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AUDITORA ADMINISTRATIVA

La Auditora Administrativa es fundamental en cualquier campo


econmico, ya que es una herramienta idnea para examinar el
desempeo de una organizacin, empresa pblica o privada, detectar
oportunidades de mejora, corregir deficiencias, superar obstculos,
analizar causas - efectos de los hechos con relacin a ideas para impulsar
el crecimiento de la misma.
La Auditora Administrativa forma parte de una estrategia y de un proceso
de cambio que requiere una decisin del ms alto nivel que permita que
una organizacin tenga la capacidad de transformarse y crecer de manera
efectiva. Para ello es necesario desarrollar una infraestructura
administrativa que haga posible el flujo de informacin suficiente,
relevante, oportuna y veraz, disponible en todo momento para tomar las
decisiones ms idneas y oportunas en beneficio de la organizacin.
La informacin permitir relacionar los conceptos administrativos con los
hechos, los objetivos con las metas, la misin con las tareas, la visin con
las posibilidades de posicionamiento en el mundo empresarial, y los
escenarios con las reas de influencia.
La Auditora Administrativa ha sido, es y ser la herramienta eficaz para la
administracin, es el marco desde el cual debe partir las inferencias, las
apreciaciones y las acciones, nos obliga a investigar, a penetrar en lo ms
recndito de su esencia para asimilar las experiencias y convertirlas en
conocimiento para entender dnde est la organizacin, como lleg hasta
all, de donde parti y a dnde quiere llegar.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Definiciones, objetivo
Administrativa.

finalidad

de

la

Auditora

Una Auditora Administrativa es la revisin analtica total o parcial de una


organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable.
La Auditora Administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y
programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus
sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la

empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de


operacin y el ahorro en los costos.
La Auditora Administrativa puede ser llevada a cabo por un profesional en
administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo
al contador pblico autorizado (CPA) adiestrado en disciplinas
administrativas o respaldado por otros especialistas dependiendo del tipo
de empresa. El resultado de la Auditora Administrativa es una opinin
sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.
El Objetivo primordial de la Auditora Administrativa consiste en descubrir
deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa
examinadas y apuntar sus probables soluciones.
La finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo en
todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan el panorama
econmico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de
polticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los controles,
los mtodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la
adecuada utilizacin de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.
Hay que considerar que la Auditora Administrativa es un examen
completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa o
institucin pblica o privada y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
En la Auditora Administrativa se realizan estudios para determinar las
deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las
irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos,
desperdicios exagerados, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas,
deficiente colaboracin, fricciones entre ejecutivos y una falta general de
conocimiento o desdn de lo que es una buena organizacin. La Auditora
Administrativa puede ser de una funcin especfica, un departamento o
grupo de departamentos, una divisin o grupos de divisiones o de la
empresa en su totalidad. Algunas Auditoras abarcan una combinacin de
dos o ms de dichas reas. El campo de estudio puede abarcar la
economa de la produccin, incluyendo elementos tales como
especializacin, simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin,
contraccin e integracin.
La realizacin de una Auditora Administrativa se puede enfocar en los
siguientes elementos:

a) Planes y objetivos de la empresa.


b) Estructura orgnica.
c) Polticas y prcticas.
d) Sistemas y procedimientos.
e) Mtodos de control.
f) Formas de operacin.
g) Recursos materiales y humanos.
h) Medicin de los resultados.
Toda vez que ya hemos definido lo que es y en qu consiste la Auditora
Administrativa, as como sus alcances, fines y objetivos podemos detallar
los problemas que se presentan al momento de realizar la misma en una
empresa, as como sus posibles soluciones.
Necesidad de la Auditora Administrativa
En un mundo globalizado, el desarrollo de la ciencia y la tecnologa hay
una gran demanda de informacin respecto al desempeo de los
organismos sociales. La Auditora tradicional (financiera) se ha
preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos
y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este
servicio ha sido, y contina siendo de gran significado y valor para las
empresas industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la
confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin
administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor
la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea
capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (Auditoria
Administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo
(Auditoria analtica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una
necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la
empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la
totalidad de la misma.

Objetivos de la Auditora Administrativa


Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa constituye una
herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las
organizaciones, toda vez que permite detectar en qu reas se requiere
un estudio ms profundo, que acciones se deben tomar para mejorar y
como superar los obstculos.
Entre los objetivos para instrumentarla de manera consistente tenemos
los siguientes:
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y
poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con
estndares preestablecidos.
De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica
administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la
estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo
efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la
organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de
la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca
bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms
permeable y receptiva a la organizacin.
De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora.
De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados
en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la
organizacin.
Principios de la Auditora Administrativa

Los principios bsicos de la Auditora Administrativa, vienen a ser parte de


la estructura terica de sta, por es necesario recalcar tres principios
fundamentales que son los siguientes:
Sentido de evaluacin. La Auditora Administrativa no intenta evaluar la
capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros
especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se
ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto
individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas
responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han
tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea
de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se
cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la
Auditora Administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo
realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l
responsable del rea o el supervisor, piensan que est ocurriendo. Los
procedimientos de Auditora Administrativa respaldan tcnicamente la
comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor
administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a
quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este
lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido
administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.
Alcance de la Auditora Administrativa
El rea de influencia que abarca una Auditora Administrativa, comprende
la totalidad de la organizacin en lo que se refiere a su estructura, niveles,
relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales
como:

Campo de Aplicacin de la Auditora Administrativa


En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse
en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. Por su
extensin y su complejidad las empresas estn ordenadas para responder
las demandas de servicios y productos y, sobre todo, de qu manera se
articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisonoma, rea de influencia y
dimensin.
En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica,
atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de
coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia.
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial
de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:
Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
En cuanto a su tamao, convencionalmente se las clasifica en:
Microempresa
Empresa Pequea
Empresa mediana
Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad que se refiere al ramo especifico
de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en:
telecomunicaciones, transportes, energa, servicios, construccin, agrcola,
publicidad, turismo, cinematografa, banca, seguros, comercio, textil,
maquiladora, electrnica, automotriz, editorial, arte grfico, etc.

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden


agruparse en:
Nacionales
Internacionales
Mixtas
Tambin tomando en cuenta las modalidades de:
Exportacin
Acuerdo de Licencia
Contratos de Administracin
Sociedades en Participacin y alianzas estratgicas
Subsidiarias
Las instituciones educativas se encuentran en el grupo de las empresas de
servicios.
Clasificacin de la Auditora Administrativa
Auditora Externa. La Auditora Externa es el examen crtico, sistemtico
y detallado de un sistema de informacin de una unidad administrativa o
financiera realizado por un auditor especializado en el campo de accin al
que se aplica dicho examen, sin vnculos laborales con la misma,
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del
mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u
opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena
validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo
la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de
informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre
los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin
de su sistema de informacin financiero en forma independiente para
otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual
tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora
de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente
equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de
Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin
Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico
etc.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de
ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los

resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de


acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo
que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se
imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.
Auditora Interna. La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico
y detallado de un sistema de informacin de una unidad administrativa o
financiera realizado por un auditor especializado en el campo de accin al
que se aplica dicho examen con vnculos laborales con la misma,
utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no
se producen bajo la figura de la Fe Pblica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las
transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de
los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una
operacin ms eficiente y eficaz.
En el caso de las Instituciones educativas tendr a su cargo la evaluacin
permanente del control de la aplicacin de la Ley y Reglamento General a
la ley de educacin, la revisin y aplicacin de planes y programas que
contribuyan al mejoramiento de la calidad educativa, el manejo de los
instrumentos curriculares como el PCI, PEI, POA, Reglamento Interno,
Cdigo de Convivencia, por parte de Autoridades, Personal Docente y
Administrativo, Padres de Familia y todos los miembros de la Comunidad
Educativa.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del
auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la
influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de
los terceros.
Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser
independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La
auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la
direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de
control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn
funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la
planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno
involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que

la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor


funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y
decisiones propias de su unidad, pero nunca en las operaciones y
decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se
dijo es una funcin asesora.
Diferencias entre Auditora Interna y Externa. Existen diferencias
substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de
las cuales se pueden detallar as:
CONCEPTO

AUDITORIA
INTERNA

AUDITORIA
EXTERNA

SUJETO

Empleado: Existe Profesional


vnculo
laboral
Independiente:
entre el auditor y la
Existe una relacin
empresa.
el de tipo civil.
vita el traslado de Se fija solo en la
la informacin a
imagen
fiel
otros sitios
(legislacin vigente)
Su
funcin
es Su
Funcin
es
SALVAGUARDAR LA
EVALUAR
LA
EMPRESA
EMPRESA

GRADOS DE
INDEPENDENCIA

Limitada: El auditor
interno no se limita
exclusivamente a dar
un informe de todo
sino que se dedica a
evaluar las peticiones
de la direccin o del
consejo.
ESTA
OBLIGADO A SEGUIR
UN PROGRAMA
Laboral

RESPONSABILIDAD

OBJETIVO

Total: Est sujeto a


las directrices tcnicas
de auditora.

Penal: El informe del


auditor
tiene
consecuencias
jurdicas
Examen de gestin Examen de la situacin
(oda actuacin que se financiera para dar
realice sobre activos o opinin
pasivos de la empresa)
El sentido de activo o
pasivo debe tomarse
como se consideran

INFORME EMITIDO

USO DEL INFORME

desde
el
derecho
mercantil.
Dirigido a la gerencia,
direccin y/o Consejo
de
Administracin.
Puede hacerse para
cualquier
tipo
de
empresa
Va
dirigido
exclusivamente a la
empresa
(Su
transmisin
tiene
carcter penal)
Est inhabilitada para
dar Fe Pblica debido a
su
vinculacin
contractual laboral.

Accionistas o Consejo
de Administracin: con
carcter obligatorio si
lo obliga la ley o con
carcter optativo si lo
desea la empresa.
Va
dirigido
a
la
empresa y al pblico
en general. Necesidad
para cotizar en bolsa y
emitir todo tipo de
valores.
Est habilitada y tiene
la facultad legal de dar
Fe Pblica.

EL AUDITOR
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia tcnica
designada por una autoridad competente, para revisar, examinar y
evaluar los resultados de la gestin administrativa y financiera de una
organizacin pblica o privada con el propsito de informar o dictaminar
acerca de ella, realizando las observaciones y recomendaciones
pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeo.
Funciones
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias,
planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una
auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la
funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas
utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de
informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los
papeles de trabajo. Respetar las normas de actuacin dictadas por los
grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y,

en su caso, globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o


las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la
organizacin.
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos
sus mbitos y niveles.
Revisar el flujo de datos y formas
Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el
funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e informacin financiera.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin
continua de avances.
Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para
impulsar el cambio organizacional.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria
Conocimientos
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con
los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le
permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos
de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.
Habilidades y Destrezas
Como complemento a su formacin profesional, terica y prctica, el
auditor debe reunir otras cualidades para el desempeo de sus actividades
derivadas de sus habilidades y destrezas personales.

Experiencia
Amas de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el
ejercicio de sus funciones tiene que dominar otros campos relacionados
con la organizacin:

Conocimiento de la organizacin en su objetivo, campo de accin y


estructura.
Conocimiento de la organizacin en sus reas administrativa y
operativa
Conocimiento
por
experiencias
anteriores
en
las
mismas
organizaciones, o en otras organizaciones similares.
Conocimiento de casos prcticos.
Conocimiento
derivado
de
la
implementacin
de
estudios
organizacionales de otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.

Responsabilidad Profesional
Para el debido ejercicio de la Auditora, el profesional debe realizar su
trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para
determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una
auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para ello debe tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
Independencia: es el estado o cualidad de mantenerse inclume o libre
de control o influencia de las partes interesadas, ejecutar su trabajo sobre
la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas, cumplir con

las normas o criterios que se le sealen, mantenerse actualizado mediante


capacitacin continua.
Objetividad: Mantener una visin independiente de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los
resultados que obtenga.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional cumpliendo con sus
encargos oportuna y eficientemente.
Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en
beneficio propio o de intereses ajenos.
Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organizacin para la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los
hechos.
Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con
sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier
tipo.
Institucionalidad: No olvidar que su tica profesional lo obliga a
respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.
Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos,
conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.
Estructura de Anlisis
El auditor administrativo debe estructurar una lnea de pensamiento
enfocada a promover el cambio personal e institucional:

Respetar la va institucional sin frenar la visin del estudio


Estar en permanente bsqueda de los mejores resultados
Ser selectivo
Disear, desarrollar y efectuar seguimiento a los modelos que aplica

Ser analtico
Contemplar alternativas lgicas y caminos opuestos
alternativa
Conservar la objetividad por encima de las presiones
Ajustar las ideas en respuesta a nueva informacin
Ser factor de sinergia

en

forma

Conformacin del Equipo de Trabajo


Cuando la organizacin toma la decisin de emprender un programa de
auditora administrativa a fondo, tiene que valorar con precisin los
siguientes aspectos:
Los resultados que espera obtener
Los compromisos que adquiere
El seguimiento que tiene que efectuar.
Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organizacin
debe evaluar su situacin interna a fin de definir si utiliza un equipo
interno:
El nmero de empleados y las cargas de trabajo en las reas
funcionales.
El personal que puede ser retirado de sus labores habituales para ser
asignado a la auditoria.
El tiempo y los recursos que debe destinar para ello.
La coordinacin entre el trabajo cotidiano y el de los auditores.
La duracin probable de la auditoria.
Definidos estos elementos, as como la capacidad econmica, la
organizacin define si elige efectuar el estudio con un equipo de auditora
interno, externo o combinado.
Equipo de Auditora Interno
Ventajas
Conocimiento profundo de la organizacin y sus expectativas
Conciencia de la dinmica de la organizacin
Comparte la cultura organizacional
Identificacin con el personal
Menor resistencia al cambio
Percepcin de sentirse apoyado
Conoce los mecanismos de negociacin internos
Conocer la disponibilidad de los recursos para el proyecto

Tranquilidad para negociar la entrega de reportes, avances y resultad.


Equipo de Auditora Externo
Ventajas
Aporta una visin objetiva e independiente
Est plenamente capacitado y actualizado en avances en el rea de
trabajo especfica del estudio.
Propone soluciones con celeridad y efectividad.
Dispone de capacitacin para ofrecer soluciones alternativas.
Obligacin contractual de brindar resultados consistentes.
Rpido acceso a niveles de decisin
Racionalizacin de los recursos para minimizar el costo de la auditoria
Tranquilidad para emitir observaciones y sealar anomalas sin temor a
afectar a alguien en particular.
Contar con el respeto de la organizacin.
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y fases
de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite
la profundidad con que se revisara y aplicara las tcnicas de anlisis
administrativo.
Tambin facilita al auditor la identificacin y el ordenamiento de la
informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias,
transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen
informe y seguimiento.
Para utilizar las diferentes tcnicas de anlisis administrativo se propone
algunas etapas que integran la metodologa:
1.
2.
3.
4.
5.

Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento

1. Planeacin. La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter


general que forman parte de la aplicacin de la auditoria
administrativa.
1.1. Objetivo. Determinar las acciones que se deben realizar para
instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.

1.2. Factores a Revisar. Determinacin de los factores fundamentales


para el estudio de la organizacin con relaciona el proceso
administrativo y los elementos especficos que forman parte de su
funcionamiento.
En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se
define las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis
lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus
componentes en forma natural y congruente.
En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos
que integran y complementan el proceso administrativo. Tales electos se
asocian con los tributos fundamentales que enmarcan su fin y su funcin,
lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su
conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

2. Instrumentacin. Concluida la parte planeacin se procede a la


instrumentacin de la auditora en la cual se tiene que seleccionar y
aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables. De
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin que
se emplear, la supervisin necesaria para mantener una coordinacin
efectiva.

2.1. Recopilacin de informacin. Esta tares debe enfocarse al


registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su
examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de
discriminacin, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y
proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener
una lnea de accin uniforme.
2.2. Tcnicas de recoleccin de la informacin. Para recabar la
informacin requerida de forma gil y ordenada se debe de emplear
alguna de las siguientes tcnicas:

Investigacin documental.
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas

2.2.1

Investigacin documental. Consiste en la seleccin y estudio


de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la
auditora, las fuentes que se pueden acudir son:
INVESTIGACIN DOCUMENTAL

NORMATIVA
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de
la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especfica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas
nacionales
e
internacionales

MERCADO
Productos y servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento
de
la
demanda
Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura proyectada
Comportamiento de la oferta
Situacin futura previsible

ADMNISTRATIVA
Organigramas
Manuales administrativas
Sistemas de informacin
Sistemas de normalizacin y
certificacin
Cuadros de distribucin del
trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Socio gramas
Estudios de mejoramiento
Auditorias
administrativas
previas

ESTUDIOS FINACIEROS
Recursos
financieros
para
inversin
Anlisis
y
proyecciones
financieras
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera

Determinacin de precios.

UBICACIN GEOGRFICA
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas del terreno
Distancias
y
costo
de
transporte
Alternativas de conexin con
unidades nuevas
Justificacin en relacin con el
tamao y los procesos

SITUACIN ECONMICA
Sistema econmico
Naturaleza
y
ritmo
del
desarrollo de la economa
Aspectos sociales variables
demogrficos
Relaciones con el exterior

2.2.2. Observacin directa. Es recomendable que el auditor responsable


presida la observacin directa y comente y discuta su percepcin con su
equipo de trabajo, de esta manera se asegura de que exista un consenso
en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los
criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora.
2.2.3. Acceso a redes de informacin. El acceso a redes permite
detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios,
proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras.
2.2.4. Entrevista. Consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas orientadamente para obtener informacin este es el ms
empleado, puesto que el entrevistador al tener contacto con el
entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios. Es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar
previamente una gua de entrevista sobre la informacin que se desea
obtener.
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo:
Desarrollar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y
determinando las reas o unidades a auditar.
Concertar previamente la cita: Verificar que el entrevistado est
debidamente preparado para preparar la informacin con el tiempo y la
tranquilidad necesaria para disminuir el margen de error y evitar
interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga: En cuanto a la situacin
real, o la relativa sugerencia para mejorarla procurando no confundir
ambos aspectos.
2.2.5. Cuestionarios. Las preguntas deben ser claras y concisas con un
orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando
recargarlo con demasiadas preguntas, con esto obtendremos la
informacin deseada en forma homognea que estad constituidos por
series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos.

2.2.6. Cdulas. Se utilizan para captar la informacin requerida de


acuerdo con el propsito de la auditora, estn conformados por
formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten situaciones
de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las pruebas
debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
2.3. Medicin. Las escalas cumplen la funcin de garantizar la
confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los
papeles de trabajo que posteriormente servir para comprobar la
veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones
contenidas en el informe de la auditora.
2.4. Papeles de trabajo. Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a
su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles
de trabajo, son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el
auditor habr de incorporar en su informe ya que incluyen observaciones,
hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y
conservar los papeles de trabajo, ya que son el testimonio del trabajo
efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Su contenido debe
incluir:

Identificacin de la auditora
El proyecto de auditoria
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la
auditora.
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin
Reporte de posibles irregularidades
Para homogenizar su presentacin e informacin y facilitar el acceso a
su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy
operativas si no consignar los tpicos relevantes. Estar redactados en
forma clara y ordenada y ser lo suficientemente slidos en sus

argumentos para que cualquier persona lo revise, pueda seguir la


secuencia del trabajo.
2.5. Evidencia. La evidencia representa la comprobacin de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditora por lo que constituye
un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones
que formula el auditor. Es indispensable que el auditor se apegue en
todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la
materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan
surgiendo. La evidencia lo podemos clasificar en:
Fsica: se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las
actividades, bienes o sucesos y se presenta a travs de notas,
fotografas, cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental: se obtiene por medio de anlisis de documentos y est
contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas,
recibos.
Testimonial: se consigue de toda persona que realiza declaraciones
durante la aplicacin de la auditora.
Analtica: comprende clculos, comparaciones, razonamientos y
desagregacin de la informacin por reas apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes
requisitos: Suficiente, competente, relevante, pertinente.
En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su
trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias
detectadas.
2.6. Supervisin del trabajo. A medida que descienda el nivel de
responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendr siempre
la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de
decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en
funcin de los objetivos de la auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditoria,
comprende:
Revisin del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores


Aclaracin oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en funcin del estimado.
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse
de que estn completos y cumplen con su propsito.

Es importante que la supervisin del trabajo contemple:


Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisin del auditor responsable.
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean
sometidos a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el
auditor responsable.
Preparar un informe que comprenda los logros y obstculos
encontrados a lo largo de la auditora.
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las
contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
3. EXAMEN. El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir
o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las
caractersticas y el origen de su comportamiento sin perder de vista la
relacin interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el
todo y de estas con su contexto.
3.1. Propsito. Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr
los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad
que requiere el universo sujeto a examen las circunstancias
especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
3.2. Procedimiento. El examen provee de una clasificacin e
interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas as como de los
elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo aspectos y detalles
Revisarlo crticamente
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado


individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una
actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis
cuestionamientos:

Qu trabajo se hace?
Para qu hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu hace?
Cundo se hace?

3.3. Tcnicas
de
anlisis
administrativo.
Constituyen
los
instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones y le posibilitan:
Comprobar cmo
administrativo

se

estn

ejecutando

las

etapas

del

proceso

Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin


Verificar los niveles de efectividad
Conocer el uso de los recursos
Determinar la medida de consistencia en procesos especficos
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y son de gran
apoyo para el auditor encontramos las siguientes:
3.3.1.

Organizacionales:

Administracin por objetivos: los cuales los niveles de decisin de


una organizacin identifican objetivos comunes y lo utilizan como guas
para su operacin.
Anlisis de sistemas: proceso de clasificacin e interpretacin de
hechos.
Anlisis de costo beneficio: estudio para determinar la forma menos
costosa de alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de
acuerdo con la inversin realizada.
Anlisis de estructuras: examen detallado de la estructura de una
organizacin para reconocer sus componentes, caractersticas
representativas y su comportamiento.

Anlisis de criterio mltiple: tcnica cualitativa de proyeccin que


evala alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con
claves acordadas por consenso.
Anlisis factorial: se identifican en un nmero especfico de factores
que a su vez sirven para determinar el desempeo y resultado de la
operacin en su conjunto.
Anlisis FODA: su nombre de las palabras fortalezas oportunidades
debilidades - Amenazas. Es empleada en los estudios de mercado de
imagen corporativa, as como de productos y servicios.
Anlisis marginal: tcnica de planeacin que permite cuantificar el
incremento econmico como producto de una decisin.
rbol de decisiones: por medio de este enfoque se visualizan los
riesgos (amenazas) y las probabilidades de una situacin como
incertidumbre o acontecimientos fortuitos al trazar en forma de un
rbol los puntos de decisin.
Auto evaluacin: mtodo a travs del cual los integrantes de una
organizacin identifican, valoran y comparan sus avances en relacin
con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo
especfico.
Benchmarking: proceso sistemtico y contino de evaluacin de los
productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que
son reconocidas como lderes en su campo.
Control total de calidad: mtodo orientado a elevar en forma
consistente la calidad de procesos. Productos y servicios de una
organizacin. Con el propsito de satisfacer las necesidades
expectativas de los clientes.
Desarrollo
organizacional: proceso planeado para realizar
modificaciones culturales y estructurales en una organizacin, en forma
sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.
Diagrama
de
afinidad: permite agrupar por temas los
planteamientos y propuestas surgidos de una lluvia de ideas con el fin
de identificar problemas.
Diagrama de causa y efecto: tcnica que representa el conjunto de
causas o factores causales que producen un efecto especfico. El
diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir
del material, equipo, mano de obra, mtodo y clase de medida que se
utilizan, las causas son parte de un proceso el cual puede ser de
cualquier naturaleza de produccin, de ventas, de compras, de
personal etc.
Diagrama de relaciones: clarifica la interrelacin entre diferentes
factores, as como la relacin causa efecto que prevalece entre ellos.
Empowerment: proceso estratgico con el que se busca una relacin
de socios entre la organizacin y su personal pretendiendo aumentar
su confianza, autoridad y compromiso.
Ergonoma: estudio del desempeo de un individuo con respeto a las
actividades que realiza el equipo que emplea y su entorno.

Estudio de factibilidad: anlisis que permite precisar la situacin y


buscar alternativas de cambio para un producto, proyecto, sistema o
servicio de una organizacin tomando en cuenta su medio ambiente.
Estudio de viabilidad: investigacin tendiente a determinar los
beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo,
considerando factores tales como la oportunidad, la exactitud, precisin
y costo de la informacin.
Inteligencia emocional: mtodo que permite tomar conciencia de las
emociones, comprender los sentimientos de los dems, tolerar las
presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo
y adoptar una actitud emptica y social para lograr el desarrollo y
crecimiento personal.
Reingeniera organizacional: proceso que replantea y re direcciona
los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de
decisiones de una corporacin o negocio.
Reorganizacin: revisin y ajustes de una organizacin con el
propsito de hacerla ms funcional y productiva.
Tcnica Delphi: recurso para efectuar pronsticos con el consenso de
un grupo de expertos, con el fin de crear un concepto futuro se
caracteriza por que los participantes no tienen contacto visual.
Teora de las restricciones: establece que en toda clase de sistema
existe alguna restriccin por lo que es necesario un mtodo para
representar las cadenas lgicas de relaciones causa efecto en forma
de diagramas denominados rboles.
Teora de la atribucin: planteamiento que explica cmo se juzga a
las personas de manera diferente, partiendo del significado que se
atribuye a una conducta.
3.3.2.

Cuantitativas.

Anlisis de serie de tiempos: interpretacin de las variaciones en los


volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin, de personal, etc.
Cadenas de eventos: serie de actividades en la cual la probabilidad
de que ocurra un evento depende del evento anterior lo cual condiciona
las posibilidades de las actividades futuras.
Correlacin: determinacin del grado de relacin o de influencia
mutua entre dos o ms variables.
Modelos de inventarios: especificacin de tiempo y cantidad de
inventarios necesarios para satisfacer las demandas de los clientes.
Modelos integrados de produccin: reduccin del costo con respeto
a la fuerza de trabajo, la produccin y los inventarios.
Muestreo: sirve para inferir informacin acerca de un inverso de
investigacin partir del estudio de una parte representativa del mismo.
Nmeros ndices: muestran el movimiento de valores en una serie de
tiempo lo que permite medir con fines de control a partir de una base

inicial, las fluctuaciones en el volumen de operaciones, errores, costos


ausencias y otras variables en un periodo determinado.
Programacin dinmica: resolucin de problemas que poseen varias
fases interrelacionadas donde se debe adoptar una decisin adecuada
para cada una de stas sin perder de vista el objetivo ltimo que se
pretende alcanzar.
Programacin lineal: asignacin de recursos de manera ptima en
funcin de un objetivo con el fin de minimizar costos y maximizar
beneficios.
Simulacin: imitacin de una operacin o un mtodo antes de su
ejecucin real reproduciendo situaciones difciles o incosteables de
experimentar la prctica.
Teora de colas o de lneas de espera: optimizacin de
distribuciones en condiciones de aglomeracin en los que se cuidan los
puntos de estrangulamiento o tiempo de espera en algn punto de
servicio.
Teora de los grafos: tcnicas de planeacin y programacin por
redes son diagramas que buscan identificar la trayectoria crtica para
planear y programar en forma grfica y cuantitativa la secuencia
coordinada para llevar a cabo un proyecto.
Teora de las decisiones: seleccin del mejor curso de accin cuando
la informacin se da en forma probable.
Teora de los juegos: determinacin de la estrategia ptima de una
situacin de competencia.

3.3.3.

Formulacin del diagnstico administrativo.

El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa,


es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin
concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse.
El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimientos
administrativo.
Para que el diagnstico administrativo aporte elementos de decisin
sustantivos a la auditora se debe de tener los siguientes aspectos:
Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y
trayectoria histrica
Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditora
administrativa
Nivel de aplicacin del proceso administrativo
Calidad de vida de la organizacin
Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional
Identificacin de tendencias internas y externas

Deteccin de oportunidades de mejora


4. INFORME. Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una
organizacin, es necesario preparar un informe en el cual se consignen
los resultados, de la auditora, identificando claramente el rea,
sistema, programa, proyecto, etc.
Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn
sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente
documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados deben
de reunir atributos como:
Objetividad visin imparcial de los hechos
Oportunidad disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin
Claridad fcil comprensin del contenido
Utilidad provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad apego a las normas de calidad y elementos de sistema de
calidad en materia de servicios
Lgica secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

4.1. Aspectos operativos. Para abordar este aspecto es aconsejable


ajustarse el siguiente orden:
Introduccin criterios que se contemplaron para comprender e
interpretar la auditora.
Antecedentes informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de
la organizacin
Justificacin elementos que hicieron necesaria su aplicacin
Objetivos de las auditorias razones por la que se efectu la auditoria y
fines que persiguen con el informe
Estrategia cursos de accin seguida y recursos ejercidos en cada uno
de ellos Recursos medios humanos, materiales y tecnolgicos
empleados
Resultados hallazgos significativos y evidencia suficiente que los
sustenta
Conclusiones inferencias basadas en las pruebas obtenidas
Recomendaciones sealamientos para mejorar la operacin y el
desempeo
Asuntos especiales toda clase de aspectos que requieren de un estudio
ms profundo.
4.2. Lineamientos generales para su preparacin. No perder de
vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y
recomendaciones finales.

Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prcticas y


viables.
Explorar diferentes alternativas para inferir las causas efecto,
traducirlas en recomendaciones preventivas y correctivas segn sea el
caso.
Tomar en cuenta los resultados de auditora realizadas con
anterioridad, para evaluar el tratamiento y curso de accin tomados en
la obtencin de resultados.
Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona
independiente a la aplicacin de la auditora revise los borradores y los
papeles de trabajo a fin de verificar que han cumplido con todas las
normas de auditora.
4.3. Tipos de informe. La forma de presentar los informes depende del
destino y el propsito que se quiera dar. Los informes ms
representativos son:
4.3.1.

Informe general.

Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el


informe.
Introduccin: breve descripcin de que surgi la necesidad de aplicar
la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados
para su desarrollo, y duracin de la revisin.
Antecedentes: cambios, sucesos, vicisitudes de mayor relevancia que
han afrontado en forma total o parcial que influyeron en la decisin de
llevar acabo la auditora.
Tcnicas empleadas: instrumento y mtodos utilizados para la
obtencin de resultados en funcin del objetivo.
Diagnstico: definicin de las causas y consecuencias del estudio.
Que justifican los cambios o modificaciones posibles.
Propuesta: presentacin de alternativas de accin ventajas y
desventajas que pueden derivarse implicaciones de los cambios, y
resultados esperados.
Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos o etapas
previstas, para obtener y aplicar los resultados.
Seguimiento: determinacin de los mecanismos de informacin
control y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios
propuestos.
Conclusiones y recomendaciones: concentradas de los logros
obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentas, y pautas
sugeridas para la consecucin real de las propuestas.
Apndices o anexos: constituido por grficos, cuadros y dems
instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos
auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.

4.3.2.

Informe ejecutivo. Contiene los siguientes parmetros:

Responsable: rea o unidad administrativa encargadas de preparar el


informe.
Periodo de remisin: tiempo que comprendi el examen.
Objetivos: propsitos que se pretende lograr con la auditoria.
Alcance: profundidad con lo que se examin la organizacin.
Metodologa: explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con
el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los
objetivos de la auditora.
Sntesis: relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos
asignados.
Conclusiones: concentradas de aspectos prioritarios, acciones, llevadas
a cabo y propuestas de actuacin.
4.3.3. Informes de aspectos relevantes. Documento que se integra
adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los
aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones, captadas
durante el examen la organizacin. Mediante este informe analizamos y
evaluamos:

Si el proceso de aplicacin de la auditoria se finaliz


Si se presentaron observaciones relevantes
Si la auditora est en proceso se program o se replante
La fundamentacin de cada observacin
La causa y efectos de las principales observaciones formuladas

Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando se


plantean las siguientes caractersticas:
Falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias
polticas y programas en relacin con las condiciones establecidas.
No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y
usuarios.
Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de
operacin.
Registros contables inoportunos, incorrectos u omitidos.
Presentacin extempornea de informes y reportes financieros.
Se requiere mejorar la cultura organizacional.
Adecuacin y actualizacin de los sistemas.
Depurar los procesos esenciales.
Replantear el manejo de funciones.
Reduccin de los pasos y el tiempo necesario para desahogar el
trabajo.
Mejor aprovechamiento s recursos humanos, materiales y financieros y
tecnolgicos.

4.3.3.

Propuesta de implantacin. Es el paso clave para impactar en


forma efectiva de la organizacin, ya que constituye el momento
de transformar las propuestas en acciones especficas ya que
constituye el momento de transformar las propuestas en
acciones.

Para cumplir con el propsito de se efecta en tres fases:


Preparacin del programa
Integracin del recurso
Ejecucin del programa

4.3.3.1.

Preparacin del programa. Para elaborar el programa es


necesario cumplir con estos pasos:

Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para


su realizacin
Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total para la
implementacin.
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y
equipo.
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de
su ejecucin.
4.3.3.2.

Integracin de recursos. Estructurado el programa de


implantacin, se deben reunir los recursos para ponerlos en
marcha.

Despus se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar


tcnica y normativamente la implantacin y en su caso el
acondicionamiento fsico de los instalaciones.
Finalmente de acuerdo a los requerimientos de la auditoria y con el
programa de implantacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del
personal que va a colaborar en su ejecucin.
4.3.3.3.

Ejecucin del programa. Es necesario que le personal que


participa en la implantacin, reciba la informacin y
orientacin oportuna para interactuar en condiciones ptimas.

En forma simultnea, se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de


los avances que se vayan obteniendo.
4.3.4.

Presentacin del informe. Una vez que el informe ha quedado


debidamente estructurado el responsable de la auditora
convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su
contenido, en caso de detectar algn aspecto susceptible de

enriquecer, o clarificar, realizar los ajustes necesarios para


depurarlo.
Cuando ya se centre con el informe se entregar una presentacin al:

Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupos de afiliacin corporativos o sectoriales
Dependencia globalizadora

5. SEGUIMIENTO. Las observaciones que se producen como resultado


de la auditora deben de sujetarse a un estricto seguimiento ya que no
slo se orientan a corregir las fallas, detectadas, sino tambin a evitar
su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de
observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a
la organizacin, lo que hace posible:
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones se lleven a la prctica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del rea.
Facilitar al titular la organizacin la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe
referente al grado y forma cmo estas se atendieron.
5.1. Objetivo general. Establecer lineamientos generales para dar el
adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el
auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin.
5.2. Lineamientos generales. Definir las reas en que se comprobar
la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando
como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o
comentarios del titular de la organizacin.
Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la
aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Evaluar los resultados y
logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de
acuerdo con dichas propuestas. Replantear las recomendaciones que se
considere indispensables en especial cuando existan cambios plenamente
justificados de las condiciones que les dieron origen. Reprogramar, las
fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en
que estas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente.

Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de


observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber
adjuntarse al informe. Establecer cuando se justifique, fechas de
programacin para implantar en su totalizadlas recomendaciones
conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la
organizacin.
INDICADORES DE PROCESO ADMINISTRATIVO
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo es el
de poder evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual
cumplimiento de sus etapas y propsito estratgico, a partir de la revisin
de sus funciones.
Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada
etapa del proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que
dan razn de ser a la organizacin, e indicadores cuantitativos, que son
los que traducen en hechos el objeto de la organizacin.
El manejo de estos dos indicadores en forma simultnea obedece al
propsito de que el auditor tenga una visin global y completa de la
organizacin asociando la esencia con las acciones y el comportamiento
con los resultados.
Esta divisin convencional se hace con la idea de evaluar el proceso en s
mismo, y de obtener informacin adicional de los factores que inciden en
su ejecucin; toda vez que el conjunto de etapas y elementos permite
soportar las recomendaciones que se pueden formular y, sobre todo,
seguir una secuencia ordenada y sistemtica para emitir un juicio
definitivo acerca de la situacin de la organizacin.
La revisin del proceso incluye los elementos que se identifican con las
funciones de las etapas, lo que reduce el nmero nominal de la lista de
elementos, para no duplicarlos; sin embargo, se mantienen como marco
de la auditoria, para dejar abierta la opcin de que una organizacin
pueda analizarlos en forma independiente.
Asimismo, tomando en cuenta que los cuestionarios preparados para cada
rubro respetan este criterio. Es importante anotar que, para ampliar el
alcance en la revisin de cada etapa y elemento, y determinar las
condiciones en que se generaron, la organizacin puede considerarlos
siguientes aspectos:
Va seguida para su formulacin
Designacin del responsable de su preparacin
Difusin de su preparacin

Aceptacin por parte de la organizacin


Interpretacin adecuada por los miembros de la organizacin
Acceso a la informacin para su consulta
Plazo o periodo de ejecucin estimado
Claridad en su definicin, Consistencia en su conceptualizacin
Congruencia con las condiciones de la organizacin
Revisin y actualizacin de los contenidos
Vnculos con las instancias con las que interacta la organizacin