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Sistemas de Informacin en la Institucin Educativa

Martin Ignacio Gelvez Estvez

Universidad UDES - Campus virtual


Modulo: Sistemas de gestin para Educacin mediados por TIC
Ccuta, Colombia
2016

* Yegny Karina Amaya Torrado

Introduccin

En el presente trabajo se refleja la investigacin que se realiz a nivel de los sistemas de


informacin que son responsables de la ejecucin los diferentes procesos de la Institucin
educativa, donde se resalta que en la Institucin educativa Julio Prez Ferrero, se
evidencian sistemas de informacin de vigilancia de Suprasistema que son del estado MEN
para establecer control en las Instituciones Educativas como el SIMAT, S.I a nivel de I.E
como el registro de matrcula y de calificaciones en la pgina Institucional creada por Ovy .
Por ltimo el S.I a nivel de aula como los Blogs de Informtica, ingls, lengua castellana y
ciencias naturales.
As como se anexan unas tablas que registran la informacin donde se puede evidenciar
los procesos que son necesarios en la actualidad para el correcto desarrollo de la Institucin
Educativa Julio Prez Ferrero.

Procesos estratgicos

Procesos claves

Certificacin por
Icontec ao 2016
Sistema de Gestin
de Calidad.
Indice Sinttico de
Calidad Educativa
ISCE.
ndices de inclusin.
Plan de
Mejoramiento
Institucional PMI

Sistema de Matricula
(SIMAT)
4 areas de gestion:
Academica,
comunitaria,
administrativa y
Directiva.
Plataforma con Ovy
para registro de
notas y base de
datos de estudiantes
y docentes.
Escuela de padres
una mensual.

Procesos de Apoyo
(negocio)
Comit de Compras,
para priorizar
necesidades.
Recurso humano
enviado por la
Secretara de
educacion para
ofcicios varios y
conserges.
Convenio con
proyecto ser
Humano.
Proyecto ley 21
Recursos de
Gratuidad.

Sistema de
Informacin
a nivel de
Suprasistema

Sistema de
Informacin a
nivel de I.E

Sistema de
informacion
a nivel de
Aula

Sistema de Seguimiento a los Recursos de Gratuidad:


Aplicativo para hacer seguimiento a los recursos del SGP
girados para la gratuidad de la educacin preescolar, bsica y
media.
Sistema de Informacin de Recaudo Ley 21:Sistema que
facilita el pago del impuesto por Ley 21 y registra los acuerdos
de pago suscritos entre una entidad y el MEN.
SIMAT: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una
herramienta que permite organizar y controlar el proceso de
matrcula en todas sus etapas, as como tener una fuente de
informacin confiable y disponible para la toma de
decisiones.Es un sistema de gestin de la matricula de los
estudiantes de instituciones oficiales que facilita la inscripcin
de alumnos nuevos, el registro y la actualizacin de los datos
existentes del estudiante, la consulta del alumno por
Institucin y el traslado a otra Institucin, entre otros.
Sistema Nacional de Monitoreo de TIC: Seguimiento al uso de
computadores y la conectividad en las sedes educativas

Usuario y clave en la plataforma virtual de la I.E para


estudiantes y docentes.

Blog de Ingles, Ciencias Naturales, Lengua Castellana e


Informtica
Banco de guas y nivelaciones

Tabla 1.
Consolidado de la gestin Directiva de la I.E Julio Prez Ferrero

OBJETIVO:
Gestionar, dirigir y controlar el funcionamiento de la Institucin Educativa Julio Prez Ferrero
ALCANCE:
Inicia con la planeacin estratgica P.E.I. y finaliza con la autoevaluacin institucional. RESPONSABLE: Rector(a)
RECURSOS:
INDICADORES:
REQUISITOS:
RECURSOS HUMANOS:
-Capitulo 4 Sistema de Gestin de Calidad
Ver Manual de Calidad
-Capitulo 5 Responsabilidad de la Direccin
Docentes y Directivos docentes. Personal
-6.1 Provisin de los recursos
administrativo, Estudiantes y Padres de familia.
RECURSOS FSICOS:
-7.3 Diseo y Desarrollo
-Capitulo 8 Medicin, Anlisis y Mejora
Planta Fsica. Plataforma tecnolgica. Sala de
junta.
RECURSOS FINANCIEROS:
Aportes SEM
PROCESO
ENTRADAS
ACTIVIDADES PHVA
SALIDAS
PROCESO/
/PROVEEDOR
CLIENTES
-PEI actualizado
Todos los procesos
Ministerio
de -Legislacin Educativa
PLANEAR
-Compilar la informacin necesaria, conformar -(Misin, visin, objetivos,
Educacin Nacional
equipos de trabajo y disponer de los recursos para poltica y principios)
Estudiantes y Padres
-Necesidades
y ejecutar la gestin.
de Familia
Comunidad
expectativasPQR- -Disear y/o actualizar la planeacin estratgica -Conformacin del gobierno
educativa
escolar entrante
Servicio no Conforme.
horizonte institucional - PEI.
-Definir directrices de autoevaluacin.
-PEI y autoevaluacin ao -Conformar y liderar las diferentes instancias del -Comit de convivencia y
gobierno escolar.
conciliacin.
anterior
Gestin Directiva
-Establecer los parmetros del comit de convivencia -Poltica institucional para el
-Resolucin de costos y y conciliacin.
manejo de conflictos.
-Definir actividades extracurriculares y acciones de
Secretara
de Calendario Escolar.
manejo de conflictos enmarcadas en la poltica -Calendario escolar
Educacin Municipal
-Ejecucin
presupuestal institucional.
ao anterior.
Gestin
administrativa
y
financiera
PROCESO
ENTRADAS
ACTIVIDADES PHVA
SALIDAS
PROCESO/
/PROVEEDOR
CLIENTES
-Proyecto de presupuesto
-Establecer mecanismos de comunicacin.-Programar -Comunicados, resoluciones
seguimientos y medicin de procesos.
internas,
Pg.
Web
Postulados
al

gobierno escolar

-Propuestas

Todos los procesos


-Necesidades
de
seguimiento por procesos
-Solicitud de cambio,
eliminacin o creacin de
documento

Todos los procesos

-Autoevaluacin
Institucional.
-Resultados de gestin de
los procesos.

-Asignar y preparar equipo de auditores internos.


-Programar auditoras internas de calidad y revisin
por la direccin
HACER:
-Articular y coordinar todas las acciones institucionales
(planes, programas y proyectos).
-Elaborar y/o actualizar el manual de convivencia y
manual de calidad segn sea el caso.
-Administrar los documentos y registros del SGC
-Ejecutar auditoras internas y revisin por la
direccin.
VERFICAR:
-Realizar seguimiento de procesos y anlisis de
tendencias.
-Efectuar la autoevaluacin institucional.
-Verificar cumplimiento del programa de auditora
interna y correcta ejecucin de la revisin por la
direccin.
-Evaluar la consistencia de actualizacin del PEI y
ejecucin de la autoevaluacin institucional.
ACTUAR:
-Realizar planes de mejoramiento.

carteleras, etc.
-Manual de convivencia y
manual de calidad
-Modificacin
de
los
documentos y/o registros

Comunidad Educativa

-Informe de auditora interna


de calidad y revisin por la
direccin.
-Planes de mejoramiento.

Todos los procesos

-Acciones
correctivas,
preventivas o de mejora.

Todos los procesos

Comunidad Educativa

Nota: fuente Manual de calidad Julista 2015

Tabla 2.
Consolidado de la gestin Administrativa y Financiera de la I.E Julio Prez Ferrero

OBJETIVO:

Planificar, administrar y optimizar los recursos (humanos, econmicos y de infraestructura) y servicios que facilitan directa e indirectamente el
funcionamiento de la Institucin Educativa Julio Prez Ferrero e incidan con la prestacin del servicio educativo.
ALCANCE:
Inicia con la identificacin de requerimientos y finaliza con la administracin y RESPONSABLE: Lder de Proceso
evaluacin de los recursos.
RECURSOS:
INDICADORES:
REQUISITOS:
RECURSOS HUMANOS:
-6.1 Provisin de recursos
Ver Manual de Calidad
-6.2 Recursos Humanos
Docentes y Directivos docentes, Personal
-6.3 Infraestructura
administrativo, Estudiantes y Padres de
-6.4 Ambiente de Trabajo
familia.
RECURSOS FSICOS:
-8.4 Anlisis de datos
-8.5 Mejora
Planta Fsica. Sala de junta.

RECURSOS FINANCIEROS:
AportesSEM
PROCESO
ENTRADAS
/PROVEEDOR
Ministerio
de -Legislacin Educativa
-Directrices SIMAT y
Educacin
dems lineamientos
Nacional
-Formacin por oferta
-Servicios ofertados en
calidad de convenio y/o
acuerdos
interinstitucionales

Entidades pblicas
y privadas

-Necesidades
y
expectativasPQRServicio no Conforme.

Comunidad
educativa

ACTIVIDADES PHVA

SALIDAS

PLANEAR
-Definir el proceso de inscripcin, pre-matrcula y
matrcula.
-Identificar necesidades previo anlisis de la
capacidad instalada (relacin estudiantes- personal
asignado).
-Disear el presupuesto.
-Programar mantenimientos preventivos.
-Determine
cuales
son
los
servicios
complementarios que se ofrecen en la institucin.
-Elaborar plan de formacin y definir estrategias de
reconocimiento.
-Programa de bienestar.

-Requisitos y proceso de
matrcula estudiantes nuevos
y antiguos

Gestin Directiva
PROCESO
/PROVEEDOR
Secretara
de
Educacin Municipal
Gestin
administrativa
financiera

-Convenios y/o
interinstitucionales

ACTIVIDADES PHVA

-Resolucin de costos y
Calendario Escolar.
-Proyeccin de cupos

HACER:
-Realizar la inscripcin, pre-matricula y matricula, previo
cumplimiento de los requisitos.
-Ejecutar el presupuesto.
-Elaborar informes
-Ejecutar el programa de mantenimientos preventivo.
-Realizar mantenimientos correctivos.
-Seleccionar proveedores
-Adquirir bienes y/o servicios.
-Legalizar los contratos.
-Realizar induccin y brindar capacitacin y/o formacin al
personal.
-Hacer entrega de las funciones.
-Aplicar encuesta de clima institucional.

-Proyecto de presupuesto

-Necesidad de Personal.

Todo el personal

-Hoja de vida y soportes


-Necesidades de formacin
-Solicitud de informacin
-Reporte

de

-Programa de mantenimiento
preventivo

ENTRADAS

Rector / Coordinador

Entes de Control,
Comunidad
Educativa
y/o

SEM y Todos los procesos


-Solicitar recursos
personal.
-Presupuesto.

Comunidad Educativa

acuerdos

-Plan
de
formacin
Programa de bienestar
-Incentivos

-Plan de mejoramiento
ao anterior

PROCESO/
CLIENTES
-Aspirantes y Estudiantes

SALIDAS
-Estudiantes matriculados.
-SIMAT actualizado.
-Asientos
contables,
facturas,
informes
y
documentos legales.
-Libros contables.
-Mantenimiento, adecuacin
y embellecimiento de planta
fsica.
-Hoja
de
proveedores

vida
de
personal

PROCESO/
CLIENTES
Todos
procesos
Comunidad
Educativa

los

Todos
procesos

los

entidades externas
SIMAT
Gestin
Administrativa
financiera.

-Soportes de
mantenimiento.
y

-Movimientos contables,
contratos
-Evaluacin de desempeo
-Informe
-Evidencias del proceso.

Todos los procesos

-Identificar los riesgos.


-Prestar servicios complementarios.
-Elaborar, expedir y archivar documentos.
VERFICAR:
-Verificar matricula acadmica.
-Cumplir con el programa de mantenimientos preventivo.
-Revisar la ejecucin presupuestal.
-Evaluar Oportunidad, calidad y cantidad de los productos
y/o servicios contratados.
-Evaluar proveedores y reportar resultados.
-Analizar que las asignaciones acadmicas del docente se
ajusten a los criterios institucionales.
-Revisar la pertinencia de la induccin.
-Evaluar el desempeo del personal.
-Analizar los informes.
-Realizar seguimiento de procesos y anlisis de tendencias.
-Efectuar la autoevaluacin institucional.
ACTUAR:
-Realizar planes de mejoramiento.

actualizado.
-Encuesta
de
clima
institucional y Bienestar

-Informe
proceso.

de

gestin

del

-Autoevaluacin
institucional
-Planes de mejoramiento.
-Acciones
correctivas,
preventivas o de mejora.

Nota: fuente Manual de calidad Julista 2015

Tabla 3.
Consolidado de la gestin Comunitaria de la I.E Julio Prez Ferrero

OBJETIVO:

Realizar actividades de participacin y convivencia fomentando las relaciones con la comunidad educativa y la satisfaccin de sus necesidades
y la prevencin del riesgo.
ALCANCE:
Inicia con la deteccin de necesidades de accesibilidad y finaliza con la proyeccin RESPONSABLE: Lder de Proceso
de la comunidad.
RECURSOS:
INDICADORES:
REQUISITOS:
RECURSOS HUMANOS:
-Captulo 4. Sistema de Gestin de la Calidad
Ver Manual de Calidad
-7.2 Procesos relacionados con el cliente
Docentes y Directivos docentes, Personal
-7.5 Produccin y prestacin del servicio
administrativo, Estudiantes y Padres de
-Capitulo 8 Mejora
familia.
RECURSOS FSICOS:
Planta Fsica. Sala de junta.
RECURSOS FINANCIEROS:
Aportes SEM
PROCESO
ENTRADAS
ACTIVIDADES PHVA
SALIDAS
PROCESO/

/PROVEEDOR
Ministerio
de
Educacin
Nacional
y
Secretara
de
Educacin
Municipal
Estudiantes
con
vulnerabilidad
y
barreras
de
aprendizaje
Gestin Directiva

-Legislacin Educativa

-Necesidades
expectativas

-PEI y autoevaluacin
ao anterior
-Identificar riesgos
marco legal aplicable

Todos los procesos


-Poblacin Vulnerable
-Proyecto
Gestin de la
comunidad
Gestin Acadmica

-Lista de estudiantes
-Lista de padres
familia

de

-Cronograma
Institucional

PLANEAR
-Identificar modelos y estrategias pedaggicos para
la atencin vulnerable y con barreras de
aprendizaje.
-Disear mecanismos de participacin a travs de
las diferentes instancias de gobierno escolar.
-Organizar
actividades
culturales,
sociales
recreativas y productivas.
-Establecer las directrices de proyecto de vida,
escuela de padres y consejo de padres.
-Organizar el servicio social obligatorio
-Disear programas o estrategias de prevencin de
riegos.
HACER:
-Suministrar el servicio educativo a poblacin
vulnerable y con barreras de aprendizaje.
-Orientacin escolar
-Desarrollar escuela y consejo de padres.
-Ejecutar
actividades
culturales,
sociales
recreativas y productivas.
-Ejecutar el proyecto de vida.
-Direccionar proyecto de servicio social
-Disponer de servicios y espacio a la comunidad.
-Realizar tratamiento a los riesgos.

CLIENTES
Estudiantes
con
vulnerabilidad
y
barreras
de
aprendizaje

-Proyecto de vida, escuela de


padres y servicio social
Escuela y consejo de
padres
-Mapa de riesgos
-Planes
de
evacuacin,
simulacros, programas
y
estrategias de prevencin.

-Atencin
vulnerable
-Bienestar

poblacin

Comunidad
Educativa

Comunidad
Educativa

-Adaptaciones curriculares
-Asistencia y formacin de
padres de familia
-Cumplimiento de horas de
servicio social obligatorio

Gestin Directiva
Todos los procesos

-Manual de convivencia y
manual de calidad

-Autoevaluacin
Institucional.
-Evidencias del proceso

Nota: fuente Manual de calidad Julista 2015

VERFICAR:
-Realizar seguimiento de procesos y anlisis de
tendencias.
-Verificar el cumplimiento de los proyectos y
anlisis de impacto
-Valorar los riesgos.
-Efectuar la autoevaluacin institucional.
ACTUAR:
-Realizar planes de mejoramiento.

- Informe de Procesos.

Comunidad
Educativa
Todos los procesos

-Planes de mejoramiento.
-Acciones
correctivas,
preventivas o de mejora.

Tabla 4.
Consolidado de la gestin Acadmica de la I.E Julio Prez Ferrero

OBJETIVO:

Formar integralmente a los estudiantes a travs de la implementacin de un diseo curricular actualizado, aplicando prcticas pedaggicas
acordes con el enfoque metodolgico que garanticen la gestin de clases, el seguimiento y la evaluacin acadmica.
ALCANCE:
Inicia en el diseo curricular y finaliza con el seguimiento acadmico
RESPONSABLE: Lder de Proceso
RECURSOS:
INDICADORES:
REQUISITOS:
RECURSOS HUMANOS:
-7.1 Planificacin de la Relacin del Producto
Ver Manual de Calidad
Educativo
Docentes y Directivos docentes, Estudiantes y
-7.2 Procesos Relacionado con el Cliente
Padres de familia.
RECURSOS FSICOS:
-7.3 Diseo y Desarrollo
-7.5 Proceso Educativo y Prestacin del Servicio
Aulas y Unidades sanitarias, Campos
-Captulo 8. Medicin, anlisis y mejora
deportivos
RECURSOS FINANCIEROS:
Aportes SEM
PROCESO
ENTRADAS
ACTIVIDADES PHVA
SALIDAS
PROCESO/
/PROVEEDOR
CLIENTES
-Plan curricular
Ministerio
de -Legislacin Educativa
PLANEAR
-Proyectos Transversales -Definir el enfoque metodolgico.
-Adopcin de los proyectos
Educacin
transversales
-Elaborar el diseo curricular
Nacional
-Necesidades
de -Articular las necesidades de poblacin vulnerable -Recursos para el aprendizaje
poblacin vulnerable o y con problemas de aprendizaje al diseo curricular. -Carga acadmica.
Comunidad
con
barreras
de -Delimitar el sistema de evaluacin.
educativa
aprendizajePQR- -Planear las actividades de evaluacin de
desempeo estudiantil.
Ministerio
de
Servicio no Conforme.
-Determinar carga acadmica y distribuir cursos.
Educacin Nacional
-PEI
-Necesidades y/o recursos de aprendizaje.
Comunidad
-Implantar acciones de seguimiento a egresados.
Gestin Directiva
Educativa
-Calendario Escolar
HACER:
-Evaluaciones,
actividades,
-Articular los proyectos transversales.
Secretaria
de
actividades de apoyo.
Todos los procesos
-Socializar los documentos del diseo curricular.
Educacin
-Prestar el servicio de formacin aplicando -Planilla de notas.
-Presupuesto
Municipal
prcticas pedaggicas y gestin de aula eficaz.
-Requisicin de compra
-Autoevaluacin
Gestin
administrativa
y
financiera

PROCESO
/PROVEEDOR
Coordinador
Rector
Docentes

ENTRADAS

-Orientaciones
-Planilla de notas
-Observador
-Resultados de gestin
del proceso

ACTIVIDADES PHVA
-Evaluar el desempeo del estudiante.
-Reportar estudiantes a comisin de evaluacin y
promocin o a comisin de convivencia y
conciliacin.
-Realizar jornadas pedaggicas.
-Realizar actividades para fortalecer resultados
pruebas SABER.
-Cumplir oportuna y con calidad las
disposiciones establecidas en la Pg. Webplataforma acadmica.
-Entregar informes de desempeo estudiantil.
-Efectuar seguimiento a egresados.
VERFICAR:
-Verificar el avance del desempeo acadmico y
disciplinario estudiantil por periodo.
-Confirmar el cumplimiento, coherencia y
articulacin de la planeacin curricular.
-Realizar seguimiento de procesos y anlisis de
tendencias.
-Revisar el ausentismo.
-Analizar los resultados pruebas externas con el
desempeo regular de los estudiantes en la
Institucin.
-Evaluar el cumplimiento del proceso formativo.
-Efectuar la autoevaluacin institucional.
ACTUAR:
-Realizar planes de mejoramiento.

Nota: fuente Manual de calidad Julista 2015

SALIDAS

PROCESO/
CLIENTES

-Citacin a reunin
-Reporte de estudiantes a
estudio de comisin
-Seguimiento
observador y
disciplinarios.

al
Procesos

Comisin
evaluacin
promocin
o
comisin
convivencia
conciliacin.

de
y
a
de
y

Coordinador / Rector
-Estudiantes
que
desarrollan Habilitaciones.
-Informe de gestin del
proceso.
-Autoevaluacin
institucional
-Planes de mejoramiento.
-Acciones
correctivas,
preventivas o de mejora.

Gestin Directiva

REFERENCIAS

Parra, C. (2013). Sistemas de gestin para Educacin mediados por TIC. Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Multimedia/Libro
_Completo.html
Colegio Julio Prez Ferrero (2016). Recuperado de: http://julioperezferrero.edu.co/portal/