ACTA DE INICIO GESTION DE PROYECTOS EDUCATIVOS

RAUL RUBIANO MORA

Trabajo realizado como tercera actividad en el mdulo de Gestin de Proyectos

DIRECTOR

NELSON MICHAEL MENDEZ SALAMANCA

UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES

MODULO DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
VILLAVICENCIO - META
2016

CAPITULO 4. HERRAMIENTAS DE TIC PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS

La Gerencia de proyectos cuenta con herramientas de apoyo tiles actualmente,

entre estos aplicativos software, que sirven como medio eficiente de ayuda para
aplicar en el desarrollo de los proyectos.

Aplicar las TICs en los proyectos ha permitido facilitar las comunicaciones, planear
y seguir detalladamente el desarrollo de proyectos por parte de la direccin y de
los patrocinadores.

Se debe buscar con los proyectos educativos basados en TIC que se genere una
nueva cultura organizacional y que cambie paradigmas dentro de los EE.

Cules son los principales requerimientos para gestionar proyectos educativos?

Dentro de la estructura de planeacin e implementacin de estrategias para
realizar seguimiento, es necesario hacer implementacin de los proyectos con TIC
(Tecnologas de la Investigacin y la Comunicacin), por lo que se debe tener en
cuenta los siguientes requerimientos:
-

Desarrollar un
Autoevaluacin

proceso

adecuado

responsable

de

Evaluacin

Realizar la anticipacin a dificultades o riesgos que puedan ocurrir en la

ejecucin y cierre del proyecto.

Analizar y asignar de forma ordenada los recursos disponibles para la ejecucin

del proyecto, priorizando funcionalidad y costos.

Promover innovaciones siempre favoreciendo la implementacin de estas y la

consolidacin de polticas institucionales al respecto.

Se debe tener en cuenta que una vez planeado se da inicio a un proceso donde se
debe construir a partir de la participacin, partiendo de una democracia en el
equipo de trabajo que vaya direccionado y sustentado siempre por un lder. En
Educacin, debe ser compromiso de la comunidad educativa y no slo de
directivas o docentes.

Adems se requiere tener en cuenta cada una de las gestiones especialmente las
de integracin, alcance, tiempo y costos.

Cules herramientas pueden usarse para desarrollar proyectos de una manera

profesional?

Se debe tener muy presente que dentro de estas herramientas se encuentran

muchos elementos que son propios de la infraestructura, como por ejemplo el
Hardware como Pcs, porttiles, tables, celulares, conexin de internet, entre otros;
y adems se deben considerar los diferentes software que permiten soportar la
operacin de los mismos.

Adicionalmente hay otros elementos importantes a tener en cuenta en la

elaboracin profesional de proyectos como el EDT (Estructura de Desglose de
trabajo), diferentes herramientas de gestin que se consiguen actualmente
conocidos como software de Gestin de Proyectos como son: Microsoft Proyect,
Oracle Primavera, palisa de @ Risk, OpenProj, Open Workbench, TaskJuggler,
GanttProject, FusionDesk starter Editin, Invervals, Basecamp, Goplan, proyectos
net Easy, Zoho Projects, AceProject, entre otros. Estos se consiguen online y
aplicaciones Web.

ELABORACIN DE UN PROYECTO DE GESTION:

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Adquisicin de un software que permita establecer un sistema automatizado

de timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrcola de Guacava
del municipio de Cumaral Meta.

Fecha: 10 Marzo de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA INSTITUTO AGRICOLA GUACAVIA

Realizado por RAUL RUBIANO MORA

Cumaral - Meta, 2016

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha

Versin
I

Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto

Autor

Descripcin del Proyecto

Adquisicin de un software que permita establecer un sistema automtico de
timbre para los cambios de clase para la IE Instituto Agrcola de Guacava del
municipio de Cumaral Meta.
En la Institucin Educativa Instituto Agrcola de Guacava del municipio de
Cumaral Meta, con modalidad tcnica Agropecuaria se cuenta con aulas
especializadas donde cada docente tiene su propia aula organizada de acuerdo al
rea que ensea y conllevando a que en un cambio de clase, el estudiante debe
desplazarse hacia cada una de las aulas donde se encuentra el correspondiente
docente de la clase.
Estos cambios de horario se hacen con un timbre el cual es activado por el portero
o el docente encargado de la disciplina. La problemtica se encuentra debido a
que hay momentos en que al encargado de timbrar en una jornada a veces se le
olvida o por estar en alguna actividad propia se le pasa el momento de timbrar
para el cambio de clase, generando malestar en la constancia de los cambios de
clase, ms precisamente porque se trabaja con aulas especializadas donde los
estudiantes deben desplazarse a las diferentes aulas de clase. Esto conlleva a
generar diferentes tipos de desorden dado que los estudiantes a veces empiezan
a pedir al docente que los deje salir al cambio de clase y muchos docentes no se
los permiten porque no ha sonado el timbre, o en caso contrario, el docente los
deja salir y los estudiantes no llegan a la otra sala, se encuentran que est
ocupada, o simplemente se quedan jugando llegando retardados a la clase.
Adems hay das en que se programan actividades aledaas como por ejemplo
una reunin programada donde se corre un espacio de tiempo por lo que se hace
necesario distribuir las dems horas entre el nmero de clases a lo que se le llama
horario 2 u horario 3 dependiendo de la actividad programada.
Esta problemtica ha generado la necesidad de plantear una alternativa que
permita tener un sistema de software que se programe para realizar los
respectivos timbres en los cambios de clase de manera eficiente y que no afecte
bajo ningn concepto el mismo, siendo preciso y efectivo en la correcta
organizacin del tiempo establecido para las clases.

Se busca adquirir un software o sistema automatizado que permita establecer un

sistema de timbre automtico de timbre para realizar los cambios de clase para la
IE Instituto Agrcola de Guacava del municipio de Cumaral Meta, haciendo
efectivo el momento de tiempo preciso de cambio de clase y teniendo en cuenta
que existen modificaciones de cambio de horario 1, 2 y 3. De acuerdo a las
actividades programadas para el da.

Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general

Adquirir un sistema automatizado que permita establecer un

sistema de timbre automtico para los cambios de clase para
la IE Instituto Agrcola de Guacava del municipio de Cumaral
Meta, de manera que permita tener un control en los
desplazamientos a las diferentes aulas de clase, mejorando
la disciplina.

- Adquirir un sistema automatizado de timbre para la IE.

- Contar con un timbrado eficiente que permita controlar los
espacios de tiempo establecidos.
- Tener un mejor control de los tiempos de clase hacindolos
ms eficientes.
Objetivos especficos
- Garantizar que la rotacin de los estudiantes se haga a la vez
y a tiempo, garantizando el cumplimiento de la asistencia a
clases.
- Mejorar la disciplina a nivel general del EE.
Sistema automatizado de timbre
Infraestructura donde se instalar
Equipos electrnicos usados
Sistema de cableado

Entregables

Objetivos
institucionales
que
apoya el proyecto

Elaboracin del proyecto

Presentacin de la propuesta
Aprobacin de la propuesta
Estudios previos
Recepcin de propuestas
Contratacin del bien
Instalacin y entrega del bien.
Puesta en marcha del producto.
-

Promover en los estudiantes un desarrollo integral de

formacin promoviendo procesos que conlleven a la
sana convivencia

Promover la conservacin del medio ambiente

mediante la inclusin del espacio y tiempo en la
preservacin del mismo.
Fortalecer procesos de formacin humana
Fortalecer procesos de formacin acadmica
mejorando la calidad de la misma
Mejorar los resultados en las pruebas externas
Formar jvenes responsables con criterios ticos y de
proyeccin con vocacin de servicio a la comunidad.
Desarrollar espacios de clase eficiente y constante.
Contribuir en los proyectos de educacin sexual,
democracia,
medio
ambiente,
pedaggicos
productivos y de media tcnica.

Finalidad y justificacin del proyecto.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto
Mediante la ejecucin del proyecto se pretende generar una cultura frente a la
responsabilidad y cumplimiento a la participacin de las clases de manera
eficiente, haciendo que los estudiantes cumplan los tiempos establecidos para los
cambios de clase en el mayor orden posible sin generacin de tropiezos al ser
eficiente el horario para el timbrado en el cambio de clases, permitiendo que los
docentes estn atentos, programen sus clases de una manera ms eficiente y
estn pendiente de la salida e ingreso de los estudiantes a sus aulas de clase.
A mediano plazo se refleja en el desarrollo eficiente de cada uno de los proyectos
a desarrollar dentro de la institucin educativa puesto que el docente y el
estudiante se habitan a dar un uso eficiente de los tiempos estimados para el
desarrollo de las diferentes actividades programadas por el EE en la realizacin de
los diferentes proyectos
A largo plazo va generando una cultura de responsabilidad sobre el uso efectivo
de los tiempos dispuestos, generando conciencia en los estudiantes y adems en
los docentes aprovechando al ciento por ciento los espacios de clase, por lo que
se permite hacer ms eficiente el desarrollo del mismo.
Cronograma
Hitos1
-

Inicio del proyecto: Elaboracin del proyecto. Mes de marzo.

1 Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.

presentacin de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunin

ordinaria. Reunin del mes de abril.
Aprobacin de la propuesta. Mes de abril.
Estudios previos para la adquisicin del producto. Finales de abril
Recibimiento de ofertas. Primer semana de mayo
Contratacin del bien o servicio. Segunda semana de mayo.
Instalacin del bien o servicio. ltima semana de mayo
Puesta en marcha del proyecto. Primer semana de Junio.

Criterios de aceptacin
-

Elaboracin del proyecto. Se elabora un documento donde se presenta el

problema, los objetivos y la justificacin a la solucin de la problemtica
planteada, con una alternativa de solucin.
presentacin de la propuesta ante el Consejo Directivo en reunin ordinaria.
El consejo directivo se rene los primeros diez das de cada mes, por lo que
se har la respectiva presentacin de la propuesta para que en en la
Reunin del mes de abril en pleno sea analizada para buscar su
aprobacin.
Aprobacin de la propuesta. Se espera que durante el mes de abril sea
tomada la decisin por parte del Consejo Directivo para iniciar la fase de
contratacin del sistema.
Estudios previos para la adquisicin del producto. La secretara pagadora
elaborar el respectivo documento de estudio previo para determinar el
recurso del presupuesto, permitiendo contar con el recurso para la
contratacin del producto, el cual se realizar a finales del mes de abril
Recibimiento de ofertas. Se realizar en la Primer semana de mayo la
apertura de propuestas para esperar que los oferentes presenten los
productos a ofrecer de manera que se estime el mejor producto teniendo en
cuenta servicios y precio como caractersticas principales para la
contratacin.
Contratacin del bien o servicio. Esta se har con el oferente que haga la
mejor propuesta teniendo en cuenta los criterios de contratacin
determinados.
Instalacin del bien o servicio. Dentro de los trminos establecidos para la
instalacin del producto, se espera que el contratista instale en el lugar
determinado para el mismo y que se haga la entrega del producto a
satisfaccin.

Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

Para el desarrollo del proyecto y puesta en marcha del mismo se debe tener en
cuenta que es importante determinar la infraestructura donde se va a ubicar la
fuente central desde donde se instalar el equipo central, adems de determinar
las conexiones de donde saldr la fuente de energa elctrica, el sistema de

cableado que se utilizar para el buen funcionamiento del mismo y la

infraestructura donde sern instaladas las terminales finales o distribuidores de
sonido, parlantes o timbres de manera que estos lleguen a ser detectados en
todas las aulas de clase, patios y espacios deportivos.

TIMBRE AUTOMATICO
INSTITUTO AGRICOLA
GUACAVIA

Aprobacin

Contratacin

Distribucin
de Red

Instalacin

Seguimiento y
Control

Presentacin
propuesta al
CD

Certif
Disponib
Preptal con
costo
Estimado

Seleccin de
puntos a
colocar

Determinac
equipos de
cmputo

Monitoreo del
Software

Aprobacin
del proyecto
por el Consejo
Directivo

Recibir
propuestas
cotizar

Distribucin
de Cableado

Determinac
material
instalacin

Monitoreo
Instalaciones

Incluir al Plan
de compras

Contratacin

colocacin
Cableado

Revisin
partes
Instaladas

Monitoreo
cableado

Adicin
Presupuestal

Certificado
Registro
Presupuestal

Colocacin de
Timbres

Comprobacin
funcionamient
o

Monitoreo
Timbres

Acta de
recibido

Identificar la
uibcac del
punto del
servidor

Entrega
producto
funcionando

Monitoreo
funcionamient
o

PRODUCTO
PRINCIPAL
ETAPAS
ENTREGABL
ES

Orden de
Pago Elab de
cheque

PAQUETES
DE
TRABAJO...
ACTIVIDAD
ES

4
3
2
1

DICCIONARIO EDT.
TIMBRE AUTOMATICO INSTITUTO AGRICOLA GUACAVIA
Cdigo

Nombre Actividad

Aprobacin

1.1

Presentacin propuesta al
Consejo Directivo

1.2
1.3

Aprobacin del proyecto

avalado por el Consejo
Directivo
Incluir al plan de compras

1.4

Adicin Presupuestal

Contratacin

2.1

Certificado de
Disponibilidad presupuestal
con Costo Estimado

2.2

Recibir propuestas , cotizar

2.3

Contratacin

2.4

Certificado Registro
Presupuestal

2.4

Acta de Recibido

2.6

Orden de pago - cheque

Distribucin de Red

3.1
3.2
3.3

Seleccin de puntos a
colocar
Distribucin de cableado
Colocacin de cableado

3.4

Colocacin de timbres

Descripcin

Etapa en la cual es expuesto el

proyecto y aceptado por el
Consejo Directivo
El coordinador del proyecto
presenta la propuesta al CD
para que sea analizada
El Consejo Directivo aprueba el
Proyecto y se registra en el
Acta.
Aprobado el proyecto se elabora
acuerdo para incorporar la
compra en el plan de compras
Aprobado el proyecto se elabora
Acuerdo para modificar el
recurso de Ingresos y gastos
ingresando la compra
Etapa en la que se inicia el
proceso de contratacin hasta la
culminacin con el pago del
bien contratado.
Se elabora el CDP para destinar
el valor del costo estimado del
producto como disponible para
el pago
Se publica en cartelera y se
reciben las cotizaciones de los
proponentes
La mejor propuesta se le llama
para recaudar documentos e
iniciar el proceso contractual
Se elabora el CRP para destinar
el recurso de pago estipulando
el rubro respectivo
Se confirma que el producto se
recibe a satisfaccin
Se elabora el Cheque a nombre
del proveedor y se cancela con
soportes
Proceso donde el proveedor
hace anlisis para determinar
los recursos que se requieren
para instalar el producto
Proceso desarrollado por el
Tcnico y sus asistentes
Regado del cable a utilizar
Colocacin de los cables
dirigidos
ubicacin de timbres en los
puntos acordados

Recurso

Humano:
Coordinador del
Proyecto
Consejo Directivo
Econmico:
Acuerdos de
incorporacin de
los recursos del
proyecto en plan
de compras y de
ingresos y gastos.

Secretaria
Pagadora
Rector de la IE
Contratista.
Secretaria
Pagadora
Rector
Pagadora,
proveedor de
servicio
Pagadora, Rector,
proveedor
Pagadora
Pagadora - Rector
Pagadora
Rector
proveedor.
Proveedor

Proveedor
Asistentes
Asistentes
Asistentes

3.5

Identificar la ubicacin del

punto del servidor

Instalacin

4.1

Determinacin equipos de
cmputo

4.2

Determinacin material de
instalacin

4.3

Revisin partes instaladas

4.4

Comprobacin de
funcionamiento

4.5

Entrega producto
funcionando

Seguimiento y control

5.1

Monitoreo del software

5.2

Monitoreo instalaciones

5.3

Monitoreo cableado

5.4

Monitoreo timbres

5.5

Monitoreo funcionamiento

Instalacin del equipo con el

software a tomacorriente en el
punto determinado por el rector
y el Tcnico
Etapa en la que se instala,
prueba y entrega el producto en
funcionamiento.
Se determinan los equipos que
se requieren acordes a la
situacin y distancias
Se seleccionan los materiales
que se van a utilizar para dar
garanta al producto
Se verifica que las instalaciones
se hayan realizado de acuerdo
a lo estipulado
Verificacin del funcionamiento
del timbre de acuerdo a los
programas y tiempos
establecidos
El tcnico hace entrega del
producto al encargado de la IE
Etapa donde se constata que el
producto haya quedado bien
instalado para proceder a pagar
al proveedor
Verificar que el software
funcione correctamente
Verificar que las instalaciones
hayan sido bien establecidas
Verificar que las redes
colocadas estn correctamente
Verificar que los timbres
funcionen correctamente y sean
escuchados
Verificar los tiempos
programados que estn bien
cronometrados

Rector tcnico

Proveedor,
tcnico.

Tcnico

Tcnico
pagadora,
administrativo
Pagadora - Rector

Pagadora
Rector,
Coordinador
encargado

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Aprobacin
1 da
Contratacin
12 das
distribucin de
red
3 das
Instalacin
3 das
Seguimiento y
control
5 das

Total de das de desarrollo del proyecto: 13 das hbiles. Esto se puede observar
en el diagrama de Gantt, a continuacin.
Organigrama del proyecto, listado de tareas

Diagrama de Gantt, parte 1.

Diagrama de Gantt, parte 2. Diseo software Projet Profesional.

Recursos
Recursos
Equipo del
proyecto

Descripcin
Desarrollo del proyecto, indagacin, consulta, bsqueda de
informacin, observacin del producto, impresin, papeleria

Equipamiento,
Hardwar, software

Cotizacin del producto, costo de instalacin, ms redes,

cableado, equipos, batera y software

Socializacin a
personal docente
y estudiantes

Socializar al personal docente, estudiantes y administrativos

para conocer sobre los tiempos dispuestos para los
diferentes cambios de clase y dems actividades.
Papelera, cartulinas.

Proveedor
Institucin
Educativa
Contratista
que ofrece
el bien.
IE gestor
del
proyecto

Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o
problemas que el proyecto debe satisfacer

Interesado
Estudiante

Docente

Patrocinador

Requerimientos exigidos
Se promueve un desarrollo integral de formacin que conllevan
a la sana convivencia.
Promueve la conservacin medioambiental mediante la
inclusin del tiempo y espacio en la preservacin del mismo
Presenta una perfecta organizacin y cumplimiento de tiempos
Mejora los resultados acadmicos
Desarrolla espacios de clase con tiempos efectivos y
equitativos.
Fortalece los procesos de formacin humana y disciplinar
Fortalece procesos de formacin acadmica mejorando la
calidad de la misma
Mejora los resultados en pruebas internas
Desarrolla espacios de clase eficientes.
Forma jvenes responsables con criterios ticos y de
proyeccin con vocacin de servicio a la comunidad
Se desarrollan espacios de clase eficiente y constante
mejorando la disciplina en el EE
Contribuye al proceso de educacin sexual, democracia, medio
ambiente, pedaggicos productivos y de media tcnica
aprovechando ms los espacios de tiempo
Fortalece la imagen del EE

Organizaciones funcionales y su participacin.

Definicin y descripcin de roles de los involucrados
Rol
Patrocinador2
Lder funcional3
Usuarios Finales4

Nombre / Cargo
Instituto Agrcola de Guacava
Coordinador de la IE, porteros
Estudiantes, docentes, personal administrativo,
padres de familia, arrendatarios de cafetera y

2 rea o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realizacin del proyecto.
3 Persona a quien se le entregar el producto resultante del proyecto (cliente), l est involucrado en las actividades de
monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto.

4rea, persona o grupo

de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones
(acadmicas o laborales).

papelera.
Coordinador
director
proyecto5

o
del Ral Rubiano Mora

Asunciones o supuestos.
Cmo mejorar la disciplina en los cambios de clase de la IE?
Cmo hacer que los tiempos establecidos entre cambios de clase sean exactos y
equitativos?
Cmo realizar cambios de clase de manera constante y efectiva sin que se pierda
tiempo?

Restricciones
Los frecuentes cortes del servicio de energa en la Inspeccin de Guacava del
Municipio de Cumaral.
Los bajos recursos con que cuenta la IE por los giros realizados por el MEN.
Distancias existentes entre los diferentes bloques de aulas posibilitando que no se
escuche el timbre en los lugares ms aislados.

Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto
Componente
Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware,
software
Socializacin a
personal docente
y estudiantes

Descripcin
Desarrollo del proyecto, indagacin, consulta, bsqueda de
informacin, observacin del producto, impresin, papelera

Valor
$50.000

Cotizacin del producto, costo de instalacin, ms redes,

cableado, equipos, batera y software

$950.000

Socializar al personal docente, estudiantes y administrativos

para conocer sobre los tiempos dispuestos para los
diferentes cambios de clase y dems actividades.
Papelera, cartulinas.

$20.000

Anlisis de riesgos
El riesgo negativo ms preciso que enfrenta el proyecto para que no sea aprobado
es el frecuente corte del servicio de energa elctrica en la Inspeccin donde
funciona el EE.
Los factores positivos son: La necesidad de tener un control en los cambios de clase
del EE.
El descontrol que se presenta al olvidarse realizar el timbre en el momento exacto,
presentando alteracin en el control del tiempo.

5Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

El control del desplazamiento preciso a las diferentes aulas de clase por parte del
estudiante.
ES una utilidad funcional para el mejoramiento de la disciplina y control de manejo
de horarios.

Requisitos para la aprobacin del proyecto

Qu constituye el xito, quin lo decide y quin firma la aprobacin del proyecto.
Escriba los factores a tener en cuenta.
El xito del proyecto lo constituye la aprobacin que el Consejo Directivo le d al
mismo, contar con el recurso presupuestal para el desarrollo del mismo y la
ejecucin del rector para la realizacin de la adquisicin del producto.
Para esto se debe tener en cuenta en primera instancia que la propuesta sea
llevada al consejo Directivo para que esta sea expuesta y aprobada all mismo y de
esta aprobacin se autorice la adquisicin del producto y la asignacin en el
presupuesto de compras de la Institucin Educativa.
Una vez incorporado, se requiere que el Rector autorice la contratacin del servicio
a la secretaria pagadora para que realice el certificado de disponibilidad
presupuestal y se inicie el proceso para la contratacin del mismo.
Un factor a tener en cuenta y al que se le da solucin inmediata, es que en la
Inspeccin de Guacava se va de manera constante el servicio de energa elctrica.
Pensando en ello, se contrata el servicio que lleve incluida una batera adaptada de
manera que en caso de fallos de energa, el software siga funcionando de manera
ininterrumpida y que igualmente los timbres puedan sonar sin interrupcin alguna.
De esta manera el proyecto es viable, funcional y no se presentan objeciones al
mismo.

HENRY GARZON CASTRO

DIRECTIVO DOCENTE
Lder funcional

RAUL RUBIANO MORA

DIRECTIVO DOCENTE
Coordinador del proyecto