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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL

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Manual de Inversiones en Programas, Estudios y Proyectos


080202

EJECUCIN DE OBRAS

Manual de Normas y Procedimientos


de Ejecucin de Obras
Sistema Hidrulico Yacamb-Qubor, C.A.

Realizado por
Sistema Hidrulico
Yacamb-Quibor, C.A.

Aprobado por
Comisin de Normalizacin
Resolucin N CN04006

Revisin
Emisin
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En vigencia desde

10/12/2003
Anual
07/07/2004

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Manual de Inversiones en Programas, Estudios y Proyectos


EJECUCIN DE OBRAS

INDICE
Introduccin
Captulo I

Base legal vigente.

Capitulo II

Normas generales

Captulo III Organizacin de documentos


Captulo IV Procedimientos
01.

Inicio de Ejecucin de Obra

02.

Tramitacin de Valuacin de Obra Ejecutada

03-01 Tramitacin de Valuacin de Obra Ejecutada relacionada


al contrato 207-2001 de la contratista Dell`Acqua, C.A.
03.

Tramitacin de Paralizacin y Reinicio de la Obra

04.

Tramitacin de Orden de Modificacin


de los Contratos de Obras

05.

Tramitacin de Prrroga a Contratos de Obra

06.

Tramitacin del Cierre de la Obra

07.

Tramitacin de Reclamos

08.

Tramitacin de Corte de Cuenta para Contratos de Obras

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EJECUCIN DE OBRAS
CAPITULO II: Normas Generales

1. La presente normativa rige para todas las obras contratadas por la Empresa, a travs de ordenes de
compras y contratos, a fin de garantizar el inicio, ejecucin, cierre, finiquito y control administrativo de
la obra.
2. La aplicacin de las normas para los procesos de inspeccin de obras se regulan a travs del Manual
de Normas y Procedimientos de Inspeccin de Obras, el cual se constituye como complemento del
presente manual.
3. Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A. efectuar la ejecucin de obras, a travs de un documento
contractual debidamente aprobado, especificaciones tcnicas, cantidades de obra, memoria de obra,
proyectos y otro documento que aporte informacin necesaria para la complementacin del proyecto.
4. Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A. aplicar lo estipulado en el Decreto No 1417 contentivo de
las Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras publicadas en la Gaceta Oficial
No 5096 Extraordinaria del 16 de Septiembre de 1996. en caso de no aparecer las condiciones o
normas en el documento contra actual.
5. El desarrollo de los procedimientos objetos de este proceso deben ser ejecutados respetando los
principios de: honestidad, eficiencia, eficacia, participacin, legalidad, rendicin de cuentas y
responsabilidad.
6. La oferta de la obra licitada mantendr sus trminos y condiciones con los cuales se efectu su
proceso de licitacin.
7. Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A. tendr como garanta de la ejecucin de la obra una fianza
del fiel cumplimiento por el diez por ciento (10%) del monto del contrato la cual entrega para su firma.
8. Las contrataciones de obra podrn ser bajo la modalidad de Precio Unitario o por Administracin
Delegada.
9. El Contratista deber cumplir con el plazo de ejecucin establecido en su oferta.
10. Todos los formatos utilizados en el proceso de ejecucin de obras debern estar numerados segn la
codificacin de las formas establecida por la empresa.
11. Los clculos de los montos a presentar en las solicitudes de pago por valuaciones de obra, rdenes de
modificacin, rdenes de cambio, cuadros de cierres se efectuarn tomando como nmero de
decimales los convenidos con la contratista en los acuerdos preliminares para la suscripcin y
ejecucin del contrato
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CAPITULO II: Normas Generales

12. Es responsabilidad de la Coordinacin de Control de Proyectos y Administracin de Contratos,


canalizar ante Consultora Jurdica, la aplicacin de penalidades a las Empresas Contratistas.
13. Todo proceso de Ejecucin de Obras deber iniciarse con una Acta de Inicio.
14. La Gerencia de Construccin es responsable de la obra en trminos de calidad, cantidad, oportunidad
y costos, de acuerdo a las normas vigentes y condiciones contractuales establecidas.
15. La Coordinacin de Control de Proyectos y Administracin de Contratos es responsable del control
administrativo de los contratos de obras, desde el inicio hasta la finalizacin, asegurando el
cumplimiento de las normativas vigentes y condiciones contractuales establecidas.
16. La Gerencia de Construccin es responsable de informar a la Coordinacin de Control de Proyectos y
Administracin de Contratos, cualquier incumplimiento por parte de la Empresa Contratista, sobre las
condiciones establecidas en el documento contractual, que afecte la calidad, cantidad y oportunidad de
la obra.
17. Asegurar antes de iniciar la obra que la Empresa Contratista haya cumplido con los requisitos de
identificacin y seguridad exigidos.
18. Cuando existan circunstancias que lo justifiquen plenamente y el contratista lo hubiese solicitado por
escrito antes de su vencimiento, Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A., deber acordar una
prrroga del plazo de inicio.
19. Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A es el nico autorizado para realizar cambios o
modificaciones en el contrato y podr antes o despus de iniciada la ejecucin, introducir los cambios
o modificaciones que estime conveniente.
20. Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A podr acordar, previa solicitud por parte del Contratista, la
sustitucin de la Fianza de Fiel Cumplimiento por retenciones que se harn en cada una de las
valuaciones de obra ejecutada, hasta cubrir una cantidad igual al monto de la fianza, y con stas
retenciones practicadas al Contratista se constituir un Fondo de Terceros a los fines de su reembolso
una vez transcurrido el lapso establecido en el Contrato para la devolucin de las mismas.

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CAPITULO III. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Con el propsito de facilitar las tareas de control y la auditoria, la documentacin fsica y los soportes de
los procesos de ejecucin de obras debern ser ordenados y organizados de acuerdo a las siguientes
instrucciones:
1. Los documentos comprobatorios de todas las transacciones realizadas en el proceso de ejecucin de
obras deben organizarse en un expediente que deber numerarse bajo la siguiente nomenclatura:
Identificacin del Proceso

Identificacin del Contrato

XX XXX XXX

Nmero - XXXX
Ao
Identificacin de archivo que ser asignado por
Servicios de Informacin

Ao

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de la
unidad

Nmero
del Proceso

2. El expediente ser identificado con una etiqueta especificando el nmero del proceso y el contrato
celebrado producto del proceso.
3. El expediente que se abra a cada proceso deber contener el nmero del proceso de servicios, nmero
del contrato celebrado y la siguiente documentacin:
a. Punto de Cuenta.
b. Ficha de la Obra, contentiva de la descripcin detallada de las partidas de la obra que se espera
construir.
c. Ofertas o presupuestos.
d. Fianza de anticipo
e. Fianza de fiel cumplimiento
f.

Fianza laboral

g. Comunicacin de liberacin de fianza.


h. Cronograma de ejecucin.
i.

Otorgamiento de buena pro o adjudicacin del contrato.

j.

Contrato de obra.

k. Valuaciones de obra ejecutada.


l.

Acta de Inicio de la Obra.

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CAPITULO III. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

En caso de presentarse una reparacin o reconstruccin a la obra, deber incluirse:


m. La relacin de puntos pendientes
n. Acta de Terminacin de Obra.
o. Acta de Aceptacin Provisional de Obra.
p. Acta de Aceptacin Definitiva de la Obra.
q. Ordenes de pago:

Para conceder anticipos.

Cancelacin de valuaciones

Devolucin de retenciones

r. Cuadro Demostrativo de Cierre de Obra.

En caso de presentarse modificaciones y variaciones a los contratos de obra, tambin deber incluirse:
s.

Copia de Solicitud de Complemento de Fianza, si la hubiere.

t.

Orden de modificacin de los contratos de ejecucin de obras.

u.

Informe de paralizacin de la obra.

v.

Acta de Paralizacin de la Obra.

w. Solicitud de prrroga.
x.

Acta de reinicio de obra.

y.

Informe de corte de cuenta para contratos de obras.

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Procedimientos

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Glosario

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GLOSARIO

Acta de Aceptacin Definitiva


Acta que se expide despus de haber transcurrido el lapso de garanta que corresponde una vez emitida
el Acta de Aceptacin Provisional.

Acta de Aceptacin Provisional


Constancia que se expide noventa (90) das despus de la fecha del Acta de Terminacin, siempre y
cuando en la obra no se encuentren fallas o defectos.

Acta de Inicio
Constancia que se expide en el momento que se inicia la obra.

Acta de Paralizacin
Constancia que se expide cuando una obra se paraliza, independientemente de las causas que la
produjeron.

Acta de Reinicio
Constancia que se expide cuando la obra ha sufrido una paralizacin y se reinician los trabajos previstos
en la contratacin.

Acta de Terminacin
Constancia que se expide una vez finalizada la obra, previo al Acta de Aceptacin Provisional.

Anticipo
Monto cancelado al contratista antes de comenzar las obras, correspondiente al porcentaje del monto
total del contrato previamente establecido en el documento principal. Se entrega previa presentacin de
una fianza de anticipo o una retencin.

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GLOSARIO

Contrato de Obras
Convenio mediante el cual dos o ms personas acuerdan celebrar la ejecucin de una determinada obra
en los plazos establecidos al efecto.

Fianza de Anticipo
Fianza que se otorga para garantizar el anticipo concedido al comenzar la obra.
Fianza de Fiel Cumplimiento
Fianza que se otorga para garantizar el cumplimiento total del contrato firmado.
Fianza
Obligacin que uno se hace por otro, si ste falla a sus compromisos. Prenda que d el contratante para
asegurar el buen cumplimiento de su obligacin.

Instancia de Aprobacin
Instancia de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor C.A. responsable de aprobar o reprobar un proceso de
acuerdo a unos niveles de autorizacin establecidos.
Obra
Es la desagregacin de los Proyectos por razones tecnolgicas o de ordenamiento de su ejecucin.
Constituye una unidad fsica individualizable, en consecuencia puede contratarse separadamente. Acta
dentro del Proyecto como un producto intermedio.

Orden de Modificacin
Variaciones de los contratos producto de variaciones en los precios, sueldos, tasa de cambio y cuando
se producen aumentos o disminuciones en las cantidades a ejecutar, cuando se requieren obras
adicionales o por cualquier otra razn.

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GLOSARIO

Proyecto
Es un propuesta de inversin real para generar un bien capital; definido ste como una unidad de
produccin mnima autosuficiente, destinada a crear o ampliar la capacidad de oferta de bienes o
servicios.

Retenciones
Accin de retener parte del pago de una deuda. Monto que se deduce de la valuacin de la obra
ejecutada, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
Solicitud de Prrroga
Documento que se firma a fin de justificar la extensin en el plazo de ejecucin de la obra.

Unidad Solicitante
Cualquier unidad orgnica de la empresa.
Valuaciones
Revisin, valoracin y medicin de una obra ejecutada.

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