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INSTRUO NORMATIVA N 001 de 03 de julho de 2012.

FUNDAO UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA


PR-REITORIA DE ADMINISTRAO

Regulamenta os procedimentos para


movimentao
fsica
dos
bens
patrimoniais, prprios e de terceiros, sob
a responsabilidade da Universidade do
Estado de Santa Catarina.
O PR-REITOR DE ADMINISTRAO da FUNDAO UNIVERSIDADE DO
ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC, no uso de suas atribuies
constantes do inciso IV do art. 22 do Regimento Geral da UDESC

CONSIDERANDO:
Resoluo n 16/94/ T.C.E., de 21 de dezembro de 1994 em seu artigo 87, que
estabelece o sistema de comprovao e de demonstraes contbeis, por meio
informatizado e documental, das unidades gestoras da administrao do Estado e
dos Municpios de SC, pertinentes ao controle externo exercido pelo Tribunal de
contas do Estado, e da outras providncias;
Instruo Normativa da Secretaria de Estado da Administrao INT
001/2002/SEA/DIPA de 05 de Abril de 2002, que estabelece normas de
administrao de Bens Mveis Permanentes e de Consumo;
A finalidade de estabelecer procedimentos para movimentao fsica e contbil
dos bens patrimoniais, prprios e de terceiros, sob a responsabilidade da UDESC.
RESOLVE:
Art. 1 Regulamentar os procedimentos administrativos que norteiam e controlam
a entrada e sada de materiais permanentes e os registros dos bens patrimoniais
prprios e de terceiros, sob a responsabilidade da UDESC, visando
padronizao e unificao do sistema patrimonial, estabelecendo as normas
seguintes.
Art. 2 So aes gerais da rea de patrimnio:
I O Gerenciamento de Bens, que envolve:
a) Conscientizao do usurio;
b) Divulgao de procedimentos;
c) Atualizao de dados no Sistema de Gesto Patrimonial GIM do CIASC;
d) Propostas de melhorias;
e) Realocao de bens disposio;
f) Transferncia de bens; e
g) Baixa de bens;

II A Incorporao/Registro de Bens, que envolve:


a) Recebimento da documentao pertinente incorporao dos bens (Nota
Fiscal conferida e certificada);
b) Cadastramento da Nota Fiscal que deve conter a especificao completa do
bem, com a anotao do perodo de garantia no Sistema GIM/CIASC;
c) Emisso de duas vias do termo de responsabilidade;
d) Identificao fsica do bem, com a fixao de etiqueta patrimonial, observada
a padronizao da etiqueta de cdigo de barras com uma numerao sequencial
utilizada para todos os Centros de Ensino, com distribuio controlada pelo Setor
de Patrimnio da UDESC;
e) Solicitar a assinatura do Termo de Responsabilidade, gerado pelo Sistema
GIM/CIASC, do referido bem pelo responsvel do Centro de Custo (setor
solicitante);
f) Fixao de cpia do Termo de Responsabilidade do bem, junto ao restante
dos bens pertencentes ao Centro de Custo, atrs da porta da sala e arquivamento
da 2 via no Setor de Patrimnio.
Art. 3 Sobre as responsabilidades do usurio cabe considerar que:
I Os servidores docentes e tcnico-universitrios so pessoalmente
responsveis pelos bens da Universidade, de qualquer espcie, postos sob sua
guarda, bem como; comunicaro ao Setor de Patrimnio do Centro ou Reitoria,
conforme o caso, sobre toda movimentao de bens realizadas (troca de
responsvel, mudana de local, solicitao de recolhimento, transferncia);
II O Gestor do Centro de Custo (setor solicitante) assinar o Termo de
Responsabilidade dos bens sob sua guarda, gerado pelo Sistema CIASC/GIM, o
qual ter duas vias, sendo que a primeira ficar arquivada no Setor de Patrimnio
e a segunda ser fixada em local visvel no setor solicitante;
III O usurio providenciar a manuteno de bens sob sua responsabilidade,
buscando informao junto ao Setor de Patrimnio, visando identificar as
garantias do referido bem;
IV Quando do seu desligamento do Centro de Custo (setor em que est lotado),
o usurio entregar relao de bens sob a sua guarda ao seu substituto,
solicitando que o mesmo comunique as alteraes ao Setor de Patrimnio do
Centro de Ensino ou Reitoria;
V O usurio providenciar a lavratura do Boletim de Ocorrncia quando houver
furto ou extravio de bens sob sua responsabilidade.
Pargrafo nico. O solicitante ou gestor que certificou a nota fiscal ser
responsvel pelos bens adquiridos entre o recebimento destes e o efetivo
cadastramento com assinatura em Termo de Responsabilidade prprio.
Art. 4 Para efeito desta Instruo Normativa devem ser considerados os
seguintes conceitos e procedimentos da rea de patrimnio:
I Materiais de Consumo: so bens no passveis de incorporao.
II Material Permanente: so os bens com vida til superior a 2 (dois) anos (Art.
15, 2 da Lei Federal n 4.320/64), sendo assim considerados aqueles que no
se enquadrarem em nenhuma das caractersticas descritas a seguir, as quais
caracterizam-no como material de consumo (Art. 3 da Portaria n. 448/2002, da
Secretaria do Tesouro Nacional do Ministrio da Fazenda):
a) Durabilidade: quando o material em uso normal perde ou tm reduzidas as

suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;


b) Fragilidade: material cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser
quebradio ou deformvel, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda
de sua identidade;
c) Perecibilidade: material sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se
deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso;
d) Incorporabilidade: quando destinado incorporao a outro bem, no
podendo ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal;
e) Transformabilidade: quando adquirido para fim de transformao.
III Patrimnio Pblico: o conjunto de bens tangveis ou intangveis, onerados
ou no, adquiridos, ou mantidos com recursos pblicos, integrantes do patrimnio
de qualquer entidade pblica ou de uso comum;
IV Responsabilidade Patrimonial: diz respeito aos deveres do servidor
(docente e tcnico-universitrio), no que diz respeito ao Patrimnio, englobando o
zelo pela economia do material da Universidade e pela conservao do que for
confiado sua guarda ou utilizao, sendo que o mesmo deve ser responsvel
pelas irregularidades a que der causa pelos prejuzos delas resultantes.
1 Verificadas as caractersticas a que e refere o Inciso II do caput, devem ser
analisados, mais dois parmetros que complementam a definio final da
classificao do bem:
a) A relao custo de aquisio/custo de controle do material, como previsto no
item 3.1 da IN N 142 DASP (Departamento Administrativo do Servio Pblico),
que determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco
da perda do mesmo, que o controle desses bens seja feito atravs do
relacionamento do material (relao-carga) e verificao peridica das
quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo que, em funo de
sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto de
controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo;
b) Caso o bem esteja sendo adquirido especificamente para compor o acervo
patrimonial da UDESC, este deve ser classificado sempre como um bem
permanente, sendo importante frisar que a classificao do bem, para efeito de
sua incluso no sistema de controle patrimonial, deve ser coerente com a adotada
no respectivo processo de aquisio.
2 O servidor que receber algum bem mvel para utilizao no setor a que
estiver lotado dever assinar o Termo de Recebimento dos bens sob sua guarda,
o qual ser gerado pelo Sistema Patrimonial GIM/CIASC da UDESC.
Art. 5 Sobre o Registro de Bens deve-se considerar os seguintes procedimentos
em funo da classificao do bem quanto a sua aquisio:
1 Quanto aos bens adquiridos com recursos da UDESC:
I Cabe ao setor responsvel pela aquisio:
a) especificar corretamente o material;
b) encaminhar Coordenao de Licitao e Compras;
c) conferir se o material est correto;
d) dar o recebimento;
e) certificar a nota fiscal;
f) encaminhar a mesma ao Setor de Patrimnio, para o devido registro do
mesmo.
II Cabe ao Setor de Patrimnio:

a) verificar se o bem est classificado de maneira correta e, em caso afirmativo,


e em se tratando de bem permanente, identificar a garantia do bem e registrar na
nota fiscal a numerao patrimonial;
b) encaminhar ao Setor de Compras para demais providncias, onde deve ser
encaminhado posteriormente ao Setor Financeiro para pagamento.
2 Quanto aos bens adquiridos por doao comum:
I Todos os bens doados Universidade devem vir acompanhados de um termo
de doao, o qual deve ser repassado ao Setor de Patrimnio do Centro ao qual
pertencer, para a incorporao ao Sistema e identificao dos mesmos.
II As solicitaes de doao dos bens adquiridos com recursos do convnio s
podem ser feitas aps o recebimento da carta de aprovao da prestao de
contas final por parte da instituio concedente.
3 Quanto aos bens de terceiros e de convnios:
I Os convnios correspondem a procedimentos para incorporao de bens
adquiridos com verbas de outras entidades, em concordncia com ambas s
partes.
a) Para o registro dos bens classificados como de terceiros e de convnios
necessrio a seguinte documentao: cpia do convnio; nota fiscal; nota de
empenho; em caso de importao, declarao de importao; e autorizao do
Reitor da UDESC.
b) Para fins de Incorporao no Sistema CIASC/GIM deve-se considerar que:
b.1) Sero cadastrados no Sistema Patrimonial os bens adquiridos atravs de
convnios somente quando o recurso for repassado para o oramento da
UDESC, atravs de nota fiscal obrigatoriamente identificada (carimbo) com o ttulo
do convnio e numerao, preferencialmente na parte da frente do documento,
sendo que os bens sero cadastrados em item especfico para tal;
b.2) Nos casos onde os bens so adquiridos diretamente pelo pesquisador da
UDESC mediante depsito em conta, sero repassados documentos ao Setor de
Patrimnio para arquivo e posterior repasse Contabilidade para cadastro como
bens de terceiros.
b.3) Os bens adquiridos com recursos do Convnio sero registrados na
Coordenadoria de Contabilidade da UDESC como Bens oriundos de recursos de
convnio Nome da Instituio Concedente.
c) Sobre a classificao dos convnios e prestaes de contas deve-se
considerar que:
c.1) Convnios entre UDESC e Instituio Conveniada: so os convnios
firmados com a UDESC, onde consta a minuta do Convnio, apresentao de
Plano de Trabalho e aplicao dos recursos do convnio. (Projetos de Ensino,
Pesquisa e Extenso e Ensino);
c.2) Termos de Depsito: so projetos obtidos diretamente pelos docentes
pesquisadores, onde a verba depositada na conta do prprio, sendo que
cadastro deve atender as exigncias dos rgos de fomento.
c.3) As prestaes de Contas e o controle dos bens ficam por conta do docente
pesquisador, sendo que a UDESC, s registrar os equipamentos referentes a
este convnio, aps o encerramento do contrato entre o pesquisador e a
instituio de fomento, mediante termo de doao, assinado pela instituio
doadora.
d) Os bens adquiridos com recursos de convnio devem estar segurados.

II As doaes so os procedimentos adotados para registro de bens, com


entrega gratuita do direito de propriedade, constituindo-se em liberalidade do
doador, sendo necessria a seguinte documentao:
a) Termo de Doao;
b) Nota Fiscal ou declarao de importao entregue pelo doador.
III Todos os documentos supracitados devem ser atestados.
4 Quanto aos bens de fabricao prpria:
I A fabricao prpria consiste no procedimento para incorporar um bem
patrimonial fabricado na prpria UDESC:
II Para o registro dos bens de fabricao prpria necessria a seguinte
documentao:
a) Processo com solicitao de incorporao de bem permanente devidamente
documentado, contendo as notas fiscais de todos os materiais de consumo
utilizados na fabricao do bem;
b) Nota de execuo de mo de obra, quando houver;
c) Autorizao do Diretor Geral do Centro ou do Reitor.
5 Quanto aos bens de terceiros, convnios e outros:
I Consistem em procedimentos adotados para todo material permanente
ingressado na UDESC atravs de contrato de Cesso de Uso/Depsito, ou
quando o rgo financiador o detentor da propriedade do bem, sendo o mesmo
emprestado UDESC por um tempo determinado.
II Para o registro dos bens de terceiros, convnios e outros necessria a
seguinte documentao:
a) Termo do convnio;
b) Termo de permisso de uso ou termo de depsito.
Art.6 de responsabilidade da Secretaria de Tecnologia de Informao e
Comunicao SETIC e da Coordenadoria de Informtica dos Centros CINF
informar semanalmente Coordenadoria de Patrimnio via e-mail
patrimnio@udesc.br o que segue:
I As retiradas definitivas dos equipamentos de informtica que devem ser
descartados, informando: nmero do patrimnio, tipo de equipamento, local de
origem e responsvel pelo bem.
II As movimentaes de equipamentos retirados para manuteno e que foram
reinstalados em local diferente do originalmente instalado; informando: nmero de
patrimnio, tipo de equipamento e responsvel, para que a Coordenadoria de
Patrimnio processe os respectivos ajustes.
Art. 7 Sobre a baixa de bens, respeitando-se suas particularidades deve-se
considerar:
1 Em relao aos Bens Prprios:
I Aps constatar que o bem no tem mais condies de uso, o Setor
responsvel comunicar ao Setor de Patrimnio do seu Centro ou da Reitoria,
conforme o caso, atravs de formulrio prprio disponvel no site da UDESC
Setor de Patrimnio (ANEXO NICO), solicitando a baixa do mesmo.
II O interessado dever encaminhar os bens ao Setor de Patrimnio, e se
necessrio, solicitar ao Setor de Servios Gerais/ Manuteno a retirada dos
mesmos, que sero acondicionados no depsito de baixas.
III Os bens sero retirados do referido Centro de Custo, por meio de baixa no
Sistema GIM/CIASC, e relacionados no processo de baixa patrimonial a ser

solicitado pelo Setor de Patrimnio junto Secretaria de Estado da


Administrao, e, s aps a autorizao da mesma, os bens podero ser
encaminhados baixa definitiva onde sero retirados definitivamente do Sistema
Patrimonial da UDESC.
2 Em relao aos Bens de Terceiros:
I O Setor ou o servidor responsvel pelos bens inservveis/ excedentes dever
entrar em contato com a instituio financiadora dos equipamentos, solicitando a
baixa patrimonial, onde o mesmo dever providenci-la.
II No momento da retirada dos bens, dever ser comunicado o fato ao Setor de
Patrimnio da UDESC que repassar as informaes ao Setor de Contabilidade
para proceder retirada do Sistema de Patrimnio, dos bens relacionados como
bens de terceiros.
III Em casos de furto, roubo ou extravio dos bens, dever ser juntada a seguinte
documentao:
a) Boletim de Ocorrncia;
b) Autorizao do rgo proprietrio;
c) Concluso do processo de sindicncia;
d) Parecer da Procuradoria Jurdica;
e) Autorizao do processo pelo Reitor ou Diretor de Centro.
IV Em casos de inservveis e ou excedentes poder ser informado atravs de
um documento oficial;
V Em casos de Trmino da Cesso de Uso que consistem em procedimentos
para baixa de bens patrimoniais em que, ao trmino do projeto, a entidade
financiadora ou pessoa fsica no concede a continuidade da utilizao dos bens,
deve-se realizar os seguintes procedimentos:
a) Montar um processo contendo o documento de trmino de permisso de uso;
b) Encaminhar o processo ao Reitor para que a baixa seja autorizada;
c) Informar ao Setor de Patrimnio sobre a autorizao da baixa para que o
mesmo solicite Contabilidade que proceda retirada do Sistema dos bens
relacionados como bens de terceiros.
Art. 8 Sobre a administrao patrimonial de animais, deve-se considerar que:
Pargrafo nico. As unidades detentoras de animais devero comunicar ao
Setor de Patrimnio do Centro todas as ocorrncias, considerando que:
I A aquisio de animais segue as mesmas orientaes referentes a outros
bens, sendo necessria a informao tcnica especializada para obteno dos
dados.
II Os animais para treinamentos, reproduo ou servios especiais existentes
nos Centros da UDESC devero ser cadastrados no Sistema CIASC/GIM Patrimnio Animais, gerando um nmero de cadastro.
III Os animais destinados pesquisa so considerados bens de consumo.
IV Sempre que ocorrer bito dos animais cadastrados obrigatrio encaminhar,
ao Setor de Patrimnio do Centro, uma certido ou declarao do responsvel
tcnico com todas as informaes necessrias para a solicitao de baixa no
Sistema Patrimonial.
Art. 9 Disposies gerais para Administrao Patrimonial:
1 O Setor de Patrimnio dos Centros de Ensino devem possuir as plantas ou

croquis de suas edificaes, fornecidos pela Administrao, devendo sempre ser


informado sobre qualquer alterao efetuada por agentes internos ou externos
que propicie aumento ou diminuio de salas e que represente alterao fsica
com movimentao de bens mveis;
2 Todos os bens adquiridos para determinado setor atravs de convnios e
projetos, devem ser informados ao Setor de Patrimnio, com cpia do Termo de
Convnio ou Contrato, juntamente com a relao dos bens com seus respectivos
valores, ou cpia da Nota fiscal.
3 Cabe ao responsvel pelo setor assinar o Termo de Responsabilidade dos
Bens sob sua guarda, gerado pelo sistema CIASC/GIM, bem como responder por
eventuais divergncias ocorridas posteriormente.
4 Aps o fechamento mensal, todos os Setores de Patrimnio dos Centros de
Ensino devero encaminhar ao Setor de Patrimnio da UDESC, documento
assinado pelo responsvel do Setor e pelo Diretor Administrativo, informando a
regularidade patrimonial, podendo ser utilizado modelo padro ou Ofcio.
5 Ao final de cada exerccio dever ser constituda uma comisso na Reitoria e
em cada Centro de Ensino para levantamento de patrimnio conforme
determinao da Secretaria de Estado de Administrao, de acordo com o
decreto publicado anualmente pelo governador (fechamento anual) e Instruo
Normativa n 002/2009-GAB/UDESC.
6 As Unidades devem possuir um espao mnimo reservado para guarda ou
depsito dos bens disposio e para baixa patrimonial.
7 No caso de mudana de departamento ou setor dentro da prpria UDESC o
pesquisador tem o direito de deslocar os bens por ele adquiridos na forma
descrita no item c3, alnea c, inciso I, 3 do Artigo 5 para o setor ou
laboratrio de transferncia, sendo que tal medida se justifica para que o
pesquisador ao mudar de setor no tenha que solicitar novos equipamentos, ou
mesmo que os equipamentos fiquem obsoletos em setores que no tem demanda
tcnica para manuse-los.
8 O Setor de Patrimnio do Centro de Ensino ou Reitoria, ser comunicado
pelo Setor de Recursos Humanos ou pela Coordenadoria de Recursos Humanos
quando houver exonerao ou aposentadoria de servidor para verificao de
eventuais divergncias na relao de bens sob sua responsabilidade.
9 O Setor de Importao da UDESC comunicar ao Setor de Patrimnio local
no momento de entrega do bem importado ao solicitante, para registro do mesmo.
Art.10 Integram esta Instruo Normativa, a Resoluo n 16/94 TCE, de 21
dezembro de 1994, e a Instruo Normativa da Secretaria de Estado
Administrao INT 001/2002/SEA/DIPA de 05 de Abril de 2002; IN n 002
02/07/2008 e IN n 002 de 27/03/2009 da UDESC, que estabelece normas
administrao de Bens Mveis Permanentes, bem como suas alteraes.

de
da
de
de

Art. 11. Esta Instruo Normativa entra em vigor na data de sua publicao,
ficando revogadas as disposies em contrrio.

Florianpolis, 03 de julho de 2012.


Vinicius Alexandre Perucci
PR-REITOR DE ADMINISTRAO

ANEXO NICO IN 001/2012 PROAD


FORMULRIO MOVIMENTAO INTERNA DE BENS
DE:
ORDEM

PARA:
ESPECIFICAO

N PATRIMNIO

SETOR

MUDANA DE SALA
DE

PARA

SITUAO
CT

IN

SS

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

CT/Conserto

IN/Inservvel

SS/Sada Servio

Obs: Encaminhe para o Patrimnio via Email.

SAIDA EM:

NOME LEGIVEL:

Responsvel:
_______________________________________
Data:
Carimbo
Assinatura