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Factura electrnica

El paso de la facturacin en papel a la facturacin por medio de nuevas


tecnologas debe utilizarse como un instrumento de dinamismo empresarial,
como una herramienta para mejorar la gestin, una frmula para dotar de una
imagen de modernidad a la empresa y, en general, para lograr dar un mejor
servicio a clientes y proveedores.

Introduccin

Comprender los aspectos generales de la factura


electrnica, su origen e historia.
Conocer los requisitos bsicos, as como el
funcionamiento de la factura electrnica para las
empresas espaolas.
Adquirir los conocimientos para la utilizacin de la
factura electrnica, tanto si le emites como si la recibes.
Conocer el marco jurdico y su evolucin hasta nuestros
das.
Conocer las ventajas que aporta en el mbito
empresarial.

Objetivos

Aspectos generales de la
factura electrnica

La Historia

Reglamento sobre obligaciones de facturacin (Deroga RD 1496/2003)

Nov 2013: se aprueba Ley 25/2013 de impulso de la factura electrnica


Enero 2015: se obliga a que las facturas dirigidas a las Administraciones Pblicas sean
electrnicas

Aspectos generales de la factura

Actualidad en la factura electrnica


El da 1 de enero de 2.013 se aprueba el reglamento (RD 1619/2012) de impulso
de la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el
Sector Pblico (ltima revisin 13 de junio 2015).

Se trata de dar un impulso a la facturacin electrnica, al intentar equiparar las


facturas en papel a la factura electrnica, cumpliendo as la finalidad marcada
por la Directiva comunitaria, bajo el principio de un mismo trato para la factura
en papel y la factura electrnica, a los efectos de que dicha igualdad sirva como
instrumento para reducir costes y hacer ms competitivas a las empresas.

DEFINICIN FACTURA ELECTRNICA [2013.]


Una factura electrnica es aquella factura que se ajusta a lo establecido en el
Reglamento de facturacin y que ha sido expedida y recibida en formato electrnico.
La facturacin electrnica es un equivalente funcional de la factura en papel y
consiste en la transmisin de las facturas entre emisor y receptor por medios
electrnicos (ficheros informticos) y telemticos (de un ordenador a otro), firmados
digitalmente con certificados reconocidos.

Aspectos generales de la factura

Qu garantiza la factura electrnica?

Que los datos utilizados para la generacin de firma pueden producirse


slo una vez y asegura razonablemente su secreto.

Que los datos de creacin de firma pueden ser protegidos de forma fiable
por el firmante contra su utilizacin por terceros.

Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba


firmarse ni impide que ste se muestre al firmante antes del proceso de
firma. (Art. 24.3).

Se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Aspectos generales de la factura

Actualidad en la factura electrnica


Puntos destacables
1.

Definicin de lo que debe entenderse por factura electrnica aqulla


recibida en formato electrnico, quedando condicionada la expedicin de
la referida factura electrnica al hecho que su destinatario haya dado su
consentimiento.

2.

Se da el mismo trato a la facturacin en papel y a la facturacin electrnica.


Con esta igualdad de trato entre ambas tipologas de facturas se amplan las
opciones para que el sujeto pasivo pueda expedir facturas por va
electrnica sin necesidad que la misma quede sujeta al uso de una
tecnologa determinada (hasta ahora sistema EDI).

3.

Las facturas debern ser expedidas en el momento de realizarse la


operacin. Cuando el destinatario de la operacin sea un empresario o
profesional que acte como tal, las facturas debern expedirse antes del da
16 del mes siguiente a aqul en que se haya producido el devengo del
Impuesto correspondiente a la citada operacin.

Aspectos generales de la factura

Ventajas de la factura electrnica

Ahorro de costes.

Mejora de la eficiencia.

Integracin con las aplicaciones de gestin internas, de la empresa.

Optimizacin de la tesorera.

Obtencin de informacin en tiempo real.

Reduccin de tiempos de gestin.

Agilidad en la toma de decisiones.

Administracin y contabilidad automatizadas.

Disminucin de costes de los documentos en papel.

Control de acciones errneas.

Uso eficaz de los recursos financieros.

Flujos de transacciones agilizados.

Aspectos generales de la factura

Beneficios emisor
Ejemplo facturacin formato EDI

Aspectos generales de la factura

Beneficios receptor
Ejemplo facturacin formato EDI

Aspectos generales de la factura

Conceptos

Aspectos generales de la factura

Firma Digital
Qu es la firma digital?
La firma electrnica es un conjunto de datos electrnicos que acompaan o que
estn asociados a un documento electrnico y cuyas funciones bsicas son:

Identificar al firmante de manera inequvoca.

Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento


firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteracin o
manipulacin.

Asegurar la autenticidad del documento firmado. Asegura la autenticidad de que


los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son nicos y exclusivos y, por tanto,
posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento.

Aspectos generales de la factura

Firma Digital
Qu es la firma digital?
La firma digital puede ser:

Un sustituto de la firma manuscrita (Firmar hipotecas, contratos, )

Una herramienta de seguridad que nos proporciona integridad y autenticidad


(Firmar facturas)

Aspectos generales de la factura

Firma Digital
Qu es la firma digital?
Para que la firma electrnica sea vlida debe de estar homologada por una
Autoridad de Certificacin reconocida por la Agencia Tributaria. Es decir, debe
estar validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.
Este certificado digital vincula la identidad fsica de una persona fsica o entidad
jurdica con una firma digital. Las autoridades de certificacin y los certificados
digitales admitidos son los publicados en la pagina web de Agencia Tributaria.

Aspectos generales de la factura

Firma Digital
Dnde ponemos la firma digital?
La firma digital es una secuencia de caracteres que debemos incluir de alguna
manera:

Firma EANCOM o XML: la firma en el mismo documento.


El mensaje firmado puede circular por cualquier medio (RVA, Internet, etc)

Firma S-MIME: la firma en el protocolo de comunicaciones

Vlido si nuestro interlocutor tambin tiene S-MIME

Vlido slo para Internet.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Qu es el Certificado Digital?
El certificado digital es un documento digital mediante el cual un tercero
confiable (una autoridad de certificacin) garantiza la vinculacin entre la
identidad de un sujeto o entidad y su clave pblica.

RECEPTOR

Datos para verificacin de firma:

EMISOR
Datos para la creacin de firma:

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Qu es el Certificado Digital?

Es un documento electrnico expedido por una Autoridad de Certificacin e


identifica a una persona (fsica o jurdica) con un par de claves.

Tiene como misin validar y certificar que una firma electrnica se


corresponde con una persona o entidad concreta.

Contiene la informacin necesaria para firmar electrnicamente e identificar


a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha
de expiracin y organismo que lo expide.

La Autoridad de Certificacin da fe de que la firma electrnica se


corresponde con un usuario concreto. Esa es la razn por la que los
certificados estn firmados, a su vez, por la Autoridad de Certificacin.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Entidades emisoras de certificados electrnicos.
Los certificados electrnicos admitidos por la Agencia Tributaria conforme a lo
dispuesto en la Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo, por la que se establecen
normas especficas sobre sistemas de identificacin y autenticacin por medios
electrnicos con la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, sern los
emitidos por los prestadores de servicios autorizados por el Ministerio de Industria,
Energa y Turismo.
Prestadores de servicios autorizados por el Ministerio de Industria, Energa y
Turismo

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Qu Certificados Electrnicos reconoce la Sede Electrnica del INE?
Actualmente se reconocen los siguientes certificados electrnicos:
DNIe . DNI Electrnico
Camerfirma
Izenpe (por razones tcnicas estos certificados no son vlidos para los trmites
de consulta de inscripcin en el Censo Electoral, en el PERE y en el Padrn, ya
que no facilitan los datos de los apellidos separados, requisito imprescindible
para comprobar la coincidencia con los datos de inscripcin)
CATCert Agencia Catalana de Certificacin
ANF AC
SCR Servicio de Certificacin de los Registradores
ACA
ACCV Autoridad de Certificacin de la Comunidad Valenciana

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Qu Certificados Electrnicos reconoce la Sede Electrnica del INE?

ANCERT Agencia Notarial de Certificacin


FNMT Fbrica Nacional de Moneda y Timbre
Firmaprofesional Certificados electrnicos
Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo

La identificacin y autenticacin ante la Sede Electrnica podr tambin


realizarse a travs de funcionarios pblicos habilitados, mediante el
procedimiento previsto en el artculo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Persona Fsica
Se emite sin coste a cualquier ciudadano que est en posesin de su DNI o NIE
vincula a su Suscriptor con unos Datos de verificacin de Firma y confirma su
identidad personal.
Este certificado le permitir identificarse de forma telemtica y firmar o cifrar
documentos electrnicos

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Persona Jurdica
Vincula a su Suscriptor (persona jurdica) unos Datos de verificacin de Firma y
confirma su identidad conjuntamente con la del Solicitante del certificado
(persona fsica con poderes suficientes para custodiar dicho certificado).
Este certificado es tambin el que deben solicitar empresas y organismos pblicos
para sus relaciones con la AEAT.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Administracin Pblica
Desde la entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a
los Servicios Pblicos Ley 11/2007, del 22 de junio, surge la necesidad de dotar, a
diferentes niveles, a las entidades de la administracin de los mecanismos
necesarios para su desarrollo en relacin a las comunicaciones telemticas, firma
electrnica y servicios a travs de Internet.
La FNMT-RCM emite para los organismos pblicos certificados de Empleado
pblico, certificados de Sede Electrnica y Sellos Electrnicos para la actuacin
automatizada de la Administracin Pblica.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Titular del certificado digital
La FNMT-RCM (Fbrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda)
como prestador de servicios de certificacin pone a su disposicin diferentes
tipos de certificados electrnicos mediante los cuales podr identificarse y
realizar trmites de forma segura a travs de Internet.
Certificados de Componente
La FNMT-RCM tambin emite certificados electrnicos para la identificacin de
servidores o aplicaciones informticas heredando la confianza de la FNMT-RCM
como Autoridad de Certificacin.
Dentro de esta categora se dispone de certificados de servidor SSL/TLS,
certificados SAN, certificados wildcard, certificados para componentes
informticos genricos o de firma de cdigo.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Obtencin del certificado
Obtener el Certificado Digital depende de si el certificado est contenido en una tarjeta, como el DNIe, o
de si el certificado se guarda en un fichero software.
En ambos procesos hay un paso que es la identificacin del responsable o usuario del certificado, lo cual
requiere que ste se persone en las oficinas de una Autoridad de Registro. Estas oficinas corroboran la
identidad.
En el caso de los certificados software, el propio navegador del usuario crea las claves. Pero, en el
Certificado de tarjeta, quien crea e introduce las claves es el Proveedor de Certificacin.

Obtencin de Certificado en tarjeta (DNIe) Los certificados contenidos en tarjetas deben ser entregados
directamente al usuario.
En el caso concreto del DNIe, hay que personarse en las oficinas de la Direccin General de Polica, que
es la Autoridad Certificadora. En la seccin del DNI Electrnico puedes ver los pasos concretos para su
obtencin.

Solicitud de certificado software. La solicitud y descarga del Certificado se realizan desde el navegador.

Principales Autoridades de Certificacin

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Obtencin del certificado

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Renovacin del Certificado
Los Certificados electrnicos tienen un periodo de validez pasado el cual no
sirven para firmar ni tampoco para identificarse.

Cada Proveedor de Certificacin establece unos plazos antes de que el


certificado caduque para poder renovarlo sin necesidad de otra
identificacin. En el caso de los certificados de la FNMT, tienen una validez de
36 meses y se puede renovar durante los 2 meses anteriores a su caducidad.

Los Certificados incluidos en la tarjeta de DNIe tienen una validez de 30 meses


(aunque la tarjeta del DNIe puede tener una validez de hasta 10 aos
dependiendo de la edad de la persona).
Si el Certificado caduca hay que volver a realizar todo el proceso de solicitud del
certificado. Sin embargo, un certificado se puede renovar antes de que
caduque y el proceso no requiere una solicitud nueva.

Aspectos generales de la factura

Certificado Digital
Verificacin de firma y certificado
El destinatario de las facturas electrnicas debe disponer de un procedimiento
de verificacin de firma y de certificado digital.

Controlar que la firma electrnica avanzada que acompaa a la factura,


embebida en ella misma o anexa a ella, se corresponde con los datos de
verificacin de firma (clave pblica) existentes en el certificado del
firmante.

Arbitrar un procedimiento interno que a su juicio considere apropiado que


le permita verificar la validez del certificado.

Las autoridades de Certificacin son las responsables de facilitar los servicios de


consulta a sus bases o directorios de certificados revocados(CRL)

Podemos comprobar la validez de la firma de un documento, ver quien es el


firmante y el documento firmado en VALIDe

Aspectos generales de la factura

Resumen
La facturacin electrnica es un equivalente funcional de la factura en papel
y que ha sido expedida y recibida en formato electrnico.

El destinatario debe haber dado su consentimiento.

El formato electrnico puede ser cualquier tecnologa.

Las facturas deben ser expedidas en el momento de realizar la operacin.

Las principales ventajas son el ahorro de costes y la mejora en la eficiencia.

La firma digital es una secuencia de caracteres que ofrecen garantas de


autenticidad e integridad.
El certificado digital es un documento digital mediante el cual un tercero
garantiza la vinculacin entre la identidad de un sujeto y su clave pblica. Tiene
dos aos de validez.

Aspectos generales de la factura

Cmo funciona la factura


electrnica

Fases del sistema de facturacin


El proceso de facturacin electrnica lo formaran dos pasos bsicos en todo
sistema de facturacin: emisin y recepcin de facturas.

Emisin
En la emisin, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a ste por
medios telemticos la factura electrnica (que frecuentemente incluye una firma
electrnica) y conserva copia o matriz (la base de datos). Si se conserva la base
de datos, no es necesario conservar las copias de los documentos electrnicos
firmados.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


La emisin de facturacin telemtica se puede realizar con slo parte de los
clientes. Tambin se pueden emitir facturas en papel y telemticamente en un
mismo ejercicio para el mismo cliente.

Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio,


verbal o escrito.
En cualquier momento el destinatario que est recibiendo facturas o
documentos sustitutivos electrnicos podr comunicar al proveedor su deseo de
recibirlos en papel.
En tal caso, el proveedor deber respetar el derecho de su cliente.
El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar
electrnicamente.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


Consentimiento
El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor:

En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede
ser implcito o tcito. El consentimiento podr ser implcito o tcito cuando el receptor
realice alguna accin de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas
electrnicas, como el procesamiento de la factura o el pago de sta.

Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor
tiene que ser expreso (artculo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de
la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes
complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre).
No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qu ser especfico. Esto significa que
la recepcin de facturas electrnicas puede ser una condicin ms del contrato que
firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptar recibir facturas electrnicas
cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer
con detenimiento las clusulas de los contratos porque la recepcin de facturas
electrnicas puede ser una de ellas.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


Recepcin
El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte
informtico para su futura consulta e impresin, si fuera necesario. Al ser la
factura un documento firmado electrnicamente, debe guardar la informacin
relativa a la comprobacin de la validez de la firma electrnica, o que permita
comprobar esta validez transcurrido un tiempo.
De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que sta sea vlida legal y
fiscalmente y todo el tratamiento (emisin, distribucin y conservacin) puede
realizarse directamente sobre el fichero electrnico generado por el emisor.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


El destinatario de la factura electrnica una vez recibida tiene que conservar de
forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora.
Esto significa:

Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.

Almacenar los ficheros de las facturas, as como las firmas asociadas a cada
una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.

Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algn mecanismo


que permita poder consultar las facturas en lnea de modo que se visualicen,
se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se
puedan realizar copias o descargas en lnea de las facturas y se puedan
imprimirlas en papel cuando sea necesario.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


En la facturacin siempre hay un profesional o empresario que tiene la obligacin
de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la
obligacin de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los
llamados obligados tributarios.
Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que
acte en nombre del obligado tributario. Es decir, el profesional o empresario
puede ceder a un tercero:

la expedicin de las facturas.

la conservacin de las facturas, o al menos sus matrices.

El cliente destinatario, puede ceder la recepcin y conservacin de las facturas, a


un tercero.

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


El cliente destinatario, puede ceder
la recepcin y conservacin de las
facturas, a un tercero.
En cualquier caso los responsables
ltimos ante las Autoridades son los
obligados tributarios, es decir el
profesional o empresario que debe
expedirla y su cliente destinatario.
El fichero de facturacin telemtica
recibido debe conservarse en su
integridad sin modificaciones

Cmo funciona la factura electrnica

Fases del sistema de facturacin


Lo ms frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un nico
fichero que contiene la informacin legal requerida a la factura y tambin
contiene la firma.
Podra darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por un lado el
contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este caso hay que
garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de su
correspondiente firma.

Cmo funciona la factura electrnica

Aspectos generales
La factura electrnica firmada digitalmente sustituye por completo a la factura
enviada en soporte papel.
Requisitos:

Cmo funciona la factura electrnica

Aspectos generales
Pasos que a seguir para emitir una factura electrnica o eFactura:
1.

Es necesario obtener la conformidad explcita previa del destinatario de la factura.

2.

Se genera la factura electrnica por el Emisor, o un tercero.

3.

Incorporacin de la Firma electrnica avanzada del emisor, o un tercero, o medida


garante equivalente.

4.

Se remite telemticamente la factura al destinatario.

5.

El destinatario recibe y verifica la integridad y autenticidad

6.

La eFactura deber conservarse hasta la prescripcin fiscal de forma accesible


completa y utilizable:

El destinatario los originales recibidos.

El expedidor la copia o matriz.

Cmo funciona la factura electrnica

Facturas Rectificativas (Cargos y Abonos)


Motivo del abono/cargo (o rectificativa)
El motivo del abono/cargo se indicar obligatoriamente mediante un texto libre.
Se puede indicar tambin en formato codificado la informacin referente al
motivo del ajuste, por ejemplo: cantidades recibidas y facturadas y/o precios.

Recomendaciones
Un solo cargo (rectificativa) por factura.
Intentar esclarecer al mximo el motivo del cargo (explcita o implcitamente)
Acuerdo entre interlocutores para el envo de cargo/abono (rectificativa).

Cmo funciona la factura electrnica

Facturas Rectificativas (Cargos y Abonos)


Contenido del abono/cargo (rectificativa):
Debern figurar todos aquellos datos requeridos por ley
El contenido de detalle del abono/cargo ser:

Descripcin en texto libre del motivo del abono/cargo

Importe del litigio

Bonificaciones por volumen de compras


Referencia al perodo de bonificacin
Se pueden indicar rappels a un producto en concreto, a gama de productos o
volumen global de compras.

Rectificativa ntegra

Cmo funciona la factura electrnica

Facturacin de servicios
Tratamiento de los servicios
Se asignarn cdigos GTIN-13 a los servicios.
Se describir el servicio y se referenciarn los documentos que soporten el
mismo(plantilla de promociones).

Tratamiento de las facturas de servicios


Mensaje INVOIC con la funcionalidad 380 (Factura Comercial)
El resto es como una factura normal.

Cmo funciona la factura electrnica

Situacin factura electrnica


Situacin en Espaa
Los principales clientes en mltiples sectores han apostado decididamente por la
factura digital:

Carrefour

El Corte Ingls

Eroski

Mercadona

Leroy Merlin

Banco Santander Central Hispano, etc.

Cmo funciona la factura electrnica

Situacin factura electrnica


La facturacin electrnica es, en ciertos casos, IMPRESCINDIBLE.
1.

Los grandes distribuidores y fabricantes, ya no aceptan, facturas en papel.

2.

Se encuentra al alcance de todas las empresas:

3.

Soluciones integradas

Grandes empresas

Elevado volumen de facturas

Soluciones manuales

Pequeas empresas

Bajo volumen de facturas

Aporta enormes beneficios a sus usuarios (tanto econmicos como de


disponibilidad de datos

Cmo funciona la factura electrnica

Facturacin electrnica obligatoria con la


Administracin Pblica desde 2015
La ley 25/2013 de Impulso de la factura electrnica y creacin del registro contable obliga a los
proveedores de las Administraciones Pblicas a emitir facturas electrnicas con formato Facturae 3.2 a
partir del 15 de enero de 2015.
No obstante, muchas Administraciones Pblicas, y entre ellas la Administracin General del Estado, han
hecho uso de la potestad de exonerar de esta obligacin a las facturas de hasta 5.000 euros.
Estas facturas electrnicas se enviarn a travs de los puntos generales de entrada de facturas
electrnicas de la administracin correspondiente. Estos puntos generales le permitirn consultar
electrnicamente el estado de tramitacin de su factura, una vez remitida.
El Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas ha creado un Punto General de Entrada de Facturas
electrnicas, que ha denominado FACe, para que sea utilizado por todos los organismos del Estado, y
que adems pueda ser usado tambin por todos los organismos pblicos que voluntariamente se
adhieran al mismo. La normativa establece as mismo que tanto las Comunidades autnomas, como las
Diputaciones o Ayuntamientos podrn tener su propio Punto General de Entrada de Facturas electrnicas
independiente de FACe (www.face.gob.es).
En estas facturas electrnicas habr que indicar la oficina contable, el rgano gestor y la unidad
tramitadora, para que llegue correctamente a su destino. La administracin le proporcionar estos datos.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica en la empresa


Cmo abordarlo?
Para abordar la implantacin de la factura electrnica en la empresa, los
requerimientos dependern en gran medida del alcance del proyecto,
dependiendo esencialmente del volumen de facturas que la empresa maneja,
desde el punto de vista de recepcin y del de emisin.

En este sentido, la empresa puede empezar slo emitiendo facturas


electrnicas, o slo recibindolas, y puedes hacerlo en cualquier momento.
Adems, no es necesario facturar electrnicamente a todos sus clientes, ni
tampoco que todas las facturas emitidas en un mismo ejercicio para el mismo
cliente sean electrnicas.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Existen muy diversas formas de implantar la factura electrnica en una
empresa, desde el envo por correo electrnico de facturas en formato pdf
firmadas, hasta la implantacin de soluciones avanzadas integradas con los
sistemas propios de tu empresa, pasando por soluciones intermedias, como las
plataformas de facturacin independientes del resto de sistemas de la
empresa.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Una empresa necesita solamente tres cosas para emitir facturas electrnicamente:

Tener un formato electrnico de factura de mayor o menor complejidad


(EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros). Transmisin
telemtica (de un ordenadora a otro).

Garantizar la integridad y autenticidad del formato mediante una firma


electrnica reconocida.

Tener el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o


escrito. El destinatario podr comunicar en cualquier momento al proveedor
su deseo de recibir las facturas en papel.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Pasos a seguir (segn Xavier Puyol, de AECOC):
1.

Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad
de certificacin registrada en el portal de la Agencia Tributaria.

2.

Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.

3.

Decidir en qu formato y con qu programa informtico se facturar y firmar el documento.

4.

Verificar que el mdulo de facturacin es correcto y que contiene todos los campos exigidos.

5.

Decidir cmo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia,
conservar la matriz (la base de datos) o emplear las dos frmulas.

6.

Una vez finalizado el proceso en la propia empresa es hora de contar con el consentimiento expreso
del receptor para enviarle facturas electrnicas. Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo
escrito, asegura nuestro experto.

7.

Constatar que el receptor tiene el software adecuado para validar esa factura.

8.

Intercambiar el certificado digital, pero slo con la clave pblica, ya que la privada no debe
exportarse nunca. La clave privada sirve para firmar y la pblica la que realmente se encuentra
dentro del certificado- solamente para verificar.

9.

Realizar una prueba piloto, en la que se intercambien tres o cuatro facturas.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Plataformas de terceros
El proveedor puede ceder la expedicin, firma y envo de las facturas a un
tercero y/o la conservacin de las facturas o sus matrices.
El cliente destinatario, puede ceder la recepcin y conservacin de las facturas.
Esta opcin es la ms prctica para las pequeas y medianas empresas, ya que
se simplifican las tareas y el esfuerzo, y normalmente el coste es proporcional al
nmero de facturas electrnicas emitidas.

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Auto-facturacin
Es el propio receptor de la factura quien emite la factura electrnica, de tal
forma que es el propio cliente quien controla el formato y garantiza la
conciliacin contable.
Es muy importante tener en cuenta que siempre y en todo caso,
independientemente del modelo elegido, los responsables ltimos ante las
Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario
(emisor) que debe expedir la factura y el cliente destinatario (receptor).

Cmo funciona la factura electrnica

Implantacin factura electrnica


Coste de la implantacin de la facturacin electrnica
El coste de implantar la facturacin electrnica en una empresa depender de
varios factores:

Situacin inicial: El coste variar dependiendo de si tienes ya o no en tu


empresa el software o hardware que se requiere para emitir y/o recibir facturas
electrnicas.

Necesidades: No es lo mismo necesitar emitir facturas electrnicas a todos tus


clientes o slo a una parte.

Modalidad: El coste de facturar electrnicamente con plataformas de terceros


es diferente del coste que hay que invertir cuando la facturacin electrnica
se realiza totalmente con sistemas propios.

La inversin ser proporcional al ahorro de costes, de tiempo y


al aumento de la eficiencia que quieras obtener.

Cmo funciona la factura electrnica

Resumen
El proceso de facturacin electrnica lo forman: emisin y recepcin de facturas.
Emisin: El emisor, con la conformidad del receptor, transmite a ste por medios
telemticos la factura electrnica) y conserva copia o matriz (la base de datos)..
Recepcin: El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en
soporte informtico para su futura consulta e impresin, si fuera necesario. El
fichero de facturacin telemtica recibido debe conservarse en su integridad sin
modificaciones

Todo o parte del proceso se puede ceder a un tercero, es lo ms aconsejable en


PYMES.
La facturacin electrnica es imprescindible en algunos casos, sobre todo en
Grandes Empresas.

Para abordar la implantacin de la factura electrnica en la empresa, los


requerimientos dependern en gran medida del alcance del proyecto,
dependiendo esencialmente del volumen de facturas que la empresa maneja,
desde el punto de vista de recepcin y del de emisin.

Cmo funciona la factura electrnica

Factura electrnica
Factura de papel

Requisitos de todas las facturas


Para cumplir con la norma y que una factura electrnica tenga la misma validez
legal que una emitida en papel, el documento electrnico que la representa
debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y que haya sido
expedida y recibida en formato electrnico.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Las facturas (en papel o formato electrnico) se debern conservar por
cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservacin:

La autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.


El acceso a ellas por parte de la Administracin Tributaria sin
demora (salvo causa justificada): visualizacin, bsqueda
selectiva, copia o descarga en lnea e impresin.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Posibilidad de utilizacin de medios electrnicos:

Equipos electrnicos de tratamiento

Compresin numrica y almacenamiento de datos,


utilizando medios pticos u otros mdicos electromagnticos.

Se puede exigir su transformacin a lenguaje legible.

NOTA
No es necesario conservar ningn papel, la factura vlida desde
el punto de vista legal es la factura original, es decir aquella
electrnica que se ha enviado junto con los mecanismos de
autenticacin utilizados (p.e. firma + certificado)

Factura electrnica-Factura de papel

Aspectos generales
La factura electrnica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en
papel por la forma de gestin informtica y el envo mediante un sistema de
comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la
integridad del documento electrnico.
Una factura electrnica se construye en 2 fases:
1.

Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un


fichero de datos.

2.

Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrnico


propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y aade el sello digital
a la misma

Factura electrnica-Factura de papel

Aspectos generales
Las facturas, en general, y las facturas electrnicas, en particular, estn reguladas por el
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el
que se regulan las obligaciones de facturacin. Este Reglamento establece las normas que
deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrnicas.
Estas normas regulan aspectos como:
Obligacin de expedir factura.
Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
Expedicin por terceros.
Contenido de la factura.
Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
Especificidades de la factura electrnica.
Plazos.
Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
Regmenes especiales.
Conservacin

Factura electrnica-Factura de papel

Legibilidad, autenticidad e integridad


Todas las facturas, sean electrnicas o en papel, deben garantizar:

La legibilidad de la factura.

La autenticidad del origen de la factura.

La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido
modificado).

En el caso de la factura electrnica:


La legibilidad la facilita el programa informtico que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

Mediante firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido.

Mediante intercambio electrnico de datos EDI.

Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de
Administracin Tributaria con carcter previo a su utilizacin y hayan sido validados por la
misma.
Mediante los controles de gestin usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto
pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditora fiable que establezca la necesaria
conexin entre la factura y la entrega de bienes o prestacin de servicios que la misma
documenta.

Factura electrnica-Factura de papel

Aspectos generales
Tipos de facturas electrnicas
Factura electrnica con formato estructurado
Factura electrnica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrnicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones
electrnicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento
automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automticamente por
los sistemas informticos de facturacin del emisor y ser tramitadas de forma igualmente
automatizada por los sistemas informticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de
formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado


Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que
su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informticos del receptor requiere una
intervencin manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como
el reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel
escaneadas y los ficheros PDF.

Factura electrnica-Factura de papel

Aspectos generales:
Beneficios especficos de la factura electrnica son:
acortar los ciclos de tramitacin, incluido el cobro;
reducir errores humanos;
eliminar costes de impresin y envo postal;
facilitar un acceso ms rpido, gil y fcil a las facturas almacenadas;
reducir drsticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente
efecto positivo sobre el medio ambiente;
facilitar la lucha contra el fraude;

subsumir la factura en los sistemas informticos empresariales, mejorando drsticamente su gestin;


y, esto es lo ms importante, contribuir a la modernizacin de la economa y al desarrollo de la
Sociedad de la Informacin.

Factura electrnica-Factura de papel

Aspectos generales
Los beneficios econmicos derivados de la automatizacin del proceso de la factura superan a los
ahorros en impresin y envo postal. Por eso, el mximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo
de facturas electrnicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos
beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas fsicas.
Estos beneficios, sin embargo, no podrn materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar
los siguientes:
su adopcin por la Pequea y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento ms
importante del tejido empresarial espaol y europeo;
su aceptacin por los ciudadanos; su implantacin en las Administraciones pblicas; y
la interoperabilidad de los sistemas de facturacin electrnica que permita su uso en la
interrelacin comercial tanto dentro como a travs de nuestras fronteras.

Factura electrnica-Factura de papel

Beneficios de la Emisin de facturas electrnicas para las empresas:


Disminucin de costes por factura emitida.
Optimizacin de la gestin administrativa en la empresa. Eliminacin de tareas
de poco valor aadido.

Ahorro de espacio y gestin ms rpida efectiva de archivo.


Mayor eficiencia de gestin, auditora e inspeccin.
Mejora y consolidacin de la relacin con clientes. Recepcin inmediata de la
factura.
Disminucin de riesgo de fraude.

Factura electrnica-Factura de papel

Beneficios de la Recepcin para las empresas


Disminucin de costes por factura recibida.
Mejora de la eficiencia administrativa:
Posibilidad de integrar automticamente las facturas recibidas.
Eliminacin de tareas de poco valor aadido relacionadas con la
manipulacin de las facturas tradicionales.
Mejor gestin de tesorera.

Visibilidad sobre el flujo de facturas y minimizacin de incidencias en la


recepcin.
Seguridad
Ahorro de espacio y gestin ms rpida y efectiva de archivo.

Factura electrnica-Factura de papel

Como conclusin, la utilizacin de los documentos electrnicos aportar a las


empresas, y a la PYME en especial, un gran ahorro de costes y una importante
mejora en su productividad y eficiencia.

Ahorro de consumos de papel, tintas, toner, impresora, sobres,

Ahorro de tiempo de manipulacin, ensobrado,

Ahorro de costes de envo tradicional

Inmediatez de la recepcin frente al correo tradicional

Seguridad por la firma electrnica

Ahorro de archivo tradicional

Ahorro de tiempo de entrada de datos de documentos recibidos

Necesidad de inversin reducida para su implantacin

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
El Cdigo de Comercio establece que los comerciantes conservarn los
libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis aos a partir del ltimo
asiento realizado en los libros (esto a pesar de que el plazo de prescripcin
a efectos tributarios es de cuatro aos, a contar desde la fecha de
presentacin del impuesto).
La Ley obliga a guardar durante el periodo de prescripcin correspondiente
el fichero que contiene la factura electrnica junto con los datos de la firma
electrnica certificada por una Autoridad de Certificacin reconocida, que
es lo que permite verificar la identidad del emisor.
El archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (ya sea en la propia
empresa o en una plataforma externa); a condicin de garantizar ante
cualquier solicitud de la Administracin el acceso a esta facturas en
cualquier momento.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Emisor Debe conservar copia o matriz
Una copia de una factura electrnica es una copia del fichero idntico al
original (Factura EDI + Firma + Certificado).
Una matriz es un conjunto estructurado de datos, tablas, bases de datos o
sistemas de ficheros junto a los programas o aplicaciones que permitan al
expedidor la generacin de las facturas y la obtencin de copias y de
duplicados.

NOTA
Una copia de una factura en soporte papel es un documento
que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original
pudiendo contener algn distintivo que as lo indique, como la
expresin copia.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Receptor Debe conservar original recibido.
El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso
completo y sin demora. Esto significa:

Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.

Almacenar los ficheros de las facturas, as como las firmas asociadas a cada una
de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.

Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algn mecanismo que
permita poder consultar las facturas en lnea de modo que se visualicen, se puedan
buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar
copias o descargas en lnea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel
cuando sea necesario.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Impresin de factura en papel
Puedes conservar las facturas electrnicas recibidas en formato papel.
Para que estas facturas electrnicas impresas tengan validez legal, es necesario
que las imprimas en formato PDF417, que incluye en el documento impreso un
cdigo en nube de puntos para su identificacin y validacin.
Esta nube de puntos es una marca grfica que incluye el contenido ntegro de
los datos de la factura y la firma electrnica del fichero.
Para poder realizar este tipo de impresin, la factura electrnica que has recibido
ha tenido que ser emitida con un software especfico que genere e incluya en la
factura electrnica este cdigo PDF417 o nube de puntos.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Es posible gestionar electrnicamente las facturas recibidas en papel mediante la
digitalizacin certificada.
La digitalizacin certificada es el proceso por el que se transforman las facturas
recibidas en papel en electrnicas. A partir de la factura en papel se obtiene una
imagen digital firmada electrnicamente.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Para realizar la digitalizacin certificada no necesitas pedir permiso a nadie,
aunque s utilizar nicamente software homologado por la Agencia Tributaria.

Es necesario certificar el proceso tecnolgico que permite convertir la imagen


contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada
conforme a alguno de los formatos estndares admitidos por la AEAT.

El proceso debe cumplir unos requisitos detallados en el artculo 7 de la


EHA/962/2007.

Una vez realizada la digitalizacin certificada de una factura, puedes destruir el


documento en papel ya que el documento transformado tiene el carcter de
original.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Digitalizacin certificada de facturas
Para homologar un software de digitalizacin certificada debes dirigir la
documentacin correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos
recogidos en el apartado 2 del Artculo 7 de la citada Orden, al Director del
Departamento de Informtica de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria..

La documentacin se puede presentar en cualquier Oficina de Registro de


acuerdo con lo recogido en el artculo 38.4 de la Ley 30/92, del Rgimen Jurdico
de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn
(LRJPAC).

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
La documentacin que hay que presentar para la
solicitud de homologacin de un software de
digitalizacin certificada est recogido en el
Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007, apartado 3.
Debe constar de la Declaracin responsable del
cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden
EHA/962/2007.
La documentacin acreditativa debe constar de:
Descripcin de las normas tcnicas en las que se
basa el procedimiento de digitalizacin
certificada, as como los protocolos o normas y
procedimientos de seguridad, de control y de
explotacin referidos a la creacin y consulta de la
base de datos documental.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
El Plan de Gestin de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalizacin
y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, as como la
descripcin del mantenimiento de los dispositivos.
Un informe emitido por una entidad de auditora informtica independiente con
solvencia tcnica acreditada en el mbito del anlisis y la evaluacin de la
actividad desarrollada, en el que se exprese la opinin acerca del cumplimiento
por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden
citada anteriormente.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Procedimiento para realizar la digitalizacin certificada de facturas
1.

Escanear las facturas a una resolucin mnima de 200 ppp (pxeles por
pulgada).

2.

Escanear las facturas a un formato digital homologado, como PDF, TIFF o JPG.

3.

Firmar las facturas con una firma digital que garantice la integridad del
documento e impida su modificacin posterior a dicha firma.

4.

Almacenar las facturas firmadas en un repositorio documental seguro, de


manera que se garantice su invariabilidad.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Procedimiento para realizar la digitalizacin certificada de facturas
Para cerrar este proceso de digitalizacin certificada de facturas es necesario
vincular a cada factura escaneada una serie de metadatos (fecha de la factura,
proveedor, CIF del proveedor, base imponible, IVA y total), que pueden
implementarse de tres maneras:

manualmente,

automticamente, mediante OCR zonal en las propias facturas escaneadas,

automticamente, desde un fichero, base de datos o aplicativo externo con


dichos datos extrados del sistema contable de la empresa.

Cumplidos estos requerimientos y realizado el cierre fiscal de cada periodo de


liquidacin, ya sera posible destruir las facturas en papel, ya que las facturas
digitalizadas siguiendo este procedimiento tendrn la misma validez legal que sus
originales.

Factura electrnica-Factura de papel

Conservacin de facturas
Conservacin mediante medios electrnicos (pticos y/o
electromagnticos)

Asegurar la legibilidad de las facturas en formato electrnico

Conservar los datos asociados y mecanismos de verificacin de firma que


garanticen la autenticidad y la integridad.

Garantizar el acceso en lnea por parte de AEAT.

Capacidad de transformacin a leguaje legible.

Lugar de conservacin

El obligado puede determinar donde realizar la conservacin.

Si el lugar de conservacin est fuera de Espaa:

Slo puede ser en formato electrnico.

Debe comunicarse a la AEAT previamente.

Factura electrnica-Factura de papel

Ventajas de facturacin electrnica


1.- Ahorro de costes

Supresin del papel.

Supresin de uso de tinta/tner de impresoras/faxes

Eliminacin de gastos de envo

Eliminacin de espacio de almacenamiento fsico (armarios, archivadores,


almacenes,...)

Mayor control de acciones errneas

Factura electrnica-Factura de papel

Ventajas de facturacin electrnica


2.- Ahorro de tiempo

Procesos administrativos ms rpidos y eficientes.

Agilidad en la localizacin de informacin, en el proceso de cobro y en la


toma de decisiones.

Reduccin de tiempos de gestin.

Control de acciones errneas en los procesos de facturacin

Obtencin de informacin en tiempo real.

Facilidad de integracin con aplicaciones: posibilidad de integrar la


informacin contenida en la factura electrnica en los distintos programas
informticos de la empresa, optimizando muchos procesos.

Factura electrnica-Factura de papel

Ventajas de facturacin electrnica


3.- Seguridad

Mnima probabilidad de falsificacin. La firma electrnica dota de gran


seguridad al proceso.

Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos.

Minimizacin del margen de error humano, como la perdida de informacin,


extravi de documentos

Factura electrnica-Factura de papel

Ventajas de facturacin electrnica


4.- Calidad de servicio

Nuevo canal de comunicacin con el cliente.

Mejoras en el tiempo de operacin y envo, y de resolucin a consultas sobre


facturacin.

Posibilidad de incorporacin de pago en lnea de los documentos.

Impulso del comercio electrnico.

Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologas

Factura electrnica-Factura de papel

Resumen

Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que est firmada
digitalmente.

No es necesario estar autorizado por Agencia Tributaria ni firmar ningn contrato.


Tambin se suprime la homologacin de los softwares y las notificaciones. El
resultado es un sistema gil y sin burocracia.

Cualquier medio de transmisin es aceptado, de forma que podemos enviar las


facturas a travs de una Red de Valor Aadido (RVA), a travs de Internet o a
travs de un mensaje de correo. La nica condicin es que estn firmadas
digitalmente. Esto es, lo esencialmente importante es que estn firmadas
digitalmente, ya que as se garantiza la seguridad de los datos y que no han sido
modificados (integridad) y la identidad del emisor (autenticidad).

En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor para trabajar
con factura digital. Sin embargo no es obligatorio que quede reflejado en un
documento escrito y, en ningn caso, debe notificarse a Agencia Tributaria ni debe
esperarse autorizacin por su parte. Simplemente el uso entre el emisor y el receptor
de la factura digital ya es suficiente.

Factura electrnica-Factura de papel

Formatos de factura y firma


electrnica

Formatos de facturas
En principio el destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y
soporte original en el que stas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de
las formas de conversin autorizadas en los artculos 7 y 8 de la Orden EHA
/962/2007.
As, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podr optar por
convertirlas y conservarlas en formato electrnico siempre que lo haga de
acuerdo con el Artculo 7 de la citada Orden. Conversin de papel a digital.
Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrnico, el destinatario
podr optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo
haga de acuerdo con el Artculo 8 de la citada Orden. Conversin de digital a
papel.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
El formato de expedicin de la factura no puede ser diferente del formato de
destino de la factura ya que el destinatario tiene que verificar la firma.

Estructura del fichero


No existe un formato nico para la factura electrnica. Puede usarse XML, PDF,
HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros, siempre y cuando respete el
contenido legal y fiscalmente exigible a cualquier factura.
Para la recepcin se puede conservar este formato o convertirlo al que ms
interese al receptor para la integracin en su ERP, siempre y cuando se conserve
el fichero recibido junto con los datos asociados (firma electrnica certificada)
en su formato original.

La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada
conocida como formato Facturae (anteriormente conocida como formato
AEAT-CCI).

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Es importante diferenciar entre una factura electrnica con validez legal y fiscal y
una factura enviada en formato electrnico ya que, si esta ltima no contiene
firma electrnica, no deja de ser un fichero que contiene una factura, pero que
para que sea legal el envo y almacenamiento del original deber ser en papel.
As, si una empresa recibe una factura por correo electrnico en formato
electrnico (PDF, DOC, Excel, etc.) que no contiene firma electrnica avanzada,
no es una factura electrnica vlida. Tampoco tiene ninguna validez legal la
impresin de la factura por el receptor.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Estructura de la firma
No existe un formato nico. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...
La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estndar XadES.
Finalmente tanto el contenido de la factura , llammoslo factura, como la firma
vienen en un nico fichero normalmente con extensin .fir
Es aconsejable la utilizacin de estndares. Actualmente existen mltiples
formatos de factura electrnica que pueden considerarse como vlidos. Sin
embargo, la Administracin General del Estado y otras muchas administraciones
y organismos dependientes nicamente aceptarn el formato denominado
facturae. Por este motivo se prev que facturae se convierta tambin en el
estndar de factura electrnica en las relaciones comerciales entre empresas.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia
Tributaria y otras Administraciones de la Administracin General del Estado,
debern expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae,
tambin conocido como AEAT-CCI. Recurdese, que el destinatario debe ser
conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable ltimo de las
facturas que recibe.
Las copias que se hagan en formato electrnico llevan incorporada la misma
firma electrnica que la factura original. Mantiene la informacin de firma,
aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ...

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Existe la posibilidad de enviar telemticamente a los clientes un documento
firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato
PDF417. Siempre que ese fichero Adobe-PDF lleve incrustada una firma
electrnica reconocida que asegure la integridad y autenticidad de todo el
conjunto.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Si el documento Adobe-PDF no lleva una firma que asegure la integridad y
autenticidad de todo el conjunto, tambin se podra pero complicara al
destinatario la obligacin de verificar la validez de la firma. Puesto que el
contenido "fiable" de la factura sera el que viene codificado, y firmado, dentro
del PDF 417 y nadie asegura, a priori, que ese contenido sea el mismo que puede
"leerse" en la parte legible del PDF. En este caso el receptor est obligado a leer
las nubes PDF417, para validar la firma, lo que exige que debe disponer del
hardware adecuado.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
La nube de puntos PDF-417 no es frecuente usarla para expedir facturas.
El uso de nube de puntos PDF-417, se trata en el Artculo 8 de la Orden
EHA/962/2007.

Cuando el destinatario ha recibido una factura en formato electrnico y,


aunque lo aconsejable es la conservacin en el mismo formato electrnico de
remisin, la Orden permite que la pueda conservar en formato papel, mediante
la correspondiente opcin de software que permita la impresin a papel, junto a
los contenidos del documento, de dos conjuntos de cdigos PDF-417,
considerados como sendas marcas grficas de autenticacin, en el primero de
los cuales se incluir el contenido ntegro de los datos de la factura y en el
segundo la firma electrnica del fichero anterior.
En el supuesto de estar la firma embebida en el fichero que contiene la factura o
que los datos de la factura estn contenidos en el formato de firma, bastar con
un solo conjunto de marca grfica que lo incluira todo

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Cmo garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrnicas y la integridad de su
contenido
El receptor de facturas electrnicas debe disponer de un procedimiento de verificacin de la firma
que le ser facilitado de forma obligada por el emisor o a travs de portales que permitan la
validacin de dicha firma.
Se deben conservar las facturas emitidas y recibidas, asegurando la legibilidad en el formato original
en que se hayan transmitido, conservar los datos asociados, as como los mecanismos de verificacin
de firmas.
Si la factura es conservada de forma impresa, debe constar en ella una marca grfica de
autentificacin que deber ser generada por dispositivos de verificacin de firma electrnica.
Los dispositivos de verificacin de firma deben controlar que la firma electrnica que acompaa a la
factura electrnica se corresponde con los datos de verificacin existentes en el certificado del
firmante. Adicionalmente, debern arbitrar un procedimiento que les permita conocer la validez del
certificado.
Las entidades certificadoras son las responsables de facilitar los servicios de consulta a sus bases o
directorios de certificados revocados (CRL).
Existen certificados con sello de tiempo que eximen al receptor de la obligacin de verificar la validez
del certificado porque realizan la verificacin en origen en el momento de la firma.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Caractersticas del PDF417 impreso para que tenga validez legal

Estn recogidas en el Artculo 8 de la Orden EHA /962/2007:

Debe cumplir la especificacin UNIFORM SYMBOLOGY SPECIFICATION PDF417


publicada por AIM, asociacin para el Desarrollo de Estndares acreditada
por American National Standards Institute, con un nivel de correccin de
errores 5, con compactacin en modo Byte (Byte compaction BC mode) para
permitir la codificacin de la informacin en formato BASE code 64.

Para no limitar el tamao mximo de datos se emplear el procedimiento


MACRO PDF417.

Las marcas se situarn en un rea de impresin rectangular cuyo vrtice


superior izquierdo tendr siempre la misma coordenada absoluta respecto del
vrtice superior

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
La digitalizacin certificada
Es el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelectrnicas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en
papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos
estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean admitidos por la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
Para ello es necesario usar un software de digitalizacin homologado por la
Agencia Tributaria.
El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y
cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carcter de
originales, a formato digital.
Se recoge en el Artculo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Para trabajar con facturacin electrnica es necesario crear un fichero que
contenga los datos de las facturas. Existen mltiples formatos para estructurar la
informacin.
En el mercado actualmente se estn utilizando varios formatos:

FACTURAE: La AEAT se ha basado en este formato para definir el formato


estndar CCI-AEAT (XML-CCI 1.2) para la factura electrnica. Su utilizacin no es
masiva pero es el formato de la AEAT para con sus proveedores.

EDIFACT: Diferentes versiones por cada documento y utilizacin segn el pas.


Por ejemplo, para la factura en Espaa se usa el INVOIC D93A y, en otros pases
como Francia y Portugal, se utiliza el INVOIC D96A. Actualmente se est
trabajando para el uso generalizado para toda Europa de la versin INVOIC
D01B.
Su uso ha sido sectorial: automocin y distribucin.

UBL: Su uso no solo se centra en la factura sino que cuenta con una gran
variedad de documentos de la cadena de suministro, e-commerce, leyes,
administracin, etc.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
A partir del 15-1-15, conforme a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de
la factura electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector
Pblico, las facturas que se remitan a las Administraciones Pblicas sern
electrnicas y se ajustarn al formato estructurado de factura electrnica
Facturae versin 3.2.x con firma electrnica XAdES.

FACTURAE (07/12/2015)
El da 4 de Diciembre 2015, se ha publicado una nueva versin de la aplicacin de
escritorio para la gestin de facturas electrnicas Facturae, la versin 3.3.
Puede descargar la nueva versin desde:
http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
FACTURAE
La versin 4.0 de Facturae se encuentra en fase borrador. Esta nueva versin
representa una gran evolucin con respeto a versiones anteriores de Facturae.
Facturae 4.0 surge ante la necesidad de migrar a estndares europeos segn
normativa. En la disposicin final segunda de la Orden PRE/2971/2007 , del 5 de
octubre se incluye la siguiente informacin:
Evolucin del formato de la factura electrnica. El formato de la factura
electrnica establecido en el anexo se adecuar, transcurrido dos aos desde la
entrada en vigor de la presente orden, al formato UBL (Universal Business
Language) o, en su caso, al formato que establezcan los organismos de
normalizacin de la Unin Europea CEN (Comit Europeo de Normalizacin) o
CENELEC (Comit Europeo de Normalizacin Electrotcnica), de forma que se
permita la interoperabilidad de las facturas emitidas por cualquiera de los Estados
miembros de la Unin Europea.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Esta nueva versin sirvir, adems, para corregir y mejorar sustancialmente las
versiones precursoras de Facturae:

Simplificacin del modelo: Se eliminan elementos que no deben aparecer en el


ncleo de factura, se modifica el nombre y/o descripcin de algunos
elementos, se divide la estructura monoltica del esquema XSD en un esquema
principal y varios esquemas secundarios, y se mejora la estructura interna de la
informacin.

Externalizacin de las listas de cdigos: Hasta ahora, un problema muy


importante en Facturae resida en su dependencia con las listas de cdigos (un
cambio en un valor de cualquier lista implicaba actualizar la versin de
Facturae para contemplarlo).

Validacin semntica sencilla y confiable: Se ha mejorado el proceso de


validacin semntica a travs de la definicin de reglas.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Esquemas XSD
La versin 4.0 del formato Facturae se estructura en varios esquemas XSD.
Los esquemas XSD se encuentran divididos en dos carpetas:

La carpeta maindoc que contiene el esquema principal de Facturae.

La carpeta common que contiene los esquemas secundarios sobre los que se
apoya el esquema principal.

En la versin 4.0 de Facturae, las listas de cdigos se han externalizado; ya no existe


una dependencia directa entre el formato Facturae y las listas de cdigos
utilizadas. De esta forma, un cambio de versin de una de las listas no implica un
cambio de versin del formato Facturae.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
Adems, el formato se flexibiliza, ofreciendo la posibilidad de soportar ms de una
lista de cdigos para un mismo elemento. El usuario final puede decidir que lista de
cdigos va a utilizar de las soportadas por Facturae. La lista de cdigos a utilizar se
indica a travs de los atributos asociados al elemento en cuestin.
Las listas de cdigos se han definido en ficheros genericode. Se trata de un
formato basado en XML que simplifica y clarifica la definicin de listas de cdigos
o valores enumerados. Tienen carcter meramente informativo.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
EDIFACT: (Intercambio Electrnico de Datos para la Administracin, Comercio y
Transporte) Es la transmisin estructurada de datos entre organizaciones por
medios electrnicos. Se usa para transferir documentos electrnicos o datos de
desde el ordenador de la empresa emisora al de la empresa receptora, con gran
ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicacin
tradicional en papel.
Puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
EDIFACT es un estndar de la Organizacin de Naciones Unidas para el
intercambio de documentos comerciales en el mbito mundial. Existiendo
subestndares para cada entorno de negocio (distribucin, automocin,
transporte, aduanero, etc.) o para cada pas. As, por ejemplo, AECOC regula el
estndar EDI del sector de distribucin. Para el intercambio de este tipo de
informacin se suelen utilizar las redes de valor aadido. Adems del intercambio
de la informacin, estas redes permiten su registro.

Formatos de factura y firma electrnica

Formatos de facturas
EDIFACT: La norma se revisa peridicamente, y constantemente se agregan
nuevos tipos de mensajes, mientras que los ya existentes se actualizan para reflejar
el cambio de negocio o necesidades gubernamentales. Ejemplo de factura,
segmentos EDI utilizados en diagrama de rbol.

Formatos de factura y firma electrnica

Contenido factura en EDI


Mapping contenido de la factura en EDI.

Mensaje: INVOIC

Versin: D93A

Cualquier informacin que se pone en las facturas papel tiene cabida dentro
del mensaje INVOIC.

Existe la posibilidad de aadir nuevas necesidades fruto de nuevas


legislaciones.

Cmo funciona la factura electrnica

Contenido factura en EDI


RD 2402/1985

RD 1619/2012
Fecha de rea l i za ci n (devengo) de l a s opera ci ones s i empre y
cua ndo s e tra te de fecha di s tinta a l a de expedi ci n de l a fa ctura

Des cri pci n de l a s opera ci ones ,


Des cri pci n de l a s opera ci ones , cons i gna ndos e todos l os da tos
cons i gn ndos e todos l os da tos
neces a ri a s pa ra l a determi na ci n de l a ba s e i mponi bl e
neces a ri os pa ra l a determi na ci n de
l a ba s e i mponi bl e
Contra pres taci n total
Contra pres taci n total

Ti po i mpos i tivo o tipos i mpos i tivos


a pl i ca bl es
Cuota tri butari a repercutida

EDI
DTM

LIN/IMD/PIA/FTX

MOA

Preci o uni tari o s i n i mpues to

PRI

Des cuentos , reba ja s o ca rgos no i ncl ui da s en preci o

ALC

Ti po i mpos i tivo o tipos i mpos i tivos a pl i ca bl es

TAX

Cuota tri butari a repercutida

TAX-MOA/MOA

En l os s upues tos de no s ujecci n, excenci n, o de a pl i ca ci n de l a TAX


i nvers i n del s ujeto pa s i vo, referenci a a l a s di s pos i ci ones de l a
Di rectiva o de l a Ley es pa ol a que da n l ugr a el l o o i ndi ca ci n de
que l a opera ci n es t exenta o no s ujeta

Cmo funciona la factura electrnica

Formatos de facturas
UBL: (Universal Business Language) Esta norma nace de la propuesta lanzada
en 1998 por Charles Hoffman, un experto contable y auditor, para simplificar la
automatizacin del intercambio de informacin financiera mediante el uso del
lenguaje XML -entonces emergente y hoy casi ubicuo en todo lo relacionado
con Internet-.
Hoffman era muy consciente de la necesidad de sistematizar este intercambio,
a consecuencia de sus muchos aos de experiencia con sistemas contables
automatizados.

Formatos de factura y firma electrnica

Firma electrnica
El formato de firma es la forma como se genera el documento de firma y como se
guarda o estructura la informacin de firma en el documento generado.
La existencia de mltiples formatos de firma se debe a razones histricas, a cmo
se ha ido introduciendo la firma en formatos de documentos ya existentes y a
cmo se han ido aadiendo funcionalidades a lo largo del tiempo.
Un fichero de firma tiene un formato que viene determinado por estos aspectos:

Estructura del fichero: formatos CAdES, XAdES, PAdES, OOXML, ODF

Dnde se guarda el documento original.

Firmas de mltiples personas.

Longevidad de la firma y sello de tiempo.

Formatos de factura y firma electrnica

Firma electrnica
En el caso de firma de facturas
electrnicas, en formato Facturae, el
formato de firma es el XAdES.

NOTA
Una firma electrnica es un fichero que contiene informacin
sobre el documento original firmado, el firmante, la fecha y
hora de la firma, etc.

Formatos de factura y firma electrnica

Firma electrnica
En Espaa existe la Ley 59/2003, de Firma electrnica, que define tres tipos de
firma:

Simple. Datos que puedan ser usados para identificar al firmante


(autenticidad)

Avanzada. Adems de identificar al firmante permite garantizar la integridad


del documento y la integridad de la clave usada, utilizando para ello un DSCF
(dispositivo seguro de creacin de firma, el DNI electrnico). Se emplean
tcnicas de PKI.

Reconocida. Es la firma avanzada y amparada por un certificado reconocido


(certificado que se otorga tras la verificacin presencial de la identidad del
firmante). En ocasiones, esta firma se denomina cualificada por traduccin del
trmino ingls qualified que aparece en la Directiva Europea de Firma
Electrnica.

Formatos de factura y firma electrnica

Resumen
El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original
en el que stas fueron remitidas.
Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podr optar por convertirlas y
conservarlas en formato electrnico siempre que lo haga de acuerdo con el
Artculo 7 de la Orden EHA /962/2007.
Si se han recibido facturas en formato electrnico, el destinatario podr optar por
convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con
el Artculo 8 de la citada Orden. (Cdigos PDF-417 de nube de puntos)
No existe un formato nico para la factura electrnica (Facturae, EDIFACT, BML).
El formato de firma es la forma como se genera el documento de firma y como se
guarda o estructura la informacin de firma en el documento generado. No existe
un formato nico para la firma electrnica (CAdES, XAdES, PAdES, OOXML, ODF,
).

Formatos de factura y firma electrnica

Marco jurdico de la
factura y firma electrnica

La factura y el Derecho Fiscal


La factura es un documento mercantil, un documento privado, sin regulacin
formal especfica en nuestras leyes mercantiles. Es la regulacin fiscal,
particularmente la regulacin del IVA, la que ha dotado de contenido
especfico a las facturas.
El papel fundamental de la factura es el de medio de prueba, imprescindible
en la vida econmica, no slo como justificante de la existencia de una
operacin del trfico empresarial, sino por razones fiscales; aunque no todo
documento es vlido como factura, sino que el ordenamiento,
especialmente el fiscal, exige el cumplimiento de ciertas caractersticas y que la
factura incluya determinados datos o elementos identificadores.

Una factura es un documento obligatorio que sirve como prueba de una


operacin comercial para fines tributarios

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

La factura y el Derecho Fiscal


Al contrario que en otros Derechos, los ordenamientos mercantil y fiscal
espaoles han rechazado toda posibilidad de aceptar como factura,
exclusivamente, un documento oficial, preimpreso o predeterminado
telemticamente, que incluyera requisitos y parmetros establecidos por la
Administracin Tributaria de manera exclusiva y que tuviera, en todo caso, que
adquirirse u obtenerse en Oficinas Pblicas, portales oficiales de Internet, sedes
electrnicas pblicas o establecimientos legalizados.
De esta manera, la forma de las facturas ha sido siempre libre en el trfico
empresarial espaol y en el derecho financiero, pero lo que no es libre, es el
contenido que el sustrato (en papel o virtual) de la factura debe incorporar.
En Espaa ha sido el ordenamiento tributario el que ha desarrollado una
normativa sobre facturas muy detallada y compleja, obligando, adems, a que
el proceso de emisin, recepcin, conservacin, copia y descripcin del
contenido de las facturas no sea librrimo, sino que se encuentre sometido a
una regulacin estricta.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

El derecho financiero y el rol de las facturas como


medios de prueba
Desde el punto de vista fiscal es necesario que la factura contenga determinadas
caractersticas y contenidos para ser considerada como tal. Slo la denominada
factura completa es aceptada por la Administracin Tributaria o, en su caso, los
documentos que la sustituyan, los denominados documentos sustitutivos.
Las razones para que la Administracin Tributaria considere aceptables
nicamente a las facturas completas pueden resumirse en las siguientes:

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

El derecho financiero y el rol de las facturas como


medios de prueba
a)

Por entender que la factura constituye el documento esencial para probar la


realizacin de una operacin empresarial y la existencia de un gasto deducible.
La AEAT ha tendido a exigir, como prueba de la deducibilidad de un gasto o de la
existencia de un Impuesto sobre el Valor Aadido soportado en la operacin, una
factura completa.

b)

La factura va a permitir el correcto funcionamiento de la tcnica impositiva ya que


a travs de ella el destinatario podr practicar la deduccin de las cuotas
soportadas.
De acuerdo con la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema comn del IVA, la
factura es el nico documento que avala la repercusin del tributo y permite la
deduccin del IVA soportado en las adquisiciones.
En el IVA, en consecuencia, la factura no solamente es un medio probatorio de la
aparicin del hecho imponible del Impuesto, salvo en el supuesto peculiar de las
importaciones, sino que es el instrumento esencial para el propio funcionamiento
del tributo.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

El derecho financiero y el rol de las facturas como


medios de prueba
Estos rasgos esenciales de la factura para el funcionamiento del IVA se recogen
actualmente, entre otros, en los artculos 97 (requisitos formales de la deduccin,
siendo la factura el tipo de documento que, en general, permite la deduccin del
IVA soportado y solamente ella), 164 (obligaciones de los sujetos pasivos, entre las
cuales se encuentra la expedicin y entrega de factura en todas sus operaciones)
y 165 (reglas especiales en materia de facturacin), de la LIVA.
Al respecto, es importante sealar que la normativa sobre facturacin en el
Derecho Tributario espaol se ha construido, en el seno de la Direccin General
de Tributos (DGT).

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

La reglamentacin sobre las facturas en el Derecho


Tributario espaol
Una de las causas que explican los cambios en la regulacin de la normativa de
facturas, es la aceptacin, por parte del Derecho Comunitario, de la validez de
emitir y conservar las facturas del IVA por medios electrnicos.
En un mundo crecientemente globalizado, la regulacin diversa de las facturas
por parte de cada Estado puede fragmentar los mercados internacionales si, por
razones lingsticas, por poner un ejemplo, no se considera vlida una factura o
documento equivalente por las autoridades de un Estado.
Por ello, el Derecho Comunitario sobre el IVA ha intentando configurar un marco
general a la emisin de las facturas a efectos de este gravamen que no
disgregase el mercado nico o interior de la Unin Europea (en adelante, UE) y
facilitase la libre circulacin de mercancas y libre prestacin de servicios en su
interior.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

La reglamentacin sobre las facturas en el Derecho


Tributario espaol
Las nuevas tecnologas han incidido fuertemente en la facturacin, porque si,
tradicionalmente, nuestra idea de la factura llevaba a identificarla como un
documento escrito, hoy la realidad es otra: la factura no es un documento
emitido y conservado en papel, sino un medio de prueba tributario y un
documento esencial para el funcionamiento del IVA, cuyos contenidos y formas
de emisin, conservacin y recepcin pueden hacerse telemticamente, siempre
que cumplan los requisitos legalmente establecidos.
La facturacin electrnica o e-factura est llamada a ser un elemento
revolucionario como vehculo para instrumentar mejoras en determinados
procesos crticos de las empresas. Su adopcin se ha convertido en una
oportunidad de ahorro de costes y de mejora de la competitividad empresarial.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

De la factura en papel a la factura electrnica: la


creacin de un modelo de facturacin unificado en la
UE y sus problemas.
La situacin previa a la armonizacin europea de las facturas.
La factura es un documento esencial para el adecuado funcionamiento del IVA
por tres razones, al menos:

Justifica y detalla el clculo del Impuesto sobre el Valor Aadido.

Permite el control cruzado de las relaciones entre compradores y vendedores y

Sustenta el derecho de deduccin de los IVA soportados.

Sin embargo, la regulacin de la Sexta Directiva, se limitaba a sealar en su artculo


22.3 que las facturas deban ser emitidas por el sujeto pasivo, reunir unos requisitos
mnimos (lo que dejaba el campo a que cada Estado miembro estableciese
regulaciones diferentes) y, adems, indicaba expresamente la necesidad de
conservar las copias de las facturas durante el perodo de prescripcin tributaria
que cada ordenamiento estableciese, por lo que resultaba indudable la
identificacin de la factura con un documento emitido y conservado en papel.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

De la factura en papel a la factura electrnica: la


creacin de un modelo de facturacin unificado en la
UE y sus problemas.

La carencia de requerimientos uniformes en la UE, respecto de las


caractersticas y contenidos de las facturas, impedan el funcionamiento del
mercado interior, pues cada Estado planteaba disposiciones diferentes para
aceptar o no, a efectos fundamentalmente fiscales, las facturas emitidas por
otros Estados miembros.

Incrementaban los costes de las empresas. Aunque la implantacin de la efactura genera tambin costes, especialmente, en los primeros momentos de
introducir el sistema.

Dificultaban el progreso tcnico y daaban la competitividad de la empresa


europea, al impedir, por ejemplo, que las facturas de todas las unidades
productivas de una multinacional concreta se emitiesen desde una sucursal o
en un Estado europeo determinado.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

El resultado: la Directiva 2001/115/CE


La Directiva 2001/115/CE, de 20 de diciembre de 2001tiene como objeto
simplificar, modernizar y armonizar las condiciones de facturacin en el IVA .
Siempre que se asegurase el acceso inmediato de la Administracin tributaria a
las mismas supona armonizar el contenido de las facturas en la UE a efectos del
IVA, estableciendo una lista cerrada de detalles y datos necesarios para dar
validez a las mismas y aceptando tanto la autofacturacin,

Se equiparaba la factura en papel a la factura emitida por medios electrnicos,


siendo flexibles en lo que respecta a la tecnologa utilizada siempre que se
asegurase la autenticidad de la factura, su integridad y conservacin.
Se aceptaba la conservacin por medios pticos y electrnicos de las facturas y
la posibilidad de que la emisin y almacenamiento de las facturas y documentos
equivalentes se realizase fuera del Estado de residencia del sujeto pasivo, siempre
que se asegurase el acceso inmediato de la Administracin tributaria.
Se prevea la conservacin en forma telemtica de los respectivos Libros Registro
donde se encontrasen inscritas las facturas expedidas y las recibidas.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Requisitos de todas las facturas


Como requisito de todas las facturas independientemente de cmo se
transmitan, en papel o en formato electrnico, el artculo 6 del RD 1496/2003 que
regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de
una factura son:

Nm. Factura

Fecha expedicin

Razn Social emisor y receptor

NIF emisor y receptor

Domicilio emisor y receptor

Descripcin de las operaciones (base imponible)

Tipo impositivo Cuota tributaria

Fecha prestacin del servicio (si distinta a expedicin)

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

El derecho financiero y el rol de las facturas como


medios de prueba
Contenido de la factura electrnica
La factura electrnica es un documento tributario que posee el mismo valor legal
que una factura en papel. Por tal motivo, los requisitos para que esta factura sea
considerada como un documento vlido son exactamente los mismos que los de
una factura en papel.
Principales elementos de la factura electrnica
Toda factura electrnica debe poseer un nmero, la fecha y los datos principales
tanto del emisor como del receptor. Entre estos datos se debe indicar el nombre y
apellido o razn social, el domicilio y el NIF. Adems, debe hacerse una breve
descripcin de la operacin realizada, as como detallar el tipo impositivo y la
cuota tributaria.
Adems de estos datos mnimos requeridos, una factura electrnica debe contar
con una firma electrnica y tambin debe ser enviada de un ordenador a otro,
con el consentimiento de ambas partes. Solo de esta manera (incluyendo
tambin la firma electrnica) este documento puede ser totalmente vlido.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

En resumen
Regulacin legal de la factura y de la factura digital:

mbito Legal: Ley de IVA 37/1992. Artculos 164 y165

mbito Aplicacin: Real Decreto 1619/2012. Modififca al RD 1496/2003.

mbito Tecnolgico: Orden EHA 962/2007.

Sector pblico: Ley 25-2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura


electrnica y creacin del registro contable de facturas en el Sector Pblico
(en vigor desde el 1 de enero de 2015)

Futuro: Proyecto de Real Decreto para la modernizacin, mejora e impulso


del uso de medios electrnicos en la gestin del Impuesto sobre el Valor
Aadido (entrada en vigor prevista 2017)

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Obligaciones legales para el expedidor


1.

Reglamento sobre Facturacin Electrnica La Orden 962/2007, de 10 de abril,


desarrolla determinada disposiciones sobre facturacin telemtica y
conservacin electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto
1496/2003, que es el reglamento de facturacin. Al respecto del
consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artculo 2 de la
citada Orden, donde dice que el consentimiento podr formularse de forma
expresa por cualquier medio, verbal o escrito.

2.

Creacin de la factura Mediante una aplicacin informtica, con los


contenidos obligatorios mnimos requeridos.

3.

Firma electrnica reconocida

4.

Remisin telemtica

5.

Conservacin de copia o matriz de la Factura Esta obligacin se regula en el


artculo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligacin de expedir,
entregar y conservar facturas.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Obligaciones legales para el expedidor


Tambin han existido dudas sobre si las facturas electrnicas pueden emitirse
en copia o slo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo
ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definicin:

Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base
de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en
las facturas junto a los programas que permitieron la generacin de las
facturas....
6.

Contabilizacin y anotacin en registros de IVA

7.

Conservacin durante el perodo de prescripcin

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Obligaciones legales para el expedidor


8.

Garanta de accesibilidad completa Deber de gestionar las facturas de modo


que se garantice una accesibilidad completa: visualizacin, bsqueda
selectiva, copia o descarga en lnea e impresin.

Esta es una obligacin inherente a la conservacin de las facturas por medios


electrnicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando
de facilitar la auditoria e inspeccin de las facturas electrnicas. (Articulo 9
del RD 1496/2003).
9.

Subcontratacin a un tercero Todas las fases anteriores pueden ser


subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.
Regulado en el artculo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese
mismo prrafo que, aunque se permite la subfacturacin a terceros, es el
obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Obligaciones legales para el destinatario


1.

Recepcin de la factura por medio electrnico


Verificacin de los contenidos mnimos exigibles y verificacin segura de la
firma electrnica.
Regulado en el artculo 21 e inherente a las obligaciones de la conservacin
de las facturas electrnicas se indica que:
el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el
que se haya recibido, as como, en su caso, de los datos asociados y
mecanismo de verificacin de firma.
A diferencia del emisor, al que se permite construir la factura desde la matriz,
el destinatario debe conservar los originales firmados.

2.

Contabilizacin y anotacin en registros de IVA

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Obligaciones legales para el destinatario


3.

Conservacin durante el perodo de prescripcin

4.

Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad


completa

5.

visualizacin,

bsqueda selectiva,

copia o

descarga en lnea e impresin.

Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su


responsabilidad

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica

Resumen
En Espaa el Derecho Fiscal ha desarrollado una normativa sobre facturas muy
detallada y compleja, obligando, adems, a que el proceso de emisin,
recepcin, conservacin, copia y descripcin del contenido de las facturas se
encuentre sometido a una regulacin estricta.

mbito Legal: Ley de IVA 37/1992. Artculos 164 y165

mbito Aplicacin: Real Decreto 1619/2012. Modifica al RD 1496/2003.

mbito Tecnolgico: Orden EHA 962/2007.

Sector pblico: Ley 25-2013, de 27 de diciembre

La facturacin electrnica o e-factura est llamada a ser un elemento


revolucionario como vehculo para instrumentar mejoras en determinados
procesos crticos de las empresas. Su adopcin se ha convertido en una
oportunidad de ahorro de costes y de mejora de la competitividad empresarial.

Marco jurdico de la factura y la firma electrnica