You are on page 1of 72

Manual Microsoft Excel

MANUAL DE
MICROSOFT EXCEL

1
Fevereiro
2015

Sofia S

Sofia S

Janeiro
2015
2

Manual Microsoft Excel

INDICE
Mdulo 1 CRIAO DE TABELAS .................................................................................................... 5
Atalhos Indispensveis .............................................................................................................................5
Insero de Dados ....................................................................................................................................6
Formatar Tabelas Automaticamente .......................................................................................................7
Formatao Manual de Tabelas ...............................................................................................................8
Trabalho com linhas e colunas ...............................................................................................................11
Trabalho com Folhas ..............................................................................................................................12
Fixar Painis ............................................................................................................................................13
Impresso em Excel ................................................................................................................................14
Mdulo 2 OPERAES ESSENCIAIS ................................................................................................16
Filtro automtico ....................................................................................................................................16
Ordenar Informao ...............................................................................................................................17
Cpia e Transferncia de Clulas ...........................................................................................................17
Mdulo 3 CLCULOS MANUAIS EM EXCEL .....................................................................................18
Clculos Manuais ....................................................................................................................................18
Eliminar passos intermdios de um clculo complexo ..........................................................................21
Mdulo 4 GRFICOS .....................................................................................................................22
Criao de Grficos.................................................................................................................................22
Grficos Sparkline...................................................................................................................................23
Mdulo 5 FUNES EM EXCEL ......................................................................................................24
Funes Base ..........................................................................................................................................24
Funes de Texto ...................................................................................................................................24
Converter valores guardados como texto em valores ...........................................................................28
Texto Para Colunas (Text To Columns)...................................................................................................28
Gerir Duplicados .....................................................................................................................................29
Funes Condicionais .............................................................................................................................30
SE (IF) ......................................................................................................................................................31
PROCV (VLOOKUP) .................................................................................................................................34
PROCV com SE.ERRO (VLOOKUP com IFERROR) ....................................................................................37
Mdulo 6 TABELAS DE CONVERSO ..............................................................................................40
Procedimento .........................................................................................................................................40
Mdulo 7 FORMATAO CONDICIONAL .......................................................................................42

Sofia S
Mdulo 8 TABELAS DINMICAS ....................................................................................................43
Tabelas dinmicas: Questes Iniciais .....................................................................................................43
Criar tabelas dinmicas ..........................................................................................................................43
Configuraes iniciais .............................................................................................................................44
Analisar dados com a tabela dinamica ...................................................................................................45
Trabalho com dados da tabela original ..................................................................................................46
Configuraes avanadas .......................................................................................................................47
Mdulo 9 INTRODUO AOS DASHBOARDS ..................................................................................49
Conceito .................................................................................................................................................49
Caractersticas de um bom dashboard...................................................................................................49
reas base de um dashboard .................................................................................................................49
Passos de criao de um dashboard ......................................................................................................49
Passos de criao de dashboards ...........................................................................................................50
Os Extras .................................................................................................................................................58
Mdulo 10 PROTECO DE DADOS .................................................................................................60
Primeiro Passo: Definio de Validaes ...............................................................................................60
Segundo Passo: Proteger Clulas e ocultar Frmulas ............................................................................61
Terceiro Passo: Proteo da Estrutura do Livro .....................................................................................62
Quarto Passo: Proteo do Ficheiro .......................................................................................................62
Mdulo 11 INTRODUO S MACROS ............................................................................................63
Quando altura de gravar uma Macro? ................................................................................................63
Procedimento Conceptual para Gravar Macros.....................................................................................63
Gravao de Macros...............................................................................................................................63
Atribuir a uma Macro um boto da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ......................................66
Juntar Vrias Macros numa S ...............................................................................................................66
Truques de seleco em Macros com referncias relativas ..................................................................67
Cdigos VBA Uteis ..................................................................................................................................67
Macros de Funo ..................................................................................................................................69

Manual Microsoft Excel

MDULO 1 CRIAO DE TABELAS


A TALHOS I NDISPENSVEIS
Seleco
Seleccionar clulas afastadas
Seleccionar um intervalo da clula ativa at fim dados
Seleccionar uma Tabela
Seleccionar da clula actual at ao incio da folha
Seleccionar a coluna activa
Seleccionar a linha activa
Seleccionar todos os objectos na sheet (folha) actual (
necessrio estar seleccionado um objecto)

CTRL
CTRL + Shift+Setas
CTRL + T (CTRL + A)
CTRL + SHIFT + Home
CTRL + Barra de Espaos
SHIFT + Barra de Espaos
CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAOS

Navegao
Aceder primeira clula da tabela
Alternar entre ficheiros do Excel abertos
Abrir prxima sheet (folha)
Abrir sheet (folha) anterior
Fechar Janela Activa
Encontrar ltima clula preenchida em coluna

CTRL + HOME
CTRL + Tab
CTRL + Page Up
CTRL + Page Down
Alt + F4
Posicionar como clula ativa a
primeira e premir CTRL +
Posicionar como clula ativa a
primeira e premir CTRL +

Encontrar ltima clula preenchida em linha


Insero de informao
Inserir Dados Repetidos em Clulas
Inserir a hora actual
Inserir ou editar hiperligaes
Inserir ou editar comentrios
Inserir Funes
Inserir grfico com os dados activos, numa nova folha
Inserir $ em clculos para fixar
Anular a ltima aco
Repetir o ltimo comando
Guardar
Formatar Clulas
Funo Localizar
Ortografia
Ocultar colunas
Preencher sem formatao (verso Inglesa)
Preencher sem a formatao (verso portuguesa)
Abrir qualquer etiqueta inteligente (daquelas que surgem
quando arrastamos algo)

CTRL+Enter
CTRL+SHIFT+:
CTRL + K
Shift + F2
Shift + F3
F11
F4
CTRL + Z
F4
CTRL + G (Ctrl + S)
CTRL + 1
CTRL + L (CTRL+F)
F7
CTRL + 0
Alt + Shift + F10 e a seguir o (sozinho)
Alt + Shift + F10 e a seguir s (sozinho)
Alt + Shift + F10

Sofia S

I NSERO DE D ADOS
Em Conjuntos de Clulas
1. Seleccionar as clulas pretendidas
2. Largar o rato
3. Escrever logo o pretendido
4. CTRL+Enter
Srie de Dados Universais
1. Inserir a primeira informao Janeiro; Segunda-feira, por exemplo
2. No canto inferior da clula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais escuro at surgir o
ponteiro
3. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar at obter a lista
desejada
Sequncias Numricas
1. Inserir na primeira clula o nmero 1
2. Premir a tecla Enter
3. Inserir na clula por baixo do 1 o nmero 2
4. Seleccionar as duas clulas o nmero 1 e o nmero 2
5. No canto inferior da clula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais escuro at surgir o
ponteiro
6. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar at obter a lista
desejada

Eliminao de Dados
1. Seleccionar a(s) clula(s) que contm a informao a eliminar
2. Premir a tecla Delete do teclado
Substituir Dados
1. Clicar sobre a clula que se pretende alterar
2. Escrever a nova informao
3. Premir a tecla Enter
Editar Dados
1. Clicar sobre a clula que se pretende alterar
2. Escrever a nova informao
3. Premir a tecla Enter

Manual Microsoft Excel

F ORMATAR T ABELAS A UTOMATICAMENTE


Passos para transformar uma tabela simples numa tabela automtica
1. Se a tabela contiver alguma formatao necessrio limp-la primeiro (se a tabela no contiver
qualquer formatao, avanar para o passo 2):
1.1. Seleccionar a tabela toda CTRL + T (CTRL + A)
1.2. No separador Base (Home), clicar no boto Limpar (Clear), localizado do lado direito, no
grupo Edio (Editing)
1.3. Clicar sobre Limpar Formatos (Clear Formats)
2. Clicar uma vez sobre a tabela, em qualquer clula preenchida
3. No separador Base (Home), clicar em Formatar como Tabela (Format as Table)
4. Clicar sobre o aspecto desejado (de preferncia uma com o cabealho salientado)
5. Na janela que surgir, confirmar que a opo A minha tabela tem cabealhos (Mytable as
headers) est activa
6. Clicar em OK
7. Direito do rato sobre o nmero da linha 1, clicar sobre Altura da linha (Row Heigth)
8. Escrever 33 no teclado, tecla Enter
9. Clicar nos seguintes botes:

Passos para remover uma tabela profissional, mantendo a formatao da mesma


1. Clicar uma vez sobre a tabela
2. No ltimo separador, Estrutura (Design), clicar sobre Converter em Intervalo (Convert to Range)
3. Confirmar a operao, clicando em Sim (Yes)
Passos para integrar uma nova coluna esquerda da tabela profissional (nica actualizao
no realizada automaticamente pelo Excel)
1. Direito do rato numa qualquer clula da primeira coluna
2. Inserir (Insert)/Colunas da Tabela para a Esquerda (Table Columns to the Left)
Mudar Nome da Tabela Automtica
1. Clicar sobre a tabela automtica que se pretende renomear
2. No separador Estrutura (Design), clicar uma vez no rectngulo branco por baixo de Nome da
Tabela (TableName)
3. Inserir o novo nome da tabela e clicar fora para o Excel o assumir

Sofia S
Vantagens Tabelas Automticas
Rpidas de formatar
Aspecto fabuloso
Coloca os filtros automaticamente
Quando descemos com a tabela, a letra das colunas transforma-se no nome da coluna da tabela
Fazem os clculos automaticamente, bastando fazer o primeiro para o Excel preencher toda a
coluna
Actualiza automaticamente a rea de impresso
Seleco inteligente, em cima de cada uma das colunas, para facilitar o trabalho do utilizador
Criando novas linhas e/ou colunas, a formatao assumida automaticamente (excepto colunas
esquerda da tabela)
Em Tabelas Dinmicas (PivotTables) inserindo informao em novas colunas ou linhas, o
intervalo automaticamente actualizado, bastando Actualizar (Refresh) para as novas
informaes serem reflectidas na Tabela Dinmica (PivotTable)
Desvantagens Tabelas Automticas
Incompatveis com ficheiros Partilhados (Shared)
Torna-se bastante complicado quando pretendemos realizar clculos diferentes nas diferentes
linhas da tabela
Proibido unir clulas da tabela (o que visto por mim como uma vantagens)
Nenhuma destas desvantagens, portanto, justifica o facto de no se usar

F ORMATAO M ANUAL DE T ABELAS


Tipo e Tamanho de Letra
1. Seleccionar a clula ou clulas que se pretendem formatar
2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Utilizar a opo desejada:

Seta do boto

Seta do boto

para alterar o tipo de letra


para alterar o tamanho da letra

Efeitos
1. Seleccionar a clula ou clulas que se pretendem formatar
2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Utilizar a opo desejada:

Boto

para Negrito (Bold)

Boto

para Itlico (Italic)

Boto

para Sublinhado (Underline)

Manual Microsoft Excel

Cor da Letra
1. Seleccionar a clula ou clulas que se pretendem formatar
2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Clicar na seta do boto
4. Clicar sobre a cor desejada
Preenchimento das Clulas
1. Seleccionar a clula ou clulas que se pretendem formatar
2. Aceder ao separador Base (Home)
3. Clicar na seta do boto
4. Clicar sobre a cor desejada
Unir Clulas
1. Seleccionar as clulas que se pretendem unir
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no boto Unir Clulas (Merge & Center)
Alinhamento Horizontal
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no boto correspondente opo pretendida:

- Alinhamento Horizontal Esquerda

- Alinhamento Horizontal Centrado

- Alinhamento Horizontal Direita

Alinhamento Vertical
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no boto correspondente opo pretendida:

- Alinhamento Vertical Superior

- Alinhamento Vertical Ao Meio

- Alinhamento Vertical Inferior

Orientao do Texto
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no boto
4. Clicar sobre a orientao desejada

Sofia S
Moldar Texto
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar no boto
Formato Numrico das Clulas
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar na seta do Formato do Nmero
4. Clicar sobre o Formato desejado
Casas Decimais
1. Seleccionar a(s) clula(s) pretendida(s)
2. Aceder ao Separador Base (Home)
3. Clicar nos botes Aumentar (Increase) ou Diminuir (Decrease) casas decimais
Limites de Tabelas
1. Seleccionar o Intervalo Pretendido
2. Separador Base (Home)
3. Seta do Boto Limites (Borders), Mais Limites (More Borders)
4. Clique no Estilo a utilizar no Exterior
5. Clique na Cor a utilizar no Exterior
6. Aplicar - Boto Exterior (Outline)
7. Clique no Estilo a utilizar no Interior
8. Clique na Cor a utilizar no Interior
9. Aplicar - Boto Interior (Inside)
10. OK

10

Manual Microsoft Excel

T RABALHO COM LINHAS E COLUNAS


Alterar Altura Linhas Manualmente
(Caso sejam vrias linhas, necessrio seleccion-las primeiro)
1. Posicionar o ponteiro do rato sobre o risco por baixo da linha que se
pretende aumentar at surgir o ponteiro
2. Arrastar at atingir a altura desejada
Alterar Altura Linhas com Valores Exactos
1. Direito do rato no nmero da(s) linha(s) pretendidas
2. Clicar na opo Altura da Linha (Row Height)
3. Inserir o valor pretendido
4. Enter para terminar
Alterar Largura Colunas Automaticamente
1. Posicionar o ponteiro do rato no risco direita da coluna que se pretende ajustar
automaticamente at surgir o ponteiro
2. Fazer duplo clique at a coluna abrir e assumir um tamanho que permita visualizar todos os
dados inseridos
Alterar Largura Colunas Manualmente
1. Posicionar o ponteiro do rato no risco direita da coluna que se pretende ajustar
automaticamente at surgir o ponteiro
2. Arrastar at atingir a largura pretendida
Alterar Largura Colunas com Valores Exactos
1. Direito do rato no nmero da(s) coluna(s) pretendidas
2. Clicar na opo Largura da Coluna (Column Width)
3. Inserir o valor pretendido
4. Enter para terminar
Inserir Linhas
As novas linhas so inseridas por cima da seleccionada.
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a linha que ir ficar por baixo da nova
2. Clicar na opo Inserir (Insert)
Inserir Colunas
As novas colunas so inseridas esquerda da seleccionada.
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a coluna que ir direita da nova
2. Clicar na opo Inserir (Insert)
Eliminar Linhas e Colunas
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a coluna ou linha a eliminar
2. Escolher a opo Eliminar (Delete)

11

Sofia S
Ocultar Linhas e Colunas
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a coluna ou linha a ocultar
2. Escolher a opo Ocultar (Hide)
Mostrar Linhas e Colunas
1. Seleccionar, arrastando, as colunas ou linhas antes e depois da oculta
2. Clicar com o boto direito do rato sobre uma das letras ou nmeros seleccionados e clicar sobre
Mostrar (Unhide)
Mostrar Todas as Linhas e Colunas
1. Seleccionar todas as clulas da Folha, clicando no triangulo no canto superior esquerdo
2. Clicar com o boto direito do rato sobre uma coluna ou linha e escolher a opo Mostrar
(Unhide)

T RABALHO COM F OLHAS


Mudar o Nome das Folhas
1. Clicar duas vezes no nome da Folha a alterar
2. Escrever o novo nome
3. Premir a tecla Enter
Cor do Separador
1. Clicar com o boto direito do rato sobre o nome da folha alterar a cor
2. Clicar sobre a opo Cor do Separador (Tab Color)
3. Clicar sobre a cor desejada
Inserir Folhas
1. Clicar com o boto esquerdo no sol, localizado no final de
todas as folhas
Eliminar Folhas
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a folha a Eliminar
2. Clicar na opo Eliminar (Delete)
3. Se surgir uma janela de confirmao necessrio clicar no boto Eliminar (Delete)
Mover Folhas dentro do Livro
1. Clicar com o boto esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter premido o boto
2. Arrastar at ao local desejado
Copiar Folhas dentro do Livro
1. Clicar com o boto esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter premido o boto
2. Arrastar at ao local desejado, mantendo a tecla CTRL premida

12

Manual Microsoft Excel

Mover Folhas para outros Livros


1. Clicar com o boto esquerdo do rato sobre o nome da folha
2. Clicar na opo Mover ou Copiar (Move or Copy)
3. Na opo Livro de destino (To book) seleccione o ficheiro de Excel para onde pretende mover a
folha ( necessrio que este ficheiro esteja aberto)
4. Seleccionar a posio onde pretende a folha
5. Premir o boto OK para terminar
Copiar Folhas para outros Livros
1. Seguir os passos 1 a 4 do ponto anterior
2. Activar a opo Criar uma cpia (Create a copy)
3. Premir o boto OK para terminar

F IXAR P AINIS
Esta tcnica permite fixar colunas e/ou linhas para quando se descer a
visualizao com o rato, serem sempre visveis os cabealhos.
Fixar a Primeira Linha
1. Carregar na combinao teclas CTRL + HOME
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no boto Fixar Painis (Freeze Panes)
4. Clicar na opo Fixar Linha de Cima (Freeze Top Row)
Fixar a Primeira Coluna
1. Carregar na combinao teclas CTRL + HOME
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no boto Fixar Painis (Freeze Panes)
4. Clicar na opo Fixar Primeira Coluna (Freeze First Column)
Fixar Vrias Linhas
1. Seleccionar a linha que est a seguir s que pretende fixar por exemplo se pretendido fixar a
linha 1, 2 e 3, necessrio seleccionar a 4, clicando sobre a mesma
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no boto Fixar Painis (Freeze Panes)/ opo Fixar Painis (Freeze Panes)
Fixar Vrias Colunas
1. Seleccionar a coluna que a seguir s que pretende fixar por exemplo se pretendido fixar a
coluna A e B necessrio seleccionar a coluna C, clicando sobre a letra C
2. Aceder ao Separador Ver (View)
3. Clicar no boto Fixar Painis (Freeze Panes)/opo Fixar Painis (Freeze Panes)

13

Sofia S
Fixar Linhas e Colunas Simultaneamente
1. Seleccionar a clula de interseco entre a linha e a coluna seguintes s que se pretendem fixar
(a primeira clula que ir ficar livre). Ou seja:

Se pretendo fixar as duas primeiras colunas e as trs primeiras linhas, ento


seleccionaria a terceira coluna (letra C) e a quarta linha (nmero 4). A clula para fixar as
duas primeiras colunas e as trs primeiras linhas ser a C4
Se pretendo fixar a primeira coluna seleccionaria a segunda letra B. Se pretendesse
fixar as duas primeiras linhas, seleccionaria a terceira nmero 3. Para fixar a primeira
coluna e as duas primeiras linhas, a clula a B3

2. Aceder ao Separador Ver (View)


3. Clicar no boto Fixar Painis (Freeze Panes)/opo Fixar Painis (Freeze Panes)
Libertar Painis
1. Aceder ao Separador Ver (View)
2. Clicar em Fixar Painis (Freeze Panes)/Libertar Painis (Unfreeze Panes)

I MPRESSO EM E XCEL
O mtodo de impresso mais eficaz o mtodo ATPC:
rea da Impresso

A T P C

Ttulos de Impresso

Configurar Pgina

Pr-Visualizar

Passo A: Definir rea da Impresso


1. Seleccionar o que se pretende imprimir
2. Aceder ao Separador Esquema de Pgina (Page Layout)
3. Clicar no boto rea de Impresso (Print Area)
4. Clicar sobre a opo Definir rea de impresso (Set Print Area)
Passo T: Ttulos de Impresso
5. Clicar, logo ao lado, no boto Ttulos de Impresso (Print Titles)
6. Colocar o cursor a piscar na caixa da opo Linhas a repetir no incio (Rows to Repeat at Top),
clicando uma vez na mesma
7. Afastar se necessrio a janela e clicar sobre a linha ou linhas que se pretendem ver impressas em
todas as folhas
8. Premir OK ou tecla ENTER para terminar
Passo P: Pr-visualizar
9. Ainda na janela anterior, dos Ttulos de Impresso (Print Titles), no canto inferior direito clicar
no boto Pr-visualizar (Preview)

14

Manual Microsoft Excel

Passo C: Configurar Impresso


10. Clicar no boto Configurar Pgina (Page Setup) localizado no final da lista de opes e escolher
as opes desejadas:
Orientao da Pgina (Page)
Escala Percentagem (Page)
Escala Ajustar a X Pginas (Page)
Margens (Margins)
Centrar a tabela horizontal e/ou verticalmente (Margins)
Cabealhos e rodaps (Header/Footer)
11. Ajustar uma Impresso:
Aceder ao Separador Pgina (Page)
Activar a opo Ajustar a X pginas de largura por y de comprimento (Fit to X page(s) wide
by X tall)
Aumentar o segundo nmero (comprimento) para 50, numa tabela mais comprida do que
larga ou aumentar o primeiro nmero (largura) para 50, numa tabela mais larga que
comprida
A tabela ir ficar ajustada no nmero de pginas ideal
12. Inserir cabealhos e/ou rodaps:
Aceder ao Separador Cabealho/Rodap (Header/Footer)
Clicar no boto Personalizar cabealho (Custom Header) ou Personalizar rodap (Custom
Footer)
Escrever o pretendido para inserir informaes estticas ou utilizar os botes para inserir
informaes automticas, actualizveis automaticamente:
Permite alterar o tipo e tamanho de letra das informaes inseridas
Insere o nmero da pgina
Insere o nmero total de pginas
Insere a data actual, actualizvel automaticamente
Insere a hora, actualizvel automaticamente
Insere o caminho do ficheiro que necessrio percorrer at abrir o Livro do
Excel em questo
Insere o nome do Livro do Excel
Insere o nome da Folha de Excel que esta a ser configurada
Permite insero de imagens no Cabealho ou Rodap Logtipo, por
exemplo
Permite, caso tenha sido inserida uma imagem, alterar o tamanho ou
configurao da mesma

13. Inserir Informao Pgina 1 de X:


Aceder ao Separador Cabealho/Rodap (Header/Footer)
Clicar no boto Personalizar rodap (Custom Footer)
Clicar uma vez na rea pretendida geralmente esquerda
Inserir as seguintes informaes: Pgina + espao +
+ espao + de + espao +
Clicar no boto OK at visualizar a informao pretendida

15

Sofia S

MDULO 2 OPERAES ESSENCIAIS


F ILTRO AUTOMTICO
Activar o Filtro Automtico
1. Clicar sobre uma das clulas da tabela onde se pretende activar o filtro
2. Aceder ao separador Dados (Data)
3. Clicar no boto
Filtrar Dados Directos
1. Clicar sobre a seta do filtro da coluna que se pretende filtrar
2. Clicar no Seleccionar tudo (Select All) para desactivar as opes todas
3. Activar apenas a opo pretendida
4. Clicar no boto OK
Limpar Filtros
1. Aceder ao Separador Dados (Data)
2. Clicar no boto Limpar (Clear)
Aplicar Condies em Filtros
1. Clique na seta do filtro da coluna qual pretende aplicar uma condio
2. Aceda opo desejada:

Text Filters para Filtros de Texto


Number Filters para Filtros Numricos
Data Filters para Filtros de Data

Condies de Filtros Numricos

Equals Igual A
Does Not Equal Diferente De
Greater Than Maior que
Greater Than Or Equal To Maior ou Igual A
Less Than Menor que
Less Than Or Equal To Menor ou Igual A
Between - Entre
Top 10 Permite ver os X valores superiores ou menores
Above Average Acima da Mdia
Below Average Abaixo da Mdia

Condies de Filtros de Texto

Equals Igual A
Does Not Equal Diferente De
Begins With Comea Com
Ends With Termina Com
Contains Contm
Does Not Contain No Contm

16

Manual Microsoft Excel

O RDENAR I NFORMAO
Ordenar dados atravs de uma s coluna
1. Clicar numa clula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela
2. Aceder ao Separador Dados (Data)
3. Clicar no boto pretendido:

para ordenao ascendente

para ordenao descendente

Ordenar dados atravs de mltiplas condies


1. Clicar numa clula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela
2. Aceder ao Separador Dados (Data)
3. Clicar no boto

e definir a ordenao pretendida:

No ordenar por, escolher a coluna com a primeira ordenao


No ordenar em, seleccionar o tipo de ordenao (geralmente valores)
Na ordem, seleccionar ascendente ou descendente

C PIA E T RANSFERNCIA DE C LULAS


Mover Clulas
1. Seleccionar a ou as clulas que se pretendem mover
2. Colocar o ponteiro no risco inferior da primeira clula seleccionada at surgir o ponteiro:
3. Premir o boto esquerdo do rato, sem largar
4. Arrastar a clula para o destino pretendido
Copiar Clulas
O procedimento igual ao anterior, mas mantendo a tecla CTRL premida durante o mesmo

Localizar/Substituir
1. Premir a combinao de teclas CTRL+L (CTRL + F)
2. Se necessrio, clicar no boto Opes (Options) para fazer procuras em todo o livro
3. Na opo Dentro (Within) seleccionar a opo Livro (Workbook)
4. Clique no boto Localizar tudo (Find All)

17

Sofia S

MDULO 3 CLCULOS MANUAIS EM EXCEL


C LCULOS M ANUAIS
Passos para Efectuar um Clculo
1. Clicar na clula onde se pretende o resultado
2. Inserir o smbolo = (tecla Shift + 0)
3. Clicar na primeira clula a utilizar no clculo ou inserir o valor a utilizar
4. Colocar o smbolo de operao pretendida
5. Clicar na seguinte clula a utilizar no clculo ou inserir o valor a utilizar
6. Colocar o smbolo da operao seguinte
7. Repetir os passos v a vi para todas as clulas ou valores envolvidas no clculo
8. No final, premir a tecla Enter para terminar o clculo
9. Se desejado fazer dois cliques no canto inferior direito da clula para arrastar a frmula para as
outras clulas
Operadores
Soma
+

Subtraco
-

Multiplicao
*

Diviso
/

Parntesis
So necessrios quando queremos dar prioridade a Somas ou Subtraces, tendo em conta que a
Multiplicao e a Diviso so as operaes prioritrias.
Para o conseguir basta inserir o smbolo de abre parntesis ( antes da operao qual se quer dar
prioridade e o smbolo de fecha parntesis ).
A ordem geral das operaes em Excel (e na matemtica) a seguinte:
1. As operaes dentro dos parnteses, ordem esquerda para a direita (dentro dos parnteses a
ordem a mesma) indicada a azul no exemplo
2. As multiplicaes e divises, ordem da esquerda para a direita indicada a verde no exemplo
3. As somas e as subtraces, ordem da esquerda para a direita indicada a laranja no exemplo
Desta forma, no exemplo seguinte, aplicados estes conceitos, teremos a ordem indicada:

X * R + T / (E-G/W+Q*L)-P/S+K
8

18

10

Manual Microsoft Excel

Clculos Entre Folhas - Regras


Antes de mudar de folha, colocar sempre o de smbolo operao
No final do clculo, premir Enter sem voltar folha onde o clculo foi iniciado
Ter em ateno as Referncias (F4)
Clculos entre Livros
O procedimento do clculo entre livros idntico ao clculo entre folhas
Um aspecto a ter em conta, no entanto, que quando efectuado um clculo entre livros as
clulas que se vo buscar a outros livros ficam automaticamente absolutas, sendo desnecessria
a utilizao da tecla F4 para as fixar
Para Editar Ligaes de clculos entre livros, os passos so os seguintes:
1. Abrir o livro que tem os clculos com base em clulas de outros livros
2. Separador Dados (Data), opo Editar ligaes (Edit links)
3. Seleccionar o ficheiro pretendido do lado esquerdo
4. Clicar no boto pretendido:
Alterar Origem (Change Source) utilizado quando o outro ficheiro mudou de nome ou
de ligao; permite seleccionar o novo ficheiro que contm os valores a utilizar nos
clculos do livro actual
Abrir Origem (Open Source) abre automaticamente o outro livro que contm clulas
utilizadas em clculos no ficheiro actual
Interromper Ligao (Break Links) realiza um Colar Especial/Valores em todos os
clculos que contm clulas do livro cuja ligao foi interrompida

19

Sofia S
Referncias Absolutas e Mistas em Clculos
Este ponto surge quando criamos frmulas que queremos arrastar posteriormente e pretendemos que um
ou mais valores fique fixo, no sendo alterado com o arrastar da frmula.
Para obter este efeito necessrio inserir o smbolo $ nas clulas, com a tecla de atalho F4. O smbolo $
situa-se antes do componente fixo, ou seja:
Exemplo

Situao

Visualmente

N F4s

C4

Nada fixo

Nenhum $

$C$4

Coluna e Linha Fixa

$ Antes da Letra e $ antes da Linha

C$4

Linha Fixa

$ Antes do nmero

$C4

Coluna Fixa

$ Antes da letra

Para chegarmos concluso correcta de qual dos casos se aplica, fundamental, ao longo do clculo e
quando clicamos nas clulas correspondentes ao mesmo, realizar as seguintes perguntas, para cada
clula do clculo:
Quando esta frmula for arrastada para a direita, vou querer que a coluna mude ou que fique
fixa?
Quando esta frmula for arrastada para a esquerda, vou querer que a linha mude ou que fique
fixa?
A tabela resumo a seguinte:
Coluna Fixa

Coluna Livre

Linha Fixa

$A$1 / 1F4

A$1 / 2F4

Linha Livre

$A1 / 3F4

A1 / 0F4

Procedimento - Referncias Absolutas


Neste caso pretende-se fixar uma clula totalmente. Acontece quando existe um valor de referncia
fora do clculo.
O procedimento o seguinte:
1. Realizar o clculo at ser necessrio clicar na clula a fixar
2. Clicar na clula que se pretende fixar
3. Premir a tecla F4 uma vez para fazer surgir os $ necessrios fixao da clula
4. Termine o clculo e prima Enter para finalizar
Procedimento - Referncias Mistas
Neste caso pretende-se apenas a coluna ou a linha da clula em questo. O procedimento o
seguinte:
1. Realizar o clculo at ser necessrio clicar na clula a fixar
2. Clicar na clula que se pretende fixar
3. Premir a tecla F4 2 vezes para fixar apenas a linha e 3 vezes para fixar s a coluna
4. Terminar o clculo e premir Enter para finalizar

20

Manual Microsoft Excel

E LIMINAR PASSOS INTERMDIOS DE UM CLCULO COMPLEXO


Os procedimentos que envolvem muitas funes intrincadas s funcionam quando est claro o que
pretendido e quais as funes a utilizar. Na verdade, na prtica real, nem sempre possvel.
O processo mental para passar do Valor Base ao Valor Final pode ser longo e serem utilizadas vrias
clulas e vrios clculos intermdios. No entanto esses clculos nunca devem permanecer no final.
Na tabela seguinte vemos que, para passar do 10 ao 90,67, foram realizados quatro clculos. No final
ficaremos apenas com duas clulas a do valor base e a do clculo final.

Passos para remover passos intermdios


1. Realizar, em clulas diferentes, os vrios clculos necessrios ao resultado final pretendido
2. Clicar na clula que contm o primeiro clculo (no exemplo, clula E15)
3. Seleccionar, na barra de frmulas, do igual para a frente (no exemplo seleccionaramos D15*35):
4. Copiar e premir logo a tecla Esc
5. Clicar no segundo clculo
6. Seleccionar no segundo clculo o endereo da clula do primeiro clculo (no exemplo, E15)
7. Colar
8. Repetir, caso a referncia do primeiro clculo surja mais que uma vez no segundo clculo (ou
seja, no exemplo, se E15 aparecer vrias vezes no segundo clculo)
9. Apagar o contedo da clula do primeiro clculo para verificar se funcionou (E15)
10. Clicar na clula que contm o agora primeiro clculo (no exemplo, F15) e repetir os passos 2 a 10
para todos os clculos necessrios, at obter apenas duas clulas preenchidas a do valor base e
a do clculo final
11. Eliminar as clulas dos clculos apagados

21

Sofia S

MDULO 4 GRFICOS
C RIAO DE G RFICOS
Primeiros Passos
1. Seleccionar a tabela com os valores que se pretendem representar em grfico
2. Aceder ao Separador Inserir (Insert)
3. No grupo Grficos (Charts), clicar no boto semelhante ao grfico que se pretende efectuar
Coluna (Column), Circular (Pie), Barras (Bar) ou outro
4. Clicar no grfico pretendido
5. Visualizar o grfico
Formatao Automtica
1. Clicar sobre o grfico
2. Aceder ao Separador Estrutura (Design)
3. No grupo Estilos de Grficos (Quick Styles), clicar no boto Mais (More)

4. Clicar sobre o aspecto pretendido


Outras Formataes
1. Clicar sobre o grfico
2. Seleccionar o que se pretende formatar (ttulo, por exemplo)
3. Aceder ao Separador Base (Home) para mudar Tipo e Tamanho de Letra (por exemplo)
Configuraes Mais Frequentes
ALTERAR TIPO DE GRFICO
Chart Type)
INVERTER SRIES

Separador Estrutura (Design)

Separador Estrutura (Design)

MOVER GRFICO PARA UMA NOVA FOLHA


(Move Chart)

Alterar Tipo de Grfico (Change

Mudar Linha/Coluna (Switch Row/Column)

Separador Estrutura (Design)

INCLUIR TTULO DO GRFICO Separador Esquema (Layout)


Acima do Grfico (Above Chart)
INCLUIR LEGENDA DO GRFICO
seleccionar posio pretendida

Separador Esquema (Layout)

Mover Grfico

Ttulo do Grfico (Chart Title)


Legenda (Legend)

INCLUIR VALORES NAS COLUNAS/BARRAS/REAS Separador Esquema (Layout)


Dados (Data Labels) seleccionar posio pretendida
ALTERAR ASPECTO DE PARTES ESPECFICAS DO GRFICO
Separador Formatar (Format)

22

Rtulos de

Clicar na rea pretendida do grfico

Manual Microsoft Excel

G RFICOS S PARKLINE
Insero
1. Seleccionar o intervalo dos valores a representar no grfico
2. Aceder a Inserir (Insert), Grficos Sparkline (Sparklines)
3. Seleccionar uma das seguintes opes:
a. Linha (Line) Utilizado principalmente para representar evolues de valores
b. Coluna (Column) Utilizado para representar valores no directamente relacionados
c. Perda/Ganho (Win/Loss) Muito utilizados quando existem valores negativos
4. Clicar, na janela que surgiu, na rea Intervalo da localizao (Location Range), a clula onde
pretendido que surja o grfico
Configurao
1.

Clicar em cima da clula que contm o grfico

2.

Aceder ao separador Estrutura, o ltimo de todos e realizar as alteraes pretendidas:


a.
b.
c.

d.
e.
f.

g.
h.

Editar Dados (Edit Data) alterar os dados seleccionados inicialmente


Tipo (Type) alterar o tipo de grfico Sparkline para outro diferente
Grupo Mostrar (Show/Hide) seleccionar quais os pontos a destacar no grfico (O mais
alto, o mais baixo, os negativos, o primeiro, o ltimo ou todos neste caso a opo
Marcadores)
Estilo (Style) alterar a cor do grfico
Cor de Marcador (Marker Color) definir para cada um dos pontos destacados do
grupo Mostrar, qual a formatao pretendida
Eixo (Axis) alterar o valor mnimo e mximo do grfico e/ou configurar um eixo de
data, que permite separar, no caso de um de colunas, as barras consoante as datas
respectivas
Agrupar/Desagrupar (Group/Ungroup) alterar o funcionamento de dois ou mais
grficos agrupados
Limpar (Clear) apaga os grficos seleccionados

Exemplo

23

Sofia S

MDULO 5 FUNES EM EXCEL


F UNES B ASE
Procedimento
1. Clicar na clula onde se pretende o resultado
2. Aceder ao separador Base (Home) ou Frmulas (Formulas)
3. Clicar na setinha do boto somatrio para ver a lista das funes base
4. Clicar uma vez no nome da funo que se pretende utilizar
5. Seleccionar as clulas a utilizar no clculo (recordar CTRL+SHIFT+ )
6. Premir a tecla ENTER para terminar
Soma Automtica
1. Clicar na primeira clula vazia por baixo ou ao lado do conjunto de valores a somar
2. Clicar directamente no boto
3. Premir a tecla Enter para terminar a operao
Lista de Funes
Funo SOMA (SUM) Soma os valores seleccionados
Funo MDIA (AVERAGE) Devolve a mdia dos valores seleccionados
Funo CONTAR (COUNT) Conta as clulas seleccionadas. Recordar que s conta nmeros
clulas com letras e/ou palavras no sero contadas
Funo MXIMO (MAX) Devolve o maior valor de um conjunto de valores
Funo MNIMO (MIN) Devolve o menor valor de um conjunto de valores

F UNES DE T EXTO
GUIA RPIDO
NOME INGLS

NOME PORTUGUS

FUNO

TEXT

TEXTO

Retira todas as informaes de datas (e no s)

SUBSTITUTE

SUBST

Substitui caracteres em textos por outros, eliminando a


necessidade dos CTRL + L (CTRL + F)

CONCATENATE

CONCATENAR

Junta vrios textos

UPPER

MAIUSCULAS

Coloca o texto de clulas em maisculas

PROPER

INICIAL.MAIUSCULA

Coloca o texto de clulas com a primeira inicial maiscula

LOWER

MINUSCULAS

Coloca o texto de clulas em minsculas

TRIM

COMPACTAR

Retira os espaos incorrectos do texto, deixando apenas um


nico entre as palavras

LEFT

ESQUERDA

Extrai de uma clula o n de caracteres desejado esquerda

RIGHT

DIREITA

Extrai o n de caracteres desejado direita

24

Manual Microsoft Excel

TEXTO (TEXT)
A melhor funo para retirar de uma data qualquer indicao que se pretenda seja dia da semana,
ms, o que for pretendido.
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a funo
2. Seleccionar, em Valor (Value) a clula que contm a data a retirar o texto pretendido
3. Em Formato_Texto (Format_Text) inserir um dos seguintes cdigos:
dd para retirar o nmero do dia
ddd para obter uma abreviatura do dia da semana correspondente
dddd para obter o dia da semana completo
mm para retirar o nmero do ms
mmm para obter uma abreviatura do ms
mmmm para obter o ms completo
aa (yy) para retirar o nmero do ano
aaa (yyy) para retirar o ano completo
SUBST (SUBSTITUTE)
Para quem utiliza todos os dias o CTRL+F vrias vezes, esta funo milagrosa e permite realizar
quantos CTRL+F se pretender s de uma vez .
1. Realizar o procedimento Inicial
2. Em Texto (Text) seleccionar a primeira clula a substituir
3. Em Texto_antigo (Old_Text), escrever o texto que se pretende remover
4. Em Texto_novo (New_Text), escrever o texto que se pretende inserir em vez do antigo. No caso
de no querer substituir por nada basta abrir e fechar aspas =
Caso prtico SUBST (SUBSTITUTE) Matrculas Caticas
Imaginemos uma lista com matrculas com a separao -, mas com espaos mistura e ainda por
cima com pontos finais (tipo 88 -5.5- BB)! Os passos para resolver este imbrglio so os seguintes
(pode parecer complexo mas isto s se faz uma vez, depois disso a frmula fica feita e s colar l a
lista que fica tudo resolvido!)
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a funo SUBST (SUBSTITUTE)
2. Em Texto (Text) no seleccionar nada
3. Em Texto_antigo (Old_Text), escrever o trao (o Excel pe as aspas)
4. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas =
5. Voltar ao Texto (Text) e clicar na caixa de nome em SUBST (SUBSTITUTE), para inserir uma nova

funo:
6. Em Texto (Text) no seleccionar nada
7. Em Texto_antigo(Old_Text), escrever um ponto final
8. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas =
9. Voltar ao Texto (Text) e clicar na caixa de nome no SUBST (SUBSTITUTE), para inserir uma nova funo
10. Em Texto (Text) seleccionar a primeira clula da lista (porque a ltima substituio)
11. Em Texto_antigo (Old_Text), colocar um espao
12. Em Texto_novo (New_Text), abrir e fechar aspas =
13. Clicar em OK para terminar
25

Sofia S
CONCATENAR (CONCATENATE)
Esta funo junta texto de diferentes clulas numa nica clula.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder funo
2. Seleccionar, em Texto1 (Text1) a clula que contm o primeiro texto a concatenar
3. Geralmente, em Texto2 (Text2) coloca-se um espao, para dividir o texto das clulas
4. Seleccionar, em Texto3 (Text3) a clula que contm o segundo texto a concatenar
5. Se necessrio, repetir os procedimentos anteriores at seleccionar todas as clulas que se
pretende juntar e, para terminar, premir Enter ou OK

MAISCULAS (UPPER)
Converte todas letras de uma clula em letras maisculas.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder funo
2. Seleccionar, em Texto (Text) a clula que contm o texto a colocar em maisculas e premir Enter
ou OK para terminar.
INICIAL.MAISCULA (PROPER)
Coloca apenas a primeira letra de cada uma das palavras em maiscula.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder funo
2. Seleccionar, em Texto (Text) a clula que contm o texto que se pretende colocar em inicial
maiscula
3. Premir Enter ou OK para terminar.

26

Manual Microsoft Excel

COMPACTAR (TRIM)
Esta funo retira os espaos inadequados entre, antes ou depois do texto, deixando apenas um
espao entre as palavras.
1. Realizar o procedimento Inicial e aceder funo
2. Seleccionar, em Texto (Text) a clula que contm o texto onde se pretende retirar os espaos
inadequados
3. Premir Enter ou OK para terminar.
DIREITA E ESQUERDA (RIGTH E LEFT)
Devolvem o nmero de caracteres pretendido de uma clula direita ou esquerda.
1. Realizar o procedimento Inicial, aceder funo e seleccionar a funo pretendida: Direita, se os
caracteres a retirar se encontrarem direita e Esquerda, se os caracteres a retirar se encontram
esquerda
2. Seleccionar, em Texto (Text) a clula que contm o texto a utilizar
3. Escrever, em Nm_caract (Num_chars) o nmero de caracteres a retirar
4. Premir Enter ou OK para terminar.
COMPACTAR (TRIM), INICIAL.MAISCULA (PROPER) com CONCATENAR (CONCATENATE)
Todas as funes podem ser utilizadas simultaneamente, poupando tempo e clulas.
O exemplo que se segue pressupe que se recebeu um texto com espaos inadequados, todo em
maisculas e separado. O objectivo , numa nica clula, juntar o texto com espaos adequados e s
com a inicial maiscula.
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a funo COMPACTAR (TRIM), atravs do fx
2. Na rea de Texto (Text), sem escrever nada, utilizar a setinha da caixa de nome para inserir a
funo INICIAL.MAISCULA (PROPER)
3. Na rea de Texto
(Text), sem escrever
ou seleccionar nada,
utilizar a caixa de
nome para inserir a
funo CONCATENAR
(CONCATENATE)
4. Preencher
os
argumentos da funo
CONCATENAR (CONCATENATE) como habitualmente
5. Premir Enter ou OK para terminar.

27

Sofia S

C ONVERTER VALORES GUARDADOS COMO TEXTO EM VALORES


Identificao
Os nmeros guardados como texto possuem um tringulo verde localizado no canto superior esquerdo
da clula. Quando se clica na clula, activo um losango amarelo com um ponto de exclamao que,
quando clicado, nos informa da situao:

Procedimento
1. Clicar na primeira clula com o tringulo verde no canto superior esquerdo
2. Seleccionar at ao fim dos dados CTRL + SHIFT + SETA PARA BAIXO (as vezes que forem
necessrias, caso existam valores em branco) se tiver uma tabela automtica, basta clicar na
seta imediatamente por cima do cabealho
3. Voltar ao incio da lista, com a bolinha do rato e sem clicar em nada
4. Clicar no losango amarelo e, depois, em Converter em Nmero (Convert to Number)

T EXTO P ARA C OLUNAS (T EXT T O C OLUMNS )


Esta funcionalidade divide texto de uma s clula em vrias colunas, independentemente do nmero
de caracteres. Podemos defini-la como um anti-concatenar.
1. Seleccionar o texto a dividir
2. Aceder ao Separador Dados (Data), boto Texto para colunas (Text to columns)
3. No primeiro ecr confirmar que a opo Delimitado (Delimited) est seleccionada, uma vez que
a seguinte raramente se usa para atingir o mesmo objectivo temos a funo Esquerda e Direita
4. Clicar em Seguinte (Next)
5. No ecr seguinte, seleccionar o caracter que divide as clulas actualmente geralmente o
Espao (Space), embora possa tambm ser outro e clicar em Seguinte (Next)
6. No ecr seguinte interessa seleccionar a clula onde se pretende iniciar a diviso rea de
Destino (Destination). Se pretende manter os dados actuais e acrescentar, ao lado, o texto
dividido necessrio seleccionar uma clula diferente, uma vez que por pr-definio o Excel
selecciona a primeira clula do intervalo seleccionado no passo 1
7. Prima Concluir (Finish) para terminar a operao.

28

Manual Microsoft Excel

G ERIR D UPLICADOS
Processo de Identificao de Duplicados
1. Aplicar tabela uma formatao automtica
2. Seleccionar a coluna dos dados das quais se pretendem analisar os duplicados
3. Aplicar formatao condicional:
Aceder ao separador Base (Home)
Clicar no boto Formatao Condicional (Condicional Formatting)/Regras de Clulas
(Highligth Cell Rules)/Valores Duplicados (Duplicate Values)
Escolha na seta do lado direito a formatao pretendida:

Premir OK para terminar


4. Filtrar por duplicados:
Na coluna que contm os duplicados, clicar na
seta do filtro
Clicar em Filtrar por Cor (Filter by Color)
Clique sobre a cor que seleccionou no ponto 1c
5. Ordene a coluna que contm duplicados por ordem
descendente
6. Analisar os duplicados e remover os registos em excesso

Remover Duplicados (Remove Duplicates)


Esta funcionalidade maravilhosa permite remover duplicados de listas.
fundamental perceber, antes de mais, qual a conjugao pretendida para a
remoo. Ou seja considere a seguinte tabela
O resultado, consoante considerar as colunas A, B ou C, sero diferentes:
Considerar apenas a coluna A eliminar um dos Antnios, uma
Sofia e um Pedro, dados repetidos nessa coluna
Considerar coluna A e B eliminar uma das Sofia S, dado repetido
Considerar coluna A e C eliminar um dos Pedros/Lisboa
Considerar coluna B e C no eliminar nenhum dado, visto que no existem dados
repetidos nestas colunas
Procedimento
1. Clicar em cima da tabela a considerar
2. Aceder ao Separador Dados (Data), Remover
Duplicados (Remove Duplicates)
3. Seleccionar colunas a considerar e premir OK para
terminar

29

Sofia S

F UNES C ONDICIONAIS
CONTAR.SE.S (COUNTIFS)
Conta as clulas que respeitam determinada(s) condio(es).
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a funo
2. Colocar o cursor no primeiro argumento Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1) e seleccionar
o Intervalo. O Intervalo a coluna ou o conjunto de clulas que contm o critrio a analisar
3. Colocar o cursor no segundo argumento Critrios1 (Criteria1) e preench-lo. O critrio a
condio que se pretende analisar e tem que estar escrito exactamente como surge na tabela.
Exemplos:
Algarve: conta todas as clulas com a palavra Algarve escrita ou, de outra forma, conta
quantos colaboradores so do Algarve
<=30: conta todas as clulas numricas que contm valores menores ou iguais a 30 (
possvel usar tambm o > e o < separadamente)
<>Marketing: conta todas as clulas que sejam diferentes de Marketing
$B$2: conta todas as clulas que sejam iguais a B2. Pode sempre utilizar-se um clula no
critrio, desde que esteja fora da tabela e se use o F4 para fixar
4. Realizar o passo 1 e 2 para todos os critrios pretendidos
5. Premir Enter ou OK para terminar e visualizar o resultado
SOMA.SE.S (SUMIFS)
Soma um intervalo de clulas que respeitam determinada(s) condio(es).
1. Realizar o procedimento Inicial e inserir a funo
2. Colocar o cursor no primeiro argumento Intervalo_soma (Sum_Range) e seleccionar a coluna
ou o conjunto de clulas a somar
3. Colocar o cursor no segundo argumento Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1) e seleccionar
a coluna ou o conjunto de clulas onde est o primeiro critrio a analisar
4. Colocar o cursor no terceiro argumento Critrios1 (Criteria1) e preench-lo. O critrio a
condio que se pretende analisar e tem que estar escrito exactamente como surge na tabela.
Exemplos:
Algarve: conta todas as clulas com a palavra Algarve escrita ou, de outra forma, conta
quantos colaboradores so do Algarve
<=30: conta todas as clulas numricas que contm valores menores ou iguais a 30 (
possvel usar tambm o > e o < separadamente)
<>Marketing: conta todas as clulas que sejam diferentes de Marketing
$B$2: conta todas as clulas que sejam iguais a B2. Pode sempre utilizar-se um clula no
critrio, desde que esteja fora da tabela e se use o F4 para fixar
5. Realizar os passos 3 e 4 para todos os critrios pretendidos
6. Premir Enter ou OK para terminar e visualizar o resultado
MEDIA.SE.S (AVERAGEIFS)
Faz a mdia de um intervalo de clulas que respeitam determinada(s) condio(es).
1. O procedimento idntico ao da funo anterior

30

Manual Microsoft Excel

SE (IF)
Argumentos
Teste Lgico (Logical_test): Argumento onde se preenche a condio a ser estudada.
Comea sempre com indicao de uma clula, a no ser que seja uma funo. Exemplos:
B6<900, Soma(B6:B90)<=600, C89=Lisboa (neste caso como se trata de uma palavra
deve ser inserida entre aspas);
Valor se Verdadeiro (Value_if_true): Palavra ou comportamento a ser realizado se a
condio do Teste Lgico se verificar;
Valor se Falso (Value_if_false): Palavra ou comportamento a ser realizado se a condio
do Teste Lgico no se verificar;
SEs Mltiplas: Sempre que quando chegamos ao valor se falso existe mais que uma
hiptese ainda a testar necessrio, dentro do Valor se Falso, inserir uma nova SE. Esta
nova SE insere-se sempre no argumento Valor se Falso.
Diagrama Exemplo SE (IF) Mltipla:
Imaginemos que tnhamos uma clula, a D70, com as seguintes condies a testar:

O diagrama lgico da funo acima mencionada o seguinte:

No valor se falso da primeira SE (Azul) foi ainda necessrio testar mais hipteses, razo
pela qual necessrio inserir uma nova SE (Rosa), dentro do Valor se Falso da primeira. Na
segunda SE surgiu a mesma situao e, seguindo o diagrama, verificamos que na ltima SE
(Verde) quando chegamos ao Valor se Falso, j s h mais uma condio (Escalo V). Neste
caso foi desnecessrio inserir mais SES porque j s existia mais uma opo.

31

Sofia S
1.Construir a primeira SE (IF):
1.1. Clicar na clula onde pretende visualizar o resultado (90% das vezes uma clula)
1.2. Clicar no boto Fx
1.3. Escolher a Categoria Todas (All) e premir rapidamente no teclado as duas primeiras letras da
funo
1.4. Clicar duas vezes na Funo SE (IF) ou clicar apenas uma e, depois, em OK
1.5. Preencher o argumento Teste Lgico (Logical Test) comea sempre com uma clula ou funo
e, geralmente, e a condio a ser verificada
1.6. Preencher o argumento Valor se Verdadeiro (Value_if_true) o que acontece se a condio
preenchida no ponto anterior se verificar
1.7. Colocar o ponteiro do rato no argumento Valor se Falso (Value_if_false). Analisar se ainda
existem vrias hiptese de valores se falso ou se s existe uma. Se existir s uma altura de o
preencher. Caso contrrio altura de avanar para o passo seguinte
2.Construir a segunda SE (IF):
2.1. Uma vez que existem vrias hipteses por explorar ainda altura de inserir uma nova SE no
argumento Valor se Falso (Value_if_false) de forma a testar essas mesmas hipteses
2.2. Para inserir uma segunda SE necessrio clicar uma vez na Caixa de Nome (Name Box) e contm
a indicao SE (IF):

2.3. Surgiu uma nova SE (IF) completamente em branco. Neste momento necessrio preencher a
segunda SE (IF) normalmente at chegar novamente ao Valor se Falso (Value_if_false). Se s
existir um Valor se Falso (Value_if_false), altura de o inserir manualmente. Caso exista mais
que um Valor se Falso (Value_if_false), necessrio inserir uma nova SE (IF), utilizando o
procedimento indicado no ponto 2.2.
NOTA: A N T E S D E I N S E R I R U M A N O V A SE (IF) C E R T I F I Q U E - S E Q U E T E M O C U R S O R N O V A L O R S E
F A L S O (V A L U E I F F A L S E )

32

Manual Microsoft Excel

Efectuar uma funo s quando a clula da qual depende est preenchida


1. Efectuar a funo ou clculo normalmente
2. Clicar na primeira clula que contm o clculo a adaptar
3. Seleccionar do igual para a frente
4. Copiar
5. Premir a tecla ESC
6. Apagar a frmula com a tecla Delete
7. Inserir a funo SE(IF)
8. No Teste lgico (Logical Test)o primeiro passo seleccionar a clula da qual depende o clculo,
ou seja, aquela que se estiver em branco a funo ou clculo no sero efectuados
9. Ainda no Teste lgico (Logical Test) necessrio indicar a condio se estiver em branco ou
seja = (abrir e fechar aspas)
10. Por exemplo se a clula da qual depende o clculo a D3 ficar, no Teste lgico(Logical
Test)D3=
11. No Valor se Verdadeiro (Value_if_true) quer-se dizer que se a clula da qual depende o clculo
estiver em branco, queremos que nada seja feito ou seja (abrir e fechar aspas)
12. No Valor se Falso (Value_if_false) o que acontece se a clula da qual depende o clculo estiver
preenchida ou seja, a funo copiada no ponto 4 deste procedimento. , por isso, necessrio
colar com o direito do rato/colar (Paste), por exemplo
Exemplo Visual

33

Sofia S

PROCV (VLOOKUP)
O que faz a PROCV (VLOOKUP)
umas das funes mais utilizadas em todo o mundo, uma vez que permite relacionar duas tabelas
diferentes, colocando dados de uma na outra ou realizando uma comparao entre os valores das mesmas.
Permite tambm efectuar clculos com os valores obtidos da outra tabela.
Procedimento
1. Analisar as duas tabelas envolvidas: a tabela onde se querem colocar os dados e a tabela onde se
que contem os dados. Encontrar qual a coluna em comum entre elas, que permitir fazer o
match normalmente o cdigo que pode ou no ser numrico. Chamaremos a esta coluna
match:
2.

COLUNA MATCH

3. Seleccionar a primeira clula da coluna que ir receber os dados da outra tabela


4. Escrever =Pr ou =Vl para surgir a lista das funes
5. Clicar duas vezes na funo ProcV (VLookup)
6. Premir Shift + F3 ou, em alternativa, clicar no boto Fx localizado na barra onde se insere
informao
7. Se a janela dos argumentos estiver colocada frente da tabela, necessrio arrast-la para que
se consigam visualizar os valores necessrios pode faz-lo clicando em qualquer parte da janela
e, sem largar, arrast-la para um local mais adequado
8. Clicar na caixa do argumento Valor_Proc (Lookup Value)
9. Seleccionar, na mesma linha e na mesma tabela onde est a ser inserida a funo, a clula da
coluna match que contm a informao que vai permitir fazer a correspondncia com a outra
tabela (no exemplo de cima, ser, na tabela azul, a clula que contm o nmero 62)
10. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Matriz_Tabela (Table_Array) - tabela onde esto contidos todos os valores
11. A seleco da tabela comear pela coluna match, indiferentemente de ser, ou no, a primeira
coluna e terminar no dado pretendido, ou seja:

34

Manual Microsoft Excel

12. Seleccionar as colunas e visualizar o nmero que surge no canto superior direito

13. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Nm_ndice_coluna (Col_index_num) Nmero da coluna da Tabela Matriz que contm o valor
a ser devolvido e escrever o nmero s o nmero que foi visualizado no ponto anterior no
exemplo, 3
14. Clicar na Tecla {Tab} ou utilizar o rato para colocar o cursor no argumento seguinte,
Procurar_intervalo (Range_lookup) Argumento que permite diferenciar entre uma procura
por valor aproximado ou por valor exacto
15. Escolher entre o Mtodo Exacto ou o Mtodo Aproximado:
Mtodo Exacto: quando existe um cdigo exacto, e quando o Excel no encontrar
correspondncia deve devolver erro #N/D (#N/A) - Valor no disponvel (Not Available).
90% dos ProcVs (VLookups) so assim (no exemplo de cima colocar-se-ia um zero)
Mtodo Aproximado: normalmente aplicado a escales etrios, monetrios utilizase quando a tabela matriz estabelecido por intervalos de dados, e no por dados
exactos. Neste caso, o ltimo argumento fica em branco:
VALOR A PROCURAR

COLUNA MATCH

35

SELECO TABELA MATRIZ


(N INDICE DE COLUNA 3)

Sofia S
Tipos de ProcV (VLookup)
N ORMAL
A coluna Match a primeira em ambas as tabelas (Cdigo):

SELECO TABELA MATRIZ

VALOR A PROCURAR INSERO FUNO

D ESLOCADA
Numa ou em ambas as tabelas, a coluna match diferente da primeira:

VALOR A PROCURAR

INSERO FUNO

SELECO TABELA MATRIZ

I NVERSA I
Na tabela do Procv (VLookup), o valor a procurar vem depois da clula onde se insere a funo faz-se
normalmente:

INSERO FUNO

VALOR A PROCURAR

SELECO TABELA MATRIZ

I NVERSA II
Na tabela dos Dados (Matriz), a coluna Match vem depois do valor que se pretende inserir na Tabela do
ProcV. Neste caso necessrio criar uma coluna de apoio que coloque o valor que se pretende inserir
depois da coluna Match, caso contrrio impossvel fazer a funo:

INSERO FUNO

SELECO TABELA MATRIZ

VALOR A PROCURAR
36

Manual Microsoft Excel

PROCV COM SE.ERRO (VLOOKUP COM IFERROR)


Introduo
Esta funo utiliza-se quando queremos procurar um valor mas temos, por exemplo, trstabelas
diferentes (que podem estar na mesma folha, em trs folhas diferentesou em trs ficheiros, igual) nas
quais pode estar esse valor.
Neste sentido dizemos ao Excel para procurar na primeira folha, caso no esteja para procurar na
segunda folha, caso no esteja para procurar na terceira folha e, caso no encontre para aparecer a
expresso Valor no Encontrado (que pode igualmente ser nada, por exemplo).
A rvore lgica deste processo a seguinte:

As SE.ERRO inserem-se, semelhana da funo SE, sempre no valor_se_erro.Existem dois mtodos para
este processo:
A. Mtodo Cpia e Cola:
Fazer aPROCV (VLOOKUP) da primeira tabela e col-la num documento Word
Fazer a PROCV (VLOOKUP) das restantes tabelas e col-las no mesmo documento Word
Na clula pretendida do Excel, abrir uma SE.ERRO e ir buscando as formulas do Word uma a uma
para as colar no local pretendido
Nota: este mtodo s vivel quando e s quando as PROCVS so muito parecidas. Assim faz-se
a primeira, copia-se a frmula e depois cola-se e altera-se ao longo das SE.ERRO.
B. Mtodo Decente lol:
Fazer tudo mo. Procedimento descrito na pgina seguinte
Notas teis
MUITO IMPORTANTE: esta funo raramente fica feita primeira porque necessrio descobrir,
caso a caso, o que necessrio fixar com o F4. Seja como for fica o conselho em todos os intervalos
da tabela matriz convm fixar sempre neste caso
O valor a procurar sempre o mesmo em todas as PROCV (VLOOKUP)
A estrutura das tabelas, no entanto, no precisa de ser igual nem de estar nas mesmas colunas nem
sequer ter o mesmo n de colunas, apenas duas colunas tm que ser idnticas nas diferentes tabelas
consideradas: a tabela do valor a procurar e a do valor a devolver
No caso de serem ficheiros diferentes a nica diferena que temos que ter todos os ficheiros
abertos antes de iniciar

37

Sofia S
Procedimento PROCV com SE.ERRO
1.

Clicar na clula onde se pretende o resultado

2.

Abrir a primeira SE.ERRO (IFERROR)

3.

Dentro do Valor (Value) aceder caixa de nome e escolher a PROCV (VLOOKUP)

4.

Fazer a PROCV (VLOOKUP) considerando apenas a primeira tabela, mas NUNCA clicar no OK

5. Depois de preencher o ltimo argumento, Procurar_intervalo (Range_lookup), aceder barra


de frmulas e clicar no SE.ERRO (IFERROR) mais prximo do fim da frmula:

6. Voltmos SE.ERRO (IFERROR) inicial. Clicar no Valor_se_erro (Value if error) ( muito


importante clicar l verdadeiramente) e como ainda temos mais PROCV (VLOOKUP) para fazer,
inserimos uma nova SE.ERRO (IFERROR) na caixa de nome ( natural que aparea #N/D isso s
significa que o valor pedido no est na primeira tabela):

7. Na nova SE.ERRO (IFERROR), no Valor (Value), vamos fazer a PROCV (VLOOKUP) da segunda
tabela sem NUNCA clicar no OK

38

Manual Microsoft Excel

8. Depois de preencher o ltimo argumento, Procurar_intervalo (Range_lookup), aceder barra


de frmulas e clicar no SE.ERRO (IFERROR) mais prximo do fim da frmula:

9. Voltar a clicar no Valor_se_erro (Value if error) e como ainda existem mais PROCV (VLOOKUP)
para fazer, inserimos uma nova SE.ERRO (IFERROR) na caixa de nome (no caso de serem trs
tabelas, avanar para o passo seguinte, caso contrrio s avancar quando tiverem sido realizadas
SE.ERRO (IFERROR) suficientes para ir agora para a ltima PROCV (VLOOKUP) ou seja, caso tenha
feito at aqui todas as PROCV (VLOOKUP) excepto a ltima)
10. Nessa nova SE.ERRO (IFERROR), como a ltima, vamos j escrever no Valor_se_erro (Value if
error) o que queremos que aparea caso o valor no seja encontrado em nenhuma das tabelas,
deixando o Valor (Value) em branco:

11. Agora clicar em Valor (Value) e realizar a ltima PROCV (VLOOKUP) com a diferena que, nesta,
se pode fazer OK no final, porque j est tudo preenchido

39

Sofia S

MDULO 6 TABELAS DE CONVERSO


Se passa minutos interminveis a formatar tabelas, converter texto para nmeros, eliminar/trocar
colunas de um qualquer ficheiro que recebe frequentemente, ento as tabelas de converso so para si.
O objectivo colar os dados na primeira folha do ficheiro Outup e na folha seguinte, a que tem a
tabela de conversao TC a tabela ficar toda formatada, com clculos, colunas certas e tudo isto
automaticamente.
Numa terceira folha colocar-se- a anlise dos dados, com base na TC. E a prxima vez que receber a
tabela basta colar os dados na folha Outup, confirmar a TC e analisar os dados.
Este procedimento til quando a estrutura base da folha Outup se mantm constante, se as colunas
mudam todos os meses o desafio outro...

P ROCEDIMENTO
1. Criar Folhas
Folha Outup primeira folha do ficheiro, folha onde vo ser colados os dados tal e qual
so recebidos de outra pessoa ou de outro programa
Folha TC segunda folha do ficheiro, folha onde os dados da folha Outup vo ser
formatados, convertidos e calculados
Folha Anlise terceira folha do ficheiro, folha onde os dados da folha TC vo ser
analisados atravs de uma Tabela Dinmica (PivotTable)
2. Colar dados na folha Outup
fundamental que a colagem dos dados seja feita a partir da clula A1. Este o nico
procedimento a realizar nesta folha: Colar (Paste)
3. Criar a primeira coluna da folha TC
Essencialmente o objectivo que s apaream dados na folha TC se na folha Outup a
clula correspondente estiver preenchida. Se este passo for ignorado, teremos zeros em
todas as clulas vazias da folha Outup

Na clula A1 da folha TC, inserir a funo Se (IF)


No primeiro argumento Teste Lgico (Logical Test), clicar na clula da folha Outup que
corresponde ao ttulo da primeira coluna pretendida na folha TC
Colocar a condio se for vazia, desta forma =
No Valor se Verdadeiro (Value if true), colocar
No valor se falso (Value if false), voltar a clicar na clula que se clicou no Teste Lgico
(Logical Test)
Clicar ok para terminar a funo
40

Manual Microsoft Excel

Arrastar (sim, temos mesmo que arrastar lol) a frmula at clula que consideramos
ser o mximo possvel de vir preenchida na folha Outup. Convm deixar preparar a TC
para qualquer nmero de dados. Um conselho , se geralmente a Outup tem 1500
linhas, arrastar para a 3000 assim seguro que todos os dados vo ser tidos em conta
4. Criar prximas colunas tendo em conta os seguintes aspectos:
O procedimento sempre fazer a primeira clula com a funo pretendida e fazer duplo
clique para a frmula se extender at linha definida no ponto anterior
As clulas correspondentes s vazias da Outup tambem estaro vazias na TC
O procedimento indicado para a primeira coluna faz sentido quando os dados esto
correctos e desnecessria qualquer alterao
Se for um clculo que estando a original vazia resulta em erro fundamental utilizar a
funo SEERRO (IFERROR) em vez da SE (IF) para na TC as clulas correspondentes s
vazias da Outup tambm apaream vazias
Se for necessrio converter texto em nmero, basta multiplicar por 1 que, na TC, os
valores j aparecero correctos e convertidos
Se for necessrio retirar algum caracter incorrecto dos dados, utilizar a funo SUBST
(SUBSTITUTE) para o conseguir
Nem todas as colunas da folha Outup sero relevantes, se as costuma eliminar, basta
ignor-las na TC
5. Formatar como tabela inteligente a TC
6. Criar a tabela dinmica na folha anlise com base na folha TC
Retirar os brancos utilizando os filtros, porque natural que a TC tenha muitas linhas em
branco

41

Sofia S

MDULO 7 FORMATAO CONDICIONAL


Permite formatar um conjunto de clulas mediante os valores das mesmas. dinmica, ou seja, quando
uma clula tem uma formatao condicional e no assume o valor indicado apresenta a formao normal.
Se atingir a condio indicada, a formatao mudar automaticamente.
Regras Numricas Simples (Maior que, menor que, contm texto)
1. Seleccionar os valores pretendidos
2. Aceder ao Separador Base (Home), boto Formatao Condicional (Conditional Formatting)
3. Clicar na opo Realar Regras de Clulas (Highlight Cells Rules)
4. Clicar na opo pretendida
5. Preencher o valor/texto pretendido

6. Indicar formatao desejada


7. Premir OK para terminar
8. Se pretendido, pode aplicar-se ao mesmo intervalo outras regras de seguida, de tal forma que,
por exemplo, as clulas menores que 15 fiquem a vermelho e as maiores que 40 a amarelo
Formatao Condicional com cones
1. Seleccionar os valores pretendidos
2. Aceder ao
Formatao
Formatting)

Separador Base (Home),


Condicional
(Conditional

3. Clicar na opo Conjuntos de cones (Icons


Sets), Mais Regras (More Rules)
4. Escolher o tipo de cones desejado
5. Mudar os tipos de Percentagem (Percent)
para Nmero (Number)
6. Introduzir os valores pretendidos e premir o
OK para terminar
Evidenciar duplicados com formatao condicional
1. Seleccionar os valores pretendidos
2. Aceder ao Separador Base (Home), boto Formatao Condicional (Conditional Formatting),
Realar Regras de Clulas (Highlight Cells Rules), Duplicar valores (Duplicate Values)
3. Escolher a formatao desejado e premir OK para terminar

42

Manual Microsoft Excel

MDULO 8 TABELAS DINMICAS


T ABELAS DINMICAS : Q UESTES I NICIAIS
Antes de iniciar qualquer tabela dinamica fundamental reflectir sobre qual o tema da mesma. De
uma mesma tabela podem surgir 5 tabelas dinmicas altamente pertinentes, para 5 anlises diferentes.
O pior erro que se pode cometer querer incluir numa mesma tabela dinmica todas as anlises
pretendidas, porque geralmente assim s se consegue uma grande mistura de dados confusos que em
nada melhoram a anlise.
Assim, antes de iniciar qualquer procedimento tcnico, responda antes s seguintes questes:
A. Da tabela inicial, qual ser a coluna que ir servir de base para a minha anlise? (esta coluna ser
o tema da minha tabela dinmica)
B. Em relao a esse tema, que clculos sero pertinentes realizar?
C. Que filtros irei utilizar frequentemente (geralmente os mesmos filtros que realiza na tabela
original)
D. Que outra informao me pode ser til analisar, com base no tema (esta ser a coluna do subtema)

C RIAR TABELAS DINMICAS


Iniciar uma tabela dinmica
1. Clicar em cima da tabela que contm os dados a analisar
Nota: fundamental que a tabela inicial esteja formatada com uma formatao automtica
(operao realizada no separador Base (Home), Formatar como Tabela (Format as Table), para
facilitar a actualizao dos dados da tabela dinmica
2. Separador Inserir (Insert), Tabela Dinmica (PivotTable)
3. De forma geral faz-se OK na janela seguinte a no ser que se pretenda criar a tabela dinmica
numa folha j existente e, nesse caso, na parte inferior da janela necessrio escolher a opo
correspondente
4. Para criar a tabela dinmica necessrio colocar os campos nas diferentes reas
Colocar os Campos nas reas respectivas da tabela dinmica
1. A colocao dos campos vai ser realizada com base nas seguintes regras:
a. TEMA rea de Linhas (Rows)
b. CALCULOS rea de Valores (Values)
c. FILTROS rea de Filtro (Filter) ou Segmentao de Dados (Slicer)
d. SUB-TEMA rea de Linhas (Rows)
2. Para colocar campos nas diferentes reas faa direito do rato no campo pretendido na listagem
do lado direito e escolha a opo pretendida . Adicionar a (Add to)
3. Fuja dos quadradinhos brancos. Do a errada sensao que cada campo s pode ser utilizado
uma vez o que totalmente errado
4. O mesmo campo de valores pode ser adicionado 5 vezes se necessrio para a soma, mdia,
contagem, desvio padro e o que mais se quiser

43

Sofia S

C ONFIGURAES INICIAIS
Mudar funes utilizadas
Quando arrastamos campos para a rea de valores ele s realiza somas e contar. Para alterar a funo
necessrio realizar os seguintes passos
1. Direito do rato, na tabela dinamica, num dos valores do campo do qual se pretende mudar a
funo
2. Clicar sobre Resumir valores por (Summarize Values By)
3. Clicar sobre a funo pretendida
Formatao numrica dos valores
Para mudarmos a formatao numrica dos valores e a forma como surgem na tabela dinmica,
necessrio efetuar os seguintes passos:
1. Direito do rato, na tabela dinamica, num dos valores do campo do qual se pretende mudar a
funo
2. Clicar na opo Formato Numrico (Number Format)
3. Selecionar o pretendido e premir OK duas vezes
Inserir Segmentao de Dados
A segmentao de dados permite filtrar rapidamente os dados, uma vez que cria um painel lateral com
as opes do respectivo campo, no qual basta realizar um clique para alterar os valores da tabela
dinmica.
1. Clique sobre a Tabela Dinmica uma vez
2. No Separador Opes (Options), Grupo Ordenar e Filtrar (Sort&Filter), clicar sobre Inserir
Segmentao de Dados (Insert Slicer)
3. Activar os campos pretendidos e premir OK para terminar o procedimento
Formatar tabela dinmica
1. Clicar sobre a tabela
2. No lado direito do Separador
Estrutura (Design) clique no
boto mais dos Estilos da
Tabela Dinmica (PivotTable
Styles)
3. Clique sobre o estilo que preferir
Mostrar percentagens comparativas de diferentes itens
Por vezes vantajoso sabermos a percentagem total de um item em relao a outro. Por exemplo a
percentagem da facturao entre seguros de vida (69%, por exemplo) e seguros de acidentes pessoais
(31%) e a tabela dinmica pode mostrar essa informao. A soma destas percentagens sempre igual a
100%.
1. Inserir na rea de valores o campo de anlise
2. Clicar com o direito do rato sobre um valor desse campo, j na tabela dinmica
3. Opo Mostrar Valores Como (Show Values As), clicar sobre % do Total Geral (% of Grand Total)

44

Manual Microsoft Excel

Ordenar os dados
1. Clicar sobre um valor do campo a utilizar como base de ordenao
2. No Separador Opes (Options), Grupo Ordenar e Filtrar (Sort&Filter), clicar sobre a opo
pretendida:
Ordenao Ascendente
Ordenao Descendente
Alterar o esquema geral da tabela dinmica
1. Clique sobre a Tabela Dinmica uma vez
2. No Separador Estrutura (Design), Grupo Esquema (Layout), escolha a opo pretendida:
Subtotais (Subtotals) permite configurar de que forma surgem os totais intermdios
Totais Gerais (GrandTotals) configura a forma como aparecem os totais gerais
Esquema do relatrio (Report Layout) altera o formato geral da tabela
Linhas em Branco (BlankRows) permite colocar ou retirar linhas em branco depois dos
campos
Mover tabela dinmica para outra localizao
1. Clique sobre a Tabela Dinmica uma vez
2. No Separador Opes (Options), Grupo Aces (Actions), clicar sobre Mover Tabela Dinmica
(Move PivotTable)
3. Escolher a nova localizao
4. Premir OK para terminar o procedimento
Eliminar tabela dinmica
1. A forma mais rpida seleccionar as respectivas colunas e elimina-las
Mostrar lista de campos
Quando o painel do lado direito, o que contm os campos e as reas, desaparece, o procedimento o
seguinte:
1. Clicar com o boto direito do rato sobre a tabela dinmica
2. Clicar na ltima opo do menu, Mostrar Lista de Campos (Show Field List)

A NALISAR DADOS COM A TABELA DINAMICA


Filtrar dados atravs do Filtro automtico
1. Localizar a seta do filtro correspondente ao campo que pretende
filtrar e clicar no mesmo
2. Escolher a opo pretendida:
Para filtros directos, utilizar a parte inferior da tabela,
clicando inicialmente no Seleccionar Tudo (Select All) e,
seguidamente, seleccionar o pretendido
Para condies mais complexas, aceder ao Filtros de Valores
(Value Filters), seleccionar a condio pretendida, preencher as
condies e premir OK para terminar

45

Sofia S
Filtrar dados atravs da Segmentao de Dados
1. Utilize uma das seguintes alternativas:
Para filtrar por apenas uma opo, clique em cima da mesma
Para filtrar por opes afastadas, clique na primeira, prima a tecla CTRL e, de seguida, clique
sobre as restantes mantendo sempre a tecla CTRL premida
Para filtrar por opes juntas, clique na primeira, prima a tecla Shift e clique na ltima
Expandir e FecharOpes de Campos
Quando nos Rtulos de Linha existe mais do que um campo o Excel cria automaticamente destaques que
podemos expandir ou fechar consoante a anlise a efectuar
1. Para expandir ou fechar s uma das opes de um campo, utilize os seguintes smbolos:
+: Expande as opes de um campo
: Fecha as opes de um campo
Expandir e Fechar Campos Inteiros
1. Para expandir ou fechar todo um campo, clique primeiro numa das opes do campo
2. No Separador Opes (Options), Grupo Campo Activo (Active Field), clicar sobre Expandir
Campo Inteiro ou Fechar Campo Inteiro, mediante o pretendido

T RABALHO COM DADOS DA TABELA ORIGINAL


Actualizar Dados
fundamental, sempre que pretendermos uma anlise real dos dados, actualizar a tabela dinmica uma
vez que, se forem efectuadas alteraes na tabela base, a tabela dinmica no ir contemplar essas
alteraes.
1. Para actualizar os dados de uma tabela dinmica, utilize uma das seguintes alternativas:
Clicar com o boto direito do rato sobre a tabela dinmica, Actualizar (Refresh)
No Separador Opes (Options), Grupo Dados (Data), clicar sobre Actualizar (Refresh)
Alterar origem de dados
Quando no utilizamos uma formatao automtica na tabela de origem e inserimos novas colunas ou
linhas o procedimento anterior (actualizar dados) no ir contemplar a nova estrutura da tabela.
1. Para acrescentar tabela dinmica a nova estrutura da tabela base, aceder ao Separador Opes
(Options), Grupo Dados (Data), Alterar Origem de dados(Change Data Source)
2. Seleccionar o novo intervalo e premir OK para concluir o procedimento
Criar tabelas individuais
Uma das grandes valncias das tabelas dinmicas realizar filtros avanados tabela original, isto ,
subdividi-las em diferentes tabelas, iguais inicial a nvel de formatao e colunas, mas s com os dados
pretendidos.
1. Para criar, por exemplo, uma tabela dos seguros de vida realizados em Maro de 2012 basta
clicar duas vezes num total que evidencie estas condies
2. Uma nova folha ir ser criada com os dados individuais que correspondem, juntos, ao total
clicado no passo anterior

46

Manual Microsoft Excel

C ONFIGURAES AVANADAS
Alterar as definies da tabela dinmica
Para alterar as definies da tabela dinmica necessrio efectuar o seguinte procedimento:
1. Separador Opes (Options), Tabela Dinmica (PivotTable), Opes (Options)
2. As opes geralmente mais utilizadas so as seguintes:
Esquema e Formato (Layout & Format), Para valores de erro mostrar (For Errors show)permite que no surjam na tabela dinmica informaes como N/A e semelhantes. Para o
conseguir basta activar a opo e colocar, na caixa em frente, o smbolo que pretende que
aparea em vez dessa informao (um *, por exemplo)
Esquema e Formato (Layout & Format), Para clulas vazias mostrar (For empty cells show)
permite colocar, por exemplo, o smbolo em vez de valores em branco
Esquema e Formato (Layout & Format), Ajustar a largura de colunas automaticamente ao
actualizar (Autofit column widths on update) geralmente retira-se esta opo para no
serem alteradas as definies de larguras de colunas
Totais e Filtros (Totals & Filters), Permitir mltiplos filtros por campo (Allow multiple
filters) obrigatrio activar esta opo, para quando existem vrios campos na mesma
rea, seja possvel filtr-los a todos simultaneamente
Impresso (Printing), Definir ttulos de impresso (Set Print Titles) opo obrigatria,
permite que na impresso da tabela caso ocupe mais que uma pgina, seja visualizada a
linha que contm os nomes dos campos utilizados e respectivas funes
Dados (Data), Actualizar dados ao abrir ficheiro (Refresh on Open) permite que a tabela
dinmica seja actualizada sempre que o ficheiro que a contm seja aberto. Uma das opes
mais utilizadas nesta configurao.
Criar tabelas dinmicas diferentes para cada uma das opes de filtro de relatrio
Se utilizar, por exemplo, em Filtro do Relatrio, o campo Ano e Ms e lhe for vantajoso, por exemplo,
criar tabelas dinmicas (em folhas diferentes) para imprimir ou utilizar com cada um dos anos, o Excel
permite-lhe realizar este procedimento automaticamente.
1. Separador Opes (Options), Grupo Tabela Dinmica (PivotTable), Setinha ao lado da palavra
Opes (Options), Mostrar Pginas do Filtro do Relatrio (Show Pages of ReportFilter)
2. Seleccionar o campo pretendido (caso exista mais do que um campo em Filtro do Relatrio) e
premir OK para terminar o procedimento

47

Sofia S
Criar campos calculados
Um campo calculado inclui uma nova coluna de anlise que, em vez de ser uma funo de soma, mdia
ou outra j pr programada o resultado de um clculo escolhido pelo utilizador.
1. Separador Opes (Options), Grupo Clculos (Calculations), Boto Campos Itens e Conjuntos
(Field, Items& Sets), Campo calculado (Calculated Field)
2. Nomear o campo
3. Realizar duplo clique nos campos na parte inferior da tabela e construir a frmula utilizando os
operadores comuns multiplicao *, soma +, subtraco -, diviso /
4. Premir OK para terminar o procedimento
Criar itens calculados
Um item calculado permite agrupar itens do rtulo de linhas. Por exemplo se no rtulo de linhas
estiver a Ana, a Antnia, o Gonalo e o Joo e os dois primeiros pertencerem Equipa A e os dois ltimos
Equipa B , assim, possvel ter os resultados de cada um dos comerciais bem como o total por Equipa.
1. Clicar num dos itens j existentes do rtulo de linhas (no exemplo, no nome de um dos
comerciais)
2. Separador Opes (Options), Grupo Clculos (Calculations), Boto Campos Itens e Conjuntos
(Field, Items& Sets), Item calculado (Calculated Item)
3. Nomear o campo em Nome (Name) no exemplo, Equipa A
4. Na parte inferior direito, realizar duplo clique nos itens que se pretendem agrupar e construir a
frmula utilizando os operadores comuns multiplicao *, soma +, subtraco -, diviso / no
exemplo duplo clique em Ana, inserir smbolo de + e, depois, duplo clique em Antnia
5. Premir OK para terminar o procedimento
Criar um grfico dinmico de uma tabela dinmica
Um grfico dinmico permite, utilizando os filtros, alterar os valores e respectiva representao grfica
de forma dinmica.

1.
2.
3.
4.

Clicar sobre a tabela dinmica que ir servir de base para o grfico dinmico
Separador Opes (Options), Ferramentas (Tools), Grfico Dinmico (PivotChart)
Escolher o tipo de grfico pretendido, OK
Configurar o grfico utilizando os separadores especficos
48

Manual Microsoft Excel

MDULO 9 INTRODUO AOS DASHBOARDS


C ONCEITO
Um Dashboard um painel de informao que permite visualizar informaes de forma rpida, clara e
visualmente atractiva. Pode ser visto como um instrumento privilegiado para anlise dos principais
nmeros/resultados/performance de qualquer actividade profissional.
Num ficheiro de Excel de Dashboard existem, pelo menos, duas folhas: a folha dos dados e a do Dashboard.
Em Dashboards avanados comum existir uma terceira folha de clculos auxiliares.

C ARACTERSTICAS DE UM BOM DASHBOARD


Expe rapidamente vrios indicadores do negcio/actividade
Cabe num s ecr
interactivo
visualmente claro
Aborda um assunto um Dashboard, um Assunto

REAS BASE DE UM DASHBOARD

P ASSOS DE CRIAO DE UM DASHBOARD


1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Definir o objectivo
Preparar tabela dos dados originais
Criar PivotTable
Criar Indicadores Gerais
Criar Clula de Interaco
Criar Grfico Individual
Criar Indicadores Individuais
Aplicar Formatao Condicional
Inserir o Ttulo
10) Concluir o Dashboard

49

Sofia S

P ASSOS DE CRIAO DE DASHBOARDS


PASSO 1: DEFINIR O OBJECTIVO
Este passo fundamental para a criao de um excelente Dashboard. Um dos principais erros na criao
de um Dashboard acreditar que uma tabela originar apenas um Dashboard.
De uma mesma tabela de vendas de produtos o/a Responsvel de Vendas vai querer um Dashboard que
evidencie os resultados das diferentes equipas. O/a Responsvel de Marketing vai querer outro que
evidencie os resultados dos diferentes produtos. O/a Responsvel de contabilidade vai querer construir
um Dashboard sobre despesas/ganhos. O/a Responsvel de uma equipa especfica vai querer construir
um Dashboard sobre os elementos da sua equipa.
De uma s tabela com seis colunas, podem ser criados 8 Dashboards diferentes, todos eles claros e todos
eles excelentes.
Assim sendo o primeiro passo responder questo qual o assunto que quero analisar neste
Dashboard?. Da minha tabela original, qual a coluna Base de Anlise?

PASSO 2: FORMATAR TABELA DOS DADOS


1. Se a tabela contiver alguma formatao necessrio limp-la primeiro (se a tabela estiver por
formatar, avanar para o passo 2):
1.1. Seleccionar a tabela toda clicar sobre a mesma, CTRL + T (CTRL + A)
1.2. No separador Base (Home), clicar no boto Limpar (Clear), localizado do lado direito, no grupo
Edio (Editing)
1.3. Clicar sobre Limpar Formatos (Clear Formats)
2. Clicar uma vez sobre a tabela, em qualquer clula preenchida (assegure-se que todos os
cabealhos tm um ttulo)
3. No separador Base (Home), clicar em Formatar como Tabela (Format as Table)
4. Clicar sobre o aspecto desejado (de preferncia uma com o cabealho salientado)
5. Na janela que surgir, confirmar que a opo A minha tabela tem cabealhos (My table as
headers) est activa
6. Clicar em OK
7. Direito do rato sobre o nmero da linha 1, clicar sobre Altura da linha (RowHeigth)
8. Escrever 40 no teclado, tecla Enter
9. Clicar nos seguintes botes

50

Manual Microsoft Excel

PASSO 3: CRIAR TABELA DINMICA/PIVOTTABLE


Conceito
Uma Tabela Dinmica/PivotTable uma tabela resumo que evidencia de forma muito rpida os dados de
uma tabela extensa. Nesta primeira fase esta tabela vai ser a base do Dashboard.

Procedimento
1. Clicar em cima da tabela que contm os dados a analisar
2. Separador Inserir (Insert), Tabela Dinmica (PivotTable), OK
3. Arrastar o tema do Dashboard para rea de Linhas (Rows)
4. Arrastar, se pretendido, um sub-tema para rea de Linhas (Rows)
5. Arrastar para rea de Colunas (Column Labels) outro assunto importante (opcional)
6. Arrastar, para Valores (Values), os campos numricos determinantes anlise
7. Adaptar Funes e Formato numrico ao pretendido (na lista de campos, esquerdo rato sobre o
campo/Definies do campo de valor (Value Field Settings) ou duplo clique no cabealho que
tenha indicao da funo pretendida)
8. Se pretendida uma anlise percentual inserir o campo pretendido, fazer duplo clique no
cabealho do mesmo e em Mostrar Valores Como (Show Values As), escolher % do Total
9. Escolher a cor pretendida para a Tabela, clicando sobre a mesma, acedendo ao ltimo separador
Estrutura (Design) e clicando num dos Estilos da Tabela Dinmica (PivotTable Styles)
10. Ocultar linha 3, para esconder a linha de ttulos
11. Pintar o texto da clula A4 exactamente da mesma cor que o fundo, para ocultar as palavras
Rtulos de linha ou alterar o texto directamente na barra de frmulas
12. Aceder ao separador Opes (Options) e, no final, desactivar a opo Lista de campos (Field List)
e, se pretender, Cabealhos de Campos (Field Headers) (eu costumo retirar todos)
13. Clicar na letra da ltima coluna da Tabela, CTRL + SHIFT + Setinha esquerda
14. Definir largura constante para todas as colunas da tabela, arrastando um qualquer risquinho
entre duas colunas seleccionadas. Formatar, se pretendido, a linha 4 (altura, maior, negrito,
meio)
15. Configurar tabela para actualizar ao abrir: Direito rato sobre a tabela, Opes da Tabela
Dinmica (PivotTable Options) | Dados (Data), Actualizar dados ao abrir o ficheiro (Refresh on
Open)

51

Sofia S

PASSO 4: CRIAR INDICADORES GERAIS


Conceito
Os Indicadores gerais de performance podem ser variados e querem-se adaptados ao objectivo do
Dashboard. De forma geral, utilizam-se as funes base Soma, Mdia, Contar, Mximo e Mnimo.

Procedimento
1. Identificar a segunda coluna vazia ao lado da Tabela Dinmica (se termina na D, ser a F)
2. Clicar na clula da linha 4 da coluna identificada no ponto anterior (no exemplo, F4)
3. Inserir texto Indicadores Gerais e formatar Negrito, maior, como preferir (muitos
Dashboarders neste ponto evitam colocar o ttulo experimente e veja como prefere)
4. Na linha abaixo mas uma clula frente, inserir o ttulo do primeiro indicador (Total de Vendas,
por exemplo). Fazer este passo para todos os indicadores e ajustar se necessrio a largura
colunas
5. Realizar os clculos:
5.1. Clicar na clula onde se pretende que surja o primeiro indicador
5.2. Aceder ao separador Base (Home) ou Frmulas (Formulas)
5.3. Clicar na setinha do boto somatrio para ver a lista das funes base
5.4. Clicar uma vez no nome da funo que se pretende utilizar
5.5. Aceder folha da tabela original e seleccionar a coluna que servir de base ao clculo
5.6. Premir a tecla ENTER para terminar (sem voltar folha do Dashboard)
5.7. Realizar todos os clculos pretendidos
6. Seleccionar todas as clulas dos indicadores gerais + uma para baixo e outra para a direita e
pintar com a cor predominante da tabela dinmica (mais clara, se a tabela for escura)
7. Aumentar os valores para tamanho muito superior ao do texto e aplicar o Negrito

52

Manual Microsoft Excel

PASSO 5: CRIAR CLULA INTERACTIVA


Conceito
Um Dashboard pretende-se interactivo e dinmico e, numa fase inicial, esta interaco pode e deve ser
baseada numa clula que, escolhida, determina os dados do Grfico Individual, dos Indicadores
Individuais e tambm salienta a tabela dinmica geral.

Procedimento
1. Identificar na coluna A a segunda clula vazia depois do final da tabela dinmica
2. Nessa clula inserir informao do tema do Dashboard (Comercial, rea, Ms, Produto)
3. Formatar a clula Negrito, preenchimento da cor predominante da tabela dinmica, texto
maior
4. Clicar na clula frente frente dessa, que corresponder segunda clula vazia da coluna B
5. Criar uma lista de opes atravs da validao de dados:
5.1. Aceder ao Separador Dados (Data), Validao de Dados (Data Validation)
5.2. Na rea Por (Allow), escolher a opo Lista (List)

5.3. Na caixa Origem (Source), seleccionar as clulas que contm os valores a apresentar na lista
(geralmente seleccionados na primeira coluna da tabela dinmica) ou, em alternativa, escrever
as opes separadas por ponto e vrgula
5.4. Premir OK para terminar o procedimento
5.5. Seleccionar uma das opes da lista para experimentar e deixar inserida

53

Sofia S

PASSO 6: CRIAR GRFICO INDIVIDUAL


Conceito
Um grfico individual aquele que, uma vez alterada a clula criada no ponto anterior, muda
automaticamente para demonstrar os resultados daquele comercial, produto, ms especfico.
Para este grfico ser criado necessrio, antes de mais, criar-se a tabela de apoio que dar apenas os
resultados do elemento seleccionado na clula interactiva.

Procedimento
1. Criar Tabela de Apoio:
1.1. Na coluna A, localizar a quarta clula branca por baixo da ltima escrita
1.2. Nessa colocar o smbolo de = e, posteriormente, clicar na clula que contm a lista de opo
interactiva, da coluna B
1.3. Andar uma clula para cima e outra para a direita. Nessa clula (que estar na coluna B)
colocar o smbolo de = e clicar em cima do primeiro cabealho da coluna B da tabela dinmica
(B4) + Enter
1.4. Clicar na clula do ponto anterior e arrastar para o lado direito at ao fim das colunas do
cabealho da dinmica
1.5. Colocar o ponteiro do rato na coluna B, por baixo do 1 cabealho inserido no ponto anterior
1.6. Inserir a funo SOMA.SE.S (SUMIFS), clicando no boto fx, seleccionando a categoria todas,
clicando no S do teclado e clicando em cima da funo
1.7. No Intervalo_soma (Sum Range), seleccionar os valores da tabela dinmica correspondentes
mesma letra onde est a ser inserida a funo (neste caso B)
1.8. No Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1) seleccionar os dados da tabela dinmica da
coluna A e de seguida fixar com o F4 para, quando se arrastar para o lado esquerdo, manter-se a
coluna fixa
1.9. Em Critrios1 (Criteria1), clicar na primeira clula da linha onde est a ser inserida a funo
tendo o cuidado de fixar com o F4
1.10. Arrastar a frmula para o lado direito at ao fim das colunas do cabealho
1.11. Terminar clicando em OK e experimentar diferentes opes na clula Interactiva
2. Criar Grfico Individual
2.1. Clicar em cima da tabela de apoio
2.2. Seleccionar os dados pretendidos (geralmente o total geral fica excludo no grfico)
2.3. Inserir (Insert), Coluna (Column), primeira opo dos 2D Colunas Agrupadas
2.4. Apagar a legenda - clicar na mesma, tecla Delete no teclado
2.5. Dar um aspecto fofinho no separador Estrutura (Design), clicar na setinha final dos
estilos de grficos e escolher um ou da ltima linha ou da antepenltima
2.6. Adicionar valores s colunas direito do rato sobre uma coluna, Adicionar Rtulos de Dados
(Add Data Labels)
2.7. Colocar o grfico por cima da tabela individual e ajustar o tamanho do grfico (nos cantos). Tenha
o cuidado de colocar a parte superior do grfico exactamente na direco do risco de uma nova linha,
para facilitar posicionamento do elemento posterior
2.8. De forma geral, elimina-se a escala vertical e as linhas de grelha (clicando e Delete)

54

Manual Microsoft Excel

PASSO 7: CRIAR INDICADORES INDIVIDUAIS


Conceito
De forma geral os indicadores individuais sero os mesmos que os indicadores gerais (com excepo do
mximo e do mnimo) + comparao com outro semelhante comparao com o melhor comercial, com
o ms anterior, com o produto mais vendido.

Procedimento
1. Na linha correspondente ao incio do grfico e na coluna correspondente palavra Indicadores
Gerais, escrever Indicadores Individuais (se pretendido)
2. Na linha de baixo, mas numa clula frente, registe o primeiro indicador a utilizar por exemplo
Total de Vendas
3. Realize este passo para todos os indicadores pretendidos
4. Preencher todas as CONTAR.SE.S (COUNTIFS) para casos em que necessrio contar vendas,
entregas, ocorrncias:
4.1. Colocar o ponteiro do rato na clula onde se pretende o resultado
4.2. Clicar no boto fx e inserir a funo
4.3. No Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1), aceder folha de dados e seleccionar a coluna
onde est presente o elemento especfico (nome do comercial, do ms)
4.4. Clicar logo em Critrios1 (Criteria1) e, depois, na clula interactiva
4.5. Premir OK para terminar
5. Preencher todas as SOMA.SE.S (SUMIFS) para casos em que necessrio somar algo
relativamente ao critrio (total vendas, total quantidades)
5.1. Colocar o ponteiro do rato na clula onde se pretende o resultado
5.2. Clicar no boto fx e inserir a funo
5.3. Em Intervalo_soma (Sum_Range), aceder folha de dados e seleccionar a coluna dos dados
a somar (Valor venda, por exemplo)
5.4. No Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1), aceder folha de dados e seleccionar a coluna
onde est presente o elemento especfico (nome do comercial, do ms)
5.5. Clicar logo em Critrios1 (Criteria1) e, depois, na clula interactiva, OK para terminar
6. Preencher todas as MEDIA.SE.S (AVERAGEIFS) para casos em que necessrio fazer a mdia
dos valores do elemento especfico preenchido na clula interactiva
6.1. Colocar o ponteiro do rato na clula onde se pretende o resultado
6.2. Clicar no boto fx e inserir a funo
6.3. Em Intervalo_mdio (Average_Range), aceder folha de dados e seleccionar a coluna dos
dados dos quais se pretende calcular a mdia (Idade dos clientes, por exemplo)
6.4. No Intervalo_critrios1 (Criteria_Range1), aceder folha de dados e seleccionar a coluna
onde est presente o elemento especfico (nome do comercial, do ms)
6.5. Clicar logo em Critrios1 (Criteria1) e, depois, na clula interactiva
6.6. Premir OK para terminar
7. Preencher todas as anlises percentuais:
7.1. Para achar percentagens individuais em relao ao total, dividir o valor individual pelo valor
global e, seguidamente, aplicar o smbolo de % no separador Base (Home)
8. Pintar o fundo das clulas e os valores, semelhana dos Indicadores Gerais

55

Sofia S

PASSO 8: APLICAR FORMATAO CONDICIONAL


Conceito
A formatao condicional vai aumentar significativamente a interaco do Dashboard, a sua clareza e a
apresentao da informao relevante.
Este passo pode e deve ser aplicado a todas as reas do Dashboard.

Procedimento
1. Aplicar Formatao condicional tabela dinmica para salientar o valor seleccionado na clula
interactiva:
1.1. Seleccionar os valores da tabela dinmica da coluna A
1.2. Aceder ao Separador Base (Home), boto Formatao Condicional (Conditional Formatting)
1.3. Clicar na opo Realar Regras de Clulas (Highlight Cells Rules), Igual a (Equals)
1.4. Na caixa em branco, seleccionar a clula interactiva
1.5. Na opo em frente, seleccionar o aspecto pretendido (pode optar-se pela cor
predominante ou outra)
1.6. Premir OK para terminar
1.7. Afastar o grfico para baixo, de forma a tornar visvel a tabela individual
1.8. Seleccionar os dados da tabela dinmica correspondentes coluna B
1.9. Aceder ao Separador Base (Home), boto Formatao Condicional (Conditional Formatting)
1.10. Clicar na opo Realar Regras de Clulas (Highlight Cells Rules), Igual a (Equals)
1.11. Na caixa em branco, seleccionar a clula da tabela individual que corresponde ao valor
indicado na clula interactiva, mas da mesma coluna
1.12. Na opo em frente, seleccionar o mesmo aspecto escolhido para o nome, OK
1.13. Repetir estes passos para todas as colunas da Tabela Dinmica
1.14. Experimentar, alterando a clula interactiva
1.15. Colocar novamente o grfico a tapar a tabela individual
2. Colocar cones indicadores de performance nos totais gerais da Tabela dinmica
2.1. Seleccionar os totais gerais
2.2. Seleccionar os valores pretendidos
2.3. Aceder ao Separador Base (Home), Formatao Condicional (Conditional Formatting)
2.4. Clicar na opo Conjuntos de cones (Icons Sets), Mais Regras (More Rules)
2.5. Escolher o tipo de cones desejado
2.6. Mudar os tipos de Percentagem (Percent) para Nmero (Number)
2.7. Introduzir os valores pretendidos
2.8. Se pretendido, activar Mostrar Apenas o cone (Show Only the Icon)
2.9. Premir OK para terminar
3. Colocar barras de progresso nos indicadores
3.1. Seleccionar um dos valores dos indicadores gerais que contenha um objectivo a alcanar
3.2. Aceder ao Separador Base (Home), Formatao Condicional (Conditional Formatting)
3.3. Clicar na opo Barras de Dados (Data Bars), Mais Regras (More Rules)
3.4. No Tipo (Type), mudar para Nmero (Number)
56

Manual Microsoft Excel

3.5. No segundo Valor (Value), seleccionar o 0 e escrever outro valor ou, em alternativa,
seleccionar a clula que contm o valor a servir de referncia (pode ser na mesma folha ou
noutra)
3.6. Alterar (se pretendido) a cor da barra e premir OK para terminar
3.7. Repetir os passos para todos os indicadores gerais e especficos
3.8. Se utilizar muitas barras, facilita o uso de cores diferentes

PASSO 9: INSERIR TTULO


Conceito
O ttulo do Dashboard fundamental e assume particular importncia quando no mesmo ficheiro
coabitam vrios Dashboards.

Procedimento
1. Seleccionar da clula A1 at ltima correspondente ltima coluna dos indicadores
2. Unir clulas, clicando no base no boto Unir e Centrar (Merge & Center)
3. Aumentar a altura da linha para 40 (direito do rato no nmero 1, Altura da linha (Row Heigth),
40, OK
4. Escrever o ttulo do Dashboard Anlise Mensal, por exemplo (geralmente Maisculas)
5. Formatar o texto: Negrito, letras grandes, centrado ao meio e ao centro

PASSO 10: CONCLUIR


Conceito
Os ltimos retoques podem e devem fazer toda a diferena no aspecto geral do Dashboard.

Procedimento
1. Inserir uma coluna antes da A direito do rato na letra A, Inserir (Insert)
2. Ocultar Barra de frmulas, linhas de grelha e cabealhos Ver (View), desactivar todas as opes
possveis do grupo Mostrar/Ocultar (Show Hide)
3. Ocultar os separadores duplo clique na palavra Base (Home)
4. Ajustar o zoom para caber tudo num s ecr, confortavelmente
5. Dar ltimos retoques (limites, espaos, tamanhos letra)
6.

J est!

57

Sofia S

O S E XTRAS
FORMATAO CONDICIONAL: FORMATAR UM CONJUNTO DE VALORES COM BASE NOUTRO
Este processo fundamental quando, no Dashboard, se pretende que os valores relativos ao
contedoseleccionado na clula interactiva acendame se destaquem dos restantes.

PROCEDIMENTO
1. Seleccionar o intervalo que se pretende que acenda em relao a outro (B5 a F8, por exemplo)
2. Base (Home), Formatao Condicional (Conditional Formatting), Nova Regra (New Rule)
3. Escolher a ltima hiptese da lista inicial: Utilizar uma frmula para determinar as clulas a
serem formatadas (Use a formula to determine which cells to format)
4. Na caixa de texto inserir =SOMA( - em ingls, SUM(
5. Seleccionar, no intervalo inicial, a primeira linha dos valores numricos do intervalo inicial que
correspondam aos valores da outra linha neste exemplo C5 a E5
6. Ele colocar automaticamente os $ mas como queremos que as outras linhas sejam consideradas
temos que retirar os das linhas deixando s os das colunas (letras) se remover todos os cifres
nunca funcionar, os das colunas tem que se manter
7. Inserir )=soma( (em ingls, SUM)
8. Seleccionar os valores da tabela de baixo que servir de base para comparao a tabela que d
origem ao grfico individual. Como a tabela de baixo no exemplo faltava o total ficar
$C$15:$E$15
9. Deixar os $ todos e fechar parntesis:

10. Clicar no boto Formatar (Format) para seleccionar a formatao desejada, OK


11. possvel que o resultado seja diferente do esperado uma vez que o Excel tem vrios bugs: na
verso 2007 muda os nmeros do primeiro intervalo e, na verso 2010, coloca umas aspas
manhosas que fazem com que a frmula deixe de funcionar
12. Para resolver ambas as situaes, voltamos ao Separador Base (Home), Formatao Condicional
(Conditional Formatting), Gerir Regras (Manage Rules), duplo clique na Regra
13. Confirmar o primeiro intervalo e/ou remover aspas manhosas e fazer OK Voil

58

Manual Microsoft Excel

FUNO MXIMO/MNIMO CONDICIONAIS

Conceito
Nos indicadores individuais pode ser importante ter o menor valor e o maior valor ou quantidade do
critrio seleccionado na clula interactiva. Esta uma funo Matricial (isto agora pouco relevante lol)
que funciona depois de inserir a frmula normalmente e premir a combinao de teclas
CTRL+Shift+Enter.
Esta outra daquelas frmulas que escusa de decorar ou compreender basta copiar e colar, alterando o
necessrio

Procedimento para Mnimo Condicional


1.

Clicar na clula onde pretendido que o mnimo aparea

2. A frmula composta por vrias partes:


=MNIMO(SE(COLUNA ONDE APARECE O CRITRIO=CLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE EST O
VALOR MNIMO;MXIMO(COLUNA ONDE EST O VALOR MNIMO)))
=MIN(IF(COLUNA ONDE APARECE O CRITRIO=CLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE EST O
VALOR MNIMO;MAX(COLUNA ONDE EST O VALOR MNIMO)))
3. Para escrever a frmula pode optar por escrever o que est a negrito e seleccionar o que est a
azul itlico, ou ir ao fx buscar o MNIMO, inserir o SE dentro do MNIMO e por a adiante
4. Para concluir a frmula em vez do comum Enter necessrio fazer CTRL + SHIFT + ENTER:

Procedimento para Mximo Condicional


1. igual de cima mas onde est Mximo pe-se Mnimo e vice versa ;)
= MXIMO(SE(COLUNA ONDE APARECE O CRITRIO=CLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE EST
O VALOR MNIMO; MNIMO(COLUNA ONDE EST O VALOR MNIMO)))
=MAX(IF(COLUNA ONDE APARECE O CRITRIO=CLULA INTERACTIVA;COLUNA ONDE EST O
VALOR MNIMO;MIN(COLUNA ONDE EST O VALOR MNIMO)))

59

Sofia S

MDULO 10 PROTECO DE DADOS


P RIMEIRO P ASSO : D EFINIO DE V ALIDAES
Procedimento
1. Seleccionar o conjunto de clulas no qual se pretende aplicar a validao de dados
2. No separador Dados (Data), clicar na opo Validao de Dados (Data Validation)
3. No separador Definies (Settings), definir o critrio pretendido:
a. Nmero Todo (Whole Number) validaes de nmeros inteiros
b. Decimal (Decimal) validaes de nmeros decimais
c. Data (Date)/Hora (Time) validaes de Datas/Horas
d. Comprimento de texto (Text length) validao relativa ao comprimento do texto
e. Personalizada (Custom) para inserir funes
4. Determinar a condio desejada na rea de Dados (Data)
5. Inserir o(s) valore(s) limitativo
6. No separador Mensagem de Entrada (Input Message) definir, se necessrio, uma mensagem de
aviso que aparecer sempre que uma das clulas que contenha a validao seja seleccionada
(altamente desaconselhado e irritante se forem muitas clulas, no caso de ser apenas uma
possvel)
7. No separador Aviso de Erro (Error Alert) alterar, se pretendido, a mensagem predefinida de
alerta, que surge sempre que a regra de validao seja infringida
8. Para terminar, clicar sobre o boto OK e testar a regra de validao de dados
Validao de Dados por Lista
1.
2.
3.
4.

Seleccionar as clulas ou clula onde se pretende colocar a lista


Aceder ao Separador Dados (Data), Validao de Dados (Data Validation)
Na rea Por (Allow), escolher a opo Lista (List)
Na caixa Origem (Source), seleccionar as clulas que contm os valores a apresentao na lista
ou, em alternativa, escrever as opes separadas por ponto e vrgula
5. Premir OK para terminar o procedimento
Validao de Dados por Lista Noutra Folha (na verso 2010 este processo no necessrio,
basta seleccionar como indicado no ponto anterior)
1. Seleccionar o conjunto de clulas que compem a lista pretendida
2. Clicar uma vez na caixa de nome, escrever o nome do conjunto de clulas e, de seguida, premir
Enter
3. Abrir a outra folha e seleccionar as clulas onde se pretende colocar a lista
4. Aceder ao Separador Dados (Data), Validao de Dados (Data Validation)
5. Na rea Por (Allow), escolher a opo Lista (List)
6. Clicar na caixa Origem (Source) e, em seguida, premir a tecla F3 para fazer surgir a lista de nomes
definidos
7. Clicar no nome pretendido duas vezes e premir OK para terminar o procedimento

60

Manual Microsoft Excel

Inserir novos dados na lista da validao


Nota: Este procedimento necessrio porque quando se insere um novo dado na lista original se no se optar
por uma das seguintes hipteses o novo dado no aparecer na validao

Hiptese A -

Aplicar s clulas da lista original uma formatao automtica. Esta opo resolver
todas as inseres posteriores de dados mas s funcionar totalmente em
computadores com a verso 2007 ou superior

Hiptese B -

Inserir o novo dado no meio da lista original, inserindo linhas ou clulas dentro do
intervalo de dados

S EGUNDO P ASSO : P ROTEGER C LULAS E OCULTAR F RMULAS


Passo A Desproteger Clulas que o utilizador poder editar
1. Seleccionar as clulas onde o utilizador pode inserir texto e/ou alterar texto inserido (geralmente
as mesmas onde se aplicaram validaes)
2. Clicar com o boto direito do rato sobre a seleco de clulas e escolher a opo Formatar
Clulas (Format Cells)
3. Aceder ao separador Proteco (Protection)
4. Desactivar a opo Protegida (Locked)
5. Premir o boto OK para terminar o procedimento
Nota: Este procedimento s surtir efeito depois da proteco da folha
Passo B Ocultar Frmulas de Clulas
1. Seleccionar todas as clulas da folha
2. Clicar com o boto direito do rato sobre a seleco e escolher a opo Formatar Clulas (Format
Cells)
3. Aceder ao separador Proteco (Protection)
4. Activar a opo Oculta (Hidden)
5. Premir o boto OK para terminar o procedimento
Nota: Este procedimento s surtir efeito depois da proteco da folha
Passo C Proteger a Folha
1. Aceder ao separador Rever (Review), Proteger Folha (Protect Sheet)
2. Inserir a palavra passe necessria para desproteger a folha posteriormente
3. Repetir a palavra passe inserida
4. Seleccionar as opes permitidas ao utilizador
5. Premir OK para terminar o procedimento

61

Sofia S

T ERCEIRO P ASSO : P ROTEO DA E STRUTURA DO L IVRO


Procedimento
1. Aceder ao separador Rever (Review), Proteger Livro (Protect Workbook), Proteger Estrutura e
Janelas (Protect Struture and Windows)
2. Confirmar que a opo Estrutura (Struture) est activa
3. Inserir a palavra passe necessria desproteco do Livro
4. Repetir a palavra passe inserida
5. Premir OK para terminar o procedimento. A partir deste momento, j no ser possvel inserir,
eliminar, ocultar ou mostrar folhas (sheets) do ficheiro.

Q UARTO P ASSO : P ROTEO DO F ICHEIRO


Procedimento
1. Aceder ao Menu Ficheiro (Menu File), Guardar Como (Save As)
2. Na rea inferior direita, clicar em
Ferramentas (Tools), Opes Gerais
Options)

(General

3. Inserir as palavras passe pretendidas:


Palavra-passe para abrir (Password to open) s os utilizadores com a palavra passe
podero abrir e visualizar o ficheiro
Palavra-passe para modificar (Password to modify) s os utilizadores com a palavra
passe podero alterar o ficheiro. No entanto, podero grav-lo noutra localizao ou
com outro nome e efectuar todas as
alteraes que pretenderem. Geralmente
s se usa para garantir que um ficheiro
em rede no alterado, embora os
utilizadores possam ter cpias nos seus
computadores e alter-las
4. Repetir as palavras passe inseridas
5. Premir OK para terminar o procedimento

62

Manual Microsoft Excel

MDULO 11 INTRODUO S MACROS


Q UANDO ALTURA DE GRAVAR UMA M ACRO ?
Sempre que identificar que efectua um procedimento frequente e repetidamente. Gravar uma Macro
fcil, basta efectuar os procedimentos que j realiza habitualmente, mas com a Macro a gravar .

P ROCEDIMENTO C ONCEPTUAL PARA G RAVAR M ACROS


A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.

Listar todas as tarefas que se pretendem realizar na Macro


Dividir os passos da Macro em conjuntos de trs
Criar um ficheiro com os dados de base que iro ser utilizados na Macro
Criar pelo menos sete cpias da folha que contm os dados (para testes)
Iniciar a gravao da Macro, com o nome final da macro e a tecla de atalho
Realizar o primeiro conjunto de trs primeiros passos da Macro e parar a gravao
Testar. Se correr bem, passar para o prximo passo. Se correu mal, identificar e corrigir o erro
Iniciar a gravao da macro Temp1, com o segundo conjunto de trs passos
Testar na mesma folha onde foi testada a primeira Macro. Se correr bem, passar para o prximo
passo. Se correu mal, identificar e corrigir o erro
J. Aceder ao cdigo VBA da macro Temp1 e col-la na primeira Macro (este procedimento ser
descrito com mais detalhe adiante)
K. Apagar todo o cdigo da Temp1, eliminando dessa forma a Macro
L. Repetir os ltimos quatro passos para cada um dos conjuntos de trs passos, dando nomes
sucessivos s macros Temp2, Temp3, etc
M. Quando as folhas de testes estiverem no fim, criar novas cpias da folha inicial, para garantir
sempre base para testes

G RAVAO DE M ACROS
Passo 1: Activar o Separador Programador*
1. Direito do rato no nome de um separador, o Base (Home), por exemplo
2. Personalizar o Friso (Customize the Ribbon)
3. Na rea do lado direito, activar acruzinha do Programador (Developer)
4. Clique sobre o boto pretendido e, depois, em OK
*s necessrio efectuar uma nica vez este passo

Passo 2: Aceder Janela Gravar Macro (Record Macro)


1. Aceder ao Separador Programador (Developer)
2. Clicar no boto Gravar Macro (Record Macro)
3. Registar o nome da Macro (sem espaos, acentos ou smbolos excepto underscore)
Passo 3: Atribuir tecla de atalho
1. Clicar na caixa de texto frente do CTRL +
2. Premir as teclas que pretende utilizar em associao com o CTRL ( vantajoso utilizar o Shift
como segunda tecla de combinao, para se assegurar que no utiliza uma j existente)
63

Sofia S
Passo 4: Decidir localizao da Macro
1. Escolha uma das seguintes opes:
Neste Livro (This Workbook) a macro fica armazenada no ficheiro activo e s
funcionar nesse livro ou em outros livros, desde que o inicial esteja aberto;
NoLivro pessoal de macros (Personal Macro Workbook) a macro fica armazenada no
ficheiro intitulado pessoal.xls, que est sempre aberto e guardado automaticamente
pelo Excel. Guardar uma macro assim permite que a mesma fique disponvel em todos os
ficheiros de Excel desse computador
Num novo livro (New Workbook) Armazena a macro num novo Livro
Passo 5: Efectuar os procedimentos da Macro
1. Se pretender, adicione uma descrio da macro
2. Clique sobre o boto OK para iniciar a gravao da macro
3. Opte se pretende referncias absolutas ou relativas:
Referncias Absolutas todos os procedimentos que efectuar sero repetidos
exactamente nas clulas que utilizou na gravao da Macro. Por exemplo, se estiver na
clula B1, seleccionar a clula B5 e colocar o efeito Negrito (Bold) quando repetir a
Macro a mesma ser efectuada na clula B5 independentemente da clula seleccionada.
Se esta a situao que pretende, confirme que no boto Referncia Relativa (Relative
Reference) est inactivo
Referncias Relativas os procedimentos que efectuar sero repetidas em clulas mas
de forma relativa. Por exemplo, se estiver na clula L1 e efectuar a Macro indicada
anteriormente a mesma ser efectuada na clula L5 (que sero quatro clulas
esquerda da inicial). Se esta a situao pretendida, active o boto Referncia Relativa
(Relative Reference)
4. Efectue todos osprocedimentos que pretende que sejam armazenados em Macro
5. Termine a gravao, clicando no boto
6. Teste a sua Macro, premindo a combinao de teclas gravada ou clicando no respectivo boto
7. Se no teste surgir uma janela com o ttulo
hora de clicar emDebug- analisar o cdigo que aparece a amarelo no VBA e corrigir o erro. Quando fechar o VBA vai
aparecer a seguinte indicao: This command will stop the debugger, onde se clica em OKpara
voltar ao Excel e testar de novo
8. Em caso de questo, pesquise a indicao que surge na janela, geralmente Run-time Error n:
descrio, no Google porque j algum teve esse mesmo obstculo e ultrapassou-o com ajuda
da internet. Ou ento envie um mail Sofia
9. Se pretender aceder ao cdigo VBA da Macro basta clicar no boto Macros do Separador
Programador (Developer), clicar em cima do nome da Macro pretendida e clicar em Editar(Edit)

64

Manual Microsoft Excel

Passo 6: Gravar o Ficheiro com Macros


1. Na verso 2007 e posterior, quando se grava o ficheiro normalmente, aparece o seguinte erro:

2. necessrio clicar em No (No) e, no Guardar com o tipo (Save as type), activar o tipo de
ficheiro Livro com Permisso para Macros do Excel (Excel Macro Enable Workbook) - *.xlsm

Passo 7: Abrir o Ficheiro com Macros


1. Quando o ficheiro for aberto o Excel bloqueia as Macros sendo necessrioactiv-las na barra de
informaes clicando em Activar Contedo (Enable Content):

65

Sofia S

A TRIBUIR A UMA M ACRO UM BOTO DA B ARRA DE F ERRAMENTAS DE


A CESSO R PIDO
1. Clicar no boto final da Barra de Ferramentas de Acesso Rpido(Quick Access Toolbar)
2. Clicar emMais Comandos (More Commands)
3. Na rea Escolher comandos
de(Choose commands from),
seleccione Macros
4. Clique duas vezes na Macro que
pretende que seja activada pelo

boto

5. Do lado direito, clique em


Modificar(Modify) para alterar o
do boto inserido

aspecto

6. Clique sobre o boto pretendido


depois, em OK

e,

7. Clique em OK novamente para terminar o procedimento

J UNTAR V RIAS M ACROS NUMA S


Quando se constroem Macros muito complexas facilita dividir os diferentes procedimentos em Macros
distintas e, no final, junt-las numa s.
1. Iniciar a gravao da primeira Macro com o nome que pretende que fique na Macro Final, e
atribuir uma tecla de atalho
2. Realizar o primeiro grupo de procedimentos desejados
3. Quando a Macro estiver finalizada, gravar a segunda Macro com o nome Temp1, sem tecla de
atalho e com o segundo grupo de procedimentos
4. Quando a segunda Macro estiver finalizada, aceder lista de Macros e clicar na Macro Temp1
5. Clicar na opo Editar (Edit)
6. Seleccionar toda a informao que est a preto, deixando de fora a informao a verde e azul
seleccionar entre as palavras verdes e o End Sub, que no deve ser seleccionado
7. Copiar essa informao
8. Abrir o cdigo da primeira Macro criada e colar o cdigo da temp1 no final do cdigo da inicial,
antes do End Sub- que necessariamente ter que ficar no final dos dois cdigos e s poder
aparecer uma nica vez
9. Repetir os passos 3 a 8 para todos os grupos de procedimentos necessrios

66

Manual Microsoft Excel

T RUQUES DE SELECO EM M ACROS COM REFERNCIAS RELATIVAS


Quando utiliza referncias relativas fundamental seleccionar e posicionar-se de forma universal, de
forma a permitir que a Macro funcione com tabelas com 7 colunas mas tambm com tabelas com 3, por
exemplo. Nesse sentido conveniente utilizar as seguintes combinaes de teclas quando estiver a
gravar a Macro:
Para colocar como activa o incio da folha: CTRL + HOME
Seleccionar tabelas inteiras: CTRL+T (CTRL+A)
Seleccionar todos os dados de uma coluna: CTRL + SHIFT + BAIXO
Seleccionar todos os dados de uma linha: Linhas: CTRL + SHIFT + DIREITA
Colocar como activa a primeira clula vazia de uma tabela: CTRL + BAIXO + BAIXO

C DIGOS VBA U TEIS


Quando gravamos a Macro, existem situaes em que faamos o que faamos, a Macro no funciona.
Nestes casos necessrio escrever o cdigo que resolve a situao directamente no VBA.
Como no somos programadores o que geralmente se faz ir ao Google pesquisar (esta pesquisa iniciase sempre com as palavras Excel VBA e de preferncia em ingls ou seja Excel VBA close workbook
without save).
O que se seguem so exemplos de cdigos que se inserem directamente em VBA e que me tm sido
teis.
Seleccionar uma clula
Cdigo:Range("endereo pretendido").SelectExemplo:Range("p2")

Seleccionar um intervalo de clulas


Cdigo:Range("primeira clula:ltima clula").SelectExemplo:Range("A1:D89")

Seleccionar coluna(s) e linhas*


Cdigo:Columns("letra da primeira coluna:letra da segunda coluna").Select
Exemplo1:Columns ("A:A") s selecciona a A
Exemplo2:Columns ("A:C") selecciona A, B e C
Exemplo3:Columns ("A;C") selecciona A e C

Para linhas s substituir Columns por Rows e as letras por nmeros


Seleccionar todas as clulas
Cells.Select
Seleccionar tabelas cuja ltima linha varivel
Dim lastRow As Long
lastRow = Cells(Cells.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
Range("A1:C" & lastRow).Select
Nota: na segunda linha utilizou-se a letra A porque todos os dados da tabela em questo tm algo escrito
na coluna A. Pode, no entanto, ser a coluna C o que interessa escolher uma coluna em que todas as
linhas dos dados tm algo inserido
67

Sofia S
Seleccionar uma folha especfica
Sheets("Nome da folha").Select
Seleccionar a primeira folha do Livro
Sheets(1).Select
Seleccionar a ltima folha do Livro
Sheets(Sheets.Count).Select
Seleccionar a prxima ou a folha anterior* do Livro
ActiveSheet.Next.Select
* Para seleccionar a anterior basta em vez de Next escrever Previous

Seleccionar todas as folhas de um livro


ActiveWorkbook.Sheets.Select
Inserir uma nova folha no final de todas as folhas
Sheets.Add After:=Sheets(Sheets.Count)
Escrever algo numa clula especfica
Range("P10") = "Sofia"
Surgir uma caixa de dilogo com uma informao
Cdigo:MsgBox "Mensagem a aparecer"Exemplo:MsgBox "Bom dia!!!"

Surgir uma caixa de dilogo com uma pergunta cuja resposta se insere numa clula
Cdigo:Range(nome da clula onde se pretende a resposta).Value = InputBox (Pergunta a ser

realizada)
Exemplo:Range("p2").Value = InputBox("Pretende filtrar Despesas ou Pagamentos?")
Surgir uma caixa de dilogo para se inserir o nome a dar folha aberta
ActiveSheet.Name = InputBox("Qual o nome pretendido para a sheet?")
Inserir um novo livro
Workbooks.Add
Desactivar mensagens do Excel
Application.DisplayAlerts = False
(esta informao coloca-se no inicio da Macro mas no fim da Macro tem que aparecer o cdigo seguinte)
Application.DisplayAlerts = True
Gravar alteraes a um ficheiro
ActiveWorkbook.Save
Fechar um ficheiro do Excel gravando as alteraes
ThisWorkbook.Close savechanges:=True
68

Manual Microsoft Excel

Fechar um ficheiro do Excel no gravando as alteraes


ThisWorkbook.Close savechanges:=False
Definir a Macro para surgir mal um determinado livro seja aberto
Cdigo

Sub Auto_Open()
Cdigo a executar
End Sub

Exemplo

SubAuto_Open()
Msgbox "Bom dia Alegria!!!"
EndSub

Enviar o ficheiro aberto por email


Cdigo

ActiveWorkbook.SendMail recipients:="endereo email do destinatrio"


Exemplo

ActiveWorkbook.SendMail recipients:="sofiasaxls@gmail.com"
Proteger e desproteger* a Sheet com uma Palavra Passe
Cdigo

Password = "Password a utilizar"


ActiveSheet.Protect Password, True, True, True
Exemplo

Password = "1234"
ActiveSheet.Protect Password, True, True, True
* Para desproteger basta alterar a palavra Protect por Unprotect

M ACROS DE F UNO
Quando as funes do Excel so insuficientes para dar respostas s exigncias de clculos dos
utilizadores possvel criar as suas funes personalizadas, que ficam disponveis como outra qualquer
funo do Excel tal como a SE ou a Contar.
De salientar que, uma vez que a funo s est disponvel no computador onde foi criada, antes de
passar a informao resultante destes clculos necessrio Colar Especial Valores para garantir a
integridade dos dados e a sua visualizao pelo destinatrio.
Para criar uma funo personalizada, os passos so os seguintes:
1. No Separador Programador (Developer), clique em Visual Basic
2. Aceda ao Menu Insert e clique sobre Module
3. Aceda novamente ao Menu Insert e clique sobre Procedure
4. Registe o nome da funo que pretende criar e, de seguida,
active a opo Function
5. De seguida prima OK para iniciar o cdigo da funo
6. Na primeira linha surgiu a indicao Public Function Nome ()
7. Escreva, separados por vrgulas, o nome dos argumentos que
pretende utilizar nos parnteses que surgiram frente da funo
69

Sofia S
8. Na linha de baixo, que estar em branco, insira o clculo que pretende utilizar, usando
exactamente o mesmo nome que deu funo e os mesmos argumentos que inseriu no passo
anterior:

9. Feche o Visual Basic


10. Para aceder funo clique no boto fx e seleccione a categoria Definidas pelo Utilizador
11. A sua funo est pronta a utilizar no seu computador

70

Manual Microsoft Excel

71

Sofia S

CONTATOS
968 115 800
sofiasaxls@gmail.com
www.sofiasa.pt

72