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GRUPO 7

KATHE
3.1 SISTEMA DE INFORMACION DEL HOTEL
Los sistemas de informacin de los hoteles estn compuestos por entradas de
datos relacionados con los departamentos operados y por salidas de
informacin procesada por el back of the house.
La industria hotelera ha ido diseando su propia metodologa en trminos de
documentos soportes como vauchers, folios, diarios, auxiliares, estadsticas
hoteleras y estados financieros con el fin de minimizar prdidas por causa de
informacin insuficiente o inapropiada. En el presente trabajo se propone el
siguiente esquema para que sea adoptado por el hotel Monteverde:
3.2 ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD
El desarrollo del sistema contable del hotel Monteverde se debe basar en tres
(3) factores:
1. Proveer un efectivo control interno
2. Proveer un adecuado flujo de caja
3. Producir reportes analticos y operativos
3.3 CONTROL INTERNO
Esta tarea protege al hotel de riesgos tales como:
Empleados deshonestos
Omisin de la elaboracin de los documentos fuentes
Detectar errores durante el ciclo contable
3.4 FLUJO DE CAJA
Es una fase crtica para el hotel porque este debe tener habilidad como
cualquier negocio, de generar un buen flujo de caja, con el fin de atender las
obligaciones contradas con sus empleados y acreedores. El ciclo de caja
operativo de un hotel es bsicamente el tiempo que transcurre desde que el
husped hace sus consumos en los puntos de ventas, hasta cuando el hotel
recibe el pago de estos.
3.5 GENERACION DE REPORTES
La generacin de los reportes por parte del hotel es una fase muy importante
para la retroalimentacin de la gerencia. Para que esto se lleve a cabo, el
sistema contable del hotel debe estar diseado de tal manera que los reportes
los puedan emitir con exactitud en un mnimo de tiempo.

3.6 SISTEMA CONTABLE DEL HOTEL


De acuerdo a lo establecido en normas vigentes de contabilidad, esta se
deber registrar por el sistema de causacin, mediante el cual se toman todas
las operaciones relacionadas con los gastos, costos e ingresos de un periodo.
Cada ciclo contable registra sus transacciones en forma diaria por cada soporte
de ingresos o egresos, o mensual por comprobante resumen de diario, de
manera que todo el proceso se cause dentro del periodo.
Son diferentes partes modulares de la contabilidad para efecto de resumir,
manual o sistemticamente, el registro contable de cada ciclo.
Los ciclos pueden estar dados de la siguiente manera:
CICLO
1- Ingresos
2- Egresos
3- Inventario
4. Mano de
Obra
5
Causaciones

ORIGEN
Caja-Ventas-Contado-Recaudo de Cartera-Otros
Ingresos
Bancos-Compras-Contado-Pago ProveedoresGastos y Costos- Otros Egresos
Inventario Inicial-Entradas-Consumos-Inventario
Final
Contratacin- Control de Tiempo- Liquidacin de
salarios- liquidacin de Prestaciones Sociales
Depreciaciones y Diferidos- Alimentacin del
personal- Aplicacin Lavandera-Servicios
Pblicos-Ajustes por Inflacin- Provisin de
Prestaciones Sociales e Impuestos etc.

RESUME
N
C. D. 01
C.D. 02
C.D. 03
C.D 04
C.D 05

El resumen de cada comprobante de diario es el soporte para el registro


pormenorizado de cada cuenta afectada, de tal manera que al finalizar todos
los registros se obtenga el total por departamento, la sumatoria de las
subcuentas y conceptos debe conciliar con el total.
La contabilidad sistematizada con un Software integrado. Resume todo el
proceso contable en un solo resultado, y la Terminal para los costos tendr un
carcter de informacin y anlisis, pues costos no procesa informacin, su
funcin es de seguimiento y control.
Si el Sistema esta diseada por mdulos independientes, la informacin debe
ser la fuente para el registro en costos, con el permanente control de saldos y
conciliaciones con contabilidad.

ALEXA
A continuacin se presenta esquemticamente los dos sistemas contables
existentes que se pueden implementar en un hotel.

MODELO DE SISTEMAS CONTABLES USADOS POR LOS


HOTELES
SISTEMA INTEGRADO

TODA

COSTOS

CONTABILIDAD

SISTEMA POR MODULOS

INFORMACION CONTABLE Y COSTOS

CONTABILIDAD

COSTOS

Archivo
Costos
Sistema Contable

El sistema contable propuesto esta diseado para que trabaje con un


sinnmero de documentos como chequecuentas, vouchers, libros de
contabilidad, y folios. El segmento contable del sistema de informacin del hotel
trata de monitorear las transacciones del husped y resumir los saldos
pendientes en un estado financiero. Las auditorias diarias a los folios del
husped y las planillas de transacciones de los departamentos operados
ayudan a garantizar la precisin del sistema contable y le aseguran al hotel
tener una alta probabilidad de recolectar los documentos soportes. Los errores
y omisiones frecuentes que se dan en el posteo de los cargos al folio del
husped pueda que no eliminen completamente los riesgos de suministrar una
informacin financiera y estadstica alejada de la realidad, pero con una buena
estructura en los procedimientos de auditorias, se podrn mejorar los datos
para su rpido anlisis.
Las cuentas por cobrar en la contabilidad del husped, con todos aquellos
cargos hechos al mismo a travs de todos los departamentos operados del
hotel, van a permitir tener una informacin oportuna, la cual redundara en un
buen servicio al cliente. Estos cargos representan el saldo que tendr que
pagar mas tarde el husped por los consumos que ha efectuado en los puntos
de venta. Este saldo se limita a la lnea de crdito asignada a cada husped
durante su estada en el hotel. Cuando el husped se acerca al lmite de crdito
asignado, el hotel puede solicitarle una liquidacin parcial o total de la cuenta
con el fin de asignarle un nuevo cupo de crdito. Tpicamente los huspedes
transmutes (aquellos que son registrados corrientemente en el hotel) tendrn
un estricto o bajo limite de crdito que los huspedes de la cuenta ciudad
(aquellos que no son huspedes del hotel), por lo tanto la cuenta de husped y
la cuenta ciudad, son listados de cuentas por cobrar que deben auditarse
regularmente para asegurar el respectivo pago del hotel.
3.7 TRANSACCIONES CONTABLES
El enorme volumen de documentos que se generan en el hotel, es una funcin
de los departamentos operados as como el grado de verificacin que se
requiere para su control interno. Las transacciones del negocio que se llevan a
cabo dentro del hotel se pueden clasificar como siguen:
1.
2.
3.
4.

Transacciones de ingresos en efectivo (Ventas)


Transacciones de cuentas por cobrar (cargos)
Transacciones de cuentas por pagar (deudas)
Transacciones de salidas de efectivo (Compras)

Cuando un departamento operado vende un producto o servicio, se realiza un


registro de la transaccin que dice si esta fue en efectivo o a crdito. En este
punto, todo lo que se utiliza para documentar la transaccin, es el registro de la
venta en el auxiliar del departamento operado y la factura que se expide al
cliente. Si la venta es con cargo al husped, entonces de trata de una cuenta
por cobrar del hotel y es necesario que el voucher o cheque cuenta que se
hizo para soportar la transaccin, se transmita con la informacin necesaria al
front desk para que este sea posteado en la cuenta del P.O.S al folio del

husped. Estos saldos del folio representan el dinero que le deben al hotel
(Cuentas por Cobrar). Las transacciones de cuentas por pagar involucran las
deudas que tiene el hotel con los vendedores o con los huspedes por los
bienes y servicios prestados. Estos saldos que debe el hotel, representan
dinero y deben ser monitoreados en el ciclo contable.
3.8 CICLO CONTABLE DE TRANSACCIONES
El ciclo contable es una secuencia cronolgica de transacciones, posteos y
desarrollo de informacin y Estados Financieros. En trminos ms especficos,
el ciclo contable de un hotel puede descomponerse en cinco (5) fases:
3.8.1 ANALISIS DE TRANSACCIONES
Es cuando una transaccin del negocio se evala de acuerdo a su naturaleza y
su valor monetario.
3.8.2 DOCUMENTOS SOPORTES
Una vez se da la transaccin se registra en el departamento operado que la
genero preparndose luego el voucher para que sea posteado a la cuenta
respectiva o al folio del husped.
3.8.3 POSTEO O CARGO DE LAS CUENTAS
Los vouchers se postean a los respectivos folios para asegurar su liquidacin y
el cobro exacto de las cuentas al husped en el check out. Algunas
transacciones requieren que se posteen en ms de una cuenta auxiliar.

CARMEN
3.9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Cuando el posteo se hace en varias cuentas, estas son auditadas y resumidas
para poder ser transferidas a otros registros o estados contables.
3.9.1 REPORTES FINANCIEROS
Toda la informacin en el sistema contable se compila con el fin de preparar los
diferentes reportes estadsticos de operacin o los estados Financieros.

3.9.2 CICLO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES

ANALISIS DE TRANSACCIONES

REPORTES FINANCIEROS

DOCUMENTOS SOPORTES

CARGO DE CUENTAS

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

El ciclo contable se refiere al registro de todas las transacciones y el anlisis


del efecto de cada una de ellas en el hotel. Esta es la razn por la cual la
estructura contable del hotel esta compuesta por varios documentos como
folios, libros auxiliares, diarios, vouches, etc., siendo el componente principal la
informacin contable.
3.9.3 DEBITOS Y CREDITOS
Los cargos a los folios de los huspedes generan un debito y los pagos o
ajustes contra los saldos del folio generan un crdito. Cuando una cuenta de
husped se liquida, el saldo debito pendiente de pago debe ser cancelado por
un saldo de liquidacin crdito el cual hace que la cuenta se presente en cero.
Los saldos que no se cancelan cuando el husped se va del hotel, se
transfieren a la cuenta de Clientes-Ciudad para su facturacin
3.9.4 CUENTA DE CLIENTES
En la cuenta de clientes se cargan todos los valores adeudados por el husped
al hotel, teniendo en cuenta dos subcuentas para este registro; la subcuenta de
Husped en casa, y la subcuenta de Husped ciudad.
3.9.4.1 SUBCUENTAS DE HUESPED EN CASA Y HUESPED CIUDAD

Aunque cada departamento operado probablemente requiera una subcuenta,


el hotel deber mantener por lo menos un registro en cada habitacin. Este
registro de la habitacin del husped, se llama folio y sirve para proveer o
suministrar un saldo corriente del husped con el hotel. Estos registros se
mantienen en una subcuenta llamada husped en casa.
3.9.4.1.1 SUBCUENTA HUESPED EN CASA
La subcuenta de husped en casa se va alimentando de los diferentes folios,
los cuales se van registrando en un listado o libro de husped en casa.
Cada folio se alimenta con los diferentes consumos efectuados por el husped.
Los folios de husped, se construyen primordialmente para el mantenimiento
del saldo de la cuenta de cada husped, de tal forma que se deben mantener
actualizados, es decir, que diariamente se le deben ir cargando los diferentes
consumos, para cuando el husped solicite su cuenta se pueda tener
disponible.
Los folios son asignados tpicamente sobre una base por habitacin, pero
tambin como un registro individual del husped.
Los folios que contienen ms de una habitacin, se llaman master folio o
cuenta maestra.
Normalmente el folio se asigna tomando el numero de la habitacin ocupada
por el husped; otro sistema utilizado corresponde a la numeracin de la
cedula del husped; tambin hay hoteles que manejan una numeracin
consecutiva, la cual se va asignando en la medida en que vayan ingresando
huspedes al hotel.
Cada hotel tiene la libertad de escoger el sistema de folio que mejor le
convenga, de acuerdo a la estructura del software que se este utilizando
3.9.4.1.2 SUBCUENTA HUESPED CIUDAD
Los valores no cancelados por el husped, una vez este haya salido del hotel,
se trasladan de la subcuenta husped en casa, a la subcuenta de Husped
Ciudad.
La subcuenta de husped ciudad, se va alimentando de los diferentes valores
correspondientes a los huspedes que han salido del hotel.
3.9.5 CICLO CONTABLE DEL HOTEL
El registro de todas las transacciones en forma cronolgica en los libros de
contabilidad, el proceso de ajustes de cuentas, el cierre de las cuentas
nominales o de resultado y la preparacin de Estados Financieros, se conoce
como ciclo contable. Este proceso lo realiza el hotel con el fin de evaluar los
resultados de las operaciones para la toma de decisiones.

3.9.6 PROCESO DEL FLUJO DE LA INFORMACION CONTABLE


A continuacin se presenta el proceso del flujo de informacin contable del
hotel en una forma grafica:

Identificacin
Re p o r t eDe
s c i
Recoleccin y Valuacin
Informacin relativa a las operaciones realizadas
Clasificacin y Registro
Presentacin

Financieros

Estadstico