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ARQUIVOLOGIA

RafaelResumo
Roman

Síntase completa de todos os tópicos solicitados de acordorafaroman@live.com
com o edital para
o concurso

TUDO SOBRE O MÍNIMO QUE VOCÊ DEVE
CONHECER A RESPEITO DESTA ÁREA

Sumário
1 Técnicas de organização de arquivos..................................................................1
1.1. Teoria das três idades.................................................................................. 2
1.1.1 Gestão de Documentos Correntes..........................................................3
1.1.2. Gestão de Documentos Intermediários.................................................3
1.2. Classificações em arquivos..........................................................................4
1.3. Classificações dos arquivos.........................................................................8
1.3.1. Classificação quanto à natureza do assunto..........................................8
1.3.2. Classificação quanto à forma ou tradição documental..........................9
1.3.3. Classificação quanto à espécie e tipologia documental......................10
1.3.4. Classificação quanto ao formato.........................................................11
2. Gerenciamento da informação e gestão de documentos................................11
2.1. Diagnósticos.............................................................................................. 12
2.2. Protocolos.................................................................................................. 13
2.3. Avaliação de documentos..........................................................................15
2.4. Arquivos permanentes............................................................................... 16
2.4. Diplomática............................................................................................... 17
3. Tipologias documentais e suportes físicos......................................................18
3.1. Microfilmagem........................................................................................... 18
3.2. Automação................................................................................................ 20
3.3. Preservação e conservação de documentos..............................................21
3.3.1. Agentes de deterioração.....................................................................21
3.3.2. Intervenções inadequadas nos acervos...............................................24
4. Documentos digitais........................................................................................ 24

1 Técnicas de organização de arquivos
1

A gestão de documentos é um processo arquivístico que, com menor custo
e maior eficiência e eficácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos,
visando reduzir, seletiva e racionalmente, a massa documental a proporções
manipuláveis até que a ela tenha destinação final (expurgo ou recolhimento aos
arquivos permanentes). Para isso, adota-se um conjunto de procedimentos e
operações técnicas, visando à racionalização do planejamento, capacitação,
promoção, controle, fluxo, tramitação, uso, avaliação, seleção, organização,
arquivamento, manutenção, disponibilização, acesso e conservação dos
documentos nas fases corrente e intermediária, reduzindo-se, assim, as
incertezas que rondam o processo de avaliação que prioriza os aspectos
qualitativos dos documentos.
A gestão de documentos tem suas raízes no final do século XIX, quando os
documentos de caráter arquivístico percorriam um caminho que ia do arquivo
corrente para eliminação ou para o arquivo permanente, o que pode ser
intitulado: “Teoria das duas idades”. Nesse contexto, os documentos que
perdiam totalmente ou parcialmente o interesse para o qual foram criados, mas
que por qualquer motivo ainda não podiam seguir para qualquer um dos dois
destinos anteriormente mencionados, continuavam a abarrotar os arquivos
correntes.
Com o passar do tempo, os problemas de uso e guarda de grandes massas
documentais acumuladas sem o devido tratamento técnico e sem submeter-se
às políticas de conservação e preservação, incluída aí a enorme quantidade de
documentos gerados durante a Segunda Guerra Mundial, chegaram ao ápice do
agravamento. Esse cenário crítico apontava para a necessidade urgente de
eficiência e eficácia, a um menor custo, na gestão dos arquivos, o que ia ao
encontro do preconizado pela Administração Científica.
Os sistemas arquivísticos encontravam-se, e ainda se encontram, diante
de um cenário de crescimento geométrico da produção e acumulação da
documentação, da constatação da impossibilidade de se conservar tudo e da
necessidade de intervenção dos arquivistas na organização e gestão dos fundos,
mediante técnicas de gestão de documentos.
Em reação a tudo isso, surge a teoria das três idades , materializada nos
programas de gestão de documentos e na consequente implantação de arquivos
intermediários, que agora se juntam aos correntes e permanentes.
Fundamentada em estratégias de avaliação documental e de intervenção
no ciclo vital dos documentos, a maior colaboração da teoria das três idades
para que os arquivos cumpram sua função em um ambiente de produção
documental crescente consiste em conduzir à determinação do trânsito do
documento, até à destinação final, resultando, principalmente, na redução
controlada e criteriosa da massa documental, conservada e acessível de forma
eficaz, eficiente e econômica.
Para determinar a movimentação dos documentos em arquivos corrente,
intermediário e permanente, o processo de avaliação leva em conta diversos
critérios, entre eles o potencial, a frequência e o valor primário (administrativo,
legal, jurídico, fiscal, contábil ou financeiro) e/ou secundário (pesquisa,
informacional ou cultural), balizas confiáveis para a aplicação da teoria das três
idades.

2

sobretudo. Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados. a) Arquivos de primeira idade ou corrente: São aqueles que estão em curso. para fins de prova e informação. por um determinado período. isto é. Teoria das três idades Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe como inovação a noção do documento intermediário. quando necessário. Rotinas correspondentes às operações de classificação. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo. precisam ser mantidos. A gestão arquivística baseia-se na ação de classificar. 5.empresas. sociedades e associações. da documentação referente ao departamento de pessoal. Famílias ou pessoais.Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. identificando o assunto principal e o(s) secundário(s). 20). Podem ser conservados no local onde 3 . Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. Institucionais . Receber o documento para classificação. Estudo . isto é. utilizando o incide. de acordo com seu conteúdo. igrejas. a constatação da existência de inúmeros documentos que. 1. Comerciais . que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. segundo o CONARQ: 1. mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela atividade. material.Consiste na leitura de cada documento. a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. É o caso. corporações e companhias. mas são objetos de consultas freqüentes. p. Codificação . deve ser uniforme. d. classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos. c. b.Esse processo avaliativo objetiva determinar o tempo necessário de permanência nos arquivos (corrente e intermediário) até que seja dada a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente. Segundo Paes (2002. a.1. 4. 2. b. estadual e municipal. os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: Por seus mantenedores.instituições educacionais. Ler o documento. corporações não lucrativas. orçamento. Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. por exemplo. 3. Públicos . a flexibilidade e fácil assimilação e. entre outras. de acordo com as seguintes operações: a. Anotar o código na primeira folha do documento. tramitando.federal. mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado. que por definição é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. ou que foram arquivados.

bem como os recursos humanos e materiais existentes. 1.1. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. por conseqüência.1. arquivo e comunicações administrativas. aguardam sua eliminação ou transferência à instituição arquivística.2.  Coordenam as transferências de novos documentos aos seus depósitos 4 . pois esses documentos ocupariam um espaço em locais onde o metro quadrado é extremamente caro. ou do órgão. que o criaram. O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e. facilitar a recuperação mais rápida dos documentos e/ou informações nele contidas e racionalizar sua guarda e conservação. mas que por razões de interesse administrativo. Nesse caso. Esse conjunto de operações técnicas caracteriza serviços de gestão dos documentos correntes. expedição e arquivamento têm por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas.foram produzidos. sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição arquivística. os procedimentos realizados para a sua classificação. não se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram. Gestão de Documentos Intermediários Encerrando o período de arquivamento na fase corrente. os arquivos intermediários:  Atendem as consultas feitas pelos órgãos depositantes. as unidades responsáveis por tais serviços são intituladas protocolo e arquivo. mas uma parte relativamente importante destes haverá ser conservado por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Essas formas visam aumentar a eficácia administrativa. racionalizando espaço físico. registro. equipamentos e recuperação da informação. desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário. c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: São aqueles de valor histórico. serviços de comunicações. alguns documentos podem ser eliminados imediatamente. sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.1 Gestão de Documentos Correntes O estabelecimento de normas para o tratamento dos documentos em fase corrente permite aproveitar o máximo a informação disponível e necessária é tomada de decisões. b) Arquivos de segunda idade ou intermediário: São aqueles que não são mais de uso corrente. 1. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Nas administrações pública e privada. sob a responsabilidade das pessoas. Devem ser recolhidos e conservados nas instituições arquivísticas. Responsáveis pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente. etc. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários. autuação e controle de tramitação.

sejam elas públicas ou privadas.2. segundo as normas arquivísticas. poluição atmosférica. apenas os setores detentores da posse dos documentos poderão solicitá-los aos arquivos liberar sua consulta e outros setores que não aqueles que o enviaram. Dessa forma. por motivo do exponencial aumento na geração de informações por parte da sociedade moderna e da necessidade de definição de metodologias adequadas para os procedimentos de produção. mas devem permitir a conservação adequada do acervo documental contra elementos que possam danificá-los como: incêndios.159/1991 é mais completo e. A construção e os equipamentos são simples. bem como por pessoa física. Alguns autores afirmam que a etimologia do termo “arquivo” deriva da palavra grega “archeion”. 5 . como já citados. independentemente da natureza do suporte.Procedem á aplicação de tabelas de temporalidade por meio de seleção de documentos para eliminação ou recolhimento. 25) define que arquivo é o ‘’Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva.  Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para arquivo de terceira idade.  o prazo de guarda e a  data da eliminação ou recolhimento. que se refere ao local de guarda e depósito de documentos. inundações. pessoa ou família. em decorrência do exercício de atividades específicas. só é permitida com a autorização da unidade administrativa que transferiu os documentos. conservação. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seus direitos sobre os mesmos. guarda e destinação dos documentos. excesso de umidade e luz solar. podendo consultá-lo ou tomá-los por empréstimo. também. p. O atendimento as consulta e empréstimos deve ser rápido e preciso. Os documentos só podem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido:  o conteúdo. é correto afirmar que.’’ O conceito de arquivo constante do artigo 2º do texto da Lei 8. os depósitos de arquivamento Intermediário são localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos). o mais explorado pelas bancas examinadoras: ‘’Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.’’ A importância do arquivo está cada dia mais evidente para as instituições e pessoas. instituições de caráter público e entidades privadas. Classificações em arquivos As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga. mas em locais de acesso fácil e rápido.  1. A consulta por parte de terceiros. Geralmente. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. pública ou privada. O Dicionário de Terminologia Arquivística elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2005. no desempenho de suas atividades.

CDU. colocando-se os documentos numa ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificação concebido para o efeito. com o decorrer do tempo.  A disposição material e física desses grupos.De modo geral. constituindo-se. e outras) são instrumentos de trabalho muito importantes e que se encontram ligados às necessidades do funcionamento dos arquivos. Na classificação de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:  A classificação como ato mental. servir de base para o conhecimento da história. pode se afirmar que a finalidade do arquivo é servir à administração. Na classificação. Dois cenários estão em evidência: um representa a necessidade prática de incrementar a eficiência administrativa e outro evidencia o uso do arquivo como importante fonte de cultura para a sociedade. localização e consulta. as operações de descrição de conteúdo de um documento consistem na determinação do seu assunto principal e eventualmente. subsidiar as atividades do dia-a-dia e. um ou dois assuntos secundários que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num dos tipos classificatórios. de molde a facilitar a sua posterior identificação. agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente. em um segundo momento. Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos é servir de apoio à administração. As linguagens classificatórias (decimal. que pressupõe uma divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos. Por outras palavras. centros e serviços de documentação. Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada. é um método que permite ordenar os vários elementos de um conjunto de acordo com as suas semelhanças e diferenças. em base do conhecimento da história e que tem como função tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. um determinado conjunto de elementos. Sistemas de Classificação Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:  Classificação Alfabética  Classificação Numérica  Classificação Alfa-numérica  Classificação Cronológica  Classificação Geográfica 6 . bibliotecas. ou seja. Permitem representar de maneira sintética o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por afinidade de conteúdo.

 Classificação Ideológica  Classificação Decimal  Classificação Decimal Universal (CDU)  Classificação Automática Indexação em Arquivos A indexação é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com o auxilio de representações dos conceitos contidos nesses documentos. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação: a) Servem ao indexador para indexar o documento. o mais próximo possível. A indexação processa-se em duas fases: 1. c) Contribuem para a uniformidade e consistência da indexação. ou serviços de documentação. Nos arquivos e centros. isto é. 7 . A indexação conduz ao registo dos conceitos contidos num documento de uma forma organizada e facilmente acessível. Os parâmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexação são: a. b) Servem ao utilizador para recuperar a informação. Especificidade A descrição do conteúdo traduz. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação: a) Apreensão do conteúdo total do documento. normalmente. Exaustividade   b. A informação contida num documento é representada por um conjunto de conceitos ou combinações de conceitos. Não existe selecção trata o de documento estão termos. 2.  Todos os assuntos (conceitos) de que representados na indexação. b) Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo. em transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extraídos dos documentos por meio de uma análise dos mesmos. c) Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior. a informação que o documento contém. utilizam-se. A indexação permite uma pesquisa eficaz das informações contidas no acervo documental. a indexação coordenada e a indexação por temas. mediante a constituição de instrumentos de pesquisa documental como índices e catálogos alfabéticos de matérias.

sociabilidade. implicando uma uniformidade intrínseca ao próprio sistema. espírito de análise. Características dos instrumentos de indexação utilizados. nele armazenada de uma forma eficaz e com o mínimo de custo. cultura específica e outras. A qualidade num processo de indexação é influenciada pelos seguintes parâmetros: a. Quanto à função. Características do indexador:   Pessoais: objetividade. mas não tem o mesmo valor e emprego). b. representando para um mesmo conceito a escolha de um mesmo termo. Pertinência   A indexação deve ser feita sempre em função do utilizador.quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização. relativamente aos conceitos expressos no documento. conhecimentos profundos acerca do sistema de indexação em que está integrado. Profissionais: conhecimento técnicos que permitam decisões acertadas. desenvolvimento intelectual. sempre que possível. termos de estrutura idêntica para a representação de conceitos análogos. Uniformidade É um parâmetro muito importante ligado a qualidade da indexação. f. Utiliza. capacidade de síntese. e. Coerência Aplicação dos mesmos princípios e critérios de escolha para a resolução de casos análogos. imparcialidade. c. o foco do arquivo centra-se em dar acesso e tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.    d. Não se utilizam termos de indexação demasiados genéricos ou demasiado específicos. cultura geral. pode ser observada: Pela extensão de sua atuação a) Setoriais . Procura anular a sinonímia (palavras de significação idêntica ou parecida. Eficácia  Capacidade de um sistema de informação recuperar a informação relevante. Quanto a classificação deles. 8 .

Pela Natureza do assunto a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Classificação quanto à natureza do assunto Quanto à natureza do assunto. discos. mas também em seu registro. recortes de jornais. divulgação e acesso. CD-ROOM. CD's. independente da forma física que seus documentos apresentem.Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experiência humana em algum campo específico do conhecimento. fitas cassete. 1. Esse tipo de documento requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia.entre outros. Pela natureza de seus documentos a) Arquivo especial .3. custódia e divulgação restrita. e) Sonoros.  Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Pelo Gênero a) Escritos ou textuais. que estabelece que uma informação pública 9 . é aquele que fica temporariamente submetido à restrição de acesso público em razão de sua imprescritibilidade para a segurança da sociedade e do Estado. tais como fotos.527/2012 – Lei de Acesso à Informação). acondicionamento e controle. os documentos de arquivo podem ser classificados de duas formas distintas:  Ostensivo ou ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes. filmes. b) Sigilosos – documentos de conhecimento. g) Informáticos. VHS. Fita Cassete). f) Micrográficos (microfilme). Classificações dos arquivos 1.1.quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.3.Detém sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. d) Filmográficos (filmes). Por se tratar de documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação. Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral. b) Cartográfico (perfis/mapas). o sigilo e o acesso à informação são tratados em legislação específica (Lei 12.b) Gerais ou centrais . disquetes. (CDs. b) Arquivo especializado . não somente no aspecto de armazenagem. Ou seja. c) Iconográficos (imagem estática/cartazes).

e • As que compõe o grupo de Direção e Assessoramento Superiores. Comandantes da Marinha. os aquivos que permacerão sigilosos por durante 15 anos sendo a renovação destes ainda não prevista em lei bem como os arquivos ‘’Reservados’’. Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas. cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade. por terceiros. Vice Presidente da República. de hierarquia equivalente ou superior ao nível DAS 101. renováveis uma única vez. independentemente de classificação de sigilo. pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção. e Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. 10 .527/2012. Secreto • Autoridades mencionadas acima. Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e. Reservado • Autoridades supracitadas. comando ou chefia. fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista. os legisladores especificaram as autoridades responsáveis por classificar as informações nos diferentes níveis de sigilo. que possuem prazo de permanência em sigilo de apenas 5 anos.5. relações internacionais. segurança ou saúde da população) ou do Estado (soberania nacional. Autoridades que podem decretar ou revogar os sigilos de documentos públicos: Ultrasecreto • • • • • Presidente da República. de forma inequívoca. classificadas como aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável. atividades de inteligência). do Exército e da Aeronáutica. conforme regulamentação específica. • As que exercem funções de direção. e • Titulares de autarquias. Para facilitar a aplicação da Lei de Acesso à Informação. Quanto ao tema que tange as ‘’Informações pessoais’’. De acordo com a Lei 12.somente deva ser classificada como sigilosa quando. maior deverá ser o nível hierárquico do agente público. as informações sigilosas podem ser classificadas como ‘’Ultrasecretas’’ permanecendo sob caráter sigiloso por um período de 25 anos. vida privada. Também como arquivos ‘’Secretos’’. apenas em casos excepcionais previstos na Lei. honra e imagem das pessoas. for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida. observando que quanto mais restrito o grau de sigilo. bem como às liberdades e garantias individuais. As informações pessoais terão seu acesso restrito.

p. O seu caráter de primeiro.3. a partir dele. diminuída e abreviada do original. É a espécie que identifica o modelo que servirá como base jurídica ou consensualmente válida para que o conteúdo do documento arquivístico. portanto. porém. Classificação quanto à forma ou tradição documental Forma representa o estágio de preparação e transmissão dos documentos. Deve-se considerar no original: 1. Classificação quanto à espécie e tipologia documental Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.  Minuta: forma sob a qual um documento. carimbos. sendo este sujeito a correções e rasuras. de matriz. as minutas não podem ter “fé”. Ela pode conviver com seus originais ainda existentes ou pode vir a substituílos. A autora considera a minuta em dois sentidos: o o  Como a forma diminuta. Bellotto (2007. original e cópia.  Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um original. supressões. a minuta é o original. tintas. não sendo levadas em conta do ponto de vista jurídico Original: representa a versão final de um documento. perfeito. seria um escrito preparatório e reduzido para que. se pudesse confeccionar o original. selos). apresenta texto abreviado ou completo que. sem os sinais de validação (assinaturas. o rascunho já passado a limpo. isto é. antes de sua feição definitiva. já na sua forma apropriada. p. etc.3.3. Para Bellotto (2007. 2.2. limpo. podendo ser dividida em minuta. tintas. acréscimos e substituições.1. já foi devidamente revisado. o original é o documento feito por direta vontade dos autores e conservado em matéria e formas genuínas sob as quais foi originalmente emitido. um conjunto de dados essenciais para a redação definitiva do documento.105) ressalta que há diferença entre minuta e rascunho. carimbos. correto em sua estrutura semântica. inseridos no documento no momento justamente em que ele se torna original. O seu caráter de acabado. embora sem os sinais de validação. Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou subscrições. 11 . se torne legítimo/fidedigno/credível.106). sem validação. Em outro sentido. Na verdade.  1. selos.

autorizando-os.  OFÍCIO Meio de comunicação do serviço público. p. Forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos e autoridades.  ORDEM DE SERVIÇO Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e dirigida aos responsáveis por serviços.  MEMORANDO Forma de correspondência interna. protesto coletivo ou para pedir algo que diga respeito ao interesse comum. mediante o qual se transcreve algo já registrado em documento de assentamento. segue quadro resumo com alguns exemplos de espécies documentais:  ABAIXOASSINADO Documento de solicitação coletiva dirigido a uma autoridade pública para manifestar apoio a alguém. tarefas ou obras. militar.  PARECER Opinião técnica ou científica sobre um ato. por autoridade governamental. servindo de base para a tomada de decisão. para demonstrar queixa.  LAUDO Parecer de especialista no qual se expõem observações e estudos a respeito de um objeto sobre o qual se solicitou uma perícia. assim como das decisões tomadas por seus membros. em caráter oficial.De acordo com a lista das espécies documentais elaborada por Bellotto (2002.  ATA Registro resumido das ocorrências de uma reunião. para assuntos rotineiros. eclesiástica ou notarial.  PETIÇÃO 12 . a partir de uma realidade ou de um fato constatado. com conteúdo idêntico e redação semelhante à carta ou ao aviso. objetiva e simples. assembleia ou sessão. entre os órgãos públicos e entre estes e os particulares. elaborado segundo as normas notariais ou jurídico-administrativas.  CIRCULAR Comunicação endereçada simultaneamente a vários destinatários. 46 –90). civil. entre chefias de unidades de um mesmo órgão.  ATESTADO Declaração.  CERTIDÃO Documento emanado de funcionário de fé pública.

de acordo com as diferentes estruturas. 13 . uso primário e avaliação de arquivos”. Livros) 2. de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. tratamentos médicos e psicológicos.4. (Ex: Fichas. tramitação.3. gestão de documentos é “um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. definiu os três elementos da classificação dos documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem. e c) o assunto dos documentos. A classificação do documentos determina e é determinada pelas demais atividades que compõem a Gestão de Documentos. em 1956. 1. classificação é a “Seqüência de operações que. classificação. Cadernos. visam distribuir os documentos de um arquivo” (p.  RECIBO Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido dinheiro ou objeto. Quando se o utiliza o termo classificação. fatos. Classificação quanto ao formato Formato é a configuração física de um suporte.  RELATÓRIO Exposição de ocorrências. ele se refere aos arquivos correntes. b) a estrutura do órgão que os produz. discutir-se-á a gestão de documentos arquivísticos com enfoque na sua classificação. transações ou de atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior. estágios. Gerenciamento da informação e gestão de documentos Na perspectiva da arquivologia. Seguindo esta orientação. que a classificação dos documentos de caráter permanente denomina-se Arranjo. Entende-se a classificação como a medida crucial dentro da gestão dos arquivos. Convencionou-se.16). Schellenberg. funções e atividades da entidade produtora. assim como em programas educativos e de lazer.  PRONTUÁRIO Reunião cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos interessados na sua atuação profissional em cursos. Segundo o Dicionário de terminologia arquivística (1996).Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem se ter a certeza ou a segurança quanto ao amparo legal do pedido. entre os autores da arquivologia. despesas. para melhor delimitar a discussão que se segue.

c) Âmbito do arquivo: normas. decretos. resoluções. As soluções serão decorrência e estarão ao alcance dos profissionais. atividades e tarefas. estruturas. permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. as formas de armazenamento e de acesso às informações existentes. Dessa forma. os tipos documentais produzidos e recebidos. 14 . b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos. em todos os níveis.2. a identificação das suas funções. o histórico da existência da instituição.  Organização: a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo. aquisição. O levantamento dos dados sobre as atividades.1. as pessoas responsáveis pelas atividades. regimentos. estadual ou municipal. de casos particulares). b) Âmbito da instituição (interno): estatuto. a realidade de seus sistemas. É a operação de construir a imagem de uma ou mais organizações. regulamentos.  Documentação: a) Gênero: textuais. entre outros aspectos fundamentais. no estudo de caso e na procura em construir objetos de pesquisa e propor soluções para os problemas detectados (estudo de problemas específicos. contemplando os fluxos de informação. por se basearem no exame criterioso do problema. o fluxo informacional. o profissional terá a possibilidade de propor soluções científicas. Um diagnóstico realizado corretamente permite a identificação do problema. atos normativos. audiovisuais. O diagnóstico proporciona informações como:  Legislação pertinente: a) Âmbito externo à empresa: leis. O diagnóstico contempla levantamentos quanto aos métodos existentes na instituição no que se refere à produção. As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países. Diagnósticos O diagnóstico da situação arquivística da instituição é uma etapa anterior a qualquer função. classificação. O diagnóstico maximalista representa o levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que formam um governo federal.funções e das questões referentes aos acervos constrói a imagem do concreto. manuais. os seus fracassos e sucessos. O diagnóstico minimalista consiste na observação dos problemas arquivísticos das organizações. cartográficos etc. avaliação. ou até mesmo da situação arquivística de países. conservação. realizado de acordo com metodologias e parâmetros aceitos pelas ciências sociais aplicadas. normas e procedimentos. descrição e difusão do acervo arquivístico.

c) Ambientais: extensão.  Processos: a) Rotinas e formulários em uso na empresa. Arquivo e comunicação ou outra denominação similar. Protocolos Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida.  Recursos: a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas.2. classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado. c) Arranjo e classificação documental. iluminação. trata-se de verificar se estrutura. material de consumo. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. faturas. umidade. Por isso. relatórios. para fins de controle. portanto. b) Físico: móveis. pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante. uma constatação dos pontos de atrito. o acesso à informação. O diagnóstico seria. distribuição. data). assim. edifícios. O Protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. frequentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo. enfim.b) Tipo e espécies documentais: cartas. registro. para tomada de decisões das administrações etc. se for o caso. projetos. Em síntese. por mês. ou prosseguimento de planos. a serem adotadas no sistema a ser implantado. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. (Marilena Leite Paes) No cumprimento de suas funções. Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão. d) Estado físico: necessidade de restauração. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. proteção De posse de todos os dados mencionados no item anterior. encaminhar. o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo. e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas. c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia. escolaridade). de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos. carimbar. 15 . equipamento. b) Registros e protocolo (receber. garantindo. A atividade de protocolo é típica da fase corrente. os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento. 2. movimentação e expedição dos documentos correntes. atas. separar. em cada caso. distribuir. listagem de computador.

de acordo com despacho de autoridade competente. primeira distribuição. código e resumo do assunto. • Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. • Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. Se eles não estiverem lá. se for o caso. data de entrada. • Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. verificando a existência de antecedentes. espécie. • Carimbar o documento no canto superior direito. • Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários. • Abrir a correspondência ostensiva. Expedição Diz respeito aos documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa. por exemplo. quando foi classificado. escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele. procedência. 16 . após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas. para ser feita a juntada. número e data do documento. ou processos. em duas vias. • Separar a correspondência oficial da particular. • Elaborar o resumo do assunto tratado no documento. Abaixo da data e do número. • Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma instituição. anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino. Registro e Movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: • Preparar a ficha de protocolo. encaminhando-o ao seu destino.Rotinas Recebimento e Classificação: • Receber a correspondência. • Anexar a segunda via da ficha ao documento. o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará. • Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto. • Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. anotando: número de protocolo. rearquivando-as em seguida • Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica • Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. dois ou mais documentos. • Distribuir a correspondência particular. isto é. • Requisitar os antecedentes ao arquivo. agrupar. juntamente com os antecedentes.

A Tabela de Temporalidade será elaborada pela comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos. 18. se existirem.• Receber a correspondência a ser expedida: o original. após a expedição. • Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. • Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento. Avaliação de documentos A avaliação constitui atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. • Expedir o original com os anexos. bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação. tendo em vista que ela representa a análise dos documentos da instituição. tanto no original como nas cópias. tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. • Separar o original das cópias. devem prepará-las em papel de cor diferente. 1) Todo documento será criado na fase corrente. Decreto 4703 Art. malotes ou em mãos. A avaliação dos documentos permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de determinados prazos e que a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional. Tabela da Temporalidade A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases). Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades. nas cores e quantidades determinadas pela empresa. que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise. pelos Correios.3. 2. 17 . Essas cópias são devolvidas ao setor de origem. com a finalidade precípua de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente) a partir do valor primário e do valor secundário. para consulta imediata. • Numerar e complementar a data. o envelope e as cópias.

dos itens documentais dentro das séries. Série: Divisões de um Fundo Arquivístico. 6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente). o o o o Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos. no arquivo permanente. localizados nos próprios setores que produzem os documentos. 4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária. Segundo Marilena Leite Paes. ser eliminados. o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos documentos dos setores. 3) Após cumprir seu prazo na fase corrente. a ordenação das séries dentro dos fundos. demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição. ser eliminados ou recolhidos (para a fase permanente). segundo o qual devem ser mantidos reunidos. pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva. conservação e referência: 1 . mas também dos documentos de outros órgãos que estão sob sua guarda. e. Item Documental: A menor unidade arquivística. que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo. pastas. Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente). São classificados como permanentes os documentos:     que revelam a origem e a constituição da instituição. e pelo arquivo central. normas e regulamentos. Arquivos permanentes É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. onde jamais serão eliminados. de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição. que estará localizado próximo aos setores. Atividades do Arquivo Permanente O arquivo permanente tem como atividades: arranjo. todos os documentos provenientes de 18 . os documentos podem. de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição. Indivisível. o arquivista deve obedecer ao princípio da Proveniência.4. Estes são os arquivos propriamente ditos. 5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente. Dessa forma. descrição e publicação.2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais. os documentos podem. se necessário. também chamado de arquivo geral. O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos. Ex: Dossiê. num mesmo fundo. 2.

Regras para o arranjo dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode dispor um arquivo. que corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos. tanto quanto possível. Também estabelece como devem ser consultados os documentos. Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem. ou seja. ser estabelecida. segundo a Associação dos Arquivistas Holandeses:      Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado. Após estudarmos a Teoria das 3 Idades e a Valoração dos Documentos. Além de tornar o acervo acessível. podem reassumir o seu lugar. 4 . essa é a função da atividade de Referência. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos.CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento. portanto. devemos saber que a Descrição e Publicação é uma atividade do Arquivo Permanente e que nessa atividade são elaborados Instrumentos de Pesquisa com o intuito de tornar o arquivo acessível e divulgar o conteúdo e as características dos documentos. data. indicando quais usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.4. a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituição de origem. rastrear. se ficar bem clara a sua origem. Diplomática 19 . No arranjo de um conjunto deve. 2.uma mesma fonte geradora de arquivo. número. visando impedir sua deterioração. voltaremos a falar sobre Instrumentos de Pesquisa. O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto. em ordem de: procedência. assunto e nome. Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado. O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds. O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva. Por enquanto. e não permitir a consulta de informações com restrições. seja pela via sumária ou pela analítica. localizar dados. 2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar. 3 . respeito aos fundos. a ordem originária. que também é muito usada no Brasil. Só de depois de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração. facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.

É essa análise das estruturas que nos permite perceber e garantir a autenticidade do documento arquivístico. 3. Autenticidade atribuída a vários ambientes e a características diversas que apresenta o documento”. 4) a transmissão/tradição documental. O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica. De acordo com a autora Ana Célia Rodrigues (2002). Ela preocupa-se em informar o que é o documento. na qual cabem dados fixos. O campo de aplicação da Diplomática gira em torno do verídico quanto à estrutura e à finalidade do ato jurídico. O documento diplomático é aquele que é “testemunho escrito de natureza jurídica. próprios de cada documento indivíduo da mesma espécie documental. 4) o conteúdo. suporte. Já o da Tipologia gira em torno da relação dos documentos com as atividades institucionais/pessoais. Assim. sequencialmente: 1) a sua autenticidade relativamente à espécie. Diplomática é a ‘’Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos’’. 5) a fixação do texto. “A diplomática. Na identificação tipológica do documento. através do seu método de analise.Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. redigido com observância a certas formas estabelecidas que se destinam a dar-lhe força probatória”. etc. ao conteúdo e à finalidade. quais são as suas características externas (físicas) e internas (de informação). Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer. Tipologias documentais e suportes físicos 20 . devendo-se reconhecer e/ou estabelecer: 1) a sua origem/proveniência. Desse modo. o objeto da Diplomática é a estrutura formal do documento. a autenticidade dos documentos arquivísticos. a sequência é distinta. como ciência. ele terá sua construção semântica obrigatória. 3) a associação entre a espécie em causa e o tipo documental. 2) a datação (datas tópica e cronológica). 3) a sua origem/proveniência. existe pelo fato de atestar. 2) a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora. A diplomática nos leva a estudar a estrutura dos documentos. 5) a datação. que ocorrerão em todos os documentos que utilizaram como veículo a mesma espécie documental e os dados variáveis. espécie. Analisando elementos como: formato.

que disciplina toda produção de microfilme. através do uso do microfilme. funcionário de um banco de Nova York. existe uma legislação específica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua produção. 21 . Para que possua valor legal. Apesar da extrema redução. o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular: Reduzindo custos de manutenção. protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. a Lei nº 5. diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais. desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.1. assim como as certidões. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer. A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o documento estará disponível para consulta apenas através do rolo de microfilme. preservandose. não os documentos considerados de valor histórico. o original. tendo como objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estimase que um microfilme preservado em condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500 anos). Microfilmagem A microfilmagem é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico. É importante destacar que não são todos os documentos de um arquivo que devem ser microfilmados. O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Devido ao valor legal do microfilme. Hoje. É na fase de “avaliação de documentos” que opta-se pelo processo de microfilmagem. deslumbrou seus amigos. dessa forma. que de acordo com a política de arquivo voltada para a preservação ou eliminação de documentos.433/68. mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. regulamentada pelo Decreto nº 1799/66 (ver anexo).3. podemos eliminar quase toda papelada microfilmada. Nesse sentido. fabricante de aparelhos óticos que em 1839. no entanto. Em 1925 George MacCarthy. acelerando o processo de informação. estabelece que: § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu. a microfilmagem só pode ser realizada por cartórios ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério da Justiça.

ordenação. microficha. Formas: filme. em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. São características da microfilmagem           Reprodução de documentos. 22 . Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. dados e imagens em película fílmica. É um instrumento de consulta – preserva os originais do manuseio. Controle de Qualidade: Realização de testes de controle. Indicar as folhas que apresentarem deficiências de informação. Possui validade legal. sendo fornecido um laudo técnico. sua seleção. LEI 5. Possuem imagem de abertura e de encerramento.000 documentos que é igual a 6 caixas padrão de documento. restauração e indexação (ordenar em forma de índice) dos mesmos. ou seja.São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2. Etapas da Microfilmagem:         Preparação: Compreende a classificação dos documentos a serem microfilmados. Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos. ou ainda. Bastante utilizada no arquivo Permanente. jaqueta.433/1968 E DECRETO 1. fixação. Visa economia com espaços físicos. em um armário de parede comum será armazenado todo o documento de um arquivo do tamanho de um salão de festas. lavagem e secagem. assegurando totalmente a qualidade dos filmes gerados. Segurança. Revisão: Todos os filmes serão conferidos fotograma por fotograma. eliminados com vistas ao aproveitamento de espaço e equipamento.799/1996. Sempre é feito filme cópia. Microfilmagen de Preservação: Microfilmagem para documentos com o objetivo de conservar os originais. utilizando graus de redução. Microfilmagen de Substituição: Microfilmagem para documentos de valor temporário. Processamento: Os filmes originais serão submetidos aos processos de revelação. Racionalização da informação. Armazenamento: Os microfilmes serão acondicionados em caixas próprias para microfilmes e devidamente indexadas. Microfilmagem: Os documentos são microfilmados.

As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento s ão: 1. DE 9 DE JULHO DE 2012. disco de vinil etc. 1º . Gravando as informações de uma fita magnética. que poderão ser até mesmo descartados se registrados em microfilmes pois não perderam seu valor jurídico. Não devemos confundir a automação do documento com o processo de automação de arquivo (Gestão Eletrônica de Documentos – GED). Automação Quando falamos em automação de documentos estamos basicamente fazendo referência à transposição do suporte inicial do documento (papel. a confidencialidade do documento 23 . Diminuição do tamanho do acervo; 2. óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Um documento digitalizado em um CD por exemplo. Que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos: Art. a autenticidade e. se necessário. fita magnética etc.) por meio de computadores (digitalização).682. O processo de digitalização possui algumas vantagens em relação ao de microfilmagem. DVD etc. sistema de busca do documento). Os documentos digitalizados são amparados pela lei 12. 3º . por exemplo. para um CD ou DVD. A digitalização de documentos é uma política de arquivo baseada em quatro fundamentos principais: 1.O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade. Através da transferência da informação para um CD ou mesmo para o meio realizado pelo processo de “scanneamento” de um documento em papel; 2. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação. Art. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Parágrafo único.A digitalização. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo; 4. Preservação dos documentos; 3. pois este é muito mais abrangente e envolve toda automação do sistema (protocolo. Por outro lado.3. o armazenamento em meio eletrônico.2. pode ter sua armazenagem mais flexivel em vista que um microfilme demanda mais cuidado quanto a sua conservação. arquivos digitalizados não possuem valor legal ao contrário dos documentos microfilmados.) para um suporte digital (CD.

é possível identificar facilmente as 24 .ICP .digital. 3. enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. áreas de inundação. Para o armazenamento de fotografias. os documentos especiais devem ser armazenados separadamente. pois demandam parâmetros climáticos de preservação mais rigorosos. Os espaços menores e compactos são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais. áreas de tráfego intenso dentre outras situações. 4º . Preservação e conservação de documentos Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação. Eles são classificados em:  Fatores ambientais Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: o o o o Temperatura Umidade Radiação da Luz Qualidade do Ar Em um levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo. que irão influir nos requisitos arquitetônicos relativos à termoestabilidade. filmes. Art. necessárias à preservação de documentos. fitas de áudio e videomagnéticas são necessárias condições especiais de armazenamento. A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes. com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira . Ou seja. evitando-se. registros eletrônicos. 3. por exemplo: margens de rios. com comprometimento de sua integridade e existência. Agentes de deterioração Agentes de deterioração dos acervos são aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química. pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.Brasil. discos.As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico. subsolos.1. luminosidade e estática. óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização. As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto. de acordo com o seu suporte e suas especificidades.3.3. permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

Já na faixa de UR acima de 65% crescem micro-organismos e ocorrem reações químicas danosas. sofre abaixo desses níveis. quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável. especialmente dos raios ultravioleta.variação de ± 1 ° 35% . nos locais com climas quentes e úmidos. também. as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos. o controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve obedecer aos seguintes parâmetros: Suporte Temperatura Umidade Relativa do Ar Documentos em Suportes tradicionais Documentos em suporte 20 ° C com variação de Entre 45% e 55% com Papel ±1°C variação de ± 5% Documentos Especiais Fotografia em preto e 12° C .Variação de ± C 5% Registros Magnéticos ou 18 ° C – variação de ± 1 40 % . A adoção dos parâmetros recomendados de temperatura e de umidade exige. exaustores e ventiladores pode surtir bons resultados. (2000. Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos. que aumentam as proporções dos danos. a instalação de umidificadores. aumenta-se o risco de quebra das fibras e esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. resultando em altos custos de investimento em equipamentos. desumidificadores.consequências desses fatores. ocorre por reações químicas. 14). ao longo do tempo.Variação de ± branco C 5% Foto colorida 5° C . Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar.variação de ± 1 ° 40 % . manutenção e energia. o emprego de meios mecânicos sofisticados.  Condições Ambientais A deterioração natural dos suportes dos documentos. 25 . por meio da Recomendação para Construção de Arquivos.variação de ± 1 ° 35 % . p.Variação de ± ópticos °C 5% No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização. De acordo com o CONARQ. Para pergaminhos e encadernações em couro a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel. que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas.  Temperatura e umidade relativa As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos registros.Variação de ± 5% C Filmes 18° C .

 Radiação da luz As radiações luminosas podem causar sérios danos pelas reações físicoquímicas que desencadeiam nos materiais. O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. tornando os custos iniciais de instalação e os de manutenção muito altos. que desliga a fonte de luz artificial após um período pré-determinado. no que se refere à conservação de documentos. Ele deve ficar em funcionamento durante as 24 horas do dia. as radiações visíveis também podem causar danos e. quebradiço. Ela é invisível e constitui a forma mais energética e destrutiva da luz. Em áreas muito ensolaradas são necessárias persianas ou outros recursos para reduzir a entrada da luz solar. Entretanto. É importante destacar que parte dos acervos é formada por materiais higroscópicos. devido a sua intensa emissão de radiação ultravioleta. Algumas instituições. dos iconográficos e das encadernações. por exemplo. razão suficiente para contraindicar a sua adoção. devendo. escurecido e as tintas desbotam ou mudam de cor. portanto. se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. só podem arcar com os custos de manter o sistema operando durante o horário de expediente. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos. Não é permitido o uso de lâmpadas de mercúrio ou sódio. O papel se torna frágil. o uso de filtros contra a radiação ultravioleta invisível. Recomenda-se. especialmente. etc. ocasionando o craquelamento de tintas. A radiação produz um efeito cumulativo. O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). reduz o tempo de exposição dos documentos às radiações. exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupção. ser evitada ao máximo.  Qualidade do ar Os poluentes são classificados como externos e internos. alterando a legibilidade dos documentos textuais. Isso quer dizer que o dano causado pela radiação se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição. Para o controle da radiação UV emitida pelas lâmpadas fluorescentes. As partículas que compõem a parte sólida dos poluentes são 26 . os níveis de luminosidade devem ser sempre controlados.O sistema de climatização deve ser independente para as áreas de depósitos. isto é. danos nas emulsões de fotos. pois devem atender às necessidades de preservação dos documentos ali armazenados e manter condições estáveis. O sistema de iluminação setorizado e controlado. recomenda-se o uso de filtros ou absorventes de radiação UV. absorvem e liberam umidade muito facilmente e. proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial. portanto. ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros. amarelecido.

. Reúnem especialmente o pó. em circunstâncias propícias. fragilizando o suporte. Como qualquer outro ser vivo. Além da umidade e nutrientes. causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. falta de higiene etc. necessitam de conforto ambiental e alimentação. falta de circulação de ar e falta de higiene. couros. brocas. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. se reproduzem de forma abundante e rápida. que liberam gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. nos materiais atacados e na própria colônia de fungos. No caso dos acervos de arquivos.de dimensões microscópicas. etc. adesivos. entre outros. os insetos (baratas. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. os roedores e os fungos. são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.3. Os fungos. contribuindo pesadamente para a deterioração dos suportes. As partículas sólidas. O papel fica quebradiço e descolorido. Os agentes poluentes. como no caso de aplicação de vernizes. pigmentos. Os poluentes externos são. a fuligem e os esporos dos micro-organismos. agem como abrasivos e desfiguram os documentos. óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o ozônio (O3). Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas condições. O alimento provém dos papéis. cupins). A proliferação se dá através dos esporos que. Intervenções inadequadas nos acervos Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de 27 . necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. principalmente. Fungos Os fungos representam um grupo grande de organismos que atuam em diferentes ambientes. além de carregarem gases poluentes. com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. outras condições contribuem para o crescimento das colônias: temperatura elevada. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. Essa umidade é encontrada na atmosfera local. atacando diversos substratos.. tecidos. tintas etc. pois possuem comprovada ação destrutiva. também. O conforto ambiental para estes agentes está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. o dióxido de enxofre (SO2). madeiras.2. amidos (colas). podem ter origem no próprio ambiente do acervo. o couro perde a pele e deteriora.  Agentes biológicos Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. pouca circulação de ar.  3. além de atacarem o substrato. São gases que provocam reações químicas. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.

independentemente de sua apresentação física ou características. documentos impressos. sendo o produto das atividades humanas. expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções. em qualquer formato ou suporte. Documentos digitais O documento.” Observa-se que nas duas primeiras definições. Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental. seja para escolher os técnicos capazes de fazê-lo. 4. mapas. fotografias ou outras espécies documentárias. com a boa intenção de protegê-los.acessível por meio de sistema computacional.interromper ou melhorar seu estado de degradação. papéis. Nos acervos formados por livros. em seu sentido genérico. pigmentos e estruturas completamente diferentes. podendo servir como repositório de conhecimento e provar algo. fotografias. cada um apresenta suportes. Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. 41) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ 2010) adotou as seguintes definições para documentos eletrônico e digital : “informação registrada.. e o digital como documento codificado em dígitos binários. o renomado historiador e arquivista americano Theodore R. documentos manuscritos. higienização do ambiente e dos documentos. tintas. Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e critérios básicos de intervenção. segundo sua natureza. acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”. é preciso ver que. Todos os profissionais de arquivos devem ter noções básicas de conservação dos documentos com que lidam. controlando seu trabalho. fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores. métodos. mapas. obras de arte. controle de infestações. o documento eletrônico e o digital não foram contemplados. Quanto ao documento arquivístico. ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. operações ou outras atividades. pode ser entendido como o registro de informações em uma unidade. Schellenberg definiu: Todos os livros. sua política.(SCHELLENBERG. plantas de arquitetura. As tecnologias 28 . seja para efetivamente executá-la. decisões. codificada em forma analógica ou em dígitos binários. p. melhorando as condições do acervo. etc. Muitas vezes. 2006. pois praticamente não existiam.

no artigo 225. merece destaque a Medida Provisória nº 2. Um marco importante na legislação brasileira foi a Lei nº 8. Entretanto.. É o caso das fitas de áudio e eletromagnéticas analógicas.]..200-2/2001 que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ainda quanto ao valor probatório dos documentos eletronicos.] quaisquer [. importante órgão na construção de uma política para arquivos. a tecnologia digital. como a assinatura eletrônica.. O Código Civil.. que em sua definição de arquivo considera “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos[. Quanto à segurança dos documentos digitais. A legislação brasileira. não lhes impugnar a exatidão. prevê a validade do documento eletrônico e digital. organicidade. Essa Lei criou também o Conselho de Nacional de Arquivos.]”.de um computador. se a parte.. de janeiro de 1991 .. lembrando que o primeiro computador.. “para garantir a autenticidade. incluindo a Câmara Técnica de documentos eletrônicos que elabora recomendações e resoluções sobre a tecnologia digital. Afim de evidenciar a credibilidade de documentos eletronicos. com a “desmaterialização do suporte físico”.419 de 19/12/2006 trata da informatização do processo judicial. documento eletronico é todo aquele que possui seu armazenamento e acesso por meio eletronico. determina que “[. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. bem como os moralmente legítimos. A questão do seu valor legal e da sua aceitação como prova é uma discussão presente que tem como eixo a segurança da informação nesse novo suporte. embora não sendo digitais. são hábeis para provar a verdade dos fatos.159. são processados eletronicamente. em linhas gerais. O documento eletrônico é processado por meio eletrônico.informacionais em meio eletrônico eram incipientes. o artigo 332 do código de processo civil diz que: Todos os meios legais. unicidade e imparcialidade já estavam consolidadas. A Lei Federal nº 11. foram adotados diversos protocolos para atestar a veracidade e assegurar valor jurídico aos documentos encontrados nesse meio.. contra quem forem exibidos. foi criado em meados da última guerra mundial. considerando os documentos produzidos eletronicamente como originais para todos os efeitos legais. que também podem ser entendidas como documentos eletrônicos. em formato digital.”. Por definição. em que se funda a ação ou defesa. o ENIAC. para a plena eficácia probatória do documento. ainda que não especificados nesse Código. a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica [. por exemplo.] em decorrência do exercício de atividades específicas[. trouxe inúmeros desafios a serem solucionados. é preciso que ele possua a capacidade de armazenar informações de forma que impeça ou permita detectar eliminação ou adulteração de conteúdo. É importante notar que..] reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes. Ainda prevê que “os autos dos processos eletrônicos deverão ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e integridade dos dados”. que 29 . há outros documentos que.. Se as características dos documentos arquivísticos como a autenticidade.

o SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. suporte e documento. pode-se obter concomitantemente a integridade e a autenticidade no envio de mensagens eletrônicas. A Certificação digital. para entendermos o conceito de arquivo. sendo caracterizada pelo emprego de criptografia com sistema de chaves assimétricas. Por Arquivo Suporte Documento Informaçã o 30 . Assinatura digital. exemplo: pen drive.basicamente. presume-se a autenticidade e a integridade do documento eletrônico. devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação. A partir da combinação das duas possibilidades de se utilizar a criptografia assimétrica. consiste em um método eletrônico que permita evidenciar a autoria e integridade do conteúdo de um documento eletrônico. é a atividade de certificar assinaturas digitais. Mediante o uso da certificação digital. folha A4. que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta. por sua vez. identificando e reconhecendo o seu titular e a sua correspondente chave pública. manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. o INFORMAÇÃO: resultado do processamento. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. por sua vez. o DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material. é espécie do gênero “assinatura eletrônica”. Assim.