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Código: TH-AT-P-01

PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE
PERSONAL, APORTES DE SEGURIDAD
SOCIAL Y PARAFISCALES

Versión: 05
Fecha Elaboración:
02/01/2014
Vigente Desde:
04/02/2014

1. OBJETIVO
Cumplir con el pago de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios
de la Entidad, en cada período mensual, con los respectivos descuentos de ley, así como el
pago al sistema de seguridad social, aportes parafiscales y otros terceros.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y deducidos,
para ser procesadas en el sistema de nomina y realizar su pago mensual, igualmente generar
los reportes de aportes de seguridad social, parafiscales y otros terceros para su respectivo
pago.
3. DEFINICIONES
Nomina: Sistema que permite administrar información del capital humano de la Entidad, así
como también manejar todos los conceptos salariales y no salariales que hacen parte del pago a
los empleados, deducciones y aportes. Está regido por las normas vigentes.
Aportes de seguridad social: la Ley 100/93 creo en Colombia el Sistema de Seguridad Social
Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Aportes parafiscales: De acuerdo con la Ley, todo empleador de carácter permanente que
tenga trabajadores a su servicio, está obligado a pagar aportes parafiscales, equivalentes al 9%
de su nómina mensual de salarios, los cuales son destinados al SENA, ESAP, EIIT, ICBF y las
Cajas de Compensación Familiar.
4. SIGLAS
FNA Fondo Nacional del Ahorro
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.
 Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 244 de 1995, por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías
para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones
 Ley 432 de 1998, por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su
naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones.

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2 DECRETOS.  Decreto 047 de 2000. Superintendencias. por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.  Decreto 1950 de 1973.  Decreto-Ley 1042 de 1978. por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles. en todo el territorio nacional.  Decreto 806 de 1998. para los empleados públicos del orden nacional. por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras disposiciones. Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional. por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.  Decreto 2489 de 2006. por el cual se reglamentan los Decretos Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración de personal civil. por medio del cual se regulan aspectos del pago de la remuneración de los servidores públicos. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES   Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Ley 797 de 2003. por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.  Decreto anual de fijación de las escalas de asignación básica mensual. por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la Ley 100 de 1993 y se adoptan otras disposiciones. Ley 995 de 2005.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la rama ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones. por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en salud.  Decreto 1703 de 2002.3 OTRAS  Régimen del empleado oficial.  Decreto 3135 de 1968.  Decreto anual de salário mínimo.  Decreto anual de Auxilio de Transporte.  Decreto 1737 de 2009. Departamentos Administrativos. 5. se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el sector privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.  Decreto 3150 de 2005. Página 2 de11 . 5. por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general.  Decreto-Ley 1045 de 1978.  Decreto 404 de 2006. por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios.

Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. la revisa. Actividad 1 Recibir y registrar novedades y documentos soporte 2 Recibir y revisar novedades del personal y documentación soporte. 6. Tarea Punto de Control La Secretaria Ejecutiva de la Subdirección de Gestión Humana recibe las novedades y documentos soportes para la elaboración de la nómina en las fechas previstas por la Subdirección de Gestión Humana. El (la) Subdirector(a) de Gestión Humana recibe las novedades del personal y la documentación soporte. DESARROLLO No. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES  Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Disposiciones sobre Retención en la Fuente. registra en la base de datos de correspondencia recibida y entrega al Subdirector(a) de Gestión Humana. Si la información es correcta pasa al funcionario responsable de elaborar la nómina. Responsable Secretario Ejecutivo Subdirector(a) de Gestión Humana Página 3 de11 .

3 Actividad Clasificar. ingresar. entidad que brinda soporte a nómina. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES No. imprimir y revisar información Tarea Punto de Control El profesional especializado y el técnico Administrativo. la ingresan en la base de Datos de nómina e imprimen las mismas. si detectan errores. reportes y prenómina se revisan. de la Oficina de Información Pública o al profesional externo de la firma Basewarnet. se acude al Profesional Especializado encargado del Grupo de Sistemas. Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Responsable Profesional Especializado SGH -Técnico Administrativo Profesional Especializado (sistemas) Profesional Externo Página 4 de11 . los corrigen e imprimen nuevamente y lo entregan al Subdirector(a) de Gestión Humana para su revisión y firma. clasifican la información. los consolidados. Nota: En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de nómina.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL.

recibe los consolidados de nómina.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. Página 5 de11 . consolidado de nómina y reportes de las mismas. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES No. los revisa. reportes y CD de pago. Profesional Especializado Técnico Administrativo 5 6 Reportar inasistencia de Funcionarios Recibir. Firma y envía los consolidados. reporte de nómina y CD´s al Coordinador del grupo de Gestión Financiera y Contable para el trámite correspondiente. El equipo de nómina empasta la nomina para consulta y posterior entrega al archivo central. Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Responsable Subdirector (a) de Gestión Humana Coordinador de Gestión Financiera y Contable. realiza los respectivos registros y obligaciones para firma y posterior pago mediante la transacción respectiva con la Entidad Bancaria. devuelve al profesional Especializado y al técnico Administrativo para las correcciones pertinentes. Tarea Punto de Control El (la) Subdirector (a) de Gestión Humana recibe la nómina. para la dispersión de los valores en cada una de las cuentas de los funcionarios Jefe de la Dependencia Subdirector (a) de Gestión Humana Profesional Especializado y Técnico Administrativo (Grupo de Gestión Financiera y Contable). realizar pagos y enviar información a la Entidad Bancaria Cada jefe de las diferentes dependencias verifica el cumplimiento de la jornada laboral y reportan al Subdirector(a) de Gestión Humana la inasistencia del personal a su cargo. consolidados y reportes. Si detecta inconsistencias. 4 Actividad Recibir y revisar nóminas. El Grupo de Gestión Financiera y Contable. Evento en el cual se procederá a adelantar las gestiones correspondientes para establecer la viabilidad del descuento por nomina.

Actividad Tarea Punto de Control La Subdirección de Gestión Humana.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. se encarga de elaborar nóminas adicionales de conformidad a las novedades que se presenten posteriores a la elaboración de la nomina. Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Responsable Subdirector (a) de Gestión Humana 7 Elaborar nóminas adicionales. posteriormente se realizan las tareas 1 a la 6. Profesional Especializado Técnico Administrativo Página 6 de11 . esto se realiza antes de liquidar los reportes de Ley 100 y parafiscales. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES No.

aportes patronales. sistema que valida la información e inmediatamente arroja un mensaje “Archivo validado sin inconsistencias” cuando los datos son correctos. se imprimen los reportes y se remiten al Subdirector (a) para su aprobación y firma. imprimir.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. se revisa y este archivo se sube a la plataforma de la pagina del fondo del FNA. revisar Aportes de Seguridad Social. se acude al Profesional Especializado encargado del Grupo de Sistemas. luego imprimen. Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Responsable Profesional Especializado SGH Técnico Administrativo Profesional Especializado (Sistemas) Profesional Externo Validados todos los archivos. se corrigen y se suben nuevamente a la pagina. aportes parafiscales. 8 Actividad Liquidar. esta se valida con los reportes del mes correspondiente. Tarea Punto de Control El equipo de nomina una vez realiza todas las nóminas del mes correspondiente. se genera la Planilla Única Unificada. se genera el reporte de las cesantías del mes correspondiente. revisan. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES No. Nota: En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de nómina. El profesional especializado y el técnico Administrativo de nómina liquidan los reportes de Ley 100. entidad que brinda soporte a nomina. Fondo Nacional de Ahorro y demás reportes solicitados por el Grupo de Gestión Financiera y Contable. y junto con el profesional externo de la firma Basewarnet. en caso contrario se revisa las inconsistencias. Página 7 de11 . Parafiscales y Generar Planilla. Para el caso del FNA. sube a la tabla de acumulados de la base de datos de nómina toda la información. de la Oficina de Información Pública o al profesional externo de la firma Basewarnet.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable dentro de los dos primeros días hábiles de cada mes. Profesional Especializado y Técnico Administrativo (Grupo de Gestión Financiera y Contable). para la firma del Coordinador de Gestión Financiera y Contable.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. devuelve al profesional especializado y al técnico administrativo para las correcciones pertinentes.  Nóminas de prima de servicios y prima de navidad. 10 Recibir y pagar reportes. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES No. estudio de retención en la fuente y trámite de certificados de ingresos y retención. en los casos que se requiera o cuando un funcionario ingresa. recibe los reportes y la planilla unificada para el trámite y pago correspondiente. el equipo de nómina semestralmente realiza el respectivo estudio.salarios. Punto de Control Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Responsable Subdirector(a) de Gestión Humana Coordinador de Gestión Financiera y Contable Firma. TH-AT-P01-F-01 Página 8 de11 . Reportes de consolidación de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro (FNA). envía los reportes y la Planilla única al Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable para la firma y trámite correspondiente. 9 Actividad Recibir. Para el caso de estudios de retención en la fuente y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. deben diligenciar el Formato declaración juramentada para efectos de retención en la fuente. El equipo de nomina anualmente elabora:   Tramitar nóminas de primas. los revisa y si detecta inconsistencias. reportes consolidado de cesantías. firmar y enviar los reportes Tarea El (la) Subdirector(a) recibe los reportes. revisar. Tramitar y generar los certificados de ingresos y retenciones. Subdirector (a) de Gestión Humana Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable Profesional Especializado Técnico Administrativo Los funcionarios anualmente. de acuerdo a las fechas establecidas por la normatividad vigente.

REGISTROS          Resoluciones de nombramientos. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Aplicativo de nomina Programa en motor de Profesional base de datos SQL Server Especializado y lenguaje de programación Power Builder UBICACIÓN Servidor Sistemas 10.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. aportes voluntarios y AFC. ANEXOS Página 9 de11 . recargos nocturnos. vacaciones. 8. Incapacidades. Copias de los formularios de afiliación o traslado de las AFP (Administradoras de Fondos de Pensiones). coordinaciones. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 7. registro de asistencia y formato de liquidación para reconocimiento de horas extras. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Nomina del Ministerio del interior Profesional especializado SGH Mensual Aplicativo de nomina 9. reubicaciones. Autorización de los funcionarios para descuentos especiales. licencias no remuneradas. primas técnicas. Copias de los formularios de afiliación o traslado de EPS (Entidades promotoras de salud). Formularios y oficios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios. Órdenes judiciales. suspensión y multa). formato declaración juramentada para efectos de retención en la fuente. encargos. por enfermedad general o maternidad. actas de posesión. insubsistencias. Certificaciones de continuidad laboral. Solicitudes para aplicar deducible a la base de retención en la fuente. comisiones. accidentes de trabajo o enfermedad profesional. renuncias. dominicales festivos y compensatorios. sanciones disciplinarias (destitución.

salarios THAT-P-01-F-01 11.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL. así mismo se incluye una sigla. VERSIÓN 02 03 04 05 Página 10 de11 . Formato Declaración juramentada para efectos de retención en la fuente. Se modifica el procedimiento con el fin de actualizar la nueva imagen del Ministerio del Interior. también se incluye y modifica información en los numeral 2 al 11 del procedimiento y el nuevo formato TH-AT-P-01-F-01 Se modifica la versión 4 de este procedimiento en aras de actualizar las actividades y tareas que se realizan actualmente. se realiza la modificación de Prof. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 26/08/2009 30/11/2011 14/08/2013 02/01/2014 CAMBIO Se agregó en el procedimiento los aportes de seguridad social y parafiscales. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Anexo 1. se modificó el desarrollo de las actividades. riesgos y punto de control Se actualiza el procedimiento a los nuevos formatos y la versión. Universitario a especializado en la tarea y en el responsable.

47. APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Versión: 05 Fecha Elaboración: 02/01/2014 Vigente Desde: 04/02/2014 Elaboró Revisó y Aprobó ______________________ Carlos Levi Quintero Profesional Especializado _________________________ Maria Jimena Acosta Illera Subdirectora de Gestión Humana TRD: 1103.Código: TH-AT-P-01 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA NÓMINA DE PERSONAL.03 Página 11 de11 .