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Gobierno de Chile

Ministerio de
Obras Pblicas

Manual de Operacin
Instructivo de Apoyo General

Tabla de contenido
Introduccin ........................................................................................................................................ 3
Objetivo ............................................................................................................................................... 4
Del Manual de Operaciones ................................................................................................................ 5
Las ventajas de contar el Manual de Operaciones: ........................................................................ 5
Recursos Materiales: ........................................................................................................................... 6
Tareas a seguir: ................................................................................................................................... 6
1.- Apoyo a las operaciones diarias: ................................................................................................ 6
2.- Descripcin de las tareas activas y proactivas, para el sistema funcional: ................................ 6
3.- Prevenir cadas inesperadas del sistema: .................................................................................. 6
4.-Deteccion y resolucin de problemas:........................................................................................ 6
5.-Actualizaciones o ampliaciones de hardware: ............................................................................ 6
6.-Actualizaciones de software: ...................................................................................................... 6
7.-Licencias que permitan el crecimiento del sistema: ................................................................... 7
8.-Instructivo de cmo activar las licencias: ................................................................................... 7
9.-Recuperacion de licencias en caso de imprevistos para seguir trabajando: .............................. 7
10.-Realizacion de un respaldo con los archivos creados: .............................................................. 7
Resultados Obtenidos: ........................................................................................................................ 7
Recursos Humanos: ......................................................................................................................... 7
Recursos Materiales: ....................................................................................................................... 7
Anlisis de Riesgo: ........................................................................................................................... 8
Tiempo: ....................................................................................................................................... 8
Recursos materiales: ................................................................................................................... 8
Recursos humanos: ..................................................................................................................... 8
Conclusin: .......................................................................................................................................... 9
Recomendaciones ............................................................................................................................... 9

Introduccin
Todo programa necesita un manual de operaciones para saber qu acciones o
decisiones tomar en el momento que se presente algn inconveniente.
El Manual de Operaciones es una herramienta que no debe de faltar en ninguna
organizacin y es un reto importante el poder contribuir con la elaboracin del Manual de
Operaciones para la mejora de los servicios de seguridad privada que presta la empresa
Estudio Ingeniera de Software con el objetivo de definir actividades que permitan un
mejor desarrollo y que tengan tiempos a cumplir, mejora del trabajo individual y en
equipo, duplicidad de funciones y teniendo un orden jerrquico en el desempeo de las
actividades, logrando tener una satisfaccin del cliente y contribuir a cumplimento de la
satisfaccin del cliente, siendo objetivos con la informacin que se maneja para la
capacidad de adaptacin e induccin de las personas que laboran o entran a labora a la
empresa o que estn relacionadas con el desempeo, diagnostico, determinacin,
supervisin, control direccin de las actividades de la empresa.
Se considera que el generar la idea de tener actividades ms claras y tener un
documento como el Manual de Operaciones tenga la misin de generar nuevos manuales
de manera ms especfica de acuerdo a cada rea o servicio y que se mas funcional de
manera independiente debido que existen funciones generales a desarrollar y hay
funciones especficas determinadas por los clientes y directivos de la empresa, as mismo
teniendo como molde la idea y no dejar la especializacin del trabajo individual y en
equipo.

Objetivo
Para Estudio Ingeniera de Software es importante tener un manual de operaciones
para elevar la calidad, efectividad, eficiencia, atencin al cliente generando un mejor
desempeo, funcionamiento, orden, reduccin de costos, mejor manejo de los recursos
de la empresa beneficiando a los clientes, empleados y a la empresa, trayendo como
consecuencia una mejora continua global del servicio que se est prestando, generando
ms y nuevas expectativas en los clientes.
Es necesario tener en cuenta que producir un Manual de Operaciones requiere una
importante dedicacin por parte de la direccin de la empresa.
Es por eso que el siguiente documento detallara las soluciones alternativas para
cada accin realizada inapropiadamente.
Su objetivo general es obtener un documento que sirva como gua para el
desempeo de las actividades a desempear por el personal de la empresa.
Tambin mejorar la calidad en el servicio, elevar la eficiencia y eficacia del servicio.
Mejorar la atencin al cliente. Mejor desempeo y claridad en las funciones a desempear
por parte del personal. Generar orden y entendimiento de las actividades desempeadas.
Reduccin de costos. Maximizar el aprovechamiento de los recursos de la empresa.

Del Manual de Operaciones


Contar con un manual de operaciones en Estudio Ingeniera de Software, permite llegar
revertir una ceguera de lo que se debe y no debe hacer mejorando las reas relacionadas
como: operaciones, recursos humanos, administracin y finanzas, ventas, atencin al
cliente, tomando en cuenta que los aspectos a ser considerados de importancia son:
calidad, efectividad, eficiencia, atencin al cliente generando un mejor desempeo,
funcionamiento, orden, reduccin de costos, mejor manejo de los recursos de la empresa
beneficiando a los clientes, empleados y a la empresa.
El manual de operaciones es de gran importancia en el actuar de las empresas, ya que
contiene la informacin necesaria para llevar acabo de manera precisa secuencial, las
tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades
administrativas, de la misma forma, determinan la responsabilidad e identifica los
mecanismos bsicos para la instrumentacin y el adecuado desarrollo, con el propsito de
generalizar y unificar los criterios bsicos para el anlisis de los procedimientos que
realicen las distintas unidades operativas de la empresa, sealando lo que se pretende
obtener con la ejecucin de los mismos.

Las ventajas de contar el Manual de Operaciones:


1.- Comprender en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades que se realicen
en una dependencia as como los formatos a utilizar.
2.- Establecer de manera formal los mtodos y tcnicas de trabajo que deben de seguirse
para la realizacin de las actividades de las unidades operativas de la empresa.
3.- Definir responsabilidades operativas para la ejecucin, control y evaluaciones de las
actividades a desempear.
4.- Servir como un medio de integracin al nuevo personal de ingreso facilitando su
incorporacin e induccin al rea operativa.
5.- Representar ms fcilmente mediante un diagrama de flujo las operaciones a realizar
por cada ara de la unidad operativa.
6.- Detectar y visualizar ms rpidamente las fallas en las que se puedan incurrir.
7.- Facilitar la comunicacin entre el personal a travs de la implementacin de los
diagramas que van a determinar las actividades a realizar en el rea operativa.
8.- Conocer de manera detalladla el funcionamiento de las unidades operativas.
9.- Asignar autoridad y responsabilidad a cada miembro de unidad operativa con el fin y
actuar a la manera estructural de la empresa.

Recursos Materiales:
Los recursos materiales utilizados en el desempeo de las actividades descritas en el
manual de operaciones son regularmente propiedad del cliente, debido a que el servicio
es prestado en las instalaciones del cliente y por clusula de contrato deber de proveer
de los recursos materiales para el desempeo de las actividades descritas en el manual de
operaciones.

Tareas a seguir:
1.- Apoyo a las operaciones diarias:
2.- Descripcin de las tareas activas y proactivas, para el sistema funcional:
3.- Prevenir cadas inesperadas del sistema:
En este punto se describen las posibilidades que tiene un usuario para prevenir algunos
tipos de fallas o cadas en el sistema.

4.-Deteccion y resolucin de problemas:


Para tener una deteccin de problemas y poder resolverlos de la mejor manera los
problemas, es necesario

5.-Actualizaciones o ampliaciones de hardware:


Para poder tener un mejor rendimiento dentro de la aplicacin es necesario contar con los
implementos necesarios. De esta manera manejar un buen equipo o herramienta de
trabajo permitir facilitar las tareas a realizar, como por ejemplo contar con un buen
procesador y memoria ram para manejar de mejor manera la aplicacin de GENEXUS, que
requiere manejar procesos que a largo plazo puede disminuir la capacidad de un equipo si
contiene los elementos mencionados con una baja capacidad.
Con lo anterior se requiere que los equipos que contengan la aplicacin de GENEXUS
mantengan un rango de memoria ram y procesador altos, de no poseer estas dos
caractersticas principales nombradas, es necesario aumentarlas para que la aplicacin no
funcione lentamente al realizar sus procesos.

6.-Actualizaciones de software:
Mantener su software actualizado siempre es recomendable, ya que contiene mejoras o
nuevas funciones dentro de la aplicacin de GENEXUS. Realizando estas mejoras en el
software las herramientas de la aplicacin funcionan de una mejor manera.

7.-Licencias que permitan el crecimiento del sistema:


Tener una licencia vigente permite utilizar la aplicacin de GENEXUS con todas sus
herramientas disponibles para el usuario. De lo contrario si el usuario no mantiene una
licencia vigente, solo obtendr un servicio de la aplicacin de forma limitada.

8.-Instructivo de cmo activar las licencias:


Para activar una licencia de GENEXUS se requiere tener en su equipo de trabajo una
herramienta de activacin llamada GENEXUS LICENSE MANAGER, al poseer esta
herramienta el sistema detecta y registra como usuario al equipo en el cual se mantenga
la aplicacin instalada.
Siguiendo estos pasos se debe activar la licencia asignada al equipo a ocupar

9.-Recuperacion de licencias en caso de imprevistos para seguir trabajando:


10.-Realizacion de un respaldo con los archivos creados:
Siempre es necesario realizar un respaldo para mantener avances o programas completos
realizados dentro de la aplicacin en caso de que sea necesario compartirlos mediante
dispositivos usb o nubes de almacenamiento.

Resultados Obtenidos:
Recursos Humanos:
Analizando los resultados obtenidos podemos ver que la ejecucin de las actividades por
parte del personal de la empresa Estudio Ingeniera de Software ha comprendido de
manera considerable la labor para la cual fueron contratados y teniendo un enfoque ms
claro y mejor direccionado de los objetivos a cumplir en el da a da y en el que hacer de la
empresa para la cual trabajan.

Recursos Materiales:
Con respecto al aprovechamiento de los recurso tanto materiales como humanos se ha
generado un reduccin de costos y tiempos que son favorables en el cumplimiento de los
objetivos fijados por parte de Estudio Ingeniera de Software teniendo como resultado un
procesos de mejora continua y un incremento en la calidad de sus servicios.

Anlisis de Riesgo:
En el anlisis de riesgo realizado en la elaboracin, implantacin y ejecucin del manual de
operaciones en Estudio Ingeniera Software se pueden observar diversos factores que
puedan limitar o posibles barreras para su xito que podran ser:
Tiempo: es un factor que no se detiene y debido a que las actividades descritas llevan un

tiempo y horario designado y cualquier retardo o mala aplicacin fuera de tiempo puede
hacer que la efectividad del manual de operaciones no lleve a cabo proyectando una falla
o resistencia en su aplicacin.
Recursos materiales: este un factor muy importante debido a que los recursos materiales

utilizados en su mayora son propiedad del cliente y si se decide que no son necesarios o
no se tiene la capacidad de acceder a ellos puede que retras o limite la capacidad de
elaborar las funciones descritas y desarrolladas.
Recursos humanos: este factor es el ms importante de todos ya que el ser humano es un

recurso que a menudo pone resistencia al cambio o le cuesta adaptarse a los cambios
generando vicios y malos manejos de la informacin y ejecucin de las actividades
requeridas a desempear en el manual de operaciones teniendo como resultado u
rechazo, retraso o una declinacin total de las funciones a seguir.

Conclusin:
En la empresa Estudio Ingeniera de Software ha tenido pie a poder generar una nueva
mirada en cuestin de su funcionamiento, debido a que el manual de operaciones ha
podido ser un ejemplo general para la mejora del funcionamiento, mejoramiento de la
operacin de la empresa, elevando la calidad en el servicio, reduciendo tiempos, costos,
asignando roles mejorando el trabajo en equipo, mejorando la visin de sus empleados en
relacin con las actividades a realizar y sobre todo en la satisfaccin del cliente generando
recomendaciones por el mismo acrecentando sus posibilidades de xito.

Recomendaciones
En el proceso de elaboracin del Manual de Operaciones se puede ver que es el principio
del cambio el contar con esta herramienta para la mejora continua, desarrollo y
mejoramiento de la calidad para el cumplimiento de un buen servicio, la recomendacin
que podemos emitir es que en base a la estructura, prueba y resultados se sigan
realizando mejoras especficas de acuerdo a las necesidades de cada servicio y
especificaciones del cliente de manera independiente, para poder generar un trabajo
especfico ms claro para cada rea operativa de la empresa.