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MECI

1000:2005

MANUAL DE
AUDITORIA

2009

MANUAL DE AUDITORIA
Alcaldía Municipal de Villanueva
Santander - Colombia

1. INTRODUCCION
La auditoria interna ha sido un mecanismo utilizado como método de control,
el cual se ve fortalecido dentro de los entes Nacionales, Departamentales,
Municipales y todos los además entes con la aplicación del Control Interno,
enunciado en la Ley 87 de 1993. Este manual permite que en cualquier
momento el funcionario o los funcionarios que estén ejerciendo el Control
Interno dentro de la Alcaldía de Villanueva, puedan aplicar métodos de
evaluación y medición para observar la adecuada aplicación de la
normatividad vigente.
El manual de auditoria interna, a diferencia de los papeles de trabajo o
formatos establecidos por el Encargado del Control Interno. Es un documento
que de improviso permite evaluar un área o labor especifica con o sin
conocimiento de la misma y del Gerente de la Entidad.
El Control Interno como tal, que se expresa con medidas de autocontrol, debe
tener las herramientas necesarias, por eso en cada dependencia se podrá
implementar los mecanismos de control requeridos, siempre y cuando ello no
perjudique el normal desarrollo y desempeño del área. Es importante tener
claridad en que estos controles deben estar ajustados a las leyes vigentes que
dentro de la materia existan para todo el territorio Nacional, sus Entes
Territoriales.
La planeación ha sido una de las bases para el correcto desarrollo de la
Entidad, de ahí se desprende una serie de proyectos destinados al
cumplimiento de los objetivos trazados en la transformación institucional y en
aspectos tales como el beneficio de la comunidad. Debido a que los proceso
se ejecutan a diario y de forma constante evaluación y seguimiento al
desarrollo de los mismos, logrando con esto exactitud, veracidad y legalidad
en cada una de las actividades de los funcionarios públicos, personal,
particular y terceros involucrados en las actividades de la Entidad.
El Manual de Auditoria permite que el funcionario encargado de ejercer el
Control Interno en la Entidad, aplique los controles necesarios en el momento
indicado y más aun, que sea un órgano asesor, más no decisorio, de las
actuaciones cotidianas de la Alcaldía de Villanueva.

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Carrera 15 No. la aplicación óptima y exacta estipulado en los mismos y recibir de igual forma las recomendaciones necesarias para los posibles ajustes a ellos. el estado actual de las labores realizadas en cualquiera de las áreas de trabajo de la entidad. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 3 .  Exigir al responsable de los procedimientos. observando para ello los requerimientos hechos por las entidades de control tales como: Contraloría.  Fortalecer las actuaciones internas en los procesos. decretos y demás normas que se deben aplicar en cada actividad desarrollada. OBJETIVOS  Apreciar en el momento y lugar.Colombia 2. Procuraduría. así como en las labores desarrolladas por cada uno de los funcionarios de la Entidad.  Recomendar y asesorar a los responsable de las actividades desarrolladas dentro del cotidiano funcionamiento de la Alcaldía de Villanueva. sugerir e informar al Alcalde sobre el desarrollo y aplicación de los procesos establecidos. Junta Directiva y demás que por la ley participen en la vigilancia y control de la Alcaldía de Villanueva. Veedurías.  Cumplir exactamente con lo establecidos en las leyes.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .  Recomendar.

Necesariamente el Encargado de Ejercer el Control Interno. Debido a su contacto con el personal de la entidad y al conocimiento de los detalles de las operaciones. financieros. constituye su principal contribución al propósito de evitar errores o desviaciones. En otras palabras es un control integral de gestión que funciona sobre la evaluación de otros controles. debe tener el reconocimiento y aceptación. el Encargado de Ejercer el Control Interno. los cuales debe estudiar y documentar. en el desarrollo. así como propender por el mejoramiento de la gestión de la entidad. En la mayoría de las entidades del sector público a pesar de la normatividad existente. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 4 . se presentan numerosos y complejos problemas administrativos. ASPECTOS GENERALES 3. el Encargado de Ejercer el Control Interno. mantenimiento y evaluación de las funciones de Control Interno. no sólo de los altos niveles jerárquicos. su labor didáctica y el beneficio para la entidad como consecuencia de sus actividades. operarios y técnicos. para garantizar su independencia. debe servir de receptor de sugerencias para cambios en los procedimientos de Control Interno. sometiéndose a consideración de la Alcalde. etapas dentro del proceso y vigilancia de las áreas sobre los puntos de control correspondientes. es fundamentalmente un control de controles. cuya finalidad es examinar las operaciones ordinarias de la entidad para determinar que los procedimientos aplicados se ajusten a las normas en cuanto a la documentación requerida.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . para su aprobación. debe estar en capacidad de asesorar y recomendar los ajustes que se consideren necesarios para el eficiente funcionamiento de los procesos. por lo cual la dirección tiene que contar con una unidad funcional especializada que coordine y evalúe el Carrera 15 No.Colombia 3. Así mismo. contables. La responsabilidad del Encargado de Ejercer el Control Interno.1 CONCEPTOS SOBRE LA AUDITORÍA INTERNA La Auditoría Interna. Es una actividad independiente dentro de la organización. sino de toda la organización.

La gestión de Auditoría Interna. y supone la condición de independencia del auditor. 3.Colombia sistema de Control Interno. Cubre los procedimientos y sistemas de Control Interno establecidos. c). d). es un examen que incluye evaluaciones.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.1. f). diagnósticos. recomendaciones y seguimiento a los informes.1 CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN AUDITORÍA a). El Alcalde. b). La información proporcionada por el Encargado de Ejercer el Control Interno al Alcalde. para tener información sobre la regularidad en los procedimientos ordinarios y sobre los sucesos que se detecten. e incrementando la eficiencia y la productividad. Carrera 15 No. disminuyendo costos. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 5 . La gestión de la Auditoría Interna es objetiva. El Encargado de Ejercer el Control Interno. revisiones. a fin de disminuirle el riesgo de ocurrencia de tales problemas. Se efectúa de manera perceptiva o posterior a la ejecución de las operaciones. debe mantenerse permanentemente acerca de lo que esté ocurriendo en la entidad en sus distintos niveles. es un medio asesor del Alcalde. e). en consecuencia el auditor debe mantener una actitud mental no comprometida. análisis. Es dirigida por un auditor profesional o equivalente. respecto a las actividades a realizar. permite una clara identificación de los problemas y de sus probables soluciones. indagaciones. Es sistemáticamente planeada. mejorando así el funcionamiento de la entidad.

2 OBSERVACIÓN: Es considerada la más general de las técnicas de Auditoría y su aplicación. entre dos o más dependencias. principalmente lo relacionado con la forma de ejecución de las operaciones al darse cuenta personalmente. 3. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR 3. En la aplicación de esta técnica.1. grados de utilización de equipos. el Auditor puede obtener la certeza de que los inversionistas fueron tomados de manera satisfactoria.Colombia 3.1 COMPARACIÓN: Observar la similitud o diferencia de dos o más conceptos.2 TÉCNICAS Y MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. indicadores de gestión.2. En su aplicación más común.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .2. cobertura en la prestación de servicios. rendimiento.1. facilitando de esta forma la evaluación por el Auditor y la formulación de las conclusiones y recomendaciones. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 6 . el Auditor debe prestar especial atención a la identificación de operaciones o transacciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión. Una gran parte de la Auditoría se fundamenta en la comparación de resultados o realidades contra criterios aceptables. Frecuentemente es útil comparar precios de compra. Carrera 15 No. observando la manera como se realiza la toma física del mismo. Por medio de ellas el Auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias. 3. En dicha operación el Auditor observa las actividades del personal de la entidad en lugar de efectuar la toma física del inventario. de manera abierta o discreta cómo el personal realiza las operaciones..3 REVISIÓN SELECTIVA: Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen y otras circunstancias no pueden estar comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. normas de calidad. es de utilidad en casi todas las fases del examen. etc.2.1.1.

títulos. acciones y otros similares. típicas de cada clase o grupo. Al revisar y evaluar el Sistema de Control Interno. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado a la constatación de dinero en efectivo.6 INDAGACIÓN: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. Carrera 15 No.2.4 PRUEBA DE RECORRIDO: Seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento.Colombia 3. seleccione algunas operaciones o transacciones representativas. constituye la aplicación de esta técnica. Cualquier pregunta dirigida al personal de la entidad o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre las operaciones de la misma. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL 3. con el objeto de hacer seguimiento desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. es muy común que el Auditor.5 INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN: La inspección involucra el examen físico y ocular de algo. documentos que evidencien valores.7 LA ENTREVISTA: Se utiliza fundamentalmente para recolectar información cualitativa y se debe realizar con las personas responsables e involucradas en el proceso.1. Pueden realizarse mediante cuestionarios o preguntas abiertas que permitan conocer las características del procedimiento estudiado o mediante preguntas que brinden información más detallada.2. La verificación de activos tales como documentos por cobrar.2.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 7 . activos fijos y similares. 3.1. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA 3.1. se efectúa mediante la técnica de inspección. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del auditor.2.1.

3.2. Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento. en este caso. etc. Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor.1.. Se debe examinar que la operación se realice en interés de la Alcaldía de Villanueva. operaciones.9 SINOPSIS: Es la esquematización.1. es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los medios para efectuar la confirmación. legalidad. propiedad. Es indudable que el auditor debe estar alerta para detectar cualquier documento fraudulento. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 8 .11 COMPROBACIÓN: Examinar verificando la evidencia que respalda una operación o acto.2. 3. etc.1. mediante la afirmación escrita de una persona o instrucción independiente de la entidad y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada. b.1. pasivos. siempre que existan las fuentes independientes de datos organizados dela misma base. El ejemplo más común de esta técnica es la conciliación bancaria. agrupación.8 CONCILIACIÓN: Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre los conceptos interrelacionados. para demostrar su autenticidad. dicho examen debe cubrir los siguientes puntos: a.2. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL 3.2. certidumbre.Colombia TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA 3. Carrera 15 No. clasificación o resumen escrito que permiten una mayor percepción y claridad de los distintos elementos significativos de un proceso.10 CONFIRMACIÓN: Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos. la técnica de conciliación puede ser aplicada. que consiste en identificar las diferencias entre el saldo del extracto bancario.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .

si las operaciones han sido registradas en forma correcta.13. y una respuesta negativa indique la ausencia de la misma. MÉTODOS 3. MÉTODO DE CUESTIONARIO: Este consiste en convertir en pregunta todas las normas de Control Interno. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 9 . Se debe determinar.2. de tal manera que una respuesta afirmativa indique la existencia y observación de la norma. En general. por lo tanto. la verificación selectiva o global de dichas operaciones.1.2. 3. Es utilizado cuando se requiere obtener información de un número representativo de personas. por lo tanto. mediante firmas autorizadas en los documentos que las fundamentan. La elaboración del cuestionario requiere determinar exactamente la información que se necesita. MÉTODO DE NARRACIÓN: Consiste en la descripción más detallada de los procedimientos más importantes de la administración y las características del Control Interno. Carrera 15 No.14. Es conveniente resaltar que esta técnica.1.1. dándole un orden lógico.2. 3. prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo. es un requisito indispensable en una auditoría. d.Colombia c. Los cuatro puntos mencionados son considerados por el auditor al examinar los documentos originales y al aceptar estos como elementos de juicio de una operación. se requerirán de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada transacción. Se debe tener la seguridad de que la operación ha sido aprobada por el funcionario competente.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . las personas que pueden brindar esa información y definir las preguntas indispensables.12 COMPUTACIÓN: Hace referencia al cálculo o conteo de datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas. diseñados para las distintas áreas mencionando los registros y formularios que intervienen en el proceso. cualquier operación matemática puede ser sujeta a error humano.

13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 10 . actividad.1. juicio y prudencia de escoger las más efectivas.15: DIAGRAMA DE MOVIMIENTOS. el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es lógico que él posea la habilidad. hasta la identificación clara de la existencia o ausencia de controles financieros y operativos. 3. Este método presenta múltiples ventajas que van desde un conocimiento más amplio de los procedimientos empleados y de la desviación de los mismos. Consiste en describir objetiva y gráficamente. NORMAS DE AUDITORÍAS GENERALMENTE ACEPTADAS Las normas de auditorías generalmente aceptadas son: 3. facilitando la preparación de las cartas de Control Interno. de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un determinado momento de trabajo.Colombia La aplicación del cuestionario. área o rubro.1.4. de manera secuencial los procedimientos. el que debe determinar la combinación de las técnicas o prácticas más adecuadas.1 NORMAS GENERALES El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores.3 DETERMINACIÓN DE LAS TÉCNICAS Y PRÁCTICAS APLICABLES. En el caso de cualquier operación.1. Carrera 15 No. 3.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .4.2.1. que le proporcionen la evidencia necesaria y suficiente certeza para fundar sus opiniones y conclusiones de tal manera que estas sean objetivas y profesionales. permite servir de guía para relevar y determinar las áreas críticas de una manera uniforme. por cuanto permiten visualizar fácilmente la totalidad del sistema o procedimiento analizado. 3. eficientes y económicas de éstas herramientas de auditorías. mediante la utilización de símbolos convencionales y de aplicaciones que den una idea completa de los mismos. Es el criterio profesional del auditor.

OBJETIVO: Una vez seleccionada el área o proceso de análisis. la realización de entrevistas. de tal manera que pueda ser posible adelantar alguna de ellas en forma simultánea e inclusive fusionar las dos primeras fases.1. en donde se registra la información completa y suficiente obtenida durante la etapa de conocimiento preliminar. los cuales están constituidos por formatos y documentos.  Determinar el objetivo general de las labores a realizar. Las fases son las siguientes: FASE No. inspecciones. su alcance general básico de personas que lo ejecutarán.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR: a. Para el cumplimiento de estas fases se utilizarán papeles de trabajo. de reconocimiento y seguimiento.2 NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO: El proceso metodológico del Encargado de Ejercer el Control Interno de la Alcaldía de Villanueva. 3.4.  Definir el alcance general del trabajo a realizar.ACCIONES BÁSICAS:  Recoger información y conocer.Colombia En todos los asuntos relacionados con el examen del trabajo encomendado. él o los auditores auxiliares mantendrán una actitud mental independiente. de análisis de situaciones. el cual debe fundamentarse en las circunstancias que motivaron su realización y el conocimiento general que se haya adquirido del área o proceso. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 11 . comprende cinco fases. b. en general. Se ejercerá el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe. si las características especiales de trabajo así lo requieran. lo cual se logrará mediante la consecución y consulta de documentos. Carrera 15 No. el área o proceso que se va a analizar. se procederá a su conocimiento global y a definir el objetivo general del trabajo a realizar. fijar los recursos necesarios y el tiempo estimado para desarrollar las acciones. cuyas secuencias no necesariamente deben seguir con absoluta rigidez. encuestas y cualquier otra técnica que se considere pertinente.

a políticas. PRODUCTOS: Resumen de la información básica del área o proceso analizada. y el número de recursos disponibles para su ejecución. entre otros aspectos. objetivos. planes.Colombia c. 2: PLANEAMIENTO DEL TRABAJO: a.  Determinar los criterios que servirán de base para el trabajo. OBJETIVO: Con base en el análisis de la información general obtenida del área proceso de identificación. poder identificar las desviaciones existentes en cada caso. estándares. el tamaño de la muestra que se va a analizar. ACCIONES BÁSICAS:  Seleccionar y analizar la información específica del área o proceso de acuerdo con el conocimiento adquirido en la primera fase. indicadores. lo que está sucediendo con lo que debe ser así.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . sus aspectos claves. la ubicación geográfica del área objeto de análisis. Carrera 15 No. el contenido del trabajo. a juicio de quienes vayan a realizar el análisis del área o proceso. además por la experiencia y buen juicio de quienes realicen el análisis. definir con precisión los parámetros que permitirán confrontar en el análisis de situaciones. FASE No. También se identifican aquellos aspectos relevantes que. Estos criterios están constituidos por normas internas y externas aplicables la Alcaldía de Villanueva.  El alcance se definirá teniendo en cuenta.  Precisar los aspectos claves y los puntos críticos del área o proceso. por su importancia dentro de los planes y programas establecidos o porque implican decisiones o tienen injerencia en ellas.  Definir los objetivos y alcances específicos del trabajo con fundamento en el resultado del análisis de la información específica. aquellos que merezcan especial atención por su incidencia en los resultados de la gestión. b. los puntos que se consideren críticos con el fin de determinar los objetivos y alcances específicos del trabajo. presenten inconvenientes o problemas. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 12 . esto es. programas. metas. es decir.

Las acciones son:  Examinar los aspectos relacionados con la misión de la entidad y de cada una de las dependencias. 3 EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS ESTABLECIDOS Y ANÁLISIS DE SITUACIONES: a. analizando sus causas y efectos. sistema de información (aplicaciones sistematizadas. con el fin de identificar. organización (funciones.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . tanto las situaciones positivas como críticas. OBJETIVO: Evaluar la idoneidad y efectividad de los controles establecidos y aplicados a las diferentes dependencias como parte integrante del Sistema de Control Interno. sistema de planeación existente.) y sistema de verificación (prácticas sanas de control). FASE No.). PRODUCTOS:  Plan y programa de trabajo específico. etc. idoneidad del recurso humano. debilidades y fortalezas del área.  Listado de aspectos claves y puntos críticos. oportunidades. la gestión en el área o proceso objeto de análisis. consecuencialmente. las situaciones significativas y relevantes con fundamento en los criterios establecidos e identificar sus causas y efectos para presentar recomendaciones tendientes a mejorar la gestión. procedimientos. proceso o dependencia objeto de análisis.  Listado de criterios para el análisis a realizar. normas. flujo de correspondencias. Carrera 15 No. formas pre impresas. para proponer recomendaciones y alternativas de soluciones orientadas a eliminar las causas detectadas y mejorar el sistema de control interno. etc.Colombia  Elaborar el plan de trabajo específico en el cual deberá consignarse los resultados de las acciones señaladas en esta fase y el correspondiente programa de trabajo.  Identificar las amenazas. c.  Analizar conjuntamente con las personas responsables de la ejecución de actividades. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 13 .

2. b. en relación con los resultados del trabajo que se hubiere llevado a cabo. ACCIONES BÁSICAS  Dar informe de avances verbales o escritos al señor Alcalde y a los responsables del proceso. área o dependencia que se hubiera analizado.Metodología y técnicas empleadas. Presentación: . veraz y oportuna. OBJETIVOS: Suministrar a la Administración Municipal información útil.Alcance o cobertura del trabajo realizado (se precisarán las áreas. recomendando acciones preventivas y correctivas para mejorar la gestión. El informe contendrá.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . amenazas y oportunidades. FASE No. . debilidades. los siguientes procesos: 1. de sus causas y efectos. . .Antecedentes y objetivos del trabajo realizado. PRODUCTOS: Informe final Contenido del informe final: El informe debe constituirse en un instrumento base de gestión.Colombia c. Situaciones encontradas: Carrera 15 No. suministrando información importante y de trascendencia para la toma de decisiones. c.  Listado de las fortalezas. procesos y operaciones analizadas y el período que fue objeto de análisis). Su redacción debe ser clara sin ambigüedades y evitando la utilización de expresiones que puedan generar hostilidades y fricciones. 4: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: a.  Listado de recomendaciones. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 14 . PRODUCTOS:  Listado de las situaciones.  Presentar el informe final al señor Alcalde y a las demás dependencias que tengan relación con el área o proceso analizado. fundamentalmente.Información básica del área o proceso objeto de análisis.

el tiempo estimado para lograrlos y los funcionarios responsables de la ejecución de cada actividad. no concluye con la producción y remisión del informe final. 5: SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: a. por cuanto podría distraer la atención de sus destinatarios.  Elaborar informes escritos sobre el resultado de las acciones de seguimiento adelantadas. Carrera 15 No. En su contenido se indicarán los resultados esperados. el informe los incluirá y en ellos se consignarán los datos que resultaron inconvenientes introducir en el texto del informe. b. 4. OBJETIVOS: La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno. identificando sus causas y efectos con claridad. si fuere pertinente. Recomendaciones: Deberán describirse con precisión. También podrá señalarse nuevas recomendaciones. FASE No. 3.Colombia Se indicarán las situaciones positivas encontradas y las que presentaron desviación.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . Este plan será elaborado por los responsables de la ejecución de las actividades en él señaladas y concertados con el Encargado de Ejercer el Control Interno. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 15 . ACCIONES BÁSICAS:  Efectuar seguimientos periódicos a través de visitas en las áreas que fueron objeto de análisis o mediante solicitudes escritas de información dirigida a los directivos responsables de la ejecución de las acciones de mejoramiento. PRODUCTOS: Informes en cuyo texto se describirá el estado actual de las situaciones que fueron observadas en el trabajo objeto del seguimiento. Anexos: Cuando en aras de mayor claridad se justifican los anexos. pues debe realizar el seguimiento a las acciones señaladas en el plan de mejoramiento para determinar su efectivo cumplimiento. c. de tal manera que del contenido de ellas surja la elaboración del respectivo plan de mejoramiento.

mediante la aplicación de sus programas de trabajo. y su independencia respecto a las demás áreas y estimulando la necesaria cooperación de todo el personal para la normal realización de sus funciones.3 RELACIÓN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LA ENTIDAD. aprueba el suministro oportuno de los recursos humanos.1 RELACIÓN DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CON EL ALCALDE: La relación del señor Alcalde con el Encargado de Ejercer el Control Interno. el estudio de sus sugerencias y la asignación de revisiones especiales que se consideren prudentes en casos puntuales. Determinar las políticas a seguir: El Alcalde define mediante instrucciones específicas a el Encargado de Ejercer el Control Interno. la importancia de las actividades que ejecuta el Encargado de Ejercer el Control Interno. 2. además le suministra información de carácter general sobre políticas gubernamentales relativas a este ramos que afecte a la Alcaldía de Villanueva. 3. las políticas de administración en materia de Control Interno.3.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . 5. Proporcionar los recursos para el cumplimiento de las funciones el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde. físicos y financieros que requiere el Encargado de Ejercer el Control Interno para garantizar el buen éxito de sus funciones. 4. Atender las recomendaciones el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde. la recepción de sus informes. establece el marco de referencia de las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 16 . Respaldar las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde establece ante las diferentes dependencias de la Alcaldía de Villanueva. está dirigida a: 1. destacando su relación de dependencia directa del Alcalde. previos los estudios sobre conveniencias y factibilidad de las soluciones propuestas por el Encargado de Ejercer el Control Interno. Determinar las actividades a realizar: El Alcalde.Colombia 3. 3. debe Carrera 15 No.

para poder mantener su independencia. La existencia el Encargado de Ejercer el Control Interno. confiados a su cuidado. depende para su eficacia del apoyo total del señor Alcalde. del acceso directo al despacho del mismo. El auditor es responsable ante el señor Alcalde. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 17 . independientemente de que otros funcionarios practiquen los controles respectivos. Además el Encargado de Ejercer el Control Interno no puede participar en ningún momento en las operaciones de la administración. Igualmente. cada funcionario es responsable por los bienes y activos de la Alcaldía de Villanueva. las políticas y procedimientos que deben atender en el cumplimiento de sus funciones. que se tomen las medidas necesarias para que sus hallazgos produzcan las acciones correctivas y los ajustes recomendados Carrera 15 No.3.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . no puede exonerar a los funcionarios de responsabilidad sobre las funciones de control que se le han asignado. para lo cual deben proceder a revisar que la exactitud y oportunidad de sus propias acciones correspondan a la calidad y resultados de los que son particularmente responsables. no está obligado a dar cuenta de sus acciones a otras dependencias.2 RELACIÓN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LAS DEMÁS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA DE VILLANUEVA. El Encargado de Ejercer el Control Interno. correcciones y modificaciones a los procedimientos se apliquen en beneficio de la administración. y por lo tanto.Colombia tomar las disposiciones necesarias para que los ajustes. 3. sin consideración a que tales acciones y resultados sean revisados y aprobados por otro funcionario. a un cuando si debe proporcionar información sobre procedimientos de control cuando le sea requerido. Todos los funcionarios deben tener pleno conocimiento de los aspectos de control involucrados en los procesos que ellos ejecutan en la administración.

2. el acatamiento de las normas. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 18 . eficacia y economía en el manejo de los recursos humanos. a las diferentes Secretarías y demás Oficinas a través de: a. deberá ser igual que sobre los resultados o producto finales o aún mayores. Evaluar la eficiencia. Su interés sobre los procedimientos de control. el Encargado de Ejercer el Control Interno. Evaluar la ejecución de la normatividad. le compete adelantar acciones de apoyo y asesoría al Alcalde. c.2 FUNCIONES DEL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROLINTERNO 4. aplicables a los procedimientos adoptados para llevar a cabo los procesos de gestión. Carrera 15 No. ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO 4. se relaciona directamente con la organización misma y con los controles de su gestión.Colombia 4. 4. y determinar.1 FUNCIONES GENERALES: A efectos de alcanzar los objetivos indicados en el punto anterior. le corresponde de manera general comprobar la eficiencia de las operaciones. b. Evitar y verificar. Es evidente que si los controles han sido apropiadamente establecidos y aplicados.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . Al Encargado de Ejercer el Control Interno. la legalidad y confiabilidad de la información financiera. el cumplimiento de los procedimientos establecidos. los resultados finales o productos habrán de ser correctos.1 MARCO LEGAL La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno. financieros y físicos de la administración. si es del caso de las necesidades de regulación interna o de ajustes a la misma para el mejoramiento de la gestión (Control de gestión). de manera selectiva. procurando identificar las dificultades existentes para su uso y los ajustes que sean necesarios para su mejoramiento (Controles y gestión y de legalidad). el cumplimiento de los requisitos documentarios y la seguridad aplicada en los bienes y valores. así como su efectividad y cumplimiento.

FUNCIONES POR ÁREA a. Verificar la confiabilidad. objetivos. con sus ajustes y ejecución.Colombia d. señale y desarrolle la Contraloría (Control de gestión). ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO 4. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 19 . las acciones de control que corresponden ejecutar a el Encargado de Ejercer el Control Interno.  Evaluar la razonabilidad y oportunidad de adquisiciones y contratación de servicios.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander .2.  Evaluar el presupuesto programado para cada vigencia. evaluación y autorización de novedades de personal.2.  Evaluar la oportunidad para la autorización de las diferentes situaciones administrativas para el reconocimiento de salarios y prestaciones sociales de conformidad con la normatividad vigente.  Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para las adquisiciones. Área de Hacienda:  Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados en las operaciones contables. Valorar la rentabilidad pública de la gestión en la Alcaldía Municipal. e. planes.  Evaluar la rentabilidad de las operaciones financieras. programas y la economía y eficiencia en su ejecución (Controles de gestión y resultados). seguridad y oportunidad de la información y sistemas computarizados. presupuestales y de tesorería de conformidad con la normatividad vigente.  Analizar los programas de desarrollo y bienestar y evaluar su ejecución. almacenamiento e inventario de bienes y contratación de servicios de conformidad con la normatividad vigente. Carrera 15 No. conforme a las pautas que para este efecto. b. A continuación se definen. Área Administrativa:  Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para la selección. por áreas en la administración. f. Evaluar el cumplimiento de las políticas.

documentos. Aún cuando las funciones asignadas al Encargado de Ejercer el Control Interno. su ejecución y conformidad con las políticas establecidas en esta materia. actualización y seguridad física de los archivos de respaldo.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . evaluando los procedimientos utilizados. necesario para el manejo de los sistemas de información y de los equipos de cómputos. Carrera 15 No.  Evaluar la eficiencia y eficacia en la utilización de los equipos de cómputos y de las aplicaciones sistematizadas.  Evaluar las seguridades de los equipos de cómputos y el sistema de acceso a las aplicaciones computarizadas. y del soporte técnico. son específicas. el alcance de sus actividades no debe estar limitado. eficacia y legalidad de las acciones desarrolladas por la administración. d. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 20 .  Evaluar la existencia.  Evaluar la aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos metodológicos utilizados para el cumplimiento de la gestión. así como los provenientes de los créditos. 4. con el propósito de que en caso necesario pueda ampliar el radio de sus acciones al cubrimiento de eventos.  Evaluar los recursos patrimoniales de la entidad.3 ALCANCE Y ATRIBUCIONES DE LAS LABORES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO Las funciones establecidas para el Encargado de Ejercer el Control Interno. c. Área de Sistemas:  Analizar el programa de sistematización de la entidad. aplicación y funcionalidad de la documentación.  Verificar la existencia. Área Operativa:  Analizar la eficiencia. deben tener una amplia divulgación en todas las dependencias de la Alcaldía de Villanueva. productos o resultados que pudieran aportar claridad a sus revisiones.Colombia  Verificar la oportunidad y confiabilidad de los pagos que se hacen por concepto de adquisición de bienes y servicios. para que su naturaleza sea conocida por todos los niveles.

con el propósito de que se exploren especialmente algunos aspectos que se consideren de importancia.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . dispondrá que ocasionalmente se varíe la extensión de algunos de los objetivos de las visitas regulares. De conformidad con los resultados obtenidos en las visitas precedentes. valores y demás activos de la Alcaldía de Villanueva. basada en preceptos oficiales de cumplimientos obligatorios y en procedimientos técnicos generalmente aceptados.Colombia El Encargado de ejercer el Control Interno. registros y documentos. así como verificar la existencia de bienes. 4. así como los puntos del programa en los que habrá de ponerse particular énfasis. el Encargado de Ejercer el Control Interno. tendrá libre acceso a las diferentes dependencias de la Administración Municipal y podrán examinar el contenido de todos los libros. Estos programas son planes que se hacen previamente a los trabajos que han de efectuarse y deben responder a la recopilación razonable metódica y pormenorizada de prácticas comunes de auditorías y evaluación de Control Interno. 4.5 PROGRAMAS DE AUDITORÍAS: 4. El Encargado de Ejercer el Control Interno. El programa de auditoría es un esquema detallado del trabajo por realizar.5. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 21 . Cualquier variación en la extensión de alguna visita y su énfasis requerirá de instrucciones especiales en la correspondiente asignación de tareas. en el que se Carrera 15 No. de los procedimientos a aplicar y de los recursos involucrados.4 FRECUENCIAS Y EXTENSIÓN DE LAS REVISIONES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO. determinará la mayor o menor intensidad y frecuencia con que cada dependencia se revisa.1 CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO: Toda la labor de auditoría debe ser controlada por medio de la utilización de programas de trabajo. aplicables total o parcialmente a todas las actividades y procedimientos de la administración.

el fin del presente documento es proporcionar una guía de carácter general que oriente las actividades del funcionario encargado de la Oficina Asesora que ejercerá el Control Interno. El resultado de la planificación adecuada y ha de ser una orientación para el funcionario que realiza la auditoría y una guía para la eficaz realización de su trabajo. Carrera 15 No. En el desarrollo del trabajo de auditoría.MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . completándolos con otros procedimientos para lograr los objetivos previstos. seleccione los procedimientos que a su criterio se requieran en las verificaciones sobre el control. así como los papeles de trabajo que deben ser elaborados. con disposición positiva y deseo de mejorar la administración Municipal.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA: Los objetivos y procedimientos de auditoría detallados para las diferentes áreas de la administración.5. el funcionario tendrá que justificar en su informe cualquier variación importante que haya juzgado en los programas que se ha confiado. utilizando los procedimientos indicados en la presente guía. no tienen el carácter de ser único y rígidos para el cumplimiento de los propósitos buscados. Dentro de estos criterios de flexibilidad. pero sin limitar sus acciones al simple diligenciamiento de formularios. Las acciones sugeridas y los procedimientos recomendados representen las experiencias que resultan útiles para lograr los objetivos de verificación. El auditor es ante todo un profesional que aplica su conocimiento y criterios al mejor resultado de su trabajo. Se espera que el funcionario el Encargado de Ejercer el Control Interno. 4. sugerencias y recomendaciones que de él resulten. Los planes y programas de auditoría deben ser flexibles. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 22 . los procedimientos.Colombia determina la extensión y oportunidad. formularios y papeles de trabajo deben ser actualizados y modificados de acuerdo a nuevas circunstancias. observaciones.

MANUAL DE AUDITORIA Alcaldía Municipal de Villanueva Santander . Por consiguiente. decretos. Carrera 15 No. el funcionario de la auditoría. 13 – 27 Telefax 097-7166262 Página 23 . circulares y demás disposiciones vigentes.3 ACCIONES OBLIGATORIAS: En el desempeño normal de sus actividades.5. además de las autorizaciones necesarias y seguridades con que deben manejarse los procedimientos y bienes de la Alcaldía de Villanueva. además de mantener un conocimiento al día en las leyes. se verá precisado a consultar frecuentemente las regulaciones internas sobre procedimientos y políticas generales de la administración. deben utilizar como guía el Manual de Control Interno en el cual se cita la normatividad pertinente a cada proceso. actas. reglamentos.Colombia 4.