej informatycznej
platformy komunikacyjnej wobszarze zabezpieczenia spoecznego. Miaa ona zintegrowa
systemy informatyczne funkcjonujce wobszarze zabezpieczenia spoecznego oraz umoliwia
15 W Porozumieniu odofinansowanie okres kwalifikowalnoci wydatkw dla Projektu okrelono od dnia 1stycznia 2008r.

W P R O WA D Z E N I E

udostpnianie iwiadczenie usug elektronicznych winternecie, zarwno dla osb korzystajcych


zpomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego, jak rwnie dla maych
irednich przedsibiorcw, bdcych dostawcami zaplecza technologicznego dla systemw
teleinformacyjnych obszaru zabezpieczenia spoecznego. Centralny system informatyczny mia
by take poczony zinnymi bazami danych iewidencjami, umoliwiajc przepyw informacji
napoziomie wymiany iudostpniania danych pomidzy podobszarami: pomocy spoecznej,
wiadcze rodzinnych, funduszu alimentacyjnego oraz obsugi osb niepenosprawnych,
skadajcych si naobszar zabezpieczenia spoecznego, jak rwnie zzewntrznymi systemami
informatycznymi irejestrami publicznymi.
Projekt Emp@tia mia by odpowiedzi naproblemy ipotrzeby odbiorcw (ma dostpno
zasobw informacyjnych obszaru zabezpieczenia spoecznego, stosunkowo dugi czas dostpu
do informacji publicznych, niewystarczajc dostpno wiadczonych usug przez administracj
obszaru zabezpieczenia spoecznego, niejednolity poziom wiadczenia usug wposzczeglnych
obszarach) oraz Ministerstwa (brak moliwoci szybkiego pozyskania informacji niezbdnych do
efektywnego funkcjonowania jednostek administracji, nieefektywny przepyw informacji pomidzy
jednostkami oraz pomidzy jednostkami a instytucjami wsppracujcymi, niewystarczajc
dostpno danych ibrak moliwoci ich wymiany pomidzy poszczeglnymi obszarami
zabezpieczenia spoecznego). Realizacja Projektu miaa przede wszystkim usprawni ipoprawi
efektywno pracy jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej oraz uatwi obywatelom
zaatwianie spraw.

10

ZAOENIA KONTROLI

Temat inumer kontroli


Realizacja iwdraanie Projektu Emp@tia platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia
spoecznego16 (P/15/093).

Uzasadnienie podjcia kontroli


Kontrola podjta zostaa wzwizku ze skierowanym do NIK w2013r. wnioskiem wczesnego
Przewodniczcego Klubu Parlamentarnego Prawo iSprawiedliwo oprzeprowadzenie kontroli
wydatkowania przez Ministerstwo Pracy iPolityki Spoecznej rodkw naportal Emp@tia, licznymi
interpelacjami poselskimi oraz krytycznymi informacjami wmediach, dotyczcymi zaoe Projektu
ijego realizacji, a take niedziaania oraz znikomego wykorzystania produktw tego Projektu,
pomimo wydatkowania najego realizacj ponad 45mlnz.

Cele kontroli
Celem gwnym kontroli bya ocena, czy Projekt Emp@tia zosta zrealizowany zgodnie zprzyjtymi
zaoeniami.
Cele szczegowe obejmoway ocen:
czy Projekt zosta zakoczony terminowo oraz zrealizowany wpenym zaoonym zakresie,
poziomu wykorzystywania produktw Projektu Emp@tia iosignicia zakadanych
rezultatw jego wdroenia.
Celem kontroli bya rwnie identyfikacja ryzyk zagraajcych osigniciu celw strategicznych
izakadanych efektw Projektu Emp@tia, wtym dotyczcych poprawy efektywnoci iskutecznoci
realizacji zada publicznych zzakresu zabezpieczenia spoecznego.

Podmioty objte kontrol


Kontrola zostaa przeprowadzona cznie w23 jednostkach, tj.w:
Ministerstwie Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej, Centrum Projektw Polska Cyfrowa
wWarszawie oraz szeciu urzdach wojewdzkich zuwzgldnieniem kryterium legalnoci,
celowoci, rzetelnoci igospodarnoci17,
trzech urzdach marszakowskich oraz 12 jednostkach organizacyjnych pomocy spoecznej
zuwzgldnieniem kryterium legalnoci, rzetelnoci igospodarnoci18.
Ponadto wramach badania realizacji iwdraania Projektu kontrol rozpoznawcz objto
czteryjednostki19.
W trakcie kontroli przeprowadzono badanie ankietowe wrd klientw kontrolowanych jednostek
organizacyjnych pomocy spoecznej, wktrym udzia wzio ogem 596 osb.
Wystpiono rwnie do 2896 niekontrolowanych jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej
oudzielenie informacji napodstawie art. 29 ust.1 pkt2 lit f ustawy oNIK.
Kontrola planowa prowadzona bya wokresie od 19padziernika 2015r. do 17lutego 2016r.

16
17
18
19

Dalej: Projekt Emp@tia lub Projekt.


Na podstawie art. 2 ust.1 ustawy oNIK.
Na podstawie art. 2 ust.2 ustawy oNIK.
UW, ROPS, PCPR iOPS.

11

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

Zakres przedmiotowy kontroli (gwne obszary problemowe)


W Ministerstwie Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej, ktre byo odpowiedzialne za prawidow
realizacj Projektu, kontrola obejmowaa:
realizacj irozliczenie Projektu Emp@tia,
przygotowanie do jego wdroenia,
wykorzystanie sprztu, aplikacji, systemw informatycznych oraz funkcjonalnoci uzyskanych
wzwizku ztym Projektem,
osignicie zakadanych produktw, rezultatw iefektw zwizanych zrealizacj Projektu oraz
jego celw.
W Centrum Projektw Polska Cyfrowa, ktre udzielio dofinansowania narealizacj Projektu
Emp@tia, sprawdzono sprawowanie nadzoru nad jego realizacj oraz rozliczenie poniesionych
wydatkw, atake monitorowanie trwaoci tego Projektu oraz osignicia jego celw.
W urzdach wojewdzkich kontrol objto przygotowanie do wdroenia oraz uruchomienie
aplikacji isystemw udostpnionych wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia iwykorzystywanie
jego produktw.
Kontrola urzdw marszakowskich oraz jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej
obejmowaa przygotowanie do wdroenia oraz uruchomienia sprztu, aplikacji isystemw
informatycznych oraz funkcjonalnoci zwizanych zProjektem Emp@tia, a take ich wykorzystanie
podczas realizacji zada.
Badania ankietowe przeprowadzone wrd klientw kontrolowanych jednostek koncentroway
si wszczeglnoci naobszarach wykorzystania przez ankietowanych narzdzi komunikacji
elektronicznej oraz wiedzy oportalu internetowym Emp@tia iudostpnionych nanim informacjach
iusugach.
Informacje pozyskane zniekontrolowanych jednostek dotyczyy przyczyn niepodczenia
uywanych przez nie systemw dziedzinowych do CSIZS, a wprzypadku jednostek, ktre podczyy
systemy, przebiegu wdroenia udostpnionych wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia aplikacji
iusug oraz przyczyn nieuywania poszczeglnych funkcjonalnoci, a take dotychczasowych
efektw Projektu.

Okres objty kontrol


Badaniami kontrolnymi objto lata 20142015. Przewidziano rwnie moliwo dokonywania
ustale obejmujcych okresy wczeniejsze ipniejsze, jeli zdarzenia majce wwczas miejsce
wpyway bezporednio naustalenia dotyczce kontrolowanego okresu.

12

PODSUMOWANIE W YNIKW KON TROLI

2.1 Ocena oglna kontrolowanej dziaalnoci


Pomimo zrealizowania przez wczesne Ministerstwo Pracy i Polityki Spoecznej
przewidzianego zakresu rzeczowego Projektu Emp@tia wustalonym terminie, po upywie
dwch lat od zakoczenia jego realizacji, planowane efekty jakie mia on przynie wzakresie
poprawy dostpnoci, jakoci, skutecznoci iefektywnoci realizacji zada wobszarze
zabezpieczenia spoecznego, zostay osignite jedynie wograniczonym zakresie.
Na powysze istotny wpyw mia przeduajcy si itrwajcy wlatach 20142015 proces
podczania systemw informatycznych uywanych worodkach pomocy spoecznej,
powiatowych centrach pomocy rodzinie oraz regionalnych orodkach polityki spoecznej
do utworzonego Centralnego Systemu Informatycznego Zabezpieczenia Spoecznego.
Rwnie iproces udostpniania przez Ministerstwo jednostkom terenowym kolejnych usug
elektronicznego pozyskiwania danych zewidencji irejestrw publicznych prowadzonych
wformie informatycznej, a obywatelom iprzedsibiorcom moliwoci skadania kolejnych
rodzajw wnioskw wformie elektronicznej poprzez utworzony portal informacyjnousugowy nie zosta zakoczony www. okresie iby kontynuowany w2016r.
W Ministerstwie nie rozpoczto z odpowiednim wyprzedzeniem prowadzenia prac
legislacyjnych zmierzajcych do stworzenia ram prawnych, umoliwiajcych pene wdroenie
iwykorzystanie usug oraz sprztu uzyskanych wzwizku zrealizacj tego Projektu. Wobec
braku takich regulacji, do 1stycznia 2016r. nie byo moliwe udostpnienie m.in. usug
skadania wnioskw owiadczenia rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego wformie
elektronicznej. Dotychczasowy brak przepisw regulujcych zasady prowadzenia rodzinnych
wywiadw rodowiskowych wpostaci elektronicznej, uniemoliwia take wykorzystanie
do przeprowadzania takich wywiadw, zakupionych wramach Projektu iprzekazanych do
orodkw pomocy spoecznej 3,5tys.szt. terminali mobilnych. Moliwo taka wystpi dopiero
od 11wrzenia 2016r., tojest po upywie niemal trzech lat od zakupu tego sprztu.
Z uwagi napowysze okolicznoci, a take problemy techniczne, jak te niewystarczajce
przygotowanie pracownikw jednostek terenowych do wykorzystania udostpnionych
usug elektronicznych ibrak obowizku ich uywania, niewielkie byo wlatach 20142015
wykorzystanie przez pracownikw jednostek terenowych, przedsibiorcw iobywateli, usug
ifunkcjonalnoci uzyskanych wwyniku realizacji Projektu. Tym samym wkontrolowanym
przez NIK okresie nie miay one istotnego wpywu nausprawnienie rozpatrywania spraw
ipopraw efektywnoci realizacji zada wobszarze zabezpieczenia spoecznego, co byo
jednym zzaoe Projektu Emp@tia.
NIK dostrzega jednoczenie zwikszajc si od pocztku 2016r. skal wykorzystania
przez pracownikw jednostek terenowych informacji pozyskiwanych drog elektroniczn.
Zmiany te wynikaj wszczeglnoci zudostpnienia przez Ministerstwo kolejnej czci
usug elektronicznych, jak te naoenia naograny rozpatrujce sprawy zzakresu wiadcze
rodzinnych oraz funduszu alimentacyjnego, obowizku samodzielnego pozyskiwania
niezbdnych wpostpowaniach informacji m.in. drog elektroniczn. Centralny System
Informatyczny Zabezpieczenia Spoecznego wykorzystano take przy realizacji Programu
Rodzina 500 plus. W konsekwencji powysze dziaania mog pozytywnie wpyn
naosignicie zakadanych celw Projektu.

13

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

2.2 Synteza wynikw kontroli


Realizacja Projektu
1. Decyzja odofinansowaniu Projektu Emp@tia zostaa podjta napodstawie wstpnych
zaoe Ministerstwa, przedstawionych we wniosku odofinansowanie oraz wstudium
wykonalnoci tego Projektu. W dokumentach tych zawarto oglne zaoenia planowanej do
wykonania platformy komunikacyjnej, zastrzegajc jednoczenie, i jej szczegowa koncepcja
oraz wymagania wobec poszczeglnych systemw, zostan opracowane wtrakcie realizacji
Projektu. Nastpio to jednak dopiero po trzech latach od zawarcia Porozumienia odofinansowanie,
tj.narok przed pierwotnym terminem jego zakoczenia. Powysze skutkowao wm.in. brakiem
jednoznacznego okrelenia wPorozumieniu niektrych oczekiwanych produktw irezultatw
Projektu, a tym samym umoliwio swobod wzakresie uznania przez strony Porozumienia
poszczeglnych efektw rzeczowych oraz udostpnionych usug, jako realizacj wymaganych
wskanikw. 
[str. 3032]
2. W pocztkowej fazie realizacji Projektu wystpiy po stronie Ministerstwa opnienia, nie
wpyny one jednak wsposb istotny natermin jego zakoczenia. Zosta on wyduony
jedynie optora miesica, tj.z 31grudnia 2013r. do 14lutego 2014r. Zewzgldu nabrak
postpu rzeczowego wrealizacji Projektu wlatach 20092010, Instytucja Poredniczca20
rozwaaa nawet rezygnacj zjego wykonania, do czego jednak ostatecznie nie doszo.
Zmniejszeniu ulegy wprawdzie rodki przeznaczone naten cel oponad 12mlnz, tj.do kwoty
49,2mlnz, ale nie wpyno to naprzedmiot izakres rzeczowy Projektu. Rzeczowa realizacja
Projektu zostaa zakoczona wustalonym terminie, ajego poszczeglne etapy wykonano zgodnie
zharmonogramem wyznaczajcym tzw. kamienie milowe. Rwnie wydatki poniesione zostay
zgodnie zostatecznym harmonogramem rzeczowo-finansowym. 
[str. 3233]
3. W ramach Projektu wykonany zosta jego gwny element Centralny System Informatyczny
Zabezpieczenia Spoecznego. Ministerstwo zapewnio rwnie wykonanie oraz nabycie
innych skadnikw majtkowych, co pozwolio naosignicie ustalonych wPorozumieniu
odofinansowanie poziomw wskanikw produktu, m.in. wykonano przebudow pomieszcze
imonta urzdze napotrzeby serwerowni, zakupiono terminale mobilne do przeprowadzania
wywiadw rodowiskowych. Nie zostay jednak osignite w wymaganym terminie21 3
z7 ustalonych www. Porozumieniu wskanikw rezultatu22, ktrych uzyskanie wymagao
wprowadzenia zmian legislacyjnych.
[str. 34]
4. Rwnolegle zrealizacj rzeczow Projektu Emp@tia, Ministerstwo nie podjo skutecznych
dziaa zapewniajcych przygotowanie propozycji zmian legislacyjnych niezbdnych do
penego wdroenia produktw iusug uzyskanych wwyniku realizacji tego Projektu. Pomimo
i dla uruchomienia niektrych usug (m.in. wzakresie weryfikacji pobierania wiadcze winnych
jednostkach, skadania wnioskw owiadczenia rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego
wformie elektronicznej oraz umoliwienia wykorzystania terminali mobilnych), niezbdne
byo wprowadzenie zmian wobowizujcych przepisach prawa, dziaania wtym zakresie
20 wczenie Ministerstwo Spraw Wewntrznych iAdministracji.
21 Nie duej ni do roku od zakoczenia realizacji Projektu.
22 4 usug publicznych wiadczonych na4 poziomie dojrzaoci; 4 usug publicznych administracji obszaru zabezpieczenia

14

spoecznego udostpnionych naportalu informacyjno-usugowym, przeprowadzania wywiadw rodowiskowych


wformie elektronicznej za pomoc terminali mobilnych przez 50% jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

podjto wMinisterstwie dopiero nap roku przed planowanym zakoczeniem Projektu.


Dugotrwae prace nad zmianami ustawy o wiadczeniach rodzinnych oraz innych ustaw, skutkoway
skierowaniem do Sejmu projektu ustawy zmieniajcej dopiero wmaju 2015r. Nowelizacja
przepisw dokonana 10lipca 2015r.23, umoliwia udostpnienie przez Ministerstwo uytkownikom
od 1stycznia 2016r., dotychczas nieuruchomionych funkcjonalnoci iusug, za wyjtkiem
moliwoci prowadzenia rodzinnych wywiadw rodowiskowych wpostaci elektronicznej, ktrych
sporzdzanie wtej formie bdzie moliwe dopiero od 11wrzenia 2016r. 
[str. 3435]
5. W ramach realizacji Projektu, 8 zamwie publicznych udzielonych zostao przez
Ministerstwo zistotnym naruszeniem przepisw ustawy zdnia 29stycznia 2004r.
Prawo zamwie publicznych24. W wyniku kontroli oraz weryfikacji wnioskw opatno
przeprowadzonych przez IW/IPII, ujawnione wtym zakresie nieprawidowoci skutkoway
naliczeniem przez t instytucj korekt finansowych wydatkw nakwot niemal 3mlnz,
uznaniem tych wydatkw za niekwalifikowalne oraz koniecznoci ich sfinansowania wcaoci ze
rodkw budetu pastwa25. 
[str. 3536]
6. Jakkolwiek nadzr nad realizacj Projektu sprawowany przez zobowizane do tego
instytucje prowadzony by zgodnie zobowizujcymi procedurami (obejmowa m.in.
weryfikacj kwalifikowalnoci wydatkw, ich zgodno zharmonogramem rzeczowo-finansowym,
postp realizacji Projektu oraz osignicie ustalonych wskanikw), to nie by wpeni rzetelny
iskuteczny, gdy IW/IPII nie stwierdzia braku osignicia 3 ustalonych wskanikw rezultatu
Projektu, spowodowanego opnieniami wdostosowaniu przepisw prawa. Dziaania wtym
zakresie jednostka ta podja dopiero wczasie trwania kontroli NIK. 
[str. 3638]
Wdroenie produktw iusug
1. Ministerstwo zapewnio przygotowanie pod wzgldem organizacyjnym itechnicznym
procesu wdroenia produktw Projektu Emp@tia, a w szczeglnoci podczenia
systemw informatycznych uywanych wjednostkach terenowych (tzw. systemw
dziedzinowych) do Centralnego Systemu Informatycznego Zabezpieczenia Spoecznego
(CSIZS). W ocenie NIK niewystarczajco natomiast przygotowano merytorycznie zarwno
administratorw lokalnych wyznaczonych wjednostkach terenowych, jak ipracownikw
tych jednostek, wzakresie przeznaczenia udostpnionych usug oraz sposobu ich
wykorzystania, co wiadczy oograniczonej rzetelnoci przygotowania do wykorzystania
produktw Projektu. Wprawdzie Ministerstwo organizowao konferencje regionalne icentralne
powicone Projektowi Emp@tia, jednak nie zorganizowao szkole dla administratorw
lokalnych oraz pracownikw jednostek terenowych. Elektroniczna platforma szkoleniowa nie
zawieraa penych informacji niezbdnych do korzystania udostpnionych usug, a te, ktre
przekazywane byy przez Ministerstwo do jednostek terenowych za pomoc komunikatora
uywanego wCentralnej Aplikacji Statystycznej (CAS), nie zawsze trafiay do osb, ktre miay
korzysta zudostpnionych usug lub nadzorowa ich wykorzystanie. Dziaania promocyjne

23 Ustaw zdnia 10lipca 2015r. ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw (Dz.U.poz. 1359,

ze zm.), dalej: ustawa ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw.

Dz.U.
z2015r. poz. 2164.
24
25 W ramach realizacji wniosku pokontrolnego NIK, IW/IPII zoya zawiadomienia oujawnionych okolicznociach wskazujcych
nanaruszenie dyscypliny finansw publicznych wzwizku zudzielaniem tych zamwie.

15

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

prowadzone byy gwnie wokresie realizacji Projektu, natomiast ich intensywno bya
ograniczona wczasie udostpniania usug uytkownikom. 
[str. 3843]
Wedug informacji przekazanych NIK przez 1999 jednostek terenowych26, 27,2% znich ocenio,
e otrzymane materiay oProjekcie inowych usugach nie byy dla nich wystarczajce, zdaniem
71,6% ograniczony by rwnie dostp do konferencji, szkole iinstruktay zwizanych zProjektem.
Brak niezbdnych informacji by drug znajczciej wymienianych przez te podmioty przyczyn
niewykorzystywania udostpnionych usug pozyskiwania danych wformie elektronicznej (21,8%
udzielonych odpowiedzi). 
[str. 89]
2. W ramach Projektu nie wprowadzono mechanizmw zapewniajcych podczenie wszystkich
jednostek terenowych do nowoutworzonej platformy. Z uwagi nabrak formalnego obowizku
wczenia takich jednostek wrealizacj Projektu, podczenie systemw dziedzinowych do CSIZS
uzalenione byo od decyzji ich kierownikw. Wkonsekwencji, do 29wrzenia 2015r., tj.po upywie
ponad ptora roku od zakoczenia realizacji Projektu, nadal nie byo podczonych do CSIZS
1,9% jednostek wobszarze pomocy spoecznej, 8,7% wobszarze wiadcze rodzinnych oraz 8,9%
wobszarze funduszu alimentacyjnego27. 
[str. 4350]
3. Potwierdzenie podczenia systemw dziedzinowych do CSIZS nie byo tosame
z zapewnieniem moliwoci niezakconego korzystania przez ich uytkownikw
zudostpnionych usug oraz zasilania CBB danymi zpodczonych systemw. Wewszystkich
objtych kontrol jednostkach stwierdzono przypadki niedziaania czci28 udostpnionych usug
weryfikacji danych wsystemach zewntrznych. Do 30listopada 2015r. dane do CBB przekazywane byy
z79,3% jednostek, ktre podczyy systemy dziedzinowe do CSIZS, aponadto zniemal 90% objtych
kontrol NIK jednostek, dane do tego centralnego rejestru nie byy przekazywane nabieco lub nie
zostaa przekazana cz danych dotyczcych rozpatrywanych spraw. 
[str. 5057]
4. W Ministerstwie ustalono wymogi dotyczce zasilania CBB danymi osobowymi
zsystemw dziedzinowych funkcjonujcych wobszarze pomocy spoecznej iwiadcze
rodzinnych, wszerszym zakresie ni przewidyway to obowizujce przepisy, okrelajce
dane, do ktrych gromadzenia wcentralnych rejestrach uprawniony by wczenie
Minister (na podstawie oraz art. 23 ust.4a ustawy 12marca 2004r. opomocy spoecznej29
oraz art. 23 ust.8 pkt1 ustawy zdnia 28listopada 2003r. owiadczeniach rodzinnych30) oraz
umoliwiono zasilanie CBB danymi osobowymi ztych systemw. Administrator danych
osobowych wMinisterstwie nie dopeni take, wynikajcych zart. 40 iart. 41 ust.2 ustawy
zdnia 29sierpnia 1997r. oochronie danych osobowych31 obowizkw, dotyczcych zgoszenia
Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO) do rejestracji trzech zbiorw
danych osobowych przetwarzanych wCBB. 
[str. 54]

26 Ktre podczyy oraz ktre nie podczyy uywanych systemw dziedzinowych do CSIZS.
27 W dniu 28stycznia 2016r. systemw dziedzinowych nadal nie podczyy do CSIZS: 2jednostki wobszarze pomocy

16

28
29
30
31

spoecznej (0,1%), 15 jednostek w obszarze wiadcze rodzinnych (0,6%) oraz 7 jednostek w obszarze funduszu
alimentacyjnego (0,3%). Wedug stanu na31marca 2016r. podczenia wymaga tylko jeden ostatni system.
Od 1 do 5, spord 9 udostpnionych wtym czasie usug weryfikacji danych wsystemach zewntrznych.
Dz.U. z2015r. poz. 163, ze zm.
Dz.U. z2015r. poz. 114, ze zm.
Dz.U. z2015r. poz. 2135, ze zm.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

5. Zakupione przez Ministerstwo terminale mobilne zostay przekazane do OPS32, a warunki


ich uywania okrelono wumowach uyczenia. Nie we wszystkich tych jednostkach zostay
jednak przeprowadzone wpeni czynnoci zwizane zprzygotowaniem terminali do
pracy isprawdzeniem ich dziaania. Rwnie zainteresowanie pracownikw OPS informacjami
dotyczcymi terminali, udostpnionymi naelektronicznej platformie szkoleniowej byo
nieznaczne, gdy skorzystao zniej jedynie 8,1% zarejestrowanych uytkownikw. Stwierdzono
te, e wpoowie skontrolowanych OPS, terminali nie przekazano pracownikom socjalnym.

[str. 5759]
6. Ministerstwo udostpnio wgrudniu 2013r. portal informacyjno-usugowy (PIU), naktrym
zamieszczono informacje dla obywateli, urzdnikw iprzedsibiorcw oraz m.in.usugi
skadania wnioskw elektronicznych. Od 1stycznia 2016r. naportalu tym dostpne byy
take wnioski owiadczenia rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego. Wnioski
teudostpnione zostay jednak znaruszeniem obowizujcych przepisw, tj.bez wymaganej
ichuprzedniej publikacji wcentralnym repozytorium wzorw dokumentw elektronicznych.
Pomimo i wramach PIU przewidziano wydzielon stref wewntrzn, przeznaczon dla
pracownikw jednostek terenowych, to tylko nieliczna grupa osb wokresie prowadzenia
czynnoci kontrolnych dysponowaa aktualnymi uprawnieniami umoliwiajcymi dostp do tej
strefy33.
Odstycznia 2014r., zgodnie zprzyjtymi zaoeniami, uruchomiona zostaa przez Ministerstwo
Centralna Aplikacja Statystyczna, obsugujca sprawozdawczo wobszarze zabezpieczenia
spoecznego. 
[str. 6063]
Wykorzystanie aplikacji, sprztu iusug udostpnionych wzwizku zrealizacj Projektu
1. Podczone do CSIZS jednostki terenowe wograniczonym zakresie wykorzystyway usugi
weryfikacji danych wsystemach zewntrznych udostpnione wzwizku zrealizacj tego
Projektu. Niemal poowa znich nie podja do 30listopada 2015r. adnych prb pozyskania
danych zwykorzystaniem udostpnionych interfejsw do systemw zewntrznych. W tym
czasie skierowano ogem 136,8tys. zapyta. Na liczb dokonanych weryfikacji wpyw miao
m.in.udostpnienie do zakoczenia realizacji Projektu jedynie interfejsu do systemu PESEL,
natomiast korzystanie zinterfejsw do innych systemw moliwe byo wpniejszym czasie,
uzalenionym od ich gotowoci do wymiany danych34. Napoziom dotychczasowego wykorzystania
tych funkcjonalnoci wpyn take dugotrway proces podczania przez jednostki terenowe
systemw dziedzinowych do CSIZS, jak te problemy zkomunikacj tych systemw po podczeniu.
Przyczynami braku wykorzystywania udostpnionych funkcjonalnoci wzakresie pozyskania lub
weryfikacji danych winnych systemach byy najczciej: a/ograniczenie wdostpie do informacji
osposobie korzystania ztych usug, b/niedziaanie lub nieprawidowe ich dziaanie, a take

32 Urzdzenia te wyposaone tylko woprogramowanie do przeprowadzania rodzinnych wywiadw rodowiskowych

otrzymay OPS, ktre wyraziy zgod naich przyjcie 98,9% ogu tych jednostek. Najczciej OPS otrzymyway od1do
2 terminali.

Uprawnie
takich do 30 listopada 2015 r. nie uzyskali pracownicy 47% podczonych do CSIZS jednostek, a 52%
33
zarejestrowanych uytkownikw nie moga ju korzysta ze strefy wewntrznej PIU, poniewa ich uprawnienia dostpu
wygasy.
34 I tak: do systemw CEIDG, KRS, EKSMOoN oraz AC Rynek Pracy wII poowie 2014 r, do ZUS wmaju 2015r., a do ePodatki
dopiero we wrzeniu 2015r.

17

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

c/brak obowizku pozyskiwania niezbdnych do zaatwienia sprawy danych za pomoc systemu


utworzonego wramach Projektu. Zdaniem NIK, naograniczon skal korzystania znowej platformy
wpyw miaa rwnie praktyka pozyskiwania danych zinnych funkcjonujcych rwnolegle
systemw, tj.: danych obezrobotnych zuyciem Samorzdowej Elektronicznej Platformy
Informacyjnej (SEPI), a opodmiotach gospodarczych zuyciem wyszukiwarek dostpnych
nastronach internetowych CEIDG oraz KRS.
Zuwagi napowysze ograniczenia wdostpie drog elektroniczn do danych niezbdnych
dla rozpatrzenia spraw, we wszystkich skontrolowanych przez NIK JOPS, wnioskodawcy nadal
byli zobowizani do przedkadania takich danych (dokumentw) organom prowadzcym
postpowania. 
[str. 6371]
Pracownicy jednostek terenowych wszerszym zakresie zaczli wykorzystywa moliwoci
pozyskiwania danych drog elektroniczn w2016r., tj.po wejciu wycie ustawy ozmianie ustawy
owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw. 
[str. 76, 89]
2. Zakupione wramach Projektu terminale mobilne (3,5tys.szt. za kwot ponad 5,1mlnz.)
nie mogy by uywane przez pracownikw socjalnych wOPS do przeprowadzania rodzinnych
wywiadw rodowiskowych wpostaci elektronicznej, ze wzgldu nabrak niezbdnych
uregulowa prawnych wtym zakresie. Przepisy art. 107 ust.5g-5h ustawy opomocy spoecznej,
regulujce t kwesti idopuszczajce prowadzenie wywiadw www. postaci, wejd wycie
dopiero zdniem 11wrzenia 2016r., tj.po niemal trzech latach od zakupu tego sprztu.
Powysze powoduje, i wrzeczywistoci udzielona przez sprzedawc 4 letnia gwarancja, obejmie
jedynie 14 miesicy intensywnej jego eksploatacji35. W kontekcie wskazanych okolicznoci,
wydatkowanie rodkw publicznych naniewykorzystywany dotychczas sprzt informatyczny, nie
mona uzna za dziaanie gospodarne. 
[str. 7173]
3. Znikome byo wykorzystanie udostpnionej poprzez portal informacyjno-usugowy
moliwoci skadania przez osoby fizyczne oraz przedsibiorcw wnioskw wformie
elektronicznej, ktrych wlatach 20142015 zoono zaledwie 34636. W tym czasie naportalu
dostpnych byo tylko 13 drukw wnioskw zzakresu pomocy spoecznej, a take dotyczcych
rejestracji obkw iklubw dziecicych oraz przyznania Karty Duej Rodziny, a od dnia 1stycznia
2016r. ich liczba zwikszya si do 34. Zdaniem NIK naograniczony dotychczas zakres korzystania
zww. funkcjonalnoci, istotny wpyw mia brak powszechnej wiedzy otakiej moliwoci (na co
wskazuj wyniki przeprowadzonych przez NIK bada ankietowych), jak te konieczno posiadania
podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego naplatformie ePUAP. 
[str.7578]
Ograniczone byo rwnie zainteresowanie internautw informacjami zamieszczonymi
napodstronach PIU. Jakkolwiek do 30listopada 2015r. naportalu tym zarejestrowano 468,3tys.
odwiedzin, to wniemal 47% przypadkw uytkownicy otworzyli tylko stron gwn inie
korzystali zinnych informacji czy usug dostpnych natym portalu.
[str. 7375]
Spord aplikacji udostpnionych przez Ministerstwo wwyniku realizacji Projektu,
wnajwikszym zakresie wykorzystywana bya aplikacja CAS. Uyway jej wszystkie objte
kontrol jednostki terenowe. W okresie od 1stycznia 2014r. do 30listopada 2015r., skorzystao
zCAS ponad 11,7tys. uytkownikw iza porednictwem tej aplikacji przekazano niemal

18

35 W tych jednostkach, ktre zdecyduj si naich wykorzystanie.


36 W 14 miesicach ich liczba nie przekraczaa 10.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

3tys. rnych rodzajw sprawozda. Do czasu zakoczenia kontroli, nie zostaa natomiast
udostpniona aplikacja Adopcja, gdy nie wszystkie orodki adopcyjne uzyskay potwierdzenie
rejestracji przez GIODO zbiorw danych osobowych, ktre bd przetwarzane zwykorzystaniem
tego oprogramowania. 
[str. 78]
Dotychczasowe efekty Projektu iosignicie jego celw
1. W wyniku realizacji Projektu uzyskano oczekiwane materialne jego efekty (produkty) oraz
osignito wwymaganym terminie 4 z7 ustalonych wskanikw rezultatu37, jednak zdaniem
NIK ich uzyskanie nie moe by utosamiane zosigniciem celw Projektu. Zbudowanie
iuruchomienie platformy komunikacyjnej wobszarze zabezpieczenia spoecznego,
utworzenie interfejsw do innych systemw informatycznych czy zakup terminali, stanowi
bowiem jedynie narzdzia, ktrych wykorzystanie przyczynia si doosignicia zakadanych
korzyci.
Wyniki kontroli NIK wskazuj, e dugotrwae wdraanie produktw, usug ifunkcjonalnoci
zwizanych zProjektem Emp@tia, atake ich dotychczasowe ograniczone wykorzystanie
przez uytkownikw spowodoway, e pomimo upywu dwch lat od zakoczenia realizacji
tego Projektu, ograniczone byy jego dotychczasowe efekty wjednostkach terenowych.
Wskontrolowanych przez NIK jednostkach organizacyjnych pomocy spoecznej, wlatach
20142015 nie korzystano lub wznikomym zakresie wykorzystywano usugi pozyskiwania
danych zsystemw zewntrznych. adna zobjtych kontrol JOPS nie ujawnia te, ani nie
udaremnia przy ich pomocy wyudzenia wiadcze. Dopodmiotw tych nie wpyway rwnie
wnioski wformie elektronicznej, a otrzymane przez OPS terminale mobilne nie byy uywane.
Zewzgldu napowysze okolicznoci, udostpnione wramach Projektu Emp@tia funkcjonalnoci
nie miay istotnego wpywu nausprawnienie pracy tych podmiotw lub popraw efektywnoci
realizowanych przez nie zada.
Powysze potwierdzaj rwnie informacje uzyskane przez NIK zjednostek niekontrolowanych
Tylko 18,6% znich wskazao, e wwyniku wykorzystania oprogramowania iusug udostpnionych
wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia nastpio wtych jednostkach usprawnienie pracy, poprawa
skutecznoci lub efektywnoci zaatwiania spraw, a 7,1%, e nastpio zmniejszenie wydatkw
ponoszonych wzwizku zrealizacj zada. Jedynie 13 ztych jednostek (0,7%) poinformowao,
eprzy wykorzystaniu funkcjonalnoci udostpnionych wzwizku zProjektem Emp@tia, ujawnio
przypadki wyudzenia wiadcze lub udaremnio takie wyudzenie. Podkreli jednak naley,
epozytywne efekty znacznie czciej dostrzegane byy przez jednostki niekontrolowane, ktre
udzielay NIK informacji wlutym imarcu 2016r. wporwnaniu do informacji uzyskanych wtym
samym zakresie wgrudniu 2015r.
Wyjtkiem wtym zakresie byo natomiast wdroenie aplikacji CAS, ktr 48% skontrolowanych
jednostek (w tym wszystkie urzdy wojewdzkie), ocenio jako usprawniajc proces
sprawozdawczoci. 
[str. 8087]

37 Kolejne dwa osignito wpniejszym od wymaganego terminie.

19

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

2.3 Uwagi kocowe iwnioski


Jakkolwiek ocena realizacji Projektu Emp@tia zostaa sformuowana woparciu oustalenia kontroli
obejmujce jego pierwotne zaoenia, to jednak nie mona pomin faktu, e wzwizku zwejciem
wycie ustawy zdnia 11lutego 2016r. opomocy pastwa wwychowywaniu dzieci38, poprzez portal
Emp@tia udostpniona zostaa moliwo skadania wnioskw oustalenie prawa do wiadczenia
wychowawczego oraz przez CSIZS do jednostek terenowych sprzekazywane wnioski elektroniczne
skadane za porednictwem platformy PUE ZUS oraz bankowoci elektronicznej. Tym samym CSIZS
jest wykorzystywany take do realizacji Programu Rodzina 500 plus, tj.w zakresie wykraczajcym
poza zaoenia Projektu.
Ustalenia kontroli NIK odnoszce si do dotychczasowego stanu wdroenia iwykorzystania narzdzi
informatycznych wobszarze zabezpieczenia spoecznego, wskazuj natomiast nawystpowanie
nastpujcych istotnych ryzyk zwizanych zosigniciem pierwotnie zaplanowanych celw
iefektw Projektu Emp@tia wzakresie usprawnienia oraz poprawy jakoci iefektywnoci realizacji
zada wobszarze zabezpieczenia spoecznego:
1/brak moliwoci pozyskania zCBB przez Ministra oraz pracownikw jednostek terenowych
wpeni rzetelnych danych iinformacji obeneficjentach obszaru zabezpieczenia spoecznego
oraz przyznawanych im wiadczeniach, zpowodu niezapewnienia biecego przekazywania
kompletnych danych ze wszystkich uywanych systemw dziedzinowych;
2/brak moliwoci uzyskiwania przez pracownikw jednostek terenowych informacji niezbdnych
do rozpatrzenia spraw drog elektroniczn, zpowodu nieprawidowego dziaania wsystemach
dziedzinowych usug pozyskiwania danych zewidencji irejestrw publicznych lub niestabilnego
funkcjonowania interfejsw do systemw zewntrznych;
3/brak korzystania przez obywateli, przedsibiorcw ipracownikw jednostek terenowych zusug
ifunkcjonalnoci administracji elektronicznej, udostpnionych wwyniku realizacji Projektu,
zpowodu braku wystarczajcej wiedzy lub umiejtnoci do ich wykorzystania.
Majc nauwadze ustalenia kontroli przedstawione wniniejszej Informacji izidentyfikowane
naich podstawie ryzyka, zasadnym jest podjcie przez:
I. Ministra Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej dziaa majcych nacelu:
1. Objcie monitorowaniem skali iterminowoci zasilania przez jednostki terenowe CBB danymi
dotyczcymi beneficjentw obszaru zabezpieczenia spoecznego.
2. Zapewnienie stabilnego iprawidowego dziaania usug weryfikacji danych wsystemach
zewntrznych.
3. Popularyzacj wykorzystywania usug udostpnionych wwyniku realizacji Projektu wrd
pracownikw jednostek terenowych, obywateli iprzedsibiorcw.
II. Instytucje: Zarzdzajc, Poredniczc iWdraajc dziaa majcych nacelu monitorowanie
trwaoci Projektu Emp@tia oraz osignicia jego celw.
Poza ryzykami, wodniesieniu do ktrych NIK sformuowaa ww. wnioski, zidentyfikowano take
inne ryzyka polegajce na:
niepenym dostosowaniu udostpnionych usug ifunkcjonalnoci do potrzeb uytkownikw;
dezaktualizacji rozwiza technologicznych zastosowanych wterminalach mobilnych.

20

38 Dz.U. poz. 195.

P O D S U M O WA N I E W Y N I K W KO N T R O L I

Jednoczenie uwzgldniajc ustalenia przeprowadzonej kontroli, NIK zwraca uwag,


e funkcjonowanie systemw teleinformatycznych oraz proces gromadzenia iwymiany danych
wtym danych osobowych wtakich systemach, winny by rzetelnie przygotowane, nie tylko od
strony organizacyjno-technicznej, ale take prawnej.
Aktualne pozostaj rwnie wnioski sformuowane przez Najwysz Izb Kontroli wInformacji
owynikach kontroli wiadczenia usug publicznych wformie elektronicznej naprzykadzie wybranych
jednostek samorzdu terytorialnego (P/15/003), wszczeglnoci wzakresie wprowadzenia prostych
rozwiza technicznych umoliwiajcych potwierdzenie tosamoci osb welektronicznych
kontaktach zadministracj, zapewnienia nieprzerwanego dziaania platform elektronicznych,
za pomoc ktrych wiadczone susugi, ograniczenia barier natury prawnej, utrudniajcych
wiadczenie e-usug, realizacji koncepcji centralnego udostpniania e-usug oraz upowszechnienia
naszerok skal informacji osprawach urzdowych moliwych do zaatwienia przez internet.

21

WA NIE JSZE W YNIK I KON TROLI


3.1 Elektroniczna administracja wPolsce natle innych krajw
Elektroniczna administracja opiera si nawykorzystaniu technologii informatycznych. Departament
Organizacji Narodw Zjednoczonych ds. ekonomii ipolityki spoecznej bada poziom rozwoju
usug elektronicznej administracji we wszystkich 193 krajach czonkowskich. Poziom rozwoju
e-administracji oceniany jest wedug opracowanego przez ONZ indeksu EDGI E-Government
Development Index. EDGI jest zoonym pomiarem trzech wanych dla poziomu rozwoju
e-administracji elementw takich jak: wiadczenie usug online (OSIOnline Service Index),
infrastruktura telekomunikacyjna (TIITelecommunication Infrastructure Index) ikapita ludzki
(HCIHuman Capital Index).
Polska zaliczana jest do krajw owysokim wskaniku EDGI. Jakkolwiek jednak wlatach 20052014
wskanik ten dla Polski by wyszy od redniej krajw Europy wschodniej oraz redniej wiatowej
iwynosi: 0,59 w2005r.; 0,61 w2008r.; 0,56 w2010r.; 0,64 w2012r. oraz 0,65 w2014r., toby niszy
od redniej europejskiej, ktra wynosia wtych latach odpowiednio: 0,60; 0,65; 0,62; 0,72 oraz 0,69.
Wedug raportw United Nations eGovernment Survey39, od 2008r. do 2012r. Polska zajmowaa coraz
gorsze miejsce wsporzdzanym przez ONZ rankingu (od 33 do 47), jednak w2014r. poprawia je
iznalaza si na42 pozycji. Poza krajami UE obardzo wysokim EGDI jak Francja czy Wielka Brytania,
wgrupie krajw europejskich wyprzedzay nas take Litwa, otwa, Grecja, Portugalia, Wgry, Malta
iSowenia.
Wykres nr3
Indeks EDGI Polski wporwnaniu do redniej wartoci indeksu dla krajw Europy Wschodniej iredniej
wiatowej oraz miejsce Polski wrankingu ONZ
Tytu wykresu

0,8

30

33

0,75

32

0,7

34

0,65
0,61

0,59

38
0,57

0,56
EDGI

36

0,63

38
0,6

0,65

0,56
0,54

0,55

40

42
0,49

0,5

42
0,47

0,45

0,45

0,43

45

0,44

44

47

0,4

46

0,35

48
Brak
dany ch
za 2014 r.

0,3

2005
EDGI dla Polski

2008

2010

rednie EDGI w Europie Wschodniej

2012
rednia wiatowa EDGI

2014
miejsce w rankingu

rdo: United Nations e-Government Survey: 2005, 2008, 2010, 2012 i2014.

22

39 Opublikowanych nastronie https://publicadministration.un.org/egovkb/en-us/Reports

50

Miejsce Polski w rankingu

0,64

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Mapa nr1
Indeks EDGI wkrajach czonkowskich Unii Europejskiej

rdo: Publikacja Parlamentu Europejskiego eGovernment40, napodstawie United Nations e-Government Survey 2014.

W Programie Zintegrowanej Informatyzacji Pastwa41, wskazano, e informatyzacja ma wspiera


budowanie modelu pastwa optimum, poprzez kreowanie irozwj usug administracji publicznej
rzdowej isamorzdowej oraz monitorowanie ipopraw ich jakoci uwzgldniajc nowe
moliwoci, jakie pojawiaj si wzwizku zdynamicznym rozwojem technologii cyfrowych
oraz rozbudow cyfrowych zasobw itreci wpostaci cyfrowej. E-usugi dla obywateli powinny
zapewni oszczdno czasu, ograniczajc konieczno osobistego stawienia si wurzdzie tylko
do przypadkw niezbdnych. Przy wykorzystaniu e-usug powinno by moliwe zaatwianie spraw
niezalenie od miejsca pobytu istosowanej technologii sucej do korzystania zsieci, sprztu,
oprogramowania oraz wykorzystywanego kanau komunikacji elektronicznej. Pamita jednak
naley, e podstaw informatyzacji usug, jest nie tylko nadanie za zmianami spoecznymi oraz
technologicznymi, ale take odpowiednie otoczenie prawne, niezbdne do umoliwienia realizacji
zada publicznych drog elektroniczn.
Wedug raportu Diagnoza spoeczna 2015r. Warunki ijako ycia Polakw42, zastosowanie internetu
do usug zwizanych ze-administracj wPolsce pozostaje nazblionym poziomie od 2011r.,
aodsetek osb pobierajcych iwypeniajcych formularze urzdowe w2015r. spad nawet
wporwnaniu do 2013r. ojeden punkt procentowy.

40 Opublikowana nastronie internetowej https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/egovernment-studies


41 Opublikowany nastronie https://mc.gov.pl/files/pzip_ostateczny.pdf
42 Pod redakcj Janusza Czapiskiego iTomasza Panka, opublikowany nastronie http://www.diagnoza.com/pliki/raporty/
Diagnoza_raport_2015.pdf

23

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Wykres nr4
Wybrane sposoby korzystania zinternetu Polakw wwieku powyej 16 lat
16

15

14

11

10

10

10

10

15

13

12

15

6
uytkownicy regularnie uzyskujcy informacje od instytucji publicznych
uytkownicy regularnie pobierajcy lub wypeniajcy formularze

2005

2007

2009

2011

2013

2015

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych zamieszczonych wpublikacji Diagnoza Spoeczna 2015 Warunki ijako ycia Polakw

Przeprowadzone analizy, zaprezentowane wrozdziale 1.21 POIG Poziom rozwoju e-usug


administracji publicznej43 wskazyway, e polska administracja znaczco odbiegaa wtym zakresie
od redniej krajw czonkowskich UE. Gdy poziom zaawansowania rozwoju usug publicznych
wrd krajw UE-25 wynosi 68%, wPolsce wynosi jedynie 34%, pena interaktywno usug
publicznych on-line wkrajach UE-25 ksztatowaa si napoziomie 40%, awPolsce napoziomie 9%
(3. pozycja od koca). Wikszo urzdw administracji publicznej osigna wprawdzie poziom
informacyjny, ktry nie wymaga transformacji wwewntrznym funkcjonowaniu, jednak naniskim
poziomie rozwoju pozostaway nadal usugi transakcyjne, wymagajce projektowania procedur
wewntrznych, integracji rejestrw pastwowych ibaz danych, zmiany uregulowa prawnych oraz
stworzenia nowych regulacji organizacyjnych, klasyfikacji oraz standardw. Na niski poziom rozwoju
e-usug wPolsce wpyw mia take brak dowiadczenia wzarzdzaniu projektami elektronicznej
administracji oraz brak wizji jej rozwoju.
W ramach 7. osi POIG Spoeczestwo informacyjne budowa elektronicznej administracji,
przewidziano wsparcie dziaa dotyczcych m.in. budowy wsppracujcych elektronicznych
platform usug publicznych, naktrych bd dostpne e-usugi dla obywateli iprzedsibiorstw,
wszczeglnoci zzakresu zabezpieczenia spoecznego, podatkw, zamwie publicznych,
rejestracji dziaalnoci gospodarczej, rejestrw sdowych, ochrony zdrowia iochrony rodowiska,
a take dziaa dotyczcych przebudowy, dostosowania iwdroenia rejestrw pastwowych,
zasobw isystemw informatycznych administracji publicznej do wspdziaania, wcelu ich
usprawnienia, integracji iumoliwienia wiadczenia usug drog elektroniczn oraz zapewnienia
zintegrowanej infrastruktury teleinformatycznej administracji publicznej dla jednostek administracji
rzdowej ijednostek samorzdu terytorialnego.

3.2 Oglne to badanej problematyki


Jednym zprojektw, ktry uzyska dofinansowanie wramach 7. osi PO IG, by realizowany
wlatach 20082014 przez wczesne Ministerstwo Pracy iPolityki Spoecznej Projekt Emp@tia.
W zaoeniach Projektu przyjto, e zastpienie wymaganych do tej pory od obywateli

24

43 s. 40.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

zawiadcze, niezbdnych do ustalenia prawa do wiadczenia, moliwoci pozyskiwania takich


informacji wformie elektronicznej zinnych systemw administracji publicznej, zniesie obowizek
pozyskiwania przez osoby ubiegajce si owiadczenia zawiadcze winnych urzdach. Efekty
Projektu miay by skierowane do kadego obywatela, ktry dostrzee wswoim otoczeniu
osob lub rodzin potrzebujc pomocy, iumoliwi mu wystpienie wprosty iszybki sposb
oudzielenie pomocy takim osobom. Rwnie osoba poszukujca pomocy miaa uzyska
moliwo za porednictwem osoby trzeciej przekazania wniosku drog elektroniczn.
wiadczenia przyznawane zwykorzystaniem narzdzi elektronicznych miay dotyczy nie tylko
osb wykluczonych cyfrowo zracji niskich dochodw, ale take osb modych, ktre stanowi
zdecydowan wikszo adresatw wiadcze rodzinnych inie nale do osb wykluczonych
cyfrowo. Innymi ztakich wiadcze miay by: zapomoga ztytuu urodzenia dziecka tzw. becikowe
oraz zasiek pielgnacyjny dla osb niepenosprawnych ruchowo, dla ktrych bezporedni kontakt
zurzdem jest utrudniony.
Rezultaty Projektu przeoy si miay nakorzyci takie jak:
zwikszenie przejrzystoci procedur administracyjnych zwizanych zprzyznawaniem
iwypat wiadcze iw konsekwencji wzrost zaufania obywateli do administracji publicznej;
znaczne skrcenie czasu potrzebnego pracownikom socjalnym nazebranie, gromadzenie
iprzekazanie informacji;
podniesienie jakoci iefektywnoci wiadczonych usug zwizanych bezporednio zobsug
spraw interesantw;
ujednolicenie poziomu wiadczenia usug wposzczeglnych obszarach zabezpieczenia
spoecznego;
wiksz wykrywalno nieuprawnionego lub wielokrotnego pobierania wiadcze.
Efektem wdroenia Projektu Emp@tia miay by nie tylko korzyci spoeczne, ale ioszczdnoci
finansowe. Wedug informacji zamieszczonej nastronie internetowej Ministerstwa wdniu 26marca
2014r.44, Projekt Emp@tia mia przynie do 2016r. oszczdnoci wkwocie 71,3mlnz, a informacje
zamieszczone natej stronie w2016r. wskazuj45, e inwestycja ta pozwoli zaoszczdzi od 2016r.
78mlnz rocznie, m.in. nadotychczasowych kosztach obsugi wnioskw oraz wyeliminowaniu
naduy. Efektem Projektu miaa by take zmiana systemowa, powodujca efektywniejsze
isprawniejsze funkcjonowanie systemu zabezpieczenia spoecznego wPolsce, a wszczeglnoci
efektywniejsza dystrybucja rodkw przeznaczonych nazabezpieczenie spoeczne.
Projekt Emp@tia czsto niesusznie utosamiany jest jedynie zportalem internetowym Emp@tia,
ktry jest jedynie jego czci iwizytwk caego przedsiwzicia, naktre skada si szereg
systemw informatycznych funkcjonujcych wwarstwie niewidocznej dla uytkownika.

44 http://www.mpips.gov.pl/aktualnosci-wszystkie/art,5530,6642,czym-jest-emptia.html
45 https://www.mpips.gov.pl/empatia

25

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Schemat nr1
Schemat wsppracy systemw informatycznych powstaych, zmodyfikowanych lub wyodrbnionych wwyniku
realizacji Projektu Emp@tia

rdo: Opracowanie wasne NIK

Gwnym elementem Projektu jest Centralny System Informatyczny Zabezpieczenia Spoecznego


(CSIZS), ktrego zadaniem jest udostpnianie jego uytkownikom usug wymiany informacji.
Poszczeglne skadowe CSIZS to: CBB podsystem przechowujcy zasoby informacyjne dotyczce
osb korzystajcych ze wiadcze obszaru zabezpieczenia spoecznego iosb znimi powizanych;
PI podsystem, ktry integruje isteruje przepywem informacji pomidzy poszczeglnymi
skadowymi CSIZS oraz systemami zewntrznymi; PIU podsystem udostpniajcy usugi
umoliwiajce m.in. wymian informacji pomidzy obywatelami apracownikami JOPS iurzdw
administracji publicznej, Oprogramowanie Terminali Mobilnych podsystem wspomagajcy
realizacj jednego zpodstawowych procesw merytorycznych nastyku pomidzy beneficjentem
apracownikiem socjalnym, jakim jest przeprowadzenie wywiadu rodowiskowego46.
W ramach przygotowania zaoe projektu ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz
niektrych innych ustaw, ktra umoliwi miaa szersze udostpnienie funkcjonalnoci uzyskanych
wwyniku realizacji Projektu Emp@tia, dokonano oceny skutkw tej regulacji, wktrych wskazano,
e:

26

46 rdo: opracowana przez gwnego wykonawc koncepcja dziaania platformy, Produkt 10.6 Katalog usug CSIZS.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

PIU umoliwi zaatwienie sprawy przez obywatela wurzdzie przez internet (np.zoenie
wniosku w2018r. ok. 20% wnioskw), jak rwnie dokonanie skutecznego dorczenia pism
przez organ (np.decyzja wpostaci elektronicznej);
PI umoliwi pozyskiwanie informacji niezbdnych do ustalenia prawa do wiadcze
rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego wformie elektronicznej bezporednio
napoziomie organ organ, co zmniejszy obcienia administracyjne zwizane zpozyskaniem
zawiadcze odochodach dla ok. 600tys. wnioskodawcw izawiadcze zZUS (dla okoo
760,5tys. wnioskodawcw) iKasy Rolniczego Ubezpieczenia Spoecznego (dla okoo 83,5tys.
wnioskodawcw) co wznacznym stopniu przyspieszy wydawanie decyzji;
CBB pozwoli naweryfikacj danych ownioskodawcach iwiadczeniobiorcach wiadcze
rodzinnych oraz wiadcze zfunduszu alimentacyjnego oraz odunikach alimentacyjnych,
co zmniejszy strumie rodkw publicznych kierowanych do osb niespeniajcych
warunkw okrelonych wustawach oraz zwikszy stopie cigalnoci nalenoci od
dunika alimentacyjnego ztytuu wypacania osobie uprawnionej do wiadcze zfunduszu
alimentacyjnego poprzez cyfryzacj przepywu informacji midzy organami.
W ocenie skutkw wprowadzanych regulacji podano take, e zgodnie zszacunkami wykonawcy
systemu CSIZS, zakada si, e udzia formularzy skadanych drog elektroniczn woglnej liczbie
wnioskw (w wariancie realistycznym): wlatach 20152024 bdzie ksztatowa si nastpujco:
w2015r. 1%, 2016r. 3%, 2017r. 7,5%, 2018r. 15%, 2019r. 20%, 2020r. 25%, 2021r. 30%,
2022r. 35%, 2023r. 40%, 2024r. 45%. Wyszacowano take oszczdnoci budetu pastwa,
ktre miay by spowodowane: 1/moliwoci elektronicznego skadania wnioskw owiadczenia
rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego od ok. 2,4mlnz w2015r. do ok. 32,0mlnz
w2024r.; 2/spadkiem wydatkw budetu pastwa wzwizku ze zmniejszeniem liczby nienalenie
pobranych wiadcze rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego zmniejszenie
wydatkw w2015r. ook. 3,2mlnz, a docelowo ook. 22,4mlnz od 2016r., (tj.50% aktualnego
stanu nalenoci ztytuu nienalenie pobranych wiadcze); 3/spadkiem wydatkw budetu
pastwa oraz budetw JST wzwizku ze zmniejszeniem liczby nienalenie pobranych wiadcze
zpomocy spoecznej wwyniku pobierania ich wkilku miejscach ipodawania nieprawdziwych
danych napodstawie skadanych owiadcze oszczdnoci w2015r. wwysokoci 4,4mlnz
(wtym w50% wJST), a docelowo 31mlnz (wtym 50% wJST) od 2016r.; 4/wzrostem stopnia
cigalnoci nalenoci budetu pastwa wzwizku zwypacaniem osobie uprawnionej do
wiadcze zfunduszu alimentacyjnego naskutek moliwoci pozyskania informacji oduniku
alimentacyjnym bezporednio zaplikacji informatycznych zasilonych danymi zewntrznych
gestorw, np.CEPiK, a nie wywiadu alimentacyjnego przewidywany wzrost cigalnoci w2015r.
o2mlnz, adocelowo o14,1mlnz od 2016r.
Skadanie wnioskw wformie elektronicznej wymaga uwierzytelnienia wnioskodawcy. Problemem
nadal pozostaje ograniczona skala stosowania narzdzi uwierzytelniania uytkownikw
wsystemach administracji publicznej, nie istnieje bowiem jednolity, powszechny system
identyfikacji elektronicznej. Waktualnym stanie prawnym uwierzytelnienie umoliwia podpis
kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP, ktrego uzyskanie nie wymaga ponoszenia kosztw. Profil
zaufany ePUAP peni t rol jedynie wpewnym zakresie, cho zainteresowanie jego wykorzystaniem
sukcesywnie wzrasta. Wedug publikacji Ministerstwa Administracji iCyfryzacji Spoeczestwo

27

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

informacyjne wliczbach47 nadzie 24lipca 2013r. liczba uzyskanych profili zaufanych wynosia blisko
147tys. Na 31grudnia 2014r. profil zaufany ePUAP posiadao ju ponad 336tys. uytkownikw.
Niekiedy stosowane stake rozwizania umoliwiajce uwierzytelnienie uytkownika poprzez
dane znane tylko temu uytkownikowi oraz jednostce, zktr si komunikuje48.
Nadzr nad realizacj Projektu Emp@tia ijego rozliczeniem sprawoway IW/IPII, IP oraz IZ.
Funkcj IW/IPII penia Wadza Wdraajca Programy Europejskie wWarszawie (WWPE), od dnia
2kwietnia 2015r. dziaajca pod nazw Centrum Projektw Polska Cyfrowa (CPPC). Instytucja
ta realizuje zadania zwizane zwdraaniem programw iprojektw wspfinansowanych ze
rodkw pochodzcych zbudetu UE, zapewniajcych wsparcie wramach polityki spjnoci,
rodkw pochodzcych zbezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz rodkw pochodzcych zinnych
programw wzakresie powierzonym do realizacji waciwymi umowami iporozumieniami.
Zadania wramach osi priorytetowej 7. Spoeczestwo informacyjne budowa elektronicznej
administracji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 20072013, zostay powierzone
WWPE napodstawie porozumienia zawartego zMinistrem Spraw Wewntrznych iAdministracji
wdniu 1lutego 2008r., ze zmianami wprowadzonymi trzema aneksami.
Pomimo i realizatorem Projektu Emp@tia byo Ministerstwo, to wdroenie oraz wykorzystanie
produktw uzyskanych wwyniku jego realizacji iudostpnionych usug wymagao wspdziaania
wielu innych jednostek dziaajcych wobszarze zabezpieczenia spoecznego, realizujcych zadania
zzakresu zabezpieczenia spoecznego m.in. UW, ROPS, PCPR iOPS, dlatego kontrola NIK obja
take te rodzaje jednostek.

3.3 Istotne ustalenia kontroli


3.3.1. Realizacja Projektu
Na poniszym schemacie przedstawiono podstawowe informacje charakteryzujce zaoenia oraz
rzeczywisty przebieg Projektu.

28

47 Opublikowany nastronie https://mac.gov.pl


48 Rozwizanie takie zastosowano np.w systemie e-Deklaracje.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Schemat nr2
Realizacja Projektu Emp@tia

rdo: Opracowanie wasne NIK

1. Po pozytywnej ocenie zaoe Projektu przez niezalenych ekspertw izatwierdzeniu przez IZ


PO IG listy rankingowej projektw indywidualnych, rekomendowanych do wsparcia wramach
tego programu operacyjnego, wdniu 25wrzenia 2009r. WWPE zawara zwczesnym Ministrem
Pracy iPolityki Spoecznej Porozumienie odofinansowanie, ktrego przedmiotem byo udzielenie
dofinansowania narealizacj Projektu Emp@tia ze rodkw publicznych wramach 7. osi
priorytetowej POIG oraz okrelenie praw iobowizkw stron zwizanych zrealizacj tego projektu
wzakresie zarzdzania, rozliczania, monitorowania, sprawozdawczoci ikontroli, atake wzakresie

29

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

informacji ipromocji. Porozumienie odofinansowaniu zostao zmienione szecioma aneksami49.


Pierwotnie cakowity koszt realizacji Projektu Emp@tia zosta ustalony na61629,7tys.z, a okres
kwalifikowalnoci wydatkw od dnia 1stycznia 2008r. do 31grudnia 2013r.).
2. Dofinansowanie narealizacj Projektu zostao przyznane napodstawie wstpnych
zaoe, poniewa wdokumentacji projektowej przewidziano, i szczegowa koncepcja platformy
komunikacyjnej oraz wymagania wobec poszczeglnych systemw zostan opracowane dopiero
wtrakcie realizacji Projektu. Koncepcja taka zostaa opracowana dopiero po piciu latach od
rozpoczcia realizacji Projektu50 wkocu 2012r. przez gwnego wykonawc CSIZS. Powysze
miao m.in. wpyw naokrelenie przez Beneficjenta wdokumentacji projektowej, wduym stopniu
oglnoci niektrych wskanikw produktu irezultatu, ktre zostay zaakceptowane przez IW/IPII,
po ich pozytywnej ocenie przez ekspertw oceniajcych zoony wniosek.
Ustalono nastpujce wskaniki produktu, okrelajce materialne efekty, jakie powinny zosta
zrealizowane wwyniku Projektu, ich wartoci oraz terminy osigniecia51:
1) liczba nowopowstaych centrw przetwarzania danych (serwerowni) 1szt. 2010r.;
2) liczba zainstalowanych zwizualizowanych platform serwerowych (platform produkcyjnych) 1szt.
2012r.;
3) liczba uruchomionych centralnych baz danych beneficjentw obszaru zabezpieczenia spoecznego
1szt. 2013r.;
4) liczba uruchomionych hurtowni danych wraz zwdroon platform analityczn 1szt. 2012r.;
5) liczba uruchomionych platform integracyjnych, obejmujcych budow platformy obsugi
komunikatw wtechnologii korporacyjnej szyny danych 1szt. 2013r.;
6) liczba wdroonych systemw informatycznych sucych realizacji e-usug 2szt. 2013r.;
7) liczba interfejsw do systemw zewntrznych (poza MPiPS) powstaych wwyniku realizacji Projektu
5szt. 2013r.;
8) liczba rozbudowanych portali informacyjno-usugowych do komunikacji irealizacji e-usug dla
obywateli iprzedsibiorcw 1szt. 2013r.;
9) liczba zakupionych iwdroonych terminali mobilnych dla Jednostek Organizacyjnych Pomocy
Spoecznej 3500szt. 2013r.;
10) liczba uruchomionych systemw uwierzytelniania zwykorzystaniem PKI 1szt. 2013r.
W wyniku realizacji Projektu Emp@tia zaplanowano osignicie nastpujcych wskanikw
rezultatu iich wartoci:
1) liczba wiadczonych usug publicznych na4 poziomie dojrzaoci 52 warto docelowa 4szt.
w2013r.;
2) liczba usug publicznych administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego udostpnionych
naportalu informacyjno-usugowym warto docelowa 4 w2013r.;
3) procent jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej przeprowadzajcych wywiady wformie
elektronicznej za pomoc terminali mobilnych warto docelowa 50% w2013r.;
4) minimalna liczba uytkownikw administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego korzystajcych
znowopowstaej platformy komunikacyjnej warto docelowa 5000 osb w2013r.;

30

49
50
51
52

Z dnia 9sierpnia 2010r., 2marca 2011r., 3sierpnia 2011r., 19wrzenia 2012r, 16lipca 2013r. oraz 20lutego 2014r.
Okres kwalifikowalnoci wydatkw ustalono od 1stycznia 2008r.
Po zmianach wprowadzonych aneksem nr4 zdnia 19wrzenia 2012r. do Porozumienia odofinansowanie.
Pena elektroniczna obsuga sprawy, uwzgldniajca wydanie decyzji, dostarczenie usugi.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

5) procent zgodnoci zwymaganiami nadoczenie polskich systemw obszaru zabezpieczenia


spoecznego do wsplnotowego systemu EESSI, wynikajcych zart. 78 rozporzdzenia Parlamentu
Europejskiego iRady (WE) nr883/2004 wsprawie koordynacji systemw zabezpieczenia
spoecznego53 warto docelowa 100% w2013r.;
6) liczba zintegrowanych obszarw, obsugiwanych wramach platformy komunikacyjnej obszaru
zabezpieczenia spoecznego warto docelowa 3 w2013r.;
7) liczba raportw statystycznych udostpnianych poprzez portal informacyjno-komunikacyjny
warto docelowa 20 w2013r.
W ocenie NIK nieprecyzyjne okrelenie wskanikw produktu nr6, 7 i9 (tj.jakie maj
by wdroone systemy informatyczne do realizacji e-usug oraz do ktrych piciu systemw
zewntrznych maj zosta utworzone interfejsy, a take czy utworzone interfejsy maj by
uruchomione produkcyjnie ico naley uzna za wdroenie zakupionych terminali) oraz
wskanikw rezultatu nr1, 2, 6 i7 (tj.ktre cztery usugi publiczne powinny by wiadczone
na4 poziomie dojrzaoci; ktre cztery usugi publiczne administracji zabezpieczenia spoecznego
zostan udostpnione naPIU; ktre trzy obszary zostan zintegrowane wramach platformy
komunikacyjnej obszaru zabezpieczenia spoecznego oraz jakie raporty statystyczne (20) bd
udostpniane przez PIU), a take niewskazanie sposobu pomiaru wskanikw rezultatu nr3, 4,
5 i754, pozwalao napewn swobod zarwno Beneficjenta, jak iIW/IPII wzakresie uznania
osignicia ustalonych wskanikw. Wprzypadku wskanikw odnoszcych si do wiadczenia
usug publicznych, zwykorzystaniem portalu informacyjno-usugowego, brak jednoznacznego
wskazania rodzajw usug wPorozumieniu odofinansowanie spowodowa rozbienoci pomidzy
Ministerstwem oraz IW/IPII, co do uznania prawidowoci realizacji Projektu wtym obszarze.
NIK zwrcia take uwag, e wskanik produktu nr7, dotyczcy interfejsw do systemw
zewntrznych, odnosi si jedynie do ich wykonania, a nie produkcyjnego uruchomienia.
IW/IPII uznao, e przy ustalonym brzmieniu wskanika, uruchomienie wymiany danych
pomidzy CSIZS, a systemami zewntrznymi przy uyciu tych interfejsw, nie wchodzio wzakres
rzeczowy tego wskanika produktu. Zdaniem NIK ustalenie takiego zakresu wskanika,
nie gwarantowao produkcyjnego uruchomienia iprawidowego dziaania interfejsw,
awkonsekwencji usprawnienia przepywu danych poprzez zapewnienie komunikacji
CSIZS zinnymi systemami. Interfejsy do systemw zewntrznych oraz rejestrw publicznych
zostay wykonane wokresie realizacji Projektu55, jednak do czasu jego zakoczenia wrodowisku
produkcyjnym uruchomione zostay jedynie 356. Udostpnienie do produkcyjnego wykorzystania
pozostaych interfejsw nastpowao ju po zakoczeniu irozliczeniu Projektu wlatach 2014
2015, co opisano wpkt. 4.3.2 Informacji. Podkreli naley, e uruchomienie czci interfejsw do
systemw zewntrznych, zalene byo nie tylko od gotowoci Ministerstwa, ale take od gotowoci
53 Dz.U.UE L 166 z30.04.2004, str. 1, ze zm. Dz.Urz. UE Polskie wydanie specjalne: Rozdzia 5 Tom 05, str.72.
54 W szczeglnoci nie wskazano: a/kiedy naley uzna, e jednostka przeprowadza wywiady wformie elektronicznej za

55
56

pomoc terminali mobilnych (czy wystarczy przeprowadzenie jednego wywiadu, czy przeprowadzenie wtakiej formie
okrelonej liczby lub procenta wywiadw wustalonym okresie czasu); b/uytkownicy, ktrych systemw mog by uznani
za korzystajcych znowopowstaej platformy iczy za korzystanie uznawane bdzie nadanie uytkownikom uprawnie
dostpu do tych systemw, czy te ich faktyczne wykorzystywanie; c/sposobu obliczenia procentowej zgodnoci
zwymaganiami polskich systemw obszaru zabezpieczenia spoecznego do wsplnotowego systemu EESSI; d/sposobu
pomiaru liczby raportw udostpnionych poprzez PIU.
Interfejsy zostay wytworzone po stronie Ministerstwa oraz przeprowadzono testy integracyjne zsystemami zewntrznymi
wrodowisku testowym zuyciem oprogramowania symulujcego dziaanie interfejsu od strony systemw zewntrznych.
PESEL, TERYT iePUAP.

31

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

udostpnienia dostpu do systemw irejestrw publicznych przez organy je prowadzce, a


take braku przeszkd prawnych wtym zakresie. Podkrelenia wymaga rwnie, e wykonany
wlistopadzie 2011r. interfejs do EESSI, pomimo i by jednym zinterfejsw planowanych do
realizacji wramach Projektu Emp@tia, a wskanikiem rezultatu nr5 tego Projektu byo zapewnienie
zgodnoci zwymaganiami nadoczenie polskich systemw obszaru zabezpieczenia spoecznego
do wsplnotowego systemu EESSI, nie zosta sfinansowany ze rodkw tego Projektu. Systemy
dziedzinowe wadnym zkontrolowanych przez NIK ROPS, nie posiaday moduu komunikacji
zEESSI. Wedug wyjanie Dyrektora Departamentu Informatyki Ministerstwa, ze wzgldu
nazmian terminu wdroenia EESSI przez Komisj Europejsk na2018r. interfejs nie zosta
udostpniony.
NIK zwrcia take uwag naniezdefiniowanie okrelenia wdroenia terminali mobilnych we
wskaniku produktu nr9. Skutkowao to uznaniem przez IW/IPII za wdroenie jedynie przekazania
OPS terminali wraz zzainstalowanym nanich oprogramowaniem inie gwarantowao ich
produkcyjnego uruchomienia wtych jednostkach. Zustale kontroli wynika, e do zakoczenia
realizacji Projektu zarejestrowanych zostao wCSIZS jedynie 69 terminali w53 OPS, przy czym
tylko 27 znich posiadao wwczas wane haso dostpu. Masowe podczenia TM irejestracja
ich uytkownikw rozpoczy si dopiero odmarca 2014r., a do 30listopada 2015r. zostao
zarejestrowanych 2968 z3500 terminali (85%). NIK stwierdzia take istotne rnice pomidzy
liczb uytkownikw nowopowstaej platformy, ktrzy zostali naniej zarejestrowani, a tymi spord
nich, ktrzy mogli zniej faktycznie korzysta. Spord 12998 uytkownikw zarejestrowanych
wMZT CSIZS (wedug stanu na18grudnia 2015r.), wane hasa dostpu posiadao 48,9% znich,
a przy ustalaniu wskanika rezultatu nr4 nie zdefiniowano pojcia uytkownika nowopowstaej
platformy.
Wskaniki ustalone dla Projektu, nie zostay doprecyzowane przez IW/IPII wtrakcie jego
realizacji. Wprawdzie cz zaoe dziaania platformy oraz opisu produktw irezultatw Projektu
zostaa zawarta wstudium wykonalnoci57, to dokument ten (przygotowywany we wstpnej
fazie inwestycji), nie obejmowa wszystkich jej elementw. Naley mie take nawzgldzie fakt
dynamicznie zmieniajcych si technologii irozwiza wbrany IT wokresie od sporzdzenia
studium wykonalnoci do realizacji poszczeglnych elementw Projektu. Opracowana przez
gwnego wykonawc CSIZS koncepcja tego systemu, zawieraa wprawdzie bardziej szczegowe
informacje, nie bya jednak czci dokumentacji projektowej, stanowicej zacznik do
Porozumienia odofinansowanie ipodstaw weryfikacji realizacji Projektu.
3. Ze wzgldu nabrak postpu rzeczowego, wpadzierniku 2010r. IW/IPII (na wniosek
IP) rozpocza procedur rozwizania Porozumienia, ale po przeanalizowaniu wyjanie
iargumentw przedstawionych przez Ministerstwo, IP odstpia wgrudniu 2010r. od zlecenia
rozwizania ww. Porozumienia. Jednak wwyniku zmian dokonanych wtreci Porozumienia
odofinansowanie, cakowity koszt realizacji Projektu uleg zmniejszeniu oponad 12mlnz

57 Opisano nastpujce wskazane ilociowo we wniosku odofinansowanie produkty: systemy informatyczne do realizacji

32

e-usug (wskanik nr6) e-BON ie-Wnioski; interfejsy do systemw zewntrznych poza MPiPS EESSI, PESEL, e-Deklaracje,
TERYT, Portal Statystyczny e-GUS (wskanik nr 7), wskazano metod liczenia wskanikw rezultatu zwizanych
zudostpnieniem usug publicznych oraz ich poziomu dojrzaoci, wktrej podano, e na4 poziomie dojrzaoci
udostpnione iwiadczone bd nastpujce usugi: a/zoenie wniosku owiadczenia rodzinne, b/zoenie wniosku
owiadczenia zfunduszu alimentacyjnego, c/zoenie wniosku owpis do rejestru turnusw rehabilitacyjnych, d/zoenie
wniosku owpis do rejestru organizatorw turnusw rehabilitacyjnych wskanik rezultatu nr1 i2

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

iustalony zosta na49197,7tys.z. Obnienie wydatkw nie wpyno naprzedmiot izakres


rzeczowy Projektu, a ich zmniejszenie nastpio wwyniku dokonanej przez Ministerstwo ponownej
analizy kosztw Projektu, redukcji wydatkw nazakup terminali iniszych od planowanych
wydatkw ponoszonych wwyniku udzielonych zamwie publicznych.
W dniu 21wrzenia 2010r., tj.po roku od podpisania Porozumienia odofinansowanie, Ministerstwo
zawaro umow naprowadzenie Biura Wsparcia Projektu oraz wiadczenie usug doradczych
wzwizku zrealizacj Projektu, natomiast zesp do spraw realizacji Projektu (wktrego skad
wchodzili: czonkowie Komitetu Sterujcego, Kierownik Projektu, specjalista ds. zapewnienia jakoci,
czonkowie zespou realizacyjnego oraz czonkowie Biura Wsparcia Projektu), Minister powoa
dopiero 6lipca 2011r.58. Odpowiedzialno za zarzdzanie Projektem, uprawnienia decyzyjne
iodpowiedzialno za kocow jego realizacj, Minister powierzy Komitetowi Sterujcemu, a za
koordynacj prac zwizanych zProjektem oraz nadzorowanie imonitorowanie przebiegu jego
realizacji odpowiedzialny by Kierownik Projektu.
Ministerstwo w ograniczonym stopniu przeprowadzio analiz potrzeb i problemw
spoecznych, ktrych spenieniem irozwizaniem miaa by realizacja Projektu, a take
przydatnoci ifunkcjonalnoci proponowanych rozwiza dla jednostek dziaajcych wobszarze
zabezpieczenia spoecznego. W szczeglnoci nie uwzgldniono specyfiki iodmiennego zakresu
zada realizowanych napoziomie gminy, powiatu iwojewdztwa. Zaoenia Projektu nie byy
take przedstawiane Radzie Pomocy Spoecznej, bdcej organem doradczym Ministra, celem
uzyskania opinii. Z ustale kontroli przeprowadzonej wurzdach wojewdzkich wynika take, e
pracownicy 4 z7 skontrolowanych UW, ktrzy zostali powoani wskad zespow merytorycznych,
nie uczestniczyli czynnie wpracach tych zespow, zuwagi nabrak takich oczekiwa ze strony
Ministerstwa.
4. Projekt nie zosta zakoczony wpierwotnie planowanym terminie, tj.do 31grudnia
2013r. Ze wzgldu naniewprowadzenie zmian przepisw umoliwiajcych wdroenie czci
usug, Ministerstwo wnioskowao ojego wyduenie do 30wrzenia 2014r., naco IP oraz IW/IPII
nie wyraziy zgody. W zwizku zosigniciem przez Ministerstwo wskanikw produktu, termin
ten wyduono do 14lutego 2014r. wcelu dokonania przez Ministerstwo rozliczenia Projektu.
Koszt realizacji Projektu wykazany we wnioskach opatno wynis 45413,8tys.z (z tego
kwota wydatkw uznanych za kwalifikowalne po autoryzacji 42390,2tys.z, wtym patno
ze rodkw europejskich 36031,7tys.z 85%). Wniosek opatno kocow zosta zatwierdzony
przez IW/IPII 29kwietnia 2014r.
Wydatki narealizacj Projektu poniesiono zgodnie ze zmodyfikowanym harmonogramem
rzeczowo-finansowym, gwnie nazakup infrastruktury teleinformatycznej, zakupy inwestycyjne
oprogramowania oraz usugi zwizane zprzygotowaniem, wdroeniem iutrzymaniem systemw.
W ramach Projektu wykonano m.in. a/przebudow pomieszcze imonta urzdze napotrzeby
serwerowni oraz wdroono system do ich monitorowania; b/skonsolidowano rodowisko
informatyczne Ministerstwa do rodowiska wirtualnego; c/wykonano iwdroono CSIZS;
d/zakupiono, zainstalowano iskonfigurowano urzdzenie kryptograficzne oraz oprogramowanie
typu Firewall usug sieciowych; e/zakupiono terminale mobilne wraz zoprogramowaniem do

58 Zarzdzenie Nr17 Ministra Pracy iPolityki Spoecznej zdnia 6lipca 2011r. wsprawie utworzenia zespou do spraw realizacji
wMinisterstwie Pracy iPolityki Spoecznej projektu Emp@tia platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia spoecznego
(Dz.Urz. MPiPS Nr4 poz. 19 ze zm.).

33

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

przeprowadzania wywiadw rodowiskowych; f/wdroono zintegrowan platform sprztow


dla baz danych Oracle iprzeprowadzono migracj baz danych uytkowanych wMinisterstwie;
g/zaprojektowano, wykonano iwdroono Platform Analityczno-Raportow 59 oraz CAS;
h/przystosowano system EKSMOoN do wsppracy zplatform komunikacyjn Emp@tia.
Przeprowadzono take szkolenia zzakresu IT dla czonkw zespou projektowego oraz promocj
Projektu. Okrelone wtrakcie realizacji Projektu aneksem nr4 do Porozumienia odofinansowanie
zdnia 19wrzenia 2012r. tzw. kamienie milowe, czyli zdarzenia zamykajce poszczeglne etapy
Projektu osignite zostay wpenym zakresie oraz wustalonych terminach.
W ramach Projektu wykonana zostaa przez Ministerstwo platforma komunikacyjna obszaru
zabezpieczenia spoecznego, wtym uzyskano produkty wliczbie wymienionej we wniosku
odofinansowanie. Ze wzgldu naograniczenia wynikajce zobowizujcych przepisw, 260 z7
wskanikw rezultatu osignite zostay zopnieniem. W wymaganym terminie61, naPIU
udostpnione zostay przez Ministerstwo jedynie 3 wnioski elektroniczne wobszarze pomoc
spoeczna62 oraz zwizany znimi pakiet 6 tzw. wnioskw midzyobszarowych63 iw tym czasie
elektronicznie, na4 poziomie dojrzaoci, wiadczony by tylko pakiet wnioskw wobszarze Pomoc
Spoeczna. Na koniec 2015r. poza ww. wnioskami naPIU zamieszczone byy: wniosek owpis do
rejestru obkw/klubw dziecicych; informacja ozmianie danych wrejestrze obkw/klubw
dziecicych; wniosek owykrelenie zrejestru obkw/klubw dziecicych iwniosek oprzyznanie
Karty Duej Rodziny lub wydanie duplikatu Karty Duej Rodziny. W styczniu 2016r. naPIU
udostpnione zostay kolejne usugi elektroniczne: pakiet 7 wnioskw elektronicznych dla obszaru
wiadcze rodzinnych64 oraz 2 wnioski dla obszaru funduszu alimentacyjnego65 wraz zpakietami
6 wnioskw midzyobszarowych. Doczasu zakoczenia kontroli NIK nie zosta osignity
jeden wskanik rezultatu (nr3). Przepisy umoliwiajce przeprowadzanie rodzinnych wywiadw
rodowiskowych wpostaci elektronicznej, a tym samym wykorzystanie wtym celu zakupionych
wramach Projektu terminali mobilnych, wejd wycie dopiero 11wrzenia 2016r.
5. Rwnolegle zrealizacj rzeczow Projektu Emp@tia, wMinisterstwie nie podjto
skutecznych dziaa narzecz wprowadzenia zmian przepisw, niezbdnych dla penego
wdroenia usug ifunkcjonalnoci uzyskanych wzwizku zjego realizacj oraz zapewnienia
ich dziaania zgodnie zobowizujcymi przepisami.

59
60
61
62

34

System do analizy danych, dalej: PAR.


Wskaniki rezultatu nr1 i2.
Nie pniej ni rok od zakoczenia realizacji Projektu, tj.14lutego 2014r.
PS-1 Wniosek oprzyznanie pomocy spoecznej; PS-2 Powiadomienie ozmianie sytuacji yciowej; PS-3 Wniosek
opomoc spoeczn dla innej osoby/rodziny (udostpnione wIV kwartale 2013r.).
63 ZS-1 Wniosek owydanie zawiadczenia oudzielonej pomocy; ZS-2 Wniosek oumorzenie nalenoci (w czci lub
wcaoci), rozoenie naraty spaty nalenoci, odroczenie terminu patnoci, zwolnienie lub zmniejszenie odpatnoci (w
zwizku znienalenymi wiadczeniami lub wiadczeniami realizowanymi odpatnie); ZS-3 Zgoszenie nieprawidowoci
do jednostki terenowej; ZS-4 Wniosek ozmian decyzji lub postanowienia; ZS-5 Odwoanie od decyzji lub zaalenie
napostanowienie; ZS-6 Korespondencja wsprawie do jednostki terenowej (udostpnione wgrudniu 2013r.).
64 SR-1 Wniosek o ustalenie prawa do zasiku rodzinnego oraz dodatkw do zasiku rodzinnego; SR-2 Wniosek
oustalenie prawa do jednorazowej zapomogi ztytuu urodzenia si dziecka; SR-3 Wniosek oustalenie prawa do zasiku
pielgnacyjnego; SR-4 Wniosek oustalenie prawa do specjalnego zasiku opiekuczego; SR-5 Wniosek oustalenie
prawa do wiadczenia pielgnacyjnego; SR-6 Wniosek oustalenie prawa do dodatku ztytuu samotnego wychowywania
dziecka; SR-7 Wniosek oustalenie prawa do wiadczenia rodzicielskiego.
65 FA-1 Wniosek oustalenie prawa do wiadcze zfunduszu alimentacyjnego iFA-2 to Wniosek opodjcie dziaa wobec
dunika alimentacyjnego.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W skadzie Komitetu Sterujcego nie przewidziano udziau przedstawiciela Departamentu Prawnego


Ministerstwa, nie wskazano rwnie komrki wiodcej dla opracowania projektw niezbdnych
zmian przepisw. Pomimo i Ministerstwo dysponowao opracowaniem zdnia 26listopada 2012r.
pn. Wykaz aktw prawnych, sporzdzonym przez wykonawc CSIZS, wktrym wskazano, jako
obligatoryjne, wprowadzenie zmian legislacyjnych dotyczcych m.in.skadania wnioskw
owiadczenia rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego wformie elektronicznej, jak
rwnie przeprowadzania rodzinnych wywiadw rodowiskowych przy pomocy kwestionariusza
wywiadu wformie elektronicznej, dopiero naokoo 6 miesicy przed pierwotnym terminem
zakoczenia Projektu, podjto dziaania dotyczce opracowania projektu zmian przepisw.
Projekt zaoe do projektu ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych
innych ustaw, zosta skierowany do uzgodnie zewntrznych we wrzeniu 2013r. Rada Ministrw
przyja te zaoenia ju po zakoczeniu realizacji Projektu Emp@tia 29kwietnia 2014r.
Dugotrwae dalsze prace nad projektem nowelizacji przepisw, skutkoway jego przedoeniem
naposiedzenie Komitetu Rady Ministrw ds. Cyfryzacji dopiero po upywie kolejnych 10 miesicy.
W dniu 5maja 2015r. Rada Ministrw zdecydowaa oskierowaniu projektu ustawy do Sejmu,
ktry 10lipca 2015r. przyj ustaw ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych
innych ustaw, ustalajc jej wejcie wycie zdniem 1stycznia 2016r., a przepisw dotyczcych
przeprowadzania rodzinnego wywiadu rodowiskowego wformie elektronicznej po upywie
12miesicy od dnia ogoszenia tej ustawy, tj.11wrzenia 2016r.
Powysze skutkowao nieudostpnieniem przez Ministerstwo na portalu informacyjnousugowym przewidzianej wProjekcie Emp@tia moliwoci skadnia wnioskw owiadczenia
rodzinne iwiadczenia zfunduszu alimentacyjnego wformie elektronicznej oraz brakiem
moliwoci przeprowadzania przez pracownikw socjalnych wywiadw rodowiskowych wformie
elektronicznej zwykorzystaniem zakupionych wramach projektu 3500szt. terminali, naktrych
zakup Ministerstwo wydatkowao ponad 5,1mlnz. Take dopiero zmiany wprowadzone t ustaw66,
day podstawy prawne do udostpnienia przez Ministra organom waciwym isamorzdom
wojewdztw, danych gromadzonych wrejestrach centralnych, a tym samym udostpnienia
nieaktywnej wczeniej usugi, polegajcej naweryfikacji przez pracownikw jednostek terenowych
wCBB pobierania przez beneficjentw wiadcze winnych jednostkach.
6. Ministerstwo nie realizowao rzetelnie czci obowizkw wynikajcych zPorozumienia
odofinansowanie. W wyniku przeprowadzonych kontroli IW/IPII ujawnia istotne nieprawidowoci
przy udzielaniu przez Ministerstwo 8 zamwie publicznych zwizanych zrealizacj Projektu,
dotyczce m.in. okrelenia kryteriw oceny ofert lub dokonania opisu sposobu oceny spenienia
warunkw udziau wpostpowaniu wsposb, ktry mgby narusza uczciw konkurencj
oraz niezapewnienie rwnego traktowania wykonawcw, dokonania opisu zamwienia
zwykorzystaniem znakw towarowych, pomimo i zamawiajcy mg opisa przedmiot
zamwienia wsposb jednoznaczny iwyczerpujcy, wskazujc nacechy funkcjonalne, ktre winien
posiada przedmiot zamwienia. W przypadku innych 5 zamwie stwierdzono take uchybienia,
nieskutkujce jednak naliczeniem korekt. Ponadto nieprawidowoci przy udzieleniu zamwie,
polegajce nazastosowaniu trybu zamwienia zwolnej rki pomimo niewykazania przesanek
do jego zastosowania, ujawniono podczas weryfikacji pierwszego idrugiego wniosku opatno
66 Art. 1 pkt2 lit. g ih, art. 4 pkt6 oraz art. 5 pkt3 ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych
ustaw.

35

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

(wodniesieniu do 10 wykazanych wnich wydatkw). Ujawnione istotne nieprawidowoci


skutkoway naliczeniem przez IW/IPII korekt wwysokoci od 5% do 100% poniesionego wydatku,
uznaniem tych wydatkw za niekwalifikowalne ipokryciem ich wcaoci przez Ministerstwo ze
rodkw budetu pastwa. Kwota naliczonych korekt finansowych ztego tytuu wyniosa
ogem 2933,9tys.z.
Pomimo naoonego naBeneficjenta obowizku niezwocznego informowania IW/IPII owszelkich
okolicznociach mogcych powodowa zasadnicz modyfikacj Projektu oraz wszelkich
zagroeniach inieprawidowociach wjego realizacji (zgodnie z 7 ust.3 i6 Porozumienia
odofinansowanie), Ministerstwo do czasu zoenia wniosku owyduenie terminu realizacji
Projektu (co nastpio wdniu 8listopada 2013r.), nie informowao IW/IPII obraku przepisw
prawnych, mogcych mie wpyw najego realizacj. O takich zagroeniach nie poinformowano
take wokresie trwaoci Projektu, pomimo braku moliwoci terminowego osignicia
zww.powodu wskanikw rezultatu nr1, 2 i3, a przekazana IW/IPII wmarcu 2015r. informacja
oosigniciu iutrzymaniu wszystkich ustalonych wskanikw nie bya wpeni rzetelna.
7. Sposb realizacji Projektu by monitorowany przez IW/IPII, IP iIZ. NIK stwierdzia, e IW/
IPII sprawowaa nadzr nad realizacj Projektu zgodnie zzasadami okrelonymi wPorozumieniu
odofinansowanie, instrukcji wykonawczej (okrelajcej procedury wzakresie zarzdzania ikontroli,
zatwierdzonej przez IP) oraz dokumentach dotyczcych zarzdzania, kontroli isprawozdawczoci
projektw wspfinansowanych ze rodkw UE. Nadzr prowadzony by m.in. poprzez
weryfikacj skadanych przez Ministerstwo wnioskw opatno, obejmujcych cz finansow
isprawozdawcz oraz zaczanych do nich dokumentw, potwierdzajcych dostarczenie towarw
iwykonanie usug zwizanych zProjektem oraz dokonanie za nie zapaty. IW/IPII monitorowaa
terminowo ipoprawno realizacji Projektu take woparciu oharmonogram rzeczowo-finansowy,
harmonogram Projektu wyznaczajcy kamienie milowe wujciu produktowym oraz koncepcj
funkcjonowania CSIZS ijego poszczeglnych elementw opracowan wtrakcie realizacji Projektu.
IZ, IP oraz IW/IPII wykorzystyway do monitorowania System Informacyjny oProjektach, narzdzie
opracowane przez Instytut cznoci wcelu zbierania informacji natemat realizowanych wPolsce
projektw finansowanych ze rodkw UE idotyczcych rozwoju spoeczestwa informacyjnego67.
IW/IPII zaniechaa jednake wyegzekwowania od Ministerstwa wypenienia formularzy
monitoringowych usugi publiczne, sucych do scharakteryzowania usug publicznych, jakie
zostan udostpnione uytkownikom kocowym Projektu.
IW/IPII przeprowadzaa rwnie kontrole realizacji Projektu68. Terminowo iprawidowo realizacji
Projektu monitorowaa take m.in.: poprzez weryfikacj informacji zawartych we wnioskach
ozmiany wdokumentacji projektowej, wystpie aktualizujcych imodyfikujcych harmonogramy
realizacji Projektu, informacje przekazywane przez Ministerstwo instytucjom nadrzdnym wtrakcie
spotka nt. stanu realizacji Projektu oraz biece kontakty opiekuna Projektu zKierownikiem
Projektu iudzia wposiedzeniach Komitetu Sterujcego. Stwierdzone podczas kontroli NIK
uchybienia wdziaaniach tej instytucji, dotyczce m.in. przekroczenia ustalonych regulacjami
wewntrznymi terminw wykonania czynnoci zwizanych zmonitorowaniem realizacji Projektu,

67 Udostpniony poprzez stron internetow https/sip.itl.waw.pl


68 Ogem 26 kontroli, ztego jedn namiejscu realizacji Projektu, 24 kontrole dokumentacji 27 postpowa oudzielenie

36

zamwie publicznych zwizanych zjego realizacj oraz kontrol nazakoczenie Projektu.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

czy nieskorygowania wniosku opatno nr27 przed jego zatwierdzeniem, nie miay negatywnego
wpywu nakontrolowan dziaalno.
Wedug informacji uzyskanych przez NIK podczas kontroli od IZ iIP (na podstawie art. 29 ust.1
pkt2 lit. f ustawy oNIK), nadzr IZ nad realizacj Projektu polega namonitorowaniu realizacji przez
WWPE planu kontroli projektw, organizowaniu spotka zBeneficjentem, udziale przedstawiciela IZ
wroboczych spotkaniach organizowanych przez IP iIW/IPII oraz biecym kontakcie zopiekunami
Projektu napoziomie IP iIW/IPII oraz Kierownikiem Projektu wMinisterstwie. Analizie podlega
take poziom wydatkowania rodkw oraz realizacja ustalonych wProjekcie kamieni milowych.
IP poinformowaa NIK, e wramach nadzoru nad Projektem Emp@tia prowadzia monitoring
stanu realizacji inwestycji napodstawie: a/danych przekazywanych wSIP oraz innych raportw
przesyanych przez Beneficjenta, b/udziau wposiedzeniach komitetw sterujcych, c/konsultacji,
d/spotka roboczych, e/weryfikacji oraz opiniowania przekazywanych przez Beneficjenta
propozycji zmian wProjekcie. Ponadto, wramach dziaa monitoringowych, identyfikowaa
opnienia wrealizacji poszczeglnych zada bd postpowa przetargowych, ktre nabieco
wyjaniano zBeneficjentem.
Projekt Emp@tia objty zosta rwnie, zleconymi przez WWPE, trzema badaniami ewaluacyjnymi
(w 2010r., 2012r. i2013r.). Ich wyniki zawieray m.in. informacje ostanie realizacji Projektu, stopniu
osignicia celw projektowych imoliwoci osignicia zakadanych wartoci wskanikw
docelowych, a take wystpujcych zagroeniach wzakresie prawidowej iterminowej jego
realizacji. W wyniku badania ewaluacyjnego z2010r. zidentyfikowane zostay opnienia
izagroenie terminowej realizacji Projektu, brak odpowiednich aktw prawnych niezbdnych do
jego wdroenia, ryzyko niezapewnienia interoperacyjnoci systemw, a take niewystarczajc
akcj promocyjn Projektu oraz nisk wiadomo uytkownikw kocowych, ktre stanowi
mog gwn barier wwykorzystaniu przez nich systemu. Rwnie wrd ponad 100 ryzyk
zidentyfikowanych przez Ministerstwo, jako mogce zagraa osigniciu celw Projektu,
zidentyfikowano ryzyko opnie we wdraaniu zmian prawnych niezbdnych do skutecznej
realizacji Projektu lub ich znacznej modyfikacji wtrakcie procesu legislacyjnego. Przedstawione
wniniejszej Informacji ustalenia kontroli NIK wskazuj, e nie zapewniono waciwego zarzdzania
tymi ryzykami.
Prowadzony przez ww. instytucje nadzr nad realizacj Projektu nie by jednak wpeni
skuteczny. Nie zidentyfikowano bowiem braku moliwoci osignicia czci wskanikw rezultatu
wzwizku zbrakiem przepisw prawa, umoliwiajcych uruchomienie niektrych funkcjonalnoci
iusug uzyskanych wwyniku realizacji Projektu oraz wykorzystanie zakupionych terminali
mobilnych do przeprowadzenia wywiadw rodowiskowych. Powysze wynikao m.in.zzaniechania
wyegzekwowania wypenienia przez Ministerstwo wSIP formularzy raportw akty prawne,
przeznaczonych do monitorowania wdraania aktw prawnych niezbdnych do osignicia celw
projektu69 oraz niewyjanienia kwestii niezbdnych zmian przepisw prawa izaawansowania prac
legislacyjnych, po otrzymaniu wniosku Ministerstwa wsprawie przeduenia terminu realizacji
Projektu. Jako przyczyn tych zaniecha wskazywano przekazywanie przez pracownikw
Ministerstwa wtrakcie realizacji Projektu informacji obraku koniecznoci dokonywania zmian

69 W ktrych przewidziano wskazywanie poza rodzajem aktu prawnego ijego nazwy, take statusu jego implementacji oraz
daty krytycznej wdroenia.

37

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

legislacyjnych dla jego prawidowego przebiegu izakoczenia oraz poinformowanie okoniecznoci


wprowadzenia takich zmian dopiero we wniosku ozmian terminu zakoczenia Projektu.
Pomimo nieosignicia przez Ministerstwo w peni ustalonych wskanikw rezultatu,
IW/IPII sporzdzia deklaracj zamknicia Projektu izatwierdzia jego rozliczenie. Takie dziaanie
umoliwiay obowizujce Wytyczne wzakresie sprawozdawczoci70, zgodnie zktrymi, wprzypadku
wskanika rezultatu, beneficjent we wniosku opatno kocow wpisuje warto jaka bdzie
osignita wmomencie zakoczenia projektu, bd wokresie bezporednio nastpujcym po tym
terminie, wzalenoci od specyfiki wskanika. Okres ten jednak nie moe by duszy ni jeden
rok. Jakkolwiek wmarcu 2015r. instytucja ta wystpia do Ministerstwa oprzekazanie informacji
idokumentw potwierdzajcych osignicie wskanikw rezultatu, jak te pene osignicie
wskanika produktu nr7, to po ich otrzymaniu opara si naopinii Dyrektora Departamentu
Informatyki Ministerstwa oosignieciu wskanikw w100% inie dokonaa wpeni rzetelnej
analizy iweryfikacji uzyskanej dokumentacji. Dziaania wzakresie wyjanienia osignicia
wskanikw rezultatu nr1, 2 i3 podjto dopiero wtrakcie kontroli NIK. Do czasu kontroli NIK
IW/PII nie prowadzia kontroli trwaoci Projektu Emp@tia. Kontrol tak zaplanowano do
przeprowadzenia w2016r.
W zwizku zpowzitymi przez IP wtrakcie kontroli NIK informacjami oopnieniach wosigniciu
wskanikw rezultatw (z powodu opnie wpracach legislacyjnych), Minister Cyfryzacji
poinformowaa Najwysz Izb Kontroli, e IP monitorowa bdzie stopie osignicia wskanikw,
a wprzypadku wystpienia dalszych opnie wystpi do IZ zpropozycj odpowiednich dziaa
(np.wyduenia okresu trwaoci, wktrym wskaniki bd musiay by utrzymane). Minister
Cyfryzacji wskazaa take, e kierowane przez ni Ministerstwo jest wtrakcie analizy dowiadcze
zwizanych zwdraaniem 7. osi priorytetowej PO IG, ktrej celem jest m.in. wzmocnienie nadzoru
nad projektami realizowanymi iplanowanymi do realizacji zarwno zbudetu pastwa, jak ize
rodkw unijnych. Wyniki tych analiz zostan wykorzystane napotrzeby opracowania stosownych
zmian zarwno wsystemie wdraania Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, jak iwe wdraaniu
poszczeglnych projektw zzakresu budowy elektronicznej administracji.
3.3.2. Wdroenie systemw informatycznych, aplikacji ifunkcjonalnoci uzyskanych wzwizku
zrealizacj Projektu
1. Produkty Projektu
Dla osignicia celw Projektu niezbdne byo sprawne wdroenie uzyskanych wwyniku jego
realizacji produktw izapewnienie ich prawidowego dziaania. Pomimo i poza Ministerstwem
Projekt Emp@tia dotyczy dziaalnoci take urzdw wojewdzkich oraz jednostek terenowych
realizujcych zadania wobszarach: pomoc spoeczna, wiadczenia rodzinne ifundusz alimentacyjny,
nie przewidziano formalnego udziau tych jednostek wProjekcie Emp@tia, jako partnerw
wspodpowiedzialnych za jego realizacj, a take wdroenie izapewnienie wykorzystania
produktw wokresie jego trwaoci. W tej sytuacji podczenie systemw dziedzinowych
uywanych wjednostkach terenowych do CSIZS oraz wykorzystanie udostpnionych aplikacji

70 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 sierpnia 2011 r., opublikowane na stronie https://www.
funduszeeuropejskie.20072013.gov.pl/Dokumenty/wytycznepolskie/who/Strony/

38

WYTYCZNE_AKTUALNE_052015.aspx, zacznik nrI Wzr wniosku beneficjenta opatno wraz zinstrukcj jego
wypenienia.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

iusug, uzalenione byo od decyzji iwoli wsppracy kierownikw tych jednostek. Dziaania
Ministerstwa dotyczce wczania uytkownikw kocowych wrealizacj Projektu sprowadzay
si do przesyania pism do wojewodw, JST iJOPS zprob owyznaczenie administratorw
wojewdzkich ilokalnych, podjcie wsppracy iwsparcie procesu podczania systemw
dziedzinowych do CSIZS oraz instalacji OTM ipodczania terminali mobilnych. W przypadku
samorzdw wojewdztw dotyczyy take wyznaczenia osb, ktre miay peni funkcje lidera
wzakresie wdraania systemu informatycznego Adopcja iwspomaga wdraanie tego systemu
worodkach adopcyjnych.
W Ministerstwie wdroono nastpujce produkty Projektu Emp@tia: serwerowni; zwirtualizowan
platform serwerow; infrastruktur Klucza Publicznego (PKI), CSIZS (w tym: PIU, PI, CBB); PAR;
CAS oraz wydzielone wramach tego Projektu zdotychczas dziaajcych systemw (Statystyczna
Aplikacja Centralna oraz QuickStat) aplikacje Adopcja iRejestr obkw.
W ramach umw nawykonanie CSIZS oraz CAS, wMinisterstwie przeprowadzono testy
akceptacyjne71 oraz wydajnociowe tych systemw zakoczone wynikiem pozytywnym.
Urzdom wojewdzkim udostpniono modu eBON iCAS, a we wszystkich objtych kontrol
urzdach wojewdzkich, pracownikom nadano uprawnienia niezbdne do ich wykorzystania,
atake do nadawania uprawnie dla uytkownikw Rejestru obkw72. Ponadto wsystemie CeSAR
(po integracji zPAR), wskazani pracownicy posiadali konta uytkownika, ktre zapewniay dostp
do opracowanych raportw wtrybie odczytu zmoliwoci filtrowania isortowania.
Objte kontrol JOPS posiaday dostp do CAS oraz funkcjonalnoci zwizanych zEmp@ti
wsystemach dziedzinowych73, a uytkownicy, ktrym nadano stosowne uprawnienia, take do strefy
wewntrznej PIU. Ponadto ROPS realizujcym zadania orodkw adopcyjnych udostpniono system
Adopcja, a OPS przekazano terminale mobilne do przeprowadzania wywiadw rodowiskowych.
Nadanie pracownikom uprawnie dostpu do tych systemw opisano wdalszej czci Informacji.
2. Informacje oprojekcie iszkolenia uytkownikw
Ministerstwo przekazywao do urzdw wojewdzkich oraz JST informacje dotyczce Projektu
Emp@tia, jego celw oraz planowanych efektw. Informacje dotyczce Projektu przekazyway
JST iJOPS take wszystkie objte kontrol UW. Wikszo informacji wtym zakresie Ministerstwo
przekazywao za porednictwem komunikatora wCAS, tymczasem a w11 z18 skontrolowanych
JOPS nie wprowadzono rozwiza organizacyjnych zapewniajcych rwnorzdne traktowanie
korespondencji wpywajcej t drog zpozosta korespondencj wpywajc do jednostki,
aw274 znich ujawniono, e otrzymywane informacje oProjekcie nie byy odczytywane lub nie byy
przekazywane kierownictwu jednostki oraz innym osobom zwizanym zwdraaniem produktw
Projektu. Stwarza to zdaniem NIK ryzyko, e przekazywane t drog informacje oProjekcie nie
trafi do waciwych osb. NIK zwraca take uwag, e 27,2% niekontrolowanych jednostek ocenio,
eotrzymane przez nie informacje natemat Projektu Emp@tia iudostpnianych wzwizku znim
aplikacjach, sprzcie oraz systemach informatycznych byy dla nich niewystarczajce.

71 Definicja takich testw zawarta zostaa wart 3 pkt12 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania
publiczne.

Wydzielonego
wramach Projektu zaplikacji QuickStat.
72

Weryfikacja
danych
zsystemach zewntrznych irejestrach publicznych, odbieranie poczty zsystemu Emp@tia.
73

ROPS
Rzeszw
oraz
PCPR
Nidzica.
74

39

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W ramach Projektu Emp@tia organizowane byy szkolenia przez wykonawcw poszczeglnych


produktw Projektu oraz szkolenia specjalistyczne. Szkolenia te (prowadzone wformie stacjonarnej)
byy jednak adresowane gwnie do pracownikw Ministerstwa iurzdw wojewdzkich
(administratorw wojewdzkich). Ministerstwo nie organizowao szkole dla administratorw
lokalnych oraz uytkownikw kocowych zjednostek terenowych, audostpniona elektroniczna
platforma szkoleniowa75, skierowana bya tylko do uytkownikw terminali mobilnych. W umowach
zawartych przez Ministerstwo zdostawcami systemw dziedzinowych zobszaru pomoc spoeczna,
przewidziano przeprowadzanie jednodniowych szkole, celem zapoznania uytkownikw m.in.
znowymi funkcjonalnociami, jednak jedynie dla nowo wdraanych JOPS. Nie przewidziano
natomiast przeprowadzenia takich szkole po wprowadzeniu do tych systemw funkcjonalnoci
dotyczcych weryfikacji danych wsystemach zewntrznych oraz odbierania poczty zsystemu
Emp@tia.
W skontrolowanych przez NIK jednostkach zrnicowany by poziom przygotowania
pracownikw do wdroenia iwykorzystania systemw ifunkcjonalnoci zwizanych zProjektem
Emp@tia. Zdecydowanie wyszy by wurzdach wojewdzkich, anieli wJOPS. Wewszystkich
skontrolowanych UW zapewniono pracownikom udzia wspotkaniach, szkoleniach ikonferencjach
organizowanych wtym zakresie przez Ministerstwo, ponadto pracownicy uczestniczyli wszkoleniach
iprezentacjach prowadzonych przez wykonawcw systemw informatycznych wchodzcych
wskad tego Projektu. Tymczasem w8 z18 skontrolowanych JOPS (44,4%), pracownicy nie zostali
wogle przygotowani do korzystania zudostpnionego sprztu, aplikacji ifunkcjonalnoci
zwizanych zProjektem lub posiadali jedynie dostp do instrukcji znajdujcych si wuywanych
systemach dziedzinowych. Moliwo oraz skuteczno samoksztacenia pracownikw woparciu
opodrczniki uytkownikw systemw dziedzinowych, ograniczay ich liczne biece obowizki
subowe oraz zrnicowana szczegowo opisu udostpnionych funkcjonalnoci isposobu ich
wykorzystania wtych podrcznikach, przygotowanych przez poszczeglnych dostawcw tych
systemw. W10skontrolowanych jednostkach pracownikom umoliwiono udzia wszkoleniach lub
konferencjach zwizanych zProjektem. Brak udziau pracownikw woglnopolskich konferencjach
powiconych Projektowi, kierownicy kontrolowanych jednostek wyjaniali wysokimi kosztami
wyjazdu oraz koniecznoci realizacji biecych zada. Wskazywali take nabrak narynku oferty
szkoleniowej wtym zakresie.
yy Wyznaczeni pracownicy Podlaskiego Urzdu Wojewdzkiego uczestniczyli wszkoleniu dotyczcym
funkcjonowania CSIZS, wtym zarzdzania kontami iuytkownikami, OTM oraz e-learningu, zorganizowanym
przez wykonawc systemu, a take wzorganizowanym przez Ministerstwo spotkaniu, powiconemu realizacji
podczenia systemw dziedzinowych uywanych przez jednostki do CSIZS. Ponadto brali udzia wdwch
konferencjach zorganizowanych przez Departament Informatyki MRPiPS oraz wszkoleniu obejmujcym
zagadnienia zwizane zprac zwykorzystaniem Platformy Analityczno-Raportowej iw instruktau zobsugi
moduu eBON76. Pracownicy Warmisko-Mazurskiego Urzdu Wojewdzkiego uczestniczyli ogem w16
szkoleniach, konferencjach ispotkaniach dot. Projektu Emp@tia.
yy Pracownicy ROPS wKielcach wykorzystujcy wswojej pracy system dziedzinowy podczony do CSIZS oraz
administrator lokalny, nie uczestniczyli wszkoleniach dotyczcych Projektu Emp@tia. Nie zapewniono im
rwnie adnego szkolenia wewntrznego lub instruktau wzakresie obsugi funkcjonalnoci zwizanych
zEmp@ti. Pracownikw skierowano naszkolenie zzakresu nowelizacji przepisw dotyczcych wiadcze
rodzinnych, obejmujce rwnie informacje oProjekcie Emp@tia dopiero wstyczniu 2016r. adna zosb

75 Udostpniona pod adresem https://elearning.mpips.gov.pl/


76 System informatyczny sucy do ewidencjonowania orodkw iorganizatorw turnusw rehabilitacyjnych dla osb

40

niepenosprawnych.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

zatrudnionych wPCPR wZambrowie nie uczestniczya wszkoleniach dotyczcych wdraania iobsugi usug
zwizanych zProjektem. Pracownicy Centrum nie mieli rwnie dostpu do podrcznika uytkownika systemu
dziedzinowego, administrator lokalny nie zna hasa do MZT inie potrafi zalogowa si do tego systemu.
Pracownikom socjalnym wOPS wGoleniowie nie zapewniono dostpu doplatformy e-learningowej.

Najwysza Izba Kontroli zwraca uwag, e a 71,6% spord niekontrolowanych jednostek, ktre
przekazay informacje NIK ocenio, e dostp do konferencji powiconych Projektowi Emp@tia
oraz szkole iinstruktay dotyczcych sposobu wykorzystania sprztu, aplikacji oraz
funkcjonalnoci wsystemach dziedzinowych udostpnionych wzwizku zrealizacj tego
Projektu nie by wystarczajcy. Zdaniem NIK, brak waciwego przygotowania uytkownikw,
skutkowa niewielkim wykorzystaniem usug udostpnionych wzwizku zrealizacj tego Projektu.
Drug bowiem najczciej wskazywan NIK przyczyn niekorzystania zusug weryfikacji danych
wsystemach zewntrznych przez niekontrolowane jednostki (21,8% udzielonych odpowiedzi), by
brak informacji osposobie ich uywania.
3. Dziaania informacyjno-promocyjne
Ministerstwo zlecio przeprowadzenie promocji Projektu, ktra obejmowaa m.in opracowanie
koncepcji kampanii wraz zkreacj wizualn, opracowanie iwykonanie dziaa public relations
imedia relations, organizacj iobsug konferencji promujcych Projekt, publikacj artykuw
w prasie oglnopolskiej; opracowanie, wykonanie i dostaw materiaw informacyjnopromocyjnych, opracowanie iprzeprowadzenie mailingu informacyjnego, promocj winternecie
iinnych mediach, a take opracowanie iprzeprowadzenie kampanii wrodkach komunikacji
miejskiej w16 miastach wojewdzkich. Na dziaania te, realizowane wokresie od dnia 17lutego
2012r. do dnia 16grudnia 2013r., Ministerstwo wydatkowao ze rodkw Projektu niemal 2,2mlnz.
Przedstawiciele Departamentu Informatyki Ministerstwa promowali ponadto Projekt Emp@tia
nakonwentach informatykw wmarcu ikwietniu 2013r. oraz podczas targw informatycznych
INFOSTRADA wLublinie wlistopadzie 2013r.
Ministerstwo wsplnie zurzdami wojewdzkimi organizowao konferencje regionalne, podczas
ktrych prezentowane byy pracownikom JOPS iurzdw zagadnienia dotyczce Projektu izasad
podczenia jednostek do CSIZS. Nie wystpowao jednak do wojewodw opromowanie Projektu
ijego produktw m.in. poprzez umieszczenie informacji wtym zakresie natablicach ogosze czy
te nastronach internetowych urzdw wojewdzkich. Dziaania takie podjte zostay zwasnej
inicjatywy w277 spord 7 skontrolowanych przez NIK urzdw wojewdzkich. Wszystkie objte
kontrol urzdy wojewdzkie przekazyway jednak JST iJOPS informacje oprojekcie oraz zachcay
do podczenia do CSIZS.
yy witokrzyski Urzd Wojewdzki propagowa informacje dotyczce Projektu iudostpnionych wzwizku
zjego realizacj funkcjonalnoci, a take zachca do ich wykorzystania naspotkaniach zkadr kierownicz
JOPS. W trakcie kontroli NIK nastronie internetowej Urzdu zamieszczono link do portalu Emp@tia, a take
wydan przez Ministerstwo broszur oProjekcie oraz zaproszenie do korzystania zPIU wraz zwyszczeglnieniem
usug moliwych dozrealizowania za jego porednictwem. Kujawsko-Pomorski Urzd Wojewdzki
wkwietniu 2013r. przesa do OPS iPCPR zterenu wojewdztwa informacje oadresie strony internetowej Projektu
wraz zplikiem zawierajcym podstawowe dane oProjekcie, a we wrzeniu 2013r. materiay zIV oglnopolskiej
konferencji dotyczcej Projektu wraz zprezentacjami prelegentw. Podkarpacki Urzd Wojewdzki podj
szereg inicjatyw zachcajcych ipromujcych do skorzystania zfunkcjonalnoci zwizanych zuruchomieniem
Projektu Emp@tia, skierowanych zarwno do mieszkacw jak iJOPS zterenu wojewdztwa podkarpackiego.
W tym celu nastronie internetowej Urzdu zamieci informacje oProjekcie, zorganizowa spotkanie

77 Podkarpacki UW iwitokrzyski UW

41

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

zprzedstawicielami OPS oraz zachca, czy wrcz ponagla do podczania do CSIZS poszczeglnych systemw
dziedzinowych wJOPS.

Na zlecenie Ministerstwa przekazane zostay do JOPS wmarcu 2013r. ulotki informacyjne78 wraz
zprob Sekretarza Stanu oich wyeksponowanie wtych jednostkach oraz przekazywanie informacji
oplanowanych efektach Projektu osobom ubiegajcym si opomoc. Jak ustalono, jedynie 11 z18
skontrolowanych jednostek (61%) upowszechniao informacje oProjekcie, a2zrobiy to podczas
kontroli NIK.
yy W PCPR wNidzicy oraz OPS wKozowie, wtrakcie kontroli NIK, nie udostpniano informacji oProjekcie Emp@
tia wsiedzibie tej jednostki, gdy ulotki otrzymane w2013r. zostay ju wczeniej rozdysponowane. Na stronie
internetowej ROPS wBiaymstoku zamieszczono podzakadk Portal Informacyjno-Usugowy Emp@tia,
zawierajc podstawowe informacje oProjekcie oraz link do PIU, lecz dopiero wtrakcie kontroli udostpniono
wsali obsugi klienta ulotki dotyczce Projektu Emp@tia. PCPR wZambrowie zamiecio natablicy ogosze
ulotk informacyjn oProjekcie Emp@tia oraz informacj omoliwoci skadania przez beneficjentw pomocy
spoecznej wnioskw wformie elektronicznej. Informacje dotyczce Projektu zamieszczono nastronie
internetowej Centrum dopiero wtrakcie kontroli NIK.

Ministerstwo nie przedoyo NIK dokumentw wskazujcych naprzeprowadzanie analiz


skutecznoci przeprowadzonych dziaa promocyjno-informacyjnych. Tymczasem zwynikw
badania ankietowego przeprowadzonego przez kontrolerw wrd klientw kontrolowanych JOPS
wynika, e ich wiedza oportalu Emp@tia iudostpnionych nanim informacjach iusugach jest
niewielka. Wprawdzie 70% ankietowanych odpowiedziao, e syszeli otym portalu, ale a ponad
62% znich nie potrafio wskaza, jakie sprawy mona zaatwi oraz jakie informacje uzyska
poprzez portal Emp@tia.
Podkrelenia wymaga take, e dziaania promocyjno-informacyjne prowadzone byy przez
Ministerstwo gwnie wtrakcie realizacji Projektu. Ich zakres by natomiast niewielki wokresie
podczania jednostek terenowych do CSIZS oraz wczasie udostpniania poszczeglnych usug
ifunkcjonalnoci zwizanych zProjektem. Organizowane wtym czasie konferencje skupiay si
przede wszystkim napropagowaniu podczenia systemw dziedzinowych do CSIZS. Dopiero
wczerwcu 2015r. Ministerstwo przesao jednostkom terenowym (poprzez komunikator wCAS)
informacje dotyczce udostpnionych usug pozyskiwania informacji zsystemw irejestrw
publicznych prowadzonych przez inne organy. Ministerstwo nie wskazywao jednostkom
terenowym zalecanego terminu rozpoczcia wykorzystania udostpnionych funkcjonalnoci.
Informacje wtym zakresie przekazano dopiero przed wejciem wycie ustawy ozmianie ustawy
owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw.
4. Zapewnienie komunikacji systemw dziedzinowych zCSIZS
Wykorzystanie CSIZS, wtym interfejsw umoliwiajcych pozyskiwanie podczas rozpatrywania
spraw niezbdnych danych zsystemw zewntrznych irejestrw publicznych, wymagao
zapewnienia integracji systemw dziedzinowych (wykorzystywanych wJOPS oraz urzdach
administracji publicznej do obsugi spraw zzakresu zabezpieczenia spoecznego) zCSIZS.
Korzystajc zuprawnie okrelonych wrozporzdzeniach: a/z dnia 2listopada 2007r. wsprawie
systemw teleinformatycznych stosowanych wjednostkach organizacyjnych pomocy spoecznej79,
b/z dnia 2listopada 2007r. wsprawie systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji

42

78 Rozesano ponad 2mln ulotek.


79 Dz.U. Nr216, poz. 1609.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

zada wzakresie wiadcze rodzinnych wurzdach administracji publicznej 80 oraz c/zdnia


22czerwca2010r. wsprawie systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji zada
wzakresie wiadcze zfunduszu alimentacyjnego wurzdach administracji publicznej81, ustalajc
wymagania dla systemw informatycznych, ktre mog by wykorzystywane przez gminy,
powiaty lub marszakw wojewdztw do realizacji zada zwizanych zobsug spraw dotyczcych
pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego, Minister okreli rwnie
wymagania dotyczce integracji tych systemw dziedzinowych zCSIZS82. Systemy dziedzinowe
posiadajce wiadectwa zgodnoci wydane przez Ministra poczwszy od 2014r., winny zapewnia
integracj ikomunikacj zCSIZS. Wszystkie posiadajce aktualne wiadectwa zgodnoci systemy
dziedzinowe, uywane wobjtych kontrol jednostkach, wmenu uytkownikw dysponoway
nastpujcymi funkcjonalnociami: 1/odbieranie iwysyanie poczty elektronicznej wsystemie
Emp@tia, 2/wprowadzanie danych beneficjentw woparciu osowniki Emp@tia, 3/weryfikacja
tosamoci osoby wCBB, 4/weryfikacja pobierania wiadcze winnych jednostkach terytorialnych,
5/weryfikacja danych osobowych wrejestrze PESEL, 6/weryfikacja niepenosprawnoci wsystemie
EKSMOoN, 7/weryfikacja danych obezrobociu wAC Rynek Pracy, 8/weryfikacja danych pojazdu
ikierowcy wsystemie CEPIK, 9/weryfikacja danych odochodach wsystemie informatycznym
Ministerstwa Finansw, 10/weryfikacja danych oubezpieczeniu wsystemie ZUS, 11/weryfikacja
danych ofirmie wsystemie CEIDG, 12/weryfikacja danych podmiotu wKRS. Po wydaniu wiadectw
zgodnoci, Ministerstwo dokonywao okresowych przegldw oprogramowania systemw
dziedzinowych, napodstawie ktrych wydano 6 decyzji ocofniciu wydanego wiadectwa
zgodnoci.
Jednoczenie Minister podj dziaania zmierzajce do podczenia przez jednostki terenowe
uywanych przez nie systemw dziedzinowych zobszarw pomoc spoeczna, wiadczenia
rodzinne oraz fundusz alimentacyjny do CSIZS. Na zlecenie Ministerstwa opracowane zostay
procedury inarzdzia umoliwiajce zapewnienie certyfikowanego podczenia systemw
dziedzinowych iich komunikacj zCSIZS. Przygotowano rwnie rozwizania organizacyjne
majce nacelu sprawne iprawidowe podczenie kilku tysicy systemw dziedzinowych
wykorzystywanych wjednostkach terenowych.
Masowe podczenie jednostek do CSIZS poprzedzono prowadzonym wdwch etapach
pilotaem. Ietap pilotaowego wdroenia sprztu ioprogramowania przeprowadzony zosta przez
Ministerstwo wIV kwartale 2013r. iobejmowa podczenie jednostek terenowych, udostpnienie
ieksploatacj oprogramowania terminali mobilnych oraz udostpnienie ieksploatacj PIU. Jego
celem bya weryfikacja procedur iinstrukcji wykorzystywanych do podczenia iewentualna
rekomendacja do uruchomienia procesu masowego podczania jednostek do CSIZS. Pilota obj
jednak tylko obszar pomocy spoecznej oraz zaledwie po 5 jednostek wdwch wojewdztwach
(dzkim iwitokrzyskim). Po pilotau zarekomendowano objcie nim jednostek naterenie caego
kraju wobszarach pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego. II etap

80 Dz.U. Nr216, poz. 1610.


81 Dz.U Nr118, poz. 798.
82 Minister ogosi wymagania dotyczce wsppracy systemw dziedzinowych zobszarw pomoc spoeczna, wiadczenia

rodzinne ifundusz alimentacyjny zCSIZS odpowiednio 19wrzenia 2013r. wwersji 1.02 dla obszaru wiadczenia Rodzinne
iFundusz Alimentacyjny iw wersji 1.03 dla obszaru Pomoc Spoeczna, 12stycznia 2015r. wwersji 1.03 dla obszaru
wiadczenia Rodzinne, 19stycznia 2015r. wwersji 1.03 dla obszaru fundusz alimentacyjny, 19grudnia 2014r. wwersji
1.04 dla obszaru pomoc spoeczna.

43

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

pilotau odby si wdniach 328lutego 2014r. iwziy wnim udzia 324 JOPS. Na terenie objtych
kontrol wojewdztw liczba jednostek uczestniczcych wpilotau wynosia od 4 do 24. Po analizie
wynikw pilotau Ministerstwo podjo decyzj ouruchomieniu masowego podczenia do CSIZS.
W padzierniku 2013r. Dyrektor Departamentu Informatyki Ministerstwa zwrci si do wojewodw
owyznaczenie osb do penienia funkcji administratorw wojewdzkich, ktrych zadaniem miao
by wsparcie jednostek terenowych wprocesie podczenia. We wszystkich objtych kontrol
urzdach wojewdzkich wyznaczono takich administratorw. Odbyo si to wsposb
niesformalizowany, poprzez zlecenie realizacji tego zadania wramach obowizujcych zakresw
obowizkw subowych tych pracownikw. Ministerstwo zapewnio szkolenia dla administratorw
wojewdzkich, jak rwnie dostp tym osobom do narzdzi informatycznych umoliwiajcych
nadawanie uprawnie dla administratorw lokalnych oraz raportowania oprzebiegu procesu
podczenia.
Dyrektor Departamentu Informatyki wlutym 2014r. skierowa pismo do JOPS, zprob opodjcie
wsppracy zadministratorami wojewdzkimi wzakresie podczania do CSIZS uywanych
systemw dziedzinowych. Przedstawi wnim take podstawowe cele izaoenia Projektu Emp@tia
oraz CSIZS, jak rwnie planowane do uruchomienia funkcjonalnoci, ktre dostpne miay by
dla uytkownikw po podczeniu systemw dziedzinowych do CSIZS. Wraz zpismem przekazana
zostaa: a/procedura podczenia jednostki terenowej do CSIZS; b/instrukcja podczenia systemu
dziedzinowego do CSIZS; c/instrukcja podczenia terminali mobilnych do systemu dziedzinowego
jednostki, d/lista adresw e-mail do zgaszania gotowoci podczenia jednostki do CSIZS;
e/informacja owersjach systemw dziedzinowych dopuszczonych/zalecanych do podczenia do
CSIZS f/oraz informacja zawierajca wycigi zdokumentacji systemw dziedzinowych wzakresie
procesu podczenia do CSIZS. Dla uytkownikw kocowych uruchomiono rwnie infolini (helpdesk). Przedstawiciele Ministerstwa zachcali take do podczenia systemw dziedzinowych do
CSIZS wczasie konferencji ispotka zudziaem przedstawicieli jednostek terenowych83, podczas
ktrych wyjaniali sposb podczenia oraz informowali oudostpnionych iplanowanych do
udostpnienia usugach. Informacje takie byy przesyane take do administratorw wojewdzkich.
W objtych kontrol NIK urzdach wojewdzkich zapewniono sprawn obsug procesu
podczenia. Administratorzy wojewdzcy rzetelnie zrealizowali powierzone im zadania.
Wszczeglnoci: 1/zaoyli konta wMZT dla osb wyznaczonych do penienia obowizkw
administratorw lokalnych oraz administratorw OTM (w OPS), a take zaoyli naplatformie
e-learningowej OTM konta dla administratorw lokalnych; 2/przekazali administratorom
lokalnym dane niezbdne do podczenia systemw dziedzinowych do CSIZS oraz obsugi MZT,
a take przesali niezbdne instrukcje wtym zakresie lub wskazali miejsce ich udostpnienia;
3/wprzypadku niepodczenia czci jednostek lub czci uywanych przez nie systemw
dziedzinowych ustalali przyczyny takiego stanu; 4/udzielali wsparcia administratorom lokalnym
wprocesie podczenia; 5/monitorowali proces podczenia iprzesyali do Ministerstwa
raporty iinformacje dotyczce jego przebiegu izaawansowania. Administratorzy wojewdzcy
wwymagajcych tego przypadkach uzyskiwali wsparcie od pracownikw Ministerstwa lub
wykonawcy CSIZS.

83 W 2012r. i2013r. odbyo si 8 spotka wwojewdztwach: lubuskim, zachodniopomorskim, maopolskim, pomorskim,

44

mazowieckim, dzkim, kujawsko-pomorskim, iopolskim, oraz 8 spotka w2014r. wwojewdztwach: podkarpackim,


mazowieckim, lubelskim, warmisko-mazurskim, zachodniopomorskim, wielkopolskim, lskim imaopolskim.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

yy Podlaski Urzd Wojewdzki monitorowa proces podczenia nie tylko poprzez MZT, ale rwnie wdniu
14lipca 2014r. skierowano dojednostek poprzez CAS sprawozdanie jednorazowe wzakresie podczenia
systemw do CSIZS iprzystpienia doProjektu Emp@tia, a wdniu 27lipca 2014r. zwrcono si do starostw
opodanie przyczyn niepodczenia PCPR doCSIZS. Zachodniopomorski Urzd Wojewdzki we wrzeniu
2014r. skierowa pismo do starostw, prezydentw miast, burmistrzw iwjtw zterenu wojewdztwa
zachodniopomorskiego zprob ozmotywowanie jednostek realizujcych zadania zobszaru pomocy
spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego do podczenia do CSIZS oraz podanie terminu
jego realizacji. Jednoczenie poinformowano ozaoeniach Projektu Emp@tia ioferowanych wwyniku jego
realizacji usugach ifunkcjonalnociach. Pracownicy witokrzyskiego Urzdu Wojewdzkiego wlistopadzie
2015r. przeprowadzili analiz uytkownikw MZT oraz nadanych im rl wzwizku ze zbliajcym si wejciem
wycie przepisw ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw,
dotyczcych moliwoci skadania wnioskw elektronicznych zobszarw wiadcze rodzinnych ifunduszu
alimentacyjnego. Skierowano take do JOPS sprawozdanie jednorazowe weryfikujce stopie przygotowania
uytkownikw wzakresie odbioru wnioskw elektronicznych wtym poprzez portal Emp@tia zwykorzystaniem
systemw dziedzinowych. Administrator wojewdzki zPodkarpackiego Urzdu Wojewdzkiego, we
wsppracy zinformatykiem obsugujcym OPS, opracowa dwie skrcone instrukcje podczenia systemw
dziedzinowych oraz terminali mobilnych do CSIZS iprzekaza je wszystkim administratorom lokalnym wcelu
usprawnienia podczenia. Kierowa te do OPS pisma okoniecznoci podczenia systemw dziedzinowych do
CSIZS iprzypomina ozbliajcym si terminie zakoczenia podczenia.

Stwierdzone w284 spord 7 skontrolowanych przez NIK urzdw wojewdzkich nieprawidowoci,


dotyczyy przekazywania administratorom lokalnym wwiadomoci elektronicznej loginw
ihase tymczasowych niezabezpieczonych hasem, tj.niezgodnie zustalon wtym zakresie
przez Ministerstwo procedur, przewidujc przekazanie administratorom lokalnym loginw
ihase wpostaci zaszyfrowanego pliku zabezpieczonego hasem, a samego hasa telefonicznie.
W285jednostkach nie sporzdzono inie przekazano do MRPiPS w2015r., wymaganych ustalonymi
procedurami, tygodniowych harmonogramw podczenia systemw dziedzinowych (w ktrych
naleao wskaza m.in. informacje ostatusie podczenia).
Wszystkie objte kontrol NIK JOPS iurzdy marszakowskie zapewniy prawidowe
przygotowanie do podczenia uywanych przez nie systemw dziedzinowych do CSIZS,
wtym wyznaczono administratorw lokalnych oraz dokonano zgoszenia administratorom
wojewdzkim gotowoci do podczenia. Poza ROPS wRzeszowie, pozostae skontrolowane
jednostki u yway systemw dziedzinowych posiadajcych wiadectwo zgodnoci
iumoliwiajcych ich podczenie do CSIZS. W 13 z18 skontrolowanych jednostek (72,2%)
administratorzy lokalni nie zrealizowali jednak powierzonych im zada rzetelnie lub
wpenym zakresie wynikajcym zotrzymanych instrukcji, a wszczeglnoci: w3jednostkach86
podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS dokonano wsposb niezapewniajcy prawidowej
komunikacji tych systemw (z uwagi naniepobranie sownikw Emp@tii87 ), w188 nie wgrano
sownikw terytorialnych, w989 nie zaoono dla pracownikw kont wMZT inie nadano im rl
adekwatnych do realizowanych zada, w390 do czasu kontroli NIK nie nadano pracownikom
84
85
86
87
88
89
90

W Opolskim iWarmisko-Mazurskim.
Warmisko-Mazurski Urzd Wojewdzki oraz Zachodniopomorski Urzd Wojewdzki.
PCPR Nidzica, OPS Obrazw oraz Krapkowice.
W celu umoliwienia komunikacji systemu dziedzinowego z CSIZS, niezbdne byo: poprawne skonfigurowanie
poczenia zserwerem Emp@tia, wczytanie certyfikatu systemu Emp@tia, zarejestrowanie systemu dziedzinowego oraz
zaimportowanie sownikw systemowych.
W ROPS Kielce.
ROPS Biaystok, Olsztyn iSzczecin, PCPR Sandomierz, acut iKrapkowice, OPS Obrazw iGoleniw oraz OPS Zambrw
dla 13 z17 pracownikw.
ROPS Opole, PCPR Sandomierz iacut.

45

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

uprawnie wsystemie dziedzinowym do obsugi funkcjonalnoci zwizanych zEmp@ti,


couniemoliwiao korzystanie znich, w191 nie zaoono kont dla uytkownikw terminali
mobilnych.
yy W OPS wObrazowie, pomimo podjcia dziaa wcelu podczenia systemw dziedzinowych do CSIZS
wkwietniu 2014r., wzwizku bdami dotyczcymi pobierania sownikw systemowych, do 5padziernika 2015r.
nie przeprowadzono skutecznych dziaa dotyczcych pobrania iaktualizacji tych sownikw systemowych, co
byo niezbdne dla zapewnienia komunikacji systemw dziedzinowych zCSIZS. W PCPR wNidzicy pierwsze
wczytanie sownikw niezbdnych do komunikacji systemu dziedzinowego zCSIZS, zainicjowane automatycznie
przez now wersj systemu dziedzinowego, nastpio po niemal dziewiciu miesicach od podczenia tego
systemu do CSIZS. WPCPR wSandomierzu administrator lokalny nada uprawnienia uytkownikom do obsugi
funkcjonalnoci zwizanych zEmp@ti wsystemie dziedzinowym dopiero wtrakcie kontroli NIK, tj.po upywie
roku od podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS.

Podkrelenia wymaga take brak lub ograniczony dostp do obsugi informatycznej


wczci JOPS. Informatyk zatrudniony by wramach umowy oprac w39% skontrolowanych
jednostek, w28% jednostek informatyk wykonywa obowizki wramach umowy zlecenia, a 33%
JOPS nie posiadao obsugi informatycznej lub byy wspomagane doranie przez informatykw
zatrudnionych wurzdach JST. Powysze wizao si take zpowierzeniem w5 jednostkach
obowizkw administratorw lokalnych pracownikom merytorycznym. Podobna sytuacja bya
rwnie wniekontrolowanych jednostkach, ktre przekazay informacje NIK. Tylko 52,1% tych
jednostek zatrudniao informatyka, w27,1% obsug informatyczn sprawowa informatyk
zatrudniony winnej samorzdowej jednostce organizacyjnej, a 20,8% nie miao zapewnionej
staej obsugi informatycznej. Brak biecego wsparcia informatycznego utrudnia zdaniem NIK
prawidowe wdroenie usug zwizanych zProjektem Emp@tia wjednostkach terenowych.
Podjte przez Ministerstwo iadministratorw wojewdzkich dziaania narzecz podczenia
systemw dziedzinowych do CSIZS nie byy jednak wpeni skuteczne. Do koca 2014r.
podczyo si 2556 JOPS iich filii (89,6%) oraz 109 urzdw gmin, wktrych realizowane byy
zadania wobszarach wiadczenia rodzinne lub fundusz alimentacyjny. Liczba podczonych
systemw dziedzinowych wtym czasie wynosia 2538 wobszarze pomoc spoeczna, 2020
wobszarze wiadcze rodzinnych, 2008 wobszarze funduszu alimentacyjnego oraz 199 wobszarze
wspierania rodziny ipieczy zastpczej. Przed rozpoczciem kontroli NIK, wdniu 29wrzenia
2015r. nadal nie byy podczone systemy dziedzinowe zobszaru pomocy spoecznej w54 JST
(1,9%), zobszaru wiadcze rodzinnych w219 (8,7%) oraz zobszaru funduszu alimentacyjnego
w223(8,9%).
Szczegow informacj opostpie podczenia jednostek oraz uytkowanych przez te jednostki
systemw dziedzinowych do CSIZS przedstawiono wponiszej tabeli.

46

91 OPS wGoleniowie.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Tabela nr1
Podczenie jednostek isystemw dziedzinowych do CSIZS92
Wyszczeglnienie

Stan nadzie (narastajco)


14.02.2014r.92 30.06.2014r. 31.12.2014r. 30.06.2015r.

Liczba jednostek
podczonych
do CSIZS, ztego:

30.11.2015r.

69

855

2 665

2 896

3 004

68

805

2 274

2 425

2 480

Filie OPS

25

31

31

PCPR

23

257

298

314

ROPS

urzdw miast igmin

19

109

141

171

Liczba
podczonych
systemw
dziedzinowych,
ztego:

81

2 130

6 765

7 394

7 871

obszar pomocy
spoecznej

68

824

2 538

2 747

2 822

obszar wiadcze
rodzinnych

623

2 020

2 220

2 419

obszar funduszu
alimentacyjnego

613

2 008

2 216

2 412

obszar pomocy rodzinie

70

199

211

218

OPS

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

yy PCPR wacucie podjo dziaania zmierzajce do podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS dopiero
po dwukrotnym przekazaniu informacji wtym zakresie zPodkarpackiego Urzdu Wojewdzkiego. Ponadto
podczenia dokonano 16 dni po wyznaczonym terminie iotrzymaniu przypomnienia wtym zakresie. W OPS
wGoleniowie podczenie dwch ztrzech uywanych systemw dziedzinowych do CSIZS nastpio dopiero
po upywie 6 miesicy od otrzymania od administratora wojewdzkiego danych niezbdnych do podczenia.

Wedug stanu na28stycznia 2016r. wobszarze pomocy spoecznej podczonych zostao


2835(99,9%) systemw dziedzinowych, wobszarze wiadcze rodzinnych 2501 (99,4%),
awobszarze funduszu alimentacyjnego 2493 (99,7%). Ministerstwo poinformowao NIK, e
do 31marca 2016r. zostay podczone wszystkie systemy dziedzinowe wobszarze wiadcze
rodzinnych (2511) i funduszu alimentacyjnego (2495) oraz 2836 z2837 systemw wobszarze
pomocy spoecznej, a ostatni system by wtrakcie podczenia. Liczba jednostek podczonych do
CSIZS wynosia wtym czasie 3037.
Wedug informacji uzyskanej przez NIK wtrakcie prowadzonej kontroli (na podstawie art. 29 ust.1
pkt2 lit f ustawy oNIK) od 74 spord 106 niekontrolowanych jednostek samorzdu terytorialnego,
wktrych do dnia 30listopada 2015r. nie podczono do CSIZS systemu dziedzinowego, wco
najmniej jednym obszarze (pomoc spoeczna, wiadczenia rodzinne lub fundusz alimentacyjny),
najczciej wskazywanym powodem niedokonania podczenia (86 odpowiedzi 58,5%
systemw) byy ograniczenia organizacyjne lub techniczne. Podkreli jednak naley,
92 Zakoczenie realizacji Projektu

47

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

e w przypadku 17,7% systemw wskazano na brak uzyskania niezbdnych danych


umoliwiajcych podczenie. Wrd innych przyczyn podawano brak rodkw finansowych,
realizowanie zada wposzczeglnych obszarach przez rne jednostki (urzd iops), obawy
wzakresie zapewnienia naleytej ochrony danych osobowych przesyanych do CSIZS. Analiz
uzyskanych informacji oprzyczynach niepodczenia systemw dziedzinowych do CSIZS oraz
uwagach przekazanych przez te jednostki zamieszczono wzaczniku 6.2.2 do niniejszej informacji.
Podobne przyczyny wskazywali administratorzy wojewdzcy wobjtych kontrol NIK urzdach
wojewdzkich.
W 493 z6 skontrolowanych PCPR, nie zosta podczony do CSIZS system dziedzinowy uywany
wtych jednostkach do obsugi spraw zobszaru wsparcie rodziny isystem pieczy zastpczej.
Zinformacji uzyskanych przez kontrolowane jednostki od dostawcy uywanego systemu
dziedzinowego wynikao, e zsystemem CSIZS wsppracuje tylko cz tego systemu dotyczca
obszaru pomocy spoecznej ipodczenie moduu pieczy zastpczej do Emp@tii nie jest moliwe.
NIK zwraca uwag, e jakkolwiek wart. 187 ust.3 ustawy zdnia 9 czerwca 2011r. owspieraniu
rodziny isystemie pieczy zastpczej94 wskazano, e systemy teleinformatyczne stosowane wurzdach
administracji publicznej realizujcych zadania wzakresie okrelonym wtej ustawie stanowi
integralne czci systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji wiadcze rodzinnych
okrelonych wustawie owiadczeniach rodzinnych, to wPCPR nie srealizowane zadania zobszaru
wiadcze rodzinnych, a jedyny posiadajcy wiadectwo zgodnoci odrbny system dziedzinowy
Rodziny zastpcze, uzyska wiadectwo zgodnoci dla oprogramowania wobszarze pomocy
spoecznej napoziomie powiatu.
Procesem masowego podczenia przez administratorw wojewdzkich nie byy objte
ROPS, gdy jak wyjanili pracownicy kontrolowanych UW, zkorespondencji otrzymywanej
przez nich zMinisterstwa, nie wynikaa konieczno podczenia take tych jednostek do CSIZS.
Ministerstwo nie oczekiwao take raportowania wzakresie podczenia ROPS. Pracownicy
Ministerstwa wyjanili natomiast, e informacje wtym zakresie przekazywano naspotkaniach
zprzedstawicielami ROPS oraz nakonferencjach regionalnych ikrajowych zich udziaem, podczas
ktrych informowano okoniecznoci przyczenia wszystkich systemw dziedzinowych do CSIZS,
wcelu penego zasilenia CBB. Powysze skutkowao rozpoczciem podcze ROPS do CSIZS
dopiero od poowy 2015r. iskrceniem czasu naprzygotowanie pracownikw tych jednostek
do uzyskiwania niezbdnych informacji drog elektroniczn przy rozpatrywaniu spraw zobszaru
wiadcze rodzinnych (co nastpio poczwszy od dnia 1stycznia 2016r.). Na dzie 11stycznia
2016r. podczone byy systemy dziedzinowe 14 z16 ROPS95. Przyczyn niepodczenia do CSIZS
objtego kontrol ROPS wRzeszowie, bya konieczno zmiany systemu dziedzinowego, zuwagi
nanieuzyskanie przez dotychczasowego dostawc systemu wiadectwa zgodnoci oraz zwizane
ztym procedury zapewnienia finansowania nazakup nowego oprogramowania, jego instalacji
iprzeszkolenia pracownikw, jak rwnie zapewnienia stabilnego dziaania nowego systemu przed
jego podczeniem do CSIZS.
W listopadzie 2015r., Podsekretarz Stanu wMinisterstwie skierowaa do wojewodw pismo,
wktrym poinformowaa owchodzcych odstycznia 2016r. zmianach przepisw, ktre nakadaj

48

93 PCPR Zambrw, Sandomierz, Nidzica iKrapkowice.


94 Dz.U. z2016r. poz. 575.
95 Niepodczone byy ROPS zwojewdztwa maopolskiego ipodkarpackiego.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

naorgany realizujce zadania zzakresu wiadcze rodzinnych ipomocy osobom uprawnionym do


alimentw obowizek samodzielnego pozyskiwania informacji niezbdnych do ustalenia prawa do
wiadcze rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego drog elektroniczn, bezporednio
od innych organw realizujcych zadania publiczne. Jednoczenie poprosia opoinformowanie
organw gmin oraz marszakw wojewdztw okoniecznoci podczenia do CSIZS, gdy brak
podczenia uniemoliwi ww. organom moliwo realizacji zada wynikajcych zart. 23b ustawy
owiadczeniach rodzinnych oraz art. 15a96 ustawy zdnia 7wrzenia 2007r. opomocy osobom
uprawnionym do alimentw97.
Dogrudnia 2015r. Ministerstwo udostpnio wCSIZS siedem interfejsw do systemw
zewntrznych:
ePUAP usuga dedykowana dla obywateli umoliwiajca skadanie pism elektronicznych
bez koniecznoci stosowania podpisu kwalifikowanego (profil zaufany ePUAP) wykonana
wpadzierniku 2013r., udostpniona wgrudniu 2013r.;
PESEL usuga weryfikacji danych wrejestrze PESEL98 dedykowana dla pracownikw jednostek
terenowych wykonana wpadzierniku 2013r., udostpniona wlutym 2014r.;
TERYT usuga udostpniania danych ze sownikw TERYT (Krajowy Rejestr Urzdowy Podziau
Terytorialnego Kraju) dedykowana dla pracownikw jednostek terenowych umoliwiajca
pozyskiwanie sownikw systemu TERYT wcelu prawidowego zapisania adresu osoby
rejestrowanej wsystemie dziedzinowym wykonana wpadzierniku 2013r., udostpniona
wlistopadzie 2013r.;
CEIDG usuga udostpniania danych zCEIDG (Centralna Ewidencja iInformacja oDziaalnoci
Gospodarczej) dedykowana dla pracownikw jednostek terenowych wykonana wpadzierniku
2013r., porozumienie zMinistrem Gospodarki wtej sprawie zawarto we wrzeniu 2014r.,
udostpniona wlistopadzie 2014r.;
KRS usuga udostpniania danych zKRS (Krajowy Rejestr Sdowy) dedykowana dla
pracownikw jednostek terenowych wykonana wpadzierniku 2013r., porozumienie wtej
sprawie zMinistrem Sprawiedliwoci zawarto we wrzeniu 2014r., usuga udostpniona
wgrudniu 2014r.;
ZUS zapytanie do ZUS99 usuga dedykowana dla pracownikw jednostek terenowych
wykonana wpadzierniku 2013r., porozumienie zZUS wtej sprawie zawarto wlutym 2015r.,
usuga zostaa udostpniona wmaju 2015r.;
ePodatki usuga weryfikacji dochodw wsystemie ePodatki100 dedykowana dla pracownikw
jednostek terenowych wykonana wpadzierniku 2013r., porozumienie zMinistrem Finansw

96
97
98
99

W brzmieniu obowizujcym od dnia 1stycznia 2016r.


Dz.U. z2016r. poz. 169, ze zm.
Porwnanie danych osoby posiadanych przez jednostk organizacyjn pomocy spoecznej zdanymi tej osoby wsystemie PESEL.
Zapytanie Z1/Z1p pozyskiwanie informacji ookresach ubezpieczeniowych iwysokoci skadek zdrowotnych (obszary
odpowiednio SR, FA oraz PS); zapytanie Z2 potwierdzenie zgoszenia do ubezpieczenia wokresie urlopu wychowawczego
(obszar SR); zapytanie Z3 pozyskiwanie informacji odugoci wymaganego okresu opacania skadek do uzyskania prawa
do minimalnego wiadczenia emerytalno-rentowego (obszary SR iPS); zapytanie Z4 pozyskiwanie informacji owysokoci
wypacanych przez ZUS wiadcze emerytalnych irentowych oraz zasikw chorobowych iwypadkowych (obszar PS).
100 Pozyskiwanie nabazie skadanych przez podatnikw deklaracji rocznych PIT, informacji odochodach osb, nalenym
podatku iskadce naubezpieczenie spoeczne.

49

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

wtej sprawie zawarto wsierpniu 2015r., usuga udostpniona we wrzeniu 2015r. wobszarze
wiadczenia rodzinne ifundusz alimentacyjny.
Do kocagrudnia 2015r. nie funkcjonoway wrodowisku produkcyjnym jeszcze dwa planowane
do uruchomienia wzaoeniach Projektu interfejsy EESSI iCEPIK. W przypadku EESSI Komisja
Europejska zmienia termin wdroenia tego systemu. Interfejs do CEPIK dziaa wrodowisku
testowym101 wobszarze pomoc spoeczna wzakresie Centralnej Ewidencji Pojazdw iw obszarze
funduszu alimentacyjnego wzakresie Centralnej Ewidencji Kierowcw. Interfejsu tego Ministerstwo
nie udostpnio produkcyjnie zuwagi nabrak gotowoci po stronie Systemu Rejestrw
Publicznych102.
Ponadto wramach integracji zsystemami nadzorowanymi iutrzymywanymi przez Ministerstwo
zostay wykonane iuruchomione interfejsy do:
AC Rynek Pracy usuga udostpniania danych zobszaru Rynku Pracy (informacja dotyczca
statusu osoby iowiadczeniach pobieranych wpowiatowych urzdach pracy) dedykowana dla
pracownikw jednostek terenowych wykonana wpadzierniku 2013r., udostpniona wlipcu
2014r. oraz
EKSMOoN usuga weryfikacji statusu wnioskodawcy pomocy jako osoby niepenosprawnej
w systemie EK SMOoN 103 (Elek troniczny Krajow y System Monitoringu Orzekania
oNiepenosprawnoci) dedykowana dla pracownikw jednostek terenowych wykonana
wpadzierniku 2013r., udostpniona wlipcu 2014r. wobszarach wiadczenia rodzinne ifundusz
alimentacyjny.
W 2016r. zosta zrealizowany przez Ministerstwo interfejs do Systemu Informatycznego Karty Duej
Rodziny.
Pomimo i nie wszystkie interfejsy do systemw zewntrznych iwewntrznych zostay przez
Ministerstwo udostpnione produkcyjnie we wszystkich obszarach lub uruchamiane byy wrnym
czasie, to zgodnie zwymogami ustalonymi przez Ministra dla dostawcw systemw dziedzinowych
do uzyskania wiadectw zgodnoci, we wszystkich skontrolowanych przez NIK systemach
dziedzinowych wmenu znajdoway si usugi weryfikacji dotyczce wszystkich wykonanych
interfejsw do systemw zewntrznych iwewntrznych104. Jedynie woprogramowaniu do obsugi

101 Obejmujcym sprzt, wyposaenie, symulatory, oprogramowanie oraz inne elementy wspierajce, potrzebne do wykonania

50

testu.

102 Stanowisko MSW omoliwoci jedynie odpatnego udostpniania danych zsystemu CEPIK 1.0 (w wczesnym stanie
prawnym) ipodjcie decyzji ointegracji zsystemem CEPIK 2.0, zktrego dane wzwizku ze zmianami przepisw bd
mogy by uzyskiwane bezpatnie. Przewidywana data udostpnienia CEPIK 2.0, tj.1stycznia 2017r., wynika zart. 8 pkt4
ustawy zdnia 16grudnia 2015r. ozmianie ustawy Prawo oruchu drogowym oraz niektrych innych ustaw (Dz. U. poz. 2183),
wprowadzajcego zmian brzmienia art. 18 ustawy zdnia 24lipca 2015r. ozmianie ustawy Prawo oruchu drogowym oraz
niektrych innych ustaw (Dz. U. poz. 1273 ze zm.).
103 Sprawdzenie czy osoba posiada orzeczenie o niepenosprawnoci, potwierdzenie stopnia niepenosprawnoci,
potwierdzenie orzeczenia oniepenosprawnoci zwywiadu rodowiskowego.
104 Weryfikacja tosamoci osoby wCBB; weryfikacja pobierania wiadcze winnych jednostkach terenowych, weryfikacja
danych osobowych w rejestrze PESEL; weryfikacja niepenosprawnoci w systemie EKSMOoN; weryfikacja danych
obezrobociu wAC Rynek Pracy; weryfikacja danych pojazdu ikierowcy wsystemie CEPIK; weryfikacja danych odochodach
wsystemie informatycznym Ministerstwa Finansw; weryfikacja danych oubezpieczeniu wsystemie ZUS; weryfikacja
danych ofirmie wsystemie CEIDG; weryfikacja danych podmiotu wsystemie KRS.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

wiadcze rodzinnych wROPS wsystemie dziedzinowym nie by widoczny dla uytkownika


nieuruchomiony modu komunikacji zEESSI105.
NIK zwraca uwag, e powysze mogo by mylce dla uytkownikw izniechca do prb
korzystania zusug weryfikacji danych winnych systemach, ze wzgldu naniedziaanie czci
widocznych wmenu uytkownikw funkcjonalnoci. Dopiero wtrakcie kontroli NIK wstyczniu
2016 r. Departament Informatyki MRPiPS przesa do wszystkich dostawcw systemw
dziedzinowych ido urzdw wojewdzkich zbiorcz informacj, jakie usugi iwktrym obszarze
sdostpne dla uytkownikw, zprob ojej dystrybucj do JOPS iurzdw. Dodatkowo
wystosowano prob do wykonawcw systemw dziedzinowych, aby usugi, ktre nie
sprzeznaczone dla danego obszaru byy niewidoczne dla uytkownika.
Nie wszystkie jednak spord udostpnionych przez Ministerstwo funkcjonalnoci, dziaay
prawidowo wsystemach dziedzinowych objtych kontrol jednostek106: I tak:
1) wprowadzanie adresw woparciu osowniki systemu Emp@tia nie byo moliwe wsystemach
dziedzinowych 5107 skontrolowanych jednostek;
2) weryfikacja tosamoci osoby wCBB nie bya moliwa wsystemach dziedzinowych 7 108
skontrolowanych jednostek;
3) weryfikacja danych odochodach wsystemie ePodatki nie bya moliwa wsystemach
obsugujcych wiadczenia rodzinne ifundusz alimentacyjny wjednej 109 skontrolowanej
jednostce;
4) weryfikacja danych o ubezpieczeniu w systemie ZUS nie bya moliwa w systemach
dziedzinowych obsugujcych obszar pomocy spoecznej w7110 skontrolowanych jednostkach;
5) weryfikacja danych wCEIDG nie bya moliwa wsystemach dziedzinowych 8111 skontrolowanych
jednostek;
6) weryfikacja danych wKRS nie dziaaa wsystemach dziedzinowych 6 112 skontrolowanych
jednostek.
We wszystkich skontrolowanych przez NIK jednostkach dziaay usugi weryfikacji danych
wsystemach PESEL, EKSMOoN iAC Rynek Pracy113. Podkreli naley, e wedug informacji
przekazanych NIK przez niekontrolowane jednostki, najczciej wymienian przyczyn
niekorzystania z funkcjonalnoci weryfikacji danych w systemach zewntrznych
(24,5% udzielonych odpowiedzi), byo niedziaanie lub nieprawidowe dziaanie tych
funkcjonalnoci.

105 Systemy dziedzinowe uywane wROPS posiaday moliwo wypenienia iwydrukowania formularzy SED (jednolite

formularze elektroniczne), brak byo moliwoci wysyania iodbierania tych dokumentw drog elektroniczn.
106 W skontrolowanych jednostkach liczba niedziaajcych usug spord udostpnionych przez Ministerstwo wahaa si od
1 do 5 wposzczeglnych systemach dziedzinowych.
107 ROPS Opole, OPS Obrazw, Kozowo iGoleniw oraz wjednym ztrzech systemw dziedzinowych wykorzystywanych
wOPS Zambrw (wobszarze pomocy spoecznej).
ROPS
Biaystok iOpole, PCPR Krapkowice, OPS Obrazw, Krapkowice, Kozowo iGoleniw.
108
109 OPS Kozowo.
110 PCPR Zambrw, Krapkowice, acut, OPS Obrazw, Krapkowice, Kozowo iGoleniw.
111 ROPS Biaystok iOpole, PCPR Sandomierz, Krapkowice iNidzica, OPS Zambrw, Krapkowice Goleniw.
112 ROPS Biaystok, PCPR Zambrw iKrapkowice, OPS Krapkowice, Kozowo iGoleniw.
113 Za wyjtkiem jednego systemu dziedzinowego.

51

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Problemy podczas korzystania zfunkcjonalnoci weryfikacji danych wsystemach zewntrznych,


polegajce naprzerwach wich dziaaniu, opnieniach wotrzymaniu informacji lub uzyskania
informacji niezgodnych ze stanem faktycznym, wystpoway take po wejciu wycie przepisw
ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw wstyczniu
ilutym 2016r. Miay one miejsce a w76,2%, systemw uywanych przez jednostki, ktre udzieliy
informacji NIK idotyczyy przede wszystkim dokonywania weryfikacji danych wsystemie ZUS
(65,7% systemw dziedzinowych) oraz wsystemie ePodatki (46,2%). W zwizku zawariami
lub problemami podczas korzystania zfunkcjonalnoci weryfikacji danych w56% systemw
dziedzinowych uywanych przez ww. jednostki, konieczne byo wtakich przypadkach w2016r.
uzyskiwanie przez te jednostki niezbdnych danych od waciwych instytucji iorganw wdrodze
pisemnej wymiany informacji. Dotyczyo to mniej ni poowy zaatwianych spraw wprzypadku
30,6% systemw dziedzinowych, ok. poowy spraw w8,8% systemw oraz wicej ni poowy spraw
w16,6% systemw.
W 11 z18 skontrolowanych jednostek, po podczeniu systemw dziedzinowych do CSIZS
nie sprawdzono, czy udostpnione wnich funkcjonalnoci zwizane zprojektem Emp@tia
dziaaj prawidowo. Otrzymane przez administratorw lokalnych procedury podczenia nie
wskazyway natak konieczno, a dziaania wtym zakresie podejmowane byy zinicjatywy
administratorw lokalnych lub pracownikw obsugujcych systemy dziedzinowe. Powysze
ograniczyo biec identyfikacj irozwizywanie problemw dotyczcych komunikacji systemw
idziaania interfejsw. Jedynie w3 jednostkach po zidentyfikowaniu niedziaania funkcjonalnoci
lub komunikatw obdach, podjto przed kontrol NIK dziaania wcelu wyjanienia ich
przyczyn. W wyniku podjtych rwnie wtrakcie kontroli NIK dziaa, zmierzajcych do ustalenia
przyczyn niedziaania czci funkcjonalnoci, dostawcy systemw dziedzinowych wyjanili
m.in., e: usugi sniedostpne po stronie systemu centralnego; niekiedy system Emp@tia dziaa
niestabilnie iposzczeglne usugi sw danej chwili niedostpne albo, e usugi zostan przez nich
udostpnione wkolejnej aktualizacji oprogramowania systemu dziedzinowego. Informowali take,
e problemy mog wynika zprzecienia CSIZS. Wedug informacji uzyskanych przez pracownikw
kontrolowanych jednostek zCentrum Wsparcia Uytkownikw CSIZS114, zgaszane przez jednostki
bdy mogy by wynikiem nieprawidowoci po stronie systemu dziedzinowego115. Brak moliwoci
weryfikacji danych wjednym zsystemw zewntrznych, zwizany by zwystpieniem bdu
wewntrznego tej usugi .
yy W OPS wZambrowie przy prbach uzyskania informacji zsystemw zewntrznych pojawia si komunikat
obraku poczenia zsystemem zewntrznym. Kontrolowana jednostka nie kontaktowaa si wtej sprawie
zMinisterstwem, administratorem wojewdzkim, producentami systemw dziedzinowych, ani zadministratorem
lokalnym, poniewa pozyskiwanie dokumentw zwykorzystaniem narzdzi elektronicznych nie byo
obowizkowe, a take uznano, eprogram nie funkcjonuje jeszcze wpeni. W odpowiedzi nawystpienie
pokontrolne poinformowano NIK odalej wystpujcych problemach, pomimo podjcia dziaa wcelu ich
wyjanienia zdostawcami uywanych systemw dziedzinowych116. WOPS wObrazowie udostpnione
funkcjonalnoci nie dziaay wadnym ztrzech systemw dziedzinowych, dziaania wcelu wyjanienia

114 Zgodnie zumow 1/DI/PN/2012, wykonawca CSIZS wiadczy usugi utrzymania tego systemu oraz wsparcia uytkownikw
wokresie dwch lat od odbioru tego systemu.

115 Przekazania danych przez w schemacie niezgodnym z przyjtym w definicji usugi lub bdami aplikacji systemu
dziedzinowego spowodowanymi problemami zsynchronizacj czasu, certyfikatem lub autoryzacj systemu.

116 W dwch ztrzech uywanych systemw brak byo moliwoci pozyskania danych zCEIDG, a systemy informoway obdach.

52

W jednym zsystemw wprzypadku wywoywania usugi weryfikacji pobierania wiadcze winnych jednostkach pojawiaa
si informacja obdzie weryfikacji komunikatu ze schematem danych.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

przyczyn podjto wtrakcie kontroli NIK. W ich wyniku moliwe byo korzystanie zczci funkcjonalnoci. W
PCPR wacucie, wzwizku ztym, e administrator nie by wstanie ustali przyczyn niedziaania czci
funkcjonalnoci weryfikacji danych wsystemach zewntrznych, wtrakcie kontroli NIK przesano zapytanie do
Ministerstwa oraz dostawcy systemu dziedzinowego. Ministerstwo nie udzielio odpowiedzi do zakoczenia
kontroli, adostawca systemu dziedzinowego poinformowa, e funkcjonalnoci Emp@tii nie zostay jeszcze
wpeni uruchomione iproblem nie ley po stronie systemu dziedzinowego. ROPS wBiaymstoku nie
informowa Ministerstwa, ani Centrum Wsparcia Uytkownikw oniedziaajcych funkcjonalnociach, bowiem
administrator lokalny uwaa, e zgodnie zustaw ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych
innych ustaw, systemy dziedzinowe wzakresie weryfikacji danych wsystemach zewntrznych powinny rozpocz
dziaalno od 1stycznia 2016r.

Wedug danych posiadanych przez Ministerstwo, zgaszane problemy dotyczce funkcjonowania


sprztu komputerowego, aplikacji isystemw informatycznych zwizanych zProjektem Emp@tia
byy usuwane przez wykonawcw CSIZS iCAS wramach wiadczenia usug utrzymania tych
systemw.
NIK uwzgldnia dziaania podjte przez Ministerstwo wstyczniu 2016r. polegajce na:
1/zdiagnozowaniu iusuniciu bdu komunikacji zPUE ZUS oraz innych usterek, dziki czemu
wzrosa stabilno pracy systemu 117; 2/poinformowaniu wszystkich dostawcw systemw
dziedzinowych oraz urzdw wojewdzkich, otym wktrych obszarach sdostpne poszczeglne
usugi wraz zprob oprzekazanie tych informacji do jednostek terenowych; 3/wystosowaniu
proby do dostawcw systemw dziedzinowych, aby wsystemach dziedzinowych usugi
nieprzeznaczone dla danego obszaru, nie byy widoczne dla uytkownika oraz informacji
omoliwoci wezwania dostawcw do przegldu oprogramowania, do ktrego zgaszane
suwagi uytkownikw onieprawidowym dziaaniu aplikacji; 4/pozyskaniu od dostawcw
systemw dziedzinowych informacji ootrzymanych przez nich od 1stycznia 2016r. zgoszeniach
problemw dot. Emp@tii; 5/zorganizowaniu spotka zdostawcami systemw dziedzinowych
oraz administratorami wojewdzkimi iomwieniu najczciej wystpujcych problemw;
6/przekazaniu do jednostek terenowych informacji onowym punkcie zgosze help-desk dla CSIZS.
NIK przyja rwnie deklaracje podjcia dziaa, dotyczcych przekazania jednostkom terenowym
informacji oaktualnych wersjach systemw dziedzinowych izdyscyplinowania jednostek
do korzystania znajnowszych dostpnych wersji oprogramowania, jak rwnie ponaglenia
dotyczcego zapoznania si uytkownikw zpodrcznikami obsugi systemw dziedzinowych,
wzakresie funkcjonalnoci zwizanych zEmp@ti. NIK zwraca jednak uwag, e dziaania te nie
zostay podjte przez Ministerstwo po masowym podczeniu systemw dziedzinowych, lecz
dopiero po wejciu wycie przepisw ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz
niektrych innych ustaw.
5. Centralna Baza Beneficjentw
CBB miaa zawiera informacje obeneficjentach systemu zabezpieczenia spoecznego, czonkach
ich rodzin, uzyskanej przez nich pomocy zobszaru zabezpieczenia spoecznego lub odmowie
otrzymania takiej pomocy. Suy miaa jako rejestr referencyjny beneficjentw obszaru
zabezpieczenia spoecznego oraz udostpnia zgromadzone informacje JOPS oraz organom
waciwym realizujcym zadania zzakresu wiadcze rodzinnych ipomocy osobom uprawnionym
do alimentw. Dziki danym pozyskiwanym ztego centralnego rejestru, urzdnicy uzyska mieli
moliwo weryfikacji, czy osoba zwracajca si opomoc pastwa nie korzysta ju ztakiej pomocy
117 Co umoliwio zmniejszenie wskanika koniecznoci ponownego wywoania usug z30% do 3%.

53

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

winnym miejscu Polski118. Powysze miao si przyczyni do przyznawania pomocy wsposb


bardziej racjonalny oraz ograniczy nieuprawnione lub wielokrotne pobieranie wiadcze.
W wymaganiach dla systemw dziedzinowych zobszaru pomocy spoecznej iwiadcze
rodzinnych, zktrych dane po podczeniu ich do CSIZS miay by przekazywane do CBB, Minister
ustali szerszy zakres zasilania tej centralnej ewidencji, od zakresu danych, naktrych gromadzenie
zezwalay mu wczenie obowizujce przepisy (tj.art. 23 ust.8 pkt1 ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz art. 23 ust.4a ustawy opomocy spoecznej). Pomimo niewprowadzenia stosownych
zmian przepisw, zasilanie CBB danymi zebranymi wJOPS zostao uruchomione. Jak wynika
zustale NIK dokonanych wskontrolowanych jednostkach terenowych, podczone do CSIZS
systemy dziedzinowe zobszaru pomocy spoecznej, zgodnie zwymogami ustalonymi przez
Ministra dla dostawcw tych systemw, przekazyway do CBB nie tylko dane dotyczce osb
irodzin, ktrym udzielono wiadcze pomocy spoecznej, ale take dane osb, ktrym odmwiono
przyznania pomocy iczonkw ich rodzin. Systemy dziedzinowe zobszaru wiadcze rodzinnych
przekazyway do CBB nie tylko dane osb pobierajcych wiadczenia rodzinne, ale take czonkw
rodzin tych osb. Skutkowao to gromadzeniem przez Ministra danych osobowych wszerszym
zakresie, anieli dopuszczay to wczenie obowizujce przepisy, co najmniej od 14lutego
2014r. do 31grudnia 2015r. Podkreli naley, e wmyl art. 23 ust.1 pkt2 ustawy oochronie
danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbdne
dla zrealizowania uprawnienia lub spenienia obowizku wynikajcego zprzepisu prawa. Przepisy
rozszerzajce zakres danych, ktre mog by gromadzone przez Ministra wrejestrach
centralnych zzakresu wiadcze rodzinnych ipomocyspoecznej, zostay wprowadzone dopiero
przepisami art. 1 pkt2 lit f oraz art. 4 pkt5 ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz
niektrych innych ustaw iweszy wycie zdniem 1stycznia 2016r.
NIK zwraca uwag, e oparcie kadej formy przetwarzania danych osobowych naprzepisie prawa
jest obowizkiem podmiotw publicznych, albowiem zgodnie zzasad legalizmu wynikajc zart.
7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej119, organy publiczne obowizane sdo dziaania jedyne
napodstawie iw granicach prawa.
Ponadto wzwizku zuruchomieniem CBB, administrator danych osobowych wMinisterstwie nie
dopeni obowizkw wynikajcych zprzepisw art. 40 oraz art. 41 ust.1 iust.2 ustawy oochronie
danych osobowych, nie dokonujc GIODO zgoszenia zbiorw danych osobowych przetwarzanych
wtej bazie. Skutkowao to przetwarzaniem ww. danych znaruszeniem przepisu art. 46 ust.1 ww.
ustawy, co najmniej od dnia 14lutego 2014r. Wymaganego zgoszenia dokonano dopiero wtrakcie
kontroli NIK wdniu 10grudnia 2015r.
Dla funkcjonowania CBB zgodnie zprzyjtymi zaoeniami, niezbdne jest kompletne oraz biece
zasilanie tej bazy danymi zsystemw dziedzinowych. Jakkolwiek wwymogach ustalonych dla
dostawcw systemw Minister okreli wymagania wzakresie automatycznego zasilania CBB
przez te systemy, to wedug danych pozyskanych wMinisterstwie nadzie 30listopada 2015r.,
dane do CBB przekazywao 5 z16 ROPS (31,2%), 192 z314 PCPR (61,1%) i2184 z2496 (87,5%)
OPS. W tym czasie do CBB przesanych zostao ogem 12576779 komunikatw zasilajcych

118 Usuga weryfikacji zbiegw uprawnie wkontekcie wykrywania nienalenych wiadcze oraz pozyskiwania informacji

54

oniezgodnociach wdanych identyfikacyjnych osb zarejestrowanych wwielu jednostkach.



119 Z dnia 2kwietnia 1997r., Dz.U. Nr78, poz. 483, ze zm.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

izarejestrowanych zostao 3734705 tosamoci (osb). Do CBB przekazywane byy informacje


oosobach, zarejestrowanych wnioskach, wydanych decyzjach iwypaconych wiadczeniach.
Poza zrnicowaniem poziomu zasilania CBB wrnych rodzajach jednostek, by on rwnie
zrnicowany wposzczeglnych wojewdztwach. Najniszy by udzia jednostek przekazujcych
dane do CBB wwojewdztwie podlaskim, a najwyszy wwojewdztwie witokrzyskim, ktre
byo jednym zwojewdztw objtych pilotaem. Szczegowe dane wtym zakresie przedstawiono
naponiszej mapie.
Mapa nr2
Procent jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej przekazujcych dane zsystemw dziedzinowych doCBB
wg wojewdztw (stan nadzie 30listopada 2015r.)120

87,9%
82,4%

75,2%

54,9%
90,9%
71,7%

73,7%

69,2%
83,4%

70,9%
81,9%

77,8%
94,0%

64,3%

Procent zasile
0% - 60%

78,2%

88,5%

60% - 70%
70% - 80%
80% - 90%
90% - 100%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

Cztery objte kontrol jednostki121 nie wprowadzay do uywanych systemw dziedzinowych danych
dotyczcych wszystkich zaatwianych spraw lub ich czci, pomimo potwierdzenia administratorom
wojewdzkim gotowoci rozpoczcia obsugi spraw obszaru zabezpieczenia spoecznego wtrybie
elektronicznym zwykorzystaniem narzdzi CSIZS. Skutkowao to nieprzekazywaniem tych
danych do CBB. Ponadto pomimo ustalonych przez Ministra wymogw przesyania danych przez
systemy dziedzinowe do CBB automatycznie, wsystemach uywanych przez 3 jednostki122, ktre
umoliwiay wybr sposobu zasilania, skonfigurowane byy ustawienia wymagajce akceptacji
przez uytkownika wysania danych do CBB idecyzj wtym zakresie podejmowali kadorazowo
uytkownicy tych systemw. Brak takiej akceptacji skutkowa nieprzesyaniem danych do CBB.

120 W prezentacji graficznej uwzgldniono PCPR, ktre przekazay, co najmniej 10 komunikatw do CBB oraz OPS, ktre
przekazay, co najmniej 100 takich komunikatw.

121 PCPR Nidzica, Goleniw, Zambrw, OPS Krasne.
122 PCPR Goleniw, OPS Kozowo iGoleniw.

55

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

W wyniku kontroli prowadzonych wJOPS stwierdzono rwnie, e po podczeniu systemw


dziedzinowych do CSIZS, CBB nie bya zasilana danymi ztych systemw wpenym zakresie oraz
nabieco. W 7123 skontrolowanych jednostkach wystpoway przerwy wkomunikacji systemw
dziedzinowych zCSIZS, a w14 stwierdzono przypadki niewysania przez systemy dziedzinowe
danych do CBB. W przypadku skontrolowanych ROPS procent nieprzesanych informacji waha si
od 2%124 do 62,4%125, a wprzypadku OPS iPCPR od 2,1%126 do 73%127. Tylko w2128 skontrolowanych
jednostkach wszystkie dane, wobec ktrych system podj prby ich przesania do CBB, zostay
skutecznie przesane iCBB potwierdzio stan zgodny zsystemem dziedzinowym.
yy Spraw zzakresu pomocy spoecznej nie wprowadzano do posiadanego systemu dziedzinowego wPCPR
wNidzicy, zpowodu braku wiedzy pracownika otakiej moliwoci. W OPS wKrapkowicach, nie zapewniono
komunikacji jednego systemu dziedzinowego zCSIZS. Jakkolwiek administrator lokalny dokona podczenia
tego systemu doCSIZS, wykorzystujc przekazane przez administratora wojewdzkiego informacje, to nie
dokona wszystkich czynnoci niezbdnych do prawidowej komunikacji obu tych systemw, co skutkowao m.in.
nieprzekazywaniem danych do CBB. W OPS wKozowie owysaniu danych do CBB decydowali pracownicy tej
jednostki poprzez zatwierdzenie lub odrzucenie stosownej dyspozycji. W wikszoci przypadkw wmomencie
wywietlenia komunikatu obdach wkomunikacji zCSIZS, pracownicy rezygnowali zdalszej pracy wsystemie
dziedzinowym, nie wysyajc danych do CBB. W OPS wKrasnem sprawy zakoczone odmow przyznania
wiadczenia nie byy wprowadzane dosystemw dziedzinowych, poniewa nie byy objte sprawozdawczoci.

Rwnie nie wszystkie dane (komunikaty) przesane przez systemy dziedzinowe do CBB
zostay zapisane wtej bazie. W kontrolowanych jednostkach wysane informacje, dla ktrych
CBB potwierdzio stan zgodny zsystemem dziedzinowym stanowiy od 25,1% 129 do100% 130.
Wynikao to m.in. zkoniecznoci dokonania korekt wymaganych przez CBB. Aby bowiem informacje
obeneficjentach zostay poprawnie wysane do CBB, musiay spenia restrykcje naoone przez t
baz. Jeeli ich nie speniay, byy zapisywane nalicie korekt informacji, wymaganych przez CBB
inaleao je poprawi wjednostce terenowej, aby mogy zosta ponownie wysane.
W wyniku kontroli stwierdzono, e wymagane przez CBB korekty dotyczyy gwnie omyek
pisarskich lub niezgodnoci wadresie, ale take numeru dowodu osobistego, miejsca urodzenia
oraz imienia, a ich liczba sigaa nawet do 3,4%131 wysanych komunikatw. W 7132 skontrolowanych
jednostkach, nie zapewniono dokonywania takich korekt lub nie byy one dokonywane
nabieco, co skutkowao nieprzekazaniem wymagajcych korekt komunikatw do CBB lub
przekazywanie ich zopnieniem. W przypadku 9 systemw dziedzinowych w4133 jednostkach,
brak byo moliwoci sprawdzenia zasilania CBB m.in. ze wzgldu nanieewidencjonowanie przez
te systemy informacji okomunikatach niewysanych do CBB lub korekt informacji wymaganych
przez CBB.
yy W ROPS Kielce nie zapewniono dokonania 215 korekt informacji wymaganych przez CBB. W OPS Krapkowice,
wsystemie dziedzinowym obsugujcym obszar pomocy korekt wymagao 14informacji, a wsystemie

56

123 ROPS Opole iSzczecin, PCPR Krapkowice iNidzica, OPS Krapkowice, Goleniw iKrasne.
124 ROPS wOlsztynie.
125 ROPS wOpolu.
126 OPS Goleniw, obszar pomoc spoeczna.
127 OPS Kozowo, obszar pomoc spoeczna.
128 PCPR wSandomierzu iacucie.
129 OPS Zambrw, obszar wiadczenia rodzinne.
130 PCPR Zambrw, Sandomierz, Kozowo oraz acut.
131 ROPS Kielce.
132 ROPS Biaystok, Kielce, Opole, Szczecin, PCPR Zambrw, OPS Krapkowice iKrasne.
133 OPS Obrazw, Kozowo, Krasne iGoleniw.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

obsugujcym obszary wiadczenia rodzinne ifundusz alimentacyjny 636. Korekty nie zostay dokonane
zpowodu braku wiedzy pracownikw ikierownictwa jednostki otakiej koniecznoci. Wynikao to zbraku szkole
oraz braku czasu nazapoznanie si zaktualnymi instrukcjami dla uytkownikw.

Wprawdzie wwymaganiach dla systemw dziedzinowych Minister ustali, e systemy te musz


realizowa zasilanie danymi CBB wtrybie on-line, a wprzypadku braku poczenia realizowa
wysanie przy ponownym poczeniu systemu dziedzinowego zCSIZS, to podczas kontroli
w6134jednostkach stwierdzono przypadki przesyania informacji do CBB zopnieniem.
yy W PCPR wKrapkowicach, informacje dotyczce beneficjenta wprowadzone do systemu zostay przesane
po79dniach i812 nieudanych prbach podejmowanych automatycznie przez system dziedzinowy. W innych
trzech przypadkach aktualizacje danych do CBB zostay przesane: po 24 dniach i650 nieudanych prbach, po
8 dniach i437 nieudanych prbach oraz po 60 dniach i2nieudanych prbach. W PCPR wZambrowie wtrzech
przypadkach informacje zostay przesane do CBB po upywie od 71 do 79 dni. W tym czasie system dziedzinowy
podj 85 prb wysania ww. komunikatw do CBB. W ROPS wBiaymstoku ujawnione opnienia przesyania
informacji do CBB wynosiy od 68 do 71 dni (po dwch podjtych przez system nieudanych prbach).

Tylko 1 kontrolowana jednostka135 podja dziaania wcelu wyjanienia przyczyn nieprzesyania


danych do CBB izgosia problem dostawcy systemu dziedzinowego, a 2136 dokonay tego
wtrakcie kontroli NIK. Wedug informacji udzielonych NIK przez niekontrolowane jednostki,
spord uywanych przez nie 5065 systemw dziedzinowych wobszarach pomoc spoeczna,
wiadczenia rodzinne ifundusz alimentacyjny, wodniesieniu do 3723 (73,5%), wjednostkach
tych nie dokonywano analizy sposobu zasilania CBB danymi przez te systemy. Niekontrolowane
jednostki poinformoway take NIK, e wodniesieniu do 734 uywanych systemw (14,5%), ujawniy
problemy wzakresie zasilania CBB (najczciej nieprzesyanie przez systemy dziedzinowe danych
do CBB oraz przerwy wkomunikacji zCBB).
NIK zwraca uwag, e wzwizku zodstpieniem od tzw. zerowego zasilenia CBB137, trwajcym
przez niemal dwa lata procesem podczania, a take opisanym powyej niezapewnieniem przez
jednostki terenowe kompletnego ibiecego przekazywania danych do CBB zpodczonych
systemw dziedzinowych, ograniczona jest referencyjno tej bazy138, przy weryfikacji pobierania
przez beneficjentw wiadcze winnych jednostkach. Z powyszych wzgldw niezbdne jest
podjcie dziaa wcelu zapewnienia, aby do CBB przekazywane byy nabieco kompletne
dane zsystemw dziedzinowych.
6. Terminale mobilne
W ramach realizacji Projektu Emp@tia Ministerstwo zakupio 3500szt. terminali mobilnych
oraz oprogramowanie do tych terminali, wcelu umoliwienia przeprowadzania przy ich uyciu
wywiadw rodowiskowych przez pracownikw socjalnych. Na ich zakup wydatkowano
5142,5tys.z139. Za dostarczenie terminali do OPS, ktrym przekazano je do nieodpatnego
uywania, odpowiedzialny by ich dostawca. W przypadku odmowy przyjcia terminali przez
OPS zostay one przekazane do Ministerstwa. Umowy uyczenia 3421 terminali zawarto zdniem

134 ROPS Biaystok, Kielce, Szczecin, PCPR Krapkowice, Zambrw, OPS Krapkowice.
135 ROPS Biaystok.
136 PCPR Krapkowice iOPS Krapkowice.
137 Zasilenia CBB danymi zgromadzonymi wsystemach dziedzinowych podczanych do CBB.
138 Brak informacji wCBB opobieraniu przez beneficjenta wiadczenia, nie moe by traktowane jako pewne potwierdzenie,

e wiadczenie faktycznie nie jest pobierane.


139 Koszt jednego terminala wynis 1469,28z, oprogramowanie terminali mobilnych zostao wykonane iudostpnione
wramach umowy nawykonanie CSIZS. Wumowie tej oraz ofercie nie zosta wydzielony kosztu wykonania OTM.

57

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

23grudnia 2013r., umowy dotyczce 76 zwrconych do Ministerstwa terminali 30kwietnia


2014r., a ostatnie 3 umowy 20kwietnia 2014r., 5maja i22 czerwca 2015r. Na dzie zakoczenia
kontroli NIK wszystkie terminale zostay przekazane do OPS, a Ministerstwo posiadao ewidencj
zakupionych urzdze oraz ich uytkownikw. Terminale (od 1 szt. do 11szt.) otrzymao 2468OPS
(98,9% tych jednostek). Kontrolowane przez NIK OPS otrzymay 1lub 2 terminale, a liczba
pracownikw przeprowadzajcych wywiady rodowiskowe wtych jednostkach wynosia od
4do11. W 4 z6 kontrolowanych OPS ich kierownicy stwierdzili, e liczba otrzymanych urzdze
nie bdzie wystarczajca do prowadzenia przez pracownikw socjalnych rodzinnych wywiadw
rodowiskowych wpostaci elektronicznej.
Terminale mobilne wyposaono jedynie woprogramowanie do przeprowadzania wywiadw
rodowiskowych. Ministerstwo nie udostpnio moliwoci korzystania naterminalach zinnych
narzdzi (oprogramowania typu Office, czy te zdalnego poczenia zsystemem dziedzinowym
podczas przeprowadzania wywiadu). Wedug wyjanie Dyrektora Departamentu Informatyki
Ministerstwa, ze wzgldu naprzetwarzanie natych urzdzeniach danych osobowych wraliwych,
konieczne byo zapewnienie maksymalnego poziomu bezpieczestwa tych danych ina wczesnym
etapie prac uznano, e adne oprogramowanie poza systemowym idedykowanym do obsugi
wywiadw rodowiskowych nie uzyska autoryzacji.
W latach 20132015 Ministerstwo, administratorzy wojewdzcy ilokalni podejmowali
dziaania wcelu wdroenia zakupionych terminali mobilnych oraz nadania pracownikom OPS
uprawnie do ich obsugi, nie byy one jednak wpeni skuteczne. Administratorzy wojewdzcy
przekazali administratorom lokalnym opracowan nazlecenie Ministerstwa instrukcj zarzdzania
uytkownikami iterminalami oraz udostpniono dla uytkownikw terminali elektroniczn
platform szkoleniow140. Jednak spord zakupionych 3500 urzdze, do 30listopada 2015r.
OPS zarejestroway wMZT 2968 terminali (84,8%). Spord 2468 OPS, ktrym przekazano
terminale, 2121 jednostek (85,9%) je zarejestrowao, a 2323 (94,1%) zarejestrowao uytkownikw
terminali. Postp procesu wdraania terminali wOPS przedstawiono wponiszej tabeli.

58

140 https://elearning.mpips.gov.pl/

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Tabela nr2
Terminale mobilne iich uytkownicy
Lp.

Wyszczeglnienie

Stan nadzie (narastajco)


14.02.2014r. 30.06.2014r. 31.12.2014r. 30.06.2015r.
3500

1. Liczba zakupionych TM
2.

Liczba
zarejestrowanych TM

30.11.2015r.

69

932

2 321

2 911

2 968

Liczba jednostek
organizacyjnych
3. pomocy spoecznej,
wktrych
zarejestrowano TM

53

663

1 659

2 082

2 121

Liczba
zarejestrowanych TM,
4.
ktre mog dziaa
tzw. aktywne

69

929

2 314

2 903

2 960

Liczba
zarejestrowanych
5. TM, ktrych dziaanie
zablokowano
tzw. nieaktywne

Liczba
6. zarejestrowanych TM
[wane haso]

27

379

391

64

24

102

868

2 101

2 272

2 323

Liczba
zarejestrowanych
8.
uytkownikw TM,
wtym:

317

2 989

6 636

7 362

7 685

Liczba
zarejestrowanych
uytkownikw TM
9.
[oznaczeni jako
aktywni iposiadajcy
wane haso]

284

2 583

5 354

4 177

3 905

7.

Liczba jednostek
organizacyjnych
pomocy spoecznej,
wktrych
zarejestrowano
uytkownikw TM

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

We wszystkich skontrolowanych OPS administratorzy lokalni dokonali rejestracji terminali wMZT


(przy czym wjednym dopiero wtrakcie kontroli NIK). Ponadto w5 z6 objtych kontrol OPS,
administratorzy utworzyli konta uytkownikw OTM, jednak wpoowie skontrolowanych
jednostek terminali nie przekazano ich ostatecznym uytkownikom.
yy W OPS wZambrowie terminale przekazano pracownikom po upywie 242 dni od ich otrzymania,
azarejestrowano wMZT po upywie 310 dni od ich otrzymania (po podczeniu systemw dziedzinowych
do CSIZS). Administrator lokalny nie zaoy rwnie pracownikom, ktrym przydzielono terminale kont
naplatformie szkoleniowej, a sprztu nie objto ubezpieczeniem w2014r., pomimo takiego wymogu okrelonego
wumowie uyczenia. W OPS wObrazowie do czasu kontroli NIK nie podejmowano dziaa wcelu sprawdzenia
dziaania terminali. Do 18listopada 2015r., nie zapewniono take pracownikom socjalnym dostpu do platformy
szkoleniowej. W OPS wKozowie terminal znajdowa si wdyspozycji Kierownika GOPS inie zosta przekazany
pracownikom socjalnym. Jako powd wskazano, i aden zczerech pracownikw socjalnych nie chcia si podj

59

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

jego uytkowania. W OPS wKrasnem terminal zarejestrowano wMZT wtrakcie kontroli NIK, tj.po upywie
niemal dwch lat od jego otrzymania.

Uytkownicy terminali w znikomym zakresie przygotowywali si do obsugi terminali


zwykorzystaniem udostpnionej dla nich platformy e-learningowej. Jakkolwiek zarejestrowanych
naniej zostao do dnia 23grudnia 2015r. 4065 uytkownikw, to liczba osb korzystajcych ztej
platformy wynosia zaledwie 330 (8,1% zarejestrowanych).
Kierownicy kontrolowanych przez NIK OPS zwracali uwag, e przydzielenie terminali czci
pracownikw, powoduje ich nierwne traktowanie oraz obarcza dodatkow odpowiedzialnoci
idodatkowymi czynnociami. Ich zdaniem nausprawnienie pracy mogoby wpyn zapewnienie
sprawnie dziaajcych terminali dla wszystkich pracownikw socjalnych oraz przeszkolenie
uytkownikw tych urzdze.
7. Portal Informacyjno-Usugowy
W ramach Projektu Emp@tia, Ministerstwo udostpnio wgrudniu 2013r. portal informacyjnousugowy dokomunikacji irealizacji e-usug141. Na portalu udostpnione zostay informacje dot.
m.in.: zasad ubiegania si owiadczenia zpomocy spoecznej, wiadczenia rodzinne, a take
zfunduszu alimentacyjnego; oformach opieki nad dzieckiem do lat trzech; procedurach adopcji
krajowej izagranicznej; formach wspierania rodziny iopieki zastpczej nad dzieckiem, a take
obowizujce akty prawne idane statystyczne. Ponadto naportalu zamieszczono informacje
natemat postpowania orzeczniczego oniepenosprawnoci oraz centraln baz danych orodkw
iorganizatorw turnusw rehabilitacyjnych. Poprzez portal udostpniono rwnie usug skadania
wnioskw wformie elektronicznej.
Strona gwna portalu Emp@tia https://empatia.mpips.gov.pl/

141 Portal udostpniajcy usugi wymiany informacji zarwno uytkownikom zewntrznym, jak iwewntrznym. Umoliwiajcy

midzy innymi wymian informacji pomidzy obywatelami, a pracownikami jednostek terenowych. PIU zaplanowany
zosta jako miejsce, ktre wsposb jednorodny iuniwersalny pod ktem informacyjnym, merytorycznym ifunkcjonalnym
zaspokoi potrzeby interesariuszy obszaru zabezpieczenia spoecznego, ktre mog by zrealizowane poprzez publiczn
sie teleinformatyczn.

60

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Ministerstwo udostpnio naportalu Emp@tia od 1stycznia 2016r. wnioski elektroniczne


oustalenie prawa do wiadcze rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego, pomimo
braku ich publikacji wcentralnym repozytorium wzorw dokumentw elektronicznych.
Stanowio to naruszenie przepisw 26 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrw z dnia
14wrzenia 2011r. wsprawie sporzdzania idorczania dokumentw elektronicznych oraz
udostpniania formularzy, wzorw ikopii dokumentw elektronicznych142, zgodnie zktrym, lokalne
repozytoria mog zawiera wycznie wzory dokumentw elektronicznych, ktre uprzednio
zostay umieszczone wcentralnym repozytorium. Nieprzekazanie wzorw wnioskw do
publikacji wcentralnym repozytorium wyjaniano pnym ukazaniem si nowych rozporzdze
zawierajcych te wzory.
PIU zawiera take informacje skierowane do urzdnikw, dotyczce m.in. polskiego systemu
pomocy spoecznej, zmian prawa, realizacji spraw zwizanych ze wiadczeniami rodzinnymi,
wiadczeniami zfunduszu alimentacyjnego, opiek nad dzieckiem do lat trzech, wspieraniem
rodziny isystemem pieczy zastpczej oraz adopcj, koordynacj systemw zabezpieczenia
spoecznego wUnii Europejskiej, a take informacje dla przedsibiorcw organizujcych turnusy
rehabilitacyjne iprowadzcych orodki, wktrych odbywaj si takie turnusy oraz partnerw Karty
Duej Rodziny. Na PIU zamieszczane srwnie informacje dla przedsibiorcw dostawcw
systemw dziedzinowych wzakresie aktualnych wymaga dla systemw wposzczeglnych
obszarach, niezbdnych do spenienia wcelu uzyskania wiadectwa zgodnoci.
Poza oglnie dostpn stref, PIU obejmuje rwnie stref wewntrzn, przeznaczon
dla uytkownikw posiadajcych nadane uprawnienia dostpu do tej strefy. Przekazana
administratorom lokalnym instrukcja zarzdzania uytkownikami iterminalami przewidywaa
zaoenie dla pracownikw kont uytkownikw naPIU oraz przypisanie im tzw.rl143, adekwatnych
do zada realizowanych przez tych pracownikw. Rwnie wzgoszeniu gotowoci do podczenia
systemu dziedzinowego jednostki do CSIZS wskazano, i administratorzy lokalni szobowizani
do zarzdzania uytkownikami wzakresie przydzielania/anulowania uprawnie pracownikw
dotyczcych dostpu do strefy dla urzdnikw naPIU. Wedug danych zgromadzonych wMZT,
do 30listopada 2015r. uytkownikw PIU zarejestrowao tylko 1411 jednostek podczonych do
CSIZS (47%). Jakkolwiek liczba zarejestrowanych uytkownikw PIU ogem wynosia wtym dniu
4986, to liczba uytkownikw, ktrzy faktycznie mogli zniego korzysta (nie zostali zablokowani
oraz posiadali wane haso dostpu) wynosia zaledwie 2391, co stanowio 48% zarejestrowanych.
Spord skontrolowanych 18 JOPS, w9 (50%) nie podjto dziaa narzecz utworzenia dla

142 Dz.U. z2015r. poz. 971.


143 Administrator lokalny rola urzdnika, ktry posiada uprawnienia do: zarzdzania struktur organizacyjn, zarzdzania

uytkownikami, modyfikacji danych SD, modyfikacji danych TM napoziomie powiatu/gminy oraz jednostek podlegych;
Uytkownik OTM rola urzdnika, ktry posiada uprawnienia do rejestracji, modyfikacji wywiadw rodzinnych; Administrator
OTM rola urzdnika, ktry posiada uprawnienia do tworzenia imodyfikacji konta TM oraz odnawiania konta TM; Czytelnik
PIU obszar pomocy spoecznej rola urzdnika, ktry posiada dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru pomocy
spoecznej; Czytelnik PIU obszar wiadcze rodzinnych rola urzdnika, ktry posiada dostp do treci strefy wewntrznej
wzakresie obszaru wiadcze rodzinnych; Czytelnik PIU obszar funduszu alimentacyjnego rola urzdnika, ktry posiada
dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru funduszu alimentacyjnego; Czytelnik PIU obszar wsparcia rodziny
ipieczy zastpczej rola urzdnika, ktry posiada dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru wsparcia rodziny
ipieczy zastpczej; Czytelnik PIU obszar opieki nad dzieckiem do trzeciego roku ycia rola urzdnika, ktry posiada
dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru opieki nad dzieckiem wwieku do lat 3; Czytelnik PIU obszar turnusw
rehabilitacyjnych rola urzdnika, ktry posiada dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru turnusy rehabilitacyjne;
Czytelnik PIU obszar orzekania oniepenosprawnoci rola urzdnika, ktry posiada dostp do treci strefy wewntrznej
wzakresie obszaru orzekania oniepenosprawnoci; Czytelnik PIU obszar wiadcze UE rola urzdnika, ktry posiada
dostp do treci strefy wewntrznej wzakresie obszaru wiadcze UE.

61

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

pracownikw kont uytkownikw PIU oraz przypisania im rl adekwatnych do realizowanych


zada. Przyczynami zaniecha wtym zakresie byy: nieznajomo przez administratorw lokalnych
otrzymanych instrukcji wczci dotyczcej zarzdzania uytkownikami lub brak takich potrzeb
zgaszanych przez pracownikw oraz administratorw wojewdzkich. Powysze skutkowao
brakiem moliwoci korzystania przez pracownikw ze strefy wewntrznej PIU.
W wyniku realizacji Projektu Emp@tia, system eBON (sucy do prowadzenia wurzdach
wojewdzkich rejestru organizatorw oraz orodkw, wktrych mog by organizowane
turnusy dla osb niepenosprawnych, refundowane ze rodkw Pastwowego Funduszu Osb
Niepenosprawnych), zosta zastpiony moduem eBON uruchomionym naportalu Emp@tia.
Pozalogowaniu si poprzez wewntrzn stref PIU, uytkownicy (pracownicy urzdw wojewdzkich)
mieli moliwo dodawania, usuwania lub modyfikacji danych poszczeglnych podmiotw
wcentralnym rejestrze organizatorw turnusw rehabilitacyjnych irejestru orodkw organizujcych
takie turnusy dla osb niepenosprawnych. We wszystkich skontrolowanych urzdach wojewdzkich
wyznaczeni pracownicy posiadali uprawnienia dostpu do moduu eBON.
8. Systemy CAS iAdopcja
Wszystkie objte kontrol jednostki miay dostp do CAS poprzez stron internetow144. Aplikacja
ta zostaa udostpniona produkcyjnie od 1stycznia 2014r.145 iobsugiwaa wkontrolowanym przez
NIK okresie m.in. sprawozdawczo zobszarw: pomoc spoeczna, wspieranie rodziny isystem
pieczy zastpczej, wiadczenia rodzinne, fundusz alimentacyjny iopieka nad dzieckiem do lat 3.
Gromadzia ona wybrane dane zsystemw dziedzinowych wspierajcych realizacj zada jednostek
administracji rzdowej isamorzdowej (wasnych izleconych), awszczeglnoci pochodzce ze
sprawozda resortowych, jednorazowych idanych jednostkowych tzw. zbiorw centralnych dot.
pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych, funduszu alimentacyjnego. CAS umoliwiaa import
zbiorw centralnych (wygenerowanych zsystemu dziedzinowego) oraz weryfikacj danych zbioru
centralnego, a take posiadaa funkcjonalno sprawdzenia poprawnoci wypenionego formularza.
Utworzenie jednego narzdzia obsugujcego procesy sprawozdawcze wobszarze zabezpieczenia
spoecznego irodziny (wczeniej funkcjonoway trzy systemy: Statystyczna Aplikacja Centralna,
QuickStat isFundusz), miao uproci dziaania dotyczce sprawozdawczoci iograniczy koszty
utrzymania systemw sprawozdawczych.
Rwnie dostp do aplikacji Adopcja wydzielonej wramach Projektu Emp@tia ze Statystycznej
Aplikacji Centralnej, odbywa si poprzez stron internetow146. We wszystkich skontrolowanych
ROPS i urzdach marszakowskich wyznaczono na prob Ministerstwa tzw. liderw,
odpowiedzialnych za wspieranie wdraania systemu teleinformatycznego do obsugi procedur
przysposobienia worodkach adopcyjnych. Dostawca systemu Adopcja udostpni uytkownikom
w2013r. jego wersj testow. Ministerstwo podjo dziaania narzecz aktualizacji rejestracji zbioru
danych osobowych dotyczcych postpowania adopcyjnego, ktre miay by przetwarzane
zwykorzystaniem tego systemu, wymagane przepisami art. 41 ust.2 ustawy oochronie danych

144 http://cas.mpips.gov.pl/CAS/Pliki
145 Od 17 marca 2014 r. uruchomiono moduy do obsugi sprawozdawczoci dot. wiadcze rodzinnych, funduszu

62

alimentacyjnego, opieki nad dzieckiem do lat 3 oraz zbiorw centralnych dot. wiadcze rodzinnych i funduszu
alimentacyjnego. CAS zastpia uywane wczeniej aplikacje: Statystyczn Aplikacj Centraln, QuickStat isFundusz
obsugujce odrbnie obszary pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego.
http://adopcja.mpips.gov.pl/ADOPCJA/adopcja
146

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

osobowych. W dniu 22padziernika 2014r. Dyrektor Generalny Ministerstwa zgosia dorejestracji


GIODO zmiany wzbiorze danych osobowych Postpowanie adopcyjne.
W zwizku zplanowanym przetwarzaniem danych osobowych waplikacji Adopcja, rwnie
wszystkie skontrolowane przez NIK ROPS, realizujce zadania zwizane zpostpowaniem
adopcyjnym, dokonay zgoszenia GIODO zmian rejestracji zbiorw danych osobowych. Doczasu
kontroli NIK, rejestracja zgoszonych zbiorw danych osobowych lub zmiany zbiorw uprzednio
zarejestrowanych nie zostay potwierdzone przez GIODO. Z tego powodu administratorzy nie
nadawali pracownikom ww. jednostek147 uprawnie dostpu do ww. aplikacji. Aplikacja ta nie
zostaa udostpniona produkcyjnie przez Ministerstwo, co opisano szerzej wpkt4.3.3 niniejszej
Informacji.
Instrukcje dla uytkownikw ww. aplikacji dostpne byy nastronach internetowych, poprzez
ktre udostpnione zostay te aplikacje. Ponadto Ministerstwo przekazywao jednostkom poprzez
komunikator wCAS informacje iinstrukcje dotyczce obsugi tych aplikacji, a take procedury
obsugi zgosze serwisowych.
3.3.3. Wykorzystanie systemw informatycznych oraz udostpnionych funkcjonalnoci
1. Wykorzystanie danych zgromadzanych wCBB
W kontrolowanym przez NIK okresie ograniczone byo wykorzystanie przez pracownikw jednostek
terenowych danych gromadzonych wCBB. Do koca 2014r. liczba dokonanych przez pracownikw
JOPS oraz urzdw administracji publicznej weryfikacji tosamoci osb zarejestrowanych
wsystemach dziedzinowych zdanymi osb wystpujcych wCBB (tzw. weryfikacja tosamoci
osb wCBB) wyniosa jedynie 368. Do 30listopada 2015r. odnotowano 2577 takich weryfikacji,
tj.mniej ni liczba JOPS wPolsce. W zwizku zbrakiem regulacji prawnych dotyczcych moliwoci
udostpniania przez Ministra informacji zawartych wrejestrach centralnych (prowadzonych
napodstawie art. 23 ust.4a ustawy opomocy spoecznej, art. 23 ust.8 ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz 15 ust.8 a ustawy opomocy osobom uprawnionym do alimentw) usuga
weryfikacji wCBB pobierania wiadcze winnych jednostkach, udostpniona zostaa przez
Ministerstwo dopiero od 1stycznia 2016r., tj.po wejciu wycie przepisw ustawy ozmianie ustawy
owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw. Brak byo zatem do tego czasu moliwoci
sprawdzenia przez pracownikw JOPS przy wykorzystaniu utworzonej wramach Projektu usugi,
czy osoba wnioskujca oprzyznanie wiadczenia, nie pobiera go ju winnej jednostce, co miao
ogranicza moliwo wyudzania wiadcze.
Wedug informacji przekazanych NIK przez Ministerstwo, po udostpnieniu ww. usugi, pracownicy
jednostek terenowych dokonali wokresie od 1stycznia do 31marca 2016r. 1035 weryfikacji wCBB
pobierania przez beneficjentw wiadcze winnych jednostkach.
2. Weryfikacja oraz pozyskiwanie przez pracownikw jednostek terenowych danych
wsystemach zewntrznych
JOPS oraz urzdy administracji publicznej, ktre podczyy systemy dziedzinowe do CSIZS
wbardzo niewielkim stopniu korzystay zudostpnionych wtych systemach funkcjonalnoci
weryfikacji ipozyskiwania danych zinnych ewidencji irejestrw publicznych prowadzonych
147 Administratorom, ktrzy posiadali uprawnienia wprowadzenia uytkownikw aplikacji Adopcja uprawnienia nadao
Ministerstwo.

63

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

wformie elektronicznej. Wprawdzie procent podczonych jednostek, ktre podjy prby


weryfikacji danych wsystemach zewntrznych systematycznie wzrasta (z 9% wdniu zakoczenia
realizacji Projektu do 30% nakoniec 2014r. oraz 52% nadzie 30listopada 2015r.), to NIK zwraca
uwag, e 48% podczonych jednostek do 30listopada 2015r. wogle nie podjo takich
prb.
Wykres nr5
Liczba jednostek podczonych do CSIZS oraz kierujcych poprzez systemy dziedzinowe zapytania dotyczce
weryfikacji lub pozyskania danych zsystemw zewntrznych
3004

do 30.11.2015r.

1561

2896

do 30.06.2015r.

1116

2665

do 31.12.2014r.

809

855

do 30.06.2014r.

jednostki podczone do CSIZS

222

w tym weryfikujce dane w rejestrach zewntrznych

69

do 14.02.2014r.

6
0

500

1000

1500

2000

Liczba jednostek

2500

3000

3500

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

Zrnicowany by poziom wykorzystywania usug weryfikacji ipozyskiwania danych zsystemw


zewntrznych zarwno wrd poszczeglnych rodzajw JOPS, jak i w poszczeglnych
wojewdztwach. Do30listopada 2015r. prby weryfikacji danych wsystemach zewntrznych
podjy zaledwie 4 z 16 ROPS (25%), co najmniej 10 zapyta skierowao w tym czasie
zwykorzystaniem udostpnionych interfejsw jedynie 2,2% PCPR oraz 33,3% OPS. Podkreli
rwnie naley, e w11 wojewdztwach PCPR praktycznie nie korzystay zudostpnionych
funkcjonalnoci.

64

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Mapa nr3
Procent jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej, zktrych kierowane byy do 30listopada 2015r.
poprzez CSIZS zapytania dotyczce pozyskania lub weryfikacji danych wsystemach zewntrznych148
0%
39,8%

0%

5,6%

51,7%

43,9%

7,1%
17,8%

0%
43,1%
0%

0%

Procent weryfikacji

2,7%

24,3%

32,9%

0% - 25%
25% - 30%

29,5%
4,8%

30% - 35%

28,8%

40% - 45%

19,7%

0%
31,4%

35% - 40%

0%
0%

27,3%
38%

44,1%
0%
43,7%

0%
35,7%

Rodzaje podmiotw:

0%
32,5%

MIN
PCPR'y
OPS'y:

0%
17,8%

MAX
27,3%
51,7%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

Spord 18 skontrolowanych przez NIK JOPS oraz urzdw, w13 znich (72,2%) pracownicy do
czasu kontroli nie podjli dziaa wcelu praktycznego zapoznania si zfunkcjonalnociami
udostpnionymi wsystemach dziedzinowych wwyniku realizacji Projektu Emp@tia, pod
wzgldem moliwoci ich wykorzystywania podczas zaatwiania spraw inie dokonywali
prb weryfikacji danych wsystemach zewntrznych. Jako przyczyny powyszego zaniechania
kierownicy ipracownicy skontrolowanych jednostek wskazywali: brak informacji okoniecznoci
wykorzystywania udostpnionych funkcjonalnoci, brak szkole, nieprawidowe dziaanie
funkcjonalnoci weryfikacji danych, brak takiej potrzeby, korzystanie zwyszukiwarki dostpnej
nastronie CEIDG lub KRS, a take pozyskiwanie informacji przy wykorzystaniu Samorzdowej
Elektronicznej Platformy Informacyjnej (SEPI) lub poprzez wymian korespondencji przy uyciu
elektronicznej skrzynki podawczej.
yy W OPS wKozowie trwajce prace wdroeniowe systemw dziedzinowych powodoway, naprzemienne
dziaanie lub niedziaanie funkcjonalnoci weryfikacji danych wsystemach zewntrznych. Zniechcao to
pracownikw do podejmowania prb ich wykorzystania. Nieprawidowoci byy zgaszane nabieco dostawcy
systemw dziedzinowych, ktry informowa, i niedziaajce funkcjonalnoci zostan poprawione wkolejnych
aktualizacjach oprogramowania. W OPS wKrasnem pomimo potwierdzenia przy podczeniu systemw
dziedzinowych do CSIZS gotowoci jednostki do rozpoczcia obsugi spraw zzakresu zabezpieczenia spoecznego
wtrybie elektronicznym zwykorzystaniem narzdzi CSIZS, do czasu kontroli NIK, tj.przez 15 miesicy od
podczenia nie dokonano podczas rozpatrywania spraw adnej weryfikacji danych wsystemach zewntrznych
zwykorzystaniem funkcjonalnoci dostpnych wsystemach dziedzinowych. W PCPR wZambrowie od
podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS wdniu 8sierpnia 2014r. do 4grudnia 2015r. przeprowadzono
cztery prby weryfikacji danych dwch beneficjentw zwykorzystaniem udostpnionych funkcjonalnoci wcelu
zapoznania si zich dziaaniem, przy czym pierwszej weryfikacji dokonano po upywie 417 dni od podczenia.
Jako przyczyn wskazano brak jakichkolwiek szkole oraz obaw przed nieprawidowym wysaniem zapyta,
co mogoby skutkowa zablokowaniem tych funkcjonalnoci. WROPS Kielce do pozyskana informacji od
innych organw iinstytucji wykorzystywano elektroniczn skrzynk podawcz, co skracao czas pozyskania
niezbdnych danych iinformacji oraz ograniczao koszty korespondencji. WROPS Biaystok niekorzystanie
148 W analizie uwzgldniono tylko te jednostki, ktre skieroway, co najmniej 10 zapyta.

65

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

zweryfikacji danych wsystemach zewntrznych tumaczono m.in. obaw owiarygodno pozyskanych t


drog danych, poniewa wtoku rozpatrywania spraw ujawniono przypadki rozbienoci pomidzy danymi
pozyskanymi wformie pisemnej odpozyskanych wformie elektronicznej.

Wedug informacji przekazanych NIK przez Ministerstwo, do koca I kw. 2016r. zusug weryfikacji
danych wsystemach zewntrznych skorzystao 2812 z3037 podczonych do CSIZS jednostek,
tj.92,6%.
W ramach Projektu Emp@tia zaplanowano, wykonano iuruchomiono interfejs do AC Rynek Pracy
aplikacji gromadzcej dane obezrobotnych. Cz funkcjonalnoci pozyskiwania iweryfikacji
danych wtym systemie, pokrywaa si zmoliwociami oferowanymi przez platform SEPI,
wdraan wpowiatowych urzdach pracy, ktrej budow rozpoczto w2005r. Pomimo trwajcych
prac nad utworzeniem wramach CSIZS interfejsu do AC Rynek Pracy, wdniu 15maja 2013r.
wczesny Minister zobowiza Departament Informatyki Ministerstwa do wdroenia, wramach
budowy SEPI, dwukierunkowej wymiany danych napoziomie lokalnym (powiat-gminy), pomidzy
powiatowymi urzdami pracy aJOPS znajdujcymi si naterenie tego samego powiatu. rodki
finansowe naten cel, wkwocie 6294,9tys.z, zostay zabezpieczone wramach Funduszu Pracy149.
Dyrektor Departamentu Informatyki wyjani, e za realizacj SEPI przemawiay: 1/odcienie
systemw centralnych od wymiany danych wramach tego samego powiatu; 2/moliwo wymiany
informacji take zinnymi jednostkami administracji powiatowej (np.zsdami, policj); 3/ moliwo
okrelenia zakresu danych podlegajcego wymianie, ktry wCBB jest ustalony istay.
Wszystkie skontrolowane OPS i2 PCPR, dane dotyczce bezrobotnych pozyskiway przy
wykorzystaniu SEPI. Za jej pomoc skieroway wlatach 20142015 od 148 do 1834 zapyta.
adna ztych jednostek nie wykorzystywaa wtym czasie, wcelu pozyskania informacji
obezrobotnych, dostpnej poprzez system dziedzinowy funkcjonalnoci weryfikacji
danych wAC Rynek Pracy. Jako przyczyn korzystania zSEPI, a nie zdanych wsystemie ACRynek
Pracy, wskazywano lepsz funkcjonalno tej platformy, szerszy zakres moliwych dopozyskania
informacji oraz jej wczeniejsze udostpnienie. Podkrelenia wymaga jednak, e SEPI umoliwiaa
pozyskanie danych zpowiatowego urzdu pracy zgodnie zwaciwoci miejscow, natomiast
system AC Rynek Pracy pozwala napozyskanie danych obeneficjencie przekazanych do tego
systemu przez publiczne suby zatrudnienia zterenu caego kraju.
W powyszym zakresie NIK zwraca uwag, e zasadnym jest denie do unifikacji icentralizacji
procesw udostpniania ipozyskiwania danych zobszaru pracy wformie elektronicznej zjednej
bazy referencyjnej, umoliwiajcej uzyskanie przez waciwe organy wszystkich informacji
niezbdnych do rozpatrzenia sprawy, a nie udostpnianie wielu narzdzi umoliwiajcych dostp
do danych ozrnicowanej szczegowoci oraz narnych poziomach (lokalnym lub krajowym).
Znikoma bya rwnie wkontrolowanym przez NIK okresie liczba dokonanych weryfikacji
danych wsystemach zewntrznych. Szczegowe dane oliczbie dokonanych weryfikacji
wposzczeglnych systemach irejestrach publicznych przedstawiono wponiszej tabeli.

66

149 Ministerstwo nie posiadao informacji okwocie faktycznie wydatkowanej nato zadanie przez powiatowe urzdy pracy.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Tabela nr3
Weryfikacje danych dokonane przez uytkownikw systemw dziedzinowych wsystemach zewntrznych
Lp. Wyszczeglnienie

Liczba dokonanych weryfikacji (narastajco do)


14.02.2014r. 30.06.2014r. 31.12.2014r. 30.06.2015r. 30.11.2015r. 31.12.2015r.

31.03.2016r.

1.

PESEL

32

1 277

5 960

11 679

18 894

21 413

85 276

2.

CEIDG

25 227

68 365

75 544

76 302

81 114

3.

KRS

52

252

306

1 640

4.

EKSMOoN

106

365

1 118

2 564

23 267

5.

CEPIK kierowcy

6.

CEPIK pojazdy

7.

AC Rynek Pracy

355

2 769

5 096

15 952

19 688

67 636

8.

KSI ZUS

1 148

13 074

26 774

202 230

9.

System MF
cznie

11 954

19 219

255 415

32

1 632

34 071

86 705

136 788

166 266

716 578

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

rednia liczba zapyta do systemw zewntrznych przesanych przez jedn jednostk (spord
tych, ktre podjy takie prby), wyniosa do 30listopada 2015r. zaledwie 88. Wskontrolowanych
przez NIK jednostkach (ktre dokonyway weryfikacji), ich liczba wahaa si od 2do 102, awobjtej
kontrol prbie spraw, zaledwie w2150 jednostkach, wykorzystano przy ich rozpatrywaniu dane
pozyskane zsystemw zewntrznych, gwnie PESEL. Uzyskanie danych zsystemw zewntrznych
nie byo moliwe dla dowolnej osoby, tylko dla osb, ktrych sprawy byy rozpatrywane
iwprowadzone do systemu dziedzinowego.
Na niewielkie wykorzystanie tych usug wkontrolowanym przez NIK okresie, wpyw miao rwnie
udostpnianie interfejsw do poszczeglnych systemw dopiero wtrakcie 2014r. i2015r.
(coopisano wpkt4.3.2 niniejszej Informacji), a take brak potrzeby korzystania zniektrych
rodzajw informacji przy rozpatrywaniu spraw. Istotne zwikszenie wykorzystania udostpnionych
usug nastpio wI kw. 2016r., tj.po wejciu wycie ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz niektrych innych ustaw. Liczba dokonanych wtym czasie zapyta bya ponad
trzykrotnie wysza od skierowanych zsystemw dziedzinowych od uruchomienia interfejsw do
koca 2015r. (wzrost o331%).
Dyrektorzy PCPR wskazywali naniewielk liczb spraw rozpatrywanych wtych jednostkach
wobszarze pomocy spoecznej (do obsugi ktrego system dziedzinowy podczony by do CSIZS),
a brak moliwoci pozyskiwania informacji drog elektroniczn wodniesieniu do istotniejszej
sfery ich dziaalnoci, tj.realizacji spraw zobszaru wsparcia rodziny isystemu pieczy zastpczej
oraz rehabilitacji spoecznej izawodowej osb niepenosprawnych. Kierownicy kontrolowanych
jednostek zwracali take uwag m.in. nabrak niezbdnej informacji ostopniu niepenosprawnoci
winformacji uzyskiwanej zsystemu EKSMOoN oraz daty od kiedy osoba jest niepenosprawna,
rozbienoci pomidzy posiadanym przez dan osob orzeczeniem oniepenosprawnoci,
adanymi uzyskiwanymi zww. systemu; dugi okres oczekiwania nainformacje zsystemu ZUS,
konieczno wskazania czy beneficjent rozlicza si samodzielnie czy wsplnie zinn osob przy
weryfikacji danych odochodach, brak aktualnych danych obezrobotnych wAC Rynek Pracy oraz
niewystarczajce dane wtym systemie do rozpatrzenia sprawy (brak daty rejestracji osoby jako
bezrobotnej oraz informacji owysokoci przyznanego wiadczenia/zasiku).

150 ROPS Kielce iOPS Krasne. Odsetek takich spraw wbadanej przez NIK prbie wynis 27% i3%.

67

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

yy W PCPR wacucie od chwili podczenia systemu dziedzinowego zobszaru pomoc spoeczna do CSIZS, tylko
jeden podopieczny tej jednostki korzysta ze wiadcze pomocy spoecznej ijak wyjaniono nie byo potrzeby
korzystania zweryfikacji danych wsystemach zewntrznych.

Wedug informacji udzielonych NIK przez niekontrolowane jednostki wgrudniu 2015r.,


w48,6% systemw dziedzinowych wykorzystywanych przez te jednostki nie uywano adnej
zudostpnionych wtych systemach usug weryfikacji danych wrejestrach publicznych
iinnych systemach informatycznych, a w17,1% wykorzystywano tylko jedn znich. Jedynie
w26,7% systemw dziedzinowych korzystano ztrzech lub wicej udostpnionych funkcjonalnoci.
Spord udzielonych NIK odpowiedzi dotyczcych wykorzystywania poszczeglnych
funkcjonalnoci pozyskiwania lub weryfikacji danych wsystemach zewntrznych, udostpnionych
poprzez systemy dziedzinowe, najczciej wskazywano, i przyczynami nieuywania tych
usug by brak informacji osposobie korzystania znich (34,3% odpowiedzi), niedziaanie lub
nieprawidowe ich dziaanie (28,1%) ibrak obowizku ich wykorzystania (24,3%).
Wedug informacji uzyskanych przez NIK zniekontrolowanych jednostek wlutym imarcu 2016r.,
tj.po wejciu wycie zdniem 1stycznia 2016r. znowelizowanych przepisw ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz ustawy opomocy osobom uprawnionym do alimentw, zobowizujcych organy do
samodzielnego uzyskania informacji151 od innych organw oraz zrejestrw publicznych, wyszy
by poziom wykorzystania przez jednostki udostpnionych usug weryfikacji danych
wsystemach zewntrznych. Ju tylko 16% jednostek, ktre przekazay informacje NIK wskazao,
e nie korzystao zadnej usugi weryfikacji, a 66,8%, ekorzystao przy rozpatrywaniu spraw
ztrzech lub wicej usug weryfikacji danych wsystemach zewntrznych. Podkreli jednak
naley, e spord udzielonych NIK wtym czasie odpowiedzi dotyczcych wykorzystywania
poszczeglnych usug udostpnionych poprzez systemy dziedzinowe, najczciej wskazano,
iprzyczynami ich niewykorzystywania byo niedziaanie lub nieprawidowe ich dziaanie
(21,2%), brak informacji osposobie korzystania znich (10%) oraz brak obowizku korzystania
zudostpnionych funkcjonalnoci (9,4% obowizku takiego nie wprowadzono wobszarze
pomocy spoecznej). W16,5% odpowiedzi wskazano nainne niewymienione przyczyny.

151 1/o dochodzie podlegajcym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osb fizycznych; 2/o wieku istanie cywilnym

68

czonkw rodziny; 3/ owysokoci skadek naubezpieczenie zdrowotne, wtym informacji owysokoci skadek od
poszczeglnych patnikw iokresach opacania przez nich tych skadek; 4/ ozgoszeniu do ubezpiecze spoecznych; 5/
olegitymowaniu si odpowiednim orzeczeniem oniepenosprawnoci.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Wykres nr6
Wykorzystanie udostpnionych usug pozyskiwania iweryfikacji danych wsystemach informatycznych
irejestrach publicznych wformie elektronicznej przez jednostki, ktre przekazay informacje NIK wgrudniu
2015r. oraz lutym imarcu 2016r.

26,7%

grudzie 2015 r.
nie korzystano z adnej weryfikacji

48,6%

korzystano z jednej weryfikacji


korzystano z dwch weryfikacji
korzystano z trzech i wicej weryfikacji

7,6%

17,1%

16,0%
luty/marzec 2016 r.

8,3%

nie korzystano z adnej weryfikacji


korzystano z jednej weryfikacji
korzystano z dwch weryfikacji

8,9%

korzystano z trzech i wicej weryfikacji

66,8%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

69

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Wykres nr7
Odsetek oraz przyczyny niewykorzystywania udostpnionych usug pozyskiwania lub weryfikacji danych
wsystemach informatycznych irejestrach publicznych wformie elektronicznej przez jednostki, ktre przekazay
informacje NIK wgrudniu 2015r. oraz lutym imarcu 2016r.
40%

34,3%
grudzie2015r.
30%

luty/marzec2016r.

28,1%

24,3%
21,2%
20%
16,5%
13,4%

10%

10,0%

9,4%

3,2%

0%

brak
informacji
o sposobie
korzystania

niedziaanie
lub nieprawidowe
dziaanie
funkcjonalnoci

3,3%

uzyskiwane poprzez
system informacje
s niewystarczajce
do zaatwienia sprawy

3,9%

5,4%

uzyskiwane
poprzez system
informacje
s zbdne do
zaatwienia
sprawy

brak obowizku
korzystania
z udostpnionej
funkcjonalnoci

inne

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Szczegowe wyniki analiz informacji uzyskanych zniekontrolowanych jednostek zamieszczono


wzaczniku nr6.2.2 do niniejszej informacji.
We wszystkich skontrolowanych przez NIK jednostkach, pomimo podczenia systemw
dziedzinowych do CSIZS imoliwoci wykorzystania czci usug weryfikacji danych wsystemach
zewntrznych, osoby ubiegajce si oudzielenie pomocy nadal byy zobowizane do
dostarczenia dokumentw niezbdnych do rozpatrzenia sprawy. Wedug informacji
udzielonych NIK przez niekontrolowane jednostki, po udostpnieniu funkcjonalnoci zwizanych
zmoliwoci weryfikacji danych wnioskodawcw wsystemach zewntrznych, w29,1% tych
jednostek dokumenty niezbdne do rozpatrzenia sprawy nadal dostarczali wnioskodawcy, ale
w49,5% dostarczali ju tylko cz dokumentw dotyczcych danych, ktrych pozyskanie nie byo
moliwe zsystemw zewntrznych. Podkreli jednak naley zmiany wtym zakresie po wejciu
wycie przepisw ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych
ustaw, jakie wynikaj zudzielonych NIK informacji. Spord jednostek, ktre przekazay informacje
wlutym imarcu 2016r., wnioskodawcy byli zobowizani do przedkadania wszystkich niezbdnych
dokumentw w16,6% znich (wczeniej w42,1%), ajedynie czci dokumentw w63,1% (wczeniej
35,4%).
NIK zwraca uwag, e zgodnie zart. 220 1 pkt2 lit b ic ustawy zdnia 14 czerwca 1960r. Kodeks
postpowania administracyjnego152, organ administracji publicznej nie moe da zawiadczenia
ani owiadczenia napotwierdzenie faktw lub stanu prawnego, jeeli moliwe sdo ustalenia
przez organ napodstawie rejestrw publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do

70

152 Dz.U. z2016r. poz. 23.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

ktrych organ ma dostp wdrodze elektronicznej nazasadach okrelonych wprzepisach ustawy


oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne albo wymiany informacji
zinnym podmiotem publicznym nazasadach okrelonych wprzepisach oinformatyzacji dziaalnoci
podmiotw realizujcych zadania publiczne. Ponadto zgodnie zart.77 1 tego Kodeksu, organ
administracji publicznej jest obowizany wsposb wyczerpujcy zebra irozpatrzy cay materia
dowodowy. Zatem dla dochowania naleytej starannoci powinien rwnie wykorzysta wtym celu
moliwo pozyskania danych zgromadzonych winnych systemach irejestrach, do ktrych posiada
dostp poprzez narzdzia elektroniczne lub weryfikowa rzetelno danych uzyskanych od strony
wtoku prowadzonego postpowania.
W jednej153 ze skontrolowanych jednostek ujawniono przypadki nieodnotowywania przez systemy
dziedzinowe informacji odokonanych przez pracownikw weryfikacjach lub oich wynikach,
pomimo i taki wymg zosta okrelony przez Ministra dla systemw dziedzinowych. Powysze nie
zapewniao dokumentowania procesu pozyskiwania materiau dowodowego przez pracownikw
oraz ewidencjonowania dowodw pozyskanych wtoku postpowania administracyjnego
zwykorzystaniem narzdzi elektronicznych.
3. Wykorzystanie terminali mobilnych
Ze wzgldu nabrak niezbdnych regulacji prawnych umoliwiajcych przeprowadzanie
wywiadw rodowiskowych wpostaci elektronicznej, zakupione wramach Projektu Emp@tia
terminale mobilne, nie mogy by wykorzystywane przez pracownikw socjalnych
do przeprowadzania wywiadw. Jak ju wczeniej wspomniano pomimo zakupu terminali oraz
ich oprogramowania iprzekazania sprztu do uywania przez OPS, wMinisterstwie nie zapewniono
przygotowania zodpowiednim wyprzedzeniem projektw niezbdnych zmian przepisw prawa.
Prace wtym zakresie rozpoczto dopiero naok. 6 miesicy przed terminem zakoczenia Projektu
Emp@tia, a brzmienie przepisw art. 107 ust.5g-5h ustawy opomocy spoecznej, wprowadzajcych
moliwo iregulujcych zasady prowadzenia wywiadu rodowiskowego wpostaci elektronicznej,
za pomoc systemu teleinformatycznego, udostpnianego bezpatnie przez ministra waciwego
do spraw zabezpieczenia spoecznego, ustalono dopiero ustaw ozmianie ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz niektrych innych ustaw. Wejd one wycie zdniem 11wrzenia 2016r., czyli
po upywie niemal 3 lat od zakupu terminali. Do tego czasu upyn 34 z48 miesicy gwarancji
udzielonej przez dostawc naten sprzt.
W dniu 18lipca 2014r. Ministerstwo wystosowao do JOPS pismo zinformacj, aby do czasu
wejcia wycie zmian wustawie opomocy spoecznej oraz przepisw wykonawczych dotyczcych
przeprowadzania wywiadu rodowiskowego wformie elektronicznej, wmiar posiadanych
moliwoci wprowadza do systemu dziedzinowego za porednictwem terminali wywiady
zebrane wformie papierowej. Miao to umoliwi wstpn walidacj danych zwywiadu.
Ponadto wedug wyjanie Dyrektora Departamentu Informatyki Ministerstwa, dziki takiemu
rozwizaniu pracownicy jednostek mogli zweryfikowa funkcjonalno aktualnie dostpnej
wersji oprogramowania terminali mobilnych wwarunkach zblionych do wystpujcych podczas
rejestracji wywiadu wterenie, wychwyci wystpujce wniej niedogodnoci ibraki oraz przekaza
uwagi oraz postulowane zmiany majce nacelu ulepszenie dziaania oprogramowania terminali
mobilnych.
153 OPS Goleniw.

71

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

NIK zwraca uwag, e rwnie stopie wykorzystania terminali do rejestracji wywiadw


przeprowadzonych wpostaci papierowej, wcelu ich przeniesienia do systemu dziedzinowego,
by niewielki. Wedug wynikw ankiety przekazanej do Ministerstwa przez 1547 JOPS wlutym
2015r. (wygenerowanej zuywanych systemw dziedzinowych), wywiady rodowiskowe
zwykorzystaniem terminali zostay zarejestrowane jedynie przez 227 jednostek woglnej liczbie
1537. Ministerstwo nie dysponowao danymi owykorzystaniu terminali wpniejszym okresie.
Podkreli rwnie naley, e jakkolwiek liczba zarejestrowanych uytkownikw TM ogem
nadzie 30listopada 2015r. wynosia 7685, to jedynie 3905 (50,8%) byo uytkownikami
uprawnionymi do ich uywania154. W tym czasie zaledwie 24 zzarejestrowanych terminali
posiaday wane haso dostpu umoliwiajce ich wykorzystywanie, co rwnie potwierdza
niewykorzystywanie tych urzdze. Do czasu kontroli NIK Ministerstwo nie korzystao
zokrelonego wumowach uyczenia prawa do kontroli wykorzystania ww. sprztu.
Spord objtych kontrol NIK 6 OPS, ktre otrzymay ogem 9 terminali mobilnych, wadnym
ztych orodkw pracownicy nie wykorzystywali ich zgodnie zprzeznaczeniem, tj.nie
przeprowadzali przy ich wykorzystaniu wywiadw rodowiskowych. Nie wykorzystywano
rwnie tych urzdze do wprowadzenia, do systemu dziedzinowego danych zwywiadw
przeprowadzonych wpostaci papierowej. Jako przyczyny nieuywania TM wskazano: brak szkole
oraz dostatecznych umiejtnoci technicznych pracownikw do obsugi OTM, czasochonne
pobieranie danych do wywiadu rodowiskowego zsystemu dziedzinowego do terminala,
dodatkow pracochonno zwizan zwprowadzaniem danych zwywiadw przeprowadzonych
wformie papierowej do terminali, obaw przed utrat lub uszkodzeniem sprztu, niewielkie
rozmiary ekranu iklawiatury, utrudniajce zapisywanie iodczytywanie danych, brak myszki, brak
moliwoci wydrukowania wywiadu sporzdzonego naterminalu. Ponadto zwrcono uwag
nabrak moliwoci poczenia terminala on-line zsystemem dziedzinowym wcelu sprawdzenia
istotnych danych podczas przeprowadzania wywiadw rodowiskowych, niewystarczajc
wielko pamici operacyjnej lub wydajno procesora skutkujce zawieszaniem systemu podczas
wprowadzania danych, automatyczne znikanie wywiadu zterminala mobilnego po jego wysaniu
do systemu dziedzinowego, przy jednoczesnym niedokonaniu aktualizacji danych wsystemie
dziedzinowym, co skutkowao utrat danych zprzeprowadzonego wywiadu.
Pomimo niewykorzystywania terminali, skontrolowane jednostki obejmoway otrzymany sprzt
wymaganym umowami uyczenia ubezpieczeniem iadna znich nie skorzystaa zmoliwoci
zwrotu otrzymanych terminali.
Wedug informacji pozyskanej przez NIK wgrudniu 2015r. oraz wlutym iw marcu 2016r. od
1682 niekontrolowanych jednostek posiadajcych terminale, zaledwie w41 znich (2,4%), podjto
prby sprawdzenia ich dziaania iwykorzystania tego sprztu do wprowadzenia do systemw
dziedzinowych wynikw przeprowadzonych rodzinnych wywiadw rodowiskowych. Wlatach
20142016155 liczba takich wywiadw zarejestrowanych zuyciem terminali wyniosa ogem
1211156.

154 Uytkownicy niezablokowani oraz posiadajcy wane haso dostpu do TM


155 Do czasu przekazania informacji NIK.
156 W 39 jednostkach liczba wywiadw sporzdzonych zuyciem terminali nie przekroczya 10, a jedynie 2 znich poday, e

72

sporzdziy zwykorzystaniem tych urzdze powyej 300 wywiadw.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Najczstsz wskazywan przez jednostki przyczyn niepodejmowania prb wykorzystania terminali


mobilnych do przeprowadzania wywiadw rodowiskowych, by brak regulacji prawnych wtym
zakresie (wskazao j 58,9% jednostek). Pokreli jednak naley, e drug znajczciej podawanych
przyczyn by brak niezbdnej wiedzy do obsugi oprogramowania terminali (wskazao j 38,9%
jednostek).
4. Wykorzystanie portalu informacyjno-usugowego
Najbardziej rozpoznawalnym produktem Projektu Emp@tia jest PIU, ktry udostpnia
informacje dotyczce obszaru zabezpieczenia spoecznego oraz usugi m.in. skadania wnioskw
elektronicznych. Do 30listopada 2015r. zarejestrowano 468318 wej naten portal. Podkreli
jednak naley, e a wponad 46% odwiedzin portalu, uytkownicy zapoznali si tylko
zestron gwn, nie korzystajc zinformacji lub usug udostpnionych natym portalu.
Szczegowe dane dotyczce wykorzystania tego portalu zamieszczono wponiszym zestawieniu.
Tabela nr4
Wykorzystanie portalu informacyjno-usugowego Emp@tia
Lp. Wyszczeglnienie
1.

Sesje naportalu
Emp@tia Licznik
odwiedzin strony

2.

Liczba
uytkownikw
(na podstawie
plikw cookie)

do 14.02.2014r. do 30.06.2014r. do 31.12.2014r. do 30.06.2015r.

do 30.11.2015r.

11 105

144 377

237 811

379 977

468 318

7 591

96 901

154 322

234 272

290 038

3.

Liczba odson
(liczba podstron
odwiedzonych
przez uytkownikw)

52 547

823 246

1 214 744

2 161 667

2 535 432

4.

rednia liczba
podstron otwartych
podczas jednej sesji

4,73

5,70

5,11

5,69

5,41

5.

redni czas trwania


sesji (min)

03:58

05:05

04:36

05:17

05:00

6.

Wspczynnik
odrzuce
(% zakoczenie
sesji po zapoznaniu
si ze stron
gwn)

42,56

42,59

45,91

45,17

46,69

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

Take wyniki badania ankietowego przeprowadzonego przez NIK (opisanego wpkt6.2.1 Informacji),
wskazuj naniewielkie zainteresowanie iwykorzystanie tego portalu przez klientw JOPS. Jedynie
23 spord ankietowanych (3,9%) podao, e korzystao ztego portalu. Ponad 44% osb,
ktre wskazay, e syszay oportalu Emp@tia, napytanie czy jest on dla nich przydatny zaznaczyo
odpowied nie mam zdania, a 27% e nie.
PIU obejmowa rwnie stref informacji iusug dostpn jedynie dla zalogowanych uytkownikw
(stref wewntrzn PIU). Wedug wyjanie Dyrektora Departamentu Informatyki Ministerstwa,
na PIU zostay zrealizowane nastpujce dodatkowe funkcjonalnoci przeznaczone dla
zalogowanych uytkownikw: 1/zamieszczanie artykuw wstrefie wewntrznej portalu (dla
uytkownikw majcych przypisan rol redaktora) widocznej dla uytkownikw majcych

73

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

przypisan rol czytelnika; 2/modu ankiet skierowanych do grup pracownikw (zalogowanych


uytkownikw majcych przypisan wskazan wankiecie rol. Ponadto przygotowano:
a/forum pracownikw (zalogowanych uytkownikw), zmoliwoci podziau naobszary
ikategorie; b/modu sond skierowanych do grup pracownikw (zalogowanych uytkownikw
majcych przypisan wskazan wsondzie rol) oraz c/komunikator do wymiany informacji
midzy pracownikami (zalogowanymi uytkownikami), jednak departamenty merytoryczne
Ministerstwa nie wyraziy zgody naich udostpnienie produkcyjne. Ministerstwo nie
dysponowao danymi natemat liczby logowa pracownikw JOPS do wewntrznej strefy PIU.
Wadnej zobjtych kontrol JOPS pracownicy, ktrym nadano uprawnienia dostpu do tej strefy
PIU nie korzystali zniej. Jako przyczyny wskazywali nieposiadanie wiedzy omoliwoci korzystania
ztej sfery portalu lub brak nanim innych istotnych informacji, anieli te dostpne naPIU dla
uytkownikw niezalogowanych (poza ustawieniami kont pracownikw, nie udostpniono tam
dodatkowych informacji ifunkcjonalnoci dedykowanych dla pracownikw, ktrym przydzielono
role czytelnikw wposzczeglnych obszarach).
yy W ROPS wOlsztynie oraz PCPR wNidzicy uytkownicy, ktrym nadano uprawnienia dostpu do strefy
wewntrznej PIU, ani razu nie zalogowali si do tego systemu zpowodu braku wiedzy otakiej moliwoci
lub braku takiej potrzeby. W PCPR wacucie, pracownicy zajmujcy si rozpatrywaniem wnioskw osb
niepenosprawnych, korzystali zPIU wzakresie sprawdzenia podmiotw, posiadajcych wpis wymagany dla
organizatorw turnusw rehabilitacyjnych, byy to jednak dane publicznie dostpne inie wymagay logowania
do wewntrznej strefy PIU.

Jedynie 21,4% jednostek niekontrolowanych, ktre udzieliy NIK informacji, wskazao, i ich
pracownicy, ktrym nadano uprawnienia dostpu do PIU, korzystaj zjego funkcjonalnoci. Jako
przyczyny niekorzystania przez pracownikw zwewntrznej strefy PIU, jednostki najczciej
wskazyway: brak informacji otakiej moliwoci (28,1% jednostek) oraz brak czasu (19,9%).
NIK zwraca uwag, e niezalenie od tego, czy zarejestrowani zgodnie zwymogami opracowanej
przez Ministerstwo instrukcji uytkownicy wJOPS iurzdach korzystali, czy nie korzystali ze
strefy wewntrznej PIU, uwzgldniani byli jako uytkownicy przy pomiarze wskanika rezultatu
nr4Projektu liczba uytkownikw administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego korzystajcych
znowopowstaej platformy komunikacyjnej.
Wszystkie objte kontrol NIK urzdy wojewdzkie korzystay zmoduu eBON doprowadzenia
rejestru organizatorw turnusw rehabilitacyjnych oraz rejestru orodkw, wktrych odbywaj
si takie turnusy. W rejestrach tych udostpnionych naPIU wdniu 30listopada 2015r. ujtych
byo 489organizatorw turnusw i598 orodkw posiadajcych wane uprawnienia do organizacji
takich turnusw. NIK zwraca jednak uwag, e w6 z7 skontrolowanych UW (85,7%) rejestry,
oktrych mowa wart. 10d. ust.1 ustawy zdnia 27sierpnia 1997r. orehabilitacji zawodowej
ispoecznej oraz zatrudnianiu osb niepenosprawnych157 byy prowadzone take wformie papierowej
lub przy wykorzystaniu innych narzdzi elektronicznych. 5 z7 skontrolowanych UW udostpniao
rwnie dane zlokalnie prowadzonych rejestrw naswoich stronach internetowych. Skutkowao to
wprowadzaniem danych dotyczcych orodkw iorganizatorw turnusw rehabilitacyjnych
do dwch ewidencji ipoza szerszym zakresem obowizkw pracownikw, stwarza to rwnie
ryzyko niezapewnienia zgodnoci danych wobu prowadzonych jednoczenie rejestrach.
WPodkarpackim Urzdzie Wojewdzkim, prowadzone rejestry orodkw iorganizatorw turnusw
rehabilitacyjnych zwykorzystaniem moduu eBON iw formie papierowej zawieray dane niezgodne

74

157 Dz.U. z2011r. Nr127, poz. 721, ze zm.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

ze stanem faktycznym. Jak ustalono niektre bdne dane wrejestrze prowadzonym wmodule eBON
byy spowodowane ich migracj zwczeniej uywanego systemu, jednak przed upublicznieniem tych
informacji, nie dokonano sprawdzenia ich rzetelnoci.
Jednym zzaoe Projektu Emp@tia byo umoliwienie obywatelom skadania wnioskw wformie
elektronicznej poprzez portal udostpniony wwyniku realizacji tego Projektu oraz wiadczenie
usug na4 poziomie dojrzaoci158. Do koca 2015r. Ministerstwo udostpnio naPIU jedynie
9wnioskw zobszaru pomoc spoeczna, 3 dotyczce rejestracji obkw iklubw dziecicych
oraz 1 dotyczcy wydania Karty Duej Rodziny159. Dopiero od dnia 1stycznia 2016r., wzwizku
zwejciem wycie ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw,
umoliwiono skadanie wnioskw elektronicznych zobszarw: wiadczenia rodzinne oraz fundusz
alimentacyjny160. Aby zoy wniosek wformie elektronicznej, konieczne byo zarejestrowanie przez
wnioskodawc konta naportalu Emp@tia oraz posiadanie profilu zaufanego naePUAP lub uycie
elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Udostpniona naPIU usuga skadania wnioskw wformie elektronicznej wykorzystywana
bya przez obywateli iprzedsibiorcw wminimalnym zakresie. Wlatach 20142015
zarejestrowano ogem 587 wnioskw, zktrych przesanych zostao do waciwych jednostek
jedynie 346. Jakkolwiek w2015r. liczba wysanych wnioskw (252) wzrosa wstosunku do 2014r.
(94) o168%, to bya wdalszym cigu znikoma. Najmniej wnioskw w2014r. (zaledwie 2) zoono
wczerwcu, a w2015r. (po 5 wnioskw) wlutym iwmarcu. Szczegowe dane wtym zakresie
przedstawiono naponiszym wykresie. Wedug informacji przekazanych NIK przez Ministerstwo,
wI kw. 2016r. zoono ogem 337 wnioskw (z tego 71 wstyczniu, 49 wlutym i217 wmarcu).

158 Pena elektroniczna obsuga sprawy, uwzgldniajca wydanie decyzji.


159 PS-1 wniosek oprzyznanie pomocy spoecznej; PS-2 powiadomienie ozmianie sytuacji yciowej; PS-3 wniosek opomoc

spoeczn dla innej osoby /rodziny; ZS-1 wniosek owydanie zawiadczenia oudzielonej pomocy; ZS-2 wniosek oumorzenie
nalenoci (wczci lub wcaoci), rozoenie naraty spaty nalenoci, odroczenie terminu patnoci, zwolnienie lub zmniejszenie
odpatnoci (w zwizku z nienalenymi wiadczeniami lub wiadczeniami realizowanymi odpatnie); ZS-3 zgoszenie
nieprawidowoci dojednostki terenowej; ZS-4 wniosek ozmian decyzji lub postanowienia; ZS-5 odwoanie od decyzji lub
zaalenie napostanowienie; ZS-6 korespondencja wsprawie do jednostki terenowej; RKZ_1 wniosek owpis do rejestru obkw/
klubw dziecicych; RKZ_2 informacja ozmianie danych wrejestrze obkw/klubw dziecicych; RKZ_3 wniosek owykrelenie
zrejestru obkw/klubw dziecicych; KDR wniosek oprzyznanie Karty Duej Rodziny lub wydanie duplikatu Karty Duej Rodziny.
SR-1
wniosek oustalenie prawa do zasiku rodzinnego oraz dodatkw do zasiku rodzinnego; SR-2 wniosek oustalenie prawa
160
dojednorazowej zapomogi ztytuu urodzenia si dziecka; SR-3 wniosek oustalenie prawa do zasiku pielgnacyjnego; SR-4
wniosek oustalenie prawa do specjalnego zasiku opiekuczego; SR-5 wniosek oustalenie prawa do wiadczenia pielgnacyjnego;
SR-6 wniosek oustalenie prawa do dodatku ztytuu samotnego wychowywania dziecka dla osb, ktre otrzymyway do
dnia 1maja 2004r. ustalone nasiebie wiadczenie napodstawie ustawy zdnia 18lipca 1974r. ofunduszu alimentacyjnym
(Dz.U.z1991r. Nr45, poz. 200, ze zm.); FA-1 wniosek oustalenie prawa do wiadcze zfunduszu alimentacyjnego; FA-2 wniosek
opodjcie dziaa wobec dunika alimentacyjnego oraz zwizane znimi wnioski ZS-1, ZS-2, ZS-3, ZS-4, ZS-5, ZS-6.

75

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Wykres nr8
Wnioski wypenianie iskadane zwykorzystaniem Portalu Emp@tia wlatach 20142015
140

124
120

liczba wnioskw

100

80

65
60

44
40

30

25

III

IV

19

14

20

25

2014: I

II

2015: I
kwartay

II

III

IV

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie danych pozyskanych wMRPiPS

Wyniki badania ankietowego przeprowadzonego wtrakcie kontroli wrd osb odwiedzajcych


kontrolowane JOPS, wskazuj naniewielk wiedz omoliwoci skorzystania zusugi skadania
wnioskw wformie elektronicznej. Spord ankietowanych, 62% znich nie potrafio wskaza
jakie sprawy mona zaatwi oraz jakie informacje uzyska poprzez portal Emp@tia itylko co
trzeci ankietowany, ktry sysza oportalu Emp@tia wskaza, e przy jego wykorzystaniu mona
zoy podanie lub wniosek elektroniczny. Powysze wskazuje napotrzeb podjcia dziaa wcelu
popularyzacji wykorzystania udostpnionych usug.
Na etapie procedowania wMinisterstwie projektu ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach
rodzinnych oraz niektrych innych ustaw, rozwaano moliwo uatwienia dostpu do e-wnioskw
poprzez wprowadzenie tzw. podpisu resortowego, bazujcego napodaniu informacji znanych
osobie skadajcej kolejny wniosek iurzdowi obsugujcemu ten wniosek. Jednak ze wzgldu
nauwagi zgaszane przez GIODO, wMinisterstwie zrezygnowano zwprowadzenia takich rozwiza.
Ministerstwo nie przedoyo wtrakcie kontroli dowodw dotyczcych podejmowania dziaa
wcelu szerszego wykorzystywania funkcjonalnoci skadania wnioskw drog elektroniczn, bd
analiz moliwoci uproszczenia procedury skadania wnioskw elektronicznych, jak te rozszerzenia
katalogu drukw wnioskw moliwych do zamieszczenia naportalu Emp@tia. W zwizku zwejciem
wycie ustawy opomocy pastwa wwychowywaniu dzieci, poprzez portal Emp@tia Ministerstwo
udostpnio moliwo skadania wnioskw oustalenie prawa do wiadczenia wychowawczego.
Wedug stanu nadzie 19kwietnia 2016r. t drog zoono 1995 ww. wnioskw. Ponadto za
porednictwem platformy komunikacyjnej CSIZS przekazywane sdo jednostek terenowych
wnioski skadane poprzez bankowo elektroniczn iPUE ZUS.

76

Aby wnioski elektroniczne zoone poprzez portal Emp@tia trafiy do jednostki, do ktrej zostay
skierowane, konieczne byo ich odebranie poprzez usug odbierania poczty zsystemu Emp@tia,
udostpnion wsystemach dziedzinowych posiadajcych wiadectwo zgodnoci. Tymczasem
poowa skontrolowanych przez NIK jednostek nie sprawdzaa, czy t drog zoone zostay

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

wnioski lub przesana korespondencja od innych podmiotw podczonych do CSIZS. Jako


przyczyny wskazywano brak wiedzy okoniecznoci odbierania poczty wsystemie dziedzinowym,
brak czasu oraz nieskadanie przez beneficjentw wnioskw elektronicznych. Wprzypadku
jednostek niekontrolowanych, ktre przekazay informacje NIK, 61,2% znich wskazao, e regularnie
(conajmniej raz wtygodniu) odbiera poczt zportalu Emp@tia poprzez systemy dziedzinowe
podczone do CSIZS161, natomiast 38,8% tego nie robio162. Najczciej jako przyczyny nieodbierania
poczty wskazywano brak informacji otakiej koniecznoci (47,9% udzielonych odpowiedzi),
problemy techniczne (16,4%) oraz brak czasu lub zapomnienie (12,8%).
yy W PCPR wKrapkowicach do czasu kontroli NIK prb odebrania poczty zsystemu Emp@tia podjto tylko jeden
raz wdniu podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS. Kolejny raz zostaa sprawdzona po upywie 281 dni,
awPCPR wacucie tak prb podjto po raz pierwszy dopiero wtrakcie kontroli NIK, po upywie 16 miesicy
od podczenia systemu dziedzinowego do CSIZS. W PCPR wNidzicy przez ptora roku prby odebrania poczty
zsystemu Emp@tia podjto tylko trzykrotnie wjednym dniu.

NIK zwraca uwag, e zaniechanie odbierania poczty zportalu Emp@tia, stwarza ryzyko
niezapewnienia terminowego rozpatrzenia spraw kierowanych do JOPS w formie
elektronicznej poprzez ten portal.
W zwizku ztym, e do adnej zkontrolowanych JOPS nie zosta przesany wniosek elektroniczny
poprzez portal Emp@tia, brak byo moliwoci sprawdzenia przez NIK dostpnoci zaatwienia
sprawy wpeni elektronicznie (na 4 poziomie dojrzaoci). Wkontrolowanym przez NIK okresie,
take do objtych kontrol urzdw wojewdzkich nie wpyn wformie elektronicznej aden
wniosek owpis do rejestru orodkw lub organizatorw turnusw rehabilitacyjnych. Na powysze
poza ograniczonym wykorzystaniem przez ww. podmioty narzdzi elektronicznych, wpyw mie
mogo rwnie nieudostpnienie przez Ministerstwo moliwoci skadania takich wnioskw
poprzez portal Emp@tia.
Wedug zaoe Projektu Emp@tia, portal informacyjno-usugowy mia rwnie umoliwia
obywatelom zgaszanie potrzeby udzielenia pomocy innym osobom jej potrzebujcym.
Doskontrolowanych przez NIK jednostek nikt nie zgosi jednak takiej potrzeby za porednictwem
portalu Emp@tia. Jednostki objte kontrol, ktre podczyy systemy dziedzinowe do CSIZS,
nie korzystay take do koca 2015r. zudostpnionej moliwoci przesyania korespondencji
do innych podmiotw publicznych podczonych do tego systemu. Jako przyczyny kierownicy
kontrolowanych jednostek wskazywali brak takiej potrzeby. T sam przyczyn podao NIK take
57,1% niekontrolowanych jednostek niekorzystajcych ztej usugi. Podkreli jednak naley, e
drug wkolejnoci najczciej wskazywan przyczyn by brak informacji otakiej moliwoci (18,4%
jednostek).
NIK zwraca uwag, e przed udostpnieniem przez Ministerstwo usugi skadania wnioskw
wformie elektronicznej poprzez portal Emp@tia, usuga taka bya ju dostpna poprzez
elektroniczne skrzynki podawcze podmiotw publicznych. Zgodnie zart. 16 ust.1 iust.1a ustawy
oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, podmioty publiczne,
organizujce przetwarzanie danych wsystemach teleinformatycznych, sobowizane do
zapewnienia moliwoci przekazywania danych rwnie wpostaci elektronicznej, przez wymian
dokumentw elektronicznych zwizanych zzaatwianiem spraw nalecych do zakresu ich
dziaania, wykorzystujc informatyczne noniki danych lub rodki komunikacji elektronicznej.
161 Odpowiedzi tak lub raczej tak.
162 Odpowiedzi nie lub raczej nie.

77

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Podmioty takie zobowizane sdo udostpnienia elektronicznej skrzynki podawczej, speniajcej


standardy okrelone iopublikowane naePUAP przez ministra waciwego do spraw informatyzacji,
oraz zapewni jej obsug. Tylko 3163 z18 skontrolowanych JOPS nie posiaday elektronicznej
skrzynki podawczej. Druki wnioskw elektronicznych udostpnianych przez objte kontrol JOPS,
nie pokryway si jednak zudostpnionymi naportalu Emp@tia, za wyjtkiem 4 wnioskw zzakresu
dziaalnoci ROPS udostpnianych przez Urzd Marszakowski Wojewdztwa witokrzyskiego.
Podkreli take naley, e rwnie t drog nie wpyny do kontrolowanych przez NIK jednostek
wnioski wformie elektronicznej.
NIK zwraca take uwag, e udostpnienie usugi skadania wnioskw elektronicznych, zwizane
byo zkoniecznoci sprawdzania przez pracownikw JOPS wiadomoci wkolejnym systemie
pocztowym, poza m.in. uywanymi ju wjednostkach elektronicznymi skrzynkami podawczymi,
pocztowymi skrzynkami elektronicznymi oraz komunikatorem wCAS. Ponadto system dziedzinowy
nie wskazywa automatycznie wpywu korespondencji t drog iw celu sprawdzenia otrzymania
przesyki konieczne byo wykonanie polecenia odebrania poczty.
Zdaniem NIK, naograniczone wykorzystanie udostpnionej funkcjonalnoci skadania e-wnioskw
za porednictwem portalu Emp@tia iprzesyania korespondencji pomidzy jednostkami
podczonymi do CSIZS wpyw miay nastpujce czynniki: a/niewielka liczba wnioskw
udostpnionych do koca 2015r.; b/skomplikowana procedura przesania wniosku, wymagajca
uprzedniej rejestracji uytkownika iuzyskania profilu zaufanego lub posiadania kwalifikowanego
podpisu elektronicznego; c/ograniczona wiedza otakiej moliwoci; d/brak powszechnoci
wykorzystania narzdzi komunikacji elektronicznej przez osoby korzystajce ze wsparcia wobszarze
zabezpieczenia spoecznego.
5. Wykorzystanie innych systemw uzyskanych wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia
Spord udostpnionych wramach Projektu Emp@tia aplikacji isystemw, aplikacj najszerzej
wykorzystywan przez pracownikw podczas realizacji zada bya CAS. Na dzie 30listopada
2015r. liczba zarejestrowanych uytkownikw tej aplikacji wynosia 12495, a od czasu jej
uruchomienia (1stycznia 2014r.) skorzystao zniej 11737 spord zarejestrowanych uytkownikw
(93,9%). CAS bya wykorzystywana we wszystkich kontrolowanych przez NIK jednostkach.
Do30listopada 2015r. przekazano za jej porednictwem 2968 rnych sprawozda, ztego 2910
jednorazowych oraz 58 tzw. resortowych164. Trzy165 skontrolowane jednostki, poza przekazywaniem
sprawozda wCAS przekazyway je take wformie papierowej. Dopiero przepisy ustawy ozmianie
ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw166, wprowadziy zasad sporzdzania
iprzekazywania sprawozda zzakresu pomocy spoecznej przez samorzdy wojewodom oraz
przez wojewodw ministrowi waciwemu do spraw zabezpieczenia spoecznego tylko wformie
dokumentu elektronicznego zzastosowaniem systemu teleinformatycznego.
yy W witokrzyskim Urzdzie Wojewdzkim od czasu udostpnienia CAS pracownicy Wydziau Polityki
Spoecznej przygotowali 143 sprawozdania jednorazowe, za ktrych porednictwem zbierali informacje
dotyczce zjawisk spoecznych, sposobu realizacji zada oraz zapotrzebowania narodki finansowe.

163 PCPR Goleniw, OPS Zambrw iKrasne.


164 Okresowe sprawozdania statystyczne.
165 PCPR Krapkowice iacut oraz OPS Krasne.
166 Art. 4 pkt1-4 tej ustawy. Ponadto wart. 6 wskazano ze systemy teleinformatyczne bd wykorzystywane do przekazywania

78

sprawozda dot. ustalenia iwypaty zasikw dla opiekunw.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Do czasu kontroli NIK wydzielony z SAC w ramach Projektu Emp@tia system Adopcja
(na cowydatkowano ze rodkw tego Projektu 304,5tys.z), ktry suy mia do obsugi
procedur przysposobienia worodkach adopcyjnych, nie zosta przez MRPiPS uruchomiony
produkcyjnie. Powodem byo nieuzyskanie przez Ministerstwo informacji potwierdzajcych, e
wnioski orejestracje zbiorw danych osobowych wszystkich orodkw adopcyjnych, ktre bd
przetwarzay dane osobowe przy uyciu tego systemu zostay pozytywnie rozpatrzone przez
GIODO. aden zobjtych kontrol NIK ROPS iurzdw marszakowskich, ktre realizoway zadania
zwizane zpostpowaniem adopcyjnym, nie wprowadza danych do tego systemu izniego nie
korzysta, wzwizku zbrakiem potwierdzenia przez GIODO rejestracji zbioru danych osobowych,
ktra jest niezbdna do rozpoczcia przetwarzania danych za pomoc tej aplikacji.
NIK zwraca jednak uwag, e pomimo wskazywanego przez Departament Informatyki Ministerstwa
nieuruchomienia produkcyjnego systemu Adopcja, nie ograniczono orodkom adopcyjnym prawa
dostpu do tego systemu. Jego ogldziny przeprowadzone wtrakcie kontroli NIK wykazay, e do
dnia 30grudnia 2015r. sze orodkw adopcyjnych wprowadzio do systemu Adopcja dane o153
kandydatach narodzicw.
6. Problemy wkorzystaniu zudostpnionych systemw ifunkcjonalnoci
W objtych kontrol urzdach wojewdzkich nie wystpoway problemy wkorzystaniu
zudostpnionych aplikacji, za wyjtkiem Zachodniopomorskiego iPodkarpackiego UW, gdzie
wystpiy bdy lub problemy przy migracji danych ze starego systemu eBON do moduu eBON
Poza opisanymi wczeniej problemami dotyczcymi dziaania funkcjonalnoci weryfikacji danych
wsystemach zewntrznych w5167 z18 skontrolowanych JOPS wystpiy inne problemy dotyczce
oprogramowania systemw dziedzinowych wczci zwizanej zEmp@ti, ktre dotyczyy
m.in.: niezapisywania przez system dziedzinowy dokonywania weryfikacji danych wsystemach
zewntrznych oraz ich wynikw, wprowadzania adresw zwykorzystaniem sownikw TERYT,
trudnoci zodnowieniem certyfikatu dla systemu dziedzinowego lub pobraniem listy sownikw.
7. Monitorowanie wykorzystania produktw Projektu i funkcjonalnoci udostpnionych
wzwizku zjego realizacj
Poza dziaaniami podjtymi wlutym 2015r., dotyczcymi wygenerowania przez JOPS zsystemw
dziedzinowych iprzekazania do Ministerstwa ankiety, dotyczcej stanu wdroenia Emp@tii
iwykorzystania jej funkcjonalnoci, do czasu kontroli NIK Ministerstwo nie zwracao si do JST,
JOPS iUW oudzielenie informacji wzakresie wykorzystania produktw Projektu Emp@tia
ifunkcjonalnoci udostpnionych wzwizku zjego realizacj wsystemach dziedzinowych.
Monitoring ogranicza si do dostpu do danych ewidencjonowanych wCSIZS. Podkreli naley,
ewyniki ww. ankiety wskazyway, i na1547 JOPS (ktre przekazay ankiet), w248 (16%) uywany
system dziedzinowy nie przekazywa adnych informacji do CBB. Wynikao znich rwnie, e dla
czci osb, ktrych dane zostay zaewidencjonowane wsystemach dziedzinowych, ich zestaw nie
pozwala naweryfikacj tosamoci osoby wsystemie PESEL, weryfikacji informacji oorzeczeniach
oniepenosprawnoci wsystemie EKSMOoN, czy weryfikacji ich dochodw wsystemie ePodatki.
Podczas kontroli NIK Ministerstwo nie podao czy iw jaki sposb wykorzystao dane zotrzymanych
ankiet.

167 ROPS Olsztyn iOpole, PCPR Nidzica iKrapkowice oraz OPS Obrazw.

79

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Do czasu kontroli NIK, Ministerstwo nie zwracao si rwnie do urzdw wojewdzkich opodjcie
dziaa wzakresie monitorowania wykorzystania naterenie wojewdztw udostpnionych aplikacji
iusug. Dopiero wstyczniu 2016r., po publikacjach prasowych dotyczcych problemw jednostek
wkorzystaniu zsystemu Emp@tia, Ministerstwo za porednictwem urzdw wojewdzkich
wystpio oprzekazanie przez jednostki terenowe informacji dotyczcych prawidowoci dziaania
poszczeglnych udostpnionych usug, informacji oproblemach zpodczeniem systemw
dziedzinowych do CSIZS oraz oproblemach zwizanych zpozyskiwaniem danych.
Na danie IW/IPII, odsierpnia 2015r. Ministerstwo przekazywao tej instytucji comiesiczne
informacje oudostpnionych wramach Projektu e-usugach wobszarze administracji lub innych
istotnych produktach wraz zpodaniem danych liczbowych dotyczcych ich wykorzystania przez
obywateli, podmioty gospodarcze iadministracj. Informacje te obejmoway m.in: liczb zoonych
wnioskw poprzez portal Emp@tia, korzystanie zrejestrw iewidencji udostpnionych poprzez
ten portal (liczb wpisw wrejestrach oraz wej napodstron udostpniajc rejestr); liczb
zapyta skierowanych przez pracownikw jednostek terenowych do systemw zewntrznych
zwykorzystaniem interfejsw wykonanych wramach Projektu Emp@tia.
8. Wydatki nautrzymanie irozwj aplikacji oraz systemw uzyskanych wwyniku realizacji
Projektu Emp@tia
W 2014r. nautrzymanie oraz rozwj aplikacji isystemw uzyskanych wwyniku realizacji Projektu
Emp@tia Ministerstwo wydatkowao 3237,4tys.z, w2015r. 3629,2tys.z, a na2016r. zaplanowano
wydatki wkwocie 6730tys.z. Wzrost planowanych wydatkw spowodowany jest wyganiciem
okresw wiadcze gwarancyjnych dotyczcych systemw uzyskanych wwyniku realizacji Projektu
w2015r. ikoniecznoci zawarcia nowych umw nautrzymanie poszczeglnych oprogramowa
narzdziowych iaplikacji dedykowanych.
3.3.4. S topie osignicia celw Projektu Emp@tia oraz efekty uzyskane wzwizku zjego
realizacj
1. Celem gwnym Projektu Emp@tia, okrelonym we wniosku odofinansowanie, byo podniesienie
jakoci ycia spoecznego oraz poprawa warunkw prowadzenia dziaalnoci gospodarczej poprzez
stworzenie szeroko rozumianej platformy komunikacyjnej wobszarze zabezpieczenia spoecznego,
umoliwiajcej udostpnianie iwiadczenie usug elektronicznych winternecie, zarwno dla
beneficjentw pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, jak rwnie dla
maych irednich przedsibiorcw, bdcych dostawcami zaplecza technologicznego dla systemw
teleinformacyjnych obszaru zabezpieczenia spoecznego.
We wniosku odofinansowanie okrelono take nastpujce cele szczegowe Projektu:
1) Zwikszenie dostpnoci iprzyjaznoci usug wiadczonych przez administracj obszaru
zabezpieczenia spoecznego dla obywateli iprzedsibiorcw zmierzajce do podniesienia satysfakcji
klienta.
Pomiar osignicia tego celu mia by okrelony: a/liczb usug publicznych wiadczonych
drog elektroniczn oraz poziomem dojrzaoci ich wiadczenia, b/liczb e-usug publicznych
udostpnionych naPIU, c/liczb interfejsw do systemw zewntrznych powstaych wwyniku
realizacji Projektu, d/liczb raportw statystycznych udostpnianych poprzez portal informacyjno-

80

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

komunikacyjny, e/osigniciem zgodnoci (ujtej procentowo) zwymaganiami nadoczenie


polskich systemw obszaru zabezpieczenia spoecznego do wsplnotowego systemu EESSI.
2) Wzrost efektywnoci procesw wewntrznych administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego.
Pomiar osignicia tego celu mia by okrelony poprzez: a/procent jednostek organizacyjnych
pomocy spoecznej przeprowadzajcych wywiady wformie elektronicznej za pomoc terminali
mobilnych ib/liczb uytkownikw administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego
korzystajcych znowopowstaej platformy komunikacyjnej.
3) Racjonalizacja wydatkw administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego zwizanych
zinformatyzacj.
Miaa ona nastpi dziki integracji obszarw zabezpieczenia spoecznego, obsugiwanych przez
Ministerstwo wramach platformy komunikacyjnej. Osignicie tego celu miao by mierzone
wduszej perspektywie, a bezporednio po zakoczeniu projektu, ocena osignicia tego celu
miaa by mierzona liczb zintegrowanych obszarw.
Celem Projektu wskazanym wstudium wykonalnoci byo usprawnienie procesu przyznawania
wiadcze rodzinnych oraz wiadcze zfunduszu alimentacyjnego, poprzez zorganizowanie
komunikacji, pozwalajcej nauzyskanie danych odochodach osb zsystemw informatycznych
urzdw skarbowych iprzekazywanie ich do urzdw realizujcych wiadczenia rodzinne ifundusz
alimentacyjny.
Zgodnie zprzyjtymi zaoeniami, wwyniku realizacji Projektu miao nastpi zwikszenie
dostpnoci zasobw informacyjnych oraz podniesienie poziomu dojrzaoci e-usug obszaru
zabezpieczenia spoecznego wiadczonych dla obywateli iprzedsibiorstw, wszczeglnoci
poprzez: wiksz dostpno iskrcenie czasu dostpu do informacji publicznych, moliwo
wiadczenia nowych usug cyfrowych dla obywateli iprzedsibiorcw, podniesienie jakoci,
wprowadzenie jednolitych standardw oraz zwikszenie efektywnoci wiadczonych usug,
skrcenie czasu rozpatrzenia sprawy, ujednolicenie wiadczenia usug wposzczeglnych
obszarach168, moliwo korzystania zusug wdowolnym miejscu iczasie oraz zmniejszenie kosztw
zwizanych zzaatwianiem formalnoci. Jego realizacja przynie miaa korzyci polegajce m.in.
na: znacznym skrceniu czasu potrzebnego pracownikom socjalnym nazebranie, gromadzenie
iprzekazywanie informacji, podniesienie jakoci iefektywnoci wiadczonych usug zwizanych
bezporednio zobsug spraw interesantw, wiksz wykrywalno nieuprawnionego lub
wielokrotnego pobierania wiadcze.
Jakkolwiek bezsprzecznym jest, e wwyniku realizacji Projektu zostaa utworzona platforma
komunikacyjna wobszarze zabezpieczenia spoecznego, udostpniajca informacje oraz
umoliwiajca udostpnianie iwiadczenie usug elektronicznych winternecie, to prowadzone
przez IW/IPII monitorowanie realizacji Projektu Emp@tia oraz jego trwaoci woparciu oustalone
wskaniki produktu irezultatu, nie umoliwiao wsposb jednoznaczny ustalenia stopnia
osignicia celw Projektu. Nie pozwalao bowiem naokrelenie wjakim stopniu zwikszeniu
ulega dostpno iprzyjazno usug wiadczonych przez administracj obszaru zabezpieczenia
spoecznego dla obywateli iprzedsibiorcw oraz czy wzwizku ztym nastpio podniesienie
poziomu satysfakcji klienta; czy nastpi wzrost efektywnoci procesw wewntrznych administracji
obszaru zabezpieczenia spoecznego oraz racjonalizacja wydatkw zwizanych zinformatyzacj.
168 Pomocy spoecznej, wiadcze rodzinnych ifunduszu alimentacyjnego.

81

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

Zdaniem NIK nie mona uzna jako osignicia celu Projektu zbudowania iuruchomienia platformy
komunikacyjnej, gdy stanowi ona jedynie narzdzie, ktre umoliwi miao osignicie celu
gwnego Projektu. Analogicznie uzyskanie wramach Projektu oczekiwanych produktw nie moe
by utosamiane zosigniciem celw Projektu, bowiem dopiero zapewnienie ich waciwego
wykorzystania przyczyni si moe do ich osignicia. Podkrelenia wymaga rwnie, e dopiero
przepisami ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw
wprowadzono zmiany wustawie owiadczeniach rodzinnych (art.23b) iw ustawie opomocy
osobom uprawnionym do alimentw (art. 15a), namocy ktrych zdniem 1stycznia 2016r. organy
waciwe zostay zobowizane do pozyskiwania informacji niezbdnych do ustalenia prawa
do wiadcze rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego napoziomie organorgan oraz zrejestrw publicznych (w tym wformie elektronicznej169 zwykorzystaniem systemu
informatycznego udostpnionego przez Ministra). Poza szerszym wykorzystaniem pozyskiwania
danych przy uyciu interfejsw do systemw zewntrznych wykonanych wramach Projektu Emp@tia,
przepisy te wdroyy wpraktyce realizacj wskazywanego wProjekcie Emp@tia uproszczenia
zaatwiania spraw przez obywateli, poprzez zwolnienie ich zobowizku pozyskiwania od rnych
organw szeregu zawiadcze iinformacji, a nastpnie przedstawiania ich organowi waciwemu
wraz zwnioskiem oprzyznanie wiadczenia. Umoliwiaj one rwnie zmniejszenie obcie
instytucji publicznych zwizanych zwydawaniem takich zawiadcze, poprzez pozyskiwanie
danych niezbdnych wprowadzonych postpowaniach bezporednio zsystemw irejestrw
publicznych.
2. Odsierpnia 2015r., IW/IPII napodstawie danych otrzymywanych zMinisterstwa posiadaa
informacje opoziomie wykorzystania usug isystemw udostpnionych wzwizku zrealizacj
Projektu Emp@tia170, to zawieray one jedynie informacje statystyczne inie umoliwiay oceny
uzyskania zaplanowanych efektw oraz stopnia realizacji ustalonych celw (awszczeglnoci
czy nastpio usprawnienie oraz wzrost efektywnoci procesw wewntrznych administracji
obszaru zabezpieczenia spoecznego po wdroeniu produktw Projektu Emp@tia oraz poziomu
oszczdnoci uzyskanych wzwizku zrealizacj Projektu). Do czasu kontroli NIK, CPPC nie
gromadzia rwnie informacji oosigniciu wskazywanych wstudium wykonalnoci korzyci,
jakie Ministerstwo zakadao uzyska wwyniku realizacji Projektu Empatia, awszczeglnoci,
czy nastpio: a/zwikszenie dostpnoci iskrcenie czasu dostpu do informacji publicznych,
b/podniesienie jakoci iefektywnoci wiadczonych usug zwizanych bezporednio zobsug
spraw interesantw, m.in. poprzez wprowadzenie jednolitych standardw wiadczenia usug oraz
zapewnienie wikszej jakoci iwiarygodnoci danych wobszarze zabezpieczenia spoecznego,
c/zwikszenie przejrzystoci procedur administracyjnych zwizanych zprzyznawaniem iwypat
wiadcze, d/skrcenie czasu potrzebnego pracownikom socjalnym nazebranie, gromadzenie
169 Obowizek dotyczy samodzielnego uzyskiwania od organw podatkowych lub ministra waciwego do spraw finansw

82

publicznych, organw emerytalno-rentowych oraz zrejestrw publicznych, drog elektroniczn, za porednictwem


ministra waciwego do spraw rodziny, lub drog pisemn: 1/ informacji odochodzie podlegajcym opodatkowaniu
podatkiem dochodowym od osb fizycznych; 2/ informacji owieku istanie cywilnym czonkw rodziny; 3/ informacji
o wysokoci skadek na ubezpieczenie zdrowotne; 4/ zawiadczenia lub informacji o zgoszeniu do ubezpiecze
spoecznych; 5/informacji olegitymowaniu si odpowiednim orzeczeniem oniepenosprawnoci.
170 CPPC zobowizao Ministerstwo wlipcu 2015r. do przekazywania comiesicznych informacji, ktre obejmoway m.in.:
a/liczb zoonych wnioskw elektronicznych; b/liczb wnioskw owpis do rejestru obkw/klubw dziecicych,
informacji ozmianie danych lub wykrelenie zrejestru; c/informacje opoziomie korzystania przez obywateli zrejestrw
iewidencji udostpnionych poprzez portal Emp@tia (liczb wej napodstrony); d/informacje opoziomie korzystania
przez pracownikw administracji publicznej zudostpnionych usug weryfikacji danych wsystemach zewntrznych.

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

iprzekazanie informacji zwywiadw rodowiskowych, awkonsekwencji szybsze zapewnienie


wsparcia osobom potrzebujcym, e/ zwikszenie wykrywalnoci nieuprawnionego lub
wielokrotnego pobierania wiadcze, f/skrcenie czasu trwania zleconej sprawy, g/zmniejszenie
kosztw funkcjonowania administracji.
IZ poinformowaa NIK, e po zakoczeniu okresu kwalifikowalnoci wydatkw POIG planowane
jest przeprowadzenie ewaluacji m.in. pod ktem korzyci wdraania 7. osi priorytetowej
iposzczeglnych zrealizowanych wjej ramach inwestycji.
Rwnie Ministerstwo nie wykonywao analiz umoliwiajcych dokonanie przez NIK rzetelnej
oceny, czy wwyniku realizacji Projektu osignito zakadane cele, efekty ikorzyci. Brak systemu
monitorowania uzasadniano przekonaniem, i osignicie ustalonych produktw irezultatw jest
rwnoznaczne zosigniciem celw Projektu, tj.wzrostem efektywnoci procesw wewntrznych
administracji obszaru zabezpieczenia spoecznego oraz racjonalizacj wydatkw administracji
zabezpieczenia spoecznego zwizanych zinformatyzacj inie wymaga dodatkowych analiz.
Wskazane przez Ministerstwo podczas kontroli NIK oraz wuzasadnieniu do projektu ustawy
ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw szacunki, dotyczce
oszczdnoci sektora finansw publicznych spowodowane elektroniczn wymian informacji
pomidzy instytucjami, szdaniem NIK nazbyt optymistyczne inie znajduj potwierdzenia
wustaleniach kontroli. W przedoonych NIK szacunkach uwzgldniono m.in. oszczdnoci
zwizane zwykonaniem iwdroeniem przez JOPS mechanizmw udostpniania e-usug iskrzynek
pocztowych umoliwiajcych obsug spraw wnoszonych drog elektroniczn (75mlnz), podczas,
gdy jednostki udostpniay ju wwikszoci takie usugi, wzwizku zobowizkami wynikajcymi
z art. 16 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne,
ktre weszy wycie 21lipca 2005r. Nie kade rwnie pozyskanie przez jednostki informacji
zsystemw zewntrznych poprzez interfejsy udostpnione wzwizku zrealizacj Projektu Emp@
tia, zarejestrowane wCSIZS, powodowao wskazywane przez Ministerstwo oszczdnoci kosztw
przesyek, ktre wyszacowano na2mlnz.
W uzasadnieniu ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych
ustaw zaoono uzyskanie w2015r. oszczdnoci: 1/zwizanych ze zmniejszeniem liczby etatw
wZUS iKRUS ze wzgldu nabrak koniecznoci wydawania zawiadcze napoziomie 6,2mlnz;
2/zwizanych ze skrceniem czasu rozpatrywania wnioskw elektronicznych napoziomie
2,4mlnz; 3/zwizanych ze zmniejszeniem liczby nienalenie pobranych wiadcze rodzinnych
iz funduszu alimentacyjnego napoziomie 3,2mlnz, a zpomocy spoecznej napoziomie
4,4mlnz oraz wzrost cigalnoci nienalenie pobranych wiadcze o2mlnz. Ministerstwo nie
przedoyo danych natemat uzyskanych wtym zakresie oszczdnoci ikorzyci spoecznych, ktre
osignito wwyniku realizacji Projektu Emp@tia. Jak wskazano wzoonych NIK wyjanieniach,
pene oszczdnoci wynikajce zwdroenia wszystkich produktw Projektu bdzie mona
poda napocztku 2017r. ze wzgldu nafakt wejcia wycie zdniem 1stycznia 2016r. ustawy
ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw, ktra umoliwia pene
udostpnienie wszystkich produktw wytworzonych wramach Projektu Emp@tia.
Wyniki przeprowadzonej przez NIK kontroli wskazuj, e pomimo upywu dwch lat od zakoczenia
realizacji Projektu, ograniczone byy jego dotychczasowe efekty wjednostkach terenowych.
Kierownicy wszystkich skontrolowanych JOPS, ze wzgldu naniewykorzystywanie lub niewielkie
dotychczas wykorzystanie funkcjonalnoci weryfikacji danych wsystemach zewntrznych

83

WA N I E J S Z E W Y N I K I KO N T R O L I

oraz nieotrzymywanie wnioskw wformie elektronicznej, a take brak regulacji prawnych


umoliwiajcych wykorzystywanie wOPS terminali mobilnych do przeprowadzania wywiadw
rodowiskowych, nie wskazali wymiernych efektw Projektu Emp@tia wich jednostkach,
tj.enastpio usprawnienie lub skrcenie czasu rozpatrywania spraw albo uzyskano oszczdnoci.
W 4 z18 skontrolowanych JOPS pozytywnie oceniono jednake wdroenie CAS, jako aplikacji
usprawniajcej proces sprawozdawczoci.
Powysze potwierdzaj take informacje uzyskane przez NIK zniekontrolowanych jednostek.
Wocenie 18,6% znich przy wykorzystaniu sprztu, usug ifunkcjonalnoci udostpnionych
wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia, nastpio wtych jednostkach usprawnienie oraz poprawa
skutecznoci lub efektywnoci zaatwiania spraw, a jedynie 7,1% wskazao, e wykorzystanie
udostpnionych narzdzi wpyno nazmniejszenie (racjonalizacj) wydatkw ponoszonych
wzwizku zrealizacj zada. Z analizy uzyskanych informacji wynika jednak, e pozytywne
efekty znacznie czciej dostrzegane byy przez jednostki niekontrolowane, ktre udzielay NIK
informacji wlutym imarcu 2016r. wporwnaniu do informacji uzyskanych wtym samym zakresie
wgrudniu 2015r. I tak w2016r.: 24,8% jednostek uznao, e przy wykorzystaniu oprogramowania
ifunkcjonalnoci udostpnionych wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia nastpio usprawnienie
oraz poprawa skutecznoci lub efektywnoci zaatwiania spraw 171, wczeniej 12,3%, a 9,7%,
enastpio zmniejszenie (racjonalizacja) wydatkw, wczeniej 4,4%.
We wszystkich skontrolowanych urzdach wojewdzkich pozytywnie oceniono, wpyw aplikacji
udostpnionych tym jednostkom wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia naskuteczno
iefektywno realizacji zada. Wszczeglnoci dotyczyo to CAS, ktra jak wskazywano
umoliwiaa szybkie zbieranie informacji iskracaa czas przygotowania informacji zbiorczej,
ograniczaa korespondencj prowadzon wformie papierowej, uatwiaa proces weryfikacji danych
iumoliwiaa graficzn prezentacj danych.
yy W Kujawsko-Pomorskim Urzdzie Wojewdzkim oceniono, e wzwizku zintegracj wCAS dotychczas
funkcjonujcych trzech systemw uatwiony zosta iprzyspieszony dostp do informacji, wszczeglnoci poprzez
moliwo tworzenia sprawozda jednorazowych oraz proces weryfikacji sprawozda, m.in. poprzez moliwo
tworzenia regu sprawdzajcych. W ocenie pracownikw Zachodniopomorskiego oraz Opolskiego Urzdu
Wojewdzkiego udostpnione produkty Projektu Emp@tia wspieraj ich wsprawnej iefektywnej realizacji
zada, wszczeglnoci ze wzgldu namoliwo elektronicznej komunikacji zrnymi podmiotami iszybkiego
zbierania informacji. Eliminuj przepyw dokumentacji wformie papierowej. Moliwo generowania zebranych
sprawozda wformie arkusza Excel oraz wizualizacja danych namapach, pozwala nalepsz analiz danych.
W Warmisko-Mazurskim oraz Opolskim Urzdzie Wojewdzkim wskazywano take namniejsze ryzyko
bdw wsprawozdaniach iinformacjach, dziki automatycznemu scalaniu danych imoliwoci wprowadzenia
regu sprawdzajcych ich poprawno.

adna ze skontrolowanych jednostek nie ujawnia przy wykorzystaniu funkcjonalnoci


udostpnionych wzwizku zrealizacj Projektu Emp@tia przypadkw wyudzenia wiadcze, ani
nie udaremnia takiego wyudzenia. Zaledwie 0,7% niekontrolowanych jednostek poinformowaa
NIK oujawnieniu wten sposb wyudze.
Wedug wyjanie udzielonych NIK przez Dyrektora CPPC, realizacja celu gwnego icelw
szczegowych, ze wzgldu naich szeroki zakres, jak icharakter odbywa si bdzie wduszej
perspektywie wpoczeniu zuregulowaniami prawnymi, umoliwiajcymi finalizacj procesu
osignicia celw szczegowych. NIK uwzgldnia deklaracje IZ oraz IW/IPII, dotyczce objcia
Projektu Emp@tia kontrol oraz badaniami ewaluacyjnymi, wzakresie osignicia celw tego
Projektu, utrzymywania jego trwaoci oraz korzyci uzyskanych wwyniku jego realizacji.

84

171 Odpowiedzi tak iraczej tak.

I N F O R M A C J E D O D AT K O W E

Organizacja iprzebieg kontroli


Kontrol zaplanowano iprzeprowadzono jako kontrol wykonania zada zwykorzystaniem
elementw waciwych dla kontroli zgodnoci wogem 23 jednostkach. Kontrol objto
Ministerstwo realizatora Projektu Emp@tia, instytucj, ktra udzielia dofinansowania
iodpowiedzialna bya za monitorowanie realizacji Projektu oraz utrzymania jego trwaoci
CPPC172, natomiast zIZ iIP zasignito informacji wtrybie art. 29 ust.1 pkt2 lit f ustawy oNIK.
Kontrol jednostek, do ktrych skierowane zostay produkty Projektu Emp@tia (UW, ROPS, PCPR
iOPS) przeprowadzono wwojewdztwach onajwikszym procentowym udziale beneficjentw
pomocy spoecznej w latach 20102012 173, tj. w wojewdztwie kujawsko-pomorskim,
witokrzyskim, podkarpackim, podlaskim, warmisko-mazurskim izachodniopomorskim 174.
Wprzypadkach, gdy ROPS nie dziaay wformie odrbnych jednostek organizacyjnych, kontrol
objto urzdy marszakowskie, wktrych funkcjonoway one jako komrki organizacyjne. Doboru
kontrolowanych PCPR iOPS dokonano wsposb celowy woparciu onastpujce kryteria:
podczenie wszystkich uywanych wjednostce systemw dziedzinowych do CSIZS oraz uywanie
przez wybrane do kontroli jednostki systemw dziedzinowych rnych dostawcw. Przy doborze
jednostek uwzgldniono rwnie zrnicowanie wielkoci kontrolowanych OPS (przyjmujc
zaoenie, e kontrol naley obj zarwno jednostki dziaajce naterenie gmin wiejskich, jak
imiejsko-wiejskich), a take termin przeprowadzenia wnich ostatniej kontroli NIK (nie pniej ni
w2012r.). W informacji owynikach kontroli uwzgldniono rwnie wyniki kontroli rozpoznawczej
przeprowadzonej www. typach jednostek naterenie wojewdztwa opolskiego w2015r. Wykaz
kontrolowanych jednostek przedstawiono wpkt6.1 niniejszej informacji.
Ze wzgldu naspecyfik kontrolowanych zagadnie, zastosowano opisowe oceny oglne
kontrolowanej dziaalnoci.
Informacje zniekontrolowanych jednostek (ROPS, PCPR iOPS) zasignito przy wykorzystaniu
narzdzi informatycznych, umoliwiajcych ich udzielenie poprzez wypenienie on-line
kwestionariuszy dedykowanych dla tych jednostek. Uzyskane informacje zostay zagregowane przy
udziale Zespou Wsparcia Informatycznego iAnalitycznego Kontroli NIK.
W wystpieniach pokontrolnych przekazanych kierownikom kontrolowanych jednostek
sformuowano cznie 30 wnioskw pokontrolnych, ktre dotyczyy m.in.:
sprawdzenia osignicia celw Projektu, wtym ustalonych wskanikw oraz ich utrzymania
wokresie trwaoci;
podjcia dziaa zapewniajcych skuteczny nadzr nad przeprowadzaniem zamwie
publicznych oraz przestrzeganiem przepisw oochronie danych osobowych;
podjcia dziaa wcelu podczenia wpenym zakresie funkcjonalnym wszystkich jednostek
organizacyjnych majcych korzysta zCSIZS;
podjcia dziaa wcelu ogoszenia wCentralnym Repozytorium Wzorw Dokumentw
Elektronicznych, udostpnionych naPIU wzorw wnioskw owiadczenia rodzinne iwnioskw
owiadczenia zfunduszu alimentacyjnego;
172 Wczeniej WWPE.
173 Pomoc spoeczna infrastruktura, beneficjenci, wiadczenia 2010, 2011, 2012 Gwny Urzd Statystyczny.
174 Ze wzgldw organizacyjnych oraz wzwizku zwyrokiem sdu administracyjnego uchylajcym uchwa Sejmiku

Wojewdztwa Kujawsko-Pomorskiego outworzeniu zaplanowanej do kontroli jednostki, kontrol przeprowadzono tylko


wKujawsko-Pomorskim Urzdzie Wojewdzkim wBydgoszczy.

85

I N F O R M A C J E D O D AT K O W E

zapewnienia wykorzystania do realizacji zada systemu dziedzinowego, posiadajcego


wiadectwo zgodnoci oraz umoliwiajcego realizacj obowizku wynikajcego zart. 23b
ustawy owiadczeniach rodzinnych;
podjcia dziaa majcych nacelu zapoznanie pracownikw JOPS zfunkcjonalnociami
udostpnionymi wzwizku zwdraaniem Projektu Emp@tia oraz dokonanie analizy moliwoci
ich wykorzystania wrealizacji zada jednostki;
zapewnienia regularnego sprawdzania iodbierania przez pracownikw JOPS elektronicznej
poczty zportalu Emp@tia;
podjcia dziaa organizacyjnych majcych nacelu rwnorzdne traktowanie korespondencji
wpywajcej za porednictwem komunikatora CAS zpozosta korespondencj;
zapewnienia wykorzystania systemu Emp@tia przy zaatwianiu spraw, zgodnie zjego
przeznaczeniem iw zakresie wynikajcym zudostpnionych aplikacji ifunkcjonalnoci;
przeszkolenia pracownikw wzakresie obsugi funkcjonalnoci zwizanych zProjektem Emp@tia
wsystemie dziedzinowym;
podjcia dziaa organizacyjnych wcelu zapewnienia poprawnego wysyania przez systemy
dziedzinowe informacji obeneficjentach pomocy spoecznej do CBB, wszczeglnoci
dokonywania korekt informacji wymaganych przez CBB;
podjcia dziaa w celu wyjanienia przyczyn problemw dotyczcych komunikacji
uytkowanych systemw dziedzinowych zCSIZS oraz dostpu pracownikw do PIU;
biecego ustalania przyczyn braku moliwoci korzystania zfunkcjonalnoci weryfikacji danych
wsystemach zewntrznych;
rzetelnego sprawdzenia dziaania terminala mobilnego;
zaoenia kont uytkownikom naPIU iprzypisanie im stosownego poziomu uprawnie;
sprawdzenia poprawnoci migracji danych izapewnienie upublicznienia rzetelnych danych
wprowadzonych rejestrach: orodkw oraz organizatorw turnusw rehabilitacyjnych;
stosowania procedur iwytycznych zwizanych zrealizacj projektw informatycznych oraz
realizacji zada zwizanych zProjektem wustalonych terminach.
Wszystkie wnioski zostay przyjte do realizacji. W odpowiedziach nawystpienia pokontrolne,
kierownicy skontrolowanych jednostek poinformowali NIK osposobie wykorzystania uwag
oraz wykonania wnioskw pokontrolnych. Do czasu sporzdzenia niniejszej informacji zostao
zrealizowanych 19 wnioskw, a wprzypadku pozostaych 11 podjto dziaania wcelu ich realizacji175.
Dyrektor CPPC zgosia 14 zastrzee do wystpienia pokontrolnego, spord ktrych jedno zostao
uwzgldnione wcaoci ijedno wczci, a pozostae zostay wcaoci oddalone.

175 Ponadto wwystpieniach pokontrolnych zkontroli rozpoznawczej sformuowano 5 wnioskw, ktre zostay zrealizowane.

86

ZACZNIKI

1. Wykaz skontrolowanych jednostek


Lp.

Jednostka

1.

Ministerstwo Rodziny, Pracy


iPolityki Spoecznej

Elbieta Rafalska
poprzednio Wadysaw Kosiniak-Kamysz
do15listopada 2015r. oraz Jolanta Fedak
do17listopada 2011r.

Centrum Projektw Polska


Cyfrowa wWarszawie

Joanna Bokowska
poprzednio. Eliza Pogorzelska do
15padziernika 2015r, Jarosaw Pasek do
15 czerwca 2015r., Anna Siejda do 12lutego
2014r. oraz Grayna Wclewska do 19marca
2012r.

Podlaski Urzd Wojewdzki

Bohdan Jzef Paszkowski


poprzednio Andrzej Bronisaw Meyer
do7padziernika 2015r. oraz Maciej Zenon
ywno do 28listopada 2014r.

4.

Regionalny Orodek Polityki


Spoecznej wBiaymstoku

Elbieta Rajewska-Nikonowicz

5.

Powiatowe Centrum Pomocy


Rodzinie wZambrowie

Jadwiga Krajewska

6.

Miejski Orodek Pomocy


Spoecznej wZambrowie

Janina Komorowska

7.

Kujawsko-Pomorski Urzd
Wojewdzki

Mikoaj Bogdanowicz
poprzednio Ewa Mes do 8grudnia 2015r.

8.

witokrzyski Urzd
Wojewdzki

Agata Wojtyszek
poprzednio Boentyna Paka-Koruba do
8grudnia 2015r.

9.

Urzd Marszakowski
Wojewdztwa
witokrzyskiego

Adam Jarubas

10.

Powiatowe Centrum Pomocy


Rodzinie wSandomierzu

Janusz Kwaniewski

11.

Orodek Pomocy Spoecznej


wObrazowie

Anna Biernat

12.

Warmisko-Mazurski Urzd
Wojewdzki

Artur Chojecki
poprzednio Marian Podziewski do 8grudnia
2015r.

13.

Urzd Marszakowski
Wojewdztwa WarmiskoMazurskiego wOlsztynie

Marek Gustaw Brzezin

14.

Powiatowe Centrum Pomocy


Rodzinie wNidzicy

Anna Kalinowska

15.

Gminny Orodek Pomocy


Spoecznej wKozowie

Elbieta wigo

2.

Kierownik jednostki

Jednostka
organizacyjna NIK
przeprowadzajca
kontrol
Departament Pracy Spraw
Spoecznych iRodziny

Delegatura NIK
w Opolu

Delegatura NIK
wBiaymstoku

Delegatura NIK
wBydgoszczy

Delegatura NIK
wKielcach

Delegatura NIK
w Olsztynie

87

ZACZNIKI

Lp.

Jednostka

Kierownik jednostki

16.

Podkarpacki Urzd
Wojewdzki

Ewa Leniart
poprzednio Magorzata Chomycz-migielska
do 8grudnia 2015r.

17.

Regionalny Orodek Polityki


Spoecznej wRzeszowie

Jerzy Jczmienionka
poprzednio Barbara Krawczyk do 14grudnia
2015r. oraz Mariola Zajdel-Ostrowska do
22wrzenia 2015

18.

Powiatowe Centrum Pomocy


Rodzinie wacucie

Joanna Dubiel-Sowa

19.

Gminny Orodek Pomocy


Spoecznej wKrasnem

Wioletta Leszczyska

20.

Zachodniopomorski Urzd
Wojewdzki

Piotr Jania
poprzednio Marek Taasiewicz do 8grudnia
2015r. oraz Marcin Zydorowicz do 11marca
2014r.

21.

Urzd Marszakowski
Wojewdztwa
Zachodniopomorskiego

Olgierd Geblewicz

22.

Powiatowe Centrum Pomocy


Rodzinie wGoleniowie

Krystyna Jaworska

23.

Orodek Pomocy Spoecznej


wGoleniowie

Zbigniew ukaszewski
poprzednio Gizela Rybicka 31lipca 2015r.

Jednostka
organizacyjna NIK
przeprowadzajca
kontrol

Delegatura NIK
w Rzeszowie

Delegatura NIK
w Szczecinie

W informacji owynikach kontroli uwzgldniono rwnie wyniki kontroli rozpoznawczej


przeprowadzonej wnastpujcych jednostkach.

88

24.

Opolski Urzd Wojewdzki

Ryszard Wilczyski

25.

Regionalny Orodek Polityki


Spoecznej wOpolu

Adam Rycki

26.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie wKrapkowicach

Beata Krzeszowska-Stroka

27.

Orodek Pomocy Spoecznej wKrapkowicach

Marlena Korna

Delegatura NIK
w Opolu

ZACZNIKI
2. Wyniki badania ankietowego oraz analiza informacji uzyskanych
zniekontrolowanych jednostek
2.1. Wyniki badania ankietowego przeprowadzonego wrd osb odwiedzajcych kontrolowane
jednostki
W celu sprawdzenia poziomu wykorzystania przez klientw JOPS informacji iusug dostpnych
winternecie oraz skutecznoci prowadzonych dotychczas dziaa promocyjnych, dotyczcych
funkcjonalnoci udostpnionych obywatelom wwyniku realizacji Projektu Emp@tia, podczas
kontroli NIK prowadzonej w15 jednostkach176, przeprowadzono wrd osb je odwiedzajcych
anonimow ankiet. Wbadaniu ankietowym uczestniczyo ogem 596 osb, ztego: 229 wOPS,
210 wPCPR i157 wROPS.
60% osb, ktre wzio udzia wbadaniu ankietowym wskazao, e korzysta zinternetu wcelu
odwiedzenia stron urzdw iinstytucji publicznych, najczciej jednak aby ustali adres, numer
telefonu lub godziny urzdowania (41% odpowiedzi) albo sprawdzi jakie formalnoci swymagane
do zaatwienia sprawy (28%). Ponad 92% osb, ktre wziy udzia wbadaniu ankietowym,
wcigu ostatniego roku nie zaatwiao spraw zzakresu zabezpieczenia spoecznego przez
internet. Jako gwne powody wskazywano brak takiej potrzeby (30% odpowiedzi) ipreferowanie
osobistego lub telefonicznego zaatwiania spraw (24%). 19% ankietowanych jako jeden zpowodw
wymienio brak podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, umoliwiajcych zaatwienie
sprawy przez internet. Wikszy by odsetek osb, ktre zadeklaroway, i zamierzaj wcigu
najbliszego roku zaatwia sprawy zzakresu zabezpieczenia spoecznego przez internet, wynis
on 17%. Znaczna grupa klientw JOPS to osoby, ktre nie maj moliwoci dostpu do internetu
wdomu. Spord ankietowanych niemal 58% nie wiedziao, gdzie wokolicy ich zamieszkania mog
bezpatnie skorzysta zkomputera podczonego do internetu.
Jakkolwiek 70% osb uczestniczcych wbadaniu ankietowym odpowiedziao, e syszeli
oportalu internetowym Emp@tia, to jednak ponad poowa znich nie podaa skd si onim
dowiedziaa. Ankietowani, ktrzy wskazali rdo informacji, najczciej podawali, e dowiedzieli
si otym portalu od pracownikw jednostki pomocy spoecznej (64%) oraz zmediw (20%).
Ich wiedza oportalu bya jednak bardzo niewielka, bowiem a ponad 62% znich nie potrafio
wskaza jakie sprawy mona zaatwi oraz jakie informacje uzyska poprzez portal
Emp@tia. Ponad44%ankietowanych, ktrzy syszeli oportalu, napytanie czy jest on dla
nich przydatny zaznaczyo odpowied nie mam zdania, a27% e nie. Jedynie 23 spord
ankietowanych (3,9%) podao, ekorzystao ju ztego portalu.
2.2. Analiza informacji uzyskanych zniekontrolowanych jednostek
1. Informacje zjednostek, ktre nie podczyy systemw dziedzinowych do CSIZS
W zwizku zprowadzon kontrol, wystpiono (na podstawie art. 29 ust.1 pkt2 lit. f ustawy oNIK)
doniekontrolowanych 100 jednostek samorzdu terytorialnego oraz do6ROPS, wktrych dodnia
30listopada 2015r. nie podczono do CSIZS przynajmniej jednego systemu dziedzinowego
zobszarw: pomoc spoeczna, wiadczenia rodzinne lub fundusz alimentacyjny, owskazanie
przyczyn ich dotychczasowego niepodczenia. Wedug odpowiedzi, ktrych udzieliy 74 jednostki

176 Piciu OPS, piciu PCPR, 2 ROPS i3 urzdach marszakowskich, wktrych ROPS funkcjonuj jako komrki organizacyjne.

89

ZACZNIKI
(69,8%), 73 znich otrzymay informacje natemat Projektu Emp@tia iudostpnianych wzwizku
znim aplikacjach, sprzcie oraz systemach informatycznych. Jednak jedynie 55,4% wskazao,
e informacje te byy dla nich wystarczajce. Z udzielonych odpowiedzi wynikao, i najczstsz
przyczyn niepodczenia systemw dziedzinowych do CSIZS we wszystkich trzech obszarach
byy ograniczenia organizacyjne lub techniczne (58,5% systemw) oraz skomplikowany proces
podczenia (19,1% systemw). Jednostki, ktre uytkoway systemy dziedzinowe wobszarze
pomocy spoecznej, jako istotny wskazay rwnie brak uzyskania niezbdnych danych
umoliwiajcych podczenie (17,7% systemw). Szczegowe dane dotyczce uzyskanych
odpowiedzi wzakresie przyczyn niepodczenia systemw dziedzinowych wposzczeglnych
obszarach przedstawia poniszy wykres.
Wykres nr9
Przyczyny niepodczenia przez jednostki terenowe systemw dziedzinowych do CSIZS177
6

ograniczenia
organizacyjne
lub techniczne

41
39

skomplikowany
proces
podczenia

14
12
PS (N=10)
3

brak danych
do podczenia

FA (N=70)

10

SR (N=67)

13

brak obowizku
podczenia

8
4

niedostosowanie
systemw
dziedzinowych

8
9

4
inne powody

13
14
0

10

20

30

40

50

liczba odpowiedzi

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Wrd innych, niewymienionych wprzesanym zapytaniu powodw niepodczenia systemw


do CSIZS wskazywano m.in. brak informacji dotyczcych sposobu ochrony danych osobowych,
ktre maj by przekazywane do CSIZS oraz podziau odpowiedzialnoci wprzypadku ich utraty
(m.in. wtrakcie przesyania danych do CBB), brak rodkw finansowych, niewystarczajc liczb
pracownikw lub zmian systemu dziedzinowego uywanego wjednostce.
W przekazanych informacjach sformuowano rwnie inne uwagi dotyczce wdraania lub dziaania
systemu Emp@tia, m.in. zwracano uwag naproblemy zuzyskaniem certyfikatw, brak szkole
dla pracownikw oraz niedostosowanie przepisw prawa. Pomimo wskazanych problemw,
10jednostek poinformowao, e po otrzymaniu zapytania zNIK podczyo ju systemy dziedzinowe
do CSIZS lub, e dziaania wtym zakresie podejmie wnajbliszym czasie.

90

177 N liczba systemw dziedzinowych.

ZACZNIKI
2. Informacje zjednostek, ktre podczyy systemy dziedzinowe do CSIZS
W zwizku zprowadzon kontrol, Najwysza Izba Kontroli (na podstawie art. 29 ust.1 pkt2 lit.
f ustawy oNIK), wystpia do 2788 jednostek organizacyjnych pomocy spoecznej (ROPS, PCPR
iOPS), ktre nadzie 30listopada 2015r. miay podczony do CSIZS, co najmniej jeden system
dziedzinowy (uywany wobszarze: pomoc spoeczna PS, wiadczenia rodzinne SR lub fundusz
alimentacyjny FA), oprzekazanie informacji dotyczcych wdraania wtych jednostkach produktw
Projektu Emp@tia, a take prawidowoci dziaania istopnia wykorzystywania wtych podmiotach
funkcjonalnoci udostpnionych wzwizku zrealizacj tego Projektu. Ze wzgldu nawejcie
wycie zdniem 1stycznia 2016r. przepisw ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych
oraz niektrych innych ustaw, ktre m.in. nakaday nawaciwe organy obowizek samodzielnego
pozyskiwania od innych organw oraz zrejestrw publicznych informacji178 niezbdnych do
rozpatrzenia spraw zzakresu wiadcze rodzinnych iwiadcze zfunduszu alimentacyjnego,
zapytanie do jednostek skierowano wdwch terminach, tj.w grudniu 2015r. oraz wlutym 2016r.179
W grudniu 2015r. zapytanie skierowano do 1395 jednostek, ktre nie byy objte kontrol NIK
(wtym: 1238 OPS, 154 PCPR oraz 3ROPS), a wlutym 2016r. do 1393 pozostaych jednostek (w tym:
1239 OPS i154 PCPR). Informacje pozyskano przy wykorzystaniu elektronicznych kwestionariuszy,
udostpnionych ww. podmiotom poprzez system Lime Survey. Na zadane przez NIK pytania
odpowiedziao 1925 jednostek (69%), ztego 945 wgrudniu 2015r. i980 wlutym imarcu 2016r.
Informacje uzyskane oProjekcie Emp@tia ipodczenie systemw do CSIZS
Spord jednostek podczonych do CSIZS, ktre udzieliy NIK informacji, 93,9% wskazaa,
iotrzymaa zMinisterstwa lub waciwego urzdu wojewdzkiego informacje natemat Projektu
Emp@tia iudostpnianych wzwizku znim aplikacjach, sprzcie oraz systemach informatycznych,
jednak tylko niewiele ponad poowa znich (54,4%) uznaa, i informacje te byy wystarczajce. 71,6%
tych podmiotw wskazao take naniedostateczny dostp do szkole, konferencji iinstruktay
dotyczcych Projektu Emp@tia oraz sposobu wykorzystania sprztu, aplikacji ifunkcjonalnoci
zwizanych ztym Projektem. Niemal co trzecia jednostka (31%) wskazaa rwnie, e podczas
podczania systemw dziedzinowych do CSIZS napotkaa narnego rodzaju problemy. Dotyczyy
one trudnoci zpoczeniem zserwerem CSIZS (wskazao je 65,8% jednostek, ktre napotkay
problemy), bdw pobierania certyfikatw (26,6%), bdw pobierania sownikw (20,6%).
Ponadto podmioty te wskazyway take nabrak moliwoci rejestracji systemu dziedzinowego
(13,2%) oraz brak wymaganych do podczenia funkcji wsystemie dziedzinowym (11,6%).

178 1/o dochodzie podlegajcym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osb fizycznych; 2/informacji owieku

istanie cywilnym czonkw rodziny; 3/informacji owysokoci skadek naubezpieczenie zdrowotne, wtym informacji
owysokoci skadek od poszczeglnych patnikw iokresach opacania przez nich tych skadek; 4/zawiadczenia lub
informacji ozgoszeniu do ubezpiecze spoecznych; 5informacji olegitymowaniu si odpowiednim orzeczeniem
oniepenosprawnoci.
179 Respondenci zostali podzieleni nadwie rwnoliczne grupy, poprzez wylosowanie grupy 1395 jednostek zbazy JOPS
podczonych do CSIZS zuyciem funkcji los wprogramie Excel, drug grup stanowiy pozostae niekontrolowane JOPS.

91

ZACZNIKI
Wykres nr10
Rodzaje problemw zidentyfikowanych przez jednostki terenowe podczas procesu podczania systemw
dziedzinowych do CSIZS (jednostki, miay moliwo wskazania kilku odpowiedzi)
80%
65,8%
60%

40%
27,5%

26,6%
20,6%

20%

0%

trudnoci z poczeniem
si
z serwerem CSIZS

bdy
pobierania
certyfikatw

bdy
pobierania
sownikw

13,2%

11,6%

brak moliwoci
rejestracji systemu
dziedzinowego

brak wymaganych do
podczenia funkcji
w systemie
dziedzinowym

inne

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Wikszo jednostek (59,4%), podczas podczenia systemw dziedzinowych do CSIZS,


rejestracji lub obsugi terminali mobilnych korzystaa ze wsparcia zewntrznego. Jednostki,
ktre potrzeboway wsparcia, najczciej korzystay zpomocy administratorw wojewdzkich
(49%jednostek) oraz dostawcw systemw dziedzinowych (34,9%), anajrzadziej Ministerstwa (5%)
oraz Centrum Wsparcia Uytkownikw CSIZS (12,6%).
Wykres nr11
Wsparcie uzyskane przez jednostki terenowe od podmiotw zewntrznych podczas podczania systemw
dziedzinowych do CSIZS oraz rejestracji terminali (jednostki miay moliwo wskazania kilku odpowiedzi)
60%
49,0%
40,4%

40%

34,9%

20%
12,6%
5,0%
0%

administratora
wojewdzkiego

dostawcy systemu
dziedzinowego

Centrum Wsparcia
Uytkownikw CSIZS

Ministerstwa

innego podmiotu

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

394 jednostki (20,5%) poinformoway NIK otym, e poniosy wydatki nawdroenie systemw
iaplikacji zwizanych zProjektem Emp@tia ipodczeniem systemw dziedzinowych do CSIZS.
czna kwota wydatkw, poniesionych przez ww. jednostki naten cel do 30listopada 2015r.
wyniosa 992,5tys.z.

92

ZACZNIKI
Pozyskiwanie iweryfikacja danych wsystemach zewntrznych
W zwizku zProjektem Emp@tia zostay przez Ministerstwo udostpnione usugi pozyskiwania lub
weryfikacji danych wsystemach zewntrznych irejestrach publicznych (weryfikacja tosamoci
osoby wCBB, weryfikacja pobierania wiadcze winnych jednostkach180, weryfikacja danych
osobowych wrejestrze PESEL, weryfikacja niepenosprawnoci wsystemie EKSMOoN, weryfikacja
danych obezrobociu wAC Rynek Pracy, weryfikacja danych odochodach wsystemie ePodatki
Ministerstwa Finansw, weryfikacja danych oubezpieczeniu wsystemie ZUS, weryfikacja
danych wCentralnej Ewidencji iInformacji oDziaalnoci Gospodarczej CEiDG, weryfikacja
danych wKrajowym Rejestrze Sdowym KRS). Korzystanie znich byo moliwe poprzez
systemy dziedzinowe. W ramach prowadzonej kontroli NIK zapytaa niekontrolowane jednostki
owykorzystanie ww. usug podczas realizacji zada, a wprzypadku ich nieuywania opodanie
przyczyn.
W informacjach przekazanych NIK wlutym imarcu 2016r. jednostki terenowe czciej wskazyway,
i korzystaj zudostpnionych usug. Byo to widoczne we wszystkich trzech obszarach
zabezpieczenia spoecznego (PS, SR iFA). Najczciej korzystano zpozyskania lub weryfikacji
danych zgromadzonych wsystemach ePodatki, ZUS oraz PESEL. Ponadto oile przeprowadzone
analizy wykorzystania usug wposzczeglnych obszarach napodstawie informacji otrzymanych
wgrudniu 2015r. nie wykazay istotnych rnic pomidzy obszarami, to zinformacji uzyskanych
w2016r. wynikao wysze ich wykorzystanie wobszarach wiadcze rodzinnych ifunduszu
alimentacyjnego, ktrych dotyczyy zmiany przepisw, obowizujce zdniem 1stycznia 2016r.
Wykres nr12
Odsetek systemw dziedzinowych uywanych wposzczeglnych obszarach, wktrych pracownicy korzystali
zudostpnionych usug pozyskania lub weryfikacji danych winnych systemach lub rejestrach publicznych
(wginformacji udzielonych NIK wgrudniu 2015r.)
90%
PS(N=937)

80%

FA(N=820)

70%

SR(N=826)

60%
50%
40%
30%
20%
10%

KRS

CEIDG

ZUS

dochody
wMF

ACRynek
Pracy

EKSMOoN

PESEL

adresy

tosamo
wCBB

0%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

180 Od 2016r.

93

ZACZNIKI
Wykres nr13
Odsetek systemw dziedzinowych uywanych wposzczeglnych obszarach, wktrych pracownicy korzystali
zudostpnionych usug pozyskania lub weryfikacji danych winnych systemach lub rejestrach publicznych
(wginformacji udzielonych NIK wlutym imarcu 2016r.)
90%
PS(N=961)

80%

FA(N=751)

70%

SR(N=826)

60%
50%
40%
30%
20%
10%

KRS

CEIDG

ZUS

dochody
wMF

ACRynek
Pracy

EKSMOoN

PESEL

adresy

pobieranie
wiadcze

tosamo
wCBB

0%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Z informacji udzielonych NIK przez jednostki terenowe wgrudniu 2015r. wynikao, e do tego
czasu a w48,6% uywanych przez te jednostki systemw dziedzinowych nie korzystano
zadnej zudostpnionych wtych systemach usug weryfikacji danych wrejestrach
publicznych iinnych systemach informatycznych, w17,1% wykorzystywano tylko jedn znich,
a jedynie w26,7% korzystano ztrzech lub wicej ww. funkcjonalnoci. Wiksze byo wykorzystanie
udostpnionych funkcjonalnoci wrd jednostek, ktre udzieliy NIK informacji wlutym
iwmarcu 2016r. Odsetek uywanych przez nie systemw, wktrych nie korzystano zadnej
zudostpnionych usug weryfikacji danych wynis 16%, w8,3% wykorzystywano tylko jedn,
aw66,8% korzystano ztrzech lub wicej funkcjonalnoci.
W obszarze wiadcze rodzinnych, a 80,5% jednostek wskazao, e korzysta ztrzech lub wicej
rodzajw usug weryfikacji danych wsystemach zewntrznych, a jedynie 7%, e nie korzysta
zadnej. W obszarze funduszu alimentacyjnego byo to odpowiednio: 74,1% i14,9%, awobszarze
pomocy spoecznej: 52,1% i24%. Szczegowe dane wtym zakresie przedstawiono naponiszym
wykresie.

94

ZACZNIKI
Wykres nr14
Wykorzystanie dostpnych usug weryfikacji danych wsystemach zewntrznych wg poszczeglnych obszarw
zabezpieczenia spoecznego napodstawie informacji otrzymanych wgrudniu 2015r. oraz lutym imarcu 2016r.
80%
grudzie2015r.PS(N=937),FA(N=820),SR(N=826)
luty/marzec2016r.PS(N=961),FA(N=751),SR(N=770)
70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
PS

FA

SR

niekorzystano
zadnejweryfikacji

PS

FA

SR

korzystano
zjednejweryfikacji

PS

FA

SR

korzystanozdwch
weryfikacji

PS

FA

SR

korzystanoztrzech
iwicejweryfikacji

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Jako gwne przyczyny niedokonywania weryfikacji iniepozyskiwania danych zsystemw


zewntrznych oraz rejestrw publicznych przy wykorzystaniu funkcjonalnoci udostpnionych
wsystemach dziedzinowych (obsugujcych obszary pomocy spoecznej, funduszu alimentacyjnego
iwiadcze rodzinnych) wgrudniu 2015r. jednostki wskazyway najczciej: brak informacji
osposobie korzystania (34,3% udzielonych odpowiedzi); niedziaanie lub ich nieprawidowe
dziaanie usug (28,1%) oraz brak obowizku ich wykorzystywania (24,3% odpowiedzi). Najczciej
wskazywanymi przyczynami niekorzystania zudostpnionych usug przez jednostki, ktre
udzieliy NIK informacji wlutym imarcu 2016r. byy: niedziaanie lub nieprawidowe dziaanie
funkcjonalnoci (21,2%) oraz brak informacji osposobie korzystania (10%).
Przyczyny niewykorzystywania poszczeglnych rodzajw udostpnionych usug weryfikacji danych
winnych systemach byy zblione we wszystkich trzech obszarach, zarwno winformacjach
uzyskanych przez NIK wgrudniu 2015r., jak iwlutym oraz marcu 2016r. Inny by jednake udzia
poszczeglnych rodzajw przyczyn niewykorzystania udostpnionych usug wskazywanych
w2015r. iw 2016r. W 2016r. wikszy by odsetek jednostek, ktre uznay, i otrzymywane
zinnych systemw informacje sniewystarczajce lub zbdne do zaatwienia sprawy, a mniejszy
wskazujcych nabrak obowizku korzystania zudostpnionych usug. Szczegowe wyniki analiz

95

ZACZNIKI
otrzymanych wtym zakresie informacji, wpodziale naposzczeglne rodzaje usug, obszary,
wktrych zostay udostpnione oraz czas udzielenia NIK informacji, przedstawiono naponiszej
tabeli.

FA
SR
PS

Wprowadzanie
adresw woparciu
osowniki systemu
Emp@tia

FA

SR

PS
Weryfikacja
danych osobowych
wrejestrze PESEL

FA

SR

Inne

PS

Brak obowizku korzystania


z udostpnionej
funkcjonalnoci

Weryfikacja
pobierania przez
beneficjentw
wiadcze winnych
jednostkach

Uzyskiwane poprzez system


informacje szbdne
do zaatwienia sprawy

SR

Uzyskiwane poprzez
system informacje
sniewystarczajce
do zaatwienia sprawy

FA

Niedziaanie
lub nieprawidowe
dziaanie funkcjonalnoci

Weryfikacja
tosamoci osoby
wCBB

grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
luty/marzec
2016r.
luty/marzec
2016r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.

Brak informacji
osposobie korzystania

PS

Czas udzielenia informacji

Obszar

Rodzaj funkcjonalnoci

Tabela nr5
Niewykorzystywanie poszczeglnych udostpnionych funkcjonalnoci oraz przyczyny ich niewykorzystania wg
informacji otrzymanych zniekontrolowanych jednostek wgrudniu 2015r. oraz lutym/marcu 2016r.181

34,9%

28,3%

4,2%

7,9%

26,0%

12,4%

14,4%

29,6%

4,1%

10,4%

14,3%

16,0%

34,6%

30,9%

3,8%

4,3%

24,8%

11,3%

10,9%

32,5%

3,3%

4,9%

7,5%

16,1%

34,3%

30,8%

3,5%

4,5%

24,8%

11,3%

10,8%

32,7%

3,0%

5,2%

7,0%

13,6%

15,8%

35,5%

4,1%

6,8%

13,9%

17,1%

12,3%

35,7%

3,9%

3,5%

7,1%

17,6%

12,2%

37,1%

3,8%

3,1%

6,4%

14,4%

31,9%

18,5%

0,0%

0,0%

18,2%

12,6%

17,2%

15,8%

0,0%

0,0%

12,0%

13,4%

33,0%

22,6%

0,0%

0,0%

18,9%

12,0%

16,2%

13,8%

0,0%

0,0%

8,8%

16,6%

33,2%

22,4%

0,0%

0,0%

19,9%

11,7%

16,5%

13,9%

0,0%

0,0%

8,7%

14,5%

32,2%

16,5%

5,5%

6,8%

23,5%

12,5%

10,3%

18,3%

3,6%

6,1%

13,2%

14,7%

31,8%

20,4%

6,2%

3,8%

23,4%

11,1%

5,3%

20,5%

3,7%

3,1%

5,7%

15,3%

31,2%

20,7%

5,9%

4,0%

23,2%

11,5%

5,3%

19,5%

3,8%

3,5%

4,8%

11,9%

181 W zestawieniu wskazano odsetek spord udzielonych odpowiedzi, wskazujcych naniewykorzystywanie udostpnionej

96

usugi zdanego powodu.

FA

SR
Weryfikacja danych
odochodach
wsystemie
Ministerstwa
Finansw

FA

SR

PS
Weryfikacja danych
oubezpieczeniu
wsystemie ZUS

FA

SR

Weryfikacja danych
wCentralnej
Ewidencji
i Informacji
o Dziaalnoci
Gospodarczej
(CEIDG)

PS

FA

SR

Inne

Weryfikacja danych
obezrobociu
wAC Rynek Pracy

Brak obowizku korzystania


z udostpnionej
funkcjonalnoci

PS

Uzyskiwane poprzez system


informacje szbdne
do zaatwienia sprawy

SR

Uzyskiwane poprzez
system informacje
sniewystarczajce
do zaatwienia sprawy

FA

Niedziaanie
lub nieprawidowe
dziaanie funkcjonalnoci

Weryfikacja
niepenosprawnoci
wsystemie
EKSMOoN

grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.

Brak informacji
osposobie korzystania

PS

Czas udzielenia informacji

Obszar

Rodzaj funkcjonalnoci

ZACZNIKI

39,3%

34,9%

4,1%

6,2%

25,4%

14,7%

13,4%

20,7%

5,8%

6,9%

13,6%

18,5%

36,0%

32,0%

3,7%

4,3%

26,0%

12,6%

7,9%

18,6%

4,1%

6,7%

6,9%

20,8%

36,0%

33,5%

3,5%

3,3%

26,2%

12,1%

7,7%

18,1%

5,1%

4,4%

5,3%

16,1%

34,6%

19,4%

5,9%

5,3%

22,7%

17,7%

11,4%

15,3%

6,1%

4,6%

11,1%

19,5%

33,3%

22,4%

6,2%

2,8%

23,8%

15,5%

5,6%

15,3%

6,5%

3,6%

5,9%

20,1%

33,1%

23,1%

6,8%

2,8%

24,5%

15,0%

6,4%

14,7%

7,0%

3,5%

4,9%

17,1%

32,9%

23,5%

3,9%

2,2%

25,4%

12,4%

3,6%

10,1%

2,0%

0,9%

3,5%

9,6%

32,4%

23,6%

3,6%

1,9%

24,6%

11,9%

2,7%

10,0%

2,5%

0,8%

1,6%

3,4%

36,8%

34,2%

3,1%

3,7%

22,7%

14,4%

11,2%

20,9%

5,3%

4,5%

12,3%

13,4%

34,1%

43,2%

2,3%

1,8%

23,9%

12,9%

3,3%

13,4%

3,2%

0,9%

3,5%

10,5%

34,4%

43,2%

2,4%

1,3%

24,6%

13,1%

2,1%

13,2%

3,1%

0,6%

1,7%

4,0%

35,9%

26,4%

1,9%

7,4%

25,4%

16,1%

13,5%

25,2%

2,6%

10,4%

16,0%

23,3%

33,8%

29,9%

1,5%

3,3%

25,7%

13,3%

6,9%

24,9%

1,7%

5,9%

7,3%

23,3%

33,3%

30,6%

1,9%

3,1%

26,6%

13,6%

6,4%

25,6%

2,2%

5,8%

6,5%

20,5%

97

Uzyskiwane poprzez system


informacje szbdne
do zaatwienia sprawy

Brak obowizku korzystania


z udostpnionej
funkcjonalnoci

Inne

SR

Uzyskiwane poprzez
system informacje
sniewystarczajce
do zaatwienia sprawy

FA

Niedziaanie
lub nieprawidowe
dziaanie funkcjonalnoci

Weryfikacja danych
w Krajowym
Rejestrze Sdowym
(KRS)

grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.
grudzie 2015r.
luty/marzec
2016r.

Brak informacji
osposobie korzystania

PS

Czas udzielenia informacji

Obszar

Rodzaj funkcjonalnoci

ZACZNIKI

37,6%

30,6%

1,4%

8,1%

27,3%

17,5%

14,7%

20,8%

1,9%

17,4%

21,5%

24,1%

35,7%

35,1%

1,1%

4,8%

26,7%

14,5%

8,8%

20,4%

2,0%

13,3%

15,0%

26,6%

35,0%

35,0%

1,5%

5,6%

28,2%

14,2%

9,0%

20,6%

1,6%

15,5%

15,8%

24,8%

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Zasilanie CBB
NIK zapytaa take niekontrolowane jednostki ozasilanie danymi CBB przez uywane wtych
jednostkach systemy dziedzinowe. Zdecydowana wikszo jednostek (73,5%) nie analizowaa
sposobu zasilania przez uywane systemy dziedzinowe CBB danymi dotyczcymi beneficjentw
irozpatrywanych spraw (brak byo takiego obowizku wustalonych przez Ministerstwo
procedurach). Spord jednostek, ktre to sprawdziy, wponad poowie uywanych przez
nie systemw (57,6%) zidentyfikowano problemy, polegajce nanieprzesyaniu przez system
dziedzinowy danych do CBB oraz przerwach wkomunikacji systemu dziedzinowego zCBB
(52,7%)182.
Obsuga informatyczna wjednostkach
Wedug informacji przekazanych NIK, jedynie wniewiele ponad poowie jednostek (52,1%)
obsug informatyczn zapewnia zatrudniony wtej jednostce informatyk. 27,1% jednostek
wskazaa, iobsug tak zapewnia informatyk zatrudniony winnej jednostce samorzdowej,
awpozostaych jednostkach (20,8%) nie bya zapewniona staa obsuga informatyczna (obowizki
ztym zwizane peni pracownik merytoryczny jednostki). Posiadanie wsparcia informatycznego
wpywao wtych jednostkach nastopie wykorzystania udostpnionych funkcjonalnoci
pozyskiwania lub weryfikacji danych wsystemach zewntrznych. Najwiksz aktywno wtym
zakresie wykazyway jednostki, ktre zatrudniay informatyka (zapytania skierowano z72%
systemw dziedzinowych uywanych wtych jednostkach). Mniejsz aktywno (zapytania
skierowano z64% uywanych systemw dziedzinowych) wykazyway jednostki, ktre korzystay
zusug informatyka zatrudnionego winnej jednostce samorzdu terytorialnego, a najmniejsz
jednostki niezatrudniajce informatyka (62%).

98

182 Jednostki miay moliwo wskazania kilku problemw.

ZACZNIKI
Terminale mobilne
Spord jednostek, ktre udzieliy NIK informacji, 1682 dysponoway terminalami mobilnymi
otrzymanymi zMinisterstwa. Jedynie 41 znich (2,4%) poinformowao, i podjo dziaania
wcelu sprawdzenia dziaania terminali imoliwoci ich wykorzystania do przeprowadzania
wywiadw rodowiskowych. Wedug otrzymanych informacji w2014r. 20 jednostek podjo
prby sporzdzenia zuyciem terminali mobilnych 147 wywiadw (z tego 105 wywiadw
71,4% sporzdzono wpiciu jednostkach). W 2015r. 33 jednostki podjy takie prby, rejestrujc
wterminalach ogem1056 wywiadw (z tego 812 wywiadw 76,9% przeprowadzono wpiciu
jednostkach). Wedug informacji przekazanych NIK wlutym imarcu 2016r. prby takie w2016r.
podjy 2 jednostki rejestrujc ogem 8 wywiadw.
Jednostki, ktre nie wykorzystyway terminali mobilnych, jako gwn przyczyn niepodjcia
prb rejestracji wywiadw przy ich uyciu wskazay brak regulacji prawnych dotyczcych
przeprowadzania wywiadw rodowiskowych wformie elektronicznej (58,9% jednostek) oraz brak
niezbdnej wiedzy do obsugi oprogramowania terminali (38,9% jednostek). Ponadto jednostki
wskazyway rwnie naniech pracownikw socjalnych do korzystania zterminali (35,8%), obaw
przed utrat terminali (35,3%) oraz problemy techniczne zpodczeniem terminali (25%).
Wykres nr15
Przyczyny niepodjcia prb sprawdzenia dziaania iwykorzystania terminali mobilnych
80%

60%

58,9%

38,9%

40%

35,8%

35,3%
25,0%

23,7%

20%

0%

brak regulacji
prawnych dotyczcych
przeprowadzania
wywiadw
w tej formie

brak niezbdnej
wiedzy do obsugi
oprogramowania
terminali

problemy techniczne
z podczeniem
terminali

obawa przed
utrat terminali

niech pracownikw
socjalnych do
korzystania z terminali

inne

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

99

ZACZNIKI
Korzystanie zwewntrznej strefy portalu informacyjno-usugowego (PIU)
Jedynie 21,4% jednostek winformacjach przekazanych NIK wskazao, e ich pracownicy, ktrym
nadano uprawnienia dostpu do strefy wewntrznej PIU, korzystaj ztego portalu. Pozostae
jednostki, jako najczstsze przyczyny niekorzystania przez pracownikw zinformacji dostpnych
naPIU wskazyway nabrak informacji otakiej moliwoci (28,1% jednostek) oraz brak czasu (19,9%).
Odbieranie wnioskw skadanych drog elektroniczn
Wnioski elektroniczne skadane za porednictwem portalu Emp@tia, wymagay ich odebrania
poprzez uywane systemy dziedzinowe. Ponad poowa jednostek (61,2%) poinformowaa NIK, i
regularnie (co najmniej raz wtygodniu) odbiera poczt elektroniczn zportalu Emp@tia. 38,8%
jednostek podaa jednak, e nie odbieraa takiej poczty regularnie, co stwarza ryzyko nierozpatrzenia
wnioskw kierowanych t drog. Wedug informacji otrzymanych przez NIK w2016r., wikszy by
jednak wporwnaniu do informacji otrzymanych wgrudniu 2015r. udzia jednostek regularnie
odbierajcych poczt zEmp@tii (74,5%, wczeniej 47,5%). Jednostki, ktre zaniechay regularnego
odbierania poczty, najczciej jako przyczyn ww. zaniechania wskazyway brak informacji otakiej
koniecznoci (47,9% jednostek).
Wykres nr16
Przyczyny nieodbierania przez pracownikw jednostek terenowych poczty zsystemu Emp@tia
60%
47,9%
40%

20%

19,7%

16,4%
12,9%
3,2%

0%

brak informacji
o takiej koniecznoci

problemy
techniczne

brak uprawnie

brak czasu
zapomnienie

inna

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Ponad 95% jednostek wskazao take, i za porednictwem poczty elektronicznej systemu Emp@tia,
dostpnej poprzez systemy dziedzinowe, nie przesya korespondencji do innych jednostek
podczonych do CSIZS. Najczstsz przyczyn wskazywan przez te jednostki by brak takiej
potrzeby (podao j 57,1% jednostek).

100

ZACZNIKI
Wykres nr17
Przyczyny nieprzesyania korespondencji do innych jednostek podczonych do CSIZS zwykorzystaniem poczty
elektronicznej wsystemach dziedzinowych
57,1%

60%

40%

20%

18,4%
13,2%

11,3%

0%

brak informacji
o takiej moliwoci

problemy techniczne

brak potrzeby
przesyania informacji
t drog

inna

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Efekty wdroenia produktw Projektu Emp@tia


W informacjach przekazanych NIK wgrudniu 2015r., tylko 5 jednostek (0,6%) podao, i przy
wykorzystaniu oprogramowania ifunkcjonalnoci udostpnionych im wzwizku zrealizacj
Projektu Emp@tia, ujawnio 6przypadkw wyudzenia wiadcze lub udaremnio takie wyudzenie.
Spord jednostek, ktre przekazay informacje w2016r. 8 jednostek (0,8%) ujawnio 15 takich
przypadkw.
Niespena jedna pita jednostek (18,6%) ocenia, e wwyniku wdroenia oprogramowania
ifunkcjonalnoci zwizanych zProjektem Emp@tia, nastpio wtych jednostkach usprawnienie,
poprawa skutecznoci lub efektywnoci zaatwiania spraw. Jeszcze mniej jednostek (7,1%) wskazao,
e wwyniku wdroenia produktw Projektu Emp@tia nastpio zmniejszenie (racjonalizacja)
wydatkw ponoszonych wtych jednostkach wzwizku zrealizacj zada. Wikszy by udzia
jednostek pozytywnie oceniajcych efekty wdroenia produktw tego Projektu winformacjach
przekazanych NIK w2016r., anieli wgrudniu 2015r. Wyniki analiz otrzymanych informacji wtym
zakresie przedstawiono naponiszych wykresach.

101

ZACZNIKI
Wykres nr18
Czy nastpia poprawa skutecznoci lub efektywnoci realizacji zada wzwizku zudostpnieniem
dowykorzystania produktw Projektu Emp@tia wg informacji przekazanych NIK przez jednostki terenowe
wgrudniu 2015r. orazlutym imarcu 2016r.
60%
grudzie2015r.
luty/marzec2016r.

39,6%

40%
31,1%

29,2%
24,2%

20,7%

20%

21,8%

17,0%

10,8%
4,1%

1,5%
0%

tak

raczej tak

brak wpywu

raczej nie

nie

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

Wykres nr19
Czy nastpio zmniejszenie wydatkw ponoszonych przez jednostki terenowe wwyniku wdroenia produktw
iwykorzystania funkcjonalnoci Projektu Emp@tia
60%
grudzie2015r.
44,9%

luty/marzec2016r.
40%

34,0%

38,4%
29,0%
23,0%

20%

0%

16,7%

2,0%

0,7%
tak

3,7%

7,7%

raczej tak

brak wpywu

raczej nie

nie

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

561 jednostek (29,1%) poinformowao NIK, e po udostpnieniu funkcjonalnoci zwizanych


zmoliwoci pozyskiwania iweryfikacji danych dotyczcych beneficjentw wsystemach
zewntrznych, osoby ubiegajce si o udzielenie pomocy byy nadal zobligowane do
dostarczania tym jednostkom dokumentw niezbdnych do rozpatrzenia sprawy. rednio wco
pitej jednostce (21,4%) wnioskodawcy nie mieli ju takiego obowizku, a pozostae jednostki
wskazay, ewnioskodawcy dostarczali jedynie cz dokumentw zawierajcych informacje,
ktrych pozyskanie nie byo moliwe zsystemw zewntrznych (49,5%). Porwnanie informacji
otrzymanych wtym zakresie od jednostek terenowych wgrudniu 2015r. oraz wlutym imarcu 2016r.
wskazuje, i w2016r. mniej jednostek wymagao dostarczania dokumentw od wnioskodawcw,
gdy wszerszym zakresie niezbdne informacje uzyskiway zsystemw zewntrznych.

102

ZACZNIKI
Wykres nr20
Konieczno dostarczania przez wnioskodawcw dokumentw niezbdnych do rozpatrzenia sprawy
80%
63,1%

grudzie2015r.

60%

luty/marzec2016r.
42,1%

35,4%

40%

0%

22,4%

16,6%

20%

tak

tak, ale tylko czci dokumentw dotyczcych


danych, ktrych pozyskanie nie byo moliwe
z systemw zewntrznych

20,3%

nie

rdo: Opracowanie wasne NIK napodstawie informacji pozyskanych zniekontrolowanych jednostek

W przekazanych NIK informacjach, sformuowano rwnie inne uwagi iopinie dotyczce wdraania
lub dziaania produktw Projektu Emp@tia. Oto kilka znich:
System Emp@tia jest systemem trafnym iwaciwym wspecyfice swego przeznaczenia. Zwaywszy
jednak naindywidualno izoony charakter kadej rozpatrywanej sprawy, nie bdzie wstanie
przyczyni si do skrcenia czasu jej rozpatrzenia. Ewentualne braki wdostpie do systemu spowoduj
wyduenie zaatwienia sprawy itym samym zmusi to potencjalnego klienta do pozyskania
wymaganych danych wdotychczasowy sposb.
Platforma Empatia wzakresie wiadcze rodzinnych nie funkcjonuje prawidowo. Odpowiedzi
nazapytania kierowane do systemw ePodatki oraz ZUS przychodz zduymi opnieniami izawieraj
bdy. Informacje uzyskane zZUS za porednictwem platformy Empatia nie pokrywaj si zdanymi
zawartymi wzawiadczeniach uzyskanych nawniosek wwersji papierowej (w 90%). Ponadto informacji
oniefigurowaniu wewidencji ZUS nie mona wydrukowa. Informacje uzyskane zsystemu ePodatki
za porednictwem platformy Empatia sniekompletne. Nie zawieraj indywidualnego podatku
wprzypadku wsplnego rozliczania si maonkw, co uniemoliwia niejednokrotnie wyliczenie
dochodu rodziny, atym samym podjcie decyzji wsprawie przyznania wiadcze rodzinnych.
W raportach prezentujcych informacje brak jest elementarnej metadanej zjakiego dnia te informacje
pochodz (czas wprowadzenia/pozyskania, czy ostatniej modyfikacji). Data wygenerowania raportu
nie jest informacj wystarczajc.
W naszym przekonaniu integracja systemw wramach Projektu nie jest wystarczajco spjna, albowiem
nie zostay wdroone procedury informowania nabieco administratorw systemw ozaburzeniach
wkomunikacji midzy systemami (np.naskutek przeterminowanego jednego zwielu certyfikatw
bezpieczestwa). Jeeli mamy opiera sw wiedz nadanych zplatformy, to powinny by wdroone
mechanizmy, czy procedury natychmiastowego powiadamiania administratorw, obraku poczenia
znp.kanaem zbioru danych PESEL, zbioru danych wZUS, zbioru danych wKRS.
Brak moliwoci konfiguracji skrzynek pocztowych (tzn. gdy naskrzynk jakiegokolwiek systemu
dziedzinowego wpywa informacja, nie ma moliwoci pozyskania informacji otym fakcie nazwykej
skrzynce pocztowej). Takie moliwoci sw ePUAP. Gdy wpywa wiadomo naePUAP toautomatycznie
jest informacja otym fakcie nazwykej skrzynce pocztowej. Uatwia to prac, poniewa nie trzeba kilka
razy dziennie sprawdza kilku skrzynek pocztowych (kady system dziedzinowy ma swoj, do tego
ePUAP, CAS iinne). Myl, e informacja owpyniciu wniosku do systemy dziedzinowego nazwyk
skrzynk, ktra jest monitorowana przez uytkownikw rozwizaaby ten problem.

103

ZACZNIKI
Aby skutecznie wdroy program wOPS, program ten winien sprawnie dziaa, a pracownicy winni mie
moliwo udziau wbezpatnych warsztatach, naktrych nauczyliby si jak wpraktyce korzysta ztego
systemu nadanym stanowisku pracy. Nie byo adnych szkole wtym zakresie, za opisy programu dla
osb bez przygotowania informatycznego sniezrozumiae. Mae Orodki, jakim jestemy, nie maj
rodkw finansowych nazatrudnienie naetacie informatyka. Pracownicy obcieni wieloci zada nie
maj czasu, aby po omacku uczy si korzystania zprogramu, aby powici cenny czas nakilkukrotne
prby pozyskania danych, aw rezultacie zamiast nich zobaczy komunikat, e wystpi bd inie
wiadomo, czy bd to wynik nieumiejtnoci pracownika czy niedziaania systemu.
Dostp do Portalu Informacyjno-Usugowego (PIU) mona nada dla co najwyej 70 uytkownikw.
W ramach Projektu Empatia otrzymalimy jeden terminal mobilny, wzwizku zpowyszym takie
rozwizanie nie usprawnia pracy pracownikw socjalnych. Tylko zapisanie wywiadu rodzinnego
wterminalu inadanie mu nazwy umoliwia jego zgranie do systemu dziedzinowego. Niestety nie ma
wtedy moliwoci poprawienia wywiadu, ktrego dane winny by zweryfikowane. Terminal nie czy
si zInternetem, wic danych nie mona weryfikowa nabieco wtrakcie przeprowadzania wywiadu
rodzinnego. Ta kwestia sprawia, e pracownicy nie decyduj si naprac zterminalem. Nadal obowizuje
wersja papierowa wywiadu rodzinnego ipodpis osoby ubiegajcej si owiadczenie. Omawiane
rozwizanie nie usprawnia pracy pracownikw socjalnych. Naley jednak zauway, e system Empatia
wpozostaych kwestiach jest nowoczesnym rozwizaniem technicznym/ informatycznym, stanowicym
milowy krok wrozwoju pomocy spoecznej.
Przeprowadzanie wywiadw naterminalach mobilnych jest czynnoci niebywale zoon dla
pracownika socjalnego iw aden sposb nie uatwia, czy przyspiesza wykonania zadania. Dlatego te
wbiecej pracy nie sone wykorzystywane. Sama liczba otrzymanych urzdze wstosunku do liczby
pracownikw jest daleko niewystarczajca.
Wywiady za porednictwem terminali to bardzo dobry pomys, jednak aplikacja jest bardzo mao
intuicyjna, ciki notebook, wystarczyby tablet isprawa zaatwiona zpodpisem beneficjenta naekranie
dotykowym, terminale dedykowane tylko do wywiadu, a powinno by wicej funkcjonalnoci, edytor
tekstu, system dziedzinowy, Internet itd. Fatalnie pomylana autoryzacja uytkownika naterminalach.

104

ZACZNIKI
3. Charakterystyka stanu prawnego
3.1.Przepisy europejskie
Rozporzdzenie Rady (WE) nr1083/2006 zdnia 11lipca 2006r. ustanawiajce przepisy
oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci iuchylajce rozporzdzenie (WE) nr1260/1999 183
(tzw.rozporzdzenie ramowe) okrelao m.in. zasady wdraania, monitorowania ikontroli polityk
spjnoci dla wszystkich funduszy Unii Europejskiej, wtym zasad, zgodnie zktr dokonanie
oceny zgodnoci systemu zarzdzania ikontroli zwymaganiami rozporzdzenia zostao
zaliczone do obowizkw pastwa czonkowskiego. Rozporzdzenie to wart. 37 ust.1 okrelao
obowizkowe elementy programu operacyjnego. Jednym ztakich obowizkowych elementw
byo uzasadnienie wybranych priorytetw, majce nauwadze strategiczne wytyczne Wsplnoty
dla spjnoci, narodowe strategiczne ramy odniesienia oraz wyniki oceny ex ante (art. 37 ust.1 lit.
b) oraz informacje oosiach priorytetowych iich konkretnych celach (art. 37 ust.1 lit. c). Waspekcie
informacji opriorytetach icelach programu ww. rozporzdzenie wymieniao wskaniki produktu
irezultatu, ktre musiay umoliwia pomiar postpw wstosunku do sytuacji wyjciowej oraz
pomiar osignicia celw osi priorytetowej.
Zgodnie zart. 56 ust.4 rozporzdzenia nr1083/2006 zasady kwalifikowalnoci wydatkw
ustanawiano napoziomie krajowym, zzastrzeeniem wyjtkw przewidzianych wrozporzdzeniach
szczeglnych dotyczcych poszczeglnych funduszy. Z kolei wart. 58 rozporzdzenia wskazano,
eustanowione przez pastwa czonkowskie systemy zarzdzania ikontroli programw
operacyjnych zapewnia miay m.in. okrelenie funkcji podmiotw zwizanych zzarzdzaniem
ikontrol oraz przydziau funkcji wobrbie kadego podmiotu, zgodno zzasad rozdzielenia
funkcji pomidzy tymi podmiotami iw ich obrbie, system sprawozdawczoci imonitorowania,
wprzypadku gdy podmiot odpowiedzialny powierza wykonanie zada innemu podmiotowi,
procedury sprawozdawczoci imonitorowania nieprawidowoci oraz odzyskiwania kwot
nienalenie wypaconych.
Pastwa czonkowskie byy, zgodnie zart. 70 ww. rozporzdzenia, odpowiedzialne za zarzdzanie
programami operacyjnymi iich kontrol, wszczeglnoci za pomoc nastpujcych dziaa:
a)zapewnienia, e systemy zarzdzania ikontroli programw operacyjnych ustanowione zgodnie
zart. 5862 funkcjonuj skutecznie;
b)zapobiegania, wykrywania ikorygowania nieprawidowoci oraz odzyskiwania kwot nienalenie
wypaconych wraz zodsetkami ztytuu zalegych patnoci wstosownych przypadkach. Pastwa
czonkowskie obowizane byy zgasza te nieprawidowoci Komisji oraz informowa Komisj
nabieco oprzebiegu postpowa administracyjnych iprawnych.
Z kolei rozporzdzenie Komisji (WE) nr1828/2006 zdnia 8grudnia 2006r. ustanawiajce
szczegowe zasady wykonywania rozporzdzenia Rady (WE) nr1083/2006 ustanawiajcego
przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci oraz rozporzdzenia (WE) nr1080/2006
Parlamentu Europejskiego iRady wsprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego184
183 Dz.U. UE L 210 z31.7.2006, str. 25, ze zm.
184 Dz.U. UE L 371 z27.12.2006, str. 1, ze zm.

105

ZACZNIKI
regulowao szczegowe wymagania dotyczce zasad funkcjonowania systemu zarzdzania
ikontroli, wykrywania nieprawidowoci inaduy, jak rwnie przeprowadzania korekt
finansowych wprogramach operacyjnych, kwalifikowania wydatkw, a take precyzuje wymagania
dotyczce trwaoci projektu. Wprzepisach tego rozporzdzenia opisano m.in. obowizki wzakresie
dziaa informacyjnych ipromocyjnych skierowanych do opinii publicznej ibeneficjentw.
Ponadto napodstawie przepisw ww. aktu wprojekcji finansowej 20072013 utworzony
zosta informatyczny system wymiany danych zawierajcy, m.in. plany finansowe programw
operacyjnych oraz deklaracje wydatkw iwnioskw opatno.
3.2.Przepisy krajowe
3.2.1.Rejestry centralne isystemy teleinformatyczne funkcjonujce wsystemie zabezpieczenia
spoecznego
Ustawodawca wszeroko rozumianym obszarze zabezpieczenia spoecznego, wramach ktrego
realizowano Projekt Emp@tia, obejmujcym nie tylko sprawy wskazane wart. 31 ust.1 ustawy zdnia
4wrzenia 1997r. odziaach administracji rzdowej185, ale te sprawy zzakresu rodziny, oktrych
mowa wart. 28a pkt24 ww. ustawy, przewidzia utworzenie rejestrw publicznych186: a/w art.
23 ust.4a ustawy opomocy spoecznej (fakultatywnie), b/w art. 23 ust.8 ustawy owiadczeniach
rodzinnych, c/w art. 15 ust.8a ustawy opomocy osobom uprawnionym do alimentw, d/w art. 187
ust.4 ustawy owspieraniu rodziny isystemie pieczy zastpczej (fakultatywnie), e/w art. 14 ust.2
ustawy opomocy pastwa wwychowywaniu dzieci. Jednoczenie wprzepisach wskazanych ustaw
okrelony zosta zakres danych podlegajcych gromadzeniu wtych rejestrach, przy czym istotne
zmiany, dotyczce wszczeglnoci dookrelenia zakresu gromadzonych wrejestrach187 danych
oraz okresu ich przechowywania, wprowadzone zostay przepisami ustawy ozmianie ustawy
owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw.
Oprcz utworzenia rejestrw centralnych, oktrych mowa wyej, wobszarze zabezpieczenia
spoecznego funkcjonuj rwnie systemy teleinformatyczne188, dla ktrych warunki techniczne
zostay okrelone wprzepisach: a/rozporzdzenia wsprawie systemw teleinformatycznych
stosowanych wjednostkach organizacyjnych pomocy spoecznej, b/rozporzdzenia wsprawie
systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji zada wzakresie wiadcze rodzinnych
wurzdach administracji publicznej, c/rozporzdzenia wsprawie systemw teleinformatycznych
stosowanych do realizacji zada wzakresie wiadcze zfunduszu alimentacyjnego wurzdach
administracji publicznej. Jednoczenie ustawodawca postanowi, e systemy teleinformatyczne
stosowane wurzdach administracji publicznej realizujcych zadania wzakresie okrelonym ustaw
owspieraniu rodziny isystemie pieczy zastpczej, ustaw zdnia 4lutego 2011r. oopiece nad dziemi
wwieku do lat 3189 oraz ustaw opomocy pastwa wwychowywaniu dzieci stanowi integralne czci
systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji wiadcze rodzinnych.

185 Dz.U. z2015r. poz. 812, ze zm.


186 W rozumieniu art. 3 pkt5 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne.
187 O ktrych mowa wprzepisach opomocy spoecznej, owiadczeniach rodzinnych oraz opomocy osobom uprawnionym

106

do alimentw.
W
188 rozumieniu art. 3 pkt3 ustawy oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne.
189 Dz.U. z2016r. poz. 157.

ZACZNIKI
3.2.2.Postpowanie administracyjne wobszarze zabezpieczenia spoecznego
Oglne zasady postpowania administracyjnego uregulowane zostay wprzepisach Kodeksu
postpowania administracyjnego. Zgodnie zart. 10 1 tej ustawy, organy administracji publicznej
obowizane szapewni stronom czyny udzia wkadym stadium postpowania, aprzed
wydaniem decyzji, umoliwi im wypowiedzenie si co do zebranych dowodw imateriaw
oraz zgoszonych da. Z kolei wart. 12 1 ww. Kodeksu, ustawodawca naoy naorgany
administracji publicznej obowizek wnikliwego iszybkiego dziaania przy zastosowaniu moliwie
najprostszych rodkw prowadzcych do zaatwienia sprawy. Ponadto wart. 14 1 Kodeksu
postpowania administracyjnego wskazano, e sprawy zaatwiane sbd pisemnie bd wformie
dokumentw elektronicznych wrozumieniu przepisw ustawy oinformatyzacji dziaalnoci
podmiotw realizujcych zadania publiczne, dorczanych rodkami komunikacji elektronicznej.
Podania (dania, wyjanienia, odwoania, zaalenia), zgodnie zart. 63 1 ww. Kodeksu mog
by wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomoc telefaksu lub ustnie do protokou, a take za
pomoc innych rodkw komunikacji elektronicznej poprzez elektroniczn skrzynk podawcz
organu administracji publicznej utworzon napodstawie przepisw oinformatyzacji dziaalnoci
podmiotw realizujcych zadania publiczne. Zgodnie zart. 75 1 Kodeksu postpowania
administracyjnego, jako dowd wpostpowaniu naley dopuci wszystko, co moe przyczyni si
do wyjanienia sprawy, a nie jest sprzeczne zprawem. Jednoczenie, zgodnie zbrzmieniem art. 76
1 ww. ustawy, dokumenty urzdowe sporzdzone wprzepisanej formie przez powoane do tego
organy pastwowe wzakresie ich dziaania, stanowi dowd tego, co zostao wnich urzdowo
stwierdzono przepis ten (co wynika zart. 76 2), stosuje si odpowiednio do dokumentw
urzdowych sporzdzanych przez organy jednostek organizacyjnych lub inne podmioty, wzakresie
przekazanych im spraw wskazanych wart. 1 pkt1 ipkt4 ww. Kodeksu. Wmyl art. 77 1 tej ustawy,
organ administracji publicznej jest obowizany wsposb wyczerpujcy zebra irozpatrzy cay
materia dowodowy. Organ administracji publicznej nie moe da zawiadczenia ani owiadczenia
napotwierdzenie faktw lub stanu prawnego, jeeli moliwe sdo ustalenia przez organ
napodstawie rejestrw publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do ktrych organ
ma dostp wdrodze elektronicznej nazasadach okrelonych wprzepisach ustawy oinformatyzacji
dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne lub wymiany informacji zinnym podmiotem
publicznym nazasadach okrelonych wprzepisach oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw
realizujcych zadania publiczne (co wynika zart. 220 1 pkt2 lit. b ic Kodeksu).
Jednoczenie przepisy ustaw zzakresu zabezpieczenia spoecznego wprowadzaj pewne
modyfikacje wzasadach prowadzenia postpowania administracyjnego. I tak:
zgodnie zart. 106 ust.4 ustawy opomocy spoecznej, decyzj administracyjn oprzyznaniu
lub odmowie przyznania wiadczenia wydaje si po przeprowadzeniu rodzinnego wywiadu
rodowiskowego, majcego nacelu stosownie do brzmienia art. 107 ust.1 ww. ustawy
ustalenie sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej imajtkowej osb irodzin korzystajcych
lub ubiegajcych si owiadczenia pomocy spoecznej; zgodnie zprzepisami rozporzdzenia
Ministra Pracy iPolityki Spoecznej zdnia 8 czerwca 2012r. wsprawie rodzinnego wywiadu
rodowiskowego190 przeprowadzenie takiego wywiadu dokumentuje si wkwestionariuszu,
ktrego wzr stanowi zacznik do tego rozporzdzenia; dopiero namocy art. 4 pkt8 lit. b
ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw wprowadzona
190 Dz.U. poz. 712.

107

ZACZNIKI
zostanie wdodanych zdniem 11wrzenia 2016r.191 do art. 107 przepisach ust.5e-5h moliwo
wypenienia kwestionariusza rodzinnego wywiadu rodowiskowego, bd wpostaci papierowej,
bd wpostaci elektronicznej za pomoc systemu teleinformatycznego udostpnianego
bezpatnie przez ministra waciwego do spraw zabezpieczenia spoecznego;
w art. 23 ust.1 ustawy owiadczeniach rodzinnych wskazano, e ustalenie prawa do wiadcze
rodzinnych oraz ich wypata nastpuje nawniosek osb wskazanych wtym przepisie, skadany
zgodnie zust.2 wurzdzie gminy lub miasta waciwym ze wzgldu namiejsce zamieszkania
wnioskodawcy; zakres wniosku iwymagane zaczniki zostay okrelone wust.3-4, a wzory
wnioskw wzacznikach do rozporzdzenia Ministra Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej
zdnia 8grudnia 2015r. wsprawie postpowania wsprawach owiadczenia rodzinne192; namocy
art.1 pkt2 lit. a ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw
wprowadzona zostaa moliwo skadania wnioskw drog elektroniczn za porednictwem
systemu teleinformatycznego utworzonego przez ministra waciwego do spraw rodziny;
zgodnie zart. 15 ust.1 ustawy opomocy osobom uprawnionym do alimentw, ustalanie prawa
do wiadcze zfunduszu alimentacyjnego oraz ich wypata nastpuje nawniosek osoby
uprawnionej lub jej przedstawiciela ustawowego, przy czym zgodnie zust.2 wniosek taki
skadany jest wurzdzie gminy lub miasta waciwym ze wzgldu namiejsce zamieszkania osoby
uprawnionej; zakres wniosku oraz wymagane zaczniki zostay okrelone wust.3-4, awzr
wniosku wzaczniku nr1 do rozporzdzenia Ministra Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej
zdnia 8grudnia 2015r. wsprawie sposobu itrybu postpowania, sposobu ustalania dochodu
oraz wzorw wniosku, zawiadcze iowiadcze oustalenie prawa do wiadcze zfunduszu
alimentacyjnego193; namocy art. 5 pkt3 ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz
niektrych innych ustaw wprowadzona zostaa moliwo skadania wnioskw oraz zacznikw
drog elektroniczn zapomoc systemu teleinformatycznego utworzonego przez ministra
waciwego do spraw rodziny.
3.2.3.Ochrona danych osobowych
Zgodnie zart. 6 ust.1 ustawy oochronie danych osobowych, za dane osobowe uwaa si wszelkie
informacje dotyczce zidentyfikowanej lub moliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W ust.2
wskazano natomiast, e osob moliw do zidentyfikowania jest osoba, ktrej tosamo mona
okreli bezporednio lub porednio, wszczeglnoci przez powoanie si nanumer identyfikacyjny
albo jeden lub kilka specyficznych czynnikw okrelajcych jej cechy fizyczne, fizjologiczne,
umysowe, ekonomiczne, kulturowe lub spoeczne. W art. 7 ww. ustawy zawarto m.in. definicje:
a/zbioru danych, b/przetwarzania danych, c/systemu informatycznego, d/administratora danych.
W art. 23 ust.1 pkt4 ww. ustawy wskazano, e przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne
tylko wtedy, gdy jest niezbdne do wykonania okrelonych prawem zada realizowanych dla
dobra publicznego. Ustawodawca wart. 27 ust.1 ustawy oochronie danych osobowych wprowadzi
zakaz przetwarzania danych ujawniajcych pochodzenie rasowe lub etniczne, pogldy polityczne,
przekonania religijne lub filozoficzne, przynaleno wyznaniow, partyjn lub zwizkow, jak

191 Na mocy art. 11 ustawy ozmianie ustawy owiadczeniach rodzinnych oraz niektrych innych ustaw wchodzi ona wycie

108

zdniem 1stycznia 2016r. zwyjtkiem art. 3 pkt1 oraz art. 4 pkt8, ktre wchodz wycie po upywie 12 miesicy od dnia
ogoszenia.

Dz.U.
poz. 2284.
192

Dz.U.
poz. 2229.
193

ZACZNIKI
rwnie danych ostanie zdrowia, kodzie genetycznym, naogach lub yciu seksualnym oraz
danych dotyczcych skaza, orzecze oukaraniu imandatw karnych, a take innych orzecze
wydanych wpostpowaniu sdowym lub administracyjnym, przy czym zgodnie zust.2 pkt2
przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne oile przepis szczeglny innej ustawy zezwala
naprzetwarzanie takich danych bez zgody osoby, ktrej dane te dotycz, oraz stwarza pene
gwarancje ich ochrony. Zgodnie zart. 31 ust.1 ww. ustawy, administrator danych moe powierzy
innemu podmiotowi, wdrodze umowy zawartej napimie, przetwarzanie danych. Na administratora
danych osobowych zosta naoony wart. 40 ustawy oochronie danych osobowych obowizek
zgoszenia zbiorw danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych,
zwyjtkiem przypadkw, oktrych mowa wart. 43 ust.1 i1a. Zakres zgoszenia zbioru danych do
rejestracji zosta okrelony wart. 41 ust.1 zzastrzeeniem wynikajcym zust.2, zgodnie zktrym
administrator danych obowizany jest rwnie zgasza kad zmian informacji, oktrej mowa
wust.1 wterminie 30 dni od dnia dokonania zmiany wzbiorze danych, przy czym wsytuacji, gdy
zmiana informacji wzakresie przetwarzanych danych dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzanych
danych odane, oktrych mowa wart. 27 ust.1 ustawy oochronie danych osobowych zgoszenia
takiej zmiany dokonuje si przed dokonaniem zmiany wzbiorze (oczym stanowi ust.3).

109

ZACZNIKI
4. Wykaz podstawowych aktw prawnych zwizanych zkontrolowan
dziaalnoci
1. Rozporzdzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylajce rozporzdzenie (WE)
nr1783/1999 (Dz.U.UEL.210 z31.07.2006, str. 1, ze zm.).
2. Rozporzdzenie Rady (WE) nr1083/2006 zdnia 11lipca 2006r. ustanawiajce przepisy oglne
dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego
oraz Funduszu Spjnoci i uchylajce rozporzdzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE L. 210
z31.07.2006, str. 25, ze zm.).
3. Rozporzdzenie Komisji (WE) nr1828/2006 zdnia 8grudnia 2006r. ustanawiajce szczegowe
zasady wykonania rozporzdzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiajcego przepisy oglne
dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego
oraz Funduszu Spjnoci oraz rozporzdzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, ktre uszczegawia zapisy
rozporzdzenia oglnego 1083/2006 (Dz.U.UEL.371 z27.12.2006, str. 1, ze zm.).
4. Ustawa zdnia 23grudnia 1994r. oNajwyszej Izbie Kontroli (Dz.U. z2015r. poz. 1096, zezm.).
5. Ustawa zdnia 6grudnia 2006r. ozasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z2016r. poz. 383).
6. Ustawa zdnia 12marca 2004r. opomocy spoecznej (Dz.U. z2015r. poz. 163, ze zm.).
7. Ustawa zdnia 28listopada 2003r. owiadczeniach rodzinnych (Dz.U. z2015r. poz. 114, ze zm.).
8. Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o wiadczeniach rodzinnych oraz niektrych
innych ustaw (Dz.U. poz. 1359, ze zm.).
9. Ustawa zdnia 7wrzenia 2007r. opomocy osobom uprawnionym do alimentw (Dz.U.z2016r.
poz. 169, ze zm.).
10. Ustawa zdnia 9 czerwca 2011r. owspieraniu rodziny isystemie pieczy zastpczej (Dz.U.z2016r.
poz. 575).
11. Ustawa zdnia 29sierpnia 1997r. oochronie danych osobowych (Dz.U. z2015r. poz. 2135, zezm.).
12. Ustawa zdnia 8listopada 2013r. ozmianie niektrych ustaw wzwizku zwdroeniem Systemu
Elektronicznej Wymiany Informacji dotyczcych Zabezpieczenia Spoecznego na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 1623).
13. Ustawa zdnia 17lutego 2005r. oinformatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania
publiczne (Dz.U. z2014r. poz. 1114, ze zm.).
14. Rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z dnia 2 listopada 2007 r. w sprawie
systemw teleinformatycznych stosowanych wjednostkach organizacyjnych pomocy spoecznej
(Dz.U. Nr216, poz. 1609).
15. Rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z dnia 2 listopada 2007 r. w sprawie
systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji zada wzakresie wiadcze rodzinnych
wurzdach administracji publicznej (Dz.U. Nr216, poz. 1610)
16. Rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z dnia 22 czerwca 2010 r. w sprawie
systemw teleinformatycznych stosowanych do realizacji zada wzakresie wiadcze zfunduszu
alimentacyjnego wurzdach administracji publicznej (Dz.U. Nr118, poz. 798).

110

ZACZNIKI
5. Wykaz organw, ktrym przekazano informacj owynikach kontroli
1. Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej
2. Prezes Rady Ministrw
3. Marszaek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
4. Marszaek Senatu Rzeczypospolitej Polskiej
5. Prezes Trybunau Konstytucyjnego
6. Rzecznik Praw Obywatelskich
7. Przewodniczcy Sejmowej Komisji do Spraw Kontroli Pastwowej
8. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Polityki Spoecznej iRodziny
9. Przewodniczcy Sejmowej Komisji Cyfryzacji, Innowacyjnoci iNowoczesnych Technologii
10. Przewodniczcy Senackiej Komisji Rodziny, Polityki Senioralnej iSpoecznej
11. Minister Rodziny, Pracy iPolityki Spoecznej
12. Minister Rozwoju
13. Minister Cyfryzacji
14. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
15. Szef Biura Bezpieczestwa Narodowego.
16. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego.
17. Prezes Urzdu Komunikacji Elektronicznej
18. Wojewodowie: Kujawsko-Pomorski, Opolski, Podkarpacki, Podlaski, witokrzyski, WarmiskoMazurski, Zachodniopomorski.
19. Marszakowie wojewdztw: Opolskiego, Podkarpackiego, Podlaskiego, witokrzyskiego,
Warmisko-Mazurskiego, Zachodniopomorskiego.
20. Dyrektor Centrum Projektw Polska Cyfrowa.

111