INFORME DE EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y

FINANCIERAS DE LA SECCIN MAQUINARIA Y TRANSPORTE DEL H. CONSEJO

PROVINCIAL DE LOJA
CAPITULO I
INFORMACIN INTRODUCTORIA
MOTIVOS DEL EXAMEN
El examen especial a las operaciones administrativas y financieras de la Seccin
Maquinaria y Transporte del H. Consejo Provincial de Loja, se practic en cumplimiento
al plan anual de control de la Unidad de Auditora Interna, para el ao 2006 aprobado
por el Contralor General del Estado; y, de conformidad con la orden de trabajo N 002UAI-HCPL-06 del 15 de agosto de 2006, emitida por el Auditor General.
OBJETIVOS DEL EXAMEN
-

Evaluar el sistema de control interno administrativo y financiero implementado en

la Seccin de Maquinaria y Transporte.

Verificar el cumplimiento de recomendaciones planteadas en informes de

exmenes anteriores practicados por la Contralora General del Estado; y,

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias; as como

de sus funciones especficas, por parte de los servidores de la seccin Maquinaria
y Transporte.

ALCANCE DEL EXAMEN

El examen cubri el perodo comprendido entre el 1 de enero de 2005 al 31 de marzo
de 2006.
BASE LEGAL
El H. Consejo Provincial de Loja se crea mediante resolucin de la Asamblea
Constituyente de 1 945. Entre las disposiciones legales que rigen su actividad
institucional, se cita:
-

Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.

Ley Orgnica de Rgimen Provincial
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado
Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control

Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y

Homologacin de las Remuneraciones del Sector Pblico
Ley de Regulacin Econmica y Control del Gasto Pblico
Cdigo del Trabajo
Normas de Control Interno; y,
Reglamentacin interna

ESTRUCTURA ORGNICA DEL REA EXAMINADA

Direccin de Vialidad y Transporte:

Jefatura de Estudios
Jefatura de Ejecucin
Jefatura de Mantenimiento
Jefatura de Maquinaria y Transporte

OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
De conformidad con la Codificacin de la Ley Orgnica de Rgimen Provincial, al H.
Consejo Provincial de Loja le corresponde:
-

Propender el progreso de la provincia, en orden a robustecer el sentimiento de

nacionalidad.

Prestar servicios pblicos de inters provincial directamente o en colaboracin

con los organismos del estado o de las municipalidades.

Realizar obras pblicas de carcter provincial e interprovincial.

Coordinar la accin de las municipalidades de la provincia, para fines de

progreso comn.

Procurar el cabal cumplimiento y ejercicio de los servicios y de las obras

pblicas que se realicen en la provincia.

Orientar las aspiraciones provinciales relacionadas con el desenvolvimiento

econmico, promoviendo la explotacin y fomento de las fuentes de produccin
agrcola, pecuaria, industrial y minera, para lo cual acordar los planes
correspondientes, encuadrndolos dentro del plan general de desarrollo.

Fomentar la educacin mediante la creacin de escuelas, institutos tcnicos,

estaciones experimentales y de otros centros similares, de acuerdo con la Ley.
Planificar, ejecutar, coordinar y evaluar, en el sector rural, programas sociales
para la atencin a nios de la calle, jvenes, nutricin infantil, mujeres
embarazadas, personas, con discapacidad, de la tercera edad, prevencin y
atencin a la violencia domstica. Para efectos de la ampliacin y eficiencia
de estos programas, las correspondientes entidades dependientes de la

Funcin Ejecutiva encargadas de ejecutar programas y prestar servicios

similares, a peticin de los consejos provinciales obligatoriamente les
transferirn sus funciones, atribuciones, responsabilidades y recursos,
especialmente financieros internos y externos de conformidad con lo dispuesto
en el Art. 18 de la Ley Especial de Descentralizacin del Estado y de
Participacin Social.
-

Atender y vigilar el estado sanitario de la provincia y propender a su

mejoramiento, a travs de una accin conjunta con los organismos estatales,
con los concejos municipales, y con las juntas parroquiales de su jurisdiccin.

Fomentar el turismo.

Vigilar que las rentas asignadas para las obras pblicas provinciales se inviertan
oportuna y correctamente.

Efectuar su planificacin siguiendo los principios de conservacin, desarrollo y

aprovechamiento sustentable de los recursos naturales; y,

Cumplir con los dems fines que le seale la Constitucin y las leyes.

FINANCIAMIENTO
El monto de los recursos examinados asciende a $ 864.881,78 desglosado de la
siguiente manera:
RECURSOS EXAMINADOS
EGRESOS EFECTUADOS MEDIANTE FONDO ROTATIVO DE
REPUESTOS.
EGRESOS EFECTUADOS MEDIANTE ORDENES DE COMPRA
MONTO TOTAL EXAMINADO

VALORES
141.516,16
723.365,62
864.881,78

CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
INADECUADA
ROTATIVO.

UTILIZACIN

DEL

FORMULARIO

SOLICITUD

DE

FONDO

Conclusin
La inadecuada utilizacin del formulario Solicitud de Fondo Rotativo por parte del Jefe
de la Seccin Maquinaria y Transporte y por el custodio del fondo rotativo de repuestos
no permite conocer con exactitud que repuestos, aceites, lubricantes y otros accesorios
han sido utilizados en cada vehculo o mquina que se ha reparado en los talleres de
mecnica de la institucin; y, por consiguiente dificulta ejercer un efectivo control
interno sobre el uso adecuado de los mismos.
Recomendacin
Al Jefe de la Seccin Maquinaria y Transporte:
1.Emitir en forma exclusiva el formulario Solicitud de Fondo Rotativo en base al
requerimiento de repuestos, aceites, lubricantes y accesorios por parte de los
mecnicos de los talleres, los mismos que sern detallados en dicho formulario, con
indicacin precisa del vehculo o mquina en los que se utilizarn; y la clase de
reparacin que se realizar en los mismos.
REPOSICIONES EXTEMPORNEAS Y ADQUISICIONES A CRDITO OCASIONAN
ENDEUDAMIENTO EXCESIVO DEL FONDO ROTATIVO DE REPUESTOS.
Conclusin
El descuido y la inobservancia de las disposiciones reglamentarias contenidas en el
reglamento para el manejo del fondo rotativo de repuestos, por parte del custodio; as
como, la falta de supervisin por parte del Jefe de Maquinaria y Transporte y del
Director Financiero, ocasion que durante el perodo bajo examen, todas las
adquisiciones con cargo a dicho fondo independientemente de su valor, se realicen a
crdito y con una sola proforma, adquiriendo deudas hasta por $ 71.915,05 equivalente
al 360% del monto asignado al fondo.
Recomendacin
Al Director Financiero:
2)
Dispondr peridicamente que servidores de la Direccin Financiera totalmente
independientes de la administracin del fondo rotativo de repuestos practiquen arqueos

sorpresivos a dicho fondo, con la finalidad de verificar su correcta administracin y

utilizacin, debiendo dejar constancia escrita de dicha diligencia e informar
inmediatamente las novedades encontradas, a fin de que se tomen las acciones
correctivas correspondientes.
Al Custodio del Fondo Rotativo de Repuestos:
3)
Se abstendr de realizar adquisiciones a crdito con cargo al fondo rotativo; y,
solicitar la reposicin del mismo, cuando ste se haya consumido en un 50%, con la
finalidad de evitar su iliquidez.
EXCESIVA DEMORA EN ADQUISICIN DE REPUESTOS MEDIANTE ORDENES DE
COMPRA.
Conclusin
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la Directiva de Trabajo N 012005, referentes al tiempo mximo que debe emplearse para la adquisicin de
repuestos, cuyos montos sean mayores a $ 400,00 Dlares, as como la falta de
claridad en la emisin de las ordenes de compra emitidas desde la Jefatura de
Maquinaria y Transporte, ha ocasionado que las adquisiciones de repuestos, se
concreten en un tiempo promedio de 116 das; y, que por lo mismo, varios vehculos y
mquinas de la institucin permanezcan paralizadas en desmedro de la operatividad
institucional.
Recomendacin
Al prefecto Provincial:
4)
Instrumentar mediante reforma a la Directiva de Trabajo N 01-2005, los
mecanismos que permitan cumplir los tiempos establecidos para la adquisicin de
repuestos, de conformidad con los flujogramas de procesos; y, establecer sanciones a
los responsables de su incumplimiento.
5)
Dispondr al Director de Vialidad y Transporte y al Jefe de la Seccin Maquinaria
y Transporte que en las ordenes de compra, sealen claramente las cantidades,
especificaciones y calidad de los repuestos solicitados; mquina o vehculo para los
que se adquieren, arreglo o reparacin que se va ha realizar y la partida presupuestaria
a la que se aplicar el gasto, a fin de evitar inconvenientes en el proceso de adquisicin
que produzcan retrasos injustificados.

BODEGA DE REPUESTOS, ACEITES, LUBRICANTES Y ACCESORIOS, ES

ADMINISTRADA POR EL CUSTODIO DEL FONDO ROTATIVO.
Conclusin
El descuido del Jefe de Maquinaria y Transporte y del custodio del fondo rotativo de
repuestos; y, la inobservancia de las disposiciones legales citadas ha ocasionado que
en la oficina del fondo rotativo de repuestos funcione paralelamente una bodega de
aceites, lubricantes, accesorios y repuestos menores, la misma que es administrada
por el custodio del mencionado fondo, sin que se lleven registros de ingresos, egresos
y existencias de los mismos; lo cual impide ejercer un efectivo control de estos bienes
adquiridos para atender las necesidades originadas en los talleres de la entidad.
Recomendacin
Al Jefe de la Seccin Maquinaria y Transporte:
6)
En caso de considerar necesaria la existencia de una bodega que cuente
exclusivamente con repuestos menores, aceites, lubricantes y accesorios que funcione
en los talleres de mecnica de la institucin, solicitar al seor Prefecto Provincial la
autorizacin correspondiente y la designacin de un servidor que se haga responsable
de la administracin de la misma; y que funcionar coordinando su labor con el Jefe de
Bodega General; es decir, los repuestos, aceites, lubricantes y otros accesorios que se
mantengan como stock en dicha bodega primeramente ingresarn a la Bodega General
y luego sern retirados por el servidor responsable de la administracin de la bodega
de repuestos menores, quien llevar registros adecuados para el control de los
mismos; y, siempre bajo la supervisin del Jefe de Maquinaria y Transporte.
INGRESO, PERMANENCIA, REPARACIN Y SALIDA DE VEHCULOS
Y
MAQUINARIA DE LOS TALLERES DE MECNICA, SIN EL DEBIDO CONTROL
POR PARTE DEL JEFE DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE.
Conclusin
El incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias citadas, por parte del
Jefe de Maquinaria y Transporte, ha ocasionado en primer lugar, que los vehculos y
mquinas que ingresan a los talleres de mecnica de la institucin, permanezcan por
largo tiempo en ese sitio sin ser reparados, perjudicando los intereses institucionales al
no contar oportunamente con estos vehculos y mquinas en ptimas condiciones de
trabajo que contribuyan en la ejecucin de sus actividades operativas; y, en segundo
lugar, que no exista un efectivo control interno sobre los repuestos, aceites, lubricantes
y accesorios que se adquieren para la reparacin y mantenimiento del parque
automotor y de la maquinaria de la institucin.

Recomendacin
Al Jefe de Maquinaria y Transporte
7)
Llevar un registro debidamente actualizado de vehculos y mquinas que
ingresan a los talleres de mecnica con el fin de recibir el debido mantenimiento y la
respectiva reparacin; en el que constar: fecha y hora de ingreso, dao detectado,
reparacin o trabajos realizados, repuestos adquiridos y cambiados.
8)
Verificar el dao en el vehculo o mquina y confirmar la necesidad de
repuestos previamente a realizar el pedido y la solicitud de repuestos; debiendo exigir a
los mecnicos que realizaron las reparaciones o cambio de repuestos, un informe
detallado del trabajo realizado en el que garanticen el funcionamiento del automotor; y,
por parte del conductor u operador, una certificacin respecto del efectivo cambio de
repuestos y del perfecto estado de funcionamiento del automotor.
SALDO DE FONDO ROTATIVO DE REPUESTOS PERMANECE SIN LIQUIDAR.
Conclusin
El descuido de la Contadora al no realizar el anlisis y confirmacin de saldos no
liquidados en Cuentas por Cobrar; as como, del ex custodio del fondo rotativo de
repuestos al no presentar los justificativos o realizar el depsito correspondiente para
liquidar los valores recibidos como custodio de dicho fondo, ha ocasionado que hasta el
cierre del presente examen no se haya realizado la liquidacin definitiva de esta cuenta
por el valor de $ 4,185.16, lo cual constituye un perjuicio econmico para la institucin.
Recomendacin
Al Director Financiero:
9)
Dispondr a la Contadora que previo al cambio de custodio del fondo rotativo
exija que el custodio saliente liquide totalmente su cuenta, a efecto de que el custodio
entrante inicie su gestin con el monto establecido en el reglamento interno respectivo.
A la Contadora General:
10) Realizar peridicamente el anlisis y confirmacin de saldos por cobrar, con la
finalidad de efectuar el cobro de los valores correspondientes; y, en caso de encontrar
novedades al respecto, informar al Director Financiero a fin de que tome las acciones
correctivas pertinentes.

ADQUISICIN DE REPUESTOS, ACEITES, LUBRICANTES Y ACCESORIOS SIN

ESPECIFICAR EN QUE VEHICULO, MAQUINA O EQUIPO SE UTILIZARON.
Conclusin
El incumplimiento de las Normas de Control Interno citadas, por parte del Jefe de
Maquinaria y Transporte y el ex custodio del fondo rotativo de repuestos, ha
ocasionado que durante el perodo examinado se realicen mediante fondo rotativo,
adquisiciones de repuestos, aceites, lubricantes y accesorios sin especificar en que
vehculo, mquina o equipo se utilizaron; y, sin que mecnico, conductor u operador
alguno haya firmado responsabilizndose de su recepcin y utilizacin, por un valor
total de $ 8.222,38 lo cual constituye un perjuicio econmico para la entidad.
Recomendacin
Al Jefe de Maquinaria y Transporte:
11) Una vez verificado el dao en el vehculo o mquina, determinar la necesidad
de repuestos a adquirir; y, solicitar la compra de los mismos al custodio del fondo
rotativo de repuestos, utilizando el formulario Solicitud de Fondo Rotativo en el que
detallar los repuestos, aceites, lubricantes, accesorios o servicios necesarios,
indicando el vehculo, mquina o equipo en el que sern utilizados y justificando
tcnicamente el requerimiento. Posteriormente exigir al mecnico un informe tcnico
en el que detalle el trabajo realizado y que garantice el buen funcionamiento del
automotor; y, al conductor u operador, una certificacin respecto del buen
funcionamiento del vehculo o mquina y del efectivo cambio de repuestos, aceites,
lubricantes y accesorios.
Al custodio del Fondo Rotativo de Repuestos:
12) Se abstendr de realizar egresos con cargo al fondo rotativo de repuestos que
no estn debidamente autorizados por escrito por parte del Jefe de Maquinaria y
Transporte y con la suficiente documentacin de respaldo que permitan determinar su
propiedad, legalidad y veracidad.

RESPONSABLES DEL FONDO ROTATIVO DE REPUESTOS CANCELARON

VALORES
SIN LA DEBIDA AUTORIZACION Y SIN EL
RESPALDO
CORRESPONDIENTE.
Conclusin
El descuido y la inobservancia de las disposiciones legales citadas, por parte del ex
custodio del fondo rotativo de repuestos y del Jefe de Maquinaria y Transporte al
cancelar valores a diferentes casas comerciales proveedoras por concepto de
presuntas deudas adquiridas por el ex custodio del fondo rotativo de repuestos, sin
que stas hayan sido reportadas por el mismo; as como la falta de control y
supervisin por parte del Director Financiero, al no ser debidamente justificadas por los
responsables, representan un perjuicio econmico para la entidad, por el valor de $
2.078,53 Dlares.
Recomendacin
Al Director Financiero:
13) Ejercer un efectivo control y supervisin del Fondo Rotativo de Repuestos; y,
siempre que exista cambio de custodio del fondo rotativo, dispondr que los servidores
intervinientes saliente y entrante realicen la entrega recepcin de estas funciones
mediante la suscripcin de una acta de entrega - recepcin acuerdo con las
disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de
Bienes del Sector Pblico, designando un funcionario independiente de la Direccin
Financiera para que intervenga en dicha diligencia.
Al Jefe de Maquinaria y Transporte:
14) Previo a dar el visto bueno autorizando los egresos con cargo al fondo rotativo
de repuestos, verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los mismos, que hayan
sido debidamente solicitados por l y que cuenten con la suficiente documentacin de
respaldo.
Al Custodio del Fondo Rotativo de Repuestos:
15) Se abstendr de cancelar valores por concepto de presuntas deudas del fondo
rotativo de repuestos, adquiridas por anteriores custodios, sin que hayan sido
debidamente reportadas o entregadas mediante acta de entrega recepcin y con la
correspondiente documentacin sustentatoria.
Lic. Jaime Augusto Vidal Sarango
AUDITOR GENERAL DEL H. CONSEJO
PROVINCIAL DE LOJA