Bas} 3 8 eee BS) VAY ‘3 33 35 Benchmark Technologies 3 va oO = » 3 2 REVISION DE LA ADQUISICION, IMPLEMENTACION Y OPERACION DE EL SISTEMA DE TELEFONIA VOIP ANOS 2013-2016 Preparado para: eS CAMARA. Ah yy ESiiDO Wane ABOCINDO DE PUERTO RICO 6 de Septiembre 2016TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION... HosTeo PBX vs ON-PREMISE PBX.. INFRAESTRUGTURA DE RED... METODOLOGIA DE LA EVALUACION.. ALCANCE.. PERIODO EVALUADO, ‘AvpiTos EVALUADOS .. RECURSOS Y ENTREVISTAS EVALUACION, Primera EraPa (3 COMM GLOBAL). Ambito Administrative... Ambito T6260... ‘SEGUNDA ETAPA (DATA ACCESS). Ambito Administrative... Ambito Técnico... RESUMEN Y CONCLUSIONES Deficiencias de capacidad (personal t6c11C0) ..n.umu Deficiencias en la formalidad en la gestién tecnolégica ... ANEJOS. ‘ANEJO A (CORREO ELECTRONICO VICTOR BURGOS) ws nnnn ‘ANeJO B (SOLICITUD DE PROPUESTA) . ‘ANEs0 C (ENMIENDA A SOLICITUD DE PROPUESTA). ‘ANEJO D (PERFIL PERSONAL OFIGINA TECNOLOGIA) wn ‘ANEJO E (ADJUDICACION EauiPos ¥ SERVICIOS). ‘ANEJO F (ENMIENDA CONTRATO SCOMM GLOBAL)... i AANeJo G (FACTURA DEL 9DE DIGHEMBRE 2013 3COMM GLOBAL) ANEJOH (PLAN IMPLEMENTACION INICIAL) ANEIO | (PAGOS A FORGELINK)... ‘ANEsO J (SOLICITUD DE CoTiZAcIONes) ‘ANEsO K (INFORME FORGELINK 17 DE ABRIL OE 2018)... ‘ANEJOL (PROPUESTA DATA AcGESS 3/25/2015). ‘ANeJO M (ESTATUS DE PROYECTO - CRONOGRAMA).. ‘ANEJO N (CARTA ADJUDIOAGION DATA ACCESS). ‘ANEJO O (INFORME DATA ACCESS)... ‘ANEJO P (INTERINATO MARGARITA JIMENEZ) ‘ANEJO Q (ORDEN DE COMPRA 2015-01338)... ‘ANEJOR (PAGO ORDEtt OF COMPRA 2015-01338) ‘ANEJO S (JUSTIFICAGION DE COMPRA) PERFIL DE BENCHMARK TECHNOLOGIESBENCHMARK TECHNOLOGIES REVISION DE LA ADQUISICION, IMPLEMENTACION Y OPERACION DE EL SISTEMA DE TELEFONIA VO! Afios 2013-2016 INTRODUCCION La Cémara de Representantes de Puerto Rico (Cémara) contraté ios servicios de Benchmark Technologies para realizar una evaliacién del proceso de adquisicién, implemeniacién y operaciOn del sistema de telefonia de Voz sobre IP (VoIP) adquirido como reemplazo del sistema tradicional de PBX andlogo en operacién antes del cambio, EI presente documento “REVISION DE LA ADQUISICION, IMPLEMENTACION Y OPERACION DE EL SISTEMA DE TELEFONIA VOIP" constituye el entregable de la evaluacién. El documento incluye las siguientes secctones: + Metodologia de la evaluacién + Evaluacién + Resumen y Conclusiones + Anejos ‘Antes de entrar en detalles de la evaluacién, consideramos que es importante que la Cémara conozca los detalles de las opciones de cuadros de la tecnologia de Voz sobre IP ("VoIP"). Esto les ayudaré para que puedan entender el contexto sobre el cual basamos nuesifos hallazgos y recomendaciones técnicas. Hosted PBX vs On-Premise PBX Bajo el concepto de “Hosted PBX" también conocido como “Telefonia en la Nube" ylo “IP Centrex’, ol ‘cuadro telefénico no reside en las facilidades del cliente, sino que reside en las facilidades dei Proveedor de Servicios (Internet Telephony Service Provider 6 ITSP). El Proveadior de Servicios (ITSP) se encarga de manejar el cuadro virtual y la calidad de servicio de la telefonia cobrando una renta mensual por todos © parte de los servicios. También existe ol método tradicional de tenor un cuadro telefénico en las faclidades del cliente (‘On-Premise PBX’) uilizando tecnologia |P similar a la provista por los ITSP. El concepto de "Hosted PBX" es muy popular en la industria ya que puede traer ahorros significativos en ‘algunos escenarrios, aunque no en todos. Sin embargo, la tecnologia tiene sus beneficios y debilidades por lo que siempre se recomienda una evaluacién de ta operacion del “negocio” antes de inciinarse por esta tecnologia, Hay diferencias fundamentales entro estas soluciones que se deben conocer antes de tomar Una decisin a favor de una oa otra. Hosted PBX 0 Tolofonfa on la Nube (cuadro telefénico ros! n el proveedar de servicios) Como mencionamos, bajo este concepto el ITSP se encarga de manojar ol sistema de telefonla y provee de una interfaz gréfica via web (Internet browser) para que ol ollente administre sus teléfonos. Los teléfonos se conectaran en la red informética del cliente (LAN) y mediante la instalacién de un circuito de Internet o transporte dedicado las llamadas saldran a través de dicho circuito hasta llegar al proveedor deservicios ITSP desde donde son enrutadas a su destino final. El proveedor del Hosted PBX cobra una cantidad mensual por el alojamiento y por los minutos consumidos en todas las llamadas realizadas. Sila ‘empresa conoce el costo de sus comunicaciones mensuales puede realizar una evaluacién de costos efectivamente. Las mejoras y ampliaciones del servicio suelen tener costos adicionales. (On-Premise PBX (cuadro telef6nico en las facllidades dot clionte) La solucién “On-Premise PBX” es muy similar a los cuadros telefénicos tradicionales que residen en las dependencias del cliente sélo que ullizan la nueva tecnologia IP para proveer funclonalidades mas fextensas de las que tenfan los cuadros tradicionales y utiizan la red LAN del cliente como medio de transporte. La principal diferencia y tal vez ventaja es que los enrutamientos de las llamadas son contratados con el proveedor de servicios que se seleccione y se puede cambiat on cualquier momento sin afectar la operacién del negocio. Esta opcién aporta una gran flexibiidad ya que es la propia empresa la que tiene dimensionada su central telefénica y el personal interno la administra. Aporta cierta aglidad ya que cualquier cambio de configuracién puede ser realizada inmediatamente sin tener que esperar por ol provesdor de servicios. Como antes mencionamos, en algunos escanarios esta opcién puede ser més efectiva, pero todo depende de las necesidades dol aliento.. Costes para Hosted PX * El costo de implementacién suete ser mas econémico ya que no hay instalacién fisica de un cuadro telefénico, sin embargo, hay que considerar {os costos iniciales o menguales de los clrcultos de datos, switches, router, teléfonos y servicios de alojamiento (hosting). "Todas las configuraciones do la central son realizadas por el proveedor de servicios. + Todos los teléfonos y los dispositives de red local son responsabilidad del cliente a menos que se incluya un cargo mensual por la administracién de todo. ‘+ El costo del servicio es mensual puede ser fjo 0 variable y puede incluir cierta cantidad de minutos de lamadas. + Tiplcamente en una solucién Hosted PBX que incluye los teléfonos el proveedor de servicios recobra el costo de un teléfono en los primeros 6 meses por lo que el cliente pagard unas 6 veces el costo del teléfono en un periodo de 3 afios. Por tanto, muchos clientes prefieren realizar una inversién inicial y adquirr los teléfonos, Gostos para On-Premise + El costo total del sistema de telefonia seré mas balo a largo plazo, aunque la configuracién pueda ser algo superior inicialmente. ‘+ No hay rlesgo de Incremento de tasas por servicio o nuevas politicas del proveedor de servicios, asi come tampoco obligaciones de permanencia a largo plazo. * El cliente usualmente adquiore los teléfonos y tiene que realizar esta Inversién inical. * Tras la compra del sistema telefénico, los cargos mensuales de renta/alquiler por equipos no existen, “Mientras que en el sistema Hosted usted seguiré pagando todos los meses el mismo Importe por los equipos. + La administracién del sistema telefynico recae en el cliente por lo que debe tener algtin recurso ‘capacitado para realizar dicha labor. Usuaimente la empresa que instala el sistema telefénico lesprovee de un adiostramiento basico que le permite al cliente administrar ol sistema. Hoy dla estos sistemas son muy faciles de manejar por lo que muchos clientes optan por manejarios ellos mismos. De ser adquirido of sistema telefénico, sord necesario tener algtin contrato de soporte técnico para averlas del equipo por lo que hay que presupuestar esta partida anualmente, Floxibllidad - Hosted PBX Los sistemas “hosted” permiten agregar lineas adicionales (\roncales) faciimente. La implementacién usualmente es répida y permite cierto crecimiento, No hay que preocuparse por actualizaciones de “software” © mantenimiento ya que el cuadro reside en ol proveedor de serviclos ITSP quien se encarga de mantenerlo. No requlere de personal técnico para el manejo ya que el cuadro lo manela el ITSP. ‘Se pueden adquirirfuncionalidades adicionales segun sea necesario. No hay que preocuparse por temas de alta disponibilidad. Floxibilidad ~ “On-Premise” PBX Los sistemas “On-Premise” permiten reaccionar inmediatamente a algtin cambio sin tener que ‘esperar por un proveedor de servicios. La implementacién toma mas tlempo ya que hay que instalar y configurar el sistema telefénico. So requlere de personal un poco més técnico para administrar el sistema, También hay opciones donde el instalador del sistema puede proveer el servicio de administracién, Se pueden adquitr funcionalidades adicionales mediante licencias o actualizaciones de software, Hay que tomar en consideracién la redundancia en caso de que exista una averia del sistema por {o que se recomienda instalar os sistemas en pares, Una de las ventajas de un sistema "On-Premise radica en que el cliente puede cambiar de Proveedior de servicios féciimente sin tener que re-configurar el sistema o afectar la operacién de la oficina. En un sistema "Hosted PBX’ un cambio de proveodor de servicios implicaria una re- cconfiguracién total de todos los teléfonos afectando la operacion del clients. Algunas empresas prefieren mantener el control total de sus sistemas en lugar de externaltzar esta funcién con sus costos afiadidos. Infraestructura de Red Para la instalacién exitosa de un sistema de telofonia IP sea “Hosted” 6 “On-Premise” es orucial que la Infraestructura de red det cliente éste en dpiimas condiciones ya que se ullliza la red como medio de transporte para el trfico de voz. Una infraestructura adecuada debe poseer las siguientes caracteristicas: Cableado de Red debe ser de Categoria § 0 mejor y debe estar esiructurado y en éptimas condiciones. Los equipos de red tales como los conmutadores (“switches”) deben tener la capacidad de energizar los tel6fonos (Power Over Ethernet) preferibiemente,+ Los cuartos de comunicaciones donde estan instalados los conmutadores deben poseer fuentes de poder de resguardo (UPS — Uninterruptible Power Supply) para mantener los conmutadores ‘encendidos ante una falla eléctrica y protegerios de fluctuaciones de voltaje. * La red debe estar bien documentada para poder Instalar y configurar el sistema telefénico corractamente ya que como préctica se recomianda separar el tréfico de voz de la data y esto requlere de configuraciones en los conmutadore: METODOLOGIA DE LA EVALUACION Alcance Como punto de partida egrupamos los aspectos sujetos a evaluacién solicitados por la Cémara en tres procesos, (1) el proceso del anzlsis de la necestdad, (2) el proceso de adauisioién, y (3) el proceso de implementacién. La agrupacién se hizo de la siguiente manera: + El aspecto de evaluacién de estatus previo a los cam! proceso del anélisis de fa necesidad. ‘+ Los aspectos de evaluacién contractual y de la solucién ofertada se atienden en el proceso de adquisici6n, + El aspecto de ejecucién forma parte del proceso de implementacién, ‘+ Para cubrir el aspecto del nuevo suplidor se hace la evaluacién de los tres procesos. 8 solicitados se incluye como parte del Es importante notar que la implementacion do un sistema de voz sobre IP (VoIP) incluye la infraestructura, {os procesos organizacionales, el personal y todos sus componentes técnicos nacesarios. Para ser exitoso en su implementacién es importante conocer y aplicar los principlos basicos de su ciclo de vida. Todo sistema tiene un ciclo de vida que se compone de planificacisn, analiss, disefio, implementacién, pruebas, instalacién 0 despliegue, y uso y mantenimiento. Benchmark Technologies ha integrado los elementos del ciclo de vida con los procesos sujetos a evaluacién de la siguiente manera: 1. Proceso de anélisis de la necesidad — complomentamos la evaluacién con elementos de planificacién y andlisis del cicio de vida, que incluye el levantamiento de las necosidades del negocio, la evaluacién de la viabilidad econémica y técnica del proyecto, la planificacién iniclal del tiempo y recursos necesarios, y el disefio conceptual 2, Proceso de adquisicion ~ comple mentamos la evaluacién con elementos de seleccién de métodos de compras, identificacién y seleccién proponentes, composicién y ejecucién del grupo evaluador, la contratacién y el manejo de los cambios al disefio original 3. Proceso de implementacién - complementamos la evaluacién con elementos del plan de implementacién y operacién y mantenimiento. Los elementos del plan de implementacién incluryen la elaboracion y manejo de un pian, las estrategias de Instalacion y despliegue, control de cambio, y manajo do riesgos. Los elementos de operacién y mantenimiento incluyen la resolucién de los. defectos que se detecten durante su vida util (mantenimiento correctivo), fa adaptacién a nuevas necesidades (mantenimiento adaptative) y el proceso de afadire nueva funcionalidad (mantenimiento perfectivo), cuando se proponen caracteristicas deseables que supondrian una ‘mojora del sistema ya existente,Periodo evaluado La evaluacién de los aspectos antes mencionados se establace en dos etapas. La primera etapa da inicio en febrero de 2013 con la Identificacién por parte de fa Oficina de Tecnologia Informética de la necosidad y culminado en el mes de junio de 2016 con la notificacién del suplidor seleccionado (3 COMM GLOBAL) de su cese inmediato de la prestacién de sus servicios. La segunda etapa inicia cuando 3 COMM GLOBAL rescinde de su prestacién de servicios a la Camara en junio de 2015 hasta el mes de abril de 2016 con la evaluacién realizada por Benchmark Technologies. Ambitos evaluados Benchmark Technologies reallz6 la evaluacién de los aspectos de revisién solicitados por la Cémara de Representantes en dos 4mbitos, el 4mbito administrative y ef Ambito técnico. Para ambos ambitos se evaluaron las acciones realizadas, tanto de la Camara como de sus suplidores, y se compararon con los. lineamientos existentes internos y las précticas aceptables de la industria Recursos y Entrevistas Benchmark Technologies realizé una evaluacién de la solucién de telefonia adquirida por la Camara de Representantes para detetminar la causa de los problemas enfrentados durante él proceso de implomentacién. La informacién evaluada fue obtenide de los documentos de la subasta informal, propuestas, facturas, reportes de situacién del proyecto y entravistas con ol personal de la Gémara de Representantes, la empresa Forcelink quienes estuvieron a cargo de la Gerencia del Proyecto, la empresa Data Access que est a cargo dal apoyo del cizatiro telefénico, y la empresa NetWare que esta a cargo de la red de la Camara, Recursos Equipo de evaluadores Benchmark Technologies: 1. Sr. Sulkam Kwok - Evaluador Ambito Técnico 2. Sr. Luis N. Adames Ramirez ~ Evaiuador Ambito Administrative Personal de la Cémar 1, José A Fuentes — Administrador de la Cémara de Representantos 2. Margatita Jiménez — Directora interina de la Oficina de Tecnologia Informatica 3. is N, Lopez ~ Secretaria 4, Milka J. Cartagena Ortiz - Ditetora de Capital Humano 5. Francheska A. Chévere - Secretaria Diractora Capital Hurnano 6. Luis A. Meléndez - Director de Compras y Servicios 7. Socorro Alberty - Secretaria Director de Administracion 8, José M. Meléndez Rios - Oficina del Sargento de Armas (Hemiciclo) 9, Blanca Garcia - Offeina del Sargento de Armas 10. Judith Soto - Supervisora de Atenclén del Cuadro Telefénico (Tecnologia informatica) 11, Magda McGee - Supervisora de Apoyo Telefénico (Tecnologia Informatica) 42, Gloria M, Sanchez - Oficina de Finanzas y Presupuestos Personal Contratado: 1, Pablo Martinez ~ Vice President of Engineering (Data Access) 2, José Carrion ~ Presidente (ForceLink) 3. Luls Carrasqulllo - Project Manager (ForceLink) 4, Edwin Candelario ~ Network Engineer (NetWare)Entrevistas osi2ait6 Presentes: Luis Adames y Suikam Kwok (Benchmark), Alex Santiago (Cémara) Entrevista inicial con Alex Santiago (Técnico de Computadoras) debido a que la Sra. Margarita Jiménez ‘no estuvo disponible por enfermedad. 03/28/16 Presentes: Luls Adames (Benchmark), Margarita Jiménez (Cémara) Identificar aspectos de! alcance de la evaluacién como las personas involuctadas en los procesos de evaluacién, compras @ implementacién del cuadro y los itinerarios disponibles para entrevistas. 04/0816 Presentes: Luls Adames y Suikam Kwok (Benchmark), José Fuentes (Camara) dentificar informacién relacionada a los requerimientos y gufas del proceso de compras y el perfil dal personal, 4/0816 Presenies: Luls Adames (Benchmark), iis N. Lépez, Milka J. Cartagena Ortiz, Francheska A. Chévere, Luis A. Meléndez, Socorro Alberty, José M. Meléndez Rios, Blanca Garcfa, Judith Soto, Magda MeGeo, y Gloria M, Sanchez (Camara) Identificar la perspectiva del usuario en cuanto al cuadro reemplazado, sus requerimientos y su experiencia ‘20n [os cambios implementados. o4i08/16 Presentes: Luis Adames (Benchmark), Pablo Martinez (Data Access) Identifear las actividades realizadas durante la Implantacién del cuadro “On-Premise”, tranelcion de 3COMM la configuracién actual del cuadro. oat t16 Presentes: Luls Adames (Benchmark), Edwin Candelario (NetWare) Levantar informacién sobre el disefio y aspectos de la red interna, an2iie Presentes: Suikam Kwok (Benchmark), José M. Carrién y Luis Carrasquillo (ForceLink) Aspectos de ta gerencia del proyecto por parte de Forcel.ink. nate Presentes: Suikam Kwok y Luis Adames(Benchmark), Elouard Casanova (Camara) Aspectos de la gerencia del proyecto por parte de la Cémara.EVALUACION Primera Etapa (3 COMM GLOBAL) La primera etapa da iniclo en febrero de 2013 con la identifcacién por parte de la Oficina de Tecnologia Informatica de la necesidad y culminado en el mes de junio de 2015 con la notificacién del suplidor seleccionado (3 COMM GLOBAL) de su cese inmadiato de la prestacién de sus servicios, Ambito Administrativo En la evaluaci6n del ambito administrativo se revisan los aspectos de la Identificacién de la necesidad y la formulaci6n y ejecucién del plan realizado para cubrirla. Elandlisis do la necesidad es fundamental ya que es en este aspecto donde se determinaran los resultados esperados en cuanto a funcionalidad del sistema y el tiempo en que se espera completar. Este analisis debe culminar con un plan de allo nivel. En este plan se definen las tareas necesarias y el tiempo estimado de las mismas para poder cubrir la necesidad. Las tareas deben incluir la identificacién, adquisiclén Implementacién de los recursos necesarios (personal capacitado, procesos, tecnologia, presupuesto). Una vez se tiene un plan de alto nivel el mismo se debe plasmar en uno o mas planes de manejo de proyectos. Es crucial que cada plan tenga un Manojador de Proyectos (Gerente de Proyectos), responsable de su ejecucién y control, y que se mida al menejador en cuanto a fa obtencién de los objetivos del proyecto dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, 6! tiempo, la calidad y el presuptesto. Es importante mencionar que los principales interesados y ejecutores del proceso de justiticacton, otorgacién, adquisioién e implementacién de esta etapa no estaban disponibles para entrevista, ya que al momento de nuestra evaluactién ya no laboran o tienen vinculo alguno con la Cémara. Estos son: Victor Butgos~ 6x Director de la Oficina de Tecnologia Informatica Glonn Rivera — ox Ayudante especial de Administracién Xavier Gonzéiez Calderén - ex Administrador dal Capitolio 3 COMM Global - Empresa a quion se le adjudiod el proyecto que incluye la compra de los teléfonos, lineas de comunicacién, el servicio VOIP, y fa impiementacién de todo lo anterior. Proceso del anélisis de la necesidad En la revisi6n de la documentacién entregada por la Camara a Benchmark Technologies, no encontramos tun andlisis formal de la necesidad. La ausencla del mismo se pudo corroborar en la entrevista realizada a los usuatios realizada el 8 de abril de 2016. Tampoco pudimos encontrar un plan de alto nivel. ‘A continuacién, detaliamos las piezas de informacién del proceso que encontramo: La iniolativa surge de la Oficina de Tecnologia Informatica mediante correo electrénico enviado por el Sr. Victor Burgos al ex Director de la oficina de Administracién de la Cémara, el Sr. Xavier Gonzélez (ver anejo A). En esta comunicacion, fechada el 7 de febrero de 2013, el St. Burgos formula la iniclativa como "Desarrollar un sistema de comunicaciones integrado, data, voz (teléfono), programacién y video" También menciona como tarea ‘Virtualizar el cuadro telefénico, eliminando el sistema actual que lleva 20 affos de instalacién’.EI 9 de mayo de 2013, mediante la "SOLICITUD DE PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR LAS COMUNICACIONES DE VOZ SOBRE PROTOCOLO DE INTERNET (VOIP)' firmada por el Sr. Glenn O. Rivera Pizarro (ver anejo B), se expresa como propésito “que la Cémara de Representantes cuente con tuna red de voz, data e Internet con la plataforma tecnolégica y una comunicacién a fa vanguardla, con la tecnologia mas reciente.” También monciona que "Es indispensable el desarrollo de un sistema centralizado de voz sobre IP, con ol objetivo de mejorar la effclencla y la interconectividad de los servicios de telecomunicaciones de la Camara de Representantes.” Acompafia a esta solicitud una tabla de ‘especificaciones de servicios de voz y equipos de marcas especificas. 114 de mayo de 2013 se emite una enmienda a la solicitud exponiendo que la propuesta “seré abierta a los equipos disponibles por cada empresa participant, Iguales o similares a los ya solictados. También debe tomar en consideracién la instalacién de equipos a las Oficinas de Distrito en Voz y Data.". Las especificaciones de la tabla fueron enmendadas para cambiar la capacidad de los circultos de 5MB a 20MB. (ver anejo C). Hallazgos: Un estudio de necesidad, que es fundamental para el éxito de una infelativa de tecnologia, no se realiz6 de manera formal, La necesidad se defini de manera muy general y carece de objetivos tangibles 0 edibles. Segtin nuestro juicio y experiencia, la Cémara carecia del peritaje tanto técnico como operacional para la realizacion del mismo. Segtin se desprende, ol personal de la Oficina de Tecnologia de Ia Informacion, Incluyendo el Sr. Victor Burgos, carecta de experiencia técnica on sistemas de voz. Solamente una persona del grupo, Magda McGee, posefa experiencia como operador (ver anejo D). Esto puso haber sido subsanado mediante la adquisici6n del peritaje necesario, ya sea mediante la contratacién de un consullor independiente con experiencia y sin interés en el proceso de adquisicién o mediante el estudio de la tecnologia, su implantacién y su operacién. También mediante un proceso de requerimientos de informacion ("Request for information”) y estudios de empresas que proviamonte hayan implementado esta tecnologia. ‘Al no haber un estudio de necesidad desconocemos cémo se establecieron los requerimientos. Los mismos se limitaron a requerlmientos de tecnologia y catecian de los elementos necesarios de planificacién, tiempo, personal capacitado, y funcionalidades requeridas. Tampoco pudimos contar con un estudio de viablidad econémica y técnica del proyecto. En el caso de la Cémara no pudimos encontrar evidencia formal det proceso més allé de una propuesta de la compafila 3 COMM GLOBAL del 13 de marzo de 2013 y los requerimientos enviados a los suplidores @1 9 de mayo de 2013 enmendados el 14 de mayo de 2013. Proceso de adqulsiclén Un proceso de adquisicién debe ser justo, integro, imparcial, completo y en conformidad con los Teglamentos, érdenes y buenas précticas. Este debe estar completamente documentado para ‘evaluactones 0 auditorias. Lo anterior apiica a la selecclén de métodos de compras, a fa Identificacion y seleccién proponentes, a la composicién y elecucién del grupo evaluador, y ala contratacion y manejo de {os cambios al diserfo original Método selecclonado para la adquisicién EI método seleccionado para la adquisicién fue el de subasta informal que segtin la Orden Administrativa 2012-03 "Reglamento de Compras de la Cémara de Representantes'" se define como "Procedimiento que se utliza por la Offcina de Compras y Servicios para compras cuyo imports total es igual o menor de ciento40 noventa y cinco mil délares ($195,000), en el que se requiere que medien cotizaciones verbales o escritas, segun aplique.’ '. En el caso de esta compra se solicitaron cotizaciones escritas. Identificacién y seleccién de los proponentes La Camara seleccioné a sols compafiias para el proceso de lietac6n: 1 6 geen Columbus Networks Data Access. WorkiNot 3.COMM GLOBAL. ATT Telefénica de Puerto Rico De estas compafilas sometieron propuestas las primeras cuatro de fa lista. A continuaci6n, proveemos de tuna breve desoripcién de io ofertado por cada empresa 1) Columbus Networks - Ofrecié una altemativa ‘Hosted PBX" bajo ol concepto de renta la cual Inclufa un total de (640) teléfonos IP marca Polycom 335, (10) teléfonos de video conferencia Polycom VVX5000, (100) teléfonos de conferencia Polycom IP 6000 y un circuito en fibra dptica ‘con backup inalémbrico inclyendo (2) Routers Cisco 1941 para la conexién de los circuitos. El costo oferiado de instalacion fué de $ 16,000.00 y una renta mensual de $ 19,300.00. En esta oferta no habla que realizar un desembolso para la compra de los equipos ya que estaban incluidos como parte de la renta mensual. La oferta cubria la garantia de todos los equipos y componentes mientras el cliente pagara la mensvalidad. En su oferta, Columbus no ofrece la allemative de que al cliente pudiese adquitir los teléfonos 0 algunos de los equipos necesarios. 2) WorldNet Telecommunications — Presenté una oferta que inclufa 3 altemativas: ‘a. Opcién #1 - Hosted PBX con circuito de 30Mbps por fibra éptica y 15Mbps de redundancia Inalambrica, Incluyendo 42 clrcultos y equipos necesarios para conectar las oficinas de distito, lineas de backup andlogas en las oficinas remotas, enrutadores para las 42 oficinas remotas, UPS, gabinetes y 252 tiradas de cable (drops) de data para las oficinas Temotas. Se incluyeron (680) teléfonos IP Aastra 6731 y (70) Consolas de recepcionista. EI paquete inclufa llamadas iimitadas dentro de Puerto Rico, Esta alternativa no requerfa de un dasembolso de dinero inicial y su costo recurrente mensual era de $ 37,316.81 Bajo esta alternativa se inclufa todo el equipo y mantenimiento tanto para las oficinas de la Camara como pata las 42 oficinas de distrito. b. Opcién #2 -Hosted PBX incliyendo 42 circultos para conectar las offcinas de distrito y lIneas de backup andlogas en las oficinas remotas, ademas de incluir Switches, UPS's y cableado para las oficinas. Se incluyeron (680) teléfonos IP Aastra 6731l y (70) Consolas de recepcionista. Este paquete es similar a la opcién #1 con la diferencia de que ol conte est comprando los equipos. La alternativa requeria de un desembolso inicial de $ 243,729.99 por la compra de los equipos y su costo recurrente mensual era de $31,022.38, ©. Opol6n #3 ~ Hosted PBX con circuito de 20Mbps por fibra dptica y 20Mbps de redundancia inalémbrica, Hosted PBX incluyendo SIP Trunk de 235 DD's, (747) teléfonos IP marca Aastra 67311, Esta alternativa inclula todos los teléfonos IP bajo conitrato de renia _mensual, pero requerfa la compra de los equipos de conferencias Polycom por lo que parteoa del equipo serfa comprado y la otra parte alqullada. La opcién requerta de un desembolso Inicial de $ 74,402.96 y una renta mensual recurrente de $ 29,056.22. Podemos apreciar de la oferta de WorldNet Telecommunications que esta empresa evalué con ‘mayor detenimiento las necesidades de la Camara de Representantes al incluir la conectividad de las oficinas de distrito. Sin embargo, al cubrir un rango de necesidades mayor su oferta no quedé a la par con el oftecimiento de las otras empresas. También se puede notar que las 3 opciones ofertadas tenian un alcance distinto incluso en la cantidad de teléfonos ofertados. 3) Data Access - Esta empresa oferté una solucién "Hosted PBX’ con la utlizaci6n de un sistema tolefonico IP dedicado (Elastix ELX-6000) en redundancia, (856) teléfonos IP marca Grandstream GXP2100, (10) teléfonos IP Grandstream GXV3175, (6) teléfonos Grandstream GXP2120, (100) teléfonos de conferencia Polycom 1P6000, dos UPS y dos routers Netvanta, En la oferta se incluyen todos los equipos por un monto de $ 147,630.00, mientras que los circuitos de voz tendirian un costo de $ 13,515.00 mensual y un desembolso de $ 6,376.25 por instalacién. 4) 3Comm Gfobal - La empresa 3Comm prosenté una oferta en la que se incluyen (740) Teléfonos IP, (10) Teléfonos Polycom de Video Conferencia y (1) teléfono para conferencia por fa cantidad de $ 149,900.00 y una mensualidad para el transporte de voz de § 13,500.00. En su oferta no describe la marca, modelo o caracteristicas de los (740) teléfonos IP que ofrece por lo que no ‘entendemos cémo ef comité evaluador pudo validar si cumnplia con las especificaciones requeridas en la solcitud de propuesta, De hecho, los raquerimientos publicados en le solicitud especificaban equipos similares al Polycom IP 335 los cuales tienen capacidad de energizarse directamente dosde un “switch utlizando la caractetistica de PoE (Power over Ethernet) la cual es esencial en este tipo de soluciones. Los equipos ofertados por 3Gomm Global no cumplian con este Fequerimionto ortico para el proyecto. Tampoco se cumplia con las cantidades requeridas de (100) equipos de conferencias. Composicién y ejecucién del grupo evaluador La composicién del grupo evaluador consistié del Sr. Victor Burgos, Sr. Glenn Rivera y el Sr. José Carrién (Forcelink). Solamente este limo pudo ser entrevistado. La ejecucién del mismo qued6 plasmada solamente en las recomendaciones del 18 de septiembre de 2013 y del 28 de noviembre de 2013 (ver anejo E), esta ditima firmada solamente por el Sr. Glenn Rivera.12 Evaluacién Suplementarla ~ Benchmark Technologies Acontinuacién, ofrecemos la comparativa econémica de las ofertas reallzada por Benchmark Technologies segtin presentadas por los proponentes y sin considerar su cumplimiento con la solicitud de propuesta, ‘Tabla Comparativa fewenesa, DATAACCESS “COLUMBUS NETWORKS | WORIDNET TELECOMM COMM GLOBAL = es ae ae a ee seni fuels “nies “als “a see tents asa“ a a De la tabla podemos observar que, en un anélisis de 1 affo, ol postor mas bajo hublese sido Columbus Networks por $ 248,600.00 versus 3 Comm Global quien costaria unos $ 311,900.00. SI evaluamos ol costo a 3 afios notaremos que el postor més bajo hublese sido 3Comm Global con solo $ 4,636.25 de diferencia a su favor sobre Data Access. Sin embargo, ol 18 de febrero de 2014 se realizé una enmienda alla tercera cidusula afiadiendo ol inciso 7 relacionado a “Recursos téenicos para configuracién de la red...” donde inerementé el contrato de 3 Comm Global por $ 13,680.00 (ver anejo F) Io cual slevaria el costo de 3. Comm Global a $ 9,043.75 més costoso que Data Access. Dicha enmionda del 18 de febrero 2014 por $13,680.00 fue para la configuracién de los switches Enterasys para “adaptarlos al cuadro en la nube". Sin embargo, en la factura del 9 de diciembre 2013 por $ 89,940.00 ‘se especifica en la desoripcién de la factura que se incluye la “Instalacién y configuracién de switches y hardware” (ver anejo G). Por lo que a nuestro entender, este servicio ya estaba incluido en los servicios Inlolaes y se facturé y cobré 2 veces por la misma labor. Entendemos que esta enmienda al contrato no ten(a justiicacién dado que como parte de la responsabilidad de 3 Comm Global ellos debfan configurar la red para que pusiera soportar los teléfonos slendo esta una de las tareas que todo Instalador sabe que debe realizar y la debieron haber contemplado en su oferta. Curlosamente, ninguno de los proponentes en sus ofertas toma en consideracién el estatus de la infraestructura de red de ia Camara de Representantes. Entendemos que cualqulera de las empresas quo fuese selecclonada hubiera tenido problemas con la red ya que no se reallz6 una evaluacién previa de la Infraestructura ni de las necesidades operacionales de la Cémara de Representantes. El contratar una ‘empresa sin experiencia y que los equipos ofertados no cumpliesen con los requerimientos criticas en este tipo de solucién agravé més la situacién durante la implementactén del proyecto. EI Impacto de esta implementacién con troplezos no solo afecté la operacién diaria de la Cémara de Representantes, sino que también tuvo un impacto econémice negative. Uno de los costos que incrementé durante ese perlodo fue ol de la Gorencia de Proyectos. Segiin el plan iniclal documentado por ForceLink, ol proyecto se esiaria finalizando para el 25 de abril de 2014 (ver anejo H). Por lo que la Gerencia de Proyectos sub-contralada a ForceLink debié haber sido por unos 4 meses aproximadamente, tiempo razonable para una implementacion de este tipo. Al extenderse la Implementactén del proyecto por unos 14 moses adicionales, la Cémara de Representantes mantuvo activo el contrato de ForceLink el cual represents una facturacion adicional de $ 120,000.00 (ver anejo |),43 Costos ce equipos: 3Comm Global presents una oferta por $ 149,900.00 para cubrir todos los teléfonos de su propuesta. En {a oferta Inicial no se describe la marca, modelo 0 caracteristicas de los equipos ofertados ni el casio Lunitatio, sino que se presenta una oferta de 740 teléfonos iP VOIP. Luego de evaluar fos documentos de Gorencia de Proyecto y facturas sometidas podemos concluir que los costos de los equlpos fueron los presentados en la siguiente tabla: ‘cantidad Modelo. feciounitario | Yotel 645 [YeslinikT-20{non-Pot]| $146.22 | $54,634.40, 23 Yealink 7-38 $228.00, $7,567.00 4 ‘Yealink 6x40 $129.00, $516.00 35 | Grandstream Gxvai7s]} $449.00 $8,082.00 50 ‘Yealink vP530. $498.00 | $24,950.00 a Polycom 6000 | $1,286.01 | $14,250.51 751, $140,900.08 Cuando evaluamos o! precio sugerido de estos equipos en el mercado segtin publicado por los raspectivos manufactureros (MSRP- Manufacturer Suggested Retall Price) podemos concluir que los precios ofertados fueron presentados a precios mucho mds altos que lo recomendado, ‘Como ejemplo de los altos precios oftecides por 3Comm Global, an 11 de septiembre de 2014, fa oficina de compras de la Cémara mediante la solicitud 18-00297 requirié cotizaciones para unos 49 teléfonos adicionales y la compafila Corteico Systems cotiz6 los equipos requeridos por $ 7,659.00, WorldNet Telecom presento oferta por $ 11,429.10 mientras que 3 Comm Global sometié oferta por $ 14,264.68 para exactamente los mismos equipos (ver anejo J). Sin embargo, la oficina de compras otorgé la compra a 3 Comm Global a pesar de la gran diferencia en costos, Para la justificacién de dicha compra el Director de ‘Compras generé una carta el 2 de Octubre 2014 (ver anejo S). Contratacién y manejo de los cambios Aunque la Camara de Representantes no ha establecido dentro de su reglamento requerimientos espectficos para la contratacién de Sistemas de Informacién, es recomendable utlizar buenas précticas en proyectos de tecnologia que permitan un mejor control durante la adquisicién de productos o servicios relacionados. ‘Como un ejemplo de buenas précticas en la rama de Gobierno estén las gufas de la Oficina del Contralor. Segtin el *Folleto sobre las Mejores Practicas para la Adquisicién, Desarrollo, Utiizacién y Control de la Tecnologia de Informacién’ segunda edicién (2006), de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, ios coniratos para e! desarrollo de sistemas y de programas debon contener los sigulentes puntos, entre otros: + Desoripcién especifica de los productos que se van a entregar y sus costos + Fechas para la entrega de los productos + Compromiso de documentacién, mantenimiento, actualizaciones y adiestramientos + Desetipclén del apoyo que se brindard durante la instalacion + Criterios para ia acoptacién por el usuario+ Disposicién para permit un periodo razonable de pruebas de aceptacién + Programa de pagos vinculado con las fechas efectivas de entrega. La falta de un reglamento especifico para la adquisicién de equipos y servicios relacionados a tecnologias y Sistemas de Informacién tuvo repercusiones sobre fa contratacién de este proyecto, Utlizar un proceso estructurado para la adquisicién de tecnologia evita que surjan cambios imprevistos que conlleven desembolsos adicionales alo inicialmente presupuestado y contratado. ‘Se generaron dos contratos con la compaiiia favorecida 3 COMM GLOBAL: 4. Contrato # 2014000256 por ia cantidad de $149,000.00 por concepto de la compra de equipo, ‘configuracién e instalacién con vigencia desde el 9 de octubre de 2013 hasta el 30 de junio de 2014, 2. Contrato # 2014-00030 por la cantidad de $94,500.00 ($13,600 Menstal) por concepto de servicio de Voz sobre IP (VoIP) con vigencia desde el 12 de diciembre de 2013 hasta el 30 de junio de 2014, ‘Se generé una orden de cambio el 18 de fobroro de 2014 para incrementar el conttato de 3 Comm Global por $ 13,680.00 Io cual elevarla el costo de 3Comm Global a $ 9,043.75 més costoso que Data Access. 14seclonado para la adquisiclén EI método selecclonado para la adquisicién fué ol de subasta Informal que segun la Orden Administrativa 2012-03 *Reglamento de Compras de la Cémara de Representantes se define como "Procedimiento que se utliza por la Oficina de Compras y Serviclos para compras cuyo impore total es igual o menor de ciento noventa y cinco mil délares ($195,000) ...". Entendemos sin embargo que como la lcitacién es para un slatema de voz sobre IP que Incluye tanto el equipo como el servicio (no se puede realizar uno sin el otro), ‘se deblé hacer una compra por subasta formal definida por el raglamento como “compra cuyo importe total estimado excede los clento noventa y cinco mil délares ($195,000) y su adjudicacién ha sido procesada y aprobada por la Junta de Subastas". Identificacién y seleccién de los proponentes La Camara seleccioné a seis compatilas para el proceso de licitacién: 4. Columbus Networks Data Access WorkiNet 3.COMM GLOBAL ATaT 6. Telefénica de Puerto Rico De las 4 empresas que sometieron propuesta, 3 de ollas eran proveedores de servicios de tolefonia (ITSP) con infraestructura propia y muy conocidos en la industria; ademas de vasta experiencia on la Implementacién de estas tecnologias, mientras que la empresa seleccionacla no tenia experiencia alguna probada y tampoco era un proveedor de servicios (ITSP) sino un revendedor. Para un proyecto tan impactante y técnicamente nuevo para la Cémara se debi6 invitar solamente a ‘compafias con vasta experiencia en implementaciones de esta tecnologia y los servicios solicitados. 3 COMM GLOBAL a nuestro juicio no cumplia con estos parémetros. Composicién y ojecucién del grupo evaluador La composicién det grupo evaluador consistié del Sr. Victor Burgos, St. Glonn Rivera y o! Sr. José Carrién, Solamente el ditimo pudo ser entrevistado. La ejacuctén del mismo solamente quedé plasmada en sus recomendaciones del 18 de septiembre de 2013 y del 28 de noviembre de 2013, esta tillima firmada por 1 Sr. Glenn Rivera. El grupo no present6 ningdin plan de evaluactén de ningin tipo. Durante nuestra entrevista con el Sr. Carrién éste nos confirms que la evalvacién se dio solamente 2 nivel de costes ya que el Sr. Burgos no present6 comparativa técnica. Tampoco se evaluaron los precios del mercado ya que segin nuestra evaluacién los teléfonos se vendieron sobre su precio sugerido de ventas. La Cémara de Representantes no contaba con un peritajo apropiado para poder evaluar las diferentes ofertas que le fueron presentadas. Entendemos que los recursos del departamento de informatica no tenfan la experiencia en soluciones de telefonta IP como para poder realizar una tecomendacién sobre fas tecnologias oferladas. De la recomendacién presentada el 18 de septiembre de 2013 por el comité ‘ovaluador se desprende que se evaluaron (4) ofertas y se seleccioné a la empresa 3Comm Global. Esta tecomendacién es fmada por el Sr. Victor Burgos (Director de IT), Sr. Glenn Rivera (Ayudante Especial) y el Sr, José Carrién quien firma como asesor de la Oficina de Administracién, EI Sr. Carrion es el Presidente de la empresa ForceL ink qulenes fueron posteriormente fos Gerentes de Proyecto asignados 15‘@ monilorear y reportar los avances de la implementacién. Cabe destacar que la empresa ForceLink y su Presidente el Sr. Carrién no tenfan experiencia alguna en temas de Telefonia IP ya que su empresa se dedica al posicionamiento de recursos por contrato (Outsourcing) y las telecomunicaciones no son parte de su area de negocio principal por lo cual entendemos no era o| asesor apropiado para evaluar la tecnologia o las ofertas presentadas. Do las 4 empresas que sometieron propuesta, 3 de ellas eran proveedores de servicios de telefonta (ITSP) con inftaestructura propia y muy conocidos en la industria; ademas de vasta experiencia en la Implementacién do estas tecnologias, mientras que la empresa seleccionada no tenia experiancia alguna probada y tampoco era un proveedar de servicios (ITSP) establecido por lo cual la decision a favor de esta ‘empresa fue una completamente desacertada, Enlendemos que la falta de peritaje y experiencia del ‘comité evaluador permitié que ésta empresa fuera favorecida Adicionalmente, en una enmienda a la solictud de propuestas fechada al 14 de mayo de 2013 y firmada por el Sr. Glenn Rivera, Ayudante Especial de la Cémara, se tequiere en el timo patrafo de ta carta que “También se debe tomar en consideracién la instalacién de equipo a las Oficinas de Distrito en Voz y Data’. De este requerimiento, s6lo la empresa WorldNet Telecommunications contemplé la conectividad de las oficinas de distrito fo cual increment6 sustancialmente su propuesta on comparacién con las demas empresas. Ningin otro proponente ofrecié tal conectividad y sin embargo todas fueron evaluadas por igual otorgéndose finalmente al postor “mas bajo quién realmente no cumplla con la cantidad ni las caracteristicas especticadas. Luego de evaluar las 4 propuestas entendemos que no fueron evaluadas correctamente ni en igualdad de condiciones dado que las especificaciones no fueron redactadas con un alcance especifico, sino que se limité a requerir una cantidad de equipos y un servicio de voz de manera muy general. Tampoco se llevé cabo una reunién donde estuvieran presentes todos fos proponentes para alinear a todos con los requerimientos de la Cémara y asegurar que todos cotizaran con el mismo alcance. Cada proponents ofrecié una cantidad de teléfonos distinta @ la requerida y s6io Columbus Networks presents la cantidad exacta a la requerida en la solicitud de propuestas. Con todo lo antes menclonado podemos conclulr que el alcance propuesto por las empresas no era igual por lo que no se debié utilizar ol costo mensual como base para elegir un finalista Contratacién y manejo de los cambios El contrato # 2014-00256 por la cantidad de $149,000.00 por concepto de la compra de equipo, ‘configuracién e instalacién con vigencia desde el 9 de octubre de 2013 hasta el 30 de junio de 2014 no ccontione la descripe!6n especifica de los teléfonos que se van a entregar y sus costos, fechas para la entrega de los productos, el compromiso de documentacién y adiestramientos, los criterios para la aceplacién por el usuarl, la disposiclén para permitir un petiodo razonable de pruebas de aceptacién, ni el programa de pagos vinculado con las fechas efectivas de entraga. Proceso de Implementacién Es crucial para la implantacién de un proyecto que se asigne a un Manejador de Proyectos con experiencia yy conocimiento en el tipo de tecnologia, el tamarfo y la complejidad. Este es el responsable de su ejecucién ¥ control. La ejecucién del manejador det proyecto debe ser medido por el auspiciador o responsable ‘#jecutivo en cuanto a la obtenclén de los objetivos trazados y en el control de las limitantes conocidas, Las limitantes o restricclones primatias son el alcance, e! tiempo, fa calidad y el presupuesto. En el caso de la Camara se contraté a la compatila ForceLink para el manejo del proyecto. El primer paso que debe ejecutar un manejador de proyectos es formalizar un plan dal proyecto donde se establezcan 1647 fareas que contengan los pasos légicos, ios tiempos establecidos y los recursos asignados para su ejecucién. Este plan no fue nunca formalizado, segin dectarara el personal de la Oficina de Tecnologia Informatica y la compafita contratada ForceLink. Se Inici6 y documenté el proyecto basado en avances, logros y problemas encontrados segtin se iba avanzando. Existe bastante documentacién del estatus de lo antes mencionado. Segtin la documentacién de la compaiita ForesL.ink podamos ver que se establecié on algan momento fa ‘expectativa del period de implementacién de cuatro (4) meses comenzando en enero del 2014 y culminando en abril del mismo affo (ver anejo H). Sin embargo, el mismo nunca fue culminado. Finalmente, uno de los criterios de éxito de un proyecto es la aceptacién del usuario. Esto consiste en uo 61 usuarlo reciba los beneficios esperads y uli las funciones del sistema. Para esto es necesario Cumplir con las necesidades del usuarlo y provesr el adiestrarniento para utilizar ol sistema. El proyecto fallo en ambas ya que no se definieron las necesidades ni se proveyeron jos adiestramiontos. Hallazgos: En el caso de la Cémara se contraté a la compatiia ForceLink para el mangjo del proyecto, Esta compaiila, segtin admitido por su duefio y por uno de los manejadores asignados en la entrevista realizada el 12 do abril de 2046, no contaba con la experiencia este tipo de proyectos. Aunque hizo un buen trabajo documentando el proyecto fue bien pobre su control sobre el mismo ya que no se realizé un plan de proyecto, y aunque el mismo se extendla fuera del tlompo y presupuesto, nunca se detuvo. En cuanto al personal de la Gémara, se asigné al Sr. Elouard Casanova como manejador. Esta persona, ‘aunque tiene la posioién de manejador de proyectos, no cuenta con ninguna preparacién ni experiencia probada en manejo de proyectos similares. Ademés, segtin nos comentara en entrovista el 13 de abril de 2016, el Sr. Victor Burgos fue el que manejé el mismo refegandolo a apoyo téenico. Es importante menclonar que el personal de la Oficina de Tecnologia de la Infotmacién, incluyendo el Sr. Victor Burgos, ‘carecta experiencia técnica en sistemas de voz, Solamente una persona del grupo, Magda McGee, posefa experiencia como operador. (ver anejo D). Finalmente, el desconocimiento y falta do experiencia de la comparita 3 COMM GLOBAL en la tecnologla y su estrategia de “Hosted-PBX" fue la receta para ol fracaso. Problemas de Imptementacién: 3.Comm Global enfrenté muchos problemas durante la implementacién lo cual retras6 por muchos meses ‘| proyecto, Podemos enumerar algunos de los problemas que entendemos causaron dicho atraso, ‘+ La empresa 3 Comm Global no tenia experioncia previa en este tipo de solucién y por tanto no pudo anticipar muchos de los problemas con los que se toparon, ‘+ 3 Comm Global no ten/a la Infraestructura de un proveedor de servicios ITSP y dependia de la ‘sub-contratacién de una empresa fuera de Puerto Rico para el aprovisionamiento de la tolefonta, ‘+ No realizaron una evaluacién de la Infraestructura de red para determinar si ésta apoyarta la instalacién de le telefonia, Durante la implementacién se encontraron con muchas oficinas que no tenfan el cableado necesario para poder conectar los teléfonos la red tenfa muchos empates de “switches” y “hubs”, Para el 13 de octubre de 2014, cast un affo después de haber sido adjudicado el proyecto atin se estaban contabllizando las oficinas que necesitaban de un cable de datos (“drop”) para poder instalar los teléfonos.48 + 3Comm Global no tenfa experiencia trabajando con los switches marca Enterasys existentes en la Cémara por lo que no podian configurar correctamente los equipos para que soportaran los nuevos teiétonos, ‘+ Elutilzer un proveedor de servicios ITSP fuera de Puerto Rico tiene unas grandes limitantes ya {ue la conexién tiene que viajar por fibra dptica a miles de millas de distancia creando una latencia (entitud) impiicta en ta conexlén, Es por esto que los usuarios se quojaban de que fos teléfonos s@ tatdaban en proveer tono y también tenlan problemas de intermitancia y jlamadas quo se cortaban, De haber contratado este tipo de servicios con un ITSP local, la conexién de fibra seria de muy pocas millas de distancia y por tanto la latencia seria bien baja permitiendo que la conexién funclonara sin problemas. * Dada la falta de experiencia con el sistema que ellos mismos contrataron, dependian completamente del proveedor de servicios para cada cambio de configuracién requerido fo cual retrasaba més la implementacién. ‘+ 3.Comm no tuvo un plan de implementacion correcto desde el inicio y fueron adaptandose segin encontraban problemas. + 3.Comm no tena un plan ni proveyé adiestramiento a los usuarios segin se iban instalando los nuevos teléfonos. Esto ganeré una gran cantidad de llamadas de usuarios requiriendo apoyo, mientras que 3 Comm Indicaba que lo ofreceria al final dol proyecto. A un afto de haber ‘comenzado la instalacién no se habla provisto de un adiestramiento. + En el frdmite de realizar las portaciones de los ntimeros telefénicos también tuvleron mayores problemas ya que al 9 de febrero de 2015 sélo habian logrado portar 70 oficinas de 83 que debian set portadas, ‘Aun con los problemas surgidos con la implementacién de telefonfa IP contratada a 3 Comm Global ‘nunca se detuvo el proyecto ni se le amenazé con cancelarle el contrato. Ambito Técnico La Camara de Representantes mediante un proceso de subasta Informal seleccioné a la empresa 3 Comm Global a finales del 2013 para la instalacién de un cuadro telefénico virtual ("Hosted PBX"). Ademés, se adjudicé a 3 COMM Global la compra de equipos telefénicos Yealink, mayormente del modelo T-20. Proceso del anéllsis de la necesiciad Para poder dimensionar correctamente el sistema a ser instalado ya sea “Hosted’ 6 “On-Premise” es de suma importancla que se realice una evaluacién de las necesidades de la empresa. Los sistemas telefénicos varfan en funcionalidades y muchas veces existen clertas limitaciones que se deben conocer antes de decidirse por un nuevo sistema. Una evaluacién correcta permite tomar decisiones informadas sobre la tecnologia y el sistema a adquirir. Entre algunas de las éras a ser evaluuadas podemos mencionar: * Cantidad de teléfonos a instalar * Volumen de llamadas simultaneas + Flujo de las lamadas * Cantidad de Recepcionistas + Funclones necesarias (Paging, Pickup Groups, Auto Attendant, Voice Malls, etc.) + Tipo de Circuitos de Voz existente o a Instalar (PRI, POTS, SIP Trunks) + Proveedor de servicios actual o futuro = Condicién y topologta de la infraestructura de Red * Equipos de conmutacién existontes o necesarios (switches) + Cableado de datos existente49 ‘+ Recursos técnicos del cliente ‘+ Necesidades particulares de comunicacién * Presupuesto Hallazgos: La Camara de Representantes mediante el asesoramiento obtenido del Departamento de Informatica docidié implantar un sistema de telefonfa IP basado en la nube (Hosted PBX) enfocados en resolver problemas de funcionamiento del cuadro existente. Para esta recomendacién no se realiz6 un estudio que ‘comparara fas diferencias y/o ventajas de un sistema “Hosted” vorsus adquitir un cuadro telefénico “On- Premise" ni se evaluaron las necesidades futuras de la Camara de Representantes. Tampoco se realiz6 tna evaluacién de la infraestructura de red para determinar si ésta podrla apoyar adecuacamente fa nueva tecnologia a sor implantada. Proceso de adquisicin Segtin los documentos evaluados y la entrevista con ol Sr. José Carrién, Consultor Asesor de ‘Administracion y miembro del grupo evaluador, no se present6 por parte dal Sr. Burgos un andllsis tecnico de la propuesta por lo que la parte técnica no fue considerada como un eritetio, Hallazgos: No hay evidencia de que se realizara una evaluacién técnica de les propuestas para validar su ‘cumplimiento con las especificaciones y valorar adecuadamente las propuestas. A continuaci6n, listamos unas deficiencias que surgen de la propuesta de 3 Comm Global que se suman a las deficlencias administrativas on el proceso de valoracién de las propuestas: 3 Comm Global no tenia la infraestructura de un proveedor de servicios ITSP y dependia de la sub- contratacion de una empresa fuera de Puerto Rico para el aprovisionamiento de la telefonta. Cada vez que ‘necesitaban realizar alguna configuracién dependian de quo ol ITSP estuviera disponible para realizar los cambios necesatios. El oléfono instalado Yealink T-20 no soporta PoE (Power over Ethernet) para poder energizar os teléfonos desde los switches. Esto es un esténdar en la industria que todo instalador de telefonta IP utiliza como mejor préctica, El no poseer esta caracteristica en el teléfono crea problemas de instalacién ya que entonces se requiere de una conexién eléctrica en cada escrtorio donde se Instale un teléfono. Por tanto, tuvieron que requerir que la Camara de Representantes instalara tomas eléctricas en algunas oficinas Tetrasando atin mas ol despliegue de los toléfonos y agregando costes al cliente. ‘Adiquiric fos toléfonos Yealink T-20 con velocidad de 10/100 Mbps no fue una buena inversién ya que todos, los switches hoy dfa trabajan con velocidades de 10/10/1000 Mbps e igualmente todas las computadoras nuevas, Proceso de Implementaclén El proceso de Implementacion es un dominio del émbito administrative del proyecto. Sin embargo, sino se selecciona la tecnologfa, ni se tiene el personal adecuado tanto en el manejo del proyecto como en el proceso de instalaclin y pruebas el proyecto se puede ver Impactado slgnificativamento. Ademés, es crucial que el usuario sea adiestrado en e! uso del mismo. Hallazgos: Las deficlenclas en el proceso formulacién de requetimientos y de evaluacién en la seleccién de ta tecnologta a implementarse trajeron mayores consecuencias. 3 Comm Global enfrenté muchos problemas20 durante la implementacién lo cual rettasé por muchos meses e! proyecto. Podemos enumerar algunos de los problemas técnicos que entendemos causaron dicho atraso. El utilizar un proveedor de servicios ITSP fuera de Puerto Rico tiene unas grandes limitantes ya que la conexién tiene que viajar por fibra éptica a miles de millas de distancia creando una latencia (lentitud) implicita en ala conexién. Es por esto que los usuarios se quejaban de que los teléfonos se tardaban en proveer tono y también tenfan problemas de intermitencla y llamadas quo se cortaban. De haber contratado este tipo de servicios con un ITSP local, la conexién de fibra serfa de muy pocas millas de distancia y por tanto la latencia serfa bien baja permitiendo que la conexién funclonara sin problemas. Le proveyeron a la Cémara de Representantes un teléfono Yealink T-20 el cual no soportaba PoE (Power over Etharnet) para poder energizar los teléfonos desde los switches. Esto es un estander en la industria que todo instalador de telefonta IP utiliza como mejor préctica. El no poseer esta caracteristica en el teléfono crea problemas de instalacién ya que entonces se requiere de una conexién eléctrica en cada eseritorio donde se instale un teléfono, por tanto, tuvieron que requerir que la Camara de Representantes instalara tomas eléctricas en algunas offoinas retrasando ain mas el despliegue de los teléfonos. El teléfono Yealink T-20 aparte de no poseer la capacidad do PoE, también tiene Ia limitacion de tener puertos de velocidad 10/100 Mbps. Al conectar estos teléfonos a los switches Enterasys que tienen velocidades de 10/10/1000 Mbps, les estén bajando la velocidad y capacidad a las computadoras que se conectan a los teléfonos. O sea, estén conviriendo a red de datos en una mas lenta, ‘Adiquitr fos tetéfonos Yealtnk T-20 con velocidad de 10/100 Mbps no fue una buena inversion ya que todos los switches hoy dia trabajan con velocidades de 10/100/1000 Mops e igualmente todas las computadoras nuevas. Primeramente, el teléfono Yealink T-20 no soporta PoE (Power over Ethernet) para poder energizar los teléfonos desde los switches. El no poseer esta caracteristica en el teléfono creé problemas de tlempo, costos en la instalacién ya conllevé un trabajo eléctrico para cada escritorio donde se instalé un teléfono. El modelo Yealink T-20 constituye sobre ol 85% de los teléfonos adquiridos. Segunda Etapa (Data Access) La segunda etapa evaluada comprende desde la notificacién de 3 COMM Global de la intencién de ‘escindir os servicios hasta la fecha de esta evaluacién (abril 2046). Aunque la carta formal fue marcada (1.26 de junio de 2018 (ver anejo J), la misma notificacién indica que esta intencién se expresé al Sr. Glenn Rivera desde abril del mismo afio. El mismo St. Rivera confirma la informacion en carta cursada al Administrador, Xavier Gonzélez, el 1 de jullo de 2015 (ver anejo K). Ambito Administrativo Como mencionamos anterlormente, es crucial en toda Implementacién de tecnologia evaluar la necesidad, formular un plan para cubrirla y ejecutar este plan conforme al alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto establecido, Cuando es necesario hacer un cambio de proveedor en medio de una implementacién, es recomendable hacer una evaluacién objetiva de la necesidad (funcionalidades), los recursos disponibles (personal, pprocesos, tecnologia) y el plan de trabajo para establecer los ajustes que sean necesatios, si alguno.24 Para esta etapa los principales interesados y ejecutores del proceso de justifcacién @ implementacién ccamblaron ya que desde el afio 2014 la Sra. Margarita Jiménez ocupaba de manera Interina la Oficina de Tecnologla Informatica (ver anejo P), el Sr. Elouard Casanova formalmente estaba manejando el proyecto (sogin nos manifestara en su entrevista), la compaftia contratada lo es Data Access. Sin embargo, no estaban disponibles los interesados y elecutores del proceso de otorgacién y adquisicién para entrevista por no laborar 0 tener vinculo elguno con la Cémara. Estos son: 1. Glenn Rivera - ex Ayudante especial de Administracién 2. Xavier Gonzalez Calderén - ex Administrador del Capitolio Proceso del andlisis de la necesidad La Camara fue notificada por parte de 3 COMM Global en abril de 2016 la Intencién de terminacién de prestacién de sus servicios. A esta fecha, segtin el tilimo reporte de la compafifa ForeeLink (ver anejo K), todavia no se habia completado las configuraciones del cuadro telefénico requeridas ni la portacién de los ndimeros del proveedor anterior, estando en modo dual con el nuevo y el viejo sistema, Tampoco se habia provisto de adiestramientos on ol sistema, ‘finales dei mes anterior, la Camara ya habia iniciado con la compafila Data Access (segundo postor de te subasta Informal realizada en ol afio 2013) fa gestiones para que realizara una evaluacién de las faclidades e infraestructura de voz y data (ver anejo L). Seguin el “Estatus de Proyecto ~ Cronograme” de la compafia Data Access (ver anejo M), esta asesoria fue adquirida por la Cémara ol 16 de abril de 2018 y presentada el 20 de mayo de 2015 basado en la asesorfa. El Informe de la asesorla hace unas “Recomendaciones para mejorar infraestructura de voz y data’ en su pagina 11 (ver anejo 0) que ‘comprande solamente al ambito técrico, Hallazgos: Aparte de la asesorla realizada por Data Access, no se realizé un anallsts formal de las necesidades. ‘SegUn expresado anteriormente, la Cémara carece del peritaje tanto técnico como operacional para la realizacton del mismo. En la parte técnica se usé una compafiia con experiencia, pero con interés en poslelonar sus productos y servicios, que fue competidor de 3 COMM en la primera fase. Esto pudo haber sido subsanado mediante la adquisicién del peritale necesario, ya sea mediaite la contratacion de un consultor independiente, con experiencia y sin interés en el proceso de adquisicién o mediante un proceso de "Request for information’. Se volvié a obviar el estudio de necesidad a pesar do los resultados obtenidos. Los requerimientos de tecnologia careclan de los elementos necesarios de plenificacién, tiempo, personal capacitado, y funclonalidades requeridas. Proceso de adquisicién Seguin antes meneionado, el proceso de adquisickin debe ser justo, integro, imparcial, completo y en conformidad con fos reglamentos, érdenes y buenas practicas. También, debe estar completamente documentado para evaluaciones o ausitorias. La Camara adjudios una propueste incluyendo dos cuadros telefénicos “On-Premise” y servicios no recurrentes a la emprosa Data Acooss. La propuesta contemplaba 2 partidas; evaluacién de la infraestructura por $ 7,200.00 y una certficacién del cableado de 700 drops por $ 7,800.00 para un total e $ 15,000.00 para lo cual se generd la orden de compra 2016-01338 ol 16 de abril de 2016 cubriendo las 2 partidas cotizadas (ver anejo Q).En jullo 1 de 2015, El Sr. Glenn O. Rivera Pizarro suscribe una carta al Sr. Xavier Gonzalez (ver anojo N) notificéndole de la decisién de la Junta de Subastas de la Cémara de Representantes recomendando “utilizar la segunda compafiia de la Subasta Informal celebrada para el afio 2013, el cual es Data Access.” Hallazgos: Segtin la documentacién del proceso, Data Access fue fa tinica compatiia considerada por la Camara en «1 proceso de adjudicacién, Esto se evidencia con el documento “Estatus de Proyecto ~ Cronograma” de la compatiia Data Access (ver anejo M), Data Access fue contratado para generar recomendaciones técnicas, ejecutar el cambio de tecnologla de ‘Hosted’ a “On-Premise” PBX, y proveer los servicios de voz. Data Access recibié fa orden do compra 2016-01338 el 16 do abril de 2015 y cobré por el trabajo. Sin ‘embargo, el trabajo de Certificacién de los Cables por el cual se cotiz6 $ 7,800.00 no consta que haya sido realizado. Al validar con la Sra. Margarita Jiménez nos confirma que en efecto este trabajo no se realiz6 y ‘no recibieron certficacién alguna impresa de los cables seguin propuesto. A pesar de esto, en su factura # 1001860 del de junio 2015, Data Aocess facturé por la totalidad de los servicios $ 16,000.00 y la Camara de Representantes pags dicha factura con el cheque 031687 el 16 de junio de 2015 (ver anejo R). De hecho, nos parece cuestionable que se haya cotizado para “certificat” unos cables que ya en el informe se hablan identiicado como dafiados y que durante el proyecto de 3 Comm Global ya se habian identificado en las miitiples inspecciones realizadas por 3 Comm y por ForceLink. Entendemos que lo propio hublese sido cotizar el trabajo para repararios y no para certificarios, Finalmente, nos parece erréneo la decision de la Cémara de adjudicar segin una subasta informal realizeda en 2018 sin darse la oportunidad de evaluar sus opciones. Proceso de implementacién Ya habamos mencionado la importancia de contar con un mangjador del proyecto con experienca y conocimiento para una buena ejecucién y control. En esta segunda etapa la Cémara utlizé al Sr. Elouard Casanova para el manejo del proyecto. En esta otapa so logré completar la portabilidad, eliminando la utlizacién de dos sistemas de telefonta. ‘Ademés, al tener el cuadro de manera local resolvieron los problemas asoclados a la latencia del servicio “Hosted”. Hallazgos: Al Igual que en a primera etepa, no se formalizé un pian de trabajo. Tampoco se encontré ninguna documentaoién de reportes do estatus 0 avances. Persiste el problema de capacidad técnica del personal de la Oficina de Tecnologla Informética. Esto ha sido compensado en parte por la experiencia de la empresa Data Access en telefonia y a integracién con la empresa que maneje los switches (NetWave).. ‘Segiin o usuarios, no se han adiestrado en las funcionalidades del sistema ni en su uso. Esto es urgente para poder identificar las necesidades y cerrar formalmente la imple mentacién. Tampoco se han formalizado los procesos de control de cambios. Ambito Técnico Proceso del andlisis de la necesidad Mediante propuesta del 25 de marzo de 2015, Data Access propone realizar un estudio de Ia infraestructura previo a someter una propuesta para los servicios requeridos. EI dla 20 de mayo de 2015 Data Access presents el informe titulado "Andlisis y Recomendaciones para mejoras a la Infraestructura de la Red de 22Datos de la Cémara de Representantes’, bajo el cual se identifican algunas de las fallas y ‘tecomendaciones necesarias para mejorar la infraestructura de la red. Luego de presentar ol resultado de la evaluacién, el dla 15 de junio de 2016 Data Access somete una propuosta para los equipos necesatios por $ 16,105.00 que inclulan la venta de un cuadro telefénico Grandstream UCM 6510 a ser instalado en las faciidades de la Cémara bajo el concepto “On-Premise PBX" y un cargo por configuracién basioo de los circultos de $ 4,335.00. Balo osta propuesta se reutilzartan todos fos teléfonos existentes que vendié 3 Comm Giobal pero no se utizaria un cuadro telefénico "Hosted", Entendemos que esta alternativa de un cuadto telefénico "On-Premise" era la més adecuada para la necesidad de la Cémara de Representantes desde un inicio. Hallazgos: Actualmente, la Cémara de Representantes tiene el cuadro Grandstream UCM 6510 instalado por Data ‘Access y el servicio de telefonta ha mejorado sustanclalmonte, aunque atin exlsten quejas por falta do adiestramiento y ciertas funcionalidades requeridas. Durante una reunién que sostuvimos con una represontacién de (10) usuatios se mencionaron algunos problemas tales como: ‘+ falta de conocimiento en cémo funciona el equipo (Adiestramiento) ‘+ llamadas en espera (hold) que se caen cuando levantan otra llamada ‘+ flujo de llamadas equivocado + cuando hay bajones de electricidad plerden conexién con el cuadro: ‘+ desconexiones de! cuadro ‘+ transferencia de llamadas confusa + falta de intercom ‘+ falta de pickup groups Proceso de adquisiclén del nuevo sistema EI 26 de junio de 2015, 3Comm Global envia una carta al Sr. Glenn Rivera notificandole formalmente su Intencién de no continuar proveyendo servicios de telofonia debido a una resstructuracion de la empresa. A tales efectos, el Sr. Xavier Gonzélez, Administrador de la Cémara de Representantes retne a la Junta de Subastas y deciden utilizar al 2ndo ‘major postor" de las propuestas recibidas en el 2013. Bajo esta premisa se contrata a fa empresa Data Access para que reemplace a 3 Comm Global tomando como base los precios que ofertaron en noviembre 2013. Hallazgos: Entendemos que esta decisién también fue muy desacertada ya que no se brindé oportunidad de cotizar a otros proponentes, Como hemos mencionado anteriormente, las cotizaciones recibidas en el 2013 no tenian ol mismo alcance por lo que no se debié utilizar estas cotizaciones como base para remplazar a 3 Comm Global y menos con precios que ya tenian 2 affos de ofertados. Proceso de implementacién Data Access instalé un nuevo cuadro tolefénico IP marca Grandstream UCM 6510 re-utlizando los teléfonos Yealink provistos por 3Comm Global. Este nuevo cuadro les permite mantener las llamadas entre extensiones localmente dentro de la Cémara de Representantes y utlizar un circullo de voz dedicado conectado a su central telefénica para las liamadas extemas. Bajo este concepto de “On-Premise PBX” 2324 rho tienen que lidlar con muchos de los problemas que enfrent6 3 Comm Global al Intentar utlizar un proveedor de servicios fuera de Puerto Rico. Una de las ventajas que ofrece este modelo de instalackin es que si ta Camara de Representantes decide realizar un cambio de proveedor de servicios puede reemplazar el circuito principal sin tener que volver a reconfigurar todos los 700+ teléfonos de la Cémara y sin afectar a fos usuarios. Dado que las agencias de goblemo tipicamente deben llevar estos servicios ‘a competencia de tiempo en tiempo pues factita cualquier transicién que se deba realizar sin un impacto a la operacién diaria de la Cémara de Representantes. EI nuovo cuadro telofénico Grandstream UCM 6510 es fabricado por una empresa con base en E.U. y desarrollo en China, Esta empresa lleva unos 14 afios de establecida y fabrica soluciones de telefonia basadas en el software de cédigo abierto Asterisk, por tanto, sus cuadros telefénicos son de muy bajo costo, aunque en términos de “features” tienen muchas de las cualidades de un cuadro de renombre. Entre las caracteristicas que tiene el equipo se encuentran las mds utlizadas por una empresa: + Auto Attendant - Contestadora automética ‘+ Call Reporting - Reporte de llamadas por extensién + Voice Mails — Buzones de voz * Voice Mail to Email ~ Envio de mensejes de voz por email + Call Queues — Cola de espera para las llamadas entrantes + Fax to Email ~ Recibo de fax y envio por email ‘+ Phonebooks ~ Directorio de extensiones + IVR~ Sistema interactivo de voz + SIP Phones - Teléfonos SIP Grandstream y otras marcas Hallazgos Entendemos que para resolver la situacién de fa telefonia ol equipo instalado por Data Access deberla funcionar razonablemente, Sin embargo, esto dependeré de que se configuren correctamente todas sus funcionalidades y se provea un adiestramiento adecuado a los usuarios. También se deberia levantar un reporte de las necasidades de los usuarios al presente y futuro para evaluar si todas las necesidades se pueden atender con este equipo. RESUMEN Y CONCLUSIONES La Camara de Representantes de Puerto Rico, mediante iniclativa de la Oficina de Tecnologia Informatica, ‘ontré en tn proceso de migracién de la tecnologia de voz andloga a uno digital. Esta iniclativa surge do la necesidad de renovacién tecnolégica de su infraestructura de voz, ios costos reducidos de la nueva tecnologia, y del potencial de nuevas estrategias con la integracién de vor y video. Esta migracién ha estado plagada de deficiencias que son atribuibles a la falta de experiencia y formalidad que amerita el proceso de gestién de tecnologia. Clasificamos las deficlencias en dos: 4. Las deficiencias de capackiad (personal técnico) 2. Las deficioncias en la formalidad de la gestién tecnolégica.Deficienclas de capacidad (personal técnico) En una evaluacién de tas capsicidades del personal de la Oficina de Tecnologta Informatica pudimos ‘observar que las deficiencies comienzan con la falta de una descripcién actualizada de sus descripciones del puesto y deberes por parte de la Oficina de Capital Humano. Estas datan del aio 1998 y no han sido renovadas. E's sumamente importante que para el personal técnico se ajusten las descripciones de puestos y tareas do acuerdo al estatus de demanda del mercado y que se asignen recursos que cumplan con la reparacién y experiencia adecuada, ‘Actualmente algunos de los recursos asignados no cuentan con la preparaciin académica 0 la experiencia necesaria para ejercer las funciones que requlere la posicién que ocupan, Estas deficlencias limitan el desarrollo eficiente de proyectos de tecnologia y ponen en riesgo la ejecucién do proyectos eriticos que pudiesen concluir con pérdidas para la Cémara de Representantes. Alpersonal existente se le debe requeriy faciitar adiestramientos continuos para mantenerse actualizados con las competenclas necesarlas como parte de un sisterna de objetivos y medicion de resultados. EI personal que no esté al nivel esperado debe ser reubicado a una plaza de acuerdo a sus competencias 0 reemplazado. EIno contar con personal capacitado para poder inciar 6 evaluat las iniclativas tocnoldgicas requerides por la Cémara se presta para proyectos fallidos como el que se intenté implantar. De no poder contar con recursos técnicos que tengan experioncia en una tecnologia en particular entonces se debe recurrir a la contratacion de asesores que tengan experiencia probada en la tecnologia que se quiera considerar o implantar. Deficiencias en la formalidad en la gestién tecnolégica A posar de que existe la Orden Administrativa 2012-03 "Reglamento de Compras de la Camara de Representantes", muy pocas veces se le puede dar el tratamiento normal de compras a una iniciativa tecnolégica, Es importante que se formalicen unas précticas especiticas a la adquisicion, desarrollo, Implementacién, y operacién de la tecnologta de Informacién y comunicaciones, De esta manera se evitan procesos de compra que no son adecuados y que pueden redundar en seftalamientos y pérdidas para la ‘Camara de Representantes. Como un buen punto de partida le podemos recomendar el folleto informative "LAS MEJORES PRACTICAS PARA LA ADQUISICION, DESARROLLO, UTILIZACION Y CONTROL DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION’ versién 2 del afio 2006, de fa Oficina del Contralor de Puerto Rico. Este tiene gulas ‘sobre el proceso de adquisioién y desarrollo de aplicaciones, el proceso de pre-implantacién, el proceso de implantacién, el proceso de post-mplantacién, la revision de calidad, y la utiizacion y seguridad del sistema, Esta puede encontrarse on ol siguiente eniace: hitp:iiwerw.ocot.aov.prifollotes_pubiicados/2006/LasifeloroePracticasAdquiTee/FolletoTemnologla20061 pdf Esperamos que esta evaluiacién sea ds valor y utilidad para la Camara de Representantes de Puerto Rico y confiamos en que pueda servir de base para mejorar los procesos de adquisicién e implementacién de tecnologia en ol futuro. Cordialmente, r. Suikam Kwok Benchmark Technologies, Inc. 25ANEJOS27 Anejo A (Correo electrénico Victor Burgos) Glenn 0, Rivera Pi estes From: Victor Burgos Sent: Thay, Februery 7, 2018 1:23 PM Xavior Gonselea CaldarSn « Melyssa Perez Rodtiquer Suibets Informe Tecnologia Informe de tecnologfa: Resumen; ‘Desaarollar un sistema de comunicacioncs integrando, dats, vor(eléfono), programactén y video, ‘Trebejox: 4, Integrar todos fos sistemas en uno solo, Data, Voz, Video. 2. Modemizat jared de data con Ia viriualizncién de servidores y programas, 3, Vistualizar ef euadro telef6nico, eliminando el sistema gotual que Jieva 20 alos do instelacih 4, Inegrar todo el sistema de LCD (plasenss) do la ofmara en wna sola consola para poder trsmitir desde un solo sistema, 5. Creare integrar nuevos méiodos interactives para el benefiolo de Ja gente y los empleados, Tales coo ‘programas de servicios al eiudasiano por intervety local, Pagina Interactive co Ia ester para uso erhicativo e interactive donc ia gents pueda aporter desde sus casns o "devices" clectrénico sin wecesidad do estar en law stlas, Busesumen tmbalaremos do una manera iteractiva donde Hevaremos al Hon, Presidente Jalmo Pecell6y ala Cémaxa de Representanesa cada hogar y a cada persona de Puerto Rico, wigan lo adeantosfeenologcosAnejo B (Solicitud de Propuesta) ADMENIBTRACION de mayo de 208 SOLICITUD DE PROPUESTA PARA IMPLEWENTAR LAS COMURICACIONES DE VOZ SOBRE PROTOCOLG DE INTERNET (VOIP) i La Oficina de Tecnologia e information do la Cémata de Reprosentanton de Puerin Rico, s¢ encuentra en el praceso de Implementar una soluciin tecnolégica que ayudo 2 optimizer fos procesos y labore, y quo a su Yoz parmiten un cuadro telefénico bajo VOIP en funclonalidad, El propésite os que la Camara de Rapresenlantes cuante con una red de vor, data @ Intarmot con fa plataforma teenoléglea y una comunleseién a ta vanguardla, on la tecnologia ma reciente, Es Indisponsable ol desarrollo do un elstema contralizado de voz sobre IP, oon el objetivo de mejorar fa effolencia y la interconectividad de tos serviclos do telocomunieaolanes de la Cémara de Repiesentantes, A continuacién se incluye las especificaciones para la sallcitud de serviolos que Hoban ser radicados en antes dol Jueves 16 de mayo da 2013, hasta las 4:00 pm, on Ia Oficina de Administracién de la CAmara de Reprasentanies. Conialmanis, Ma, Ayudante Espectat ‘Administeactén Camara de RepresentantosAnejo C (Enmlenda a Solicitud de Propuesta) Eepecificactones: “Gareit Parvoien Sorvteog ay. f Tih Forvales + Leste = {| aundia 60.000 Minutes sa 7 rove Servis ADSOFT ST ‘235 | DID VOIOE LINES FEE for 236 DID ee Seer reeeeeeoTsoeEEEE| Inga. ara hipaa [a Neusonot ano neg aa OSB He Ee for Volos Ciroulk Rauale) Salus and stalaon, ae ei i pe eae cl | Boon [poo forcantaea zm Povoom IPS#0 Console, 0 3 “2 [ Polycom 1P650 BLK Expansion Noddle a es en IE Pn esse a [1 [sinarinet 7x24x85 Cleco Rout TOAEKO for one Veet : Anejo D (Perfil Personal Oficina Tecnologia)30 Victor R.Burgos Objective Experience Wok for an Inston where ! can contibute to is growth and tlency ‘with more of 15 years of coruter and adminitaive experience, Als to ‘onunaa iy development aa a professional in Gis els. 2003-2012 Ottleator Elderly tales Sanluroo PR. Goxernor Office, (OPPTE) Information System Office + Tusllation and coutiguation Windows 2000, 2003, 2008 sever, Exchange 2000, 2007 server, ISA Server 2006. + Design and Laplemseating ofa Wide Area Network (WAN) + Amesiment ofthe OPPTE information system inorder to improve it’s perforuuatce. + Network and Security Administration. + Anatyze all the manual processes inthe ageuey, create aad developed a data base project, including the link to agency stolistcal and programmatic reports. 2002-2003 OfficeofManagementandBudyet San Juan, P.R Commonwealth of Puerto Rico (OGP) Sorvico Contor Department Assessment of goverament ogeacies information sys ems to provide advice and recommendation in order to improve computer communication. * Installation and configaration of computer programs such as: Windows 2000, 2003 server, Exchange 2000, 2003 server, ISA. Server 2004 and Share Point Serve. + Design and installation ofuetwork infrastructure. 2001-2002 Administration dtuente fatto HotoRey, PR. Information Systems Department + Desk and implementing of ate Area Network (WAN), + tnstaton, Confguraion and Adniisrting of Windows 2000 Server Operating System. * Inston, repairandmnintenance of Computer Network34 Education Reference 1900-2001 NYPRO PR. cayey. PR. Metrology Laboratory + Prepare staiscl data frla process pats, + Prepare programs to ansty2epatdesign parameters for Countar Measure Machina, + Courtr Measure Machine Operator. 2000-2001 On ine Communieator Caratina, PR. Rebuild Ae-Bullt and Upgrade areas “+ Radu areas fet vrioaton ons ofextng maps forte change cf aatves,passves and al oabla spans. + Upgrades arearetrstoveriteatonofexisting actives and passives locaton fr fre change f taps and pedestals atspestio CATV systems mapas, + Update drantagmaps. 1907-1998 ‘copy king ‘Guaynabo, ‘Manager of one of the Stores + Increased sales tru lryroving services and binging lnnew eusiomers. + Supenised wo employees. *+ -Aevelypartdpatd a a salesman providing persona arent ws many fustomets who required my seeeance, 998-1097 ‘Turabo Universiy Guabe, PR. Assistant to the Computer Laboratory Manager and Supervisor + Responsible for heaperaton ofthe whale laboratory + Provide supporto users oftteequpmant andsotare avaiable + Configuration andtoutie shooting ofall P's anther peripherals + Suparvsorottwoemplayees during lahtandweekend tits 4090:008 Constuctor elas Amerioss Sartre, PAR. Housig and Sower Projects Office Clerk + Responsbieforthe inspesion and maintenance efhousatobe alvered, *+ Purchasing anddetveryofeorstuston materials, + Preparation and veoaon of employee te shes. + Preparaton ae poduesonofinventorrepons. 201-2002 ERC, Computer Tsting Hae Rey, PR + Stuying fr Merozo Gord Sytem Engineer, lading SA ssee-2004 Poyectnte Unvety at Rey, + Sutying ElectoslEngieesng ‘Avatabo upon request3 ortoeig zousun uetow |30 pepucany ‘pepygerwa, Te Rony Tansey EUENl ‘Ruasad fe prozfdes/t egtounes op en ay eee aes | eeaecvaennn pear oboe‘sepepanrny KSebemyepeeming |” opeadaanpsiauon‘orenbnaon | ELOR/ONe/Sr e evacPaS | Evi UR TUSPERERET 9p Onc aquni {9p SST ogg 9p HUI _3P O21992, OPEIOSY OPEISfouewint ease 3p ery cong cuang vent wes ua Stoz op Re Bp 7 Aoy “jevostad sp aqwarpaca ns ap exqo'onb uppeUUO;U) “owausaD caLNLIED -] 1 snmp aint | | ey eet [desea oumopaniaieng | Seapevermeiciia | oemiisimemeon —| a38 Anejo E (Adjudicacién Equipos y Servicios) ADMINISTRACION 18 de septiombre de 2013, Xavior Gonzéloz Caldorén : ‘Adinintstrador Amara de Representantes Proyecto de Telefonia (VOIP) de ta Cémara de Represontantes {La Oficina de Tecnoiagfa Informéticn, se encuentra er el proceso de Implementar una solucién fecnoldglea que aytdo a optimizar los procesos y labores, y que a sul voz permitan un cuacio telefénico bajo VOIP en funcionalided, FI propésito os que la CAmara de Reprosentantoe.cuente con una red do voz, data o infemet con ld Plataforma tecnoldgiea y una comunicacién a fa vanguardia con Ja tocnologla més rocfonte. Es indispensabie ol desarrolia. da un sistema centralizado de vor sobre IP, con-el objetivo de mejorar la efiéencla y “la interconectividad de los servicios ‘do ‘elecomunicaciones de Ia Cémara de Representatis. Para e! proyecto antes mencionado ee invitaron les siguientes compafias: © Columbus © Dala Access fe © WorlNet * 8.Comm Global” Tiatador_ ‘Comantaiio oftecé solo mensualilad Columbus $19,300.00 __| (no-equlpo) Data Access $164,000.00 Costo de equipo WortiNet $243,720.09 | Gostode equipo 149,900.00 | _Costodscequipo _}39 El Comité evaiuador de Ja Oficina do Administacion do la. Cémara de Representantos ‘ocomlenda favorablements la propuesta somelida por fa compafla 3 Comm Global para ol proyecto antes mencionado ya que la misma cumple con las especiicactones ‘olicitadas para la adqulscion de los equinos da voz sobre IP. ‘Atentamanto, lb, PRs Sr Vietor Burgos Dieclor de Tecnoaya Aatsor My, Oficina de Administracion Sr. Glan Rivera Ayudants Especial——s ADMINISTRACION 28 de novieinbe de. 2013 Xavlor Gonzélez Calderén ‘Administrador 7 PROPUESTA PARA SERVICIO DE VOZ SOBRE IP DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES: La Oficina de Tecnologia @ informtloa de la Cémara dle Representantes, so encuentra fon el proceso de implementar una solucién tecnolégica que ayude a optimizar los proceeos y Iabores, y q a su vez permitan un cuadro telefSnico a la vanguartia eon fa tecnologia més reciente, Es Indispensable el desarrello de este sistema centraizado de voz sobre IP, con et! objetivo de mojorar Ia eficencla de fos serviclos de comunloactén do la Camara do Ropresentantes, Para este proyecto se fe pidé cotlzaci6n alas sigulentes compafias: Trellador Oferta Columbus $19,300,00-mensuat Data Access, $18,616.00 mensual Worldnet $23,271.81-mensuel 3.COMM Giobat $19,600.00-mensual cn Thcento Apatodo 228 Son san PSI He CFTRIZA 177 72D K 988 OK, 61 F707 6204977178772a1 Luego de evaluar todas las cotizactonos recibtas en la Oficna de Administracién, recomlanddo favorablemente le propuesta dela compafta 3 COMM Global ya qu cumple con les especlcacionse eoliotadas para ol proyecto Voz sobre IP y a su vez, es la més ceconémica, Atcntamenie, Kee ‘Ayudante Operacional Camara de Representantes Estado Lore Asoctado de Puerto Rico42 Anejo F (Enmienda Contrato 3COMM Global) ‘Eerapg are nagcu409 neuen "Shard be NePReaenMaNS MS ‘RUENDAA conmaTonESRiveIGS nf dese un Pura Rl oy a roe 22%. coupanscen DEUNA PARTE Le Cline do Rjrseanio ol esse Aun Paes "es ears nn 9 pr ores Peat, ee Pat te, a ‘oat jc Dane, Poe, qu prod lad B® doe unis el eo Le Asn Pmt RL 2 de 3 ep 38 ‘74, ein womans, do Rag 8, 628.62 dl "dread 1A GALINA to eerie Pots Rs? th 5 nrc 298 yal On Mee Nin 2801 14 oe eno de 2018, 0a ett e Feet cla Cen to erate x pei afr aa 5 Onc Oa me ee, acm oe, Pats Ren, xno fn gad ee amo ee rete orto Abia Ren 25027; eue ena UA CAUMEA DE eo be Acraniri com, ovat ine suit opin dt oe ibe aos oe sine onan mines ea he tons tw Som a te Rtn tar Tea os Rescate bh mas rear te ncaa tncortoneee Ms cranmeatinpemeamtentsyrratonte bg ancl se nto cen as Settee sams gemeeeroon ace een oan Tearmnch piven rte roma PRIMERO: Gov pr athe n Cotas Sa el 9 eto de ‘2019, ono 21440085 coger ea ee cera 218 at 9040 wee204 sony: 20 pate hasan rte on Cie 2 ie ornate so ent os expres un aio peared sn goo fare fafa el eotao Zoaine pus ssnuat for emtcca ete. che A CCONTRATETA eerie Cuan TERDERAS tocerspr ln ule ‘earn mene etn eta lesson enn anes (7 28500) a > ii! soe chen sans cn camera ner ovens ‘are (45 080) ravine Ct Ene an rine caro‘iva oO Cova assent do ih camera y mre mil novecatos dares {staan a clnto ooh y sleto mal ebnte eno dare [61710890 rate ena as mio, ‘Dice ut ctr eerdetesguetemaners teas enone: TERCERA: Heverlee per oo. Sevisos: 1A chitann De REPRESENTANTES pegs » LA COMTRATISTA en conbthétn ores sens qo precio yo ne persons dete Cott Ts antec maxins que no ocd eens ae aart echt aoe ieee clr (38710800 ate gent ene doo pag se olomurha recov iulene ttss 8 ase, coreutils etn ds dow elenus bade ‘St pow po para otra arpa ea Care escorals qoute expt oe xp, Oreo velop uses velco ees (92880805) 7. Recreate pa eosin de ed pata ye “evs! tary con cletn rlnbe. ee + Case taceatetclentn oon dare (1840.05 ‘TERDERO: Vigna! Eee caren ol Ciao 46 Ganies xine on voor (heme ‘CUARTO: Todos x donde troy cand ‘vet rapa en el cant nin 1400086, ned 201, dnc pane oe, AORDTACION Ann pr, vitae pont ern onto de eri locos pra oer fay eect au ers yas, {xCoMRATITA Se See oa Cbs 620704504 Seb eeinne an Men ta 4344 Anejo G (Factura del 9 de diciembre 2013 3COMM Global) : a FN e, se 3Comm Giobat ” 308 oMMs § -E Goverament Stuer, AB bauisety Sb ap seusigond ops ‘eke oan sepien ene rape wana: asa auap as ab eh sosoaoid so opuesenad "pase 9p souasy 5] epuemauonsap URpURCD ‘er So] Sys sap upperoGe9 | OpUOIS erugtoo sepeaueoue SopeyTaUP Se Op FLAY = ‘sepensong peyroyla AsDA5°1y naay em 9p 9510601 yep usHearemze w| uo> exenuauOD|S + ‘oan ua upase ou anb sonauip samune so|seoyquep! eset opvefegen p22359 25. "(yewuyuoo e squ2xpuad) jeidon, eupipeu 9p op yipo yo uo epuopaseid ‘ap seuyo se uoa opueteqen preisoas = eysenou ae ¢ Ag’ Sees se[u3 Soran. soueypjax so] sjesuy ered ecusipne 2p Sees 5] ue opefeqen e159 35 ding esoseg sou: “aiuayye epeaign es9 arb eupyo eun ua ayusweoypodsa 7ajgTu09 sa.uuor “So 12} 9p eupyo 2 9 soUBfan Sop “ouoya -asKeqeye)anb éosp fe ofesur 35: nbjey stueaseidas jp eupuo cpu = 99150] 0d get souejpe2 50) mS 2s uppadanes ap eae ud soxanu soUOssIe sop uowejesu 26 epuspssaud 9p euPYO eT «| ‘ouoypia (e353 oyensm 12 § up;adsoo1 apsap 9 uapand 45210709 50] ‘Us BUDO Bop sauoysuasx@ sa wauIg eroueNt sauojadanee| ua sesaucyog Se uoreuseoud os + ‘yevopuanuos euoyaa axed sopeztna soynaup ap spxen @ wBojgue eulo} 9p eve ap eyas ey {vous ep oyooroud augos 201) 4193905 Zon 9p ony fe epeatpap pou eu ‘on 2359 ‘cotugaya dzpend ovanu [9 2qnu ‘bun eses3419 U9 opeseg ex OKO -Aexep euoyaias ap mumanasoeyy: ‘aun oo ueqeuos saweruasaiday 2p ee) {2p uppeaqunwos ap sewopsis so} anb © ope, soyaKoug [9p ugtoduoseq (doup eqisesau ag)-esanry sin] uoWIeY -Z seioualpny + (doap un sejeysur eye} eyep uod a1qe9 un sowsouay eA etualpne eysa ug}-seuog ojopy -s sefoualpny « (doap eysaoau 25)-peveq eve -¢ sepuaipny « (doap eusaoau as) -euaysiueqa « {doup un eqisaoau as) -zapupuiay 4es95 “day + 3) STOZ ap PGE SP LT fe eodey saqusrpued sofeqey, = — BJUOJsIaL Sp O}AKOg 48Anejo L (Propuesta Data Access 3/25/2015) DoRe S| wS |souowdon loge fw se Susu pe seca Bu 92 onan og pnt iy "000 [ewepnou i tl sowed wtp amnesty a8 ‘SUUE pu Bupa ete 24 ny see sedoy ep REL oe aa cote Kana Gy ene on ee eae Sew Span od yuouseesay wosoet| TT SBN “Se oun SUH PEL T seaTaeS| ‘scoe-nsb-18. zo. 10600 a "wep ue oueoueBeued ag 004 euns “any vojanmsveg 57 LE sioasere 0 3 & ssaa9~ ajogAnejo Ml (Estatus de Proyecto - Cronograma) Beagle baal Gronatajes We Esa de Freee de ouy Data dels Chara ce Rapresentates 22. Tprado ps | Uar@ccs Comunale 16 de absll de 2015: La Cémara de Representantes emiti6 orden de compra para realizar un “assesiment” als fecidadese infraestqctura de vory data existente el 16 de abri'de 2035, 4 de mayo de 2015: Comenaé el “assessment” Wenlco de todas la fecidades e infroestructura cde rades y vor exstentes, + 20 de mayo de 2015: Se ofrecié una presantacién de los hallagos y detalles de este “assossment”. + 12de jlo de 2015: Se present6 una propuesta para la solucion de Vor y Data basada en los hallazgos del “ossessment” realizado, +22. junto de 2025: Se emi una orden de cornpra paral nstlacién de equlpos y servicios no recurrentes de Vou y Data, +d de septiembre de 2015: Se firma contrato #2036-000268 para los servicios recurrentes de Vory Data, ‘Segtin solitado por el cllente a portablidd de los servicios de Voe se segments en dos etapas! +B de septiembre de 2015: Se completa la Portablidad de 82 ndmeros D0. 29 de actubre de 2015: Portabildad de serilos de Vor restates. fol esner Vera Prostoning Manager Date ccess Communications confident! Pinata soreane%6 ‘cronogrema 1022/201681 Anejo N (Carta Adjudicacién Data Access) 1 do Jullo de 2015 Junta de Subastas ‘Camara do Representant Xavier Gonizélez Calderén, ‘Administrador Proyecto Tolefonfa do fa Cémara de Reprosentantes, El pasado 26 de Junio de 2016 recibi una comunteacin de la compania que actualmehte os brinda el servicio de telofonfa en la Cémara de Represontantes, anunciarido que desde el mas dle abil df ato en curso ee encuentran on ol proceso de reestructuracién ¥ no estardn trabajando con el servicio dela tolefonta Voz sobre IP. ‘A tales efectos, conveque Ja Junta de Subastas de la Cémara do Represontentes el pasado 19 de Junio del affo en curso para evaluar el asunto, En dlsha rouniéin estuvo presente ol Ledo, Carlos Rlvera, Miambro de Ia Junta y 80 recomend lo sigulonte: Gof 1. Ultlizar la segunda compatia de ta Subasta Informal eelobrada pata el afio 2013, el cual es Data Access, Steno esta la segunda més econémica y la que puede trabajar con los equlpos quia ya se compraron, 2, Sotrabaj6 de manera inmediata con el fin do garantizar una continuidad de servicios, siendo la telefonfa esenclal para el mejor funelonamiento do la Cémara, de Represontantes y sus usuarios. 3, Que fa compatiia Data Access trabale el roa del cuadro telefénico del Capitola. fen el sistema Voz sobre IP (VOIP), segin fue eotizad en la anterior subasta Informal, para garantizar los mismos preclos y a su vez economias, ‘eit, Apatach 92728 ton on, Pee Rie 00902228 TA 2.410 X, 888, 604 961 (8 2049771. 7772-19Es do suma importancia trabajar oste asunté con prontid ya que la companla 8 CONM rho garantiza seguir brindando el servicio después del ms de agasio del 2016. Atentamente, fenreS, Rivera Pizarro Presidente Junta de Subastas Cémara de Representantes Estado Libre Asoclado de Puerto Rico (C/o: Margaita Jimenez-Oficina de Tecnologia ‘ANEIOAnejo O (Informe Data Access) -Andlists y Recomendaclones pare mejores ¢ fa Infracstructura de fa Red dle Datos Cémmara de Representantes CERTIFICO CO 0, Fun FECHA: ‘Temsepeaianas GPS OAANMMNNA ERED PTRecomendaciones para mejorar Infraestnictura de voz date: 4 implementa una soluciin de VolP donde los equlpos PBX IP estén dentro del contra de La Cémsra, donde se garantie la seguried del equlpo y el acceso a la plataforma de comunkeci, 2 Instalar leas troncales dgtales equlvaentes @ 474 0 100 troncales en sip trunk para ‘manor los alrededor de 700+ tléfono existent’. 23, Susttlr todos los teléforios anblogos por IP Inchldos los del Hemel, mantener este en la plataforma Norte es un resgo grende ya que este sistema est obscetoy nose consiguen partes fécimente 4. Uafraesevctra dl cableodo debers ser coreg emplazando toda cabrtia que no esté «de acuerdo fos esténdores para Cableado estructurado de data THVEIA-SEB-, Enel ancxo 8 debe de reubcar el cuarto de cableado ya que donde se encuentra no es aproplado y (dvr de acuerdo ala estructura del ei, 5. Implementar VoIP sobre PoE © conectar fs teléfonas@ UPS para evita los problemas de volte 6. ta Infaestructure fisica de cableado debe estar conectado a tierea y cumplr eon Codigo etrico Heclonal de Puert Alen y Célgo Electro Naconal NFPA 70. 7. mantener en planes a futuro para aumenter la velocidad de le lb Optica @ 10Gb en ol backbone ‘Comentarios sobre a ubleaién Date Center: 1 ata Conter de la Camara de Representantes estd ublcado eh el t6tano dat edi del Capitole, apromademente 2 ples por deb del net del pso del sStono, El euarto esté ubieado justo en modio de los bofios de damas y cabaleros del eétano, Esta wbleecén no ‘ofrecesegurded al momento dé un incident, tan comin como une tubere del bafo rote del plko 0 pls suparires dondo podria Inundor el area de los equips, sln tablar de last posta de hurseanes tereemotes. 8 cuarto no cuenta con sstems de detorcén de Inendleseflente, no tene tampoco un sistema de suprestin de Incendos,fsto compromele grandemente la Integad dela data slmacenads on este ugar Definitivamente crf apropiado evalua ota Sree donde se pueda ubler los equpes y de esta ‘manera saloguarda estos sistemas, ‘Gnmcckenenranar hwohehincGnnnemcuaahatadas OTAnejo P (Interinato Margarita Jiménez) N\ ADMINISTRACION | [ROE SLA TI | St de abit dezo14 Setivedy Seosns Represententes Sextet Saigontnds Aras : Dirpfte (60 Ohne Legieatvony Admiistavaa (Cnatd de Repesonantes del Hslado Lib Asooko ; InTéRINATO i i ‘te notioamiod que In Son, Margarita nae: Bracero, Sypetiinny. do ‘donot, -Ofehut 46 "Teontoat Informétia,eftestéfunciones do Direotora Intern daed4 Oficina; deote eb 11 de bl da204, sy tal zd, fe soicllamos que fogo tuinite sem canaizeda w tives le Ya softs iz Brncer. ‘Agradiosenos au acostbreda oooperscién y colaboractén, Content, Gonitien Caderéu i pnolseador Katia ! ee plo neo 92228, in Jv Puno cOo8 i TF71721404 WOE 4911 FAUT ARAMZLM, 787TH |Anejo Q (Orden de Compra 2015-01338) age ans wera ac 0 00 9 OR NOl003dSNI J O810FY 3d SWYOINI A sary sees et Lan) ‘00sa-¥21 Usd) ip SS) sezeencan uae es cece my fy ‘ond ouond op opEEsy aigry opEI=a SAINVINASZUdgu 3a VEVINyO. 56Anejo R (Pago Orden de Compra 2015-01338) at ma eerie Reese | Seen 25 SH -8 a Gamat de repress PR Apatedo602228, ‘Sandu, PR coso2228 YES OG ‘Remittance Section ‘outer uss tinea Da toe Nae “ane Saba emesis ‘oulbve sisoi7e Am Ss: 3 18.200.00 ‘prt netune eae Dashes Seve De La Cotsen Senta PR 00001 Important Messages Imoice Information nt Number “4500318 Date 52016 levee Number 1001880 Due Date: oonaiz01s ota Dun gecne ‘Summary of Charges. ‘Balance Information Prous Balance 84078 Payoanis Reosved- Thane You 900 ‘Bahco Forward 1078 ‘Adjutmanie ot New onoege9 Recuning Charge 0.00, on Recurieg Cherges ‘ooo = al charges 200, ‘exos ond Suchsraos 0.00 Isto Fee “otal Now charges wieatore Tot Amount ust Ponsa py thin emounty e72018, 87 Aye PIN: 702888 when you ‘Under penaly of bscht rity, cert that no pls ‘employe of tls Government Agency ls part or has eny Interest inthe profits or aoe to supply th goods servees podacad by the Contact bjt ofthis bland stan employe ie pct ot has any intrest in the profits or ‘emits proce by th Conta previous exertion ns mdse, Te only consideration to supply the goods or eres oft ofthe Contact has bean the payment agred wth tn authorized repeseatatv ofthe Auathosy: The sum ofthis lls hr and coment The ‘esvlots have been rendered and havent been 7 a ‘GAIMARA DE REPRESENIANTES I son CE PUERTO AIO whe robo enna oth nnn Ferquestonsegerding yourtvole esas call Gastar Serle 77077025. dy58 Seesinaeiers y Wn cpa _S20P onary ARRAN VEROTCE DELEON TSS SOTE TH SAN TURN FACT Z i “ la a ReOFORG om cu lseawcione reo JrAcrteoeetJuMontePosotese%26 -oF De AUADA ew | ciaral- Iracr-seoteo unto e046. Po aote-ats8 oa ES sato | isoonea|. | necipcasereuttser 7 Protntoentln ae Centos thotencanets Deven conmass ern caacasei Ciirtomerco tater Restenss oe. ae emeoy | ae Bere | ese Form Fae WLM MORALES RoDRUEZ-oIEETORA asus et otha Tis Gib) eNom ae eo etsy gonads ror sie eno eonucnspn e lga ow edah a See ee e ea1ak (hey rags ST | asa ern Titer is Cg aaAnejo S (Justificacion de Compra) sa eo 59 Cortticacién ‘Se adjudieé ta Ordon némero 2015-00812 a Comm Global Inc. Ya que tiene el ‘sonocimlento, ta experiencia, Ademds fue ! supldor a quien se le hizo la primera compra delosteléfonos lo.que a permitid que conozca el proyecto, El tener conocimiento del proyecto evita que surjan costes adicioneles de andisis y recomendaciones. ‘Todos estos olementos gon los que eslablecen que el Ittador es el dnico que puede frestar el bien y servile. Sogdn se establece en la seocién ndmero siete parte f nlmiere ‘uno inciso cuatro, También ol inciso ndmero ocho. Se establece un proyecto pacticular {uo roquiera un equipo de una marca y modelo espacifico; y la eoonomia que represento ‘mantener unformigad en unidades maliples, Segin establece la Orden Admipistatva 20124 Goritfeamos hoy 2 de octubre de 2014 Luisa. Melendez Burges Director de Compras y Servicios60 Perfil de Benchmark Technologies Benchmark Technologies es una empresa netamente puertorriquefia la cual lleva sobre 22 afios de establecidos sirviendo al sector de Tecnologia de Informacién ofteciendo servicios a negocios, instituclones educativas, hospltales @ instituciones financieras. Contamos con clientes en Latinoamérica y el sur de los Estados Unidos, Foco del Negocio Nuestro negocio principal gira alrededor del Diseffo, Implementacién, Documentacién e Integracién de infraestructura de redes de computacién incluyendo el equipo, cableado estructurado, sistemas Inalémbricos, Telefonta IP, Gerencla de Proyectos, contratacién externa, Auditorlas y Consultoria para los, proyectos de Sistemas de Informacién. Personal Nuestro equipo de ingenieros, consultores y personal técnico es reconocido no sélo por sus certificaciones, experiencia, y compromiso de satisfaccién al cliente; sino también por su capacidad para proporcionar soluciones efectivas a nuestros clientes. Benchmark Technologies posee un equipo de trabajo altamente diestro que se mantiene continuamente al corrlente de las nuevas tecnologias emergentes. Perfil de los Evaluadores Mr. Suikam Kwok 28+ Years in the Information Technology industry with an emphasis in enterprise networking, telephony and telecommunications. Retired Army Reserve Officer specialized in telecommunications. Education: B.S. Computer Science University of the Sacred Heart ‘Technical Areas of Expertise: = Experienced network integrator using Cisco, Brocade, HP and Enterasys Routers and Switches. Experienced with different routing protocols like OSPF, RIP 1/2, IGRP, EIGRP, BGP. Load Balancing and redundancy protocols VRRP, HSRP, GLBP. Experienced with Metro-E, EFM, EoTDM, Frame Relay, ISON, ADSL, DS1/DS3, T1’s and Wireless Bridges. Installed Virtual Private Networks and other remote access Implementations. Installed Nokla, Cisco PIX, ASA, Fortigate and other brands of firewalls. Experienced using network sniffers, protocol analyzers and cable testers, Strong knowledge designing high availabilty local and wide area networks. = Structured network cabling design, installation and troubleshoot of UTP Cat SE, 6 and 6A cabling. Experienced installing Panduit, Ortronics, Leviton, Uniprise and Belden products. Designed structured cabling projects with over 1,700+ volce and data drops including Multimode and SingleMode fiber backbones, = Experience installing wireless solutions in Point-to-Point, Point-to-Multipoint or Wireless Mesh ‘environments for long backhaul operations. installed complete wireless campus at major universities and other building to building wireless implementations.61 IP Telephony - Installed 3Com NBX IP PBX, Cisco UCM 600 and Eplgy IP PBX’s. Strong knowledge of voioe protocols and codecs like H.323, SIP, G.711, 6.722, 6.729 & 6.723. Experience configuring SIP Trunks, SIP Tunnels and voice gateways. Performed IP Telephony training to PBX installers including Claro PR technicians. Storage technologies — Installed NAS and SAN implementations using HP products. Designed backup and disaster recovery solutions for enterprise environments, Installation and administration of Windows based Servers (NT, 2000-2007), Microsoft Backoffice, Novell Netware and Linux based Servers. Installation experience inckides; MS Exchange, Internet Information Server, Proxy 2.0 / ISA, Veritas Backup Exec, CA AreServe, Symantec Norton Corporate, RAS, DNS / DHCP / WINS / RADIUS, Sharepoint Portal Servers. Energy Smart Grids — design of cyber security architectures for smart grid deployments, Integration of distribution transformer monitoring, advanced meter infrastructure and grid communications. Wireless backhaul design for data collectors and integration of Neighborhood Area Networks (NANs), WIFI, WiMax and Wireless Mesh networks. Consulting — Experienced Information Technology consultant for many enterprise customers Inoluding Major Universities, Hospitals, Insurance companies and Government Agencies. Actual ‘extemal IT consultant for the Reina Beatrix Airport in Aruba for projects stich as @ major Structured Cabling repiacement forthe whole aitport that include all Fiber Backbones and Cat 6A UTP cabling. iso designed the Wi-Fi project to provide wireless connectivity at all areas within the Alport. Technical Training & Certifications: + Brocade Certifed Network Engineer (BCNE) + Cisco Certifed Network Associate (CCNA) * Cisco Certified Design Associate (CCDA) + Enterasys Switching and Routing Specialist (ESE) + Microsoft Certified Systems Engineer (MCSE) + At Certified Technician + Project Management Institute (PMI) ‘+ 3Com IP Telephony Expert Certitied + Epigy IP PBX and Voice Gateways + Panduit Cabling Installer Certified * Ortronics Cabling installer * Leviton Cabling Installer » Fiberlogic Load Balancers + Fortinet Unified Threat Management Firewalls, ‘+ Riverbed WAN Optimization Solutions ‘+ FluldMesh Wireless Certified Installer + Aruba Wireless Certified Specialist62 Mr. Luis Adames 19+ Years of hands on solid knowledge in Information Technology, Governance, Risk, Compliance and Business Resilience, Major exposure and experience In Information Securiy, Risk Management, Standards Alignment, Compliance Frameworks, IT Service Assurance, IT Controls, Project Management. Strategie Planning, Change Management and Business alignment. Use of effective communication and Influence in order to get things done, Education: B.S. in Computer Sciences ~ Interamerican Universi Technical Areas of Exportis of PR Governance: Information Security Policy framework, Business Continuity Planning, Operational Risk Management and Oversight, Systems Development Lifecycle Evaluation Risk Management: Operational Risk Management (Information Security IT Risk, and Continuity of Operations). Compliance, IT Controls: and Audits: Health insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Health information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Aci, Sarbanes-Oxley Act (SOX) IT Controls (COBIT), Statement on Standards for Attestation Engagements (SSAE) No. 16 IT General Controls (SOC) and Security Principals (SOC 2), Department of Justice Network Security Agreement (NSA), Customer proprietary network information (CPN), Fair and Acourate Credit Transactions Act (FACTA) 2003, Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC) IT Examination, Gramm-Leach-Bllley Act (GLBA). Standards and Frameworks: ISO/IEC 20000 Service management, [SO 22301 Business continuity management systoms, ISO/IEC 27001, CERT Resilience Management Model, NIST ‘SP 800 Series, ITIL IT Service Management, Payment Card industry Data Security Standard (PC!-DSS) IT and Security Technology: Data Loss Prevention, Identity & Access Management, Enterprise Single Sign On, Network Access Control, Secure FTP, Secure Email, Email Archiving, Security Information and Evaluation Management (SIEM), Vulnerability Management, Firewalls, IDSIIPS, UTM, Endpoint Protection, Virtual Server Protection, VOIP & Networking Systems, DDoS, WAF. Projects and Experience Provided assessments on Regulatory requirements and Information Security standards for Healthcare, Financial, Services, Ullilies and Technology Sectors. Performed Cybersecurly audits, assessments and implemented Information Security Programs. Created Classification Policy and procedures and perform the data discovery, analysis and classification process for critical applications. Developed an Incident Management Process for Data Loss Prevention. Worked in charge of interacting with Internal Audit as a single point of contact to assist in evidence collection, control reviews and coordination mainly on SOX controls and reporting. IT Operations, Applications and Information Security controls assessments. Used Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) framework to identify and asses Information Technology general controls. Information Protection responsiblivies that included asset protection, access control systems, network security architecture, network access and monitoring policies, employee education anc awareness, design, implementation and administration of the information security program and the Strategic Security Pian.Provided Information technology (IT) and IT Risk Management support and consulting services for Healtheare Sector. Developed Operational Risk Framework (tix of ISO, NIST and GERT) for Cyber Risk, IT Risk and Information Risk. Management of the Information Security Office (ISO) assisting the staff in the identification, development, implementation and maintenance processes actoss the organization to reduce Information and information technology (IT) risks, respond to incidents and establish appropriate standards and controls. Governance of the establishment and implementation of Information Security polices framework and program that used ISO and NIST standards aligned to HIPAA Security Rules. Secure Infrastructure planning, design and technology evaluation (NAC, SIEM, RBAC, Identity Management, Privileged Identity Management, Fraud Management Systems, Vuinerabllty Scanners, Secure Remote Support Solutions, Firewalls (Fortinet and Checkpoint) and UTM, IPS, Virtual Server Protection, Secure FTP Gateways, IP Address Management (IPAM), DNS and DHCP Solutions, Vulnerability Management tools, Entity Analytics Solutions) Technical Tralning & Certifications: 63 * Certified information Systems Auditor (CISA) ~2015 * Certified Information Systems Security Professional (CISSP) ~ 2010, 2015 * Information Systems Security Certificate (Colorado Technical University) - 2006 * Security Certification and Accreditation Certificate (Colorado Tech University) - 2008