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Christian HUMBERT mai 2009

VENTILATION DES DPENSES PROFESSIONNELLES


La saisie des dpenses professionnelles dans le logiciel de comptabilit fait partie de la
corve qu'on s'impose soit massivement si on attend le dernier moment pour la faire, soit de faon
plus distille quand on la fait au fur et mesure de la ralisation des dpenses (ce qui devrait tre
normalement le cas).
Toujours est-il qu'il y a un moment o on se retrouve avec les factures d'un ct et un
logiciel de comptabilit avec une multitude de comptes de l'autre ct.
La difficult est souvent de savoir dans quel compte mettre telle dpense et comment
paramtrer le compte pour coller au plus prs avec les rgles dictes par le Plan Comptable
Gnral et permettre une dition correcte de la dclaration 2035.
Dans cet article, nous passerons en revue chaque rubrique de dpenses professionnelles
de l'annexe A de la dclaration 2035, en prcisant ce qu'elles doivent comporter et les comptes
comptables qui s'y rattachent.
Prcisons enfin que cet article est plus particulirement destine une utilisation par un
mdecin libral quip du logiciel Comptabilit Librale de HelloDOC.

ACHATS (ligne 8)
Il s'agit des fournitures et produits revendus la clientle ou entrant dans la
composition des prestations effectues l'exclusion de tout achat de matriel :

Pharmacie : alcool, mdicaments de la trousse d'urgence, bandelettes


diagnostiques, etc.

Fournitures pour soins : coton, compresses, sparadrap, abaisse-langues,


seringues, aiguilles, objets usage unique (spculums, gants, seringues,etc.), gel
lubrifiant, etc.

Fournitures

Fournitures pour appareillage : papier ECG, gel conducteur, etc.

pour

table

d'examen

draps

d'examen,

alses,

Vous ne devez pas inscrire ce poste le matriel amortissable et le petit


matriel quil soit mdical ou de bureau.
Comptes de dpenses :
ACHAT
6063000000
Rubrique de la 2035 : BA

Achats

etc.

FRAIS DE PERSONNEL
La rmunration du personnel (aide ou collaborateur, secrtaire, femme de
mnage, etc.) est une dpense dductible dans la mesure ou la collaboration de ce
personnel correspond une utilisation des fins exclusivement professionnelles.
Si vous employez une femme de mnage pour votre cabinet et titre priv, vous
devez faire deux feuilles de paye distinctes car les conventions collectives sont diffrentes.
Attention, pour tre dductibles, vous devez dclarer ces sommes sur un imprim spcial
appel D.A.D.S.
Quant au salaire vers au conjoint de l'exploitant qui participe effectivement
l'exercice de la profession, il est dductible s'il a donn lieu au paiement des cotisations
sociables.

SALAIRES NETS ET AVANTAGES EN NATURE (ligne 9)


Ces dpenses comprennent les salaires, appointements, indemnits
diverses, frais d'emploi et avantages en nature que vous versez votre personnel.
Compte de dpenses :
SALAINET

64100000

Rmunration du personnel

Rubrique de la 2035 : BB

CHARGES SOCIALES SUR SALAIRES (part patronale et ouvrire)


(ligne 10)
Il sagit des cotisations que vous payez pour votre personnel, lURSSAF,
aux Mutuelles, aux ASSEDIC, aux caisses de retraite et de prvoyance, la
mdecine du travail, pour la formation professionnelle des salaris, de la CSG
dductible (la CSG non dductible et la CRDS sont neutres pour lemployeur) et
ventuellement des indemnits de licenciement.
Ces sommes ne peuvent tre dduites que si elles sont dclares sur
limprim D.A.D.S..
Attention, il ne sagit en aucun cas des charges sociales du mdecin.
Comptes de dpense :
CHARSOCS
Rubrique de la 2035 : BC

64500000

Charges de scurit sociale et de


prvoyance

IMPOTS ET TAXES
Les impts et taxes qui constituent une charge de la profession, sont dductibles
condition d'avoir t acquitts au cours de l'anne d'imposition.
En revanche, les impts personnels, tels que l'impt sur le revenu, la taxe
d'habitation ne peuvent pas figurer parmi les charges dductibles du bnfice.

TAXE SUR LA VALEUR AJOUTEE (ligne 11)


Les mdecins ne sont pas assujettis la TVA et ne sont donc pas concerns
par ce poste.

TAXE PROFESSIONNELLE (ligne 12)


Porter sur cette ligne le montant de la taxe professionnelle.
Comptes de dpense :
TAXEPRO

63511000

Taxe professionnelle

Rubrique de la 2035 : BE

AUTRES IMPOTS (ligne 13)


Les autres impts mentionner comprennent notamment :

La taxe foncire sur les proprits bties se rapportant aux locaux


professionnels.
Les taxes d'enlvement des ordures mnagres affrentes aux immeubles
affects l'usage de la profession.
La taxe sur les salaires.
Les droits d'enregistrement affrents l'acquisition titre gratuit ou onreux
d'une clientle ou de locaux professionnels.
Les timbres fiscaux.
Il en est de mme des droits verss lors de l'acquisition de parts de socit
civile professionnelle ou de moyens.
Les pnalits de recouvrement affrentes des impts dductibles ne sont
pas admises en dduction.

Comptes de dpense :
IMPOTS
TAXEFON
Rubrique de la 2035 : BS

63580000
63512000

Autres impts
Taxe foncire

CONTRIBUTION SOCIALE GENERALISEE DEDUCTIBLE (ligne 14)


Tant les bordereaux trimestriels d'appel de cotisation URSSAF que l'chancier
annuel de prlvements mensuels prcisent non seulement le montant de la CSG
dductible, mais aussi le montant de la CSG/CRDS non dductible.
Seul le montant de la CSG dductible doit tre inscrit sur cette ligne. Le montant
de la CSG/CRDS non dductible ne doit pas tre inclus dans les charges.
Comptes de dpense :
CSGDEDUC

64630000

CSG dductible

Rubrique de la 2035 : BV

LOYERS ET CHARGES LOCATIVES (ligne 15)


Les charges locatives reprsentent les loyers, les frais de voirie, dentretien et de
gardiennage de limmeuble usage professionnel.
Le dpt de garantie vers lors de la prise bail des locaux professionnels nest
pas dductible. En revanche, les loyers pays davance, dans la mesure o ils ne
constituent pas un dpt de garantie, sont dductibles.
Bien entendu, les loyers des immeubles usage priv ne sont pas dductibles.
Lorsque les locaux lous servent la fois l'exercice d'une profession non
commerciale et l'habitation prive de l'exploitant et de sa famille, il y a lieu de procder
une ventilation comme pour tout dpense caractre mixte. Il appartient l'exploitant de
procder sous sa propre responsabilit cette ventilation et de justifier auprs de
l'Administration des lments de calcul retenus.
A titre de rgle pratique, il est admis que la partie du loyer dductible soit gale la
fraction du loyer total correspondant au rapport existant entre la superficie affecte
l'usage professionnel et la superficie totale des locaux.
Les frais de double rsidence, ncessits par l'exercice de la profession peuvent
galement tre dduit du bnfice imposable (installation saisonnire en ville d'eau par
exemple).

Comptes de dpense :
LOYER
Rubrique de la 2035 : BF

61320000

Loyers et charges

LOCATION DE MATERIEL ET DE MOBILIER (ligne 16)


Il sagit des loyers concernant la location de matriel ou de mobilier, y compris les
mensualits verses dans le cadre dun crdit-bail.
La location ou le crdit-bail dun vhicule automobile est imputer au poste 23.
Comptes de dpense :
LOCMAT

61350000

Location de matriel

Rubrique de la 2035 : BG

ENTRETIEN ET REPARATIONS (ligne 17)


D'une manire gnrale, les dpenses d'entretien et de rparation des locaux, du
matriel et du mobilier professionnels, constituent des charges dductibles du revenu de
l'anne au cours de laquelle elles ont t acquittes.
Ce poste comprend notamment l'achat des produits de nettoyage du cabinet, le
papier hyginique, etc.
Les frais de maintenance (matriel, logiciel,etc.) sont inscrire ce poste.
On peut galement dclarer dans ce poste les frais d'liminations des dchets
d'activit de soins risques infectieux (DASRI).
Il est rappel que l'entretien d'un bien consiste maintenir celui-ci en bon tat. Ds
lors, les dpenses ayant pour consquence l'amlioration ou l'amnagement du bien en
question ne peuvent pas figurer parmi les charges dductibles ; elles sont seulement
susceptibles d'tre amorties.
Les frais de blanchissage sont inscrire ce poste dans la mesure o ils ne font
pas lobjet dun forfait.
Comptes de dpense :
ENTRETI
PRODENTR
DASRI

61500000
60222000
61510000

MAINTEN

61560000

Rubrique de la 2035 : BH1

Entretien et rparation
Produits d'entretien
Frais d'limination des dchets
d'activits de soins risques
infectieux
Maintenances

PERSONNEL INTERIMAIRE (ligne 18)


Il sagit des sommes que vous pouvez tre amen verser aux entreprises de
travail temporaire ou des socits de services (secrtariat tlphonique).
Comptes de dpense :
PERSINTE

62110000

Personnel intrimaire

Rubrique de la 2035 : BH2

PETIT OUTILLAGE (ligne 19)


Il sagit du petit matriel de moins de 500 HT, dont l'usure est rapide et qui, de ce
fait, doit faire l'objet d'un renouvellement constant.
Vous pouvez inscrire ce poste les achats de matriel de bureau ou de matriel
professionnel d'une valeur unitaire infrieure 500 HT, ainsi que les meubles
meublants d'une valeur infrieure 500 HT lorsqu'il s'agit de remplacement d'un
meuble usag et qu'il ne s'agit ni dune installation initiale ni du renouvellement complet du
mobilier.
Les logiciels d'un prix infrieur 500 HT peuvent tre affects ce poste. Audel de 500 HT, ils doivent tre immobiliss amis ils peuvent tre amortis sur 12 mois.
Le matriel dun prix unitaire suprieur 500 HT et les meubles meublants
qui ont pour rsultat lentre dun nouvel lment dans votre patrimoine professionnel
doivent tre amortis.
Comptes de dpense :
PETITOU

60500000

Rubrique de la 2035 : BH3

Petit outillage

CHAUFFAGE, EAU, GAZ, ELECTRICITE (ligne 20)


Ce poste ne prsente pas de difficults d'imputation particulires.
Il comprend galement la taxe d'assainissement.
En cas de factures incluant une dpense prive, une ventilation pour la part
professionnelle devra tre effectue, habituellement au prorata de la surface du local
professionnel par rapport la surface totale.
Comptes de dpense :
ELEC
GAZELEC
EAUASSAINI
CHAUFFAGE

60610000
60611000
60612000
60221000

Chauffage, eau, gaz, lectricit


Electricit, gaz
Eau, assainissement
Chauffage, fioul

Rubrique de la 2035 : BH4

HONORAIRES NE CONSTITUANT PAS DES RETROCESSIONS (ligne 21)


Il sagit des sommes verses dans le cadre de lexercice professionnel des tiers
non salaris (expert-comptable, avocat, AGA).
Pour tre toutefois admises en dduction, ces sommes doivent faire l'objet d'une
dclaration dans les mmes conditions que les honoraires rtrocds.
Comptes de dpense :
NONRETRO

62200000

Rubrique de la 2035 : BH5

Honoraires ne constituant pas des


rtrocessions

PRIMES D'ASSURANCES (ligne 22)


Il sagit des primes dassurances dductibles (assurance responsabilit civile
professionnelle, assurance multirisque des locaux, assurance couvrant votre matriel
professionnel).
Lassurance de votre vhicule automobile est normalement imputer au poste 23.
Les primes verses pour se garantir contre la perte de revenu professionnel
peuvent tre dduites au titre des charges sociales facultatives.
Comptes de dpense :
ASSUR
RCPRO
MULTIRIS

61600000
61640000
61610000

Rubrique de la 2035 : BH6

Primes d'assurances
Responsabilit civile professionnelle
Assurance multirisque locaux
professionnels

FRAIS DE VEHICULES (ligne 23)


Dans le cas o vous navez pas opt pour le forfait kilomtrique, il sagit :

de vos frais de carburant, de garage et de stationnement, dentretien courant, de


pneumatiques, de petites rparations (les grosses sont amortir) ;
de votre assurance automobile ;
des mensualits verses dans le cadre dun crdit-bail ;
des loyers en cas de location ;
les intrts d'emprunt si le vhicule a t achet crdit.

Les contribuables peuvent aussi calculer le kilomtrage parcouru titre


professionnel et utiliser le barme kilomtrique de l'Administration qui intgre l'ensemble
des frais et notamment la dprciation annuelle. Dans ce cas, les dpenses couvertes par
le barme ne doivent pas tre comptabilises un poste de charges.
Cette forfaitisation est concrtise en cochant la case ad hoc ligne 23.
L'administration pourra vrifier les dclarations du contribuable en contrlant
notamment les factures d'entretien et de rparation o figure le kilomtrage
Si vous avez achet votre voiture et inscrit ce vhicule au registre des
immobilisations, vous devez lamortir : aucune somme concernant cet achat ne devra donc
figurer ce poste.
Comptes de dpense :
FRAISVP
ASSURVP
CARBURVP
ENTRETIVP

62500000
61630000
62501000
61552000

Frais de vhicule professionnel


Assurance vhicule professionnel
Carburant vhicule professionnel
Entretien vhicule professionnel

Rubrique de la 2035 : BJ1

AUTRES FRAIS DE DEPLACEMENTS (voyages...) (ligne 24)


Il sagit des frais de voyage et dhbergement ncessits par lexercice de votre
profession.
Si vous optez pour la dduction forfaitaire de 2 % des recettes, il ne faut pas
dduire ces frais de petits dplacements mais les comptabiliser en prlvements
personnels , sous peine de nullit du forfait.
Comptes de dpense :
FRAISDEP

62510000

Rubrique de la 2035 : BJ2

Autres frais de dplacement

CHARGES SOCIALES PERSONNELLES OBLIGATOIRES (ligne 25)


Il sagit des cotisations obligatoires que vous versez aux caisses :

allocations familiales (URSSAF) ;


CARMF ;
assurance maladie ;
du rachat de cotisations ou de points de retraite ;
des ventuelles majorations ou pnalits de retard des cotisations dallocations
familiales, dassurance maladie ou de CARMF ;
Comptes de dpense :
CHARSOCO

64610000

Charges sociales personnelles


obligatoires

Rubrique de la 2035 : BT

CHARGES SOCIALES PERSONNELLES FACULTATIVES (ligne 25)


Elles regroupent :

la couverture des frais fixes dexploitation en cas de maladie ou daccident ( la


condition que ces frais fixes soient eux-mmes dductibles en frais
professionnels) ;
les cotisations loi Madelin . Rappelons que certaines prestations perues en
vertu de tels contrats (Indemnit Journalire, Indemnits pour Frais
Professionnels...) sont inscrire sur la ligne 6 Gains Divers .

Ne sont pas dductibles les cotisations verses titre individuel en dehors de la loi
Madelin, dans le cadre de contrats d'assurances facultatives telles que
complmentaire maladie, indemnit journalire, rente invalidit... En consquence les
prestations perues en contrepartie ne sont pas imposables.
Pour mmoire, les cotisations dductibles au titre du PERP (Plan d'Epargne Retraite
Populaire) doivent figurer dans la dclaration 2042.
Comptes de dpense :
CHARSOCF
Rubrique de la 2035 : BU

64620000

Charges sociales personnelles


facultatives

FRAIS DE RECEPTION, DE REPRESENTATION ET DE CONGRES (ligne 26)


Les frais de cette nature ne sont dductibles que dans la mesure o ils ont un
rapport direct et certain avec la profession exerce et o leur montant est effectivement
justifi.
En revanche, les dpenses caractre personnel ou somptuaire, exposes
l'occasion de congrs, ainsi que les frais de voyage et de sjour du conjoint ne peuvent,
en aucun cas, tre admis en dduction.
Par ailleurs, la dtermination des frais de reprsentation ne peut rsulter de
l'application de taux forfaitaires.
Les mdecins conventionns ont toutefois la possibilit de bnficier d'une
dduction gale 2% de leur recettes totales, correspondant aux frais de reprsentation,
rception,prospection, cadeaux professionnels, blanchissage, petits dplacements,
travaux de recherche. Cette dduction est porter ligne 43 (divers dduire).

Comptes de dpense :
FRAIREP

62570000

Rubrique de la 2035 : BM1

Frais de rception

FOURNITURES
DE
BUREAU,
FRAIS
DE
DOCUMENTATION,
CORRESPONDANCE ET DE TELEPHONE (ligne 27)

DE

Parmi ces dpenses dductibles, figurent notamment :

Les fournitures de bureau : ordonnances, ramettes de papier, cartouches d'encre


ou de toner, enveloppes, agrafes, tampon, stylos, etc...

Les frais de P&T : abonnements et communications tlphoniques et fax,


abonnement Internet, encart annuaire, etc...

Les frais de documentation : prix d'achat d'ouvrages professionnels, abonnement


des publications professionnelles, etc...

Les frais d'affranchissement : timbre, envoi de correspondance professionnelle,


etc...
Comptes de dpense :
FOURBUR
TEL
DOCABO
AFFRAN

60225000
62600000
61810000
62610000

Fournitures de bureau
Tlphone Fax Internet
Documentation Abonnements
Affranchissements - Timbres

Rubrique de la 2035 : BM2

FRAIS D'ACTES ET DE CONTENTIEUX (ligne 28)


Il sagit des frais de greffe, des frais de recouvrement dimpays et des droits
denregistrement lors de lacquisition de vos locaux, de votre clientle
Comptes de dpense :
FRAISAC

62270000

Rubrique de la 2035 : BM3

Frais d'actes et de contentieux

COTISATIONS SYNDICALES ET PROFESSIONNELLES (ligne 29)


Il sagit :

de votre cotisation au conseil de lOrdre des mdecins ;


de votre contribution aux Unions professionnelles (rgle l'URSSAF) ;
de votre contribution pour la formation professionnelle (rgle l'URSSAF).
de votre cotisation syndicale (facultative) ;
de vos cotisations aux Socits savantes professionnelles (facultatives) ;
Comptes de dpense :
SYNDICPROF
ODM
CUM
CFP

62810000
62811000
62812000
62813000

Cotisations syndicales et professionnelles


Cotisation ordre des mdecins
Cotisation unions professionnelles
Cotisation formation professionnelle

Rubrique de la 2035 : BY

AUTRES FRAIS DIVERS DE GESTION (ligne 30)


Vous inscrirez ce poste les dpenses professionnelles qui nont pas t inscrites
ailleurs, en particulier :

vos frais de blanchissage du linge professionnel (en cas de non-option pour


labattement de 2 %) ;
l'achat de vtements de travail. Il ne peut sagir que de vtements spciaux
(blouses) et non pas de vtements utilisables dans les circonstances courantes de
la vie ;
les frais denseignement post-universitaire ;
les pourboires, les trennes
Comptes de dpense :
FRAISDIV

65800000

Rubrique de la 2035 : BM5

Autres frais divers de gestion

FRAIS FINANCIERS (ligne 31)


Vous inscrirez sous cette rubrique :

le montant des intrts de vos emprunts professionnels (construction, rparation,


amlioration, et acquisitions des divers lments d'exploitation (locaux, matriels,
outillages,etc.) lorsqu'ils sont inscrits l'actif professionnel ;
les frais bancaires de tenue de votre compte professionnel ;
les commissions de CB
la location du terminal de paiement lectronique pour CB
la cotisation de votre carte bancaire professionnelle.
Comptes de dpense :
FRAISFIN
COMCB
TPECB

66100000
62780000
62781000

Frais financiers
Commissions CB
Location TPE CB

Rubrique de la 2035 : BN

PERTES DIVERSES (ligne 32)


Il s'agit des pertes qui ne trouvent leur place dans aucune des rubriques ci-dessus
(chque sans provision, etc.).
Indiquer le dtail des sommes portes cette rubrique dans une note annexe.
Comptes de dpense :
PERTES

66800000

Pertes diverses

Rubrique de la 2035 : BP

ACHATS D'IMMOBILISATIONS
Mme si ces dpenses ne figurent dans aucune des rubriques de l'annexe A de la
2035, elles doivent obligatoirement tre portes sur un compte de dpenses
Comptes de dpense :
IMMOLO
IMMOAGEN
IMMOVOIT
IMMOINFORM

21310000
21810000
21820000
21830000

IMMOMOB

21840000

Immobilisation du local prof


Immobilisation d'amnagements
Immobilisation vhicule prof
Immobilisation matriel de bureau et
informatique
immobilisation mobilier prof

Les dpenses mixtes


Une dpense mixte est une dpense qui ne concerne pas exclusivement lactivit
librale mais touche galement l'utilisation prive. Dans ce cas, il vous appartient de
dterminer vous-mme le pourcentage dutilisation prive qui ne sera pas dductible.
Plusieurs postes de frais peuvent tre concerns, en particulier :

les frais de locaux (loyers, EDF, eau, chauffage, taxes et impts) lorsque le
cabinet mdical et lhabitation du mdecin sont sous le mme toit. Il nexiste pas de
rgle absolue pour dterminer le pourcentage dutilisation prive, toutefois, il est
habituelle de prendre en compte le pourcentage de surface du local priv par
rapport la surface totale ;

les frais de voiture : de la mme faon, il vous appartient de dterminer vousmme la quote-part dutilisation prive du vhicule ;

les frais de personnel : bien quil soit possible dutiliser les services de votre
femme de mnage des fins professionnelles et prives, nous vous conseillons de
sparer le priv du professionnel : faites-lui deux feuilles de paye.

Quelques conseils

Il est important de ventiler correctement vos dpenses dans les diffrents postes de
dpenses, car un poste hypertrophi par rapport la moyenne des autres
mdecins ou un poste en augmentation brutale d'une anne sur l'autrepeut attirer
lattention de ladministration fiscale lors dun contrle.

Pour tre dductibles, les honoraires, rtrocds et non rtrocds, ainsi que les
salaires et les charges sociales de vos employs doivent tre dclars sur un
imprim spcial (DAS-2 ou DADS).

La taxe dhabitation nest pas une dpense professionnelle en cas de local mixte.

Limpt sur le revenu nest pas dductible.

Les infractions au Code de la route ne sont pas dductibles.

Bien que figurant sur lavis dchance de lURSSAF, la CSG non dductible et
la CRDS ntant pas dductibles, elles ne doivent pas figurer dans vos frais.

En matire de dpenses mixtes, quil sagisse de dpenses ordinaires ou


dimmobilisations, rglez la totalit de vos dpenses mixtes avec votre compte
professionnel et inscrivez sur votre journal des dpenses la totalit de la dpense.
Lorsque vous tablirez votre dclaration 2035, vous appliquerez le coefficient
dutilisation prive que vous aurez dtermin et vous effectuerez une rintgration
de cette part prive. Vous joindrez votre dclaration 2035 une mention expresse
sur laquelle vous indiquerez la quote-part prive de vos frais mixtes.