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VIGENCIA
2013 - 2014

Informe Calidad

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UNIDAD D S.A.S
Juan Felipe Posada

Fecha Reporte:

01/07/2014

Objetivo General

1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
ACTIVIDADES:
1. Prueba de Ubicacin.
2. Revisin cdigos internos.
3. Verificacin Series y Subseries.
4. Verificacin Fechas extremas.
5. Validacin del procedimiento interno del archivo.
6. Verificacin de la estructura de la informacin en los estantes del Archivo Central.
7. Revisin de las actas de eliminacin y sus firmas.
8. Inserta de la informacin sin clasificar dentro de las dependencias de los fondos organizados.
9. Recodar la necesidad de los estantes faltantes.
10. Explicacin de la necesidad de ms bolsas.
11. Revisin de la uniformidad de los cdigos fsicos.
12. Proceso de incineracin documental, como valor agregado al inventario documental.
1. Prueba de Ubicacin.
Se tomaron al azar 35 cdigos para realizar la bsqueda de estos, teniendo en cuenta que an no se ha dado la
ubicacin final de la informacin en los estantes, ya que se han realizado proceso dentro del archivo para optimizar
espacios, en este proceso se personalizo a todos los integrantes de la operacin, como tambin se hizo partcipe a
empleados de flexo spring, estos cdigos son relacionados a continuacin:

CODIGOS DE PRUEBA
1

21169

21422

22643

4737

26372

5257

21170

19192

23003

3179

35081

26421

21171

19230

23013

6747

35078

26454

20112

22415

9531

17217

517

26375

19261

21349

22416

8422

18196

1875

26424

Siendo el resultado de la bsqueda satisfactorio; ya que se obtuvo un 100% en esta prueba, a que se tiene en
cuenta la marcacin externa de la caja para ubicar cada documento que se encuentre dentro de ella y la informacin
en AZ es ms gil ubicar ya que se sigue un consecutivo por grupos.

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.

2. Revisin cdigos internos.


En esta actividad el procedimiento fue verificar que el contenido de las cajas corresponda a lo que cada una
tiene registrado en su cdigo, esto con el fin de que no se tronque la informacin con cdigos no existentes, y
la informacin codificada se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitando que se duplique.
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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
3. Verificacin Series y Subseries.
Se reviso en el documento fsico a qu tipo de serie y subseries pertenecan y se realiz la comparacin con el
archivo digital FUID, antecediendo este proceso se realizaron unas tablas para el personal con el fin de que
ellos se basaran en las series y subseries que podan encontrar para que as se realizara de forma adecuada
la tipificacin de cada uno de los documentos que existen en el archivo, y de esta forma agrupar documentos
homogneos a travs de las diferentes tipologas, como ejemplo:

comprobantes de egreso
recibos de caja
facturas
informes

19/02/1
4

CODIG
O

FONDO

SERIE

Representaciones
AP Ltda

Comproban
tes

SUBSE
RIE

ASUNTO

Egres Comprobantes de Egreso del 65711 al


o
65770

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CODIG
O

23/06/20
22643
14

24/04/20
14

FONDO

Flexo Spring

SERIE

SUBSERIE

ASUNTO

comprobante
cuentas afc ao 2007egreso
s
2008

CODIG
O

FONDO

SERIE

3179

Flexo Spring
S.AS.

Comercio
Exterior

SUBSERIE

ASUNTO

Importacion Importacin 65 desechos


es
plsticos

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CODIGO

21339

FONDO

Flexo Spring

SERIE

SUBSERIE

ASUNTO

facturas

proveedores
de credito

De 081105713-091100896 al
081105981-091100926 julio
2011

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.

4. Verificacin Fechas extremas.


Dentro de este proceso se buscaron las fechas extremas del documento de tal forma que podamos
comprender en que periodo se genero cada serie documental, esto con el objetivo de facilitar la bsqueda de
los documentos que podamos inspirar confianza en la persona que los maneje.
FOTOS RELACIONADAS
CODIG
O

2259
7

FONDO

SECCION

SERIE

Flexo
contabilid comproban
spring S.A
ad
tes

SUBSERIE

ASUNTO

notas
debito

234 al 500

FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
D
M
AAA
M
DD
AAAA
D
M
A
M

3
1

200
30 6
5

2005

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CODIG
O

FONDO

SECCION

SERIE

SUBSERIE

ASUNTO

2149
9

Flexo
Spring

contabili
dad

Comproba
ntes

Facturas
Contado

facturas de
contado julio

FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
D M AAA
M
DD
AAAA
D M
A
M

200
8

7 2008

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
ao 2008

5. Validacin del procedimiento interno del archivo.


Dentro del procedimiento interno del archivo se realizaron las siguientes actividades:

inspeccin
clasificacin
codificacin
distribucin

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.

archivo

INSPECCION: se realizo la validacin de que los documentos ya tuvieran el aval para ser archivados, por
parte de las personas que realizan las transferencias, se separaron los documentos deteriorados y se
retiraron los ganchos y clips.
CLASIFICACION: dentro del archivo central de villa Alsacia se determino que la clasificacin de la
informacin se iba a realizar por aos y por asunto, teniendo en cuenta el cdigo especfico que se le
colocara a cada uno de los documentos.
CODIFICACION: se coloco a cada documento un cdigo nico por el cual se facilitara la busca en el
momento de ser requerido, acompaando este proceso se introdujo la documentacin deteriorada en bolsas
de polietileno.
DISTRIBUCION: se organizo la informacin de acuerdo a la clasificacin que se dio anteriormente, por ao y
por asunto.
ARCHIVO: se dio a cada uno de los documentos una ubicacin final dentro del archivo permanente en donde
las estanteras estn marcadas para facilitar la estructura del archivo.

6. Verificacin de la estructura de la informacin en los estantes del archivo Central


Dentro de cada uno de los estantes que hacen parte del archivo central de villa Alsacia se dio una
codificacin indicando el pasillo, el lado, el entrepao y la caja cuando corresponda para dar de una manera
gil la ubicacin de cada documento del archivo dentro de la estructura.
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Pasillo 1 Lado a

Estante 1 entrepao 1,2

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.

Lado B

Pasillo 2 lado C

7. Revisin de las actas de eliminacin y sus firmas


Se est realizando el proceso de incineracin el cual debe quedar registrado en el acta de eliminacin para

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1. Dar a conocer las actividades que conforman el plan de gestin de calidad de los procesos realizados.
que de esta forma quede validada por parte de nuestro cliente este proceso.
Estas actas se poseen radicadas en Flexo Spring, y copia de cada una de ellas, para Unidad D S.A.S.
8. Inserta de informacin sin clasificar dentro de las dependencias de los fondos organizados.
Se realiz una clasificacin y organizacin de todos los documentos existentes del fondo flexo spring y
dentro de este por asuntos, se ubic en la estantera con una estructura correspondiente a la prioridad de la
informacin, en este proceso se fueron encontrando ms documentos del mismo fondo en otras reas del
archivo teniendo que asignarles un cdigo e insertar la informacin dentro de las dependencias de cada
rea.
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9. Recordar la necesidad de las estanteras faltantes.


Se ve la necesidad de ubicar la estantera faltante lo ms pronto posible ya que la existente no da el espacio
para toda la documentacin faltante por ubicar, de manera atenta me permito recordar que este proceso se
debe realizar para hacer una correcta entrega de las mismas.
10. Explicacin de la necesidad de ms bolsas.
Inicialmente se solicitaron 12000 bolsas por la necesidad de resguardar los documentos deteriorados de los
guacales de una forma en que se pudiera dar mejor conservacin de estos, por solicitud de nuestro cliente se
vio que era factible extraer la informacin de los aos menores al 2004 documentos que estn en deterioro
para aparte de darles buen manejo a la hora de la consulta, se pudiera optimizar mejor el espacio de esta
forma es por ello que se solicitaron 12000 mil bolsas para realizar este proceso.
11. Revisin de la uniformidad en la ubicacin del cdigo fsico.
En este proceso se verifico que los cdigos de identificacin del documento colocados por parte de nosotros
no quedaran al revs, que los documentos quedaran sin cdigo o cualquier otro tipo de inconveniente que
pudiese estropear la forma gil de la bsqueda de los documentos.
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12. Proceso de incineracin documental.


Teniendo la necesidad de optimizar espacios, viendo que en archivo existan documentos obsoletos los
cuales ya haban perdido su vigencia y con la colaboracin de personas con gran experiencia en estos
documentos que ya se podan destruir se decidi poner en marcha el proceso de incineracin de los
documentos como un valor agregado que se est dando al inventario documental, este proceso queda
registrado en un acta la cual es firmada por el comit de archivo, al finalizar el proceso se apaga sin dejar
riesgos de accidentabilidad.

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Juan Felipe Posada Goez


Director Comercial.
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