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EL ACTA

Un acta es un documento cuyo propsito es dejar constancia escrita de lo tratado en


una reunin y de los acuerdos alcanzados. La redaccin del acta corre a cargo de una
persona que acta como secretario de la reunin y la firma su presidente.
ESTRUCTURA DEL ACTA
Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, as como
unas frmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los
siguientes:
Un ttulo extenso en el que se precisa la reunin de que se trata y la fecha.
Una introduccin, en la que se hace constar los datos de la reunin. Ejemplo:
En Azua, a las 8 de la noche del da 14 de octubre de 1994, se renen los seores
propietarios que a continuacin se detallan...
El orden del da, que es un breve guin del contenido de la reunin. Ejemplo:
lero. Lectura y aprobacin del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta
directiva.
El desarrollo del orden del da, en el que se expone lo tratado en cada uno de los
apartados del orden del da, con mencin de las personas que participan en cada caso.
Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar, acuerdos, pactos,
etc. El cierre expresa la conclusin con la hora, fecha y el lugar, as como la firma del
presidente y las dems personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin ms
asuntos que tratar, se levanta la sesin a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad
de Barahona... Algunas actas concluyen con otra frmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de
la noche, del da 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedi a cerrar la
sesin ordinaria...
Caractersticas que debe reunir un acta
Un acta deber puede contener los siguientes apartados:
Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunin o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deber figurar el nombre de sta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quines no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunin o junta (el presidente).
Orden del da a tratar. En l se indicarn los puntos a tratar tratando de que stos se relacionen por
orden de tratamiento.
Se indicarn los acuerdos adoptados en la reunin o junta, pero tambin se podrn indicar aquellos
aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deber de indicar el nmero de asistentes con derecho a voto ya que
no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar
pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicar quines son las personas que votan
personalmente o quines delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio de la
autorizacin correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta ltima persona la
encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en
reunin.
Cuando se trata de una junta, se debera celebrar en el domicilio y sede social de la empresa,
debindose indicar en el acta el medio usado para convocar la reunin y la persona que realiz
dicha convocatoria.
Modelos de actas
Es recomendable disponer de un modelo de acta, ste, dependiendo de si es una reunin o una
junta, este modelo deber adaptarse. No obstante, existen tambin libros especiales que recogen
las actas, un ejemplo son los libros donde se renen las actas de las reuniones comunitarias.
Pasemos a ver un modelo de de acta, en l, se han sealado dos tipos de letras, para identificar la
parte genrica del modelo y la parte de texto del ejemplo.

EJEMPLO 1: CONFECCIN DE UN ACTA


En el siguiente ejemplo, hemos expuesto un formato de acta del consejo de Administracin de la
empresa INTERCOM.

UTILIDAD
Dejar por escrito una hechos sucedidos durante una reunin y dar a conocer las decisiones que se
tomaron en esa reunin y dejarlas por escrito.
PARTES D UN ACTA
Las partes de un acta de sesin son: ttulo,introduccin,texto,cierre del acta,firma de los que
aprueban el acta y redaccin del acta de sesin ordinaria.

1.-TTULO
El ttulo del acta de una sesin permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se
encuentran en el libro respectivo.Este ttulo se escribe as:ACTA DE SESIN DEL 27 DE MAYO
DE 2012, o tambin ACTA DE SESIN DEL 27.05.2012.Sin embargo,en los ltimos aos,muchas
instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento,en forma
correlativa anual,con la indicacin de la fecha en la que se llevan a cabo.Por ejemplo:ACTA DE
SESIN N 01-2012 DE FECHA 27.05.2012.En todos los casos subrayado y con letras
maysculas,para que ese ttulo en el libro,ya que el acta de una sesin se redacta en cuanto
termina la redaccin de otra,luego de la firma de los que procedieron a aprobarla.
2.INTRODUCCIN
La introduccin del acta es una frmula de apertura que comprende :lugar,fecha y hora en la que
se leva a cabo la sesin;y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actan de
presiente y de secretario,si los que concurren son muchos,slo se hace una referencia general de
ellos y se adjunta al acta el padrn respectivo,y en su caso ,los comprobantes de haberse
efectuado las publicaciones de convocatorias.
3.TEXTO
Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesin;contienen
todas las intervenciones de los asistentes,sin establecer ninguna distincin entre ellas.Este tipo de
actas resultan extensas y complicadas.Las nuevas disposiciones legales acerca de la redaccin
de las actas de sesiones consideran que stas deben contener solamente la siguiente
informacin;los asuntos tratados en la sesin,la forma y el resultado de las votaciones en cada
caso y los acuerdos adoptados.Adems ,cuando lo solicitaban ,deben contener las constancias
que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesin.Y nada
ms.Concreto y preciso,.Breve.Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se deben
aprobar al trmino de las sesiones.
Por otro lado ,los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente,en
forma anual,y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones administrativas,con verbo
en infinitivo o en forma imperativa,por ejemplo:Acuerdo N 01-2012:Conceder licencia sin goce de
haber al seor..o ACUERNO N 01 2012: Concdase licencia sin goce de haber al seor
Los acuerdos se escriben con letras maysculas y subrayadas,hacindolos resaltar del
conjunto,para su rpida diferenciacin y ubicacin en el libro de actas.No hay que olvidar estos
acuerdos luego se hacen conocer a los interesados pro medio de resoluciones administrativas,con
las firmas del presidente y secretario.
4.-CIERRE DEL ACTA.
Es una frmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesin ha terminado.Seala la
hora en la cual concluye este acto .He aqu un ejemplo: No habiendo ms asuntos que tratar y
siendo las 10 p.m se dio levantada la sesin.
5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA
Segn lo determinen las normas de cada institucin ,las actas una vez aprobadas deben ser
firmadas por todos los asistentes.por slo el presidente y el secretario,o por una comisin elegida
par tal fin.(consulte oportunidad de la aprobacin del actas de sesin en la pgina ,en la pgina
28)
5.-REDACCIN DEL ACTA DE SESIN ORDINARIA
Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aqullas que se realiza,en forma obligatoria,en
cada fecha o perodo fijado en las normas internas de cada institucin,pudiendo ser cada
semana,cada 15 das ,cada mes,o cada 6 meses .La sesin ordinaria toma en cuenta todas las
estaciones o momentos de la sesin que se ha tratado en temas anteriores.

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