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Qu es administracin?

Es el proceso mediante el cual se disea y mantiene un ambiente en el que


individuos que trabajan en grupos cumplen metas especficas de manera
eficaz.
Esta definicin bsica necesita ampliarse:
1. Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de planear,
organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
2. La administracin se aplica a cualquier tipo de organizacin.
3. Tambin se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.
4. La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado.
5. La administracin se ocupa de la productividad, lo que supone efectividad y
eficiencia,
y la suma de los dos para lograr la eficacia.
Defina organizacin?
Se define organizacin como un grupo de personas que trabajan en conjunto
para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas dicho valor agregado
se traduce en utilidades; en organizaciones no lucrativas, como las caritativas,
puede ser la satisfaccin de necesidades. Las universidades tambin crean
valor agregado mediante la generacin y difusin del conocimiento, y la
prestacin de servicios a la comunidad o sociedad.
Funciones de la administracin:
Las cinco funciones gerenciales alrededor de las cuales esta organizado el
conocimiento administrativo en este libro son: planear, organizar, integrar el
personal, dirigir y controlar.
Elementos externos que afectan una organizacin?
Algunos elementos externos que afectan la operacin: factores econmicos,
tecnolgicos, sociales, ecolgicos, polticos y ticos.
Defina empresa:
El trmino empresa se refiere a un negocio, una dependencia gubernamental,
un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de organizacin.

Funciones gerenciales a diferentes niveles organizacionales:

Cuatro habilidades importantes para los administradores:


Tcnicas, humanas, conceptuales y de diseo.
Las habilidades tcnicas son de mxima Importancia para los
supervisores; por su parte, las habilidades humanas son tiles en las
interacciones frecuentes con subordinados; a su vez, las habilidades
conceptuales y de diseo casi nunca son
decisivas para estos ltimos. Las habilidades tcnicas son menos
necesarias en los mandos medios, las humanas son an esenciales y las
conceptuales son ms importantes. En la alta gerencia las habilidades
conceptuales, de diseo y humanas son especialmente valiosas,
mientras que las tcnicas son relativamente poco necesarias.

Las metas de todos los gerentes y las organizaciones


En todo tipo de organizaciones, lucrativas o no, la meta lgica y
pblicamente deseable de todos los gerentes debe ser el valor
agregado. As, los gerentes establecen un ambiente en el que las
personas pueden lograr las metas del
grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e
insatisfaccin personal, o en el que puedan lograr cuanto sea posible de
una meta deseada con los recursos disponibles.

Caractersticas de compaas excelentes y ms reconocidas


Thomas Peters y Robert Waterman Jr., identificaron ocho caractersticas de las
empresas excelentes que especficamente:
1. Estaban orientadas a la accin.
2. Aprendan sobre las necesidades de sus clientes.
3. Promovan la autonoma gerencial y el espritu emprendedor.
4. Lograron la productividad al prestar mucha atencin a las necesidades de su
gente.
5. Eran impulsadas por una filosofa de compaa basada, a menudo, en los
valores de sus lderes.
6. Se enfocaban al negocio que conocan mejor.
7. Tenan una estructura de organizacin simple con un mnimo de personal.
8. Eran centralizadas y descentralizadas, segn se requiriera.

Qu es espritu emprendedor?
El espritu emprendedor es un proceso creativo que se enfoca en la nocin
de
identificar oportunidades de mercado y necesidades no satisfechas, para
construir
soluciones que las satisfagan y llevar valor a los clientes.

Definicin de productividad
Las compaas exitosas crean su valor agregado mediante operaciones
productivas.
Aun cuando no hay un acuerdo absoluto sobre el verdadero significado de
productividad,
cabe definirla como el cociente produccin-insumos dentro de un periodo,
considerando la calidad. Puede expresarse como sigue:
Productividad =
Produccin (dentro de un periodo, considerando la calidad)/ insumos
La frmula indica que la productividad puede mejorarse al:
1. Aumentar la produccin con los mismos insumos.
2. Reducir los insumos manteniendo la misma produccin.
3. Aumentar la produccin y reducir los insumos para cambiar el cociente
favorablemente.

Definiciones de efectividad y eficiencia


La productividad supone efectividad y eficiencia en el desempeo individual y
organizacional: la efectividad es el logro de objetivos y la eficiencia es
alcanzar los
fines con el mnimo de recursos. La efectividad, de suyo, no es suficiente a
menos
que una empresa sea tambin eficiente en el logro de sus objetivos; por
ejemplo, una
organizacin puede lograr su meta mediante un mtodo ineficiente, lo que
resultar
en mayores costos y un producto o servicio no competitivo; tambin una
empresa puede ser muy eficiente para alcanzar objetivos menores a los
ptimos y perder todo el mercado. Por tanto, una compaa de alto desempeo
debe ser efectiva y eficiente para ser eficaz. Los gerentes no pueden saber si
son productivos a menos que primero conozcan sus metas y las de la
organizacin

Administrar: ciencia o arte?


Administrar, como todas las dems prcticas medicina, composicin de
msica, ingeniera, contabilidad o incluso el beisbol, es un arte, es saber
cmo hacer las cosas a la luz de la realidad de una situacin; sin embargo, los
administradores pueden trabajar mejor si utilizan el conocimiento organizado
de la administracin que constituye una ciencia. Entonces, si la prctica de la
administracin es un arte, el conocimiento organizado que subyace a esta
prctica puede llamarse ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son
mutuamente excluyentes, sino complementarios.

Principales contribuciones de autores y practicantes de la


administracin

Enfoque en las funciones gerenciales


Uno de los modelos de teora administrativa es el enfoque en las funciones
gerenciales difundido por Henry Mintzberg Despus de estudiar
sistemticamente las actividades de cinco CEO en una variedad de
organizaciones, Mintzberg lleg a la conclusin de que los ejecutivos no
realizan las funciones gerenciales clsicas de planear, organizar, comandar,
coordinar y controlar; en vez de ello se dedican a una variedad de actividades
distintas.
Funciones interpersonales
1. De figura central (realiza tareas protocolarias y sociales como representante
de la organizacin).
2. De lder.
3. De enlace (en particular con personas de fuera).
Funciones informativas
4. De receptor (recibe informacin sobre la operacin de una empresa).
5. De difusor (enva informacin a los subordinados).
6. De vocero (transmite informacin hacia fuera de la organizacin).
Funciones de decisin
7. De emprendedor.
8. De encargado de disturbios.
9. De asignar recursos.
10. De negociador (trata con varias personas y grupos de personas).
El enfoque en el proceso administrativo o enfoque operacional de la
teora y ciencia administrativas conjunta el conocimiento pertinente de la
administracin al relacionarlo con el puesto gerencial: lo que los gerentes
hacen. Como otras ciencias operacionales, trata de integrar los conceptos, los
principios y las tcnicas que subyacen a la labor administrativa.
Insumos
Personas, capital, habilidades gerenciales, conocimiento y habilidades tecnicas.
Produccin Productos, servicios, utilidades, satisfaccin e integracin de las
metas de diversos solicitantes de la empresa. Aunque el tipo de produccin
vara segn la empresa, casi siempre incluye a varios de stos

Funciones de los gerentes


Planear incluye elegir misiones y objetivos, y las acciones para lograrlos;
requiere decidir, es decir, elegir proyectos de acciones futuras entre
alternativas. hay varios tipos de planes que van desde los propsitos y
objetivos generales hasta las acciones ms detalladas a seguir

Organizar
Las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben
tener funciones que desempear, tal como los papeles que los actores
desempean en una obra, ya sea que ellos mismos las desarrollen, sean
accidentales o fortuitas, o definidas y estructuradas por alguien que quiere
asegurarse de que contribuyan de manera especfica al esfuerzo del grupo. El

concepto de funcin supone que lo que las personas hacen tiene un propsito u
objetivo definido: saben de qu manera se ajusta su objetivo de trabajo al
esfuerzo del grupo y tienen la autoridad, las herramientas y la informacin
necesarias para realizar la tarea.
Integrar el personal requiere cubrir y mantener cubiertos los puestos de la
estructura
organizacional. Esto se logra al identificar los requisitos de fuerza de trabajo;
inventariar
a las personas disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar
y planear sus carreras; compensar y capacitar o, de otra forma, desarrollar
candidatos
u ocupantes actuales de puestos para que las tareas puedan cumplirse con
efectividad
y eficiencia.
Dirigir es influir en las personas para que contribuyan a las metas
organizacional
y de grupo; asimismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de
administrar.
Controlar es medir y corregir el desempeo individual y organizacional para
asegurar
que los hechos se conformen a los planes. Incluye medir el desempeo
respecto
de las metas y los planes, mostrar dnde existen desviaciones de los
estndares y
ayudar a corregir las desviaciones.
Sociedad plural Aquella en la que muchos grupos organizados representan
distintos intereses
Trabajar en una sociedad plural supone varias implicaciones para el negocio:
1. Diversos grupos (como los ambientalistas) mantienen el equilibrio de
poderes
en el negocio.
2. Los intereses del negocio pueden expresarse mediante grupos de
representantes
(como las cmaras de comercio).
3. Los negocios pueden participar en proyectos, con otros grupos responsables,
para mejorar a la sociedad (p. ej., trabajar para mejorar las zonas marginales).
4. En una sociedad plural puede haber conflictos y acuerdos entre grupos.
Responsabilidad social empresarial es considerar seriamente el efecto de
las acciones
de la compaa en la sociedad Cada grupo est muy atento a lo que los otros
hacen.
Sensibilidad social, que en trminos sencillos significa la capacidad de una
empresa

para relacionar sus operaciones y polticas con el entorno social de forma que
sean
benficas para empresa y sociedad

Argumentos a favor y en contra de la participacin social de las empresas

4. Las empresas ya tienen suficiente poder, y su participacin social adicional


aumentara ms sus fuentes de poder e influencia.

tica se define como la disciplina que trata de lo que es bueno y malo desde
el punto de vista del deber y la obligacin moral. La tica empresarial se
refiere a la verdad y justicia relacionadas con varios aspectos como las
expectativas de la sociedad, la competencia equitativa, la publicidad, las
relaciones pblicas, la responsabilidad social, la autonoma del consumidor y el
comportamiento corporativo en el pas de origen y el extranjero.
En el campo de la tica normativa se han desarrollado tres tipos de teoras
morales bsicas:
1. La teora utilitaria aduce que los planes y las acciones deben evaluarse
por sus
consecuencias. La idea subyacente es que planes o acciones deben producir el
mayor bienestar para el mayor nmero de personas.
2. La teora basada en los derechos sostiene que todas las personas tienen
derechos
bsicos. Algunos ejemplos son los derechos a la libertad de conciencia, libertad
de expresin y juicio justo; varios de estos derechos se encuentran en la Carta
Internacional de los Derechos Humanos y en las constituciones de la mayora
de los pases del mundo.
3. La teora de la justicia exige que quienes toman las decisiones se guen
por la justicia y equidad, as como por la imparcialidad.
Un cdigo es una declaracin de polticas, principios y reglas que guan el
comportamiento tico no slo de las empresas, sino de las personas en todas
las organizaciones y en la vida diaria.
Los dos factores que ms elevan los estndares ticos son:
1. El conocimiento pblico y la publicidad.
2. La preocupacin creciente de un pblico bien informado. Estos factores son
seguidos por los reglamentos gubernamentales y la educacin para elevar el
profesionalismo de los gerentes administrativos.

Los planes pueden clasificarse como:


1. Misiones o propsitos.
2. Objetivos o metas.

3. Estrategias.
4. Polticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.
La misin o el propsito (trminos que a menudo se utilizan
indistintamente)2identifican la funcin o las tareas bsicas de una empresa o
dependencia, o de cualquiera de sus partes.
Sinergia El efecto del todo es superior al de sus partes

Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no
slo representan el punto final de la planeacin, sino el fin al que se dirige la
organizacin, la integracin de personal (staffing), la direccin y el control.
Estrategia se define como la forma en que se determinan los objetivos
bsicos a largo plazo en una empresa, la instrumentacin de los cursos de
accin y la asignacin de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
Las polticas tambin son planes, pues son declaraciones o interpretaciones
generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones.
Los procedimientos son planes que establecen un mtodo de actuacin
necesario para soportar actividades futuras; son secuencias cronolgicas de
acciones requeridas, lineamientos para actuar ms que para pensar que
detallan la manera precisa en que deben realizarse ciertas actividades.
Las reglas establecen las acciones especficas necesarias, o su ausencia, para
evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan ms simple
Los programas son un complejo de metas, polticas, procedimientos,
reglas,asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios
para realizar un curso de accin determinado; por lo regular cuentan con el
apoyo de un presupuesto asignado.
Presupuesto es, en trminos numricos, el informe de los resultados
esperados puede llamarse plan cuantificado; de hecho, el presupuesto
financiero operativo es a menudo un plan de utilidades que puede expresarse
en trminos financieros y de horas laborables, en unidades de producto u horas
mquina, o en cualquier trmino numrico medible.

Pasos de la planeacin
1. Estar atentos a las oportunidades

el estar atentos a las oportunidades 8 en los entornos externo e interno de la


organizacin es el verdadero punto de partida de la planeacin

2. Establecer objetivos

Especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe


hacerse, dnde debe colocarse el inters primario y qu es lo que debe
lograrse con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas,
presupuestos y programas.

3. Desarrollar premisas

es establecer, divulgar y lograr el acuerdo para utilizar laspremisas de


planeacin decisivas como los pronsticos, las polticas bsicas aplicables y los
planes existentes de la compaa.

4. Determinar cursos alternativos

El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de accin


alternativos, especialmente los que no son muy evidentes. Pocas veces hay un
plan para el que no existan alternativas razonables

5. Evaluar cursos alternativos

Despus de buscar cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles,


el paso siguiente es evaluarlos sopesndolos a la luz de premisas y metas

6. Seleccionar un curso

ste es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisin

7. Formular planes derivados

casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan bsico.

8. Cuantificar los planes mediante presupuestos

El presupuesto general de una empresa representa la suma total de ingresos y


egresos, con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de
las partidas de la hoja de balance general, como los gastos de caja y capital.

Administracin por objetivos (APO) como un amplio sistema administrativo


que de manera sistemtica integra muchas actividades gerenciales clave y
est conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y, en
consecuencia, eficaz de objetivos organizacionales e individuales.
perfil de la empresa es casi siempre el punto de partida para determinar en
dnde
se encuentra y hacia dnde debe ir

La misin es la respuesta a la pregunta:cul es nuestro negocio?, en qu


negocio estoy? Los principales objetivos son los puntos finales hacia los que se
dirigen las actividades de la empresa.
La intencin estratgica es el compromiso de ganar en el ambiente
competitivo.
Matriz FODA, donde F representa las fortalezas, O las oportunidades, D las
debilidades y A las amenazas.

estrategia a nivel corporativo, donde los ejecutivos preparan la estrategia


general para una compaa diversificada
Estrategias de negocio es ganar una ventaja competitiva en un rea
particular de una lnea de productos
Estrategias funcionales o polticas, que se disean para los diferentes
departamentos u otras unidades de la organizacin la meta es apoyar el
negocio y las estrategias corporativas.
Las premisas de planeacin se definen como el ambiente anticipado en el
que se espera que los planes operen
La toma de decisiones es el ncleo de la planeacin, y se define como la
seleccin
de un curso de accin entre varias alternativas.

Importancia y limitaciones de la toma de


decisiones racional

el proceso que conduce a decidir podra considerarse como:


1. Establecer las premisas.
2. Identificar las alternativas.
3. Evaluar las alternativas en trminos de la meta que se busca.
4. Elegir una alternativa, es decir, tomar una decisin.
sufisfacer,* es decir, la eleccin de un curso de accin satisfactorio o lo
suficientemente bueno dadas las circunstancias.
Un factor limitante es algo que obstruye el logro de un objetivo deseado.
Identificar
los factores limitantes de una situacin dada permite restringir la bsqueda de
alternativas a slo aqullas que s los superarn. El principio del factor
limitante establece que mediante la identiicacin y superacin de los factores
que se oponen de manera importante a una meta se puede seleccionar el
mejor curso de accin

Factores cuantitativos, es decir, aqullos que pueden medirse en trminos


numricos, como el tiempo o los varios costos fijos y operativos
Factores intangibles o cualitativos, que son aquellos difciles de medir
numricamente, como la calidad de las relaciones laborales, el riesgo de
cambios tecnolgicos o el clima poltico internacional.
Anlisis marginal Tcnica que permite comparar el ingreso y el costo
adicionales que surgen al aumentar la produccin, en la evaluacin de
alternativas.
Anlisis de costo efectividad o anlisis costo-beneficio, que busca el mejor
ndice entre el costo y el beneficio; lo que se traduce en, por ejemplo,
encontrar la forma menos costosa de llegar a un objetivo u obtener el mayor
valor de un gasto determinado.

Experiencia

Es comn que los gerentes experimentados crean a menudo sin percatarse


de ello que los xitos que han logrado y los errores que han cometido les
orientan casi infaliblemente hacia el futuro. En cierto grado la experiencia es la
mejor maestra
Depender de la experiencia pasada como gua para una accin futura puede
ser peligroso
porque:
1. Muy pocas personas reconocen las razones que subyacen a sus errores o
fracasos.
2. Las lecciones de la experiencia pueden ser completamente inaplicables a
nuevos problemas

Experimentacin

Una forma evidente de decidir entre alternativas es probar una de ellas y ver
qu ocurre.

Probablemente la tcnica experimental sea la ms cara de todas, sobre todo si


un programa exige fuertes gastos de capital y personal, y si la empresa no
puede darse el lujo de probar a profundidad varias alternativas

Investigacin y anlisis

Cuando hay que tomar decisiones importantes, una de las tcnicas ms


efectivas para seleccionar entre alternativas es la de investigacin y anlisis,
enfoque que conlleva la resolucin de un problema mediante su previa
comprensin, lo que supone la bsqueda de las relaciones entre las variables,
restricciones y premisas ms decisivas que afectan la meta perseguida, es el
enfoque de lpiz y papel (o mejor, de computadora e impresora) en la toma de
decisiones.
Decisin programada se aplica a problemas estructurados o rutinarios.
Las decisiones no programadas se emplean en situaciones no
estructuradas, nuevas o mal definidas de naturaleza no recurrente.

Toma de decisiones en condiciones de


certidumbre, incertidumbre y riesgo

En una situacin con certidumbre, las personas estn razonablemente seguras


de lo que ocurrir cuando tomen una decisin
En una situacin de incertidumbre las personas slo tienen una escasa base de
datos,
no saben si los datos son confiables y estn inseguros sobre si la situacin
puede cambiar o no
En una situacin con riesgos la informacin real puede existir, aunque
incompleta.
Creatividad casi siempre se refiere a la habilidad y el poder de desarrollar
nuevas ideas;
la innovacin, en cambio, significa el uso de estas ideas.
El proceso creativo pocas veces es simple y lineal, ms bien consiste en
cuatro fases
que se traslapan e interactan:
1. Escaneo inconsciente.
2. Intuicin.
3. Percepcin.
4. Formulacin lgica.
1. El escaneo inconsciente, es difcil de explicar porque est ms all del
estado consciente. Este escaneo casi siempre requiere la absorcin en el
problema, que puede no estar claro en la mente
2 La intuicin conecta al inconsciente con el consciente. Esta etapa puede
suponer una combinacin de factores que pueden parecer contradictorios al
principio
3. La percepcin, tercera fase del proceso creativo, es en mayor grado el
resultado de un arduo trabajo; por ejemplo, se necesitan muchas ideas para el
desarrollo de un producto til, o bien un servicio o un proceso nuevos. Lo
interesante es que la percepcin se puede presentar cuando el pensamiento no
est directamente enfocado en el problema que nos ocupa.

4. La ltima fase del proceso creativo es la formulacin lgica o verificacin. La


percepcin necesita probarse mediante la lgica o el experimento. Esto puede
lograrse al continuar con el trabajo sobre una idea o al escuchar los
comentarios de otros.

Lluvia de ideas (brainstorming)

En una sesin de lluvia de ideas se busca la multiplicacin de stas. Las reglas


son las siguientes:
No se critica ninguna idea.
Cuanto ms radicales sean las ideas, mejor.
Se insiste en la cantidad de la produccin de ideas.
Se alienta a que los dems mejoren las ideas.