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Ist-Analyse und Auswertung von

Analysen
für die Einführung von DokumentenManagement-Systemen
Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Barbara Merkel

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 1998

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Und Barbara Merkel
Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

Inhalt
Bedeutung von Ist-Analysen
Zweck von Ist-Analysen
Durchführung von Analysen
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Vorgehen
Erfassungslisten
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Dokument-Analyse (Dok_A)
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Archiv-Analyse (Arc_A)
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Organisations-Analyse (Org_A)
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Technik-Analyse (Tec_A)
Auswertung der Listen
Zählwerte
Skalierungen oder Wertebereiche
Ja/Nein-Fragen
„Document-Life-Cycle“-Analyse
Besondere Ergebnistypen
Übergreifende Auswertungen
Auswertungsbereiche
Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Zeitverhalten
Mengengerüste
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Speicherformate
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Organisationsstruktur
Nutzungskomfort
Auslegung der Infrastruktur
Einbindung vorhandener Systeme
Sonstiges
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ergebnis
Ausblick
Nutzung von Tools
Strategien

Bedeutung von Ist-Analysen
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist
aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung
verbundenen
notwendigen
Anpassung
der
Arbeitsabläufe
eine
unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits
im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden.
Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen DokumentenManagement-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten
Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive
untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und
ausgewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das
zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung
bestimmt werden.
Zweck von Ist-Analysen
Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und
Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können:
 Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,
 Mengengerüste für Lösungen,
 Erschließung der Information,
 Planung der organisatorischen Veränderungen,
 Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines
geeigneten Systems,
 Maßstab für den Projekterfolg,
 Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft,
 Vergleichsdaten für Ist und Soll,
 Planung der Durchführung von Projekten.
Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche
Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.
Durchführung von Analysen
Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements
in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:
 Welche Informationen und Dokumente entstehen?
 Wer bearbeitet sie?
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 Wann und wo werden sie erstellt?
 Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?
 Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet?
 Wer darf Dokumente vernichten?
 Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie?
 Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?
 Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?
Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die
Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und
Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien,
erforderliche
Organisationsanpassungen
u.a.
bestimmen.
Auch
die
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen
bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet
werden:
 Dokument-Analysen,
 Ordnungsmittel-Analysen,
 Archiv-Analysen,
 Nutzungs-Analysen,
 Organisations-Analysen,
 Vorgangs-Analysen und
 Technik-Analysen.
Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit
Hilfe von Fragebögen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der
Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten
sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen in
unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten.
Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes,
kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse,
beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise
Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch
Interviewtechniken zu ergänzen.
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender
Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung
sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder
Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden
können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für
das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem
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Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne
verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von
verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren
sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen:
 Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,
 Umfang des zu untersuchenden Bereiches,
 Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die
Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,
 Umfang der durchzuführenden Detailanalysen,
 Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,
 Höhe des Budgets,
 gewünschtes Ergebnis und
 Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.
Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und
wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwände für die Durchführung
der Analysen steigen mit der Komplexität
des Systems.
Schalenmodell
Synergien mit
anderen
Anwendungen

Nutzen
Workflow

Kosten

Groupware

DokumentenManagement
Retrieval
und Recherche

Archiv

Integrationsgrad

Datensicherung

Komplexität

Abb. 1: Schalenmodell

Die Auswertungen der Detailanalysen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität
der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien
entscheiden wie z.B.
 einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher
Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere
Nutzenpotentiale, oder z.B.

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 umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer
organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz höhere Nutzenpotentiale.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen
Analysen für unterschiedliche Systemkategorien.
Dokumen Ordn.
t
mittel
+

Nutzung

Analysen
Archiv
Org.

Vorgang

Datensicherung
ssystem
COLD+
+
+
Archiv
Image+++
++
++
+++
+
+
Archiv
Gemischt +++
+++
++
+++
+
+
es Archiv
Dynam+++
+
++
++
++
++
isches
Dokumen
-tenManage
ment
Group+
+
++
++
++
ware
ohne
Archiv
Group++
++
++
++
++
++
ware mit
Archiv
Ad hoc
++
++
++
+
+
+
Workflow
Productio +++
+++
+++
++
+++
+++
n
Workflow
Integriert +++
+++
+++
+++
+++
+++
e
Lösungen
aus
Workflow,
Archiv
etc.
Abb. 2: Aufwände für die Durchführung von Analysen nach Systemkategorien

Technik

GesamtAufwand

+

sehr
gering

+

gering

++

mittel

++

mittel

++

hoch

+

mittel

++

hoch

++

mittel

++

sehr hoch

+++

sehr hoch

Vorgehen
Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt
sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
 Grobanalyse

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 Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen
Lösung
 Ermittlung der Dimension des Projektes
 Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware,
elektronisches Archiv
 Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen
 Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt
 Ressourcenbindung
 Detailanalysen
 Durchführung der benötigten Analysen
 Auswertung und Bewertung
 Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung
 Betriebskonzept
 Qualifizierungskonzept
 Projektplan
 Soll-Konzept, Pflichtenheft
 Ausschreibung, Auswahl
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen
Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und
Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei
komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für
Vorgangs-Analysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt
werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik
gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der
Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten
zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept
bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine
anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer
Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die
Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhältnis
zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon ausgehen, daß
sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum
bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien
erfolgen.
Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter
Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet
sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr,
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daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als
Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird
und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.

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Erfassungslisten
Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu
untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen
beantwortet:
 Dokument-Analyse (Dok_A),
 Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A),
 Archiv-Analyse (Arc_A),
 Nutzungs-Analyse (Nutz_A),
 Organisations-Analyse (Org_A),
 Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und
 Technik-Analyse (Tec_A).
Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten für die Detailanalysen
beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfügung, so daß sie für jede
Anforderung angepaßt werden können (siehe Kapitel 7 Anlagen „Erfassungslisten“).
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen
einheitlichen, formalen Rahmen für die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten
der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenführung und Auswertung der
Listen. Alle Erfassungslisten sind in
 einen allgemeinen Kopfteil,
 einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und
 einen listenspezifischen Hauptteil
gegliedert.
Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaßen aufgebaut:
PCKunde

Ist-Analyse

Projekt

Fachber
eich

Thema

ProjektNr.

Abteilung

Listentyp

Autor

Listennr.

IstAnalyse

Datum
Version

Stellenzeich.
Telefon

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In das Feld „Listentyp“ ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse,
Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse,
Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer Detailanalyse
mehrere Listen, ist auch das Feld „Listennr.“ auszufüllen (lfd. Nummer der Listen).
Das Feld Version enthält die unterschiedlichen Überarbeitungsstände der Liste, z.B.
„Ersterhebung“ oder „Konsolidiert“.
In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen
Erfassungsliste gemacht. Für die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste
beispielsweise folgendermaßen aus:
Sachgebiet
Ordnungsmittel

Der Hauptteil der Erfassungslisten enthält die auszuwertenden Felder, wobei
prinzipiell drei Möglichkeiten für die Auswertungen und Zusammenfassungen der
einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 „Auswertung der Listen“):
Zählwert oder Meßwert
Skalierung oder Wertebereiche

Ja/Nein-Fragen

Beispiel

Auswertungsmöglichkeiten

Anzahl Dokumente in einem
Ordnungsmittel
Scanbarkeit von Dokumenten
von 1 bis 9 (1 bedeutet gute
Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht
scanbar)
Einseitiges oder mehrseitiges
Dokument:
0 bedeutet einseitiges Dokument
1 bedeutet mehrseitiges
Dokument

Bildung von Summen
Qualitative Aussagen Bildung
von Mittelwerten

Prozentwerte

Dokument-Analyse (Dok_A)
Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien,
Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und
Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen
vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von
Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu
ermöglichen.
In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der
Dokument-Analyse
 formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
 inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende
Merkmale und
 rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte
wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien
dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu
erheben.
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Dokumentanalyse

Formalanalyse Inhaltsanalyse Qualitätsanalyse Rechtsanalyse
Datenträger
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Layout-Struktur

Logische Struktur Beschaffenheit
Lesbarkeit
Datenträger
Scannbarkeit
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Art
Volumen

Abspeicherung

Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrungsfrist
Art der
Aufzeichnung

Wiederfinden

Abb. 3: Dokument-Analyse

Ziele der Dokument-Analyse
Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den
Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der
Informationen im Hinblick auf das zukünftige Dokumenten-Management-System
vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung
können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann
festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt
archivierungswürdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen
Archivierung werden frühzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der DokumentAnalyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an
die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente.
Erfassungsliste Dok_A
Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung für alle Dokumente 1 bis n
anzulegen, die auch für die späteren Tests verwendet wird.
PC-Kunde Dok_A Dokument-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Dokument-Analyse (Dok_A) Version

Dok_A05
Merkmale

Dok_A06
Format

Sachgebiet
Ordnungsmittel
Lfd.
Nr.

Bezeichnung

Dok_A01
Name

Dok_A02
Typ

Dok_A03
Form

Dok_A04
Klasse

Projekt:
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Dok_A07
Beidseitig

Dok_A08
Rückseite

Dok_A09
Eine Seite

Dok_A10
Vordruck

Datei DOK_A.XLS

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Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Sachgebiet
Ordnungsmittel

Ausfüllen
Zugehöriges Sachgebiet
Zugehöriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Dok_A01Nam
e
Dok_A02Typ
Dok_A03Form
Dok_A04Klass
e
Dok_A05Merk
male
Dok_A06Form
at
Dok_A07Beids
eitig
Dok_A08Rück
seite
Dok_A09Eine
Seite
Dok_A10Vordr
uck
Dok_A11Vordr
ucknr.
Dok_A12Hinte
rgrund
Dok_A13Scan
bar

Ausfüllen
Laufende Nummer
Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n
Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur
Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
0: einseitig1: beidseitig
0: Rückseite wird nicht benötigt1: Rückseite wird benötigt
0: mehrere Seiten1: eine Seite
0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck
0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar
0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch
oder beim Scannen abziehbar
Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, daß ein Dokument sehr gut
scanbar ist,9 bedeutet, daß ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner
Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der
entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale
auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B.
Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weißer, dichter Papierqualität
bedeutet mittlere Scanbarkeit von „4“
Papierqualität
Beschriftung
weiß, dicht
Durchschlagdu helle
Dunkle
rchsichtig,
Farben(gelb,
Farben(rot,
dünn
grün, rosa u.ä.) grau u.ä.)
Hand, Bleistift
4
8
5
8

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Spalte

Ausfüllen
Hand,
3
7
4
7
Kugelschreiber
oder Filzstift
Hand,
6
9
9
9
Durchschlag,
blaß
Hand, farbige
5
7
9
8
Eintragungen
hell (gelb, rosa
u.ä.)
Hand, farbige
2
3
4
8
Eintragungen
dunkel (rot,
grau u.ä.)
Computereindr 1
2
6
uck Laser,
sauber oder
Schreibmasch.
gut
Computereindr 3
5
7
9
uck Matrix,
blaß
Schreibmaschi 1
4
4
6
ne sauber
gute Kopie
1
2
9
schlechte
4
6
9
Kopie
Schrift > 10
1
2
4
6
Pkt.
Schrift < 10
2
5
6
8
Pkt.
Dok_A14Ränd 0: ausgefranste Ränder 1: glatte Ränder
er
Dok_A15Farb 0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare
en
Stempel oder Unterschriften
Dok_A16OCR/ 0: OCR/ICR nicht möglich (Scanqualität schlechter „5“)1: OCR/ICR möglich
ICR
(Scanqualität mindestens „7“ und Maschinenschrift)
Dok_A17Zuor 0: keine Zuordnung zu Kunde o.ä.1: Zuordnung zu Kunde, o.ä.
dnung
Dok_A18Schla 0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1:
gworte
Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor
Dok_A19Kopi 0: Original1: Kopie
e
Dok_A20Origi 0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original
nal
erforderlich
Dok_A21Aufb Aufbewahrungsfrist in Jahren
ew.frist
Dok_A22Arch. 0: nicht archivierungswürdig1: archivierungswürdig
würd.
Dok_A23Sign 0: keine elektronische Unterschrift möglich1: elektronische Unterschrift möglich
atur
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Spalte
Dok_A24Anno
tation
Dok_A25Statu
s
Dok_A26Redu
ndanz

Ausfüllen
0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf
Papier vorhanden
0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung
0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und
Kopie etc.

Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der DokumentAnalyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
 Ordnungskriterien,
 Zugriffskriterien,
 Laschen und Deckblätter,
 Reihenfolge des Inhalts,
 Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.

Ordnungssystem
Fallbeispiel

Inhaltlich
(Schlagworte,
Thesaurus)

Verwaltungsbezogen
("Aktenplan")

formal
(alphabetisch,
chronologisch,
numerisch)

Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel

Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale,
-dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet werden.
Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet werden, die
für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind. Weiterhin
werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil
redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in
Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten
sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen,
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für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren
ist.
Ziele der Ordnungsmittel-Analyse
Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien für die
Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der
verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind.
Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf
mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse
bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im
elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben
bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste.
Erfassungsliste Ord_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version

Archivbezeichnung (AA)
Sachgebiet(e)

Lfd.
Nr.

Ordnungsmittelbezeichnung

Ord_A01
Typ

Ord_A02
Ord_A03
Beschriftung Klassen

Ord_A04
Ord_A05
Organisation Aufteilung

Ord_A06
Deckblatt

Ord_A07
Ord_A08
Inhaltsverz. Aktenplan

Ord_A09
Sortiert

Ord_A10
Reihenfolge

Datei ORD_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung
Sachgebiet(e)

Ausfüllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Sachgebiet(e) des Archivs

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittelbezeichnung

Ausfüllen
Laufende Nummer
Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.
Kreditordner
Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner,
Hängeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine
Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Rückenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Liste zugeordneter
Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur

Ord_A01Typ

Ord_A02Beschriftung
Ord_A03Klassen
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 15 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfüllen
statistischen Auswertung)
Grundsätzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2:
thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5:
sonstige
Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2:
Register3: Zwischenblätter4: Einhängemappen5:
Papierstreifen6: sonstige
0: kein Deckblatt1: Deckblatt
0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis
0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan
vorhanden (beilegen)
0: enthaltene Dokumente nicht in
Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in
Sortierreihenfolge
0: Sortierreihenfolge muß nicht elektronisch
abgebildet werden1: Sortierreihenfolge muß
elektronisch abgebildet werden
0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend
minimale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
maximale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in
anderer Akte
0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser
Akte
0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen
entfernt werden muß

Ord_A04Organisation

Ord_A05Aufteilung

Ord_A06Deckblatt
Ord_A07Inhaltsverz.
Ord_A08Aktenplan
Ord_A09Sortiert

Ord_A10Reihenfolge

Ord_A11Aufbau
Ord_A12Min. Seiten
Ord_A13Max. Seiten
Ord_A14Seiten
Ord_A15Redundanz
Ord_A16Original
Ord_A17Heftung

Archiv-Analyse (Arc_A)
Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen
und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv
organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale
Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf
Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind
die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und
Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
Ziele der Archiv-Analyse
Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs
festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einführung eines DokumentenManagement-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge
der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein,
Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhängend
Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfügbarkeit eines elektronischen
Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier
mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die
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Thema: DMS-Einführung
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327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 16 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem
rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu können.
Dokumenten-Management-Systeme
bieten
auch
Vorteile
hinsichtlich
Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen, da keine
physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfällt (nur
Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der DokumentAnalyse soll anschließend die Aufbewahrungswürdigkeit der Information festgestellt
werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshäufigkeit).
Erfassungsliste Arc_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde Arc_A Archiv-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Archiv-Analyse (Arc_A)

Datum
Version

Arc_A06
Aktenkz

Arc_A08
Abschluß

Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Größe
Organisation
Zuständigkeit
Aufbewahrungstypen
Lfd.
Nr.

Ordnungsmittel

Arc_A01
Anzahl

Ars_A02
Meter

Arc_A03
Zuwachs

Arc_A04
Arc_A05
Entsorgung Vorgang

Arc_A07
Temporär

Arc_A09
Zugriff 1T

Arc_A10
Zugriff 1W

Datei ARC_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Größe
Organisation
Zuständigkeit
Aufbewahrungstypen

Ausfüllen
Bezeichnung des Archivs
Fachliche Kennzeichnung
CI, NCI, Microfilm, Papier etc.
Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.
qm oder Räume
zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung
Abteilung, Person, Stelle, Tel.
Regale, Schränke, Hängeregister etc.

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittel

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
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Ausfüllen
Laufende Nummer
Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel
(Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl.
Zusammensetzung
Projekt:
Topic:
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Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 17 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Arc_A01Anzahl
Arc_A02Meter
Arc_A03Zuwachs
Arc_A04Entsorgung
Arc_A05Vorgang

Ausfüllen
Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln
Entsorgung nach wieviel Jahren
0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel
pro Vorgang
0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden
0: tote/fertige Akte1: lebende/temporäre Akte
0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1:
Ordnungsmittel kommt erst nach Abschluß Vorgang in das
Archiv
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten
Tag
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten
Woche
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Monat
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
halben Jahr
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Jahr
Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten
7Jahren
0: Heraussuchen und Rücksortierungen durch
Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rücksortierungen
durch Sachbearbeiter

Arc_A06Aktenkennzeichen
Arc_A07Temporär
Arc_A08Abschluß

Arc_A09Zugriff 1T
Arc_A10Zugriff 1W
Arc_A11Zugriff 1M
Arc_A12Zugriff 6M
Arc_A13Zugriff 1J
Arc_A14Zugriff 7J
Arc_A15Rücksort.

Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich
 Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
 Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen
Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem
großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der
Archivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die
Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist.
Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird
festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob
beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird.
Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend
auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf
Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der
Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale
schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
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Topic:
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Ist-Analyse
12.01.1998

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Status: Fertig
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Seite 18 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder
ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam,
so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der NutzungsAnalyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und
zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen.
Ziele der Nutzungs-Analyse
Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für
verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit
Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses,
sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von
Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten
können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.
Erfassungsliste Nutz_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde

Nutz_A Nutzungs-Analyse

Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version

Nutz_A03

Nutz_A06

Nutz_A07

Nutz_A08

Sachgebiet

Jahrgang

Sonstige

Archivbezeichnung (Arc_A)
Lfd.
Nr.

Dokument

Nutz_A01
Sicht

Nutz_A02
Referenzen
Arb.schritt

Nutz_A04
Nutz_A05
Suchkriterien
Dokumente Eindeutig
Namen

Nutz_A09
Zugriffsart

Nutz_A10
Nutz_A11
Zugriffshäuf. Benutzer

Datei NUTZ_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung

Ausfüllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Dokument
Nutz_A01Sicht

Ausfüllen
Laufende Nummer
Dokument aus Dokument-Analyse
Verschiedene Sichten der Nutzung von
Dokumenten (mehrere Angaben möglich): E:
ErfasserQ: QualitätskontrolleA: AnwenderK:
KontrolleP: PrüfenV: Verwalten/AdministratorF:
Fremdanwender (andere Abteilung etc.)
allgemeine Angaben, nicht zur statistischen
Auswertung
Zugehöriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse

Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03)
Nutz_A02Arbeitsschritt
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Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 19 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfüllen
(Vorg_A)
Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente
der Dokument-Analyse (Dok_A)

Nutz_A03Dokumente
Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)
Nutz_A04Eindeutig

0: Zugriff auf Dokument nicht über eindeutige
Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument über
eindeutige Kennzeichnung
0: Zugriff auf Dokument nicht über Namen1:
Zugriff auf Dokument über Namen, z.B. Kunde
0: Zugriff auf Dokument nicht über Sachgebiet1:
Zugriff auf Dokument über Sachgebiet
0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1:
jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument
0: Zugriff auf Dokument nur über genannte
Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument
über sonstige Kriterien
1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf
Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug
des Dokumentes)
Zugriffshäufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes
0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1:
Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das
Dokument
0: Zugriff auf das Dokument zwingend1:
alternativer Zugriff auf andere Dokumente
0: Statisches Dokument1: Dokument in
Bearbeitung
Häufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2:
Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00
bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5:
Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach
16.00 Uhr7: nicht spezifiziert
Heutige Suchzeit für das Dokument in Minuten
Heutige Transportzeit für das Dokument in
Minuten
Liegezeiten, in denen das Dokument nicht
bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch
Informationsanforderung von einem Dritten)
Zeit für die eigentliche Bearbeitung des
Dokumentes in Minuten
Zeit für die Ablage des Dokumentes in Minuten
1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des
Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes
während des Arbeitsschrittes3: Ablage des
Dokumentes nach Abschluß des Arbeitsschrittes4:
Ablage des Dokumentes nach Abschluß des
Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes
0: eine Version des Dokumentes1: Ablage
verschiedener Versionen des Dokumentes
0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage

Nutz_A05Namen
Nutz_A06Sachgebiet
Nutz_A07Jahrgang
Nutz_A08Sonstige

Nutz_A09Zugriffsart

Nutz_A10Zugriffshäuf.
Nutz_A11Benutzer

Nutz_A12Alternative
Nutz_A13Status
Nutz_A14Zeitpunkt

Nutz_A15Suchzeit
Nutz_A16Transportzeit
Nutz_A17Liegezeit

Nutz_A18Bearb.zeit
Nutz_A19Ablagezeit
Nutz_A20Abl.zeitpkt.

Nutz_A21Versionen
Nutz_A22Wiedervorlage
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 20 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30)
Nutz_A23Lesen

Ausfüllen
0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1:
Dokument wird nur gelesen / angezeigt
0: keine Annotationen1: Anbringen von
Annotationen
0: Dokument wird nicht geändert1: Dokument wird
geändert
0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1:
Dokument wird neu erstellt / erzeugt
0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument
wird abgezeichnet
0: Dokument wird nicht gelöscht / vernichtet1:
Dokument wird gelöscht / vernichtet
0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1
mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3:
Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4
mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6:
Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7
mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9:
Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert
0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1:
sonstige Bearbeitung des Dokumentes
Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1:
dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: HostAnwendungen4: manuell (Schreibmaschine
u.ä.)5: Sonstige6: keine
Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim
Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung

Nutz_A24Annotation
Nutz_A25Ändern
Nutz_A26Erstellen
Nutz_A27Abzeichnen
Nutz_A28Löschen
Nutz_A29Kopieren

Nutz_A30Sonstiges
Nutz_A31Hilfsmittel

Nutz_A32Weiterleit.

Organisations-Analyse (Org_A)
Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu
untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die
Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens,
insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von
Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu
externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im
fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben.
Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann
festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten
für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen
der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter
sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt
werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über
die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziele der Organisations-Analyse
Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch
ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen,
Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 21 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines
DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der
Organisations-Analyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und
Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der
Organisations-Analyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der
Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten
Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon
während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen
werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung
die sofortige Nutzung gewährleistet ist.
Erfassungsliste Org_A
Für jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste
auszufüllen.
PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Organisations-Analyse (OrgA)
Version

Org_A06
Zugriff DV

Org_A07
Rechte DV

Abteilung
Lfd.
Nr.

Funktion

Org_A01
Vorges.

Org_A02
Nach

Org_A03
Neben

Org_A04
Archiv

Org_A05
Rechte A.

Org_A08
Fax

Org_A09
Ablage

Org_A10
Suchen

Org_A11
Ext.Empf.

Datei ORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Org_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Abteilung

Ausfüllen
Bezeichnung der Abteilung

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Funktion
Org_A01Vorges.

Ausfüllen
Laufende Nummer
Funktion/Rolle
Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht
zur statistischen Auswertung)
Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die
zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse
Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff

Org_A02Nach
Org_A03Neben
Org_A04Archiv

Org_A05Rechte A.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 22 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfüllen
nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3:
Lesen und Ändern von Informationen4: Lesen und
Erstellen von Informationen 5: Lesen, Ändern und
Erstellen von Informationen6: Lesen, Ändern,
Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7:
Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsmöglichkeiten
Zugriff auf elektronische Informationen0: kein
Zugriff auf elektronische Informationen1:
überwiegend auf dem Großrechner2:
überwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler
PC, PC-Netz)3: überwiegend E-Mail4:
überwiegend CD-ROM
Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0:
kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur
Lesen2: Lesen und Ändern von Informationen3:
Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen,
Ändern und Erstellen von Informationen5: Lesen,
Ändern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6:
zusätzlich Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsrechten
0: kein Zugriff auf Informationen über Fax1:
direkter Zugriff auf Informationen über Fax2: FaxZugriff über Hauspost
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
für Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung
Ordnungsmittel, Sortieren, Rücksortieren, Ablegen
usw.)
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
für die Suche nach Informationen
Informationsempfang von externen Stellen0: keine
Informationen von externen Stellen1: überwiegend
Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend
elektronisch
Informationsempfang von anderen
Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen
von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:
überwiegend Papier2: überwiegend Fax3:
überwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine
Informationsweitergabe an externe Stellen1:
überwiegend Papier2: überwiegend Fax3:
überwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen0: keine
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen1: überwiegend Papier2:
überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch

Org_A06Zugriff DV

Org_A07Rechte DV

Org_A08Fax

Org_A09Ablage

Org_A10Suchen
Org_A11Ext. Empf.

Org_A12Int. Empf.

Org_A13Ext. Weiterg.

Org_A14Int. Weiterg.

Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden
Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert,
gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die
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Thema: DMS-Einführung
Datei:
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© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
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Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 23 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich
aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und
eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die
notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner
Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die
einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen
Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen
und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer
der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen
Ressourcen zu dokumentieren.

Vorgangsanalyse und Informationsbedarf
Vorgang
Eingang
Richtlinien
- Formell
Hilfe?
- Kollege
- Muster
- Erfahrung

Dokumente
z.B. - Eingang
- Hinzuziehung
- Ausgang

Arbeitspakete
- Name, Bezeichnung
- Häufigkeit
- Einzelmodul mit Wiederholung oder
- Einzelbestandteil Arbeitsfluß

Hierarchische
Position
- Qualifikation
- Rolle
- Kompetenz

Kommunikation
z.B. - muß
- nach Erfordernis
- zufällig

Dateneingabe
Datenausgabe Host

Welche
Dateneingabe
Anwendungen?
Lokal
Datenausgabe
Sonstige Werkzeuge

Wer

Vorgang
Ausgang

Bearbeitungs- interne
zeit
Lieferzeit

Anstoß Weitergabe
- wenn fertig
- wenn abgefordert

Art des
Ergebnisses

Wegezeit
Wege Weitergabe
entsprechend Ergebnis

Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf

Ziele der Vorgangs-Analyse
Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der für das Archivsystem relevanten
Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und künftiger
Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur Aufwandsabschätzung
für die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den Ergebnissen der VorgangsAnalyse können auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile
sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.
Erfassungsliste Vorg_A
Für jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, geändert,
gelesen oder gelöscht werden, ist folgende Liste auszufüllen.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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© PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Status: Fertig
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Seite 24 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
PC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version

Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreibung

Lfd.
Nr.

Arbeitsschritt

Vorg_A01
Beschr.

Vorg_A02
Vorgänger

Vorg_A03
Nachfolger

Vorg_A04
Vorg_A05
Dokumente Kommuni.

Vorg_A06
Vorg_A07
Hilfsmittel
Programme Abfragen

Vorg_A08

Vorg_A09

Vorg_A10

Vordruck

Textbaust.

Mitarbeiter

Datei VORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld
Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreib.

Ausfüllen
Bezeichnung des Vorgangs
kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Arbeitsschritt
Vorg_A01Beschr.

Ausfüllen
Laufende Nummer
Arbeitsschrittbezeichnung
kurze inhaltliche Beschreibung des
Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Bezeichnung des/der Vorgängerarbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Liste der benutzten Dokumente aus der
Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen
Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A02Vorgänger

Vorg_A03Nachfolger

Vorg_A04Dokumente

Vorg_A05Kommunikation

Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)
Vorg_A06Programme

0: keine unterstützenden Programme zur
Ausführung des Arbeitsschrittes1: unterstützende
Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes
0: keine Abfragen an Datenbanken und andere
Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken
und andere Informationssysteme
0: kein Vordruck1: Papiervordruck2: elektronischer
Vordruck

Vorg_A07Abfragen

Vorg_A08Vordruck
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 25 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Vorg_A09Textbaust.
Vorg_A10Mitarbeiter

Ausfüllen
0: keine Textbausteine1: Textbausteine
0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen

Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)
Vorg_A11Inf.Anzeige

Vorg_A12Inf.Erstellen

Vorg_A13Dateneingabe

Vorg_A14Richtlinien

0: keine Anwendungen für die Anzeige von
Dokumenten1: Anwendung 1 für die Anzeige von
Dokumenten2: Anwendung 2 für die Anzeige von
Dokumenten3: Anwendung 3 für die Anzeige von
Dokumenten
0: keine Anwendungen für die Erstellung von
Dokumenten1: Anwendung 1 für die Erstellung
von Dokumenten2: Anwendung 2 für die
Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 für
die Erstellung von Dokumenten
0: keine Anwendungen für die Dateneingabe1:
Anwendung 1 für die Dateneingabe2: Anwendung
2 für die Dateneingabe3: Anwendung 3 für die
Dateneingabe
0: keine Richtlinien für die Ausführung des
Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2:
Richtlinien in elektronischer Form

Technik-Analyse (Tec_A)
Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden
Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines
Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur
aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die
frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle
Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die
bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den
folgenden Gegebenheiten:
 IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
 vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
 vorhandene
Software
(Datenbanken,
fachspezifische Anwendungen),

Büroautomatisierungsanwendungen,

 Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung),
 Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume).
Ziele der Technik-Analyse
Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten
vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der
Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch
erforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der TechnikKunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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Ist-Analyse
12.01.1998

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Seite 26 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die
Grundlage für die technischen Pflichtenhefte.
Erfassungslisten Tec_A
Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung
verschiedener Listen erfaßt.
Erfassungsliste Tec_A für Arbeitsplatzrechner
Für die Erfassung vorhandener Arbeitsplätze ist folgende Liste auszufüllen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner)
Projekt
Projekt-Nr.

Arbeitsplatzrechner
Lfd.
PC
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Tec_A01
Masch.nr.

Tec_A02
Standort

Tec_A03
Prozessor

Tec_A04
RAM

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05
SCSI

Tec_A06
Tec_A07
Netzanschl. HD Gesamt

Tec_A08
HD Frei

Tec_A09
Monitor

Tec_A10
Farbe

Datei TEC_A_AP.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:
Spalte
Lfd. Nr.
PC
Tec_A01Masch.nr.

Ausfüllen
Laufende Nummer
Bezeichnung
Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium
RAM ausbaubar bis (MB)0:  32 MB1: > 32 MB
0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden
0: kein Netzanschluß1: Netzanschluß
Gesamtkapazität der Festplatte
freier Festplattenspeicher
Bildschirmgröße in Zoll0: 15“1: 17“2: 19“3: 21“
0: Schwarzweißmonitor1: Farbmonitor
Monitorauflösung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682:
1.600 * 1.200
0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur
0: keine Maus1: Maus vorhanden

Tec_A02Standort
Tec_A03Prozessor
Tec_A04RAM
Tec_A05SCSI
Tec_A06Netzanschluß
Tec_A07HD Gesamt
Tec_A08HD Frei
Tec_A09Monitor Größe
Tec_A10Farbe
Tec_A11Auflösung
Tec_A12Tastatur
Tec_A13Maus

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Thema: DMS-Einführung
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Ist-Analyse
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Kff/BM
Status: Fertig
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Seite 27 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungsliste Tec_A für Drucker
In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker)
Projekt
Projekt-Nr.

Drucker
Lfd.
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Drucker

Tec_A01
Masch.nr.

Tec_A02
Standort

Tec_A03
Video-Int.

Tec_A04
Auflösung

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05
Skalierbar

Tec_A06
Tec_A07
Tec_A08
Geschwind. Netzanschl. Speicher

Tec_A09
Aufrüst

Tec_A10

Datei TEC_A_DR.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:
Spalte
Lfd. Nr.
Drucker
Tec_A01Masch.nr.

Ausfüllen
Laufende Nummer
Druckerbezeichnung
Inventar-Nummer des Laserdruckers

Tec_A02Standort
Tec_A03Video-Int.

Standort des Laserdruckers
0: kein Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte 1: Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface /
Image-Beschleunigerkarte nachrüstbar
Auflösungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi
0: Auflösung nicht frei skalierbar1: Auflösung frei
skalierbar
Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute
Netzwerkanschluß Typ0: keiner1: Ethernet2:
TokenRing
Interner Speicher vorhanden (MB)
Interner Speicher aufrüstbar (MB)

Tec_A04Auflösung
Tec_A05Skalierbar
Tec_A06Geschwindigkeit
Tec_A07Netzanschluß
Tec_A08Speicher
Tec_A09Aufrüst.

Netzwerke
Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden
Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Server- und Host-Systeme
Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist
entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

mit

der

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 28 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungsliste Tec_A für Software
Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfaßt.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software)
Projekt
Projekt-Nr.

Software
Lfd.
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Installierte Software

Tec_A01
Installat.

Tec_A02
Speichern

Tec_A03
Sichern

Tec_A04
Sp.bedarf

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05

Tec_A06

Tec_A08

Tec_A07

Tec_A09

Tec_A10

Datei TEC_A_SW.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:
Spalte
Lfd. Nr.
Installierte Software
Tec_A01Installat.

Ausfüllen
Laufende Nummer
Bezeichnung der Software
Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral

Tec_A02Speichern

Verzeichnisse für Datenspeicherung:0: lokal1:
dezentral2: zentral
Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral
Speicherbedarf der Programme auf Festplatte
(MB)

Tec_A03Sichern
Tec_A04Sp.bedarf

Auswertung der Listen
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgeführten Detailanalysen. Für die Auswertung und Zusammenfassung der
einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der
Spalte
 Zähl- oder Meßwert,
 Skalierung oder Wertebereich,
 Ja-/Nein-Frage
verschiedene Auswertungsmöglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten
kurz erläutert werden.
Zählwerte
Bei Zähl- oder Meßwerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können
Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte
gebildet werden.
Muster einer Auswertung von Zählwerten
Lfd. Nr
1
2
3

Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung

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Thema: DMS-Einführung
Datei:
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Merkmal 1
100

Merkmal 2
800

Merkmal 3
0

...
...

Merkmal n
1.000

10

20

4

...

10

100

10.000

11

...

1.000

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 29 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
3
X

Bezeichnung
x
Summe
Min.
Max.

20

16

1

...
...

407
10
100
20

100.560
16
10.000
4732

108
0
11
5

...
...
...
...

7
16.031
10
1.000
780

Erläuterung zur Auswertung von Zählwerten
 Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung

Erläuterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden
Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel,
Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

Merkmal 1 bis n

 Auswertungszeilen
Zeile
Summe
Min.
Max.

Erläuterung
Summe der entsprechenden Spalten
minimaler Wert der verschiedenen Spalten
maximaler Wert der verschiedenen Spalten
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

 (Durchschnitt)

 Beispiel
Archiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv
Lfd. Nr

Ordnungsmittel

1
2
3
4
5

Ordner Kredit
Handakte Kredit
xxx
xxx
xxx
Summe
Min.
Max.

Arc_A01
Anzahl
50
100
50
10
40
250
10
100
50

Skalierungen oder Wertebereiche
Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der
Erfassungslisten können Durchschnittswerte und Häufigkeiten eines Merkmals
ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
Lfd. Nr
1

Bezeichnung Merkmal 1
Bezeichnung 1

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:

Merkmal 2
8

Ist-Analyse
12.01.1998

Merkmal 3
2

...
...

Merkmal n
1

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 30 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
1
Bezeichnung 5
2
Bezeichnung 7
3

2
3

x

Bezeichnung 9
x
4

9

4

...

2

9

5

...

5

9

4

...
...

2

3,5

4

...

3,1

Ausprägung „1“
Ausprägung „2“
Ausprägung „3“
Ausprägung „4“
Ausprägung „5“
Ausprägung „6“
Ausprägung „7“

20
10
10
10
5
10
5

30
20
5
5
5
5
5

0
10
20
30
10
5
1

...
...
...
...
...
...
...

1
30
30
11
1
2
4

Ausprägung „8“
Ausprägung „9“

5
5

0
10

2
2

...
...

1
0

Erläuterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
 Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Merkmal 1 bis n

Erläuterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

 Auswertungszeilen
Zeile
 (Durchschnitt)

Erläuterung
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

Ausprägung „0“ bis „9“

jeweilige Häufigkeit Ausprägung „0“ bis „9“

Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:
Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)
Lfd Bezeichnung
.
Nr

Dok_A13

Scanbar
2
3
7
8
2

1
Lieferschein Vordruck 1
2
Lieferschein Vordruck 2
3
Rechnung 1
4
Rechnung 2
5
Mahnung 1
 4,4
Ausprägung „1“
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
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0
Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 31 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ausprägung „2“
Ausprägung „3“
Ausprägung „4“
Ausprägung „5“
Ausprägung „6“
Ausprägung „7“
Ausprägung „8“
Ausprägung „9“

2
1
0
0
0
1
1
0

Ja/Nein-Fragen
Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können
Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Ja/Nein-Fragen
Lfd. Nr
1

Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung
3

2
3

x

Merkmal 1
1

Merkmal 2
0

Merkmal 3
1

...
...

Merkmal n
1

0

0

0

...

1

0

1

0

...

1

0

0

...
...

1

25%

10%

...

80%

Bezeichnung 1
x
Prozent
50%

Erläuterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen
 Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Merkmal 1 bis n

Erläuterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

 Auswertungszeilen
Zeile
Prozent

Erläuterung
Prozentwert der entsprechenden Spalten

 Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Ränder (ausgefranst: 0, glatt: 1)
Lfd. Nr

Ordnungsmittel

1
2
3
4
5

Lieferschein Vordruck 1
Lieferschein Vordruck 2
Rechnung 1
Rechnung 2
Mahnung 1

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Dok_A14
Ränder
1
1
1
0
1
Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 32 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Prozent

80%

80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Ränder.
„Document-Life-Cycle“-Analyse
Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshäufigkeit der
Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die
Zugriffshäufigkeit über den Tag gesehen sehr unregelmäßig. Erfahrungswerte und
Statistiken belegen, daß sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und
zwischen 13.30 und 15.30 Uhr häufen. Hohe Zugriffshäufigkeiten bedeuten
gleichzeitig auch eine erhöhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen
Vorgaben zu berücksichtigen ist.
Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des
Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgängen benötigt,
bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer
Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.

Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung
Zugriffe
10

5

Zugriffshäufigkeit

8.00 Uhr

10.00 Uhr

12.00 Uhr

14.00 Uhr

16.00 UIhr

Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag

Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine
Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfügbarkeit im System wird auf ein
Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmäßig zugegriffen. Danach
verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu
verzeichnen.
Die
Nutzungsprofile
bestimmen
zusammen
mit
den
Dokumentenmengen die Speicherkapazität der Ablage-Ebene (Festplatten zur
Zwischenspeicherung) für den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg über
optische Speicher, auf denen die archivierungswürdigen Dokumente abgelegt sind.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 33 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen

Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer
Zugriffe
10

Zugriffshäufigkeit
1 Tag

10 Tage

1 Monat

6 Monate

5 Jahre

Abb. 7: Zugriffsprofile über die Lebensdauer eines Dokumentes

Besondere Ergebnistypen
Für die anschließenden
Übersichten zu bilden:

übergreifenden

Auswertungen

sind

verschiedene

 Dokumentenklassen,
 Ordnungskriterien,
 Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),
 Zugriffs- und Rechteprofile.

Übergreifende Auswertungen
Die übergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhänge der Erfassungslisten
untereinander. Für die übergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der
Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig,
konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad
vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den
übergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen,
sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen,
Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt.
Auswertungsbereiche
Auswertungen können nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein.
Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen können folgenden elf
Auswertungsbereichen zugeordnet werden:
 Kosten / Wirtschaftlichkeit,
 Zeitverhalten,
 Mengengerüste,
 Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,
 Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 34 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
 Speicherformate,
 rechtliche Absicherung,
 Organisationsstruktur,
 Nutzungskomfort,
 Auslegung der Infrastruktur und
 Einbindung vorhandener Systeme.
Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung
Für jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der
Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese
ergeben sich sowohl aus der übergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als
auch aus grundsätzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die
Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhängig voneinander durch die betroffenen
Fachabteilungen, die Organisation und die Geschäftsführung. Aus dem Vergleich der
unterschiedlichen Einschätzungen wird der Bedarf für ein elektronisches
Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden Schwerpunkte bei der
Einführung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen.
Die Checklisten sind folgendermaßen aufgebaut:
 die erste Spalte enthält die Beschreibung der Schwachstelle;
 in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5
Werten von niedrig bis hoch; Auszufüllen vom Projektteam, das die Analysen
durchgeführt hat);
 die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten
von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufüllen unabhängig voneinander durch die
betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschäftsführung).
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte
des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens für eine spätere Auswertung im
Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die
Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des SollZustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenübergestellt
werden.
Schwachstellen
Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und
Papierkopien
Raumkosten durch Papierablage
Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuerlangwierig

Lizenzkosten
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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327266737.doc
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch


bewertetunwichtigsehr wichtig




   
   




     
     



Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 35 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)





Zeitverhalten
Unter Zeitverhalten werden die Aufwände für das Ablegen, Wiederfinden,
Bereitstellen, Rücksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden.
Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und
zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und
entgegennimmt. Diese Zeiten können erheblich voneinander abweichen, da
Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu berücksichtigen sind.
Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einführung
eines Archivsystems behoben werden.
Schwachstellen
Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv

Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit
Liegezeiten verlängern die Bearbeitungszeit
Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlängern die
Bearbeitungszeit
Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen
Tag verfügbar
Archiv nicht ständig während der Arbeitszeit zugänglich
Informationen gelangen zu spät in das allen zugängliche Archiv
(z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung)
Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen
Keine Regelung für zeitgerechte Ablage
Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr ’in Erinnerung’
ist
Nichtverfügbarkeit aufgrund von ‘Benutzung’

vorhanden
niedrig-hoch

   
   





bewertetunwichtig
-sehr wichtig
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Mengengerüste
Die Mengengerüste einschließlich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend für die
Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler
Lösungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie für Art und Wege der
Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen
für die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufähigkeit
sowie Abschätzungen bezüglich der Lebenszeit des Archivs möglich.
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch
Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse    
1- Informationsklasse 2
   
   
   

Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax     
und Brief mit unterschiedl. Annotationen)
Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig
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Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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-sehr wichtig
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Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 36 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können
Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor
Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, für die eine
elektronische Archivierung keinen Sinn macht
Informationen haben einen geringen Informationsgehalt

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

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Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Für das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig.
In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein
elektronisches System überführen, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des
übergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein
wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation
bestehender Papierarchive muß aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine
geeignete Systematik für ein elektronisches Archiv überführt werden.
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch
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Unterschiedliche Systematiken der Ablage
Zugriffshäufigkeit auf Informationen
Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem
einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden)
Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhängig)
Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B.
Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten)
Fehlende inhaltliche Erschließung
Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe
Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht
eingehalten)
Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will)
Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell

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Konkurrierende Zugriffe
Parallelzugriffe
Anteil erfolgloser Recherchen
Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu
spät gefunden)
Fehlerhafte Rücksortierung
Akten sind nicht vollständig (es wird z.B. anhand
unvollständiger Aktenlage entschieden)
Unzureichende Aktenverfolgung
Bei Rückgabe von Akten erfolgt keine Prüfung auf
Vollständigkeit und ordnungsgemäße Ergänzung mit neuen
Dokumenten
Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder
mündliche Anforderung durch andere Mitarbeiter
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

bewertetunwichtigsehr wichtig
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Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 37 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
Unvollständige Suchergebnisse
Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien
Rückfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig
Kein übergreifender Zugriff auf Informationen aus
verschiedenen Ablagen / Archiven
Vermengung von temporären und endgültigen Informationen
ungeeignete Ordnungsmittel
Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf
ein Ordnungsmittel)
Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden
Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollständigkeit und
Originalität
Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat
Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen
Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehörig
bearbeitet werden sollen
Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage
unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist
Unzusammenhängende Ablagen / Archive
Weit entfernte Archivstandorte
Ungleichmäßige Auslastung der vorhandenen Ablagen / Archive
Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind
Kopien werden durch manuelle Ergänzungen zu Originalen
Generationswechsel, Versionswechsel

vorhanden
niedrig-hoch
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bewertetunwichtigsehr wichtig
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Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme müssen daraufhin geprüft werden, ob sie
um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergänzt werden können
oder ob eine eigene Benutzerverwaltung für das Archivsystem erforderlich ist. Die
Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf
personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Für
eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die
Protokollierung von Aktionen und Veränderungen erforderlich.
Schwachstellen
Unzureichende Berechtigungsprofile
Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile
Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig
Keine Berechtigung auf die erforderlichen- AnwendungenInformationen
Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen
Informationszugriff
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht möglich
Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv
Aus dem bestehenden Archiv können unkontrolliert Dokumente
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch
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-sehr wichtig
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Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 38 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
und Akten entnommen werden
Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen
erforderlich
Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht
gewährleistet
Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten
Person abhängig
Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet
Vertretungsregelung nicht eindeutig
Sicherungen erfolgen in langen Zeitabständen

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

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Speicherformate
Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch
vorliegenden Informationen sowie deren mögliche Umsetzung in digitale Formate für
das auszuwählende Archivsystem. In Abhängigkeit des Informationseingangs aus
verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind
unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu berücksichtigen. Diese
beeinflussen z.B. Mengengerüste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und
Migration.
Schwachstellen
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten
Datenträgern

vorhanden
niedrig-hoch


bewertetunwichtig
-sehr wichtig
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Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Für die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klären, für
welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und für welche eine
elektronische Aufbewahrung ausreicht. Maßgeblich hierfür sind gesetzliche
Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und
gesamte Akten angewendet werden müssen. Dies beeinflußt ebenfalls
Mengengerüste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben
insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf
die Behandlung des Löschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung
von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezüglich der
rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengeführt, die hierfür von
Bedeutung sind.
Schwachstellen

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig
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Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht
abgesichert - Zugang, Ergänzung, Verlust)
Aufbewahrungszeitraum ist höher als die Lebensdauer der
 
Speichermedien
Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß § 5          
BDSG fehlen
Verfahrensbeschreibung bezüglich Datensicherheit nicht
 
vorhanden
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 39 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und
Vernichten von Akten

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig
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Organisationsstruktur
Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen berücksichtigt, die
Rückschlüsse auf Veränderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der
Organisationsstruktur betreffen insbesondere den übergreifenden Zugriff auf
Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch Änderungen der
Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie
Scannen, Qualitätssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und
Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang
oder Datenerfassung) oder zusätzliches Personal durchzuführen sind.
Schwachstellen
Unzureichende Regelungen für die Ablage / Archivierung
Doppelarbeiten werden durchgeführt
Mangelnde Transparenz bei Arbeitsabläufen
Individuelles Arbeiten
Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben (Suchen,
Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich
gehören
Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z.
B. vom hausinternen Postweg abhängig)
Posteingangs- / Postausgangsübersicht (nicht vorhanden oder
mühsam zu erstellen)
Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder
Laufzettel verloren
Postlaufzeit (dauert zu lange)
Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)
Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)
Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)
Mangelnde Unterstützung von Standardaufgaben (z.B. Briefe
werden jedes Mal individuell neu geschrieben)
Prüfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. VierAugen-Prinzip)
Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar
Herkömmliche, papiergestützte Arbeitstechniken
Verteilungs- und Zuordnungsprobleme
Keine Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten zur
Arbeitsplanung
Nur wenige Abläufe sind standardisierbar
Überlastung der Mitarbeiter
Häufige Abwesenheit von Entscheidern
Unzureichende Regelung für ‘Entsorgung’ alter Archivbestände
Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch
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-sehr wichtig
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Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 40 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Nutzungskomfort
Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen
gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und
aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Für den Nutzungskomfort des geplanten
Systems sind Informationen über die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel
heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende
Schwachstellen festzustellen.
Schwachstellen
Erfüllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an
Arbeitsplätze
Anwender muß in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit
verschiedenen Oberflächen und Retrievalmöglichkeiten arbeiten
Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, übergreifende
Benutzungsoberfläche)

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig
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Auslegung der Infrastruktur
Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn
vorhandene Komponenten in dem künftigen Archivsystem weiterverwendet werden
sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von
Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche
erweitert und welche neu beschafft werden müssen. Diese Angaben sind im Rahmen
einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen
notwendig.
Schwachstellen
Heterogene Hardware-Umgebung
Heterogene Software-Umgebung
Einsatz von ähnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere
Textverarbeitungsprogramme)
Pflege von Layout-Versionen
EDV-Unterstützung bei der Ablage- / Archivierung
Fehlende Speicherplatzkapazität
Unzureichende Performance
Archivraumproblem (Räume nicht ausreichend oder zu teuer)
Archivräume in verschiedenen Stockwerken oder Gebäudeteilen
Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv
Unzureichende Räume und Raumausstattung, um ArchivsystemPC-Arbeitsplätze aufzunehmen
Parallelbetrieb von Speichermedien

vorhanden
niedrig-hoch
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bewertetunwichtigsehr wichtig
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Einbindung vorhandener Systeme
Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte
Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue
Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn
neben dem Archiv auch andere Systeme eingeführt werden sollen (z.B. SAP,
Groupware, Workflow, Mail).
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 41 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch
Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme

Eigenständige Archivsysteme sind vorhanden

Die Einführung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall     
eine digitale Ablage benötigt
Ein vorhandenes älteres Mikrofilm-Archiv muß kurz- oder

mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden
Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgerät

Unzureichende termingerechte Bereitstellung von

Faxmitteilungen
Faxkopien im Archiv sind nach längerer Lagerung nicht mehr

lesbar

bewertetunwichtigsehr wichtig

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Sonstiges
Schwachstellen
Qualität- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilderder Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen

Verwendung kleiner Schriftarten
Geringe Auflösung von Bildern
Bearbeitungsvermerke auf Informationen
Belege werden separat von anderen Informationen gehalten
Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien
Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form
zu bearbeiten
Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu
bearbeiten

vorhanden
niedrig-hoch

   
   
   
   
   

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bewertetunwichtig
-sehr wichtig
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    
    
    








 

Ergebnis
Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben
sich die eigentlichen Anforderungen an das künftige Archivsystem, die die Grundlage
für das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein SollArchiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschließung,
Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien für übergreifenden
Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte
Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).
Die Auswertungen dienen
verschiedene Bereiche wie:

zudem

als

notwendige

Planungsgrundlage

für

 Budget für Systemrealisierung,
 Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie
 Ressourcen,
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 42 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
 Termine,
 Erfassung von Altbeständen,
 aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen,
 Qualifikationsmaßnahmen,
 Integration vorhandener und künftiger Anwendungen.
Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und
Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und
zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungsträger
weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen
für Anbieter und Produkte.
Ein Beispiel veranschaulicht eine mögliche Auswertung. Für die Schwerpunkte bei der Einführung des
Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der
Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl
auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden.
Schwachstellen
Abteilung 1
Abteilung 2
Entsch.
vorhanden
bewertetunwichtigbewertetunwichtig- faktor
niedrig-hoch
sehr wichtig
sehr wichtig
Retrieval/ Wiederfinden/
Klassifikation
Unterschiedliche
    5     5
    3
40 Punkte
Systematiken der Ablage
Punkte
Punkte
Punkte
Speicherformate
Unterschiedliche
    5     4
    2
30 Punkte
Speicherformate auf
Punkte
Punkte
Punkte
unterschiedlichsten
Datenträgern
Einbindung vorhandener
Systeme
Medienbruch durch
    3     4
    2
18 Punkte
Einsatz unterschiedlicher
Punkte
Punkte
Punkte
Systeme

Ausblick
Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der IstAnalyse nicht zu unterschätzen. Der Umfang läßt sich erfahrungsgemäß abschätzen,
wenn die Vorbereitung für die Ausgabe der Fragebögen oder Erfassungslisten
durchgeführt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als
eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.
Nutzung von Tools
Zur Unterstützung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgröße der Einsatz
verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch
vorher sinnvoll und sorgfältig erfaßt wurden.
„A fool with a tool is still a fool!“
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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327266737.doc
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Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 43 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Für PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfügbar. Der
Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschätzt werden. Nur
eine ständige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst
sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich.
Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Gründen nur bei
relativ großen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs
Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter
im allgemeinen neben den Aktivitäten im Projekt weiterhin ihre üblichen Tätigkeiten
auszuüben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazität der Mitarbeiter verplant
werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools für kleinere Projekte stellen
mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektpläne oder ein
systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar.
Bei größeren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools
zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch
visuelle Darstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse aus
und besitzen im allgemeinen Möglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung.
Sie bieten die Grundlage für Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher
Tools ist, daß der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rückführung
von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden
sollte bei BPR-Tools auf Möglichkeiten zur Generierung aussagekräftiger
Dokumentationen. Außerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig,
damit die Geschäftsprozesse und Arbeitsflüsse mit diesen nicht noch einmal
generiert werden müssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den
Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die
Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Für die Einführung von Production
Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmäßig.
Für die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PCDatenbanken. Für kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets
ausreichend. Diese können jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten
nicht entsprechend „flach“ strukturiert sind. Bei größeren Vorhaben erlauben PCDatenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenführung
der Ergebnisse verschiedener Fragebögen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen
können die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefaßt und dokumentiert
werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten können
anhand verschiedener Szenarien verglichen werden.
Für ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von
Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe
und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen.
Für das Ausfüllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmißverständlich zu
erklären. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfüllen der
Fragebögen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen
Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von
Einzelfragebögen sind für kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso können
Listen für die Zusammenführung der Ergebnisse einzelner Fragebögen verwendet
werden.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 44 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Strategien
„Buy experience instead of reinventing the wheel!“
Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der
Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei
Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken für die Ist-Analyse
vorhanden, und es können Erfahrungen für den späteren Betrieb genutzt werden.
Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte
Sichtweise und können Ergebnisse realistisch einschätzen. Zudem kann auf diese
Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption unterstützt und vereinfacht werden.
„Just do it, then fix it!“
Der Trend geht zum Prototyping, das heißt ein System zunächst in einem kleinen
Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschließenden Auswertung zu
entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu muß der
„Normalbetrieb“ jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein
Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand
zurückgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt
sein, die Aufgaben müssen auch hier wohl definiert sein.
„Flexibility versus predefined structure!“
Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen
Prozeßdesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu
Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern
geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine
aufwendige Modellierung der Geschäftsprozesse, der Anwender muß sich nicht an
Vorgaben halten und die Vorgänge „automatisieren“ sich durch Wiederholung seitens
des Anwenders.
„Pull is easier than Push!“
Eine
Alternative
zur
automatisierten
Bereitstellung
und
aufwendigen
Prozeßautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollständige
Informationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit
aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller
zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der
Arbeitsabläufe.

Anlagen „Erfassungslisten“
Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur
Verfügung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefügt:
 Erfassungsliste „Dok_A Dokument-Analyse“
Datei Dok_A.XLS
 Erfassungsliste „Ord_A Ordnungsmittel-Analyse“
Datei Ord_A.XLS
 Erfassungsliste „Arc_A Archiv-Analyse“
Datei Arc_A.XLS
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 45 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
 Erfassungsliste „Nutz_A Nutzungs-Analyse“
Datei Nutz_A.XLS
 Erfassungsliste „Org_A Organisations-Analyse“
Datei Org_A.XLS
 Erfassungsliste „Vorg_A Vorgangs-Analyse“
Datei Vorg_A.XLS
 Erfassungslisten „Tec_A Technik-Analyse“
Dateien Tec_A_AP.XLS, Tec_A_DR.XLS, Tec_A_SW.XLS

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
Datei:
327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen

Anschrift der Autoren
PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg
Oderfelder Str. 17
D-20149 Hamburg
Tel.:
040 / 460 762 20
Fax:
040 / 460 762 29
E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com
Web:
www.PROJECT-CONSULT.com

Autorenrecht
© PROJECT CONSULT GmbH 2000
Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den
Autor vorab zu genehmigen.
Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert
einzureichen.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einführung
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327266737.doc
© PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Ist-Analyse
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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Profile der Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
für
Dokumenten-Management,
elektronische
Archivierung,
Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.

Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet
zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche
und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des DokumentenManagement-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM,
AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow,
Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international
anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland
zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of
Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions:
DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo
bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine
erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of
Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM
International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information
Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “edoc”.
Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des DokumentenManagements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS”.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management
Alliance,
ODMA
Open
Document
Management
API
und
anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und

Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.
Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994
Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

Beraterin

der

PROJECT

CONSULT

Zu ihren Aufgabengebieten gehören Market Research, Pressearbeit, Projektmitarbeit und
Qualitätssicherung. Daneben hat sie als Autorin für Zeitschriften wie Info21, INFOdoc, Office
Management, Computerwoche u.a. zahlreiche Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements
veröffentlicht. Zusammen mit Dr.Kampffmeyer ist sie Autorin des Buches „Grundlagen des
Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete  Technologien  Trends“.