You are on page 1of 81

TABLA DE CONTENIDO

1.

ENTRANDO A RESERVAS ........................................................................................... 3

1.1 .

La barra de herramientas estndar de ZEUS ...................................................... 4

2.

MEN PARMETROS .................................................................................................. 4

3.

MEN RESERVAS ........................................................................................................ 5

3.1 .
4.

PLANES.................................................................................................................. 6
GRUPOS ......................................................................................................................... 6

4.1 .
CREACIN DE UN GRUPO.............................................................................. 11
4.1.1 .
Como Generar una Reserva de Grupo ............................................................ 20
4.1.2 .
Como Cancelar un Grupo ............................................................................... 21
4.1.3 .
Apertura del Folio Maestro del grupo............................................................. 21
4.1.4 .
Ver Tarifas ..................................................................................................... 21
4.1.5 .
Consultar el Allometment del Grupo .............................................................. 22
4.1.6 .
Consulta de Habitaciones Bloqueadas ............................................................ 23
4.2 .

Apertura del Folio Maestro del Grupo ............................................................... 23

4.3 .

Preregistros de Grupos ........................................................................................ 24

4.4 .

Preregistros Individuales ..................................................................................... 25

4.5 .

Preparacin de Grupos ........................................................................................ 25

4.6 .
Reservas ................................................................................................................ 28
4.6.1 .
B. Habitaciones de la reserva ......................................................................... 32
4.6.2 .
% Agencias .................................................................................................... 35
4.6.3 .
Preferencias .................................................................................................... 36
4.6.4 .
Cancelar ......................................................................................................... 37
4.6.5 .
Activar Canceladas......................................................................................... 38
4.6.6 .
Confirmar ....................................................................................................... 39
4.6.7 .
Mov. Depsitos .............................................................................................. 39
4.6.8 .
Contactos de Reservas ...................................................................................... 2
4.6.9 .

Como Ingresar Acompaantes a una Reserva

.......................................... 4

4.6.10 .

Rack Grfico

............................................................................................. 6

4.6.11 .

Room to Sell

............................................................................................ 7

4.6.12 .
4.6.13 .
4.6.14 .
4.6.15 .
4.6.16 .

Preferencia de Habitaciones
..................................................................... 8
Habitaciones Bloqueadas ................................................................................. 9
Visitas de Husped ........................................................................................... 9
Ayuda del Plano ............................................................................................... 9
Ayuda por Atributos ....................................................................................... 11

4.7 .

Cancelacin Automtica de Reservas ................................................................. 11

4.8 .

Ubicacin Automtica en Lista de Espera .......................................................... 12

4.9 .

Depsitos ............................................................................................................... 13

4.10 .

Devolucin de Depsitos ...................................................................................... 16

4.11 .

Transferencia de Depsitos.................................................................................. 17

4.12 .

Reclculo de Tarifas Planes-Reservas................................................................. 18

4.13 .

Aplicacin de Depsitos a Folios ......................................................................... 19

4.14 .

Liquidador de Plan .............................................................................................. 19

5.
5.1 .

INFORMES .................................................................................................................. 22
Grupos .................................................................................................................. 22

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


5.2 .

Planes ....................................................................................................................23

5.3 .

Estados de Habitacin..........................................................................................24

5.4 .

Reservas por Fecha ................................................................................................2

5.5 .

Reservas por Tipo de Habitacin ..........................................................................4

5.6 .

Reservas por Planes ...............................................................................................4

5.7 .

Reservas por Oficinas ............................................................................................5

5.8 .

Depsitos por Fecha ...............................................................................................6

5.9 .

Depsitos Vigentes..................................................................................................6

5.10 .
Forecast ...................................................................................................................7
5.10.1 .
Forecast Valorizado..........................................................................................8
5.11 .

Forecast Resumido .................................................................................................9

5.12 .

Forecast por Complejo.........................................................................................10

5.13 .

Huspedes Genricos............................................................................................11

5.14 .

Allotment por Planes............................................................................................11

5.15 .

Allotment de Grupos ............................................................................................12

5.16 .

Room to Sell ..........................................................................................................12

5.17 .

Log de Reservas....................................................................................................13

5.18 .

Diario de Ocupacin.............................................................................................14

5.19 .

No Shows y Room Nights .....................................................................................15

5.20 .

Visitas de Huspedes ............................................................................................15

5.21 .

Prerregistros Individuales por Fecha de Llegada ..............................................16

5.22 .

Listado de Reservas por Contactos .....................................................................16

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


ZEUS

RESERVAS
Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A.


Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6555011
Cartagena de Indias - Colombia
___________________
Cra 13 # 82-49 Ofc. 201
Tele Fax: 6181248 6115192
Bogota - Colombia

Sistema de Administracin Hotelera

INTRODUCCIN

Que es Reservas?
Es el mdulo de ZEUS que brinda las herramientas necesarias para realizar
las reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos.
Adems de disponer de las facilidades para la elaboracin de reservas, este
mdulo permite realizar depsitos a las reservas as como los procesos de
devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.
Una serie de listados complementan las herramientas. Los listados
disponibles despliegan informacin sobre las reservas desde diferentes
puntos de vista lo mismo que sobre los depsitos.

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

1 . ENTRANDO A RESERVAS
Despus de seleccionar el icono de Reservas, ya sea desde le men
Inicio de Windows (Start en la versin en ingles) o desde un acceso
directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesin.
En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema,
tales como Usuario y clave.

Los Usuarios y
sus Claves son
creados desde el
mdulo
Seguridad de
ZEUS FRONT.

Nombre del
servidor al cual
desea conectarse
Nombre del
Usuario con el que
desea ingresar

Presione para
iniciar la
sesion.

Clave o Pasabordo
del usuario

Presione para
salir del
sistema
Figura 1 Inicio de sesin

Despus de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con


un usuario vlido al sistema, se despliega la ventana principal la cual
conserva las caractersticas comunes que identifican todos los mdulos de
ZEUS.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En la Figura 2 Ventana principal de podemos observar las caractersticas de


dicha ventana.
Barra de
mens
Barra de
Herramientas
y accesos a
otros mdulos
de Front

Figura 2 Ventana principal de RESERVAS

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del men
Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos
conocer un estndar que manejan las ventanas de este mdulo.

1.1 . La barra de herramientas estndar de ZEUS


Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuacin.

2 . MEN PARMETROS
En este tem del men principal se encontramos todas las opciones
necesarias para la creacin, modificacin y bsqueda de algunos de los
parmetros generales. Estas opciones son las mismas encontradas en el
mdulo Parmetros y su funcionalidad es exactamente la misma. Su ubicacin
en el mdulo Reservas busca brindar al personal de reservas un acceso rpido
Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

a las opciones ms utilizadas por ellos. Consulte el manual del mdulo


parmetros para obtener informacin sobre estas opciones.

Figura 3 Men Parmetros

3 . MEN RESERVAS
Contiene entre otras, las opciones necesarias para la elaboracin de reservas
individuales y de grupos, prerregistros, depsitos, etc.

Figura 4 Men Reservas


Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

3.1 . PLANES
Siempre que se registra un husped en ZEUS o cuando se realiza una reserva
es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan
a que tiene derecho el husped, o sea, que cobija su estada.
Para ms informacin de los planes consulte el manual de Mdulo Parmetros
de ZEUS.

4 . GRUPOS
El manejo de los grupos en ZEUS es un proceso sencillo que da todas las
ventajas necesarias para llegar a configurarlos fcilmente. Esta opcin
permite, adems de definir todas las caractersticas del grupo, generar una
reserva automtica a partir de las habitaciones asignadas.
Las reservas de grupos, al igual que las individuales, requieren de un plan de
detalle, el cual especifica que cargos incluye, sin embargo este puede ser
modificado si alterar su configuracin original tal y como veremos ms
adelante.

Figura 5 Configuracin de Grupos

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Botones y su descripcin
Diario
de Emite un informe con datos del pronstico de
Ocupacin
ocupacin basado en el estado de las entradas y
salidas en el preciso momento que se emite.
Rack Grfico
Permite emitir una consulta que muestra los
estados de las habitaciones mediante colores.
Room to Sell
Permite conocer las habitaciones disponibles por
cada tipo de habitacin para cada da.
Imprimir
Brida la posibilidad de imprimir la reserva del
Reserva
grupo, por pantalla, a archivo o a impresora.
Ver Tarifas
Permite consultar las tarifas creadas.
Allotment de
Grupos
Habitaciones
Bloqueadas
Ayuda
Calendario
Disponibilidad
Imprimir
Cotizacin
Reserva
Automtica
Abrir
Folio
Maestro
Cancelar
Grupo
Salir

Despliega la disponibilidad de habitaciones en un


rango de fechas.
Despliega, en un rango de fechas, las
habitaciones bloqueadas.
Brinda ayuda de acuerdo al campo donde se
encuentre el cursor.
Muestra una ventana con las habitaciones
disponibles por da
Emite un reporte con la cotizacin del grupo.
Genera la reserva del grupo con base en las
habitaciones asignadas.
Genera el folio maestro del grupo en el cual se la
harn los cargos al mismo.
Cancela el grupo

Informacin Solicitada
OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla aparece una lista de las
oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar una oficina de esta lista.
CDIGO. Contiene el cdigo que se le asigna al grupo. Este puede ser
creado automticamente o especificado por el usuario. Si es especificado por
el usuario debe ser alfanumrico mientras que el automtico es numrico.
Si se desea consultar un grupo existente, debe especificarse el cdigo del
grupo o utilizar el botn Ayuda para localizarlo.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

El sistema informar si el grupo ya tiene reserva, si se desea modificar algn


dato debe confirmarse la respuesta y todas las modificaciones que se
efecten sern trasladadas inmediatamente a la reserva.
En el campo frente al cdigo digite la descripcin del grupo.
NIT. En este campo se debe especificar el NIT(nmero de documento) del
grupo, si el grupo carece de identificacin deber colocar los datos del
responsable, En el primer campo se debe ingresar el tipo de documento y en
el siguiente el nmero.
DIRECCIN. En este campo se debe especificar la direccin principal del
grupo.
TELFONO. Se debe digitar el telfono de contacto con el grupo.
FAX. Se debe digitar el nmero de fax de contacto con el grupo.
CIUDAD. Especifique el cdigo de la ciudad. Despus de suplido este,
aparecer frente el nombre y el pas correspondiente a la ciudad.
LLEGADA VA. Como llega el grupo, por va terrestre (T), area (A),
martima (M).
CONTACTO. Digite el nombre de la persona encargada o contacto del
grupo.
CARGO. Cargo de la persona encargada del grupo.
EMPRESA. Si el grupo viene por una empresa, indique el cdigo de esta.
MEDIO. Medio por el que se realiz la reserva.
MOTIVACION. Datos del segmento al que pertenece el grupo.
F. COTIZACIN. Indique la fecha de cotizacin de la reserva. Aparecer
por defecto la fecha del sistema.
FECHA DE LLEGADA. Digite la fecha de llegada del grupo.
FECHA DE SALIDA. Digite la fecha de salida del grupo.
# NOCHES. Corresponde al nmero de noches de estada en el hotel del
grupo.
PLAN. Se debe digitar el cdigo del plan que cobijar al grupo. Es
importante anotar que una vez sea grabado el grupo, se genera un nuevo
Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

plan con el cdigo del grupo al que se podrn hacer las modificaciones
necesarias para ajustarlo a necesidades individuales sin variar el plan del cual
este se gener.
GARANTA. Seleccione la garanta dada por el grupo.
DEPSITO. Indique la forma en que sern distribuidos los depsitos.
MOTIVO VIAJE. Aparece una lista de los Motivos de Viaje registrados, se
debe seleccionar el motivo de viaje que corresponde al Grupo.
COMISIONABLE. Active esta casilla para indicar que la reserva tiene un
porcentaje de comisin para la agencia
AGENCIA. Debe digitar el cdigo de la Agencia que esta a cargo del
Grupo. Si se desea consultar una Agencia existente, debe utilizar el botn
Ayuda
STATUS. Se debe seleccionar el status del grupo como: Permanentes,
Tentativo o Cancelado. Si se escoge el Status de Cancelado, el sistema
cancelar la Reserva del grupo si la hay afectando as los pronsticos de
Disponibilidad.
TARIFA. Muestra la tarifa que esta cobijado el plan que se ha escogido.
TARIFA (pesos o dlares). El sistema mostrar el tipo de tarifa a regir ya
sea en pesos o dlares.
DSCTO. EN %. Especifica si el valor de la tarifa no es plena, sino un
porcentaje de la misma.
CTA. CONTABLE. Se debe suplir el cdigo correspondiente a cuentas x
cobrar para efectos de la posterior contabilizacin.
COMPLEJO. Especifique que complejo esta realizando la Reserva.
RESERVA. Muestra el nmero de la reserva, si el grupo ya ha sido
reservado.
FOLIO MAESTRO. Muestra el nmero del folio, si el grupo ya tiene
grabado el folio maestro.
En la parte inferior de la pantalla de grupos aparecen cuatro pginas:
Paquete, Habitaciones, Personas y Prerregistro.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Paquete: muestra los cargos que incluye el paquete que se la ha


preparado al grupo. Si es un grupo nuevo el sistema
automticamente trae los cargos del plan que han sido definidos en
la cabecera o informacin general del grupo.

Figura 6 Desglose del paquete incluido en el Plan del grupo

Los datos que se muestran en esa lista son:










Descripcin del cargo


Valor
Aplicar noche adicional
Periodicidad
A partir de la noche nmero
A partir de la noche adicional nmero
Mandatorio por persona.

Para editar el paquete presione clic sobre el botn Cargos del Paquete a la
derecha de esta lista.


Habitaciones: Muestra las habitaciones que se han asignado al


grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco.

Figura 7 Habitaciones asignadas al grupo

La lista muestra los siguientes campos:


 Lnea
 Tipo de habitacin
 Clase de habitacin
 Cantidad
 Valor por habitaciones
Sistema de Administracin Hotelera

10

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Personas: muestra las personas que se hayan especificado para este


grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco

Figura 8 Personas especificadas para el grupo

La lista muestra los siguientes campos:









Consecutivo
Nombre
Tipo
Habitacin
Identificacin
Tipo de documento

Para modificar los datos de las personas presione el botn Lista de Personas a
la derecha de la lista.

4.1 . CREACIN DE UN GRUPO


Para crear un grupo se deben seguir 4 pasos bsicos, los cuales necesitan de
toda la informacin del grupo, tal como sus datos generales, el desglose del
plan, las habitaciones detalladas por tipo, clase y cantidad, y por ltimo las
personas del grupo con sus datos generales.
Los pasos a seguir son:
1. Llenar los datos generales del grupo.
2. Hacer las modificaciones necesarias al paquete.
3. Especificar las habitaciones
4. Suministrar la informacin de las personas del grupo.
5. Preparar el grupo

Sistema de Administracin Hotelera

11

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

1. Datos generales del grupo. Se inicia por especificar el cdigo del


grupo, el cual puede ser asignado automticamente o por el usuario.
Para asignarlo automticamente presione la tecla tabulador estando este
campo vaco, notar que aparece la palabra NUEVO, la cual al
momento de guardar ser cambiada por el cdigo asignado. Si desea
asignar un cdigo personalizado simplemente digtelo.
Una vez indicado el cdigo, contine llenando los datos generales del
grupo, recuerde que en el campo plan debe digitar el plan en el que se
basar para reservar, cotizar el grupo. Una vez se halla guardado el
grupo, se crear automticamente un nuevo plan con el mismo cdigo
del grupo y el desglose del plan original. Esto permitir hacer cambios al
plan del grupo sin modificar el original.
Despus de llenar la informacin general del grupo presione el botn
Grabar. En ese momento habr terminado el primer paso para la
creacin del grupo, ntese que si eligi una asignacin automtica del
cdigo este aparecer en el campo correspondiente.

2. Modificaciones del Paquete. Comience por presionar el botn Cargos


del paquete
ubicado a la derecha de la lista de cargos del paquete. Se
despliega la ventana Paquete.

Figura 9 Paquete de Grupos

Sistema de Administracin Hotelera

12

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Como vimos anteriormente, el paquete muestra los cargos que incluye el


plan del grupo. Si se necesita cambiar algunos valores o caractersticas al
paquete, o bien agregar o eliminar cargos. Para detalles de cmo modificar el
paquete de un plan consulte la seccin Planes del manual del mdulo
parmetros
3. Especificacin de las habitaciones. Para indicar las habitaciones del
grupo se debe empezar por hacer clic en el Tab o Pgina Habitaciones en
la parte inferior de la ventana de grupos. Esta seccin muestra la lista,
inicialmente vaca, de las habitaciones que se quieren asignar al grupo.

Figura 10 Lista de Habitaciones del Grupo

Para modificar las Habitaciones


del grupo presione el botn
Habitaciones ubicado a la derecha de la lista. Una vez presionado se
muestra la ventana Habitaciones.

7Figura 11 Habitaciones del Grupo

LNEA. La lnea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo


cual permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del
mismo tipo, etc.

Sistema de Administracin Hotelera

13

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

FECHA DE LLEGADA. Aparecer por defecto la fecha de llegada


del grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos
anteriormente para los campos de fecha.
FECHA DE SALIDA. Aparecer por defecto la fecha de salida del
grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos
anteriormente para los campos de fecha.
PLAN. En caso de que algunas habitaciones del grupo lleguen en un
plan diferente al general del grupo, especifique aqu el cdigo de dicho
plan, en caso contrario podr dejarlo en blanco. Los mltiplanes por
lnea generan varios registros par el grupo al hacer el check-in, pero la
informacin se mantendr asociada al grupo.
TIPO DE HABITACIN. Se debe especificar el tipo de habitacin
requerida.
CLASE DE HABITACIN. Se debe especificar la clase de habitacin
requerida.
# HABITACIONES. Se debe especificar el nmero de habitaciones
requeridas.
ADULTOS BSICOS. Muestra el nmero de personas mximo que
por el tipo y clase da la Habitacin esta estipulado. Debe especificar el
nmero de personas para asignar a estas habitaciones ya que puede ser
menor.
NIOS. Se debe especificar el nmero de nios.
ADICIONALES. Se debe especificar el nmero de personas
adicionales.
HABITACIONES UTILIZADAS. Muestra el nmero de
habitaciones correspondientes a esta Lnea que ya han realizado el
Check-In.
COSTO HABITACIN PESOS. Muestra el valor unitario de la
habitacin en pesos de acuerdo a la tarifa seleccionada para el grupo en
las fechas de entrada y salida estipuladas.
US$. Muestra el valor unitario de la habitacin en dlares de acuerdo a
la tarifa seleccionada para el grupo en las fechas de entrada y salida
estipuladas.

Sistema de Administracin Hotelera

14

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

ADICIONAL. Muestra el valor que por persona adicional debe


cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitacin.
TOTAL HABITACIN PESOS. Muestra el valor total del nmero
de habitaciones en pesos.
US$. Muestra el valor total del nmero de habitaciones en dlares.
TOT. AD. Muestra el valor total que por persona adicional debe
cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitacin.

Para ingresar una Habitacin


1. Presione el botn Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo de la lnea que desea asignar.
3. Ingrese la los datos de la Lnea. Recuerde que puede utilizar el
botn ayuda para buscar informacin y que este se activa o
desactiva de acuerdo a s el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la informacin presione el botn
Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Lnea


1. Presione el botn Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nmero de la lnea buscar.
3. Presione el botn Buscar.
4. ZEUS muestra
encontrado(s).

una

ventana

con

el(los)

registro(s)

5. Presione la tecla ENTER ( ) sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una lnea


1. Localice la Lnea modificar ya sea utilizando las teclas de
navegacin o el botn Buscar.
Sistema de Administracin Hotelera

15

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

2. Una vez localizado, presione el botn Editar.


3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botn Grabar.

Para borrar una lnea


1. Localice la Lnea utilizando las teclas de navegacin o el botn
Buscar.
2. Presione el botn Borrar.
3. Confirme el borrado.

Una vez terminada las actualizaciones necesarias, debe presionar el


botn Salir para regresar a la ventana de grupos. En caso de que ya
haya generado una reserva para el grupo, ZEUS le pedir una
autorizacin para poder realizar la reserva.

Figura 12 Los grupos piden autorizaciones para las reservas.

Para autorizar debe de escribir la autorizacin. AL presionar la tecla


tabulador ZEUS indicar se ha autorizado o no. Luego debe
escribir una observacin y presionar el botn Grabar.
Despus de presionar el botn Grabar el sistema actualiza
automticamente la reserva (Se pedir confirmacin de Upgrade si
es necesario).

Sistema de Administracin Hotelera

16

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4. Especificacin de las personas del grupo. Cuando se han ingresado


las habitaciones se podrn ingresar las personas que se hospedarn en
ellas.
De estas personas se debe tener varios datos, tales como identificacin,
nombre, direccin, telfono, etc. Una herramienta prctica que brinda
ZEUS llamada cdulas genricas ayuda en gran parte a cumplir con estas
necesidades.
Dado que generalmente es difcil conocer con exactitud los nmeros de
identificacin de cada una de las personas del grupo esta herramienta se
convierte en la forma ideal de tener la mayor parte de los datos de las
personas disponibles.

Figura 13 Personas del Grupo

CONSECUTIVO. Se debe proveer un nmero que identifica


consecutivamente cada una de las personas.
IDENTIFICACIN. Se debe especificar el nmero del documento de
identificacin de la persona, si esta persona ha sido husped del hotel
anteriormente en los campos siguientes aparecern sus datos, siendo
posible actualizar estos, de lo contrario, se debe proveer la mayor
cantidad de ellos para poseer as un claro rcord de huspedes.

Sistema de Administracin Hotelera

17

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento


de identificacin.
EXPEDIDO EN. Especifica el lugar de expedicin del documento de
identidad.
NOMBRE. Se debe proveer el nombre de la persona.
TELFONO. Se debe proveer el nmero de telfono de la persona.
DIRECCIN. Se debe proveer la direccin completa de la persona.
TIPO DE HUSPED. Seleccione de la lista el tem en el que clasifica
este husped
CIUDAD. Se debe especificar el cdigo la ciudad donde reside el cliente.
NACIONALIDAD. Se debe especificar la nacionalidad o pas del
husped.
PROFESIN U OFICIO. Se debe especificar la profesin u oficio
desempeado por el husped.
TIPO. Indique si el husped es nio o Adulto
EMPRESA. Especifique el cdigo de la empresa donde labora el
husped.
SEXO. Se debe especificar el sexo de la persona entre masculino o
femenino.
NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del husped,
importante para el listado de cumpleaos y para la definicin de las
categoras.
TIPO DE HABITACIN. Se debe especificar el tipo de habitacin
requerida para esta persona.
NRO. DE HABITACIN. Este campo es opcional ya que en este
punto no se tiene determinado cual habitacin puede ser asignada. Este
campo puede ser dejado en blanco o digitarse AUTO para que el sistema
asigne automticamente.
PLAN. En caso de que la persona no tenga el mismo plan del grupo,
indique aqu el plan con el que se regir. Si por el contrario tiene el
mismo plan del grupo se debe dejar en blanco.
Sistema de Administracin Hotelera

18

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

MOTIVACION. Indique la segmentacin a la que pertenece el husped


PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias
pertenecientes al cliente o husped que se esta ingresando. Para consultar
como se ingresan las preferencias consulte la PARMETROS/
HUSPEDES/ HUESDES O CLIENTES del mdulo Parmetros.
Para ingresar una Persona
1. Presione el botn Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo que se asigna a la persona.
3. Ingrese la sus datos. Recuerde que puede utilizar el botn
ayuda para buscar informacin y que este se activa o desactiva
de acuerdo a s el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la informacin presione el botn
Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Persona


1. Presione el botn Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el Nombre a buscar
3. Presione el botn Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con los registros encontrados.
5. Presione la tecla ENTER ( ) sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Persona


1. Localice la Persona a modificar ya sea utilizando las teclas de
navegacin o el botn Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botn Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botn Grabar.
Sistema de Administracin Hotelera

19

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para borrar una Persona


1. Localice la Persona utilizando las teclas de navegacin o el
botn Buscar.
2. Presione el botn Borrar.
3. Confirme el borrado.
Con el registro de las personas se termina la creacin del grupo. Tngase en
cuenta que hasta ahora solo se ha creado un grupo para efectos de cotizacin
o valoracin y que aun no se ha generado su reserva. Esta ltima es
automtica y veremos mas adelante como se genera.
Para imprimir la cotizacin del grupo, presione el botn Imprimir
Cotizacin
de la barra de herramientas en la ventana de Grupos y
seleccione la forma de salida.

4.1.1 .

Como Generar una Reserva de Grupo

Las reservaciones de grupos se realizan automticamente una vez dada la


orden, para ello presione el botn Reserva Automtica
herramientas de la ventana de Grupos.

de la barra de

Al presionar el botn antes mencionado, el sistema pedir confirmacin


para upgrade y la autorizacin de sobreventa. En caso de no indicar la clave
de sobreventa el sistema proceder a realizar la reserva, pero en caso de
presentarse sobreventa en alguna de las lneas de la reserva del grupo el
proceso ser cancelado y la reserva no se realizar. Si por el contrario no se
genera sobreventa el sistema proceder con la reserva.
Una vez suministradas estas, se genera la reserva; el nmero de la reservacin
se muestra en el campo Reserva de la ventana de Grupos. El nmero de la
reserva generada se muestra en la ventana de grupos.

Despus de reservado el grupo se debe proceder, con el Rooming List y la


preparacin del grupo. Para mas detalles consulte Preparacin de Grupos.

Sistema de Administracin Hotelera

20

Las formulas de
autorizacin se
crean desde el
mdulo
Parmetros de
ZEUS

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.1.2 .

Como Cancelar un Grupo

Siempre que un grupo no este checkin se puede realizar una cancelacin.


Este proceso cancela la reserva del grupo cambiando su estado a cancelado.

Para cancelar un grupo


1. Presione el botn Cancelar Grupos de la barra de herramientas.
2. Confirme la cancelacin.
3. En la ventana desplegada ingrese el motivo de la cancelacin.

Los motivos de
cancelacin se
crean desde el
Mdulo
Parmetros de
ZEUS

4. Presione el botn Grabar de esta ventana.


El grupo queda cancelado y el nmero de la reserva desaparece de la ventana
de grupos.

4.1.3 .

Apertura del Folio Maestro del grupo

Cuando el grupo es confirmado, se debe abrir el folio en el cual se realizaran


los cargos. Este folio se conoce como Folio Maestro del Grupo y es
requisito para poder hacer check-in a las habitaciones del grupo.
Para abrir el folio maestro, presione el botn Abrir Folio Maestro
de la
barra de herramientas y posteriormente presione la tecla ENTER. El folio
asignado se muestra en el campo Folio Maestro de la ventana de Grupos.

4.1.4 .

Ver Tarifas

El botn Ver Tarifas de la barra de herramientas permite consultar y


modificar los valores de las habitaciones de un tipo y una clase especfica.

Sistema de Administracin Hotelera

21

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Figura 14 Modificar o Consultar Tarifas

Para realizar una consulta digite la Tarifa el Tipo y la Clase seguidos cada uno
de la tecla Tabulador. Recuerde que para buscar el cdigo del tipo y la clase
de habitacin puede utilizar el botn Ayuda de la barra de herramientas de
esta ventana. Si desea modificar el valor, digite el nuevo valor en la columna
VlrPesos y presione el botn Grabar.

4.1.5 .

Consultar el Allometment del Grupo

Para ejecutar esta consulta, debe presionar el botn Allotment de grupos de


la barra de herramientas. Se despliega la ventana correspondiente.

Figura 15 Consulta de Allotment de habitaciones

Luego debe indicar el rango de fechas para la consulta y presionar el botn


Mostrar . Si desea imprimir el listado presione el botn imprimir de la barra
de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

22

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.1.6 .

Consulta de Habitaciones Bloqueadas

Utilizando el botn Habitaciones Bloqueadas de la barra de herramientas de la


ventana de grupos, puede consultar las habitaciones que presentan bloqueo
por mantenimiento o por una preferencia de una reserva.

Figura 16 Consulta de Habitaciones Bloqueadas

Las habitaciones bloqueadas por mantenimiento muestran la letra M en la


columna tipo de la consulta, mientras que las bloqueadas por una reserva
muestran las letras RS.
Para ejecutar la consulta indique el rango de fechas deseado y presione el
botn Mostrar de la barra de herramientas. Si desea que se muestre una
habitacin en especial digtela en el campo Habitacin (Recuerde que puede
utilizar el botn Ayuda)

4.2 . Apertura del Folio Maestro del Grupo


Recordemos que el Folio Maestro es el lugar donde se realizarn todos los
cargos que conciernen al grupo. El folio maestro puede abrirse directamente
desde la ventana del grupo, sin embargo para tal efecto tambin existe esta
opcin en el men.
Para abrir el folio maestro digite el cdigo del grupo y presione la tecla
ENTER para confirmar.

Sistema de Administracin Hotelera

23

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Figura 17 Apertura del Folio Maestro del Grupo

El nmero de folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro despus


de presionar la tecla ENTER.

4.3 . Preregistros de Grupos


Previa generacin de la reserva de grupo y la preparacin del mismo se
puede imprimir los prerregistros hoteleros.

Figura 18 Impresin de Preregistro Hoteleros

Para ello digite el cdigo del grupo y presione el botn Imprimir Prerregistros.
Tenga en cuenta que para poder imprimir prerregistros el grupo debe estar
preparado.
Si desea imprimir un preregistro especfico haga clic en el botn Imprimir un
Preregistro, en la ventana desplegada digite el nmero del preregistro deseado
y posteriormente el botn Imprimir.
Sistema de Administracin Hotelera

24

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4.4 . Preregistros Individuales


Mediante esta opcin puede realizar la impresin de los preregistros
hoteleros de una reserva individual.

Figura 19 Impresin de Preregistros Individuales

Para imprimir digite el nmero de la reserva y presione el botn Imprimir


al lado de la lista e habitaciones.
Si desea imprimir un preregitro en blanco, presione el botn Preregistro en
Blanco
de la barra de herramientas.

4.5 . Preparacin de Grupos


Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su
preparacin. Esta preparacin consiste en especificar la distribucin de las
personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada
una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarn
en ellas.
El proceso de reservacin y preparacin de grupo se debe realizar los mas
completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido
a que si los datos de las personas del grupo estn completos y correctos, el
recepcionista perder mucho menos tiempo solicitando informacin

Sistema de Administracin Hotelera

25

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

adicional al husped o reorganizando los acompaantes de una habitacin,


por lo tanto el checkin resulta un proceso rpido.

Figura 20 Preparacin de Grupos

La ventana de preparacin esta compuesta por tres secciones principales:


Personas del Grupo, Lneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales
interactan as:

Para preparar una habitacin


1. Presione el botn Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la lnea de la habitacin (1) que preparar
en la seccin Lneas Reservadas. Ntese que el nmero de la lnea
aparece en el campo Lnea de la seccin Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarn en el tipo de
habitacin seleccionado (2). Ntese que se asigna un nmero de
preregistro a la habitacin.
Las personas seleccionadas se muestran en la seccin Personas
Preparadas (3), la primera como titular y las siguientes como
acompaantes; caracterstica que puede ser modificada.

Sistema de Administracin Hotelera

26

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Tambin puede asignar el nmero de la habitacin para esta lnea, la


cual se bloquear por reserva. El nmero de la habitacin puede ser
digitado o localizado con el botn Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la
seccin Personas del Grupo (1) se despliega el preregistro asignado,
mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la
seccin Lneas Reservadas, se aumenta en 1 para la lnea escogida.
4. Proceda de igual forma con las dems personas del grupo.

Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho


sobre una de las personas con el nmero de preregistro deseado

Para desasignar personas de una habitacin


1. En la seccin Personas del Grupo(2), presione clic derecho sobre la
persona que desea desasignar.
2. En la seccin Personas Preparadas (3), presione doble clic sobre
la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignacin

Sistema de Administracin Hotelera

27

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4.6 . Reservas
La creacin de reservas individuales consiste bsicamente en dos pasos
principales: La especificacin de los datos generales de la reserva y de las
habitaciones a reservar.

Figura 21 Reservas Individuales

OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla junto al botn Salir


aparece la lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar la
oficina que efecta la reserva.
NUMERO. Si se trata de una reserva nueva, se debe pasar este campo en
blanco, presionando Tabulador (TAB) sobre el sin escribir nada,
inmediatamente aparecer la palabra 'NUEVO', la cual ser remplazada con
el numero de reserva correspondiente al guardar la reserva. Tambin puede
generar una nueva reserva presionando el botn adicionar ubicado junto a
este campo.
Si se trata de una reserva existente, debe especificar el cdigo de esta. Si
desea consultar debe utilizar el botn Ayuda.
FECHA DE LA RESERVA. Aparecer por defecto la fecha del sistema.
FECHA DE LLEGADA. Aparecer por defecto la fecha del sistema. Este
valor puede ser modificado.
FECHA DE SALIDA. Aparecer por defecto la fecha del sistema. Este
valor puede ser modificado.

Sistema de Administracin Hotelera

28

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

PLAN. Se debe especificar el cdigo del plan que regir a la reserva. El plan
se puede localizar de dos formas, utilizando el botn ayuda de la barra de
herramientas, en cuyo caso el sistema mostrara todos los planes disponibles
o utilizando el botn de ayuda ubicado junto al campo, en cuyo caso el
sistema permite localizar los planes por empresa. En este ltimo caso el
sistema verificar que la empresa asociada al cliente corresponda con la
empresa asociada al plan.
ALLOTMENT. Se muestra el valor correspondiente al plan o cero para
indicar que no hay restriccin por allotment.
TARIFA. Cdigo de la tarifa asociada al plan. Puede hacer clic sobre el link
Tarifa para consultar los valores.
PLAN DE GRUPO. Se muestra seleccionado si el plan es de grupo.
PLAN DE COMPAA. Se muestra seleccionado si es de compaa.
GRUPO. Muestra el cdigo del grupo si la reserva escogida es de grupo, es
recomendable que las reservas para grupos se efectan por medio de la
opcin de grupos que provee de todas las herramientas para el manejo del
mismo.
CONTACTO. Se debe digitar el nombre de la persona que efecto la
reserva o quien ser contactada para cualquier novedad.
TELFONO. Nmero de telefnico del contacto.
IDENTIFICACIN. Se debe proveer el nmero del documento de
identificacin de la persona. Si esta ha sido husped del hotel anteriormente
en los campos siguientes aparecern sus datos, pudindose actualizar estos.
De lo contrario se deben registrar la mayor cantidad de ellos para poseer as
un claro rcord de huspedes. En caso de no contar con el nmero de
identificacin del husped, es posible lograr que el sistema provea una
identificacin genrica, la cual podr ser cambiada posteriormente. Para ello
digite la palabra NUEVO para que al guardar el sistema genere el nmero de
documento.
El sistema provee la posibilidad de generar cdulas genricas en caso de no
contar con el nmero de documento del cliente, para tal efecto escriba a
palabra NUEVO. El sistema la momento de guardar la reserva generar el
nmero de documento de forma automtica.
TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de
identificacin, puede utilizar la ayuda para localizarlos.
Sistema de Administracin Hotelera

29

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

NOMBRE. Se debe definir a nombre de quien quedara registrada esta


Reserva.
TIPO DE HUSPED. Seleccione la forma en que cataloga al Husped,
estos tipos son definidos en el mdulo Parmetros.
MEDIO. Se refiere al medio por el que se hizo la reserva. Estos medios
deben ser creados desde la opcin Medios del mdulo Parmetros de ZEUS
NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del cliente, dato muy importante
cuando se manejan tarifas por categoras.
NACIONALIDAD. Cdigo del pas al que esta asociada la nacionalidad del
cliente.
OFICIO. Cdigo correspondiente a la labor o profesin del cliente
EMPRESA. Cdigo de la empresa para la cual labora o por la cual arriba el
cliente, los datos de la empresa pueden definir la tarifa a cobrar si as se a
definido al crear la empresa.
CIUDAD Y PAIS ORIGEN. Se debe especificar la procedencia de los
huspedes que cubre esta reserva.
VISITAS. Si la persona ha venido ms de una vez al hotel el sistema
mostrar el nmero de visitas que ha realizado.
GARANTA. Se refiere al tipo de garanta ofrecida por el cliente, las cuales
pueden ser:
 Ninguna
 Carta de Empresa
 Voucher
 Fax
 Depsito
Entre otros datos podr obtener listado de reservas garantizadas y al realizar
el check-in el recepcionista sabr si se cuenta o no con una garanta.
DEPOSITO.
Se debe seleccionar la forma en que deben distribuirse los depsitos que se
efecten a esta reserva:
 A una habitacin (Realizado automticamente por el sistema)
 Equitativamente entre el nmero de habitaciones. (Automtico)
 Manual (El sistema no realiza ningn proceso automtico, debe
hacerlo el usuario desde el mdulo recepcin)
Sistema de Administracin Hotelera

30

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

VA. Se refiere a la va utilizada por el husped para llegar al hotel: Area (A),
Martima (M) o Terrestre (T).
AEROLNEA. Ser solicitado si la va de llegada del husped es area y
corresponde al cdigo de la aerolnea por la que llega el husped. Gracias a
este dato podemos obtener informes de reservas por aerolneas
VUELO. Ser solicitado si la va de llegada del husped es area. Se debe
especificar el nmero del vuelo en el que lleg el husped. Se puede proceder
a crear el vuelo utilizando el link Vuelo. Con este dato se puede conocer las
llegadas de los huspedes por vuelo.
EVENTO. En caso de estarse desarrollando un evento podr indicar en este
campo el cdigo del evento al cual viene el husped y obtener
posteriormente informes de reservas por evento. Los eventos del hotel se
crean en el mdulo parmetros.
AGENCIA. Se debe proveer el cdigo de la agencia por medio de la cual
hace contacto el husped. Recuerde que este dato es obligatorio y que
siempre existe por lo menos una agencia-oficina la cual es utilizada para
ingresar los huspedes que llegan por reservas directas del hotelALLOT. Valor del allotment asignado a la agencia, tendr valor cero para
indicar que no hay restricciones.
COMISIONABLE. Se debe hacer clic en este campo si la reserva es
comisionable a una o varias agencias. La agencia y el respectivo porcentaje
sern registrados automticamente utilizando la pgina para tal fin, en la
segunda posicin de la parte inferior de la pantalla y rotulado como '%
Agencias.
VOUCHER. Se debe proveer el nmero del Voucher de la agencia, si aplica.
GARANTIZAR. Fecha hasta la que se garantiza la reserva o hasta la que se
ha indicado al husped que se asegura la reserva.
COMPLEJO. Nombre del complejo al que corresponde la reserva.
DESCTO HABITACIN. Se debe especificar el porcentaje de descuento
que ser aplicado por concepto de habitacin.
DESCUENTO CONSUMO. Se debe especificar el porcentaje de
descuento que ser aplicado por concepto de consumos.
TIPO DE TARIFA. Debe seleccionarse si la tarifa a aplicar para la reserva
ser la correspondiente a pesos (moneda local) o dlares.
Sistema de Administracin Hotelera

31

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para crear una reserva nueva


A. Datos generales
1. Estando el campo Nmero vaco, presione la tecla Tabulador o
presione el botn Adicionar Reserva junto al campo Nmero.

2. Ingrese los datos de la reserva segn las especificaciones antes


mocionadas sobre cada uno de los campos. Recuerde que campos
como plan, identificacin ciudad, agencia, empresa entre otros,
cuenta con la opcin de buscar ayuda utilizando el botn
correspondiente en la barra de herramientas.
3. Presione el botn Grabar. Una vez guardada la reserva el sistema
proceder a mostrar el nmero generado.
Hasta este momento se ha generado el nmero de la reservacin, pero no se
han indicado las habitaciones a reserva, es necesario entonces proceder con
la siguiente fase en la que se reservarn las habitaciones.

4.6.1 .

B. Habitaciones de la reserva

Despus de grabar los datos generales de la reserva, se debe


proceder a ingresar las(s) habitacin(es) que se reservarn. Para
ingresar las habitaciones se debe tener claro el concepto de lnea.
Una lnea es un consecutivo asignado libremente por el usuario que
identifica habitaciones de iguales caractersticas. Gracias al manejo
de las lneas es posible reservar varias habitaciones de diferentes
tipos, clases, fechas, etc. bajo la misma reserva.
Por ejemplo si necesita reservar 3 habitaciones de igual tipo y clase
con las mismas fechas de llegada y salida, lo podr indicar en una
sola lnea; pero si las habitaciones difieren en alguna caracterstica
deber utilizar otra lnea para cada grupo de habitaciones.
Antes de observar el procedimiento para ingresar habitaciones
detallemos la informacin que se requiere.

Sistema de Administracin Hotelera

32

Los tipos y las


clases de
habitaciones se
crean desde el
mdulo
Parmetros

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

LNEA. La lnea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo que


permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del mismo tipo,
etc. Lo recomendable es utilizar nmeros consecutivos para identificarlas.
PLAN. Al crear una reserva el sistema por defecto coloca como plan para la
lnea el indicado en la cabecera de la reserva, en caso de existir ms de una
lnea y querer aplicar un plan diferente para una de esas lneas, se debe
indicar en este campo el plan con el que se regir la lnea de la reserva, si el
plan no cambia se debe dejar este campo sin cambios.
TIPO HABITACIN. Se debe escoger el tipo de habitacin requerida. El
sistema traer por defecto el tipo de habitacin que se le haya definido en los
parmetros.
CLASE. Se debe escoger la clase de habitacin requerida. El sistema traer
por defecto la clase de habitacin que se haya definido en los parmetros.
CAMBIA X TEMP. Se debe seleccionar si desea que al cambiar de
temporada se le exija la actualizacin de la tarifa para las habitaciones que
llegan por esta reserva.
UPGRADE. Se debe seleccionar para indicar que al hacer checkin se puede
asignar una habitacin mayor a la reservada.
FECHA DE LLEGADA. Aparecer por defecto la fecha de llegada de la
reserva, este valor puede modificarse.
FECHA DE SALIDA. Aparecer por defecto la fecha de salida de la
reserva, este valor puede variarse.
HABS. Se debe especificar el nmero de habitaciones requeridas por el
husped del tipo y clase que se indico anteriormente.
ADULTOS . Aparecer el nmero de personas mximo que por el tipo y
clase da la habitacin esta estipulado. Se debe especificar el nmero de
personas que llegaran a la habitacin o habitaciones reservadas sin incluir
nios y adicionales.
NIOS. Se debe especificar el nmero de nios, que llegaran en esta lnea.
Sistema de Administracin Hotelera

33

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

ADICIONAL. Se debe especificar el nmero de personas adicionales que


llegaran en esta lnea.
SEGMENTO. Segmento y Subsegmento de mercado al que pertenece la
reserva. Anteriormente conocido como MOTIVACION
VALOR HAB $. Se muestra el valor unitario de la habitacin en pesos de
acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de
entrada y salida estipuladas ; y puede ser variado. Tenga en cuenta que si esta
reservando en un Plan que maneja multitarifa este valor aparecer siempre
en cero, dado que el valor vara de acuerdo a la multitarifa. En caso de desear
conocer los totales se debe liquidar, utilizando el liquidador de planes.
VLR HAB US$. Se muestra el valor unitario de la habitacin en dlares de
acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de
entrada y salida estipuladas; y puede ser variado.
ADICIONAL. Se muestra el valor que por persona adicional debe cobrarse
de acuerdo al tipo de habitacin; y puede ser variado.
HAB. RESERVADAS. Presenta el nmero de habitaciones que han sido
efectivamente reservadas de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones.
HAB. CHECK-IN. Presenta el nmero de habitaciones de esta lnea a las
cuales ya se les ha efectuado Check-In.
HAB. LISTA DE ESPERA. Presenta el nmero de habitaciones que se
encuentran en lista de espera ya que no hay disponibilidad de las mismas.
ESTADO. Muestra el estado en el que se encuentra la lnea de acuerdo a la
disponibilidad de habitaciones existente en el hotel.
NO FACTURAR. Puede indicarse desde la reserva que los folios asociados
a las habitaciones registradas que dependen de esta reserva no se les podr
generar factura, en este caso el sistema brinda la opcin de generar un
documento llamado traslado interno que en lugar de recibir un pago al folio
recibe un cargo de transferencias crditos que no genera factura.
Los pasos a seguir son:
Para crear una lnea nueva
1. Ingrese el nmero de la lnea
2. Digite la informacin necesaria
3. Presione el botn Grabar Lnea del Tab Habitacin
Sistema de Administracin Hotelera

34

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Al guarda el sistema mostrar cuantas habitaciones fueron reservadas y


cuantas quedaron en lista de espera. Este mensaje aparece en la parte
superior de la ventana y desaparecer al presionar una tecla o al hacer clic.
En caso de haber sobreventa y estar activa la solicitud de clave de
sobreventa, el sistema solicitar la autorizacin de la sobreventa para que esta
pueda realizarse, en caso de no proveer la autorizacin de sobreventa, la lnea
de reserva ser cancelada de forma automtica.

Para cambiar los datos de una lnea


1. En la lista de habitaciones, presione doble clic sobre la lnea que
desea modificar
2. Realice los cambios deseados
3. Presione el botn Grabar Lnea del Tab Habitacin
De nuevo se mostrarn los resultados de la reserva en cuanto a valores
reservados y en lista de espera. Tambin se puede presentar sobreventa.

4.6.2 .

% Agencias

Especifica los diferentes porcentajes de comisin que se debern liquidar a


las correspondientes agencias por concepto de esta Reserva.

Figura 22 Porcentajes de Comisin de las Agencias

Si al ingresar los datos de la reserva, la agencia asociada se le defini como


comisionable, el sistema colocar automticamente en esta seccin la
comisin correspondiente.

Para agregar una agencia


1. Digite el cdigo de la agencia. Puede utilizar el botn Ayuda para
buscar la agencia.
Sistema de Administracin Hotelera

35

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

2. Indique el porcentaje de comisin


3. Presione el botn Grabar Comisin del Tab % Agencias.

Para Cambiar el Porcentaje asignado


1. Presione doble clic sobre la lnea que desea modificar.
2. Cambie el porcentaje de Comisin
3. Presione el botn Grabar Comisin del Tab % Agencias.

Para Borrar una agencia de la lista de comisionables


1. Seleccione la lnea que desea eliminar
2. Presione el botn Borrar Comisin del Tab % Agencias.
Es importante aclarar que estas comisiones son utilizadas para mostrarse en
un informe de comisiones por agencia del mdulo Recepcin, pero no se
utiliza para clculos u operaciones adicionales

4.6.3 .

Preferencias

Esta seccin permite indicar dos tipos de preferencias: las del husped y las
preferencias generales. Las de huspedes harn parte de su perfil, mientras
que las generales que se especifiquen en esta seccin pueden ser referente a
preferencias de habitaciones, observaciones para el trato con el husped, etc.
Que aplican para esta estada y sern mostradas en todos los eventos que
relacionen esta reserva y su posterior check-in.

Figura 23 Especificacin de preferencias para la reserva

Sistema de Administracin Hotelera

36

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para especificar una preferencia haga clic sobre el campo y despus de


escribir el mensaje presione el botn Grabar del Tab Preferencias
Para borrarlo, borre el texto y presione el botn Grabar.
Para detalles de cmo ingresar preferencias de huspedes consulte el manual
del mdulo Parmetros / Huspedes y Clientes.
4.6.4 .

Cancelar

Esta pgina se utiliza para cancelar una lnea de la reserva que se encuentre
en pantalla.

Figura 24 Cancelacin de lneas de reserva

En la parte derecha aparece la lista de las lneas activas que conforman la


reserva incluyendo la lnea, fecha de llegada y salida, tipo de habitacin. Se
debe escoger la lnea de la reserva colocando el cursor sobre ella y haciendo
doble-clic.
Si no se escoge ninguna lnea, el sistema pregunta al momento de grabar si
desea cancelar toda la reserva.
LNEA A CANCELAR. Si se desea cancelar todas las lneas, se debe dejar
este campo en blanco. En caso contrario, debe hacerse doble-clic sobre la
misma en la lista presentada en la parte derecha.
CANCELADA POR. Se debe especificar el nombre de la persona que llama
a cancelar la reserva.
CAUSA. Se debe especificar el cdigo de la causa por la cual se hace la
cancelacin de la reserva. En la parte inferior aparecer la descripcin de la
causa de cancelacin. Puede utilizar el botn Ayuda para buscarlo.

Para cancelar una lnea


1. Presione doble-clic sobre la lnea.
Sistema de Administracin Hotelera

37

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

2. Especifique quien cancela y el motivo


3. Presione el botn Grabar Cancelacin del Tab Cancelar

4.6.5 .

Activar Canceladas

Se debe utilizar esta pgina para activar una lnea que ya ha sido cancelada.
En la parte derecha de la pgina aparece una lista con las lneas que han sido
canceladas de esta reserva, se debe hacer doble-clic en la lnea que se desea
activar.

Figura 25 Activacin de Lneas canceladas

LNEA A ACTIVAR. Este campo se llena automticamente al hacer dobleclic en la lnea que desea activar. Se debe dejar este campo en blanco si se
desea activar toda la reserva.
UPGRADE. Se debe hacer clic en este campo si se desea que el sistema
realice prstamos al tipo de habitacin superior si no encuentra en el tipo
especificado en la lnea.

Para Activar una Lnea Cancelada


1. Presione Doble-Clic sobre la lnea que desea activar
2. Indique si se hace Upgrade o no marcando la casilla.
3. Presione el botn Grabar Activacin.

Sistema de Administracin Hotelera

38

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.6.6 .

Confirmar

En esta pgina el sistema permite confirmar una reserva sin tener un


respaldo o una garanta.

Figura 26 Confirmaciones sin garanta

Para hacer la confirmacin digite el motivo por el que se confirma y presione


el botn Grabar Confirmacin.

4.6.7 .

Mov. Depsitos

Esta pgina muestra los movimientos que han tenido los depsitos de esta
reserva en caso tal los tuviese.

Figura 27 Depsitos realizados a la reserva

Los datos que muestra son:


1.
2.
3.
4.
5.

Nmero del depsito


Fecha del depsito
Forma de pago
Tarjeta de crdito
Nmero del cheque

6.
7.
8.
9.

Banco
Plaza
Cuenta Corriente
Valor

Desde esta opcin podr cargar la ventana de depsitos para realizar


depsitos adicionales. Esta opcin esta restringida si el usuario con el cual
esta haciendo la operacin no tiene permisos para la opcin depsitos o si
no cuenta con una caja asignada.
Sistema de Administracin Hotelera

39

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.6.8 .

Contactos de Reservas

Una de las opciones que provee Zeus en la creacin de Empresas es la de


asignar a cada una contactos. Cuando se realiza una reserva se puede definir
por cual o cuales de esos contactos se genero la reserva.
Para asignar o consultar un contacto de una reserva haga clic sobre el vnculo
Contacto de la ventana de reservas.

Al hacer clic se desplegar la siguiente ventana en la que podr ingresar los


contactos de la reserva.

Figura 28 Contactos de Reservas

Estando ubicados en esta ventana podr ingresar y borrar los contactos


utilizando la barra de herramientas, la siguiente figura muestra el nombre de
cada botn de esta barra:

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para Ingresar un Contacto a la Reserva


1. Presione el botn Adicionar Contacto.
2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el cdigo del
contacto a ingresar en el campo Contacto, digtelo o bsquelo
utilizando el botn de ayuda.
3. Presione el botn Guardar. Notar que el contacto aparece en la
cuadrcula.

Para Eliminar un Contacto de la Reserva


1. Presione sobre el contacto que desea eliminar.
2. Presione el botn Eliminar Contacto.
3. Confirme el borrado.

El botn Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la


reserva, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la
cuadrcula.
El botn Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y
borrado de la reserva seleccionada, los primeros son identificados con una
letra A en la columna Estado de la cuadrcula, mientras que los segundos se
identifican con la letra B. Tambin notar que muestra los contactos
borrados con letras de color rojo.
Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo
caso quedarn dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s)
con estado B.
En el men informes encontrar una opcin que permite listar los contactos
asociados a las reservas.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.6.9 .

Como Ingresar Acompaantes a una Reserva

Siempre se debe recordar que en la medida en que sea ms completa la


reserva, es decir, entre mayor informacin se le ingrese ms rpido ser el
registro del husped. Basado en este principio ZEUS brinda la opcin de
ingresar desde la reserva los datos de los acompaantes para cada lnea.

Figura 29 Ingreso de acompaantes a la reserva

Los acompaantes de la reserva deben ser ingresados por cada lnea de


reserva, cuando se selecciona la lnea el sistema mostrar los acompaantes
asociados a ella. Los datos de los acompaantes cumplen ciertas condiciones:
si no tiene el nmero de documento puede dejar este campo en blanco y
continuar pero tenga en cuenta que no ser creado como un cliente en el
sistema. El dato de la fecha debe ser ingresado en formato Ao, Mes y Da,
el Plan es necesario indicarlo solo si el husped tendr un plan diferente al
plan de la reserva. Los datos de la segmentacin (Motivacin) puede mostrar
datos por defecto si as se ha parametrizado el sistema. Si selecciona la casilla
Cargar Tarifa esta indicando que el acompaante que esta ingresando ser
cobrado de forma independiente. Los datos de ciudad origen y destino son
obligatorias y por ltimo tenga en cuenta que las preferencias deben ser
ingresadas despus de guardar y solo aplica para clientes.
Los campos nombre y fecha de nacimiento pueden presentar diferentes
colores de fondo los cuales representa la clase y categora de husped
respectivamente, parmetros definidos por el usuario.
Cuando se indica que el husped es un nio el sistema solicita su edad.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para ingresar los acompaantes


1. Presione el botn Acompaantes de la barra de herramientas y
presione la tecla tabulador en el campo reserva de la ventana
desplegada.
2. En la ventana desplegada (Ver Figura 29) presione doble clic sobre
la lnea a la que se ingresarn los acompaantes.
3. Para ingresar los datos de un acompaante, presione el botn
adicionar y proceda a ingresar sus datos iniciando por el nmero
de documento.
4. Despus de ingresar los datos presione el botn Pasar a la lista
5. Repita este procedimiento por cada acompaante de reserva y al
finalizar presione el botn Guardar .

Para modificar datos de los acompaantes


1. Despus de ingresar a la ventana de acompaantes presione doble
clic sobre la lnea que contiene los acompaantes.
2. En la lista de acompaantes presione doble clic sobre el que desea
modificar
3. Despus de ingresar los datos presione el botn Pasar a la lista
4. Repita este procedimiento por cada acompaante de reserva y al
finalizar presione el botn Guardar .

Para Eliminar un acompaante


1. Despus de ingresar a la ventana de acompaantes presione doble
clic sobre la lnea que contiene los acompaantes.
2. En la lista de acompaantes presione doble clic sobre el que desea
borrar, presione el botn borrar y confirme el borrado
3. Repita este procedimiento por cada acompaante de reserva y al
finalizar presione el botn Guardar .

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En caso de que el titular de la reserva tenga personas relacionadas, podr


traer dichas personas como acompaantes, para ello presione el botn
Personas Relacionadas , el cual mostrar una ventana con las personas
relacionadas:

Figura 30 Personas Relacionadas

Puede tomar de la lista las personas que desee ingresar a la reserva como
acompaantes seleccionando la casilla que aparece en la primera columna
junto al nmero de documento y presionando el botn Guardar de esta
ventana. Todos las personas seleccionadas sern ingresadas a la lista de
acompaantes, podr hacer modificaciones a esta y finalmente deber
presionar el botn Guardar de la ventana de acompaantes de reserva (6).

4.6.10 .

Rack Grfico

El Rack grfico permite realizar una consulta de las habitaciones, para


conocer su estado en un rango de fechas. Los estados de las habitaciones se
diferencian por el colore asociado a cada una de ellas.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el nmero da la
habitacin, el estado segn recepcin (Ocupada o Desocupada) y el estado
segn ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente. Las siguiente columnas
tiene como ttulo el mes / da de la consulta y aparecern tantas como das se
indiquen en el rango de fechas pedido.
Se debe tener en cuenta que la informacin de las reservas es mostrada
cuando se ha hecho una preferencia de habitacin a una reserva, sea de
grupo o individual. Adems que en cada celda asociada a un color aparece el
nombre del husped correspondiente, para ver el nombre completo, ubique
el puntero del ratn en la divisin de los ttulos de las columnas y arrastre.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Figura 31 Consulta de habitaciones mediante el Rack Grfico

Para ejecutar la consulta debe especificar las fechas inicial y final y finalmente
presione el botn Mostrar de la barra de herramientas.

4.6.11 .

Room to Sell

Muestra una consulta que permite conocer el nmero de habitaciones


disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta das
a partir de una fecha inicial.

Figura 32 Consulta de habitaciones disponibles por tipo

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Los valores que se observan negativos indican sobreventa en esos tipos de


habitacin mientras que las lneas desplegadas en color amarillo indican que
hay reservas con fechas de llegada de das anteriores y que no han sido
canceladas o cambiadas de fecha y que por lo tanto afectan la disponibilidad
mostrando informacin no ajustada a la realidad. Para ver detalles presione
doble clic sobre la lnea que presenta color amarillo y podr observar las
reservas.
Para ejecutar la consulta basta con indicar la fecha a partir de la cual inicia la
consulta y presionar el botn Mostrar . Para imprimir, despus de haber
presionado el botn Mostrar, presione el botn Imprimir.

4.6.12 .

Preferencia de Habitaciones

Desde la ventana de reserva es posible asignar habitaciones a las lneas


reservadas para que queden preferenciadas (bloquedas) y no puedan ser
usadas en las fechas de la reserva.

Figura 33 Preferencia de habitaciones

Para asignar una habitacin a una lnea


1. Presione doble-clic sobre la lnea a la que desea asignar la habitacin
2. En el campo Habitacin ingrese el nmero de la habitacin o bien
utilice el botn ayuda para localizarla.
3. Presione el botn Grabar. Las habitaciones asignadas aparecen en el
campo Habitaciones Preferenciadas.
Si el tipo de habitacin que desea referenciar es diferente al tipo de
habitacin reservado el sistema lo indicar, si al guardar confirma que desea
asignar la habitacin a pesar de ser diferente, el sistema har el proceso.
Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para desasignar una habitacin


1. Presione doble-clic sobre la lnea a la que desea quitar la preferencia.
2. Presione doble-clic sobre el nmero de la habitacin que quiere
desasignar en el campo Habitaciones Preferenciadas.
3. Confirme la desasignacin

4.6.13 .

Habitaciones Bloqueadas

Para informacin sobre esta opcin consulte 4.1.6 . Consulta de


Habitaciones Bloqueadas

4.6.14 .

Visitas de Husped

Muestra una consulta resumiendo las diferentes visitas que ha hecho al hotel
el husped al que se esta haciendo la reserva.

Figura 34 Consulta de visitas de huspedes

4.6.15 .

Ayuda del Plano

La consulta de habitaciones mediante el plano permite observar


grficamente el estado de las habitaciones a travs de los planos del hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En primera instancia se despliega un plano general del hotel, a travs del cual
se puede llegar a mirar detalladamente cada rea o piso del mismo.

Figura 35 Vista global del plano del hotel

Al seleccionar el un rea del plano se observa que cada habitacin tiene do


cuadros de colores que indica el estado de las habitaciones.

Figura 36 Plano detallado de las habitaciones y sus estados

Sistema de Administracin Hotelera

10

Mdulo RESERVAS ZEUS Front


4.6.16 .

Ayuda por Atributos

Cuando se crean las habitaciones desde el mdulo de Parmetros de ZEUS,


es posible asignarle unos atributos especiales que le dan caractersticas
especiales, por ejemplo: Vista al mar, Balcn, Terraza.

Figura 37 Bsqueda de habitaciones por atributos

Para realizar la bsqueda de las habitaciones, debe hacer clic sobre los
atributos que busca y presionar el botn Buscar. Esto mostrar las
habitaciones desocupadas; si desea buscar las ocupadas active el campo
ocupadas y presione el botn Buscar.

4.7 . Cancelacin Automtica de Reservas


Mediante de esta opcin el sistema cancelar automticamente todas las
reservas que no se hayan utilizado y cuyo plazo de espera se haya vencido.

Figura 38 Cancelacin automtica de reservas

Sistema de Administracin Hotelera

11

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

El plazo de espera se indica en el parmetro general Plazo de reserva en


das de los parmetros de hotel, aquellas reservas donde la diferencia entre
la fecha de llegada y la fecha actual sea diferente al plazo sern canceladas.

4.8 . Ubicacin Automtica en Lista de Espera


Este proceso se utiliza para reubicar automticamente las reservas que se
encuentran en lista de espera en caso tal que el hotel ya tenga disponibilidad
causada por la cancelacin de algunas reservas.

Figura 39 Ubicacin automtica en lista de espera

En el men de informes existe un listado que le permite saber cuales son las
reservas que se encuentran en lista de espera y el sistema puede reubicar.

Sistema de Administracin Hotelera

12

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4.9 . Depsitos
Para ZEUS Hoteles un depsito es todo anticipo de dinero realizado a las
reservas. Esta opcin del men Reservas, permite registrar los depsitos que
realizan los huspedes.

Figura 40 Depsitos a reservas

En esta ventana podemos observar los siguientes campos:


NRO. RESERVA. Se debe especificar el nmero de la reserva en la que se
registrar el depsito. Al digitar el nmero de la reserva y presionar la tecla
tabulador se mostrar el nombre, telfono, documento de identidad y el tipo
de documento.
HECHO POR. Se debe especificar el nombre del cliente que realiz el
depsito.
RECIBO NRO. Muestra el nmero del recibo del depsito. Si est
ingresando uno depsito se muestra el texto 'NUEVO', el cual ser
refrescado con el nmero correspondiente despus de grabar el depsito.
CAJA.. El sistema muestra el nmero de caja correspondiente al usuario que
efecta el depsito. Al lado aparece la descripcin de la caja.
FECHA. Aparecer
modificar).

por defecto la fecha del sistema. (no se puede

Sistema de Administracin Hotelera

13

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En la parte inferior de esta ventana aparecen tres paginas con las diferentes
formas de pago por las cuales se puede efectuar el depsito y cada una de
ellas con la informacin que se debe proveer.
Si se selecciona como forma de pago tarjeta de crdito el sistema preguntar
por lo siguiente:

NUMERO. Se debe proveer el nmero de la tarjeta de crdito.


AUTORIZACIN. Se debe introducir nmero de autorizacin que da la
central de tarjetas.
VENCIMIENTO Se debe introducir la fecha de vencimiento de la tarjeta en
formato Ao-Mes-Da.
Si selecciona como forma de pago cheque el sistema preguntar por lo
siguiente:

BANCO. Se refiere al cdigo de compensacin del banco del cual es emitido


el cheque.
PLAZA. Se refiere a la plaza o ciudad del banco.
CUENTA CORRIENTE. Se refiere al nmero de cuenta corriente del
girador.
La forma de pago Efectivo no pide informacin adicional
MONEDA. Se debe seleccionar la moneda en la cual se hace el depsito, si
es una moneda diferente a pesos el tipo de cambio de la fecha debe existir.
VALOR DEPOSITO. Se debe especificar el valor del depsito en la
moneda seleccionada, el sistema se encargar de efectuar los respectivos
asientos de cambio de moneda para caja.
El campo Total Estada Reportada es una opcin que brinda el sistema para
que se indique el valor total que cancelar el husped durante la estada en el
hotel, con el fin que el sistema pueda informar del saldo por pagar al restar el
Sistema de Administracin Hotelera

14

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

valor de los depsitos realizados. El valor de la estada tambin puede ser


calculada por el sistema haciendo la liquidacin de la reserva al m omento de
imprimir, en este caso el sistema calcula el valor total de la estada con base
en los datos ingresados en la reserva.
Para registrar un depsito
1. Ingrese el nmero de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Indique el nombre del cliente que realizo el depsito.
3. Elija la forma de pago y digite la informacin que esta solicite.
4. Especifique el cdigo de la moneda (si es necesario)
5. Ingrese el valor del depsito.
6. Presione el botn Grabar.

El nuevo depsito aparece en la lista de depsitos

Para imprimir el recibo de un depsito


1. Digite el nmero de la reserva (si an no la digitado).
2. Presione clic, en la lista de depsitos, sobre la lnea que quiere
imprimir
3. Presione el botn Imprimir de la barra de herramienta.
4. Indique si quiere o no Liquidar la reserva para que el sistema
muestre el saldo por pagar
5. Seleccione la forma de salida.

Sistema de Administracin Hotelera

15

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para borrar un depsito


Utilice la opcin devolucin de depsitos del men reserva.

4.10 .

Devolucin de Depsitos

Mediante esta opcin se puede realizar devoluciones de los depsitos


registrados a una reserva

Figura 41 Devolucin de depsitos de reservas

Cuando digita el nmero de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se


muestra la lista de los depsitos de la reserva.
Para realizar la devolucin de un depsito
1. Digite el nmero de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione doble clic, en la lista de depsitos, sobre el depsito que
desea devolver.
3. Presione el botn Grabar. Cuando el proceso haya terminado se
muestra el nmero de cancelacin.

Para imprimir una devolucin


1. Digite el nmero de la reserva o utilice el botn Ayuda para
localizarlo.
Sistema de Administracin Hotelera

16

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

2. Seleccione la opcin Cancelados


3. En la lista de depsitos, presione doble clic sobre la lnea que desea
imprimir.
4. Presione el botn Imprimir.

4.11 .

Transferencia de Depsitos

Utilizando esta opcin, los depsitos registrados a una reserva pueden ser
transferidos parcial o totalmente a otra reserva. Para ello se deben indicar las
reservas y el monto a transferir.

Figura 42 Transferencia de depsitos entre reservas

Para realizar la transferencia


1. En el campo Reserva digite el nmero de la reserva que tiene el
depsito a transferir.
2. En el campo Destino digite el nmero de la reserva que recibir la
transferencia.

Sistema de Administracin Hotelera

17

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

3. En la lista de depsitos, presione doble clic sobre la lnea que desea


transferir.
4. En el campo A Transferir digite el valor que desea transferir.
5. Presione el botn Grabar.
El valor transferido se muestra en la lista de depsitos de la reserva destino.

4.12 .

Reclculo de Tarifas Planes-Reservas

Esta opcin permite recalcular la tarifa asignada a las reservas hechas para un
plan existente, entre un rango de fechas determinado por una fecha inicial y
una fecha final. El reclculo coloca los valores actuales que tiene las tarifas
del plan a las reservas seleccionadas.

2
1

Figura 43 Reclculo de Tarifas

Inicialmente debe indicar el cdigo del plan y el rango de fechas que deben
tener las reservas que sern recalculadas (1), luego presione el botn
Ejecutar (2) para que el sistema muestre las reservas que cumplen con el plan
y las fechas seleccionadas.
Antes de iniciar el reclculo se debe seleccionar las reservas que sern
recalculadas. Para ello debe hacer clic en la casilla a la izquierda de cada lnea
(3) (Columna Sel); si desea seleccionar todas las reservas presione el botn
Seleccionar Todos y para quitar la seleccin el botn Quitar la seleccin a todos
de la barra de herramientas. Despus de seleccionar las reservas que se
vern afectadas, presione el botn Guardar.
Sistema de Administracin Hotelera

18

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4.13 .

Aplicacin de Depsitos a Folios

Una aplicacin de depsito consiste en abonar el valor del depsito a una


cuenta (folio) de un husped. Esta opcin aplica el valor de un depsito de
una reserva a un folio.
Las aplicaciones de los depsitos se pueden hacer automticamente al
momento de hacer checkin. En ese momento el sistema preguntara si desea
hacer la aplicacin; en caso afirmativo aplicar el depsito al folio del titular.

2
Figura 44 Aplicacin de depsitos

Todos los depsitos de la reserva seleccionada sern aplicados al folio


indicado, una vez aplicado no podrn hacerse otros movimientos con el
depsito, tales como transferencias o devoluciones.

Para aplicar un depsito


1. Digite el nmero de la reserva que tiene el depsito.
2. Digite el nmero del folio al que aplicar el depsito.
3. Presione el botn Guardar.

4.14 .

Liquidador de Plan

El liquidador de plan permite conocer el valor que deber ser cancelado por
un husped a partir de datos ingresados manualmente o partir de un registro
o reserva existente.

Sistema de Administracin Hotelera

19

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

El liquidador toma los datos del plan asociado y muestra los valores
detallados o generales de la estada del husped por da, proveyendo totales
que permiten conocer los valores a cobrar al husped durante su estada.
La liquidacin puede ser realizada a partir de una reserva, un registro
(habitacin checkin) o manualmente. En los dos primeros casos el sistema
trae los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas para calcular
el valor diario que sera aplicado en el proceso de auditora. Para el ltimo
caso los clculos son similares, pero los datos de plan, tipos de habitaciones,
personas y fechas debern ser ingresados a la ventana para luego proceder
con la liquidacin.
Liquidacin Manual
Esta requiere que se ingrese toda la informacin al liquidador, incluyendo
plan, habitaciones y personas, para que se pueda realizar la liquidacin.

1
3

Figura 45 Liquidador de Planes

Para hacer una liquidacin manual


1. Indique el cdigo del plan (1) en el que se basar la liquidacin
2. Haga clic en la cuadricula Habitaciones (2), presione el botn Nueva
Lnea de la barra de herramientas. Una vez presionado el sistema
ingresar el nmero de la lnea y quedar a la espera de que se le
indique el tipo y clase de habitacin.
3. Seleccione en las columnas Tipo y Clase de la cuadricula Habitaciones
el tipo y clase de habitacin requerido.
Sistema de Administracin Hotelera

20

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

4. En la cuadricula Huspedes (3) notar que el sistema ha ingresado un


registro con las fechas de llegada y salida de un husped. Este
registro corresponde a la o las persona que se hospedaran en la
lnea que acaba de ingresa, este registro no puede ser modificado en
las columnas adultos y tipo, ya que hace referencia al titular de la
habitacin, pero podr modificar la fecha de llegada y salida.
5. Si quiere agregar mas personas a la lnea puede ingresar otro registro
en la cuadricula Huspedes (3), para ello haga clic sobre la cuadrcula y
presione el botn Nueva Lnea , al presionarlo aparecer una
nueva lnea en la cuadricula Huspedes la que podr modificar
indicando cantidad de adultos, nios y adicionales, as como el plan
y las fechas de llegada y salida.
6. Puede repetir los pasos del 2 al 6 para ingresar ms de una lnea a la
liquidacin.
7. Una vez ingresado los datos de habitaciones y huspedes, presione
el botn Liquidar
(4) de la barra de herramientas. Al presionar
este botn el sistema mostrar en la cuadrcula Cargos Acumulados por
Fecha (A) los valores a pagar por cada da de estada del hotel.
8. Si presiona clic sobre uno de los registros de la cuadrcula Cargos
Acumulados por Fecha (A), notar que en la cuadrcula Cargos Detallados
por Fecha (B), se mostrar el detalle de los cargos que aplican para el
da.
Las opciones Detallado y General ubicados bajo la cuadrcula Huspedes le
permite ver la en la cuadrcula Cargos Detallados por Fecha (B) la informacin
de una forma diferente y ms general, especialmente practica para la consulta
de las multitarifas por categora y clase de huspedes.
EL botn Ocultar/ Mostrar Totales Acumulados tambin cambian la
presentacin de la cuadrcula Cargos Detallados por Fecha mostrando los cargos
acumulados o en detalle.

Liquidacin desde una Reserva o un Registro


Inicialmente ubiquemos el la seccin debajo del botn Liquidar (4) donde se
encuentran dos opciones Desde una Reserva y Desde un Registro, segn la
seleccin realizada el sistema solicitar debajo del campo Plan el nmero de
reserva o el nmero de registro.

Sistema de Administracin Hotelera

21

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Este proceso liquidacin es ms rpido que el manual dado que mucha


informacin no es necesario digitarla, gracias a que la informacin es tomada
desde la reserva o el registro que se indica. Para realizar la liquidacin debe
indicar el nmero de la reserva o registro y asegurarse que esta seleccionada
la casilla Desde una Reserva o Desde un Registro segn corresponda.
Una vez ingresada la reserva el sistema, los datos de las cuadrculas Huspedes
y Habitaciones se llenaran con los datos de la reserva o el registro, por lo que
solo ser necesario presionar el botn Liquidar (4).
Es posible modificar los datos de la liquidacin si que implique una
modificacin de la reserva o el registro, gracias a ellos podr agregar o quitar
caractersticas y presionar nuevamente el botn liquidar

5 . INFORMES
El men informe presenta una serie de opciones que permiten consultar,
entre otras, las reservas, los depsitos y la disponibilidad del hotel desde
varias perspectivas.

5.1 . Grupos
Muestra una ventana con diferentes opciones para consultar los grupos.
Debe indicar el rango de fecha que desea consultar e indicar si la consulta se
har por la fecha de entrada o salida del mismo.
Adems de estas caractersticas, puede elegir el estado que desea consultar
(Permanente, Tentativos, Cancelados o Todos) y si desea consultar todos los
grupos o un rango de ellos. En este ltimo caso deber indicar el grupo
inicial y el final de la consulta.

Figura 46 Informe de Grupos

Sistema de Administracin Hotelera

22

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botn Imprimir y


finalmente la forma de salida. As es la presentacin por pantalla, en la que se
puede observar una seccin inicial con los datos generales del grupo seguido
de una serie de columnas que contienen los datos de las habitaciones
reservadas.

Figura 47 Informe de Grupos

5.2 . Planes
Emite un listado con las caractersticas generales o detalladas de un plan, un
rango de ellos o todos.

Figura 48 Informe de Planes

Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que


muestre todos los planes cuyo cdigo este, alfabticamente, entre el primer y
el segundo cdigo. Para que se muestren todos los planes sin importar el
inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Este reporte excluye los planes de grupos como definicin predeterminada,
pero pueden ser incluidos solo con seleccionar la opcin Incluyendo Grupos.
La opcin de no mostrar el paquete har que el listado solo se muestre con
los datos generales del plan.
Sistema de Administracin Hotelera

23

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botn Imprimir y


finalmente la forma de salida. Esta sera su presentacin por pantalla con los
datos generales del plan y del paquete que lo conforma.

Figura 49 Informe de Planes


Tp: Tipo de Plan: D (Detalle) o G (General)
Us: Tarifa en dlares Si o No
Cia: Plan de compaa Si o No
Gr: Plan de Grupos Si o No

Al: Incluye alimentacin Si o No


Tar: Cdigo de la tarifa asociada al plan
Es: Estado(Activo) Si o No

M/E: Cargar a cuenta Maestra o Extra


Per: Periodicidad
Ap: A partir de noche
Md: Mandatario por persona

Iv: Iva incluido Si o No


Nad: Aplica noche adicional
Apar: A partir de noche adicional

5.3 . Estados de Habitacin


Gracias a esta ventana podr obtener un listado de las habitaciones segn su
estado actual, en cuanto a ocupacin o a los bloqueos registrados.

Figura 50 Estados de Habitacin

Sistema de Administracin Hotelera

24

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Adult S/Ally: Adultos segn ama de llaves

5.4 . Reservas por Fecha


Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se
puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de
fechas.

Figura 51 Informe de reservas por fechas

El primer paso para emitir el listado consisten en seleccionar las fechas inicial
y final en la que se buscarn las reservas e indicar si ese rango buscar las
reservas segn la fecha de entrada, salida o elaboracin de la misma.
Las reservas pueden ser emitidas segn su estado as:
Todas las reservas realizadas: Muestra todas las reservas que se hayan hecho en
el rango de fechas indicado sin importar el estado en que se encuentre.
Confirmadas: Reservas vigentes que se les haya indicado en la opcin
confirmar de la ventana de reserva una confirmacin.
Sin depsitos. Reservas vigentes que no tengan depsito

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En lista de Espera. Reservas vigentes que por sobreventa se encuentren en lista


de espera.
Canceladas. Reservas que tengan lneas canceladas
Por Cancelar. Reservas que hayan superado el plazo de espera y an no han
sido canceladas.
Canceladas por Corte. Reservas canceladas de forma automtica al hacer el corte
en la auditora.
Comisionables Sin Porcentaje. Reservas vigentes que se definieron como
comisionables para la agencia pero que no se les ha asignado el % de
comisin correspondiente a la agencia.
Garantizadas. Reservas vigentes que tienen algn tipo de garanta: Depsito,
Carta de empresa, Voucher, etc.
Con Tarifas Diferentes. Reservas vigentes con tarifas diferentes a las de su plan
(No aplica para multitarifa)
Con sus Acompaantes. Todas las reservas vigentes detallando acompaantes.
No Shows. Reservas que no llegaron
Todas las Vigentes. Todas las reservas por llegar.

El sistema permite hacer filtros, podr localizar por ejemplo reservas de una
empresa especfica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en
el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione
(Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se
quiere filtrar cdigo (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno
indicado (Diferente de:), por ltimo en el campo cdigo indique el cdigo a
filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.
Podr incluir o no las preferencias y las quejas de cada cliente de las reservas
con solo seleccionar las opciones Preferencias y Quejas.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botn
Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.5 . Reservas por Tipo de Habitacin


Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el
estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un tipo o tipos de
habitacin especfico o a todos los tipos.

Figura 52 Informe de reservas por tipo de habitacin

Para detalles del significado de los estados, consulte el punto 5.4 . Reservas
por Fecha
Al seleccionar un tipo inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que
muestre todos los tipos cuyo cdigo este, alfabticamente, entre el primer y
el segundo cdigo. Para que se muestren todos los tipos sin importar el
inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Tipos. Para emitir el listado
seleccione las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.

5.6 . Reservas por Planes


Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el
estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un plan o planes
especficos o a todos los planes.

Figura 53 Informe de reservas por planes

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Para detalles del significado de los estados, consulte el punto 5.4 . Reservas
por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que
muestre todos los planes cuyo cdigo este, alfabticamente, entre el primer y
el segundo cdigo. Para que se muestren todos los tipos sin importar el
inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botn
Imprimir.

5.7 . Reservas por Oficinas


Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el
estado seleccionado. La reserva se puede restringir a una oficina u oficinas
especficas o a todas las oficinas.

Figura 54 Informe de reservas por oficina

Para detalles del significado de los estados, consulte el punto 5.4 . Reservas
por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que
muestre todos los planes cuyo cdigo este, alfabticamente, entre el primer y
el segundo cdigo. Para que se muestren todos los tipos sin importar el
inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Al seleccionar la opcin de mostrar las reservas por fecha de elaboracin,
contar con una funcionalidad adicional con la cual podr indicar un rango
Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

de horas, de esta forma el sistema le provee la posibilidad de conocer las


reservas realizadas en un rango de horas indicado
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botn
Imprimir.

5.8 . Depsitos por Fecha


Lista los depsitos realizados en un rango de fechas y un estado indicado.

Figura 55 Informe de depsitos por fecha

Para emitir el listado indique el rango de fechas y presione el botn Imprimir.

5.9 . Depsitos Vigentes


Lista de depsitos realizados a reservas que an no han sido aplicados.

Figura 56 Informe de depsitos vigentes

Para emitir el listado elija las opciones deseadas y presione el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.10 .

Forecast

Muestra el estimado de ocupacin o disponibilidad del hotel con base a las


reservas y los registros realizados.

Figura 57 Informe de Ocupacin

Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se
imprima el reporte. Adems puede indicar un tipo de habitacin especfico o
hacer una impresin global. En el caso de la impresin Global se tomaran
todos los tipos de habitacin para mostrar la disponibilidad, mientras que
por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitacin el cdigo del tipo que
desea mirar.

Figura 58 Informe de disponibilidad (Forecast)

El campo Saldo Ant. Muestra el nmero de habitaciones disponibles de la


noche anterior, a partir de este valor se inicia el clculo de la disponibilidad.
En la seccin ENTRADAS se muestran las reservas garantizadas y no
garantizadas que se esperan para la fecha, as como las entradas que han
sucedido en el da, estos valores suman el total de entradas que son restados
de la disponibilidad.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

En la seccin SALIDAS se encuentran las salidas generadas por reservas, las


salidas que sucedieron a la fecha y las que estan pendientes por salir, este
total de salidas son sumadas a las disponibles, para arrojar el total de
disponibles y ocupadas, el valor resultante como disponibles se toma para la
siguiente lnea como Saldo anterior, iniciando de nuevo el ciclo para el
siguiente da.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo
de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir
Habs. Bloqueadas.

5.10.1 .

Forecast Valorizado

Una funcionalidad adicional con que cuenta esta ventana es la del forecast
valorizado, este muestra el valor de la venta de habitacin proyectado segn
la ocupacin proyectada.
Encontrar que al seleccionar la opcin de forecast valorizado podr
indicarle al sistema si se incluirn los valores de ventas actuales para calcular
la proyeccin.

Figura 59 Forecast Valorizado, muestra ingresos actuales, fecha actual Agosto 16

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.11 .

Forecast Resumido

Muestra el estimado de ocupacin o disponibilidad del hotel con base a las


reservas y los registros realizados. Este informe se diferencia con el anterior
en que este muestra la informacin resumida.

Figura 60 Informe de disponibilidad resumido

Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se
imprima el reporte. Adems puede indicar un tipo de habitacin especfico o
hacer una impresin global. En el caso de la impresin Global se tomaran
todos los tipos de habitacin para mostrar la disponibilidad, mientras que
por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitacin el cdigo del tipo que
desea mirar
Despus de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botn
Imprimir para emitir el informe.

Figura 61 Forecat Resumido

El listado muestra la fecha correspondiente y las columnas: Habitaciones


disponibles (Dispn.), Habitaciones Ocupadas (Ocup.), Adultos (Adul),
Nios y % de ocupacin. Los asteriscos representan una barra comparativa
de los porcentajes de ocupacin generados para cada da, decreciendo segn
el porcentaje.

Sistema de Administracin Hotelera

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.12 .

Forecast por Complejo

Muestra el estimado de ocupacin o disponibilidad del hotel con base a las


reservas y los registros realizados. El forecast por complejo detalla cada
complejo de forma independiente o todos en el mismo informe segn sea su
eleccin, en este ltimo caso sera igual a emitir el forecast estandar.

Figura 62 Informe de disponibilidad por complejo

Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se
imprima el reporte. Adems puede indicar un complejo especfico o hacer
una impresin todos los complejos.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo
de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir
Habs. Bloqueadas, as como decidir si se descuentan o no las habitaciones
House Use y Complimentary.
La opcin Vista Horizontal, muestra todos los complejos resumidos en un
solo bloque, mostrando menos detalles por cada uno de ellos pero
permitiendo observar de forma global el estado de los mismos.
Despus de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botn
Imprimir para emitir el informe.

Figura 63 Forecast por Complejo Vista Horizontal

Sistema de Administracin Hotelera

10

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.13 .

Huspedes Genricos

En muchas de las opciones de registro de huspedes, ZEUS brinda la


posibilidad de generar cedulas genricas, con el fin de poder registrar sus
datos aunque no se conozca su identificacin. Como ejemplos de estas
opciones estn: los acompaantes de reservas y las personas de los grupos.
Esta opcin del men Informes permite consultar los huspedes que
permanecen con cdulas genricas ya sea q que estn checkin o no.

Figura 64 Consulta de huspedes genricos

Para emitir el informe, elija la opcin deseada y presione el botn Imprimir.

5.14 .

Allotment por Planes

Cuando se crea o edita un plan, es posible indicar el % mximo de


habitaciones que se podr vender para ese plan. Este informe despliega el
nmero de habitaciones disponibles para un plan con respecto al nmero
total de habitaciones asignadas al plan.

Figura 65 Habitaciones disponibles con respecto al % asignado

Sistema de Administracin Hotelera

11

Las cdulas
genricas se
generan de forma
automtica al
colocar la palabra
NUEVO en el
nmero de
documento al
ingresar un
acompaante de
reserva

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.15 .

Allotment de Grupos

Es un informe que establece el porcentaje mximo de habitaciones


disponibles para grupos, del nmero total de habitaciones reservadas para
grupos del hotel.

Figura 66 Disponibilidad de habitaciones para grupos

5.16 .

Room to Sell

Muestra una consulta que permite conocer el nmero de habitaciones


disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta das
a partir de una fecha indicada.

Figura 67 Consulta de habitaciones disponibles por tipo

Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botn Mostrar.
Por defecto esta consulta incluye las habitaciones bloqueadas en el clculo de
las habitaciones para vender, puede excluirlas seleccionado la casilla No
Incluir Habs. Bloqueadas
Sistema de Administracin Hotelera

12

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Una informacin adicional que provee esta consulta, es la de reservas de da


anteriores no canceladas. Si encuentra que una o mas lneas de la cuadrcula
estn en color amarillo, quiere decir que existen reservas para esos tipos de
habitaciones con fecha de llegada de das anteriores, para consultar estas
reservas debe presionar doble clic sobre la fila (en cualquier columna). Estas
reservas deben ser canceladas o cambiadas de fecha pues afectan
irregularmente la disponibilidad.

5.17 .

Log de Reservas

Muestra un informe con el log de las operaciones realizadas sobre las


reservas en un rango de fechas.

Figura 68 Log de reservas

Figura 69 Reporte desplegado

Sistema de Administracin Hotelera

13

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.18 .

Diario de Ocupacin

Muestra un informe con el resumen del movimiento de las habitaciones y


huspedes de la fecha actual, por complejo. Este movimiento detalla, entre
otras, las habitaciones y personas en casa, las salidas, entradas, etc.

Figura 70 Informe diario de ocupacin

Figura 71 Caractersticas del informe diario de ocupacin

Cuenta con la posibilidad de incluir o no las habitaciones House Use,


Complimentary y las habitaciones en lista de espera.

Sistema de Administracin Hotelera

14

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

5.19 .

No Shows y Room Nights

Despliega un informe con la cantidad de No Shows y Room Nights


presentados por cada da en un rango de fechas.

Figura 72 Apariencia del reporte

5.20 .

Visitas de Huspedes

Permite consultar las visitas realizadas por un husped indicado, solo es


necesario indicar el nmero y tipo de documento del husped para que el
sistema detalle fecha a fecha las visitas.

Figura 73 Visitas de Huspedes

Sistema de Administracin Hotelera

15

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Cada lnea de la cuadrcula indica un visita del husped, donde se detallan


datos como fecha de llegada, das que demor su estada, habitacin donde
se hosped, valor generado por concepto de alojamiento, valor por
consumos, empresa por la que vino, nmero de acompaantes, etc.

5.21 .
Prerregistros Individuales por Fecha
de Llegada
Como una forma de organizar el arrib de los huspedes, puede tomarse
como estrategia tener preparados todos los detalles para cada husped. Entre
otras cosas la preasignacin de habitaciones y la impresin de los
prerregistros por cada husped pueden ser herramientas importantes.
Mediante esta opcin puede imprimir los prerregistros de cada uno de los
huspedes que llegan en una fecha indicada, los cuales traen toda la
informacin indicada en la reserva de tal forma que la cantidad de
informacin de debe complementar el husped para su registro ser menor
de la medida que en la reserva se haya indicado mayor informacin

Figura 74 Preregistros por Fecha de Llegada

Para emitir el informe indique el rango de fechas y presione el botn


Imprimir.

5.22 .

Listado de Reservas por Contactos

Desde esta opcin es posible emitir un informe con las reservas y los
contactos asociadas a ellas, los cuales fueron ingresados al momento de
hacer la reserva.
A parte de ingresar el rango de fechas puede indicar el estado de la reserva a
confirmar con las opciones disponibles, entre las que esta Todas las Reservas, la
cual muestra las todas las reservas realizadas.

Sistema de Administracin Hotelera

16

Mdulo RESERVAS ZEUS Front

Puede indicarse si se listaran todos los contactos o solo los contactos


seleccionados. En este ltimo caso deber quitar la seleccin del campo
Todos los Contactos y proceder a seleccionar de la cuadrcula los contactos que
desea consultar.

Figura 75 Listado de Reservas por Contacto

Para emitir el informe una vez seleccionadas las opciones solo restar hacer
clic en el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

17