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Proceso de Compras en SAP Compras – SAP Business One Departamento de Consultoría SAP Business One Sistemas Abiertos S. A. Versión 9.1 Abril, 2016 Pág. 1 de 7 Proceso de Compras en SAP Contenido Proceso de Compras........................................................................................................... 3 Escenario #1 (Orden de Compra – Entrada – Factura) ................................................... 3 Escenario # 2 (Orden de Compra – Factura de Reserva – Entrada)................................ 5 Escenario # 3 (Orden de Compra – Factura de Proveedor) ............................................ 7 Pág. 2 de 7 Proceso de Compras en SAP Proceso de Compras Escenario #1 (Orden de Compra – Entrada – Factura) En este primer escenario se revisa el proceso donde una Orden de Compra se copia a Pedido de Entrada de Mercancías y finalmente ésta se copia a Factura de Proveedor. Orden de Compra (Pedido) Entrada de Mercancías Factura de Proveedor 1. Se realiza la creación de la Orden de Compra (Pedido): La orden de compra no registra ningún asiento contable, únicamente actualiza la información de inventario (Disponible = En Stock + Pedido (Cantidades en Orden de compra) – Comprometido) 2. Una vez realizada la Orden de Compra, se copia de Orden de Compra a Pedido de Entrada de mercancías (Entrada de mercancías). Al crear una entrada de mercancías el sistema afecta contabilidad registrando un asiento contable. Efecto en contabilidad La cuenta de pasivo que se utiliza es la cuenta llamada de dotación en la configuración contable La cuenta de activo es la cuenta de existencias en la configuración contable. Efecto en inventario La entrada de mercancías aumenta la cantidad en stock de los ítems que contiene. Pág. 3 de 7 Proceso de Compras en SAP 3. Una vez realizada la entrada de mercancías se procede a copiar a Factura de Proveedor, la factura de proveedor genera movimiento en contabilidad. Efecto en contabilidad El sistema “liquida” la cuenta utilizada como puente en la entrada de mercancías (dotación) y registra la obligación en el código del proveedor. También se registra el movimiento del impuesto de ser producto gravado. Efecto en inventario La factura de proveedor no registra movimiento en inventario. IMPORTANTE: la factura de proveedor puede generar movimiento de inventario si se agreguen ítems que no se encontraban en la Entrada de Mercancías Pág. 4 de 7 Proceso de Compras en SAP Escenario # 2 (Orden de Compra – Factura de Reserva – Entrada) En el escenario número dos, se revisa el proceso donde una Orden de Compra se copia a Factura de reserva de proveedores y finalmente ésta se copia a Pedido de Entrada de mercancías. Orden de Compra Factura de Reserva Entrada de Mercancía 1. Se realiza la creación de la Orden de Compra (Pedido): La orden de compra no registra ningún asiento contable, únicamente actualiza la información de inventario (Disponible = En Stock + Pedido (Cantidades en Orden de compra) – Comprometido) 2. Una vez registrada la Orden de Compra ésta se copia a Factura de reserva de proveedores. Efecto en contabilidad La cuenta de activo que el sistema utiliza es llamada Inventario en tránsito. El sistema registra el movimiento en la cuenta del proveedor (Pasivo) y de ser producto gravado, se registra el movimiento en la cuenta de impuesto. Efecto en inventario La factura de reserva no altera el movimiento originado por la Orden de Compra, el sistema enlaza el dato de inventario Pedido a la Factura de reserva. Pág. 5 de 7 Proceso de Compras en SAP 3. Una vez registrada la factura de reserva de proveedor, ésta se copia a Pedido de Entrada de mercancías. Efecto en contabilidad El sistema liquida la cuenta puente (inventario en tránsito) utilizada en el asiento de la factura de reserva contra la cuenta de existencias de la configuración contable. Ambas cuentas de Activo. Efecto en inventario Las cantidades de los ítems que se encuentran en la entrada de mercancías se actualizan sumando los valores de la entrada de mercancías a la existencia actual. 1 Almacén (Cantidad) Libro Mayor (Valor) Pág. 6 de 7 2 3 Proceso de Compras en SAP Escenario # 3 (Orden de Compra – Factura de Proveedor) Existe un escenario alternativo donde no existe movimiento documento de Pedido de Entrada de Mercancías, a continuación el detalle: Orden de Compra Factura de Proveedor 1. Se realiza la creación de la Orden de Compra (Pedido): La orden de compra no registra ningún asiento contable, únicamente actualiza la información de inventario (Disponible = En Stock + Pedido (Cantidades en Orden de compra) – Comprometido) 2. Una vez creada la Orden de Compra, ésta se copia a Factura de proveedor. Efecto en contabilidad La factura de proveedor por sí sola, sin estar vinculada a una Entrada de mercancías realiza el movimiento de inventario en la cuenta de existencias de la configuración contable y de la cuenta por pagar al mismo tiempo, de ser ítems gravados el sistema realiza el registro en la cuenta de impuesto. Efecto en inventario Las existencias de los productos se actualizan sumando las cantidades de la factura a las cantidades de los ítems en los almacenes. Pág. 7 de 7