You are on page 1of 110

MINISTRIO DA ADMINISTRAO DO TERRITRIO

INSTITUTO DE FORMAO DA ADMINISTRAO LOCAL

MANUAL DE ELABORAO DE
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LUANDA, 2013

FICHA TCNICA

Elaborado por:

Antnio Yuri Augusto e Celso Agria Cachimbombo.

Reviso e acabamento: David Jacinto Jos Kinjica


Propriedade do Instituto de Formao da Administrao Local (IFAL)
Rua do IFAL, s/n Talatona, Belas
Seleco/Compilaodos textos
Montagem, Correco, Edio e Distribuio
IFAL
Execuo Grfica
???????????????????????????????????????????????????????????
endereos, contactos da grfica.
1 edio Luanda,Angola
Tiragem: ??????? exemplares

PREFCIO

A actual direco do IFAL, passou a adoptar uma nova estratgia de formao que
passa dentre outras medidas em ir ao encontro dos formandos nas suas respectivas
provncias, municpios e comunas. Fruto desta estratgia, evidenciou-se a
necessidade de haver manuais que facilitassem o acesso aos conhecimentos, prticas
e experiencias que se pretende transmitir ao servidores da Administrao Local.
Neste contexto, a surgiu ento no seio da direco a ideia inovadora de conceber kits
formativos compostos por Planos de Sesso para os cursos de curta durao, dentre
os quais se insere o actual manual, que foi concebido por pares de formadores com
experincia e bom conhecimento do contedo temtico dos cursos a ministrar. Pelo
que temos a certeza que este instrumento servir plenamente a inteno de facilitar o
processo de ensino-aprendizagem na actividade formao e actualizao tcnicoprofissional do pessoal da administrao Local.

Luanda, aos 24 de Dezembro de 2012

O Director Geral

Ismael Mateus

NDICE
INTRODUO

CAPITULO I NOES SOBRE A ADMINISTRAO PBLICA PARA


COMPREENO DAS TCNICAS ADMINISTRATIVAS .. 10
Sentido Subjectivo (Esttico) e objectivo ou material (dinmico) ..... 12
Princpios gerais de actividade administrativa ... 13
Princpio da supremacia da Constituio e da legalidade... 13
Princpio da prossecuo do interesse pblico .... 14
Princpio da Imparcialidade ... 15
Princpio da Deciso ...... 15
CAPITULO II - ASPECTOS PRTICOS DO PROCEDIMENTO E DA
ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA .. 19
Iniciativa Publica ou oficiosa 19
1. Iniciativa Particulares . 20
2. Marcha do procedimento: ... 21
Fase inicial .. 21
Procedimento de Iniciativa Oficiosa ... 22
Procedimento administrativo de iniciativa do particular ...24
O Requerimento .24
Elementos que devem constar do requerimento . 25
Apresentao do requerimento .. 25
Questes prticas relacionadas aos requerimentos ... 26
Fase da instruo .. 27
Direco e competncia para a instruo . 27
Prova 28
Regras que a administrao pblica deve observar em matria de
provas .. 29
3. Estrutura da Administrao Angolana .. 30
Os servios pblicos Centrais e Locais do Estado.... 30
Servios Executivos Centrais . 30
Estruturas internas das Direes Nacionais .. 30
Estrutura Orgnica da Provncia .. 31
4. Sugestes, para uma boa organizao do trabalho . 32
5. A agenda e a organizao das tarefas , 32
6. Burocracia . 33
7. Ponto essncias de uma administrao para o desenvolvimento da
qualidade . 33
8. Modelo do livro de reclamaes .. 35

UNIDADE III - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

39

1. Elaborao dos documentos .. 40


2. Esttica de um documento . 41
3. Classificao dos documentos . 42
4. Correspondncia, classificao e caracterizao e respectivos exemplos. 43
5. Normas bsicas e alguns princpios para elaborao de correspondncia.43
6. Alguns Conceito ... 43
7. Ofcio e a nota .. 43
8. Circular .. 50
9. Normas genricas param elaborao de requerimentos / exposies ... 50
10. O requerimento (Definio) ... 52
11. Modelos de requerimentos .... 53
12. Carta (Definio) .. 55
13. Constituio de uma carta .. 55
14. O relatrio (definio) .. 55
15. Diviso de um relatrio .. 55
16. Regras bsicas para redigir um relatrio ..... 56
UNIDADE IV - TCNICAS DE ARQUIVO

60

Definio e Tipos de arquivos 60


Enquadramento da Funo de arquivos nas instituies . 61
Como rentabilizar um arquivo 62
Modalidades e funes do arquivo . 62
Fases (idades) dos arquivos ..62
As fichas e ficheiros a sua importncia no arquivo 64
O dossier .. 65
Os mtodos bsicos de arquivamento 66
8.1.1. Mtodo alfabtico .. 67
8.1.2. Mtodo geogrfico .. .70
8.1.3. Mtodos numricos ...... 71
8.1.4. Mtodo por assunto . 73
9. Emprstimo ou Consulta de documentos .. 76
10. Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo ... 77
11. Recursos humanos para o arquivo ..75
12. Anlise, avaliao, seleco e eliminao dos documentos .. 78
13. Regras para guardar ou eliminar documentos . 79
13.1.1.
Critrios que regulam a eliminao de documentos 79
13.1.2.
A conservao dos documentos no arquivo 80
13.1.3.
Precaues na conservao dos documentos .... 80
14. Outras operaes de conservao so desinfeco, limpeza e restaurao
ou reparo . 81
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

UNIDADE V - TICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL


1. Princpios basilares da tica profissional 85
2. mbito, contedo e aplicao da pauta deontolgica dos servios pblicos
87
3. Dos valores essenciais. 88
4. Dos deveres especiais para com a administrao 89
5. Dos deveres para com os rgos de soberania 89
REFERNCIAS BIBLIOGRAFICA/LEGISLATIVA .91
PLANO DE CURSO .... 92
PLANOS DE SESSO . 96

INTRODUO

Este Manual de Elaborao de Documentos Administrativos foi elaborado


pensando, essencialmente, tcnicos e responsveis tem a tarefa de elaborar
e dar tratamento aos documentos oficiais que so na verdade a concretizao
escrita das ideias, planos e estratgias que norteiam a aco administrativa
das instituies e servios pblicos ligados a Administrao Local do Estado.
Pensamos que a sua leitura se revelar til tambm para os responsveis e
tcnicos que laborem na rea empresarial pblica ou privada e lidam com
procedimentos e actividade administrativa pblica. Sem esquecer, no entanto,
que o seu objectivo primordial reforar as competncias do servidor pblico,
para que adquira competncias reais, isto , para que esteja preparando para
os desafios dirios de administrao pblica.
Dentre os objectivos especficos deste manual destaca-se: Proporcionar aos
funcionrios e agentes conhecimentos sobre administrao no geral e da
Administrao Pblica Angolana, em particular, alm de dar a conhecer as
melhores praticas administrativas; Prepara-los para o uso das tcnicas
modernas a microfilmagem e o computador ao servio da administrao
pblica; Ensinar o domnio das tcnicas de tratamento do patrimnio
documental e informativo.

CAPTULO I
NOES SOBRE A ADMINISTRAO PBLICA PARA COMPREENO
DAS TCNICAS ADMINISTRATIVAS

CAPTULO I
NOES SOBRE A ADMINISTRAO PBLICA PARA COMPREENSO
DAS TCNICAS ADMINISTRATIVAS
Resumo:
O presente captulo visa abordar numa perspectiva introdutria os conceitos
elementares da organizao jurdico-administrativa angolana. Isto , a forma
como esto estruturados os rgos, servios e agentes da Administrao do
Estado, bem como os valores que orientam as suas actividades.

Objectivo:
No final da abordagem temtica noes sobre a administrao pblica para
compreenso das tcnicas administrativas cada leitor/ participante estar apto(a)
a:

Compreender a estrutura e funcionamento da Administrao do Estado.


Conhecer os princpios e regras que orientam a actividade dos rgos,
servios e agentes pblicos.
Palavras-chave:
Administrao Pblica, Interesse pblico, procedimentos, rgos, servios,
agentes, organizao, funcionamento.

CAPITULO I NOES SOBRE A ADMINISTRAO PBLICA PARA


COMPREENSO DAS TCNICAS ADMINISTRATIVAS

Para melhor compreenso das tcnicas administrativas, o funcionrio da


Administrao Municipal e Comunal (ou de qualquer outro organismo) tem a
necessidade de compreender a estrutura de Administrao Pblica, pois as
Tcnicas Administrativas so um dos instrumentos que a Administrao
Pblica se serve para satisfazer as necessidades da populao, de bem-estar
social, sade, educao, habitao, segurana e ordem pblica.
A Administrao Pblica um conjunto de rgo, servios e agentes que de
forma regular e contnua garantem a satisfao de necessidades colectivas de
segurana, cultura e bem-estar social 1 Nesta perspectiva, a Administrao
Pblica pode significar por um lado, uma organizao e por outro, a actividade
que levada a cabo por esta Organizao.
A nvel central1 , a Administrao Pblica engloba o Chefe do Executivo
(Presidente da Repblica), os Ministros de Estado, Ministros, Secretrios de
Estado,

Vice-Ministros,

Ministrios,

Secretrios

de

Estado,

Direces

Nacionais, Departamentos Nacionais, funcionrios e agentes administrativos de


diversas categorias desde os tcnicos superiores aos auxiliares de limpeza.
Assim Administrao Pblica a nvel local1, engloba: (i) o Governador
Provincial, Vice-Governador,

Governo

Provincial, Direces

Provinciais,

Departamentos Provinciais e respectivos responsveis e Seces Provinciais e


seus responsveis, bem como os funcionrios e agentes administrativos de
diversas categorias, desde os tcnicos superiores at os auxiliares de limpeza;
(ii) Administrador Municipal, Administrador Municipal-Adjunto, Administrao

1.

A constituio de 2010 veio alterar a forma de organizao do poder polticoconstitucional (regime poltico-constitucional), deixando
de ser de regime sem ipresidencial para presidencialista. Portanto, o Governo deixou de ser um rgo colegial e
passou a ser personificado no Presidente da Repblica que ento o titular do Poder
Executivo do Estado. Consequentemente, os membros do Governo ( Ministros,
Governadores, Secret rios de Estado, A dministradores) passaram exercer poderes
apenas por delegao de competncias e/ou em representao do Chefe do Poder
Executivo.

10

Municipal, Repartio Municipal e seu responsvel, Seco Municipal e seu


responsvel e funcionrios e agentes administrativos de diversas categorias
desde os tcnicos superiores at os auxiliares de limpeza, e; (iii) Administrador
Comunal, Administrador Comunal-Adjunto, Administrao Comunal, Seco
Comunal e seu responsvel e funcionrios e agentes administrativos de
diversas categorias desde os tcnicos superiores aos auxiliares de limpeza.
Assim sendo, o trabalho realizado nas Administraes Municipais e Comunais
envolve a direco e a utilizao dos recursos necessrios (Humanos,
Materiais e Financeiros) para atingir objectivos especficos; incluindo as
seguintes funes levadas a cabo pelas Administraes que so planeamento,
organizao, liderana e controlo que visam satisfazer mltiplas necessidades,
das quais citamos algumas que julgamos ser as mais essenciais por serem as
inerentes a prpria vida em sociedade, conforme se segue:
A necessidade de proteco das pessoas e bens contra incndios ou
inundaes, que satisfeita pelos servios de bombeiros, por isso, sempre que
h incndio de grande amplitude, recorre-se aos servios de bombeiros e no a
pessoas singulares.

Exemplificando:
As inundaes do Dondo (Kwanza Norte) em Maro de 2005, graas aos
bombeiros minimiza-se a situao.
As salvaes de navios e embarcaes, ou de indivduos em aflio no mar,
que assegurada pelos servios de socorro a nufragos.
A segurana e proteco dos cidados contra os perturbadores da ordem e da
tranquilidade pblica, que garantida pelos servios de polcia;
A construo e manuteno de pontes e viadutos, das estradas, dos portos e
aeroportos nacionais, que so garantidos pelos servios de obras pblicas;
Nos principais centros urbanos, a remoo do lixo e outros detritos
assegurada pelos servios de saneamento bsico.
A rede de esgotos e canalizao pelos servios correspondentes;
As grandes necessidades de carcter cultural.

11

Ai so tambm, em grande parte asseguradas por servios que a colectividade


cria e sustenta para benefcio da populao: museus e bibliotecas, escolas e
universidades, laboratrios e centros de investigao, centros de sade e
infantrios, asilos, Institutos de assistncia, etc.

Nesta ordem de ideia a Administrao Pblica pode ser vista em dois sentidos
que so objectivo (material) e subjectivo.

No sentido objectivo ou material (dinmico) em que a administrao


pblica aparece entendida, de acordo com os critrios materiais, como uma
actividade. Isto , a actividade administrativa.
Assim Administrar , em geral tomar decises e efectuar operaes com vista a
satisfao regular de determinadas necessidades, obtendo para o efeito os
recursos adequados e utilizando as formas mais convenientes. E complica por
excesso de burocracia.
Nesta senda Administrao pblica em sentido objectivo ou materia l:
O conjunto de decises e operaes mediante as quais o Estado e outras
entidades pblicas procuram (actividade tpica dos servios pblicos
Direces Nacionais e funcionrios pblicos), dentro das orientaes gerais
traadas pela poltica, coordenao e orientao, para a satisfao regular das
trs necessidades colectivas, excepto a justia que cabe aos Tribunais e ao
Ministrio Publico (PGR), obtendo e empregando racionalmente os recursos
adequados para esse efeito.

Exemplificando:
As decises que o Administrador Municipal toma para construo de uma
escola ou um postamos de sade, para conceder terrenos para fins agrrios ou
para construo de uma habitao unifamiliar ou ainda para autorizar a
execuo de uma obra particular de construo, remodelao ou reabilitao.

No sentido Subjectivo (Esttico) - a Administrao pblica , de acordo com


o critrio orgnico, o conjunto de servios e entidades encarregadas de levar a
cabo a actividade administrativa, administrao pblica aqui surge como
12

sinnimo de organizao
Departamentos.

administrativo,

isto

com

estrutura,

com

Neste sentido estamos a falar das Instituies que fazem parte da


Administrao Pblica como: os Ministrios, os seus Departamentos, e
Servios como o caso do Ministrio da Administrao do Territrio e os seus
Departamentos e Servios.

PRINCPIOS GERAIS DE ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

Para melhor compreenso das tcnicas administrativas, o funcionrio da


Administrao Municipal e Comunal tem a necessidade de apreender que
existem ideias bases ou basilares, que norteiam toda a actividade da
administrao pblica com vista a prossecuo do interesse pblico. Estas
ideias so os princpios gerais da actuao administrativa durante a aplicao
das tcnicas administrativas.
Os princpios gerais que regem a actividade administrativa esto consagrados
numa primeira escala na Constituio da Repblica de Angola (CRA). O artigo
198. estabelece que a administrao pblica prossegue, nos termos da
Constituio e da Lei, o interesse pblico, devendo, no exerccio da sua
actividade, reger-se pelos princpios da igualdade, lega lidade, justia,
proporcionalidade, imparcialidade, responsabilizao, probidade administrativa
e respeito pelo patrimnio pblico. A prossecuo do interesse pblico deve
respeitar os direitos e interesses legalmente protegidos dos particulares.

Eis de seguida a descrio sumria do contedo destes princpios da


actividade administrativa.

Princpio da supremacia da Constituio e da legalidade

A administrao pblica tem na Constituio e na Lei, o fundamento, limite e


critrio da sua actuao. Segundo o artigo 6. da CRA, Constituio a Lei
suprema da Repblica de Angola, a qual o Estado est subordinado. O Estado
13

funda-se na legalidade, devendo respeitar e fazer respeitar as leis. As leis, os


tratados e os demais actos do Estado, dos rgos do poder local e dos entes
pblicos em geral s so vlidos se forem conformes Constituio. Por sua
vez, os artigos 3. das Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa
(NPAA) disciplinada pelo Decreto-Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro (NPAA) e
4. da Lei da Probidade Pblica ( Lei n 3/10, de 29 de Maro) estabelecem que
na sua actuao, os funcionrios, agentes e os rgos da administrao
pblica.devem observar estritamente a Constituio, a Lei e o direito nos limites
e com os fins para que lhe forem conferidos poderes.
Assim, o princpio da supremacia da Constituio e da legalidade obrigam que
a conduta dos funcionrios pblicos, agentes e rgos administrativos respeite
a Constituio, os tratados internacionais ratificados pelo nosso pas, a Lei, o
decreto legislativo presidencial, decreto presidencial, despacho presidencial,
resolues, decretos executivos, despachos, posturas, entre outros actos.
Exemplo:
No pode um funcionrio de uma Administrao, que cometeu uma
infraco ser punido, sem lhe ser instaurado um processo disciplinar.
Uma vez que neste caso a sano nula por no observncia da Lei.
Nota: Legalidade significa conformidade com a Lei ou com o que a ela
prescreve.
Princpio da prossecuo do interesse pblico

Este princpio impe aos funcionrios pblicos, rgos e aos agentes


administrativos o dever de prosseguir o interesse pblico, pois apenas este
constitui o fim da actuao administrativa. Na prossecuo do interesse
pblico, a actuao dos funcionrios pblicos, rgos e agentes administrativos
est limitada pelos direitos e interesses dos cidados. Este o sentido que
pode ser extrado dos artigos 198./2 da CRA, 4. das NPAA e 9. da Lei da
Probidade.
14

Princpio da Imparcialidade

Nos termos do artigo 8. da Lei de Probidade Pblica, o agente pblico deve


tratar de forma imparcial os cidados com os quais entra em relao, devendo
merecer o mesmo tratamento no atendimento, no encaminhamento e na
resoluo das suas pretenses ou interesses legtimos, observando, sempre,
com justeza, ponderao e respeito o princpio da igualdade jurdica de todos
os cidados perante a Constituio e a Lei. O princpio da imparcialidade,
nestes termos, constitui uma consequncia do princpio da igualdade.

De acordo com este princpio, os funcionrios pblicos, rgos e agentes


administrativos devem ser isentos, no deixar-se influenciar, favorecendo ou
prejudicando por razes pessoais ou polticas. Ou seja, os funcionrios
pblicos, rgos e agentes administrativos devem tratar os cidados que se
relacionem com a administrao pblica de forma imparcial.

O princpio da imparcialidade est tambm consagrado nos artigos 198./1 da


CRA e 6 e 19. a 26 dasNPAA. Os artigos 19. a 26 estabelecem as
garantias da imparcialidade que de seguida vamos sumariamente descrever.
Princpio da Deciso
Nos termos do artigo 6. das NPAA os rgos da administrao devero
pronunciar-se sobre todos os assuntos apresentados pelos cidados, este
princpio impe aos rgos administrativos a obrigao de decidir quer
positivamente ou negativamente.

15

ACTIVIDADES PEDAGGICAS:

Em cinco (5) linhas, estabelea a diferena entre:

1. Administrao Pblica no sentido esttico ou orgnico da Administrao


Pblica no sentido dinmico ou funcional.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Princpio da supremacia da Constituio e da Legalidade do principio do
interesse pblico.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Responda sucintamente a seguinte questes:

a) Como esto hierarquicamente organizados os rgos e servios da


Administrao do Estado?
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________ ____
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________ ____

16

CAPTULO II
ASPECTOS PRTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE
ADMINISTRATIVA

17

CAPTULO II
ASPECTOS PRTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE
ADMINISTRATIVA

Resumo:
O presente captulo visa abordar os aspectos tcnico-prticos do procedimento
administrativo; apresenta tambm as normas e formalismos legais que regulam
os processos de preparao e tomada de deciso pela administrao. Far-se-
igualmente, uma abordagem completa das fases, formas, tipos, elementos,
prazos, etc.. que obedecem os processos administrativos conforme as Normas
do Procedimento e da Actividade Administrativa (NPAA) disciplinada pelo
Decreto-Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro.
Objectivo:

No final da abordagem temtica aspectos prticos do procedimento e da


actividade administrativa cada leitor/ participante estar apto(a) a:

Identificar as fases, formas, tipos, elementos, prazos, etc.. que


obedecem os processos administrativos conforme as Normas do
Procedimento e da Actividade Administrativa

Conhecer

na

prtica

regime

jurdico

da

actividade

administrativa.
Palavras-chave:
Procedimento, Actividade Administrativa, requerimento, iniciativa processual,
servios centrais, servios locais.

18

CAPITULO II - ASPECTOS PRTICOS DO PROCEDIMENTO E DA


ACTIVIDADE ADMINISTRATIVA

Para que a deciso do Administrador Municipal seja correctamente tomada a


Administrao Municipal tem que seguir os trmites que a Lei estabelece, os
funcionrios da Administrao Municipal tm que emitir pareceres, prestar
informaes, realizar estudos, vistorias, entre outros actos preparatrios. Todos
estes actos dos funcionrios e os trmites a seguir at deciso do
Administrador Municipal podemos chamar de procedimento administrativo. Ou
seja, no mbito da actividade administrativa onde localizamos o procedimento
administrativo.
Assim podemos afirmar que o procedimento administrativo um meio ou
instrumento de que os rgos, agentes e servios administrativos se servem
para o exerccio correcto da actividade administrativa.
Assim nos termos do artigo 1. das Normas do Procedimento e da Actividade
Administrativa (NPAA), podemos definir o procedimento Administrativo como
uma sucesso ordenada de actos e formalidades com vista a formao da
vontade dos rgos da administrao pblica.
Podendo ser de iniciativa pblica ou de iniciativa particular.
Iniciativa Publica ou oficiosa
Nestes casos
procedimento

Administrao

toma

a iniciativa

de

desencadear

Exemplificando:
O procedimento destinado a realizao de uma obra pblica, a abertura de um
concurso pblico para preencher lugares vagos nos quadros do funcionalismo
pblico, a realizao em hasta pblica para a venda de bens do patrimnio do
Estado ou de uma Administrao local, a instaurao de processos
disciplinares, etc.

19

1. Iniciativa Particular
Acontece quando o procedimento desencadeado por iniciativa dos
particulares.
Exemplificando:
Os procedimentos instaurados mediante requerimento de um particular para
obter uma autorizao, uma licena, uma pe nso, um subsdio, etc.
Na generalidade no procedimento administrativo deve-se ter-se em conta: O
dever de celeridade, o Prazo para sua concluso, e a prtica do prprio acto
administrativo.
Assim os rgos das administraes Municipais e Comunais devem
providenciar pelo rpido e eficaz andame nto do procedimento, recusando o que
for impertinente ou dilatrio e promovendo o que for necessrio ao seguimento
e a justa e oportuna deciso bem como ter em ateno o prazo geral para a
concluso do procedimento que deve ser no prazo de 2 meses (60) de acordo,
com o que vem plasmado no art. 31. e 32 das NPPA.
Exemplificando:
Sempre que um Muncipe de entrada d um requerimento a numa
Administrao Municipal ou Comunal com o objectivo de requerer uma licena
de obras, ou a requerer uma licena de demolio, devem estes rgos ser
rpido a decidir contribuindo assim para uma maior eficcia e observando o
prazo previsto na Lei para a concluso do prprio procedimento afastando
assim a velha imagem de Burocrtica que foi tendo com o andar do tempo.
Nota: Prazo - perodo de tempo atravs do qual devesse praticar um acto,
assim considera-se acto administrativos as seguintes actividades:

Licenciamento de obras particulares;


Alvars de loteamento;
Autorizao de investimento privado;
Autorizao para laborao contnua;
Autorizao para trabalhos por turnos;
Acumulao de funes pblicas e privadas.

20

Marcha do procedimento:
O procedimento tendente a prtica de um acto administrativo deve observar um
conjunto de fases, que variam de autor para autor. Quanto a ns, as fases do
procedimento decisrio do 1 grau, luz do direito angolano so,
nomeadamente:
O procedimento tendente a prtica de um acto administrativo deve observar os
seguintes passos para a tomada de uma deciso administrativa ou acto
administrativo. Sendo assim o procedimento administrativo neste caso, pode
observar o conjunto das fases que a seguir enumeramos:

a) Fase inicial;
b) Fase da instruo;
c) Fase da audincia dos interessados;
d) Fase da deciso;
e) Fase complementar.

Fase inicial
a fase em que se d o incio do procedimento administrativo. Para o efeito, o
procedimento administrativo pode ser desencadeado quer por iniciativa da
administrao pblica (procedimento de iniciativa oficiosa) quer por iniciativa
dos interessados (art. 29. das NPAA).

Procedimento de Iniciativa Oficiosa

O procedimento administrativo de iniciativa oficiosa tambm chamado de


procedimento administrativo da iniciativa da administrao pblica. Ou seja,
neste tipo de procedimento administrativo, a Administrao Municipal de
Belas, por exemplo, que toma a iniciativa de desencadear o procedimento
administrativo. Estamos perante casos de gnero quando, por exemplo, o
Administrador Municipal de Belas atravs de um despacho manda procede o
21

desconto ao salrio do Funcionrio por este ter faltado, reiteradamente ou


ainda quando a Administrao Municipal de Belas instaura um processo de
transgresso administrativa. 2

Quando o procedimento administrativo de iniciativa oficiosa e a administrao


pblica tenha tomado tal iniciativa, a administrao pblica fica obrigada de
comunicar tal iniciativa aos interessados, ou seja, s pessoas cujos direitos ou
interesses possam por eles ser atingidos (n. 1 do artigo 30. da NPAA). Essa
comunicao deve conter os seguintes elementos (n. 3 do artigo 30. da
NPAA):
a) A entidade que tomou tal iniciativa. Por exemplo, o Administrador
Municipal de Samba que mandou instaurar um processo disciplinar ou o
Administrador Comunal do que mandou instaurar um processo de
transgresso administrativa;
b) A data em que o procedimento administrativo teve incio;
c) O servio onde o procedimento corre. Por exemplo, Seco Municipal de
Recursos Humanos da Secretaria da Administrao Municipal da Samba
onde corre o processo disciplinar ou Seco de Organizao, Servios
Comunitrios e Fiscalizao da Administrao Comunal do Benfica onde
corre o processo de transgresso administrativa;
a) O assunto a que respeita. Por exemplo, a instaurao do processo
disciplinar com o fundamento de uma eventual violao do dever de
assiduidade por parte do funcionrio da Administrao Municipal de
Belas ou a instaurao do processo de transgresso administrativa com
o fundamento de que a conduta do administrado pode eventualmente
perturbar a sade pblica, o ambiente, a ordem ou tranquilidade pblica.

Contudo, deixa de haver lugar da comunicao determinada nos termos do n.


1 do artigo 30. da NPAA, nos casos em que (n. 2 do artigo 30. da NPAA):
2.

Embora que o proc esso disciplinar e o processo de transgresso administrativa sejam


procedimentos administrativos especiais, estes proc edimentos constituem os exemplos
mais adequados de procedimentos administrativos de iniciativa da administrao pblica
que apraz apresentar.

22

a) A Lei a dispense; ou
b) A comunicao possa prejudicar a natureza secreta ou confidencial da
matria, como tal classificada pela Lei ou a oportuna adopo das
providncias visadas pelo procedimento.

Assim, pode se afirmar que nos casos em que o procedimento administrativo


seja da iniciativa da administrao pblica, o dever de comunicar imposto
administrao pblica constitui a regra. A dispensa deste dever de comunicar
constitui uma excepo, s podendo existir a dispensa do dever de comunicar
nos casos estritamente previstos na Lei.

23

PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO DE INICIATIVA DO PARTICULAR

O procedimento administrativo da iniciativa do particulares quando uma


pessoa solicita administrao pblica o gozo de frias, o gozo de uma licena
ilimitada, uma licena ambiental, uma licena de construo, uma licena de
vedao, a concesso de uma parcela de terreno, um alvar comercial, etc. A
hiptese prtica descrita no inicio desta unidade temtica pode ser apontada
como sendo um dos exemplos de procedimento administrativo de iniciativa do
particular. Neste procedimento, Antnio, na qualidade de funcionrio da
Administrao Municipal da Samba solicita ao Administrador Municipal da
Samba a autorizao para o gozo das suas frias.

O REQUERIMENTO

Assim, podemos afirmar que o requerimento a forma pela qual uma pessoa
se dirigir administrao pblica, solicitando um benefcio. Este benefcio se
traduz na satisfao de um interesse. Por exemplo, o gozo de frias, a
concesso de uma licena de construo, de um alvar comercial, de uma
parcela de terra ou uma licena de vedao de um terreno.
Nota: o requerimento um documento escrito, segundo certas normas;
solicitao; pedido. Estes so os vrios sentidos que o termo requerimento
pode apresentar. Todos eles tm interesse para efeitos do procedimento do
administrado, sendo que segundo o melhor que se enquadra para os fins
definidos neste subtema.
O requerimento deve, em regra, ser feito por escrito (artigo 45./1 das NPAA).
Contudo, em casos especiais a Lei admite que o requerimento seja formulado
na forma oral, ou seja, verbalmente. Nos casos de formulao oral dos
requerimentos, o servio pblico que o receba deve pass-los a escrito.
Os requerimentos escritos devem ser apresentados em folhas de papel
normalizadas, brancas ou de cores plidas, de formato A4.
24

Elementos que devem constar do requerimento :

1. A indicao do rgo administrativo a que se dirige. Por exemplo:


Administrao Municipal da Samba, Administrador Municipal do Kilamba
Kiaxe, Governo Provincial de Luanda ou Governador Provincial de
Luanda;
2. A indicao do requerente, com meno do nome, estado, profisso e
residncia. Alm destes elementos, para facilitar a localizao do
interessado importante que o requerimento faa tambm a meno do
nmero do telemvel ou telefone, correio electrnico, cdigo postal,
entre outros. Por exemplo: Manuel Antnio, solteiro, funcionrio pblico,
residente na Rua Castanheira Neves, N. 13B, Bairro Popular, telemvel
n. 927336578, email Mantnio@live.com.pt.
3. A exposio dos factos em que se baseia os pedidos. Se for possvel,
pode-se tambm expor os fundamentos de direito. Ou seja o requerente
deve descrever as razes que o motivam a formular a solicitao.
4. A clara e precisa indicao daquilo que se pede ou se solicita. Por
exemplo,

pode

se

usar

os

seguintes

dizeres:

vem

muito

respeitosamente requerer a concesso de um direito de superfcie, de


um alvar comercial ou requerer a autorizao do gozo de frias. Nos
termos do n. 2 do artigo 45. das NPAA, em cada requerimento deve,
em regra, ser formulado apenas um pedido ou solicitao.
5. A data e a assinatura do requerente, ou, se no souber ou no poder
assinar, a de outra pessoa em vez dele (assinatura a rogo).

Apresentao do requerimento (artigo 46. da NPAA)

a) Devem ser apresentados nos servios dos rgos aos quais so


dirigidos;

25

b) Podem ser apresentados nos servios locais desconcentrados os


requerimentos dirigidos aos rgos centrais, quando os interessados
residam na rea de competncia daqueles;
c) Os requerimentos dirigidos aos rgos que no disponham de servios
na rea da residncia dos interessados, podem ser apresentados na
Secretaria do Governo da respectiva Provncia;
d) Os requerimentos apresentados nos termos acima citados devero ser
remetidos aos rgos competentes;
e) Os requerimentos sero sempre objecto de registo, o qual dever
mencionar o respectivo nmero de ordem, a data, o objecto do
requerimento, o nmero de documento juntos e o nome do requerente;
f) Os interessados podem exigir recibo da entrega dos requerimentos
apresentados;
g) O recibo pode consistir em averbamento no duplicado ou na fotocpia
do requerimento que para o efeito o requerente apresente.
Questes prticas relacionadas aos requerimentos

O que sucede aos requerimentos que apresentem deficincia?

a) Os requerimentos cujo autor no seja neles identificado ou cujo pedido


se no perceba, de todo em todo, so desde logo rejeitados.
b) Ressalvados esses casos mais graves, se os requerimentos no
satisfazerem alguma ou algumas das condies acima referidas, os
servios que os receberem devem convidar os requerentes a corrigir as
deficincias verificadas.
c) Mas, se se tratar de pequenas irregularidades ou de imperfeio na
expresso dos pedidos, os prprios servios devem, por sua iniciativa,
emendar tais falhas ligeiras.
Se o requerimento apresentado, dentro do prazo, mas a rgo a quem
for dirigido incompetente?
26

a) Tratando-se de rgo do mesmo Ministrio, Governo Provincial,


Administrao Municipal ou da mesma pessoa colectiva pblica, o
requerimento enviado ao rgo competente pelos prprios servios,
disso se notificando o particular;
b) E, no caso de o rgo competente pertencer a outro Ministrio ou
pessoa colectiva, o requerimento devolvido ao particular, com
indicao da entidade a quem o deve apresentar

Despacho inicial

Uma vez recebido e devidamente registado, sobre o requerimento pode recair


um dos seguintes despachos iniciais:
a) Aceitao;
b) Indeferimento liminar;
c) Aperfeioamento.

Fase da instruo

Nesta fase do procedimento administrativo so preparados um conjunto de


elementos de prova que vo fundamentar a deciso, habilitando, desta forma, a
tomada da deciso final. Podemos tambm afirmar que esta constitui a fasede
preparao da deciso a tomar. A preparao da deciso consiste na prova
dos factos e no estudo das questes de direito relevantes para o contedo
dela.O conjunto destas diligncias se chama a instruo do procedimento.
Direco e competncia para a instruo (artigo 51. das NPAA)

Sem prejuzo do disposto nos diplomas orgnicos dos servios ou nas normas
legais especiais, a direco da instruo e a respectiva instruo cabe ao
rgo competente para a deciso.
27

Mas, o rgo competente para deciso pode delegar a direco e instruo do


procedimento em subordinado seu, ou ainda, encarregar este de certas
diligncias concretas como acontece na hiptese prtica descrita no incio
desta unidade, na qual o Administrador Municipal da Samba proferiu um
despacho liminar ordenando a remessa do requerimento do Sr. Antnio
Seco Municipal de Recursos Humanos junto da Secretaria da Administrao
Municipal para a instruo do processo e audincia do interessado.

Prova

A quem cabe fazer a prova? Aos interessados cabe fazer a prova (ou requerer
as respectivas diligncias) dos factos que tenha alegado.

Independentemente disso, porm, o instrutor do procedimento deve procurar


averiguar todos

os

factos

de

interesse

para

uma

correcta

deciso

administrativa. Por isso que se afirma que esta fase dominada pelo
princpio do inquisitrio. Ou seja, de acordo com este princpio compete a
administrao pblica toda a aco tendente a fundamentao da sua deciso
e consequentemente, habilitar a uma correcta deciso administrativa. Esta
aco vai deste a recolha de provas at a apreciao das provas apresentadas
e recolhidas, bem como a realizao de demais diligncias que se acharem
necessrias.

Que meios de prova podem ser utilizados para fundamentar a deciso? Podem
ser utilizados todos meios de prova admitidos em direito, nomeadamente,
inspeces,

inquritos,

exames,

vistorias,

avaliaes,

audincia

de

testemunhas e, principalmente, provas documentais.

28

Regras que a administrao pblica deve observar em matria de provas:

a) Dever de averiguao dos factos por parte da administrao pblica;


b) Admisso ampla de meios probatrios;
c) Livre apreciao da prova;
d) Desnecessidade de prova ou alegao de factos pblicos ou notrios ou
dos que o rgo instrutor, por fora do exerccio de funes, tenha
conhecimento;
nus da prova a cargo dos interessados relativamente a factos que
algum tenha conhecimento, sem prejuzo do dever geral de
averiguao a cargo da Administrao Pblica.

29

3.ESTRUTURA DA ADMINISTRAO ANGOLANA

Os servios pblicos Centrais e Locais do Estado


Assim so considerados servios pblicos, as estruturas administrativas
criadas no seio dos ministrios e Institutos pblicos com o fim de prosseguir as
atribuies destes, sob direco dos respectivos rgos.

A organizao dos ministrios resume -se em:


a) Servios de apoio Consultivo (Conselho Superior ou Conselho
Consultivo e Conselho de Direco);
b) Servios de apoio tcnicos (Gabinete Jurdico; Secretaria
Geral; Gabinete de Estudos; Planeamento e Estatstica;
c) Servios de Apoio Instrumental (Gabinete do Ministro, do ViceMinistro,
do
Intercmbio
Internacional,
centro
de
Documentao e informao).

Servios Executivos Centrais:

So os que tm sob sua responsabilidade a execuo das atribuies


fundamentais e especificas dos ministrios, e nesta categoria encontramos:
1. A Direco Nacional que a unidade principal na categoria dos
servios executivos dos Ministrios, porque engloba servios
especializados aos quais so incumbidas funes de concepo,
direco, controlo execuo de medidas de polticas para o
respectivo sector.

Estruturas internas das Direces Nacionais


a) Direces Provinciais;
b) Departamentos;
c) Seces.

30

2. Em caso de complexidade e exigncias funcionais elas estruturarse-o em:


a)Departamentos;
b)Reparties e seces.

Os servios executivos locais estruturam-se em:


Ao nvel Provincial em Departamentos e seces;
Ao nvel municipal, em seces;
Ao nvel comunal, tais rgos correspondem a uma extenso dos
servios municipais unidades representativas destes.

Estrutura Orgnica da Provncia

Ela compreende os seguintes servios:


Servios de apoio consultivo como o caso do Conselho da Provncia e
ascultao;
Os Servios de apoio tcnico, sendo que ai encontramos os gabinetes
tcnicos, como o caso Jurdico, Inspeco e fiscalizao, estudo,
planeamento e estatstica Secretaria do governo, apoio s Administraes
Municipais e Comunais.

Os servios de apoio instrumental, que englobam o Gabinete do


Governador, Gabinete dos vice-governadores, e o Centro de documentos e
informao

Servios executivos directos que so aqueles que asseguram a


execuo das atribuies e competncias especficas do Governo da
provncia como o caso das Direces Provinciais e, so dirigida por um
Director provincial, nomeado por despacho do Governador da Provncia,
mediante parecer favorvel dos servios compete ntes do MAT, ouvido o
Ministrio de especialidade segundo os art. 14. 17. do. Decreto 17 e 27
31

Servios executivos indirectos que englobam as delegaes Provinciais


Justia, Interior, Finanas sendo que estas executam as atribuies e
competncias dos rgos centrais de especialidade de que representam na
Provncia so dirigidas por um Delegado provincial, nomeado por despacho
conjunto do MAT e do Ministro do rgo central de especialidade logo, elas
dependem orgnica, administrativa e funcionalmente dos rgos centrais de
especialidade de acordo com o artigo 34. 35. e 36. .do D/n. 17. e 27.
E por ultimo temos os Servios tutelados que so aqueles que
Administrativamente e Financeiramente no dependem de ningum como:
Empresas locais , Institutos pblicos.

Sugestes, para uma boa organizao do trabalho:


Assim para uma boa organizao do trabalho o
funcionrio
Administrao Municipal deve ter em ateno os seguintes pontos

de

uma

a)
b)
c)
d)
e)

No confiar na memria, deve anotar tudo anotar tudo


Analisar as tarefas e atribui-lhes prioridades de execuo
Eliminar o que acessrio
Agrupar as tarefas similares;
Simplificar, mantendo-se crtica na apreciao do seu prprio
trabalho e dos outros;
f) Providenciar o material necessrio para a realizao das tarefas.
Nota. Torne-se alrgico a desperdiar o tempo os minutos contam na
produtividade diria.

A agenda e a organizao das tarefas

Os funcionrios das Administraes municipais e comunais devem fazer da sua


agenda uma das ferramentas mais importantes para um profissional nesta
ptica de organizao do trabalho e gesto do tempo nela dever anotar-se:
1. Nome das pessoas a contactar;
2. A hora e local das reunies, entrevistas etc.;
3. Os assuntos das reunies, n. de telefone;
32

4. Bem como tarefas importantes a serem executadas.

A organizao das tarefass implica:


1. Planificao;
2. Execuo;
3. E um controlo das tarefas, a executar.

Burocracia

Que podemos definir como o excesso de procedimentos, entre os funcionrios


municipais de uma Seco de mais de dois funcionrios q ue concentram todas
as tarefas, e no procuram dar celeridade, e gerando, centralizao da
autoridade quem toma a deciso sempre o superior hierrquico,
conhecendo ou no o problema, fuga ou medo de responsabilidades, a rotina
inflexvel e resistncia as mudanas, o excesso de formalismo, escriturrios e
funcionrios de m vontade, insensibilidade das pessoas, exibio de sinais de
autoridade,
E como soluo necessrio desburocratizar as tarefas Promovendo uma
nova cultura administrativa, eliminando procedimentos desnecessrios, tornar
cordiais as relaes entre administrao e os interessados, agilizar a prestao
de servios, clarificar a teia de legislao j existente.

Pontos essnciais de uma administrao para o desenvolvimento da


qualidade:
Para que uma administrao tenha um desenvolvimento, de qualidade,
necessrio:
1. Eficincia na prestao dos servios;
2. Preveno dos erros e deficincias ao em vez de inspeco;
3. necessrio tambm motivar os funcionrios com incentivos matriais e
elogios;
4. Melhorar continuamente os servios;
33

5. Ter tambm um livro de reclamaes que um instrumento para a


identificao dos servios pblicos designadamente das atitudes dos
funcionrios face aos cidados, ao nvel de atendimento e
encaminhamento, para identificar os tempos de demora nos tempos de
espera, deteno sistemtica de legislao desactualizada ou
inadequada; bem como o eficiente funcionamento dos servios,
provocado pela inadequao das instalaes, a actividade a que se
destina;
6. E por ultimo necessrio que o funcionrio da administrao, municipal
ou comunal faa um planeamento para executar as demais funes
administrativas. Assim deve-se fazer um plano, baseado em provises, a
fim de atingir os objectivos da instituio.
Deve-se ter em conta os seguintes princpios na elaborao de um
plano, que so:
a) Flexibilidade: os planos devem ser adoptados, segundo margens de
tolerncia.
b) Preciso: os planos devem ser o mais exacto possvel evite metas
no exequveis.

c) Reajustamentos: os planos, em si, necessitam ser periodicamente


reajustados.

E para concluir necessrio um atendimento que garanta qualidade, isto, um


atendimento personalizado, que leva com o funcionrio esteja identificado,

34

MODELO DO LIVRO DE RECLAMAES:


N ----------------------Ministrio da----------------------------------------------------------------Organismo-------------------------------------------------------------------Reclamao
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Nome do reclamante-------------------------------------------------------Morada-------------------------------------------------------------------------Cdigo postal -----------------------------------------------------------------

35

ACTIVIDADES PEDAGGICAS:

Hiptese prtica:

Em quinze (15) linhas, elabore um requerimento dirigido ao Exmo. Senhor


Governador a solicitar uma parcela de terreno para edificar a sua
residncia.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Responda sucintamente a seguinte questo:

1. Como est organizado a nvel centra e local a Administrao do Estado


Angolano?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

36

CAPTULO III
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

37

CAPTULO III

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Resumo:
No presente captulo pretende-se ensinar tcnicas de concepo, redao e
apresentao esttica, dos documentos administrativos, alm de dar dicas de
como os tecnocratas da administrao podem aprimorar as suas competncias
neste domnio. Ademais, procura-se tambm distinguir e classificar as
correspondncias.

Objectivo:
No final da abordagem temtica documentos administrativos cada leitor/
participante estar apto a:

Redigir os mais variados documentos administrativos;

Conhecer as dicas e regras de elaborao de documentos


administrativos.

Palavras-chave:
Documento, correspondncia, redaco, oficial, Ofcio, Nota, Modelo, esttica.

38

CAPITULO III - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A redaco
o modo por que se expressa uma pessoa por escrito; a linguagem
burocrtica ou comercial, por exemplo. Logo, o aspecto a forma e o contedo
so parte de um todo indivisvel pela perfeio redaccional, e assim cada
funcionrio de uma administrao municipal, deve usar o seu prprio estilo, e
encarar cada problema inteligentemente, e nesta ordem de ideia o funcionrio
pode melhorar a sua redaco inteligentemente atravs do mtodo da
observao isto sempre a que receber uma carta interessante, bem escrita e
que o impressione, ele deve estud-la, analis-la para melhorar seu estilo e
forma de se expressar, sendo que existem trs etapas importantes para
escrever sobre um assunto, a saber:
a) A aquisio do assunto (sncrise);
b) A organizao do pensamento (anlise) e,
c) O dar forma final oral ou grfica (sntese).

O bom redactor actualiza periodicamente o texto-molde (formulrio).


Isto porque h assuntos que no permitem gastos de tempo e esforo. Sua
uniformidade e frequncia motivaram a criao das frmulas, quase
inteiramente impressas. Nelas encontramos verdadeiros idiomas tcnicos.
Ora, os responsveis administrativos devem cuidar da sua expresso ao redigir
os documentos, para serem compreendidos pelos utilizadores dos mesmos. A
experiencia mostra que tem havido numerosas ordens, que uma vez
transmitidas, so incompreendidas pelos executantes, e at mesmo quando
postas por escrito so mal interpretadas em relao a ideia inicial.

Algumas falhas que se podem registar prendem-se com o seguinte:


a) Os mtodos de construo das frases, longas.
b) A transmisso das mensagens com palavras ambguas e defcieis de
entender sem consultar o dicionrio.

39

Elaborao de documentos:
Os documentos devem ser elaborados em triplicado, dando os seguintes
passos:
a) O original deve ser enviado ao destinatrio;
b) O duplicado para o copiador geral, junto a secretaria da instituio;
c) O triplicado para o processo (dossier) que lhe deu origem.
Nota: normalmente o copiador contm ofcios, notas, circulares etc. Arquivados
na pasta por ordem cronolgica.
Esttica de um documento
Deve-se, para garantir a esttica:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Respeitar as margens laterais;


Respeitar as margens superiores e inferiores;
Respeitar o espao entre linhas;
Evitar borres;
Utilizar tinta e letra legveis;
Pr o ttulo e outros elementos que constituem um documento.

Da assinatura dos documentos:


a) de inteira responsabilidade do chefe do servio que poder delegar ao
adjunto ou outros quadros, com atribuies de chefe.
b) Estando o chefe ausente, o seu substituto assinar os documentos com
a seguinte terminologia:

Na ausncia do__________________________(Administrador Municipal)


O Administrador Municipal Adjunto,
___________________________
Casos h em que o chefe se encontra ocupado e o assunto urgente, e
se for o caso a terminologia ser:
No impedimento do ____________________ (Administrador Comunal)
O Administrador Comunal Adjunto
____________________________

40

Na prtica na nossa administrao a assinatura do substituto do titular


do cargo, vai com a seguinte designao:
O Director / Chefe de em exerccio
______________________________
David Jacinto Kinjica

a) Os documentos no assinados no tm validade, ainda que o nome


venha dactilografado.
b) O contedo que vem aps a assinatura no deve ser considerado, que
muitas vezes acrescentado por pessoas de m-f.

Os documentos, conforme sua caracterizao, forma, contedo, podem


ser classificados segundo o gnero e a natureza do assunto.

1. Quanto ao gnero, podem ser:


Escritos ou textuais (ex. contratos, folhas de pagamento, livros de contas,
requisies diversas, actas, relatrios, regulamentos e outros), audiovisuais,
cartogrficos e fotogrficos.
2. Quanto a natureza do assunto:
Ostensivos ou ordinrios e sigilosos, secretos e ultra/secretos. A classificao
de ostensivos dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a
administrao. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza,
devem ser de conhecimento restrito. Passam a secreto ou ultra/secretos
consoante ao grau de sigilo.
Correspondncia: classificao, caracterizao e respectivos exemplos
toda qualquer forma de comunicao escrita produzida e destinada a
pessoas jurdicas ou fsicas e vice-versa, bem como aquela que se processa
entre rgos e servidores de uma instituio.

41

Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em


externa e interna.
Externa:
Correspondncia trocada entre uma instituio e outra entidade ou pessoas
fsicas, como ofcios, cartas e telegramas.

Interna:
Correspondncia trocada entre rgos de uma mesma instituio. So os
memorandos.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Quanto a natureza do assunto a correspondncia pode ser: secreta,


confidencial, reservada ostensiva ou ordinria.

a) Secreta a que se refere exclusivamente a documentos ou informaes


que exijam absoluto sigilo e cuja divulgao possa comprometer a
segurana do Estado ou as suas relaes internacionais.
b) Confidencial a que diz respeito a informao de carcter pessoal ou a
um assunto cujo conhecimento deve ficar o mais restrito possvel; por
documentos mdicos.
c) Reservada aquela cujo resguardo seja restrito ou transitrio.

Outras formas mais abrangentes de correspondncias:


a) Quanto a natureza do assunto: normal, urgente;
b) Quanto ao carcter ordinrio, reservada, confidencial;
c) Quanto a via transmisso: comum area, telegrfica por rdio por
telex e,
d) Quanto a espcie: Acto normativo (decreto, ordem de servio).

42

A correspondncia tambm pode ser oficial e particular.

Oficial aquela que trata de assunto ou servio ou interesse especfico das


actividades de uma instituio.

Particular a de interesse pessoal de servidores de uma instituio, h que


identifica-la por suas caracterstica externas.

Exemplos de correspondncia oficial:


Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas unidades ou
subunidades.
Ex. companhia flores tropicais
Rua violeta, 213-Luanda
a) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer das
suas subunidades, mesmo contendo em segundo plano
do servidor sem fazer meno ao cargo que exerce:
b) Ao departamento de exportao, companhia de flores
tropicais Dr. Joo Galvo, Rua violenta 213 Luanda

Normas bsicas para a elaborao de correspondncia oficial :


A secretaria ou outro profissional deve usar toda cultura literria que possui
na elaborao da correspondncia, isto , conhecimento profundo da
linguagem e da gramtica.
Actualizao constante do vocabulrio e as normas tais como:
1. Usar clareza conciso, preciso vocabular e a esquematizao do
assunto por assuntos por pargrafos.
Clareza a boa ordem na exposio das ideias.
Preciso o emprego de termos prprios, evitando as dvidas e
hesitaes.
Cuidado com expresses que possam dar margem a perguntas:
43

Como? Onde? Quanto? Quando? D resposta facilitando o receptor.


Exactido evite palavras vagas, compridas difceis, alm da capacidade
do receptor ex.:
Quase todos, ao em vez de todos os 20 candidatos.
Conciso - o uso de termos apenas necessrios evitando repeties.
Delicadeza cuidado com a esttica, factor indispensvel a todo o tipo de
correspondncia.

2. Dizer tudo que se pensa de tal forma que o leitor entenda o texto. Colocarse no lugar do receptor: escrever quase como se fala, usando expresses
naturais, sem o recurso premeditado ao dicionrio;

3. Ter um objectivo em mente e informao suficientes para transmitir;

4. Planear a estrutura da comunicao a ser feita obedecendo a seguinte


ordem:
O cabealho (timbre, ref., e data) o destinatrio; o assunto (ttulo) a mensagem
(desenvolvimento do assunto) a assinatura e outras referncias;

5. No caso de ofcio, nota, requerimento h que observar as margens


(esquerda e direita) e colocar o cabealho do direito da folha;

6. Tratar o assunto com propriedade de tal maneira que o documento tenha


cabea tronco e membros, isto , cabealho, desenvolvimento e concluso;
7. Seleccionar factos e evitar opinies;
8. No caso de resposta a uma carta responder a todas as perguntas feitas
anteriormente pelo destinatrio, bem como referenci-las.

44

Os requerimentos, peties, queixas, recursos de forma geral, todos os papis


dimanados de particulares que devem ser submetidos a despachos sero
escritos, em termos respeitosos e nenhum poder tratar de mais assuntos.
De todos os documentos acima referenciados entregues directamente na
secretria ser passado um recibo, datado no seu prprio duplicado ou
impresso avulso. (vide marcha do procedimento administrativo).
No recibo constar a data provvel do despacho do titular da pasta que ser
dado a conhecer ao solicitante ou expoente no prazo regulamentado de (8
dias) excepto nos casos mais relevantes que requerem mais tempo (60 dias).
Assim a redaco, de tal forma que o leitor entenda o texto logo que acabe a
leitura.

Alguns Conceitos

Ofcio e a nota
Ofcio a comunicao escrita formal usada nas correspondncias oficiais dos
rgos do servio pblico, isto dirigida de uma entidade para outra entidade,
tratando apenas de um assunto. Excelncia, Ministro , Chefe de diviso,
prezado amigo ou outra expresso e o texto sero redigidos na 1. pessoa do
singular o ofcio deve ser assinado pelos respectivos responsveis, (Ministro,
director) ele difere apenas da nota no destinatrio, conforme se faz referncia
atrs (oficio = pessoal. nota = impessoal.
Obs.: at 1983 segue-se o seguinte princpio:
Na correspondncia entre os vrios servios usava -se a nota como meio
corrente.
O ofcio apenas era usado na correspondncia com carcter solene, isto
dirigido a altas entidades ex.: os Governadores Provinciais, Secretrios de
Estado, Ministros.
Dadas as diversas formas de correspondncia entre servios e a dinmica da
prpria administrao como cincia chegou-se a concluso que tanto a nota
como o ofcio tm o mesmo efeito, com a nica diferena de ser o oficio
destinado a pessoa e a nota a instituio.

45

Exemplo de nota:

REPBLICA DE ANGOLA
INSTITUTO DE FORMAO DA ADMINISTRAO LOCAL

De:IFAL
PARA: DEPARTAMENTO DE RH
DO MINISTRIO DA ADMINISTRAO
DO TERROTRIO

Luanda,20/07/2005

NREF.01.01.08/INAP /2005

ASUNTO: Adiamento do Curso de Gesto e Avaliao de Projectos

Em aditamento ao n/ofcio n. 252/01.01.08/INAP/2005, de 31/05/05, vimos


atravs desta informar que por razes de vrias ordens adiada sem dia o
Curso de Gesto e Avaliao de Projectos que estava programado para o dia
21/06/05.
Pedimos desde j as nossas sinceras desculpas pelos transtornos que isto
possa causar.
INSTITUTO DE FORMAO DA ADMINISTRAO LOCAL, em Luanda --------

O DIRECTOR GERAL
ISMAEL MATEUS
46

Distribuio dos elementos do ofcio / nota (correspondncia oficial at


agora em uso):

1. Cabealho ou timbre ex.: insgnia da Repblica;


2. Destinatrio (entidade receptora mas a localidade);
3. N. de expedio (n. de ordem, e as letras ou o n.);
4. A invocao (Excelncia);
5. Introduo (1 Ideia para situar o receptor);
6. Explicao (desenvolvimento ideia);
7. Despedida;
8-Data (situa o assunto no tempo);
9. Nome e cargo /funo;
10. Iniciais.

47

Explicaes de alguns elementos de um ofcio

Vocativo
A invocao (chamamento, ou expresso vocativa) ser feita de maneira
simples,
Senhor;
Senhora;
Senhor Director;
Sr. Delegado Fiscal;
Exmo. Sr. Ministro.
Quando ela sntese de endereo e invocao, faz-se assim:
Senhor professor Fulano de tal;
Director da Escola Tcnica de Comrcio;
Senhor Director Regional de Departamento.

Nas invocaes da redaco oficial no devem constar termos como: prezado


estimado ou caro, aceitveis unicamente na correspondncia social do
administrador ou executivo, isto , naquela de carcter social emitida por
razes do cargo ou funo.
No vocativo gramatical aparece a vrgula, conforme abaixo se indica,
estabelecendoo a relao.
Senhor Director Geral,
Solcito, que futuramente, o demonstrativo de pagamento seja enviado.

48

A introduo
Inicio ou comeos so as primeiras palavras
Sintacticamente ligam-se invocao e introduo.
A alguns exemplos de
correspondncia oficial:

introduo

que

podem

de

ser

um

documento.

adoptados

na

Tenho a honra de informar a V.Exa. que ..


Solicito que envie o expediente anexo
Comunico que o servidor .
Em resposta a consulta deste departamento .
Fomos informados de que a V.Exa. que
Permite me V. Exa. que
Cumpre-nos o dever de comunicar a essa Diviso.

As abreviaturas
A abreviatura a parte da palavra escrita, que indica ou resume a palavra ou
sinais que representem uma ou mais palavras.

Formam-se abreviaes com as seguintes variantes:


a) Com letras iniciais:
D) - Digno, dom (bispo) dona
C/C - conta corrente; com conhecimento
b) Com as primeiras letras:
Art. - artigo
Pag. Pgina
Apart./Ap - apartamento
c) Com as primeiras e as ultimas letras:
Srta. Senhorita
Cia. - Companhia
Cel. Coronel
Dr. Doutor
49

d) Por convenes
% - Por cento
Ss - paragrafo

Circular
toda documentao escrita, reproduzida em varias vias, cpias ou originais
de igual teor, redigida na 1 e 2 ou 3 pessoa conforme os casos e expedida a
diferentes rgos (sob forma de nota = nota - circular) ou entidades sob forma
de ofcio = ofcio circular para avisos, ordens ou instrues. A circular
tambm deve ser assinalada pelos responsveis da instituio.

Normas genricas para elaborao de requerimentos / exposies

Quer para o requerimento, quer para a exposio necessrio observar as


regras de bem redigir. Que so:
a) A margem esquerda aproximadamente 2,5 cm e a margem direita
de 1 cm;
b) O cabealho fica do lado direito da folha do papel de 25 linha
partindo da primeira linha (Exmo. senhor chefe de departamento);
c) Deixa-se um intervalo de uma ou duas linhas, respeitando-se o
pargrafo e introduz se o requerimento e a exposio com a
identificao completa do requerente, isto aquele que faz o pedido
ou requerer. Este deve formular a sua solicitao sempre na 3
pessoa, introduzindo-a da seguinte forma (vide exemplo de
requerimento).

50

EXMO.SENHOR GOVERNADOR
DA PROVINCIA DO ZAIRE
LUANDA
Assunto: BOLSA DE ESTUDO
Nome, solteiro, filho de ----------------------- e de ----------- natural de-------,
residente em --------, titular do B.I.n ----------------emitido aos--------- ;
Pretendendo continuar os seus estudos na Faculdade de Cincias Sociais da
Universidade Lueji Nkonda:

Vem, por este meio, requerer a Vossa Excia., no sentido de custear os estudos
dentro do Programa de Bolsas de Estudo do Governo da Provncia. Uma vez
rfo e de poucas possibilidades financeiras, mas tem obtido altas
classificaes ao longo da sua vida estudantil conforme certificados anexos.
Espera deferimento.
Mbanza Congo, aos 20 de Maro de 2012
Subscreve:

______________________

Obs: os requerimentos podem ser manuscritos (com letra legvel) ou


dactilografados para facilitar a compreenso. E no obrigatrio que seja
em folha de 25 linhas.

51

O requerimento (Definio)
Requerimento o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade
pblica. Por extenso todo o pedido encaminhado, por escrito a uma
autoridade do servio pblico
No se envia requerimentos a empresas comerciais ou grmios desportivos por
exemplo o pedido ou a solicitao neste caso, objecto da carta. Petio e
requerimento so sinnimos, em linhas gerais, porm devemos observar o
seguinte:
Requerimento: solicitao sob o amparo da lei, mesmo que suposto.
Petio pedido sem certeza legal ou sem segurana quanto ao despacho
favorvel.
Quando concorrem duas ou mais pessoas ento teremos:

Abaixo-assinado: requerimento colectivo


Memorial de petio: petio colectiva
O requerimento pode ser formulado em papel.

52

Modelos de requerimentos e respectivos exemplos

Ao
Exmo Senhor Director da Escola
Politcnica de Saurimo
Saurimo
Fulano (a)----------, aluno (a) n --------- regularmente matriculado no II
semestre no curso de Eletricidade nesta escola;
Vem requerer a emisso de uma declaraso de vida escolar relativa
aos I e II semestre do curso, pelo que:
Espera Deferimento
Saurimo, aos -------------------Assinatura do requerente

Se um requerimento precisar ser instruido com documentao, os


papis de prova devero ser mencionados no texto:
------------------- Anexando Carto Escolar e Cpia do B.I., requer a
V.
Exa.,
a
passagem
de
uma
declarao
.

53

Exmo. Senhor Administrador


Municipal da Samba

Luanda

Janurio Antnio, Solteiro de 43 anos de idade, filho de Antnio Francisco e de


Maria Caculo, titular do B.I. n. 000018346KNO10, passado pelo arquivo de
identificao de NDalatando, Kwanza Norte ao 18 de Janeiro de 1999
Necessitando de adquirir uma parcela de terreno no permetro Luanda - Sul
Comuna do Futungo de Belas, Municpio da Samba.
Vem mui respeitosamente requerer ao Exmo. Senhor Administrador do
Municpio se digne autorizar a cedncia da mesma parcela pelo que

Espera Deferimento

Luanda ao 05 de Janeiro de 2013

Atenciosamente:
Janurio Antnio

54

Carta (Definio)
A carta dentro do contexto de correspondncia comunicao escrita utilizada
usualmente entre titulares da funo pblica, seus servidores para questes
pessoais e entre Empresas ou ainda de uma Empresa para um cliente no lugar
de ofcio A sua redaco deve ser coerente e lgica.
Constituio de uma carta
a)
b)
c)
d)
e)

Cabealho (timbre, referncia, data)


Destinatrio
Assunto
Mensagem (saudao, introduo, mensagem prpria e fecho)
Assinatura e outros referenciais

Obs.: uma carta acima de tudo uma srie de impresses que o destinatrio
recebe
Contudo deve ter o cuidado no seguinte:
a) O envelope deve ser de boa qualidade;
b) O endereo deve ser claro e preciso;
c) A Selagem deve ser feita cuidadosamente.
O relatrio (definio)
O relatrio uma exposio do desenvolvimento das actividades de uma
Instituio (rgo pblico ou privado) durante um perodo de tempo em funo
do plano ou programa elaborado inicialmente, sendo esta exposio
acompanhada, se necessrio, de grficos
Finalidades do relatrio.
a) Assegura um relato coerente, global e eficiente de uma investigao, de
um estudo de um trabalho, ou de uma pesquisa e,
b) Fornecer a informao necessria tomada de decises.
Diviso de um relatrio
1 Introduo: nela coloca-se a ideia principal. Porqu, para quem.
2 Corpo ou desenvolvimento explanao do assunto, a forma como a
actividade foi desenvolvida, os sucessos e insucessos (constrangimentos), isto
o preparo para a soluo do problema, para que a situao no volte
acontecer e,
3 Concluso: Apresenta a soluo do problema e ou sugestes.
55

Regras bsicas para redigir um relatrio


1 Definir claramente as razes objectivas;
2 Saiba quem so os leitores pois do conhecimento do relatrio depender o
estilo e a apresentao a dar ao documento; utilize linguagem semelhante a
que usada na correspondncia, isto simples;
3 Tenha a certeza de que a informao real, slida e fundamentada, sem
que a sua redaco tenha no entanto um tom arrogante ou pretensioso;
4 Usar uma disposio grfica que favorea a apresentao, a leitura e a
interpretao, particularmente em relatrios extensos.

56

ACTIVIDADES PEDAGGICAS:

1. Elabore um Ofcio dirigido ao Senhor Ministro da Administrao do


Territrio (numa folha a parte) em que apresenta os problemas que a
sua instituio enfrenta e as suas propostas de solues dos mesmos.
2. Qual a diferena entre uma Nota e um Ofcio?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

3. Elabore um requerimento ao seu superior hierrquico em que solicita


autorizao para frequentar uma formao profissional.
4. Redija um Relatrio que obedea as regras bsicas estudadas, sobre o
que aprendeu capitulo actual estudado (III Capitulo)

57

CAPTULO IV
TCNICAS DE ARQUIVO

58

CAPTULO IV
TCNICAS DE ARQUIVO

Resumo:
O presente captulo visa apresentar as melhores tcnicas de conservao,
armazenamento e localizao de documentos e informaes nos servios
administrativos. Assim como apresentar, o conceito, utilidade, tipologia e
finalidade prtica dos arquivos para as organizaes.
Objectivo:

No final da abordagem temtica tcnicas de arquivo cada leitor/ participante


estar apto a:

Perceber o conceito, a tipologia, utilidade e finalidade dos arquivos


para as instituies;

Dominar as diferentes tcnicas e as fases do arquivamento da


documentao e informao

Palavras-chave:
Arquivo, tcnicas, documentos, informao, ficheiro, localizao.

59

CAPITULO IV - TCNICAS DE ARQUIVO

Conceito de arquivo e suas actividades (introduo) assim o acto de


arquivar implica a recolha, a conservao, a guarda e a localizao rpida dos
documentos da instituio.
Definio de tcnica de arquivo
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos
pelo Governo, organizao ou firma, no decorrer de suas actividades,
arquivados e conservados para assegurar o cuidadoso despacho dos pedidos
dos sectores directivos para tomada de decises.
Tambm se designa arquivo
1- Prdio (edifcio) ou lugar onde se guardam os documentos;
2- Unidade administrativa com conjunto de documentos;
3- Mvel (estante, armrio) destinado a guarda de documentos.
De acordo a natureza do suporte distingue-se: arquivo normal,
especializado e especial.
Arquivo normal aquele que trata dos documentos textuais ou escritos
cujo suporte o papel.

Tipos de arquivos
Arquivo especializado
aquele que tem sob a sua custdia os documentos resultantes da
experiencia humana num campo especfico do saber, independentemente da
forma fsica que apresente. Ex. Arquivos hospitalares ou mdicos, diagnsticos
mdicos); arquivos de engenharia (projectos).

Arquivo especial
Considera-se especial o arquivo audiovisual, sonoro, fotogrfico. Porque tem
sob sua guarda documentos de diferentes tipos de suportes e que por esta
razo merecem tratamento especial no seu armazenamento, registo,
acondicionamento, controlo e conservao.

60

Arquivo Pblico
constitudo pelo conjunto de documentos produzidos e guardados por
instituies governamentais de mbito central, provincial ou municipal em
decorrncia das suas funes especficas, administrativas, judiciais ou
legislativas. Logo, estes detm documentos sob proteco do Estado e tm a
obrigao de (artigo.3. do projecto de lei dos Arquivos Pblicos):

a) Garantir a conservao, o restauro e a valorizao da documentao


e,
b) Promover a coordenao entre os arquivos.

Enquadramento da Funo de arquivos, nas instituies


O arquivo possui, actualmente, importncia capital em todos os ramos de
actividade humana, como memria viva de qualquer instituio, fonte e base de
informaes, deve ser estruturado e bem gerido para poder servir sem
dificuldades, aproveitamento a experincias do passado, evitando a repetio,
e racionalizando o trabalho. Devem ter em conta a seguinte mxima: as
bibliotecas so os mestres mudos e os arquivos os dirigentes ou responsveis
mudos, isto , incontornveis, para qualquer tomada de deciso.

Finalidades e funes do arquivo

A principal tarefa dos arquivos servir a administrao, constituindo-se


consequentemente, em base do conhecimento histrico.

As funes de um arquivo so

1. Recolher os factos (documentos) e selecciona-los para fins


directivos;
2. Registar e classificar os documentos segundo critrios (mtodos);

61

3- Ordenar e arquivar os documentos em condies de segurana e


acessibilidade;
4. Conservar os documentos cuidadosamente de modos a evitar a sua
inutilidade;
5. Permitir o acesso rpido aos documentos mediante critrios tambm
previamente estabelecidos.
No entanto as funes acima referidas so possveis caso o arquivo
disponha do seguinte:
a) Pessoal competente e em nmero suficiente;
b) Instalaes bem localizadas e apetrechadas de estantes e pastas;
c) Mantendo-o sob responsabilidade de um responsvel qualificado.

Como rentabilizar um arquivo

Um arquivo tem acima de tudo de ser proveitoso para uma srie de


utilizadores. Para isso h que respeitar dois princpios importantes:

- s deve ser arquivada a informao efectivamente til, isto , que ainda


pode ser utilizados como meio do trabalho, a de interesse histrico e tem de
ser guardada por imposies legais ou fiscais.
- A informao de ser classificada e ordenada segundo regras bem
definidas as quais devem ser divulgadas a todos os interessados directos.

As 3 fases (idades) dos arquivos face aos estgios da sua evoluo.

1. A - 1. fase dos arquivos correntes (activo/dinmico): trata de documentos


que a administrao precisa com muita frequncia (utilizao quotidiana - valor
primrio). Tais arquivos junto das instituies Pblicas e guardam documentos
em tramitao e ou pendentes, consultados para tomada de deciso.
2. A 2. fase dos arquivos intermedirios, temporrios ou semiactivos - os
constitudos por documentos que j sofreram a tramitao, cujos servios ainda
podem tratar de assuntos idnticos, ou para reformular um problema
62

novamente focalizado. Tais documentos encontra-se numa fase de transio,


porque o seu valor primrio reduzido.
3. Arquivos de 3 idade contm processos que perderam todo o valor de
natureza administrativa e que se conservam em funo do seu valor histrico e
que constituem os meios do passado. Neste arquivos a documentao tem
guarda permanente; dai o nome de arquivos permanentes).

Tipos de arquivos
No que se refere ao tipo de arquivo h dois critrios:
1. Quanto a forma:
- Temos arquivos horizontais ou planos nestes os documentos so
arquivados de forma horizontal uns a seguir aos outros uma vez que ocupa
muito espao.

Arquivos verticais Os documentos apoiam se na sua superfcie mas


pequena como os livros, numa biblioteca.

Arquivos rotativos so aqueles em que os documentos giram volta de um


eixo vertical ou horizontal.

Arquivos suspensos -so aqueles em que os documentos so metidos em


pastas suspensas cartonadas e providas de dispositivos que deslizam numa
ossatura metlica.

Quanto a localizao. H as seguintes solues possveis:

Arquivo centralizado so aqueles em que h um nico sector de toda


documentao da instituio. Uma centralizao rgida no aconselhvel
para instituies de mbito nacional.

63

Arquivos descentralizado que pode ser descentralizado total ou parcial.

Descentralizado total constitudo por pequenas unidades. Apresentam


muitas desvantagens, razo pela qual a sua aplicao deve ser bem analisada.

Descentralizado parcialmente so aqueles em que existe um sistema misto


que se caracteriza pelo seguinte:
- Descentralizao fsica do arquivo;
- Existncia de regras uniformes de arquivo e classificao e,
- Existncia de um servio controlador de todos os processos dispersos, pelo
sector de expediente.
Obs: este sistema apresenta mais vantagens, logo o mais aconselhvel.

As fichas e ficheiros a sua importncia no arquivo


a) Armazenamento da informao
Vrios so os meios que possibilitam o armazenamento da informao
ordenada e a custos mais baixos: as fichas: o arquivo e o dossier.

Ficha um documento sistemtico e esquematizado que posteriormente ser


preenchida. As informaes que contm sero posteriormente classificadas e
consultadas A ficha tem que reunir um certo nmero de qualidades,
nomeadamente no que diz respeito ao formato, durabilidade, redaco
cuidada, etc.

O conjunto de fichas sobre determinado assunto deve ser organizado. Deste


modo temos: o ficheiro de clientes, de funcionrios, de participantes aos
cursos.

64

O ficheiro permite:
A anotao de diversa informao relacionada com determinado tema
(bibliogrfico, clientes, pessoal);
A consulta sistemtica dessa informao;
A comparao dos elementos integrantes noutros ficheiros;
A seleco ou inumerao estatstica da informao;

O Arquivo o meio material que permite recolher, separar, classificar,


armazenar e consultar os documentos que a instituio envia ou recebe do
exterior.

O dossier
Surge quando qualquer responsvel pretende emitir uma posio ou tomar
alguma deciso sobre algum estudo ou sobre determinado assunto. O dossier
agrupa um conjunto de documentos relativos a um determinado tema ou
situao.

65

Actividades dos arquivos correntes o arquivo propriamente dito:


Conforme nos referimos atrs, os arquivos correntes, so constitudos por
documentos em curso ou seja os consultados frequentemente para ver
determinados assuntos, para tomadas de decises. Estes arquivos merecero
maior ateno neste livro pelo facto de ter solicitao constante, isto , o dia-adia dos funcionrios pblicos, responsveis e dirigentes. Logo, o tema a seguir,
tratar dos mtodos de classificao que devem ser entregues nestes arquivos
para que em funo da demanda possam dar resposta a tempo e em qualquer
circunstncia em que se necessita da documentao por parte dos
responsveis e funcionrios em geral.

Os mtodos bsicos de classificao e ou ordenao dos documentos


(Alfabtico, geogrfico, numrico temtico ou assunto).
nesta fase em que os funcionrios ligados a esta actividade devem prestar
maior ateno, porque a tarefa de classificar documentos para o arquivo exige
do classificador conhecimento, no s da administrao a que serve, como
tambm da natureza dos documentos a ser classificados. Cada ramo de
actividade exige um mtodo de classificao adequada as suas finalidades.

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a ser


arquivados e pela estrutura da entidade.

Vamos ver a seguir os mtodos bsicos de classificao ou de ordenao dos


documentos com vista ao seu arquivamento. Qualquer classificao dever
obedecer a critrios de simplicidade; Unidade e perfeio; isto , permitindo a
melhoria constante, sem afectar a estrutura.

Os mtodos bsicos de arquivamento:

12345-

Alfabtico (Nome);
Geogrfico - para cidade, Estado e ou Pas (nome e local);
Numrico Simples - Cronolgico - Dgito terminal;
Assunto - Alfabtico Enciclopdia Dicionrio;
Numrico Dplex Decimal;
66

6- Uni termo ou indexao coordenado; (N atribudo, que traduzido por


Palavras-chaves), Utilizado com frequncia para classificar fotografias.

Quando se trata de planificar a organizao de um arquivo, os elementos


constantes de um documento a considerar so: O nome do remetente, do
destinatrio, ou da pessoa a quem se refere o documento; O local, o Numero, a
data e o assunto. De acordo com o elemento mas importante e mas frequente
procurado, em cada caso, pode-se organizar o ficheiro em:
a)
b)
c)
d)

Ordem alfabtica;
Ordem geogrfica;
- Ordem numrica e
- Ordem de assunto.

Feita a classificao, passemos para o desenvolvimento de alguns mtodos


que julgamos ser os mais importantes e que facilitam a localizao rpida dos
documentos.

a) O mtodo alfabtico

Este o mtodo mais simples desde que o elemento principal a ser


considerado seja o Nome. um mtodo directo porque a pesquisa feita
directamente, no sendo necessrio recorrer se a um ndice auxiliar para se
localizar qualquer documento.

Obs.: O mtodo Alfabtico apresenta muitas vantagens porque rpido,


directo, fcil e barato.

Existem 13 regras de alfabetao, das quais iremos descrever algumas mas


importantes, conforme se segue;

1. Nos nomes de pessoas fsicas, consideram-se o ltimo sobrenome e depois


o prenome.
67

Ex: Joo Barbosa------------Barbosa Joo;


Pedro lvares Cabral---------Cabral, Pedro lvares;
Paulo Santos -----------------Santos Paulo;
Maria Lusa Vasconcelos ------- Vasconcelos, Maria Lusa.

2 Sobrenomes compostos de um substantivo e de um adjectivo ou ligados por


hfen no se separam.
Ex: Camilo Castelo Branco ------- Castelo Branco, Camilo;
Heitor Villa-Lobos------------- Villa-Lobos , Heitor.

3. A mesma regra aplica-se tambm aos sobrenomes com as palavras, Santo


ou So
Ex; Valdemar Santa Rita -------------- Santa Rita, Valdemar;
Carlos So Paulo -------------------------So Paulo, Carlos;

4. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,


Neto, Sobrinho s sero considerados na alfabetao quando servirem de
elemento de distino.
Ex; Jorge de Abreu Sobrinho ----- Abreu Sobrinho, Jorge-3;

Jorge de Abreu Neto --------------Abreu Neto, Jorge-2;

Jorge de Abreu Filho---- --------------Abreu Filho, Jorge-1.

5. Os nomes orientais Japoneses, chineses e rabes so registados como


ls se apresentam
Exemplo: Al Bem. Hur------------Al bem Hur e
Li Yutung-------------- Li Yutang.
68

6 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais


devem ser transcritos como se apresentam, no se considerado, porm, para
fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Estes ficam
entre parnteses aps o nome.

Exemplos:
Assembleia Nacional;
Csar e Filhos Lda;
Fundao Eduardo dos Santos FESA;
TheLibraryofCongress.
Arquivam-se:
Assembleia Nacional;
Fundao Eduardo dos Santos FESA;
Cesar e Filhos Lda;
LibraryofCongress (The).

7 Nos Ttulos de congressos, conferncias, reunies assembleias e


assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero
aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplos;
II Conferencia de Pintura Moderna;
I Congresso do MPLA.

Arquivam-se:

Conferncia de Pintura Moderna (II);


69

Congresso do MPLA (I).


Nota: Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a organizao,
desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissas
necessrias para evitar dvidas futuras, isto , simplificando.
Por exemplo:
Jos da Rocha Fagundes Jnior ----------------Fagundes Jnior Jos;
Jos Flix Alves Menezes ---------------------Menezes Jos Flix Alves.

B) Mtodo geogrfico
O mtodo geogrfico do sistema directo. As buscas so feitas directamente
ao documento. Este mtodo proferido quando o principal elemento a ser
considerado num documento a Procedncia ou o Local. Isto , apresenta
dois elementos, para se localizar um determinado documento. O nome do
correspondente e a sua localizao (Bairro, Comuna, Municpio, Provncia e
ou o Pas) = evitando a confuso originada pelos nomes com a mesma grafica
e pronncia mas, de indivduos diferentes.

As melhores ordenaes geogrficas so:


1. Nome do Pas, cidade e correspondente;
2. Nome da cidade, Pas e correspondente;
Quando se organiza um arq uivo por Provncias, as capitais devem ser
alfabticas em primeiro lugar, por provncia, independentemente da ordem
alfabtica em relao as demais que devero estar dispostas aps as capitais.
No caso concreto, 1. Luanda depois as outras cidades. Por exemplo:

PROVNCIA
Luanda

CIDADE
CORRESPONDENTE
Luanda Almeida, Jos de

Bengo

Caxito Alberto, Joo Manuel

Moxico
Kwanza Sul
Kwanza Norte

Luena Mavunza, Joo


Sumbe Santa Rita, Valdemar
Ndalatando Kianoca, Jos Manuel
70

1. Nome da cidade, Pas e correspondente


Quando o principal elemento de identificao a cidade e no a Provncia,
deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo
destaque para as capitais.

CIDADE

PROVNCIA CORESPONDENTE

Caxito

Bengo Alberto, Joo Manuel

Luena

Moxico Mavunza, Joo

Sumbe
Ndalatando

Kwanza Sul Santa Rita, Valdemar


Kwanza Norte Kianoca, Jos Manuel

C) Mtodos numricos:
Quando o principal elemento a ser considerado num documento o Nmero, a
escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: Simples; Cronolgico e
Digito- Terminal.

Tais mtodos so indirectos, uma vez que para se localizar um documento ou


pasta h que recorrer a um ndice alfabtico ( em fichas), que fornecer o
nmero sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.

Mtodo Numrico Simples


Constitui-se na atribuio a cada correspondente, cliente pessoa fsica ou
jurdica obedecendo se uma ordem de entrada ou de registo, sem qualquer
preocupao com a ordenao alfabtica.

Alm do registo (em livro ou fichas) das pastas ocupadas a fim de se evitar que
sejam abertas duas ou mais pasta com o mesmo nmero indispensvel um
ndice alfabtico, remissivo, fichas, sem a qual seria impossvel a localizao
dos documentos
71

Os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas


miscelneas (mista), que devem conter de 10 20 correspondentes , cada uma.
As pastas miscelneas (com documentos diversos) constituiro uma srie
parte, podendo a sua numerao obedecer a dois critrios distintos:

1- No Primeiro caso, numeram-se apenas as pastas, arquivandose nelas


os documentos dos correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os
quais recebero o nmero da pasta.

Exempo:

M-1 Pedro Correia Filho


M- 1 Carlos So Paulo
M-1 Lcia Viera
M- 1 Osvaldo Pedro

CORRESPONDENTES EVENTUAIS

6. Fundao Eduardo dos Santos


5. Orlando Peixoto
4. Banco Nacional de Angola
3. Lus Carlos Ribeiro
2. Walter Rodrigues
1. Paulo de Castro

CORRESPONDENTES EFECTIVOS

M - 1 Osvaldo Pedro
N. de pasta
72

e) Mtodo por assunto


Quase toda organizao dispe de certo nmero de documentos que devem
ser de certo nmero de documentos que devem, com
vantagem ser
arquivados por Assunto os referentes administrao interna e suas
actividades e fins.

Dependendo do volume de documentos a sere guardados por assunto, pode


escolher-se mtodos mais ou menos complexos, capazes de atender as
necessidades.
A aplicao do mtodo de arquivamento por assunto no porm de fcil
execuo, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm do
amplo conhecimento das actividades da instituio. No entanto o mais
aconselhvel nos casso de grandes massas documentais e variedade de
assuntos.
evidente que as espcies de documentos tm importncia, mas devem ser
adoptadas como subdivises auxiliares.

Por exemplo:
Edifcios e salas;
Contratos de locao e
Actas de condmino

O mesmo ocorre em relao a procedncia dos documentos, como, por


exemplo:
Admisso de pessoal;
Para a Direco;
Para o Departamento de Operaes e
Para Departamento Comercial.

73

muito importante, pois muita ateno por parte do responsvel pela


elaborao do plano de classificao para evitar distores
No existem esquemas padronizados de classificao de assunto, como ocorre
em relao a Biblioteconomia- classificao Decimal de Dewy (CCD) E
Classificao Decimal Universal (CDU).Assim cada instituio dever, de
acordo com as suas peculiaridades, elaborar seu plano de classificaes, onde
os assuntos devem ser agrupados subttulos principais, estes subdivididos em
ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os
particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido
obedecer s necessidades do prprio servio.
A elaborao deste esquema ,ndice plano ou cdigo de assuntos exige um
estudo completo da organizao a que se destina (as suas finalidades,
funcionamento) , o qual deve ser completado por um levantamento minucioso
da documentao arquivada.

Suponha se que em decorrncia de uma campanha para acudir a calamidade


no DONDO KWANZA- NORTE /Fevereiro/Maro de 2005) tenham sido
arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num grande
depsito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer
espcie de ordenao.
Assim, depois de analisar o contedo do depsito, os organizadores identificam
quatro grandes grupos: vesturio, roupas de cama e de mesa, alimentos e
medicamentos. Havia ainda valores e alguns objectos que no se
enquadravam em nenhum dos citados grupos, levou a comisso a criar um
grupo para donativos diversos.
Numa segunda etapa, observou-se que o grupo de vesturio era constitudo
por de roupas e calado, para homens, mulheres e crianas, nos mais variados
tipos e tamanhos.
Bem, como os artigos de cama e de mesa tambm apresentavam variedades
de formas e tamanhos, o mesmo acontecendo em relao aos demais grupos.
Apercebendo-se da necessidade de um detalhamento maior, os grupos foram
subdivididos em subgrupos menores, possibilitando a ordenao racional dos
objectos e os artigos de forma a facilitar a sua distribuio entre os
interessados.

74

Como resultado desses estudos foi elaborado o seguinte plano:


Vesturio
Roupas
De homens, Camisas Calas Casacos Meias
De Mulheres, Saias Blusas Meias Casacos Vestidos
De Crianas Recm- nascidos 1 4 anos, de 5 10 anos De 10 15 anos
Calados:
De Homens;
De mulheres;
De crianas;
Medicamentos:
Antibiticos;
Vitaminas;
Donativos diversos:
Valores;
Cheques;
Dinheiro em espcie:
Kwanza;
Dlares;

Recursos Humanos para arquivo:


a) Formao Profissional
Hoje notria a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas
encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que tem
influenciado na vida das organizaes.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na
prtica no entanto essa simplicidade desaparece diante do volume de
75

documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na


classificao dos papis; contudo necessrio capacitar os
responsveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleco
de documentos que parte de um acervo ou seja separao dos papis
que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos
documentos inteis.
Para que se atinjam esses objectivos, torna-se necessria a preparao
de pessoal especializado nas tcnicas de arquivo e no colocar nele os
novatos que mal conhecem a administrao a que servem.

Emprstimo ou Consulta de documentos

Recomenda-se, a no retirada dos documentos das pastas para emprstimo,


salvo em casos excepcionais. Para facilitar a consulta, dever assinalar na
pasta, com uma tira de papel, onde se encontra o documento desejado.
Quanto aos prazos, para emprstimo de dossiers, sugere-se que deva estar
compreendido numa faixa de 10 dias, podendo no entanto, ser renovado
mediante sua apresentao ao arquivo.
Considerando-se as implicaes ticas e os riscos que acompanham o
emprstimo dos documentos necessrio que se exera o seu controlo, no
sentido no s de garantir a integridade do acervo como, tambm de informar
com segurana onde se encontra a documentao.
Nesta fase dever ser utilizado um recibo para recordar que ficar no lugar da
pasta, juntamente com o recibo do dossiers. Este deve conter os seguintes
dados. Data da retirada, nome de quem retirou e a sua unidade administrativa,
ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo
emprstimo.
O emprego do recibo facilita o reequipamento e possibilita a cobrana das
pastas no devolvidas no prazo estipulado.
Para facilitar a cobrana, deve ser institudo um ficheiro de lembretes ou
vigilncia para controlo de prazos, que poder ser organizado em diversas
modalidades.

76

Exemplo:
Arquivo
Recibo de Documento

Classificao ----------------------------------------------------------------------------------

Solicitado por --------------------------------------------------------------------------- -----------______Em -------------de----------2013

Encaminhei
-------------------Arquivista

Recebi
------------------Responsvel

Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo:

1. Plano de arquivo que no corresponder as reais necessidades;


2. Falta de normas escritas em relao a:
Acesso e sigilo da documentao dos arquivos pblicos,
3. Procedimentos a seguir no trabalho dirio:
1. Regulamentao da consulta de documentos (24h/dia)
2. Localizao errada em relao aos utlizado mais frequente;
3. Etiquetagem inexata, deficiente ou incorrecta;
4. M iluminao e ventilao deficiente ;
5. Armrios e pasta com excesso de carga;
77

6. Falta de organizao prpria na passagem de documentos do arquivo


corrente ao intermedirio (falta da avaliao dos documentos) e
7. M preparao dos quadros (arquivista).

De notar que o acesso e o sigilo da documentao do arquivos pblicos,


prende-se com o direito de acesso dos cidados ao estabelecimento, que pode
ser restringido ou negado, em funo de: confidencialidade, necessidade de
processamento tcnico e razes de organizao. Logo, a violao ou quebra
das normas acima referidas determina responsabilidade civil e penal e
administrativo.

Anlise, avaliao, seleco e eliminao dos documentos

Consiste em estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com os


seus valores probatrio ou informativo. Assim como museus no conservam
em seu poder todas as pinturas existentes, da mesma forma torna-se destitudo
de lgica que uma instituio conserve indefinidamente todos os documentos
que receba ou imita. Constitui dever do Estado a programao e
regulamentao da avaliao, a seleco e a eliminao da documentao
(art. 3 do projecto de lei geral dos arquivos pblicos).
O valor do documento determinado em funo de todas finalidades e do seu
tempo de vigncia. Em relao ao seu valor os documentos podem ser:
1. Permanentes vitais
Aqueles que, devem ser conservados indefinidamente por ser de importncia
vital a organizao;
8. Permanentes;
Os que pela informao que contm, devem ser conservados tambm
indefinidamente;
9. Temporrios;
10. Aqueles sobre os quais se pode determinar um prazo e data em que
cessa o valor do documento;

78

11. Nota: Deve-se criar uma comisso de avaliao idnea, isto


constituda por membros efectivos e eventuais para determinar a
caducidade de documentos.

Regras para guardar ou eliminar documentos:

a) A comisso deve estabelecer normas de avaliao,


b) Aplicar questionrio com dados referentes a documentao em a nlise,
c) Constar os resultados numa tabela de temporalidade.

Tabela de temporalidade:
(deve ser autorizada pela entidade competente)
- Documento que indica os prazos ou datas limites de destinao: segundo seu
valor, que pode ser:
- Primrio administrativo: legal
- Secundrio informativo ou probatrio
Estado de conservao
Quantidade e tipo de documentos
rea que ocupa

Critrios que regulam a eliminao de documentos


Em geral so eliminados:
a) Documentos cujos originais conservados;
b) Cpias cujo originais sejam conservados;
c) Documentos de pura formalidade como: as cartas de agradecimentos,
convites e
d) Os que se tornarem obsoletos e no mais representarem interesse para
a administrao.
Nota: Eliminar mas, basear-se no bom senso e prudncia.
79

a) A conservao dos documentos no arquivo


b) A
conservao
compreende
os
cuidados
prestados
e
consequentemente, ao local da sua guarda e
c) O local ideal para a construo do arqui vo elevado e com o mnimo de
humildade; com previso de ampliao futura e outras precaues., tais
como material no inflamvel.

Precaues na conservao dos documentos:


Luz, ar seco, a humidade, mofo, a temperatura inadequada, a poeira, os gases
e inmeras pragas, a mdio e longos prazos, so altamente prejudiciais a
conservao do acervo documental.
No havendo cuidados causam as seguintes alteraes:
A Luz se for excessiva acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o
papel;
A Humidade propicia o desenvolvimento do mofo. O ndice de mofo ideal situase entre 45 a 58 %
A temperatura - deve ser usada sem oscilaes, mantendo-se entre 20 a 22
C. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal a utilizao
ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de
climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar.
Poeiras e gases Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis.
A poeira composta de partculas em suspenso que penetram nas fibras do
papel.
Pragas de determinados insectos so atradas pela celulose do papel, cola
goma e a humidade que propicia o ambiente.

80

Outras operaes de conservao so desinfeco, limpeza e restaurao


ou reparao das estantes.

Desinfeco
O mtodo de combate aos insectos mais eficiente a fumigao. A substncia
qumica a ser empregue neste processo deve passar por teste de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua aco.
Existem cmaras especiais para a fumigao. O processo consiste em
introduzir os documentos na cmara, onde se faz o vcuo, aplica-se o produto
qumico - timol, DDT e ouros, e submete-se os documentos a aco do
fumegante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente.
Quando no existam cmaras apropriadas pode fazer a fumigao na prpria
rea de armazenamento com mangueiras, sob a proteco de mscaras.

A limpeza utiliza-se instalaes especiais. Na falta dessas instalaes usa-se


um pano macio, uma escova ou um espirrador de p.

Os Centros de documentao e Similares

Arquivo acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria te4xtuasi,


criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua actividade, e
preservados para a consecuo de seus objectivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro.

Biblioteca o conjunto de material, na sua maioria impresso (livros),


disposto ordenamento para estudo e pesquisa.

81

ACTIVIDADES PEDAGGICAS:

De entre os vrios mtodos de arquivo, diz qual pensa ser o mais eficaz e
explique.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Responda as questes inscritas assinalando no fim da frase com um (V)


caso considere verdadeira e (F) caso considere falsa.
a) No mtodo geogrfico de arquivo, as buscas so feitas directamente ao
documento porque o principal elemento a ser considerado num documento
a Procedncia ou o Local. ( )
b) A fase dos arquivos correntes (activo/dinmico) trata de documentos que a
administrao no precisa com muita frequncia e que constituem os meios
do passado em funo do seu valor histrico. ( )
c) Considera-se especial os arquivos que tem sob sua guarda documentos de
diferentes tipos de suportes (audiovisual, sonoro, fotogrfico) e que por esta
razo merecem tratamento especial no seu armazenamento, registo,
acondicionamento, controlo e conservao.( )
d) O dossier agrupa um conjunto de documentos relativos a diferentes temas
ou situaes.
e) A temperatura ideal de conservao de documentos deve se manter entre
30 a 32 C, sem oscilaes, .A utilizao ininterrupta de aparelhos de ar
condicionado e desumidificadores ajuda.

82

CAPTULO V
TICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

83

CAPTULO V
TICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL
Resumo:
Este capitulo visa abordar as questes ligadas a tica e deontologia
profissional no exerccio da actividade administrativa. As aces e
omisses, os valores e princpios que devem nortear o comportamento
do servidor pbli co.
Objectivo:

No final da abordagem temtica tica e deontologia profissional cada leitor/


participante estar apto(a) a:

Conhecer o contedo da Pauta Deontolgica do Servio Pblico;

Identificar os deveres positivos e negativos a que esto sujeitos


todos os indivduos que prestam servio pblico;

Diferenciar os deveres tico-deontolgicos a que esto sujeitos os


servidores pblicos, na vida privada, familiar e politica/pblica.

Palavras-chave:
tica, deontologia profissional, valores, princpios, servio pblico, servidor pblico.

84

UNIDADE V - TICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

A Funo Pblica no desempenho da sua insubstituvel funo social, deve


atravs dos seus trabalhadores, pautar a conduta por princpios, valores e
regras aliceradas na justia, na transparncia e no profissionalismo, como
primeiro passo para o estabelecimento da necessrias relaes de confiana
entre os servios pblicos e os cidados, de conformidade os princpios da
Administrao Pblica.
Assim, os funcionrios pblicos devem adoptar no dia-a-dia profissional
atitudes de solidariedade, de cooperao e de repdio s injustias e
discriminaes; valorizar e empregar o dilogo como forma de esclarecer
conflitos e tomar decises colectivas; construir uma imagem positiva de si, o
respeito prprio traduzido pela confiana na capacidade de escolher e realizar
seu projecto de vida e pela legitimao das normas morais que garantam a
todos essa realizao assumir posies segundo seu prprio juzo de valor,
considerando diferentes pontos de vista e aspectos de cada situao.

Nesta ordem de ideias so quatro os princpios basilares da tica


profissional:

Depois de todas as reflexes que vimos fazendo sobre a tica, tentemos


estabelecer balizas que plasmem a nossa conduta como servidores do pblico
(como funcionrios do Estado). Que so o respeito mtuo, a justia o
dilogo e a solidariedade
Entendidos como estando intimamente ligados entre si e com o princpio da
dignidade humana. Contudo, fazemos questo de lembrar a questo do
respeito mtuo, algumas noes sobre justia, dialogo e solidariedade ao em
vez de descrevermos os quatro princpios basilares da tica profissional,
considerado matria constante em muitos dispositivos legais do ordenamento
jurdico angolano, a que aconselhamos e reiteramos a sua consulta e aplicao
prtica.

85

a) Respeito mtuo
O tema respeito central na moralidade. E tambm complexo, pois remete a
vrias dimenses de relaes entre os homens, todas respeitosas mas em
sentido muito diferente. Porm, no dia-a-dia, deparamo-nos com certas
expresses. Como as que se seguem:

SABE COM QUEM EST A FALAR?

Esta expresso traduz uma exigncia de respeito unilateral.


SOU MAIS QUE VO, PORTANTO RESPEITE-ME a frase que muitas
autoridades gostam de empregar quando se sentem de alguma forma
afrontadas no exerccio de seu poder.

QUEM PENSA QUE VO ? outra expresso popular conhecida que


apresenta uma dimenso diferente de respeito.
Tal pergunta traduz destituio de um lugar, imaginariamente superior que o
interlocutor pensa ocupar. Esta expresso a afirmao de um ideal de
igualdade ou melhor de reciprocidade se devo respeit-lo, voc tambm devesme respeitar; no falta de respeito, mas sim a negao da sua associao
com a submisso. Trata-se de respeito mtuo. E o predicado mtuo faz toda a
diferena. Neste pequeno exerccio de verbosidade, convm lembrar que
comportamento gera comportamento, logo devemos e vitar e alertar a todos
aqueles que se fazem passar por moralista sem moral, usando o falso
argumento que diz faa o que eu digo e no o que eu fao logo no s
ultrapassa na sua essncia mas tambm de falsos profetas, isto falsos
lderes ou ainda lees com pele de carneiro.

b) Justia
c) Como devo agir perante os outros, como ser justo com os outros?
Nesta rea, vamos considerar entre outros o seguinte:
O conhecimento da importncia e da funo da Constituio
86

A compreenso da necessidade das leis que definem direitos e deveres;


O conhecimento e compreenso da necessidade das normas laborais que
definem deveres e direitos dos agentes da funo pblica.

C) Dilogo
A comunicao entre os homens pode ser praticada em vrias dimenses, que
vo desde a cultura com um todo, at a conversa amena entre duas pessoas.
Dialogar pede capacidade de ouvir o outro e de fazer-se entender. Sendo a
democracia composta por cidados, cada um deve valorizar o dilogo com a
forma de esclarecer conflitos e saber dialogar.

D) Solidariedade
O enfoque a ser dado pela solidariedade muito prximo da ideia de
generosidade, doar-se a algum ajudar desinteressadamente.

O exerccio da cidadania no se traduz apenas pela defesa dos interesses e


direitos, mas passa necessariamente pela solidariedade para que a democracia
seja um regime poltico humanizado e no apenas uma mquina burocrtica.

A Resoluo n 27/94, de 26 de Agosto- Pauta Deontolgica do Servio


Pblico. mbito, contedo e aplicao aos servidores pblicos.

O contedo da Pauta Deontolgica dos Servios Pblicos abrange todos os


trabalhadores da Administrao Pblica incluindo os que exeram cargos de
direco e chefia. Compreende um conjunto de deveres de ndole tico profissional e social que impendem sobre os trabalhadores pblicos no
exerccio das suas actividades, nas relaes destes com os cidados, de
conformidade com o diapaso acima referido (tica e moral respeito acima de
tudo).

87

Dos valores essenciais


A pauta deontolgica recomenda:
A todos os trabalhadores da Administrao pblica, o cumprimento de certas
regras e demonstrar comportamentos dignos de convivncia que se encontram
plasmados na Lei n. 17/90 de 20 de Outubro e no Decreto-lei n. 16-A/ 95, de
15 de Dezembro, e que consagram valores como o interesse pblico, a
neutralidade e a imparcialidade.

Neutralidade
Adoptar uma postura e conduta profissional ditada pelos critrios da
imparcialidade e objectividade.
Integridade e responsabilidade
Devem no exerccio das suas funes pugnar pelo aumento da confiana dos
cidados nas instituies pblicas e prestgio dos seus servios.
Competncia
Deve assumir o mrito no desempenho das suas funes pblicas.
Qualidade na prestao do servio pblico - actuar com qualidade nas
prestaes que se proporcionam aos cidados e a sociedade em geral.
Competncia e proporcionalidade devem exercer as suas actividades com
competncia e celeridade.
Cortesia e Informao
Devem ser corteses no seu relacionamento com os cidados igualmente serem
prestveis no asseguramento aos cidados das informaes e esclarecimentos
de que caream.
Probidade
Os servidores da administrao pblica no podem solicitar ou aceitar para si
ou para terceiros, directa ou indirectamente quaisquer presentes, emprstimos
facilidades ou em geral, quaisquer ofertas que possam pr em causa a
liberdade da sua aco (H QUE ESQUECER A GASOSAS).

88

Dos deveres especiais para com a administrao


Os trabalhadores da administrao pblica tm as seguintes obrigaes:
Servio
No devem utilizar para fins e interesses particulares a posio dos seus
cargos e os seus poderes funcionais.
Dedicao
Devem usar o respeito pelos superiores hierrquicos, colegas e subordinados.
Autoformao aperfeioamento e actualizao
Devem usar um esforo permanente e sistemtico de actualizao dos seus
conhecimentos.
Reserva e discrio
Devem usar da maior reserva e discrio de modo a evitar a divulgao do
facto e informao de que tenham conhecimento no exerccio de funes.
Parcimnia
No deve utilizar directa ou indirectamente quaisquer bens pblicos em
proveito pessoal.
Solidariedade e cooperao
Devem desenvolver o esprito de equipa e uma forte atitude de colaborao e
entre ajuda.

Dos deveres para com os rgos de soberania:


O zelo e dedicao
Devem respeitar e fazer respeitar os direitos, liberdades e garantias
fundamentais dos cidados previstos na constituio e nas leis; A lealdade devem esfora-se pelo respeito escrupuloso lei e s ordens legtimas dos
seus superiores hierrquicos.

89

ACTIVIDADES PEDAGGICAS:

Anlise os comportamentos abaixo descritos e emita a sua opinio,


critica ou comentrio luz da Pauta Deontolgica do servio Pblico
1. Adolfo, motorista no Governo da Provncia, tem feito trabalhos de txi
aos fins-de-semana com a viatura que lhe foi atribudo uma carrinha
para apoiar os servios de protocolo.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
2. Maria, Joo e Antnio, funcionrios da Administrao Municipal, utilizam
o computador/impressora/fotocopiadora etc da sua rea de servio
para informatizar/imprimir/fotocopiar trabalhos e material escolar dos
seus familiares.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3. Domingos, Carlos e Paula, funcionrios pblicos que tm recebido
gratificaes dos cidados por facilitar ou acelerar o tratamento de
documentos nas suas instituies.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
4. Pedro, Manuel e Conceio, funcionrios dos servios pblicos, quando
seus familiares e amigos precisam serem atendidos nas suas
instituies no aguardam na fila, recebem um tratamento especial.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Faa uma redaco falando sobre as aces, condutas e comportamentos


na sua instituio que considera no serem ticos e como tem com o seu
comportamento/exemplo individual ajudado a instituio a melhorar.

90

REFERENCIAS BIBLIOGRFICA

Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997.


Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP,MAPESS, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

REFERENCIAS LEGISLATIVA
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Lei n 17/90, de 20 de Outubro estabelece os princpios a observar na
Administrao Pblica.
Resoluo n 27/94, de 26 de Agosto sobre a Pauta Deontolgica do
Servio Pblico
Lei n 3/10, de 29 de Maro Lei da Probidade Pblica.
Projecto de Lei sobre os Arquivos Pblicos.

91

PLANO DE CURSO
Curso: TCNICAS ADMINISTRATIVAS
Pblico-Alvo:
Carga Horria: 30 horas
Objectivos do Curso: Munir os formandos de conhecimentos relativos a

Administrao pblica;
Aspectos prticos da actividade administrativa;
Documentos administrativos;
Tcnicas de arquivo;
tica e deontologia profissional;
SESSO
TEMA

NOES SOBRE A
ADMINISTRAO
PBLICA PARA
COMPREENO DAS
TCNICAS
ADMINISTRATIVAS

ASPECTOS
PRTICOS
DO
PROCEDIMENTO
E
DA
ACTIVIDADE
ADMINISTRATIV A

CONTEDO

Sesso 1

das
08h:30m12h:00m;

das
14h:00m17h:00m

Sentido Subjectivo (Esttico) e


objectivo ou material (dinmico)
Princpios gerais de actividade
administrativa:
Princpio da supremacia da
Constituio e da legalidade
Princpio da prossecuo do
interesse pblico
Princpio da Imparcialidade
Princpio da Deciso

Iniciativa Publica ou oficiosa


Iniciativa Particulares
Marcha do procedimento:
Fase inicial
Procedimento de Iniciativa Oficiosa
Procedimento administrativo
de iniciativa do particular

O Requerimento
Elementos que devem constar do
requerimento
Questes prticas relacionadas aos
requerimentos
Fase da instruo
92

Sesso 2
08h:30m12h:00m
ASPECTOS PRTICOS
DO PROCEDIMENTO
ADMINISTRATIVOS E
DA ACTIVIDADE
ADMINISTRATIVA

14h:00m17h:00m

Direco e competncia para a


instruo
Prova
Regras que a administrao pblica
deve observar em matria de
provas:
Estrutura da Administrao
Angolana
Os servios pblicos Centrais e
Locais do Estado
Servios Executivos Centrais
Estruturas internas das Direces
Nacionais
Estrutura Orgnica da Provncia
Sugestes, para uma boa
organizao do trabalho
A agenda e a organizao das
tarefas
Burocracia
Pontos essncias de uma
administrao para o
desenvolvimento da qualidade
Modelo do livro de reclamaes

DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

08h:30m12h:00m

das
14h:00m17h:00m

Elaborao dos documentos


Esttica de um documento
Classificao dos documentos
Correspondncia, classificao e
caracterizao e respectivos
exemplos
Normas bsicas e alguns princpios
para elaborao de
correspondncia
Alguns Conceito
Ofcio e a nota
Circular

Normas genricas para elaborao


de requerimentos / exposies
O requerimento (Definio)
Modelos de requerimentos
Carta (Definio)
Constituio de uma carta
O relatrio (definio)
93

Diviso de um relatrio
Regras bsicas para redigir um
relatrio

das
08h:30m12h:00m

TCNICAS DE
ARQUIVO

das
14h:00m17h:00m

Definio e Tipos de arquivos


Enquadramento da Funo de
arquivos nas instituies
Como rentabilizar um arquivo
Modalidades e funes do arquivo
Fases (idades) dos arquivos
As fichas e ficheiros a sua
importncia no arquivo
O dossier
Os mtodos bsicos de
arquivamento
Mtodo alfabtico
Mtodo geogrfico
Mtodos numricos
Mtodo por assunto

Emprstimo ou Consulta de
documentos
Os motivos a que se pode atribuir o
mau funcionamento do arquivo:
Recursos humanos para o arquivo
Anlise, avaliao, seleco e
eliminao dos documentos
Regras para guardar ou eliminar
documentos:
Critrios que regulam a eliminao
de documentos
A conservao dos documentos no
arquivo
Precaues na conservao dos
documentos
Outras operaes de conservao
so desinfeco, limpeza e
restaurao ou reparo
Estudo de casos

94

TICA E
DEONTOLOGIA
PROFISSIONAL

08h:30m12h:00m

das 14h:00m17h:00m

Princpios basilares da tica


profissional
Dos valores essenciais
Dos deveres especiais para com
a administrao
Dos deveres para com os rgos
de soberania

Avaliao do curso

ESTRATGIAS
-

Usar o Manual do Curso como base para todas as aulas

Requerer dos formandos que tragam casos concretos que estejam a


acontecer nos seus respectivos municpios

Ministrar aulas interactivas e com bastantes actividades prticas

Realizar actividades presenciais planificadas para cada aula, com base


nos Planos de Aula

Promover realizao, pelos formandos, de actividades complementares


a serem desenvolvidas fora da sala de sesses, designadamente no que
respeita ao preenchimento de modelos e outras actividades prticas

Efectuar avaliaes atravs dos trabalhos de grupo e individuais


realizados quer dentro, quer fora das sesses e observar o processo
participativo dos formandos nas aulas

Referencias Bibliogrficas
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

95

PLANO DA SESSO 1

TEMA DA SESSO:
NOES SOBRE A ADMINISTRAO PBLICA PARA COMPREENSO
DAS TCNICAS ADMINISTRATIVAS

DURAO: 06:00 horas


1. OBJECTIVOS
Munir os formandos de conhecimento s bsicos sobre a Administrao
Pblica para compreenso das tcnicas administrativas .
2. CONTEDOS

Sentido Subjectivo (Esttico) e objectivo ou material (dinmico)


Princpios gerais de actividade administrativa:
Princpio da supremacia da Constituio e da legalidade
Princpio da prossecuo do interesse pblico
Princpio da Imparcialidade
Princpio da Deciso
Iniciativa Publica ou oficiosa
Iniciativa Particulares
Marcha do procedimento:
Fase inicial
Procedimento de Iniciativa Oficiosa
Procedimento administrativo de iniciativa do particular

3. INTRODUO
Procedimentos

Breve apresentao do
formador
Introduo ao tema e
objectivos da Aula

Tcnicas

Exposio
Dialogada
Problematiza
o

Recursos

Tempo

Computador/D 00:30
ata-show
Minutos
Flipchart
Marcadores
Papel A4

96

4. DESENVOLVIMENTO
Abordagem dos Contedos

Sentido Subjectivo
(Esttico) e
objectivo ou material
(dinmico)
Princpios gerais de
actividade
administrativa:
Princpio da
supremacia da
Constituio e da
legalidade
Princpio da
prossecuo do
interesse pblico
Princpio da
Imparcialidade
Princpio da Deciso
Iniciativa Publica ou
oficiosa
Iniciativa
Particulares
Marcha
do
procedimento:
Fase inicial
Procedimento
de
Iniciativa Oficiosa
Procedimento
administrativo
de iniciativa do
particular

Tcnicas

Exposio
dialogada
Trabalho em
grupo

Recursos

Tempo

Computador/D Horas
ata-show
Flipchart
Marcadores
05:00
Papel A4
Lpis
Borracha

97

5. CONSOLIDAO
Procedimentos

Apresentao de
contribuies e
dvidas;
Esclarecimento das
dvidas;
Fazer uma sntese dos
pontos fundamentais
da Aula.

Tcnicas

Debater as
contribuies e
fazer os
devidos
esclarecimento
s necessrios
Exposio
Dialogada

Recursos

Tempo

00:30
Flipchart
Marcadores
Minutos
Slides
Computador/
Data-show

6. AVALIAO
Critrio da qualidade e quantidade das participaes.

7. MATERIAL DE REFERNCIA
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

98

PLANO DA SESSO 2
TEMA DA SESSO:
ASPECTOS PRTICOS DO PROCEDIMENTO E DA ACTIVIDADE
ADMINISTRATIVA

DURAO: 06:00 horas


1. OBJECTIVOS
Munir os formandos de conhecimento relativos a procedimentos
administrativos e actividade administrativa
2. CONTEDOS

O Requerimento
Elementos que devem constar do requerimento
Apresentao do requerimento
Questes prticas relacionadas aos requerimentos
Fase da instruo
Direco e competncia para a instruo
Prova
Regras que a administrao pblica deve observar em matria de
provas:
Estrutura da Administrao Angolana
Os servios pblicos Centrais e Locais do Estado
Servios Executivos Centrais
Estruturas internas das Direes Nacionais
Estrutura Orgnica da Provncia
Sugestes, para uma boa organizao do trabalho
A agenda e a organizao das tarefas
Burocracia
Pontos essncias de uma administrao para o desenvolvimento
da qualidade
Modelo do livro de reclamaes

3. INTRODUO
Procedimentos
Breve recapitulao do
tema anterior;
Introduo ao tema e
objectivos da Aula.

Tcnicas
Exposio
Dialogada
Problematiza
o.

Recursos

Tempo

Computador/D 00:30
ata-show
Minutos
Flipchart
Marcadores
Papel A4
99

4. DESENVOLVIMENTO
Abordagem dos Contedos

O Requerimento
Apresentao do
requerimento
Questes
prticas
relacionadas aos
requerimentos
Fase
da
instruo
Direco e
competncia
para a instruo
Prova
Regras que a
administrao
pblica
deve
observar
em
matria
de
provas:
Estrutura
da
Administrao
Angolana
Sugestes, para
uma
boa
organizao do
trabalho
A agenda e a
organizao das
tarefas
Burocracia
Pontos essncias
de
uma
administrao
para
o
desenvolvimento
da qualidade
Modelo do livro
de reclamaes

Tcnicas

Exposio
dialogada
Trabalho em
grupo

Recursos

Tempo

Computador/D Horas
ata-show
Flipchart
Marcadores
05:00
Papel A4
Lpis
Borracha

100

5. CONSOLIDAO
Procedimentos

Tcnicas

Apresentao de
contribuies e
dvidas;
Esclarecimento das
dvidas;
Fazer uma sntese dos
pontos fundamentais
da Aula.

Debater as
contribuies e
fazer os
devidos
esclarecimento
s necessrios
Exposio
Dialogada

Recursos

Tempo

00:30
Flipchart
Marcadores
Minutos
Slides
Computador/
Data-show

6. AVALIAO
Critrio de participaes
Resoluo de Hipteses Prtica
Redao de documentos.
7. MATERIAL DE REFERNCIA
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

101

PLANO DA SESSO 3

TEMA DA SESSO:
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
DURAO: 06:00 horas
1. OBJECTIVOS
Munir os formandos de conhecimento relativos a elaborao de
documentos administrativos.
2. CONTEDOS

Elaborao dos documentos


Esttica de um documento
Classificao dos documentos
Correspondncia, classificao e caracterizao e respectivos
exemplos
Normas bsicas e alguns princpios para elaborao de
correspondncia
Alguns Conceito
Ofcio e a nota
Circular
Elaborao dos documentos
Esttica de um documento
Classificao dos documentos
Correspondncia, classificao e caracterizao e respectivos
exemplos
Normas bsicas e alguns princpios para elaborao de
correspondncia
Alguns Conceitos
Ofcio e nota Circular

3. INTRODUO
Procedimentos
Breve recapitulao do
tema anterior;
Introduo ao tema e
objectivos da Aula

Tcnicas
Exposio
Dialogada
Problematiza
o

Recursos

Tempo

Computador/D 00:30
ata-show
Minutos
Flipchart
Marcadores
Papel A4
102

4. DESENVOLVIMENTO
Abordagem dos Contedos

Elaborao dos
documentos
Esttica de um
documento
Classificao dos
documentos
Correspondncia
, classificao e
caracterizao e
respectivos
exemplos
Normas bsicas
e
alguns
princpios
para
elaborao
de
correspondncia
Alguns Conceito
Ofcio e a nota
Circular
Elaborao dos
documentos
Esttica de um
documento
Classificao dos
documentos
Correspondncia
, classificao e
caracterizao e
respectivos
exemplos
Normas bsicas
e
alguns
princpios
para
elaborao
de
correspondncia
Alguns Conceito
Ofcio e nota
Circular .

Tcnicas

Exposio
dialogada
Trabalho em
grupo

Recursos

Tempo

Computador/D Horas
ata-show
Flipchart
Marcadores
05:00
Papel A4
Lpis
Borracha

103

5. CONSOLIDAO.
Procedimentos

Tcnicas

Apresentao de
contribuies e
dvidas;
Esclarecimento das
dvidas;
Fazer uma sntese dos
pontos fundamentais
da Aula.

Debater as
contribuies e
fazer os
devidos
esclarecimento
s necessrios
Exposio
Dialogada

Recursos

Tempo

00:30
Flipchart
Marcadores
Minutos
Slides
Computador/
Data-show

6. AVALIAO
Critrio de participaes
Resoluo de Hipteses Prtica
Redao de documentos
7. MATERIAL DE REFERNCIA
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

104

PLANO DA SESSO 4

TEMA DA SESSO:
TCNICAS DE ARQUIVO
DURAO: 06:00 hora
1. OBJECTIVO
Munir os formandos de conhecimentos sobre tcnicas de arquivo de
documentos.
2. CONTEDOS

Definio e Tipos de arquivos


Enquadramento da Funo de arquivos nas instituies
Como rentabilizar um arquivo
Modalidades e funes do arquivo
Fases (idades) dos arquivos
As fichas e ficheiros a sua importncia no arquivo
O dossier
Os mtodos bsicos de arquivamento
Mtodo alfabtico
Mtodo geogrfico
Mtodos numricos
Mtodo por assunto
Emprstimo ou Consulta de documentos
Os motivos a que se pode atribuir o mau funcionamento do arquivo:
Recursos humanos para o arquivo
Anlise, avaliao, seleco e eliminao dos documentos
Regras para guardar ou eliminar documentos:
Critrios que regulam a eliminao de documentos
A conservao dos documentos no arquivo
Precaues na conservao dos documentos
Outras operaes de conservao so desinfeco, limpeza
restaurao ou reparo
Estudo de casos

3. INTRODUO
Procedimentos

Tcnicas

Recursos

Tempo

105

Breve recapitulao do
tema anterior;
Introduo ao tema e
objectivos da Aula

Exposio
Dialogada
Problematiza
o

Computador/D 00:30
ata-show
Minutos
Flipchart
Marcadores
Papel A4

5. DESENVOLVIMENTO
Abordagem dos Contedos

Definio e Tipos de
arquivos
Enquadramento
da
Funo de arquivos nas
instituies
Como rentabilizar um
arquivo
Modalidades e funes
do arquivo
Fases (idades) dos
arquivos
As fichas e ficheiros a
sua importncia no
arquivo
O dossier
Os mtodos bsicos de
arquivamento
Mtodo alfabtico
Mtodo geogrfico
Mtodos numricos
Mtodo por assunto
Emprstimo
ou
Consulta
de
documentos
Os motivos a que se
pode atribuir o mau
funcionamento
do
arquivo:
Recursos
humanos
para o arquivo
Anlise,
avaliao,
seleco e eliminao
dos documentos
Regras para guardar ou

Tcnicas

Exposio
dialogada
Trabalho em
grupo

Recursos

Tempo

Computador/D Horas
ata-show
Flipchart
Marcadores
05:00
Papel A4
Lpis
Borracha

106

eliminar documentos:
Critrios que regulam a
eliminao
de
documentos
A conservao dos
documentos no arquivo
Precaues
na
conservao
dos
documentos
Outras operaes de
conservao
so
desinfeco, limpeza e
restaurao ou reparo
Estudo de casos

5. CONSOLIDAO
Procedimentos

Tcnicas

Apresentao de
contribuies e
dvidas;
Esclarecimento das
dvidas;
Fazer uma sntese dos
pontos fundamentais
da Aula.

Debater as
contribuies e
fazer os
devidos
esclarecimento
s necessrios
Exposio
Dialogada

Recursos

Tempo

00:30
Flipchart
Marcadores
Minutos
Slides
Computador/
Data-show

6. AVALIAO
Critrio de participaes
7. MATERIAL DE REFERNCIA
Projecto de Lei sobre os Arquivos Pblicos.
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suplemento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999.
107

PLANO DA SESSO 5
TEMA DA SESSO:

TICA E DEONTOLOGIA PROFISSIONAL

DURAO: 06:00 horas


1. OBJECTIVOS :
Potenciar os formandos de conhecimentos sobre etiqueta,

relacionar-se

profissionalmente com tica e deontologia


2. CONTEDOS :
Princpios basilares da tica profissional
mbito, contedo e aplicao da pauta deontolgica dos servios
pblicos
Dos valores essenciais
Dos deveres especiais para com a administrao
Dos deveres para com os rgos de soberania.

3. INTRODUO
Procedimentos

Breve recapitulao do
tema anterior;
Introduo ao tema e
objectivos da Aula

Tcnicas

Exposio
Dialogada
Problematiza
o

Recursos

Tempo

Computador/D 00:30
ata-show
Minutos
Flipchart
Marcadores
Papel A4

4. DESENVOLVIMENTO
Abordagem dos Contedos

Princpios basilares da
tica profissional
Dos valores essenciais
Dos deveres especiais

Tcnicas

Exposio
dialogada

Recursos

Tempo

Computador/D Horas
ata-show
Flipchart
Marcadores
108

Trabalho em
grupo

para com a administrao


Dos deveres para com
os rgos de soberania.

Papel A4
Lpis
Borrachas

05:00

5. CONSOLIDAO
Procedimentos

Tcnicas

Apresentao de
contribuies e
dvidas;
Esclarecimento das
dvidas;
Fazer uma sntese dos
pontos fundamentais
da Aula.

Recursos

Debater as
contribuies e
fazer os
devidos
esclarecimento
s necessrios
Exposio
Dialogada

Tempo

00:30
Flipchart
Marcadores
Minutos
Slides
Computador/
Data-show

6. AVALIAO
Critrio de participaes
7. MATERIAL DE REFERNCIA
Lei n 3/10, de 29 de Maro Lei da Probidade Pblica.
Decreto Lei n 16-A/95, de 15 de Dezembro. D.R.n50, II Suple mento Normas do Procedimento e da Actividade Administrativa;
Resoluo n 27/94, de 26 de Agosto sobre a Pauta Deontolgica do
Servio Pblico
Manual sobre Tcnicas e Documentos Administrativos, INAP, 1997
Manual de Procedimentos de Gesto de Recursos Humanos na
Administrao Pblica, INAP, 1997
Feij, Carlos e Paca, Cremildo, Manual de Apoio de Direito Administrativo
volume II, Ed.FDUAN, 1999;

109

Que apreciao faz deste manual?


Envie os seus comentrios, sugestes e opnies, preenchendo o cupom
a baixo envie ao IFAL, Av.Pedro de Castro Van-Dnem, Rua do IFAL,
Luanda-Angola.Tel (+244) 277 219574 ou em www.ifal.gv.ao

110