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Boyala Cloud Services

SAP Business One 9.1


Gua Prctica de Uso
Revisado Septiembre 2015

SAP Business One 9.1


Gua Prctica de Usuario

Contenido
SAP Business One 9.1 ............................................................................................ 4
Acceso a SAP Business One en la Nube ............................................................ 4
Navegacin en SAP Business One 9.1 ............................................................. 11
Configuracin de Idioma .................................................................................... 13
Descarga de archivos ........................................................................................ 14
Datos Maestros ..................................................................................................... 16
Socios de Negocio ............................................................................................. 16
Creacin y Consulta de Socio de Negocio ..................................................... 16
Inventario............................................................................................................... 23
Creacin y Consulta de Artculos ................................................................... 23
Detalles de documento comercial: ........................................................................ 29
Encabezado del Documento .............................................................................. 29
Cuerpo del Documento Comercial ..................................................................... 29
Pie de Documento Comercial ............................................................................ 32
Compras (Proveedores) ........................................................................................ 32
Creacin de Nuevo Pedido de Compra .......................................................... 33
Entrada de Mercanca (Pedido de entrada de mercancas) ........................... 35
Creacin de Entrada de mercancas .............................................................. 35
Devolucin de Mercanca ............................................................................... 38
Creacin de Devolucin de mercancas ......................................................... 39
Factura de Proveedores ................................................................................. 42
Creacin de Facturas de proveedores ........................................................... 42
Pago ............................................................................................................... 45
Compras Extranjeras (proceso de importacin) ............................................. 45
Precio de Entrega Costos de importacin ................................................... 45
Ventas (Clientes) ................................................................................................ 55
Creacin de Nueva Oferta de Venta (Cotizacin) .......................................... 55
Orden de Venta (Pedido de cliente) ............................................................... 58
Entrega........................................................................................................... 60
Factura de clientes ......................................................................................... 63

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Cobros (Pago Recibido) ................................................................................. 65


Gestin de Bancos ................................................................................................ 66
Pagos Recibidos ............................................................................................ 66
Formas de crear un Pago Recibido ................................................................ 68
Pagos Recibidos - pago a cuenta (Anticipos)................................................. 68
Depsitos ....................................................................................................... 74
Depsitos de cheques ................................................................................... 74
Depsitos de Tarjetas de Crdito .................................................................. 75
Depsitos de Fondos en efectivo ................................................................... 76
Pagos Efectuados .......................................................................................... 78
Pagos ACH .................................................................................................... 82
Transacciones peridicas: ..................................................................................... 94
Creacin de modelos de transaccin peridica ................................................. 95
Contabilizacin peridica ...................................................................................... 95
Creacin de contabilizacin peridica ............................................................... 95
Funcionalidades adicionales de SAP Business One 9.1 ....................................... 96
Si su empresa maneja varias sucursales: ...................................................... 97
Creacin de documentos:...................................................................................... 97
Funciones adicionales: .......................................................................................... 99

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SAP Business One 9.1


SAP Business One es una solucin integrada de planificacin de recursos empresariales
(ERP) para pequeas y medianas empresas, as como para las subsidiarias de grandes
empresas.
SAP Business One ayuda a gestionar todos los aspectos de su empresa brindando
acceso a la informacin empresarial en tiempo real, a travs de un sistema nico. La
aplicacin se divide en varios mdulos, cada uno dedicado a una funcin de negocio
distinta.
La solucin de nube de SAP Business One le permite a mltiples empresas compartir los
mismos recursos de hardware mientras se encuentran aisladas en un entorno de cliente
seguro dentro un verdadero escenario de alojamiento.
Los usuarios finales acceden a SAP Business One a travs del portal de acceso web
seguro de la nube de SAP Business One o la aplicacin mvil de SAP Business One
desde su dispositivo iOS.

Acceso a SAP Business One en la Nube


1. Ingresar al sitio web de Boyala
a. Utilizar Internet Explorer para navegacin
b. Agregar el sitio Web en la configuracin de vista de Compatibilidad
c. Herramientas
d. Configuracin de Vista de Compatibilidad

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2. Seleccionar en el men Soporte Acceso WEB.

3. Ingresar el usuario y contrasea para el acceso suministrados previamente

4. Ingresar al escritorio remoto de SAP Business One Client (32-bit)

5. Conectar al Escritorio Remoto


a. Permitir que el acceso remoto tenga acceso a los recursos de su equipo

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Acceso a SAP Business One desde Ios, Android y OSX.


Para poder ver SAP en iOS, Android y OSX de Mac hay que descargar el app Remote
Desktop de Microsoft por itunes o google play:
A. App para iOS (iPad, iPhone), OS X (iMac):

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B. App para Android:

Despus de descargarlo seguir los siguientes pasos:


Presionar en Add Remote Resource

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Colocar el servidor y credenciales

1. Escribir la direccin del Servidor

URL: https://sb1.bakertillypanama.com/rdweb/feed/webfeed.aspx

2. Luego las credenciales

User name: bakertilly\Usuario


Password: ********(Contrasea)

Luego de ingresar la informacin en remote resources aparecer lo siguiente:

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Solo presionar donde dice SAP Business One Client (32-bit) y accede inmediatamente a
la aplicacin.
Descargar acceso directo a SAP
1. Ingresar al sitio web de Boyala
2. Seleccionar Soporte Acceso Directo 9.1.
3. Le recomendamos llevar el archivo y descomprimirlo en el escritorio le debe
aparecer el siguiente icono

4. Coloque sus credenciales:

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Navegacin en SAP Business One 9.1


1. Componentes de la pantalla principal de SAP Business One
a. Barra de Men:
Esta barra est en la parte superior de la ventana principal y contiene los
comandos de men (archivo, editar datos etc.) Los mens dentro de esta
barra varan segn la ventana de aplicacin que est abierta en el momento.

b. Barra de Herramientas:
Esta barra es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a
las funciones de uso frecuente. Estarn en color los botones activos,
mientras que las inactivas estarn en gris.

c. Seccin de Bsqueda:
Se encuentra situada debajo de la barra de herramientas. La Seccin de
bsqueda permite el acceso rpido a los mens, datos maestros y
documentos de marketing.

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d. Men Principal:
Este men controla todas las funciones del sistema. Se podr visualizar el
nombre de la empresa y usuario actual en la parte superior izquierda. El
men principal contiene tres fichas:
Mdulos: stos son los mens esenciales que permiten acceder a todas las
ventanas y submens de SAP Business One.
Arrastrar y vincular: Este men se utiliza para buscar y visualizar
informacin importante de manera rpida y eficaz.
Men de usuario:
Es un men configurable el cual permite grabar las funciones que se utilizan
con mayor frecuencia.

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e. Log de Mensajes de Sistema:


Muestra los 50 ltimos mensajes del sistema que aparecieron en la ventana
de la aplicacin para el usuario actual, desde su ltimo acceso a SAP. Por
defecto, este panel est visible y se encuentra en la parte inferior de la
aplicacin SAP Business One, pero se puede cerrar, mover y cambiar de
tamao, segn sea necesario.

f. Barra de estado:
Se encuentra en el rea inferior de la ventana de Men principal y se podrn
visualizar los mensajes de error, informacin del sistema y el progreso de
procesos de trabajo largos, como por ejemplo la ejecucin de informes o
una bsqueda en curso

Configuracin de Idioma
Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin (Administration)
Opcin de Inicializacin Sistema (System Initialization) Opcin de
Parametrizaciones Generales (General Settings)

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a. En la pestaa Visualizar escoger en la opcin de Lenguaje el Idioma de su


Preferencia
i. Idioma recomendado Espaol Latinoamrica

b. Presionar Actualizar para conservar cambios


c. Confirmar cambios en el mensaje del sistema

Descarga de archivos
SAP Business One le permite descargar los archivos en Excel, PDF, Word.
En nuestro modelo en la nube al seleccionar cualquier documento y desea guardarlos en
el equipo local elige en el cuadro de guardar la unidad C on
NOMPRE_COMPUTADORA y elige la carpeta de su equipo deseada para guardar el
mismo ya que si elige alguna de las otras opciones, las estar guardando en el servidor
y no tendr acceso al mismo.
Le recomendamos crear una carpeta en su disco C solo para los documentos de SAP.

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Datos Maestros
Socios de Negocio
Existen tres tipos de socio de negocio utilizados en los documentos de compras y
ventas: clientes potenciales, clientes y proveedores.
SAP Business One conecta los Socios de Negocio y las cuentas de mayor a travs de
cuentas asociadas definidas durante la inicializacin del sistema y que pueden variar en
funcin de los diferentes socios de negocio.

El mdulo de Socio de Negocio gestiona toda la informacin relevante para sus


relaciones con clientes, proveedores y clientes potenciales.
Verifica los saldos de los Socios de Negocio para realizar las reconciliaciones
internas de los socios de negocio.

Todas las operaciones de compras y ventas se contabilizan en las cuentas asociadas


correspondientes. De esta forma se accede al saldo global, al de clientes y al de
proveedores de una cuenta de mayor. Adems, se puede acceder al saldo de un cliente
o proveedor especfico. Es decir que la cuenta asociada enlaza las cuentas de libro
auxiliar del Socio de negocio con el libro mayor.
Un dato importante a recordar es que no es posible contabilizar asientos directamente en
una cuenta asociada. En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente,
tambin se debita la cuenta Clientes (cuenta asociada) por lo que este asiento debe
aparecer en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Tenga en cuenta que los saldos de datos maestros de socio de negocio no aparecen en
el plan de cuentas. Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las
transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Creacin y Consulta de Socio de Negocio
Consulta de Socio de Negocio
Ingresar en el Men Principal Mdulo de Socio de Negocio Opcin Datos
Maestros de Socio de Negocio

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Gua Prctica de Usuario

Por defecto esta pantalla aparecer en modo consulta.

Para realizar consultas puede colocar un asterisco (*) + Enter y se


desplegar la lista completa de clientes. O bien colocar la letra inicial del
cliente + Enter para filtrarlo por la letra deseada.

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Creacin de Nuevo Socio de Negocio


Puede crear antes de crear los socios de negocio una codificacin automtica.
Creacin de cdigo automtico de Datos maestros de socio de negocios
Para definir una serie automtica de numeracin para clientes o proveedores seleccione
el mdulo de Gestin Inicializacin sistema Numeracin de documento.

Con doble clic sobre Socios de negocios cliente o proveedor, se muestra la ventana
para crear la serie de numeracin.
Clic derecho sobre lnea 1 aadir lnea.

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Gua Prctica de Usuario

Defina la informacin necesaria:

Nombre: coloque el nombre para la serie de numeracin tiene un mximo de 8


caracteres.

Primer Nmero: coloque el primer nmero de la serie predeterminada.

Nmero siguiente: muestra el nmero que ser asignado al siguiente socio de


negocio el sistema lo actualiza automticamente.

ltimo nmero: fija un lmite para la numeracin.

Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.

Comentario: coloque un comentario relacionado a la serie.

Grupo: asigne un grupo a la serie. Por defecto el sistema trae el grupo 1. Se


utilizar un grupo distinto en caso de asignar autorizaciones para grupo de series
especficos.

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Gua Prctica de Usuario

Cantidad de dgitos: cantidad de dgitos que contiene un nmero de serie. Por


ejemplo si el primer nmero es 1 y el nmero de dgitos es 6 el primer nmero de
la serie sera 000001.

Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana Serie Socio
de negocios Cliente Definiciones, y actualizar en la ventana Numeracin de
documentos Definiciones. Y podemos fijar nuestra lista como estndar para que nos
aparezca por defecto en los datos maestros de socio de negocio.

Crear un nuevo socio de negocio:


1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Socio de Negocio Opcin
Datos Maestros de Socio de Negocio

2. Presionar en la Barra de Herramientas el icono de Crear


3. Ingresar Informacin General de Socio de Negocio:

Cdigo: Manual/ Automtico (ver pg. 20 )


Tipo de Socio de Negocio: Cliente, Proveedor, Prospecto
Nombre: Nombre de Socio de Negocio
Nombre Extranjero: Otro Nombre de Socio de Negocio
Tipo de Grupo: Categora del Socio de Negocio
Tipo de Moneda: Moneda con la que se registraran sus transacciones

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Nmero de Identificador Fiscal: Numero de RUC, Cdula o Pasaporte

4. Ingresar la informacin relevante del socio de negocio

Pestaa General (telfonos, DV, correo electrnico etc.)


Pestaa de Personas de Contacto (nombre y datos de la persona de contacto del socio
de negocios)
Pestaa de Direcciones (direcciones de facturacin, pago y envo de documentos)
Pestaa de Propiedades (se utiliza para definir propiedades de socio de negocio)
Pestaa Comentarios (se utilizar para aadir descripciones, comentarios notas e
imgenes)
Pestaa Anexos (se pueden adjuntar documentos de socio de negocio)

5. Ingresar informacin Financiera de Socio de Negocio


Pestaa Condiciones de Pago:
Condiciones de Pago: Contado, Crdito, Pronto Pago
Lista de Precios

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Pestaa Finanzas:
Asignacin de Cuentas Asociadas: Asociar una cuenta de mayor
como auxiliar de socio de negocios.

6. Cuando haya completado la informacin en la parte inferior izquierda de


clic en crear y se agregar el nuevo Socio de Negocio

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Inventario
SAP Business One le permite gestionar todos los artculos que compra, fabrica, vende o
almacena en el inventario.
Para cada artculo, se introducen los datos relevantes de un rea en particular en SAP
Business One, que utiliza estos datos para las compras, las ventas, la produccin, la
gestin de almacenes, la contabilidad y los servicios.
Creacin y Consulta de Artculos
Creacin de cdigo automtico de Datos maestros de artculos
Para definir una serie automtica de numeracin para artculo seleccione el mdulo de
Gestin Inicializacin sistema Numeracin de documento.

Con doble clic sobre Artculos, se muestra la ventana para crear la serie de numeracin.
Clic derecho sobre lnea 1 aadir lnea.

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Gua Prctica de Usuario

Defina la informacin necesaria:

Nombre: coloque el nombre para la serie de numeracin tiene un mximo de 8


caracteres.

Primer Nmero: coloque el primer nmero de la serie predeterminada.

Nmero siguiente: muestra el nmero que ser asignado al siguiente socio de


negocio el sistema lo actualiza automticamente.

ltimo nmero: fija un lmite para la numeracin.

Prefijo, Sufijo: se utiliza como identificacin adicional de la serie. Forma parte del
cdigo de socio de negocios.

Comentario: coloque un comentario relacionado a la serie.

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Gua Prctica de Usuario

Grupo: asigne un grupo a la serie. Por defecto el sistema trae el grupo 1. Se


utilizar un grupo distinto en caso de asignar autorizaciones para grupo de series
especficos.

Cantidad de dgitos: cantidad de dgitos que contiene un nmero de serie. Por


ejemplo si el primer nmero es 1 y el nmero de dgitos es 6 el primer nmero de
la serie sera 000001.

Una vez hemos completado los datos damos clic en actualizar en la ventana SerieArtculo - Definiciones, y actualizar en la ventana Numeracin de documentos
Definiciones. Podemos fijar nuestra lista como estndar para que nos aparezca por
defecto en los datos maestros de artculo.

Consulta de Datos Maestro de Articulo


1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Inventario Datos Maestros
de Artculos

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a. Por defecto esta pantalla aparecer en modo consulta.

b. Para realizar consultas puede colocar un asterisco (*) + Enter y se


desplegar la lista completa de artculos. O bien colocar la letra inicial del
artculo + Enter para filtrarlo por la letra deseada.
Creacin de Artculo
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Inventario Datos Maestros
de Artculo

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2. Presionar en la Barra de Herramientas el icono de Crear

3. Completar Informacin de Datos Maestros de Artculo


Informacin General
Nmero de Articulo: manual, automtico
Descripcin: detalle o nombre completo de artculo
Nombre Extranjero: nombre de artculo en idioma extranjero
Clase de Articulo: artculos, trabajo, viaje
Grupo de Artculos: puede asignar o identificar los artculos dentro de un grupo.
Grupo de Unidades: es Manual por defecto
Lista de Precios: puede definir una lista para manejar los precios del artculo
Cdigo de Barras: puede definir cdigos de barra para los artculos
Precio Unitario (por lista de precio): precio de artculo segn lista de precios definida.

4. Elegir Tipo de Artculo


Artculo de Inventario
Artculo de Venta

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Artculo de Compra
Estas categoras mencionadas controlan si el artculo puede venderse, comprarse o
almacenarse en el inventario.

Caractersticas de Articulo
Pestaa General: puede definir informacin general adicional para el
artculo.
Pestaa Datos de Compra: ingrese informacin de compras para el
artculo.
Pestaa Datos de Venta: ingrese la informacin relacionada con la
venta del artculo.
Pestaa Datos de Inventario: introducir y visualizar la informacin de
almacn para el artculo.
Pestaa Datos de Planificacin: informacin relativa a la planificacin
de necesidades y la fabricacin.
Pestaa Propiedades de Artculo: caracterstica de un artculo
Pestaa Comentarios informacin relativa a la planificacin de
necesidades y la fabricacin.
Pestaa Anexos: permite adjuntar informacin o documentos
relacionados al artculo.

5. Crear Nuevo Artculo

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Detalles de documento comercial:


Encabezado del Documento

Proveedor: d clic al botn de la lista de seleccin, o clic con la tecla de enter para llamar
a un socio de negocios.
Nombre: automticamente muestra el nombre del socio de negocios
Persona de Contacto: se muestra el nombre si se le ingreso una persona de contacto
en los datos maestros de socio de negocios.
Referencia: ingrese un nmero de referencia si utilizo previamente un documento
manual.
Status: el documento puede tener diferentes estatus:
Abierto: el documento no se ha pasado a un documento destino
Cerrado: el documento se pas a un documento destino o se cerr manualmente.
Cancelado: el documento se cancelo
Borrador: el documento fue grabado como preliminar
Impreso: se imprimi el documento.
Fecha de contabilizacin: el da de captura de la fecha.
Fecha de vencimiento: el da que vence la factura
Fecha del documento: el da de captura de la fecha.
Cuerpo del Documento Comercial
Existen dos clases de documentos comerciales artculo/servicio:

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Gua Prctica de Usuario

Si el documento comercial es por artculo en la columna nmero de artculo se debe


seleccionar con el botn de seleccin y buscar en la lista de artculos los artculos a
ingresar en el documento comercial.
Puede seleccionar diferentes artculos presionando la tecla de control.

Si el documento es de servicio coloque una descripcin y seleccione con el botn de


seleccin de la lista de cuentas la cuenta de mayor que desea utilizar.

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Gua Prctica de Usuario

Si en el documento comercial necesita activar otras columnas seleccione el icono de


parametrizacin de documentos.

Se muestra una ventana donde debe seleccionar la pestaa Formato de Tabla y


seleccionar las casillas que desea se muestren visibles.

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Pie de Documento Comercial

En la parte inferior del documento puede encontrar los siguientes campos:


Encargado de Compras: persona que realiz el documento.
Titular: Encargado del departamento.
Comentario: agregue un comentario adicional del documento si lo necesita.
Total antes del descuento: se refleja nuestro subtotal.
Descuento: el descuento asignado al socio de negocios
Gastos Adicionales: se puede incluir gastos adicionales en este documento como flete,
seguro entre otros. Si no aparece debe activarla desde las parametrizaciones de
documento.
Botn Copiar de: se activa apenas est completando la informacin del documento
comercial le permite copiar desde un documento base toda la informacin relacionada a
ese documento comercial.

Compras (Proveedores)
SAP Business One permite gestionar el proceso de compras desde los pedidos hasta la
gestin de las facturas de proveedores.
Es posible utilizar diferentes informes para analizar informacin de compras;
Anlisis del Volumen de Compras,
Informacin Sobre Determinacin de Precios,
Antigedad de Saldos de Proveedores

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Creacin de Nuevo Pedido de Compra


El pedido de compra es el documento que se utiliza para solicitar mercanca al
proveedor. No genera contabilidad ni movimiento de inventario.
Pasos para crear Pedido:
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Compra Proveedores Opcin de
Pedido

2. Escoja el Proveedor utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
3. Coloque la fecha de contabilizacin
4. Elija la clase de documento artculo / servicio
5. Complete el detalle del pedido
Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del
documento.

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Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto


logstico de un pedido como destino, clase de expedicin, autorizado, etc.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de un
pedido como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de pago entre
otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada al
pedido.

6. Crear el Nuevo Pedido de Compra

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Entrada de Mercanca (Pedido de entrada de mercancas)


Puede crear una entrada de mercancas cuando reciba la mercanca del proveedor.
Cuando se crea un pedido de entrada de mercancas, SAP Business One recibe la
mercanca en el almacn, actualiza las cantidades y crea un asiento contable si se
gestionan inventarios permanentes.

Creacin de Entrada de mercancas


1.
Ingresar en el Men Principal
Mdulo de Compra Proveedores
Opcin de Entrada de mercancas

Si ya existe un documento base como el


pedido de compras puede buscar el
pedido y con el botn copiar a puede
pasar la informacin de ese documento a
la entrada de mercancas.

2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
Si existe un pedido con el botn copiar de puede pasar la informacin de ese
documento a la entrada de mercanca escoge el pedido de la lista de pedidos y
siga los pasos del asistente de documentos.

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Gua Prctica de Usuario

En el rea de Comentario puede revisar el nmero del documento original si la


entrada de mercancas ha sido basada en un pedido.

3. Verifique la fecha de contabilizacin


4. Complete el detalle de la entrada de mercancas si no existe un documento base,
si ya existe un documento base esta informacin se copia igual, puede hacerle
modificaciones segn su necesidad. Slo se puede modificar sino se le ha dado
crear al documento.

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Gua Prctica de Usuario

Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del


documento.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la entrada de mercancas como destino, clase de expedicin,
pagar a.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de
una entrada de mercancas como: entrada en el diario, condiciones de
pago, forma de pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
entrada de mercancas.

5. Crear el Nuevo entrada de mercancas

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Devolucin de Mercanca
La devolucin de mercancas se utiliza para devolver a los proveedores las mercancas
entregadas o para anular total o parcialmente la Entrada de Mercanca.
Cuando se crea una devolucin de mercancas, las mercancas se emiten desde el
almacn y se reducen las cantidades. Si la empresa utiliza inventarios permanentes, SAP
Business One crea automticamente la contabilizacin pertinente para actualizar tambin
los valores de inventario.

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Al crear un documento de devolucin de mercancas basado en un pedido, puede decidir


volver a abrir la cantidad de artculos del pedido. Para poder efectuar dicha accin, la
casilla de seleccin Permitir reapertura de pedidos al crear devoluciones basadas en
pedidos debe estar marcada en las parametrizaciones del documento.
Creacin de Devolucin de mercancas
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Compra Proveedores Opcin de
Devolucin de mercancas

2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
Con el botn copiar de puede pasar la informacin de la entrada de mercanca a
devolucin siempre y cuando su estado sea abierto y no haya sido procesada a
Factura.

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Tambin puede usar la opcin Copiar a desde la Entrada de Mercanca a la


Devolucin de mercanca.

En el rea de Comentario puede revisar el nmero del documento original si la


devolucin de mercancas ha sido basada en una entrada.

3. Verifique la fecha de contabilizacin


4. Complete el detalle de devolucin de mercancas si no existe un documento base,
si ya existe un documento base esta informacin se copia igual, puede hacerle
modificaciones segn su necesidad. Slo se puede modificar sino se le ha dado
crear al documento.
Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del
documento.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la devolucin de mercancas como destino, clase de expedicin,
pagar a.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de
una devolucin de mercancas como: entrada en el diario, condiciones de
pago, forma de pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
devolucin de mercancas.
5. Crear la devolucin de mercancas

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Gua Prctica de Usuario

Factura de Proveedores
La factura es el documento ms importante en el proceso de compras y el nico
obligatorio, constituye una solicitud de pago y al crearla registra el costo en la cuenta de
ganancias y prdidas.
Debido a que una factura de proveedor que no hace referencia a un pedido de entrada
de mercancas aumentar las existencias, es importante asegurarse de que no haya un
pedido de entrada de mercancas anterior si crea una factura de proveedor sin referencia.
Creacin de Facturas de proveedores
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Compra Proveedores Opcin de
Factura de Proveedores

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2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
Con el botn copiar de puede pasar la informacin de un documento base como
la entrada de mercanca a Factura de proveedores siempre y cuando su estado
sea abierto.

Tambin puede usar la opcin Copiar a desde la Entrada de Mercanca a la


Factura de proveedores.

En el rea de Comentario puede revisar el nmero del documento original si la


Factura de proveedores ha sido basada en un documento base como pedido o
entrada de mercancas.

3. Verifique la fecha de contabilizacin


4. Complete el detalle de la Factura de proveedor si no existe un documento base, si
ya existe un documento base esta informacin se copia igual, puede hacerle
modificaciones segn su necesidad. Slo se puede modificar sino se le ha dado
crear al documento.
Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del
documento.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la factura de compras como destino, clase de expedicin, pagar
a.

43

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Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de


la factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago,
forma de pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
factura de proveedores.

5. Crear la factura de proveedor

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Pago
Es el documento que inicia el pago a cuenta del proveedor. Existen 4 formas de realizar
ese pago: efectivo, cheques, tarjeta de crdito y transferencia bancaria. Podr acceder
a esta funcionalidad y a los informes de pagos a travs del mdulo de Gestin de
Bancos.

Compras Extranjeras (proceso de importacin)

Precio de Entrega Costos de importacin


Para abrir la ventana seleccione Compras - Proveedores Precios de Entrega.
En la importacin de mercancas las empresas incurren en ciertos costos adicionales,
como aduanas, transporte y tasas de seguro o impuestos. En SAP Business One los
costos adicionales pueden asignarse a los artculos importados y reflejarse en el sistema
de contabilidad mediante Precio de entrega.

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Gua Prctica de Usuario

rea General:
Debe colocar el cdigo de Proveedor y colocar los datos relevantes para el precio de
entrega.

Precios de entrega: Artculos:


Se visualizan los datos relativos a las mercancas importadas segn se copiaron de los
documentos de pedido de entrada de mercancas.

Precios de entrega: Costos:


Utilice esta pestaa para asignar precios de entrega a diferentes artculos de acuerdo
con los criterios especificados.

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Gua Prctica de Usuario

Para aadir otros nuevos costos clic en el botn costos importacin nuevos, en la
columna importe colocar cuanto es el importe de cada uno de los gastos.

Imputacin por:
Especifique la clase de distribucin para el costo de importacin.
Valor efectivo incluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega
menos los derechos de aduanas.
Valor efectivo excluidos los derechos de aduana: Los costos relacionados se
distribuyen en relacin con la cuota de un artculo del precio total FES de la entrega ms
los derechos de aduanas.
Cantidad: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con la cantidad de un
artculo en proporcin a la cantidad total de la entrega.
Peso: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el peso de un artculo en
proporcin al peso total de la entrega.
Volumen: Los costos relacionados se distribuyen de acuerdo con el volumen de un
artculo en proporcin al volumen total de la entrega.
Igual a: Los costos relacionados se distribuyen de forma equitativa entre los artculos de
entrega.
Precios de Entrega: Proveedores:
Muestra los proveedores seleccionados para el documento actual de precios de entrega.

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Gua Prctica de Usuario

Precios de entrega: Info detallada:


Muestra ms informacin sobre las lneas de los precios de entrega.

Precios de entrega: General:


Slo aparecer disponible para empresas con inventario permanente.

Para asignar cada artculo importado a su costo de importacin relevante, deber imputar
estos costos a los artculos diferentes segn criterios determinados.
Debe definirse el grupo de aduanas para cada uno de los artculos, se define en
Gestin Definiciones Inventario Grupo de aduanas:
Y debe ser asignado a los artculos en los datos maestros de artculos.

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Proceso de importacin:
1. Crear un pedido para un proveedor en el extranjero.
Opcional: Se crea un pedido para un proveedor en el extranjero exactamente de
la misma manera en que creara un pedido para uno de sus proveedores locales.
Al crear un pedido, SAP Business One actualiza la cantidad de existencias
disponibles de los artculos pedidos.

2. Crear un pedido de entrada de mercancas (PO).


Crear una operacin de entrada en inventario y se registra igual que un pedido
de entrada de mercancas de un proveedor local. SAP Business One utiliza el
pedido de entrada de mercancas como referencia base para el proceso de
importacin completo. Por lo tanto, debe especificar los precios y las cantidades
de artculo correctamente.
3. Crear una factura de proveedores.
Para completar la transaccin contable del proceso de importacin, cree una
factura de proveedores (clase de posicin) basada en el pedido de entrada de
mercancas tan pronto como reciba la factura del proveedor. Cree la factura de
proveedores de la misma manera que creara una factura de proveedores enviada
desde uno de sus proveedores locales. Puede crear la factura de proveedores en
cualquier momento e independientemente de la fecha real de registro del
documento de precio de entrega.
4. Ha creado un documento de precio de entrega.
Para actualizar el precio de coste de los artculos importados, puede crear un
documento de precio de entrega en base a un pedido de entrada de mercancas,
una factura de proveedores, u otro documento de precio de entrega. Esto es
necesario si desea reflejar de forma precisa los costos adicionales asociados con
la valoracin de inventario de importacin y clculo de ganancia bruta o cualquier
otro clculo asociado al inventario. Habitualmente, puede crear el documento de
precio de entrega despus de recibir las facturas de su agente de aduanas o
agencia de envo; sin embargo, es posible que use este mtodo para incluir el
precio de entrega estimado antes de recibir los documentos oficiales.
Nota:
Los precios de artculos especificados en el documento de pedido de entrada de
mercancas son los precios del proveedor, excluidos los costos adicionales que se
asignarn ms tarde para el transporte completo.
El importe total del pedido de entrada de mercancas debe ser el precio general
previsto que su acreedor le cobrar por el transporte, excluidos los costos
adicionales que deber pagar a otras partes, como su agente de aduanas.

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Gua Prctica de Usuario

Proceso de creacin de facturas por servicios aduanales:


En el caso de tener que registrar Facturas de servicios por cada Costo incluido en el
precio de entrega para diferentes proveedores debe seguir los siguientes pasos.
1- Crear un nuevo proveedor general para que todos los registros de facturacin se
reflejen en un solo auxiliar.
Ejemplo:

2- Crear las facturas de servicios basados en el precio de entrega previamente


registrado.
Ejemplo:
Seleccionamos al proveedor general que se cre, luego con el botn
Copiar de elegimos Precio de entrega y se abrir el asistente.

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Gua Prctica de Usuario

Selecciona la opcin Configurar si solo tomar uno de los costos por


ejemplo Almacenaje, selecciona la lnea y luego da clic en el botn finalizar.

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Gua Prctica de Usuario

Cambiamos el nombre de proveedor al nombre del socio o empresa a la


cual se le debe pagar por el servicio.

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Gua Prctica de Usuario

Se escribe el nombre y oprime control + tab para que quede el nombre en


la factura y luego clic en el botn crear.

Registrar Precio de entrega varios proveedores diferentes facturas:


1- Cree las facturas de proveedor para cada uno de los proveedores desde el
mdulo de compras facturas de proveedor.
2- Realizar el proceso de importacin. Para elegir diferentes proveedores
seleccione el primer proveedor luego nuevamente con el botn de lista
desplegable de SN seleccione el segundo proveedor.

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Gua Prctica de Usuario

Le aparece el siguiente mensaje: Seleccione la opcin No .

Luego verifique en proveedores la pestaa del precio de entrega proveedores

3- Elija las facturas de cada proveedor

4- Complete la informacin del documento de precio de entrega y de clic en crear.

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Ventas (Clientes)
Este mdulo cubre el proceso de ventas, desde la creacin de ofertas para clientes y
partes interesadas hasta la facturacin, creacin de documentos preliminares e impresin
hasta el ltimo paso de contabilidad que es la recepcin del cobro.
SAP Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas, cada uno de
los cuales pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas.

Creacin de Nueva Oferta de Venta (Cotizacin)


Este documento se utiliza con fines informativos y se considera el primer eslabn en la
cadena del proceso de ventas. Es una propuesta para el cliente o lead.
La introduccin de una oferta no da lugar a ninguna contabilizacin que modifique
cantidades ni valores en la gestin de stocks o en contabilidad.
Pasos para su creacin:
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Ventas Clientes Opcin de Oferta de
Ventas

2. Escoja el Proveedor, utilice la

tecla TAB
de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.

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Gua Prctica de Usuario

3. Verifique la fecha de contabilizacin

4. Complete el detalle de la Oferta de ventas


Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del
documento. Esta ficha sirve para especificar los artculos o servicios que se
estn cotizando al cliente.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la oferta de ventas como destino, clase de expedicin,
Documento de aprovisionamiento.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero
oferta de ventas como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de
pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
oferta de ventas.
5. Crear la oferta de ventas

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Gua Prctica de Usuario

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Gua Prctica de Usuario

Orden de Venta (Pedido de cliente)


Este documento representa un compromiso de compra por parte del cliente, segn los
precios y las cantidades acordadas.
Este documento afecta la columna del comprometido en los datos maestros del artculo
y a su vez el disponible.
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Ventas Clientes Opcin de
Orden de Venta

2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
cliente de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
Con el botn copiar de puede pasar la informacin de un documento base como
la oferta de ventas a la orden de ventas siempre y cuando su estado sea abierto.

Tambin puede usar la opcin Copiar a desde la oferta de ventas a Pedido de


clientes.

En el rea de Comentario puede revisar el nmero del documento original si la


orden de venta ha sido basada en una oferta de ventas.

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Gua Prctica de Usuario

Verifique la fecha de contabilizacin

4 Complete el detalle de la orden de venta si no existe un documento base, si ya


existe un documento base esta informacin se copia igual, puede hacerle
modificaciones segn su necesidad. Este documento lo puede modificar si su
estado es abierto.

Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del


documento.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la factura de compras como destino, clase de expedicin, pagar
a.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de
la factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago,
forma de pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
orden de ventas.

5 Crear la orden de ventas

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Gua Prctica de Usuario

Entrega
Este documento indica que se hizo el envo de la mercanca. La entrega afecta la parte
de inventario porque resta mercanca al stock y genera un asiento que afecta las cuentas
de inventario y la del costo de la mercanca.
Una vez creado una entrega este documento no se puede modificar.

1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Ventas Clientes Opcin de


Entrega

2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
cliente de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
Con el botn copiar de puede pasar la informacin de un documento base como
la orden de ventas a la entrega siempre y cuando su estado sea abierto.

Tambin puede usar la opcin Copiar a desde la orden de ventas a la entrega.

En el rea de Comentario puede revisar el nmero del documento original si la


entrega ha sido basada en una orden de venta.

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Gua Prctica de Usuario

3. Verifique la fecha de contabilizacin

4. Complete el detalle de la entrega si no existe un documento base, si ya existe


un documento base esta informacin se copia igual, puede hacerle
modificaciones segn su necesidad.

Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del


documento.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto logstico
de la factura de compras como destino, clase de expedicin, pagar a.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero de la
factura de proveedores como: entrada en el diario, condiciones de pago, forma de
pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
Entrega.

5. Crear la entrega

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Gua Prctica de Usuario

Factura de clientes
Este es el nico documento obligatorio en el proceso de ventas. Representa la solicitud
de pago y registra los ingresos en las cuentas de prdidas y ganancias.
Si se crea una factura sin referencia a la entrega, el sistema contabiliza automticamente
las modificaciones en el inventario. En otras palabras, si ya existe una entrega para la
operacin y se crea una factura sin referencia a dicha entrega, pueden producirse errores
en la gestin de stocks, ya que la cantidad de la entrega se contabiliza dos veces en el
sistema.
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Ventas Clientes Opcin de
Factura de deudores

2. Escoja el Proveedor, utilice la tecla TAB


de su teclado, y seleccione el
Proveedor de la Lista desplegada de Socios de Negocio.
3. Verifique la fecha de contabilizacin
4. Complete el detalle de la Factura de clientes, si est basada en un documento
base como entrega la informacin se copia igual como est en el documento base.

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Gua Prctica de Usuario

Pestaa de Contenido: incluye la informacin de artculo o de servicio del


documento. Esta ficha sirve para especificar los artculos o servicios que se
estn vendiendo al cliente.
Pestaa de Logstica: contiene la informacin detallada relativa al aspecto
logstico de la factura de clientes como destino, clase de expedicin.
Pestaa de Finanzas: informacin relacionada con el aspecto financiero
factura de clientes como: entrada en el diario, cuenta asociada, condiciones
de pago, forma de pago entre otros.
Pestaa de Anexos: permite adjuntar informacin adicional relacionada a la
factura de clientes.

5. Crear la factura de clientes

SAP Business One permite crear documentos de destino directamente de


documentos base.
Todos los datos que se introdujeron en Orden de venta u Entrega se copian
automticamente a la Factura de deudores.

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Cobros (Pago Recibido)


Este documento borra la deuda de la cuenta del cliente y se realiza la reconciliacin
interna automticamente. Verificar en el mdulo de Gestin de Banco.

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Gestin de Bancos
Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas
con cuentas bancarias, entre ellas:

Creacin manual y automtica de pagos recibidos y efectuados para varios


medios de pago

Realizacin manual y automtica de reconciliaciones internas y externas

Depsitos con fecha posterior al da de emisin y en efectivo de cheques y


documentos de tarjetas de crdito

Impresin de cheques

Pagos Recibidos
Cada vez que reciba un pago de un cliente, un proveedor o cuenta puede crear el
registro en la ventana de Pagos Recibidos.
1. Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin de Bancos Opcin
de Pagos Recibidos

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Gua Prctica de Usuario

2. Para escoger el Socio de Negocio utilizar la tecla TAB


de su teclado
(Cliente, Proveedor, Cuenta). Seleccione Cliente de la Lista desplegada de
Socios de Negocio.
3. Coloque la fecha de contabilizacin.
4. Luego seleccione los documentos para aplicar los pagos y complete la
informacin correspondiente al pago.
5. Elija el tipo de pago que ha recibido con el botn medios de pago . Usted
puede aplicar un pago recibido por 4 medios de pago como: Cheques,
Transferencias Bancarias, Tarjetas de Crdito, efectivo.

6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.

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Gua Prctica de Usuario

6. Crear Nuevo Pago Recibidos

Formas de crear un Pago Recibido


Pagos Recibidos - pago a cuenta (Anticipos)
Utilizaremos esta opcin en caso de que un cliente desee hacer un pago anticipado para
luego aplicarlo a una factura de deudores.

1. Seleccionar el cliente con la tecla TAB


desea registrar el pago.

y coloque la fecha en que

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Gua Prctica de Usuario

2. Clic en la casilla de pago a cuenta y coloque la cantidad.


3. Selecciona los medios de Pago

y elija el medio por el que recibe el pago.

4. Escribe un comentario y si usted necesita cambiar la cuenta asociada borra


la cuenta actual y selecciona otra la cuenta que utilizar.
5. Luego Clic en el botn Crear.
6. Al verificar en la cuenta del socio de negocios habr un saldo a favor del
cliente.
7. Al momento que cancelemos facturas podemos usar este pago adelantado,
seleccionando las facturas y el adelanto aparece con las iniciales (AS).

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Gua Prctica de Usuario

Pago Recibido- pago a cuenta


Se utilizar esta opcin para realizar cancelacin de facturas viejas.

1. Seleccionar el cliente con TAB


o con el circulo de seleccin
coloque la fecha en que desea registrar el pago.

2. Clic en la casilla de pago a cuenta y coloque la cantidad.


3. Seleccionar el medio de Pago
pago.

complete la informacin del medio de

4. Luego Clic en el botn Crear.


5. Hacer reconciliacin interna de socio de negocio entre el pago creado y las
facturas a las que desea cancelar el cliente.

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Gua Prctica de Usuario

Pago Recibido- Parcial


Se utilizar esta opcin para realizar un pago parcial a factura.

1. Seleccionar el cliente con TAB o con el circulo de seleccin


la fecha en que desea registrar el pago.

y coloque

2. Seleccione la factura de cliente que desea aplicarle el pago y cambie en


Pago total la cantidad del pago.
3. Selecciona el medio de Pago

4. Luego Clic en el botn Crear.

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Pago Recibido - Proveedores


Se crea un pago recibido de proveedor a partir de un abono de compras o una factura de
proveedores, y un abono de compras cuando se devuelve un importe parcial.
Esto sucede si devuelve al proveedor de manera total o parcial las mercancas que
compr y pag.

1. Seleccionamos la opcin proveedor.


2. Le asignamos la fecha de contabilizacin, de documentos.
3. Escogemos el documento que se le realizara el pago.
4. Seleccionamos los medios de pago.
5. Colocamos un comentario, para el asiento contable.
6. Clic en el botn crear.

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Gua Prctica de Usuario

Pagos Recibidos - Cuenta


1. Elija el tipo de pago recibido cuenta.
2. Seleccione la cuenta de mayor y coloque los comentarios acerca de este pago.
3. Coloque Importe la cantidad del pago.
4. Escoja el medio de pago con el que pag el cliente.
5. Clic en el botn crear.

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Gua Prctica de Usuario

Depsitos
En el men principal Gestin de bancos Opcin Depsitos

Utilizar esta funcin para:

Crear depsitos para efectivo cheques o documentos de tarjeta.

Crear depsitos para cheques y documentos de tarjeta con fecha posterior a la del da
de emisin.

Depsitos de cheques
1. Elija la cuenta de banco a la que har el depsito.

2. Complete la informacin relevante como la referencia bancaria y el nombre de la


persona que realiza el depsito.
3. Seleccionamos los cheques que vamos a depositar, dando clic encima del
nmero de la lnea. Si desea depositar varios cheques debe escogerlos con la
tecla ctrl.
4. Escriba un comentario para el asiento contable.
5. Clic en el botn Crear.

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Gua Prctica de Usuario

Depsitos de Tarjetas de Crdito


1. Seleccione la cuenta bancaria de donde se depositar el dinero, y la cuenta de
comisiones de cuenta de pagos diferidos.
2. Coloque la referencia bancaria y el nombre del pagador.
3. Seleccionamos los recibos que se van a depositar.
4. Para ingresar comisiones para depsitos bancarios, debe dar clic en el botn de
color amarillo con los tres puntitos comisiones (total)
5. Ingresamos un comentario para el asiento contable.
6. Clic en el botn Crear.

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Gua Prctica de Usuario

Depsitos de Fondos en efectivo


1. Seleccionar en que cuenta bancaria va a depositar.
2. Especificar de qu cuenta vamos a sacar el efectivo.
3. Coloque el importe del depsito, escriba un comentario para el asiento.
4. Clic en el botn crear.

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Pagos Efectuados
Cada vez que emita un pago a un proveedor, cliente, o cuenta puede crear el registro
en la ventana de Pagos Efectuados.
1- Ingresar en el Men Principal Mdulo de Gestin de Bancos Opcin de
Pagos Efectuados

2. Seleccionar el cliente con TAB o con el circulo de seleccin


3. coloque la fecha en que desea registrar el pago.
4. Luego seleccione los documentos para aplicar los pagos correspondientes y
complete la informacin correspondiente al pago.
5. Elija el tipo de pago que ha recibido con el botn medios de pago . Usted puede
aplicar un pago recibido por 4 medios de pago como: Cheques, Transferencias
Bancarias, Tarjetas de Crdito, efectivo.

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6. Presionar clic derecho en el campo importe para copiar la totalidad del saldo
vencido. Clic en el botn OK.

7. Crear Nuevo Pago Efectuados

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Pago Efectuado Cuenta


1. Complete la informacin relevante como persona a pagar y la fecha del registro.
2. Seleccione la cuenta de mayor que se le realizar el pago y en la columna
importe coloque el monto del pago.
3. Seleccionar en medios de pagos, como cancelar en pago.
4. Coloque el comentario para el asiento contable
5. Clic en el botn Crear.

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Pagos ACH
1. Actualizar Informacin de Bancos
Desde el men principal de SAP Business One en el mdulo de Gestin
Definiciones Gestin de Bancos - Bancos actualizar la lista de bancos
con sus respectivas ruta.
Agregue la Ruta si el banco no la tiene.

2. Actualizar socio de negocios


Desde el mdulo de Socios de negocio Datos maestros de socio de
negocios en la pestaa de Condiciones de pago en la seccin de Banco
del socio de negocios al lado del campo Pas del banco en el botn circular
actualizar los datos de producto.

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3. Actualizar la Ejecucin de Pago


Desde el mdulo de Socios de negocio Datos maestros de socio de
negocios en la pestaa Ejecucin de pago en la seccin de Vas de pago
Fijar como estndar TBS Transferencias de banco saliente

Verificar que en el TBS est correcta la cuenta bancaria que se afectar, con
la flecha de enlace

se abre la ventana de Mtodo de pagos - Definiciones.

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4. Actualizar facturas ya creadas


Para las facturas creadas debe abrir el documento y en la pestaa de finanzas
actualizar la forma de pago con el tringulo invertido
elegir TBS y Actualizar.

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Gua Prctica de Usuario

5. Ejecutar asistente de pago


En el mdulo de Gestin de Bancos Asistente de pago: siga las
instrucciones paso a paso del asistente.

Esta es la forma correcta de asegurarnos que cumpla con todos los


requerimientos para el ACH.

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Gua Prctica de Usuario

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Gua Prctica de Usuario

En el paso 3 del asistente seleccionar el cdigo del proveedor luego con el botn Agregar
a lista aadir los socios de negocios a los que se le crearan los pagos segn los criterios
de seleccin .

Seleccione la casilla Incluir acredores con saldo debito y deudores con saldo credito.

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Gua Prctica de Usuario

Para el paso 4 coloque la Prioridad de seleccin escoja de la lista desplegable el campo


por el cual de clasificarn las transacciones.

Debe colocar la fecha de vencimiento del campo Hasta, si su prioridad de seleccin es


Fecha de vencimiento o fecha de contabilidad.

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Gua Prctica de Usuario

Seleccione las cuentas destinadas al pago.

Seleccionar las transacciones a pagar. Verificar el informe de transacciones no


incluidas con el botn Trans. No incl. Por si llegase a hacer falta transacciones.

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Gua Prctica de Usuario

En el paso 7 si desea guardar los criterios seleccionados porque se ejecutarn los mismos
nuevamente debe usar la opcin Grabar slo criterios de seleccin.

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Gua Prctica de Usuario

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Gua Prctica de Usuario

6. Imprimir el reporte de pago.


Pagos efectuados: imprimir los pagos efectuados creados en la ejecucin de
pago.
Transacciones no incluidas, Resumen de pas, Resumen de monedas, Agrupacin
SN, Resumen del medio de pago, Resumen de cuentas bancaria, Agrupacin
pagos presione el botn
para mostrar cada informe.
7. Ejecutar el Reporte: lo podr encontrar en el mdulo de Gestin de Bancos
Informes bancarios.

Especifique el rango de fecha

Verificar el reporte

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Exportar el reporte usando el icono que aparece en la parte superior izquierda

del reporte
.
Guarde el archivo en formato CSV.

8. Enviar el reporte al banco.

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Transacciones peridicas:
Ciertas transacciones comerciales se repiten de manera regular. Para no tener que
registrarla manualmente puede definir modelos para estas transacciones peridicas
usando documentos preliminares de ventas y compras.
Esta utilidad la encuentra en los siguientes mdulos:
Ventas - Clientes Transacciones peridicas
Compras proveedores Transacciones peridicas.
Inventario Operaciones de stock Transacciones peridicas
Los documentos de la lista desplegable los puede establecer como modelos de
transacciones recurrentes.
Los modelos contienen la informacin necesaria de interlocutor comercial, artculo,
finanzas y expedicin, y detalles de la periodicidad.

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Creacin de modelos de transaccin peridica


1. En Men principal de SAP Business One, seleccione una de las siguientes
opciones:

Compras proveedores Transacciones peridicas

Ventas - clientes Transacciones peridicas

Inventario Operaciones de stock Transacciones peridicas


Aparece la ventana Transacciones peridicas.
2. Seleccione el botn Modelos.
Aparece la ventana Transacciones peridicas: Modelos.
3. En la columna Modelo, introduzca un nombre para el modelo que desea crear.
4. En la columna Tipo, especifique el tipo de documento para la transaccin, por
ejemplo, pedido, factura de clientes o salida de mercancas.
5. Ubique el cursor en la columna Nmero de documento y presione la tecla Tab.
La aplicacin muestra una lista de documentos preliminares que estn disponibles para
el tipo de documento seleccionado.
6. Seleccione un documento preliminar o cree uno nuevo haciendo clic en el
botn Nuevo.
Si decide crear un nuevo documento preliminar, se abre el documento correspondiente.
Introduzca los datos relevantes de cliente o proveedor, los datos de artculo y cualquier
informacin de logstica o finanzas.
7. Especifique los detalles de periodicidad, como intervalo de periodicidad, fecha de
periodicidad y fecha inicial y final de la periodicidad (opcional).

Contabilizacin peridica
Utilice este procedimiento si necesita registrar cada cierto tiempo o de forma regular un
asiento contable.

Creacin de contabilizacin peridica


1. En el men principal de SAP Business One, seleccione
Finanzas
Contabilizaciones peridicas.
2. Aparecer la ventana Contabilizaciones peridicas.
3. En el encabezado de la ventana, especifique un cdigo nico, una descripcin
explicativa y otros datos relevantes.
4. Formule la transaccin en el rea de tabla. Introduzca las cuentas y/o los socios
de negocios, y los importes previstos, y asegrese de que la transaccin est
compensada.
5. En el pie de pgina, establezca la frecuencia con la que desea que SAP Business
One cree instancias para la transaccin. La frecuencia por defecto es Mensual.
6. Para establecer una fecha a partir de la cual SAP Business One no deba crear
instancias de la transaccin, utilice la opcin Vlido hasta.
Nota

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Puede cambiar los importes de cada instancia de la transaccin antes de


confirmarla.

Funcionalidades adicionales de SAP Business One 9.1


Varias sucursales:
Habilitar esta funcionalidad es irreversible.
Con esta funcin, puede trabajar en varias sucursales desde una base de datos de la
empresa, pero solo con datos autorizados. Las funciones principales de esta
caracterstica incluyen:

Los documentos se crean para sucursales especficas y solo con datos maestros,
por ejemplo, almacenes y socios de negocios, que se asignan a las sucursales.
Distintas sucursales comparten parametrizaciones y datos en comn, por
ejemplo, parametrizaciones de documentos y artculos.
Puede crear documentos de compras basados en documentos de ventas.

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Gua Prctica de Usuario

Si su empresa maneja varias sucursales:


Al iniciar SAP le solicitar seleccionar la sucursal con la que trabajar el usuario de igual
forma se puede fijar una sucursal como estndar a cada usuario de SAP.

Puede asignar los siguientes datos maestros a ms de una sucursal:

Usuarios
Socios de negocios

Puede asignar los siguientes datos maestros a solo una sucursal:

Almacenes
Empleados

Puede asignar los siguientes datos maestros a una sucursal en particular o fijarlas como
disponibles para todas las sucursales:

Cuentas de mayor
Serie de numeracin

Creacin de documentos:
Puede especificar una sucursal nicamente en la cabecera al crear los siguientes
documentos:

Documentos de ventas y compras


Entradas y salidas de mercancas
Entradas y salidas de produccin
Recuento de inventario, contabilizacin de stocks y saldo de apertura de inventario

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Gua Prctica de Usuario

Debe seleccionar una sucursal en cada lnea de los siguientes documentos:

Asientos: Puede contabilizar las operaciones en ms de una sucursal. Sin embargo, el


asiento contable debe estar compensado por sucursal.
Documentos preliminares
Contabilizaciones peridicas

Seleccione un almacn en la cabecera para definir la sucursal para los siguientes


documentos:

Traslados y solicitudes de traslado


rdenes de fabricacin

Notas:
En el caso de los documentos de produccin e inventario, los almacenes pueden ser
diferentes en cada lnea, siempre y cuando estn todos asignados a la sucursal que
aparece en la cabecera.
En el proceso de importacin de mercancas:
Se aade un documento de precios de entrega a la misma sucursal como su documento
base: pedido de entrada de mercancas o factura de proveedores.
La creacin de pagos recibidos y pagos efectuados de las sucursales:
Pagos: Primero debe especificar una sucursal en la cabecera de la ventana Pagos
recibidos o Pagos efectuados y seguir los pasos de mdulo de gestin de bancos.
Generacin de informes:
Para utilizar sucursales como criterios para generar informes, haga lo siguiente:

Abra una ventana de criterios de seleccin del informe o de criterios de seleccin


ampliados.
Seleccione el botn del campo Sucursal.
En la ventana Lista de sucursales, seleccione las sucursales necesarias y clic en el botn
OK.
Pase a definir otros criterios de seleccin y genere el informe.

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SAP Business One 9.1


Gua Prctica de Usuario

Funciones adicionales:
Copiar tabla: Permite copiar informacin de un archivo de Excel a SAP o viceversa.

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