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EL PROCESO DE CONTROL
Concepto de control: el control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para
evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto, se revisar algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
El control consiste
en verificar si todo ocurre
de conformidad con el PANM
adoptado,
con
las
instrucciones emitidas y con
los principios establecidos.
Tiene como fin sealar las
debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir
que
se
produzcan
nuevamente.
Henry Fayol:

George R. Terry:

El proceso para
determinar lo que se est
llevando
a
cabo,
valorizacin
y,
si
es
necesario,
aplicando
medidas
correctivas,
de
manera que la ejecucin se
desarrolle de acuerdo con lo
planeado.

Robert B. Buchele:

El proceso de medir los actuales


resultados en relacin con los planes,
diagnosticando la razn de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
Bur K. Scanlan:

El control tiene como objetivo


cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet :

Es la
regulacin de las actividades, de conformidad
con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.

Koontz y Ciril ODonell:


Implica la medicin de lo
logrado en relacin con lo
estndar y la correccin de
las
desviaciones,
para
asegurar la obtencin de los
objetivos de acuerdo con el
plan.
Harold

Robert C. Appleby:

La medicin y correccin de las


realizaciones de los subordinados con el fin de
asegurar que tanto los objetivos de la
empresa como los planes para alcanzarlos se
cumplan econmica y eficazmente.
Chiavennato:

El
control
es
una
funcin
administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evala el
desempeo y toma la accin correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control
es un proceso esencialmente regulador.

Concepto: Es un proceso permanente que consiste en la verificacin, comparacin de los

resultados obtenidos por los objetivos propuestos, mediante la utilizacin de parmetros


de medicin, a los efectos de detectar, ajustar o corregir desvos realizados en la gestin,
en la planificacin o en la proposicin de los objetivos. As como tambin potenciar las
fortalezas y aprovechar las oportunidades.
Tambin se analizan los rendimientos en la gestin de las actividades y de los recursos y luego se
los ajusta si es necesario. Para esto se debe contar con un sistema de informacin capaz de
almacenar todos los datos provenientes del control.El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una
perspectiva amplia.
La perspectiva limitada: el control se concibe como la verificacin a posteriori de los resultados
conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos,
forma parte central de la accin de control.

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La perspectiva amplia: el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de
los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque
hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte
del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia
de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de
seguimiento, como resultados y procesos, sino tambin como un proceso informal donde
se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales. Ejemplos de estos son:
actitudes y valores que en definitiva determinarn la Calidad de vida en el trabajo.

Objetivos del control


Correccin de errores: una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas en los recursos o insumos y en el proceso se detectan y se
corrigen para eliminar errores. As mismo mejorar la calidad de los insumos y procesos aun que no
haya errores, simplemente para mejorar.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los
mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn
afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un
diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es
agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente a veces. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado
adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.

Delegacin y participacin de responsabilidades : facilitar la delegacin y el trabajo en equipo:


La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad
de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

Principios del Control.

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Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente
ejercida.
Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible
establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin
de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la
ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas
de tiempo y de dinero.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se
efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si
no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar
desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo
deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el
costo y el tiempo que implican su implantacin.
De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones
estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticas, estadsticos o
aleatorios.
De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la
funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala
que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.
NIVELES DE CONTROL
Control estratgico: es el control que se realiza en los niveles jerrquicos superiores. Se realiza en la
direccin estratgica general.
Control tctico: se refiere al control que se realiza a la gestin propia de cada rea (comercial
produccin administracin). Se controla actividades, rendimientos y gestin de los niveles medios
de la organizacin.
Control operativo: se refiere al control de actividades especficas de cada departamento, as como el
rendimiento del personal operativo y de los afectados a la empresa.

Etapas del control.

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1. Establecer objetivos cualitativos y cuantitativos.
2. Determinar niveles y tcnicas de control.
3. Diseo del sistema de informacin como herramienta de control.
Establecer parmetros de medicin. Standard.
4. Medir Rendimientos.
5. Comparar Estndares.
6. Corregir Desviaciones.
7. Ajustar.
8. Comunicar resultados a travs de informes.
1.- Objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es
un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no
se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.
2.- Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y
los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos
claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas.
3.- Sistema de Informacin como herramienta del control: la principal herramienta de control es el
sistema de informacin contable y subsistemas de informacin comercial y de produccin, de
donde se puede obtener informacin acerca del aspecto comercial, de produccin, de
administracin, as como informacin sobre la situacin patrimonial, econmica y financiera.
Subsistema de informacin de recursos humanos.
4.- Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o
criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base
para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se
presentan a continuacin:
4.-1 Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias,
cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.
4.-2 Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de
produccin, especificaciones del producto, entre otros.
4.-3 Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto,
tiempo medio de existencias de productos determinados, entre otros.
4.-4 Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de
ventas, entre otros.
5.- El establecimiento de metodologas de trabajos de control es fundamental, ya que en ellos se
apoya un trabajo ordenado y organizado como para poder ejercer el control adecuadamente.
6.- Evaluacin y medicin de rendimientos: consiste comparar los resultados medidos con las metas
o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes
pueden suponer "que todo est bajo control"
7.- Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o
variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
8.- Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar
desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.

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9 Ajustes: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
(estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas
pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin
REAS DE CONTROL
El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las
actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.
Las principales reas de control en la empresa son:

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los


productos o servicios producidos.
Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o
distorsiones en relacin con las previsiones.
Pueden mencionarse como principales controles de ventas:
Por volumen total de las mismas ventas.
Por tipos de artculos vendidos.
Por volumen de ventas estacionales.
Por el precio de artculos vendidos.
Por clientes.
Por territorios.
Por vendedores.
Por utilidades producidas.
Por costos de los diversos tipos de ventas.
Comisiones.
Publicicidad.

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que
se aplican son los que siguen:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que
verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no
justificadas.
Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en
vacaciones y por cuntos das.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre
otros.

rea de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se


fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella
donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los
siguientes:
Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin,
cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.
Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o
servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones, entre otros).
Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o
de mano de obra.
Control de los tiempos de produccin: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios
de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

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Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto
subensamblados como terminados, entre otros.
Control de operaciones Productivas: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.
Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables.
Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.

rea de Administracin: Comprende el Sector relacionado con el conjunto de actividades de


Direccin, Coordinacin, Planificacin, Gestin y Control de recursos Humanos Materiales y
Financieros, puestos a disposicin de la organizacin.
Este sector expresa informacin referida a la recoleccin de datos provenientes de todos los
departamentos de una organizacin y de las actividades que realiza, as como tambin de su
administracin y registracin. Se compone de los siguientes departamentos:
rea financiera: Es el departamento de la empresa que se encarga de los recursos financieros,
como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles
en el rea financiera se presentan a continuacin:
Control de objetivos y actividades: en el podemos medir el grado de cumplimiento de las
actividades y objetivos en cuanto a tiempo, costos o inversiones, etc.
Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por
departamento, para verificar cualquier desvo en los gastos.
Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de
produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios
de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y
amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.

Tcnicas para el control


Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad - Auditoria - Presupuestos - Reportes, informes
Archivos (memorias de expedientes) Mecanizados - Computarizados
Investigacin de operaciones.
Grficas y diagramas - Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. - Mtodos cuantitativos
Redes - Modelos matemticos
Estadstica - Clculos probabilstica

Tcnicas de control sobre el sistema de informacin contable:


Estructura econmica.
Rentabilidad.
Rotaciones.
Mrgenes de utilidad.
Estructura financiera:
Anlisis de la estructura de la inversin (activos).
Anlisis de la estructura de la financiacin (pasivos).

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Coordinacin entre la realizacin de activos y exigibilidad de pasivos.

ndices de liquidez, de rotacin, de endeudamiento, de rentabilidad.

Presupuestos econmicos y financieros.

Informacin patrimonial.
Esta informacin se obtiene a partir del estado de situacin patrimonial, que nos brindara datos
acerca de:
Composicin de la inversin: En cuanto al capital circulante necesario, para el desarrollo de la
actividad de la empresa.
En cuanto al capital fijo se deber tener el mnimo necesario y apto para desarrollar la actividad
normal de la empresa.
Composicin de la financiacin: se refiere al anlisis de la estructura porcentual en cuanto a la
participacin de capitales propios y capitales ajenos en la financiacin de la inversin.
Informacin econmica.
Se refiere en cuanto a la informacin en cuanto a los resultados obtenidos. Esta informacin se
visualiza en la estructura del estado de resultado.
ESTADO DE RESULTADO.
VENTAS.
C.M.V.
R.BRUTO
R.GANANCIAS.
R.PERDIDAS.
R.NETO.

Informacin financiera.
Se refiere a la informacin en cuanto al flujo de fondos (ingresos - egresos- realizaciones y
exigibilidades en el tiempo), a los efectos de determinar nuestra situacin financiera, disponibilidad
de fondos, capital operativo necesario, etc. Esta informacin se obtiene a partir del Estado de
Situacin Patrimonial y el Presupuesto Financiero.