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1.

OBJETIVO
Cumplir con el pago de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho
los funcionarios de la Entidad, en cada período mensual, con los respectivos
descuentos de ley, así como el pago al sistema de seguridad social, aportes
parafiscales y otros terceros.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y
deducidos, para ser procesadas en el sistema de nomina y realizar su pago
mensual, igualmente generar los reportes de aportes de seguridad social,
parafiscales y otros terceros para su respectivo pago.
3. DEFINICIONES
Nomina: Sistema que permite administrar información del capital humano de la
Entidad, así como también manejar todos los conceptos salariales y no salariales
que hacen parte del pago a los empleados, deducciones y aportes. Está regido por
las normas vigentes.
Aportes de seguridad social: la Ley 100/93 creo en Colombia el Sistema de
Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Aportes parafiscales: De acuerdo con la Ley, todo empleador de carácter
permanente que tenga trabajadores a su servicio, está obligado a pagar aportes
parafiscales, equivalentes al 9% de su nómina mensual de salarios, los cuales son
destinados al SENA, ESAP, EIIT, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar.
4. SIGLAS
FNA Fondo Nacional del Ahorro
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.
 Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y
se dictan otras disposiciones.
 Ley 244 de 1995, por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno
de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan
otras disposiciones

por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional. por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios.  Decreto 3150 de 2005.  Decreto 1737 de 2009.  Decreto 404 de 2006. en todo el territorio nacional.  Decreto 3135 de 1968.  Decreto 047 de 2000.  Decreto-Ley 1042 de 1978. Departamentos Administrativos. por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en salud. por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el sector privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Superintendencias. por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.2 DECRETOS. 5.  Decreto 1950 de 1973. Ley 797 de 2003.  Decreto anual de Auxilio de Transporte. por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la rama ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones. por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general. se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones. se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.  Decreto 806 de 1998. por el cual se reglamentan los Decretos Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración de personal civil. Ley 995 de 2005. por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras disposiciones. . por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la Ley 100 de 1993 y se adoptan otras disposiciones. por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro. por medio del cual se regulan aspectos del pago de la remuneración de los servidores públicos.  Decreto-Ley 1045 de 1978. por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.   Ley 432 de 1998.  Decreto 2489 de 2006.  Decreto 1703 de 2002.

Actividad 1 Recibir y registrar novedades y documentos soporte 2 Recibir y revisar novedades del personal y documentación soporte.3 OTRAS  Régimen del empleado oficial. Tarea Punto de Control La Secretaria Ejecutiva de la Subdirección de Gestión Humana recibe las novedades y documentos soportes para la elaboración de la nómina en las fechas previstas por la Subdirección de Gestión Humana. El (la) Subdirector(a) de Gestión Humana recibe las novedades del personal y la documentación soporte. 6. Si la información es correcta pasa al funcionario responsable de elaborar la nómina.  Disposiciones sobre Retención en la Fuente. Responsable Secretario Ejecutivo Subdirector(a) de Gestión Humana . Decreto anual de fijación de las escalas de asignación básica mensual. 5. registra en la base de datos de correspondencia recibida y entrega al Subdirector(a) de Gestión Humana. para los empleados públicos del orden nacional. DESARROLLO No. la revisa.  Decreto anual de salário mínimo.

entidad que brinda soporte a nómina. si detectan errores. imprimir y revisar información Tarea Punto de Control El profesional especializado y el técnico Administrativo. Nota: En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de nómina. clasifican la información. ingresar. los corrigen e imprimen nuevamente y lo entregan al Subdirector(a) de Gestión Humana para su revisión y firma. se acude al Profesional Especializado encargado del Grupo de Sistemas. la ingresan en la base de Datos de nómina e imprimen las mismas. reportes y prenómina se revisan.No. los consolidados. de la Oficina de Información Pública o al profesional externo de la firma Basewarnet. 3 Actividad Clasificar. Responsable Profesional Especializado SGH -Técnico Administrativo Profesional Especializado (sistemas) Profesional Externo .

No. realizar pagos y enviar información a la Entidad Bancaria Cada jefe de las diferentes dependencias verifica el cumplimiento de la jornada laboral y reportan al Subdirector(a) de Gestión Humana la inasistencia del personal a su cargo. reportes y CD de pago. para la dispersión de los valores en cada una de las cuentas de los funcionarios Jefe de la Dependencia Subdirector (a) de Gestión Humana Profesional Especializado y Técnico Administrativo (Grupo de Gestión Financiera y Contable). reporte de nómina y CD´s al Coordinador del grupo de Gestión Financiera y Contable para el trámite correspondiente. El equipo de nómina empasta la nomina para consulta y posterior entrega al archivo central. 4 Actividad Recibir y revisar nóminas. devuelve al profesional Especializado y al técnico Administrativo para las correcciones pertinentes. Tarea Punto de Control El (la) Subdirector (a) de Gestión Humana recibe la nómina. El Grupo de Gestión Financiera y Contable. recibe los consolidados de nómina. Si detecta inconsistencias. Evento en el cual se procederá a adelantar las gestiones correspondientes para establecer la viabilidad del descuento por nomina. . realiza los respectivos registros y obligaciones para firma y posterior pago mediante la transacción respectiva con la Entidad Bancaria. los revisa. consolidados y reportes. Profesional Especializado Técnico Administrativo 5 6 Reportar inasistencia de Funcionarios Recibir. consolidado de nómina y reportes de las mismas. Firma y envía los consolidados. Responsable Subdirector (a) de Gestión Humana Coordinador de Gestión Financiera y Contable.

Responsable Subdirector (a) de Gestión Humana 7 Elaborar nóminas adicionales. se encarga de elaborar nóminas adicionales de conformidad a las novedades que se presenten posteriores a la elaboración de la nomina. Actividad Tarea Punto de Control La Subdirección de Gestión Humana. Profesional Especializado Técnico Administrativo . posteriormente se realizan las tareas 1 a la 6. esto se realiza antes de liquidar los reportes de Ley 100 y parafiscales.No.

luego imprimen. entidad que brinda soporte a nomina. devuelve al profesional especializado y al técnico administrativo para las correcciones pertinentes. se imprimen los reportes y se remiten al Subdirector (a) para su aprobación y firma. se genera el reporte de las cesantías del mes correspondiente. Para el caso del FNA. esta se valida con los reportes del mes correspondiente. sube a la tabla de acumulados de la base de datos de nómina toda la información. se genera la Planilla Única Unificada. Firma. se revisa y este archivo se sube a la plataforma de la pagina del fondo del FNA. Subdirector(a) de Gestión Humana Coordinador de Gestión Financiera y Contable . Tarea Punto de Control El equipo de nomina una vez realiza todas las nóminas del mes correspondiente. El profesional especializado y el técnico Administrativo de nómina liquidan los reportes de Ley 100. imprimir. sistema que valida la información e inmediatamente arroja un mensaje “Archivo validado sin inconsistencias” cuando los datos son correctos. Responsable Profesional Especializado SGH Técnico Administrativo Profesional Especializado (Sistemas) Profesional Externo Validados todos los archivos. envía los reportes y la Planilla única al Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable para la firma y trámite correspondiente. Fondo Nacional de Ahorro y demás reportes solicitados por el Grupo de Gestión Financiera y Contable. los revisa y si detecta inconsistencias. revisar. aportes patronales. se corrigen y se suben nuevamente a la pagina. 8 Actividad Liquidar.No. firmar y enviar los reportes El (la) Subdirector(a) recibe los reportes. aportes parafiscales. se acude al Profesional Especializado encargado del Grupo de Sistemas. en caso contrario se revisa las inconsistencias. 9 Recibir. revisar Aportes de Seguridad Social. de la Oficina de Información Pública o al profesional externo de la firma Basewarnet. Nota: En caso de problemas o ajustes en el sistema del aplicativo de nómina. Parafiscales y Generar Planilla. y junto con el profesional externo de la firma Basewarnet. revisan.

insubsistencias. Tarea El Grupo de Gestión Financiera y Contable dentro de los dos primeros días hábiles de cada mes.salarios. Formularios y oficios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios. Subdirector (a) de Gestión Humana Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable Profesional Especializado Técnico Administrativo Los funcionarios anualmente. . licencias no remuneradas. reubicaciones. formato declaración juramentada para efectos de retención en la fuente. estudio de retención en la fuente y trámite de certificados de ingresos y retención. dominicales festivos y compensatorios. primas técnicas. reportes consolidado de cesantías. actas de posesión. Reportes de consolidación de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro (FNA). para la firma del Coordinador de Gestión Financiera y Contable. vacaciones. el equipo de nómina semestralmente realiza el respectivo estudio. de acuerdo a las fechas establecidas por la normatividad vigente. renuncias. recargos nocturnos. encargos. Punto de Control Responsable Profesional Especializado y Técnico Administrativo (Grupo de Gestión Financiera y Contable). Para el caso de estudios de retención en la fuente y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. comisiones. Órdenes judiciales. registro de asistencia y formato de liquidación para reconocimiento de horas extras. sanciones disciplinarias (destitución. TH-AT-P01-F-01 7. en los casos que se requiera o cuando un funcionario ingresa. suspensión y multa). REGISTROS    Resoluciones de nombramientos.  Nóminas de prima de servicios y prima de navidad. 10 Actividad Recibir y pagar reportes.No. recibe los reportes y la planilla unificada para el trámite y pago correspondiente. coordinaciones. El equipo de nomina anualmente elabora:   Tramitar nóminas de primas. Tramitar y generar los certificados de ingresos y retenciones. deben diligenciar el Formato declaración juramentada para efectos de retención en la fuente.

así mismo se incluye una sigla. por enfermedad general o maternidad. Formato Declaración juramentada para efectos de retención en la fuentesalarios TH-AT-P-01-F-01 11. se VERSIÓN 02 03 04 . Certificaciones de continuidad laboral. Copias de los formularios de afiliación o traslado de las AFP (Administradoras de Fondos de Pensiones). Solicitudes para aplicar deducible a la base de retención en la fuente. 8. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 26/08/2009 30/11/2011 14/08/2013 CAMBIO Se agregó en el procedimiento los aportes de seguridad social y parafiscales. riesgos y punto de control Se actualiza el procedimiento a los nuevos formatos y la versión. se modificó el desarrollo de las actividades. accidentes de trabajo o enfermedad profesional. Incapacidades. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Nomina del Ministerio del interior Profesional especializado SGH Mensual Aplicativo de nomina 9. Se modifica el procedimiento con el fin de actualizar la nueva imagen del Ministerio del Interior. aportes voluntarios y AFC. Copias de los formularios de afiliación o traslado de EPS (Entidades promotoras de salud). ANEXOS Anexo 1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Aplicativo de nomina Programa en motor de Profesional base de datos SQL Server Especializado y lenguaje de programación Power Builder UBICACIÓN Servidor Sistemas 10.      Autorización de los funcionarios para descuentos especiales.

también se incluye y modifica información en los numeral 2 al 11 del procedimiento y el nuevo formato TH-AT-P-01-F-01 Se modifica la versión 4 de este procedimiento en aras de actualizar las actividades y tareas que se realizan actualmente. 05 . Universitario a especializado en la tarea y en el responsable.02/01/2014 realiza la modificación de Prof.