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Bases de datos

Access 2010

Carlos Zepeda Chehaibar

Bases de datos
Access 2010

Libro del Profesor


Autor:

Carlos Zepeda Chehaibar


Apoyo en Desarrollo y Actividades:

Adriana Y. Contreras Alvarez


Csar Carranza Contreras
ISBN 978-607-7270-10-2
Primera Edicin

Coordinacin Editorial:

Alejandro Flores Ledesma


Diseo Editorial:

Csar Carranza Contreras


Correccin de Estilo:

Jennifer P. Castillo Ascencio


Ilustracin de Portada:

Marco Antonio Sols

Ilustracin de Interiores:

Judith Lourdes Sierra Prez


Miriam Tatiana Zamora Gutirrez
Csar Carranza Contreras
Editado por Grupo Educare, S.A. de C.V.
Cerro de Mesontepec #83
Colonia Colinas del Cimatario
Quertaro, Quertaro C.P. 76090

DERECHOS RESERVADOS 2014 MMXIII por Grupo Educare, S. A. de C. V.


Esta es una obra protegida por las leyes internacionales de derechos de autor. Prohibida la
reproduccin total o parcial de esta obra y/o los recursos que la acompaan, por cualquier
medio, sin autorizacin escrita de Grupo Educare, S. A. de C. V.
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de C.V.
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ejemplos ficticios, a menos que se indique lo contrario. Las citas, imgenes y videogramas utilizados en esta obra se
utilizan nicamente con fines didcticos y para la crtica e investigacin cientfica o artstica, por lo que el autor y Grupo
Educare, S. A. de C. V. no asumen ninguna responsabilidad por el uso que se d a esta informacin, ni infringen derecho
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Illustrator, Fireworks, Freehand, Dreamweaver, Photoshop y sus logotipos son marcas registradas de Adobe Inc. Adobe
no patrocina o endosa esta obra.

Contenido

Bases de Datos
Access 2010

Propuesta Pedaggica

Unidad1Manejo general

AIntroduccina a sistemas de bases de datos


Diseo de una base de datos

10
10

Video1-01Diseando una base de datos


Actividad1-01Diseando tablas

10
11

tema

BMejorando el diseo de una base de datos


Tipos de datos
tema CConociendo Access 2010
tema

12
12
14

Video1-02Crear una base de datos en blanco


Proyecto1-01Crear base de datos en blanco

14
15

Descripcin del entorno de trabajo de Access 2010.


Cinta de Opciones
Acceso rpido con el teclado
Botones divididos
Barra de herramientas de acceso rpido

15
16
18
18
19

Lmina1-01Personalizar la barra de herramientas

19

Cuadros de dilogo
Configuracin de la ventana de documentos
Panel de navegacin
Buscar objetos en una base de datos

20
20
21
21

Actividad1-02Conociendo Access 2010


Evaluacin01

22
24

Unidad2Tablas 25
tema

ATablas 26

Video2-01Partes de una tabla

26

Clave Principal

26

Video2-02Clave principal

26

Crear tablas en Access 27


Introducir datos en una tabla
28

Proyecto2-01Agregando informacin
Proyecto2-02Diseando una tabla

29
29

Modificar el diseo de una tabla

30

Contenido

Otras formas de crear tablas

32

Proyecto2-03Modificando tablas

32

BDatos 34
Manipulando datos
34
Buscar y reemplazar
34
Importar y exportar datos
35

tema

Video2-03Buscar y reemplazar

35

Importar y exportar datos

35

Video2-04Importar datos

35

Ordenar registros
36
Filtros 36
Video2-05Exportar datos
Proyecto2-04Trabajando con datos
Evaluacin02

36
38
40

Unidad3Consultas 41

AConsultas 42
Tipos de consultas
42
Crear una consulta en Vista Diseo
43
Crear una consulta con el asistente
44

tema

Video3-01Generando consultas

Consultas cerradas y abiertas


tema BTrabajando con consultas
Campos calculados

44

45
46
46

Video3-02Consultas con campos calculados

46

Consultas con parmetros


Consultas condiciones
Las consultas multitabla

47
47
48

Video3-03Consultas multitabla
Proyecto3-01Generar una consulta con Vista Diseo
Proyecto3-02Consulta por parmetros

48
48
49

CConsultas de accin
Consultas de actualizacin

50
50

Video3-04Consultas de actualizacin

50

tema

Contenido

Consultas de eliminacin

51

Video3-05Consultas de eliminacin

51

Consultas de creacin de tabla

52

Video3-06Consultas de creacin de tabla


Proyecto3-03Creando consultas
Proyecto3-04Creando consultas abiertas
Proyecto3-05Control de un almacn
Proyecto3-06Consultas con el asistente
Evaluacin03

52
53
54
56
57
58

Unidad4Formularios e Informes

59

AFormularios 60
Formularios e Informes
60
Formularios 60
Modificar datos de un formulario
61

tema

Video4-01Formulario con el asistente


Proyecto4-01Creando un formulario con el asistente

61
62

BDiseo de formulario
Herramientas de Diseo del Formulario

63
63

Video4-02Diseo de formularios

63

Hoja de Propiedades del formulario

64

Proyecto4-02Modificando un formulario

65

tema

tema

CInformes 66

Video4-03Informes con el asistente


Proyecto4-03Creando un informe con el asistente

68
68

Vista Diseo del informe

69

Video4-04Diseo de informes
Proyecto4-04Modificando un informe
Proyecto4-05La tiendita escolar
Evaluacin04

70
70
71
72

Unidad5Caractersticas especiales
tema

73

ARelaciones 74

Actividad5-01Relacionando tablas

75

Contenido

Tipos de relaciones
Integridad referencial

76
77

Video5-01Integridad referencial

78

Cmo crear relaciones

79

Video5-02Generar relaciones
Proyecto5-01Relacionar tablas

79
80

Consultas de tablas relacionadas


Formularios e informes de tablas relacionadas

81
82

Proyecto5-02Creando consultas de tablas relacionadas


83
Proyecto5-03Creando formularios e informes de tablas relacionadas 84
Proyecto5-04Banco 85

BCaractersticas Especiales
Tabla dinmica

tema

87
87

Proyecto5-05Explorando tablas dinmicas

88

Grfico dinmico

90

Proyecto5-06Explorando los grficos dinmicos

91

CMacros 93
Ejecutar una Macro
94
Modificar una Macro
94

tema

Video5-03Macros 94
Proyecto5-07Creando macros simple
95
Evaluacin05
96

Recursos

Material Impreso
Este material forma parte de un conjunto de recursos, que conforman el
Programa de Informtica Educativa (PIE). Est organizado en bloques integrales
que incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades
o competencias. Las explicaciones, imgenes, tablas, actividades, notas y
tips, apoyados con las lminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia de
aprendizaje desde mltiples perspectivas. As, podemos afirmar que el PIE de
Grupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.

Recursos Digitales
Los recursos digitales que acompaan al material impreso, contienen videos que
te ayudarn a comprender los conceptos y a poner en prctica las habilidades
adquiridas. Adicionalmente encontrars los archivos que se requieren para realizar
las actividades, algunos documentos y aplicaciones tiles. No olvides que los
recursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy importante
que los conozcas y utilices en el curso.

Explicacin Iconogrfica
Actividad
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza la parte terica de
este material.

Proyecto
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de manera prctica.

Video
Es el material digital de los recursos del programa. La representacin
en video de la parte terica.

Lmina de apoyo
La lmina es un recurso del profesor, que sirve como refuerzo
dinmico e interactivo a un tema denso, que complementa la teora
del material impreso.

Evaluacin
Este icono indica un elemento fundamental del proceso educativo
que sirve para valorar el proceso de aprendizaje.

NOTA

Nota
Las notas que vers dentro de tu texto, puntualizan la teora o los
aspectos ms importantes de un tema.

T IP

Tip
Es una sugerencia que complementa un tema del material impreso,
dando un panorama ms amplio al alumno sobre cmo ejecutar
una actividad de manera ms sencilla y prctica.

Las propuestas didcticas son flexibles, adaptables a la forma personal de


trabajo del maestro y necesidades especficas de cada clase maximizando as
el empleo de los recursos disponibles.

P ropuesta Did ctica


NIVEL: Bsico

DURACIN SUGERIDA: 24 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Este libro lo integran las siguientes Unidades:


Unidad01Manejo General
Unidad02Tablas
Unidad03Consultas
Unidad04Formularios e Informes
Unidad05Caractersticas especiales

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
Unidad

Tema

Subtema

Objetivos

tema AIntroduccina
a sistemas de bases de
datos

Diseo de una base de


datos

Definir Base de datos y


explicar la utilidad de
definir tipos de datos.

tema B Mejorando el
diseo de una base de
datos

Tipos de datos

Reconocer diferentes
tipos de datos

tema C Conociendo
Access 2010

Descripcin del entorno


de trabajo de Access
2010
Cinta de Opciones
Acceso rpido con el
teclado
Barra de herramienta de
acceso rpido
Cuadros de dilogo
Configuracin de la
ventana documentos
Panel de navegacin
Buscar objetos en una
base de datos

Identificar las reas del


entorno de trabajo de
Access.

tema A Tablas

Clave Principal
Crear tablas en Access
Introducir datos en una
tabla
Modificar el diseo de
una tabla
Otras formas de crear
tablas

Disear y crear tablas por


diferentes mtodos e
introducir datos en ellas.

tema B Datos

Manipulando datos
Buscar y reemplazar
Importar y exportar datos
Ordenar registros
Filtros

Modificar el diseo de
una
tabla.

1 - Manejo General
Sesiones sugeridas 3

2 - Tablas
Sesiones sugeridas 5

II

PropuestaDidctica

Competencias
Indentificar sistemas
de bases de datos y los
elementos que lo componen

Actividades sugeridas para el


alumno
Actividad 1-01 Diseando
tablas

Tutorial Sugerido
Video 1-01 Diseando una
base de datos

Se puede establecer el tipo


de dato que forma una
base de datos para el mejor
control y seguimiento de la
misma

Recursos
Libro del Alumno
Recursos Digitales

Libro del Alumno


Recursos Digitales

El espacio de trabajo de
Access es comfigurable y
cada elemento de una base
de datos se trabaja con
herramientas especficas.

Proyecto 1-01 Crear base de


datos en blanco
Actividad 1-02 Conociendo
Access 2010
Evaluacin 01

Video 1-02 Crear una base


de datos en blanco

Libro del Alumno


Recursos Digitales
Lmina 1-01 Barra de
herramientas de acceso
rpido

Reconocer las tablas como


los nicos objetos en la base
de datos que contienen
informacin

Proyecto 2-01 Agreganmdo


informacin
Proyecto 2-02 Diseando
una tabla
Proyecto 2-03 Modificando
tablas

Video 2-01 Partes de una


tabla
Video 2-02 Clave principal

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Reconocer las ventajas de


los mtodos de bsqueda,
ordenacin y Filtrado de una
Base de Datos, comparado
con los mtodos que
se usaban antes de las
computadoras, por ejemplo,
en una biblioteca o lista de
alumnos.

Proyecto 2-04 Trabajando


con datos
Evaluacin 02

Video 2-03 Buscar y


reemplazar
Video 2-04 Importar datos
Video 2-05 Exportar datos

Libro del Alumno


Recursos Digitales

III

Bases de datos
Access 2010
Unidad

3 - Consultas

Tema

Objetivos

tema A Consultas

Tipos de consultas
Crear una consulta
Diseo
Crear una consulta
utilizando el Asistente
Consultas cerradas y
abiertas

El alumno ser capaz de


conocer los conceptos
de consulta y sus tipos,
adems de crear y
ejecutar las mismas.

tema B Trabajando con


Consultas

Campos calculados
Consultas con parmetros
Consultas condiciones
La consulta multitabla

Generar consultas por


condiciones aplicadas a
multitabla.

tema C Consultas de
Accin

Consultas de
actualizacin
Consultas de eliminacin
Consultas de creacin de
tabla

El alumno podr ser


capaz de realizar los
diferentes tipos de
consultas de accin y
ejecutarlas.

tema A Formularios

Introduccin
Crear un Formulario por el
Asistente
Modificar datos de un
formulario

Crear y modificar un
formulario

tema B Diseo de
Formularios

Herramientas de diseo
de formulario
Controles de Formulario
Hoja de propiedades del
formulario
Vista preliminar de un
informe
Impresin

Configurar y preparar
un formulario para su
impresin

Sesiones sugeridas 6

4 - Formularios e Informes
Sesiones sugeridas 5

IV

Subtema

PropuestaDidctica

Competencias

Actividades sugeridas para el


alumno

Tutorial Sugerido

Recursos

Video 3-01 Generando


consultas

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Video 3-02 Consultas con


campos calculados
Video 3-03 Consultas
multitabla

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Las consultas de accin


realizan modificaciones a
varios registros en una sola
ejecucin

Proyecto 3-03 Creando


consultas
Proyecto 3-04 Creando
consultas abiertas
Proyecto 3-05 Control de
almacn
Proyecto 3-06 Consultas con
el asistente
Evaluacin 03

Video 3-04 Creacin de


tablas
Video 3-05 Actualizando
Video 3-06 Eliminacin

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Que para desarrollar


formularios es ms sencillo
trabajar a partir del Asistente.

Proyecto 4-01 Creando un


formulario con el asistente

Video 4-01 Formulario con el


asistente

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Para crear un formulario


sin ayuda del Asistente se
requiere de comprensin
ms profunda de los campos
y la notacin que manejan.

Proyecto 4-02 Modificando


un formulario

Video 4-02 Diseo de


formularios

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Existen varios tipos de


consultas y es ms sencillo
la elaboracin de la consulta
a travs del Asistente

Las consultas condicional


permite establecer criterios
para realizar una bsqueda
de informacin mas
especialidad sobre los
registros

Proyecto 3-01 Generar una


consulta con Vista Diseo
Proyecto 3-02 Consulta por
parmetros

Bases de datos
Access 2010
Unidad

Cont. Unidad 4

Tema

Subtema

Objetivos

tema C Informes

Diseo del Informe


Creacin a partir del
Asistente
Herramietas de diseo de
informe
Agrupar y ordenar

Crear y deisar un
Informe

tema A Relaciones

Tipos de relaciones
Integridad referencial
Cmo crear relaciones
Consultas de tablas
relacionadas
Formularios e informes de
tablas relacionadas

Describir tipos de
relaciones y enumerar
las reglas de la
integridad referencial y
ejemplificarlas

tema B Caratersticas
especiales

Tabla dinmica
Grfico dinmico

Interpretar la informacin
de una tabla dinmica
o grfico dinmico para
encontrar soluciones a
preguntas especficas.

tema C Macros

Ejecutar una Macro


Modificar una Macro

Automatizar tareas por


medio de Macros.

5 - Caractersticas especiales
Sesiones sugeridas 5

VI

PropuestaDidctica

Competencias

Actividades sugeridas para el


alumno

Tutorial Sugerido

Recursos

Que una vez creado un


informe mediante el
Asistente es mas sencilla su
edicin en la Vista Diseo.

Proyecto 4-03 Creando un


informe con el asistente
Proyecto 4-04 Modificando
un informe
Proyecto 4-05 La tiendita
escolar
Evaluacin 04

Video 4-03 Informes con el


asistente
Video 4-04 Diseo de
informes

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Los conceptos de relaciones


y campos compartidos, entre
tablas facilitan la interaccin
entre ellas logrando realizar
funciones complejas.

Actividad 5-01 Relacionando


tablas
Proyecto 5-01 Relacionar
tablas
Proyecto 5-02 Creando
consultas de tablas
relacionadas
Proyecto 5-03 Creando
formularios e informes de
tablas relacionadas
Proyecto 5-04 Banco

Video 5-01 Integridad


referencial
Video 5-02 Generar
relaciones

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Disear tablas y grficos


dinmicos que representen
el cambio dentro de una
consulta.

Proyecto 5-05 Explorando


tablas dinmicas
Proyecto 5-06 Grficos
dinmicos

Mediante las Macros es


posible programar tareas de
uso frecuente, para que se
ejecuten automticamente
haciendo el trabajo ms
sencillo y eficiente.

Proyecto 5-07 Creando


macros simples

Libro del Alumno


Recursos Digitales

Video 6-01 Macros

Libro del Alumno


Recursos Digitales

VII

Bases de datos
Access 2010

Inventario de habilidades
Este inventario se emplea para medir las habilidades de los alumnos que inician
el curso. Esto no es una prueba, es un indicador que va del 1 al 5, dnde uno
establece poco o nulo conocimiento del tema por parte del alumno y cinco que
est completamente familiarizado con el mismo.
Habilidad

Reconocer el concepto de bases de datos.


Disear bases de datos.
Reconocer el concepto de tablas.
Abrir y guardar archivos en Access.
Identificar los componentes del espacio de trabajo.
Manipulacin de datos.
Buscar y reemplazar.
Modificar el diseo de una tabla.
Disear formularios.
Utilizar el asistente para crear formularios.
Disear informes.
Identificar el concepto de Integridad referencial.
Establecer relaciones entre tablas.
Crear tablas dinmicas.
Crear y modificar grficos dinmicos.
Configurar Macros.
Crear informes de tablas relacionadas.
Crear consultas de tablas relacionadas.
Utilizar consultas de accin.
Crear campos calculados.

VIII

Una base de datos es un conjunto de informacin


perteneciente a un mismo contexto y almacenada
sistemticamente para su uso o consulta.

Un id ad

01

NIVEL: Bsico

Ma nejo genera l

DURACIN SUGERIDA: 3 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:

A Definir el concepto de Base de datos.


B Explicar la utilidad de definir tipos de datos.
C Identificar las reas del entorno de trabajo de Access 2010.

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
tema

AIntroduccina a sistemas de bases de datos


Los sistemas de bases de datos fueron creados para almacenar, recuperar, analizar e imprimir
informacin de forma eficiente. Cualquier sistema que cumpla con este fin, sea o no en una
computadora, es un sistema de base de datos o DBMS (Data Base Management System).
El crecimiento de los programas de bases de datos (DBMS computarizados) ha sido un importante
marcador para el desarrollo de nuevas tecnologas, que permiten almacenar cada vez ms
informacin y procesarla a velocidades cada vez mayores. Un sistema DBMS computarizado es
ms flexible, exacto, rpido, sencillo y econmicamente conveniente, que un sistema de bases
de datos tradicional.
Como definicin general, una base de datos es la reunin de informacin referente a un mismo
tema o propsito. Un programa de bases de datos permite organizar la informacin en la
computadora para almacenar, manipular y recuperar datos de manera sencilla y eficiente.
Este texto se refiere a la base de datos de Microsoft Access, que resulta al mismo tiempo
simple y poderosa. Sin embargo, los conceptos, diseo y manejo de objetos es el mismo para
cualquier otro programa de bases de datos.

Diseo de una base de datos


El aspecto ms importante de las bases de datos es el diseo de los objetos que la componen,
como tablas, consultas, informes y dems. Una base de datos bien diseada puede
implementarse en cualquier programa de bases de datos, y no nicamente en Access. El diseo
de la base de datos se realiza en papel y consiste en la planeacin de los objetos del sistema.
El primer paso requiere comprender qu tipo de informacin se desea almacenar, para disear
como punto de partida una o ms tablas que guarden esta informacin.
Nombre
Adriana Contreras lvarez
Campos
Pedro Alcozer Hernndez
Aimee Rodriguez Zarate

Telfono
1579108
2452143
2123411

Direccin
Zacapoaxtlas 81 int 23
Alamos 34 Esq. Insurgentes
Franc. Villa 115 san carlos

Registros, datos que componen la tabla.

1-01
VIDEO
10

Diseando una base de datos

E-mail
acalvarez@hotmail.com
phernandez@live.com
azarate@hotmail.com

Manejogeneral

El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios para recopilar la
informacin. Es necesario crear un campo para cada tipo de informacin que se desea guardar
y posteriormente analizar. Por ejemplo, si necesitas almacenar informacin de los libros de
una biblioteca y posteriormente piensas buscar algn libro por autor o por editorial, entonces
necesitas un campo para guardar el autor y otro campo para guardar la editorial.

ACTIVIDAD

1-01

Diseando tablas

1. Planea y anota cules son los 8 campos ms importantes que se necesitan para recopilar la
informacin de las empresas de una ciudad.
Nombre de la Tabla:

Empresas

Campo 1:

Campo 5:

Campo 2:

Campo 6:

Campo 3:

Campo 7:

Campo 4:

Campo 8:

2. Planea y anota cuales son los 8 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de los alumnos de una escuela.
Nombre de la Tabla:

Alumnos

Campo 1:

Campo 5:

Campo 2:

Campo 6:

Campo 3:

Campo 7:

Campo 4:

Campo 8:

3. Planea y anota cules son los 6 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de los libros de una biblioteca. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1:

Campo 3:

Campo 2:

Campo 4:

Campo 3:

Campo 5:

4. Planea y anota cules son los 6 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de discos de msica. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1:

Campo 4:

Campo 2:

Campo 5:

Campo 3:

Campo 6:

11

Bases de datos
Access 2010
tema

BMejorando el diseo de una base de datos


Al disear una base de datos hay que tener en mente lo que se desea hacer despus con la
informacin que se guarde en las tablas: Qu tipo de consultas se requerirn? Qu informes
sern necesarios? Para qu servir la base de datos?
Observa, por ejemplo, el diseo de esta tabla, que servir para almacenar la informacin de un
grupo de personas.
Nombre de la Tabla: Directorio.
Campos: Nombre completo, Direccin, Telfonos, E-mail.
Si analizas el diseo anterior, vers que es muy pobre. En qu campo se debe guardar el
nmero de fax de una persona? En qu campo se debe guardar el cdigo postal? Ser
posible ordenar los registros alfabticamente por ciudad o por pas?
Un mejor diseo de la misma tabla sera el siguiente:
Nombre de la tabla: Directorio.
Campos: Apellido paterno, Apellido materno, Nombres, Calle y nmero, Colonia,
Ciudad, Estado, Pas, Cdigo postal, Telfono 1, Telfono 2, Fax, E-mail.
Observa como la misma tabla es mucho ms completa si se disea correctamente, permitiendo
ordenar, consultar y obtener informes detallados para cada campo.

Tipos de datos
Adems de decidir qu campos se necesitan en una tabla, es
indispensable identificar el tipo de datos que va a contener
cada campo. La siguiente tabla muestra los tipos de datos
disponibles en Access y el tipo de informacin que se puede
guardar en un campo.
As, por ejemplo, si un campo se usar para almacenar
precios, el tipo de dato Moneda es la mejor opcin, pero si el
campo se usar para almacenar el nombre de un producto, es
mejor elegir el tipo de dato Texto.

Imagen 1-1: Men despeglabe de tipos de datos

12

Manejogeneral

Tag

Texto

Memorando

Funcin
Nos permite trabajar ingresando texto, caracteres
(smbolos) o dgitos (nmeros), ofrece un tamao
predeterminado de 50 caracteres que podemos
aumentar hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros,
como notas o descripciones. Almacena hasta 65,536
caracteres.

Ejemplo

Arturo Chehaibar

cualquier nota

Nmero

Nos permite trabajar nicamente con nmeros enteros y


decimales para realizar operaciones matemticas.

521.13

Fecha/Hora

Nos permite ingresar en varios formatos la fecha y hora


dentro de nuestra tabla, este tipo de datos comprende
fechas entre 2000 2029 o tambin 1930 1999 en
formatos:
a. Fecha Larga, mediana o corta
b. Hora larga, mediana, corta

27/03/2004

Moneda

Se utiliza para valores de moneda y para evitar el


redondeo durante los clculos. Almacena 8 bytes. Sin
necesidad de que el usuario lo ponga, automticamente
aparece el smbolo de moneda, y el formato con
separador de miles y dos decimales.

$324.50

Genera una secuencia de nmeros que se incrementan


Autonumrico uno a uno, este tipo de datos asigna su valor de forma
aleatoria cada vez que ingresamos un registro a la tabla.
Si/No

Objeto OLE

Hipervnculo

Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores


posibles, como Verdadero o Falso.
Se utiliza para objetos OLE (object linked embeded),
como documentos de texto, hojas de clculo o
imgenes.

una fotografa

Se utiliza para hipervnculos, es decir, rutas o direcciones


http://www.grupoeducare.com
URL. Almacena hasta 64,000 caracteres.

Te permite almacenar con gran facilidad todos los tipos


de documentos y archivos de una base de datos sin que
Datos adjuntos
se vea un exceso de tamao fsico en la base de datos
ya que se comprimen automticamente.
Se utiliza para crear un campo que permite elegir un
Asistente para
valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un
bsquedas
cuadro combinado.

13

Bases de datos
Access 2010
tema

CConociendo Access 2010


Dentro de una base de datos existen diferentes objetos con funciones particulares. Un archivo
de base de datos de Access es una coleccin de estos objetos que trabajan en conjunto. Los
objetos que puede contener una base de datos son Tablas, Consultas, Formularios, Informes,
Pginas, Macros y Mdulos.
Si ests familiarizado con otras aplicaciones de oficina, te dars cuenta que Access tiene una
interface muy parecida a la de otros programas. Microsoft Access 2010 contiene una cinta
de opciones, fichas y controles para realizar diferentes tareas.
Al iniciar Access, vers la Vista Backstage con varias opciones para iniciar una nueva base
de datos; en el rea central se concentran varios iconos que representan los diferentes tipos
de bases de datos en los que podemos trabajar: en blanco, contactos, projectos, problemas y
tareas, entre otros. Estas son plantillas preestablecidas con las que podrs trabajar.

Imagen 1-2: Vista Backstage Access 2010

Para tener acceso completo a la aplicacin primero debes crear una base de datos, ya sea en
blanco o a partir de una plantilla, en el rea central se muestran los diferentes diseos del tipo
de base de datos. Estos diseos se encuentran agrupados por plantillas: Inicio y Office.com. Al
seleccionar alguna plantilla puedes ver una vista previa, del lado derecho de la pantalla.

1-02
VIDEO
14

Crear una base de datos en blanco

Manejogeneral

PROYECTO

1-01

Crear base de datos en blanco

1. Inicia Access y aparece la Vista Backstage.


2. En Plantillas disponibles, haz clic en Base de datos en blanco.
3. A la derecha, en Base de datos en blanco, asigna el nombre Escuela para el archivo de
base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
4. Presiona el botn

para guardar el archivo en la ubicacin que indique tu profesor.

5. Haz clic en Crear


vista Hoja de datos.

para generar la nueva base de datos. Se abre una nueva tabla en la

6. Da clic en Archivo y selecciona Salir para cerrar Microsoft Access.

Descripcin del entorno de trabajo de Access 2010.


La nueva interface de la versin 2010, facilita al usuario encontrar los comandos que necesita.
stos son los principales componentes del entorno de trabajo:
1. Cinta de opciones: compuesta por fichas en las que se organizan comandos o
acciones especficos. Los comandos de cada ficha se organizan adems en varios
grupos.
2. Barra de herramientas de acceso rpido: contiene un conjunto de comandos
independientes de la ficha que se estn mostrando en la Cinta de opciones.
3. Barra de ttulo: muestra el nombre del programa y de la publicacin actual.
4. Ficha Archivo: Agrupa los comandos bsicos para abrir, guardar e imprimir un archivo.
Este botn es comn a casi todas las aplicaciones de Microsoft Office 2010.
Sustituye al botn de Office de la versin 2007.
5. Panel de navegacin: es la herramienta que organiza los objetos almacenados en
nuestra base de datos Access.

15

Bases de datos
Access 2010
4
3

2
1

7
Imagen 1-3: Espacio de trabajo de Access 2010

6. Ventana de documentos: De forma predeterminada muestra los objetos de la base de


datos en fichas, reemplazando las ventanas superpuestas.
7. Barra de estado: Ubicada en la parte inferior de la ventana, es aqu donde aparecen
los mensajes de estado, sugerencias de propiedades, indicadores de grogreso, etc.
Incluye los botones de Vistas y se puede ajustar el nivel del Zoom.

Cinta de Opciones
La Cinta de opciones est diseada para ayudarte a encontrar fcilmente los comandos
necesarios para completar tu trabajo. La Cinta de opciones reemplaza los mens tradicionales
de las versiones anteriores de Office. Los comandos se encuentran organizados en grupos
lgicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas estn relacionadas con un tipo de
actividad como crear tablas objetos, importar datos, editar el contenido de los objetos.

Imagen 1-4: Cinta de opciones

Fichas

Grupos

Comandos

La Cinta de opciones tambin se maneja en otros programas de Microsoft Office 2010 como
Word, PowerPoint o Excel.

16

Manejogeneral

T IP

Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones


presionando las teclas <Ctrl+F1>. Tambin puedes
ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa.
La Cinta de opciones se ajusta automticamente al
tamao de tu pantalla, por lo que es posible que
veas ms o menos detalles en diferentes equipos.

Existen dos tipos de fichas en la Cinta de opciones:


Fichas estndar, son todas las fichas que estn visibles al iniciar Access y son
Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. En las
fichas los comandos ms populares de cada grupo son los botones ms grandes.
Fichas de herramientas contextuales. Permiten trabajar con algn objeto
seleccionado como tablas o formularios. Cuando se hace clic en uno de estos
objetos, junto a las fichas estndar aparecen nuevas fichas de herramientas
contextuales en un color destacado.
Fichas estndar

Ficha de Herramientas Contextual

Imagen 1-5: Fichas estndar y de herramientas contextuales

NOTA
En este curso utilizaremos la
siguiente nomenclatura para
localizar algn comando en la
cinta de opciones: Ficha/Grupo/
Comando

Ficha Inicio
Comando
Copiar
Grupo
Portapapeles

Por ejemplo, para referirnos al botn Copiar que se encuentra en el


grupo Portapapeles de la ficha Inicio, simplemente se mencionar:
Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar

17

Bases de datos
Access 2010

Acceso rpido con el teclado


Algunas personas se sienten ms cmodas y trabajan ms rpido utilizando nicamente
el teclado y dejando el ratn slo para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las
aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos
botones de comando.
Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecern pequeas etiquetas sobre cada funcin disponible
en la ficha activa, como se muestra en la siguiente imagen:

Imagen 1-6: Etiquetas para seleccionar ficha con el teclado

Presiona la letra o la secuencia de letras que aparecen sobre la funcin que desees utilizar.
Dependiendo de las teclas que presiones podrn aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando
las letras o nmeros hasta llegar al comando o control especficos que deseas utilizar. Para que
desaparezcan las etiquetas sobre los botones, basta presionar nuevamente la tecla <Alt>.

Botones divididos
En las aplicaciones de Microsoft Office 2010, muchos botones estn divididos en dos
secciones. La primera seccin muestra un cono de identificacin. Si haces clic con el ratn
sobre l, se ejecuta la accin inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeo
tringulo que indica que existe un men colgante con ms opciones para ese botn.
Si das clic en el botn Color de fuente
, inmediatamente el cambia el color del texto de
la tabla o seleccin, con el ltimo color utilizado.
Si das clic en este tringulo,

se despliega la Galera con ms opciones de color para el texto.

Imagen 1-7: Galera Color de fuente

18

Manejogeneral

Barra de herramientas de acceso rpido


Es una barra personalizable, con comandos independientes a los que encuentras en la Cinta
de opciones. Te ayuda a tener acceso rpido a las acciones que ms utilices en un trabajo. Los
comandos predeterminados de la banda son: Guardar, Deshacer y Repetir.

Imagen 1-8: Barra de Herramientas

Puedes agregar o eliminar botones de comandos de la Barra de herramientas de acceso


rpido de dos maneras diferentes:
a. Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra en el extremo
derecho de la barra. Aparecer un men como el siguiente, en el que muestra una lista con los comandos de uso
frecuente en las aplicaciones de Microsoft Office, en el
puedes seleccionar o eliminar los comandos que desees
aparezcan en la Barra.

Imagen 1-9: Men desplegable

b. Haz clic sobre cualquier comando de la cinta de opciones con el botn secundario
del ratn y despus selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de
acceso rpido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas
de acceso rpido, de modo que sea de fcil acceso. Para eliminarlo puedes hacer un
clic con el botn secundario del ratn, directamente sobre el comando en la barra de
herramientas de acceso rpido.

Imagen 1-10: Men contextual

1-01
LMINA

Personalizar la barra de herramientas

19

Bases de datos
Access 2010

Cuadros de dilogo

En algunos Grupos, en la parte inferior derecha,


aparece una pequea flecha diagonal . Esta
flecha se llama iniciador de cuadros de dilogo. Al
presionarla, aparecer una caja con ms opciones
relacionadas al grupo. Tambin puede aparecer un
panel de tareas con opciones detalladas de alguna
actividad. Por ejemplo, este es el Cuadro de dilogo
asociado al grupo Formato de Texto.

Imagen 1-11: Cuadro de dilogo:


Formato de hoja de datos

Desde aqu se tienen opciones relacionadas al formato de hoja de datos, que no aparecen
directamente como botones en el grupo.

Configuracin de la ventana de documentos


En Access 2010 los objetos de la base de datos es posible organizarlos en la Ventana de
documentos con fichas en lugar de emplear ventanas superpuestas. Si abres una base de
datos creada en una versin anterior de Access, utilizar la opcion de ventanas superpuestas,
si ese modo de trabajo no resulta comodo para t, es posible cambiarla a fichas configurando
las Opciones de Access de la siguiente forma:
1. Haz clic en la ficha Archivo/Opciones
2. Selecciona la opcin Base de datos actual, del panel lateral.
3. En Opciones de de la ventana de documentos, ubicada en Opciones de aplicacin,
selecciona Documentos con fichas.
4. Haz clic en aceptar y debers cerrar y abrir la base de datos nuevamente para que los
cambios sean visibles.

Imagen 1-12: Fichas en la Ventana de Documentos

20

Manejogeneral

Panel de navegacin
Las tablas, formularios, informes, macros, etc., son los diferentes objetos que componen una
Base de datos, al crear o abrir una base de datos, los nombres de los objetos que la integran
aparecen en el Panel de navegacin de una manera organizada generando grupos para cada
categora.
Las categoras permiten organizar los objetos en el panel de navegacin y los grupos permiten
filtrar los objetos organizados por categoras y si un objeto usa ms de una tabla, ste aparecer
en todos los grupos correspondientes. Para modificar un objeto basta con hacer doble clic
sobre el en el Panel de navegacin.
En la imagen podemos apreciar la categora Todos los objetos de
Access y los grupos Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Algunas veces debemos maximizar el rea de trabajo, esto lo
hacemos posible ocultando el Panel de navegacin, para ello haz
clic en el botn para abrir o cerrar la barra Tamao del panel .
Es posible personalizar las categoras y grupos de objetos en el Panel
de navegacin, as como, ocultar objetos, grupos o todo el panel de
navegacin.

Buscar objetos en una base de datos


Seguramente al inicio, los objetos que integren tu base de datos no
representaran problema alguno para desplegarse completamente
en el Panel de navegacin, a medida en que vayas avanzando en
el diseo de una base de datos notars que la cantidad de objetos
incrementa, de tal manera que no todos los objetos se ubiquen a
simple vista dentro del panel.

Imagen 1-13: Panel de


navegacin

Para facilitar la localizacin de objetos, Access cuenta con la


Barra de bsqueda, al escribir en el cuadro Buscar, Access
realizar una bsqueda dentro de la categora, los grupos que
contienen un objeto que coincida con los criterios de busqueda.
Esta busqueda se efectua nicamente en las categoras y grupos
Imagen 1-14: Barra de Bsqueda mostrados.
Para realizar una bsqueda global selecciona una de las categoras predefinidas, Tipo de objeto
por ejemplo, as todos los grupos estarn visibles al momento de realizar la bsqueda.

21

Bases de datos
Access 2010

ACTIVIDAD

1-02

Conociendo Access 2010

1. Inicia MS Access 2010


2. Da clic en Ficha Archivo/Abrir y localiza la base de datos Escuela creada en la actividad
anterior y da clic en abrir.
3. Escribe cules son los grupos que hay dentro de las siguientes fichas:
Ficha Crear
Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y cdigo.
Ficha Datos externos
Importar y vinvular, Exportar y Recopilar datos
Ficha Inicio
Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar, Ventana y Formato de texto
4. Sin la ayuda del ratn y utilizando las teclas de acceso rpido, escribe cules son las
combinaciones de teclas para seleccionar los siguientes botones:
Cambiar de fuente o tipo de letra (Ficha Inicio/Formato de texto/Fuente)
Alt>O>FF
Abrir el Editor de Visual Basic (Ficha Herramientas de base de datos/Macro/VIsual Basic)
Alt>M>4 Alt+F11
Agregar un registro (Ficha Inicio/Registros/Nuevo)
Alt>O>J Ctrl ++

22

Manejogeneral

Exportar en PDF (Ficha Datos externos/Exportar/PDF o XPS)


Alt>O>G>1 Mays+Entrar
Guardar un registro (Ficha Inicio/Registros/Guardar)
Alt>X>F
5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rpido. Agrega los comandos: Guardar
como, Cerrar y Salir. Usando la opcin Ms comandos, ordnalos de manera que queden
como en la siguiente lista:
Guardar

Guardar como
Deshacer
Repetir
Cerrar
Salir
6. Selecciona Ficha Crear/Tablas/Tabla y escribe los nombres de las fichas y los grupos de
cada ficha que aparecen en la ficha contextual Herramientas de Tabla:
Ficha: Campos
Grupos: Vistas, Agregar y eliminar, Propiedades, Formato y Validadcin de campo
Ficha:Tabla
Grupos: Propiedades, Eventos anteriores, Eventos posteriores, Macros con nombre
y Relaciones
7. Despus de que el profesor haya revisado la actividad, regresa la barra de herramientas de
acceso rpido a su estado original, dejndola slo con los comandos: Guardar, Deshacer
y Repetir.

23

Bases de datos
Access 2010

Qu aprendiste?
TEMA A: A identificar los principales objetos que componen a una Base de Datos,
reconociendo el concepto de tabla al recopilar datos en papel.
TEMA B: A reconocer los diferentes tipos de datos que se pueden incluir en una base de
datos en Access 2010, estudiando el uso particular de cada tipo de datos.
TEMA C: A listar los elementos que componen el espacio de trabajo de Access 2010 al
interactuar con la interfase realizando configuraciones personales a distintos
elementos que lo componen.

EVALUACIN

01
1. Define qu es una base de datos:
La reunin de informacin referente a un mismo tema o propsito
2. Describe para qu se emplan las tablas en un sistema de base de datos
El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios para
recopilar la informacin. Empleando un campo para cada tipo de informacin
que se desea guardar y posteriormente analizar.
3. Escribe el nombre correcto del componente del espacio de trabajo:

Es la barra personalizable que contiene los comandos de uso frecuente:


Barra de herramientas de acceso rpido

Este permite tener organizados en catergoras y grupos los objetos de la base de datos:
Panel de navegacin

Contiene los comandos de la aplicacin agrupados en fichas:


Cinta de opciones

24

La base de datos puede contener muchas tablas,


cada una de ellas con informacin sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener
muchos campos de diferentes tipos, como texto,
nmeros, fechas e imgenes.

Un id ad

02

NIVEL: Bsico

Tablas

DURACIN SUGERIDA: 5 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:

A Disear y crear tablas por diferentes mtodos e introducir datos en ellas.


B Modificar el diseo de una tabla.

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
tema

ATablas
La parte medular de cualquier base de datos es la tabla. Una base de datos puede contener una
o ms tablas, que es donde estar toda la informacin.
Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en filas y columnas,
muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se le llama Vista Hoja de datos.
En la Vista Hoja de datos cada columna (vertical) representa un campo y cada fila (horizontal),
un registro. Los campos son categoras de informacin relacionadas con un registro. Los
registros son colecciones de campos relacionados con un tema o propsito especfico.
En la figura de la siguiente pgina, que muestra una tabla de datos de pases, los campos son
el nombre del pas, su capital, su idioma y su poblacin. El conjunto de datos de un mismo pas
es un registro.

2-01
VIDEO

Partes de una tabla

Clave Principal
Es un campo que identifica de manera nica a cada registro. Por ejemplo, si asignas un nmero
de matrcula a cada alumno en una tabla, entonces el campo para el nmero de matrculo
debe ser la clave principal. En este ejemplo, al asignar una clave principal te aseguras que
no existirn dos alumnos con el mismo nmero de matrcula, as evitars que los usuarios
introduzcan en este campo datos duplicados.
Es importante seleccionar el campo ms adecuado para que sea la clave principal de cada
tabla. No todas las tablas tienen clave principal, pero si en una tabla es importante que no
existan datos duplicados, entonces hay que definir una clave principal.

2-02
VIDEO
26

Clave principal

Tablas

Crear tablas en Access


La mejor forma de crear una tabla es usando Ficha Crear/Tablas/Diseo de tabla. En la
Vista Diseo, es necesario asignarle nombre a cada uno de los campos que se van a crear, y
especificar el tipo de datos de cada uno de los campos.
En la seccin inferior de la Vista Diseo estn las propiedades del campo. Cada tipo de datos
tiene diferentes propiedades, como la longitud del campo, el formato del nmero, y si ser
obligatorio que el usuario llene el campo (requerido).
Para definir la clave principal, selecciona Herramientas de tabla/Diseo/Herramientas/Clave
principal o haz un clic derecho sobre el campo que no debe contener datos repetidos y del
men contextual selecciona
Clave principal.
Al terminar de introducir los campos y tipos de datos, es necesario guardar el diseo de la
tabla. Lo ms sencillo es cerrar la ventana de diseo y guardar los cambios, dando a la tabla
un nombre.

Clave principal:
Determina un campo que
no puede contener datos
repetidos y que identifica
de forma nica a cada
registro.

Campos:
Nombres de los campos
que formarn la tabla.

Tipo de datos:
Determina el tipo de dato que
puede contener cada campo.

Propiedades del campo:


Establece los parmetros
que determinan el formato
y comportamiento del
campo seleccionado en la
seccin superior.

Imagen 2-1: Vista Diseo de Tabla

27

Bases de datos
Access 2010

Introducir datos en una tabla


La introduccin de datos se puede hacer directamente en la Hoja de datos, haciendo doble clic
sobre la tabla que se desea editar, en el Panel de Navegacin. En la parte inferior izquierda de
la Vista Hoja de datos estn los controles de navegacin, que permiten recorrer los registros o
iniciar un nuevo registro.
Si deseas cambiar el diseo de la tabla (agregar, eliminar o modificar campos), utiliza la Vista
Diseo. No confundas el diseo de la tabla (Vista Diseo) con los datos que se introducen en
la tabla (Vista Hoja de Datos).
En una tabla, la informacin que se introduce o se modifica en la Hoja de Datos, se guarda
automticamente tan pronto como el cursor sale del campo. Sin embargo, si lo que cambia es
el diseo de la tabla, es necesario guardar los cambios antes de salir del programa.

Registro actual

Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Nmero de registro actual y
Nmero total de registros

28

Hoja de datos

Agregar un nuevo registro


Ir al ltimo registro
Ir al registro siguiente

Imagen 2-2: Vista Hoja de Datos

Tablas

PROYECTO

2-01

Agregando informacin

1. Inicia Access y abre el archivo Agregando Informacin.accdb localizado en los Recursos


Digitales.
2. Probablemente al abrir el archivo en Access se activar una Advertencia de seguridad. Si es
el caso haz clic en Habilitar contenido.
3. En el Panel de Navegacin se muestra la tabla pases, abrela haciendo doble clic sobre ella.
Reemplaza el nombre de la capital de Puerto Rico por San Juan.
4. Agrega un nuevo registro con los datos de los Estados Unidos de Norte Amrica.
5. Completa el campo del idioma en el registro que corresponde a El Salvador.
6. Cierra la tabla pases y cierra la base de datos.
7. Recuerda la ubicacin de la base de datos, pues la usars en siguientes actividades.

PROYECTO

2-02

Diseando una tabla

1. Utiliza la siguiente tabla para decidir los campos y los tipos de datos necesarios para crear
una tabla destinada a almacenar informacin de universidades. El primer campo ser la
clave de la universidad, que es del tipo Autonumrico. Disea otros 7 campos.
Nombre del campo
Clave

Tipo de dato
Autonumrico

29

Bases de datos
Access 2010

2. Inicia en Access una nueva Base de datos en blanco, guardndola en la ubicacin que tu
profesor indique, con el nombre Diseando.accdb.
3. De forma predeterminada Access crear una tabla en blanco y mostrara la Vista Hoja de
Datos.
4. Cambia a la Vista diseo de la tabla, utilizando el comando Herramientas de Tabla/Diseo/
Vistas/Ver/Vista Diseo, asignandole el nombre Universidades a la tabla e introduce los
nombres de los campos y elige los tipos de datos de cada uno de ellos. La Descripcin de
cada campo es opcional.
5. En la parte inferior de la ventana de diseo establece el Tamao del campo, y si el campo
ser obligatorio (Requerido) o no.
6. Coloca el cursor sobre el primer campo que corresponde a la clave de cada universidad. Haz
un clic derecho sobre este campo y del men contextual elige Clave principal.
7. Cierra la Vista diseo, guardando los cambios realizados a la tabla Universidades.
8. Observa que la tabla aparece como objeto en el Panel de Navegacin.
9. Abre la tabla que acabas de crear haciendo doble clic sobre el icono que la representa en
el Panel de Navegacin.
10. Introduce al menos 10 registros completos. Observa como los tipos de datos que elegiste
para cada campo limitan las entradas. Por ejemplo, no es posible introducir textos en un
campo numrico. La informacin que introduzcas debe ser correcta para que la base de
datos te sea til. Si te falta algn dato trata de investigarlo y si no lo encuentras inventa un
dato temporalmente, mientras obtienes la informacin real.
11. Cierra la base de datos. Utilizars el archivo en prximos proyectos.

Modificar el diseo de una tabla


En cualquier momento, es posible cambiar el diseo de una tabla existente, para agregar o
eliminar campos, cambiarlos de orden o cambiar la clave principal.
Para modificar el diseo de una tabla selecciona la tabla en el Panel de Navegacin, haz clic
secundario y selecciona Vista Diseo del men contextual de la tabla.
No olvides que es necesario guardar los cambios en el diseo de la tabla, si quieres conservarlos.

30

Tablas

En la Vista Diseo puedes realizar todos los cambios que necesites. Observa la figura:
Campo seleccionado.

Despus de seleccionar
un campo, puedes
arrastrar este punto para
cambiar el orden de los
campos.

Determina el tamao
mximo que pueden
tener los datos en este
campo.
Determina si, al llenar
cada registro, se puede
dejar este campo vaco
o si es requerido

Propiedades del campo


seleccionado.

Imagen 2-3: Vista Diseo de Tabla

Propiedades de los campos


Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan el
funcionamiento que llevara el campo en la tabla, dichas caractersticas las identificamos como
las propiedades de los campos cada propiedad vara dependiendo del tipo de dato entre cada
campo.
a. Tamao del campo: Permite establecer el mnimo o mximo de dimensin del campo
al ingresar la informacin (caracteres).
b. Formato del campo: Nos permite definir como visualizaremos los datos en pantalla
c. Mascara de Entrada: Permitir que controlemos la informacin que se debe ingresar
en el campo Ej. Definir los dgitos de un nmero telefnico
d. Valor predeterminado: Esta propiedad nos permite guardar automticamente un valor
en el campo.
e. Reglas de validacin: Permite controlar exactamente qu datos se deben de ingresar
bajo un criterio previamente definido. Ej. >(MAYOR QUE)100 Y <(MENOR QUE)200
f. Texto de validacin: Podemos ingresar un texto el cual visualizaremos en pantalla
para saber qu tipo de informacin acepta el campo.
g. Requerido: Nos permite establecer que un campo no acepte quedarse sin algn
registro, nos obligar a ingresar un registro forzosamente.
Si modificas las propiedades de un campo despus de haber introducido informacin a la tabla,
se pueden perder los datos

31

Bases de datos
Access 2010

Otras formas de crear tablas


En el grupo Tablas de la ficha Crear, hay tres opciones o mtodos para crear una nueva tabla.
Hasta ahora hemos utilizado el mtodo Vista Diseo, por ser el ms completo, pero puedes
crear una tabla con alguno de los otros mtodos y despus realizar ajustes menores en la Vista
Diseo de la tabla. Los mtodos para crear una tabla son:
Vista Diseo: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud las
caractersticas de los campos. La tabla se crea especificando sus parmetros en la Vista
Diseo.
Listas de SharePoint: consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con
acceso al mismo sitio.
Tabla: Abre directamente la Vista Hoja de Datos de una nueva tabla vaca en la cual puedes
introducir informacin de inmediato. En este tipo de tablas, despus es necesario usar la
Vista Diseo para renombrar los campos, cambiar el tipo de datos y propiedades, y hacer
ms ajustes.

PROYECTO

2-03

Modificando tablas

1. En el proyecto Diseando tablas, creaste la base de datos Diseando.accdb. brela si no lo


est. Si no has realizado el proyecto, es necesario realizarlo antes de continuar.
2. Guarda el archivo con el nombre Modificando.accdb en la ubicacin que indique tu profesor.
3. En el Panel de Navegacin localiza la tabla Universidades y seleccinala, pero sin abrirla.
4. Haz un clic derecho sobre el icono de la tabla Universidades y del men contextual
selecciona Vista Diseo.
5. Reorganiza los campos para que la Clave sea el ltimo campo.
6. Agrega como primera fila un campo que se llame Visitada, del tipo S/No.
7. Agrega como segunda fila un campo que se llame Me_interesa, del tipo S/No.

32

Tablas

8. Cierra la Vista Diseo guardando los cambios realizados.


9. Abre la tabla y captura la informacin de los nuevos campos para todos los registros
existentes.
10. Ahora vamos a crear una segunda tabla dentro de la misma base de datos. Utiliza el
comando Crear/Tablas/Vista Diseo para crear una nueva tabla llamada Ciudades, donde
se guardar la informacin de las poblaciones donde se encuentran las universidades de
la otra tabla.
11. Disea y elige los campos necesarios. Incluye como mnimo los siguientes campos: ciudad,
estado, pas, idioma, poblacin, temperatura_mxima, temperatura_mnima, distancia.
12. Al guardar la tabla, debe aparecer como un objeto dentro del Panel de Navegacin, es
decir, debes tener la tabla Ciudades y la tabla Universidades.
13. Llena tantos registros como sea necesario, dependiendo de las ciudades en que estn
las universidades. Es importante mencionar que si dos o ms universidades estn en la
misma ciudad, no es necesario repetir el registro en la tabla de Ciudades. En las bases de
datos se debe evitar a toda costa la duplicidad de informacin

33

Bases de datos
Access 2010
tema

BDatos
Manipulando datos
Una base de datos se vuelve interesante cuando se puede hacer algo con la informacin
contenida en las tablas. Imagina una gran biblioteca con miles de libros. En un sistema de
bases de datos tradicional, la informacin de cada libro estara en pequeas tarjetas de papel,
guardadas en cajones y archiveros. En las tarjetas estara impresa informacin como el ttulo
del libro, el nombre del autor, la editorial y otros. Sera fcil encontrar la informacin de un
libro especfico? Cmo podra localizar todos los libros que traten de cierto tema o que hayan
sido escritos en cierto ao? Qu se debera hacer para ordenar los libros alfabticamente por
el apellido del autor o bien por tema?
La facilidad en la manipulacin de la informacin es lo que hace muy til a un sistema de bases
de datos por computadora. En nuestro ejemplo de la biblioteca, la informacin de los libros se
guardara en una o ms tablas.
Se tendran entonces miles de registros con campos como el ttulo del libro, el nombre del
autor, la editorial y otros. Pero, a diferencia del sistema en papel, sera muy sencillo buscar un
dato especfico, ordenar los registros de muchas maneras y consultar informacin especfica.
Access provee varias formas de consultar la informacin de una tabla:
La ms simple es la herramienta Buscar, que permite localizar un dato directamente.
Un poco ms complejo es el uso de filtros, que permiten mostrar nicamente los
datos que te interesen.
Por ltimo estn las consultas, que funcionan casi igual que los filtros, pero que
pueden guardarse para usarse cuando se requieran.

Buscar y reemplazar
Es comn, especialmente en tablas con muchos registros, que tengas la necesidad de encontrar
un dato especfico para cambiarlo o corregirlo, o que necesites reemplazar uno o varios datos
por otros.
Para facilitar la tarea, Access tiene el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar, el cual incluye
fichas independientes para cada tarea. Se puede tener acceso a cada una de las fichas
directamente seleccionando el comando correspondiente ubicados en el grupo Buscar de la
ficha Inicio. Para Buscar o Reemplazar, tambin puedes usar las combinaciones de teclas
<Ctrl+B> o <Ctrl+L>, respectivamente.
Es importante mencionar que estos comandos slo estn disponibles cuando hay una tabla
abierta, en su Vista Hoja de datos.

34

Tablas

Analiza con atencin las fichas Buscar y Reemplazar, para descubrir la funcin de cada una
de las opciones.
En este espacio escribes
el dato o palabra que
quieres localizar.

Buscar en: Puedes elegir


buscar slo en el campo
activo, o en toda la tabla.

Aqu escribes el dato o


palabra con que quieres
sustituirlo.

Coincidir: Elige si deseas


encontrar coincidencias
parciales o idnticas
Buscar: Permite buscar en
todos los registros, o slo los
que estn arriba a abajo del
registro actual.

Imagen 2-4: Cuadro de dilogo: Buscar y reemplazar

2-03
VIDEO

Buscar y reemplazar

Importar y exportar datos


Una ventaja que ofrece Access es permitirnos recuperar la informacin almacenada en una
base de datos para trabajar con la misma informacin en otra base de datos con la facilidad
que nos da un asistente que nos lleva paso a paso para lograr esta accin.
Importar de Excel o Access: Para utilizar objetos que integran una base de datos como
son: tablas, debemos trabajar con la ficha Datos externos/Importar y vincular/Access si
los archivos de origen provienen de una base de datos creada en Access o ficha Datos
externos/Importar y vincular/Excel si los datos provienen de una base de datos originada
en Excel. Una vez seleccionado el comando adecuado para el tipo de datos de origen, al
dar clic en la opcin deseada comenzar un asistente que te guiar paso a paso para poder
realizar el proceso de importacin.

2-04
VIDEO

Importar datos

35

Bases de datos
Access 2010

Exportar Datos: Con los comandos localizados en el grupo Exportar de la ficha Datos
Externos, es posible guardar la informacin almacenada en una base de datos en un archivo
compatible con otra aplicacin, como pueden ser Word o Excel e incluso guardarla como
PDF, seleccionando el objeto en el Panel de Navegacin y el formato correspodiente.

2-05
VIDEO

Exportar datos

Ordenar registros
Los registros en una tabla pueden ordenarse de acuerdo a algn campo, en forma ascendente
o en forma descendente.
Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podra ordenarse
alfabticamente de acuerdo al apellido del alumno, de mayor a menor promedio, de menos a
ms faltas acumuladas, etc.
Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas (campos),
selecciona uno de los elementos de la columna en cuestin y utiliza el comando Inicio/Ordenar
y filtrar/Ascendente
, o bien el comando Inicio/Ordenar y Filtrar/Descendente
.

Filtros
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar con parte de la
informacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizando un filtro. Al filtrar una
tabla abierta, parte de los registros se ocultan y se muestran slo los que cumplen con algn
criterio que se defina. Existen varios tipos de filtros y se encuentran en el grupo Ordenar y filtrar
de la ficha Inicio:
Filtro: se emplea para filtrar por un intervalo de valores o por valores especficos. La lista de
filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.
Seleccin: Permite filtrar todas las filas de una tabla, mostrando slo aquellos registros
que coincidan con la opcin seleccionada del men emergente y el contenido del campo
seleccionado al aplicar el filtro. Las combinaciones posibles son: Que coincida o no con la
seleccin y que la seleccin est incluida o no en los campos filtrados.

36

Tablas

Avanzadas/Filtros por formulario: Muestra en los encabezados de cada columna un men


colgante, que contiene los valores de los datos de la columna. De este men se puede
seleccionar un valor, para mostrar solamente aquellos registros que coincidan con el valor
elegido. Despus de seleccionarlos y elegir sus opciones, todos los filtros se deben aplicar
con el comando Inicio/Ordenar y Filtra/Avanzadas/Aplicar Filtro u Ordenar.

Men colgante que


aparece al aplicar el filtro

Valores que contiene el


campo seleccionado.
elige un valor para
mostrar slo los registros
que coincidan con ese
valor.
Imagen 2-5: Filtro por formulario

Avanzadas/Filtro avanzado/ Ordenar: Permite especificar los parmetros del filtro,


proporcionando un mayor control sobre los registros que se desean mostrar. Al seleccionar
este filtro, aparece una caja de dilogo que permite especificar un criterio para filtrar con
respecto a uno o ms campos.
Tabla que se quiere filtrar.

Selecciona del men


colgante el campo
que quieres filtrar.
Introduce el criterio
de filtrado para este
campo.
Imagen 2-6: Filtro Avanzado/Ordenar

37

Bases de datos
Access 2010

PROYECTO

2-04

Trabajando con datos

1. Abre en Access el archivo Trabajando con datos.accdb y luego abre la tabla Libros.
2. Selecciona el campo Ao y aplica el comando ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Descendente.
3. Contando los registros contesta: Cuntos libros son del ao 2000?
4. Similarmente ordena por Tema General primero y por Editorial despus, para contestar:
a. Cuntos libros son de MATEMTICAS?
b. Cuntos libros edit EDULETRAS?
c. Cuntos libros edit PROLIBRO entre 1995 y 2000?
5. Ordena los datos segn convenga para obtener la siguiente informacin:
a. El ttulo del libro ms viejo:
b. Las editoriales que editaron libros en 1980:

c. Nmero de libros de Ingls:


6. Sobre la Vista Hoja de datos de la tabla abierta usaremos filtros para obtener informacin
concreta mediante Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro Avanzadas/Filtro por formulario.
7. En el men colgante que corresponde a la Editorial en la tabla filtrada, selecciona la editorial
PROLIBRO. Para aplicar este filtro debes utilizar el comando Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/
Alternar Filtro. Observa la tabla filtrada.
8. Para volver a ver todos los registros es necesario quitar el filtro mediante el comando Ficha
Inicio/Ordenar y Filtrar/Alternar Filtro. Quita el filtro y observa la tabla.

38

Tablas

9. Vuelve a iniciar un filtro por formulario con Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro Avanzadas/
Filtro por formulario. Ahora selecciona EDULETRAS del men colgante de Editorial y ESPAOL
del men colgante del campo Tema general.
10. Aplica el filtro con el comando Ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Alternar filtro. Resultar una
tabla filtrada que cumple con los dos criterios establecidos.
11. Aplicando filtros por formulario contesta:
a. Cuntos libros edit PROLIBRO?
b. Cuntos libros de MATEMTICAS edit EDULETRAS?
c. Cules son los ttulos de los libros que edit IMAGEN en el ao 2000?

d. Cules son los ttulos de los libros de INFORMTICA que se editaron en el ao 2002?

e. Cules son los ttulos de los libros de CIENCIAS NATURALES de la editorial EDICULTURA?

f. Cules son los ttulos de los libros editados en 1985?

g. Cules son los ttulos de los libros de ESPAOL de la editorial IMAGEN?

39

Bases de datos
Access 2010

Qu aprendiste?
TEMA A: A reconocer las tablas como los nicos objetos en la base de datos que contienen
informacin.
TEMA B: A reconocer las ventajas de los mtodos de bsqueda, ordenacin y Filtrado de
una Base de Datos, comparado con los mtodos que se usaban antes de las
computadoras, por ejemplo, en una biblioteca, lista de alumnos o en el inventario
de un negocio.

EVALUACIN

02
1. Define qu es una tabla de Access:
Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en filas
y columnas, muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se le
llama Vista Hoja de datos.
2. Describe qu es Clave principal y para qu se emplea:
Es un campo que identifica de manera nica a cada registro y no todas las tablas
tienen clave principal. Pero si en una tabla es importante que no existan datos
duplicados, entonces hay que definir una clave principal.
3. De qu formas se pueden ordenar los registros de una tabla?
Ascendente y descendente
4. Define el concepto Filtro de Access:
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar con
parte de la informacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizando un filtro.

40

Las consultas de seleccin nos permiten seleccionar


un conjunto de datos, mientras que con las consultas
de accin podemos adems operar sobre los datos
seleccionados.

Un id ad

03

NIVEL: Bsico

C onsu ltas

DURACIN SUGERIDA: 6 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:


A El alumno ser capaz de conocer los conceptos de consulta y sus tipos,
adems de crear y ejecutar las mismas.
B Generar consultas por condiciones aplicadas a multitabla.
C El alumno podr ser capaz de realizar los diferentes tipos de consultas
de accin y ejecutarlas.

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
tema

AConsultas
Aplicar una consulta es como realizar una pregunta especfica a una o varias tablas. La base
de datos de una biblioteca, contiene miles de registros de libros. Una consulta sera como
preguntar: Cules son los libros del ao 2001? o qu libros escribi el autor Rodrguez? o
qu libros de la editorial Prolibro tienen ms de 20 aos y son de Matemticas?
Las consultas son objetos de la Base de datos, que se guardan con el archivo, al igual que las
tablas. Por lo tanto, las consultas cuentan con su propio grupo en la ficha Crear. Similarmente
a las tablas, hay dos mtodos para crear una consulta:
Diseo de Consulta: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud los
campos a consultar, los criterios de consulta y otros detalles.
Asistente para consultas: Presenta una serie de cuadros de dilogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear consultas rpidas. Al finalizar el Asistente se
crea una consulta genrica y sus parmetros se pueden ajustar despus en la Vista Diseo.
El diseo de la consulta se guarda con un nombre para ayudara a localizarlo en el grupo
Consultas del Panel de Navegacin. Para aplicar o ejecutar la consulta, basta abrirla. Los
resultados de la consulta aparecen en otra tabla especial, llamada dynaset, muy similar a la
Vista Hoja de datos de la tabla.

Tipos de consultas
Las consultas se encuentran divididas por tipos que son:
a. Consulta de seleccin: Este tipo de consultas permiten extraer datos especficos de
una o ms tablas, para mostrar los registros en una tabla lgica, que se generara cada
que se realice la consulta Nota: Se dice lgica por qu no est creada como objeto en
nuestra base de datos, si no que se genera para mostrar los datos solicitados.
b. Consulta de Accin: Son las consultas que realizan modificaciones a varios registros
en una sola ejecucin de la consulta como pueden ser:
Eliminar registros
Actualizar registros
Crear nuevas tablas
c. Consulta de parmetros: Son aquellas cuyas condiciones de bsqueda se definen
mediante valores que son constantes, es decir, no sern cambiados una vez
establecidos en la consulta.

42

Consultas

d. Consulta SQL: Nos permite crear consultas bajo un lenguaje de estructura de consultas
(Structured Query Language).

Crear una consulta en Vista Diseo


La ventana de diseo de una consulta se divide en dos secciones. En la parte superior se
muestran las tablas que se desean consultar. Puedes realizar una consulta de ms de una tabla
a la vez. Si la tabla que necesitas en tu consulta no est en esta seccin, puedes seleccionarla
con Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Configuracin de consultas/Mostrar tabla. Si
en esta seccin hay una tabla que no vas a utilizar en la consulta, es conveniente quitarla
seleccionando la opcin Quitar tabla, del men emergente que aparece al hacer clic derecho
sobre la tabla en cuestin.
En la parte inferior de la ventana de diseo se debe utilizar una columna por cada campo que
se quiera incluir en la consulta. Slo los campos que se especifiquen aparecern cuando se
aplique la consulta. Si deseas incluir todos los campos, puede seleccionar la opcin * .
Lo ms importante de la consulta es especificar un criterio para uno o ms campos. Al ejecutar
la consulta, slo se mostrarn los registros que cumplan con el criterio establecido en cada
campo. Opcionalmente puedes elegir un orden para que los registros aparezcan en forma
ascendente o descendente al ejecutar la consulta.

Tablas.

Seccin superior:
Muestra las tablas
involucradas en la
consulta.

Campos que
debe mostrar la
consulta.

Seccin inferior:
Muestra los detalles
de la consulta.

Criterio que debe


cumplir el campo
en la consulta.

Es posible tambin
establecer ms de un
Criterio:
criterio para un mismo
No es indispensable especificar criterios, pero si deseas que la consulta
campo, utilizando los
muestre slo los registros que cumplan con alguna condicin, introduce aqu la renglones que siguen al
o las condiciones.
rengln del criterio.
Imagen 3-1: Vista Diseo de Consulta

Puedes incluir operadores de comparacin como los signos de mayor que,


menor que o diferente.

43

Bases de datos
Access 2010

Crear una consulta con el asistente


Si la consulta que vas a crear es sencilla, puedes apoyarte del Asistente, utilizando Ficha Crear/
Consultas/Asistente para consultas, el cual abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta,
presentando los siguientes pasos:
1. Selecciona Asistente para consultas
sencillas y haz clic en aceptar. De esta
forma el asistente crear una consulta con
los campos seleccionados.
Tablas/Consultas:
Elige el origen de los
datos de la consulta.
Imagen 3-2: Cuadro de dilogo: Nueva consulta

2. Ahora en este cuadro de dilogo es necesario


seleccionar los campos que deseas incluir
en la consulta. Puedes elegir campos de una
o ms tablas.
Imagen 3-3: Asistente para consultas sencillas
Campos
de la tabla
seleccionada.

Pasar el campo
seleccionado
a la lista de
campos de la
consulta.

Campos
que estarn
incluidos en
la consulta

3. Permite introducir el nombre de la consulta, y


elegir abrirla de inmediato, o modificarla en
la Vista Diseo.
Imagen 3-4: Asistente para consultas sencillas

Como te habrs dado cuenta, al crear una consulta utilizando el Asistente no se pude especificar
algn criterio, por lo que ser necesario abrir la Vista Diseo para detallarla.

3-01
VIDEO
44

Generando consultas

Consultas

Consultas cerradas y abiertas


Una consulta cerrada es aquella en la que los criterios que se establecen son fijos. Por ejemplo,
si en la base de datos de Biblioteca se quieren consultar todos los libros del ao 1997, entonces
el criterio a consultar para el campo Ao, es 1997. Siempre que se ejecute esta consulta,
resultarn todos los registros que cumplan con el criterio establecido, es decir todos aquellos
libros que tengan el valor 1997 en el campo Ao.

Imagen 3-5: Consultas cerradas y abietas

En las consultas abiertas se utiliza una variable como criterio de consulta. De este modo, al
momento de ejecutar la consulta el programa pregunta, en una ventana, por el valor de la
variable antes de mostrar los resultados.

Imagen 3-6: Valor del parmetro

En la base de datos de la Biblioteca, por ejemplo, se puede establecer la variable [X] como
criterio a consultar para el campo Ao. Siempre que se ejecute esta consulta, una ventana
preguntar el valor de X, y resultarn todos los registros que cumplan con el criterio establecido,
es decir todos aquellos libros que tengan el valor que se le de a [X] en el campo Ao.
El nombre de la variable puede ser cualquiera, pero se debe poner entre corchetes cuadrados.

Imagen 3-7: Nombre de la variable

45

Bases de datos
Access 2010
tema

BTrabajando con consultas


Al trabajar con las consultas en la Vista Diseo es posible cambiar el orden en el que se
muestran los campos. Para cambiar el orden de los campos una vez insertados en la cuadricula
de diseo de la consulta realizars los siguientes pasos:
a. Clic sobre la cabecera de la columna del campo que deseas mover y lo arrastras hasta
llegar a su nueva ubicacin y soltamos el ratn .
b. Una vez seleccionada la columna del campo, debes hacer clic sostenido sobre la
columna y desplazarla hasta su nueva posicin. Mientras desplazas la columna a
su nueva posicin puedes ver que aparece una lnea de color negro, est indica la
posicin que tomar el campo.

Campos calculados
Un campo calculado es aquel que crea utilizando una expresin o funcin para obtener como
resultado determinada informacin, por ejemplo, en una tienda un cliente compra determinado
nmero de artculos y queremos conocer cunto es lo que debe pagar nuestro cliente. Podemos
crear un campo calculado. Para crearlo debemos:
a. En Campo, se establecer el nombre para el campo seguido de dos punto. Ejemplo
Total:
b. Debes escribir entre corchetes los campos que integraran el clculo, separados por el
operador aritmtico correspondiente:

Suma +
Resta -
Multiplicacin *
Divisin /

Por ejemplo, requieres mostrar el Total de la venta de varios productos, en la Tabla deben
aparecer los campos Precio.Unitario y Cantidad, quedando el campo resultado de la siguiente
forma Total:[Precio.Unitario]*[Cantidad].

3-02
VIDEO
46

Consultas con campos calculados

Consultas

Consultas con parmetros


En ocasiones se requiere utilizar en una consulta un valor desconocido y se requiere la
intervencin del usuario para introducirlo cuando se ejecute la consulta. Esta tarea se puede
realizar empleando consultas con parmetros. Cuando utilizamos un nombre de campo que
no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se
ejecuta la consulta nos pide determinar el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo.
Para crear la consulta por parmetros:
a. Utiliza Crear/Consultas/Diseo de consulta, selecciona la tabla para la consulta en el
cuadro de dilogo Mostrar tabla y cierra el cuadro de dilogo.
b. Debes definir el parmetro mediante Herramientas de consulta/Mostrar u ocultar/
Parmetros. El cuadro de dilogo Parmetros de consulta, almacena los parmetros
especificando el Tipo de datos para cada parmetro. En la fila Parmetro escribe un
texto que solicite al usuario introducir un dato especfico. Por ejemplo, Introduzca el
idioma, sin comillas y especifica el tipo de dato, en este caso Texto.
c. Agrega los campos que contendra la consulta.
d. En el campo que servir como pivote para realizar la consulta, en la fila criterios, escribe
el signo igual =, abre corchetes [ y escribe el texto del parmetro Introduzca
el idioma, como puedes apreciar, al ir escribiendo Access mostrar en un men
emergente con el parmetro puedes dar clic sobre ste para asignarlo.
e. Guarda la consulta y ejectala. Te aparecer un cuadro de dilogo solicitando introducir
la variable.

Consultas condiciones
Este tipo de consultas nos permite establecer criterios para realizar una bsqueda de informacin
ms especializada sobre los registros almacenados en nuestras tablas. Para poder realizar este
tipo de bsqueda debemos tener en cuenta algunas recomendaciones como son:
a. Para indicar varias condiciones utilizamos los operadores o e y
b. Los operadores que utilizas para las condiciones son:
I gual que =
Distinto de <>
Menor que <

M
ayor que >
Menor o igual <=
Mayor o igual >=

47

Bases de datos
Access 2010

Las consultas multitabla


Hasta ahora hemos creado consultas de una sola tabla, pero qu pasa cuando deseamos
obtener informacin de dos o ms tablas?, para ello tenemos las consultas multitablas.

3-03
VIDEO

Consultas multitabla

PROYECTO

3-01

Generar una consulta con Vista Diseo

1. Abre en Access la Base de datos Compu_Monitores.accdb que se encuentra en los


Recursos Digitales.
2. Utilizando el comando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, genera una nueva
consulta que desplegar los pedidos ordenados por zonas.
3. En el cuadro de dilogo Mostrar Tabla, selecciona todas las tablas de la Base de datos:
Clientes, Pedidos, Productos y Zonas. Luego cierra el cuadro de dilogo.
4. Realiza las siguientes tareas:
En la primera columna arrastra Descripcin de la tabla Zonas a la fila de campo y
selecciona en el campo orden la opcin Ascendente.
En la segunda columna arrastra el campo Nombre de la tabla Clientes y modifica el
orden a Ascendente.
En la tercera columna arrastra el campo Descripcin de la tabla Productos
En la cuarta columna arrastra el campo Cantidad de la tabla Pedidos.
En la quinta columna en la fila Campo escribe Importe:[Cantidad]*[Precio], esto le
asignar el nombre Importe al campo y ejecutar la frmula que calcular el importe.
5. Con el comando Herramientas de consultas/Diseo/Resultados/Ejecutar comprueba que
la consulta funciona. Guarda la Consulta con el nombre Mis_Pedidos utilizando Archivo/
Guardar objeto como.
6. Cierra Access y guarda los cambios.

48

Consultas

PROYECTO

3-02

Consulta por parmetros

1. Abre en Access la base de datos Productos.accdb que se encuentra en los Recursos


Digitales. La base de datos la integra una tabla llamada Productos la cual es una lista de
productos que adquiri un cliente.
2. Utiliza el comando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consultas, selecciona la tabla Productos
en el cuadro de dilogo Mostrar tabla, agrgala y luego cierra el cuadro de dilogo para
crear una consulta que te permita obtener el Subtotal de la compra de artculos, es decir, la
consulta debe mostrar el precio unitario multiplicado por la cantidad de artculos adquiridos.
3. Ejecuta la consulta para comprobar que funciona y guardala con el nombre Compras.
4. Abre nuevamente la consulta Compras, gurdala con el nombre Total utilizando Ficha
Archivo/Guardar objeto como.
5. En la Vista Formulario, utiliza el comando Herramientas de consultas/Diseo/Mostrar u
ocultar/Totales, en la fila Total, selecciona la opcin correspondiente que te permita obtener
el total de la compra y ese campo nombralo Total a Pagar.
6. Ejecuta la consulta y escribe a continuacin el Total a Pagar:

$880.00

7. Crea una consulta por parmetros con el nombre Marca la cual te permita:
Ingresar el nombre de la marca que deseas ver.
El mensaje debe ser: Ingresa la marca deseada.
8. Ejecuta la consulta y contesta:
a. Si ingresas la marca Pantene qu artculos se muestran:

b. Si ingresas la marca Colgate qu artculos se muestran:

49

Bases de datos
Access 2010
tema

CConsultas de accin
Las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una sola ejecucin como
pueden ser:
Eliminar registros
Actualizar registros
Crear nuevas tablas

Consultas de actualizacin
Este tipo de consultas te permitirn realizar cambios generales a un conjunto de registros de
una o ms tablas.
a. Para crear este tipo de consultas da clic en Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta.
b. En el cuadro de dilogo selecciona la tabla sobre la cual se cambiaran los registros.
c.
Ahora haz clic en Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/
Actualizar observa como la cuadrcula de diseo cambia al momento de dar clic en el
comando.
d. Ahora en la fila de la cuadrcula de diseo que dice Actualizar, debes escribir el nuevo
dato que deseas que reemplace al registro existente.
e. Despus, en la fila de la cuadricula de diseo llamada Criterios, escribe el registro
que deseas que se cambie. Ej. Nuevo registro +Libros y reemplaza al registro
Prolibro,tambin aplican los criterios de parmetros.

Imagen 3-8: Consulta de Actualizacin

f. Al ejecutar la consulta aparecer un cuadro de dilogo que solicita confirmar la accin.


Haz clic en Si y se realizarn los cambios correspondientes.

3-04
VIDEO
50

Consultas de actualizacin

Consultas

Consultas de eliminacin
Estas consultas se encargan de borrar un grupo de registros de ms de una tabla, una vez
ejecutada esta consulta ser imposible volver a recuperar los registros eliminados. Para
crear una consulta de eliminacin:
a. Selecciona la Ficha crear/Consultas/Diseo de consulta.
b. En el cuadro de dilogo que aparece, selecciona la tabla sobre la cual se eliminarn
los registros que deseas.
c. Con Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/Eliminar observa
como tu cuadricula de diseo cambi al momento de dar clic en la opcin.
d. Ahora en la fila Eliminar verifica que est escrito Dnde.
e. En la fila Criterios escribe que registro o registros deseas que se eliminen, en el ejemplo
queremos que pregunte al usuario qu editorial desea eliminar, recuerda que debe
estar encerrado en corchetes para que funcione como parmetro.

Imagen 3-9: Consulta de eliminacin mediante parmetro

3-05
VIDEO

Consultas de eliminacin

51

Bases de datos
Access 2010

Consultas de creacin de tabla


Este tipo de consultas tiene como finalidad:
Generar una tabla que tenga registros antiguos y dejar en las tablas nuevas
registros actualizados
Crear copias de los registros de varias tablas por si por error se eliminan
Generar una tabla con registros de varias tablas.
Para crear una consultad e creacin de tabla debemos realizar los siguientes pasos:
a. Selecciona Ficha Crear/Otros/Diseo de consulta.
b. En el cuadro de dialogo que aparece selecciona la tabla o las tablas sobre las cuales
crears la nueva tabla.
c. Ahora en Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/Crear tabla
observa que te apareci el cuadro de dialogo Crear tabla.
d. Ingresa el nombre para la nueva tabla.
e. Selecciona los campos de la tabla o tablas que integraran a la nueva activando la
casilla Mostrar de cada campo que desars agregar.

Imagen 3-10: Consulta de creacin de tabla

3-06
VIDEO
52

Consultas de creacin de tabla

Consultas

PROYECTO

3-03

Creando consultas

1. Abre en Access el archivo Creando Consultas.accdb que se encuentra en los Recursos


Digitales.
2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, esto iniciar el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Libros y haz clic en agregar. Cierra el cuadro de dilogo
haciendo clic en el botn Cerrar.
4. En la seccin inferior, en el men colgante que corresponde al primer campo, selecciona
Autor. En el segundo campo, selecciona Ttulo del libro, en el tercer campo, selecciona
Editorial y en el cuarto campo, selecciona Ao.

Imagen 3-11: Consulta de seleccin

5. Como Criterio del campo Editorial, teclea el texto PROLIBRO (entre comillas). Revisa que tu
Consulta est como muestra la imagen.
6. Cierra la ventana de diseo y guarda la consulta con el nombre Libros de editorial Prolibro.
Vers que la consulta aparece como un objeto de la base de datos dentro del Panel de
Navegacin en el grupo Consultas.
7. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa y observa como
muestra nicamente los libros de PROLIBRO, y slo los campos que se eligieron al disear
la consulta.

53

Bases de datos
Access 2010

8. Inicia una nueva consulta con la opcin Diseo de consulta.


9. En la ventana de Consulta agrega los Campos Editorial, Ao y Tema general.
10. Como Criterio del campo Editorial, teclea el texto PROLIBRO. Como Criterio del campo
Ao teclea la expresin >1980 Y <1990.
11. Cierra la ventana de diseo de Consulta guardando la consulta con el nombre Libros de
Prolibro de los 80s.
12. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa en el Panel
de Navegacin y analiza los resultados.
13. De forma similar crea y guarda las siguientes consultas:
a. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen con autor y ttulo de libro.
b. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen que sean de Espaol.
c. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Imagen que sean de este siglo.
d. Consulta que muestre todos los libros de la editorial Prolibro que sean de Matemticas
y se hayan editado en la dcada de los 90s.
14. Al finalizar, debes tener 6 consultas en el Panel de Navegacin. Cada consulta debe tener
un nombre que permita su identificacin y describa su funcin, por ejemplo, Libros de
IMAGEN del siglo XXI.

PROYECTO

3-04

Creando consultas abiertas

1. Inicia Access y abre el archivo Creando consultas abiertas.accdb que se localiza en los
Recursos Digitales.
2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, esto iniciar el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.

54

Consultas

3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Libros y haz clic en agregar. Cierra el cuadro de dilogo
haciendo clic en el botn Cerrar.
4. Agrega a la consulta los campos Editorial, Ao, Tema
general y Ttulo.
5. Como Criterio del campo Ao, teclea la variable
[QueAo] (as entre corchetes).
6. Cierra la consulta y gurdala con el nombre Libros por
ao.
7. Ejecuta la consulta. Una ventana te preguntar el valor
de la variable. Teclea el valor 2000 y resultar una lista
de todos los libros editados en ese ao. Prueba varias
veces, dando diferentes valores de ao.

Imagen 3-12: Consulta abierta

8. De forma anloga crea las siguientes nuevas consultas abiertas:


a. Consulta por editorial, que muestre adems el autor, ttulo del libro y tema.
b. Consulta por tema, que muestre tambin el ttulo del libro y autor.
c. Consulta por autor, que muestre slo el ttulo del libro, autor y editorial.
d. Consulta por ttulo del libro, que muestre slo el ttulo del libro, autor y editorial.
9. Al finalizar, debes tener 5 consultas en el Panel de Navegacin. Cada consulta debe
tener un nombre que permita su identificacin y describa su funcin, por ejemplo, Libros
por Editorial. Recuerda que debes seleccionar Todos los objetos de Access en el men
emergente del Panel de Navegacin, para que se muestren todos los objetos que integran
la base de datos.

Imagen 3-13: Variable

55

Bases de datos
Access 2010

PROYECTO

3-05

Control de un almacn

1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tienda.accdb.


2. Crea una tabla con los siguientes campos:

producto
proveedor
precio de compra
precio de venta
novedad (del tipo s/no)
fecha de recepcin
peso
categora

3. Llena 20 registros completos. En el campo novedad, simplemente determina si el producto


es o no nuevo. En el campo categora, inroduce slo los valores juguetes, alimentos, ropa,
ferretera y electrnicos.
4. Abre la tabla y ordnala por categora.
5. Aplica a la tabla un filtro por formulario y prubalo.
6. Crea una consulta cerrada que liste todos los productos recibidos en este ao.
7. Crea una consulta cerrada que liste todos los productos de la categora Juguetes que se
venden en menos de $200.00.
8. Crea una consulta cerrada que muestre las novedades.
9. Crea una consulta abierta para que el usuario pueda buscar un producto escribiendo el
nombre del proveedor.
10. Crea una consulta abierta para que el usuario pueda buscar un producto escribiendo la
categora.

56

Consultas

PROYECTO

3-06

Consultas con el asistente

1. Abre en Access la Base de datos Colegio.accdb que se encuentra en los Recursos Digitales.
2. Crea una nueva consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Asistente para consultas, para
que muestre los siguientes campos de la tabla Generales:

mero de Matrcula
N
Nombre
Apellido Paterno
Apellido Materno
Grupo

3. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, selecciona Asistente para consultas sencillas y


haz clic en Aceptar.
4. Utilizando los controles del cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas, desplaza
del panel Campos disponibles los campos requeridos para la consulta y presiona Siguiente.

Imagen 3-14: Cuadro de dilogo: Asistente para consultas sencillas

5. Asigna el ttulo Alumnos y grupo a la consulta, presiona Finalizar y observa el resultado.


6. Guarda tu trabajo y cierra la base de datos.

57

Bases de datos
Access 2010

Qu aprendiste?
TEMA A: Que existen varios tipos de consultas y es ms sencillo la elaboracin de la consulta
a travs del Asistente.
TEMA B: Que las consultas de parmetros permite establecer criterios para realizar la
bsqueda de informacin ms especialida sobre los registros.
TEMA C: Que las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una sola
ejecucin.

EVALUACIN

03
Recordando Bases de Datos. Selecciona la respuesta que mejor corresponda a cada pregunta:
1. En una base de datos, la informacin se encuentra:
a. En tablas
b. En tablas y consultas
c. En tablas e Informes
2. Agrupa a todos los objetos de una base de datos:
a. Ficha Crear
b. Panel de nevedacin
c. Ficha Diseo
3. Los sistemas DBMS surgen con la aparicin de la computadora:
a. Verdadero
b. Falso
4. Para cada caso, anota el tipo de dato ms adecuado para almacenar:
a. El precio de una computadora Moneda
b. La edad de un alumno
Nemrico
c. Si alguien tiene novia o no
Si / No
d. La direccin WEB de una escuela Hipervnculo
e. Una fotografa Objeto OLE

58

Los formularios permiten introducir o editar los datos en una o


varias tablas de manera personalizada.
Los informes presentan los registrados de la base de datos, de
manera visual.
Los formularios e informes se pueden disear mediante el uso del
asistente para informes.

Un id ad

04

NIVEL: Bsico

For mu la r io s e
In for mes

DURACIN SUGERIDA: 5 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:

A Crear un formulario con el asistente.


B Configuar y modificar un formulario en la Vista Diseo.
C Crear informes con el asistente y utilizar la Vista Diseo para modificarlos.

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
tema

AFormularios
Formularios e Informes
Los formularios y los informes son objetos de la base de datos que no contienen informacin.
Solamente pueden mostrar la informacin contenida en una tabla o resultante de una consulta.
Esto quiere decir que, si los datos de la tabla cambian, la informacin de los formularios y los
informes se actualiza automticamente.
Los formularios son pantallas de captura o de consulta a las que se les puede dar un diseo
agradable, para mejorar la presentacin de los registros.
Los informes son reportes impresos de la informacin, que pueden presentar los datos
organizados para su fcil comprensin.

Formularios
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fcilmente
la informacin. Un formulario puede incluir slo algunos o todos los campos de una tabla, con
espacios apropiados para la introduccin de datos. El formulario puede resaltarse con colores,
lneas e imgenes. Tambin es posible usar un solo formulario para introducir datos en varias
tablas.
Desde la Ficha Crear/Formularios, existen varias maneras de crear un nuevo formulario, las
ms comunes son las siguientes:
Diseo del formulario: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud
todos los detalles del formulario.
Asistente para formularios: Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear formularios rpidos. Al finalizar el Asistente
se puede ajustar el formulario en la Vista Diseo.
Crear un formulario utilizando la Vista Diseo puede ser una tarea compleja cuando no ests
familiarizado con el lenguaje de las bases de datos. Por esta razn, en este texto utilizaremos el
Asistente para crear los formularios, y la Vista Diseo slo para ajustar detalles.
El formulario tiene los mismos controles de desplazamiento que tiene la Vista Hoja de datos de
una tabla, para pasar de un registro a otro y agregar un nuevo registro. Los datos que agregues
o modifiques en el formulario, en realidad estn cambiando en la tabla de la que provienen,
ya que el formulario es slo una pantalla de visualizacin de la informacin contenida en las
tablas.

60

FormularioseInformes

Paso 1. En la primera caja de dilogo del


Asistente, se seleccionan los campos que se van
a incluir en el formulario. Puedes seleccionar
campos de una o ms tablas o consultas.

Imagen 4-1: Asistente para formulario: Paso 1

Paso 2. Aqu se elige alguna de las distribuciones


predeterminadas para los campos del formulario.

Imagen 4-2: Asistente para formulario: Paso 2

Paso 3. Se le da un nombre al formulario, que


es el nombre con que quedar guardado en el
Panel de Navegacin. Aqu puede determinar si
deseas que se muestre el formulario al presionar
Finalizar o si desas modificar el diseo en la
Vista Diseo.

Modificar datos de un formulario

Imagen 4-3: Asistente para formularios: Paso 3

Para que edites datos de un formulario, debes situarte en la Ficha Inicio/Vistas/Vista


de formulario.Una vez que estas dentro de la vista formulario por medio de la barra de
desplazamiento de registro, tendrs la facilidad de moverte entre los registros que ya estn
dentro del formulario y agregar registros sobre el formulario.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Primer registro
Registro anterior
Registro actual
Siguiente registro
ltimo registro
Nuevo registro

1 2 3 4 5 6

Imagen 4-4: Barra de desplazamiento

4-01
VIDEO

Formulario con el asistente

61

Bases de datos
Access 2010

PROYECTO

4-01

Creando un formulario con el asistente

1. Abre en Access la base de datos Creando un formulario con el asistente.accdb que se


encuentra en los Recursos Digitales.
2. Selecciona el comando Ficha Crear/Formularios/asistente para formularios para iniciar el
asistente.
3. En el primer paso del asistente selecciona la tabla Libros y pasa todos los Campos disponibles
al espacio Campos seleccionados.
4. En el segundo paso del asistente elige una distribucin En columnas.
5. En el tercer paso del asistente, nombra tu formulario Captura de Datos y activa la opcin
Abrir el formulario para ver o introducir informacin.
6. Al finalizar el asistente el nuevo formulario se abre en una ventana. Utiliza los Controles de
navegacin para ir al ltimo registro y agrega seis nuevos registros con los datos de los libros
que utilizas en la escuela, de manera que existan en total 106 registros.
7. De manera similar, crea cinco nuevos formularios, cambiando en cada uno la distribucin y
el orden de los campos, con el objetivo que conozcas las diferentes opciones y puedas elegir
los parmetros ms adecuados para cada necesidad.
8. Revisa que, al final del proyecto, existan seis formularios en el Panel de navegacin.

62

FormularioseInformes

tema

BDiseo de formulario
Crear un nuevo formulario usando el Asistente es un buen punto de partida cuando se desea
crear despus un formulario ms personalizado. Una vez creado, puedes abrir el formulario en
su Vista Diseo para hacer ajustes de todo tipo: desde modificar el color, tamao o fuente de
los elementos, hasta agregar campos con frmulas para realizar clculos.
El formulario en vista Diseo tiene 5 secciones:

Imagen 4-5: Vista Diseo de formulario

Si alguna de las secciones no est visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un
clic derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseo de un formulario, y del men contextual
elige Encabezado o pie de pgina y/o Encabezado o pie de formulario.

Herramientas de Diseo del Formulario


Al estar editando un formulario, se activa la ficha contextual Herramientas de diseo de
formulario, la cual en su ficha Diseo se encuentra el grupo Controles. Por ahora, slo
usaremos estas herramientas:
Flecha

, Etiqueta

, Cuadro de texto

, Lnea

e Imagen

4-02
VIDEO

Diseo de formularios

63

Bases de datos
Access 2010

La herramietna Seleccionar objetos


(flecha), permite adems mover y escalar cualquier
elemento en el formulario. Cuando seleccionas texto, puedes cambiar su fuente, tamao, estilo
y color utilizando la Ficha Herramientas de diseo formulario/Formato.
Al trabajar en la Vista Diseo tenemos la ventaja de contar con la amplia gama de herramientas
de la Ficha Contextual Herramientas de Diseo de formulario:
Ficha Diseo: Contiene los comandos para agregar elementos y funciones al
formulario.
Ficha Organizar: Integrada por una amplia variedad de comandos que permiten
modificar la distribucin de los elementos del formulario.
Ficha Formato: Permite modificar el estilo del elemento seleccionado.
Para agregar campos al formulario, el panel Lista de campos, muestra los campos disponibles
que se pueden agregar al formulario. Basta con arrastrarlos y colocarlos en el formulario para
despus modificar su apariencia. Si la Lista de campos no se encuentra visible, haz clic en
Ficha Diseo/Herramientas/Agregar campos existentes para activarlo.

Hoja de Propiedades del formulario


Por medio del panel de propiedades es posible que cambies caractersticas de un formulario.
Si el panel no se encuentra visible, activa con Ficha Herramietnas de diseo de formulario/
Diseo/Herramientas/Hoja de propiedades. A continuacin te mencionaremos algunas de las
propiedades que son ms utilizadas para personalizar un formulario:
Ttulo: nos permite poner un nombre al formulario en
barra del ttulo
Imagen: Te permitir poner una imagen de fondo en
el formulario
Estilo de bordes: Cambia el contorno que define a
tu formulario
Botones de desplazamiento: Puedes ocultar o
mostrarlos estos botones para moverte por el
formulario
Botones de cerrar, maximizar y minimizar: Que te
permiten ocultarlos o mostrarlos.
Imagen 4-6: Panel propiedades

64

FormularioseInformes

PROYECTO

4-02

Modificando un formulario

1. Abre en Access la base de datos Modificando un formulario. accdb que se encuentra en


lo Recursos Digitales.
2. En el formulario existente, agrega cuatro nuevos registros completos para familiarizarte con
la distribucin.
3. Utiliza el comando Herramientas de diseo de formato/Diseo/Vistas/Ver, el cual es un
botn dividido y recuerda que debes hacer clic en la flecha del botn para desplegar ms
opciones del comando. As cambias a la Vista Diseo del Formulario.
4. Coloca el cursor en medio de las secciones de Encabezado del formulario y Detalle. Arrastra
hacia abajo para expandir la seccin de Encabezado del Formulario.
5. De la galera de controles selecciona la herramienta Etiqueta . Utiliza esta herramienta
para delimitar un rea rectangular en la seccin del Encabezado del formulario. Introduce
el ttulo Biblioteca Escolar.
6. Utiliza la herramienta Seleccionar objetos
para mover el ttulo agregado a una posicin
adecuada. Modifica el formato de fuente y estilo del ttulo.
7. Utiliza las herramientas para hacer los siguientes cambios adicionales al diseo:
a. Cambia la fuente de todas las etiquetas de los campos.
b. Haz que el ttulo del libro quede al centro, con un tamao de letra de 20 puntos, en
negrita. Mueve el resto de los campos hacia abajo. Si lo requieres, agranda la seccin
de Detalle del formulario.
c. En la seccin de pie de formulario, utiliza la herramienta Imagen
archivo libro.jpg, que se encuentra en los Recursos Digitales.

para insertar el

d. Haz ms pequeos los campos para el pas y el ao.


8. Cierra la Vista Diseo y guarda los cambios.
9. Abre el formulario y revsalo.

65

Bases de datos
Access 2010
tema

CInformes
Un informe es, bsicamente, un reporte de los datos almacenados en una o varias tablas o
consultas, que se prepara para impresin en papel. En un informe puedes organizar y clasificar
los datos, resumir e imprimir parte o todos los registros y crear listas o sobres personalizados
para correspondencia, todo sin salir de la base de datos.
Como los informes obtienen su contenido de tablas o consultas, cuando la informacin en las
tablas cambia, el informe refleja automticamente la actualizacin.
Desde el comando Ficha Crear/Informes existen varias maneras de generar informes, las ms
comunes son:
Diseo de informe: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud todos
los detalles. Sin embargo, suele ser bastante complejo por la gran cantidad de parmetros
que un informe puede tener.
Asistente para informes: Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones
predeterminadas que pueden ayudarte a crear informes rpidos. Al finalizar el Asistente
puedes ajustar y personalzar el informe en la Vista Diseo.
Paso 1. En la primera ventana del cuadro de dilogo del Asistente, se seleccionan los campos
que se van a incluir en el informe. Puedes seleccionar campos de una o ms tablas o consultas.

Imagen 4-7: Asistenete para informes: Paso 1

Paso 2. Aqu, se elige un nivel de agrupamiento que determina el campo que se usar para
agrupar los registros en el informe. El agrupamiento permite organizar la forma en que se
muestran los registros en el informe. Por ejemplo, puedes crear un informe de alumnos
agrupados por grado, de manera que todos los alumnos del mismo grado se muestren juntos.
Tambin es posible agrupar tomando en cuenta ms de un campo.

66

FormularioseInformes

Imagen 4-8: Asistente de Informe: Paso 2

Paso 3. Permite definir uno o ms campos para ordenar los registros del informe, en forma
ascendente o descendente.

Imagen 4-9: Asistente para informes: Paso 3

Paso 4. Se elige una distribucin predeterminada.

Imagen 4-10: Asistente para informes: Paso 4

67

Bases de datos
Access 2010

Paso 5. Se asigna un nombre al informe, que es el nombre con que quedar guardado en el
Panel de Navegacin.

Imagen 4-11: Asistente para informes: Paso 5

4-03
VIDEO

Informes con el asistente

PROYECTO

4-03

Creando un informe con el asistente

1. Abre en Access la base de datos Creando un informe con el asistente.accdb que se


encuentra en los Recursos Digitales.
2. Haz clic en Ficha Crear/Informes/Asistente para Informes.
3. En el primer paso del asistente, selecciona la tabla Libros y despus pasa todos los Campos
disponibles al espacio de los Campos seleccionados.
4. En el segundo paso del asistente, agrupa los registros por Tema General primero y por
Editorial despus.
5. En el tercer paso del asistente, ordena los registros por Ttulo del libro primero y por Autor
despus, ambos en forma ascendente.

68

FormularioseInformes

6. En el cuarto paso del asistente, elige la distribucin Esquema y desactiva la opcin Ajustar
el ancho del campo.
7. En el ltimo paso del asistente, da al informe el nombre Libros por tema y activa la opcin
Vista previa del informe.
8. Al finalizar, el asistente abrir el informe. Analiza los niveles de agrupamiento y la forma en
que se presentan los registros.
9. Despus de analizarlo, cierra la Vista previa del informe. El informe queda como un objeto
en el Panel de Navegacin.
10. Imprime la primera pgina del informe.

Vista Diseo del informe


Crear un nuevo informe usando el Asistente es un buen punto de partida, cuando se desea crear
despus un reporte ms personalizado. Una vez creado, puedes abrir el informe en su Vista
Diseo para hacer ajustes, como modificar el color, tamao o fuente de los elementos, etc. El
formulario en la vista Diseo tiene 5 secciones:

Aparece nicamente al
principio del informe.
Aparece en todas las
pginas del informe.
Cuerpo principal de las
pginas del informe.
Aparece en todas las
pginas del informe.
Aparece nicamente al
final del informe.
Imagen 4-12: Vista Diseo de Informe

Si alguna de las secciones no est visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un clic
derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseo de un informe, y del men contextual elige
Encabezado o Pie de pgina y/o Encabezado o Pie de informe.

69

Bases de datos
Access 2010

La edicin de un informe en la Vista Diseo es muy similar a la del formulario. Puedes usar
el Grupo Controles de la ficha Diseo para seleccionar elementos y modificarlos, agregar
etiquetas, lneas, colores y hasta imgenes.

4-04
VIDEO

Diseo de informes

PROYECTO

4-04

Modificando un informe

1. Abre en Access la base de datos Modificando un informe.accdb que se encuentra en los


Recursos Digitales
2. En el Panel de Navegacin selecciona y abre el informe existente llamado Reporte de temas.
Observa que algunos datos aparecen cortados y otros desalineados. Si los formularios no
estn visibles selecciona la opcin Todos los objetos de Access del menu emergente del
panel.
3. Cierra la vista previa del informe, de la ficha Vista Preliminar.
4. Selecciona el informe Reporte de temas, y brelo en la Vista Diseo para modificar su
apariencia.
5. Utiliza las herramientas de la ficha Diseo para hacer ms pequeos el cuadro de texto y la
etiqueta que corresponden al campo ao.
6. Alarga el cuadro de texto y la etiqueta que corresponden al campo autor.
7. Agrega una nueva etiqueta en la seccin del encabezado de informe e introduce el nombre
de tu Colegio. Dale un formato adecuado, con color y estilo de fuente.
8. Alinea los elementos que lo requieren.
9. Cierra la Vista Diseo y guarda los cambios.

70

FormularioseInformes

10. De manera similar, utiliza la Vista Diseo para corregir los detalles de los otros 4 informes
existentes. Observa primero la vista previa de cada informe, y despus usa la Vista Diseo
para dar a todos una excelente presentacin.

PROYECTO

4-05

La tiendita escolar

1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tiendita. Crea una tabla con los
siguientes campos: clave, artculo, marca, categora, precio de venta.
2. Llena al menos 18 registros utilizando como categoras slo: Pastelitos, Dulces y Otros
(inventa 6 artculos de cada una de estas categoras). Inventa 3 marcas y todos los artculos
deben ser de una de estas 3 marcas.
3. Crea una consulta para obtener todos los productos de la categora Pastelitos.
4. Crea una consulta abierta para obtener todos los productos de determinada marca.
5. Crea un informe de todos los productos, agrupados por categora, en orden alfabtico de
acuerdo al nombre del producto (artculo).
6. Crea un informe de la consulta del inciso 4 donde aparezcan los nombres de los productos
(artculo) subrayados, la marca con letras de color azul. En el encabezado del informe debe
aparecer el nombre de tu Colegio. En el pie de pgina debe aparecer tu nombre del lado
derecho y la fecha del lado izquierdo.
7. Crea un informe de la consulta del inciso 5, agrupando los productos por marca, y ordenados
de mayor a menor precio. El precio debe aparecer en letra cursiva y ms grande. Entre una
marca y otra debe verse una lnea horizontal roja.

71

Bases de datos
Access 2010

Qu aprendiste?
TEMA A: Que para desarrollar formularios es ms sencillo trabajar a partir del Asistente.
TEMA B: Para crear un formulario sin ayuda del Asistente se requiere comprensin ms
profunda de los campos y la notacin que manejan.
TEMA C: Que una vez creado un informe mediante el Asistente es mas sencilla su edicin
en la Vista Diseo.

EVALUACIN

04
1. Que es un formulario de Access?
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fcilmente la informacin. Un formulario puede incluir slo algunos o todos los
campos de una tabla, con espacios apropiados para la captura de datos.
2. Qu es un informe de Access?
Es un reporte que contiene los datos almacenados en una o varias tablas o consultas, que se prepara para impresin en papel y puedes organizar y clasificar los datos, resumir e imprimir parte o todos los registros, todo sin salir de la base de datos.
Selecciona la respuesta correcta:
3. Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud todos los detalles de un
Informe o Formulario:
a. Vista Diseo
b. Vista Tabla
c. Vista Normal
4. Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones predeterminadas que pueden ayudarte
a crear Informes o Formularios.
a. Vista Diseo de Formularios /Informes
b. Panel de Navegacin
c. Asistene para Formularios/Informes

72

Una macro est compuesta por una serie de


comandos que permiten automatizar una tarea
repetitiva y ejecutarla en el momento necesario,
ahorrando tiempo y esfuerzo.

Un id ad

05

NIVEL: Bsico

Ca racter s ticas
especia les

DURACIN SUGERIDA: 5 SESIONES / 45-50 MINUTOS

Durante el desarrollo de esta unidad aprenders a:


A Describir tipos de relaciones y enumerar las reglas de la integridad
referencial y ejemplificarlas.
B Interpretar la informacin de una tabla dinmica o grfico dinmico para
encontrar soluciones a preguntas especficas.
C Automatizar tareas por medio de Macros.

Bases de datos Access


Autor:
Carlos Zepeda Chehaibar

2010

Bases de datos
Access 2010
tema

ARelaciones
Anteriormente hemos estudiado que una base de datos puede contener ms de una tabla
para guardar informacin que, aunque se relaciona con el mismo tema, es de diferente tipo.
Imagina, por ejemplo, una base de datos que se utiliza para controlar una biblioteca escolar. En
una tabla estn los datos de los libros, y en otra tabla estn los datos de los alumnos o usuarios
que pueden solicitar los libros. Los datos de los libros no tienen nada que ver con los datos de
los usuarios, aunque ambos tienen que ver con la biblioteca. Pero si un usuario pide un libro
prestado, entonces algunos datos se relacionan normalmente en una tercera tabla que guarda
los detalles del prstamo.
Para asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se utilizan relaciones,
formando una base de datos relacional.
Analiza las siguientes tablas que pertenecen a la base de datos de una biblioteca escolar.
a. La tabla Libros contiene un cdigo de libro y toda la informacin de cada ejemplar.
b. La tabla Prstamos sirve para llevar un control de los libros que son prestados por la
biblioteca.En la tabla se registra el cdigo del libro prestado, la matrcula del alumno
que lo solicit, la fecha del prstamo y la fecha de devolucin. Tambin hay un campo
que indica si el libro se devolvi o no a la biblioteca.
c. La tabla Alumnos contiene la matrcula de cada alumno y sus datos generales.

Imagen 5-1: Tabla Libros

Imagen 5-2: Tabla Prstamos

Imagen 5-3: Tabla Alumnos

74

Caractersticasespeciales

ACTIVIDAD

5-01

Relacionando tablas

De acuerdo con la informacin en la tabla de Prstamos y a su relacin con las otras dos tablas,
contesta las siguientes preguntas:
a. Cules son los ttulos de los libros que solicit Edgar Snchez Uribe?

b. Quin solicit el libro llamado Del 1 al 1000?

c. Cules son los nombres de los alumnos que no han regresado los libros pedidos?

d. Cundo se prest el libro Computacin y Robtica?

e. En que ao se edit el libro que pidi prestado el alumno con matrcula 018?

f. Quin es el autor del libro que solicit Francisco Jimnez Olvera?

g. Cul es el nombre del alumno que solicit el libro Biologa Vegetal?

h. Cul es el nombre del autor del libro que se entreg a la biblioteca el 23 de julio?

75

Bases de datos
Access 2010

Analiza nuevamente el ejemplo y observa como el diseo de las tablas es suficiente para obtener
toda la informacin acerca de los libros, los alumnos y los prstamos, sin necesidad de duplicar
en una tabla la informacin que ya est en otra. Para conocer el ttulo, nombre del autor o fecha
de edicin de un libro que fue prestado, no necesito capturar estos campos en la tabla de
prstamos. No es necesario introducir el nombre de un alumno cuando solicita un libro, pues
ese dato ya est en otra tabla. Esta es otra enorme ventaja de las relaciones: evitan duplicar
informacin, gracias a los campos relacionados.
Una tabla se relaciona con otra mediante un nico campo comn. La tabla de alumnos se
relaciona con la de prstamos porque ambas comparten el campo de la matrcula del alumno,
y la tabla de libros se relaciona con la de prstamos porque ambas comparten el campo del
cdigo de libro.
As pues, para relacionar dos tablas, es necesario que tengan un campo comn, que debe ser
exactamente del mismo tipo en ambas tablas (numrico, texto o autonumrico, etc.).

Campo comn para


relacionar las tablas.

Imagen 5-4: Diseo de Tablas Alumnos

Imagen 5-5: Diseo de Tablas Prstamo

Tipos de relaciones
Relacin uno a uno: En esta relacin, los datos que existan en los campos relacionados de
dos tablas no se pueden repetir. Por ejemplo, si en una tabla estn los datos personales de
alumnos, y en otra estn los datos de la madre de cada alumno, la relacin sera uno a uno,
ya que un mismo alumno slo puede tener una madre. Para establecer una relacin uno a
uno, los campos relacionados deben ser clave principal en ambas tablas.
Relacin uno a varios: En esta relacin, los datos de la tabla primaria son nicos, pero en la
tabla secundaria s se pueden repetir. Si en una tabla estn los datos personales de alumnos
y en otra estn los datos de cada uno de los hermanos de cada alumno, la relacin sera
uno a varios, ya que un mismo alumno puede tener ms de un hermano. En este caso, slo
el campo que no se puede repetir es clave principal.

76

Caractersticasespeciales

Analiza el ejemplo de las tablas de la biblioteca. En la tabla libros no pueden existir dos libros
con el mismo cdigo, por lo tanto el campo cdigo del libro debe ser clave principal. En la tabla
de alumnos no pueden existir dos personas con la misma matrcula, por lo tanto, el campo
matrcula del alumno debe ser clave principal. Por el contrario, en la tabla prstamos, no hay
ningn campo que sea clave principal, ya que es posible que un alumno solicite ms de un
libro, o que un libro sea prestado a diferentes alumnos en distintas fechas. La relacin de libros
a prstamos es de uno a varios. La relacin de alumnos a prstamos es de uno a varios.
Cuando hay tablas relacionadas, la
hoja de datos muestra las interacciones
entre tablas e incluso permite llenar las
tablas secundarias dentro de la hoja de
datos de la tabla primaria, como se ve
en la figura anterior.

Integridad referencial

Imagen 5-6: Relaciones

Al establecer las relaciones entre dos tablas se puede activar una casilla para exigir integridad
referencial en la relacin. La integridad referencial es una forma de garantizar la congruencia de
los datos en tablas relacionadas, sirve para asegurar que las tablas no tendrn datos invlidos y
para proteger los registros relacionados de ser borrados accidentalmente.
Cuando en dos tablas relacionadas se exige integridad referencial, se deben seguir algunas
reglas al llenar los registros. Cuando se exige la integridad referencial se cumplen las siguientes
tres reglas:
1. No se puede introducir un valor en el campo relacionado de la tabla secundaria, si este
valor no existe en la clave principal de la tabla primaria.

Registro en la tabla primaria.

Registros relacionados en
la tabla secundaria.
Imagen 5-7: Integridad referencial

77

Bases de datos
Access 2010

El mensaje de error de la figura anterior aparece al intentar registrar el prstamo de un libro,


cuyo cdigo no existe en la tabla libros.
2. No se puede eliminar un registro de la tabla primaria si existen registros coincidentes
en una tabla secundaria, a menos que se active la opcin de Eliminar en cascada. Si
se activa Eliminar en cascada, al borrar un registro de la tabla primaria, se eliminan los
registros coincidentes en la tabla secundaria.

Imagen 5-8: Eliminar en cascada

El mensaje de error de la figura anterior aparece al intentar eliminar un alumno que tiene
registros relacionados en la tabla de prstamos.
3. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla primaria, si ese registro
tiene registros relacionados en la tabla secundaria, a menos que se active la opcin de
Actualizar en cascada. Si se activa Actualizar en cascada, al modificar un registro de la
tabla primaria, se actualizan los registros coincidentes en la tabla secundaria.
El mensaje de error de la figura siguiente aparece al intentar cambiar la matrcula de un alumno
que tiene registros relacionados en la tabla de prstamos.

Imagen 5-9: Actualizar en cascada

5-01
VIDEO
78

Integridad referencial

Caractersticasespeciales

Cmo crear relaciones


Antes de crear relaciones entre tablas se utiliza Ficha Herramientas de base de datos/
Relaciones/Relaciones. Esto abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla, donde deben estar todas
las tablas, consultas o ambas que se desean relacionar. Se agregan las tablas y consultas que
se desean relacionar y se cierra el cuadro de dilogo.
Despus, simplemente se arrastra el campo que se quiere relacionar de la tabla primaria hasta
el campo relacionado de la tabla secundaria. Al crearse la relacin, una caja de dilogo permite
revisarla y definir sus caractersticas. Esta caja de dilogo tambin puede desplegarse haciendo
doble clic sobre la lnea que representa una relacin existente.

Tabla primaria.

Tabla secundaria
o relacionada.

Campos
relacionados.
Propiedades de
la relacin.
Tipo de relacin.
Imagen 5-10: Modificar relaciones

Cuando se quieren relacionar tablas que ya contienen datos, es muy posible que la incongruencia
de la informacin no permita crear las relaciones. Por esta razn, es importante que se definan
las relaciones cuando las tablas estn vacas.

5-02
VIDEO

Generar relaciones

79

Bases de datos
Access 2010

PROYECTO

5-01

Relacionar tablas

1. Abre en Access la base de datos Relacionar tablas.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre en la Vista Diseo la tabla Libros y establece como clave principal el campo Cdigo de
libro. Recuerda que la clave principal implica que el contenido campo no se puede repetir.
En este caso cada libro tiene un cdigo nico que no se puede repetir. Toma nota del tipo de
dato de este campo y cierra la vista diseo guardando los cambios.
3. Abre en la Vista Diseo la tabla Alumnos y establece como clave principal el campo
Matrcula del alumno. Cada alumno tiene una matrcula nica que no se puede repetir.
Toma nota del tipo de datos de este campo. Cierra la Vista Diseo y guarda los cambios.
4. Abre en la Vista Diseo la tabla Prstamos, y revisa que el campo Matrcula del alumno sea
del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla Alumnos. Revisa tambin que el campo
Cdigo de Libro sea del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla de Libros.
5. Utiliza Herramientas de base de datos/Relaciones/Relaciones. Utiliza la ficha contextual
Herramientas de relaciones/Diseo/Relaciones/Mostrar tabla, para agregar las tres tablas
existentes, una vez agregadas las tres tablas cierra el cuadro de dilogo Mostrar Tabla.
6. En la ventana Relaciones, relaciona el campo Cdigo de libro de la tabla Libros con el
campo Cdigo de libro de la tabla Prstamos. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones
activa la casilla Exigir integridad referencial y presiona el botn Crear.
7. Similarmente relaciona el campo Matrcula del alumno de la tabla Alumnos con el campo
Matrculo del Alumno de la tabla Prstamos. Exige integridad referencial en la relacin.
8. Cierra la ventana Relaciones guardando los cambios. En este momento las tablas estn ya
relacionadas.
9. Captura 10 registros completos de libros. Captura 10 registros completos de alumnos.
10. Abre la tabla Prstamos y captura 10 registros completos de prstamos. Como se exigi
integridad referencial, te dars cuenta que no es posible registrar prstamos de libros que no
existen en la tabla Libros, o de alumnos sin matrcula en la tabla Alumnos.

80

Caractersticasespeciales

11. Abre en la Vista Diseo la tabla Prstamos.


12. Selecciona el campo Matrcula del alumno. En la seccion Propiedades del campo (seccin
inferior de la Vista Diseo), abre la ficha Bsqueda y establece los siguientes parmetros:
Mostrar control: Cuadro de lista
Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta
Origen de la Fila: Alumnos
13. Selecciona el campo Cdigo y en la seccin Propiedades del campo abre la ficha Bsqueda
para establecer los siguientes parmetros:
Mostrar control: Cuadro de lista
Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta
Origen de la Fila: Lista
14. Cierra la Vista Diseo y guarda los cambios.
15. Abre de nuevo la tabla Prstamos para capturar ms
registros de libros prestados. Ahora es posible seleccionar
de un men colgante el Cdigo de libro y Matrcula del
alumno, pues estos datos se obtiene de sus respectivas
tablas. Captura 10 registros ms.
Imagen 5-11: Propiedades del campo

Consultas de tablas relacionadas


Cuando hay dos o ms tablas relacionadas en una base de datos, se pueden disear consultas
que proporcionen informacin de ms de una tabla a la vez. No es necesario volver a crear las
relaciones entre las tablas, ya que stas aplican a todos los dems objetos de la base de datos,
como consultas, formularios e informes.
En nuestro ejemplo de la biblioteca, se podra crear una consulta que muestre los ttulos de
los libros que no han sido devueltos y el nombre del alumno que los solicit. Para crear esta
consulta se necesita informacin de las tres tablas:
a. Se requiere el campo Ttulo del libro, que est en la tabla Libros.
b. Se requiere el campo nombre del alumno, que se encuentra en la tabla Alumnos.

81

Bases de datos
Access 2010

c. Se requiere el campo Entregado (Si/No), que est en la tabla Prstamos. Cabe notar
que este campo es indispensable para consultar si el libro fu o no regresado a la
biblioteca, aunque no es necesario mostrarlo en el resultado de la consulta.
Observa la Vista Diseo de esta consulta:

Tablas
involucradas.

Campos:
Elige los campos
que se van a incluir
en la consulta,
especificando de
qu tabla se deben
obtener los datos.

Imagen 5-12: Consulta de tablas relacionadas


Mostrar:
En una consulta puedes incluir campos
que no necesariamente aparecern en
el resultado. Esta casilla permite decidir
si el campo se va a mostrar o no.

Criterio:
Para consultar los libros que no han
sido devueltos, el campo Entregado
debe contener el valor Falso. Los
campos de tipo S/No slo pueden
tener el valor Verdadero o Falso.

Formularios e informes de tablas relacionadas


Las relaciones que se establecen entre tablas resultan muy poderosas al momento de crear
formularios e informes, ya que un mismo objeto puede presentar informacin de ms de una
tabla. Como los formularios y los informes pueden obtener sus datos tanto de tablas como
de consultas, a menudo, resulta ms til crear primero la consulta que nos proporcione la
informacin que se necesita, y despus el formulario o informe que presente esta informacin
en forma agradable.

82

Caractersticasespeciales

PROYECTO

5-02

Creando consultas de tablas relacionadas

1. Abre en Access la base de datos Creando consultas de tablas relacionadas.accdb que se


encuentra en los Recursos Digitales.
2. Sin introducir ni cambiar informacin, analiza los datos de las tablas y comprende el objetivo
de cada una. Revisa tambin el diseo de las seis tablas, y descubre el campo que es clave
principal.
3. Algunas tablas ya estn relacionadas, y otras tienen algunos campos comunes que permitirn
relacionarlas. Relaciona las tablas, exigiendo integridad referencial, y permitiendo eliminar
en cascada y actualizar en cascada. Toma en cuenta los siguientes campos para relacionar
las tablas:

Tabla primaria

Tabla secundaria

Campo de relacin

Proveedores

Artculos

Id. De proveedor

Artculos

Ventas

Id. De artculo

Clientes

Ventas

Id. De clientes

Imagen 5-13: Tablas relacionadas

83

Bases de datos
Access 2010

4. Cuando las tablas estn relacionadas (no antes), llena 5 nuevos registros completos en la
tabla Proveedores, 5 nuevos registros en la tabla Clientes, 15 nuevos registros en la tabla
Artculos, y 25 nuevos registros en la tabla Ventas.
5. Utilizando la Vista Diseo, crea por separado cada una de las siguientes consultas. Revisa
en cada una el resultado, para comprobar que son correctas.
6. Consulta que muestre una lista de los artculos que se producen en la zona Norte del pas.
La consulta debe incluir el nombre del artculo, el nombre del proveedor y la zona.
7. Consulta que muestre los domicilios donde se pueden comprar productos alimenticios. La
consulta debe incluir el nombre del artculo, el tipo de artculo, el nombre y el domicilio del
proveedor.
8. Consulta que muestre los nombres de los artculos que ha comprado un determinado cliente.
La consulta debe mostrar el nombre del cliente, el nombre del artculo, el precio de compra
y las existencias.
9. Consulta que muestre los nombres de los artculos que produce un determinado proveedor.
La consulta debe mostrar el nombre del proveedor, nombre del artculo y precio de venta.
10. Consulta que muestre los proveedores de los artculos que ha comprado un determinado
cliente. La consulta debe incluir el nombre del cliente, nombre del proveedor, nombre del
artculo y cantidad comprada.

PROYECTO

5-03

Creando formularios e informes de


tablas relacionadas

1. Abre en Access la base de datos Creando formularios e informes de tablas relacionadas.


accdb que se encuentra en los Recursos Digitales.
2. Crea un formulario con el asistente mediante Ficha Crear/Formularios/Asistente para
formularios. Incluye en el formulario los siguientes campos:
a. De la tabla Prstamos: todos los campos.
b. De la tabla Alumnos: Solo el nombre del Alumno.

84

Caractersticasespeciales

c. De la tabla Libros: Slo el Ttulo del libro.


3. Termina el formulario y analzalo.
4. Crea dos informes con el asistente haciendo clic en Ficha Crear/Informes/Asistente para
informes que muestren lo siguiente:
a. Reporte de prstamos que incluya el nombre del libro prestado y el nombre del alumno
que lo solicit.
b. Reporte de libros devueltos y no devueltos a la biblioteca, agrupados de acuerdo al
campo Entregado, ordenados por fecha de prstamo.

PROYECTO

5-04

Banco

1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Minibank.accdb.


2. Crears tres tablas. En la primera tabla estarn los datos generales de los clientes, incluyendo
una clave nica para cada cliente (este campo ser Clave principal).
3. En otra tabla estarn los conceptos de cobro. Define los tres campos que se muetran en la
tabla siguiente, pero no agregues los registros an.
Concepto Descripcin Importe
C01
Apertura de la cuenta
$250.00
C02 Uso del Cajero $5.00
C03 Visita al Banco $8.00
C04
Uso de un cheque
$16.00
4. En la tercera tabla estarn los movimientos de los clientes. Define los campos que se
muestran en la siguiente tabla, pero no agregues los registros an.
Clave del Cliente Clave de concepto
Fecha
A02 C01 10/10/2005
A02 C03 11/10/2005
A04 C03 11/10/2005
A02 C02 12/10/2005

85

Bases de datos
Access 2010

5. Relaciona las tres tablas correctamente y exige la integridad referencial.


6. Ahora llena las tablas. Inventa cinco clientes. Llena los cuatro conceptos que se muestran en
la tabla de ejemplo (C01 a C04). Inventa 10 movimientos en la tercera tabla.
7. Crea una consulta que muestre los nombres de todos los clientes que han usado el cajero.
8. Crea una consulta que muestre todos los movimientos que ha realizado un determinado
cliente.
9. Crea un informe que muestre todos los movimientos, agrupados por cliente y ordenados por
fecha: Observa el ejemplo:
Juan Prez
C01 Apertura de cuenta
C03 Visita al Banco
C03 Visita al Banco

10/10/2005
10/10/2005
11/10/2005

Alejandro Magaa
C02 Uso de cajero
C04 Uso de un cheque

09/10/2005
14/10/2005

10. Crea un informe que muestre el importe total (suma) de los movimientos realizados,
detallando quin los hizo, agrupados por tipos de movimiento, y ordenados alfabticamente
de acuerdo al nombre del cliente. Observa el ejemplo:

86

C03 Visitas al Banco



A02 Juan Domnguez

A03 Roberto Prez
Total de Visitas al Banco

$8.00
$8.00
$16.00

C04 Uso de Cheques



A02 Juan Domnguez
Total de Uso de Cheques
Gran Total de Movimientos

$16.00
$16.00
$32.00

Caractersticasespeciales

tema

BCaractersticas Especiales
Tabla dinmica
Hemos estudiado ya que los datos de las tablas o de las consultas pueden visualizarse en un
cuadriculado llamado Vista Hoja de datos, y pueden ordenarse o filtrarse para trabajar con
la informacin de acuerdo a diferentes necesidades. Incluye adems dos vistas especiales de
gran utilidad para el anlisis de informacin, especialmente cuando hay muchos datos en una
tabla o consulta: La Vista Tabla dinmica y la Vista Grfico dinmico.
La Tabla dinmica es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de
la hoja de datos. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza de la Ficha contextual
Herramienta de tabla dinmica/Diseo/Vistas/Ver|Vista Tabla Dinmica, se muestra una
ventana que no contiene ningn campo.
A partir de este punto se pueden arrastrar los campos disponibles hasta alguna de las reas de
la Tabla dinmica.
De la lista de campos, se arrastran a
esta seccin aquellos que se quieran
incluir en la tabla dinmica.

Panel Lista de campos:


Si no puedes ver la Lista de capos,
utiliza la Ficha Herramientas de
tabla dinmica/Diseo/Mostrar u
ocultar/Lista de campos, que est
disponible cuando abres la tabla
en la Vista Tabla dinmica .

Imagen 5-14: Vista Diseo de la Tabla dinmica

87

Bases de datos
Access 2010

La tabla dinmica tiene las siguientes reas en las que se pueden arrastrar campos:

Columnas

Filtro

Detalle
Filas

Imagen 5-15: Tabla dinmica

Puedes arrastrar ms de un campo a una misma rea o bien dejar algunas reas sin campo.
Para eliminar un campo de alguna de las reas simplemente arrstralo fuera de la ventana de la
tabla dinmica. Cuando se cierra la vista de la tabla dinmica, el programa pregunta si quieres
guardar los cambios, de manera que la siguiente vez que abras esta Vista, veas las relaciones
que has creado.

PROYECTO

5-05

Explorando tablas dinmicas

1. Abre en Access la base de datos Explorando las tablas dinmicas.accdb que se


encuentra en los recursos digitales.
2. Abre la tabla Ventas y utiliza Ficha Herramientas de tabla dinmica/Diseo/Vistas/
Ver|Vista tabla dinmica.
3. De la lista de campos disponibles arrastra a la zona de Filas el campo Producto.
4. Arrastra al a zona Columnas el campo Mes.
5. Arrastra a la zona Detalle el campo Ventas.
6. Analiza la conformacin de la tabla y observa como se relacionan los campos que has
agregado. Copia en este espacio la estructura de la tabla resultante:

88

Caractersticasespeciales

7. Por ltimo, arrastra a la zona Filtro el campo Regin.


8. Utiliza el men colgante del filtro que has agregado para elegir solamente la Regin Norte
y observa como cambia la informacin de la tabla dinmica.
9. Ahora cambia el campo del Mes a la zona de Filtro. Cambia tambin el campo de la
Regin a la zona de Columnas.
10. Analiza la tabla dinmica resultante y cambia a distintos valores de mes. Copia en este
espacio la estructura de la tabla resultante:

11. Cierra la vista y guarda los cambios.

89

Bases de datos
Access 2010

Grfico dinmico
Esta vista muestra un anlisis grfico de la informacin de la hoja de datos de una tabla o una
consulta. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza Ficha Herramientas del grfico
dinmico/Diseo/Vistas/Ver|Vista grfico dinmico, se muestra un grfico sin datos, series
ni categoras. El grfico tiene cuatro reas a las que puedes arrastrar los campos que quieras
presentar de manera grfica.

Imagen 5-16: Grfico dinmico en blanco

El Grfico dinmico es capaz de totalizar los datos de acuerdo a los campos de categora y
serie que se elijan. Aunque es posible agregare uno o ms campos en cada una de las reas,
los grficos ms simples incluyen al menos una categora y un campo de datos. En el siguiente
Grfico dinmico, el campo Editorial se arrastr al rea de las Categoras y el campo Tema
general al rea de las Series.

Imagen 5-17: Grfico dinmico con datos

90

Caractersticasespeciales

Si necesitas cambiar el tipo de grfico o algn otro detalle de la vista, utiliza los comandos
disponibles en la ficha contextual Herramientas del grfico dinmico/Diseo. Para eliminar
una categora, serie, dato o filtro de alguna de las reas, simplemente arrstralo fuera de la
ventana del grfico dinmico. Al igual que ocurre con las tablas dinmicas, cuando se cierra la
vista de grfico dinmico, el programa pregunta si quieres guardar los cambios, de manera que
la siguiente vez que abras esta Vista la veas como se guard.

PROYECTO

5-06

Explorando los grficos dinmicos

1. Abre el archivo Explorando los grficos dinmicos.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre la tabla Ventas y utiliza Ficha Herramientas del grfico dinmico/Diseo/Vistas/
Ver|Vista grfico dinmico.
3. De la lista de campos disponibles, arrastra a la zona de Categoras el campo Mes.
4. Arrastra a la zona de Datos el campo Ventas.
5. Analiza el grfico dinmico resultante y cpialo en este espacio:

91

Bases de datos
Access 2010

6. Ahora arrastra a la zona de Series el campo Regin.


7. Analiza el grfico dinmico resultante y cpialo en este espacio:

8. Por ltimo, arrastra a la zona de Filtro el campo Producto y utiliza el men colgante filtro
que has agregado para elegir solamente un valor particular.
9. Analiza el grfico resultante para diferentes valores de productos.
10. Cierra la vista y guarda los cambios.

92

Caractersticasespeciales

tema

CMacros
Una Macro es un conjunto de una o ms acciones que se ejecutan automticamente en
un orden establecido por el usuario. Las macros permiten automatizar acciones comunes o
repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo. Imagina por ejemplo, que todos los das la
persona encargada de la biblioteca tiene que realizar las siguientes acciones en una base de
datos:
a. Abrir el formulario Libros.
b. Introducir los registros de los nuevos libros adquiridos por la biblioteca.
c. Cerrar el formulario Libros.
d. Imprimir un reporte de los usuarios que no tienen pendientes devoluciones de libros
a la biblioteca.
e. Enviar el informe a la direccin de correo electrnico del administrador.
f. Cerrar la base de datos y salir de Access.
Es posible crear una macro que automatice todas estas tareas, con excepcin de la captura de
la informacin de los nuevos libros. Con una Macro, el bibliotecario estar seguro que no olvida
alguna de las tareas que debe realizar.
Para crear una nueva Macro utiliza Ficha Crear/Macros y cdigo/Macro. Se abrir la Vista
Diseo de Macro que se muestra a continuacin:
Argumentos de accin, en cada
accin hay que establecer los
argumentos involucrados.

Agregar nueva accin:


En cada accin hay que
establecer los argumentos
involucrados.

Catlogo de acciones:
Despliega las acciones
disponibles

Imagen 5-18: Ventana de Macro y panel: Catlogo de acciones


Breve descripcin acerca
de la accin.

93

Bases de datos
Access 2010

En la Vista Diseo puedes definir tantas acciones como sean necesarias, cuidando establecer
en cada una los argumentos que se requieren. Por ejemplo, si una accin debe ejecutar una
consulta, un argumento indispensable es el nombre de la consulta que se desea abrir.
Una vez definidas todas las acciones y sus argumentos, la macro se debe guardar con un
nombre. El nombre que des a la Macro te permitir identificarla en el Panel de Navegacin y
ejecutarla cuando se requiera.

Ejecutar una Macro


Una Macro se puede ejecutar:
Al hacer doble clic sobre su nombre en el Panel de navegacin.
Seleccionar la Macro en el Panel de navegacin, hacer clic con el botn derecho
del ratn y utilizar
del men contextual.
Con la Macro abierta selecciona de la ficha contextual Herramientas de macros/
Diseo/Herramientas/Ejecutar.
Al ejecutar una macro, se ejecutan en orden todas las acciones que contiene. Sin embargo,
a veces es necesario ejecutar las acciones una por una, por ejemplo, cuando se requiere
revisar o cambiar algo antes de ejecutar la siguiente accin. Para estos casos, en la Vista
Diseo de Macro en cuestin, se define una ejecucin paso a paso activando el comando
Ficha contextual Herramientas de macros/Diseo/Herramientas/Paso a Paso. Cuando este
comando est activo, al momento de ejecutar la macro aparece el cuadro de dilogo Macro
paso a paso:

Modificar una Macro


Para modificar una Macro seleccionada, puedes abrirla seleccionando Vista Diseo del men
contextual que aparece al hacer clic derecho sobre su nombre en el Panel de navegacin.
Al igual que ocurre con los dems objetos de la base de datos, cuando abres la Macro en su
Vista Diseo, se activa la ficha contextual correspondiente con herramientas para ejecutarla
o modificar su apariencia. Con los botones de control del panel de macros puedes cambiar su
posicin subir, bajar o eliminar la accin.

5-03
VIDEO
94

Macros

Caractersticasespeciales

PROYECTO

5-07

Creando macros simple

1. Abre la base de datos Creando macros simples.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Selecciona Ficha Crear/Macros y cdigo/Macro para iniciar una nueva Macro. Del panel
Catlogo de acciones, elige como primera accin Abrir Tabla. En la seccin de argumentos
selecciona como Nombre de la tabla: Libros.
3. Como segunda accin elige Buscar Registro. En los argumentos introduce:

Buscar: NORMAS SOCIALES


Coincidir: Cualquier parte del campo
Buscar en: Todo
Slo el campo activo: No
Los dems argumentos djalos sin cambio.

4. De manera similar agrega las siguientes acciones despus de las actuales. En cada inciso
se especifican los argumentos de accin que debes elegir:
a. Abrir Consulta: Libros no devueltos, en modo de slo lectura.
b. Abrir Informe: Libros por editorial.
c. Imprimir pginas desde al 1 hasta la 1.
d. Salir.
5. Antes de salir del modo de diseo de la macro, activa el botn Paso a paso, para que las
acciones se ejecuten una por una. Al terminar, guarda la Macro con el nombre: Primera
prueba
6. En el Panel de navegacin, ejecuta la Macro creada. En la ventana de ejecucin presiona el
botn Paso a paso para ir ejecutando cada una de las acciones. Revisa que en cada accin
ocurre lo que has determinado y que los argumentos especificados se toman en cuenta.
7. Crea una nueva Macro para realizar al menos 6 acciones. En cada accin de la macro
incluye un comentario que explique la justificacin de la accin.
8. Decide si tu Macro se debe ejecutar Paso a paso o de forma automtica y guarda la macro
con un nombre apropiado y prubala

95

Bases de datos
Access 2010

Qu aprendiste?
TEMA A: Los conceptos de relaciones y campos compartidos, entre tablas facilitan la
interaccin entre ellas logrando realizar funciones complejas.
TEMA B: Disear tablas y grficos dinmicos que representen el cambio dentro de una
consulta.
TEMA C: Que Mediante las Macros es posible programar tareas de uso frecuente, para que
se ejecuten automticamente haciendo el trabajo ms sencillo y eficiente.

EVALUACIN

05
1. Qu es una base de datos relacional?
Al asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se
utilizan relaciones, formando as una base de datos relacional.
2. Qu es una tabla dinmica?
Es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de
la hoja de datos.
3. Qu es un grfico dinmico?
Es un anlisis grfico de la informacin de la hoja de datos de una tabla o
una consulta..
4. Qu es una Macro?
Es un conunto de una o ms acciones que se ejecutan automticamente
en un orden establecido por el usuario, permitiendo automatizar acciones
comunes o repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo.

96