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AUTOMATIZACIÓN
APLICACIONES CON MACROS

Aplicación de funciones de base de datos
 Aplicación de auditoría de fórmulas
 Trabajos con macros

DE

evaluar fórmulas y automatizar aplicaciones con Macros. será evaluado en: 1. así como automatizar tareas con uso de las macros. Actividad  Obtiene indicadores. creando las condiciones y realizando las operaciones en función a la base de datos. Genera resúmenes e informes con grandes cantidades de datos y obteniendo indicadores haciendo uso de funciones de base de datos 2.  Usa auditoría de fórmulas para comprobar. Capacidad El participante al final de esta sesión. También harás uso de herramientas que te permitan rastrear las relaciones existentes entre celdas y fórmulas incluyendo posibles errores que se puedan generar. Usa la Auditoría de fórmulas para rastrear y analizar posibles errores. Evaluación En esta sesión Ud. En esta sesión harás uso de herramientas que te permitan gestionar eficientemente los datos e información que se generan en una organización. el análisis y la generación de resumen específicos para la toma de decisiones. . . Genera macros que permitan un registro dinámico de datos de una hoja a otra.  Desarrolla macros para automatizar un proceso de registro de datos de una hoja a otra.GUÍA DIDÁCTICA Descripción En muchos casos dentro de una organización la información que se maneja es extensa y aplicando Excel podemos ir usando fórmulas y automatizando procesos. pero cada vez las cosas pueden ir incrementándose y un archivo llega hacer tan extenso que es muy probable que no recordemos lo que hicimos y esto lleve a perdernos dentro de nuestras mismas fórmulas. 3. lo cual te facilitará las consultas. estará en capacidad de resumir información. rastrear datos vinculados y solucionar los posibles errores.

 campo: es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el cálculo. 7 BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados. de tal manera que se facilite el obtener información de ella por cualquier método posible. 6 BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados. es sumamente importante que desde el principio piense qué información debe contener. 8 BDEXTRAER 9 BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores. 12 BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo.  criterios: es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos. 11 BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores. 3 . En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos. 5 BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados. Las funciones de base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en común: = Nombre_Función_Base_datos (base_de_datos. campo. 3 BDMAX Obtiene el valor máximo. 4 BDMIN Obtiene el valor mínimo.Aplicación de funciones de base de datos Funciones de base de datos Si va a manejar información en Excel como base de datos. Todas ellas guardan la misma estructura: Función BD(base_de_datos. criterios). 2 BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor. campo. Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección. Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. 1 BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número. criterios) Donde:  base_de_datos: es la tabla/lista que contiene los datos. Las funciones de base de datos son aquellas que permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. ¡NO OLVIDAR!: Todas las funciones de base de datos están agrupadas en la categoría BASE DE DATOS en Microsoft Excel 2013. 10 BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo.

promedio y total de la marca SONY y además que nos diga cuantos productos de dicha marca existen en la Base de Datos. En la Hoja 2: 4 . mínimo.Ejercicio 01: Empleando la Base de datos de Productos (mostrada a continuación). Solución: 1. seleccionar desde la celda A6:E29. Use el rango A6:E29 2. Asignar un nombre al rango de la base de datos. En la Hoja 1. le colocaremos de nombre DATOS (use el cuadro de nombres). tener creada la base de datos Productos. 3. genere un resumen que permita obtener el precio máximo.

D2:D3) e) En la celda E11. Ahora se ingresarán las funciones de base de datos necesarias para obtener los cuatro parámetros necesarios para el resumen que se solicita. 5 . digita lo siguiente: =BDCONTARA(DATOS.D2:D3) c) En la celda D8. En la celda D3. a) En la celda B8. escriba el criterio de la marca a considerar. Ver imagen siguiente b) En la celda D2 y D3 debe crear las celdas de criterios necesarias para usar las funciones de base de datos.5. Ejemplo: SONY 5.D2:D3) d) En la celda E8. digita lo siguiente: =BDPROMEDIO(DATOS.5.5. digita lo siguiente: =BDMAX(DATOS.a) Crearemos los cuadros resúmenes necesarios para obtener la información requerida.D2:D3) b) En la celda C8. digita lo siguiente: =BDSUMA(DATOS.5. 4. digita lo siguiente: =BDMIN(DATOS.D2:D3) d a b c e Ejercicio 02: Se tiene una base de datos de trabajadores de una empresa y se pide crear un resumen en el cual se permita extraer el tiempo de servicio de la secretaria cuyo nombre es Pilar Osorio.5. contar la cantidad de secretarias inscritas en AFP Prima y contar la cantidad de auxiliares con hijos.

digite: =BDCONTARA(TRABAJADORES. ingrese los datos de los trabajadores de la empresa (ver cuadro anterior). por ser el número del campo en la base de datos Trabajadores. del campo donde se hará el reporte. 3. asígnele el nombre TRABAJADORES. En la Hoja 1. 2.B11:C12) 6 .3.3. Ahora se ingresarán las funciones de base de datos necesarias para obtener los cuatro parámetros necesarios para el resumen que se solicita. a) En la celda D4. b) En la celda D8. Seleccione el rango A2:G20.7.B3:B4). Colocamos colocar 7.Solución: 1. Ejemplo: Tiempo de Servicio. cree el resumen (incluye celdas de criterio) e ingrese los criterios tal como se muestra en las siguientes tablas: 4. digita: =BDEXTRAER(TRABAJADORES. En la Hoja 2.B7:C8) c) En la celda D12. digite: =BDCONTARA(TRABAJADORES.

Los valores se muestran en una ventana separada que se mantiene visible.  Rastrear dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.  Mostrar fórmulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante. Obtendrás el siguiente resultado: Aplicación de Auditoría de Fórmulas El uso de archivos con fórmulas complejas muchas veces nos lleva a encontrar el origen de un posible error y esto puede resultar muy complicado cuando al fórmula usa celdas precedentes o dependientes.  Comprobación de errores: Busca y rastrea errores comunes en fórmulas.  Evaluar fórmula: Muestra el cuadro de diálogo Evaluar fórmula para depurar una fórmula evaluando cada parte individualmente. 7 . Si tenemos que trabajar con archivos complejos en el uso de fórmulas se vuelve una herramienta de mucha importancia. Excel dispone de una herramienta que permite evaluar fórmulas y rastrear posibles errores. Donde:  Rastrear precedentes: Muestras flechas que indican las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.5.  Ventana de Inspección: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.  Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes. independientemente del área que se muestre del libro.

haga clic en el botón Rastrear dependientes 8 . 1. “Usar Auditoría de fórmulas.  Ubicados en la misma celda G6. se realiza lo siguiente: Solución: a.  % Dsctos (celda C3)  S-Bruto (celda F6) c. Seleccionamos la celda G6. b. Apliquemos en la misma celda la opción Rastrear dependientes y observemos el resultado. Observemos el resultado. Señala las celdas que preceden al resultado de Descuentos. grupo Auditoría de fórmulas damos clic en Rastrear precedentes. en la ficha Fórmulas. para rastrear precedentes y dependientes de los descuentos”.Ejercicio: Teniendo el siguiente cuadro de datos. se pide aplicar una auditoría a las fórmulas utilizadas.

Podemos usar la opción Evaluar fórmula. Hasta obtener el resultado. Podemos evaluar y nos irá indicando los datos referidos a las celdas. mostrando la fórmula y los resultados que se irán obteniendo. 9 . Podemos usar Ventana de inspección para supervisar y ver los valores obtenidos. e. d.Señala las celdas afectadas por el valor de la celda G6.

Usted puede tener muchas hojas de cálculo que contienen datos similares. 10 . Por ejemplo. puede que tenga que realizar cálculos similares y aplicar el mismo formato en cada hoja de cálculo. Excel le permite automatizar las tareas se repiten con frecuencia y asegurar su replicación precisa. observemos el resultado en la Ventana de Inspección”. Trabajo con Macros Mientras se trabaja con hojas de cálculo de Excel. si cambiamos el dato en la celda C3 y colocamos 15%. Las ligeras diferencias en los cálculos o formato resultarán en hojas de trabajo que varían entre sí. es posible que las tareas que lleva a cabo habitualmente se realicen de una forma más productiva.“Ahora. ahorrando así tiempo. es posible que los informes de ventas por cada mes de un año los tenga almacenadas en hojas de cálculo individuales. Las macros se pueden desarrollar para automatizar las tareas repetitivas. En tales casos.

haga lo siguiente: Haga clic en la pestaña Archivo. En Personalizar cinta de opciones. Dado que la ficha Desarrollador no se muestra de manera predeterminada. en la lista Pestañas principales. a continuación. a continuación. 11 .Macro Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar tareas repetidas con frecuencia. haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones. haga clic en Desarrollador y. Ejemplo Código Macro: ¿Cómo empezar a trabajar con macros? Antes de grabar una macro Compruebe que se muestra la ficha Desarrollador en la cinta de opciones. haga clic en Aceptar. elija Opciones y. Los comandos de la macro grabada se convierten en código de programación que se pueden editar si es necesario. Puede grabar una secuencia de acciones y luego realizar estas tareas con el nombre de la macro o una tecla de acceso directo asignado a la macro. Cada macro se identifica por un nombre único en el libro.

En el cuadro de diálogo Grabar macro: a) Escriba macro el Nombre de (no está la permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro.Grabar una Macro La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. tampoco está permitido que el nombre de la macro empiece con números). En el grupo Código dar clic en la opción Grabar macro. las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA (Visual Basic Applications). 3. Haga clic en la ficha Desarrollador 2. 12 . 1.

en el libro de macros personal o en otro libro. CATEGORIA c) La celda G3.xlsx. c) En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo. si nos fijamos en la barra de estado. y a continuación. presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado.b) Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla". o accediendo al grupo Código y haciendo clic en Detener grabación.xlsx: Asigne los siguientes rangos de criterios con sus respectivos nombres de rangos: a) La celda C3. Para comenzar la grabación de la macro. encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción detener grabación. debe hacer clic en el botón Aceptar. se desea crear filtros que permitan consultar datos por zona. ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente. es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación. CARGO d) La celda I3. Ejercicio: Tenemos una Base de Datos de Clientes. la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. PAIS Aplicar a cada criterio una lista de validación de datos: 13 . 4. Ahora debemos realizar las acciones que queramos grabar. 5. cuando ejecutemos la macro. El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En el archivo Clientes. d) En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. usando el archivo Clientes. por cargo de contacto y por país. Detener grabación de macro Una vez concluidas las acciones que queremos grabar. Solución: 1. ZONA b) La celda E3. por categoría.

E c) En la celda G3. haga clic en Grabar macro. D. C. España. Gerente de marketing. Sur. en el grupo Código. escriba los elementos: Alemania. B. Este Oeste b) En la celda E3. escriba los elementos: A. Canadá. para nuestro caso ingresaremos lo siguiente: a) El nombre de la macro será: FiltroxZona. ingrese a validación de datos y en la opción Lista. México. Asistente de ventas. Gerente de Contabilidad. 14 . d) En la celda I3. escriba: Esta macro permitirá filtrar datos por zona. Reino Unido. escriba los elementos: Norte.a) En la celda C3. 3. Brasil. ingrese a validación de datos y en la opción Lista. Francia. Representante de ventas. Argentina. b) En el cuadro de texto Descripción. Perú. Agente de ventas. escriba los elementos: Administrador de pedidos. ingrese a validación de datos y en la opción Lista. Irlanda. filtraremos los datos en base a la zona Sur. Propietario. Después de dar clic en Aceptar. Estados Unidos. En la ficha Desarrollador. ingrese a validación de datos y en la opción Lista. Suecia Suiza 2.

grupo Código haga clic en Detener grabación. sin embargo en muchos casos una macro deberá ser editada para ajustarla a otras necesidades. Modificación de una macro: Hasta el paso anterior se creado una macro automática. mas no para cualquier zona. Y por último detendremos la grabación de la macro. en la ficha Desarrollador. Ahora presionamos Alt + F11. Para lo cual seguiremos el siguiente proceso: 5. Editaremos parte del código de la macro FiltroxZona. para ello accederemos al editor de Visual Basic. abriremos el editor de Visual Basic y nos ubicaremos en Módulo1 como se muestra a continuación: Observe el proceso solo para Sur 6. colocando el siguiente código Ahora el proceso es para todas las zonas 15 .4. Ejercicio: Con el proceso anterior. solo tendríamos la oportunidad de filtrar cuando la zona sea SUR.

Ahora en la celda C1 insertaremos un control de formulario llamada botón y lo asociamos con la macro FiltroxZona. Use la ficha Desarrollador. antes mencionados. Al final observamos el resultado. para crear las demás macros filtrar por categoría. Ahora realizaremos los mismos pasos. Recuerda que antes de crear cada macro debes de restablecer la Base de Datos a su estado original dando clic en el botón Borrar. 9. Tener en cuenta los siguientes nombres de las macros: FiltroxCat. 16 . 8. FiltroxPais. FiltroxCargo. por cargo de contacto y por país. BorrarFiltro.7. enlazarlos a los botones respectivos.

Asígnele un nombre al archivo (Ejercicio) y en Tipo elija: Libro de Excel habilitado para macros (*. Haga clic en el botón Archivo y elija Guardar como 2. Para grabar un archivo con macros siga el siguiente proceso: 1. se habrá creado generalmente en el mismo lugar donde se graba el archivo de Excel (Ejercicio.xlsm”. El archivo con macro (Ejercicio.xlsx). ¡IMPORTANTE! Si quisiera abrir el archivo con las macros. deberá guardar un archivo especial con extensión “xlsm” el cual contiene todo el proceso de la macro.Guardar un archivo con macros: Todo archivo de Excel que trabaja con macros.xlsm). Haga clic en el botón Guardar.xlsm) 4. 17 . que podrá ser abierto nuevamente para volverlo a ejecutar. Haga clic en el botón Examinar… 3. Como podrá observar el proceso de macros no es muy complicado. debe hacerlo desde el archivo que tiene la extensión: *. tan solo debemos tener un orden al trabajar.